Docstoc

Mengenal Humas dan Kegiatan Kehumasan

Document Sample
Mengenal Humas dan Kegiatan Kehumasan Powered By Docstoc
					           Mengenal Humas dan Kegiatan Kehumasan

       Sebuah organisasi atau lembaga umumnya terdiri dari beberapa
departemen dan atau biro yang saling menopang kemajuan dan perkembangan
organisasi itu. Salah satu sendiri. Diantara departemen yang memainkan peran
amat penting dalam sebuah organisasi adalah HUMAS atau public relation .

       Mengapa ia menjadi ‘begitu’ penting? Karena tidak ada organisasi yang
tidak berhubungan dengan pihak lain, dimana “menjalin hubungan positip dengan
pihak lain” merupakan salah satu peran penting kehumasan. Bahkan, meski tidak
secara tersurat ada sebuah departemen humas secara khusus dalam sebuah
organisasi, kegiatan ‘kehumasan’ tetap harus dilakukan.

    Sekilas Humas
       Humas adalah segala komunikasi terencana, baik ke dalam maupun keluar,
antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai
tujuan-tujuan spesifik, yang berlandaskan saling pengertian.

    Fungsi humas
    Fungsi humas pada sebuah organisasi secara sederhana dapat dikelompokkan
dalam fungsi internal dan fungsi eksternal. Fungsi internal humas adalah untuk
menjalin koordinasi kerja diantara individu, departemen mauapun wilayah dalam
organisasi dengan menciptakan jalur-jalur komunikasi internal, menjadi terminal
informasi, dan meneguhkan citra organisasi.
    Sementara fungsi eksternalnya antara lain menjalin hubungan dengan
individu,tokoh atau lembaga lain, meneguhkan citra organisasi, menjadi terminal
informasi bagi kalangan eksternal dan mewakili organisasi dalam keperluan-
keperluan khusus.

   Bentuk-bentuk kerja kehumasan
   Secara umum bentuk-bentuk kerja kehumasan dapat diuraikan sebagai
berikut:
   1. Menyusun serta mendistribusikan news release, foto-foto dan berbagai
       artikel untuk konsumsi media massa
   2. Mengorganisasi konferensi pers, termasuk kunjungan kalangan media
       massa ke dalam organisasi atau perusahaan
   3. Menjadi penyedia informasi bagi media massa
   4. Memproduksi jurnal-jurnal eksternal untuk konsumsi pihak luar, misalnya
       untuk para donatur, organisasi lain, media massa, pejabat pemerintah dll
   5. Memproduksi media internal
   6. Menulis atau membuat bahan-bahan cetak seperti lembaran informasi
       (leaflet/brosur) yang memuat sejarah organisasi, lapaoran kegiatan
       tahunan, poster, stiker dll
   7. Mengatir acara pameran dan eksibisi kehumasan
   8. Menciptakan dan memelihara identitas khas organisasi
   9. Mengelola hal-hal yang bersifat sponsor kehumasan
   10. Mengelola kunjungan ke pihak luar organisasi atau sebaliknya

   “Senjata” dasar kehumasan
   Sebagai wakil organisasi yang harus siap meluncur di antara pihak-pihak
   internal dan eksternal organisasi, seorang staff atau ketua humas mesti
   memiliki beberapa kemampuan dan perlengkepan yang dapat diibaratkan
   sebaga senjata dasarnya. Kemampuan dan perlengkapan yang dibutuhkan
   antara lain:
   1. Seorang staff humas adalah seorang yang memiliki kemampuan
       berkomunikasi dengan baik. Ia tahu kapan harus berbicara panjang lebar
       sebagai penjelasan, berbicara pendek dan lugas, atau tidak justru berbicara
       sama sekali untuk situasi-situasi darurat yang mencakup kerahasiaan
       organisasi atau saat sebuah situasi belum dapat dipastikan efek
       lanjutannya.
   2. Seorang staff humas harus mampu membuat tulisan baik berupa berita
       (news release), iklan, pernyataan sikap organisasi atau pengumuman.
   3. Seorang staff humas harus memiliki alamat dan atau nomor-nomor telepon
       penting dalam organisasi (pengurus, kantor, perwakilan dsb)
   4. Seorang staff humas harus menguasai penggunaan internet dan akrab
       dengan kegiatan social media
   5. Staff humas harus memiliki arsip:
       A. Alamat, email dan atau nomor telepon organisasi lain, terutama yang
           merupakan khalayaknya.
       B. Alamat, email dan atau nomor telepon media massa
       C. Alamat, email dan atau nomor telepon jaringan organisasi
       D. Alamat, email dan atau nomor telepon kantor perwakilan negara asing
       E. Informasi cetak organisasi seperti jurnal, brosur, leaflet, pamflet
           poster, stiker dll
       F. Kontak social media dari khalayak organisasinya. Untuk saat ini dapat
           disebutkan namun tidak terbatas pada web, blog, facebook, twitter
           dsb

   Dalam prakteknya, seringkali fungsi eksternal kehumasan memiliki porsi lebih
besar dalam tugas-tugas keseharian kehumasan. Hal ini dikarenakan upaya untuk
mencapai tujuan organisasi, meneguhkan citra, sosialisasi maupun mencapai
saling pengertian antara organisasi dengan khalayaknya relatif lebih sulit daripada
membangun komunikasi dalam organisasi.

    Oleh karena itu, maka setiap organisasi pun berupaya keras untuk dapat
mewujudkan tujuan-tujuan tersebut lewat divisi atau departemen humasnya.
Salah satu sarana yang cukup efektif untuk digunakan menjalankan salah satu
fungsi eksternal humas adalah dengan membuat hubungan pers (pers relation).

        Pers relation adalah usaha untuk mencapai publikasi atau penyiaran yang
maksimum atas suatu pesan atau informasi humas dalam rangka menciptakan
pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak organisasi. Ini berarti, terjalinnya
hubungan antara organisasi dengan semua bentuk media, baik media cetak,
elektronik maupun internet. Tetapi sekali lagi perlu diingat bahwa tujuan
pokoknya adalah tercapainya pengetahuan dan pemahaman dari khalayak
terhadap organisasi, bukan memperoleh citra yang ‘lebih indah dari warna
aslinya’. Apalagi di saat kita berada dalam alam keterbukaan dan demokratisasi
dimana setiap media akan sangat kritis menilai suatu organisasi.

       Oleh karena itu, bila satu organisasi perempuan misalnya ingin mendapat
publikasi maksimal sebagai organisasi yang ‘bersih’ dan ‘peduli wanita’ misalnya,
ia memang harus benar-benar ‘bersih’ dan ‘peduli wanita’ bukan ‘setengah bersih’
dan ‘setengah peduli’, lalu berharap perangkat kehumasannya bisa memenuhi
setengahnya lagi lewat pemberitaan media massa.

Beberapa bentuk hubungan pers yang bisa dilakukan antara lain:

     1.   Membuat artikel pada media massa
     2.   Membuat surat pembaca
     3.   Membuat press release atau news release
     4.   Mengadakan audiensi (kunjungan kehormatan)
     5.   Mengadakan media tour atau facility visit
     6.   Mengadakan pers reception
     7.   Menyelenggarakan konferensi pers

Tips Membina Hubungan Baik dengan Media Massa

1.   Selalu menjadikan kejujuran dan keterbukaan sebagai asas utama.
2.   Selalu siap menerima ‘kehadiran’ pers
3.   Jangan mencampuradukkan antara news release dengan iklan
4.   Jangan melebih-lebihkan organisasi atau mewarnai fakta
5.   Siap untuk dikutip wartawan maka seksamalah dalam membuat pernyataan
6. Hindari pernyataan ‘off the record’ tetapi bila sangat perlu, jelaskan dengan
    kalimat ‘ tidak untuk publikasi’ dan pastikan wartawan memahami dengan
    tepat bagian mana yang tidak untuk dipublikasikan
7. Jangan mendiskriminasi atau menganak emaskan suatu media
8. Jangan mudah mengeluhkan kesalahan kecil yang muncul dalam hasil cetak
    media
9. Jika anda tidak dapat menjawab pertanyaan wartawan, jawab saja demikian.
10. Bantulah wartawan dengan berita, baik yang buruk maupun yang baik
11. Jika sedang diwawancarai wartawan, terutama untuk kegiatan atau peristiwa
    khusus yang cukup rawan, usahakan memiliki tape recorder untuk memback
    up hasil wawancara tersebut. Hal ini dimaksudkan untuk memperkecil
    kemungkinan terjadinya salah kutip, salah tulis, salah interpretasi atau
    kesengajaan untuk memelintir kata-kata anggota organisasi dengan maksud
    tertentu.

                                                           Zirlyfera Jamil, S.Sos

				
DOCUMENT INFO
Description: membangun organisasi harus memperhitungan hubungan dengan khalayak organisasi termasuk media massa. apa saja bentuk-bentuk kegiatan kehumasannya? simak tulisan berikut