Docstoc

EVENT TRANSPORT PLANNING_ MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM POST

Document Sample
EVENT TRANSPORT PLANNING_ MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM POST Powered By Docstoc
					NELSPRUIT HOST CITY
2010 FIFA WORLD CUP.SATM
 
 
 
 
EVENT TRANSPORT PLANNING, MANAGEMENT AND
DELIVERY SYSTEM: POST EVENT REPORT
 
 
 
 
 
PICTURE TO BE ADDED 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
OCTOBER 2010 
 




 
                            NELSPRUIT HOST CITY 
                            2010 FIFA WORLD CUP. SATM 


NELSPRUIT HOST CITY
EVENT TRANSPORT PLANNNG, MANAGEMENT
AND DELIVERY SYSTEM: POST EVENT REPORT
TABLE OF CONTENTS 
 
1.      INTRODUCTION ......................................................................................................................................... 1 
1.1.    BACKGROUND ...................................................................................................................................... 1 
1.2.         APPROACH OVERVIEW ......................................................................................................................... 2 
2.           TRANSPORT PLANNING .............................................................................................................................. 4 
2.1.         CONCEPTUAL PLAN .............................................................................................................................. 4 
2.1.1.       Regional Plan ........................................................................................................................................ 5 
2.1.2.       Mpumalanga Provincial Government .................................................................................................. 6 
2.1.3.       Ehlanzeni District Municipality  ............................................................................................................ 6 
                                            .
2.1.4.        Host City Plan ....................................................................................................................................... 7 
2.1.5.        Long Term Infrastructural Projects ...................................................................................................... 7 
2.1.6.       Nelspruit Host City Mobility ................................................................................................................. 9 
2.1.7.       Venues to be Serviced ........................................................................................................................ 10 
2.1.8.       Inter‐Regional Connectivity ............................................................................................................... 10 
2.1.9.                              .
             Inter‐District Mobility  ........................................................................................................................ 10 
2.1.10.  Intra‐District Mobility ......................................................................................................................... 11 
2.2.         TRAVEL DEMAND ............................................................................................................................... 11 
2.2.1.       Drivers and Base Assumptions ........................................................................................................... 11 
2.2.2.       Inter‐ Provincial Travel Demand ........................................................................................................ 16 
2.2.3.       Inter‐Regional Travel Demand ........................................................................................................... 17 
2.3.         Travel Demand Analysis ..................................................................................................................... 18 
2.3.1.       Detailed Analysis and Modelling ........................................................................................................ 19 
2.3.2.       Match Day Demand ........................................................................................................................... 19 
2.3.3.        Pedestrian Demand  ........................................................................................................................... 20 
                               .
2.3.4.       FFF Demand ....................................................................................................................................... 21 
2.3.5.       Arrival Rate at FFF .............................................................................................................................. 22 
3.           PROJECT MANAGEMENT .......................................................................................................................... 24 
3.1.         DELIVERY PROGRAMME ..................................................................................................................... 24 
3.1.1.       Contract 16/2009 ............................................................................................................................... 24 
3.1.2.        Client Reports and Meetings  ............................................................................................................. 24 
                                         .
3.1.3.        Transport Operations Programme (GANTT) ...................................................................................... 24 
3.2.                                           .
             INTERNAL COMMUNICATIONS PROCEDURES  ................................................................................... 25 
3.2.1.       Document Preparation and Compilation ........................................................................................... 25 
3.2.2.       Document Management and Quality Control ................................................................................... 25 

                                    NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                                            i
 
3.2.3.      Internal and External Stakeholder Liaison ......................................................................................... 25 
3.3.        FINANCE AND BUDGETS ..................................................................................................................... 28 
3.3.1.      Budget Expenditure ........................................................................................................................... 28 
3.3.2.      Lessons Learnt .................................................................................................................................... 29 
3.4.        PROCUREMENT OF GOODS AND SERVICES ....................................................................................... 29 
3.4.1.      Procurement Process ......................................................................................................................... 30 
3.4.2.      Lessons Learnt .................................................................................................................................... 31 
4.          HUMAN RESOURCES AND TRAINING ........................................................................................................ 32 
4.1.        PLAN ................................................................................................................................................... 32 
4.1.1.      Stakeholder Engagement ................................................................................................................... 33 
4.1.2.      Resource Implementation Process .................................................................................................... 34 
4.1.3.      Training Implementation Process ...................................................................................................... 34 
4.2.        DELIVERY ............................................................................................................................................ 35 
4.2.1.      Identification of Resources ................................................................................................................ 35 
4.2.2.      Recruitment, Selection and Interviews Process  ................................................................................ 35 
                                                         .
4.2.3.      Resource Structure  ............................................................................................................................ 35 
                              .
4.2.4.      Key Job Descriptions .......................................................................................................................... 36 
4.2.5.      Human Resource Schedule ................................................................................................................ 36 
4.2.6.      Transport Workforce HR Documents ................................................................................................. 37 
4.2.7.      Training Programme .......................................................................................................................... 38 
4.2.8.      Transport ............................................................................................................................................ 40 
4.2.9.      Catering .............................................................................................................................................. 40 
4.2.10.  Implementation Programme ............................................................................................................. 41 
4.3.        OUTCOMES ........................................................................................................................................ 41 
5.          TRAFFIC OPERATIONS AND MANAGEMENT .............................................................................................. 43 
5.1.        PLAN ................................................................................................................................................... 43 
5.1.1.                             .
            Routing and Circulation  ..................................................................................................................... 43 
5.1.2.      Impacted Areas .................................................................................................................................. 44 
5.1.3.      Road Closures ..................................................................................................................................... 45 
5.1.4.      Times of Road Closures ...................................................................................................................... 45 
5.1.5.      Alternate Routes for Road Closures ................................................................................................... 45 
5.1.6.      Enforcement of the Traffic Management Plan .................................................................................. 46 
5.1.7.      Traffic Management Personnel ......................................................................................................... 47 
5.1.8.      Contingency Planning  ........................................................................................................................ 50 
                                .
5.2.        DELIVERY ............................................................................................................................................ 51 
5.2.1.      Infrastructure and Systems ................................................................................................................ 51 
5.2.2.      Road Network Traffic Management .................................................................................................. 52 
5.2.3.      Localised (Precinct) Traffic Management .......................................................................................... 53 
5.2.4.      VAPP System and Parking at Mbombela Stadium Precinct ............................................................... 54 
5.2.5.      Stadium Precinct Pedestrian Management and Control ................................................................... 54 
5.3.        OUTCOMES ........................................................................................................................................ 54 


                                   NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                                             ii
 
5.3.1.        Road Network Infrastructure ............................................................................................................. 54 
5.3.2.        Traffic Management Systems ............................................................................................................ 55 
6.            FLEET SYSTEMS AND PROCUREMENT ....................................................................................................... 56 
6.1.          PLAN ................................................................................................................................................... 56 
6.1.1.                         .
              Scope of Services  ............................................................................................................................... 56 
6.1.2.        Process and Principles ........................................................................................................................ 56 
6.1.3.        Key Tasks and Activities ..................................................................................................................... 57 
6.1.4.        Fleet Requirements ............................................................................................................................ 59 
6.1.5.        Fleet Mobilisation .............................................................................................................................. 60 
6.1.6.        Busses ................................................................................................................................................. 61 
6.1.7.        Mini‐Bus Taxis .................................................................................................................................... 62 
6.1.8.        Metered Taxis .................................................................................................................................... 62 
6.1.9.        Mobility Impaired  .............................................................................................................................. 62 
                               .
6.2.          DELIVERY ............................................................................................................................................ 63 
6.2.1.        Transport Contracts ........................................................................................................................... 63 
6.2.2.        Special Event Permits ......................................................................................................................... 64 
6.2.3.                        .
              Fleet Operations  ................................................................................................................................ 65 
6.2.4.        Mbombela Stadium Shuttle Services ................................................................................................. 65 
6.2.5.        Intra‐District Services ......................................................................................................................... 67 
6.2.6.        FFF Shuttle Services............................................................................................................................ 68 
6.2.7.                          .
              Meter Taxi Service  ............................................................................................................................. 69 
6.2.8.        Volunteer Transport ........................................................................................................................... 69 
6.2.9.        Transport Staging Venues .................................................................................................................. 70 
6.2.10.  Driver Training  ................................................................................................................................... 71 
                        .
6.3.          OUTCOMES ........................................................................................................................................ 72 
6.3.1.        Fleet Mobilisation .............................................................................................................................. 72 
6.3.2.        Inter‐City Regional Travel ................................................................................................................... 74 
6.3.3.        Mbombela Stadium Bus Services ....................................................................................................... 74 
6.3.4.        FFF and Mbombela Stadium MBT Services ........................................................................................ 75 
6.3.5.        Intra‐District Mobility Integration ...................................................................................................... 76 
6.3.6.        Intra‐District FFF Service .................................................................................................................... 76 
6.3.7.        Special Purpose Disability Services .................................................................................................... 77 
6.3.8.        Meter Taxi Services ............................................................................................................................ 77 
6.3.9.        Vehicle Ridership and Utilisation ....................................................................................................... 77 
6.3.10.  Mobility Contracting Costs ................................................................................................................. 78 
7.       VENUE TRANSPORT AND PLANNING ........................................................................................................ 79 
7.1.     PLAN ................................................................................................................................................... 79 
7.1.1.        Venue Transport Requirements ......................................................................................................... 79 
7.1.2.        Transport Service Venues .................................................................................................................. 80 
7.1.3.        Venue Transport Operations ............................................................................................................. 81 
7.1.4.        Transport Venue Management .......................................................................................................... 86 


                                     NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                                            iii
 
7.1.5.      Venue Resourcing .............................................................................................................................. 86 
7.1.6.      Implementation Framework .............................................................................................................. 87 
7.2.        DELIVERY ............................................................................................................................................ 88 
7.2.1.            .
            Venues  ............................................................................................................................................... 88 
7.2.2.      Infrastructure, Furniture, Fittings and Equipment ............................................................................. 90 
7.2.3.      Venue Logistics  .................................................................................................................................. 92 
                           .
7.2.4.      Venue Safety and Security ................................................................................................................. 92 
7.2.5.      Venue Access Parking Permits ........................................................................................................... 95 
7.2.6.      Catering .............................................................................................................................................. 95 
7.2.7.      Transport Venue Operations ............................................................................................................. 96 
7.3.        OUTCOMES ...................................................................................................................................... 100 
8.          COMMUNICATIONS, SIGNAGE AND MARKETING .................................................................................... 102 
8.1.        PLAN ................................................................................................................................................. 102 
8.1.1.                             .
            Internal Communications  ................................................................................................................ 104 
8.1.2.      External Communications: Public Information Awareness Campaign  ............................................ 105 
                                                                          .
8.1.3.      Operations Communications: Transport Communications ............................................................. 109 
8.1.4.      Operations Communications: Permanent Road Signage ................................................................. 111 
8.1.5.      Operations Communications: Temporary Road and Event Signage ................................................ 112 
8.2.        DELIVERY .......................................................................................................................................... 114 
8.2.1.      External Communications: Public Information Awareness Campaign  ............................................ 114 
                                                                          .
8.2.2.      Operations Communications: Transport Communications ............................................................. 127 
8.2.3.      Operations Communications: Permanent Road Signage ................................................................. 130 
8.2.4.      Operations Communications: Temporary Event and Road Signage ................................................ 131 
8.3.        OUTCOMES ...................................................................................................................................... 138 
8.3.1.                                                                    .
            External Communications: Public Information Awareness Campaign  ............................................ 138 
8.3.2.      Operations Communications: Transport Communications ............................................................. 138 
8.3.3.      Operations Communications: Permanent Road Signage ................................................................. 138 
8.3.4.      Operations Communications: Temporary Event and Road Signage ................................................ 138 
9.          CONCLUSION ......................................................................................................................................... 140 
9.1.        Observations and Lessons Learnt .................................................................................................... 140 
9.2.        Legacy Summary .............................................................................................................................. 151 
APPENDIX A: INTRODUCTION .....................................................................................................................   
                                                                                                                                              A
APPENDIX B: TRANSPORT PLANNING ..................................................................................................... B 
APPENDIX C: PROJECT MANAGEMENT ................................................................................................... C 
APPENDIX D: HUMAN RESOURCES AND TRAINING .......................................................................... D 
APPENDIX E: TRAFFIC OPERATIONS AND MANAGEMENT .............................................................. E 
APPENDIX F: FLEET SYSTEMS AND PROCUREMENT ......................................................................... F 
APPENDIX G: VEHICLE TRANSPORT OPERATIONS ........................................................................... G 
APPENDIX H: COMMUNCIATIONS, SIGNAGE AND MARKETING ................................................... H 
 
                                                


                                  NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                                            iv
 
Abbreviations 
 
Abbreviation         Definition 
BoQ                  Bill of Quantities 
CBD                  Central Business District
CDC                  Collection and Distribution Centres
CH                   Channel 
DMS                  Disaster Management Services
EDM                  Ehlanzeni District Municipality
EMS                  Emergency Medical Services
ERTC                 Ehlanzeni Regional Taxi Council
FCC                  FIFA Confederations Cup
FF&E                 Furniture, Fittings and Equipment
FFF                  FIFA Fan Fest 
HOV                  High Occupancy Vehicle
HR                   Human resources
INTOP                Initial Transport Operational Plan
ITP                  Integrated Transport Plan
KMIA                 Kruger Mpumalanga International Airport
LHS                  Lowveld High School
LMTA                 Local Meter Taxis Association
LN                   Laerskool Nelspruit
LOS                  Level of Service
MBO                  Management By Objective
MLM                  Mbombela Local Municipality
MoU                  Memorandum of Understanding
NDoT                 National Department of Transport
NHS                  Nelspruit High School
NMT                  Non‐motorised transport
NRC                  Nelspruit Rugby Club
NRS                  Nelspruit Rail Station
OD                   Original Destination
P&R                  Park and Ride 
P&W                  Park and Walk 
PMU                  Project Management Unit
PRASA                Passenger Rail Agency of South Africa
ProvJOC              Provincial Joint Operations Centre
PT Hub               Public Transport Hub
PTIS                 Provincial Transport Infrastructure & Systems
PTT                  Press to Talk 
RVM                  Riverside Mall 
SA 2010              2010 FIFA World CupTM
SAPS                 South African Police Services
SATS                 South Africa Transport Services
SHO                  Nelspruit Showgrounds
STA                  Stadium 
STG                  Special Travel Group
TCP                  Traffic Control Point
TDM                  Travel Demand Management
TMP                  Traffic Management Plan
TOC                  Transport Operations Centre
TOP                  Transport Operations Plan
PTAP                 Public Transport Action Plan
VAPP                 Venue Vehicle Access and Parking Permit

                 NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM   v
 
VCP          Vehicle Check Points
VIP          Very Important People
VOC          Venue Operations Centre
VPC          Venue Vehicle Permit Check‐point
VSG          Valencia Sports Grounds
VTA          Venue Transport Attendant
VTC          Venue Transport Coordinator
VTM          Venue Transport Manager
VTS          Venue Transport Supervisor
VVIPs        Very Very Important People
 
                 




         NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM   vi
 
Abstract 
 
In response to its 2010 FIFA World Cup™ (SA 2010) transport mobility obligations, in terms of Nelspruit being a host 
city, the Mbombela Local Municipality (MLM) undertook the event transport planning, management and delivery. 
 
This  closure  report  provides  a  comprehensive  overview  of  the  transport  planning,  delivery  undertaken  by  the  MLM, 
highlighting the outcomes and lessons learnt.  The ultimate purpose of the closure report being to provide a resource 
base to inform future events, enhancing planning efficiencies and delivery through learning form experience. 
 
Nelspruit Host City through the MLM appointed a specialist consortium “Transport Management Consortium” (TMC) to 
provide  the  required  technical  and  professional  consulting  to  support  its  undertaking  this  task.    The  TMC  comprised 
three lead consortium partners, Goba, GTSS and FM Solutions; supported by other specialist firms including, FutureLead 
and FaB Branding. 
 
The event planning work towards addressing the MLM mobility requirements of SA 2010 commenced in July 2009.  The 
host city contract with its 22 guarantees provided the direction along with an earlier Nelspruit transportation system 
study undertaken during 2005/2006 which was applied as a point of departure.  The overall process diagramme below 
indicates the key phases followed, indicating general timeframes. 
 
              •OPERATIONAL PLANNING FRAMEWORK: July 2009 ‐ January 2010
    PHASE 1


              •DETAILED PLANS AND WORKSTREAMS (22 PLANS): February 2010 ‐ May 2010
    PHASE 2


              •IMPLEMENTATION PLAN: Feburary  2010 ‐ May 2010
    PHASE 3


              •DELIVERY PHASE: May 2010 ‐ July 2010
    PHASE 4


              •POST EVENT EVALUATION: July 2010 ‐ September 2010
    PHASE 5

                                                                                                                  
The consulting support encompassed the following core workstreams: 
          Human Resources and Training 
          Traffic Operations and Management 
          Fleet Systems Procurement and Management 
          Venue Transport and Planning 
          Communications, Signage and Public Information 
 
This  closure  report  provides  a  comprehensive  overview  of  the  MLM  event  transport  planning,  management  and 
delivery system undertaken by the TMC response to the host city SA 2010 obligations. 
 
The  report  introduction  provides  background  and  context,  leading  into  the  overall  transport  operational  planning, 
management and functional workstreams. For each of the functional workstreams the report reflects on the planning, 
delivery and outcomes. 
 
The  report  concludes  with  overall  observations  and  lesions  learnt  in  an  effort  to  try  and  inform  the  planning  and 
delivery of any future events of this nature. 
 
It  is  envisaged  that  this  report  will  be  used  by  the  MLM  and  others  as  a  resource  base  to  inform  transport  event 
planning and delivery for any future initiatives of this nature – Learn from past experience and don’t reinvent what has 
already been accomplished. 
 



                             NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                vii
 
1.            INTRODUCTION
 
This report provides a comprehensive overview of the MLM event transport management and delivery system response 
to its SA 2010 obligations, in terms of Nelspruit being a host city. 
 
The  report  introduction  provides  background  and  context,  leading  into  the  overall  transport  operational  planning, 
management and functional workstreams.  For each of the functional workstreams, the report reflects on the planning, 
delivery and outcomes. 
 
1.1.          BACKGROUND
 
The event transport operations plan and delivery process adopted by the Nelspruit host city generally followed a five 
phased approach to the preparation, implementation, delivery, and post event review of the event.  Each phase could 
occur independently, but generally the phases were structured to link into each other as indicated in the figure below. 
 
              •OPERATIONAL PLANNING FRAMEWORK
    PHASE 1


              •DETAILED PLANS AND WORKSTREAMS (22 PLANS)
    PHASE 2


              •IMPLEMENTATION PLAN
    PHASE 3


              •DELIVERY PHASE
    PHASE 4


              •POST EVENT EVALUATION
    PHASE 5


Fig 1.1: Five Phase Approach to Operations Roll Out 
 
The  foundation  of  the  Nelspruit  transportation  system  was  based  on  an  area  wide  transportation  study  undertaken 
during  2005/2006,  with  forecast  years  of  2010  and  2020.    Various  reports  emanated  from  this  study,  notably  the 
Integrated Transport Plan (ITP), the Public Transport Rationalisation Plan (PTRP) and more latterly, the Public Transport 
Action  Plan  (PTAP).    These  collectively  formed  the  basis  of  the  Provincial  Transport  Infrastructure  &  Systems  (PTIS) 
applications submitted in July 2006, 2007, 2008 and 2009.  In addition, the 22 FIFA guarantees were addressed in the 
planning and delivery of the TOP. 
 
The MLM appointed a specialist consortium, TMC, to assist in the delivery of the event.  Five key workstreams were 
established to undertake this project which was as follows: 
 
•           Human Resources and Training 
•           Traffic Operations and Management 
•           Fleet Systems Procurement and Management 
•           Venue Transport and Planning 
•           Communications, Signage and Public Information 
 
                                         




                             NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                1
 
1.2.       APPROACH OVERVIEW
 
The MLM pro‐actively embarked on various key interventions to ensure that it delivered a world class solution for the 
event, within the framework of the 22 guarantees contracted by the host city to FIFA.  Transport was identified as a key 
element to ensure the overall success of the event.  At an early stage, delivery of a seamless and integrated transport 
solution  was  identified  as  a  major  challenge  given  the  poor  state  of  existing  public  transport  provision.    These 
challenges were exacerbated by the complexities of providing integrated mobility not only for the Mbombela municipal 
area,  but  also  connectivity  to  the  surrounding  Ehlanzeni  district,  Mpumalanga  province,  major  national  cities  and 
surrounding countries of Swaziland and Mozambique.  In addition, the lessons learnt from the 2009 FIFA Confererations 
Cup were taken into consideration and are attached in Appendix A. 
 
The  operational  design  and  implementation  was  undertaken  within  the  framework  of  five  core  functional  areas, 
namely: 
 
•           Human  Resources  and  Training  –  the  workforce  requirements,  recruitment,  training,  mobilisation  and 
            management  of  the  transportation  workforce.    This  included  the  creation  of  all  human  resources  (HR) 
            policies  and  procedures,  the  rostering  of  all  personnel,  the  implementation  of  a  workforce  operational 
            programme and the management and monitoring thereof. 
 
•           Traffic Operations and Management – the development of transport operations management plans finalised 
            and implemented with the support of the MLM Traffic Department functions.  It should be noted that the 
            traffic operations management planning for SA 2010, as a major special event deviated from the traditional 
            transport planning approach, in that it identified a series of actions and procedures in addition to a particular 
            set of solutions to mitigate impacts based on estimated forecast traffic demands. 
 
•           Fleet Systems Management – the assessment of all fleet requirements for SA 2010, and on behalf of the host 
            city  mobilising  transport  service  providers  through  a  robust  negotiated  procurement  process.    Ultimately 
            engaging bus, mini‐bus taxi (MBT) and meter taxi service providers to address the operational requirements 
            within  the  tight  budget  constraints.    This  workstream  encompassed  vehicle  and  driver  mobilisation  and 
            training,  vehicle  scheduling,  dispatch  procedures,  driver  management  processes  and  overseeing  the 
            contracted service providers. 
 
•           Venue Transport and Planning – the design, planning and management of all venue transport and parking 
            services at official venues in the host city.  This included the production, refinement and implementation of 
            all  Venue  Transport  Operations  Plans  (VTOPs)  as  well  as  the  implementation  and  management  of  the 
            transport workforce. 
 
•           Communications,  Signage  and  Public  Information  –  the  provision  of  all  transport  communications.    This 
            included  the  production  of  internal  documents  and  external  publications,  the  design,  location,  installation, 
            maintenance and tear‐down of all transport signage and the creation and management of a transport public 
            information campaign. 
 
The above approach is illustrated in the figure below. 
 
                                        




                             NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                2
 
                                                                                                 
Fig 1.2: Transport Operational Plan and Implementation 
 
 




                         NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM       3
 
2.         TRANSPORT PLANNING
 
This  report  section  provides  an  overview  of  the  transport  planning  framework  in  which  the  functional  workstreams 
operated.  Accordingly, it provides an introduction to the overall TOP, describing the underlying transport concepts and 
the development of the travel demand assessments that ultimately informed the detailed planning work described in 
the functional workstream sections. 
 
The  transport  plan  described  in  this  report  was  conceptually  founded  in  the  Transport  Serving  Concept  originally 
described in the “Host City Transport Operations Plan” of October 2008.  This concept was based on a hub and spoke 
system with the stadium, host city transport strategy being fully integrated with the surrounding district and provincial 
mobility strategies and inter‐provincial and cross‐border linkages.  
 
2.1.       CONCEPTUAL PLAN
 
The Nelspruit Host City Transport Operations Plan (TOP) by definition was seen to be the responsibility of the host city, 
as the contracting entity with FIFA and the LOC.  Accordingly, the transport planning undertaken by the host city was 
based  on  the  understanding  that  NDoT  had  the  responsibility  for  vision  setting;  developing  an  overarching  concept, 
high  level  work  programme  and  coordination  of  workstreams.    However,  the  delivery  of  plans  and  implementation 
programmes was seen as a combined responsibility of local and provincial authorities, and the range of transport sub‐
sector  agencies.    The  diagram  below  provides  a  conceptual  representation  of  the  relationships  between  the  various 
spheres of public sector stakeholders. 
 


                                                                                  National 
                                                           FIFA
                                                                                Government

                                                                       LOC

                                                                                                Mpumalanga
                                                                                                 Provincial 
                                                                                                Government
                   Mozambique
                                                                    Nelspruit
                                                                    Host City 
                                                                                               Ehlanzeni 
                                                                                                District 
                                                                                              Municipality
                                                         Nkangala 
           Swaziland
                                                          District 
                                                        Municipality
                                                                                    Gert Sibande
                                                                                      District 
                                                                                    Municipality



                                                                                                                                        
Fig 2.1: Public Sector Stakeholder Diagram 
 
It  was  understood  that  apart  from  the  host  city,  the  district  and  local  municipalities  must  play  an  important  role  in 
supporting SA 2010, with an overarching role of the province to manage the delivery and coordinate back to the host 
city  and  national  structures.    At  an  early  stage  it  was  realised  that  the  coordination  and  management  of  the  inter‐
related  and  cross  governmental  responsibilities  would  need  to  be  appropriately  and  effectively  managed  and 
integrated, vital to ensure seamless and effective roll‐out of the event.                                                

                              NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                   4
 
2.1.1.           Regional Plan
 
To ensure proper transportation operations occurred throughout the region, it was important for the varying spheres of 
government  to  work  together  in  developing  an  integrated  transport  plan.    It  was  understood  that  transportation 
planning  would  not  only  be  required  to  address  the  host  City  requirements,  but  also  be  fully  integrated  with  the 
surrounding Ehlanzeni District and broader Mpumalanga province. To guarantee the overall success of transportation 
an integrated plan was developed, encompassing the regional transport plans, encompassing interprovincial and cross‐
border movements. 
 
The  table  below  and  the  following  figure  overleaf  illustrate  the  regional  transportation  framework  applied  in  the 
planning, highlighting the relationships between each governmental stakeholder and key areas for interaction.  
 
Table 2.1: List of Transport Services 
    Stakeholder                         Services Provided 

    National/Neighbouring Countries     Long Haul Bus Service, PRASA, LOC Inter‐Provincial Bus Movements 

    Provincial                          Public Bus Routes (multiple schedules for peak periods), PRASA 
                                        District Hub shuttles to the stadium, OFP, PVS and District P&Rs, (hotel shuttles 
    District 
                                        provided by each respective Hotel) 
    Host City                           Host City Hub shuttles to the stadium, airport, FFF, PVS and Host City P&Rs 
 
Within the context of the above the overall integrated regional transport framework (conceptual plan), as developed is 
schematically represented below, highlighting the relevant spheres of government jurisdiction as the plan moves out 
from the host city. 




                                                                                                                
Fig 2.2: Framework Diagram                                            

                             NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              5
 
In context of developing an integrated transport plan, the key planning elements and areas of interface between the 
respective spheres of government are briefly noted as follows: 
 
2.1.2.     Mpumalanga Provincial Government
 
The Provincial Transport Operations Plan (PTOP) was developed in conjunction with the host city Transport Operations 
Plan  (TOP),  with  the  TOP  ultimately  becoming  the  overall  integrated  plan.    In  this  plan  the  role  of  the  provincial 
government in the transport context was to provide support to the host city.  In addition, the provincial government 
planning incorporated for example; the establishment of provincial public viewing sites to enable the outlying provincial 
populations  to  participate  in  the  event;  the  planning  of  a  provincial  volunteer  programme;  a  communications  and 
marketing campaign.   
 
2.1.3.     Ehlanzeni District Municipality
 
During  the  early  stages  of  planning  it  was  envisaged  that  the  Ehlanzeni  District  Municipality  would  play  a  role  in 
providing  public  and  event  specific  transport  to  provide  mobility  for  visitors  and  spectators  between  their  places  of 
accommodation  in  the  district  and  the  host  city  transport  hub  (servicing  the  Mbombela  Stadium  &  FFF)  and  general 
mobility  to  access  key  tourist  destinations.    The  need  for  district  participation  was  driven  by  the  reality  that  66% 
(11 844) of the total bed capacity in Mpumalanga falls within the EDM, with only 5 856 beds being located within the 
boundaries of the host city.  Accordingly, it was deemed prudent for the EDM to play a supportive role by implementing 
an efficient and extensive transport plan to meet the needs of the possible spectators staying within its district. 
 
To  this  end  the  early  EDM  concept  of  operations  and  business  plan  encompassed  the  establishment  of  a  series  of 
district hubs, based on the “Hub and Spokes” system.  The hubs identified were located at the highest demand nodes in 
terms of accommodation availability (bed capacity), population distribution and ticket sale projections.  In this regard 
the following hubs were identified: 
 
•           Sabie 
•           Hazyview 
•           Malelane 
 
The  EDM  concept  of  operations  and  business  plan  were  not  implemented,  primarily  due  to  a  lack  of  funding.  
Accordingly, these plans were ultimately collapsed into the host city plans, through providing for regional integration 
and connectivity within the supplementary services.  
 
The  key  areas  of  interface  between  the  province  and  the  host  city  in  terms  of  transport  planning  integration 
encompassed the following: 
 
•           Inter‐governmental relations and communication between spheres of government, FIFA, MATCH and LOC to 
            support the host city 
•           The  provincial  transport  network  providing  for  linkages  with  the  host  city,  specifically  the  main  road 
            networks, including the priority bus lanes within key city transport corridors 
•           The  provincial  subsidised  scheduled  bus  services  contracted  through  the  province,  specifically  in  terms  of 
            adjusting transport contracts and schedules to support the event and enabling the use of components of the 
            contracted fleet for event shuttle services 
•           The  provincial  and  district  operation  of  public  transport  information  systems,  specifically  in  co‐ordination 
            with the event transport plan and host city operations 
•           The provincial role in driving the implementation of the national Mini‐Bus Taxi Recapitalisation Programme, 
            specifically providing support to the process of mobilising MBTs for the event 
•           The  provincial  role  in  undertaking  the  full  spectrum  of  public  transport  licensing,  specifically  in  terms  of 
            issuing of special event operating permits 
•           Supporting  role  by  both  province  and  district  in  terms  of  providing  disaster  management,  specifically  the 
            incorporation of the EDM disaster management centre 
•           Provincial safety and security and cross‐border controls, in conjunction with national departments 
•           Provincial and district coordination of provincial branding and marketing campaigns with those of the host 
            city 

                              NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                  6
 
•          Integration  of  the  provincial  programmes  and  operational  supporting  plans  including  provincial  public 
           viewing sites (PVSs), provincial volunteer programmes and tourism marketing campaigns 
 
2.1.4.     Host City Plan
 
Within the context of the overall plan and roles and responsibilities outlined above, a conceptual plan was developed 
for  the  host  city.    This  plan  was  also  aligned  and  informed  by  the  earlier  planning,  specifically  infrastructure 
developments  earmarked  to  support  the  event.    The  host  city  conceptual  plan  is  briefly  introduced  below,  with  the 
detail plans, delivery and outcomes contained in the functional sections of this report. 
 
2.1.5.     Long Term Infrastructural Projects
 
Prior  to  the  detailed  transport  planning  having  been  undertaken  the  MLM,  in  conjunction  with  the  EDM  and  the 
Mpumalanga  Province  had  already  embarked  on  a  range  of  permanent  infrastructure  projects,  to  some  extent 
undertaken and/or accelerated to support the hosting of SA 2010.  These long term infrastructure projects included the 
following and are also illustrated in the figure below: 
 
1.      Nelspruit PT hub 
2.      Upgraded rail station in Nelspruit CBD 
3.      KMIA upgrade 
4.      R40 High Occupancy Vehicle (HOV) Lanes (for bus and shuttle services) 
5.      Mattafin Precinct Road Access System 
6.      P166 Arterial (improved connectivity for northern areas to stadium) 
7.      White River Public Transport Interchange (Pending) 
8.      Riverside lay byes (Pending) 
9.      N4 Bypass 
 




                                                                                                                                    
Fig 2.3: Infrastructure Projects 
 

                             NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              7
 
The majority of these infrastructure projects were scheduled to be completed before March 2010, so were assumed 
available  and  applied  accordingly  in  the  transport  planning.    These  infrastructural  enhancements  provided  additional 
road capacity enabled greater direct routing to the stadium, enabled the re‐routing of buy‐pass traffic, facilitated public 
transport ranking and generally enabled improved accessibility for all transport users.  The key infrastructure projects 
that had potentially a direct impact on the event transportation are briefly described below: 
 
• R40 HOV Lanes ‐ The R40 is a North‐South regional road intersecting with the N4 in Nelspruit CBD.  It is the main 
     route between the White River and KMIA in the north and the Nelspruit CBD in the south.  It also connected three 
     proposed P&R venues north of the N4 with the FFF south of the N4.  The R40 was being widened in order to add a 
     third additional lane per direction.  These lanes were planned as dedicated HOV lanes for public transport vehicles, 
     i.e. busses, coaches and mini‐bus taxis.  The HOV lanes were to be used exclusively by the FIFA family transport 
     venues during the matches.  Seven stops were identified along the route for pick‐up and drop‐off purposes.   
 
• Mataffin Precinct Road Access System ‐ A road system was designed to serve the future development of Mataffin 
     Precinct and stadium. The stadium is located to the west of the CBD with primary access off the N4.  The short term 
     purpose of the road system was to serve as a stadium traffic distribution system and to route traffic effectively to 
     and from the stadium area.  The distribution system was also planned to be utilised by freight transport operations, 
     since  a  logistics  depot  was  to  be  located  nearby  the  stadium.    The  system  incorporated  a  new  public  transport 
     interchange, which was planned to accommodate traffic from the CBD PT Hub and various P&R venues.   
 




                                                                                                                    
Fig 2.4: Mataffin Precinct Road Access 
 
• P166 Arterial ‐ The P166 was planned as an alternative route to the R40.  Instead of travelling southbound along 
     the  R40  through  the  Nelspruit  CBD  and  then  turning  west  towards  the  stadium  along  the  N4,  the  P166  enabled 
     travel  between  the  northern  suburbs  and  the  stadium,  avoiding  the  Nelspruit  CBD  and  the  N4.    This  route  was 
     planned to be the principal VIP and shuttle route during the event. 
 




                             NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                8
 
                                                                                                                                    
Fig 2.5: P166 Arterial Road 
 
• N4 Bypass ‐ The N4 Bypass infrastructure project was accelerated specifically to be available for the event.  At the 
     time of planning it was scheduled for completion by early 2010, however the components required for the event 
     were  ultimately  completed  during  June  2010,  as  the  event  commenced.    The  bypass  facilitated  through  traffic 
     around Nelspruit during the event. 
 




                                                                                                                                    
Fig 2.6: N4 Bypass 
 
In  March  2010  concerns arose  around  the completion  of some  of  the  projects  due  to  delays,  most notably  the  P166 
arterial.    Accordingly,  back‐up  contingency  plans  were  developed  to  address  the  transport  challenges  if  key 
infrastructural  components  were  not  completed,  with  a  detailed  and  specific  re‐routing  plan  to  address  the  P166 
arterial road not being completed.  
 
2.1.6.     Nelspruit Host City Mobility
 
The city wide transport plan encompassed the spectator venues to be served and translated to the spectator demand, 
public and private transport modes via the new Nelspruit PT Hub as well as various park and ride (P&R) venues.  The 

                            NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                            9
 
plan provided for the exact routing of all SA 2010 travel groups, whilst maintaining an acceptable level of service for 
“normal” daily traffic.  This was planned according to the approved TOP detailed below. 
 
The host city transport plan was based on the following base demand assumptions (detailed in section 2.2) to ascertain 
the transport requirements: 
 
•         Mbombela Stadium hosting four matches during the event, with a capacity of 45 000 spectators per match 
•         FIFA Fan Fest (FFF) being operational throughout the event, accommodating a maximum capacity of 30 000 
          spectators per day 
 
2.1.7.     Venues to be Serviced
 
Five P&R venues were planned around Nelspruit to provide for local and regional travellers utilising private cars, hire 
cars, and tour busses to accommodate in excess of 8 000 cars and 50 busses.  The P&Rs were located at the following 
venues: 
 
•           Riverside Mall 
•           Nelspruit Rugby Club 
•           Nelspruit Showgrounds 
•           Laerskool Nelspruit 
•           Hoërskool Nelspruit Sports Ground 
•           Valencia Sports Ground 
 
In addition, a park and walk was located at the Lowveld High School adjacent the FFF held at Bergvlam High School. 
 
Over the peak period during the event from 15 June 2010 to 26 July 2010, a dedicated shuttle service to and from the 
Kruger  Mpumalanga  International  Airport  (KMIA)  was  planned  to  provide  for  transport  services  connecting  to  inter‐
regional  scheduled  flights,  regional  and  international  charters.    In  addition,  initial  transport  planning  encompassed 
services and connectivity to the official training venues at Kabokweni and Kanyamazane, but it materialised that these 
services were to be provided by the team transport services. 
 
A  central  transport  hub  was  planned  in  the  city  centre  utilising  the  existing  public  transport  interchange.    A  shuttle 
service was planned to move spectators to both the stadium and/ or FFF from the Public Transport Hub. 
 
The Transport Serving Concept illustrating the above, is provided in Drawings 1 and 2 attached in Appendix B. 
 
2.1.8.     Inter-Regional Connectivity
 
The main inter‐regional transfers were planned to link into the PT Hub located within the Nelspruit CBD.  The key inter‐
regional connectivity though the PT Hub included the following service linkages: 
 
•          Passengers flying into KMIA being catered for via a shuttle service from the airport to the PT Hub, with: 
           o Spectators utilising the NDoT inter‐city (regional) bus service linking directly into the PT Hub 
           o Spectators utilising the Shosholoza Meyl rail service linking into the hub, with the train station being a few 
              hundred metres from the PT Hub 
 
2.1.9.     Inter-District Mobility
 
It was initially anticipated that a significant number of spectators would stay in towns surrounding Nelspruit, principally 
due  to  the  anticipated  demand  for  accommodation  within  the  city  outstripping  the  availability.    Originally  the  EDM 
planned to facilitate the movement of these spectators into Nelspruit, a number of collection and distribution (C&D) 
sites (that would function as regional P&R venues) were identified as follows: 
 
•           Hazyview 
•           Sabie 
•           Malelane 

                              NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                  10
 
    •          Barberton 
    •          Belfast 
    •          Ermelo 
     
    It was envisaged that transport services provided from the C&D sites would feed into P&R venues located in Nelspruit. 
     
    These plans were not implemented by EDM and were ultimately addressed in part through the host city endeavours to 
    ensure district and regional integration. 
     
    2.1.10. Intra-District Mobility
     
    As  part  of  the  host  city  planning  to  ensure  intra‐district  connectivity,  plans  were  developed  to  extend  the  operating 
    hours of the existing public transport services to enable spectators and visitors to return to district destinations after 
    attending  event  related  activities  into  the  night.    At  the  time  of  planning  the  FFF  was  intended  to  close  at  00:00, 
    necessitating transport to be extended to about 01:00.  In effect these services were planned to be extended to ensure 
    transport  availability  after  public  transport  normally  ceased  operations,  generally  from  approximately  18:00  to  after 
    00:00. 
     
    2.2.          TRAVEL DEMAND
     
    2.2.1.        Drivers and Base Assumptions
     
    The key drivers informing the transport demand modelling undertaken encompassed: 
     
    •          Point of origin e.g. visitor predictions, accommodation availability and population distribution 
    •          Point of destination e.g.; stadium (ticket sales), FFF and tourist attractions  
    •          Mbombela  Stadium  hosting  four  matches  during  the  event  with  a  capacity  of  45  000,  attracting 
               approximately 160 000 spectators over the duration of the event 
    •          FFF being operational throughout the event, accommodating a maximum capacity of 30 000 per day 
     
    The SA 2010 event was held over 31 days with 64 matches played throughout the country.  The official SA 2010 match 
    schedule  defined  that  four  matches  would  be  played  at  the  Mbombela  Stadium  during  the  group  stage  of  the 
    tournament.  The table below presents the match schedule information and highlights in blue the matches to be played 
    at the Mbombela Stadium. 
     
    Table 2.2: SA 2010 Official Match Schedule 
                                                                      Official SA 2010 Match Schedule 
Month                                                             June 2010                                                                                                 July 2010 
Day          F    S    S  M  T  W  T                   F     S      S  M         T  W          T     F       S      S  M          T  W         T    F         S    S  M  T  W                T         F        S    S 
Date         11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 01 02 03  04  05  06  07 08 09 10 11

Day No       1    2    3    4    5     6          7    8     9  10  11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23  24  25  26  27 28 29 30 31

Match 
                                       13:30 




                                                                    16:00 




                                                                                      20:30 



                                                                                                    16:00 
              
                   
                        
                             
                                  


                                                  
                                                        
                                                              


                                                                              
                                                                                  


                                                                                                


                                                                                                              
                                                                                                                     
                                                                                                                               
                                                                                                                                   
                                                                                                                                       
                                                                                                                                                
                                                                                                                                                     
                                                                                                                                                               
                                                                                                                                                                    
                                                                                                                                                                             
                                                                                                                                                                                 
                                                                                                                                                                                          
                                                                                                                                                                                              
                                                                                                                                                                                                        
                                                                                                                                                                                                             
                                                                                                                                                                                                                      




Kick‐off 

                                      HON                          ITL               AUS            PRK
Match 
                                       vs                           vs                vs             vs                                                                                                               
Allocation                             CH                          NZL               SRB            CIV

Match                                                                                                                                 Rest          Quarter        Rest         Semi‐        Rest  Play
                                                Group Matches                                                      Round 16                                                                             F 
Type                                                                                                                                  Days           Finals        Days         Finals       Days  Off

Matches/ 
                                                       48                                                                8                2              4             2            2             2             1    1 
Stage 

Total 
                                                                                                             64 
Matches 


                                      NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                                                                                 11
     
 
With reference to the international and regional visitor demand estimations detailed in the tables below, the following 
key points taken into consideration when modelling the demand implications for Nelspruit included: 
 
•         Prediction of 410 000 total international visitors with tickets (330 000 at peak) 
•         75 000 total participating country visitors without tickets (45 000 at peak) 
•         300 000 very initial estimate of cross border visitors from other African countries (OACs) (200 000 at peak) 
•         85 000 South African residents travelling regionally to attend matches 
 
The table below outlines the predictions of the number of international visitors to South Africa over the event, showing 
a peak around the 11th 14 June 2010. 




                          NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                      12
 
 Table 2.3: International Visitor Prediction for SA 2010 
                                                     Estimated number of international visitors at different stage of SA 2010                                       Ave 
                                                                                                                                                    TOTAL                        TOTAL 
Event Period                          Days 2 to 4       Days 5 to 10   Days 11 to 14      Days 15 to 19       Days 20 to 25   Days 26 to 31                       Length of 
                                                                                                                                                 Visitor Days                    Visitors 
No of Days                                 6                 6                4                  5                  6               6                               Stay 
All Ticket Holders                         200 000           330 000          330 000            250 000            200 000         135 000         7 760 000          19.0       408 100 
Participating Country Non‐
                                             30 000            45 000           45 000             40 000             35 000          25 000        1 190 000           15.8          75 400 
Ticket Holders 
Other Country Non‐Ticket 
                                             50 000          150 000          200 000            200 000            150 000           50 000        4 200 000           14.0      300 000 
Holders 
TOTAL All Visitors                         280 000           525 000          575 000            490 000            385 000         210 000        13 150 000           17.1      783 500 
Data sourced from Axios Consulting April 2007 
 
 Table 2.4: Estimated South African Ticket Holders: Regional Travellers Attendance to Matches 
                        Ticket Sale Projection to South Africans                                   TOTAL Person Forecast
Categories                               TOTAL Tickets       Ave Tickets Held/Person      Total           Local          Regional
Public Sales                                     922 350                                             
‐ Team Ticket Sales                                92 235                           4         23 059                          23 059
‐ Single Match Sales                             830 115                            1       830 115          581 081          11 673
All Hospitality, SAFA, All Other                 336 600                            4         84 150          33 660          50 490
TOTATL                                         1 258 950                                    937 324          614 741          85 222
Data sourced from Axios Consulting April 2007 
 
The base visitor numbers were estimated by applying the number of visitors per category in South Africa (obtained by external sources) and the assumptions made regarding 
the distribution of visitors per category in the Mpumalanga, Ehlanzeni and Mbombela areas.  Assumptions pertaining to the propensity of each visitor to attend the stadium 
and FFF respectively were then applied in the modelling for each category of visitor.  Initially modelling also included the propensity of visitors to attend the proposed district 
PVSs within the province and district.  As the event drew nearer and the detailed planning was being undertaken, it was unclear to what extent PVSs would be implemented.  
In addition, provisional indications on the nature of the proposed PVSs suggested that they would primarily be focused on serving the local population rather than visitors.  
Accordingly, the final modelling undertaken excluded the PVSs. 
\




                                                                                                                                                R MPG PTOP – REV0               13 
 
                                                                              
Fig 2.7: Mpumalanga Accommodation Bed Capacity 
 
During  the  planning  phases  it  was  understood  that  both  the  Mpumalanga  Province  and  EDM  would  address  the 
mobility requirements outside the host city.  Accordingly, efforts were  made to ensure effective integration of these 
plans  into  the  overall  host  city  transport  plan.    In  reality  neither  the  province  nor  the  districts  responded  in 
implementing  their  respective  transport  obligations,  largely  due  to  a  lack  of  adequate  funding.    Ultimately,  these 
components of the overall mobility requirements were addressed through the host city in its endeavours to ensure a 
degree of mobility integration between Mbombela and its surrounds.  
 
Table 2.5: Total Accommodation by Local Municipality and Town  
                Total Accommodation by Local Municipality and Town within EDM 
                                                     Accommodation Availability              Possible 
    Municipality    Location                                                                 District Bus 
                                                     Room No                 Bed No          Hub Locations 
    DMA             Kruger National Park                         919                1 838
    DMA             Sabie Sands                                    74                  148   Hazyview 
    Mbombela        Hazyview                                   1 051                2 102
    Nkomazi         Komatipoort                                  369                   738
    Nkomazi         Malelane                                     333                   666   Malelane 
    Nkomazi         Marloth Park                                 173                   346
    Thaba Chweu     Graskop                                      395                   790
    Thaba Chweu     Lydenburg                                    102                   204
                                                                                             Sabie 
    Thaba Chweu     Pilgrims Rest                                169                   338
    Thaba Chweu     Sabie                                        366                   732
    Thaba Chweu     Origstad                                       92                  184    
    Umjindi         Barberton                                      89                  178    
    Mbombela        White River                                  468                   936
                                                                                             Host City 
    Mbombela        Nelspruit                                  1 322                2 644
       TOTAL: EHLANZENI DISTRICT                                                                       
                                                               5 922              11 844
             MUNICIPALITY 
                                                                  
Due  to  the  greater  number  of  hotels  and  beds  throughout  the  district,  it  was  initially  planned  that  supplementary 
district  hubs  would  be  created  at  the  main  accommodation  nodes.    These  were  initially  planned  to  be  in  Hazyview, 
Malelane,  Sabie,  Ermelo,  Barberton  and  Belfast,  with  services  to  supplement  the  existing  public transport  service.   It 



 
was  envisaged  that  the  province  and  district  would  provide  the  district  hub  (C&D)  services,  requiring  each 
accommodation  establishment  to  shuttle  the  clients  to  and  from  their  accommodation  and  the  C&D.    It  was  further 
envisaged  that  P&Rs  serviced  by  MBTs,  could  be  established  in  the  vicinity  of  the  C&D  sites  to  act  as  spokes  to  the 
respective hubs. 
 




                                                                                                                 
Fig 2.8: Geographical Accommodation Map 
 
The table below provided a summary breakdown of the local population in the EDM, as applied in the initial planning.  
This  modelling  highlighted  the  need  for  intra‐  and  inter‐district  mobility  integration,  particularly  in  terms  of  inter‐
connectivity  between  district  bus  hubs  in  Sabie,  Hazyview  and  Malelane.  In  addition  to  this,  the  initial  modelling 
indicated the need for district hubs within the province (referred to as C&Ds) should be located at Barberton, Belfast 
and Ermelo due to the population size of these towns. 
 
Table 2.6: Population Distribution 
    Municipality                           Population         Population %        Possible Hub 
    Thaba Chweu                                  87 544                  5.7%     Sabie 
    Mbombela                                    527 198                 34.5%     Host City 
    Umjindi                                      60 477                  4.0%     TBD 
    Nkomazi                                     338 098                 22.2%     Malelane 
    Bushbuckridge                               509 979                 33.4%     Hazyview 
    Ehlanzeni DMA                                 2 944                  0.2%     TBD 
    Ehlanzeni District Municipality           1 526 240                100.0%                             
 
Initial  planning  was  based  on  the  assumption  that  per  match  only  2  967  tickets  were  to  be  allocated  to  the  local 
population.    During  the  ensuing  ticket  sales  process,  allocations  and  availability  of  tickets  for  the  local  market  was 
increased dramatically, significantly altering the demand patterns.  It was expected that a large component of the local 
population that did not get tickets would attend the FIFA Fan Fest™ and/or outlying PVSs. 
 




 
                                                                                                              
Fig 2.9: Population Distribution Map 
 
2.2.2.     Inter- Provincial Travel Demand
 
Due to the limited air service available at the KMIA, it was assumed that a large number of regional spectators would be 
forced to travel via an inter‐city bus service.  The number of inter‐provincial trips arriving at Nelspruit for a high interest 
match were estimated to be 13 697, ‘Provincial High Level Demand Estimate 2006’.  This figure was adopted for the 
purposes of the demand estimation carried out in this study. 
 
Further  work  was  carried  out  in  the  ‘Department  of  Transport  –  Intercity  Bus  Estimates  2008’  which  contained  the 
number of busses as well as scheduled services expected from the Gauteng Province.  These were as follows: 
 
Table 2.7: Inter‐City Public Transport Trips 
  City                                  Bus Capacity        No of Coaches          Intermediate Stops  Passengers
                                                            to Nelspruit 
                                                 Inter City Bus Services
  Pretoria                                     53                  10               Middelburg, Belfast               530
  Mamelodi                                     65                   8               Middelburg, Belfast               520
  Atteridgeville                               53                   6               Middelburg, Belfast               318
  Centurion                                    65                   4               Middelburg, Belfast               260
  Tembisa                                      65                   4               Middelburg, Belfast               260
  Alberton/Germiston/Boksburg                  65                   8               Middelburg, Belfast               520
  Dobsonville /Soweto                          53                  10               Middelburg, Belfast               530
  Mogale City                                  53                   4               Middelburg, Belfast               212
  Springs/Brakpan                              65                   8               Middelburg, Belfast               520
  Sandton                                      53                   6               Middelburg, Belfast               318
  Total Inter‐City Bus Trips                                                                                        3 988
                                       



 
    City                               Bus Capacity  No of Coaches      Intermediate Stops                Passengers
                                                     to Nelspruit 
                                    Shosholoza Meyl Services (Contingency)
    Pretoria                                                                                                        636
    Johannesburg                                                                                                    636
    Total Shosholoza Meyl Contingency Trips                                                                       1 272
    TOTAL INTER‐CITY TRIPS                                                                                        5 260
 
The remainder of the trips that could be expected from Bloemfontein, Cape Town, Durban, Polokwane, Port Elizabeth 
and Rustenburg, were estimated as follows based on the ‘Provincial High Level Demand Estimate 2006’:  
 
Table 2.8: Inter‐Provincial Public Transport Trips 
                                      No. of Coaches          No. of Passengers 
    City 
                                       to Nelspruit            (Capacity of 65) 
    Bloemfontein                                       6                         390
    Cape Town                                          1                          65
    Durban                                            14                         910
    Polokwane                                          2                         130
    Port Elizabeth                                    32                       2 080
    Rustenburg                                         4                         260
    Total Inter‐Provincial Trips                      59                       3 835
 
The analysis illustrated above, excluded 4 602 trips noted earlier in the Inter‐City Service, anticipated from the Gauteng 
Province. 
 
It was assumed that 20% of spectators with a match ticket would visit the FFF first and then proceed to the stadium. 
 
Table 2.9: Distribution of Inter‐City and Inter‐Provincial Trips to Stadium and FFF 
    Stadium (incl from FFF)                FFF Only                 FFF to Stadium (20%)              Total Number of 
                                                                                                         Spectators 
               8 288                          5 409                           2 739                           13 697
 
2.2.3.       Inter-Regional Travel Demand
 
The basis for the estimation of the regional demand is discussed in detail in the above sections.  It was planned that 
once spectators arrive at the C&D site, they would be transported via a shuttle service to the following P&R venues.  If 
these venues reached capacity, they would be rerouted to the Riverside Mall P&R (which had additional capacity). 
 
Table 2.10: Park and Ride Venues serving C&D Shuttle Service 
  C&D Site              Proceed to P&R Venue 
  Hazyview              Nelspruit Showgrounds P&R
  Malelane              Nelspruit PT Hub 
  Sabie                 Riverside Mall P&R 
  Barberton             Hoerskool Nelspruit Sports Ground P&R
  Belfast               Lowveld High School (FFF) and Nelspruit Rugby Club (Mbombela Stadium) 
  Ermelo                Lowveld High School (FFF) and Nelspruit Rugby Club (Mbombela Stadium) 
 
To  address  the  provincial  general  travel  requirements,  detailed  demand  modelling  was  undertaken  and  routes 
developed accordingly.  The figure below provides an example of the typical routing developed to serve the proposed 
PVS  in Secunda,  connecting  into  a  transport  hub  in Ermelo.    These  plans  were  not  taken  forward from  planning  into 
implementation, as the MPG were unable to mobilise the required funding.  Effectively the critical event connectivity to 
and from the host city was ultimately provided through the inter‐district mobility integration services. 
 



 
    Conceptual route map indicating transport hub, PVS with feeder routes

                                                                           Carolina
                                                 Hendrina




            PVS                                     Ermelo 
          Secunda                                 node (hub)
                                                                                Amsterdam




                    Standerton                                                  Piet Retief


                                                        Volksrust

                                                                                                    
Fig 2.10: Illustrative Example of Provincial Wide Transport Plans 
 
2.3.       Travel Demand Analysis
 
Detailed  travel  demand  analysis  was  undertaken  within  the  context  of  the  parameters  outlined  above.    This  analysis 
was applied to determine the route demand (e.g. number of spectators), the geographical trip origin and end point, the 
frequency  of  service  and  the  impact  of  the  resulting  traffic  on  the  network.    In  this  context  the  following  travel 
forecasting and parking demand assessment activities were undertaken: 
 
•          Travel forecasting: 
           o Match and non‐match day traffic estimation (based on match and FFF attendance) 
            o Modal split (number of personal vehicle, MBT, bus and walk trips) 
            o Traffic arrival rate and subsequent peak traffic flow occurrence 
•           Trip origins (geographical location of match and non‐match day trip origins): 
           o FIFA  Family  and  Very  Very  Important  Person  (VVIPs)  were  assumed  to  be  based  at  Riverside 
                accommodation from arrival via KMIA 
            o MATCH  and  other  hospitality,  Very  Important  Person  (VIPs),  media  STGs  were  assumed  to  occupy  the 
                majority of 4 and 5 star accommodation in Nelspruit 
           o Origin of international and national spectators based on availability of beds in Nelspruit and major towns 
                surrounding Nelspruit (assumed an 85% uptake of all accommodation available) 
            o Majority of international and national spectators were assumed to travel from transport hubs located in 
                major city centres (such as Johannesburg, Pretoria and Polokwane) 
           o Origin  of  local  and  regional  spectators  based  on  town  population  size  and  what  was  considered  a 
                reasonable travel time to the Mbombela Stadium and FFF 
•          Parking demand analysis: 
           o Capacity of P&R venues to accommodate the peak hour match and non‐match day vehicles 
•          Traffic Demand Analysis: 
           o Analysis of background traffic flow (hourly traffic volumes) and match day traffic assignment (using the 
                Nelspruit SATURN Travel Demand Model) 
•          Roadway Capacity Analysis: 
           o Identification of capacity constraints within the network, particularly at intersections 
           o Level of service values 
           o Identification of bottlenecks and general network operations and input into TMP 
 


 
In summary, other than informing the detailed route planning and scheduling, the analysis yielded the following overall 
conclusions.  
 
•            Disaggregated  spectator  trips  both  regional  and  local  (both  air  and  land‐side  arrivals),  discussed  in  greater 
             detail in Section 5 
•            Total demand of spectator trips from Nelspruit itself is shown in Drawing 3 
•            Total demand of residents and visitors from Mpumalanga is shown in Drawing 4 
•            Total demand of visitors outside of Mpumalanga is shown in Drawing 5 
•            Peak hour, pre‐ and post‐match travel demands in Nelspruit CBD itself, from public transport facilities to the 
             stadium and FFF are illustrated in Drawings 6 aqnd 7 
•            Total demand at stadium and FFF from public transport facilities is illustrated in Drawing 8 
 
The total travel demand for SA 2010 was determined for the busiest day in Nelspruit, Day 13 of the tournament.  In 
reality it transpired that Day 10, 20 of June 2010, was the busiest match day for Nelspruit with some 38 000 spectators 
transported to and from the match and several thousands more on to the FFF after the match. 
 
2.3.1.           Detailed Analysis and Modelling
 
The Nelspruit SATURN Model was applied to ascertain the impact of match day traffic on the road network, particularly 
at critical intersections.  The base year model was updated and recalibrated to reflect current network operations. 
 
Nelspruit,  from  a  traffic  management  perspective,  was  fortunate  to  have  three  of  its  four  games  occurring  during  a 
public holiday, weekend or at night, when the background traffic was relatively low.  The key scenarios modelled are 
summarised in the table below, clearly indicating the greatest challenge in terms of background traffic was shown to be 
Day 15: 
 
Table 2.11: Model Scenarios 
                                                   Background Traffic:              Background Traffic:             Stadium/FFF 
                   Date and    Background               Inbound                         Outbound                   Peak Hour Flow 
    Model 
                   Time of     Traffic                           % of PM                          % of PM 
    Scenario                                      Inbound                       Outbound                           In‐          Out‐ 
                   Match       Scenario                         Peak Hour                        Peak Hour 
                                                    Hour                          Hour                            bound        bound 
                                                                  Traffic                          Traffic 
    1              16/06/10    Low             12:00 ‐ 13:00           25%  15:30 – 16:30                  25%         50%        75% 
                   13:30 
    2              20/06/10    Low             14:30 – 15:30           25%  18:00 – 19:00                  15%         50%        75% 
                   16:00 
    Same as 2      23/06/10    Low             19:00 – 20:00           25%  22:30 – 23:30                  15%         50%        75% 
                   20:30 
    3 (worst       25/06/10    High            14:30 – 15:30           70%  18:00 – 19:00                  55%         50%        75% 
    case           16:00 
    scenario) 
 
The level of service (LOS) and implications for key intersections (some 31 intersections) in and around Nelspruit were 
analysed, to determine the graphical results of intersection delays, specifically to ascertain the Day 15 impacts.  These 
were  examined  and  addressed  in  Section  5:  Road  Closure  and  Traffic  Management;  as  well  as  in  the  signalling  plan, 
developed for Nelspruit to be implemented on match days. 
 
2.3.2.           Match Day Demand
 
The  high  level  travel  demand  estimation  for  match  days  was  based  on  an  assumption  of  high  interest,  with  full 
attendance at the stadium and FFF.  The capacity of the Mbombela Stadium was assumed to be 45 000 spectators and 
the  capacity  of  the  FFF  to  be  30 000  spectators.    A  summarised  geographical  representation  of  this  high  demand 
scenario developed is illustrated in the figure below. 
 




 
                                                                                                                                           
Fig 2.11: Travel Demand Match Day (Pre‐match demand) 
 
It should be noted that the demand estimation calculated for the after match spectators moving from the stadium to 
FFF  over  the  peak  hour  (outbound)  was  estimated  at  1  453  spectators,  as  illustrated  in  Figure  2.7.    This  demand 
estimation  did  not  consider the  impact  of the  potential  spectator  demand  for  individual  matches  occurring  after  the 
Nelspruit match.  This estimate was based on an average estimate of 20% of fans returning to the FFF and 80% going 
back  to  their  original  P&R.    Based  on  the  match  schedule,  a  high  level  analysis  indicated  that  following  match  days 
would  have  a  high  spectator  demand  in  terms  of  spectators  leaving  the  stadium  to  attend  the  FFF  to  view  a  high 
interest match played elsewhere in the country: 
 
•           Wednesday, 16 June2010 – Match at Mbombela Stadium at 13:00; and 16:00 match Spain vs Switzerland 
•           Sunday, 20 June 2010 – Match at Mbombela Stadium at 16:00; and 20:30 match Brazil vs Cote d’Ivoire 
•           Wednesday, 23 June 2010 – Match at Mbombela Stadium at 20:30; no later match 
•           Friday, 25 June 2010 – Match at Mbombela Stadium at 16:00; and 20:30 match Chile vs Spain 
 
Based on this expectation, three out of the four match days were envisaged to potentially cater for a high demand on 
egress to move spectators from the stadium to FFF.  To accommodate this, it was recommended that an overlay public 
transport service be provided to cater for at least 4 000 fans in the peak hour from the stadium to FFF.  
 
It  should  be  noted  that  the  expected  demand  for  spectators  at  egress  wishing  to  move  directly  to  the  FFF  after  the 
match did not fully materialise, due to a perceived lack of interest in the FFF, with greater movement of foreign fans to 
the fan mile. 
 
2.3.3.     Pedestrian Demand
 
The  objective  of  the  pedestrian  demand  modelling  was  to  evaluate  the  spatial  infrastructure  requirements  (both 
permanent and temporary) required to enable safe pedestrian movement into and out of the FFF and stadium precinct.  
Spatial  adequacy  of  walk  routes  between  the  various  P&R  and  P&W  facilities  were  assessed  on  a  macroscopic  basis.  
The  operational  pedestrian  mobility  plans  developed  were  based  on  ensuring  the  busiest  match  day  periods  were 
acceptably accommodated. 
 



 
The pedestrian demand models developed, aimed to replicate reality so that they could be applied as a predictive tool 
to inform decisions about infrastructure planning and crowd management.  Safety was of paramount importance when 
designing  infrastructure  and  crowd  management  interventions.    Secondary  to  safety  was  ensuring  operational 
efficiency  and  ability  to  access  event  venues,  coupled  with  ensuring  spectator  enjoyment.    The  modelling  was 
specifically focussed on locations where pedestrian volumes had the potential to increase rapidly causing congestion, 
such  as  transport  interchanges,  station  platforms  and  sport  stadium  exits.    Evacuation  times  and  routes  were  also 
tested applying the pedestrian modelling software. 
 
The TCQSM LOS classifications were applied in the modelling undertaken.  This approach provided for a sufficient, but 
broad indication of the levels of pedestrian congestion.  
 
2.3.4.     FFF Demand
 
In  estimating  the  demand  at  the  FFF,  various  characteristics  of  the  match  schedule  were  taken  into  consideration.  
These included match groupings, times of matches i.e. during or after work hours, number of matches per day, high or 
low interest matches, and Friday matches.  The estimated FFF attendance was thus categorised as follows:  
 
•          Opening Match: 11 June 2010 
           o Nasrec Stadium (SA vs Mexico): 16:00 
           o Estimated 30 000 at FFF 
           o Green Point Stadium (Uruguay vs France): 20:30 
•          Group Stage Matches: 11 to 25 June 2010, 3 matches per day (13:30, 16:00 and 20:30) 
           o Estimated Weekend Peak: 15 000 
           o Estimated Weekday Peak: 10 000 
           o 16 to 20 June 2010 ‐ High interest matches + public holiday weekend: 15 000  
           o 14 to 15 une 2010, 21 to 24 June 2010 ‐ Low interest matches + weekdays: 10 000  
           o 25 June 2010 – High interest match (Portugal vs Brazil) + Friday after working hours: 20 000 
•          Round of 16:  26 to 29 June 2010, two matches per day (16:00 and 20:30) 
           o Estimated weekend peak: 20 000 
           o Estimated weekday peak: 15 000 (all matches were after work hours) 
•          Quarter, semi‐finals and finals: 2 July 2010 to 11 July 2010  
           o Estimated weekend peak: 30 000 
           o Estimated weekday peak (all matches are after work hours): 25 000 
•          Rest Days 
           o Wednesday, 30 June 2010 and Thursday, 1 July 2010 
           o Sunday, 4 July 2010 and Monday, 5 July 2010 
           o Thursday, 8 July 2010 and Friday, 9 July 2010 
 
The above information is illustrated in Figure 2.8. 
 




                                                              
Fig 2.12: FFF on Match Day                                          




 
                                                                                                                       
Fig 2.13: Non‐Match Days Demand at FFF 
 
It was anticipated that the majority of spectators attending the FFF would be locals living in Nelspruit and international 
tourists who made their base camp in Nelspruit for the duration of the event, or, travelling in between matches and 
happen to be in Nelspruit on any one of those days.  The demand did not anticipate spectators travelling from regional 
transport hubs such as Johannesburg, Pretoria or Polokwane simply to attend the FFF in Nelspruit. 
 
2.3.5.     Arrival Rate at FFF
 
The  initial  round  of  matches,  the  Group  Stage  Matches,  had  three  matches  scheduled  throughout  the  day  at  13:30, 
16:00  and  20:30.    It  was  anticipated  that  the  20:30  match  would  draw  the  largest  number  of  spectators  and  that 
spectators would arrive at 11:30 for the 13:30 match (one hour after the FFF opening).  Figure 2.9 estimates the arrival 
pattern for a weekend Group Stage Match, peaking at 15 000 spectators. 
 




 
                                               Assume base flow of 8 000 fans




                                                                                                                           
Fig 2.14: Group stage matches ‐ Arrival and Departure Pattern 
 
The  rest  of  the  match  schedule  anticipated  arrival  pattern  was  calculated  on  the  same  basis  and  are  illustrated  in 
Appendix B. 
 
 




 
3.          PROJECT MANAGEMENT
 
3.1.        DELIVERY PROGRAMME
 
The  overall  delivery  programme  for  the  MLM  SA  2010  transport  operational  plan  was  a  two  pronged  multi‐phase 
approach  to  ensure  that  adequate  technical  specifications  were  developed  and  that  the  procurement  of  goods  and 
services  for  the  event  was  not  delayed  by  a  lengthy  procurement  process.    The  delivery  programme  concept  is 
illustrated in the figure below. 
 
 
   CONTRACT 16/2009 EVENT TRANSPORT 
  MANAGEMENT SERVICES 
 
 
                                               SUPPLY 
                                               TECHNICAL 
 
                                               SPECIFICATIONS 
                                                                                             EVENT 
                                                                                             MONITORING 
                                                                                                             DECOMMISSIONING 
                                                                                                                     & POST EVENT 
                                                                                                                     REPORT 
    ESTABLISH SERVICE DATABASE PREQUALIFY       GOODS & SERVICES          RECEIVE GOODS AND 
    SERVICE PROVIDERS                           PROCUREMENT PERIOD        SERVICES 
                                                BY CLOSED TENDER 
 
 
Fig 3.1: Delivery Programme Concept 
 
The project plan (GANTT) made provision for the monitoring and evaluation prior to, during and post the event as part 
of  the  overall  strategy  for  the  implementation  of  the  TOP.    This  project  management  function  included  a  delivery 
programme aligned to the project’s phases. 
 
3.1.1.      Contract 16/2009
 
The details of Contract 16/2009 involved the generation of an operational process and technical specification across the 
five functional areas namely: 
 
•          Human Resources and Training 
•          Traffic Operations and Management 
•          Fleet Systems and Procurement 
•          Venue Transport and Planning 
•          Communications, Signage and Marketing 
 
3.1.2.      Client Reports and Meetings
 
The goal of the TMC was to ensure a delivery process that was on time and under budget to implement the transport 
operations  plan.    Progress  reports  were  supplied  to  the  client  weekly  and  then  monthly  as  the  event  drew  closer  to 
facilitate knowledge transfer and risk identification and resolution.  Scheduled minuted meetings took place to further 
facilitate understanding of the process and progress and for the client to provide feedback from the Local Organising 
Committee (LOC) and OC (National Organising Committee) and integrate new requirements. 
 
3.1.3.      Transport Operations Programme (GANTT)
 
Programme management was established within the first week of the project.  The implementation period comprised 
eight  months  to  the  start  of  the  event  and  the  short  timeline  was  identified  as  a  potential  risk  that  needed  to  be 
managed.  Weekly progress reports were received from the TMC workstreams and the Gantt was updated.  A Gantt 
evaluation to determine the actual versus planned was implemented in conjunction with reports generated and provide 


                              NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                 24
 
to the client.  Line items that were falling behind were identified and action to bring the line item back on track was 
provided.  Initially, the focus of the Gantt was to measure the critical line items and manage those risks. 
 
The project’s five phased approach was aligned to the following timeline: 
 
•          Operational Framework                           :  July 2009 ‐ January 2010 
•          Detailed Plans and Workstreams (22 Plans)  :  February 2010 ‐ May 2010 
•          Implementation Plan                             :  February 2010 ‐ May 2010 
•          Delivery Phase                                  :  May 2010 ‐ July 2010 
•          Post Event Evaluation                           :  July 2010 ‐ September 2010 
 
The decommissioning process culminated in the compilation of an after action report (this report) which encapsulated 
lessons learnt during the project’s lifecycle. 
 
The overall programme is attached in Appendix C. 
 
3.2.       INTERNAL COMMUNICATIONS PROCEDURES
 
A document was developed that provided comprehensive procedures on how the TMC processed communications for 
the  duration  of  the  project  it  was  appointed  to  undertake  by  the  MLM.    The  internal  communications  procedures 
included the following: 
 
3.2.1.     Document Preparation and Compilation
 
Templates and documentation formatting was developed and implemented by the TMC. 
 
3.2.2.     Document Management and Quality Control
 
A  document  management  system  was  developed  in  order  to  register  and  monitor  documentation  throughout  the 
project duration.  Documentation was processed using an internal quality control system that required approval and 
sign off by various internal stakeholders and finally by the client. 
 
3.2.3.     Internal and External Stakeholder Liaison
 
A  communications  framework  structure  was  developed  and  is  detailed  in  figure  3.2.    Through  this  framework, 
stakeholder  and  roleplayer  liaison  was  implemented  to  interact  at  internal  and  external  levels.    Taking  the 
communications framework into consideration the internal communications process is detailed below: 
 
3.2.3.1 Internal Liaison
 
Three levels of project specific meetings were held for the duration of the project.  These included: 
 
•         A TMC Technical Meeting was held weekly on Wednesdays and attended by workstream leaders, the project 
          leader,  the  project  manager, administration  assistant  and  additional  TMC  members as  and  when  required.  
          The meeting was formalised and recorded through the provision of an itemised activity schedule. 
•         A  TMC  Executive  Management  Committee  Meeting  was  held  monthly  and  attended  by  the  executive 
          committee  representatives,  the  project  leader  and  the  project  manager.    It  was  formalised  and  recorded 
          through the provision of an agenda, meeting attendance register and minutes 
•         A  TMC  Client  Meeting  was  held  bi‐weekly  on  Wednesdays  directly  after  the  TMC  Technical  Meeting  and 
          attended by executive committee representatives, the project leader, the project manager, the client and the 
          client’s  agent.    The  meeting  was  formalised  and  recorded  through  the  provision  of  an  agenda,  meeting 
          attendance register and minutes 
 
 



                            NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                          25
 
3.2.3.2 External Liaison
 
The  TOP  internal  communications  implementation  plan  was  developed  within  the  transport  workstream  and  took 
cognisance  of  the  overall  MLM  SA  2010  management  and  coordination  and  other  stakeholders  such  as  the  LOC  and 
NDoT,  to  ensure  integration  and  the  successful  delivery  of  the  event  as  per  the  host  city  agreement.    The  plan 
considered  institutional  arrangements  with  all  relevant  stakeholders  and  roleplayers  which  led  to  the  delivery  of  an 
integrated  transport  system  that  recognised  transport  in  the  MLM,  province  and  country  as  a  whole  as  they  were 
inextricably linked.  The plan considered and developed specific communication frameworks for different stakeholders 
and roleplayers to deliver the transport system effectively. 
 
A  directory  of  external  contacts  was  compiled.    All  contractual  communication  including  project  management 
responsibilities  was  undertaken  by  the  Project  Leader  and/or  Executive  Management  Committee.    Meeting  requests 
from  a  workstream  to  MLM  or  other  external  stakeholders  or  parties  was  co‐ordinated  by  the  Project  Leader.  
Workstreams informed the Project Leader and Project Manager of any meeting invitations.  All written communications 
such  as  emails  and  documentation  released  externally  were  copied  to  the  Project  Leader  and  Project  Manager.    All 
meetings were documented by the workstream hosting or attending an external meeting. 




                             NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                             26
 
                                                                                                                     Agreement                                                                                                              Contract

 
                                                                                                                                                                                   FIFA
                               HOST COUNTRY
                                                                                                                                                                                                                                              MATCH
                                SA Government
                                                                                                                                                                                   LOC
 
                     National Departments
                           eg NDoT
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       Mozambique
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    2010 Co-ordination
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Isabel Macie (TBC)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      Swaziland
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  2010 Co-ordination
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   Appollo Maphalala
                                                                                                                                                                            LOC MLMHC
                                                                                                                                                                           Venue Manager
                                                                                                                                                                              Velly Mahalangu
                                                                                                                                                                                                                                                 MLM SA 2010
                                                                                                                                                                                                                                                                                     MBOMBELA LOCAL
                                                                     MPUMALANGA
                                                                      PROVINCE
                                                                                                                                                         LOC MLMHC                             LOC MLMHC
                                                                                                                                                                                                                                            Programme Managers
                                                                                                                                                                                                                                                 Platinum Sport
                                                                                                                                                                                                                                                                                       MUNICIPALITY
                                                                                                                                                                                                                                                                                      SA 2010 Host City                                MLM LED & Tourism
                                                                                                                                                     Venue Assi stant Manager              Logistics & Transport                            Neil Fourie/Roelf Kotze
                                                                                                                                                        Samki Phenyhane                           Calvin Blooms
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  MLM Departments
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       Mathilda van Niekerk
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      MLM Communications
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          Joseph Ngala
                                                                   2010 Co-ordination                                                                                                                                                                                                 2010 Co-ordination                                                                               Major Stakeholders
                                                                      James Gibb                                                                                                                                                                                                         Differ Mogale                                                                                 eg MTPA, Transport
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           SPs, SABC

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Chief Admin Officer
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Busi Sithole

 
      Integrated
    Infrastructure
         TBA
                       Safety & Security
                        Lesley Nxumalo
                                                         IT&T
                                                    Senzo Nkonyane
                                                                                     Legacy &
                                                                                   Sustainability
                                                                                       TBA
                                                                                                             Finance & Legal
                                                                                                                  TBA
                                                                                                                                            Marketing
                                                                                                                                        & Communications
                                                                                                                                              TBA
                                                                                                                                                                                                                     Integrated
                                                                                                                                                                                                                   Infrastructure
                                                                                                                                                                                                                                            Safety & Security
                                                                                                                                                                                                                                             Welcome Nkuna
                                                                                                                                                                                                                                                                                IT&T
                                                                                                                                                                                                                                                                            Saint Radebe
                                                                                                                                                                                                                                                                                                          Legacy &
                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Sustainability
                                                                                                                                                                                                                                                                                                       Khethiwe Malaza
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Finance & Legal
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          TBA
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Marketing
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              & Communications         Other Stakeholders
                                                                                                                                                                                                                  Lawrence Mabasa                                                                                                                                Ronny Moyo
 
                                                                                                                                                      Culture, Sport
                                                                                                                             Communications
                                                                                                                               Janine Julies
                                                                                                                                                      & Recreation
                                                                                                                                                      Nomuso Khathi
                                                                                                                                                                                                  Stadium Project
                                                                                                                                                                                                   Co-ordinator
                                                                                                                                                                                                   Platinum Sport
                                                                                                                                                                                                                               Transport Project
                                                                                                                                                                                                                                 Co-ordinator
                                                                                                                                                                                                                                 Velly Mapaila

                                                                                                                                                                                                     Neil Fourie
                                                                                                                                                                                                                             Programme Manager

                                                                                                                                                                                                                                     Delca
                                                                                                                                                                                                                               Richard Palkowski


                                                                                                                                                                                                                              Transport Systems
                                                                                                                                                                                                                                   Planner

                                                   Ngangala                  Gert Sibande                  Ehlanzeni
                                                                                                                                                                                                                                    Delca
                                                                                                                                                                                                                              Andrew Dhebideen


                                             District Municipality        District Municipality      District Municipality



                                              2010 Co-ordination           2010 Co-ordination        2010 Co-ordination
                                                                                                                                                                                                      Project Executive
                                                                                                                                                                                                        Grant Ranger
                                                                                                                                                                                                                                  Project Executive
                                                                                                                                                                                                                                   Jarendra Reddy
                                                                                                                                                                                                                                                                Project Executive
                                                                                                                                                                                                                                                                  Craig Simmer
                                                                                                                                                                                                                                                                                              Project Executive
                                                                                                                                                                                                                                                                                                Rusty Russell




                                                                                                                                                                     MANAGEMENT
                                             Charles Makola (TBC)            Sipho Mhlambi             Mduduzi Nkosi




                                                                                                                                                                      EXECUTIVE
                                                                                                                                              GENERAL
                                                                                                                                            MANAGEMENT
                                                                                                                                          IMPLEMENTATION
                                            Local Municipalities         Local Municipalities       Local Municipalities
                                            Delmas
                                            Emalahleni
                                                                         Albert Luthuli
                                                                         Msukaligwa
                                                                                                    Umjindi
                                                                                                    Bushbuckridge
                                                                                                                                            & MONITORING
                                                                                                                                                                                                                   Project Manager                 Project Leader
                                                                                                                                                                                                                                                                               Procurement
                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Admin Assistant
                                                                                                                                                                                                                                                                              Project Manager
                                            Steve Tshwete
                                            Emakhazeni
                                            Thembisile
                                                                         Mkhondo
                                                                         Seme
                                                                         Lekwa
                                                                                                    Nkomazi
                                                                                                    Thaba Chweu
                                                                                                                                                                                                                    Amanda Lubbe                    Leon Botha
                                                                                                                                                                                                                                                                               Ridwaan Khan
                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Lorna Silubane



                                            Dr JS Moroka                 Dipaleseng
                                                                         Govan Mbeki
                                                                                                                                                                                                                                                   Communications,
                                                                                                                                                                                      Venue Transport
                                                                                                                                                                                        & Planning
                                                                                                                                                                                                                     Traffic Operations
                                                                                                                                                                                                                      & Management
                                                                                                                                                                                                                                                   Signage & Public
                                                                                                                                                                                                                                                      Information
                                                                                                                                                                                                                                                                              Fleet Systems
                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Human Resources
                                                                                                                                                                                                                                                                                                           & Training
                                                                                                                                               FUNCTIONAL
                                                                                                                                                 AREAS

                                                                                                                                                                                    Workstream Leader               Workstream Leader         Workstream Leader            Workstream Leader           Workstream Leader
                                                                                                                                                                                       Hallie Stoller                 Adrian Brislin             Devin Smith                 Nelson Burns                Peter Mpuang


 
                                                                                                                                                                                                TBA
                                                                                                                                                                                                                    Transport Engineer
                                                                                                                                                                                                                    Rochelle Rajasakran
                                                                                                                                                                                                                                               Communications,
                                                                                                                                                                                                                                              Marketing & Branding
                                                                                                                                                                                                                                                Felicity-Ann Bell
                                                                                                                                                                                                                                                                          Transport Economist
                                                                                                                                                                                                                                                                               Ken Briggs
                                                                                                                                                                                                                                                                                                       Skills Development
                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Mpumi Kubheka

                                                                                                                                                SUPPORT
                                                                                                                                               RESOURCES
                                                                                                                                                                                                                  Administration Support
                                                                                                                                                                                                                     Chiren Chaithran


 
Fig 3.2: Integrated Communications Framework 




                                                                                                                                                                  NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                                                                                                                                             27 
 
3.3.          FINANCE AND BUDGETS
 
An extensive programme of planning, design of public transport systems and infrastructure had been undertaken, 
taking cognisance of budget constraints and reducing delivery timeframes. The overall programme is on‐going (i.e. 
post  2010)  and  is  intended  to  meet  national  public  transport  objectives  /  strategies.  The  planning  and 
implementation of the projects with PTIS funding (illustrated in the tables below) has generally been based on: 
 
•          National parameters for public transport infrastructure improvements 
•          MLM ITP priority projects and the PTAP 
•          SA 2010 priority projects 
•          Funding allocation over the next three financial years 
 
Table 3.1: Funding Summary 
    Source                                                                                     Funding 
    Host City (Approved PTIS)                                                                                  R 481.3 mil
    Province (Nelspruit PT Hub)                                                                                R 120.0 mil
    Province and National (P166 and N4 Bypass)                                                             > R 1 200.0 mil
    Host City (Current PTIS 2011 ‐ 2014)                                                                       R 768.5 mil
 
Table 3.2: Operations Budget and Actual Expenditure 
                                                                                                           Budget         Budget
    Workstream                                  Budget           Expenditure            Variance 
                                                                                                          Utilisation     Saving 
    HR and Training                          R5 414 566.00        R3 743 738.19       R1 670 827.81              69%            31%
    Traffic Operations and 
                                             R2 800 000.00        R2 757 085.00           R42 915.00             98%            2%
    Management 
    Fleet Systems Procurement and 
                                            R19 283 000.00      R16 402 743.00        R2 880 257.00              85%            15%
    Management 
    Venue Transport and Planning            R10 110 550.00        R5 911 817.57       R4 198 732.43              58%            42%
    Communications, Signage and 
                                             R5 928 905.67        R3 311 431.92       R2 617 473.75              56%            44%
    Marketing 
    Dry Runs                                 R1 600 000.00        R1 421 166.76          R 78 833.24             89%            11%
    Total excl VAT and Contingencies       R45 137 021.67       R33 547 982.44        R 1 589 039.23             74%            26%
 
Note  The  above  operations  budget  excludes  items  undertaken  outside  the  TMC  projects  such  as  the 
information system at KMIA and components of pedestrian control measures that were for the fan mile, FFF and 
Mbombela Stadium. 
 
3.3.1.        Budget Expenditure
 
The operations budget had been amended in April 2010 and as a result approximately 50% of the HR and Training 
Workstream funds had been cut, which in turn meant 50% of the recourses (volunteers) had to be cut. The HR and 
Training Workstream had to evaluate the level of service possible with the diminished capacity as dictated by the 
amended budget. The remaining workstreams had also been affected but not as severely as Hr and Training.  
 
Fleet management had been re‐evaluated and the Minibus Taxi and bus contracts were finalised once the budget 
had been approved and signed off.  Venue operations, Communication and signage had to evaluate the level of 
service that could be provided with the revised budget allocation.  
 
The procurement strategy had been adjusted to comply with the remaining budget. 
 
•          Human  Resources  and  Training:  Overall  Budget  utilisation:  69%  with  31%  saving  due  to  a  cost  saving 
           drive  
•          Traffic Operations and Management: Overall Budget utilisation: 98% with 2% saving 

                       NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              28
 
•            Fleet Systems and Procurement: Overall Budget utilisation: 75% with 25% saving 
•            Venue  Transport  and  Planning  :  Overall  Budget  utilisation:  58%  with  42%  saving  due  to  skilled 
             negotiations and a cost saving focus 
•            Communications,  Signage  and  Marketing:  Overall  Budget  utilisation:  56%  with  44%  saving  due  to 
             negotiations with suppliers 
 
3.3.2.       Lessons Learnt
 
The following lessons were learnt during the project’s financial lifecycle: 
 
•            Although  the  strategic  planning  required  flexibility  during  implementation  and  operations,  the  cost 
             impact was the key element in delivery 
•            Timeous budget finalisation and approval is imperative to provide a high level of service and to award 
             sensitive contracts 
•            The  estimation  for  service  levels  should  be  financially  modelled  on  the  maximum  and  minimum 
             requirements 
 
3.4.         PROCUREMENT OF GOODS AND SERVICES
  
Section  111  of  the  Municipal  Finance  Management  Act  required  each  municipality  to  adopt  and  implement  a 
supply  chain  management  policy;  furthermore  the  Preferential  Procurement  Policy  Framework  Act  required  the 
implementation of this act in the policy.  The goal of this policy was to provide a mechanism to ensure sustainable 
and accountable supply chain management, whilst promoting black economic empowerment. 
 
As part of the holistic approach to this event the procurement of event specific products and services was critical. 
It  was  imperative  to  fast  track  the  procurement  plan  in  order  for  the  products  and  services  required,  to  be 
available  for  the  event.    The  table  below  illustrates  the  procurement  process  development  and  a  concise 
implementation plan. 
 
Table 3.3: Procurement Tasks 
    Procurement Tasks                      Planned Deliverable Activity                        Actual Deliverable Activities 
                                            Determine the actual requirements for all          Estimated budgets had been 
                                            the workstream leaders and finalise the            compiled and re‐assessed after 
                                            products and services List                         April 2010 budget cuts.  
                                            Determine budgets and cash flows                   The signed off and approved 
    Assess quantum and estimated                                                               budget had been utilised to 
    budgets, costs and cash flows with                                                         determine the cash flow and 
    the workstream leaders                                                                     payment schedule 
                                            Research cost of products and services             Costing of products and 
                                                                                               services were concluded 
                                                                                               before the April 2010 budget 
                                                                                               cut. 
    Identify standard registered            Analyse products and services suppliers            A Delca Systems Supplier 
    supplier lists on the MLM Supplier      currently on MLM Supplier Database and             Database had been established 
    Database                                determine additional requirements                  and updated with supplier 
                                                                                               details and later utilised for 
                                                                                               quotations.  
    Procure and upload various other        Through the expression of interest process         Services not readily available 
    necessary suppliers to the database     suppliers will be identified and loaded onto       had been researched and 
    where applicable, through MLM           the supplier database, based on their              suppliers requested to fill in 
    Supply Chain Management                 products and services delivery                     the application form to be 
                                                                                               added on the Delca Systems 
                                                                                               Database  
                                        


                         NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                            29
 
    Procurement Tasks                      Planned Deliverable Activity                       Actual Deliverable Activities 
    Develop standard contracts and         The appropriate contract formats will be           Standard contacts had been 
    Standard Letters of Appointments       identified and SLAs put in place for the           developed and put in place 
    (SLA) for the procurement of the       delivery of products and services 
    various products and service 
    Support workstream leaders to          The identification and development of              Workstream specific item 
    generate and facilitate the            standard contracts and SLAs will ensure            requirements and specification 
    generation of contracts,               clear guidelines for the use of these              had been identified with the 
    specification and/or SLAs              documents. Facilitate a clarification working      workstream leaders and placed 
                                           session with all workstream leaders to             on the procurement 
                                           determine the process of generation of             requirement list. 
                                           contracts, specifications and SLAs 
    Facilitate the procurement of          Determine the procurement process that             Procurement process by 
    products and services                  will be utilised and adapt for SA 2010             means of 3 quotations for all 
                                                                                              products and services where 
                                                                                              applicable had been utilised 
    Manage and/or monitor the              Monitor and manage the delivery process            Monitoring of the delivery 
    progress and process of delivery       undertaken through weekly progress                 process of all the products and 
                                           updates                                            services had been closely 
                                                                                              monitored and evaluated  
 
3.4.1.       Procurement Process
 
A formal procurement process was developed and each workstream identified the goods and services required to 
implement and operate the event transport system.  Service providers were called upon to register on a formal 
database  which  was  used  as  part  of  the  request  for  quotations  process.    The  procurement  process  is  outlined 
below: 
 
•          Identified goods and services required 
•          Called on service providers to register on procurement database 
•          Database development of suitable service providers including screening and identification 
•          Interviewing three suitable suppliers according to field of expertise 
•          Determined  specifications,  bill  of  quantities  (BoQ)  and  scope  of  works  in  conjunction  with  the 
           workstreams 
•          Request for quotations (RFQ) provided to three selected service providers for pricing 
•          The RFQs contained the following: 
           o Scope of work, BoQ and technical specifications 
           o Field of service (Signage, IT) 
           o Closing date of RFQ and delivery address 
•          Adjudication of three suppliers costing and technical recommendation 
•          Provided to client for approval 
•          Received approval and appointed service provider 
•          Monitored and evaluated service provider prior to, during and after the event operations 
•          An assets register including the identification of lost and stolen items was provided and all equipment 
           was handed to the MLM after the event 
 
The list below identified some of the procurement areas: 
•           
•          IT communications 
•          FF&E hardware including traffic equipment 
•          Road signage 
•          Temporary venue signage 
•          Two‐way radio communication 
•          Publication printing 
•          Logistic company 

                         NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                           30
 
•        Catering requirements 
•        Clothing for the drivers 
•        Vehicle branding 
 
3.4.2.   Lessons Learnt
 
The following lessons were learnt during the procurement proceess: 
 
•         Delivery schedules are imperator as time is a major factor 
•         A co‐ordination process system from contractual requirements to actual payments should be planned 
          and implemented during the planning phase 
 
                                    




                     NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM               31
 
4.           HUMAN RESOURCES AND TRAINING
 
An important element of the transport operations plan was to plan and implement an effective programme for the 
transport workforce required to operate the host city’s event transport system.  The strategic objectives of this 
programme were as follows: 
 
•         Develop  guidelines  for  the  recruitment,  selection,  and  training  of  transport  workforce  volunteers  and 
          drivers  
•         Alignment of strategic documents with the necessary FIFA/LOC requirements 
•         Provide  strategic  advice  and  guidance  on  volunteers  and  operational  staff  issues  during  the  project’s 
          lifecycle 
 
4.1.         PLAN
 
A scope of works plan was compiled to develop, train and co‐ordinate the transport workforce utilised during the 
event operations.  The plan was based on two main elements: 
 
•          Determining and implementing the resource requirements 
•          Training the resources 
 
A  description  of  the  tasks  and  activities  required  to  deliver  the  implementation  plan  was  developed  and  is 
provided in the table below: 
 
Table 4.1: HR Tasks and Activities 
  Human Resources and Training Tasks                                Deliverable Activity

    Training Delivery Methods 
    Research and verify content of training requirements          Determine training content and other requirements
    Interface with LOC and provincial volunteer programmes        Formal inception meeting with LOC and Province 
                                                                  Volunteer Programme 
    Generate skill set requirements for volunteers and staff      Package of job descriptions and classifications
    Identify Unit Standards                                       Align training content with appropriate unit standards
    Formulate SETA and TETA registrations and requirements        Explore and investigate registered providers
    Understand local or regional accredited training              Develop database of training service providers
    providers 
    Identify possible training venues and locations               Develop database of venues and locations
    Develop method statement and preliminary cost                 Technical note on method and costs 
    estimates 
    Develop training schedules                                    Training schedule developed  
    Implementation plan, sign off and procurement                 Implementation plan to start in June 2010
    Venue Specific Training 
    Mobilise to training venue                                    Attend first venue specific training session
    Implement and monitor training programmes                     Evaluation report on training 
    Workforce Plan 
    Review of VTOPs and operating plans                           Preliminary head count
    Identify resource classifications                             List of job titles with classification requirements
    Generate job descriptions                                     Job descriptions determined according to functional 
                                                                  areas 
    Generate schedules of resources and equipment                 Schedule of resources and equipment 
    Generate shift requirements and timetables                    Timetables of work shifts  


                          NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                          32
 
    Human Resources and Training Tasks                             Deliverable Activity

    Formulate contracting and employment mechanisms                Template contract 
    Develop workforce plan and sign off                            Technical note on work force plan 
    Preliminary cost estimates                                     Table of cost estimates
    Feed into Training Delivery Methods and Procurement            Handover of final products for task 
    Driver Training and Accreditation Programmes
    Identify drivers and/or service providers                      Database of drivers and service providers 
    Identify number of drivers required or provided                Database of drivers
    Determine needs and identify gap analysis                      Determine the training gap and recommend
    Engage industry stakeholders                                   On‐going engagements
    Review NDoT driver standards and industry regulations          Technical note on industry standards and regulations
    Develop overall driver training and accreditation              Driver training plan and accreditation process mostly 
    programmes                                                     determined with service providers 
    Mobilise to training venue                                     Attend first driver training Session 
    Implement and monitor training programmes                      Evaluation report on training 
    Decommissioning Procedures                                     Decommissioning procedure and after action report
 
4.1.1.       Stakeholder Engagement
 
Stakeholder  liaison  was  a  major  requirement  to  develop  the  implementation  plan.    The  Human  Resources  and 
Training workstream formed part of the SA 2010 MLM volunteer programme, a recognised body tasked with the 
responsibilities  of  providing  strategic  advice  and  guidance  on  volunteer  and  operational  workforce  issues.    The 
working group comprised a host of stakeholders, as follows: 
 
•          MLM SA 2010 
•          Ehlanzeni District Municipality 
•          MPG Department of the Premier 
•          MPG Department of Cultural Affairs, Sport and Recreation 
•          LOC 
•          South African Football Association 
•          National Youth Development Agency 
•          Love Life (NGO/NPO) 
•          Mpumalanga Tourism and Parks Agency 
 
The  volunteer  programme  working  group  met  twice  a  month  where  information  was  shared  and  updated,  and 
new  ideas  and  issues  were  planned  for  action.    The  working  group  was  represented  at  the  national  volunteer 
workstream which met on a monthly basis. 
 
One  of  the  main  activities  of  the  volunteer  programme  working  group  was  to  assist  with  the  recruitment  of 
volunteers, for example the use of the Love Live Youth Portals and other systems to assist with the processing of 
the  volunteers  electronic  applications.    The  working  group  also  participated  extensively  with  the  volunteers 
interviewing process.   
 
 




                         NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                            33
 
4.1.2.     Resource Implementation Process
 
A standardised process from recruitment to operations was planned and aligned with FIFA and the LOC processes, 
presented in the figure below: 
 

                                    Attend        Assigned to      Pick up          Attend Job     Attend Venue     Ready for
     Recruited      Screened        General       Functional      Uniform &          Specific         Specific      2010 FIFA
                                    Training         Area        Accreditation       Training         Training     World Cup00

                                                                                                                                       
Fig 4.1:Transport Workforce Implementation Process 
 
To successfully achieve this plan, the host city implemented a management by objective (MBO) approach for its 
workforce.    MBO  is  a  proven  methodology  that  provides  a  structured,  predictable  framework  for  planning, 
executing and monitoring progress against incremental objectives required for the ultimate success of operation. 
 
4.1.3.     Training Implementation Process
 
Proper training was essential to create a functional and effective operations team.  A conceptual summary of the 
development and implementation of training for SA 2010 was planned and is provided in the diagram below: 
 




                                                                                                          
Fig 4.2: Development and Implementation of Training Plan 
 
Four key areas of training were identified: 
 
•          Event specific training 
•          Venue specific training 
•          Job specific training 
•          Skills specific training (ie customer services, SA‐Host) 
 
A  structured  training  plan  was  developed  in  accordance  with  the  FIFA/LOC  guidelines.    The  basic  process  of 
identifying, training and integrating the transport workforce volunteer into SA 2010 is illustrated in the 
figure below. 
 

                                                                Functional                                         Venue
                                                  General                        Job Specific       Venue
      Budget       Recruitment    Screening                        Area                                           Specific
                                                  Training                         Training      Assignments
                                                                Assignment                                        Training

                                                                                                                                   
Fig 4.3: Transport Workforce Training Process 
 
 




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                 34
 
4.2.      DELIVERY
 
This section of the chapter defines the actual delivery of the human resources and training workstream specific to 
the event transport services for SA 2010. 
 
4.2.1.    Identification of Resources
 
The TOP determined a number of job specific requirements, to this end resource positions within the transport 
workforce were identified as follows: 
 
•        Human  Resources  and  Training  Workstream  Leader  –  responsible  for  the  general  planning  and 
         implementation at strategic level 
•        Human  Resources  Administrative  Support  Staff  –  mainly  responsible  for  data  capturing  and 
         administering volunteer related processes and procedures 
•        The  Venue  Managers,  Coordinators,  and  Human  Resources  Supervisors  –  responsible  for  the 
          management of the venue operations at the transport venues 
•         General volunteers such as Load Zones Attendants and Transport Information Desk Attendants 
 
4.2.2.    Recruitment, Selection and Interviews Process
 
The  transport  volunteers  were  recruited  and  shortlisted  following  the  FIFA/LOC  recruitment  processes.    The 
FIFA/LOC World Cup volunteer registration process started soon after the FIFA Confederations Cup Tournament 
hosted in 2009.  The Mpumalanga Province received 5 000 volunteer applications.  After the selection process was 
conducted by the LOC in consultation and assistance from the National Intelligence Agency, 969 volunteers were 
allocated to the host city’s functional areas.  Of the total volunteers allocated to SA 2010 MLM, 607 volunteers 
were assigned to the transport functional area. 
 
The recruitment, selection and interviewing of volunteers was project managed with strict timelines as prescribed 
by the LOC and presented in the table below: 
 
Table 4.2: Recruitment and Selection Process Programme 
Activity Process                                    Date                          Responsibility 
Volunteer on‐line registration process              01/07/09 to 31/08/09          LOC
Short listing process                               14/10/09 to 10/12/09          LOC
Screening and accreditation of volunteers           15/12/09 to 23/12/09          NIA
Interview process                                   14/01/10 to 23/01/10          SA 2010 MLM 
 
Formal interviews with open ended questionnaires were held. The interview results and outcomes were compiled 
for later reference and final selection of the candidates. 
 
The transport workforce age ranged from 18 to 64 years.  The majority of the workforce was South African with 
one female from Zambia and one male from Zimbabwe. 
 
4.2.3.    Resource Structure
 
The  number  of  resources  was  determined  by  the  venue  transport  operations  plans  for  each  transport  venue 
required to implement the TOP.  A resource structure was developed for the transport venues as indicated in the 
figure below. 
                                     




                      NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                         35
 
 
 
                           Venue Transport Manager 
 
 
 
 
                         Venue Transport Co‐ordinator 
 
 
 
 
 
           Venue Transport (HR)                Venue Transport Attendant 
 
 
Fig 4.4: Example of a Transport Venue Resource Structure 
 
4.2.4.     Key Job Descriptions
 
Detailed job descriptions attached in Appendix D were developed for inclusion in each volunteer’s employment 
contract. 
 
4.2.5.     Human Resource Schedule
 
Staffing  requirements  were  informed  by  the  venue  transport  operations  plan  and  fleet  requirements.    As  the 
transport  venues  were  open  from  08:30  until  00:00,  some  11.5  hours,  the  scheduling  of  resources  had  to  be 
aligned to the South African labour law.  In addition, the schedule took into account match and non‐match days as 
these  days  required  a  different  allocation  of  volunteers.    The  resource  schedule  was  complex  and  required  the 
following: 
 
•           Determination of the number of volunteers required per venue 
•           Determination of the number of volunteers per shift 
•           Determination of the availability of volunteers 
 
Volunteers were required to complete an availability form which was captured on a database.  This database was 
used to allocate volunteers to the various transport venues by shift as detailed in the table below.  
 
                                         




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                             36
 
Table 4.3: Transport Venue Workforce Allocation per Shift per Day 
                                                Match Day                                    Non‐Match Day 
Transport Venue                                ALLOCATION                                     ALLOCATION 
                                      Shift 1           Shift 2     TOTAL         Shift 1          Shift 2        TOTAL 
Lowveld High School                             41          42          83           44          45           89 
KMIA                                              8          8          16             3           4           7 
Laerskool Nelspruit                             11          12          23             0           0           0 
Hoërskool Nelspruit Sports Ground               10          10          20             0           0           0 
Nelspruit Rugby Club                            18          18          36           17          18           35 
PT Hub                                          14          14          28           15          15           30 
Riverside Mall                                  15          15          30           17          17           34 
Nelspruit Showgrounds                           30          31          61           22          23           45 
Mbombela Stadium                                43           0          43             0           0           0 
Valencia Sports Ground                          17          18          35             0           0           0 
Sub Total per day                              207        168          375          118         122          240 
Reserve resources per day                       10          10          20           10          10           21 
TOTAL per day                                  217        178          395          128         132          261 
  
 In addition to allocating the transport workforce to the transport venues by shift, a schedule by designation was 
 compiled and is illustrated in the table below: 
  
 Table 4.4: Transport Venue Workforce by Designation 
                                                      Match Day                              Non‐Match Day 
                                                     ALLOCATION                                ALLOCATION 
Transport Venue 
                                       VTM       VTC       VT‐HR    VTA      TOTAL    VTM          VTC        VT‐HR    VTA      TOTAL 

Lowveld High School                        3        2           2     76        83            2        4          2     81         89
KMIA                                       2        0           2     12        16            2        0          2      3          7
Laerskool Nelspruit                        2        1           2     18        23            0        0          0      0          0
Hoërskool Nelspruit Sports Ground          2        2           2     14        20            0        0          0      0          0
Nelspruit Rugby Club                       2        2           2     30        36            2        2          2     29         35
PT Hub                                     3        4           2     19        28            2        2          2     24         30
Riverside Mall                             2        2           2     24        30            2        2          2     28         34
Nelspruit Showgrounds                      2        2           2     55        61            2        2          2     39         45
Mbombela Stadium                           1        3           2     37        43            0        0          0      0          0
Valencia Sports Ground                     2        2           2     29        35            0        0          0      0          0
Sub Total per day                         21       20          20    314       375           12       12         12    204        240
Reserves per day                           0        0           0     21        21            0        0          0     21         21
TOTAL per day                             21       20          20    335       396           12       12         12    225        261
 
4.2.6.     Transport Workforce HR Documents
 
A number of documents were required to be compiled and distributed to the transport workforce in accordance 
with overall protocols.  These documents included: 
 
•         Individual employment contracts 
•         Work schedules 
•         Job descriptions 
 



                      NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                 37
 
In addition, an A6 Transport Workforce Pocket Guide was compiled to assist the workforce while on the ground 
and is attached in Appendix D. 
 
A document pack was distributed to each transport workforce resource upon collection of their volunteer kits. 
 
4.2.7.     Training Programme
 
Training was planned and developed in line with the FIFA guidelines.  However given the issue of unemployment 
and skills shortage in the country, the training material was developed in line with the relevant skills legislation in 
South  Africa  to  ensure  that  volunteers  would  benefit  from  accredited  training.    The  training  content  was 
researched;  relevant  unit  standards  were  identified  and  used  to  inform  the  content  of  the  training  with  key 
specific outcomes to build a foundation upon which future learning can occur.  This resulted in the development of 
a Transport Workforce Training Manual used during the training phase of the project and is attached in Appendix 
D.  The training manual was designed in a modular setting to ensure that all FIFA and SAQA requirements were 
presented  in  an  understandable  language  and  easy  to  transfer  into  the  workplace.    It  addressed  FIFA’s 
background, job and venue specific training and topics included: 
 
•           Background to the FIFA and LOC 
•           Background to South Africa and Nelspruit (Know Your Country, Know Your City) 
•           Background to the host cities 
•           Generic Information: 
            o Customer Service Excellence 
            o Working in a team  
            o Event safety standards & incident reporting 
•           Duties of Workforce 
            o Job specific  
            o Venue specific 
•           Volunteer Code of Conduct 
•           HR policies and procedures 
 
The purpose of the training programme was to ensure that volunteers and drivers: 
 
•           Had a background on FIFA and LOC 
•           Had a better understanding of excellent customer service 
•           Worked in the team and understood the roles as team members 
•           Demonstrated minimum requirements of safety standards 
•           Demonstrated the ability to function in their assigned positions 
•           Understood the Code of Conduct for volunteers 
•           Knew their rights as volunteers and fleet drivers 
•           Had the ability to understand the HR policies and procedures 
 
In order to train the large number of volunteers that made up the transport workforce, registered and accredited 
SETA training facilitators were contracted.  To ensure that the training was consistent, these facilitators undertook 
a one day ”train the trainer” course prior to the transport workforce training. 




                       NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                            38
 
                                                         
Fig 4.5: Train the Trainers Programme 
 
The transport workforce training was conducted over a period of three days by the facilitators.  It incorporated the 
use of oral, written and visual presentations to empower volunteers with skills, knowledge and attitude.  Training 
was classroom and workplace based.  The practical component of job specific training included the following: 
 
•          Working a Load zone (hand signal, use of equipment and greeting customers) 
•          Two‐way radio (how to use the radio and radio protocols) 
•          Fleet safety 
•          Understanding of the Vehicle Access Parking Permits System 
 




                                                                                                                         
Fig 4.6: Volunteer Training Programme 
                                    

                      NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                      39
 
4.2.8.     Transport
 
A  key  challenge  during  the  first  half  of  the  event  was  managing  and  controlling  the  volunteer  transport.    In 
accordance  with  the  volunteer  contracts,  volunteers  were  to  make  their  own  arrangements  to  get  to  and  from 
work.    Volunteer  transport  was  essentially  required  to  take  the  late  shift  volunteers  home  after  20:00,  when 
normal  public  transport  services  ceased  operations.    Accordingly,  during  the  transport  planning,  provision  was 
made to ensure transport was available to volunteers after the late shifts, on a rider‐pay basis. 
 
On the completion of the first late evening shift an issue arose at the PT Hub, with volunteers refusing to pay for 
transport home  and  demanding  a  free  rider  service.    On investigation  it  became  apparent  that  volunteers  were 
under the misunderstanding that the transport services would be provided free of charge.  This misunderstanding 
arose in part by other functional volunteers being afforded free transport home late at night.  It was decided to 
entertain  this  demand  in  good  faith  and  provide  free  late  night  transport  services  to  the  transport  function 
volunteers. 
 
The “night‐rider” system was extended for this purpose to incorporate free volunteer services, with SATS N4 and 
the HR and Training Workstream jointly retaining a record of trips and destinations to enable full remuneration to 
the service providers (MBTs) for these services.  The volunteers shift schedules were also arranged to ensure that 
those working on the late shift resided in or close to Nelspruit, with a target of not more than 30 km being applied. 
 
After  the  extended  free  service  for  volunteers  had  been  in  operation  it  became  apparent  that  demand  for  the 
service  was  well  above  expectations  and  the  HR  and  Training  Workstream  predications.    On  investigation  it 
became apparent that the system was being abused as follows: 
 
•           Non‐transport functional workstream volunteers were utilising the system 
•           First shift volunteers were staying in town and/ or attending the FFF and then utilising the free service 
            to return home 
•           Volunteers  who  indicated  they  had  accommodation  within  the  30  km  radius,  suddenly  claimed  they 
            lived elsewhere and/ or had been incorrectly scheduled 
 
To resolve this challenge the HR and Training Workstream made efforts to schedule volunteers and assist in the 
identification  of  bona  fide  transport  volunteers  at  the  departure  assembly  point  at  the  PT  Hub.    Unfortunately 
these efforts were continually thwarted and/ or undermined by the volunteers.  Eventually from 28 June 2010 the 
volunteer  transport  assembly  and  staging  point  was  moved  from  the  PT  Hub  to  Nelspruit  Showgrounds.    This 
change proved to resolve the challenge completely. 
 
4.2.9.     Catering
 
During  the  operations  there  were  some  complaints  by  volunteers  regarding  food  quality.    On  investigation  it 
became  apparent  that  the  type  of  food  specified  by  the  MLM  to  ensure  a  balanced  diet  was  not  what  some 
volunteers liked or were used to eating.  For example there were complaints about too many vegetables and that 
the food was causing illness.  It transpired that a significant number of volunteers preferred meat and traditional 
porridge “vleis en pap”, with very limited vegetables such as potatoes, rice and pumpkin.  They also indicated that 
they  did  not  eat  salads  and  vegetables  such  as  peas,  carrots  and  marrows.    These  challenges  were  addressed 
through: 
 
•           The menus were adapted to provide more basic meals with a foundation of meat and rice or potatoes 
            with fewer other vegetables 
•           The TMC established and facilitated ongoing and open communication of food preferences between the 
            volunteers and the catering companies.  In essence discussing the menus with the volunteers prior to 
            meal preparation 
 
                                        




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              40
 
4.2.10. Implementation Programme
 
The table below is a summary of the HR and Training Workstream implementation programme: 
 
Table 4.5: HR and Training Implementation Programme 
  Activity                                            Dates
  Volunteer on line applications (registering)        01/07/09 to 31/08/09
  Short listing                                       14/10/09 to 10/12/09
  Screening                                           15/12/09 to 23/12/09
  Interviewing & Selection                            14/01/10 to 23/01/10
  Train the Trainers                                  29/04/10
  Appointments & Contracting                          04/06/10 to 18/07/10
  Generic Training                                    30/04/10 to 02/05/10
  Job Specific Training                               30/04/10 to 02/05/10
  Driver Training                                     25/05/10 to 26/05/10
  Execution of Tasks by Managers & Coordinators        04/06/10 to 11/07/10
  Induction                                           10/06/10
  Venue Specific Training                             10/06/10
  Kitting out                                         10/06/10
  Execution of Tasks by Volunteers                    11/06/10
  Monitoring & Evaluation                             10/06/10 to 31/07/10
  Reporting                                           01/10 to 31/08/10
  Decommissioning                                     11/07/10 to 31/08/10
  Final Report & Project close                        30/09/10
 
4.3.       OUTCOMES
 
A total of 607 transport volunteers was appointed after a robust selection process, with 98% originating from the 
province and 2% from the SADC region. 
 
The transport volunteers were given general and venue specific training, by accredited service providers utilising 
22 facilitators.    More  investment  into  volunteer  training  to  enhance  the  volunteer  performance  and  service 
delivery,  particularly  for  the  management  and  supervisory  positions  would  have  created  a  better  operating 
environment. 
 
The transport volunteers were supplied with uniforms, in alignment with other MLM volunteer functional areas 
and FIFA/LOC regulations.  The distribution of uniforms was a challenge due to the incorrect host city deliveries 
resulting in number and size miss‐matches. 
 
The transport volunteer management was undertaken by the Transport Management Consortium with scheduling 
of postings in accordance with volunteer availability and location. 
 
The volunteers were posted on a two shift basis to the ten transport venues (08:30 to 17:30 and 17:30 to 00:00). 
 
Special transport arrangements were made for volunteers to get home after the late night shift.  The scheduling 
and transporting of these volunteers to their homes was a challenge with over demand, partly due to volunteers 
exploiting the system by the early shift staying in town and other functional area volunteers feeling entitled to use 
the volunteer transport home. 
 
Each  transport  venue  was  appointed  a  manager,  co‐ordinator  and  HR  supervisor  from  the  transport  workforce, 
but in practice the Transport Management Consortium monitoring team had to step in and play an active role in 
volunteer operational management. 
 
A detailed system of attendance registers and incident logs was implemented that provided the base for volunteer 
payments. 

                       NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                         41
 
 
Absentee levels were low and no problems were experienced with staffing shortages. 
 
Two  meals,  with  one  being  hot,  with  beverages  were  served  for  each  shift.    These  meals  were  provided  by  ten 
catering service providers.  Issues were experienced pertaining principally to varying dietary preferences. 
 




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              42
 
5.         TRAFFIC OPERATIONS AND MANAGEMENT
 
Traffic operations and management are a key component to hosting any major event.  The development of the 
TOP was undertaken and implemented in conjunction with the MLM Traffic Management functions.  The planning 
and  delivery  undertaken  was  focussed  on  addressing  the  event  transport  requirements,  while  enabling  usual 
business  and  private  travel  functions  to  continue.    In  this  context,  the  fundamental  challenges  addressed  were 
ensuring adequate event traffic flows, while also accommodating background traffic as far as possible.  The traffic 
management  planning  undertaken  and  the  delivery  thereof  is  detailed  in  this  section,  highlighting  the  ultimate 
outcomes. 
 
5.1.       PLAN
 
5.1.1.     Routing and Circulation
 
The  overall  TOP  is  illustrated  below  indicating  the  routing  and  circulation  plan  in  addition  to  the  venues  to  be 
served  as  detailed  in  the  figure  below.    The  best  (shortest  and  least  congested)  routes  were  identified  for  each 
travel  group  and  transport  mode  from  arrival  point  in  the  Nelspruit  area  to  the  Mbombela  Stadium,  FFF  or 
accommodation establishment.  Typically routing included the following: 
 
•           By air to KMIA to PT Hub to stadium or FFF 
•           By rail to PT Hub to stadium or FFF 
•           By road (coach or taxi) to PT Hub to sadium or FFF 
•           By private vehicle to P&R venue to stadium or FFF 
 




                                                                                                                                       
Fig 5.1: Transport Operational Plan: Venues 
 

                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                  43
 
Simultaneously, although normal travel demand was expected to be reduced due to the school holiday period, this 
traffic still needed to be accommodated and integrated into the TOP.  Key road infrastructure projects that were 
being undertaken and critical to the overall network and event routing included: 
 
•            N4 Bypass 
•            P166 link 
•            R40 HOV lanes 
 
The detailed transport routes for the respective spectator groups are provided in Appendix E, as follows: 
 
•            Mbombela Stadium: Shuttle routes                             Drawing 9 
•            Mbombela Stadium Access Route: FIFA family routes            Drawing 10 
•            Mbombela Stadium Access Routes: VVIP                         Drawing 11 
•            Mbombela Stadium Access Routes: Teams and officials          Drawing 12 
•            Mbombela Stadium Access Routes: VIP                          Drawing 13 
•            Mbombela Stadium Access Routes: Media                        Drawing 14 
•            Mbombela Stadium Access Routes: Mobility impaired            Drawing 15 
•            Mbombela Stadium Access Routes: Spectators                   Drawing 16 
•            Mbombela Stadium Access Routes: Inter‐City Busses            Drawing 17 
•            Recommended Freight Regional Routing                         Drawing 18 
 
The  following  transport  measures  were  planned  to  be  applied  to  the  network  routes  to  improve  site  access, 
circulation of vehicles, pedestrians and public transport services, while also reducing conflict at areas expected to 
experience high levels of congestion: 
 
•            A fixed shuttle and bus road network 
•            Exclusive shuttle/bus lanes 
•            Pedestrian route planning indicating the following: 
             o Walk routes on sidewalks 
             o Exclusive lanes on sections of roadway 
             o Ingress/egress routes to and from public transport facilities 
             o Parking areas 
•            Designated pedestrian crossings 
•            Designated pick‐up and drop‐off areas for shuttle service 
•            Shoulder utilisation 
•            Contra‐flow lanes (Eastern Boulevard, Acacia Crescent) 
•            Reversible lanes (Eastern Boulevard, R37, P166) 
•            Lane channelisation to guide traffic and increase throughput of public transport vehicles (N4, Andrew 
             Street, Samora Machel Drive, Bell Street) 
•            Information signage indicating lane usage, prohibited turns, congestion, pedestrians 
•            One‐way  circulation  systems  (Riverside  Mall  P&R  for  P&R  vehicles  and  PT  Hub  for  public  transport 
             vehicles) 
•            Temporary  road  closures  (access  restricted  to  shuttle  service  or  P&R  vehicles  –  Geelhout  and 
             Friedenheim Avenues) 
•            Prohibited turns and restricted access to road segments 
•            Indications of expected congestion at P&R ingress and egress points 
•            On‐street parking restrictions (particularly around the CBD ‐ Andrew Street, Bester Street) 
 
The above transport management interventions (tactics) are outlined in more detail in Section 5.1.6. 
 
5.1.2.     Impacted Areas
 
The key areas impacted and requiring traffic management interventions were identified as follows: 
 



                       NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                            44
 
•             Corner Figtree Street and Geelhout Avenue: Access to and from these premises was planned to only be 
              gained from Figtree Street on match days 
•             Corner Geelhout Avenue and Moepel Avenue: Access to and from these premises was planned to only 
              be gained from Moepel Street on match days 
•             Corner Friedenheim Avenue and N4: The premises were planned to only be accessed from Friedenheim 
              Street, which was to be closed on match days.  An exception was planned to be made for landlords to 
              have access, with their vehicles being allowed to access the property 
 
5.1.3.        Road Closures
 
To  support  the  overall  traffic  management  plan  some  road  closures  were  planned.    The  underlying  principle  in 
developing  the  road  closure  plan  was  to  attempt  to  keep  the  number  of  roads  closed  to  a  minimum,  with  the 
duration being limited to the specific periods when required.  Generally the roads identified to be closed to normal 
traffic  only  on  specific  match  days  and  for  limited  periods.    Closed  roads  were  planned  to  ONLY  be  open  to 
designated  travel  groups  and/or  traffic  going  to  the  stadium  or  FFF,  with  normal  road  users  making  use  of 
alternative routes. 
 
The following roads were planned to be closed: 
 
•           Geelhout Avenue ‐ Geelhout Avenue served as access to the FFF, as a result it was envisaged that a high 
            concentration  of  pedestrians  and  public  transport  vehicles  would  utilise  this  road.    Accordingly,  to 
            facilitate pedestrian safety and quick and efficient movement of public transport vehicles, the road was 
            planned to be closed from the R40 Highway to Figtree Street.  Residents driving along Moepel Avenue, 
            Kremetart Street, Chestnut Crescent and Wilger Street (all of which take access off Geelhout Avenue) 
            having to distribute onto the network via Figtree and Dr Enos Mabuza Drive 
•           Friedendheim Avenue ‐ This road served as access to the Hoërskool Nelspruit Sports Ground P&R and 
            was originally part of the planned route for pedestrians to the PT Hub.  To minimise pedestrian‐vehicle 
            conflict,  the  road  was  planned  to  be  closed  from  the  N4  to  the  school  entrance  for  all  traffic,  except 
            Buscor busses which utilised the road as a route to Kanyamazane. 
 
5.1.4.        Times of Road Closures
 
The table below indicated the times and dates of the road closures:  
 
Table 5.1: Times and Dates of Road Closures 
                                                                                            Total Hours             
    Day                   Date                           Time of Road Closure                                       
                                                                                          of Road Closure 
    Wednesday             16 June 2010                        11:30 – 17:30                                  6      
                                                                                                                    
    Sunday                20 June 2010                        14:00 – 20:00                                  6      
    Wednesday             23 June 2010                        18:30 – 00:30                                  6      
    Friday                25 June 2010                        14:00 – 20:00                                  6      
                                                                                                                    
 
5.1.5.        Alternate Routes for Road Closures
 
The closure of Geelhout Avenue affected the following roads: 
 
•         Moepel  Avenue:  Alternate  route  to  join  Madiba  drive  via  Kremetart  Street,  Mandulia  Street,  Figtree 
          Avenue and Dr Enos Mabuza Drive  
•         Kremetart Street: Alternate route to join Madiba drive via Mandulia Street, Figtree Avenue and Dr Enos 
          Mabuza Drive  
•         Chestnut Crescent: Alternate route to join Madiba Drive via Wilger Street, Koraalboom Avenue, Sering 
          Street and Dr Enos Mabuza Drive 
•         Wilger Street: Alternate route to join Madiba drive via Koraalboom Avenue, Sering Street and Dr Enos 
          Mabuza Drive 

                         NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                   45
 
•               Friedenheim Avenue clsoed from Samora Machel Drive in the south to the entrance of Nelspruit High 
                School  in  the  north.  Access  to  the  top  of  Friedenheim  Avenue  and  to  Fuschia  Road  being  via  Samora 
                Machel Drive and Valencia Road. 
 
5.1.6.          Enforcement of the Traffic Management Plan
 
The total road network requiring traffic management and control measures as planned is illustrated in Drawing 19. 
 
Table 5.2 below provides a general outline of enforcement measures that were planned to be affected on match 
days.  It also provides an indication of priority traffic regulations on match days.  The use of temporary signage 
erected  was  also  proposed  to  aid  with  traffic  management.    Drawings  20  to  33  provide  detailed  intersection 
layouts and traffic management procedures that were proposed. 
 
Table 5.2: Enforcement Methods 
                                                                                                               Hierarchy 
         Transport Management 
  No                                      Enforcement Tactic                                                   of Trans‐
         Plan Component 
                                                                                                               gression 
    1      Traffic Control around Venues                                                                             High 
                                                Road Block : Moveable Barriers, Traffic Cones                          
                                                Enforcement by Traffic Officer                                         
                                             Road Closure Signing, Date and Time                                       
           Lane/Road Closures and 
    1.1 
           Restricted Access for Spectators  Advance Signing of Permitted Intersection Movements, Prohibited           
                                             Turns etc. 
                                             Traffic Officer to Divert Affected Traffic                                
                                                Vehicle Travel on Road Shoulders                                       
                                                Traffic Officer on Point Duty                                          
           Adjacent Intersection Traffic        Advance Signing of Permitted Intersection Movements, Prohibited 
    1.2                                                                                                                
           Control                              Turns etc. 
                                                Advance signing of expected congestion                                 
                                                Parking Restriction Signs                                              
    1.3    On‐street Parking 
                                                Enforcement by Traffic Officer                                         
                                                Pedestrian Crossing Barriers                                           
           Pedestrian Access Routes and         Traffic Officer to assist at pedestrian crossings                      
    1.4 
           Pedestrian Crossing Safety           Danger Tape / Moveable Barriers along Pedestrian Access Routes         
                                                Enclose passenger waiting area with temporary fencing or barriers      
                                                Traffic Officer to Divert Affected Traffic to Alternate Routes         

    1.5    Local Street Traffic Control         Advance signing of expected congestion                                 
                                                Advance Signing of Permitted Intersection Movements, Prohibited 
                                                                                                                       
                                                Turns etc. 
                                                Channelising of Traffic using Moveable Barriers, Traffic Cones       High 
    2      Exclusive Shuttle Lanes              Service Patrol Vehicle                                                 
                                                Traffic Officer on Point Duty at Affected Intersections                
    3      HOV Lanes                            Service Patrol Vehicle                                               High 
                                                Warning Signage (HOV Only)                                             

           Freeway (N4) Traffic Control ‐       Traffic Officer to Divert Affected Traffic to N4 Bypass Route        High 
    4      Diversion of Traffic to N4           Advance signing of expected congestion along N4                        
           Bypass                               Advance signing of Alternate Route (N4 Bypass)                         
                                                Advance Signing of Alternate Routes                                  Medium 
    5      Alternate Routes                     Route Markers                                                          
                                                Traffic Officer to Divert Affected Traffic                             




                            NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              46
 
                                                                                                                      Hierarchy 
           Transport Management 
    No                                       Enforcement Tactic                                                       of Trans‐
           Plan Component 
                                                                                                                      gression 
                                             Service Patrol Vehicle                                                   High 
    6      Emergency Lane Enforcement        Warning Signage (Emergency Vehicles Only)                                  
                                             Route Markers                                                              
    7      FIFA Family and other STGs                                                                                 High 
                                             Traffic Officer on Point Duty at Affected Intersections                    
    7.1    Exclusive Travel Lanes            Route Markers                                                              
                                             Service Patrol Vehicle                                                     
    7.2    Escorting of Dignitaries          Service Patrol Vehicle                                                     
    8      Speed Enforcement                                                                                          Low 
    9      Incident Management               Incident Detection and Emergency Response                                High 
 
5.1.7.       Traffic Management Personnel
 
Traffic  management  personnel  planned  to  undertake  the  functions  are  referred  to  in  the  table  below.    These 
personnel were to be briefed in the TMP to ensure they were aware of their respective duties around venues and 
adjacent  streets.    Firstly,  their  duty  being  to  ensure  the  safety  on  the  road  network,  for  all  event  patrons  and 
normal road users.  Secondly, their duty at intersections being to maintain orderly flow of traffic, prioritise public 
transport vehicles and P&R ingress/egress vehicles.  It was envisaged that they would also handle driver confusion 
around  road  closures  and  other  routing  changes  to  normal  operating  conditions.    It  was  planned  that  highly 
congested  areas  would  require  additional  attention  to  duty.    Officers  were  to  be  briefed  on  operational  times, 
both  number  of  hours  and  days  of  operation,  location  of  point  of  duty.    In  addition,  officers  were  to  be  made 
aware of changes to the TMP at the end of the match, when peak traffic flow was reversed.  It was planned that 
law  officers  in  service  patrol  vehicles  (deployed  to  the  N4  and  R40)  would  manage  road  closures,  detect  and 
communicate  incidents  and  assist  in  the  quick  clearance  from  the  roadway.    The  table  below  lists  the  affected 
intersections,  the  number  of  staff  required  to  manage  and  control  traffic  operations  and  their  roles  and 
responsibilities. 
 
Table 5.3: Traffic Management Personnel and Responsibilities 
                         Law 
                                       Traffic       Points 
  Intersection         Enforce                                   Roles and Responsibilities 
                                     Stewards  Persons 
                       Officers 
  N4 and                                                         1. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
                                                        1 
  Kaapschehoop                                                   Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 8.26) 
                                                                 1. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
  N4 and R40               4                            2 
                                                                 STG, Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 8.27) 
                                                                 1. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
  N4 and Brown                                          1 
                                                                 Manage Traffic Flow  (Refer to DWG No: 8.28) 
  N4 and Paul                                                    1. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
                                                        1 
  Kruger                                                         Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 68.28) 
  S. Machel N4                                                   1. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
                           1                            1 
  & Henshall St                                                  Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 8.29) 
  Bell St N4 and                                                 1. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
                           1                            1 
  Henshall                                                       Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 8.29) 




                           NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                47
 
                      Law 
                                  Traffic     Points 
    Intersection     Enforce                            Roles and Responsibilities 
                                 Stewards    Persons 
                     Officers 
                                                        1. Enforcement ‐  Shuttle Lane on Andrew St and Direct 
    Andrew and                                          turning traffic from De Waal 
                        2                       1 
    De Waal                                             2. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
                                                        Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 8.30) 
                                                        1. Enforcement ‐ Shuttle Lane on Andrew St and Direct 
    Andrew and                                          turning traffic from Paul Kruger  
                        1                       1 
    Paul Kruger                                         2. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
                                                        Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 8.30) 
                                                        1. Enforcement : Shuttle Lane on Andrew St and Direct 
    Andrew and                                          turning traffic on Voortrekker 
                                                1 
    Voortrekker                                         2. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
                                                        Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 8.30) 
                                                        1. Enforcement : Shuttle Lane on Andrew St, Direct 
                                                        turning traffic and Enforce one way system around PT 
    Andrew and                                          Hub (one way out on Andrew)  
                        2                       1 
    Henshall                                            2. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles exiting 
                                                        the PT Hub and Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 
                                                        8.30) 
    Samora 
                                                        1. Enforcement – Pedestrian Lane 
    Machel and 
                        1                       1       2. Point Duty – Pedestrian Crossing and Manage the Flow 
    Samora 
                                                        of Traffic (Refer to DWG No: 8.31) 
    Machel N 
                                                        1. Enforcement – Closure of Friedenheim, No access 
                                                        except for BUSCOR busses 
    Samora 
                                                        2. Pedestrian Marshalling – Ensure safety of pedestrians 
    Machel and          2                       1 
                                                        walking along Friedenheim from Park and Ride 
    Friedenheim 
                                                        3. Point Duty – Manage the Flow of Traffic  (Refer to DWG 
                                                        No: 8.31) 
    Henshall and                                        1. Point Duty – Prioritise Public Transport Vehicles and 
                                                1 
    Currie                                              Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 8.32) 
    Henshall and                                        1. Point Duty – Prioritise Public Transport Vehicles and 
                                                1 
    Bester                                              Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 8.32) 
                                                        1. Enforcement 
    Bester and 
                        2                       1       2. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
    Currie 
                                                        Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 8.33) 
    Andrew St                                           1. Pedestrian Marshalling – Ensure Pedestrian Safety and 
                        1                        
    Train Station                                       Crossing of Andrew St (Refer to DWG No: 8.33) 
                                                        1. Point Duty – Prioritise FIFA Family vehicles and PT 
    P166 and R37        1                       1       vehicles, Manage the Flow of Traffic (Refer to DWG No: 
                                                        8.34) 
                                                        1. Enforcement – Park and Ride Traffic and Business 
    Old Pretoria                                        Related traffic only  
                        3                       1 
    and R40                                             2. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
                                                        Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 8.35) 
                                                        1. Point Duty – Prioritise FIFA Family vehicles and PT 
    Waterfall Ave 
                                                1       vehicles, Manage the Flow of Traffic (Refer to DWG No: 
    and R37 
                                                        8.36) 
                                     




                       NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                        48
 
                       Law 
                                   Traffic      Points 
    Intersection      Enforce                             Roles and Responsibilities 
                                  Stewards     Persons 
                      Officers 
                                                          1. Enforcement of Geelhout Closure: No access from R40 
                                                          and Figtree except for Public Transport Vehicles. No 
                                                          access to/from Moepel Ave, Wilger St, Chestnut Cres, 
    Geelhout Ave                      3                   Kremetart Ave onto Geelhout. 
                                                          2. Pedestrian Marshalling – Ensure Pedestrian  Safety 
                                                          along walk route from Park and Walk to and from FFF 
                                                          (Refer to DWG No: 8.37) 
                                                          1. Pedestrian Marshalling – Ensure Pedestrian  Safety 
    Koorsboom 
                                      2                   along walk route from Park and Walk to and from FFF 
    Ave 
                                                          (Refer to DWG No: 8.37) 
    Figtree and Dr                                        1. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
                                                  1 
    Enos Mabuza                                           Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 8.38) 
    R40 and Dr                                            1. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
                                                  1 
    Enos Mabuza                                           Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 8.38) 
                                                          1. Enforcement: Closure of Geelhout Ave, allow only FFF 
    R40 and                                               Shuttle egress 
                         2                        1 
    Geelhout                                              2. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
                                                          Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 8.35) 
    R40 and                                               1. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
                                                  1 
    Koorsboom                                             Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 8.35) 
                                                          1. Enforcement: Closure of Geelhout  
    Figtree and 
                         1                        1       1. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
    Geelhout 
                                                          Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 8.37) 
                                                          1. Enforcement : Lane Reversal on Acacia Road to allow 
    Acacia and 
                         1                        1       two‐way traffic flow  
    Figtree 
                                                          2. Point Duty – Marshalling Pedestrians (Refer DWG 8.37) 
                                                          1. Enforcement of Acacia Road Lane Reversal  
    Acacia and 
                         1                        1       2. Point Duty – Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 
    Tambotie 
                                                          8.37) 
                                                          1. Point Duty – Manage Traffic Flow and divert non‐match 
    Figtree and 
                                                  1       related traffic away from Figtree Road (Refer to DWG No: 
    Koorsboom 
                                                          8.37) 
                                                          1. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles, FIFA 
    R40 and R37          1                        1 
                                                          Family and VVIP’s and Manage Traffic Flow 
                                                          1. Enforcement ‐ Lane Reversal for FIFA Family, Restricted 
                                                          Egress (FIFA Family, PT Vehicles and Park and Ride 
    R40 and 
                                                          Vehicles Only) and Restricted Ingress (Local and Business 
    Government           2                        1 
                                                          Traffic Only) 
    Blvd 
                                                          2. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
                                                          Manage Traffic Flow (Refer to DWG No: 8.39) 
                                                          1. Enforcement ‐ Restricted Ingress (PT Vehicles and Park 
                                                          and Ride Vehicles only) 
                                       1 
                                                          2. Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
    R40 and                        (pede‐ 
                         2                        1       Manage Traffic Flow 
    Eastern Blvd                    strian 
                                                          3. Pedestrian Marshalling – Pedestrian Crossing from Mall 
                                  Crossing) 
                                                          Park and Ride to Shuttle Drop off and Pick Up (Refer to 
                                                          DWG No: 8.39) 
    Van der 
    Merwe /                                               Point Duty ‐ Prioritise Public Transport Vehicles and 
                         1                        1 
    Laerskool                                             Manage Traffic Flow into the Park and Ride 
    Nelspruit 
                                       

                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                       49
 
                        Law 
                                     Traffic       Points 
    Intersection       Enforce                                 Roles and Responsibilities 
                                    Stewards      Persons 
                       Officers 
    N4 and N4                                                  1. Divert Traffic – Divert local and regional traffic to N4 
                           1                            
    Bypass                                                     Bypass (Refer to DWG No: 8.26) 
    N4                     4                                   Service Patrol Vehicle (Refer to DWG No: 8.26) 
    R 40                   4                                   Service Patrol Vehicle (Refer to DWG No: 8.26) 
    On street 
                           3                                   Enforcement 
    parking 
    Total                 44            6            32          
 
5.1.8.       Contingency Planning
 
The following contingencies were planned for in the case P&R venues reaching capacity and/ or if major routes 
were closed due to an accident and/ or other safety and security concerns. 
 
5.1.8.1 P&R Venues
 
The  following  contingency  plans  were  developed  to  address  venues  being  closed  on  reaching  capacity  and/or 
other safety and security concerns. 
 
•            Lowveld  High  School  P&W  ‐  Should  the  Lowveld  High  School  field  parking  reach/near  capacity,  P&W 
             traffic  was  to  be  diverted  to  the  Nelspruit  Rugby  Club.    It  was  proposed  that  rerouting  should  occur 
             along Fig Tree Street to either Koraalboom or Dr Enos Mabuza and via Kaapsche Hoop across the N4 to 
             Nelspruit Rugby Club. 
•            Nelspruit  Rugby  Club  P&R  ‐  Should  the  Nelspruit  Rugby  Club  field  parking  reach/near  capacity,  P&R 
             traffic was to be diverted to the Nelspruit Showgrounds P&R or Riverside Mall P&R.  It was proposed 
             that rerouting should occur along Old Pretoria Road, left onto R40 northbound and off at Bosch Street 
             interchange to the Nelspruit Showgrounds P&R. 
•            Nelspruit Showgrounds P&R ‐ Should the Nelspruit Showgrounds P&R field parking reach/near capacity, 
             P&R traffic was to be diverted to the Riverside Mall P&R.  It was proposed that rerouting should occur 
             out  onto  Loco  Avenue,  left  onto  Bosch  Street  and  then  onto  R40  northbound  and  turn  right  at  the 
             Eastern Boulevard to the Riverside Mall P&R. 
•            Riverside Mall P&R ‐ Should the Riverside Mall P&R become full then traffic was to be diverted to the 
             Nelspruit Showgrounds P&R. It was proposed that rerouting should occur along Government Boulevard, 
             left onto R40 southbound and off at Bosch Street interchange to the Nelspruit Showgrounds P&R. 
•            Laerskool Nelspruit P&R ‐ Should the Laerskool Nelspruit field parking reach/near capacity, P&R traffic 
             was  to  be  diverted  to  the  Hoërskool  Nelspruit  Sports  Ground  P&R.    It  was  proposed  that  rerouting 
             should occur along Henshall Road southbound which becomes Ferreira  Street, turn left into Du Preez 
             Street, proceed straight across Valencia into Fuschia Street, left onto Friedenheim Avenue southbound 
             and left into the Hoërskool Nelspruit Sports Ground P&R. 
•            Hoërskool  Nelspruit  Spoirts  Ground  and  Valencia  Sports  Ground  P&Rs  ‐  Should  these  parking  fields 
             reach/near capacity, P&R traffic was to be diverted to the Nelspruit Rugby Club P&R or to the Nelspruit 
             Showgrounds  P&R.    Rerouting  should  occur  right  along  Friedenheim  Avenue  northbound,  left  at 
             Kragbron  Street,  left  into  Bester  Street,  right  into  De  Waal  Street,  left  into  Andrew  Street,  proceed 
             straight across along Old Pretoria Road to the Nelspruit Rugby Club P&R. 
 
It was proposed that rerouting to the Nelspruit Showgrounds P&R should occur right along Friedenheim Avenue 
northbound, left at Kragbron Street, left into Wolfaard Street, left into Bosch Street, proceed straight across to the 
Nelspruit Showgrounds P&R. 
 
 




                         NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                 50
 
5.1.8.2 Major Routes
 
The  following  contingency  plans  were  developed  in  the  event  of  major  route  closures  due  to  incidents  such  as 
accidents, security concerns or natural disasters (e.g. flooding). 
 
•          R40  between  Dr  Enos  Mabuza  Drive  and  Koorsboom  ‐  If  for  some  reason  this  section  of  the  R40 
           needed  to  be  closed,  traffic  was  to  be  diverted  on  the  western  side  along  Dr  Enos  Mabuza  Drive, 
           Kaapsche  Hoop  Avenue,  Old  Pretoria  Road  and  back  onto  the  R40.    Alternatively  traffic  was  to  be 
           diverted to the eastern side along Dr Enos Mabuza Drive Ferreira Street, Paul Kruger Street to Andrew 
           Street and back onto the R40. 
•          R40 between Geelhout Avenue and Koorsboom ‐ If for some reason this section of the R40 needed to 
           be closed, traffic was to be diverted on the eastern side along Sarel Cilliers Street, left onto Piet Retief 
           Street and right back onto the R40. 
•          R40  between  Koorsboom  and  N4  ‐  If  for  some  reason  this  section  of  the  R40  needed  to  be  closed, 
           traffic was to be diverted on the western side along Dr Enos Mabuza Drive, Kaapsche Hoop Avenue, Old 
           Pretoria Road and back onto the R40.  Alternatively traffic could be diverted to the eastern side along 
           Sarel  Cilliers  Street  or  Piet  Retief  Street,  Russel  Street,  Ferreira  Street,  Paul  Kruger  Street  to  Andrew 
           Street and back onto the R40. 
•          P166 between R37 and N4 ‐ If the P166 was not functional traffic was to use the N4 westbound if an 
           emergency  occured.    This  alternative  routing  for  public  transport  shuttles  to  the  stadium  and  FFF  is 
           shown in Drawings 34 and 35. 
 
5.2.       DELIVERY
 
The traffic management planning was based on the demand estimations, in turn based on the overall assumption 
that there would be in the order of 160 000 spectators attending the stadium over the duration of the event.  In 
addition, the TMPs for the non‐match days were based on demand estimations based in turn on assumptions that 
the  FFF  would  be  operational  everyday  with  a  capacity  of  30 000.    The  actual  match  day  delivery  requirements 
were  slightly  lower  than  the  demand  expectations  predicted,  with  an  estimated  128 000  normal  spectators  and 
20 000  STG  spectators  over  the  duration  of  the  event.    However,  the  traffic  expectations  for  the  FFF  travel 
requirements were substantially below demand, with attendance at the FFF on non‐mach days being <20% of the 
predictions.    Accordingly  during  the  event  the  TMPs  were  adapted  enabling  the  relaxation  of  the  intersection 
management requirements and enforcement on non‐match days. 
 
5.2.1.     Infrastructure and Systems
 
Much of the infrastructure was completed before June 2010.  This provided additional capacity and direct routing, 
facilitated public transport routing and improved accessibility for all transport users.  The city wide transport plan 
encompassed the spectator venues to be served and translated spectator demand to public and private transport 
modes via the new PT Hub.  The plan provided for the exact routing of all SA 2010 travel groups whilst maintaining 
an acceptable level of service for “normal” daily traffic.  This was executed according to the approved transport 
operational plan illustrated in Drawing No 8‐2. 
 
•          R40 High Occupancy Vehicle (HOV) Lanes –The R40 provided connection to three proposed P&Rs north 
           of the N4X with the FFF south of the N4X.  The widening of the R40 to add a third additional lane per 
           direction,  enabled  the  introduction  of  a  dedicated  HOV  lane  for  public  transport  vehicles,  i.e.  busses, 
           coaches and taxis. In accordance with the event transport plan these lanes were exclusively used by the 
           FIFA Family / shuttles during the matches.  It should be noted that the Nelspruit public were not made 
           adequately aware how the HOV lane should be used. This resulted in illegal use of the lane, sometimes 
           to the detriment of the shuttle traffic, especially due to heavy vehicles occupying the lane.  
•          Mataffin Precinct Road Access System ‐ The short term purpose of the road system was to serve as a 
           stadium  traffic  distribution  system  and  to route  traffic  effectively  to  and  from  the  stadium  area.   The 
           distribution system was also utilised by stadium freight transport operations, since a logistics depot was 
           located nearby to the stadium.  The system also incorporated a new public transport interchange, which 
           accommodated  some  public  transport  shuttles.    The  precinct  road  access  system  generally  operated 
           effectively, with the key challenges experienced pertaining to ineffective traffic management during the 

                         NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                  51
 
           initial two matches.  During the initial matches unauthorised vehicles managed to access the precinct 
           and road system causing some congestion.  
•          P166 Arterial ‐ The P166 served as an alternative route to the R40, providing for dedicated road use for 
           event transport shuttles and alternative exclusive one‐way routing when required.  The initial planning 
           undertaken by the TMC proposed this route for the VIPs and FIFA Family, however, FIFA/LOC chose to 
           utilise the R40 and N4X to the stadium, due to concerns around the completion of the road in time for 
           the event.  The road was completed in time for the event and effectively provided the principle shuttle 
           route for the event operations.  Some key observations during the operations included: 
           o The road signage for the P166/R37 intersection roundabout was not erected in time for the event, 
               resulting in some dangerous manoeuvres being observed as traffic was not yielding to the circulating 
                traffic correctly 
           o During the first two matches the traffic management access control through the VAPP system was 
               not  constantly  enforced  creating  some  challenges  caused  by  unauthorised  vehicles  entering  the 
               stadium precinct, but these issues were effectively resolved for the last two matches 
           o Generally  the  traffic  officers  controlling  this  access  point  for  shuttle  access  to  the  P166  only, 
               performed a very essential task admirably 
•          N4  Bypass  ‐  The  N4  Bypass  construction  was  completed  on  13  June  2010,  shortly  after  the 
           commencement of the event.  Once open and available, this bypass facilitated through traffic, especially 
           freight traffic around Nelspruit during the event. 
•          Public  Transport  Hub  Bester  Street  ‐  The  hub  was  ideally  centrally  located  to  complement  existing 
           public transport operations and this proved essential for the efficient operations, as it provided linkages 
           to all event transport services. 
 
5.2.2.     Road Network Traffic Management
 
The  regional  and  metro  road  network  management  aimed  to  ensure  road  capacity  and  flow  in  accommodating 
event transport services.  In this regard, the following key observations were noted: 
 
•          All key signalised intersections were manned by provincial/metro traffic police in accordance with the 
           TMP.  Limited challenges were experienced where provincial traffic resources were positioned, as their 
           implementation of the plan proved, at times, to be compromised, possibly due to ineffective briefing, 
           instruction or supervision 
•          Although  the  road  closure  plan  provided  for  specific  closure  times,  in  consultation  with  MLM  Traffic 
           Management,  it  was  decided  to  implement  a  more  flexible  approach  based  on  traffic  management 
           controls 
•          Major traffic congestion was experienced around the entrance to the stadium entrance on 16 June 2010 
           (first match day), due to insufficient traffic management preventing spectators from parking alongside 
           the N4 and at Halls – this was addressed for the other matches by: 
           o Preventing illegal parking and towing vehicles away 
           o Making Bafana Bafana Road a one way with closed access from the N4 
           o Improving access control at the eastern entrance to the stadium 
•          The access control implemented at P166 and Road A/N4 and Road D/N4 intersections on match days 
           was  generally  effective,  although  some  problems  were  experienced  over  the  first  two  matches  when 
           some unauthorised vehicles managed to enter the controlled areas within the stadium precinct.  This 
           caused some minor congestion frustrations, particularly during the stadium egress.  
•          Traffic congestion was a challenge on 25 June 2010 (forth match day) as the match time coincided with 
           afternoon peak traffic.  At times congestion was experienced at key intersections causing event shuttle 
           delays as insufficient priority was given to this service. 
 




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                             52
 
                                                                                          
Fig 5.2: N4 Traffic Management Control 
 
5.2.3.     Localised (Precinct) Traffic Management
 
Illegal parking in the streets and commercial precinct parking areas in the proximity of the FFF was experienced, 
particularly on 16 June 2010 and 20 June 2010 (first and second match days).  This was a particular challenge in the 
shopping and business precincts in the proximity of the FFF.  These precincts normally operated free open access 
parking, which was abused by FFF spectators predictably resulting in chaotic conditions and safety issues.  A mixed 
response was experienced by the respective landlords and tenants, with some embracing the event and trying to 
solicit  new  custom  (trade/business)  from  the  spectators,  while  others  found  it  a  hindrance  to  trade/business 
deterring  their  traditional  custom.    Measures  to  mitigate  this  were  implemented  through  private  and  public 
control measures and enforcement such as: 
 
•           Commercial parking area landlords erected signage banners and introduced security access control 
•           Print  and  broadcast  media  communications  were  introduced  urging  the  use  of  the  event  transport 
            system including the P&R and P&W venues 
•           Strict law enforcement was implemented to prevent illegal parking including active tow away services 
 




                                                                                
Fig 5.3: Traffic Management Road Closure 

                       NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                           53
 
5.2.4.     VAPP System and Parking at Mbombela Stadium Precinct
 
The access control system based on VAPPS applied was generally an effective means of controlling access to the 
stadium and FFF precincts.  There were some challenges with regards to consistently applying the VAPP system 
and the associated access controls.  Preventing vehicles without the required VAPP in the transport staging areas 
around  the  stadium  was  not  consistently  achieved,  particularly  on  the  first  match  day  of  16  June  2010.    This 
resulted in widespread illegal parking on the N4 during the first match and some limited unauthorised entry into 
the stadium precinct transport staging areas resulting in increased congestion.  Immediately after the first match, 
measures  were  introduced  to  address  this  challenge,  principally  through  stricter  law  enforcement  and  the 
introduction of active vehicle towing. 
 
5.2.5.     Stadium Precinct Pedestrian Management and Control
 
The following challenges were experienced and remedial actions taken: 
 
•         General  access  to  the  stadium  was  limited  to  two  main  gates  out  of  four,  due  to  the 
          VIP/media/broadcasting  access  requirements  on  the  western  side  of  the  stadium.    This  was  an  event 
          specific requirement and no remedial action was applicable 
•         Unbalanced  distribution  between  the  eastern  and  southern  gates  due  to  the  FIFA  commercial  zone 
          40/60  requirements  overburdened  the  eastern  gate  particularly  during  egress.    As  activity  at  the 
          commercial  zone  was  limited,  a  50/50  split  was  implemented  after  the  first  match  significantly 
          alleviating the congestion 
•         Signage to the respective P&R venues placed on 2.5 m vertical stands at gates to indicate pick up points 
          had  limited  visibility  in  the  crowds,  to  remedy  this  challenge  additional  overhead  horizontal  banner 
          signage was installed 
•         In order to increase the egress capacity, 25 additional busses were contracted 
 
The prestaging of the busses for stadium egress was improved by creating double stacking busses at the gates and 
introducing  greater  flexibility  in  terms  of  busses  and  allocated  routing.    This  greater  flexibility  enabled  on  the 
ground immediate rerouting decisions to address immediate spectator queue build‐ups and congestion. 
 
5.3.       OUTCOMES
 
The key outcomes from a traffic management and control perspective are summarised below: 
 
5.3.1.     Road Network Infrastructure
 
In  terms  of  the  key  SA  2010  infrastructure  projects  undertaken  (e.g.  BRT  introductions,  road  expansions, 
pedestrian improvements), the following traffic management outcomes were experienced: 
 
•          R40 HOV Lanes: from a traffic management perspective the HOV lanes proved to be valuable, providing 
           opportunity to accommodate event transport fleet in designated lanes.  The ultimate effectiveness of 
           HOV  lanes  for  event  transport  operations  required  dedicated  traffic  control  and  an  effective  public 
           communication campaign to educate road users of the utilisation of the lanes.  In terms of the legacy 
           value of these lanes, a continued emphasis is required on public communication and policing post SA 
           2010 
•          P166: This new road link with effective traffic management and control enabled dedicated road use for 
           event transport shuttles and alternative exclusive one‐way routing when required.  In terms of a legacy 
           it provided an ideal alternative route for events hosted at the Mbombela Stadium.  During the first two 
           matches, the traffic management access control utisling the VAPP system was not constantly enforced 
           creating some challenges caused by unauthorised vehicles entering the stadium precinct.  These issues 
           were effectively resolved for the last two matches. 
•          N4  Bypass:  From  a  traffic  management  perspective  the  bypass  provided  the  ability  to  reroute 
           background  traffic,  including  freight,  away  from  Nelspruit  CBD  and  the  Mbombela  Stadium.    This 
           significantly  reduced  background  traffic  movements  on  the  N4  past  the  stadium  and  into  the  CBD, 
           reducing  conflicts  with  the  event  transport  specific  traffic  flows  and  generally  reducing  traffic 

                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                  54
 
           congestion during the event.  In the future the bypass will ensure unnecessary traffic is limited, reducing 
           traffic  congestion  and  road  damage  in  Nelspruit  CBD.    The  eastern  bypass  intersection  experienced 
           some  capacity  challenges  during  peak  demand,  impacting  on  the  airport  linkages,  particularly  on  bus 
           and shuttle trips from the PT Hub to the KMIA.  In future this intersection will probably require grade 
           separation to improve traffic flow and address safety concerns. 
 
5.3.2.     Traffic Management Systems
 
The traffic management systems generally proved effective, with the resulting outcome that the event transport 
system  succeeded  in  providing  the  required  mobility  for  all  spectator  groups  and  the  public  in  general.    The 
ultimate outcome being the success achieved in transporting over 184 987 spectators in and out of the stadium 
precinct  on  the  match  days.    The  target  was  to  clear  the  stadium  of  spectators  within  1.5 hours,  which  was 
generally achieved and improved upon with egress times as indicated below: 
 
•          Match 1: 16/06/10           1 hour 39 
•          Match 2: 20/06/10           1 hour 18 
•          Match 3: 23/06/10           1 hour 08 
•          Match 4: 25/06/10           1 hour 05 
 
This  achievement  clearly  indicates  that  the  TMPs,  delivery  and  ultimate  outcomes  were  effective  and  efficient.  
From a traffic management and control perspective, the key lessons that can be learnt from the experience gained 
during the event are summarised as follows: 
 
•          The  importance  of  applying strict  law  enforcement  in  traffic  management  during an  event  to  prevent 
           illegal parking and/or access control from the onset of the event 
•          Facilitating integrated planning and implementation of appropriate traffic flow management to provide 
           effective shuttle prioritisation and access control 
•          Facilitate  interaction  with  the  business  community  to  adapt  operating  hours  to  alleviate  coinciding  of 
           peak business and event traffic 
•          Facilitating  integrated  planning  and  implementation  with  commercial  sector  to  establish  appropriate 
           access controls and signage 
•          The access control based on the VAPP system is effective only if supported by strict enforcement 
•          Flexibility to adapt the plan during operations coupled with the ability to affect changes on the ground 
 




                                                                                             
Fig 5.4: Stadium Egress Traffic Management Control                                               




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                             55
 
6.         FLEET SYSTEMS AND PROCUREMENT
 
In order to deliver the event transport, the mobilisation of a fleet system was required.  The nature and size of the 
fleet  to  be  mobilised  was  informed  by  the  spectator  transport  demand  requirements  in  terms  of  the  modelling 
undertaken and detailed in Section 2.  Fundamental principles in mobilising the transport fleet were to utilize the 
local fleet capacity within the region and to involve the MBT industry as far possible.  On behalf of the host city, 
the transport service providers were mobilised and contracted through a robust negotiated procurement process, 
within  tight  budget  constraints.    This  workstream  encompassed  vehicle  and  driver  mobilisation  and  training, 
vehicle  scheduling,  dispatch  procedures,  driver  management  processes  and  overseeing  the  contracted  service 
providers during the event. 
 
6.1.       PLAN
 
The Fleet Systems Workstream aimed to ensure that all spectators to the SA 2010 Nelspruit Host City had access 
to  an  efficient,  safe  and  timely  transport  system.    The  system  required  that  it  operated  to  and  from  all  event 
official venues while having minimal disruptive impact on the day to day movement of commuters in and around 
the city.  The planning undertaken was based on servicing three major groupings of the fleet system users, namely: 
 
•            Visitors to Nelspruit 
•            Residents of Nelspruit (general public) 
•            SA 2010 spectators 
 
6.1.1.     Scope of Services
 
It was planned that during the event, the fleet system would provide transport services as an ‘overlay’ network, 
rather  than  replace  existing  public  transport  system  and  services.  This  event  transport  overlay  encompassed  a 
number of components that included: 
 
•          Shuttle services to and from P&R venues 
•          FFF 
•          KMIA 
•          Mbombela Stadium on match days 
 
Each  of  these  services  was  planned  to  run  on  a  point‐to‐point  basis,  meaning  that  they  had  an  origin  and 
destination, with no stops in between. 
 
This service was planned to provide transport to spectators as follows: 
 
•          Service to and from the PT Hub and Mbombela Stadium on match days 
•          Services to and from all the P&R venues on match days 
•          Service to and from the P&R venues to the FFF throughout the duration of the event, assuming the FFF 
           would be operational every day 
•          Services  from  KMIA  to  the  PT  Hub,  and  from  the  PT  Hub  to  the  KMIA  over  the  period  of  high  travel 
           expectancy 
 
6.1.2.     Process and Principles
 
The  event  transport  service  planning  was  undertaken  in  consultation  with  all  transport  operators  to  ensure 
integration and alignment of schedules and routing.  Key service providers consulted included, the Passenger Rail 
Agency of South Africa (PRASA), existing public transport bus operators (e.g. BUSCOR and Great North), existing 
mini‐bus  taxi  industry  (e.g.  20  associations  operating  within  the  EDM),  and  existing  inter‐regional  service 
providers, including the proposed NDoT intercity service.  The consultative approach to integrated planning was 
aimed at ensuring a comprehensive transport solution able to cope with passenger demands.  
 



                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                 56
 
At  an  early  stage  in  the  planning  it  became  evident  that  all  host  cities,  including  Nelspruit,  needed  to  source 
transport service provision at their own cost to provide the general spectator and visitor transport requirements.  
It became apparent that any NDoT/ LOC transport resources would be applied to the following components of the 
transport service requirements: 
 
•           Transport services addressing the special travel groups such as FIFA Family, teams and media.  
•           Inter  City  transport  services  through  a  contracted  service  provider,  initially  understood  to  be  through 
            AutoPax 
 
In  addition,  it  was  understood  that  Match  would  be  providing  some  services  for  categories  of  its  ticket  and 
accommodation  holders,  probably  limited  to  linkages  from  the  airport  to  the  hotels  and  match  day  services  for 
special ticket holders. 
 
In  context  of  the  understanding  noted  above,  the  MLM  fleet  planning  was  focused  on  mobilising  transport  to 
effectively  address  all  the  general  spectator  transport  requirements,  encompassing  all  the  host  city  shuttle 
services. 
 
At an early stage it was agreed to attempt to include the local transport industry within the Ehlanzeni district in 
the  provision of  the host  city  transport  services.    In  addition,  it  was  agreed  to  strive to  incorporate  the  existing 
MBT  industry  in  the  SA  2010  transport  opportunities,  with  an  informal  target  of  trying  to  maintain  the  existing 
(20/80) modal split between busses and MBTs experienced in the district.   
 
In targeting the participation of the MBT operators, the following key challenges were noted: 
 
•           The importance of open consultation with all stakeholders within the traditionally volatile industry 
•           The  difficulty  of  negotiating  participation,  prior  to  having  any  clarity  on  available  budgets  and 
            accordingly contracting approaches 
•           The  need  to  establish  a  legal  entity  for  operators  (MBTs)  that  the  host  city  could  formally  contract 
            transport services 
 
A  major  challenge  during  the  planning  for  the  fleet  mobilisation  process  was  a  lack  of  clarity  on  the  budget 
available for the proposed services.  Without an indication of the budget available it was impossible to develop an 
appropriate contracting approach or enter into any formal contract negotiations. 
 
6.1.3.         Key Tasks and Activities
 
Key  elements  of  the  planning  undertaken  in  order  to  accomplish  the  fleet  system  objectives  are  briefly 
summarised in the table below: 
 
Table 6.1: Fleet Systems: Key Tasks and Activities 
  Task and Activities 
    Depot/Dispatch Facilities Development 
     Assess existing facilities 
     Needs and gap analysis 
     Depot overlay and flows 
     Facilities implementation role out plan 
     
     Sign off from depot operator 
    Develop Driver Scheduling plan 
        Feed in service levels and design 
        Identify driver workforce 
        Develop overall schedule and plan 
        Cross check to individual route schedules 
     
        Feed into procurement and communications 


                         NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                  57
 
    Task and Activities 
    Driver Dispatch Management 
     Identify dispatch system 
     Establish dispatch process 
     
     Formulate a procedure 
    Depot Operations Plan 
     Identify depot holding capacity and facilities 
     Develop schedules and specifications 
     Safety and security plan 
     Operations plan 
     
     Feed into procurement process 
    Develop and Identify Pt Route 
     Demand refinement 
     Verification of designed routes 
     Preparation final routing plan and alternatives 
     
     Feed into Transport Operations Plan 
    Route Timings/Schedules
     Determine frequency requirements 
     Route timings for peak and off peak demand 
     Develop schedules based on timings 
     Sign off on schedules 
     
     Feed into communications plan for client groups 
    Fleet Provisioning 
        Needs analysis 
        Industry sector engagements and workshops 
        Assess availability of fleet and requirements 
        Gap analysis 
        Contracting mechanisms and model 
     
        Feed into procurement process 
 
•              Fleet Provisioning – Fleet requirements were developed drawing on the transport demand estimations, 
               and based on the assumption that the funding would be available to contract the services from both bus 
               and MBT operators.  In this regard, ranges of contracting models were explored based on variable levels 
               of funding and/or transport subsidisation.  These ranged from fully contracted services based on free 
               services  to  rights  contracts  based  on  providing  service  providers  with  operational  rights  to  rider  pay 
               services and a range of models in between with varying degrees of rider subsidisation. 
•              Depot/Dispatch Facility Assessment – An assessment of potential service providers was preformed to 
               ensure the respective service providers had the capability to meet the necessary requirements of the 
               fleet system during operations of the event. 
•              Driver Scheduling Plan – In order to assure the appropriate number of drivers were available during all 
               hours  of  operation,  a  detailed  driver  scheduling  plan  was  developed.    This  plan  encompassed 
               establishing the hours for fleet system operations, developing travel demand expectations, developing a 
               response  in  terms  of  schedules,  and  vehicle  and  driver  requirements.    Given  the  extended  operating 
               hours, particularly to accommodate the late closing hours (00:00) of the FFF, this system was planned 
               on a two shift basis. 
•              Driver  Dispatch  Management  ‐  To  ensure  that  each  route  was  to  be  effectively  serviced  (covered)  in 
               accordance  with  the  published  schedules,  a  detailed  driver  dispatch  system  was  developed.    This 
               dispatch system was planned in conjunction with the key shuttle service providers.  In the case of the 
               bus  shuttle  services  the  dispatch  management  system  was  planned  to  utilise  aspects  of  the  service 
               provider’s  (BUSCOR)  existing  dispatch  and  management  systems  with  modifications  to  address  the 


                           NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                58
 
           event  specific  requirements.    In  the  case  of  the  MBT  shuttle  services,  a  special  dispatch  and 
           management  system  was  developed  in  conjunction  with  SATS  N4,  as  the  contracting  entity.    The 
           contracting entity in turn solicited support from the Ehlanzeni Mini‐Bus Taxi Association, comprising 20 
           individual associations. 
•          Depot  Operations  Plan  –  A  depot  operations  plan  was  developed  based  on  the  premise  that  the  bus 
           company contracted would provide its own depot and that the MBT grouping contracted would stage 
           from a central depot at a location to be agreed in conjunction with the service provider ‐ the Nelspruit 
           Showgrounds  was  planned  as  a  suitable  depot  location.    These  provisional  plans  were  reviewed  and 
           adapted  as  necessary  when  the  service  providers  were  selected  and  contracted,  to  ensure  successful 
           operations  of  the  fleet  system  that  would  not  be  compromised  by  the  service  provider’s  normal 
           operations.    In  the  case  of  bus  services,  BUSCOR  as  the  contractor  provided  its  own  depot  facilities, 
           utilising its network of depots within the district.  In the case of the MBTs, SATS N4 concurred with the 
           proposed  plan  of  utilising  Nelspruit  Showgrounds  and  detailed  dispatch  and  management  plans  were 
           developed accordingly. 
•          Route identification – Working in conjunction with the traffic operations and management workstream, 
           a series of primary and secondary routes was developed.  These routes were designed to accommodate 
           the  expected  demand  while  considering  the  traffic  flows,  traffic  management  implications  and  the 
           existing  public  transport  and  commuter  service  routes.    Each  route  was  modelled  in  a  simulation 
           exercise and then scrutinised and tested by being driven under various traffic conditions, to ensure that 
           the most effective and efficient routes were chosen. 
•          Route Timings/Schedules – In developing the route schedules, several routes between the venues were 
           tested during different traffic times and flows.  Each route was driven three to four different times of 
           the  day  to  gauge  the  daily  average  travel  time.    Once  travel  times  were  developed  and  confirmed  a 
           schedule was developed for each route to match the established level of service. 
 
6.1.4.     Fleet Requirements
 
In  planning,  the  fleet  requirements  were  based  on  attaining  the  service  level  prescribed  FIFA  standards  for  the 
provision  of  the  spectator  transport  system,  specifically  in  terms  of  service  frequency  and  waiting  times.  
Consequently, a maximum “clock headway” of ten minutes was applied to waiting times in the planning, assuming 
an ability to load at least six vehicles simultaneously in each of the load zones.  The fleet service frequencies per 
route were established and based on applying the following assumptions: 
 
•           Mini‐bus taxis utilised with an average occupancy/capacity of 15 persons 
•           Articulated busses utilised with an average occupancy/capacity of 120 persons 
•           An average car occupancy at the respective parking lots of three people per vehicle 
•           A target vehicle embarking and disembarking time of five minutes being applied 
 
The resulting vehicle fleet requirements per route as planned are indicated in the table below.  This reflected that 
a total of 75 busses and 230 MBTs per eight hour shift would be required to meet the service level requirements of 
the  various  routes.    An  additional  reserve  fleet  of  five  busses  and  ten  mini‐bus  taxis  was  incorporated  to  be 
available for back‐up if shortages were experienced within the system.  The route timings were validated with trial 
runs and refined accordingly. 
 
Table 6.2: Fleet Requirements 
                                                                                                             Fleet 
Origin                            Destination                            Days of Service 
                                                                                                      Bus             MBT
Nelspruit Rugby Club              Mbombela Stadium                       Match Days Only                                12
Nelspruit Rugby Club              FFF                                    Match Days Only                                 6
Nelspruit Rugby Club              FFF                                    Non‐Match Days                                 24
Nelspruit Showgrounds             Mbombela Stadium                       Match Days Only                  12 
Nelspruit Showgrounds             FFF                                    Match Days Only                                12
Nelspruit Showgrounds             FFF                                    Non‐Match Days                                 24
                                          

                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                 59
 
                                                                                                              Fleet 
Origin                             Destination                             Days of Service 
                                                                                                         Bus           MBT
Riverside Mall                     Mbombela Stadium                        Match Days Only                   12 
Riverside Mall                     FFF                                     Match Days Only                                16
Riverside Mall                     FFF                                     Non‐Match Days                                 28
PT Hub                             Mbombela Stadium                        Match Days Only                    24 
PT Hub                             FFF                                     Match Days Only                                36
PT Hub                             FFF                                     Non‐Match Days                                 36
Laerskool Nelspruit                FFF                                     Match Days Only                                24
FFF                                Mbombela Stadium                        Match Days Only                     6 
KMIA                               PT Hub                                  Match Days Only                     8 
KMIA                               Mbombela Stadium                        Non‐Match Days                      8 
PT Hub                             KaNyamazane (training venue)            TBC                              TBC         TBC
PT Hub                             Kabokweni (training venue)              TBC                              TBC         TBC
TOTAL                                                                                                         75        230
 
6.1.5.      Fleet Mobilisation
 
At an early stage in the planning it became evident that all host cities, including Nelspruit, would have to source 
fleets at their own cost to provide the general spectator and visitor transport requirements.  It became apparent 
that any NDoT/ LOC transport resources would be applied to the following components of the transport service 
requirements: 
 
•           Transport services addressing the special travel groups such as FIFA Family, teams and media.  
•           Inter  City  transport  services  through  a  contracted  service  provider,  initially  understood  to  be  through 
            Autopax 
 
In  addition,  it  was  understood  that  MATCH  would  be  providing  some  services  for  categories  of  its  ticket  and 
accommodation  holders,  probably  limited  to  linkages  from  the  airport  to  the  hotels  and  match  day  service  for 
special ticket holders. 
 
In  context  of  the  understanding  noted  above  the  MLM  fleet  planning  was  focused  on  mobilising  transport  to 
effectively  address  all  the  general  spectator  transport  requirements,  encompassing  all  the  host  city  shuttle 
services. 
 
A  key  principle  in  fleet  mobilisation  was  to,  as  far  as  possible,  include  the  local  transport  industry  within  the 
Ehlanzeni  district  in  the  provision  of  the  host  city  transport  services.    In  addition,  it  was  agreed  to  strive  to 
incorporate the existing MBT industry in the SA 2010 transport opportunities, with an informal target of trying to 
at  least  maintain  the  existing  modal  split  (80/20)  between  busses  and  MBTs  experienced  in  the  district.    In 
targeting the participation of the MBT operators, the following key challenges were noted: 
 
•           The importance of open consultation with all stakeholders within the traditionally volatile industry 
•           The  difficulty  of  negotiating  participation  prior  to  having  any  clarity  on  available  budgets  and 
            accordingly contracting approaches 
•           The need to establish a legal entity with whom the host city could contract transport services 
 
A  major  challenge  during  the  planning  for  the  fleet  mobilisation  process  was  a  lack  of  clarity  on  the  budget 
available for the proposed services.  Without an indication of the budget available it was impossible to develop an 
appropriate contracting approach or enter into any formal contract negotiations. 
 
It was agreed that a negotiated contract process would be followed to mobilise the fleeting requirements.  This 
approach was followed, rather than a full tender process with consideration for the following: 
 

                         NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                   60
 
•          Exploratory  investigations  ascertained  that  there  was  only  one  bus  operator  with  the  capacities 
           required operationing within the Ehlanzeni district. 
•          The existing structure of the local MBT industry: 
           o Fragmented  nature,  comprising  20  associations  and  over  100  individual  operators  did  not  have 
              formal business entities that could respond on a tender basis to address any significant components 
              of the requirements 
           o The requirement to enter into a contract with a legal entity necessitating the need to negotiate with 
              an umbrella body and establish a representative body from which services could be contracted 
 
In  context  of  the  motivation  provided  above  a  negotiated  contracting  approach  was  adopted  towards  the  fleet 
mobilization. 
 
6.1.6.     Busses
 
During  the  planning  stages  preliminary  and  informal  discussions  were  held  with  the  existing  public  transport 
service  provider,  Buscor.    These  discussions  were  held  to  ascertain  if  Buscor  could  provide  the  scope  of  service 
that  would  be  required,  based  on  the  anticipated  spectator  demand  and  provisional  fleeting  estimates.    Buscor 
indicated that by reworking its timetables on lower demand routes, assuming a general reduction in passengers 
over match days and drawing in the balance of its bus fleet in the Malelane region, that ±100 articulated busses 
could be mobilised and made available from its existing fleet of ±370 busses. 
 
The detailed demand analysis indicated that high occupancy vehicles were critical to service the stadium routes, 
due  simply  to  the  rate  of  spectator  movements  required  –  40 000  over  a  period  of  1.5  hours  for  the  stadium 
egress.  Accordingly, it was planned to contract the existing Buscor (articulated) bus fleet to provide services to 
and from the stadium.  Provision was also made in the planning to utilise a combination of both busses and mini‐
bus taxis, with the MBTs providing services on routes with lower demand intensities. 
 




                                                                                                                       
Fig 6.1: Egress Prestaging at Mbombela Stadium 
 
 




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                 61
 
6.1.7.     Mini-Bus Taxis
 
Exploratory  investigations  during  the  planning  process  identified  20  regional  MBT  associations  operating  within 
the  Ehlanzeni  district,  with  four  of  these  operating  exclusively  in  the  MLM  area.    These  20  associations  joined 
together  to  form  the  Ehlanzeni  Regional  Taxi  Council  (ERTC),  in  part  to  position  themselves  for  SA  2010 
opportunities.    In  the  early  planning  stages  the  transport  management  team  facilitated  the  ERTC  signing  a 
memorandum  of  understanding  (MoU)  with  South  Africa  Transport  Services  (SATS),  agreeing  that  SATS  would 
represent the ERTC in all negotiations with the MLM.  In this approach SATS N4 was able to provide the legal entity 
with which MLM could negotiate and contract transport services for the event.  This arrangement also provided an 
efficient structure to enable dialogue between the MLM and all members of the 20 taxi associations. 
 




                                                                                                                      
Fig 6.2: MBT Shuttle Service 
 
6.1.8.     Metered Taxis
 
The overall transport plan included provision for a meter taxi fleet to service the ad hoc requirements of individual 
visitors.  It was envisaged that the meter taxi services would provide transport mobility on routes and/ or at times 
outside the scope of the scheduled shuttle services.  The meter taxis were incorporated to typically provide feeder 
and  a  door‐to‐door  type  services,  strictly  on  a  rider‐pay  basis.    These  services  were  planned  to  provide  feeder 
transport  services  complementing  the  shuttle  system,  for  example  providing  a  door‐to‐door  service  from 
accommodation establishments to transport hubs, and the FFF.  In accordance with the stadium transport plans 
that  did  not  allow  for  individuals  to  enter  the  stadium  precinct,  the  meter  taxi  services  were  excluded  from 
operating  on  this  route.  Accordingly,  it  was  planned  that  spectators  wishing  to  be  transported  from  their 
accommodation to the stadium would need to transfer from a meter taxi to the stadium shuttle at the PT Hub. 
 
6.1.9.     Mobility Impaired
 
During the planning it became evident that there was insufficient existing capacity to provide the required mobility 
services for the impaired, due to the limited number of existing mobility impaired vehicles accessible within the 
MLM.  Accordingly it was planned that an appropriate vehicle would be procured to provide a dedicated mobility 
impaired service for the event and would remain as a legacy within MLM after the event. 
 
The plans provided for a dedicated transport service on match days for disabled spectators from the Riverside Mall 
to the stadium.  It was expected that most mobility impaired ticket holders would have VAPPs to drive directly to 
the stadium and park in the disabled parking lot, utilising the vehicle sticker (VAPP) provided on the purchase of a 

                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                62
 
match ticket.  For the mobility impaired wishing to attend the festivities at the FFF, the planning provided for an 
impaired shuttle from the Riverside Mall to the FFF, with a linkage to the PT Hub. 
 




                                                                               
Fig 6.3: MLM Mobility Impaired Bus 
 
6.2.       DELIVERY
 
6.2.1.     Transport Contracts
 
The  contracting  process  followed  was  impeded  by  a  lack  of  budget  clarity,  with  final  confirmation  only  being 
obtained a few weeks prior to the event.  This constraint made it impossible to finalise fully negotiated contracts 
until just prior to operations commencing.  Accordingly, the contracting and negotiation process was undertaken 
in good faith and in incremental steps. 
 
The  first  step  was  to  conclude  a  MoU  with  all  service  providers,  confirming  intention  to  contract,  without  any 
commitment  to  fleet  numbers  or  contract  remuneration.    Accordingly,  the  MoUs  provided  the  heads  of 
agreement, contracting principles and confirming both parties’ intentions to enter into service level contracts for 
the  provision  of  agreed  components  of  the  SA  2010  transport  service  required  by  the  MLM.    This  process  was 
followed to provide a basis upon which both parties could achieve a level of commitment to enable planning and 
implementation of the required services, prior to clarity and finalisation regarding the extent of funding available 
and the expected service level demand.  
 
The  following  MoUs  were  negotiated  and  signed  with  the  relevant  transport  service  providers  (For  illustrative 
purposes, a copy of a typical MoU is attached in Appendix F. 
 
•            MBT shuttle services: With SATS N4 as the contracting agent for the ERTC represented 
•            Bus shuttle services: With Buscor 
•            Metered  taxis:  Mbombela  Ryde,  as  the  registered  representative  body  of  the  Local  Meter  Taxis 
             Association (LMTA) 
 
As reasonable levels of clarity emerged regarding the budget available, the detailed service level contracts were 
negotiated  with  all  parties.    The  bus  and  MBT  service  level  contracts  were,  as  far  as  possible,  negotiated  and 
concluded on a comparative basis.  As the meter taxis were not providing scheduled contracted services and were 
to operate on a rider‐pay basis, a formal contract was not required.  Ultimately the MoU provided the basis of the 
required permission to operate and service level agreement for the meter taxi services.  
 
                                          



                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                63
 
The key approaches and principles of each of the contracts concluded are summarised in the sub‐sections below: 
 
•           Mini‐bus  service  contract:    This  was  a  dual  contract  having  a  fixed  fee  and  permission  based  rights 
            contracts components.  This mixed approach was negotiated principally due to budget constraints.  The 
            contract was concluded in two components, namely: 
            o Fixed  fee  contract  component:  Full  subsidised  transport  provision  (period  11  June  2010  to 
                25 June 2010) – The operator was paid a fixed fee for providing vehicle units 
            o Permissions  rights  based  component:  Unsubsidised  transport  provision  (period  26  June  2010  to 
                12 July 2010)  –  The  operator  was  fully  responsible  for  charging  and  collecting  fees,  with 
                ±220 vehicles being made available to provide the service 
•           Bus  shuttle  contract:    This  was  a  fixed  fee  contract  for  the  four  match  days  only  with  provision  for 
            120 articulated busses 
•           Meter taxi contract: This was a permissions based contract.  It provided a basis upon which meter taxi 
            services  could  be  formally  accredited  and  provided  as  providing  “official”  event  services.    This  was 
            strictly a “pay as you ride” service, with no service contract fee and/or subsidy from the MLM. 
 
Illustrative examples of transport service provision contracts concluded are attached in Appendix F. 
 
Various addendums to the contracts were negotiated just prior to and during the event to accommodate required 
operational changes.  These addendums included the following: 
 
•           Addendum to the bus and MBT contracts to make provision for dry‐run services held on 16 May 2010 
•           Addendum  to  the  bus  and  MBT  contracts  to  make  provision  for  additional  services  to  ensure  the 
            continuation  of  late  services  into  the  district,  dubbed  the  “night‐rider  services”.    These  services  also 
            ultimately catered for taking the late shift volunteers home 
•           Addendum  to  the  bus  contract  to  provide  additional  capacity  (20  busses)  for  egress,  responding  to 
            challenges on the first match day and subsequently further amended to allow for a total of 30 additional 
            busses 
•           Addendum to the MBT contract to change the basis of the service provision for the second period, from 
            28 June 2010 to 11 July 2010 in response to the lack of demand for P&R services coupled with a lack of 
            demand  for  the  FFF.    This  addendum  effectively  reduced  the  MBT  service  capacity  significantly  to 
            respond  to  the  low  service  level  demand  and  reassigned  spare  capacity  to  provide  extended  services 
            into five areas within the district serving over 20 pick‐up and drop‐off points to facilitate greater access 
            to the FFF for outlying communities 
 
Illustrative examples of the contract addendums are attached in Appendix F. 
 
6.2.2.     Special Event Permits
 
In  accordance  with  Government  Gazette,  8  December  2009  No  32788,  special  event  operating  permits  were 
required  for  all  event  transport  service  providers.    Accordingly,  the  TMC  provided  facilitation  support  to  all 
contracting parties to ensure that the applications for special event licenses were undertaken in accordance with 
the Government Gazette. 
 
Buscor being the existing public transport operator in the municipal area motivated and obtained an exemption 
from  needing  to  obtain  special  event  operating  permits.    After  a  lengthy  and  frustrating  process  of  confirming 
vehicles  and  drivers  through  the  service  providers  the  MBT  and  meter  taxi  applications  were  submitted.    The 
special event permits were issued only a few days prior to the event, resulting in a very tight window period to 
have all the vehicles branded with the official shuttle service decals. 
 
In the case of the meter taxi application complexities arose due to the Mbombela Ryde being a newly established 
operator, with the majority of its members (operators) not having existing public transport operational licenses.  In 
the case of the meter taxi services, additional supporting motivations to support the need for an event meter taxi 
service were required from the TMC, coupled with motivations by the MLM to the licensing authorities.  
 



                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                  64
 
All the special event permissions were eventually granted by the Provincial Licensing Board just days prior to the 
event commencing for the duration of the event.  
 
6.2.3.       Fleet Operations
 
The vehicle allocations on a daily basis for the operations per route (origin and destination) for both match days 
and non‐match days is summarised in the table below. 
 
Table 6.3: Vehicle Allocations per Staging Venue 
                                                                        MATCH DAYS             NON‐MATCH DAYS 
ORIGIN                                    DESTINATION 
                                                                       BUS         MBT           BUS         MBT 
Nelspruit Rugby Club                      Mbombela Stadium                    8           8               
Nelspruit Rugby Club                      FFF                                             6                       18
Nelspruit Showground                      Mbombela Stadium                 12             8               
Nelspruit Showground                      FFF                                           10                        18
Riverside Mall                            Mbombela Stadium                 16             8               
Riverside Mall                            FFF                                           16                        18
Valencia Sports Ground                    PT Hub                                        10                
Hoërskool Nelspruit Sports Ground         PT Hub                                        10                
Laerskool Nelspruit                       PT Hub                                        10                
PT Hub                                    Mbombela Stadium                 24             9               
PT Hub                                    FFF                                           30                        30
FFF                                       Mbombela Stadium                              24                
KMIA (a)                                  PT Hub                                          4               
KMIA *(a)                                 Mbombela Stadium                                6               
Egress only (b)                           As required                      14           16                
Intra district mobility integration       District points                              145              5         96
TOTAL DAILY CAPACITY AVAILABLE                                        74         320          5        180 
 
Note:   (a) KMIA service only for the period 15 June 2010 to 26 June 2010 
        (b) Excludes additional 20‐30 busses contracted for egress support from match 2 onwards 
 
The key experiences with regard to the delivery of fleet transport operations are summarised in the subsections 
below: 
 
6.2.4.       Mbombela Stadium Shuttle Services
 
After the dry‐run on 16 May 2010 it became apparent that the plan of utilising MBTs to provide shuttle services 
from  the  Nelspruit  Rugby  Club  to  the  Mbombela  Stadium  on  match  days  would  not  effectively  address  the 
transport  capacity  required.    Simply  it  proved  impossible  to  load  and  move  the  number  of  MBTs  required  to 
address the demand within the timeframe constraints given the MBT capacity of 16 seated passengers/vehicle.  In 
contrast, the articulated busses seating 114 passengers proved able to achieve loading and turnaround times that 
could  address  the  demand.    Accordingly,  it  was  provisionally  decided  to  replace  the  MBT  services  from  the 
Nelspruit Rugby Club with busses and move the MBTs to exclusively provide FFF services. 
 
Although the net financial and resourcing implications for both MBT and bus service providers were neutral, there 
was immediate resistance from the MBT operating principles, SATS N4 and association leadership. On discussing 
these changes with SATS N4 and leaders from all 20 MBT associations, it became apparent that there was a strong 
feeling amongst the operators against replacing MBT services to the stadium with busses.  It was argued that this 
would  be  seen  as  favouring  bus  transport  over  MBTs,  and  interpreted  as  a  perpetuation  of  the  historical 

                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                           65
 
imbalances  experienced  with  subsidised  public  transport.    In  ensuing  deliberations  it  became  apparent  that 
excluding the MBTs from servicing the stadium was largely a psychological matter rather than founded in business 
impact,  with  participation  in  stadium  transport  being  seen  as  prestigious  and  being  part  of  the  real  action.  
Accordingly the fleet allocation plan was adapted to provide for greater participation of the MBTs in servicing the 
stadium, particularly during the trips to the stadium when the demand rates were lower and the latter periods of 
the egress when rates demand was dropping. 
 




                                                                                                                     
Fig 6.4: Mbombela Stadium Shuttle Service 
 
Significant congestion was experienced at the eastern exit on the first match day during stadium egress, although 
the  overall  time  to  empty  the  stadium  and  transport  all  spectators  back  to  the  P&R  venues  and  PT  Hub  was 
reasonable.  A number of factors contributed to the resulting congestion which is as follows: 
 
•          Unbalanced egress from the two main exit points, planned to accommodate the FIFA/ LOC requirement 
           to have a 60/40 split of spectators moving through the commercial zone.  Ultimately the take‐up of the 
           zone was low enabling this precondition to be relaxed and facilitating a realignment of the load zones to 
           achieve a more balanced split 
•          Insufficient control of spectators moving out of the stadium to the load zones 
•          Directional  signage  (upright  boards)  to  the  respective  load  zones  not  being  sufficiently  visible  in  the 
           crowds 
•          Lack of crowd control at the load zones enabling spectators to break through control barriers, in turn 
           congesting the load zone and impeding the movement of vehicles, including departure and staging of 
           shuttle busses 
•          Lack of traffic control to prevent access of non‐authorised vehicles into the precinct load zones, illegal 
           parking around the precinct, coupled with effective control of the one‐way directional routing for the 
           egress impeding the flow of shuttle busses to staging points and departure from the stadium to the N4 
•          Ineffective management of the intersections, particularly on the N4, ultimately resulting in event shuttle 
           busses  not  being  afforded  sufficient  priority  causing  back‐ups  and  delaying  bus  returns  for  additional 
           loads. 
 
                                        




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                66
 
From a fleet management perspective the following remedial actions were introduced: 
 
•           An additional 30 busses were mobilised on a stand‐by basis to augment services as required, reducing 
            delays on bus waiting times 
•           Introduction  of  improvements  to  bus  staging  and  on  site  operational  management  including  the 
            introduction  of  a  more  hands  on  and  flexible  management  approach  to  the  egress  enabling  on  the 
            ground and immediate decision making to determine the bus load zone allocations and the introduction 
            of double stacking when required 
•           Improved prestaging of busses on the road to enable a more rapid response to load zone scheduling 
 
These challenges were also addressed by a number of other interventions by other workstreams, including: 
 
•           Redistributing the load zone allocations to the respective venues between the exits, to achieve a better 
            balance of spectator movements 
•           Introduction  of  improved  exit  routing  to  load  zones  with  the  introduction  of  more  visible  overhead 
            banners,  reduction  in  restrictive  shoot  barriers  to  load  zones  and  improved  egress  directional 
            information with stadium announcements 
•           Improved  briefing  of  traffic  management  officials  to  improve  access  control,  traffic  management  and 
            enforcement 
 
In the context of the points noted above the number of busses utilised increased as the event progressed.  For the 
first match there were 74 scheduled, with fourteen earmarked for “egress “only.  For the following matches the 
bus capacity was increased ultimately resulting in an additional 30 busses mobilised for the final egress, bringing 
the total to 104.  There were challenges experienced by the contractor on the two match days that coincided with 
week days with high commuter demand to mobilise the full requirement of busses.  The service provider had to 
meet the event contract obligations, while maintaining the normal public transport and commuter services.  An 
adequate balance was achieved though skilful rescheduling with both the event and commuter service demands 
satisfied. 
 
6.2.5.     Intra-District Services
 
From the onset of the event and in accordance with the original (main) contract there was provision for extended 
services to provide transport linkages into the district on a rider pay basis. 
 
Provincial  wide  event  transport  services  were  initially  planned  to  compromise  a  comprehensive  event  transport 
service  into  the  province.    Due  to  the  inability  of  the  Mpumalanga  Provincial  Government  to  mobilise  funding, 
these plans were put on hold and not implemented.  Ultimately the general event mobility plans for the province 
were collapsed into a service to provide basic intra‐district service. 
 
Just  prior  to  the  event,  when  it  became  apparent  that  the  provincial  wide  transport  linkages  were  not  going  to 
materialise, the host city instructed the TMC to plan and contract additional transport services to be provided for 
linkages into the district from 20 June 2010 to 11 July 2010.  These services were contracted two days prior to the 
commencement of the event in terms of an addendum to the main contract of both the service providers, Buscor 
and  SATS  N4.    The  additional  services  negotiated  and  captured  in  the  contract  addendums  encompassed  the 
following: 
 
•            The services comprised five routes from the five designated destinations within the district, Mkhuhlu, 
             Masoyi,  Khumbula,  Daantjie,  Matsulu,  with  appropriate  additional  pick‐up  points,  such  as  Beer  Hall, 
             Kanyamazane, Pienaar, Kabokweni, Hazyview and White River 
•            The  extended  transport  to  provide  services  bringing  passengers  into  Nelspruit  and  the  FFF  in  the 
             mornings  at  10:00  from  the  agreed  district  destinations,  and  returning  at  00:00  from  the  FFF  to  the 
             respective district destinations 
•            The service provision fleet comprised: 
             o Busses:  Buscor  provided  five  articulated  busses  to  provide  transport  to  and  from  the  designated 
                  district linkage points, with each bus serving each of the five intra‐district linkage routes 



                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                67
 
           o MBTs: SATS N4 provided a fleet of 25 MBTs, to provide transport to and from the designated district 
             linkage points, with five MBTs serving each of the five intra‐district linkage routes 
 
After  the  final  match  at  the  Mbombela  Stadium  on  25  June  2010  these  intra‐district  services  were  extended 
significantly to service the FFF.  These extended services are noted in the subsection, FFF shuttle services, below. 
 
6.2.6.     FFF Shuttle Services
 
In terms of the final contract at the commencement of the event for the FFF shuttle services a two shift approach 
was implemented with 320 MBT units (drivers and vehicles) being available on match days and 180 on non‐match 
days. 
 
In terms of the original (main) contract the first half of the event from 11 June 2010 to 25 June 2010 the general 
shuttle services provided by the MBTs were free with the service provider fully remunerated on a fixed contract 
fee.    For the  second  period  from  26  June 2010  to 11  July  2010  the  shuttle  services  were  to  be  subsidised,  with 
riders’  payment  contributing  to  the  remuneration  of  the  service  provider  (operator).    The  plans  for  the  second 
period were radically and fundamentally altered, due to the following factors: 
 
•            The uptake of the shuttle services on non‐match days during the first period was experienced to be less 
             than 20% of the predicted demand.  This low uptake of the shuttle services on non‐match days can be 
             attributed to the extremely low levels of interest experienced by the FFF, with attendance over the first 
             period on non‐match days generally being a fraction of expectations 
•            Concerns were expressed that the outlying communities in the greater Nelspruit and broader Ehlanzeni 
             district were not participating in the event, with the cost of transport to the host city being cited as a 
             probable cause 
 




                                                                                                           
Fig 6.5: FFF Shuttle Service 
 
In response to these challenges a totally revised plan was developed, negotiated with service providers resulting in 
the following transport solution (refer to memorandum attached in Appendix F). 
 
The key alterations to the MBT services to address the new transport service requirements are summarised as 
follows:                                      

                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                68
 
•          Termination of approximately 50% of the MBT contracted transport capacity (180 MBTs to 85 MBTs + 
           15 MBTs allocated to inter‐district operations) 
•          Utilising 30 to 50 MBTs to address the FFF – PT Hub transport requirements on a single shift basis 
•          Utilising  the  balance  (50  to  70)  to  support  the  current  15  MBTs  providing  the  intra‐district  transport 
           services on a double shift basis, with two to three trips per MBT per shift 
•          The timing of the intra‐district services needed to be co‐ordinated with the opening and closing of the 
           FFF and the match times.  The following provision schedule was proposed: 
           o FFF hours: 10:00 to 00:00 
           o Match times: 16:00 & 20:30 
 
6.2.7.     Meter Taxi Service
 
In  the  run‐up  to  the  event  challenges  were  experienced  with  the  meter  taxi  special  event  licensing  application.  
Complexities  arose  due  to  the  Mbombela  Ryde  being  a  newly  established  operator,  with  the  majority  of  its 
members  (operators)  not  having  existing  public  transport  operational  licenses.    To  address  this  challenge 
additional  supporting  motivations  were  required  to  support  the  need  for  an  event  meter  taxi  service.  The  TMC 
provided the event specific motivations for the licensing authorities, coupled with motivations by the MLM. 
 
Ultimately 86 meter taxi vehicles were issued with special event permits and licensed.  The meter taxis provided a 
valuable service that augmented the shuttle services.  These licenses were only valid for the period of the event 
commencing on 11 June 2010.  The meter taxis commenced operating a week prior to the event and were accused 
of operating illegally.  This resulted in the MLM traffic authorities taking the vehicles off the road and removing the 
event branding.  This impasse was resolved a few days prior to the event and the meter taxis were reinstated.  This 
required additional vehicle branding decals to be produced and fitted over a 24‐hour period. 
 
There were issues around the establishment of a call centre, but this challenge was eventually addressed through 
back‐office  infrastructural  support  (telephone  lines  and  office)  being  afforded  by  the  MLM.    The  operators 
marketed their services widely to hotels and guest houses and indicated that business was excellent throughout 
the event. 
 
6.2.8.     Volunteer Transport
 
A  key  challenge  during  the  first  half  of  the  event  was  managing  and  controlling  the  transport  volunteers.    In 
accordance with the employment contracts, transport volunteers were to make their own arrangements to get to 
and from work.  Transport was essentially required to take the late shift transport volunteers home after 20:00, 
when normal public  transport  services  generally  ceased operations.   Accordingly, during  the  transport  planning, 
provision was made to ensure transport would be available to transport volunteers after the late shifts, on a rider‐
pay basis. 
 
On completion of the first late evening shift an issue arose at the PT Hub, with transport volunteers refusing to pay 
for transport home and demanding a free rider service.  On investigation it became apparent that volunteers had 
been  under  the  misunderstanding  that  the  transport  services  would  be  provided  free  of  charge.    This 
misunderstanding arose in part by other functional volunteers being afforded free transport home late at night.  It 
was decided to entertain this demand in good faith and provide free late night transport services to the transport 
function volunteers. 
 
The “night‐rider” system was extended for this purpose to incorporate free volunteer services, with SATS N4 and 
the HR and Training Workstream jointly retaining a record of trips and destinations to enable full remuneration to 
the service providers (MBTs) for these services.  The volunteers shift schedules were also arranged to ensure that 
those working on the late shift resided in or close to Nelspruit, with a target of not more than 30 km being applied. 
 
                                         




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                69
 
After  the  extended  free  service  for  volunteers  had  been  in  operation  it  became  apparent  that  demand  for  the 
service  was  well  above  expectations  and  the  HR  and  Training  Workstream  predications.    On  investigation  it 
became apparent that the system was being abused as follows: 
 
•           Non‐transport functional workstream volunteers were utilising the system 
•           First shift volunteers were staying in town and/ or attending the FFF and then utilising the free service 
            to return home 
•           Volunteers  who  indicated  they  had  accommodation  within  the  30  km  radius,  suddenly  claimed  they 
            lived elsewhere and/ or had been incorrectly scheduled 
 
To resolve this challenge the HR and Training Workstream made efforts to schedule volunteers and assist in the 
identification  of  bona  fide  transport  volunteers  at  the  departure  assembly  point  at  the  PT  Hub.    Unfortunately 
these efforts were continually thwarted and/ or undermined by the volunteers.  Eventually from 28 June 2010 the 
volunteer  transport  assembly  and  staging  point  was  moved  from  the  PT  Hub  to  Nelspruit  Showgrounds.    This 
change proved to resolve the challenge completely. 
 
6.2.9.     Transport Staging Venues
 
6.2.9.1 Public Transport Hub
 
The  PT  Hub,  as  planned,  served  as  the  centre  of  the  transport  system  operations.    The  vehicle  and  pedestrian 
traffic  flow  planned  within  the  PT  Hub  precinct  worked  as  planned  and  proved  to  support  a  safe  and  efficient 
operation, with no incidents reported. 
 
On match days the flow of the spectators through the PT Hub was from P&R venues; (Hoërskool Nelspruit Sports 
Ground,  Laerskool  Nelspruit  and  Valencia  Sports  Ground)  to  the  PT  Hub  and  from  the  PT  Hub  to  either  the 
Mbombela Stadium or the FFF. 
 
On non‐match days the P&R venues routing directly to the PT Hub were not operational, so all spectator traffic 
through the PT Hub was generated as pedestrian “walk‐on” and/ or through the non‐event specific general public 
transport  services  linking  to  the  public  transport  terminus  (e.g.  Non‐event  MBTs,  scheduled  bus  and  meter  taxi 
services). 
 
Initially  the  services  to  take  the  late  shift  volunteers  was  staged  from  the  PT  Hub,  but  due  to  problems  of 
volunteers abusing the system this component of the service was relocated to Nelspruit Showgrounds from the 28 
June 2010 onwards. 
 
6.2.9.2 Nelspruit Showgrounds
 
Nelspruit  Showgrounds  was  primarily  planned  as  a  P&R  venue.    During  the  contract  negotiations  with  the  MBT 
service provider, SATS N4, it was negotiated to utilise the venue as a depot and staging area for the MBTs.  The 
inner arena was allocated for this purpose. 
 




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              70
 
                                                                                                                      
Fig 6.6: MBT Prestaging at Nelspruit Showgrounds 
 
6.2.9.3 Cameron Street Depot
 
During the test event the original plan of check‐in busses and signing of the drivers at the PT Hub proved to be a 
challenge causing delays and congestion.  Accordingly, it was decided that it would be more practical to move the 
process  to  the  Buscor  Cameron  Street  lot  and  this  change  proved  to  be  effective.    Once  the  busses  were 
dispatched to the P&R venues and the PT Hub the Cameron Street lot became the main bus holding area during 
operations, where the designated standby capacity for stadium egress was accommodated along with any other 
excess busses being held until needed. 
 
6.2.10. Driver Training
 
The  driver  training  was  originally  planned  to  be  held  over  three  days,  on  a  comparable  basis  to  all  the  other 
volunteer training.  When trying to schedule the training with the service providers it became evident that it was 
not practical to withdraw drivers from operations for a three day period.  Accordingly the training programme was 
adjusted  to  be  accommodated  in  an  intensive  one  day  session.    To  achieve  this  compacted  training  course,  the 
general  volunteer  training  orientation  components  were  reduced  significantly,  with  the  focus  being  on  aspects 
with  specific  relevance  to  drivers.    A  special  four  module  driver  training  programme  was  developed  and 
undertaken, targeted specifically for drivers.  The four modules comprised: 
 
•           General orientation to SA 2010 including ‘Know Your City and Know Your Country’ 
•           Customer service including service protocols and friendliness 
•           Driver training including routes, load zone entrances and exits 
•           Safety and security including safe operating procedures and emergency response 
 
In  addition,  each  driver  was  provided  with  a  Driver  Route  Manual  during  the  operations  of  the  event  which  is 
attached in Appendix F. 
 
 




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                71
 
6.3.       OUTCOMES

6.3.1.     Fleet Mobilisation
 
The  vehicle  requirements  comprising  a  mix  of  busses  and  MBTs  were  fully  mobilised  in  accordance  with  the 
contracts.  The vehicle allocations in terms of service types are graphically depicted for both busses and MBTs in 
the pie charts below.  The general shuttle services (Mbombela Stadium and FFF) clearly accounted for the largest 
component of the transport services. 
 

              Total number of MBTs deployed daily over the 
                        event, per service type 
                                        280
                                  720



                              1650
                                                     4064




                     Event shuttle services
                     District integration & “Night Rider” Services

                Total number of busses deployed daily over the 
                           event, per service type


                                      52

                              135
                                                 296




                          Stadium shuttle services
                          District integration services
                          Additional stadium egress services
                                                                                        
Fig 6.7: Summation of the Number of Busses and MBTs Deployed Daily Over the Duration of the Event 
 
As can be deduced from the pie chart below a high level of MBT participation was achieved (70%), both in terms of 
transport  units  (vehicles  and  drivers)  and  service  fees.    The  MBT  operations  ran  effectively  and  proved  to  be 
extremely  reliable  and  accommodating.    This  was  specifically  apparent  when  vehicle  re‐allocations  and  service 
level changes were required at short notice. 
 
                                        




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              72
 
The MBT service providers, Buscor, SATS N4 and the individual operators, fully embraced the event and formed a 
partnership with the TMC to ensure that the event transport was a success.  Their constructive and participatory 
approach  enabled  the  TMC  to  renegotiate  transport  services  entirely  for  the  second  period  of  the  event  from 
26 June 2010  to  11  July  2010  to  ensure  that  the  FFF  challenges  were  addressed  and  the  spare  capacity  was 
effectively redeployed and utilised. 
 

                      Total contract fee distribution
                               R17 461 449




                                                      Bus services
                                                          31%

                                Mini‐Bus Taxi 
                                  services
                                    69%




Fig 6.8: Total Contract Fee Distribution Between Busses and MBTs 
 
The vehicle allocations per service type for the transport operations are summarised in the pie chart below.  It can 
clearly  be  seen  that  the  event  shuttle  services  (Mbombela  Stadium  and  FFF)  accounted  for  over  half  the  total 
transport  services,  53%.    The  bus  event  service  on  match  days  accounted  for  the  second  largest  portion  of  the 
transport service, namely 21%.  The volunteer late night services ultimately comprised a significant component of 
the  overall  transport  service  provision,  namely  9%.    This  volunteer  transport  service  proved  to  be  significantly 
larger than originally planned, due largely to abuse by volunteers and challenges in scheduling volunteers for the 
late shift that resided locally. 
 
 




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                               73
 
               Service cost distribution
                    by service type
                                                                  Event shuttle services (MBT)
                            2%
                    9%
                                                                  Event shuttle services (Bus)


                                                                  Additional egress services
         12%

                                                                  District integration & “Night 
      3%                                                          Rider” Services
                                                    53%
                                                                  FFF & intra district services 
                                                                  (MBT)

            20%                                                   FFF & intra district services 
                                                                  (Bus)

                                                                  Volunteer “Late Night" 
                                                                  services

                                                                                          
Fig 6.9: Transport Fleet Distribution by Service Type 
 
The key operational experiences with each of the transport service components are outlined in the sub sections 
below. 
 
6.3.2.     Inter-City Regional Travel
 
The  official  inter‐city  scheduled  regional  service  was  provided  by  a  service  provider  appointed  by  NDoT.    A 
dedicated and temporary parking area was provided within walking distance from the stadium at Halls precinct.  
The  parking  area  and  access  was  pre‐booked,  with  the  appropriate  venue  permits  issued  ahead  of  time.    The 
uptake  of  this  service  was  well  below  expectation  and  accordingly  the  parking  precinct  at  the  stadium  was 
underutilised. 
 
In addition to the official inter‐city service, private tour operators also provided inter city and regional transport.  
Requests  by private  tour  operators  (PTOs)  were  accommodated  at  the  Riverside  Mall  P&R  bus parking  area.    In 
addition, all other unscheduled busses were routed to this area.  The venue provided capacity for 80 busses, with 
an average of 28 per match, resulting in the parking facility generally being underutilised. 
 
6.3.3.     Mbombela Stadium Bus Services
 
The number of busses utilised varied as the event progressed.  For the first match there were 74 scheduled, with 
fourteen  earmarked  for  “egress  “only.    For  the  following  matches  the  bus  capacity  was  increased  ultimately 
resulting  in  an  additional  20  and  30  busses  being  mobilised  for  the  last  two  match  egresses  respectively.  
Accordingly the total bus allocation was 104 for the final match.   
 




                         NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                          74
 
                                                                                                                        
Fig 6.10: Mbombela Stadium Egress 
 
Table 6.4: Mbombela Stadium Bus Deployment Numbers on Match Days 
                                                      Mbombela Stadium Bus Deployment 
    Staging Venues                                            per Match Day 
                                               16/06/10       20/06/10      23/06/10       25/06/10 
    PT Hub                                             24             24             24             24 
    Nelspruit Showground Park and Ride                 12             12             12             12 
    Riverside Park and Ride                            16             16             16             16 
    Nelspruit Rugby Club Park and Ride                  8              8              8              8 
    Egress Standby                                     14             14             14             14 
    Egress Additional                                                                30             22 
    Total                                              74             74            104             96 
 
6.3.4.        FFF and Mbombela Stadium MBT Services
 
The MBTs provided the FFF shuttle services and supported the bus shuttle service to the stadium on match days.  
At  the  commencement  of  the  event  a  two  shift  approach  was  implemented  with  320  MBT  units  (drivers  and 
vehicles)  being  available  on  match  days  and  180  on  non‐match  days.    This  was  adjusted  during  the  event  to 
address the intra‐district mobility integration requirements and to support the FFF.  
 




                         NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                          75
 
                     500                          MBT transport service distribution  

                     450


                     400
                                                                                     Intra District linkages

                     350                                                             District integration "Nightrider"

                                                                                     Shuttle services (Stadium & FFF)
                     300
    Number of MBTs




                     250


                     200


                     150


                     100


                      50


                       0
                           11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1   2   3   4   5   6   7   8   9 10 11
                                        Event days 11June 2010 to 11 July 2010                                                     
Fig 6.11: MBT Transport Service Distribution 
 
6.3.5.                     Intra-District Mobility Integration
 
In terms of the planning mobility integration between the host city and the greater district transport was provided 
for by rider‐pay services that provided public transport availability for extended hours, dubbed the “Night Rider 
Service”.  A total of 145 MBTs was contracted for the first half of the event (from 11 June 2010 to 25 June 2010 to 
provide  this  extended  transport  service  outside  normal  operating  hours  into  the  district  from  the  PT  Hub.    The 
service capacity contracted was based on a demand model, varying daily through the event, typically in the order 
of between 70 and 145 MBTs to the following areas: 
 
•           Kanyamazane 
•           Kabokweni 
•           White River 
•           Barberton 
•           Dwateni 
•           Nkomazi 
 
This  service  was  further  extended  to  provide  transport  for  the  volunteers’  workforce  to  return  home  after  late 
night shifts with the rider cost thereof being incorporated in the contract.  For the second half of the event (from 
26 June 2010 to 11 July 2010 this service was absorbed into an ‘Intra‐district FFF Service’ 
 
6.3.6.                     Intra-District FFF Service
 
Just  prior  to  the  commencement  of  the  event,  on  instruction  from  the  client,  an  additional  five  busses  and  25 
MBTs were contracted to provide daily transport services from five areas within the district to the PT Hub.  These 


                                     NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                        76
 
services comprised a trip to the host city in the morning and a return trip in the evening, principally to service the 
FFF. 
 
A comprehensive district wide transport service to the FFF was introduced from 28 June 2010 onwards.  This was 
in  response  to  the  low  levels  of  demand  for  the  FFF  and  the  resulting  low  levels  of  contracted  MBT  utilisation, 
coupled  with  concerns  that  the  broader  district  communities  were  not  being  offered  sufficient  opportunity  to 
participate  in  the  event.    The  service  was  introduced  by  renegotiating  the  MBT  service  contract  for  the  second 
period of the event (post matches), to enable the spare vehicle unit capacity to be redirected and utilised to move 
people from outlying communities to and from the FFF.  A revised transport plan was developed, negotiated and 
implemented  within  a  day,  effectively  reallocating  90  MBTs  to  provide  this  service  while  remaining  within  the 
original budget costs. 
 
6.3.7.       Special Purpose Disability Services
 
Three  special  purpose  vehicles  were  mobilised  to  cater  for  the  disabled.    One  vehicle  was  rented  for  the  four 
match days,  one  was  contracted  through  the  Mpumalanga  Association  of  Persons  with  Disabilities  and  one  was 
purchased by MLM as a legacy vehicle.  All three were operational on the match days, but on non‐match days the 
service was reduced to one, due to low levels of demand. 
 
6.3.8.       Meter Taxi Services
 
Eighty‐six meter taxi vehicles were issued with special event permits and licensed to provide meter taxi services.  
They  provided  a  valuable  door‐to‐door  type  service  for  visitors,  complementing  the  event  transport  shuttle 
services.    Particularly  high  demand  was  experienced  in  providing  mobility  to  visitors  staying  in  hotels  and  guest 
houses.  Key service routes in high demand being from points of accommodation to the transport hubs, city centre 
and the KMIA. 
 
6.3.9.       Vehicle Ridership and Utilisation
 
The  table  below  provides  an  analysis  of  the  overall  application  of  the  busses,  indicating  vehicle  utilisation, 
estimated  number  of  trips  and  estimated  number  of  passengers.    The  busses  transported  the  majority  of  the 
stadium  spectators,  carrying  an  estimated  127  935  passengers,  representing  84%  of  the  151  762  spectators 
transported by the spectator transport system.  The busses had an average occupancy of about 80% on the trips to 
the stadium, but had an average occupancy of over 100% during the egress (assuming capacity of 148 passengers 
per vehicle). 
 
Table 6.5: Summary of Bus Availability, Utilisation, Estimated Trips and Passengers Transported 

                                                                             Average 
                                                                                             Total Bus      Estimated      Estimated 
                                               Daily           Daily        Utilisation 
    Bus Services                                                                              Vehicle       No of Bus        No of 
                                             Availability    Utilisation    Percentage 
                                                                                            Application        Trips       Passengers 
                                                                                 % 

                                               Period: 11 June 2010 to 27 June 2010 
    Mbombela Stadium shuttle service                 320            232             73%           3 250        16 250         127 935
    Intra‐ district mobility integration: 
                                                        5              5          100%               45             90           3 150
    township linkages 
                                               Period: 28 June 2010 to 11 July 2010 
    Intra‐district mobility integration: 
                                                        5              5          100%               70            140         13 580
    revised FFF service 
    Total                                                                           81%           3 365        16 480         144 665
 
The  table  below  provides  an  analysis  of  the  overall  application  of  the  MBTs,  indicating  vehicle  utilisation, 
estimated number of trips and estimated number of passengers.  The MBTs transported the majority of the FFF 
spectators.  The MBTs had a low average occupancy of <25% on the FFF shuttle services, but achieved high (>80%) 
occupancy levels on match days. 

                          NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                77
 
 
Table 6.6: Summary of MBT Availability, Utilisation, Estimated Trips and Passengers Transported 
                                                                             Average 
                                                                                            Total Bus     Estimated     Estimated 
                                               Daily           Daily        Utilisation 
    MBT Service                                                                              Vehicle      No of Bus       No of 
                                             Availability    Utilisation    Percentage 
                                                                                           Application       Trips      Passengers 
                                                                                 % 
                                              Period: 11 June 2010 to 27 June 2010 
    Stadium & FFF shuttle service (a)                320            232            73%          3 250        16 250        111 762
    Intra‐district mobility integration; 
    "Night rider" (b)                                145            123            85%          1 725          3 450         41 400
    Intra‐ district mobility integration: 
    Township linkages                                 15             15           100%              45            45            360
                                              Period: 28 June 2010 to 11 July 2010 
    FFF shuttle service                               30             30           100%            420          1 260         13 888
    Intra‐district mobility integration: 
    Revised FFF service                               70             70           100%            980          2 940         44 100
  Total                                                                             81%            6 420        23 945       211 510
Notes:  
(a) This includes spectators transported on the four match days by the MBT event stadium shuttle service 
(b) Includes a total of 3865 additional trips to over 20 destinations for volunteer transportation 
 
The  MBTs  proved  to  be  critical  in  the  provision  of  the  general  shuttle  services  as  they  could  respond  to  slow 
gradual  demand.    They  also  provided  the  flexibility  required,  addressing  the  intra‐district  mobility  requirements 
along  with  the  ‘night  rider’  and  volunteer  services  characterised  by  low  volumes  to  multiple  destinations.    For 
example, in this regard they made 3 865 trips to over 20 destinations over the duration of the event just to take 
volunteers home late at night.  
 
6.3.10. Mobility Contracting Costs
 
A summary analysis of the mobility contracting costs for the event is provided in Appendix F.  The table provides 
the  actual  capacities  contracted  and  mobilised  and  the  cost  thereof  contrasted  against  the  budget  amounts 
secured on signing of the main contracts and the subsequent addendums for service extensions. 
 
It should be noted that despite having to renegotiate a totally revised service for the second phase of the event 
(28 June  2010  to  11  July  2010),  which  included  the  provision  of  substantially  expanded  intra‐district  services  to 
enhance local community participation in the FFF, the total mobility costs were largely retained within the budget 
allocations.  
 
The challenge of addressing the volunteer transport services not originally provided for in the budget was largely 
absorbed by the service provider (SATS N4), after negotiations to offset the costs against spare capacity contracted 
and not fully utilised for the P&R shuttle services.  Ultimately the total volunteer transport cost, comprising 3 865 
trips to over 20 destinations outside Mbombela and even the district, was negotiated down to a mere R61 568.00.  
This  was  achieved  largely  through  the  goodwill  and  constructive  relationship  developed  between  the  TMC  and 
SATS N4. 
 
The total cost of the event mobility was R11 877 031.00 against a budget of R12 000 000.00, reflecting a variance 
of R122 969.00. 
 




                          NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                             78
 
7.         VENUE TRANSPORT AND PLANNING
 
The  Venue  Transport  and  Planning  comprised  the  design,  planning  and  management of  all  venue  transport  and 
parking services at official venues in the host city.  This included the production, refinement and implementation 
of all Venue Transport Operations Plans (VTOPs) as well as the implementation and management of the transport 
workforce. 
 
7.1.       PLAN
 
The purpose of venue transport operations workstream was to provide safe, efficient, environmentally sensitive 
and  on‐time  transport  services  for  all  applicable  client  groups  during  the  operational  period  of  SA  2010.    The 
workstream  was  responsible  for  planning  and  implementing  vehicle  routings,  load  zone  control  and  pedestrian 
movement  at  each  venue  to  create  an  integrated  plan.    In  addition,  the  venue  transport  workstream  designed 
parking areas to provide the best possible level of service, security and capacity for each special travel group. 
 
7.1.1.     Venue Transport Requirements
 
7.1.1.1 General Spectator Transport
 
The venue operations plan was designed to address the overall spectator transport system requirements, through 
providing  a  P&R  service  for  general  spectators  to  the  Mbombela  Stadium  and  the  FFF.    The  P&R  venues  were 
planned principally to accommodate parking for private vehicles.  It was envisaged that spectators utilising public 
transport  from  external  transport  hubs  in  the  EDM,  Mpumalanga  Province,  and  neighbouring  provinces  and 
countries would feed into the host city transport system at the PT Hub. 
 
The initial demand model indicated a potential requirement to provide a maximum capacity of parking facilities for 
approximately 6 000 vehicles on non‐match days and 8 000 vehicles on match days. 
 




                                                                                                                                 
Fig 7.1: General Spectator Transport 
 

                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                               79
 
7.1.1.2 Special Travel Groups
 
The table below highlights the STGs attending SA 2010 along with the method of transport they were entitled to 
and predicted numbers of coaches/busses. 
 
Table 7.1: Special Travel Groups 
                             Method of  
  Client Group                                      Level of Service         Space Requirements 
                             Transport 
  Players                    Dedicated coaches      Dedicated chartered      PS1A (see stadium layout)
                             Sedan vehicles         coaches and sedans 
                             Vans with trailers 
  VIP                        Coaches                5 Star chartered         PS1B,and PS1C and PS1D (see 
  (FIFA and LOC, VIPs and  Private vehicles         informal services        stadium layout) 
  CIPs) 
  Sponsor and Hospitality  Coaches                  3 Star chartered         PS2 (see stadium layout)
  (MATCH)                    Mini‐bus taxis         scheduled service 
                             Private vehicles 
  Media                      Mini‐bus taxis         Media shuttle            PS3 andPS4 (see stadium 
                             Private vehicles       Informal parking         layout) 
  Service Staff              P&R                    Public transport         P&R load zones 
                                                                             Ranks 
  Tour Operator              Coaches                3 Star chartered         PS2 (see stadium layout)
  Packages (MATCH)           Mini‐bus taxis         scheduled services 
                             Private vehicles 
                             Rail 
  Mobility Impaired          Private vehicles       Dedicated parking close  (see stadium layout) 
                                                    to the stadium 
  General Ticket Holder      P&R busses             Scheduled services       P&R load zones 
                             Mini‐bus taxis         Informal services        Ranks 
                             Private vehicles 
                             Rail 
  Non‐Ticket Holder          P&R busses             Scheduled services       P&R load zones 
                             Mini‐bus taxis         Informal services        Ranks 
                             Private vehicles 
                             Rail 
 
7.1.2.    Transport Service Venues
 
The  following  core  P&R  venues  were  identified  to  address  the  general  requirements  to  serve  the  Mbombela 
Stadium and FFF: 
 
•          Nelspruit Showgrounds 
•          Riverside Mall 
•          Nelspruit Rugby Club 
 
In addition a P&W venue was planned to provide parking and direct access to the FFF at the Lowveld High School. 
 
Three  further  P&Rs  were  planned  to  provide  additional  parking  capacity  on  match  days  to  service  both  the 
Mbombela Stadium and FFF, which were follows: 
 
•          Laerskool Nelspruit 
•          Hoërskool Nelspruit Sports Ground 
•          Valencia Sports Ground 
 
                                      

                       NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                         80
 
Table 7.2: Summary of Venue Transport Services by Location, Type and Operations Date and Times 
Location                    Type of Service        Destination                 Operation Dates                Operation Times 

CBD Interchange             PT Hub                 FFF, Stadium, KMIA          11/06/10 to 11/07/10           09:00—02:00 

Lowveld High School         P&W                    FFF                         11/06/10 to 11/07/10           09:00—02:00 

Nelspruit Rugby Club        P&R                    FFF and Stadium             11/06/10 to 11/07/10           09:00—02:00 

Nelspruit Showground        P&R                    FFF and Stadium             11/06/10 to 11/07/10           09:00—02:00 

Riverside Mall              P&R                    FFF and Stadium             11/06/10 to 11/07/10           09:00—02:00 

                            Shuttle Services 
KMIA                                               PT Hub and Stadium          11/06/10 to 11/07/10           09:00—02:00 
                            Only 
                                                   PT Hub, Rugby, Show 
                            Shuttle Services 
FIFA Fan Fest                                      Grounds, Riverside,         11/06/10 to 11/07/10           09:00—02:00 
                            Only 
                                                   Primary, Stadium 
                                                   PT Hub, FFF, Rugby,                                        Kick off dependent
                            Shuttle Services                                   16‐20‐23‐25/06/10 
Mbombela Stadium                                   Show Grounds,                                              Open = 3 hrs prior 
                            Only                                               Match Days Only 
                                                   Riverside, KMIA                                            Close = 2 hrs post 
*Nelspruit 
                                                                               16‐20‐23‐25/06/10 
Hoërskool/Valencia          P&W                    PT Hub                                                     09:00—02:00 
                                                                               Match Days Only 
Sports Grounds 
                                                                               16‐20‐23‐25/06/10 
Laerskool Nelspruit         P&R                    FFF                                                        09:00—02:00 
                                                                               Match Days Only 
 
In the case of Hoërskool Nelspruit and Valencia Sports Grounds it was envisaged that spectators would park at the 
respective  venues  and  walk  to  the  PT  Hub  to  take  the  shuttles  to  their  respective  destinations.    During  the 
implementation phase, the plans were revised as the final pedestrian routing to the PT Hub from the venues was 
deemed to be too long, ultimately over 1 km. 
 
The spectator transport system was also planned to provide transport for general spectators between KMIA and 
the  Mbombela  Stadium  on  match  days  and  between  KMIA  and  the  PT  Hub  during  the  projected  high  demand 
period from around 15 July 2010 to 28 July 2010. 
 
The  final  venue  transport  operations  plan  was  based  on  ten  official  transport  venues  that  were  formally 
contracted.    The  list  of  transport  venues  indicating  services,  operational  period/times  is  provided  in  the  table 
below. 
 
7.1.3.      Venue Transport Operations
 
Venue transport operations were informed by the traffic management planning undertaken. The plan detailed a 
recommended  TMP  for  each  venue,  which  was  ultimately  implemented  through  the  MLM  Traffic  Management 
function,  which  was  the  entity  responsible  for  conducting  all  traffic  flows  on  the  public  roadways.    The  TMP 
specified  ingress/egress  routes  for  all  vehicles,  procedures  and  assets  necessary  to  direct  traffic  along  internal 
venue roadways and within venue car parks.  The TMP only pertained to the roadways directly around the venue.  
The  roads  directly  surrounding  each  venue  precinct  were  planned  to  have  a  combination  of  signage  and  traffic 
control points (TCP) to direct private vehicles entering the venue.  Traffic marshals were planned to be mobilised 
by MLM Traffic Management to undertake the required operational traffic management functions in accordance 
with  the  plans.    It  was  planned  that  the  traffic  management  overlay  would  be  implemented  daily  during  the 
operational dates of the event from at least an hour prior to venue opening times and would remain in effect until 
the crowd had dispersed after the venue closed nightly.  Venue transport operations were planned on match days 


                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                               81
 
to be functional from three hours before until two hours after a match and on non‐match days at least two hours 
prior to the FFF opening and an hour after the FFF closing times. 
 
The table below provides an illustration of the respective venue categories highlighting the nature of the transport 
operations required and planned for each venue: 
 
Table 7.3: Venue categories, illustrating type and scope of transport operations 
                                          Mbombela                Training  Transport                            FFF 
 Facility                       KMIA                     P&R 
                                          Stadium                 Venue      Hub 
 Traffic Control Point                                                             
 Vehicle Permit Checkpoint                                                         
 Ingress and Egress Routes                                                         
 Load Zones                                                                        
 Parking Areas                                                                     
 Staging Areas                                                                     
 Transport       Information 
                                                                                   
 Desk 
 VAPPS                                                                             
 Pedestrian control                                                                
 
The planned tasks and activities for each venue were captured in a venue transport operations plan (VTOP), with 
the  VTOPs  collectively  forming  a  key  component  of  the  event  operations  implementation  plan.    The  VTOP 
prescribed the operational functions and activities described in the following sub‐sections. 
 
Detailed  VTOP  drawings  36  to  40  are  provided  in  Appendix  G  for  key  venues,  indicating  routing  and  functional 
placement. 
 
7.1.3.1 Traffic Control Points
 
TCPs were planned to be designated points where vehicles were to be directed along an assigned route in order to 
access the appropriate venue serving an ultimate destination.  TCPs were planned to be placed at strategic traffic 
points, particularly where routes changed direction.  At the key points traffic marshals were to be posted to direct 
vehicles to their designated destinations and control traffic.  In less important intersections route direction points 
where it was deemed unnecessary to post a traffic marshal, reliance would be placed on deploying appropriate 
directional signage.  The table below provides a summary of the traffic marshals planned to service the specific 
routes. 
 
Table 7.4: Number of Traffic Marshals 
Transport Traffic Marshals                                          No 
Nelspruit PT Hub                                                      32
Routes from PT Hub                                                    24
Nelspruit Hoërskool/Valencia Sports Grounds                           16
Laerskool Nelspruit                                                     8
Nelspruit Rugby Club                                                  24
Nelspruit Showgrounds                                                 20
Riverside Mall                                                        32
Lowveld High School                                                   48
 
7.1.3.2 Vehicle Check Points
 
Vehicle  check  points  were  planned  to  be  located  at  strategic  traffic  points.    At  these  points  it  was  planned  to 
deploy  a  trained  venue  transport  workforce  that  would  be  responsible  for  checking  each  vehicle  for  the 



                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                  82
 
appropriate  VAPP,  and  directing  it  accordingly.    The  key  VCPs  were  located  at  the  entry  to  the  bus  load  zones, 
staging areas, and venue parking and access. 
 
7.1.3.3 Ingress and Egress Routes
 
The  ingress  (in‐bound)  and  egress  (out‐bound)  routes  were  planned  to  address  the  mobility  requirements  in  an 
effective  and  efficient  manner,  with  consideration  for  the  background  traffic.    Drawing  from  the  travel  demand 
estimations  introduced  in  Section  2,  the  best  (shortest  and  least  congested)  routing  was  identified  for  each 
component  of  the  shuttle  services.    The  resulting  routing  and  circulation  is  further  detailed  in  Section  5  of  this 
report. 
 
7.1.3.4 Load Zones
 
In  accordance  with  the  planning,  spectators  would  board  and  disembark  from  shuttles  at  predetermined  load 
zones.  A load zone was to be identified by signage (known as a transport pylon) that would contain information of 
the group and destination served, and the schedule of service.  Load zones were to be staffed by VTA (Passenger), 
based on service instructions, the service schedule utilising radio communication between the respective venue 
operations management teams. 
 
The  load  zones  were  designed  to  accommodate  spectator  queues  and  loading  areas  to  enable  loading  in  an 
efficient  manner.    VTAs  for  passengers  would  direct  spectators  to  enter  the  correct  queue  and  assist  with  the 
embarking  and  disembarking  of  shuttles.    Signage  would  be  placed  to  clearly  mark  loading  points  and  queuing 
areas/lines.  Generally each venue was planned to have a number of load zones (between 2 and 7).  For illustrative 
purposes  the  Mbombela  Stadium  precinct  and  the  FFF  load  zones,  as  planned  and  implemented,  are  depicted 
below. 
 




                                                                                                                  
Fig 7.2: Stadium Load Zones 


                         NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                   83
 
 




                                                                                                         
Fig 7.3: Operational FFF Load Zones 
 
7.1.3.5 Parking Areas
 
The  parking  operations  planning  encompassed  car  parks,  to  service  P&Rs  and  the  P&W  venues.    In  terms  of 
restricted access parking areas for STGs, it was planned that a venue VPC would be established at these entrances.  
These check points were planned to ensure that only vehicles displaying a valid VAPP would be permitted to enter 
that specific restricted parking area. All the P&R venues were planned to be open to the general public and as such 
would not require dedicated VPC capacity, other than to maintain an orderly parking operation.  The correct VAPP 
would be required to pass through the VCP, bus staging and load zones at the respective venues. 
 
The parking areas were structured in a T‐formation utilising stakes and barrier tape. 
 
7.1.3.6 Staging Areas
 
The planned staging areas were short‐term locations for holding both vehicles and drivers until the services were 
required.  These areas were planned to accommodate only the official transport vehicles (busses and MBTs), with 
no public vehicles being permitted to enter the staging area.  Accordingly, all busses and MBTs utilising the staging 
areas would have an appropriate transport VAPP to enter the area.  The access to the staging areas was planned 
to be controlled by VTAs to verify that all vehicles entering had the required VAPPs. 
 
Table 7.5: Bus Staging Areas 
VENUE                               BUS/MBT STAGING AREA LOCATIONS
Nelspruit Showgrounds               On  the  on‐ramp  to  the  R40  north  from  the  load  zone  going  southward 
                                    towards Bosch Street.  This area was marked off with barriers to separate it 
                                    from regular vehicle traffic 
Riverside Mall                      Located on  Government  Boulevard  from  the  traffic  circle  going  west.  This 
                                    area was marked off with barriers to separate it from regular vehicle traffic 
Nelspruit Rugby Club                Along the N4X going west from venue bus lay by.  This area was marked off 
                                    with barriers to separate it from regular vehicle traffic 
Laerskool Nelspruit                 Along the entrance of the school around the traffic circle 
FFF                                 South  of  the  load  zones  along  Geelhout  Avenue  and  turning  west  into 
                                    Figtree Street 

                      NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                          84
 
7.1.3.7 Transport Information Desk
 
The transportation Information Desk concept was planned to provide a central point where transport questions 
and  queries  could  be  answered.    Ultimately  this  function  was  undertaken  within  the  communications  activities, 
through the wide dissemination of transport information brochures and the transport volunteers being available 
to answer transport related questions.  In addition, MLM mobilised volunteers as event ambassadors to provide 
general information about the municipality, event transport and activities within the region.  These ambassadors 
had desks located at each of the transport venues. 
 
7.1.3.8 VAPPs
 
In  accordance  with  demand  expectations,  shuttles  (busses  and  MBTs)  were  allocated  to  service  routes  and 
accordingly placed in the corresponding staging areas.  No vehicles would be allowed into the bus load zones or 
staging  areas  without  the  appropriate  VAPP,  as  illustrated  in  the  figure  below.    The  MLM  event  management 
transport services team distributed the VAPPS from the PT Hub on a daily basis as per a predetermined schedule.  
The  VAPPs  were  signed  out  by  the  driver  under  the  auspices  of  the  fleet  manager  during  driver  check  in 
procedures at the PT Hub and returned and signed in by the driver at the end of each shift. 
 
The number of shuttles and mix of busses and MBTs were to be staged in accordance with a schedule based on 
the  ridership  demand  estimations,  varying  in  accordance  with  expected  demand  on  an  hourly  basis.    These 
shuttles were then mobilised to the load zone on request from the VTMs.  The shuttles were mobilised from the 
staging  area  on  a  rotational  basis,  triggered  by  the  VTMs  as  the  shuttle  departed  from  the  load  zones    In 
accordance with the plans, the shuttle would then continue on the route to the drop‐off point, be unloaded and 
then  moved  to  the  appropriate  staging  area  to  await  mobilisation  to  the  loading  area  for  the  next  trip.    This 
approach was planned to facilitate quick and efficient transport operations, through reducing congestion caused 
by  shuttles  waiting  in  the  load  zones  and  minimising  the  wait  time  associated  with  shuttle  mobilisation  as  the 
staging  area  was  located  in  close  proximity  to  the  load  zones.    As  per  the  plans,  VTMs  were  responsible  for 
inducting and overseeing the venue workforce with regards to the operational functions including VAPPs access 
procedures and notifying them of any operational procedural changes that were required. 
 
It  was  planned  that  the  stadium  would  require  two  types  of  VAPP  systems  to  be  implemented,  which  were  as 
follows: 
 
•           MLM  Transport  Services  VAPP:  To  designate  official  MLM  transport  services  vehicles  (shuttles  and 
            support management vehicles), to provide access into MLM transport zones, namely: 
            o Load zones 
            o Bus staging/holding areas 
            o Operational venue parking area 
•           Mbombela Stadium VAPP: To allow vehicle access into the exclusion zone surrounding the stadium 
            o This  VAPP  was  managed  by  the  LOC,  and  enforced  by  SAPS  in  conjunction  with  MLM  Traffic 
               Management at the entry to the stadium precinct 
 
It was planned that MLM Traffic Management and SAPS would enforce all VAPPs at road closures and check points 
surrounding the venue.  The MLM transport workforce enforced VAPPs at the entrance to load zones, bus holding 
areas, and venue operational areas.  Vehicles within a VAPP controlled zone that did not display an appropriate 
VAPP were turned away and directed to the general public parking areas or routes. 
 
7.1.3.9 Pedestrian Control
 
A  pedestrian  flow  plan  was developed  to  address  the  congestion  challenges  resulting  from  the  large  number  of 
spectators entering and leaving a venue within short time periods.  During planning it was deemed vital to control 
pedestrian  flows  to  ensure  safe  and  efficient  operations.    It  was  envisaged  that  pedestrian  control  would  be 
accomplished through the application of signage, supported by on the ground volunteers assisting to direct people 
to their desired load zones. 
 
 


                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                               85
 
7.1.4.     Transport Venue Management
 
The  Venue  Operations  Centre  (VOC)  was  the  point  for  daily  operations  management  and  coordination  of  all 
activities  at  the  venue.    Accordingly,  the  VOC  was  planned  to  accommodate  the  venue  communications  centre, 
briefing area, incident command, and workstations for common use by the venue team.  The VOCs were located at 
the transport venues in appropriate rooms adjacent to or in close proximity to the venue parking operations.  The 
VOC were envisaged as Back of House (BoH) within a restricted area open only to accredited workforce.  Activities 
at the VOC included the following: 
 
•            Security meetings 
•            Team meetings 
•            Daily briefings 
•            Shift designations 
 
A venue transport reporting and communication structure was developed in order to enable efficient and effective 
decision making at the appropriate level.  Accordingly, it was envisaged that most operational decisions would be 
made on the ground at the VOC, with direct communication to the ProvJOC through the venue manager if higher 
level authorities and/or direction was required. 
 
Venue communication was planned to be facilitated by hand held two way radios, with a preassigned frequency 
and  channels  to  enable  a  structured  communication  system.    Accordingly,  venue  operational  staff  could 
communicate  on  local  operational  issues  on  one  channel,  while  venue  management  would  be  able  to 
communicate between venues and with the ProvJOC on another channel.  Radio protocols were developed and 
included in the training material for all user groups. 
 
7.1.5.     Venue Resourcing
 
The planned typical venue transport resourcing structure is depicted in the VOC organogram below. 
 




                                                                                                                   
Fig 7.4: VOC Organogram 
 
It should be noted that when implemented in practice the venue structure was simplified and only the VTS HR and 
Fleet  line  functions  activated.    In  addition,  the  VTAs  were  all  trained  in  the  functional  disciplines  such  as 
communications, signage and fleet and not allocated the specialist functions outlined in the organogram above. 
 
With  reference  to  the  venue  organogram  depicted  above  the  planned  key  venue  workforce  functions  are 
summarised below: 
 


                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              86
 
•            Check‐In/Check‐Out:  The transport workforce was required to check‐in at the venue workforce check‐
             in  area  before  the  start  of  each  shift.    At  the  check‐in  all  volunteers  and  staff  received  their  daily 
             assignments,  meal  vouchers,  as  well  as  any  necessary  equipment  that  they  might  require  based  on 
             assigned  duties  (e.g.  two‐way  radios,  cellphones  and  signage).    All  venue  transport  equipment  was 
             checked  and  signed  out  by  each  volunteer  (name  and  signature)  for  control  and  accountability 
             purposes.    All  volunteers  and  staff  reported  to  the  VTS  (HR)  for  check  out  at  the  end  of  their  shift, 
             signing back any equipment utilised 
•            Venue Briefing: VTSs held daily briefings at specified locations in the venue, covering duties, schedule 
             and updates by the VTM.  The VTM, the VTS (HR) or (Fleet) briefed the venue transport workforce at the 
             start of their shift in the venue workforce briefing area, where volunteers and staff were informed of 
             details of the day’s schedule and given post assignments 
•            Venue Deployment: Following check in procedures, the workforce was sent to their assigned posts in 
             order to begin daily operational duties 
•            Venue Meal Breaks: The venue transport workforce were given a 30 minute scheduled break for meals, 
             with all meals served in a designated rest area.  Additional, 15 minute breaks every three hours were 
             provided during an average six hour shift. 
 
7.1.6.       Implementation Framework
 
In  concluding  the  planning,  a  detailed  implementation  framework  identifying  key  activities,  responsibilities  and 
milestones  was  developed.    The  table  below  provides  a  summary  overview  of  the  key  activities  and  milestones 
towards implementation: 
 
Table 7.6: Venue Transport Implementation: Key activities and milestones  
  Start Date             End Date              Activity                  Transport Operation 
  3 January 2010         28 February 2010  Volunteer interviews          Volunteers interviewed to identify 
                                                                         potential workforce candidates 
    15 April 2010          30 May 2010            Kitting Out                   Equipment delivered to each venue’s 
                                                  (Dictated by logistic         secured storage space or office 
                                                  delivery schedules and        VTMs received, inspected and signed‐off 
                                                  storage capabilities)         equipment 
    16 April 2010          18 April 2010          Job specific training         Volunteers were inducted and trained in 
                                                                                transport theory and practice at 
                                                                                Mbombela Civic Centre 
    9 June 2010            9 June 2010            Venue specific training       Volunteers were orientated and job 
                                                                                specific training was reinforced at their 
                                                                                assigned venue 
    7 June 2010            10 June 2010           Set‐up                        VTMs fitted workspace areas with 
                                                  (Dictated by venue            equipment and venue was operationally 
                                                  lockdown schedules)           functional 
    11 June 2010           11 July 2010           Visitor bus system            Operations commenced 
                                                  operational 
    11 June 2010           11 July 2010           FFF operational               FFF is operational 

    12 July 2010           31 July 2010           Decommission                  Equipment is removed, inventoried and 
                                                  Dictated by logistic          collected from each venue by logistics 
                                                  pick‐up schedules and         VTMs inspect and signed‐off equipment 
                                                  storage capabilities)         received. 
 
 




                          NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                   87
 
  7.2.        DELIVERY
   
  In terms of delivery key milestones included the following: 
   
  •         First Dry Run                   :  27 March 2010 
  •         Volunteer Training              :  30 April 2010 to 2 May 2010 
  •         Second Dry Run                  :  16 May 2010 
  •         Commissioning of Venues         :  5 June 2010 to 10 June 2010 
  •         Operational Period              :  11 June 2010 to 11 July 2010 
  •         Decommissioning of Venues  :  12 July 2010 to 16 July 2010 
   
  7.2.1.      Venues
   
  The  venues  were  commissioned  prior  to  the  commencement  of  the  event  in  accordance  with  the  VTOPs,  as 
  depicted in the table below.  The VTOP developed in the planning stages identified ten venues as P&R and P&W 
  venues.    As  the  venue  contract  negotiations  commenced  there  were  concerns  about  the  potential  cost 
  implications  of  utilising  some  of  the  school  precincts.    This  was  exacerbated  by  concerns  around  the  potential 
  damage  to  the  fields  and  the  ultimate  costs  associated  with  rehabilitation.    Consideration  was  given  to 
  concentrating  on  the  utilisation  and  upgrading  of  Valencia  Sports  Ground,  rather  than  concluding  a  relatively 
  costly  lease  agreement  with  one  of  the  schools.    Ultimately,  a  cost  effective  lease  agreement  was  concluded, 
  ensuring ample parking to address the high demand scenarios.  At this stage it was deemed appropriate to ensure 
  enough parking to address the high demand scenario, as there were concerns expressed by the MLM that if there 
  was not enough parking available, congestion would be caused by on street parking. 
   
  Table 7.7: Summary of venue locations, service type, designations and operational periods  
Location                     Type of Service       Destination(s)                 Operation Dates            Operation Times

CBD Interchange             PT Hub                 FFF                          11/06/10 to 11/07/10        09:00 — 00:00
                                                   Mbombela Stadium 
                                                   KMIA 
Lowveld High School         Park and Walk          FFF                          11/06/10 to 11/07/10        09:00 — 00:00

Nelspruit Rugby Club        Park and Ride          FFF                          11/06/10 to 29/06/10        09:00 — 00:00
                                                   Mbombela Stadium 
Nelspruit Showground        Park and Ride          FFF                          11/06/10 to 11/07/10        09:00 — 00:00
                                                   Mbombela Stadium 
Riverside Mall              Park and Ride          FFF                          11/06/10 to 29/06/10        09:00 — 00:00
                                                   Mbombela Stadium 
KMIA                        Shuttle Services       PT Hub                       15/06/10 to 26/06/10        09:00 — 00:00
                            Only                   Mbombela Stadium 
FIFA Fan Fest               Shuttle Services       PT Hub                       11/06/10 to 11/07/10        09:00 — 00:00
                            Only                   Rugby Club 
                                                   Nelspruit Showgrounds 
                                                   Riverside Mall 
                                                   Laerskool Nelspruit 
                                                   Mbombela Stadium 
Mbombela Stadium            Shuttle Services       PT Hub                       16‐20‐23‐25/06/10           Kick off dependent
                            Only                   FFF                          Match Days Only             Open = 3 hrs pre 
                                                   Nelspruit Rugby                                          Close = 2 hrs post 
                                                   Nelspruit Showgrounds 
                                                   Riverside Mall 
                                                   KMIA 



                          NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              88
   
Location                   Type of Service        Destination(s)                Operation Dates             Operation Times

Hoërskool Nelspruit &      Park and Ride          PT Hub                        16‐20‐23‐25/06/10           09:00 — 00:00
Valencia Sports                                                                 Match Days Only 
Grounds 
Laerskool Nelspruit        Park and Ride          FFF                           16‐20‐23‐25/06/10           09:00 — 00:00
                                                                                Match Days Only 
   
  As  can  be  deduced  from  the  table  above  the  key  venue  changes  to  the  VTOPs  during  implementation  and 
  operations included the following: 
   
  •          Hoërskool Nelspruit and Valencia Sports Grounds were implemented as P&R venues, rather than P&W 
             venues  as  initially  planned.    The  reason  for  this  change  was  that  when  the  detailed  pedestrian  route 
             planning was undertaken it became apparent that the walking distance was too far i.e. more than 1 km 
  •          Due to a lack of demand for designated P&R facilities, parking after the final match held in Nelspruit as a 
             result of low FFF attendance, it was decided to close some transport venues, namely: Riverside Mall and 
             Nelspruit Rugby Club.  The venue workforce (volunteers and staff) from these venues were relocated to 
             Nelspruit Showgrounds to effectively utilise the spare capacity and thereby provide support to the inter‐
             district  transport  that  was  expanded  to  provide  opportunity  for  communities  within  the  district  to 
             attend the FFF. 
   




                                                                                                                                      
  Fig 7.5: Lowveld High School P&R 




                          NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                               89
   
                                                                                                                      
Fig 7.6: Nelspruit Showgrounds P&R 
 




                                                                                                                      
Fig 7.7: Public Transport Hub 
 
7.2.2.    Infrastructure, Furniture, Fittings and Equipment
 
In approaching the procurement of FF&E and/or the upgrading of infrastructure two key criteria were consistently 
applied, namely: 
 
•         Do they effectively address event operational requirements? 
•         Do they provide a lasting legacy for Mbombela and its communities? 
 
Temporary infrastructure alternatives were considered, if cost effective and the permanent infrastructure options 
were deemed not to have any real legacy potential. 
 


                      NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                    90
 
In  November  2009  all  venues  were  assessed  for  infrastructure  needs  and  possible  legacy  upgrades  based  on 
location,  layout  and  budget.    In  January  2010  an  engineering  consulting  firm  was  appointed  to  undertake  the 
infrastructure  upgrading  process,  encompassing  developing  bills  of  quantities,  costing,  supporting  MLM  in 
procuring services of contractor(s) and overseeing the construction works.  Accordingly, in April 2010 a contractor 
was  awarded  the  contract  by  MLM  to  undertake  the  venue  upgrade  work  under  the  auspices  of  the  consulting 
engineering firm. 
 
At this stage, the time required to undertake the upgrading works was limited and available budget was severely 
constrained.    Accordingly,  the  infrastructure  requirements  were  carefully  prioritised  with  consideration  for  time 
and cost.  In this regard some key challenges were faced and addressed as follows: 
 
•           A  final  decision  on  the  application  of  Hoërskool  Nelspruit  Sports  Ground  was  delayed  due  to  cost 
            considerations  associated  with  the  venue.    This  delayed  the  process  of  commissioning  the  venue 
            limiting the infrastructure work that could be completed prior to the commencement of the event 
•           Complexities and challenges arose pertaining to the infrastructure upgrades at Nelspruit Showgrounds, 
            as the venue contract with the Show Society for the lease of the grounds had included provision for the 
            venue  to  undertake  some  of  the  site  preparation  work,  while  a  contractor  had  been  appointed  to 
            undertake  the  infrastructure  work  (lighting  and  paving).    The  division  of  roles  and  responsibilities 
            became an issue between the parties, but was ultimately amicably resolved 
•           Due to delays in budget approvals some works commenced late placing pressure on the contractor to 
            complete  works  on  time  for  the  event.    Generally  work  was  completed  in  time  for  the  venues  to 
            operate, with the few exceptions being: 
            o Parking  lot  lights  at  Riverside  Mall  and  Nelspruit  Showgrounds  were  not  fully  installed  by  the 
                commencement of the event on 11 June 2010, principally due to the late shipping of light fittings by 
                the supplier 
 
The key legacy upgrades undertaken at the respective venues are detailed in the table below: 
 
Table 7.8: Summary of key legacy upgrades for each venue 
Venue                              Key Legacy Upgrade Benefits
Hoërskool  Nelspruit  Sports  New access gate
Grounds                            Steel structure for pavilion 
Laerskool Nelspruit                Lighting for sports field
                                   Rehabilitation of access road below fields (paved way) 
Lowveld High School                Construction of a new palisade fence along fields
                                   Rehabilitation of two level staircases leading to the road 
                                   Lighting for soccer fields 
                                   Upgrading of access gates 
Valencia Sports Grounds            New palisade fence and gate around the complex
                                   New irrigation system 
                                   New lights on the soccer field 
                                   Access gate to next door school 
                                   Curbing and retarring of the access road 
                                   Repairs to lighting 
                                   Construction of a drainage culvert 
Riverside Municipal Fields         Lighting for fields
                                   Access gates and road upgrades (paved driveways) 
                                   Roadside embayment and bus bay extension 
Nelspruit Rugby Club               Post and rail fence around main field
                                   Lighting for soccer field 
                                   Pothole repairs to road infrastructure 
                                   New door for outside office 
 
A complete list of FF&E is provided in Appendix G. 
 



                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                             91
 
7.2.3.     Venue Logistics
 
Venue  logistic  functions  were  contracted  to  a  local  event  company  and  overseen  by  the  TMC.    The  logistics 
contractor was responsible for the following support: 
 
•          Load‐in  and  load‐out  of  all  equipment  to  parking  areas,  venue  offices,  staging  areas  and  load  zones 
           based on operating plans 
•          Demarcation of parking lots 
•          Receiving of all procured equipment 
•          Maintenance of and delivery of fuel to generators 
•          Delivery of water to venues 
•          Inventory and tracking of equipment 
•          Load‐in at all venues was implemented over nine days 
 
In  addition  to  the  general  logistics,  specialist  companies  were  contracted  to  provide  mobile  toilets  and  mobile 
lighting which was as follows: 
 
•          Two companies were contracted to provide portable toilets to service the following venues: 
           o PT hub, Lowveld High School, Nelspruit Rugby Club, Nelspruit Showgrounds and Riverside Mall 
           o Laerskool  Nelspruit,  Valencia  Sports  Ground,  Hoërskool  Nelspruit  Sports  Ground  and  provision  of 
                two additional wheelchair units at Riverside Mall 
•          A company was contracted to provide eight mobile light towers on a supply, maintain and operate basis 
           to augment permanent lighting.  The lights were serviced and refuelled every three days 
 
7.2.4.     Venue Safety and Security
 
SAPS  installed  radio  base  stations  in  all  VOCs  to  communicate  directly  with  the  ProvJOC.    SAPs  and  Traffic 
Management were deployed to each venue daily, with additional capacity (officers) deployed on match days.  In 
addition, a private security company was contracted to provide general site security on a 24 hour basis, with four 
to six rounds per shift depending on the size and risk profile of the venue.  Safety and security operations generally 
ran without incident at all the venues, with the only reported incidents as follows: 
 
•            Fire in the main parking precinct at Nelspruit Showgrounds during the construction phase, without any 
             impact on the site works 
•            Damage to a rest room at Laerskool Nelspruit P&R, on the night of the last match, 25 June 2010 
•            Section of shade cloth fencing stolen at Lowveld High school P&W towards the end of the event 
•            Underground  light  cabling  stolen  at  Nelspruit  Showgrounds  P&R  the  night  after  the  event  closed, 
             11 July 2010 
 
After  the  last match  in  Nelspruit,  the  SAPS  deployment was  reduced with  the  closure  of  the  P&Rs  dedicated  to 
match days in accordance with the plans, namely: 
 
•            Hoërskool Nelspruit Sports Ground P&R 
•            Laerskool Nelspruit P&R 
•            Valencia Sports Ground P&R 
 




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              92
 
                                                                                             
Fig 7.8: Hoërskool Nelspruit Sports Ground P&R 
 




                                                                                                 
Fig 7.9: Laerskool Nelspruit P&R 




                     NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM           93
 
                                                                                                                    
Fig 7.10: Valencia Sports Ground P&R 
 
In addition, further security and traffic control resources were withdrawn as more venues were closed in response 
to  the  dwindling  demand  for  parking  to  attend  the  FFF.    The  security  personnel  and  equipment,  including  base 
stations were decommissioned after 30 June 2010 at the following venues: 
 
•           Riverside Mall P&R 
•           Nelspruit Rugby Club P&R 
 




                                                                                                                   
Fig 7.11: Nelspruit Rugby Club P&R 

                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                             94
 
 




                                                                                                               
Fig 7.12: Riverside Mall P&R 
 
7.2.5.     Venue Access Parking Permits
 
A dual system of VAPPs was developed and implemented as follows: 
 
•          One  for  access  to  the  Mbombela  Stadium  precinct,  HOV  lanes  and  P166  Road,  these  VAPPs  were 
           designed, printed and distributed by the LOC and provided to the MLM Transport Cluster 
•          A Host City Spectator Transport VAPP for all vehicles in its fleet to access the PT Hub and any load zone 
           or operational area at all P&R and P&W sites. These were designed and printed by the TMC. 
•          For tracking purposes, all VAPPs were signed out by the driver and signed back in at the end of each day 
 
The  original  process  to  produce  the  VAPPs  for  stadium  access  through  the  LOC  proved  to  be  problematic, 
necessitating  MLM  to  make  alternative  arrangements  and  produce  their  own  VAPPS.    This  was  done  in 
consultation with all key stakeholders, including MLM Traffic Management and SAPS.  Generally the VAPP system 
worked effectively although some problems were experienced which were as follows: 
 
•          On  a  few  occasions  official  branded  host  city  transport  fleet  vehicles  were  denied  entry  to  the 
           Mbombela  Stadium  precinct  as  the  MLM  VAPP  was  not  recognised  by  the  access  control  officers, 
           possibly due to ineffective briefing of provincial traffic officials mobilised to support MLM Traffic 
•          There was limited abuse of VAPPs by branded MBTs to gain access to the Mbombela Stadium precinct 
           at times they were not assigned to provide official shuttle services 
•          On a few occasions official branded inner city busses were denied access to their assigned parking areas 
           at the Mbombela Stadium due to the MLM VAPP not being recognised 
 
7.2.6.     Catering
 
Catering  companies  were  contracted  to  provide  three  meals  a  day,  breakfast,  lunch  and  dinner  along  with  cool 
drinks and snacks for tea breaks.  Some challenges were experienced with regard to securing appropriate facilities 
for meal preparation and volunteer rest areas.  At the Riverside Mall venue the tenant body was reluctant to allow 
an outside catering company (not a mall tenant) to prepare and serve meals within the mall precinct.  Accordingly, 
temporary facilities  were  constructed  utilising containers and gazebos within  the  municipal precinct  adjacent  to 
the mall.  Similarly, at the Nelspruit Rugby Club the facilities initially identified for the purpose of meal preparation 

                       NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                             95
 
and  volunteer  rest  area  were  found  to  be  inappropriate  as  times  conflicted  with  ongoing  rugby  club  activities, 
including training and matches.  Accordingly, an alternative site adjacent to the stand was made available and a 
gazebo  contracted  to  provide  shade  for  meal  preparation.    At  all  the  other  venues  adequate  facilities  to 
accommodate meal preparation and volunteer rest areas were available in existing buildings. 
 




                                                                              
Fig 7.13: Transport Workforce Catering 
 
During  the  operations  there  were  some  complaints  by  volunteers  regarding  food  quality.    On  investigation  it 
became  apparent  that  the  type  of  food  specified  by  the  MLM  to  ensure  a  balanced  diet  was  not  what  some 
volunteers liked or were used to eating.  For example there were complaints about too many vegetables and that 
the food was causing illness.  It transpired that a significant number of volunteers preferred meat and traditional 
porridge “vleis en pap”, with very limited vegetables such as potatoes, rice and pumpkin.  They also indicated that 
they  did  not  eat  salads  and  vegetables  such  as  peas,  carrots  and  marrows.    These  challenges  were  addressed 
through: 
 
•           The menus were adapted to provide more basic meals with a foundation of meat and rice or potatoes 
            with fewer other vegetables 
•           The TMC established and facilitated ongoing and open communication of food preferences between the 
            volunteers and the catering companies.  In essence discussing the menus with the volunteers prior to 
            meal preparation 
 
7.2.7.     Transport Venue Operations
 
7.2.7.1 P&R Venues
 
The P&R venues were well utilised on match days and experienced very few problems.  The challenges that did 
occur over the duration of the event were as follows: 
 
•         Riverside  Mall  P&R  demand  was  extremely  high  and  reached  capacity  within  the  first  few  hours  of 
          opening  long  before  the  commencement  of  the  matches.    This  resulted  in  a  number  of  challenges  in 
          communicating the closure of the venue and redirecting traffic to alternative venues: 
          o On the first match day, 16 June 2010, there was inadequate visible signage and/or traffic marshals in 
              place at the access road entrance to redirect cars to an alternative venue.  This was addressed to 
              some extent in the following matches, although spectators continually tried to enter the parking lot 
              despite signage indicating it was full.  The majority of vehicles were rerouted to the Riverside Mall 
              placing additional demands on the shuttle transport capacity 
          o Due to the high volumes at the Nelspruit Rugby Club, the shuttle transport service was placed under 
              pressure.  At times this resulted in the formation of relatively long queues.  These challenges were 
              effectively addressed by dispatching additional shuttles to augment the services 


                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              96
 
•          During the first match, 16 June 2010, illegally parked cars on the pavements of the access road, Loco 
           Road, caused congestion and parking delays at Nelspruit Showgrounds.  This challenge was exacerbated 
           by the traffic marshals allowing spectators to park at the closest parking bays near the entrance to the 
           P&R  venue,  constraining  access  to  parking  precincts  and  bays  deeper  into  the  venue.    This  was 
           addressed  by  introducing  a  system  of  parking  the  respective  parking  areas  within  the  Nelspruit 
           Showground venue in a more effective sequence 
•          At the Riverside Mall and Nelspruit Rugby Club P&Rs ridership was greatly increased due to spectators 
           parking  at  local  shopping  centres  and  walking  to  the  P&Rs  to  link  with  the  shuttle  services  to  the 
           Mbombela Stadium.  This was observed during the test event held in May 2010, with centres such as 
           Crossings  and  Sonpark  being  most  adversely  impacted.    Efforts  were  made  to  address  these  “illegal” 
           parking practices through the communication campaign, localised signage and the centres introducing 
           their own soft access control systems.  To address these challenges, additional shuttles were mobilised 
           and allocated to the venues 
 
Low attendance at the FFF, particularly after South Africa was eliminated in the first round, resulted in a drastic 
decrease in P&R utilisation.  Utilisation rates generally fell below 20% of expected demand.  This was most marked 
from  26  June  2010,  after  the  matches  in  Nelspruit  were  over.    Immediate  steps  were  taken  to  ensure  that  the 
contracted  capacity  in  terms  of  venues,  supporting  infrastructure  and  transport  services  was  optimally  utilised 
and/or curtailed.  In consultation with the MLM the following key remedial actions were undertaken:  
 
•          The closure of three P&Rs (Nelspruit Showgrounds, Nelspruit Rugby Club and Riverside Mall), with the 
           P&W at Lowveld High School and the PT Hub remaining operational to service the FFF 
•          Renegotiating the  transport service  contracts  to  reduce capacity and  reallocating  vehicles  (MBTs) and 
           workforce to provide expanded intra‐district services.  These expanded intra‐district services provided 
           opportunities  for  outlying  township  communities  to  participate  in  the  FFF.    To  give  effect  to  these 
           changes the Nelspruit Showgrounds venue was utilised as a staging for both MBTs and the workforce.  
           The volunteer catering contracts were also renegotiated, allowing a degree of rationalisation relocation 
           of  operations  to  the  Nelspruit  Showgrounds.    Significant  cost  savings  resulted  from  the  immediate 
           implementation of this revised plan. 
 
7.2.7.2 Mbombela Stadium Transport Venue(s)
 
The Mbombela Stadium had two spectator transport shuttle load/unload venues, namely the southern load zone 
and the eastern load zone which were as follows: 
 
•          One located at the south of the Mbombela Stadium where a permanent bus and taxi rank was built 
•          One at the east of the Mbombela Stadium where busses and MBTs loaded/unloaded curb‐side 
 
The  load/unload  zones  were  designed  to  accommodate  a  FIFA  directive  to  have  a  60%/40%  split  amongst 
spectators  between  the  load  zone  gates  with  60%  entering  through  a  commercial  zone  located  just  inside  the 
eastern access gate security check point.   Based on this directive, the expected shuttle demand to and from the 
respective  P&R  venues  and  the  PT  Hub  was  applied  to  inform  the  load  zone  allocations  at  the  southern  and 
eastern stadium entrances, as follows: 
•          Southern entrance load zones: 
           o PT Hub 
           o KMIA 
•          Eastern entrance load zones: 
           o Riverside Mall 
           o Nelspruit Showgrounds 
           o Nelspruit Rugby Club 
           o FFF 
 
A crowd control barricade comprising some 1 600 m was installed from the respective stadium entrances to the 
curb side load zones, forming queuing shoots for each load zone and preventing road access.  Each load zone was 
laid out to provide 28 m per bus or 10 m per MBT.  The load zones for Riverside Mall, Nelspruit Showground and 



                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              97
 
Nelspruit  Rugby  Club  could  each  accommodate  four  busses;  the  PT  Hub  three  busses;  the  FFF  three  MBTs;  and 
KMIA two MBTs. 
 




                                                                                                             
Fig 7.14: Simultaneous Egress at Eastern and Southern Load Zones at Mbombela Stadium 
 




                                                                                                              
Fig 7.15: Simultaneous Egress at Eastern and Southern Load Zones at Mbombela Stadium 

                       NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                           98
 
 
Generally stadium ingress (stadium arrivals) functioned smoothly on all the match days with no specific problems 
reported.    It  was  surprising  that  spectator  arrivals  peaked  just  prior  to  match  kick‐off,  with  significant  numbers 
continuing to arrive up to about half time.  Stadium egress (stadium departure) experienced significant challenges 
with  over  30 000  spectators  trying  to  exit  immediately  after  the  final  whistle,  particularly  during  the  first  two 
matches.  Key challenges and remedial actions in this regard are summarised in the table below: 
 
Table 7.9: Key Challenges Experienced with the Stadium Transport Operations and Remedial Actions Taken 
Key Challenges                     Key Causes Identified                       Remedial Actions Taken 
Experienced 
Overcrowding at the                Unbalanced distribution between             As activity at the commercial zone was 
eastern load zones                 the eastern and southern gates due  limited, a 50/50 split was implemented after 
(First two matches)                to the FIFA commercial zone 40/60  the first match significantly alleviating the 
                                   requirements overburdened the               congestion 
                                   eastern gate egress                         Moving the Nelspruit Rugby Club from the 
                                                                               eastern load zone to the southern load zone 
Confusion accessing the            Signage to the respective P&R               To remedy this challenge additional overhead 
correct load zone                  venues placed on 2.5 m vertical             horizontal signage was installed 
                                   stands at gates to indicate pick up         Introduction of spectator marshals on tall 
                                   points limited visibility in the            chairs with loud hailers at the stadium exits to 
                                   crowds                                      ensure people were exiting at the correct 
                                                                               gate 
                                                                               Introduction of load zone shoot barriers 
                                                                               closer to the load zone, enabling spectators to 
                                                                               make line choices later with less physical 
                                                                               barrier restrictions 
Long waiting times in load  Difficulties in getting busses from                The prestaging of the busses for stadium 
zones for shuttles                 the prestaging area to the load             egress was improved through creating double 
(busses), resulting in some  zones                                             stacking busses at the gates 
spectators walking back to  Congestion on the routes (N4)                      Egress transport capacity was increased 
CBD on the first match day  delayed the route round trip which  through contracting an additional 25 busses  
(16 June 2010)                     delayed bus returns 
Traffic congestion in the          Access control to ensure no private  Reroute PT Hub and KMIA vehicles onto the 
load zones and on                  vehicle access and/or parking was           P166 to avoid having them drive next to the 
stadium shuttle exit               not consistently achieved,                  eastern load zone and lessen the congestion 
routes                             particularly on the first match day         next to that load zone 
                                   (16 June 2010)                              Measures were introduced to address this 
                                                                               challenge through stricter law enforcement 
 




                                                                                            
Fig 7.16:Egress at Eastern Load Zone at Mbombela Stadium 
 
 

                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                  99
 
7.3.       OUTCOMES
 
With  reference  to  the  detailed  analysis  of  ridership  in  Appendix  G,  the  venue  transport  operations  transported 
184 987 spectators over the duration of the event.  On 20 June 2010, the match between Italy and New Zealand, 
the venue transport operations transported 32 547 spectators.  The pie chart below provides a breakdown of the 
relative spectator ridership on shuttle transport by venue origin. 
 

                                           % Total Spectators by Venue




                                                                               Nelspruit Showgrounds
                                             14.30%
                 19.07%                                                        PT Hub


                                                                               Laerskool Nelspruit


                                                                               KMIA


       20.61%                                                                  Hoërskool Nelspruit Sports Ground
                                                          33.72%

                                                                               Valencia Sports Ground


                                                                               Riverside Mall
         3.71%                 6.68%
                  1.31%
                                                                               Nelspruit Rugby Club
                               0.59%

                                                                                                                               
Fig 7.17: Percentage Total Spectators by Venue 
 
With reference to the parking analysis table attached in Appendix G, over 22 242 vehicles were parked at the P&R 
and P&W venues over the duration of the event.  The maximum number of vehicles parked over a day occurred on 
20 June 2010, coinciding with the Italy vs New Zealand match, when 6 711 vehicles were parked.  The pie chart 
below  provides  a  graphic  representation  of  the  P&R  venue  utilisation  levels,  through  illustrating  the  relative 
distribution of vehicles parked per venue over the duration of the event. 
 




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                            100
 
                                           % Total Vehicles Parked by Venue




                                                                                Nelspruit Showgrounds
                   16.09%

                                                                                Laerskool Nelspruit
                                                        30.69%

                                                                                Hoërskool Nelspruit Sports Ground
      13.68%
                                                                                Valencia Sports Ground


                                                                                Riverside Mall
                                                         9.09%
                                                                                Nelspruit Rugby Club
                 21.94%
                                            6.18%
                                                         2.34%                  Lowveld High School



                                                                                                                                   
Fig 7.18: Percentage Total Vehicles Parked by Venue 
 
It  can  be  clearly  deduced  from  the  pie  chart  that  Nelspruit  Showgrounds  parked  the  most  vehicles  overall  with 
31% of the total vehicles parked.  The Nelspruit Rugby Club also parked a significant number of vehicles (14% of 
the overall total) despite being the venue with the smallest capacity of approximately 800 vehicles. 
 
 
                                        




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                             101
 
8.         COMMUNICATIONS, SIGNAGE AND MARKETING
 
Vital  to  the  success  of  the  transport  operations  plan  was  an  effective  communications  implementation  plan  to 
manage  the  influx  of  local  and  international  supporters,  tourists  and  the  FIFA  family  as  well  as  the  day‐to‐day 
effect  during  the  event  on  local  residents  and  the  commercial  sector  through  an  integrated  approach.    A 
coordinated  transport  information  strategy  was  necessary  that  included  marketing  and  promoting  the  services 
available  and  developed  in  close  collaboration  with  all  stakeholders  to  ensure  an  integrated  and  inter‐operable 
system. 
 
8.1.       PLAN
 
The communications implementation plan ensured that all users of the transport system were fully informed and 
empowered  when  making  and  executing  travel  arrangements.    The  host  city  informed  visitors  of  the  transport 
system  available  to  them  during  their  stay  in  Nelspruit.    Additionally,  local  residents  were  notified  of  the 
restrictions placed on the existing system and availability of an alternative system.  A fundamental requirement 
was that the information was clear, concise and easy to obtain.  Furthermore, the target market’s experience of 
the transport system had to be at the level of service pledged by the communications campaign. 
 
The Communications, Signage and Marketing Workstream developed the following plans for implementation: 
 
•          Communications framework 
•          Public information awareness campaign 
•          Operations communications plan 
•          Permanent road signage plan 
•          Temporary road and event signage plan 
 
While it was not possible to control the movement of spectators and visitors within the city, it was the transport 
operations implementation plan’s responsibility to provide them with reasonable options (e.g. P&Rs, shuttles and 
reliable public transport), and to inform them of these options while providing the best services possible. 
 
In  order  to  achieve  this,  communications  relating  to  the  implementation  and  operations  for  the  provision  of 
transport was an integral element to ensure that the MLM hosted a successful event.  The plan considered and 
included the event specific frameworks, protocols and guidelines as required by FIFA, the LOC and the NDoT as 
well as the MLM requirements.  The MLM TOP communications implementation plan was structured into three 
sections comprising key elements and is presented in Figure 2.2 below. 
 
                                                         TOP Communications
                                                         Implementation Plan 
 
 
 
                            Internal                           External                        Operational 
 
                         Communications                     Communications                   Communications 
 
 
                     • Communications                   • Implementing                   • Transport 
                       Framework                          Official Event                   Operations 
                     • Stakeholder and                    Protocol                       • Directional Signage 
                                                        • Marketing Material 
                       Roleplayer Liaison                                                • Information Signage 
                     • Workstream                       • Public Information 
                       Communications                     Campaigns 
                       including protocols              • Vehicle Branding 
 
                                                        • External Document 
 
                                                          Design & Production 
 
                                     Fig 8.1: Communications Implementation Plan                                                     

                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                               102
 
Internal  Communications  ‐  The  TOP  internal  communications  implementation  plan  was  developed  within  the 
transport workstream and took cognisance of the overall MLM SA 2010 management and coordination and other 
stakeholders  such as  the  LOC  and NDoT,  to  ensure  integration.    The  plan  considered  institutional  arrangements 
with  all  relevant  stakeholders  and  roleplayers  which  led  to  the  delivery  of  an  integrated  transport  system  that 
recognised  transport  in  the  MLM,  province  and  country  as  a  whole  as  they  were  inextricably  related.    The  plan 
considered  and  developed  specific  communication  frameworks  for  different  stakeholders  and  roleplayers  to 
deliver the transport system effectively. 
 
External  Communications  ‐  The  external  communications  plan  took  into  consideration  information  that  was 
required to be provided to the public. An effective public information campaign was a vital element to the success 
of the Operations Implementation Plan.  This plan conveyed to the public in such a way as to both explain to them 
the changes that would occur during the event period, the affect on the day‐to‐day operations, and encouraged 
their  participation  to  ensure  that  the  event  was  a  success.    Communicating  to  the  different  target  audience 
required  a  variety  of  campaigns  prior  to  and  during  the  event,  although  in  some  instances  communications 
campaigns  were  relevant  to  all  audiences.    The  communications  implementation  plan  was  developed  using 
“through  the  line”  campaign  techniques,  which  involved  a  combination  of  above  and  below  the  line 
communication  platforms  to  ensure  that  the  different  target  audiences  were  included  in  the  communication 
process.    The  design  of  the  communication  messages  took  into  consideration  the  various  demographics  both 
locally and internationally to ensure best delivery to the target audience. 
 
Operational  Communications  ‐  Effective  operational  communication  during  the  event  period  ensured  effective 
delivery  of  transport  services.    Constant  operational  communication  was  essential.    A  route  communication 
network  was  identified,  designed  and  strictly  followed  to  ensure  that  any  situation,  issue,  change,  problem  or 
conflict was resolved as quickly as possible.  The transport workforce operating in different areas or venues had to 
know  how  to  communicate  with  each  other  quickly  and  clearly  in  order  to  deliver  efficient  operations  for  the 
event.    This  was  also  undertaken  by  utilising  all  communications  assets  provided  at  the  transport  venues.    The 
Transport Operations Communications Plan engaged all relevant stakeholders to ensure a coordinated approach, 
which led to the delivery of an integrated event transport system. 
 
A clear, consistent, high quality and professionally installed sign system was essential to serve as an informative 
navigational aid for all serviced guests, prior to and during the event.  The transport area utilised permanent road 
and  temporary  road  and  event  signage  as  a  supporting  tool  to  assist  vehicles  and  passengers  on  their  way  to 
official venues and within the designated boundaries of precincts.  This included design, production, installation 
and decommissioning of all signage elements.  There were two distinctive components of wayfinding and signage 
which were as follows: 
 
•            Directional  signage  (also  known  as  “wayfinding”  signs)  –  This  was  a  system  of  navigational  aids  that 
             guided  users  of  the  event  transport  system  to  their  desired  destination.    Directional  signage  existed 
             both on public roadways and within car parks, that served all users groups. 
•            Informational  signage  (also  known  as  “designation”  or  “location”  signs)  –  These  signs  provided 
             confirmation that users have arrived at their desired destination.  This category of sign included signs 
             which contained instructions or prohibitions.  For example, a “prohibited items” list installed at the P&R 
             venues ensured that passengers did not take banned items onto the event transport system fleet. 
 
Signage  was  required  to clearly  guide  the target  audience  through Nelspruit  in  support  of  transport  operations.  
This included pedestrians, non‐motorised transport (NMT) and drivers. 
 
                                         




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              103
 
A  description  of  the  tasks  and  activities  required  to  deliver  the  communication  implementation  plan  was 
developed as follows: 
 
Table 8.1: Communications, Signage and Marketing Tasks and Activities 
    Communication, Signage and Public Information Tasks       Deliverable Activity 
    Pre‐event information campaigns for Internal and External Communications Plan 
    Identify Audience Groups                                  List of audience groups 
    Determining the Communications Objectives                 Technical note on communications framework 
    Feed in VAPs, VTOPs, Routing Plans, PT Service, Event Ops  Updated communications framework (Technical Note) 
                                                              Communications strategy including communications mix 
    Decide Best Marketing Communications Mix 
                                                              matrix 
    Selecting the Appropriate Communications Channels         Channel selection table 
                                                              Communications plan incorporating sample media (Maps, 
    Designing the Message 
                                                              Flyers, PSA, etc) 
    Establishing Budgets                                      Table of Budgets 
    Feed into Procurement and Distribution                    Handover of Final Products for Task 
    Measure and Monitor Results                               Evaluation report on communications reach 
    Operations Communication Plan 
    Identify overall Event reporting structure (ProvJOC)      Technical note including an organogram, protocol, etc 
                                                              Technical note including an organogram, protocol, etc for 
    Generate Transport Operations reporting structure 
                                                              Transport 
    Generate Communications Protocols                         Communications protocol 
    Identify Communications Mediums                           Matrix on communications Mediums 
    Prepare Communications Output Manual                      Manual on communications reporting requirements 
    Feed into Communications Workstream                       Package of final products 
    Permanent Road Signage Plan 
    Develop Specifications and Methodology                    Technical note on methodology 
    Execute Field work                                        Completed field sheets 
    Assess results and import into Model                      Signage schedule per route 
    Generate a Signage Plan and Gap Assessment                Schedule of required signage and locations 
    Feed into Procurement                                     Handover of Final Products for Task 
    Temporary Event Signage Plan 
    Import VTOP and Event Information                         Temporary signage plan (Database) 
    Develop Specifications and Methodology                    Technical note on methodology 
    Feed into Procurement                                     Handover of Final Products for Task 
    Decommissioning Procedures                                Decommissioning procedure and after action report 
 
The detailed planning of the tasks and activities has been defined in the sections below. 
 
8.1.1.       Internal Communications
 
This element of the Communications Implementation Plan is detailed in Section 3: Project Management. 
                                  


                          NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                  104
 
8.1.2.     External Communications: Public Information Awareness Campaign
 
In essence the SA 2010 comprised two events namely the four matches played at the Mbombela Stadium and the 
FFF which was open for the event duration of 31 days.  The TOP was required to inform the target audience of the 
following prior to and during SA 2010: 
 
•       Transport services available during the event 
•       Affect of the transport service during the event specifically to local residents and the commercial sector 
 
To  this  end  a  transport  public  information  communications  campaign  was  developed  specifically  to  create 
awareness of event transport services for SA 2010.  This plan was aligned and integrated with the MLM TOP as 
well  as  the  overarching  MLM  SA  2010  Communications  Plan.    The  communications  implementation  plan  was 
developed  using  “through  the  line”  campaign  techniques,  which  combined  above  and  below  the  line 
communication  platforms  to  ensure  that  all  target  markets  were  included  in  the  communication  process.    The 
design of the communication messages considered the various demographics both locally and internationally to 
ensure best delivery to the target audience. 
 
Stakeholder  liaison  was  a  major  requirement  to  develop  the  campaign.    A  number  of  key  roleplayers  were 
synergised to ensure the effective implementation of the transport public information awareness campaign plan.  
To  this  end,  a  communications  forum  led  by  MLM  SA  2010  Marketing  and  Communications  Cluster  was 
established and included: 
 
•           MLM SA 2010 Marketing and Communications Cluster 
•           Mpumalanga Provincial Government (MPG) SA 2010 Communications 
•           Transport Communications, Public Information and Signage Workstream 
 
This combined approach enabled the campaign to be developed in a coordinated way and ensured the effective 
and seamless delivery of the message. 
 
8.1.2.1 Objectives
 
The transport public information awareness campaign was an integral element to ensure that the MLM achieved 
its implementation programme for the SA 2010 event.  In order to meet these requirements the objectives of the 
campaign were as follows: 
 
•           Inform target audience of transport services available during the event 
•           Inform target audience of the affect of the transport service during the event specific to local residential 
            and commercial audiences 
•           Develop the information required to be disseminated 
•           Determine the appropriate communication platforms and channels 
•           Develop the design message in accordance with the MLM SA 2010 brand incorporating the information 
            required to be disseminated 
•           Commission,  manage  and  monitor  the  service  providers  producing  and  implementing  the  transport 
            public information awareness campaign 
 
8.1.2.2 Identifying the Target Audience
 
The target audience was identified as follows: 
 
•           Spectators/ticket holders 
            o International (specifically those accommodated in Nelspruit on their non‐match days) 
            o Domestic ex‐Nelspruit (specifically ticket holders ex‐transport package) 
            o Domestic local 
•           Local audience (eg FFF potential attendees) 
            o MLM 
            o MPG/Districts (EDM, NDM, GSDM) 

                       NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                        105
 
•          Cross border countries 
           o Mozambique 
           o Swaziland 
•          Residents/businesses affected by event transport service 
•          Mobility impaired 
•          Freight sector 
 
The transport demand model was utilised to determine the target audience numbers specifically with regards to 
determining  quantities  to  be  produced  for  the  release  of  the  awareness  campaign.    The  target  audience  was 
aligned to the most appropriate communications platforms, which is detailed in Table 8.4 of this document. 
 
8.1.2.3 Determining the Communication Modes and Platforms
 
The modes of communications were identified through an analysis of the communications platforms and channels 
within  MLM.    This  analysis  ensured  that  the  best  marketing  mix  was  implemented  to  deliver  the  awareness 
campaign to suit the diverse target audience.  The following modes and platforms were determined: 
 
•          Advertising (prior/during event) 
           o Media: print (“daily” Lowvelder and community newspapers Mpumalanga News) 
           o Media: radio (commercial eg M‐Power and community Ligwalagwala FM) 
           o Information Pamphlets 
           o Information Posters 
•          Public Relations (prior/during event) 
           o Print/broadcast media plan: newspaper editorials/interviews and radio interviews 
           o Branded vehicles (eg busses/mini‐bus taxis/meter taxis) 
           o Community relations 
                   Facilitation with identified communities 
                   Information posters 
•          Human Resources (during event) 
           o Informed volunteers to assist target audience during event 
•          Direct Marketing (pre/during event) 
           o Mail shots to residential, commercial and freight audience 
           o Internet: Website (integrated with MLM and NDoT) 
           o Call centre (integrated with MLM) 
 
8.1.2.4 Determining the Design Guidelines and Process
 
Various  design  requirements  were  taken  into  account  for  the  artwork  preparation  of  the  transport  public 
information awareness campaign.  These included: 
 
•          FIFA Brand 
The  transport  public  information  awareness  campaign  artwork  adhered  to  the  brand  and  graphic  guidelines  as 
detailed in the relevant documentation provided by FIFA. 
 
•          MLM Brand 
The transport public information awareness campaign artwork included the MLM brand and corporate identity.  It 
included the brand and design message themes as required to align the campaign to the overall MLM brand.  This 
ensured that an integrated approach to design and brand recognition was enabled. 
 
•          Language 
The campaign’s language choice to use English was aligned with the MLM requirements as it accommodated the 
dynamic target audience. 
 
•          Campaign Approval Process 
All official host city artwork was required to be approved by FIFA.  A formal approval process was 
planned and aligned to MLM’s approval process.                                     

                       NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                         106
 
8.1.2.5 Developing the Design Specifications and Production
 
A large amount of information was required to be disseminated to the target audience such as transport services, 
operational times, match schedule, emergency numbers, website addresses as well as graphically illustrating this 
information  for  ease  of  reference.    Taking  this  into  consideration,  various  design  specifications  and  production 
processes were developed in the planning phase of the campaign which included: 
 
•         Pamphlets 
          o A2 folded to A6 size 
                   The folds were 6 vertical columns by 3 horizontal rows and various elements of the information 
                   and graphics were specifically placed with font sizes to fit accordingly within these folds 
                   The motivation for an A2 folded to A6 pamphlet was: 
                      The amount of information required to be released ie A2 
                      It was easily stored while target audience was mobile (eg shirt/slacks pocket or wallet) ie A6 
          o Printed  on  light  weight  white  material  which  was  an  environmentally  friendly  process  using 
              appropriate production processes and was biodegradable 
          o The  pamphlet  system  was  utilised  as  it  was  a  multi‐purpose  communication  that  could  be 
              distributed  in  numerous  ways  eg  inserted  into  the  newspapers  and  available  at  strategic  outlet 
              points as hand outs 
          o 1.5 million pamphlets were proposed to be printed and took into account the distribution, number 
              of  match  days,  event  build  up  and  other  important  matches  after  the  first  phase  matches  of  the 
              event 
•         Posters 
          o A1 size and  
          o Printed on board and laminated for longevity 
          o 2 000 posters were proposed to be printed 
•         Print Media: Pamphlet 
          o A2  folded  to  A6  pamphlets  inserted  into  the  identified  print  media  prior  to  and  during  the  event 
              specifically before or on match days as per the newspaper distribution release days 
•         Print Media: Road Accessibility Ads 
          o A  number  of  releases  concerning  road  accessibility  was  advertised  in  the  print  media  prior  to  and 
              during the event specifically before or on match days as per the newspaper distribution release days 
          o Design included copy and a map to graphically present the information for ease of reference 
•         Broadcast Media Ads 
          o 45 to 60 second advertising space was planned that would align to the traffic updates on local radio 
              stations prior to and during the event 
          o The  advertisements  were  scripted  accordingly  that  took  into  consideration  match  and  non‐match 
              days 
          o Live  reads  via  the  radio  DJs  formed  part  of  the  broadcast  campaign  which  included  incident 
              reporting with regards to traffic delays during the event as and when required 
•         Vehicle Branding 
          o As  per  the  National  Department  of  Transport  guidelines  the  fleet  utilised  for  the  host  city  public 
              transport  event  overlay  service  was  required  to  be  temporarily  branded  for  the  duration  of  the 
              event 
          o To  meet  these  requirements,  decals  were  designed  for  the  fleet  comprising  busses  and  mini‐bus 
              taxis 
          o In  addition,  special  licensed  meter  taxis  were  branded  that  provided  paid  transport  from  various 
              locations such as accommodation establishments to the transport venues 
          o The temporary decals were required to present the following information specific to the event: 
                   Composite logo (Nelspruit Host City and FIFA event logos) 
                   Service Indicator eg Shuttle 
          o Interchangeable route indicators (located near side entrance/exit door) and vehicle access parking 
              permits (located on front window) were designed for inclusion on the fleet at appropriate locations 
              for operational and informational purposes. 
                                       



                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                             107
 
•          Websites 
           o Transport services and a map graphically presenting transport services adapted for the internet were 
              developed and submitted to the MLM and NDoT websites for upload 
•          Formal Correspondence to the Freight Industry, Mobility Impaired and Other Interested Parties 
           o Formal  correspondence  was  prepared  and  released  to  the  freight  industry,  mobility  impaired 
              associations and other interested parties requesting transport information 
           o A database of requests for transport services information was compiled and information sent upon 
              approval 
           o The information included transport information specific to the entity 
 
In  addition,  the  TOP  included  the  compilation  of  various  documents  within  the  event  transport  services 
workstreams.  The Communications, Signage and Marketing Workstream undertook to design and produce these 
documents in accordance with brand requirements and approval processes which included: 
 
•          Event Transport Service: Driver Route Manual 
•          Event Transport Service: Transport Workforce Pocket Guide 
•          Vehicle Access Parking Permits 
 
8.1.2.6 Determining the Distribution Channels
 
The distribution channels for the identified communication modes and platforms were determined as follows: 
 
•          Pamphlet A2 folded to A6 : 
           o All newspapers: folded A6 insert 
           o Strategic outlet points: folded A6 pamphlet eg accommodation establishments, car hire companies, 
               MLM  Tourism  Information  Office  and  local  information  points,  KMIA,  N4  toll  gates,  border  posts, 
               district and local municipalities, inter‐city transport hubs, major service stations en‐route and within 
               the host city 
           o Community facilities folded A6 pamphlet eg schools, clinics, libraries, municipal pay points, churches, 
               Thusong Service Centres 
•          Poster A1 laminated 
           o Strategic outlet points eg MLM Tourism Information Office, KMIA, N4 toll gates, border posts, major 
               service stations en‐route and within the host city 
           o Community  facilities  eg  schools,  clinics,  libraries,  municipal  pay  points,  churches,  Thusong  Service 
               Centres, shopping centres 
•          Editorial, interviews and advertisements eg: 
           o Pre event newspaper advertising eg informing residential and commercial audience of road closures 
           o Pre event newspaper editorial through press releases by MLM 
           o Pre  event  interviews  with  community  newspapers  and  radio  stations  with  MLM  spokesperson 
               informing local communities how they can participate in the event eg attending the FFF and what 
               transport services are available 
           o Community radio through live reads 
           o Advertising pre and during MPower traffic report during event 
•          Vehicle branding of event transport fleet 
 
In addition to the above planned distribution channels, elements of the awareness campaign were planned to be 
communicated through the following: 
 
•          Community  facilitation  to  inform  local  communities  of  the  event  through  community  forums  and 
           representatives 
•          Internet: Website – inclusion of event transport services on official MLM 2010 and NDoT websites 
•          Call Centre: Enable call centre to be able to process event transport specific queries 
 
A  formal  media  process  specific  to  determining  which  representatives  may  interact  with  the  media  was 
implemented.  The transport workstream provided relevant information for media release and once approved by 



                       NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                            108
 
the  MLM  SA  2010  transport  cluster,  channelled  through  the  MLM  SA  2010  Communications  Coordination  Unit 
where it was formalised and distributed to the relevant MLM representatives for media dissemination. 
 
An indepth analysis of the strategic outlet points was undertaken to determine the quantity of campaign material 
required.    The  table  below  provides  an  indicative  summary  of  the  number  of  strategic  outlet  points  that  were 
identified to reach the target audience: 
 
Table 8.2: Strategic Outlet Points within MLM 
  Strategic Outlet Point                           No 
  Schools                                                 194 
  Medical Facilities                                        62 
  Police Stations                                            8 
  Community Halls and Recreational 
                                                            19 
  Facilities 
  Sports Grounds                                             8 
  Disaster Management Centres                                2 
  Libraries                                                  8 
  Love Life Centres                                         10 
  Restaurants                                               81 
  Shopping Centres                                          19 
  Tourist Information Offices                                4 
  Tour Operators                                            35 
  Community Learning Centres                                 1 
  FET Colleges                                               7 
  Service Stations                                          11 
  Supermarkets                                              27 
  Accommodation                                           236 
  Border Posts specific to MLM                               4 
  TOTAL: Strategic Outlet Points                          736 
 
8.1.2.7 Consolidation of Communications Mix to Determine the Campaign
 
The plan considered the above detail and combined the identified communication channels aligned to the specific 
target  audience  and  how  the  campaign  was  to  be  distributed.    A  table  was  developed  which  is  included  in  the 
Delivery section of this chapter that informed the implementation process of the campaign. 
 
8.1.3.     Operations Communications: Transport Communications
 
A  Transport  Operations  Communication  was  developed  to  establish,  link  and  integrate  the  transport 
communications  process  from  inception  to  actual  operational  communications.    The  plan  considered  the 
guidelines and protocols as required by FIFA, the LOC, NDoT, MPG and the MLM. 
 
The objectives of the plan were as follows: 
 
•          Identify the transport operations communications needs for SA 2010 
•          Develop a transport operations communication system to meet the needs of all entities involved 
•          Identify  training  needs  for  the  efficient  operation  of  the  communications  system  and  to  ensure  that 
           training was accomplished 
•          Identify and develop training materials and publications for transport workforce 
•          Commission, manage and monitor the service providers implementing the operations communications 
           plan 
 
                                        

                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                             109
 
In order to meet these objectives, the transport operations communications plan would: 
 
•           Coordinate with relevant stakeholders and roleplayers 
•           Form part of an extensive Public Information Campaign to inform the public about traffic changes.  This 
            included  Travel  Demand  Management  (TDM)  in  order  to  alleviate  general  traffic  congestion,  thus 
            inhibiting roadway incidences and clearing the way for SA 2010 dedicated vehicles 
•           Consider transport schedules of the FIFA family such as athletes and other “Rights Holders” as well as 
            ticket  holders  that  included  the  provision  of  transport  to  ensure  effective  movement  around  official 
            venues 
•           Form part of the Joint Operations Centre (ProvJOC) and Transport Operations Centre (TOC) 
 
The transport operations communications requirements were guided by the detailed VTOPs and workforce plans 
to  ensure  alignment  and  integration  into  the  TOP.    It  considered  the  types  and  locations  of  transport  services, 
modes  of  transport,  signage  requirements,  and  operational  duration  specific  to  the  event.    In  addition,  it  was 
developed  in  accordance  with  the  overarching  SA  2010  MLM  organisational  operating  channels  and  structure.  
Through this alignment, the transport operations communications plan determined the following: 
 
•           Communications resources required at the TOC and VTOPs 
•           Communications equipment such as two‐way radios, cell phone and computers for the TOC and VTOPs 
•           Operational communications process and protocols including: 
            o Required publications to prepare and assist the transport workforce pre and during the event 
            o The  formal  communication  channel  process  including  development  of  an  appropriate  response 
                matrix 
            o Radio protocols 
            o Venue specific communications equipment process 
•           Identifying what communications equipment required for the transport workforce 
 
8.1.3.1 Communication Channel
 
In order to facilitate operations across the host city a communication channel was defined to ensure coordination 
and  integration  during  the  event.    Numerous  communication  structures  within  the  operational  communications 
plan needed to be considered such as: 
 
•       Joint Operations Centre 
•       Transport Operations Centre 
•       Fleet Dispatch Communications 
•       Inter‐Venue Communications 
•       Intra‐Venue Communications 
 
8.1.3.2 Communication Technology
 
The plan established the appropriate communication technology so that resources would be able to disseminate 
information as quickly as possible.  The following communications equipment tools were identified for use during 
the operations phase of the event: 
 
•           Two‐way radios 
•           Cellular phones 
•           Computers (Desktop & Laptop) 
 
Due  to  the  nature  of  a  mass  public  transit  system,  it  was  vital  that  these  components  were  used  in  the  most 
effective and efficient manner possible to form an operations communication network.  To this end, training was 
an important element of the process to ensure that proper procedures and protocols were implemented during 
the operations of the event. 
 
 


                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              110
 
8.1.3.3 Communication Structure
 
The flow of information between these roleplayers was critical to the success of the event and information flowed 
up and down the chain of command using appropriate technology to ensure the most accurate information was 
disseminated  to  the  relevant  channels.    Combining  the  above,  the  overall  planned  operations  communications 
structure and equipment required during the operations of the event is illustrated in the figure below. 
 
                                                                          Joint 
                                                                        Operations 
                                                                         Centre 


                                                                        Transport 
         Communications Flow 




                                                                        Operations 




                                                                                                                                         Command Flow 
                                                                          Centre 


                                                                          Venue 
                                                                        Operations 
                                                                         Centre 


                                                                          Venue 
                                                                        Transport 
                                                                        Manager 



                                         Venue                                                           Venue 
                                       Transport                                                       Transport 
                                      Coordinator                                                     Coordinator 



      Venue Transport                                Venue Transport                  Venue Transport                Venue Transport  
        Supervisor                                     Supervisor                        Attendant                      Attendant 
      Comms & Signage                                Human Resources                       Fleet                        Passenger 



      Venue Transport                                Venue Transport 
         Attendant                                     Attendant 
      Comms & Signage                                Human Resources 
                                                                                                                                                          
Fig 8.2: Operations Communication Channel Process 
 
By  following  this  communication  structure  it  ensured  that  any  situation,  issue,  change,  problem  or  conflict  was 
resolved as far down the chain as possible during the operations of the event.  If a situation could not be diffused 
on  the  ground,  it  needed  to  be  escalated  up  the  communication  channel  until  it  was  resolved,  ending  at  the 
ProvJOC where key stakeholders were represented. 
 
8.1.4.                          Operations Communications: Permanent Road Signage
 
A Permanent Road Signage Plan was developed for the host city TOP.  The plan considered the scope of services 
specific to permanent signage required that included the following  
 
•           Develop specifications and methodology for assessment 
•           Audit existing permanent road signs along the major routes of Nelspruit 
•           Compile results and import into model 
•           Determine gap analysis of existing signs 
•           Recommend signs to be replaced and/or constructed 
•           Feed into procurement with MLM Traffic Management and Trans‐African Concessionaire (TRAC) 
•           Monitor results                                    

                                       NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                          111
 
Relevant stakeholders were involved in the preparation of the permanent signage plan.  An audit, inventory and 
assessment of existing roadway signage along major routes through the city, district and province took place.  A 
step‐by‐step approach was implemented to undertake the development of the plan which is detailed in the table 
below: 
 
Table 8.3: Permanent Road Signage Plan: Step‐by‐Step Approach 
Step 1                  Step 2                  Step 3              Step 4                   Step 5 
Preliminary Planning  Data Collection           Data Processing     Mapping and              Procurement & 
                                                                    Existing Signage         Installation 
                                                                    database 
A desktop exercise      Customising of          Download captured  Preparation of maps  Recommendations 
with agreed trip        software for the GPS  data from GPS unit    using processed data  made to road 
routes.                 Unit for field capture  into GIS format                              authorities 
Each route should be      GPS coordinates and       Check integrity and       Gap Analysis              Feedback, budget 
plotted separately,       photograph relevant       the verification of       Performed                 analysis 
with all relevant         signs                     captured data once 
information shown,                                  uploaded to the geo‐
e.g. FFF, P&R venues                                database 
Categories of roads       Completion of                                                                 Procurement
to be classified on       proforma audit 
the map if info is        checklist  
available 
Data collection can                                                                                     Installation
proceed once route 
maps are finalised 
 
8.1.5.     Operations Communications: Temporary Road and Event Signage
 
A Temporary Road and Event Signage Plan was developed for the host city TOP which comprised the following: 
 
•         Temporary Road Signage – a system of navigational road aids that guided the target audience to their 
          desired destination 
•         Temporary Traffic Management Signs – a system of navigational aids that assisted traffic co‐ordination 
          and  control  and  informed  the  target  audience  of  expected  congestion  areas  and  temporary  road 
          closures 
•         Temporary  Event  Signage  –  various  signage  located  at  event  venues  regarding  available  services, 
          directional assistance, destination confirmation and useful information 
 
The plan considered the scope of services specific to temporary signage required which included the following  
 
•         Installation of all forecasted signage prior to commencement of SA 2010 
•         Distinguishing all load zones with client group‐specific temporary signs 
•         Installation of clear signage to aid in the direction of client groups to their assigned method of transport 
          with consistency across venues 
•         Performing signage functions as needed during the period of operations 
•         Implementing road and venue signage where necessary, to provide information on ingress and egress 
          routes,  clean/dirty  lanes  (secured/unsecured),  directions  to  load  zones,  staging  areas,  and  parking,  as 
          well as Vehicle Permit Checkpoints (VPC) and Remote Search Parks (RSP) 
•         Availability to obtain additional or revised signage upon commencement of operations 
•         Ensuring that the turnaround time for maintenance and replacement of any signage during operations is 
          less than 24 hours 
•         Ensuring that the size and height installation of each sign is appropriate 
 
                                       



                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                            112
 
The temporary signage plan detailed the following: 
 
•           Client groups including spectators and visitors, transport fleet drivers, media, transport workforce, FIFA 
            family 
•           Transport venues such as the PT Hub, P&Rs, KMIA, FFF and stadium 
•           Transport workforce operational roles in terms of monitoring and replacing signage during the event 
•           Design production, manufacturing and installation specifications in accordance with required legislation 
            and SA 2010 official guidelines as well as the host city requirements. 
•           De‐installation after the event as per SA 2010 official guidelines 
 
A process flow was determined that outlined the development and implementation of the Temporary Signage Plan 
and is illustrated in figure below. 


     National and City 
                           Venue Maps                 Signage               Venue Drawings   VTM Input
    Signage Guidelines




                                               Permanent signage 
                                                audit performed, 
                                                database and gap 
                                               analysis performed



                                               Temporary Event 
                                                & Road Signage 
                                               Database/Layouts 
                                                  developed




                                                    Site visits 
                                                 conducted with 
                                                   databases




                                                    Layouts & 
                                               Locations mapped 
                                                and presented to 
                                               client for approval




                                                  Signs sent to 
                                                   production




                                                  Signs Stored




                                    Signs Installed             Sign Maintenence




                                                  Signs Removed


                                                                                           
 
Fig 8.3: Process Flow from Concept to Installation to De‐installation for Temporary Signage 


                          NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                   113
 
8.2.       DELIVERY
 
This section of the chapter defines the actual delivery of the Communications, Signage and Marketing Workstream specific to the event transport services for SA 2010. 
 
8.2.1.     External Communications: Public Information Awareness Campaign
 
Aligning the various elements of the awareness campaign plan and combining them to define what was delivered through the campaign is summarised in the table below: 
 
Table 8.4: Communication Channels Aligned to Target Audience 
Communication Mode           Communication Platform      Communication Channel           Communication Type                           Target Audience                           Reach 
                             Media: print ads            Lowvelder                       Pamphlet insert                              Spectators/ticket holders                     *486 000 
                                                                                                                                      Local audience 
                                                                                                                                      Mobility impaired 
                                                         Mpumalanga News                 Pamphlet insert                              Spectators/ticket holders                     *225 000 
                                                                                                                                      Local audience 
                                                                                                                                      Mobility impaired 
                                                         Border Post                     Pamphlet insert                              Cross border countries                        *300 000 
                                                         Lowvelder                       Road accessibility ad                        Residents/businesses affected by event        *549 000 
                                                                                                                                      transport service 
                                                         Mpumalanga News                 Road accessibility ad                        Residents/businesses affected by event        *225 000 
Advertising (prior/during                                                                                                             transport service 
event)                       Media: broadcast (radio)    M‐Power                         45 sec Ad Sponsor Traffic Update and live    Spectators/ticket holders                     1 893 000 
                             ads                                                         reads                                        Local audience 
                                                                                                                                      Residents/businesses affected by event 
                                                                                                                                      transport service 
                                                                                                                                      Mobility impaired 
                                                         Ligwalagwala FM                 60 sec Ad Sponsor Traffic Update and live    Local audience                                4 206 600 
                                                                                         reads                                        Residents/businesses affected by event 
                                                                                                                                      transport service 
                                                                                                                                      Mobility impaired 
                             Brochures and booklets      MLM & MPG Communications**      Z‐fold information maps (MLM/MPG)            Spectators/ticket holders                          50 000 
                                                         Intercity service               Tourism brochure (MLM)                       Local audience 
                             Posters and leaflets        Strategic Outlet Points         Pamphlets                                    Spectators/ticket holders                      523 000 
                                                                                         Posters                                      Local audience                                   2 700 
                                                                                                                                      Cross border countries 
                                                                                                                                      Mobility impaired 
 
                                         

                                                                                                       16889‐GR‐09‐11‐04 | R Public Information Awareness Campaign Plan‐REV0              114 
 
Communication Mode       Communication Platform           Communication Channel           Communication Type                            Target Audience                                     Reach* 
Sales Promotion          Sampling/Trial (specific to      Print and broadcast media       Ads                                           Local audience                                           *63 000 
                         dry runs)                                                                                                      Mobility impaired 
                         Press conferences                Print and broadcast media       Press releases/kits                           Local audience                                           *63 000 
                                                                                                                                        Residents/businesses affected by event                  *155 800 
                                                                                                                                        transport service 
                                                                                                                                        Mobility impaired 
                         Publications/Media               Print and broadcast media       Press releases, editorials, interviews        Local audience                                               N/A 
                                                                                                                                        Residents/businesses affected by event 
                                                                                                                                        transport service 
                                                                                                                                        Mobility impaired 
Public Relations 
                         Community relations              Community facilitation where    Meetings/Forums/Representatives               Local audience                                               N/A 
                                                          appropriate                                                                   Residents/businesses affected by event 
                                                                                                                                        transport service 
                                                                                                                                        Mobility impaired 
                         Brand identity                   Print campaigns                 Pamphlets, posters, vehicle branding          All                                                          N/A 
                         Events (specific to dry runs)    Print and broadcast media       Ads                                           Local audience                                           *70 000 
                                                                                                                                        Mobility impaired 

Personal Selling         Human Resource                   Transport volunteers            Training, event transport pocket guide        Users of transport venues                                    620 
                         Representatives 
                         Email                            Formal correspondence           Transport services copy and map graphic       Business and industry requests                               N/A 
                                                                                                                                        Freight industry 
Direct Marketing                                                                                                                        Mobility impaired 
                         Internet                         MLM/NDoT Websites               Transport services copy and map graphic       All                                                          N/A 
                         Call Centres                     MLM Call Centre**               Transport services copy                       All                                                          N/A 
Other                    N/A                              Access permits**                Access permit accreditation                   Residents/businesses affected by event                       N/A 
                                                                                                                                        transport service specific to road accessibility 
                         N/A                              Photography                     Capture Event Transport Management Service    Image bank for future PR                                     N/A 
                                                                                          on match days                                 Use technically for lessons learnt 
                                                                                                                                        Legacy project 
                                                                                                                                        TOTAL READERSHIP/LISTERNSHIP HITS                       8 812 720 
*Figures are approximate and are based on print readership of 3 x readers/print 
**The MLM Call Centre and Access Permits elements of this campaign were co‐ordinated by other stakeholders, therefore, they have not been detailed in this report. 
 




                                                                                                        16889‐GR‐09‐11‐04 | R Public Information Awareness Campaign Plan‐REV0                       115 
 
8.2.1.1 Stakeholder Communications
 
The  workstream  met  with  the  MLM  Marketing  and  Communications  Cluster  on  a  weekly  basis  to  discuss  progress, 
approaches, rules and regulations, and request general feedback and approval.  This schedule was consistent during the 
planning and implementation phases of the project. 
 
8.2.1.2 Artwork and Copy Design and Production
 
A  holistic  design  was  conceptualised  and  applied  to  the  various  campaign  elements.    All  print  and  electronic  media 
where applicable carried the conceptual design to ensure brand identification.  User‐friendly copy was developed from 
the technical content and was carried through to broadcast media campaign. 
 
A  strapline  line  was  developed  “Event  Transport  Management  Services:  Getting  you  there  and  back”  which  was 
included in print and broadcast media campaigns. 
 
The conceptual design “look and feel” of the campaign included the following elements: 
 
•            The  overall  design  creatively  combined  FIFA  requirements  and  MLM  requests  and  suggestions,  as  well  as 
             considered the transport copy/images required to deliver the look and feel.  The look and feel represented: 
             o Yellow background: “the rising sun” which is part of MLM’s tourism campaign and aligned to MLM’s 2010 
                 campaign with regards to incorporating Bafana Bafana’s brand colours (yellow and green) 
             o Giraffes: wildlife heritage, MLM tourism’s use of the giraffe throughout its various campaigns, Mbombela 
                 Stadium structure alignment 
             o Colours used in giraffes: cultural heritage and part of MLM tourism’s campaign 
             o Zebra print: wildlife heritage aligned to Mbombela Stadium seating 
             o Soccer ball and colours within: represents football event combined with cultural heritage 
             o Tables:  green  colouring  captures  Bafana  Bafana’s  brand  colours,  red  colouring  indicates  important 
                 information 
             o SA flag: national pride and host country brand 
             o 2010 MLM Composite logo: FIFA requirement, brand recognition and host city status aligned to SA flag 
             o Fonts: user‐friendly easy to read fonts to accommodate amount of copy 
 
In essence, the design creatively captured the rich diversity of the host city, province and country combined with the 
football theme.  The use of bright colours captured the vital energy of a dynamic environment from local elements to 
the  sport  event  itself.    The  design  provided  elements  of  fun  and  inspiration  yet  delivered  the  technical  information 
required for visitors and spectators to “get around by using the event transport services”. 
 
•            Print Campaign 
 
An A2 folded to A6 pamphlet was designed and produced.  1.5 million A2 folded to A6 pamphlets were produced by the 
Lowvelder,  a  local  service  provider.    As  these  pamphlets  were  to  be  inserted  into  three  local  newspapers  during the 
month long event, a large discount for insertion costs was negotiated which was cost effective and led to the overall 
workstream budget to be below planned costs. 
 
An A1 laminated poster was designed and produced and distributed to the identified distribution points. 
 
Road accessibility advertisements were designed and placed in the local print media. 
 
The print campaign final designs have been provided below: 




                            NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              116
 
                                                                                                   
Fig 8.4: A2 Folded to A6 Pamphlet Artwork 
 




                                              
Fig 8.5: A1 Poster Artwork 
                                  

                         NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM   117
 
                                                                                                      
Fig 8.6: Road Accessibility Advertisements Artwork 
 




                                                                           
Fig 8.7: Print Production of the Pamphlets 
 
•           Broadcast Campaign 
 
Broadcast scripts were compiled and aligned to the technical content required to be delivered to the target audience 
pre  and  during  the  event  which  comprised  eight  different  scripts.    The  following  radio  stations  were  utilised  to 
disseminate information to the target audience: 
 
•           MPower FM (commercial radio station)            English scripts only  8 x 45 second scripts 
•           Ligwalagwala (SABC community radio station)  SiSwati scripts only  8 x 60 second scripts 
 
The broadcast campaign programmes for each radio station and scripts are attached in Appendix H. 
 

                           NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                            118
 
During the event, three revisions were made to scripts 2, 6 and 7.  In addition, on match days when event transport 
venue P&Rs were almost to capacity, the public were informed immediately so that alternative P&Rs were utilised to 
ensure  waiting  periods  were  avoided.    This  was  undertaken  by  the  Communications,  Signage  and  Marketing 
Workstream monitoring and evaluation team where SMSes were sent to the radio stations as and when required during 
the event period.  These notifications were adapted via on the spot live reads and broadcast to the target audience. 
 
•         Vehicle Branding 
 
The fleet, including the meter taxis, decals dimensions and quantities were designed and produced as 
follows: 
 
Table 8.5: Vehicle Branding Dimensions 
Vehicle Type          Decal Dimensions                              Quantity 
                      Front Decal : 313 mm (w) x 270 mm (h)
Bus Fleet             Back Decal : 313 mm (w) x 270 mm (h)          94 vehicles 
                      Side Decals : 1 200 mm (w) x 360 mm (h) 
                      Front Decal : 202 mm (w) x 175 mm (h)
Mini‐bus Taxis        Back Decal : 202 mm (w) x 175 mm (h)          500 vehicles 
                      Side Decals : 755 mm (w) x 230 mm (h) 
Meter Taxis           Side Decals : 755 mm (w) x 230 mm (h)         86 vehicles 
 
Vehicle branding decals artwork: 
 




                                                                                      
Fig 8.8: Vehicle Branding – Bus and Mini‐Bus Taxi Side, Front and Back Decals 
 




                                         
Fig 8.9: Vehicle Branding – Bus and Mini‐Bus Taxi Front and Side Route Indicators 
 




                                                                                              
Fig 8.10: Vehicle Branding – Meter Taxi Side Decals                                       


                         NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                 119
 
The  location  of  temporary  decals  was  dependent  upon  the  type  and  model  of  the  vehicle.    Placement  of  these 
temporary decals is illustrated below: 
 




                                                    




                                                    




                                                    
Fig 8.11: Vehicle Branding Decal Locations 
 
The temporary decal artwork was developed, approved, produced and installed. Production and installation took place 
over a period of three to four weeks prior to the commencement of the event.  In order to enable timeous installation, 
the  process  was  undertaken  at  a  central  point  within  Nelspruit.    All  temporary  fleet  vehicle  branding  decals  were 
removed within three weeks after the event. 
 
•          Additional Documentation Design and Production 
 
The Communications, Signage and Marketing Workstream undertook the design and production of various additional 
documents which is detailed below: 
 
•          Event Transport Service: Driver Route Manual 
650 A4 bound Drive Route Manuals were design and produced: 
 




                           NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                             120
 
                                                                              
Fig 8.12: Driver Route Manual Cover and Sample of Technical Content 
 
•          Event Transport Service: Transport Workforce Pocket Guide 
700 Transport Workforce Pocket Guides were design and produced: 
 




                                                                          
Fig 8.13: Transport Workforce Cover and Sample of Technical Content                       




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM   121
 
•         Vehicle Access Parking Permits 
1 000  VAPPs  were  designed  and  produced  which  included  a  numerical  number  system  so  that  each  VAPP  was 
numbered to ensure easy identification and access control. 
 




                                                                                 
Fig 8.14: Vehicle Access Parking Permit 
 
•           Design Approval Process 
 
A  formal  process  was  implemented  whereby  once  the  campaign  design  artwork  was  completed  and  prior  to 
production, it was submitted to the SA 2010 MLM Marketing and Communications cluster.  This cluster submitted the 
artwork to FIFA which responded accordingly, authors notes were undertaken where applicable and the final artwork 
resubmitted  for  FIFA  approval.    It  was  then  submitted for  final  sign  off  and  approval  to  the SA 2010 MLM  Transport 
Cluster.  No artwork was produced and released unless this formal process was followed and the client signature was 
included on the final artwork proof.  The formal FIFA approvals are included in Appendix H. 
 
8.2.1.3 Distribution of Campaign
 
The campaign was distributed via the following platforms: 
 
•           Print Media Campaign 
 
A formal press conference was hosted by the SA 2010 MLM that launched the event transport services on 5 May 2010.  
A press release was disseminated to the media and an article appeared in the Lowvelder on 7 May 2010.  In addition, 
the local print media was monitored prior to and during the event.  Of the 83 local media articles identified, transport 
related  articles  made  up  23%  of  the  information  published  prior  to  and  during  the  event.    The  table  below  provides 
detailed information of the transport specific articles which are included in Appendix H. 
 
                                          




                            NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              122
 
Table 8.6: Transport Specific Media Articles Published Pre and During the Event 
                                                                                            No of 
    Date         Media Source             Print Article Headline                                      Positive    Negative 
                                                                                            Articles 
    09/07/10  Lowvelder                  Park‐and‐ride efficient                                   1          1
    08/07/10  Mpumalanga News            High hopes after soccer                                   1          1
    06/07/10  Lowvelder                  Fan Park visitors to be taken for free ride               1                         1
    02/07/10  Lowvelder                  Letter: Congratulations Nelspruit                         1          1
    02/07/10  Lowvelder                  128000 fans use park and ride system                      1          1
    25/06/10  Lowvelder                  Illegally parked cars towed away                          1          1
    25/06/10  Lowvelder                  Aussies ignore cold and party on                          1          1
    25/06/10  Lowvelder                  Drivers enjoy ferrying all the foreigners                 1          1
    25/06/10  Lowvelder                  Letter: Hiccups can only improve                          1                         1
    24/06/10  Mpumalanga News            Fun and games at the stadium                              1          1
    24/06/10  Mpumalanga News            Taxis have limited access                                 1                         1
    22/06/10  Lowvelder                  Smooth riding to and from stadium                         1          1
    22/06/10  Mpumalanga Mirror          Chi‐Chi Le‐Le!                                            1          1
    18/06/10  Lowvelder                  Comment Irma Green                                        1                         1
    18/06/10  Lowvelder                  Return trip ends in total chaos                           1                         1
    11/06/10  Lowvelder                  FIFA‐accredited shuttles are ready                        1          1
    10/06/10  Mpumalanga News            Join in the fun at the Fan Park                           1          1
    21/05/10  Lowvelder                  No cars at the stadium please                             1          1
    07/05/10  Lowvelder                  World Cup transportation plans disclosed                  1          1
    TOTAL Transport Specific Print Media Articles                                                 19         14            5
 
Three  local  and  community  newspapers  that  mainly  service  the  Nelspruit  and  Mpumalanga  areas  were  utilised  to 
disseminate the A2 folded to A6 pamphlets to the target market.  A campaign release programme was implemented 
aligned to the two main events as follows: 
 
Table 8.7: Print Media Campaign Release Programme 
                                     Publication    Distribution                                          Target Venue 
    Media            Date                                             Run No        Target Event 
                                     Day            No                                                   Stadium      FFF 
                  08/06/10        Tuesday                19 500                 1   Build up                X          X
                  11/06/10        Friday                 21 000                 1   Kick off                X          X
                  15/06/10        Tuesday                19 500                 1   Pre match day           X          X
  Lowvelder       18/06/10        Friday                 21 000                 1   Weekly                  X          X
  (Local)         22/06/10        Tuesday                19 500                 1   Pre match day           X          X
                  25/06/10        Friday                 21 000                 1   Match day               X          X
                  06/07/10        Tuesday                19 500                 1   Semi Finals                        X
                  09/07/10        Friday                 21 000                 1   Finals                             X
                  10/06/10        Thursday               15 000                 1   Build up                X          X
  Mpumalanga  17/06/10            Thursday               15 000                 1   Weekly                  X          X
  News            24/06/10        Thursday               15 000                 1   Weekly                  X          X
  (Community)  01/07/10           Thursday               15 000                 1   Weekly                             X
                  08/07/10        Thursday               15 000                 1   Weekly                             X
                  11/06/10        Friday                 20 000                 1   Kick off                X          X
                  18/06/10        Friday                 20 000                 1   Weekly                  X          X
  Border Post* 
                  25/06/10        Friday                 20 000                 1   Weekly                  X          X
  (Community) 
                  02/07/10        Friday                 20 000                 1   Weekly                             X
                  09/07/10        Friday                 20 000                 1   Weekly                             X
  TOTAL Pamphlet Distribution through Print 
                                                        337 000              18 
  Media                                                                                                                  
*Included distribution of 10 000/print run in Maputo, Mozambique 
                                     



                             NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                   123
 
The  Lowvelder  and  Mpumalanga  News  newspapers  were  utilised  to  run  the  road  accessibility  advertisements.    Two 
advertisements were prepared as the road accessibility changed during the event as indicated by the blue and green 
columns  in  the  table  below.    A  campaign  release  programme  was  implemented  aligned  to  the  two  main  events  as 
follows: 
 
Table 8.8: Road Accessibility Advertisement Campaign Release Programme 
                                                         Distribution                                      Target Venue 
    Media          Date             Publication Day                    Run No          Target Event 
                                                         No                                                Stadium  FFF 
                    08/06/10     Tuesday (Ad 1)                 19 500            1    Build up               X      X 
                    11/06/10     Friday (Ad 1)                  21 000            1    Kick off               X      X 
    Lowvelder       15/06/10     Tuesday (Ad 1)                 19 500            1    Pre match day          X      X 
    30 cm high x  18/06/10       Friday (Ad 1)                  21 000            1    Weekly                 X      X 
    19.8 cm wide  22/06/10       Tuesday (Ad 1)                 19 500            1    Weekly                 X      X 
    (30 cm x        25/06/10     Friday (Ad 1)                  21 000            1    Match day              X      X 
    6 columns)      02/07/10     Friday (Ad 2)                  21 000            1    Weekly                        X 
                    06/07/10     Tuesday (Ad 2)                 19 500            1    Semi Finals                   X 
                    09/07/10     Friday (Ad 2)                  21 000            1    Finals                        X 
    Mpumalanga  10/06/10         Thursday (Ad 1)                15 000            1    Build up               X      X 
    News            17/06/10     Thursday (Ad 1)                15 000            1    Weekly                 X      X 
    30 cm high x 
                    24/06/10     Thursday (Ad 1)                15 000            1    Weekly                 X      X 
    19.8 cm wide 
    (30 cm x        01/07/10     Thursday (Ad 2)                15 000            1    Weekly                        X 
    6 columns)      08/07/10     Thursday (Ad 2)                15 000            1    Weekly                        X 
    TOTAL Road Accessibility Advertisements 
                                                              285 000            14
    Distribution through Print Media 
 
•           Strategic Outlet Points and Community Facilities 
 
As the event transport services venues were finalised at the end of April 2010, the distribution of the communication 
campaign needed to be streamlined to fit into the timeline available to design, produce and deliver the campaign to the 
strategic outlet points.  Schools, of which there 194 were identified within the MLM area, was one of the main areas of 
distribution but due to the schools closing for the duration of the event and the campaign only available for distribution 
in the first week of June 2010, this element of the distribution was omitted. 
 
The tables below provide the distribution information to the strategic outlet points by type, quantity and 
geographic location.  It also shows the plan versus what was physically distributed.  The detailed database is 
included in Appendix H. 
 
                                  




                           NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                        124
 
Table 8.9: Strategic Outlet Points Planned vs Actual Distribution Delivered 
                                                           Planned      Delivery     Pamphlet     Poster 
    Strategic Outlet Point 
                                                              No          No           No          No 
    Schools                                                       194            0           0         0
    Medical Facilities                                             62            0           0         0
    Community Halls and Recreational Facilities                    19            0           0         0
    Community Learning Centres/FET Colleges                         8            0           0         0
    Municipal Pay Points                                            0            4           0        40
    Border Posts                                                    4            2      50 000        20
    Toll Gates                                                      0            2     120 000         0
    Youth Centres                                                  10            4       4 000        16
    Police Stations                                                 8            7       7 000        14
    Disaster Management Centres                                     2            2       1 000         4
    Libraries                                                       8            7       3 500        14
    Stadiums                                                        0            1                    10
    Sport & Recreation                                              8            4                    16
    Shopping Centres                                               19           26                   104
    Supermarkets                                                   27           23       1 200        47
    Internet Cafes                                                  0            2       4 000         4
    Fuel Service Stations                                          11           22      55 000        44
    Restaurants                                                    81           60      30 000         0
    Tourist Information Offices                                     4            5      37 500        13
    Tour Operators                                                 35           25       2 500         0
    Car Hire                                                        7            7      52 500         7
    Airport                                                         1            1      50 000         4
    Rail                                                            1            1      10 000         5
    Accommodation                                                 236          316      94 800       317
    TOTAL                                                         745          521     523 000       679
 
Table 8.10: Strategic Outlet Points Distribution Delivery by Town 
                               No of 
    Destination 
                               Deliveries 
    Hazyview                           93 
    Kaapschehoop                       16 
    Kabokweni                            4 
    Kanyamazane                          6 
    Karino                               1 
    KMIA                                 9 
    Komatipoort                          1 
    Machadodorp                          2 
    Matsulu                              2 
    near Malelane                        1 
    Nelspruit                         294 
    Ngodwana                             2 
    Oshoek                               1 
    White River                        89 
    TOTAL                             534 
                                    


                          NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM              125
 
The pamphlets were distributed at the N4 Toll Gate Machadodorp Plaza and N4 Toll Gate Nkomazi Plaza, two strategic 
gateways leading to Nelspruit.  A distribution programme was implemented which is indicated in the table below: 
 
Table 8.11: Toll Gate Distribution Programme: 
    Day                Date              Programme                          Match Time               Quantity 
    Friday             11/06/10          Event kick‐off                                                   5 000 
    Tuesday            15/06/10          Prematch day                                                     5 000 
    Wednesday          16/06/10          Mbombela Match Day                 13:30                         5 000 
    Friday             18/06/10          Prematch day                                                     2 500 
    Saturday           19/06/10          Prematch day                                                     2 500 
    Sunday             20/06/10          Mbombela Match Day                 16:00                        10 000 
    Tuesday            22/06/10          Prematch day                                                     5 000 
    Wednesday          23/06/10          Mbombela Match Day                 20:30                        10 000 
    Thursday           24/06/10          Prematch day                                                     5 000 
    Friday             25/06/10          Mbombela Match Day                 16:00                        10 000 
    TOTAL Distribution at Toll Gates Plaza                                                               60 000 
 




                                                                
Fig 8.15: Implementation of Toll Gate Distribution 
 
In addition, pamphlets were provided for distribution at the nine event transport services venues during the event.  
 
The total campaign quantities distributed pre and during the event are indicated in the table below: 
 
Table 8.12: Total Print Media Campaign Quantity Distribution 
                                                            Delivery      Pamphlet         Poster 
    Campaign Distribution 
                                                              No            No              No 
    Media                                                          4         337 025             2 
    Strategic Outlet Points                                      521         523 000           679 
    Event Transport Venues                                         9         618 185         1 023 
    TOTAL Campaign Distributed                                   534       1 478 210         1 704 
    TOTAL Printed                                                N/A       1 500 000         2 000 
    Balance                                                      N/A          21 790           296 
Note the campaign distribution is specific to the A2 folded to A6 pamphlets and A1 posters only 
 
•          Distribution via the internet 
 
Event  transport  services  and maps  graphically  presenting information  adapted  for  the  internet  was submitted  to  the 
following websites: 
 
                           NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                         126
 
           o http://www.nelspruit2010hostcity.co.za 
           o http://www.findyourway2010.co.za 
 
•          Distribution to the freight industry 
 
As  the  N2  Ring  Road  was  in  operation  making  it  easier  for  vehicles  to  bypass  the  city  of  Nelspruit,  a  formal 
communication  was  sent  to  the  Road  Freight  Association  detailing  the  new  route  and  requesting  distribution  to  its 
members.  The formal communication request is included in Appendix H. 
 
•           Distribution to interested and affected parties 
 
Prior  to  the  event  kick‐off,  numerous  requests  for  information  from  various  entities  requiring  transport  services 
information were received.  Of the 24 requests, 50% were from private tour operators.  In addition, information was 
provided  to  the  eight  teams’  official  football  associations  playing  in  matches  at  the  Mbombela  Stadium.    A  database 
was  created  and  dissemination  of  communication  via  email  was  tracked  to  ensure  requests  were  coordinated 
accordingly.  The database is included in Appendix H. 
 
8.2.1.4 Additional Communication Services
 
As part of the communications plan, professional photography was undertaken to capture to the operations on match 
days from a transport perspective.  Some 1 000 photographs were captured and an image bank by date by transport 
venue was collated which has provided a graphic legacy for future event management and use in future documents by 
the MLM. 
 
8.2.1.5 Implementation Programme
 
The table below is a summary of the awareness campaign implementation programme: 
 
Table 8.13: Awareness Campaign Implementation Programme 
                                                                                  Pre Event                           Event
  Description 
                                                              03/2010 04/2010 05/2010 06/2010                      06‐07/2010
  Artwork design and production                                                                                   
  Strategic outlet points distribution                                                                           * 
  All media editorials and interviews                                                                             
  Newspaper pamphlet inserts                                                                                      
  Newspaper advertisements re road accessibility                                                                  
  Broadcast media campaign                                                                                        
  Community facilitation                                                                                          
  Websites                                                                                                        
  Freight industry communication                                                                                  
  Interested and affected parties communications                                                                  
  Photography                                                                           **                        
*Specific to distribution at transport venues in operation during the event 
**Dry‐run event of 16/05/10 photographed 
 
8.2.2.     Operations Communications: Transport Communications
 
8.2.2.1 Stakeholder Communications
 
From the beginning of 2010 relevant stakeholders met bi‐weekly to discuss integrated approaches for the event that 
event transport services representatives attended.  This schedule was consistent throughout the project lifecycle. 
 
8.2.2.2 Transport Communications Structure
 
As per the FIFA requirements, each host city was required to hold dry run events to implement strategic planning.  On 
16 May 2010 Nelspruit hosted a friendly match at the Mbombela Stadium between South Africa and Thailand.  As this 

                            NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                             127
 
was  a  smaller  event  than  SA  2010,  a  TOC  was  not  established  and  operational  communication  was  directed  and  co‐
ordinated between the ProvJOC and VOCs.  During the post evaluation report it was evident that a separate Transport 
Operations  Centre  (TOC)  was  not  a  vital  element  for  the  test  event  and  more  notably  for  the  SA  2010  event.    In 
addition, the MLM requested the TMC to participate in the ProvJOC to represent the event transport services element 
of the overall operations.  As a result, the operational communications structure communication flow was revised and 
accepted by MLM which is illustrated in the figure below: 
 
 
 
 
                                                            JOC 
 
                            Communications Flow 


                                                                                       Monitoring & 
 




                                                                                                                    Command Flow 
                                                                                     Evaluation Team 
 
 
                                                           VOC 
 
 
 
 
 
 
                                                       Workforce 
 
 
 
Fig 8.16: Revised Operations Communications Structure Information Flow 
 
During  the  event  period,  the  TMC  participated  through  monitoring  and  evaluation  of  the  event  transport  venues, 
transport workforce, logistics and public information logistics. 
 
Considering the above, detailed operations communications structures were established for match days and non‐match 
days during the event and have been included in Appendix H. 
 
Large  amounts  of  transport  related  information  was  disseminated  through  the  ProvJOC.    Some  of  this  information 
included but was not limited to: 
 
•          Number of cars parked at a particular venue 
•          Number of passengers transported from a particular venue 
•          Requests for more busses or mini‐bus taxis 
•          Traffic updates and delays 
•           Volunteer requests or issues 
•           Safety and security related matters 
 
The ProvJOC was highly effective and efficient for transport during operations in Nelspruit.  However, outside of days 
where a match was not held in Nelspruit the ProvJOC ran a skeleton staff as there was not sufficient activity to justify a 
full team.  The event transport ProvJOC representative was based in the ProvJOC for the first two weeks of the event as 
this period included the four match days at Mbombela Stadium and high volumes of spectators were experienced.  The 
event transport ProvJOC representative worked remotely from the various transport venues for the remainder of the 
event when required. 
 
Leading  up  to  the  event  the  transport  workforce  received  training  on  the  procedures  and  protocols  of  the  transport 
operations communications process from how the structure functioned to the use of equipment. 
 
 


                            NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                                    128
 
8.2.2.3 Communications Technology
 
Technology played a vital role in supporting the operations communication structure.  During the operations phase the 
following equipment was utilised: 
 
•          Sepura Model #: SRH3500 two way radios 
•          Personal cell phones utilising prepaid airtime vouchers 
 
Although, computers were purchased as per the plan, it was decided that this equipment should not be utilised at the 
transport venues due to theft and maintenance concerns. 
 
Each transport venue was allocated the following number of radios: 
 
Table 8.14: Event Transport Venue Radio Allocations 
Transport Venue                                             No of Radios 
Mbombela Stadium                                                       22
FIFA Fan FestTM 
                                                                         18
(Lowveld and Bergvlam High Schools) 
Nelspruit Showgrounds                                                    15
Riverside Mall                                                            9
Nelspruit Rugby Club                                                      9
Public Transport Hub                                                     10
KMIA                                                                      6
Valencia Sports Grounds                                                   5
Nelspruit Hoerskool Sports Grounds                                        6
Laerskool Nelspruit                                                       8
Monitoring and Evaluation Team                                           16
TOTAL                                                                   124
 
Two types of radio programming templates were used during operations to reduce network congestion and for safety 
and security purposes.  The templates were as follows: 
 
•          Manager  template  used  by  the  Monitoring  and  Evaluation  team,  and  VTMs:  Programmed  to  access: 
           individual radios, venue specific talk groups (venue channels), and the manager channel 
•          Transport  operational  staff  template  (used  by  all  other  transport  workforce:  Programmed  to  access: 
           individual radios and venue specific talk groups (venue channels) only 
 
The two‐way radios were purchased via the MLM Information Technology Department as per client instruction.  As a 
result, the event transport services shared a network with 13 other stakeholders.  The total number of two‐way radios 
by stakeholder is presented in the table below: 
 
                                      




                          NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                     129
 
Table 8.15: Stakeholder Two‐Way Radio Allocations 
Stakeholder                                                      No of Two‐Way Radios 
MLM Event Transport Services                                                       124
MLM Traffic Management                                                              64
MLM Fire                                                                            33
MLM Electrical                                                                      31
MLM Civil                                                                           50
MLM Disaster Management                                                              5
MLM Information Technology                                                           2
MLM Local Economic Development                                                       6
MLM LOD                                                                              4
MLM Operations                                                                       8
MLM Parks and Recreation                                                             6
MLM Waste Management                                                                20
MLM Water and Sanitation                                                            31
TOTAL                                                                              384
 
Individual  operations  communications  manuals  were  prepared  for  inclusion  in  the  individual  VTOPS  and  a  concise 
communication process and protocols section was developed for inclusion into the transport workforce pocket guide. 
 
8.2.3.     Operations Communications: Permanent Road Signage
 
As per the planned approach, an audit assessment of permanent road signage was undertaken which considered the SA 
2010 MLM TOP requirements specific to transport venues and the modes of public transport, key entry points into the 
city, tourism related activities, and emergency services.  A total of 278 signs were identified and evaluated as indicated 
in the table below. 
 
 
Table 8.16: Permanent Road Signage Audit Summary 
  Condition            Quantity
  New                                52 
  Excellent                          49 
  Good                              124 
  Fair                               39 
  Bad                                 8 
  Poor                                6 
  TOTAL                             278 
*Conditions varied on age, physical condition, message and reflectivity. 
 
Upon  conclusion  of  the  audit  results,  a  gap  analysis  was  performed.    Of  the  278  signs  audited,  a  total  of  21  were 
recommended  for  replacement  and  six  were  recommended  for  additional  installation  in  support  of  the  existing 
permanent signage network.  This recommendation was submitted to the appropriate road authorities.  Due to budget 
constraints only the six new signs were produced and installed during the first week of June 2010.  Of the six new signs 
erected,  five  belong  to  the  MPG  and  one  to  the  MLM  based  upon  road  jurisdictional  boundaries.  The  figure  below 
highlights the location and layout of each of these signs: 
 




                            NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                               130
 
                                                                                                                                
Fig 8.17: Nelspruit Permanent Signage Additions June 2010 
 
8.2.4.      Operations Communications: Temporary Event and Road Signage
 
Colour and symbol codes were identified for each transport venue and shuttle service destination.  This labelling system 
was  established  to  ensure  ease  of  identification  by  the  target  market.    Each  shuttle  destination  was  coupled  with  a 
corresponding image reflecting the function and purpose of the location.  In addition, text was also included.  Detailed 
colour and symbols have been provided in the table below: 
 
Table 8.17: Venue Colour Code System 
    Location                                     Type                  Colour 
    FIFA Fan Fest                                Park & Walk           TEAL 
    Nelspruit Rugby Club                         Park & Ride           PURPLE 
    Nelspruit Showgrounds                        Park & Ride           BROWN 
    Riverside Mall                               Park & Ride           PINK 
    Laerskool Nelspruit                          Park & Ride           BLACK 
    Nelspruit High School Sports Ground          Park & Ride           ORANGE 
    Valencia Sports Grounds                      Park & Ride           GRAY 
 
                                        




                            NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              131
 
Table 8.18: Venue Shuttle Symbol System 
    Category              Symbol 

    Mbombela Stadium 
                                         

    FIFA Fan Fest 
                                         

    PT Hub 
                                         

    KMIA 

                                         

    Nelspruit Rail 

                                         

    Park & Ride 
                                         
 
Temporary signage was determined and a database was developed that included sizes, fonts, patterns, shapes, colours, 
details of pictograms, international symbols, country flags and sign hardware. 
 
The table below outlined the temporary signage requirements: 
 
Table 8.19: Temporary Signage Summary Totals 
                                      Temporary Road and Event Signage Schedule 
                                           Sign Dimensions
  Sign Type                                (mm x mm, not indicative  Material          Sign Print        Total 
                                           of layout) 
  Load Zone                                760 x 2 130                    Corex        Digital               104
  Transport Operations Information and 
                                           900 x 600                      Corex        Digital               646
  Direction 
  Queue Signs                              450  x 450                     Corex        Digital               103
    Welcome Signs                           1 200 x 1 200             Corex              Digital               12
    Banners                                 1 850 x 450               Vinyl              Digital               22
                                                                      Chromadek –
    Roadway Signage                         Various                                      Reflective           440
                                                                      Class 1 Yellow 
                                                                                         Total              1 338
 
                                   




                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                  132
 
Some examples are as follows: 
 




                                                                  Venue Destination




                                                 Colour Code




                                                                                                
Fig 8.18: Nelspruit Temporary Event Signage (Mbombela Stadium South Load Zone) 
 


                              Shuttle Destinations




                                 Destination Symbols




                                                                                                
Fig 8.19: Nelspruit Temporary Event Signage (Mbombela Stadium South Load Zone) 
 
8.2.4.1 Temporary Road Signage
 
All 440 of the temporary roadway signage scoped and produced was installed and used for the event.  Maintenance 
was  minimal  and  only  necessary  during  operational  traffic  flow  directional  changes  that  affected  the  messages 
pertaining to these signs, more specifically the signs surrounding Mbombela Stadium.                                          

                          NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                        133
 
There  were  two  incidences  where  20  temporary  road  signs  messages  were  changed  based  on  new  developments  in 
directional  traffic  flow  around  the  Mbombela  Stadium.    An  additional  40  extra  ‘No  Stopping’  chromadek  signs  were 
ordered and installed a week prior to the event to support the MLM Department of Traffic Management to suppress 
public parking on major highways and back streets that were considered problematic. 
 
Each temporary roadway sign was affixed and securely bolted to between one and four wooden gum poles for support, 
depending on its size and shape.  This structure was 100% effective against erosion, wind and damage during the event 
period of 31 days. 
 




                                                                                                       
Fig 8.20: Nelspruit Temporary Road and Traffic Signage (FIFA Fan FestTM Road Block) Example 
 
Per the requests of the Trans African Concessionaire (TRAC) Department, five of the temporary road signs marked with 
“Recommended Route” have remained erected after the event.  These signs were utilised around the newly built N4 
Ring  Road  which  is  a  highway  that  bypasses  Nelspruit  from  the  east  and  west  sides  of  the  city.    This  road  became 
operational during the first week of the beginning of SA 2010.  As a result this new road and connection was unfamiliar 
to local residents and international tourists as current road maps of Nelspruit had not reflected this new road project.  
Per  the  request  of  TRAC,  the  Communications,  Signage  and  Marketing  Workstream  left  five  of  these  temporary 
‘Recommended Route’ signs in place.  They will be the responsibility of TRAC to remove as needed and when required. 
 




                                                            
Fig 8.21: Temporary Traffic Management Sign (“Recommended Route” along new N4 Ring Road) 
                                  

                            NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              134
 
All temporary roadway signage was removed within the first week following the conclusion of SA 2010.  All temporary 
roadway signage is reusable and has been left as a legacy to the MLM to use for future events or road projects. 
 
8.2.4.2 Temporary Event Signage
 
Approximately  85%  of  all  corex  signs  produced  were  installed  and  used  during  operations.    Roughly  15%  of  the 
originally scoped corex signage estimate remained in a storage unit during operations for replacement or support of the 
existing system. 
 
Multiple signs and banners were also produced during operations to address height and visibility concerns and support 
any or unforeseen circumstances to the designated traffic flow and/or event transport system. A 24‐hour turnaround 
time for replacing or erecting new signs during operations was vital to the success of the signage system. 
 
Some examples of temporary event signage: 
 




    Nelspruit Laerskool P&R                                                          KMIA Pick Up Point 




      Mbombela Stadium                                         Hoërskool Nelspruit Sports Grounds 
                                                                                                            
Fig 8.22: Temporary Event Signage Examples  
 
Each sign scoped in the original signage estimate was quoted to have its own structure (primarily wooden) for support 
and mobility.  To minimize waste, further maintenance and costs, many corex signs were affixed to existing structures 
throughout the city as far as possible. 
 




                          NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                         135
 
                                                       Existing street pole

                                                                                                                
Fig 8.23: Temporary event sign attached to street pole 
 
Where  existing  structures  were  not  available,  a  movable  wooden  frame  was  set  in  place  to  support  the  sign  and  its 
message.    Sandbags  were  utilised  at  the  base  of  this  particular  signage  structure  to  prevent  them  from  being  blown 
over by high winds. 
 




                                                                                                    
Fig 8.24: Temporary event sign attached to movable wooden structure 
 
Egress at the first match held at the Mbombela Stadium on 16 June 2010 provided a challenge in that the queuing load 
zones to specific P&R venues were spatially restrictive.  This made identifying the event transport signage difficult.  To 
alleviate this challenge for the next three matches, the majority of the queuing barricades were removed and overhead 
vinyl banners were quickly produced and installed at a more easily identifiable height.  The successful implementation 
of this signage can be gleaned by the much quicker stadium egress times detailed in Section 5 of this report. 

                            NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                             136
 
 
The photographs below indicate the scenario during egress on the first match day and the revised signage installed to 
alleviate the issue. 
 




                                                                                                             
Fig 8.25: Temporary Event Signage – Mbombela Stadium Egress on Match Day (16/06/10) 
 




                                                                                                                
Fig 8.26: Temporary Event Signage – Mbombela Stadium Installation of Directional Banners 
 
All  but  five  temporary  road  and  event  signs  used  in  Nelspruit  for  the  2010  host  city  event  transport  system  were 
decommissioned, inventoried and if in good condition handed over to the MLM Traffic Management Department for 
future use. 

                            NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                             137
 
 
8.3.       OUTCOMES
 
The  Communications,  Signage  and  Marketing  Workstream  experienced  very  few  challenges  overall  due  to  the 
comprehensive plan including stakeholder liaison which enabled effective integration of all the operational functions.  
Flexibility  to  adapt  to  changes  during  operations  and  the  ability  to  affect  changes  on  the  ground  proved  to  be  the 
success of this workstream. 
 
8.3.1.     External Communications: Public Information Awareness Campaign
 
Thorough and detailed planning as well as stakeholder liaison ensured that the public information awareness campaign 
was  implemented  and  an  overall  success  utilising  the  full  spectrum  of  communication  channels  and  platforms 
effectively. 
 
Excess  printing  quantities  of  all  publications  was  limited.    Approximately  200  000  A2  folded  to  A6  pamphlets  and 
500 A1 posters  remained  after  the  event.    The  2010  MLM  Communications  Cluster  provided  this  stock  to  the 
Department of Education as sample material for students enrolled in tourism related courses.  This formed part of the 
legacy of MLM’s SA 2010 project. 
 
8.3.2.     Operations Communications: Transport Communications
 
Operational  communications  between  the  ProvJOC  and  the  transport  workforce  was  highly  effective.    Positioning  a 
transport representative in the ProvJOC played a vital role to resolve issues efficiently and effectively. 
 
The decision to omit the establishment of a TOC during operations was beneficial as it avoided an additional channel to 
disseminate and process information and instructions. 
 
The  two‐way  radios  were  highly  effective  in  providing  communication  between  the  ProvJOC  and  relevant  transport 
staff.    The  network  coverage  also  provided  stability  and  flexibility  for  the  monitoring  and  evaluation  team  through 
mobility between venues when required. 
 
8.3.3.     Operations Communications: Permanent Road Signage
 
The six signs produced and installed for the event have remained as legacy for the MLM and the MPG. 
 
8.3.4.     Operations Communications: Temporary Event and Road Signage
 
Coupled with an effective public information campaign, the temporary event signage network helped guide the target 
audience that utilised the event transport system with minimal incidences of users arriving at incorrect destinations. 
 
All  temporary  road  event  signage  lasted  the  entire  duration  of  the  event  without  requiring  any  replacement  or 
maintenance. 
 
Producing an extra 20% of the original estimate of temporary event (corex) signage increased the turn‐around time on 
erecting new or replacing damaged/lost signage.  Contracting the signage producer to be available on a 24‐hour basis 
during the event also helped make this turnaround time possible. 
 
The use of existing structures to erect the majority of the corex signs reduced costs, materials, and maintenance. 
 
Yellow corex  material for directional event signage was effective in creating a highly visible message along roadways 
and inside transport venues. 
 
The colour code system coupled with destination information was effective in assisting users to remember and register 
where they came from or where they were going to. 
 



                            NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                              138
 
During the production phase of temporary signage, post event utilisation was considered.  Approximately 90% of the 
temporary signage produced for the event is reusable and has been left as legacy for the city of Nelspruit.  In addition, 
the  signs  that  could  not  be  re‐used  have  been  recycled  as  the  material  utilised  from  actual  board,  ink  and  poles  is 
environmentally friendly. 
 
Considerations for future events: 
 
•           Signage  height  is  essential,  especially  at  load  zones  where  mass  amounts  of  people  are  centralized  into  a 
            small location.  Overhead banners are most effective in assisting to outline designated queuing entrances or 
            load zone areas. 
•           To avoid frequent movement or damage, wooden frame structures for erecting signs should be evaluated to 
            ensure greater stability. 
 




                             NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                               139
 
9.        CONCLUSION
 
9.1.      Observations and Lessons Learnt
 
An integral element of a project of this magnitude is to identify the key observations and lessons learnt.  The development of this information will ensure that challenges 
and risks for future similar projects will be mitigated effectively.  The successful delivery of this project was due to an integrated technical approach that combined the 
event transport services workstreams with effective stakeholder liaison.  Based on NDoT’s requirements, the table below is a summary of these observations, issues and 
lessons learnt. 
 
Table 9.1: Observations and Lesson Learnt 
A. Infrastructure & Systems : Key transport projects pursued
Key projects and initiatives advanced for SA 2010 (eg BRT introductions, road expansions, pedestrian improvements), their impacts and value (event specific and legacy 
value) 
Key project                                           Observations/Issues:
                                                      • Valuable to the event in providing opportunity to accommodate event transport fleet in designated lanes 
R40 HOV Lanes                                         • Legacy benefit from improving transport efficiencies through high occupancy preferences 
                                                      Lessons:
                                                      • Effectiveness of HOV lanes for event transport operations required dedicated traffic control 
                                                      • Effective public communication campaign required to educate road users of the utilisation of the lanes 
Key project                                           Observations/Issues:
                                                      • Enabled dedicated road use for event transport shuttles and alternative exclusive one‐way routing when required 
P166                                                  • Provision of improved legacy linkages between the expanding Riverside commercial and industrial precinct to the N4 
                                                        and Nelspruit  
                                                      Lessons:
                                                      • Ideal alternative route for events hosted at the Mbombela Stadium 
Key Project                                           Observations/Issues:
                                                      • Ideally centrally located to complement existing  public transport operations and was the key essential transport hub 
Public Transport Hub                                    for the event, separate from normal operations 
Bester Street                                         • Ideal location for the event transport hub adjacent to existing public transport interchange, providing linkages to all 
                                                         event transport services during the event 
                                                      • Located to complement public transport hub and maximise legacy benefits 
                                                      Lessons: 
                                                      • Highlighted benefits of modal integration within one precinct 
                                     



                                                                          NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                          140 
 
Key Project                                          Observations/Issues:
                                                     • Provided the ability to reroute background traffic including freight away from Nelspruit CBD and the Mbombela 
N4 Bypass                                              Stadium reducing potential traffic congestion during the event 
                                                     • In the future the bypass will ensure unnecessary traffic is limited, reducing traffic congestion and road damage in 
                                                        Nelspruit CBD 
                                                     Lessons:
                                                     • The eastern bypass intersection has capacity challenges during peak demand and will require grade separation to 
                                                       improve traffic flow and address safety concerns 
B. Overall Host City Transport Strategy for World Cup
Brief description of general transport approach for getting people to the city and around the city, stadium, and how it worked in practice, extent to which expected 
demands were experienced and reasons for differences 
Inter‐city regional travel                           Observations/Issues:
                                                     • Official Inter‐City Scheduled Service 
                                                       o Official inter‐city regional travel was provided by a service provider, appointed by NDoT  
                                                       o A dedicated and temporary parking area was provided within walking distance from the stadium at Halls precinct 
                                                       o A prebooking system was implemented and the appropriate venue permits issued 
                                                     • Private Tour Operators 
                                                       o Requests by private tour operators (PTOs) were accommodated at the Riverside Mall Park and Ride bus parking 
                                                           area 
                                                       o  In addition, all other unscheduled busses were routed to this area 
                                                       o The venue provided capacity for 80 busses, with an average of 28 per match 
                                                   Lessons:
                                                   • Inter‐city and tour operator demand was significantly lower than expected, which indicates that the Mbombela 
                                                      Stadium precinct has sufficient area to accommodate these busses in the future 
Intra‐district mobility integration                Observations/Issues:
                                                   • Night‐Rider service 
                                                      145 MBTs were contracted for the first half of the event (from 11/06/10 to 25/06/10) to provide extended transport 
                                                      services outside normal operating hours into the district from the Public Transport Hub – dubbed “night‐rider 
                                                      service”.  The service capacity contracted was based on a demand model, varying daily through the event, typically 
                                                      in the order of between 70 and 145 MBTs to the following areas; Kanyamazane, Kabokweni; White River, Barberton, 
                                                      Dwateni and Nkomazi: 
                                                     o These services were undertaken on the basis of a contract fee to ensure availability with rider payment 
                                                      o This service was further extended to provide transport for transport volunteers workforce to return home after 
                                                         late night shifts with the rider cost thereof being incorporated in the contract.  For the second half of the event 
                                                         (from 26/06/10 to 11/07/10) this service was absorbed into a “Intra‐district Fan Fest Service” 
                                                   • FIFA Fan FestTM Service 
                                                     o In response to a very low turnout MLM instructed the TMC team to mobilise a transport service to connect the 

                                                                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                          141 
 
                                              local townships in the Ehlanzeni District with the FIFA Fan FestTM
                                          o The service commenced on 23/06/10 with five articulated busses contracted from BUSCOR and 15 MBTs 
                                              contracted through SATS N4, serving the five main township locations 
                                          o On 29/06/10 this service was extended through the addition of a further 70 MBTs, replacing the “Night‐Rider 
                                              Service” and utilising the spare capacity resulting from the closure of the rationalisation of the park and rides 
                                              (closure of five venues) 
                                        Lessons:
                                        • The ability to change the transport systems midway in the event to respond to changes in demand, particularly the 
                                           low FIFA Fan FestTM attendance and low demand for park and rides on non‐match days. 
                                        • Challenges in predicting demand as strongly influenced by specific event attractions and the prevailing weather 
                                        • Challenges in restricting free service provision to bona fide late night shift transport volunteers 
City /Metro level travel                Observations/Issues:
                                        • The transport operators continued with the normal city/metro integrated services supplied by bus and MBT 
                                           operators  
                                        • An additional “meter taxi” service was established through the formation of Mbombela Ryde, comprising 86 sedans 
                                           being licensed and branded for the event 
                                        Lessons:
                                        • Transport was available to spectators from the outlying areas utilising the normal scheduled transport services 
                                        • The event transport hub was located adjacent to the established public transport interchange, which enabled 
                                           effective event and public transport service integration 
City centre–stadium‐fan park linkage    Observations/Issues:
                                        • The city centre, stadium, FIFA Fan FestTM linkage was a component of an integrated event transport solution based 
                                           on a hub and spoke system 
                                        • This solution comprised a convenient, safe and quick transport system combining park and ride venues and shuttle 
                                           services during the event 
                                        • The services incorporated routes between the Mbombela Stadium, FIFA Fan FestTM, the Public Transport Hub and 
                                           park and ride facilities 
                                        • A park and walk venue for pedestrian access to the FIFA Fan FestTM was also provided 
                                        Lessons:
                                        • Initially a direct routing between the FIFA Fan FestTM and stadium was provided but this disrupted the transport flow 
                                           and was resolved by routing this service through the event Public Transport Hub consistent with the hub and spoke 
                                           approach 
                                   




                                                             NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                        142 
 
C. Event Operations – Event Services 
Regular public transport services and specific overlays provided to the event.  Comment on the success of operations, the usage of services, public feedback, their share of 
mode split to stadia 
Scheduled Rail services & extensions                 Observations/Issues: 
                                                     The Shosholoza Meyl provided limited services from Johannesburg and Swaziland on match days only.  The railway 
                                                     station is located close to the event public transport hub ensuring convenient and quick modal changes 
                                                     Lessons: 
                                                     This service was constrained by the limited service and rolling stock availability on this line 
Scheduled Bus services & extensions                  Observations/Issues:
                                                     • Contracted busses provided 31% of the total event transport services, predominantly service to the stadium on the 
                                                        four match days 
                                                     • 74 articulated busses were contracted from the local bus operator, Buscor, to provide match day services 
                                                     • As an existing subsidised operator, Buscor was exempt from obtaining the special event operation permits  
                                                     • All busses were branded in accordance with required guidelines 
                                                     • The drivers received accredited driver event specific training, a driver manual and event uniforms 
                                                     • This contract was extended for the last two matches where a further 25 busses were added to the event fleet and 
                                                        contracted in terms of a revised egress plan implemented to address the spectator congestion at the stadium pick 
                                                        up points (southern and eastern egress points) 
                                                     Lessons:
                                                     • The bus operator’s management team and marshals proved to be a vital linkage to facilitate bus staging and 
                                                        movements  and should be included in any operational planning and implementation 
Minibus taxi services & extensions                   Observations/Issues:
                                                     • MBTs from the 20 local taxi associations provided 69% of the total event transport service in terms of expenditure 
                                                     • A fleet of 350 MBTs from the 20 local associations was contracted through SATSN4 to provide event transport 
                                                        services for the duration of the event 
                                                     • The MBTs obtained event operation permits and were branded in accordance with required guidelines 
                                                     • The MBT drivers received accredited driver event specific training, a driver manual and event uniforms 
                                                     • The core services provided by the MBTs included: 
                                                        o Event shuttle services 
                                                        o District integration and “Night Rider” Services 
                                                        o FIFA Fan FestTM intra‐district extension services 
                                                        o Volunteer late night services 
                                                     Lessons:
                                                     • The importance of creating goodwill between all parties through open and honest communications and negotiations 
                                                     • The importance of the involvement of operators in planning and scheduling provided a working partnership 
                                                        between the contracting parties 
                                                     • The MBTs management team and marshalls proved to be a vital linkage to facilitate MBT staging and movements  

                                                                         NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                         143 
 
                                                and should be included in any operational planning and implementation
                                             • The high reliance on MBTs enabled rapid response to changes in demand during the event 
                                             • The contracting model and relationship developed for the event has provided a strong foundation on which MBTs 
                                                can be integrated into a new public transport contracting dispensation in the future 
Event specific Park and Ride facilities &    Observations/Issues:
transport service                            • The infrastructure upgrades required to transform the venues into park and ride facilities were undertaken to 
                                                ensure maximum legacy benefits 
                                             • Each venue had demarcated parking bays, ablution facilities, signage,  and contracted logistics, security, cleaning and 
                                                transport workforce catering services 
                                             • The venues were managed and staffed by a transport workforce comprising volunteers who received training, 
                                                manuals, uniforms, meals and stipends 
                                             • The venues were supported by SAPS and traffic management 
                                             • The venue operations were monitored by the Event Transport Management Team to ensure the effective 
                                                implementation of the event transport operations plans 
                                             • The utilisation of park and ride facilities on non‐match days servicing the FIFA Fan FestTM was significantly below 
                                                expected demand due to low attendance at the FIFA Fan FestTM 
                                             • In light of the low demand to park and ride venues, two additional venues (Riverside Mall and Nelspruit Rugby Club) 
                                                were closed and resources re‐allocated accordingly 
                                             Lessons:
                                             • Implementation plans must be flexible to ensure rapid responses to unexpected changes in demand; enabling venue 
                                                closures, fleet and volunteer re‐allocations 
                                             • Critical to this flexibility is the  adaption of communication campaigns as and when required 
Event specific Park and Walk facilities      Observations/Issues:
                                             Lowveld High School located adjacent to the FIFA Fan FestTM was the allocated park and walk venue 
                                             The utilisation of this venue was low (less than 50% of capacity), primarily due to the low attendance at the FIFA Fan 
                                             FestTM 
                                             • The venue had demarcated parking bays, ablution facilities, signage, along with contracted logistics, security, 
                                                cleaning and transport workforce catering services 
                                             • The venue was managed and staffed by a transport workforce comprising volunteers who received training, 
                                                manuals, uniforms, meals and stipends 
                                             • The venue was supported by SAPS and traffic management 
                                             • The venue operations were monitored by the Event Transport Management Team to ensure the effective 
                                                implementation of the event transport operations plans 
                                             Lessons:
                                             • Implementation plans must be flexible to ensure rapid responses to unexpected changes in demand; enabling venue 
                                                closures, fleet and volunteer re‐allocations 
                                             • Critical to this flexibility is the  adaption of communication campaigns as and when required 

                                                                  NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                         144 
 
D. Event Operations – Road Network & Traffic Management
Regional / Metro Level road network capacity in  Observations/Issues: 
accommodating demands  & traffic                  • All key signalised intersections were manned by provincial/metro traffic police in accordance with the traffic 
management issues                                    management plan 
                                                  • Access control was implemented at P166 and Road A/N4 and Road D/N4 intersections on match days 
                                                  • Major traffic congestion around the entrance to the stadium entrance was experienced on 16/06/10 (1st match day) 
                                                     due to insufficient traffic management to prevent spectators from parking alongside the N4 and at Halls – this was 
                                                     addressed for the other matches by: 
                                                     o Preventing illegal parking and towing vehicles away 
                                                     o Making Bafana Bafana Road a one way with closed access from the N4 
                                                     o Improving access control at the eastern entrance to the stadium 
                                                  • Traffic congestion was a challenge on 25/06/10 match day as the match time coincided with afternoon peak traffic 
                                                  • At times congestion was experienced at key intersections causing event shuttle delays as insufficient priority was 
                                                     given to this service 
                                                  Lessons: 
                                                  • The importance of applying strict law enforcement in traffic management during an event to prevent illegal parking 
                                                     and/or access control 
                                                  • Facilitating integrated planning and implementation of appropriate traffic flow management to provide effective 
                                                     shuttle prioritisation and access control 
                                                  • Facilitate interaction with the business community to adapt operating hours to alleviate coinciding of peak business 
                                                     and event traffic  
Localised (precinct area 5km radius) capacity in  Observations/Issues: 
accommodating demands & traffic                   Signage and communications was excellent in informing people, but illegal parking was an issue surrounding the FIFA 
management issues                                 Fan FestTM.  Where existing but unapproved access was available to the FIFA Fan FestTM it predictably resulted in 
                                                  chaotic conditions and safety issues 
                                                  • Major traffic congestion around the entrance to the stadium entrance was experienced on 16/06/10 (1st match day) 
                                                     due to ineffective traffic management unable to prevent spectators from parking alongside the N4 and at Halls – this 
                                                     was addressed for the other matches by: 
                                                     o Preventing illegal parking and towing vehicles away 
                                                     o Making Bafana Bafana Road a one way with closed access from the N4 
                                                     o Improving access control at the eastern entrance to the stadium 
                                                  • Illegal parking in the streets and commercial precinct parking areas in the proximity of the FIFA Fan FestTM was 
                                                     experienced, particularly on 16/06/10 and 20/06/10 match days.  Measures to mitigate this were implemented 
                                                     through private and public control measures and enforcement such as: 
                                                     o Commercial parking area landlords erected signage banners and introduced security access control 
                                                     o Print and broadcast media communications were introduced urging the use of the event transport system 
                                                        including the park and ride/walk venues 

                                                                        NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                       145 
 
                                                      o Strict law enforcement was implemented to prevent illegal parking including active tow away services
                                                    Lessons: 
                                                    • Facilitating integrated planning and implementation with commercial sector to establish appropriate access controls 
                                                       and signage 
                                                    • Application of strict law enforcement from the onset of the event 
E. Stadium Precinct Transport and Access 
Public transport facilities & Park and Ride drop‐   Observations/Issues:
off at stadium (capacity, location, operation       • The target was to clear the stadium of spectators within 1.5 hours which was generally achieved and improved upon 
issues eg volunteers, crowd control)                   with egress times as indicated below: 
                                                       o Match 1: 16/06/10  1 hours 39 
                                                       o Match 2: 20/06/10  1 hour 18 
                                                      o Match 3: 23/06/10  1 hour 08 
                                                      o Match 4: 25/06/10  1 hour 05 
                                                    • The following challenges were experienced and remedial actions taken: 
                                                      o General access to the stadium was limited to two main gates out of four, due to the VIP/media/broadcasting 
                                                          access requirements on the western side of the stadium.  This was an event specific requirement and no remedial 
                                                          action was applicable 
                                                      o Unbalanced distribution between the eastern and southern gates due to the FIFA commercial zone 40/60 
                                                          requirements overburdened the eastern gate particularly during egress.  As activity at the commercial zone was 
                                                          limited, a 50/50 split was implemented after the first match significantly alleviating the congestion 
                                                      o Signage to the respective park and ride venues placed on 2.5 m vertical stands at gates to indicate pick up points 
                                                          had limited visibility in the crowds, to remedy this challenge additional overhead horizontal signage was installed 
                                                      o In order to increase the egress capacity, 25 additional busses were contracted 
                                                      o The prestaging of the busses for stadium egress was improved through creating double stacking busses at the 
                                                          gates 
                                                    Lessons:
                                                    • Balance distribution of spectators through gates in accordance with handling capacity 
                                                    • Flexibility to adapt the plan during operations coupled with the ability to affect changes on the ground 
Private Vehicle Parking at stadium precinct and     Observations/Issues:
implementation of VAPP system                       • An access control system based on a VAPP system was applied 
                                                    • Access control to ensure no private vehicle access and/or parking was not consistently achieved, particurlarly on the 
                                                       1st match day of 16/06/10.  Measures were introduced to address this challenge through stricter law enforcement 
                                    




                                                                         NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                          146 
 
                                                   Lessons:
                                                   • The access control based on the VAPP system is effective only if supported by strict enforcement 
                                                   • Facilitating integrated planning and implementation of appropriate access control management and enforcement to  
                                                      effectively implement the VAPP system 
Pedestrian circulation around stadium precinct     Observations/Issues: 
any specific problems delays entering /existing    • The illegal parking on the N4 during the 1st match of 16/06/10 resulted in unwanted pedestrian circulation; in the 
stadium                                               following matches this challenge was addressed by improved law enforcement 
                                                   • The transport shuttle delays during egress at the eastern gate of the 1st match of 16/06/10 resulted in spectators 
                                                      opting to walk from the stadium along the N4 to Nelspruit CBD; in the following matches this challenge was 
                                                      addressed through improvements to the egress system reducing waiting time 
                                                   Lessons:
                                                   • Facilitating integrated planning and implementation of appropriate traffic management and enforcement 
Stadium Road Closures and impact on residents      Observations/Issues:
and non‐stadium traffic                            • Stadium precinct road system was accessed by VAPP permit holders only 
                                                   • An alternative gravel road was opened on match days to provide access for the local Mataffin community during the 
                                                      stadium operating times, with stadium precinct access closed 
                                                   • No adverse impact was received 
                                                   Lessons:
                                                   • Not applicable 
F. Public Information and Communication 
Pre‐trip planning (web site, brochures, call       Observations/Issues:
centre, media releases & inserts, etc)             • A press conference was hosted to launch the event transport service and was published in the local and community 
                                                     newspapers, as well as on websites, and various broadcast interviews were undertaken 
                                                   • Commercial (Lowvelder) and community (Mpumalanga News and Border Post) print media was utilised to release a 
                                                     public awareness campaign comprising A2 folded to A6 event transport service pamphlet inserts 
                                                   • Commercial (MPower FM) and community (Ligwalagwala FM) broadcast media was utilised to release a public 
                                                     awareness campaign through a promotional build up week 
                                                   • Road accessibility advertisements were placed in commercial (Lowvelder) and community (Mpumalanga News) print 
                                                     media 
                                                   • A2 folded to A6 event transport service pamphlets and A2 posters were distributed to strategic outlet points 
                                                     throughout the municipal area, border posts and toll gates  
                                                   • Event transport service information was included on the MLM 2010 www.nelspruit 2010hostcity.co.za and NDoT 
                                                     www.findyourway.co.za websites 
                                                   • Community facilitation was undertaken specific to event transport plan impact including road closures and rerouting 
                                                   • Engagements were held with key stakeholders in the business community including specifically facilities that could 
                                                     have been negatively impacted by the event 
                                                   • Freight industry was informed of bypass route to facilitate easy route access and to avoid delays 

                                                                       NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                       147 
 
                                                  • Communications were undertaken with various entities requesting event transport service information particularly 
                                                     with the tourism sector 
                                                  Lessons: 
                                                  • Delays in the approval of the event transport venues reduced distribution time potentially impeding on the target 
                                                     market penetration  
                                                  • Thorough and detailed planning ensured an effective public awareness campaign 
Information availability during trip (info        Observations/Issues:
assistants, wayfinding signage, information       • An awareness campaign was provided to the transport workforce to assist with information dissemination 
boards, PA announcements, radio updates, call     • The public awareness campaign comprising A2 folded to A6 event transport service pamphlet inserts continued in 
centre updates)                                      the commercial (Lowvelder) and community (Mpumalanga News and Border Post) print media for the duration of 
                                                     the event 
                                                  • The public awareness campaign continued in the commercial (MPower FM) and community (Ligwalagwala FM) 
                                                     broadcast media with traffic and event transport service updates aligned to the campaign on match days, these 
                                                     updates included traffic congestion and transport venue closures and availability 
                                                  • Road accessibility advertisements were placed in commercial (Lowvelder) and community (Mpumalanga News) print 
                                                     media for the duration of the event 
                                                  • The first match identified that megaphones were required during stadium egress to assist users boarding the correct 
                                                     busses, these were utilised effectively from the 2nd to 4th matches 
                                                  • It was planned that information assistants would be provided through the municipal volunteers programme at the 
                                                     event transport venues to assist with dissemination of information, however, this was not consistently undertaken 
                                                  • Some 400 temporary chromadek event road signs directing event transport users to the various transport venues 
                                                     throughout Nelspruit were installed.  In support of this system, there were an additional 500 information and 
                                                     direction corex signs erected in and around the transport venues and additional overhead signage at the stadium 
                                                  Lessons: 
                                                  • Thorough and detailed planning ensured an effective public awareness campaign 
                                                  • Flexibility to adapt the plan during operations and ability to affect changes on the ground 
                                                  • Signage height is essential, especially at load zones where mass amounts of spectators are centralised into a small 
                                                     location.  Overhead banners are most effective in helping to outline a designated queuing entrance or load zone 
                                                     area 
Call Centre Queries: Number of calls / sms / e‐   Observations/Issues:
mail enquiries                                    Not Applicable 
Website hits 
                                                  Lessons:
                                                  Not Applicable 
                                    



                                                                      NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                       148 
 
G. Operational Management & Communication
Venue Operations Centre & Joint Operations         Observations/Issues:
Centres, Transport Sector integration into         • The Provincial Joint Operations Centre (ProvJOC) was located in White River with participation by SAPS, EMS and 
Control Centres and their functioning                 traffic representation at both municipal and provincial spheres 
                                                   • Each transport venue had a functional venue operations centre (VOC) with the participation of the TMC monitor, 
                                                      venue manager and supervisor, safety and security cluster representatives (SAPS, traffic police) 
                                                   • The transport sector integration into the control centre was affected through the participation and representation 
                                                      by traffic management (MLM and provincial) and the TMC 
                                                   • Communication on transport related matters was achieved through direct contact between the ProvJOC TMC 
                                                      representative and the transport venue TMC monitor and venue manager 
                                                   • The TMC ProvJOV representative was able to facilitate immediate decisions through interaction with the respective 
                                                      ProvJOC representatives 
                                                   • Communication was undertaken by two‐way radios and cellular telephones  ‐ During high communication volumes 
                                                      the two‐way radio system was compromised, necessitating the utilisation of cellular telephones and landlines as 
                                                      back‐up 
                                                   Lessons: 
                                                   • A centralised operations centre with representation of all key stakeholders enables challenges to be resolved 
                                                      effectively and efficiently 
Transport and Traffic, Operational Coordination    Observations/Issues:
and Communication.                                 • Prior to the event, the Transport Operations Plan was effectively aligned with the MLM and provincial traffic plans 
                                                   • Leading up to the event and during the event, weekly monitoring and evaluation meetings were held with all key 
                                                      stakeholders to address changing circumstances and emerging challenges 
                                                   Lessons: 
                                                   • Effective integration and coordination of all stakeholders plans and operations ensures a successful event 
H. Operational Budget
Comment on the extent to which the secured         Observations/Issues:
operational budget enabled/prevented the           • Securing Budget:  
optimum plan to be implemented, & other              o The delays in securing an operational budget impeded on the ability to plan the event effectively 
budgeting issues.                                    o Budget delays impeded the ability to negotiate transport contracts with bus and MBT service providers, forcing a 
                                                        clumsy process of memorandums of understanding (MoUs), and resulting in drawn out negotiations and late 
                                                        conclusion of final contracts 
                                                     o These delays in concluding contracts threatened to undermine the goodwill and relationships developed with 
                                                        service providers, particularly with the MBT industry (comprising some 20 local associations) 
                                                     o Budget delays generally compromised the ability to negotiate cost effective contracts and supplier agreements 
                                                   • Cash Flow/Payment Constraints 
                                                     o MLM ongoing cash flow problems resulted in delayed payments to service providers and suppliers, generally with 
                                                        payment being made in excess of 90 days 

                                                                       NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                        149 
 
                                                 o Continual delays in payments leading up to and during the event compromised service delivery and negatively 
                                                    impacted on relationships and attitudes 
                                                 o Ongoing payment challenges post the event marred the experience of many service providers and suppliers 
                                              Lessons: 
                                              Budget to be finalised and secured to facilitate planning, implementation and operations 
I. ALL OTHER COMMENTS (any important issues not covered above)
Volunteers                                    Observations/Issues:
                                              • 607 Transport volunteers were appointed after a robust selection process, with 98% coming from the province and 
                                                 2% from SADC region 
                                              • The transport volunteers were given training (general & venue specific), by accredited service providers utilising 
                                                 25 facilitators 
                                              • The transport volunteers were supplied with uniforms, in alignment with other MLM volunteer functional areas and 
                                                 FIFA/LOC regulations.  The distribution of uniforms was a major challenge due to wrong host city deliveries resulting 
                                                 in number and size miss‐matches 
                                              • The transport volunteer management was undertaken by the TMC HR and Training Workstream, with scheduling of 
                                                 postings in accordance with volunteer availability and location 
                                              • The volunteers were posted on a two shift basis to the ten venues (08h30 – 17h30 and 17h30 – 01h30) 
                                              • Special transport arrangements were made for volunteers to get home after the late night shift.  The scheduling and 
                                                 transporting of these volunteers to their homes was a challenge with over demand, partly due to volunteers 
                                                 exploiting the system by the early shift staying in town and other functional area volunteers feeling entitled to use 
                                                 the volunteer transport home 
                                              • Each transport venue was appointed a manager, co‐ordinator and HR supervisor from the transport volunteer body, 
                                                 but in practice the Transport Management Consortium monitoring team had to step‐in and play an active role in 
                                                 volunteer operational management 
                                              • A detailed system of attendance registers and incident logs was applied, providing the base for volunteer payments 
                                              • Absentee levels were low and no problems were experienced with staffing shortages 
                                              • Two meals, with one being hot, with beverages were served for each shift.  These meals were provided by ten 
                                                 catering service providers.  Issues were experienced pertaining principally to varying dietary preferences 
                                              Lessons:
                                              • Proper efficient communication protocols between stakeholders such as the LOC to host city; host city to the 
                                                 Transport Management Consortium team 
                                              • Clear decision making in the planning process specifically in terms of budget, to prevent ever changing requirements 
                                              • More investment into volunteer training to enhance the volunteer performance and service delivery, particularly for 
                                                 the management and supervisory positions 
                                   



                                                                      NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                      150 
 
J. LIST 3 KEY FACTORS WHICH HAVE LED TO THE SUCCESS/FAILING OF THE HOST CITY TRANSPORT IMPLEMENTATION
Comprehensive and detailed planning by the TMC, a team of competent and dedicated specialists 
A comprehensive communication plan including stakeholder liaison enabling effective integration of all the operational functions
The successful and effective mobilisation of the MBT industry through the Transport Management Consortium Fleet management team and SATS N4 the contracting entity, 
resulting in the participation of all 20 local taxi associations 
K. LIST 3 KEY FACTORS WHICH WOULD HAVE MADE TRANSPORT PLANNING / OPERATIONAL PREPARATION EASIER / MORE EFFECTIVE
Budget to be finalised and secured early to facilitate planning, implementation and operations
More direction from the LOC eg participation in the planning process, provision/clarification of operational budgets and facilitation of provincial integration
Greater clarity with regards to the FIFA Fan FestTM and provincial public viewing areas in terms of operating dates, hours and programme; to enable more accurate demand 
assessments and aligned transport planning 
 
9.2.      Legacy Summary
 
To be included – brief summary of all legacy projects (Ken preparing summary table) 
 




                                                                       NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM                       151 
 
APPENDIX A: INTRODUCTION
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


           NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM   A
 
APPENDIX B: TRANSPORT PLANNING
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 




           NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM   B
 
APPENDIX C: PROJECT MANAGEMENT




          NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM   C
 
APPENDIX D: HUMAN RESOURCES AND TRAINING
 
                   




           NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM   D
 
APPENDIX E: TRAFFIC OPERATIONS AND MANAGEMENT
 
                   




           NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM   E
 
APPENDIX F: FLEET SYSTEMS AND PROCUREMENT
 
                   




           NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM   F
 
APPENDIX G: VEHICLE TRANSPORT OPERATIONS
 
                   




           NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM   G
 
APPENDIX H: COMMUNCIATIONS, SIGNAGE AND MARKETING
 
 




           NELSPRUIT HOST CITY | EVENT TRANSPORT MANAGEMENT AND DELIVERY SYSTEM   H
 

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:16
posted:10/17/2011
language:English
pages:167