Docstoc

EMS Ambulance Transport Provider

Document Sample
EMS Ambulance Transport Provider Powered By Docstoc
					 

                             

                             

                             

                             

               Alameda County  
     Emergency Medical Services District 
                             

                             
           REQUEST FOR PROPOSALS 
         Specifications, Terms & Conditions 
                          for 

    EMS Ambulance Transport Provider 
                             
                             

             PROPOSERS CONFERENCE 

             June 25, 2009 at 1:00 p.m. 
                  Alameda County EMS 
            1000 San Leandro Blvd., Room 200 
                 San Leandro, CA  94577 
                             

                             

            RESPONSE DUE no later than 
          2:00 p.m. on September 30, 2009 
                           at 
                  Alameda County EMS 
                 1000 San Leandro Blvd. 
                 San Leandro, CA  94577 
                             
                             
 
                                                      
                                                      
                                                      
                                                      
                                                      


                          ALAMEDA COUNTY EMS  
                                                      




       Vision Statement 
    Alameda County EMS will explore 
     new frontiers while creating an 
    environment where collaboration 
      and consensus building thrive 
      among staff and stakeholders 



      Mission Statement 
        Alameda County EMS ensures the 
         provision of quality emergency 
        medical services and prevention 
        programs to improve health and 
           safety in Alameda County 


                 Values Statement 
            Alameda County EMS values a caring 
                 environment sustained by 
            empowerment, honesty, integrity and 
           mutual respect.  We embrace excellence 
             through innovation, teamwork and 
                community capacity building 




                                                      
 

                                                                        COUNTY OF ALAMEDA 
                                                           REQUEST FOR PROPOSAL  
                                                     SPECIFICATIONS, TERMS & CONDITIONS 
                                                                      for 
                                                      EMS Ambulance Transport Provider 
                                                                      TABLE OF CONTENTS 
                                                                                      Page 1 of 2 
                                                                                                                                                        Page 
     Acronym and Term Glossary...........................................................................................................................  i 

A.   STATEMENT OF WORK 
     1.         Intent................................................................................................................................................................  1 
     2.         Scope ................................................................................................................................................................  2 
     3.         Background  .................................................................................................................................................  3 
     4.         Proposer Minimum Qualifications/Specific Requirements................................................  3 
     5.         Debarment and Suspension Policy...................................................................................................  5 
B.   INSTRUCTIONS TO PROPOSERS 
     6.         Designated County Contacts................................................................................................................  5 
     7.         Calendar of Events ....................................................................................................................................  6 
     8.         Proposers Conference.............................................................................................................................  6 
     9.         Submittal of Proposals............................................................................................................................  7 
     10.        Proposal Format.........................................................................................................................................  9 
     11.        Evaluation Process/Selection Committee/Evaluation Criteria ........................................10 
     12.        Notice of Award..........................................................................................................................................14 
     13.        Proposal Protest / Appeals Process.................................................................................................14 
C.   TERMS AND CONDITIONS   
     14.        Award ..............................................................................................................................................................16 
     15.        Performance Security Bond.................................................................................................................16 
     16.        Term .................................................................................................................................................................16 

     17.        Extensions .....................................................................................................................................................16 

     18.        Additional County Provisions .............................................................................................................17 




                                                                                                   
 

                                                            COUNTY OF ALAMEDA 
                                                REQUEST FOR PROPOSAL  
                                          SPECIFICATIONS, TERMS & CONDITIONS 
                                                           for 
                                           EMS Ambulance Transport Provider 
                                                          TABLE OF CONTENTS 
                                                                         Page 1 of 2 
                                                                                                                                                                    
EXHIBITS:                                                                                                                                                          Page 

      Exhibit A      Scope of Work..............................................................................................................................   19 

      Exhibit B      Regulatory Compliance and Financial Provisions ............................................    75 

      Exhibit C      Insurance Requirements........................................................................................................   91 

      Exhibit D      References .....................................................................................................................................   94 

      Exhibit E 1    Illustration of the Anatomy of an EMS incident.................................................    97 

      Exhibit E‐2    Map of Emergency Response Zones ................................................................................   97 

      Exhibit F      Face Sheet ......................................................................................................................................   98 

      Exhibit G      Patient Charges...........................................................................................................................   99 

      Exhibit H      Request for Exceptions,..........................................................................................................101 

      Exhibit I      Minimum requirements “Short Version” Patient Care Report ..........................102 

      Exhibit J      Additional Requirements............................................................................................. 103 

      Exhibit K      Debarment and Suspension Certification............................................................. 107 

      Exhibit L      First Source Agreement................................................................................................ 108 

      Exhibit M      Investigation Release Form ‐ Individual ............................................................... 109 

      Exhibit N      Investigation Authorization ‐ Entity ....................................................................... 110 

      Exhibit O      Budget Compliance Form (compliant with EMSA document #141) ........ 112 

      Exhibit P      Proposal Checklist and Mandatory Table of Content ...................................... 114 

       



                                                                                      
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                        ACRONYM AND TERM GLOSSARY 

Unless otherwise noted, the terms below may be upper or lower case unless specified.  

     ALS                      Advanced Life Support (paramedic level of service) 
                              Basic Life Support ‐EMT‐I level of service (California equivalent of EMT‐
     BLS 
                              Basic) 
     Board                    County of Alameda Board of Supervisors 
     CAD                      Computer Aided Dispatch 
     CPI                      Consumer Price Index for all urban consumers, San Francisco‐Oakland 
     CSC                      County Selection Committee 
                              When capitalized, refers to selected proposer that is awarded the ambulance 
     Contractor 
                              service agreement 
     County                   When capitalized, refers to the County of Alameda 
     County                   A medical dispatch center that has an agreement with the County to dispatch 
     designated               Contractor’s ambulances, uses call prioritization and prearrival instructions, 
     emergency                and is accredited as a Center of Excellence by the National Academies of 
     medical                  Emergency Dispatch.   
     dispatch center          Referred to as “County Dispatch Center” in this document. 
     DNR                      Do Not Resuscitate 
                              Non‐breathing and ineffective breathing calls as described by the Medical 
     Echo Call 
                              Priority Dispatch System (See MDPS Categories for more information). 
     EMD                      Emergency Medical Dispatch 
     EMS                      Emergency Medical Services 
     EMSA                     Emergency Medical Services Authority of the State of California 
     EMSA #141                Competitive Process for Creating Exclusive Operating Areas 
                                         http://www.emsa.ca.gov/pubs/pdf/em
                              Exclusive Operating Area for 911 ambulance service, as designated in 
     EOA 
                              County’s EMS plan and approved by the State EMS Authority 
     ePCR                     Electronic Patient Care Record 
     ERZ                      Emergency Response Zone 
     ETCO2                    End‐Tidal Carbon Dioxide 
     FD                       Fire Department 
     Federal                  Refers to United States Federal Government, its departments and/or agencies




                                                                  


                                                             Page i 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
 

                              A method of measuring ambulance response times in which all applicable 
                              response times are stacked in ascending order and the total number of calls 
     Fractile                 generating response within the specified standard is calculated as a 
     Response Time            percentage of the total number of calls.  
     Measurement              For example, a 90th percentile, or 90%, standard is one where 90% of the 
                              applicable calls are answered within the response standard, while 10% take 
                              longer than the standard. 
     HIPAA                    Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 
     KPI                      Key Performance Indicators 
     KRA                      Key Result Areas 
     Labor Code               Refers to California Labor Code 
                      Medical Priority Dispatch System is designed to standardize and codify the 
                      operation of EMD while optimizing safe and effective patient care through 
     MPDS             dispatch life support and EMS system response. The MPDS protocol uses a 
                      system of interrogation and time‐life symptom determination that prioritizes 
                      system response according to user‐defined response configurations. 
                      MPDS categorizes emergency calls using an escalating scale of severity 
                      assigned to medical conditions, relative to the level and timeliness of 
     MPDS Categories 
                      response.  In order of severity from most severe to least severe, these 
                      categories are: Echo, Delta, Charlie, Bravo and Alpha.   
                      Emergency ambulance service performed by neighboring providers during 
     Mutual Aid       periods of severe weather, multi‐casualty incidents, or other events that 
                      overwhelm existing resources 
     Cal­OSHA                 Refers to California Occupational Safety and Health Administration 
     PCR                      Patient Care Record 
     PemSoft                  Pediatric clinical decision‐making software 
     POLST                    Physician’s Orders for Life‐Sustaining Treatment 
     proposal                 Proposer’s response to this RFP 
     Proposer                 When capitalized, refers to entities responding to this RFP 
                              Refers to this document, which is the County of Alameda’s request for proposals 
     Request for 
                              by established ambulance services to provide the goods and/or services being 
     Proposal  
                              solicited herein.  Also referred herein as RFP. 
     RFQ                      Request for Quotation 
     State                    Refers to the State of California, its departments and/or agencies 

 

                                                                  


                                                                  


                                                            Page ii 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                           GENERAL INFORMATION 

A.      STATEMENT OF WORK 

        1.       INTENT 

                 In accordance with the State EMS Act of 1980, local EMS agencies have 
                 the authority to establish exclusive operating areas for the provision of 
                 ambulance service.  Alameda County has established the exclusive 
                 operating area described in this RFP, which has been submitted and 
                 approved by the State EMS Authority as a part of the Alameda County 
                 EMS Plan in accordance with Section 1797.224 of Division 2.5 of the 
                 Health and Safety Code.  

                 This is a Request for Proposal (RFP) for an emergency medical ground ambulance 
                 transportation system at an Advanced Life Support (ALS) level of service for and within 
                 Alameda County.  The successful Proposer will enter into an Agreement with the County to 
                 respond to all medical 911 calls within the designated Exclusive Operating Area (EOA), or 
                 other public safety generated ambulance requests, and transport patients to the 
                 appropriate facility.  The term of the agreement is for the five‐year period beginning 
                 January 1, 2011 through December 31, 2015, with an option to extend by mutual 
                 agreement for an additional five (5) year period. 

                 Alameda County will enter into an agreement with a single entity to provide these services.  
                 Contractor shall be required to respond to all emergency and urgent medical calls within 
                 the EOA when requested to do so by County or County‐Dispatch Center(s).  Proposers must 
                 describe their qualifications to provide emergency ambulance service, and plans to meet or 
                 exceed the performance standards identified in this RFP.  Proposers may form partnerships 
                 that provide alternative service delivery systems as long as the submitted proposal meets 
                 or exceeds the specifications contained herein. 

                 Proposals are being sought for emergency ambulance services agreement in the Exclusive 
                 Operating Area that includes all of Alameda County, except for the cities of Alameda, 
                 Albany, Berkeley, and Piedmont, and the Lawrence Livermore National Laboratory, where 
                 the local fire departments therein respond to and transport EMS patients.  Except for the 
                 above listed exclusions, this RFP covers the remaining area of Alameda County. 


                                                        Page 1 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
      2.     SCOPE 

                 Alameda County (County) is a political subdivision of the State of California with authority 
                 for designating emergency ambulance service providers through a competitive 
                 procurement process managed by Alameda County Emergency Medical Services.  The 
                 County desires to enter into a performance based agreement with the selected emergency 
                 ambulance service provider to deliver the services specified in this RFP. 

                 A successful emergency medical system has three major consumer objectives: 1) help 
                 prevent lost lives; 2) minimize patients’ physical pain or disability; and, 3) reduce the 
                 expenses associated with catastrophic injury or illness.  The County seeks to meet these 
                 objectives now and in the future, while ensuring good value for the community. 

                 The goal of Alameda County EMS is to sustain a high performance EMS system.  Essential 
                 elements of this high performance system include: 

                         Prevention and early recognition 

                         Bystander action/system access 

                         Emergency Medical Dispatch of ambulances and first responders 

                         Telephone protocols and pre‐arrival instructions 

                         First responder services (ALS and BLS) 

                         Transport ambulance services 

                         Direct (on‐line) medical control 

                         Receiving facility interface 

                         Indirect (off‐line) medical control 

                         Independent monitoring 

                 The County desires to ensure the provision of high quality EMS service within its service 
                 areas in order to provide for the public health and safety.  Response times are one measure 
                 of a high performance system.  A comprehensive systems approach requires creating 
                 geographic and density based response time zones and achieving ambulance response 
                 times for life‐threatening emergencies within defined time frames in each of those zones. 

                 The approach involves the County maintaining certain items of infrastructure for the 
                 system in the public domain while using the Contractor’s entrepreneurial talent to manage 
                 the day‐to‐day operations.  This model has been designed to ensure high quality clinical 

                                                        Page 2 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             care, provide efficient and reliable EMS services at a reasonable cost to consumers, and 
                 provide the community with an operationally and financially stable system. 

        3.       BACKGROUND 

                 Alameda County has had advanced life support ambulance services to respond to medical 
                 emergencies since the early 1980s.  The current service provider was selected as the sole 
                 provider within the EOA as part of a competitive bid process in 1990.  They entered into a 
                 performance‐based agreement with the County that contained specified response times 
                 and services levels.  The EMS system performance expectations and design have evolved 
                 over the last two decades with the expansion of ALS first response by the fire departments, 
                 ALS transport by four municipal fire departments, emergency medical dispatch for the 
                 majority of EMS 911 calls, improvements in clinical care, and many other advancements. 

                 As part of this RFP process, the County undertook an assessment of the current system that 
                 identified the need for change within the system to maximize resources and provide 
                 additional accountability for first responder fire agencies, transport fire departments, the 
                 Contractor and the County.  In conducting a competitive process for the provision of 
                 emergency ambulance services, Alameda County is meeting the mandates of California EMS 
                 Act and the Health and Safety Code. 

        4.       PROPOSER MINIMUM QUALIFICATIONS/SPECIFIC REQUIREMENTS 

                 Proposers shall demonstrate the following minimum qualifications and/or requirements: 

                 4.1      Experience 

                          Experience as a sole provider of Advanced Life Support (paramedic) emergency 
                          ambulance services for a specified area comparable in size and population to the 
                          Exclusive Operating Area defined in this RFP.  A population in a service area greater 
                          than 500,000 is required as a comparable service area; and, 

                 4.2      Demonstrated ability to meet response time requirements  

                          4.2.1 Provide a letter from at least one jurisdiction with a population of 500,000 or 
                                  more verifying that Proposer is meeting or exceeding contracted response 
                                  time criteria. 

                          4.2.2 Provide a statement that the Proposer has not lost a contract due in part to 
                                  response time compliance. 

                                                        Page 3 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             4.3  Financial Stability 

                          4.3.1 Financial Statements ‐ Proposers shall document the organization’s current 
                                  estimated net worth and the form of the net worth (liquid and non‐liquid 
                                  assets). The Proposer shall provide evidence that clearly documents the 
                                  financial history of the organization and demonstrates that it has the 
                                  financial capability to handle the expansion (including implementation and 
                                  start‐up costs) necessitated by the award of the Agreement. The Proposer 
                                  shall include copies of externally audited financial statements for the most 
                                  recent three‐year period. If consolidated financial statements are utilized, the 
                                  individual program unit’s financial statements must be separately shown. If 
                                  the Proposer is part of a larger system, furnish the financial statements of the 
                                  parent entity. Such a parent entity shall be required to guarantee the 
                                  performance of the proposer. 

                          4.3.2 Working Capital ‐ Proposers shall document the estimated amount of 
                                  working capital that will be committed to the startup of the Agreement if 
                                  awarded. Document the method of financing, attach any endorsement 
                                  documents necessary, of all startup and operational costs including, but not 
                                  limited to, the initial ambulance fleet and equipment required to begin 
                                  operations if the Agreement is awarded. Document the amount of funding 
                                  that will be dedicated to "Reserve for Contingencies", for the startup of this 
                                  Agreement, if awarded. 

                          4.3.3 In­Kind Support ‐ Proposer shall disclose any and all financial and in‐kind 
                                  support or funding from existing sources that will support the provision of 
                                  ambulance services within Alameda County. This includes, but is not limited 
                                  to disclosing the full cost allocation for services including, but not limited to, 
                                  risk management, insurance, purchasing, maintenance, legal and human 
                                  resource, or other functions if those functions are not solely dedicated to 
                                  ambulance services in Alameda County and fully funded within the price 
                                  proposed. 

                 4.4      Outstanding/Pending Litigation 

                          Provide a statement that the Proposer’s parent company and all of its ambulance 


                                                        Page 4 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   services or operations either has no pending litigation, or describe legal actions 
                          pending and the status as of the date of proposal submission.  Contractor shall agree 
                          to notify County within twenty‐four (24) hours of any litigation or significant 
                          potential for litigation of which Contractor is aware.  

                 4.5      Current Contracts In Good Standing 

                          Provide a statement that all existing contracts with any governmental jurisdiction 
                          are in good standing with no delinquent obligations, financial or otherwise.  Failure 
                          to provide accurate information may lead to disqualification. 

                 4.6      Specific Requirements – See Exhibit A ‐ Scope of Work. 

        5.       DEBARMENT/SUSPENSION POLICY 

                 In order to prohibit the procurement of any goods or services ultimately funded by Federal 
                 awards from debarred, suspended or otherwise excluded parties, each Proposer will be 
                 screened at the time of RFP response to ensure Proposer, its principal and their named 
                 subcontractors are not debarred, suspended or otherwise excluded by the United States 
                 Government in compliance with the requirements of 7 Code of Federal Regulations (CFR) 
                 3016.35, 28 CFR 66.35, 29 CFR 97.35, 34 CFR 80.35, 45 CFR 92.35 and Executive Order 
                 12549. 

                 5.1      The County will verify Proposer, its principal, and their named subcontractors are 
                                           http://www.epls.gov/
                          not on the Federal Excluded Parties List System (EPLS); and, 

                 5.2      Proposers are to complete a Debarment and Suspension Certification form,  
                          (Exhibit K), certifying Proposer, its principal and their named subcontractors are 
                          not debarred, suspended or otherwise excluded by the United States Government. 

B.      INSTRUCTIONS TO PROPOSERS 

        6.       DESIGNATED COUNTY CONTACT 

                 Alameda County EMS is managing this competitive process on behalf of the County.  All 
                 contact during the competitive process is to be through Alameda County EMS only.  

                 The evaluation phase of the competitive process shall begin upon receipt of sealed 
                 proposals until an Agreement has been awarded.  Proposers shall not contact or lobby 
                 evaluators during the evaluation process.  Attempts by Proposer to contact evaluators may 


                                                        Page 5 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             result in disqualification of Proposer. 

                 All questions regarding these specifications, terms and conditions are to be submitted in 
                 writing, preferably via e‐mail, by 2:00 p.m. on June 12, 2009 to: 

                                               Dale Fanning, Deputy Director 
                                              e‐mail: dale.fanning@acgov.org 
                                                   Alameda County EMS 
                                                  1000 San Leandro Blvd. 
                                                  San Leandro, CA  94577 
                                                      mailto:dale.fanning@acgov.
                                                    Fax: (510) 618‐2099 
                  
                 A copy of this RFP and documents regarding the RFP will be posted on the County’s EMS 
                                                                                 http://www.acgov.org/e
                 website at acgov.org/ems. 

        7.       CALENDAR OF EVENTS 

                                Event                                                     Date 
                  RFP issued                             June 2, 2009 
                  Written questions due                  June 12, 2009  
                  Proposers Conference                   June 25, 2009 
                  Addendum issued                        July 15, 2009 
                  Response due                           September 30, 2009 
                  Evaluation period and 
                                                         October 1‐ October 30, 2009 
                  Proposer interviews 
                  Board letter issued                    January 2010  
                  Board award date                       February 2010 
                  Agreement negotiations                 February – May  2010 
                  Agreement processing                   May 2010 – June, 2010 
                  Board approval of Agreement  July 1, 2010 
                  Start up period                        August 2, 2010 – December 31, 2010 
                  Agreement start date                   January 1, 2011 
                 Note: Dates from Evaluation Period through Board approval of the Agreement are approximate.   
                 Agreement start date is fixed. 

        8.       PROPOSERS CONFERENCE 

                 8.1      One (1) Proposers Conference will be held to provide:  

                          8.1.1 an opportunity for Proposers to ask specific questions about the project and 
                                  request RFP clarifications. 

                                                        Page 6 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   8.1.2 an opportunity for the County to receive feedback regarding the project and the 
                                  RFP. 

                          8.1.3 data to Proposers  regarding the current service provider’s overall demand 
                                  volume, 5150 calls and mutual aid calls. 

                 8.2      Proposers conference date, time, location. 

                                                June 25, 2009 at 1:00 p.m. 
                                                            at 
                                               Alameda County EMS Office 
                                                   Conference Room 200 
                                                  1000 San Leandro Blvd. 
                                                  San Leandro, CA 94577 

                 8.3      Written questions submitted prior to, and verbal questions asked at the Proposers 
                          conference will be addressed, whenever possible, at the Proposers conference. 

                 8.4      Failure to participate in the Proposers conference will in no way relieve the 
                          prospective Contractor from furnishing goods and/or services required in accordance 
                          with these specifications, terms and conditions.  Attendance at the Proposers 
                          conference is strongly encouraged and recommended but is not mandatory. 

                 8.5      Following the Proposers conference all questions will be addressed in the RFP 
                          Addendum, which will also include a list of those who attended the Proposer 
                          conference. EMS will issue an RFP Addendum no later than July 15, 2009. 

                 8.6      Additional Information:  Free parking is available on‐site. Park in visitor parking.  
                          Please sign in at the reception desk on the 2nd floor. 

        9.       SUBMITTAL OF PROPOSALS 

                 9.1      It is the responsibility of each Proposer to be familiar with all of the specifications, 
                          terms and conditions of this RFP.  By the submission of a Proposal, the Proposer 
                          certifies that, if awarded an Agreement, they will make no claim against the County 
                          based upon ignorance of conditions or misunderstanding of the specifications. 

                 9.2      All proposals must be SEALED and must be received by 2:00 p.m. on September 
                          30, 2009.  Proposals are to be addressed and delivered to: 




                                                        Page 7 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                   Dale Fanning, Deputy Director 
                                                           Alameda County EMS 
                                               1000 San Leandro Blvd., Suite 200 
                                                         San Leandro, CA  94577 

                 9.3      NOTE:  LATE AND/OR UNSEALED PROPOSALS WILL NOT BE ACCEPTED. 

                 9.4      Proposals will be received only at the address shown above and the date and time 
                          indicated in the Calendar of Events.  Any proposal received after said date and/or 
                          time or at a place other than the stated address will not be considered and will be 
                          returned to the Proposer unopened 

                 9.5      All proposals, whether delivered by an employee of Proposer, U.S. Postal Service, 
                          courier or package delivery service, must be received prior to the time designated.   

                 9.6      Proposer’s name and return address must also appear on the mailing package. 

                 9.7      No email (electronic) or facsimile proposals will be considered. 

                 9.8      Proposer acknowledges all RFP terms and conditions and, by submission of its 
                          proposal, indicates the ability to perform in accordance with all specification herein, 
                          unless otherwise indicated in Exhibit H. 

                 9.9      Submitted proposals must be valid for a minimum period of one (1) year from the 
                          submittal date. 

                 9.10 All costs associated with the preparation and submission of a proposal shall be 
                          borne by Proposer.  

                 9.11 Only one proposal will be accepted from any one person, partnership, corporation, 
                          or other entity; however, several alternatives may be included in one response. For 
                          purposes of this requirement, “partnership” shall mean, and is limited to, a legal 
                          partnership formed under one or more of the provisions of the California or other 
                          state’s Corporations Code or an equivalent statute. 

                 9.12 Proprietary or Confidential Information: 

                          9.12.1 No part of any proposal is to be marked as confidential or proprietary.  

                          9.12.2 County may refuse to consider any proposal or part thereof so marked.  

                          9.12.3 All proposals shall become the property of County. 

                          9.12.4 County reserves the right to make use of any information or ideas contained 

                                                        Page 8 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                in submitted proposals. 

                          9.12.5 This provision is not intended to require the disclosure of records that are 
                                  exempt from disclosure under the California Public Records Act (Government 
                                  Code Section 6250, et seq.) or of “trade secrets” protected by the Uniform 
                                  Trade Secrets Act (Civil Code Section 3426, et seq.). 

                          9.12.6 Proposals submitted in response to this RFP may be subject to public 
                                  disclosure. 

                          9.12.7 County shall not be liable in any way for disclosure of any such information.  

                 9.13     All other information regarding the proposals will be held as confidential until such 
                          time as the County Selection Committee has completed its evaluation and, or if, an 
                          award has been made. Proposers will receive mailed award/non‐award 
                          notification(s), which will include the name of the Proposer chosen . In addition, 
                          award information will be posted on the County’s EMS website, acgov.org/ems.  

                               http://www.acgov.org/e
                 9.14 Each proposal received, with the name of the Proposer, shall be entered on a record, 
                          and each record with the successful proposal indicated thereon shall, after the 
                          award of the order or Agreement, be open to public inspection. 

        10.      PROPOSAL FORMAT  

                 Proposals must be signed in ink by an authorized officer or employee of the company.  
                 Proposals shall incorporate all information requested in this RFP, in the order listed in the 
                 Mandatory Table of Contents (Exhibit P).  County performance standards for emergency 
                 ambulance service are identified in the Scope of Work (Exhibit A) of this RFP and shall be 
                 addressed in the manner stipulated for each standard.   

                 10.1 It is the intent of the County to ensure that all Proposals be concise and directly 
                          respond to the required information in this RFP.  In order to facilitate the proposal 
                          evaluation process the following requirements shall be adhered to: 

                          10.1.1 Submit ten (10) copies of the complete written Proposal.  An electronic 
                                  version of the entire Proposal in a Portable Document Format (.pdf) shall be 
                                  included with the printed version on a CD, DVD or data stick 




                                                        Page 9 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   10.1.2 Submitted Proposals 

                                           Binder #1 shall contain the narrative response to this RFP including 
                                           all required forms and shall be contained within one (1), 1‐inch, three‐
                                           ring binder.  Separate forms are available that can be completed 
                                           electronically for submission with your response. 

                                           Binder #2 shall contain any and all attachments. 

                          10.1.3 Narrative ‐ Binder #1: The proposal may begin with a brief executive 
                                  summary (not more than three pages) of the highlights and overall benefits 
                                  of the proposal to the County. In order to facilitate comparison and scoring of 
                                  proposals, the mandatory Table of Contents (Exhibit P) must be adhered to.  
                                  Any material deviation from these requirements may be cause for rejection 
                                  of the proposal, as determined at the County’s sole discretion. The narrative 
                                  portion shall abide by the following specifications: 

                                           Table of Contents must include corresponding page number and 
                                           pages must be numbered sequentially 

                                           Tabs must separate each section of the proposal 

                                           Font – Times New Roman, no smaller than 12 point 

                                           Line spacing no less than 1.5 lines 

                                           Double‐sided page printing 

                                           Standard 8 ½” by 11” paper 

                          10.1.4 Attachments ­ Binder #2: Proposers may elect to use reference attachments 
                                  in the Proposal to provide additional detail. All attachments should be 
                                  incorporated into a second binder and each attachment shall be labeled, page 
                                  numbered and referenced in the narrative. 

        11.      EVALUATION PROCESS/SELECTION COMMITTEE/CRITERIA 

                 11.1 All acceptable proposals will be evaluated by a County Selection Committee (CSC).   

                          11.1.1 The CSC will be composed of parties from outside Alameda County who have 
                                  expertise or experience in the provision/oversight of 911 ambulance 
                                  transportation systems. 


                                                       Page 10 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   11.1.2 EMS, with the assistance of its consultant, shall serve as staff to the CSC to 
                                  provide assistance and technical expertise upon request of the CSC but 
                                  neither County personnel nor the consultant shall participate in the 
                                  evaluation or scoring of submitted proposals. 

                          11.1.3 The CSC will select a Contractor in accordance with the evaluation criteria set 
                                  forth in this RFP.  Evaluation of the proposals shall be within the sole 
                                  judgment and discretion of the CSC. 

                 11.2 All contact during the evaluation phase shall be through the designated EMS contact 
                          person only.  Proposers shall not contact or lobby evaluators during the evaluation 
                          process.  Attempts by Proposer to contact and/or influence members of the CSC may 
                          result in disqualification of the Proposer.  

                 11.3 The CSC will evaluate each proposal meeting the minimum qualification 
                          requirements set forth in this RFP.  Proposers should bear in mind that any proposal 
                          that is unrealistic in terms of the technical or schedule commitments, or unrealisti‐
                          cally high or low in cost, will be deemed reflective of an inherent lack of technical 
                          competence, or indicative of a failure to comprehend the complexity and risk of the 
                          County’s requirements, as set forth in this RFP. 

                 11.4 As a result of this RFP, the County intends to award an Ambulance Provider 
                          Agreement to the responsible Proposer whose response conforms to the RFP and 
                          whose overall proposal presents the greatest value to the County. The County may 
                          reject any Proposal and may waive, to the fullest extent permitted by law, any 
                          informalities or minor irregularities therein not involving price, time or changes in 
                          the services provided. The combined weight of the evaluation criteria is of greater 
                          importance than cost in determining the greatest value to the County. The goal is to 
                          award an agreement to the Proposer that offers the County the best quality, as 
                          determined by the combined weight of the evaluation criteria. Consequently, the 
                          County may award an agreement of higher qualitative competence over the lowest 
                          priced response.  Furthermore, the County reserves the right, in its discretion, to 
                          reject all Proposals and issue a further request for proposals 




                                                       Page 11 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             11.5 In evaluating Proposals, County will consider the information provided in the 
                          Proposal, the compliance with the prescribed requirements, and such other data as 
                          may be requested in this RFP, or any other information requested, provided or 
                          discovered prior to the Notice of Award. 

                 11.6 The minimum requirements each section of the response should contain is listed in 
                          Exhibit P.  Much of the material needed to present a comprehensive proposal can be 
                          placed into one of the sections listed. Other information may be added to further 
                          support the evaluation process whenever such additional information is deemed 
                          appropriate in considering the nature of the services being solicited. 

                 11.7 The County may conduct any investigations the County deems necessary to assist it 
                          in its evaluation of any Proposal and to establish the Proposer’s responsibility, 
                          qualifications and financial ability (and that of its proposed subcontractors, 
                          suppliers, and other persons and organizations) to perform in accordance with the 
                          Agreement and the Proposal, to County’s satisfaction, and within the prescribed 
                          time. County shall have the right to communicate directly with Proposer’s surety 
                          regarding Proposer’s bonds. 

                 11.8 Evaluation Criteria:  Each criteria in the table below will be evaluated based on: 

                          11.8.1 How well the Proposal demonstrates an understanding of the requirements 
                                  of the RFP; 

                          11.8.2 The description of the methodology that will be used to meet the 
                                  requirements; and, 

                          11.8.3 The likelihood of success based on the reasonableness of the approach, the 
                                  commitment of resources, and adequate infrastructure to support the 
                                  proposal.




                                                       Page 12 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                 

                                         EVALUATION CRITERIA                                                       Weight 
     a. Completeness of Response:  Responses to this RFP must be complete.  
        Responses that do not include the proposal content requirements identified 
        within this RFP and subsequent Addenda or that fail to address each of the 
        items listed below will be considered incomplete, be rated a Fail in the 
        Evaluation Criteria and will receive no further consideration.                                                Pass/Fail*
     b. Relevant Experience:  (See Section 4, #4.1.)                                                                  Pass/Fail*
     c. Debarment and Suspension:  (See Section 5)                                                                    Pass/Fail*
     d. Response Time Verification:  (See Section 4, #4.2)                                                            Pass/Fail*
     e. Financial stability:  (See Section 4, #4.3)                                                                   Pass/Fail*
     f. Outstanding/Pending Litigation:  (See Section 4, #4.4)                                                        Pass/Fail*
     g. Current Contracts in Good Standing:  (See Section 4, #4.5)                                                    Pass/Fail*
     h. Commitment to Clinical Quality (See Exhibit A, Section D)                                                    350 Points
     i.   Commitment to Employees (See Exhibit A, Sections E and F)                                                  250 Points
     j.   Operations Management and Administration (See Exhibit A, Section H)                                        350 Points
     k. Commitment to EMS System and Community (See Exhibit A, Section I)                                            200 Points
     l.   Organizational Infrastructure (to accomplish h‐k above), and 
          Billing and Accounting (See Exhibit B, Section C)                                                          100 Points
     m. Proposed Patient Charges (See Exhibit G)                                                                     250 Points
                                                                                   Total Possible Points:    1500 Points 
     *Pass/Fail criteria represent minimum requirements and are not assigned a point value.  Responses that are rated a Fail 
       and are not considered may be picked up at the delivery location within 14 calendar days after agreement awarded 
                                       and/or at the completion of the competitive process. 

                 11.9  Calculation of Points Awarded for Pricing 

                          The score awarded to Proposers for pricing is based on a formulaic calculation.  The 
                          same formula is used for each Proposal and is based on the number of transports in 
                          Alameda County during the last calendar year for which data is available. 

                          The proposal with the lowest estimated total charges will be awarded the maximum 
                          available points for the pricing category.  Other proposals will be scored by calculating 
                          the percentage that their estimated total charges exceed the lowest proposal.  The 
                          points awarded will be calculated by reducing the total points available for the pricing 
                          category by the percentage that the proposal exceeds the lowest proposed total 
                          charges.  For example, if one proposal’s estimated total charges is 10% higher than the 

                                                       Page 13 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   lowest proposal, the points awarded to the higher priced proposal will be 10% fewer 
                          than the total available for the pricing category.  The formula is as follows: 

                                  Total number of transports multiplied by the Proposed Base Rate 
                                                                        plus 
                         Total number of transports multiplied by the average loaded mile per transport 
                                            multiplied by the Proposed Mileage Rate 
                                                                        plus 
                         Total number of transports multiplied by the percentage of transports providing 
                         oxygen administration multiplied by the Proposed Oxygen Administration Rate 

                                 Resulting in the following estimate of total annual charges: 
                          Total charge for base rate + total mileage charge + total oxygen charge =  
                                                                  Total Charge 

        12.      NOTICE OF AWARD 

                 12.1 At the conclusion of the RFP response Evaluation Process, all Proposers will be sent 
                          a Notice of Award in writing by certified mail, return receipt requested, of the 
                          Agreement award recommendation, if any.   

                 12.2 The County retains the right to reject all bids and to not award an Agreement.  
                          Proposers will be notified if this is the outcome the County has chosen. 

                 12.3 The Notice of Award will provide the following information: 

                          12.3.1 The name of the Proposer being recommended;  

                          12.3.2 The names of all other Proposers; and, 

                          12.3.3 Evaluation points for each Proposer. 

                 12.4 Debriefings for unsuccessful Proposers will be scheduled and provided upon written 
                        request and will be restricted to discussion of the unsuccessful proposal. 

        13.      PROPOSAL PROTEST / APPEALS PROCESS  

                 Alameda County EMS has taken great care in the establishment of fair and competitive 
                 procurement procedures and the commitment made to follow those procedures.  The 
                 following is provided in the event that Proposers wish to protest the proposal process or 
                 appeal the recommendation to award an agreement for this project. 



                                                       Page 14 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             13.1 Any proposal protest must be submitted in writing to: 
                                                  Alex Briscoe, Deputy Director 
                                               Health Care Services Agency (HCSA), 
                                                1000 San Leandro Blvd., Suite 300  
                                                     San Leandro, CA 94577 

                 13.2 The proposal protest must be submitted before 5:00 p.m. of the tenth (10th) 
                          business day following the date of the Notice of Award. 

                          13.2.1 The proposal protest must contain a complete statement of the basis for the 
                                  protest. 

                          13.2.2 The protest must include the name, address and telephone number of the 
                                  person representing the protesting party. 

                          13.2.3 The party filing the protest must concurrently transmit a copy of the protest 
                                  and any attached documentation to all other parties with a direct financial 
                                  interest which may be adversely affected by the outcome of the protest.  At a 
                                  minimum, those parties listed in the Notices of Award/Non‐Award shall be 
                                  notified of such protest and the specific grounds therefore. 

                          13.2.4 The procedure and time limits are mandatory and are the Proposer’s sole 
                                  and exclusive remedy in the event of Proposal Protest. 

                 13.3 Proposer’s failure to comply with these procedures shall constitute a waiver of any 
                          right to further pursue the Proposal Protest, including filing a Government Code 
                          claim or any legal proceedings. 

                 13.4 Upon receipt of written protest, the Deputy HCSA Director will review and provide 
                          an opportunity to settle the protest by mutual agreement, will schedule a meeting to 
                          discuss or issue a written response to within five (5) working days of review date. 

                 13.5 Responses will be issued at least five (5) days prior to Board hearing date and will 
                          inform the Proposer whether or not the recommendation to the Board has changed. 

                 13.6 The decision of the HCSA Deputy Director may be appealed to the Auditor‐ 
                          Controller’s Office of Contract Compliance (OCC) ‐ Fax: (510) 272‐6502.  All appeals 
                          to the OCC shall be in writing and submitted within five (5) calendar days of 
                          notification of decision by the HCSA Deputy Director.  The decision of the Auditor‐
                          Controller’s OCC is the final step of the appeal process. 


                                                       Page 15 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
C.      TERM AND CONDITIONS 

        14.      AWARD 

                 14.1     Proposals will be evaluated by the CSC and will be ranked in accordance with the RFP 
                          Evaluation Criteria. 

                 14.2     The CSC will recommend award to the Proposer who, in its opinion, has submitted the 
                          proposal that best serves the overall interests of the County and attains the highest 
                          overall point score.  Award may not necessarily be made to the Proposer with the 
                          lowest cost.   

                 14.3     The County reserves the right to reject any or all responses that materially differ from 
                          any terms contained herein or from any exhibit attached hereto and to waive 
                          informalities and minor irregularities in responses received. 

                 14.4     Board approval is required to enter into an agreement.   Contractor shall sign an 
                          acceptance of award letter prior to Board approval in principle.   

                 14.5     The terms and conditions of the Agreement will be negotiated with the selected 
                          Proposer in accordance with the RFP and the Proposers response. 

        15.      PERFORMANCE SECURITY BOND 

                 Contractor shall furnish a faithful performance bond issued by a bonding company, 
                 appropriately licensed and acceptable to County in the amount of six million dollars. 

        16.      TERM 

                 The term of the ambulance service agreement ultimately executed by Contractor shall be 
                 for a period of five (5) years commencing at 12:01 a.m. on January 1, 2011 and 
                 terminating at midnight, December 31, 2015.  However, should the current service 
                 provider be chosen the start date may be moved up, if mutually agreeable. 

        17.      EXTENSION 

                 The Agreement may be extended by mutual consent of County and Contractor for one 
                 extension period of five (5) years, provided Contractor has met the requirements of County 
                 and has earned the right to negotiate for renewal based on performance criteria.  The 
                 County shall make the offer of extension to Contractor at least twelve (12) months prior to 
                 the scheduled end of the term of the Agreement or any previously granted extension. 


                                                       Page 16 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
      18.    ADDITIONAL COUNTY PROVISIONS 

                 18.1 First Source Program: The First Source Program has been developed to create a 
                          public/private partnership that links CalWORKs job seekers, unemployed and under 
                          employed County residents to sustainable employment through the County’s 
                          relationships/connections with business, including contracts that have been 
                          awarded through the competitive process, and economic development activity in 
                          the County.  Welfare reform policies and the new Workforce Investment Act require 
                          that the County do a better job of connecting historically disconnected potential 
                          workers to employers.  The First Source program will allow the County to create 
                          and sustain these connections. 

                          Contractors awarded contracts for goods and services valued in excess of One 
                          Hundred Thousand Dollars ($100,000) as a result of any subsequently issued RFP or 
                          RFQ are to allow Alameda County ten (10) working days to refer potential 
                          candidates to Contractor to be considered by Contractor to fill any new or vacant 
                          positions that are necessary to fulfill their contractual obligations to the County, that 
                          Contractor has available during the life of the Agreement before advertising to the 
                          general public.  

                          Potential candidates referred by County to Contractor will be pre‐screened, 
                          qualified applicants based on Contractor specifications.  Contractor agrees to use its 
                          best efforts to fill its employment vacancies with candidates referred by County, but 
                          the final decision of whether or not to offer employment, and the terms and 
                          conditions thereof, rest solely within the discretion of the Contractor. 

                          Proposers are required to complete, sign and submit in their proposal, the First 
                          Source Agreement that has been attached hereto as Exhibit L, whereby they agree to 
                          notify the First Source Program of job openings prior to advertising elsewhere (ten‐
                          day window) in the event that they enter into an agreement as a result of this RFP.  
                          Exhibit L will be completed and signed by County and made a part of the final 
                          Agreement document. 

                          If, however, compliance with the First Source Program will interfere with 
                          Contractor’s pre‐existing labor agreements, recruiting practices, or will otherwise 
                          obstruct the Contractor’s ability to carry out the terms of the Agreement, the 


                                                       Page 17 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   Contractor will provide to the County a written justification of non‐compliance. 

                          If additional information is needed regarding this requirement, please contact the 
                          Auditor‐Controller’s Office of Contract Compliance (OCC) located at 1221 Oak St., 
                          Room 249, Oakland, CA  94612 at Tel: (510) 891‐5500, Fax: (510) 272‐6502 or via 
                          E‐mail at ACSLEBcompliance@acgov.org.  

                 18.2 Prior to execution of the agreement, the successful Proposer must be authorized to 
                          do business in the State of California and will have all necessary state and local 
                          licenses, permits, certifications, approvals and authorizations necessary in order to 
                          perform all of its obligations in connection with this RFP. This requirement includes 
                          the necessity for some out of state companies to be registered with the State of 
                          California by the effective date of the agreement.  Information regarding this 
                          requirement can be located at the Secretary of State website. 
                                                           http://www.sos.ca.gov/ 




                                                       Page 18 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                         EXHIBIT A 

                                                  SCOPE OF WORK  

A.      CONTRACTOR’S RESPONSIBILITIES 

        Contractor shall provide emergency ground 
        ambulance services, as requested by the County’s 
        Dispatch Center(s), to all areas within the “Exclusive 
        Operating Area” (EOA) with the exception of the cities 
        of Alameda, Albany, Berkeley, and Piedmont and the 
        Lawrence Livermore National Laboratory, which are 
                                                                                Figure 1 ­ Exclusive Operating Area  (white area)
        served by the local fire service (See Figure 1). 

        Such services shall be provided in accordance with the requirements of California State Health and 
        Safety Code, Division 2.5, Sections 1797 et seq., California Code of Regulation, Title 22, Division 9, 
        and any amendments or revisions thereof.  In performing services hereunder, Contractor shall 
        work cooperatively with the EMS Director and the EMS Medical Director. 

        1.       BASIC SERVICES:  Contractor shall perform the following services to the complete 
                 satisfaction of the County: 
                 1.1      Contractor shall provide emergency ground ambulance services, without 
                          interruption, 24 hours per day, 7 days per week, 52 weeks per year, for the full term 
                          of the Agreement.  The Agreement issued as a result of this RFP will include a one‐
                          hundred percent (100%) compliance to response time standards to all areas of the 
                          EOA.  See Section H ‐ 2 for additional information on response time requirements. 

                 1.2      Contractor shall provide emergency ground ambulance service without regard to 
                          the patient's race, color, national origin, religion, sexual orientation, age, sex, or 
                          ability to pay. 

                 1.3      Contractor shall ensure that relevant and frequent educational courses are offered 
                          to assist field personnel in maintaining certification/licensure as defined in Title 22, 
                          Chapters 2, 4 and 11 and, to the extent possible, shall be built upon observation and 
                          findings derived from the quality system.   

                 1.4      Contractor shall develop and maintain a comprehensive and relevant quality 
                          improvement plan and system that compliments and interfaces with the County’s 

                                                       Page 19 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   quality management system. 

                 1.5      Contractor shall participate in pilot or research programs as requested by the EMS 
                          Medical Director and authorized by the EMS Director. All pilot programs must be 
                          approved by the EMS Medical Director.  Contractor agrees that their participation in 
                          pilot projects shall entail no additional cost to County.  Contractor further agrees 
                          that services provided under pilot projects shall be in addition to the other services 
                          described herein. 

                 1.6      The proposal submitted in response to this Request for Proposal will be retained 
                          and will be incorporated and referenced, and made a part of the final Agreement, 
                          except that in the case of any conflicting provisions, the provisions contained in the 
                          Ambulance Service Agreement shall prevail. 

B.      CLINICAL OVERVIEW  

        The County’s goal is to provide a clinically sophisticated system of EMS that achieves 
        contemporary benchmarks of clinical excellence and can continue to do so in a sustainable 
        fashion.  These system specifications are drawn from many reference sources but are generally 
        consistent with the direction provided in the National Highway Traffic Safety document, The EMS 
        Agenda for the Future and the core recommendations of the more recent Institute of Medicine 
        report on EMS, Emergency Medical Services: At the Crossroads. 

        The clinical goals of progressive EMS systems are guided by the broad outcome measures 
        established by the U.S. Public Health Service.  These include: 1) discomfort is minimized; 2) 
        disability is reduced; 3) death is minimized; 3) destitution eliminated; 4) disfigurement is 
        reduced; and, 5) disease is identified and reduced.  In addition, there is a focus on meeting the six 
        aims of the Institute of Medicine report on healthcare quality, Crossing the Quality Chasm:  A New 
        Health System for the 21st Century, which stresses that systems should be: safe, effective, patient‐
        centered, timely, efficient, and equitable. 

        The current level of the scientific research and the numbers of variables impacting patient 
        outcomes beyond the EMS system’s control limit the applicability of outcome measurement.  In 
        addition, accessing reliable outcome data is frequently difficult.  EMS systems typically use process 
        measures and process improvement as a point of reference in moving toward enhanced clinical 
        outcomes.  It is anticipated that these measures will be utilized and further developed throughout 
        the term of the Agreement. 

                                                       Page 20 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
C.    MEDICAL OVERSIGHT 

        The County shall furnish medical control services at its expense, including the services of the EMS 
        Medical Director for all system participants’ functions in the EMS System (e.g. medical 
        communications, first responder agencies, transport providers). 

        The County shall also provide online medical control services to field personnel by radio or phone 
        with the base hospital physician 24 hours a day, seven days a week, 365 days a year. 

        The County recognizes the unique role of the EMS Medical Director in delegating, to Contractor’s 
        personnel, the authority to perform certain medical interventions in accordance with the 
        standards outlined by California law. 

        1.       MEDICAL PROTOCOLS ­ Available at Alameda County EMS and on the EMS website: 
                 acgov.org/ems. 
                 http://www.acgo
                 1.1      To ensure appropriate levels of quality care Contractor shall comply with medical 
                          protocols and other requirements as established by the EMS Medical Director.   

                 1.2      Contractor shall document compliance with system medical protocols using 
                          descriptive statistics.  This documentation shall describe the performance of the 
                          Contractor as a whole, its component parts (e.g. communications, first responders 
                          and transport), individual system participants (personnel), and its individual and 
                          separate skills, including clinical assessments, procedures, and medication 
                          administration.  

        2.       MEDICAL REVIEW/AUDITS ­ The EMS Medical Director may require that any Contractor 
                 employee attend a medical review/audit when necessary. 

D.      CLINICAL QUALITY IMPROVEMENT 

        The County requires that the Contractor develops and implements a comprehensive quality 
        management program, and recommends that it be modeled after the Baldrige criteria using 
        statistical process control.  This program should incorporate compliance assurance, process 
        measurement and control, and process improvement that is integrated with the entire EMS 
        system, including first responder agencies, medical communication center operations, and EMS.  
        The clinical indicators measured by all system participants will be developed through 
        collaborative efforts of the first responder agencies, the Contractor, and the County and will be 
        based on current EMS research and call demand.  The County ultimately will approve and 

                                                       Page 21 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
      implement the quality monitoring and improvement plan to be used in the County by all 
        providers.  

        1.      QUALITY MANAGEMENT ‐ In the majority of American EMS systems Quality Management 
                is limited to a retrospective evaluation of patient care reports.  A significant percentage of 
                EMS systems have expanded the scope of their quality management efforts to include 
                clinical performance indicators paired with an education system designed to make clinical 
                improvements.  Alameda County is committed to a comprehensive model of quality 
                management that, while patient centered, encompasses all vital functions within the system.  
                The County seeks a Contractor who shares this perspective.    

                 1.1      Proposers are required to document their commitment to have the senior members 
                          of their Alameda County operations actively participate in the leadership and 
                          oversight of the County quality management system.  This commitment includes but 
                          not limited to: 

                          1.1.1 Active participation of Proposer’s senior leadership in EMS groups or 
                                  committees dealing with quality management; 

                          1.1.2 Designation of a Quality Manager to oversee Contractor’s quality program; 

                          1.1.3 Submission of comprehensive key performance indicator reports to the 
                                  County; 

                          1.1.4 Active participation in projects designed to improve the quality of EMS in the 
                                  County of Alameda; and  

                          1.1.5 Description of the Proposer’s overall approach to comprehensive quality 
                                  management.   

                 1.2      Proposers are encouraged to incorporate the most current Baldrige National Quality 
                                    http://www.quality.nist.gov/HealthCare_Cri
                          Program: Health Care Criteria for Performance Excellence and the self analysis 
                          worksheet  in their response.  While the County will not be requiring the Contractor 
                          to apply for the Baldrige Award, it does believe that the core areas addressed by this 
                          process provide a solid foundation for a comprehensive quality management 
                          program. 

        2.       QUALITY PROCESSES AND PRACTICES – The County is interested in a clear and concise 
                 set of processes and practices, designed to be feasible for  implementation and produce 


                                                       Page 22 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             tangible improvements for the patients and other customers served by our EMS system, the 
                 Contractor’s employees who serve Alameda County, and the other agencies involved in 
                 Alameda County EMS.   At a minimum, Proposers should address the following in their 
                 proposal: 

                 2.1      Leadership 

                          2.1.1 Describe the Proposer’s leadership structure.  Include purpose, vision, 
                                  mission, and values.   

                          2.1.2 Describe the quality management competencies that members of the 
                                  leadership team possess, including their ability to analyze performance data 
                                  and conduct improvement projects.   

                          2.1.3 Describe the methods used to communicate openly with the workforce and 
                                  the methods used to assess the effectiveness of this communication.  Include 
                                  a description of how the organization communicates performance data to the 
                                  members of the workforce involved in the process whose performance is 
                                  being monitored.   

                          2.1.4 Describe how the organization’s leadership team promotes legal and ethical 
                                  behavior for themselves and the entire organization.  Describe the 
                                  organization’s process for handling breaches of ethical behavior.   

                          2.1.5 Describe how the organization’s leadership promotes a culture focused on 
                                  patient and employee safety. 

                          2.1.6 Describe how the organization handles situations that have or may have had 
                                  an adverse impact on patients or the public.   

                 2.2      Strategic Planning 

                          2.2.1 Describe how the organization assesses its strategic challenges and 
                                  opportunities. 

                          2.2.2 Describe how the organization creates strategic objectives and goals in 
                                  response to the challenges and opportunities it faces.   

                          2.2.3 Provide an example of the organization’s ability to execute its strategic plan 
                                  and accomplish objectives. 



                                                       Page 23 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   2.2.4 Describe the process for creating action plans from the strategic objectives.  
                                  Provide a sample of an action plan that’s aligned with one of the 
                                  organization’s strategic objectives. 

                 2.3      Customer Focus 

                          2.3.1 Describe how the organization determines the desires, needs, and 
                                  expectations of patients and other customers.  Include a list of key customer 
                                  groups in addition to patients. 

                          2.3.2 Describe the mechanisms that the organization uses to incorporate the “voice 
                                  of the customer” in the strategic planning and quality management 
                                  processes.   

                          2.3.3 Other aspects of healthcare have documented inequalities in diagnosis and 
                                  treatment based on age, ethnicity, and gender.  Describe the organization’s 
                                  system for assuring and monitoring equitable EMS care to traditionally 
                                  underserved patients such as the elderly, substance abusers, and psychiatrics 
                                  as well as to all patients based on neighborhood, age, gender, and ethnicity.   

                          2.3.4 Describe and provide detailed examples of the methods the organization uses 
                                  to assess and monitor the effectiveness at meeting the needs and desires of 
                                  patients and other customers.  If possible, provide examples of what the 
                                  Proposer has learned by using these monitoring methods and the action the 
                                  Proposer has taken to improve the service to patients and other customers.   

                          2.3.5 Describe the organization’s mechanism for managing complaints.  Include 
                                  methods for receiving, investigating, resolving, and tracking complaints.  
                                  Include the method for analyzing complaint patterns along with examples of 
                                  improvement activities that have resulted from this analysis. 

                          2.3.6 Describe the mechanism for providing infection control for employees, 
                                  system partners in healthcare, and patients.  

                 2.4      Customer Service Hotline 

                          2.4.1 Contractor shall establish and publish a Customer Service Hotline giving 
                                  internal and external customers and system participants the ability to 
                                  contact a designated liaison of the Contractor’s leadership team to discuss 


                                                       Page 24 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                commendations or suggestions for service improvements.  The Hotline shall 
                                  be accessible without charge to all callers within the continental United 
                                  States. 

                          2.4.2 The number may be answered by a designated manager or provide an 
                                  opportunity for the caller to leave a voicemail message.  The hotline number 
                                  will be published in the local telephone directory, on the Contractor’s 
                                  website, and publicized at local healthcare facilities, fire stations and public 
                                  safety agencies.  

                          2.4.3 Members of the Contractor’s Leadership Team are to be automatically 
                                  notified via pager of any incoming calls.  A management designee must 
                                  return the call to the customer within 30 minutes, 90% of the time.  Incidents 
                                  that require follow up to the customer should be resolved by the end of the 
                                  next business day from when the call was received, and if not possible a call 
                                  should be made to the customer with the status of the request. 

                          2.4.4 Handling Service Inquiries and Complaints: 

                                           Contractor shall log the date and time of each inquiry and service 
                                           complaint.  Contractor shall provide a prompt response and follow‐up 
                                           to each inquiry and complaint.  Such responses shall be subject to the 
                                           limitations imposed by patient confidentiality restrictions. 

                                           Contractor shall, on a monthly basis, submit to the County a list of all 
                                           complaints received and the disposition/resolution.  Copies of any 
                                           inquiries and resolutions of a clinical nature shall be referred to the 
                                           EMS Medical Director using the EMS unusual occurrence procedure 
                                           within twenty‐four (24) hours of the initial inquiry. 

                                           Proposal shall include a description of the Proposer’s process for 
                                           managing service complaints. 

                 2.5      Measurement, Analysis, and Knowledge Management:   

                          Clinical error or compliance processes are deemed confidential, including 
                          proceedings, findings, and documents and are protected from disclosure, to the 
                          extent allowed by law.  All system participants will be required to enter into privacy 
                          agreements as required by law and that compel individuals involved to adhere to 


                                                       Page 25 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   the confidentiality requirements of the process.  Clinical care error documents will 
                          not be released except as required by law or as required by individual regulatory 
                          monitoring agencies or fiscal intermediaries according to pre‐established County 
                          policy and agreement.  

                          A comprehensive quality management system addresses all of the key areas in an 
                          organization that are essential for accomplishing the organization’s purpose, vision, 
                          values, and strategic objectives.  Key Result Areas (KRA) are likely to include clinical 
                          performance, employees, fleet management, fiscal sustainability etc. 

                          The Proposer selected to provide emergency ambulance service to Alameda County 
                          will work with the EMS Director and the EMS Medical Director, and any relevant 
                          quality committees to define Key Performance Indicators (KPIs) that help define 
                          and measure progress toward accomplishing each KRA.   

                          2.5.1 Proposers should list their Key Result Areas (include a definition and 
                                  measurable performance indicator) along with a description of how that area 
                                  contributes to the accomplishment of the organization’s purpose, vision, 
                                  values, and strategic objectives.  At minimum, Proposers should describe 
                                  KRAs that track: 

                                           Response time performance by zone, sub area, priority, and the EOA. 

                                           Scene time and total prehospital time for time dependent clinical 
                                           conditions like cardiac chest pain, stroke, and major trauma. 

                                           Compliance with policies, procedures, timelines, and destinations for: 

                                           -   ST‐elevation myocardial infarction (STEMI) 
                                           -   Pulmonary edema and congestive heart failure 
                                           -   Asthma or seizures 
                                           -   Cardiac arrest 
                                           -   Trauma 
                                           -   Presumed stroke symptoms 
                                           -   Assessment of pain relief 

                                           Compliance with protocols, procedures, adjuncts, timelines for all 
                                           patients who received, or should have received, an endotracheal tube, 
                                           King tube, Combitube, or any other “advanced airway” 


                                                       Page 26 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                              Customer satisfaction 

                                           Complaint management 

                                           Employee satisfaction 

                                           Paramedic skill retention 

                                           Use of mutual aid 

                                           Safety 

                          2.5.2 Proposers should provide a list of suggested KPIs and goals (See Table 1) for 
                                  each of the KRAs listed above.  Include a specific data definition and data 
                                  source for each KPI. 

                                  Table 1: Example – Key Result Area (KRA) with associated Key Performance Indicators (KPI) 
                                        Key Result Area            Key Performance Indicator                      Goal 
                                                                                                       Increase average length of 
                                      Employee Retention             Average tenure = 2 years           tenure by 10% within 6 
                                                                                                                months 

                          2.5.3 Proposers should describe their method for regularly assessing compliance 
                                  with Alameda County EMS policies. Contractor will be required to produce a 
                                  report that describes overall compliance with protocols and provide a 
                                  statistical analysis, such as Pareto charts and/or process control charts, for 
                                  protocols that have the most compliance problems. (See Figure 2) 

                          2.5.4 Describe how your organization makes performance data and analysis 
                                  available to employees, customers, the County, and other system partners.  

                          2.5.5 Describe your organization’s approach to learning and performance 
                                  improvement using industry and non‐industry benchmarking. 

                          2.5.6 Describe your organization’s information technology system used to support 
                                  the measurement, analysis, and reporting process.  Include your approach to 
                                  compliance with the Health Insurance Portability and Accountability Act of 
                                  1996 (HIPAA), data accuracy, timeliness, and security. 




                                                       Page 27 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 


                                                                                 Intubation Success Rate



                           1                                                                                                                    UCL =       98%
     Success Percentage




                            0.92                                                          0.91
                                                              0.88                                 0.88              0.89
                          0.9            0.87                                    0.87                                         0.87                0.87
                                           CL      0.84                                                     0.85                       0.85                 86%
                                                                        0.81
                          0.8

                                                                                                                                                            0.73
                                                                                                                                                LCL = 74%
                          0.7
                                                    Mar-07




                                                                        May-07
                                                               Apr-07




                                                                                                            Sep-07




                                                                                                                              Nov-07
                                Jan-07


                                         Feb-07




                                                                                                                                                   Jan-08
                                                                                                                                       Dec-07




                                                                                                                                                             Feb-07
                                                                                                   Aug-07
                                                                                 Jun-07


                                                                                          Jul-07




                                                                                                                     Oct-07
                                                                                          Month-Year
        Figure 2: Sample Statistical Process Control Chart

                                                  2.5.7 Proposers shall provide sample checklists to improve clinical care for EMS 
                                                             patients and to improve the reliability of other key processes.  An example is 
                                                             provided in Table 2. 

                                                  2.5.8 Include a team approach to the treatment of cardiac arrest, and other Echo 
                                                             calls where team members are assigned specific roles to improve the 
                                                             efficiency of EMS interventions.  Include establishing and maintaining airway 
                                                             control, intubation, and establishing medication access. 




                                                                                   Page 28 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
      Table 2:  Example ­ “Pit crew” positions and responsibilities (Subject to modification) 
                          Position and Responsibilities                                      Personnel  Assigned 
                                                                                        Fire or transport EMT or 
      Pit Crew Leader: 
        Overall team leader                                                             paramedic (preferably Fire 
        Assigns roles                                                                   Captain or Lieutenant) 
        Monitors time intervals (2 min. CPR, drug intervals, etc.)                       
        Assures quality of CPR 
        Assures use of proper equipment and adjuncts (e.g., EtCO2) 
        Serves as scribe (field notes) 
        Supervises and assigns crowd control 
        Supervises DNR/POLST issues 
        Performs NO patient care 
                                                                                        Fire or transport paramedic 
      Airway Leader: 
        Performs appropriate airway techniques, procedures 
        Supervises airway decisions 
        Uses confirmatory adjuncts 
        Completes PCR at hospital (if appropriate) (with med leader) 
        Communicates with law/family as needed 
        Defibrillates if medication leader not available 
                                                                                        Fire or transport paramedic 
      Medication Leader: 
        Defibrillates 
        Initiates IV or IO 
        Administers (or supervises) medications 
        Tracks and notifies team of all monitor changes 
        Completes PCR (with airway leader) 
        Communicates with family/law as needed 
        Terminates resuscitative efforts (with team leader) 
                                                                                        Fire or transport EMT 
      CPR Chief: 
        Supervises and performs CPR (with team leader) 
        Assists with equipment/medication setup 
        Performs communications 
                                                                                        Fire or transport EMT 
      Team Assistant: 
        Assists with CPR 
        Assists with communications 
        Assists with setup 
                                                                                        Fire or transport 
      Team Leader/Airway Assistant (optional) 
        Serves at assistant to team leader                                              EMT or paramedic 
        Assists airway leader 

                 2.6      Process Management: 

                          2.6.1 Describe the organization’s core competencies and how these were 
                                   determined.   

                          2.6.2 Describe how the organization designs key processes with the involvement 


                                                        Page 29 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                of patients, customers, front line employees, and system partners. 

                          2.6.3 Describe the organization’s continuity of business plans for management of 
                                  incidents or disasters, which disrupt the normal ability to provide EMS 
                                  service.  

                          2.6.4 Describe the organization’s experience with trials related to clinical 
                                  innovation (new medications, equipment and clinical protocols).   

                          2.6.5 Describe the organization’s approach to improvement of work processes and 
                                  provide and example (e.g. the Six Sigma DMAIC model or the IMI Model for 
                                  Improvement, found at the Institute for Healthcare Improvement). 
                                                             http://www.ihi.org/IHI/Topics/Im

                 2.7      Results: 

                          2.7.1 Describe the results the organization intends to produce through effective 
                                  management of its key result areas.  Include descriptions of the results 
                                  patients, stakeholder groups, market segments, and the County can expect 
                                  from the organization’s provision of service.  Include specific health 
                                  outcomes if possible. 

                          2.7.2 Describe the organization’s commitment to measurably improving the health 
                                  status of our community through prevention, chronic disease management, 
                                  or public education activities. 

                          2.7.3 Improvements results are often the result of focused improvement projects.  
                                  Describe the approach to commissioning, managing, and tracking 
                                  improvement projects.  Contractor will be required to provide a report that 
                                  updates progress on projects to the County’s performance improvement 
                                  committee(s), as required. 

E.      COMMITMENT TO EMPLOYEES 

        1.       WORKFORCE ENGAGEMENT 

                 Alameda County believes that an experienced, highly skilled, well rested, and satisfied 
                 workforce is essential to the provision of high quality EMS services.  Describe the 
                 organization’s process for assessing the engagement and satisfaction level of employees.  
                 Include description of an ongoing process that produces qualitative and quantitative KPIs 


                                                       Page 30 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             for employee satisfaction, which includes but not limited to: 

                 1.1      Describe the organization’s two‐way communications process between front line 
                          employees and the leadership team. 

                 1.2      Describe the organization’s mechanism for encouraging, gathering, providing 
                          feedback on, and acting on employee improvement suggestions. 

                 1.3      Describe the organization’s method for providing system and individual 
                          performance feedback to employees. 

                 1.4      Describe the organization’s mechanism for involving front line employees in quality 
                          and performance improvement projects. 

                 1.5      Describe the credentialing requirements for the employees including but not limited 
                          to EMTs, paramedics, dispatchers, and mechanics.   

                 1.6      Describe the career ladder and professional development process for members of 
                          the workforce.  Include a description of the succession plan for key positions. 

                 1.7      Describe a mechanism that utilizes experienced clinicians to mentor, monitor and 
                          assist paramedics and EMTs contemporaneously in the field. 

                 1.8      Describe the methods to assess, maintain, and develop new skills for employees in 
                          the workforce. 

                 1.9      Describe the organization’s practices to ensure diversity in the workforce.  Address 
                          the organization’s level of diversity alignment with the communities that you serve.   

                1.10      Describe the organization’s practices and policies designed to promote workforce 
                          harmony and prevent discrimination based on age, national origin, gender, race, 
                          sexual orientation, religion, and physical ability. 

                1.11      Describe the organization’s commitment to ensuring that providers are free from 
                          the influence of alcohol and intoxicating drugs.  Impaired providers present a 
                          significant safety risk for patients, partners, and others in the community. 

        2.       DEDICATED PERSONNEL REQUIRED 

                 2.1      The County recognizes the Contractor’s need to ensure adequate supervision of its 
                          personnel and the delegation of authority to address day‐to‐day operational needs.  
                          Personnel in leadership positions (as described in 2.4 – 2.10), including supervisors, 
                          are subject to approval by the Contract Administrator. An Operations Manager, 


                                                       Page 31 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   Operational Field Supervisors, Clinical Field Supervisors, and the Quality Manager 
                          must be distinct and separate positions from each other.  

                 2.2      The. Contractor’s quality management program shall be incorporated into every 
                          layer of management and not be assigned to the responsibility of a single frontline 
                          or middle management position.  A Quality Manager (see 2.6) shall be responsible 
                          for oversight and management of the key performance indicators and ongoing 
                          organization‐wide quality management. 

                 2.3      The Proposers shall specifically explain how the Clinical Field Supervisors (2.8) and 
                          Operational Field Supervisors (2.9) are able to monitor, evaluate, and improve the 
                          clinical care provided by the Contractor’s personnel and to ensure that on‐duty 
                          employees are operating in a professional and competent manner. 

                 2.4      Operations Manager:  Contractor shall provide a full‐time Operations Manager to 
                          oversee and be responsible for the overall functioning of the Alameda County 
                          operation.  This person shall have prior experience managing a large, high‐
                          performance EMS system and be approved by the EMS Director and EMS Medical 
                          Director.  This person shall be a champion of quality management, and ensure all 
                          upper‐level management positions are trained and participate. 

                 2.5      Medical Director:  Contractor shall provide a 0.5 FTE physician, experienced in 
                          emergency medical services, to oversee clinical areas.  

                 2.6      Quality Manager:  Contractor shall provide a physician, a Registered Nurse, or 
                          highly qualified and experienced paramedic to implement and oversee Contractor's 
                          on‐going quality management.  This individual shall be responsible for the medical 
                          quality assurance evaluation of all services provided pursuant to this Agreement.   

                 2.7      Clinical/Education Staff:  At a minimum, in addition to the above positions the 
                          Contractor shall provide and maintain two full‐time clinical and educational staff 
                          positions (these are in addition to the Quality Manager position responsible for 
                          overall oversight of quality management).  

                 2.8      Clinical Field Supervisors:  At minimum, the Contractor shall provide two Clinical 
                          Field Supervisors for each shift, approved by the EMS Medical Director, who are 
                          experienced, clinically and administratively competent paramedics with prior 
                          teaching/training experience who serve in the following responsibilities: 

                                                       Page 32 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   2.8.1 Respond to all ECHO calls to assist and provide oversight. 

                          2.8.2 Provide direct, case‐by‐case oversight of clinical personnel 

                          2.8.3 Coordination of data collection for ongoing compliance in collection and 
                                  reporting of cardiac arrest, airway, 12‐lead data 

                          2.8.4 Direction and assistance with research and compliance for research in 
                                  trial studies, focused audits, and state‐directed demonstration projects 

                          2.8.5 Teaching and reinforcement of clinical policies and procedures 

                          2.8.6 Introduction of new techniques and procedures 

                          2.8.7 Facilitate the use of PemSoft and other educational software 

                          2.8.8 Collaboration with County EMS Leadership and Prehospital Care 
                                  Coordinators 

                          2.8.9 Resource persons for difficult clinical issues 

                          2.8.10 Communication with base physicians and EMS on‐call staff 

                          2.8.11 "Beta testers" for new clinical trials, pilot studies, new equipment 

                          2.8.12 Coordinates with other providers' clinical supervisors 

                          2.8.13 Participate in the County’s EMS Quality Council with the Quality Manager 
                                  and/or other performance improvement committees, as requested. 

                          2.8.14 With the exception of multi‐casualty incidents and disaster responses, 
                                  Clinical Field Supervisors shall not be responsible for delivery of supplies 
                                  or equipment. 

                 2.9      Operational Field Supervisor:  Contractor shall provide 24‐hour/day on‐duty 
                          Operational Field Supervisor coverage within Alameda County.  An on‐duty 
                          employee or officer must be authorized and capable to act on behalf of the 
                          Contractor in all operational matters.   
                 2.10 Analyst:  In addition, the Contractor shall provide at least one full‐time Analyst to 
                          evaluate Patient Care Reports and eighty (80) compensated hours per month for 
                          designated field personnel to participate in clinical quality improvement activities 

        3.       KEY PERSONNEL  


                                                       Page 33 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             3.1   Proposer shall identify key managers (See 2 above) who shall participate in on‐
                          going training and development programs for EMS managers and supervisors, and 
                          should be offered to those personnel at no cost.  While the content of these 
                          development programs vary, managers should receive training similar to the 
                          content provided in the American Ambulance Association's Ambulance Service 
                          Manager Certificate Program within twenty‐four (24) months of executing the 
                          Ambulance Agreement. 

                 3.2      Stability of the Contractor’s leadership team directly correlates with the 
                          continuation of the performance of the EMS system.  The Proposer shall describe 
                          how it will ensure continuity and reduce managerial turnover in the system. 

        4.       CONTINUING EDUCATION PROGRAM REQUIREMENTS  

                 4.1      Contractor shall apply for and maintain approval as an approved continuing 
                          education (CE) provider in Alameda County.  All in‐service and programs offered for 
                          CE credit must comply with state regulations. 

                 4.2      Contractor shall develop and provide, or subcontract for, in‐house CE training 
                          programs designed to meet State licensure/certification requirements and County 
                          accreditation requirements at no cost to employees.   

                 4.3      Contractor should target educational content to address local system needs.  The 
                          EMS Medical Director may mandate specific continuing education program and 
                          content requirements and County may review and audit any continuing education 
                          programs offered by the Contractor. 

                 4.4      Contractor is strongly encouraged to work with, coordinate and make available 
                          continuing education programs to fire department personnel and non‐911 system 
                          ambulance providers. 

        5.       CLINICAL AND OPERATIONAL BENCHMARKING REQUIRED: 

                 Benchmarking of Key Performance Indicators (KPI) including those focused on clinical care 
                 is required.  Some of the interim measurements may be process oriented in lieu of outcome 
                 measurements.  It is anticipated that the KPI will evolve with the development of the local 
                 EMS system as approved from time to time by the EMS Medical Director and EMS Director.  
                 Contractor shall provide information necessary to benchmark KPIs.   


                                                       Page 34 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             5.1   Key benchmarks focusing on clinical activities will  include, at a minimum:  

                          5.1.1 Measuring cardiac arrest survival in accordance with Utstein protocols,  

                          5.1.2 Presumptive impressions including call priority at dispatch compared to field 
                                intervention 
                          5.1.3 Percentile (fractile) measurement of time to first defibrillation 

                          5.1.4 Successful airway management rate by entire system, provider type and 
                                individual, including ETCO2 detection 
                          5.1.5 Successful IV application rate by entire system, provider type and individual,  

                          5.1.6 Field procedures authorized 

                          5.1.7 Pain reduction 

                          5.1.8 Percentile (fractile) measurement of response time 

                          5.1.9 ALS transport ambulance arrival 

                          5.1.10 Measurement of protocol compliance, procedures, timelines and destinations 
                                 for patients with the following presumed conditions: 
                          5.1.11 ST‐Elevation Myocardial Infarction (STEMI) 

                          5.1.12 Pulmonary edema 

                          5.1.13 Congestive heart failure 

                          5.1.14 Bronchospasm 

                          5.1.15 Status epilepticus 

                          5.1.16 Seizures 

                          5.1.17 Trauma 

                          5.1.18 Stroke 

                          5.1.19 Severe Pain 

                 5.2      Other KPI benchmarking may include comparing clinical data published by the 
                          National Association of EMS Physicians or other national organizations comparing 
                          http://www.nasemso.org/Projects/
                          Alameda County EMS with other similarly designed clinically sophisticated systems. 

                 5.3      Examples of non‐clinical Key Performance Indicators (KPI) to be benchmarked may 
                          include: 

                          5.3.1 Employee injuries 

                          5.3.2 Consecutive employee hours worked 

                          5.3.3 Vehicle collisions (>$250 damage) per 100,000 fleet miles 

                                                       Page 35 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   5.3.4 Critical vehicle/equipment breakdowns (interfering with a response or 
                                transport) per 100,000 fleet miles 
                   5.3.5 Consumer satisfaction 

                          5.3.6 Employee turnover 

                          5.3.7 Employee satisfaction 

                 5.4      Participation in, or publishing the results of, peer reviewed research is another 
                          strong process measure of a system’s ongoing commitment to clinical sophistication.  
                          To that end Contractor shall use best efforts over the term of the Agreement to 
                          participate in out‐of‐hospital research.  For illustration, such projects might include 
                          but are not limited to research involving: 

                          5.4.1 Impact of Public Access Defibrillation (PAD) 

                          5.4.2 Reduction of “at scene” time 

                          5.4.3 Reduction of  “at patient” time to improve time to first defibrillation or ALS 
                                  intervention 

                          5.4.4 Communications system research projects or other research projects as 
                                  approved by the EMS Medical Director.   

F.      MINIMUM CLINICAL LEVELS AND STAFFING REQUIREMENTS 

        1.       AMBULANCE STAFFING REQUIREMENTS:  All ambulances rendering emergency 
                 ambulance services to Charlie, Delta and Echo calls under this Agreement(s) shall be 
                 staffed and equipped to render ALS level care and transport.   

                 The paramedic shall be the ultimate responsible caregiver, but is only required to 
                 accompany patients in the back of the ambulance during patient transports where 
                 paramedic‐level monitoring or care is recommended or required by protocol.  An EMT may 
                 accompany patients not requiring paramedic‐level monitoring or care. 

                 All Ambulances rendering non‐emergency ambulance services to Alpha and Bravo calls 
                 under this Agreement(s) shall, at a minimum, be staffed and equipped to render BLS level 
                 care and transport.   

                 1.1      Contractor is required to staff a minimum of one (1) Paramedic and one (1) EMT for 
                          all emergency transport units responding to Charlie, Delta and Echo calls or any 
                          calls the County Dispatch Center(s) determines an ALS response is appropriate 


                                                       Page 36 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   according to MPDS protocols.  Responding transport units should be prepared to 
                          interface seamlessly with fire department personnel responding to the same call. 

                 1.2      Contractor is required to staff a minimum of two (2) EMTs for all non‐emergency 
                          transport units responding to Alpha and Bravo calls, or for multi‐unit response or 
                          any calls the County Dispatch Center(s) determines a BLS response is appropriate 
                          according to MPDS protocols. 

                 1.3      At Contractor’s sole option, the requirement for EMT staffing levels on any or all 
                          units may be enhanced to higher levels of training without additional obligation of 
                          the County. 

        2.       WORK SCHEDULES AND HUMAN RESOURCE ISSUES – AN EMPLOYEE MATTER:  
                 Although this is a performance‐based Agreement and Contractor is encouraged to be 
                 creative in delivering services, Contractor is expected to employ reasonable work 
                 schedules and conditions.  Provider fatigue and the impairment associated with fatigue 
                 poses a significant safety risk for patients, partners, and others in the community.  
                 Specifically, patient care must not be hampered by impaired motor skills of personnel 
                 working extended shifts, voluntary overtime, or mandatory overtime without adequate 
                 rest. 

        3.       PERSONNEL LICENSURE AND CERTIFICATION AND TRAINING REQUIREMENTS:   

                 3.1      All of Contractor's ambulance personnel responding to emergency medical requests 
                          shall be currently and appropriately certified and/or licensed to practice in the State 
                          of California, and in the case of paramedics, accredited in Alameda County.   

                 3.2      Contractor shall retain on file at all times copies of the current and valid licenses 
                          and/or certifications of all emergency medical personnel performing services under 
                          the Agreement.   

                 3.3      County certification/accreditation requirements may be downloaded from the 
                          County EMS website.  Paramedic licensure information should be obtained from the 
                          State EMS Authority. 

        4.       PERSONNEL TRAINING: The Proposer may offer additional personnel qualifications and 
                 training beyond the County requirements.  The County may add or delete requirements 
                 during the term of the Agreement as educational requirements change.  


                                                       Page 37 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             The requirements at the time of this RFP include: 

                 4.1      Advanced Cardiac Life Support (ACLS) Certification:   

                          4.1.1 All paramedics responding to potentially life threatening emergency medical 
                                  requests shall be currently certified in ACLS by the American Heart 
                                  Association or the Contractor shall document that each paramedic has 
                                  satisfactorily completed comparable training adequate to ensure competency 
                                  in the skills included in the ACLS curriculum and approved by the EMS 
                                  Medical Director. 

                          4.1.2 Contractor shall retain on file at all times, copies of the current training 
                                  documentation and valid certifications of all paramedics performing services 
                                  under this Agreement. 

                 4.2      EKG Training:  All field personnel, if not previously trained, must be trained in 
                          acquiring and interpreting 12‐Lead EKGs for ST elevation and subsequent transport 
                          to a designed cardiac receiving center. 

                 4.3      Trauma Training: 

                          4.3.1 Contractor shall staff each ALS ambulance with a minimum of one paramedic 
                                  certified in either Prehospital Trauma Life Support (PHTLS), International 
                                  Trauma Life Support (ITLS), or the Contractor shall document that each 
                                  paramedic has satisfactorily completed comparable training adequate to 
                                  ensure competency in the skills included in the PHTLS or ITLS curriculum, 
                                  and approved by the EMS Medical Director.  

                          4.3.2 Contractor shall retain on file at all times, copies of the current training 
                                  documentation and valid certifications of all PHTLS or ITLS qualified 
                                  paramedics performing services under this Agreement.  

                          4.3.3 All paramedics shall be required by Contractor to obtain certification in 
                                  PHTLS, ITLS, or have completed a comparable program within three (3) 
                                  months of hire by Contractor. 

                 4.4      Pediatric Education: 

                          4.4.1 Contractor shall staff each ALS ambulance with a minimum of one paramedic 
                                  certified in one of the following pediatric training programs:   

                                                       Page 38 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                1) Pediatric Education for Prehospital Personnel (PEPP), 2) Pediatric 
                                  Advanced Life Support (PALS), 3) Emergency Pediatric Care (EPC), or the 
                                  Contractor shall document that each paramedic has satisfactorily completed 
                                  comparable training adequate to ensure competency in the skills included in 
                                  the PEPP, EPC, or PALS curriculum approved by the EMS Medical Director.   

                          4.4.2 Contractor shall retain on file at all times, copies of the current training 
                                  documentation and valid certifications of all PEPP/PALS qualified 
                                  paramedics performing services under this Agreement(s).   

                          4.4.3 All paramedics shall be required by Contractor to obtain certification in 
                                  PEPP, or have completed a comparable program within six (6) months of hire 
                                  by Contractor. 

                 4.5      Company Orientation: 

                          4.5.1 Contractor shall properly orient all field personnel before assigning them to 
                                  respond to emergency medical requests.  Such orientation shall include at a 
                                  minimum, provider agency policies and procedures; radio communications 
                                  with and between the provider agency, base hospital, receiving hospitals, and 
                                  County communications centers; and ambulance and equipment utilization 
                                  and maintenance. 

                          4.5.2 In addition, all frontline personnel must receive continual orientation to 
                                  customer service expectations, performance improvement, and the billing 
                                  and reimbursement process and compliance. 

                 4.6      EMS Orientation: 

                          4.6.1 Contractor shall ensure that all field personnel attend Alameda County EMS 
                                  orientation.  This course offers an overview of the Alameda County EMS 
                                  system, review of EMS policies and procedures, EMS documentation 
                                  requirements, and CPR review. 

                          4.6.2 In the case of paramedics, the individual may begin working prior to 
                                  attending EMS orientation; however, the individual may only perform the 
                                  State basic scope of practice and must adhere to limitations defined in EMS 
                                  Policy 2000.  In order to perform the Alameda County local optional and 


                                                       Page 39 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                expanded scope of practice the individual must complete the accreditation 
                                  process. 

                 4.7      Multi­casualty Response 

                          Contractor shall train all ambulance personnel and supervisory staff in their 
                          respective roles and responsibilities under the County Multi‐casualty Incident Plan 
                          (MCIP) which is on file at the County, and prepare them to function in the medical 
                          portion of the Incident Command System.  The specific roles of the Contractor and 
                          other Public Safety personnel will be defined by the relevant plans and command 
                          structure. 

                 4.8      Critical Incident Stress Management 

                          Contractor shall establish a repetitive stress and critical incident stress action plan.  
                          Included shall be an ongoing stress reduction program for its employees and access 
                          to trained and experienced professional counselors.  Plans for these programs shall 
                          be submitted to the EMS Director for approval. 

                 4.9      Homeland Security 

                          Contractor and Contractor’s employees shall participate in and receive training in 
                          Homeland Security issues, including participating in existing programs available 
                          within the County for dealing with terrorist events, weapons of mass destruction, 
                          and other Homeland Security issues. 

                 4.10 Assaultive Behavior Management Training 

                          Contractor shall provide ambulance personnel with the training, knowledge, 
                          understanding, and skills to effectively manage patients with psychiatric, 
                          drug/alcohol or other behavioral or stress related problems, as well as difficult 
                          scenes on an on‐going basis.  Emphasis shall be on techniques for establishing a 
                          climate conducive to effective field management, and for preventing the escalation 
                          of potentially volatile situations. 

                 4.11 Driver Training 

                          Contractor shall maintain an on‐going driver training program for ambulance 
                          personnel.  The program, the number of instruction hours, and the system for 
                          integration into the Contractor's operations (e.g., accident review boards, impact of 

                                                       Page 40 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   accidents on employee performance reviews and compensation, etc.) will be 
                          reviewed and is subject to approval by the County initially and on an annual basis 
                          thereafter.  Training and skill proficiency is required at initial employment with 
                          annual training refresher courses and skill confirmation. 

                 4.12 Infection Control 

                          Contractor shall develop an infection prevention program that emphasizes 
                          aggressive hygiene practices and proactive personal protective equipment donning 
                          (e.g. eye protection, gloves, etc).  The Contractor shall develop and strictly enforce 
                          policies for infection control, cross contamination, and soiled materials disposal to 
                          decrease the chance of communicable disease exposure and transmission. 

        5.       CHARACTER COMPETENCE AND PROFESSIONALISM OF PERSONNEL 

                 5.1      The parties understand that ambulance services are often rendered in the context of 
                          stressful situations.  The County expects and requires professional and courteous 
                          conduct and appearance at all times from Contractor's ambulance personnel, 
                          medical communications personnel, middle managers and top executives.  
                          Contractor shall address and correct any occasional departure from this standard of 
                          conduct.   
                 5.2      All persons employed by Contractor in the performance of its work, shall be 
                          competent and holders of appropriate licenses and permits in their respective 
                          professions and shall undergo a criminal record check.   
                 5.3      It is the County’s intent in requiring a criminal record check that Contractor is aware 
                          of any felony or misdemeanor convictions that could be a factor related to an 
                          individual’s performance in an EMS system.  These should include, at a minimum, 
                          debarment from the federal Medicare program, felony or misdemeanor convictions 
                          related to driving under the influence, drug related offenses, and sexual offenses 
                          including rape, child abuse, and spousal abuse.  Contractor must submit for approval 
                          their policy regarding the employability and potential liability associated with 
                          employing any individual with a past history of such offenses. 

        6.       INTERNAL HEALTH AND SAFETY PROGRAMS 

                 6.1      Proposer shall describe programs that will be established to enhance the safety and 
                          health of the work force.  These shall include driver training, safety and risk 


                                                       Page 41 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   management training. 

                 6.2      The Contractor shall provide adequate personal protective equipment (PPE) to 
                          employees, including universal precautions for routine care, and personal protective 
                          gear to employees working in hazardous environments, rescue operations, motor 
                          vehicle accidents, etc.  At a minimum, personal protective gear shall include 
                          appropriate head, eye, and skin protection for employees.  The Contractor shall 
                          select this equipment in conjunction with field providers to ensure it complies with 
                          current workflow and will be adapted in the care process.  All field providers should 
                          be trained in the use of PPE and fit tested when appropriate.  Policies and 
                          procedures should clearly describe the routine use of PPE on all patient encounters.   

        7.       EVOLVING OSHA & OTHER REGULATORY REQUIREMENTS 

                 7.1      It is anticipated, during the term of the Agreement(s) awarded to Contractor certain 
                          regulatory requirements for occupational safety and health, including but not 
                          limited to infection control, blood borne pathogens and TB, may be increased.  It is 
                          the County's expectation that Contractor will adopt procedures that meet or 
                          perform better than all requirements for dealing with these matters.   

                 7.2      Contractor shall make available at no cost to its high‐risk personnel health screening 
                          and all currently recommended immunizations. 

        8.       TREATMENT OF INCUMBENT WORK FORCE (if applicable) 

                 A number of dedicated highly trained personnel are currently working in the Alameda 
                 County EMS system.  Employment stability within the EMS system is an important concern 
                 of incumbent employees.  To ensure a smooth transition if a change in Contractor occurs, 
                 all qualified employees working for the current service provider will be considered for 
                 preferential hiring by the Contractor to encourage personnel to remain with the system.  

                 The County expects that to attract and retain outstanding personnel, Contractor must 
                 utilize reasonable compensation methods.  Contractor's economic efficiencies are not to be 
                 derived from the use of sub‐standard compensation.  The system in no way intends to 
                 restrict the ingenuity of the Contractor and its employees from working out new and 
                 creative compensation (salary and benefits) programs.  The system’s goal is simply to 
                 ensure that Contractor initially and throughout the term of the Agreement(s) provides a 
                 financial benefit to encourage employee retention and recruitment for the system. 

                                                       Page 42 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             8.1   The Contractor shall offer employees employment in substantially similar positions. 
                 8.2      Contractor agrees that all incumbent personnel hired will retain "seniority status" 
                          earned while working in the Alameda County EMS system and will be used as 
                          criteria for “bidding” shifts, partners or other assignments.   
                 8.3      Contractor will provide a wage and benefit program which is, at a minimum, 
                          comparable to the employees’ current program. 

G.     TRANSPORT REQUIREMENT AND LIMITATIONS 

        As outlined in greater detail in other sections, Contractor has an obligation to respond to all 
        emergency medical requests in Alameda County and provide ambulance transport.  However, 
        there are limitations and flexibilities as described herein 

        1.       DESTINATIONS:  Contractor shall be required to transport patients from all areas of the 
                 EOA, in accordance with Alameda County EMS Policies.  

        2.       PROHIBITION AGAINST INFLUENCING DESTINATION DECISIONS:  Contractor 
                 personnel are prohibited from attempting to influence a patient’s destination selection 
                 other than as outlined in the EMS Transport Guidelines policy.   

H.      OPERATIONS MANAGEMENT PROVISIONS 

        1.       SERVICES DESCRIPTION 

                 1.1      Contractor shall furnish all emergency ambulance service for the entire population 
                          of the Exclusive Operating Area (EOA). All Contractor’s emergency ambulance 
                          services shall be provided at the ALS level, except for the response and transport of 
                          Alpha and Bravo calls, which may, at the Contractors option, receive a BLS level 
                          response and transport. 

                 1.2      All medical 911 calls for EMS originating in the EOA will be referred to Contractor.  
                          Contractor shall be the sole ambulance provider authorized by the County in the 
                          EOA covered under this RFP to provide emergency response and transport services, 
                          with the exception of mutual aid and disaster response.   

                 1.3      5150 Response:   

                          1.3.1 Contractor shall respond ALS level personnel to all 5150 calls for the entire 
                                  population of the EOA.  If the patient does not require medical clearance at an 


                                                       Page 43 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                emergency department, the ALS ambulance can request that a BLS 
                                  ambulance transport to the appropriate psychiatric facility in accordance 
                                  with EMS policies regarding psychiatric patient care.  Proposers will be 
                                  provided data on 5150 calls for the preceding three year period. 

                          1.3.2 Contractor will respond a BLS transport unit into Zone 1 (cities of Alameda, 
                                  Albany, Berkeley or Piedmont) for 5150 calls if the call was initially 
                                  dispatched as an Alpha or Bravo call by the County Dispatch center(s). 

                          1.3.3 Response times for 5150 calls described in 1.3.2 are to be included in the 
                                  response time performance calculation. 

                          1.3.4 If the call was originally dispatched as an Echo, Delta, or Charlie, the city fire 
                                  department must respond and medically clear the patient.  If the Contractor 
                                  is then requested to respond a BLS unit to transport the patient to the 
                                  appropriate psychiatric facility, such requests must be:  

                                           through a County Dispatch Center(s) via usual 911 channels; and, 

                                           in accordance with EMS policies regarding psychiatric patient care. 

        2.       RESPONSE TIME PERFORMANCE, RELIABILITY & MEASUREMENT METHODS 

                 Response times are a combination of dispatch and field operations.  Because this 
                 agreement is performance‐based, the County will not limit Contractor’s flexibility in the 
                 methods of providing ambulance service.  However, an error on Contractor’s part in one 
                 phase of its operation (e.g. system deployment plan, etc.), shall not be the basis for an 
                 exception to Contractor's performance in another phase of its operation (e.g. response time 
                 performance).  Appropriate response time performance is the result of a coordinated effort 
                 of Contractor's total operation and therefore, is solely Contractor's responsibility.  
                 Response time shall be measured in minutes and integer (whole) seconds, and shall be 
                 “time stamped” upon receipt of the call by a County Dispatch Center(s). 

                 2.1      Description of call classification: 

                          These specifications outline priorities with which Contractor must comply by 
                          meeting specified response times.  The call classification as emergency or non‐
                          emergency and assignment as Alpha, Bravo, Charlie, Delta, and Echo, is 
                          accomplished by medical priority dispatch protocols utilized by a County Dispatch 

                                                       Page 44 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   Center(s). 

                  2.2      Response Time Accountability: 

                           Contractor's response time on requests for emergency medical service originating 
                           from within the EOA shall meet the performance standard contained in Table 3.  
                           County’s expectation is that Contractor will meet the response times in all 
                           Emergency Response Zones and sub areas with 100% compliance.  The County, 
                           however, recognizes that situations may arise that are outside the control of 
                           Contractor.  In consideration of this, no penalties shall be assessed until response 
                           time compliance falls below 90%. 

   Table 3:  Response Time Compliance Requirements 
   MPDS                                         Metro/Urban                 Suburban/Rural                    Wilderness 
                        Personnel 
   Dispatch 
                        Configuration       FD First                      FD First                     FD First 
   Category                                Response 
                                                          Transport 
                                                                         Response 
                                                                                       Transport 
                                                                                                      Response 
                                                                                                                      Transport 

        ECHO            2 paramedics      07:00 min.     08:30 min.    08:30 min.     14:00 min.    14:00 min.      18:00 min. 
                         1 paramedic 
        Delta                             08:30 min.     10:30 min.    10:00 min.     16:00 min.    18:00 min.      22:00 min. 
                            1 EMT 
                         1 paramedic 
       Charlie                            10:00 min.     15:00 min.    14:00 min.     25:00 min.    24:00 min.      28:00 min. 
                            1 EMT 
        Bravo              2 EMTs                        15:00 min.                   25:00 min.                    28:00 min. 
                                                                                                           
        Alpha              2 EMTs                        30:00 min.                   40:00 min.                    40:00 min. 


                  2.3      Response Time Performance Requirements:   

                           2.3.1  Emergency Response Zones (Figure 3) ‐ For response time monitoring, 
                                     reporting and compliance purposes, there are five (5) Emergency Response 
                                     Zones (ERZ), including the unincorporated areas contained within that zone. 

                                           Zone 1 – Alameda (6), Albany (1), Berkeley (2), Piedmont (4), and 
                                           LLNL  (this zone is not included in the EOA) 

                                           Zone 2 – Oakland (5), Emeryville (3) 

                                           Zone 3 – San Leandro (7), Castro Valley (11), Hayward (13),  
                                           Unincorporated (8, 9, 10, and 12) 

                                           Zone 4 – Fremont (16), Newark (15), Union City (14) 

                                           Zone 5 – Dublin (17), Pleasanton (18), Livermore (19) ‐ except LLNL, 
                                           Unincorporated (20) 


                                                        Page 45 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   2.3.2  Sub­areas ‐ Contained in each ERZ are three (3) designated sub‐areas: 
                                                           Metro/urban (Figure 4): each square kilometer has at least two calls 
                                                           a month with at least half of the adjoining kilometers having 
                                                           equivalent values.  

                                                           Suburban/rural: exist adjacent to the metro/urban areas.  A more 
                                                           detailed definition will be provided at the Proposer’s conference 

                                                           Wilderness: the remaining area of the County is wildness. A more 
                                                           detailed definition will be provided at the Proposer’s conference. 

    1
        2
    3
            4

        6       5



                    7                            17
                               11
                          8
                        10 9    12                    19
                                                 18

                          13                20
                                     14



                                           16
                                    15




Figure 3: Emergency Response Zones (see Exhibit E­2 for                     Figure 4: Metro/Urban sub­area 
a larger version of this map) 

                          2.4             Delayed Response – Alpha/Bravo call 

                                          Whenever delays occur for Alpha and/or Bravo responses due to more emergent 
                                          calls waiting, Contractor shall notify the individual/agency requesting the non‐
                                          emergency response to explain the reasons for the temporary delay, and shall 
                                          furnish a realistic estimate of when service will be available.  Contractor shall make 
                                          every reasonable effort to reduce and eliminate delays for those utilizing non‐
                                          emergency services. Notification of the individual/agency does not eliminate 
                                          penalties for such delays. 

                          2.5             Equity in Response Times Throughout the County:   

                                          The County recognizes that equity in response times is largely based upon call 
                                          volume and population density.  The County has established three (3) sub‐areas 
                                          based on call density for response time compliance measurement. Should the call 
                                          density of any contiguous area change significantly that area will be considered for 

                                                                     Page 46 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   reclassification for response time compliance upon the next anniversary date of the 
                          Agreement(s).  Response time compliance changes pursuant to this section will be 
                          modified by readjusting the then current map defining the ERZ and sub‐areas.  

                 2.6      Response Time Measurement Methodology  

                          Exhibit E‐1 summarizes the time intervals of an EMS incident.  The Contractor’s 
                          response time interval requirements will be defined by the terminology represented 
                          in this graph.  The response time measurement methodology employed can 
                          significantly influence operational requirements for the EMS system.  For the 
                          purposes of the Agreement the following are applicable: 

                          2.6.1 Response Times shall be measured from the time of dispatch of the call from 
                                  County Dispatch Center(s) until arrival at the incident location by the first 
                                  arriving transporting ambulance (“T5 to T7”) or until the call is cancelled by 
                                  a public safety agency. 

                          2.6.2 Arrival at incident location means the moment an ambulance crew notifies 
                                  the County Dispatch Center(s) that it is fully stopped at the location (T‐7).   

                          2.6.3 In situations where the ambulance has responded to a location other than the 
                                  scene (e.g. staging areas for hazardous materials/violent crime incidents, 
                                  non‐secured scenes, or wilderness locations), arrival at scene shall be the 
                                  time the ambulance arrives at the designated staging location or nearest 
                                  public road access point to the patient’s location.  

                          2.6.4 The EMS Medical Director may require Contractor to log additional times 
                                  such as patient contact time, time of defibrillation, medication 
                                  administration, and other instances for medical research purposes.   

                 2.7      Calculating Response Times 

                          Contractor's response times shall be calculated on a monthly basis for reporting 
                          purposes to determine compliance using fractile response‐time measurements.  

                           Note:  Although response times are reported monthly, response times should 
                           remain at the contractually agreed upon percentage at all times within all zones 
                           and sub‐areas.  The County will periodically perform audits of response times for 
                           a randomly selected consecutive 30 day period. 



                                                       Page 47 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             2.8   Calculating Changes in Call Priority 

                          From time to time special circumstances may cause changes in call priority 
                          classification.  Response Time calculations for determination of compliance with 
                          Agreement standards and penalties for non‐compliance will be as follows: 

                          2.8.1 Upgrades ‐ If an assignment is upgraded, prior to the arrival on scene of the 
                                  emergency ambulance, (e.g. from a Charlie to Delta), Contractor’s compliance 
                                  and penalties will be calculated based on the shorter of:  

                                           Time elapsed from dispatch to time of upgrade plus the higher 
                                           priority Response Time Standard, or, 

                                           The lower priority Response Time Standard. 

                          2.8.2 Downgrades ‐ If a call is downgraded, prior to arrival on scene of the 
                                  emergency ambulance (e.g. from a Delta to a Charlie), Contractor’s 
                                  compliance and penalties will be determined by: 

                                           If the time of the downgrade occurs after the emergency ambulance 
                                           has exceeded the higher priority Response Time Standard, the more 
                                           stringent higher priority standard will apply; or,  

                                           If the time of the downgrade occurs before the emergency ambulance 
                                           has exceeded the higher priority Response Time Standard, the less 
                                           stringent lower priority will apply.  In all such cases documentation 
                                           must be presented for validation of the reason why the priority status 
                                           was downgraded.  If the downgrade was justified, in the sole 
                                           discretion of the County, the longer standard will apply. 

                          2.8.3 Reassignment En­route ‐ If an emergency ambulance is reassigned en route 
                                  or turned around prior to arrival on scene  (e.g. to respond to a higher 
                                  priority request), compliance and penalties will be calculated based on the 
                                  Response Time Standard applicable to the assigned priority of the initial 
                                  response.  The Response Time clock will not stop until the arrival of an 
                                  emergency ambulance on the scene from which the ambulance was diverted.   

                          2.8.4 Canceled Calls ­ If an assignment is canceled prior to arrival on scene by the 
                                  emergency ambulance, compliance and penalties will be calculated based on 


                                                       Page 48 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                the elapsed time from dispatch to the time the call was canceled. 

                 2.9      Each incident a separate response 

                          Each incident will be counted as a single response regardless of the number of units 
                          that are utilized.  The response time of the Contractors first arriving transporting 
                          emergency ambulance will be used to compute Contractors response time for that 
                          incident.  This includes an ambulance response from one of the transporting fire 
                          departments requested to provide mutual aid for the Contractor. 

                 2.10 Response time exceptions 

                          Contractor is expected to achieve the specified response times standards , therefore 
                          Contractor shall maintain mechanisms for backup capacity should a temporary 
                          system overload persist. 

                          In the monthly calculation of Contractor's performance to determine compliance 
                          with response time standards, every request from the County’s Dispatch Center(s) 
                          originating within the Contractor's assigned EOA shall be included except: 

                          2.10.1 Significant Multi­Casualty Incident or declared disaster ‐ The response 
                                  time requirements may be suspended during a multi‐casualty incident (as 
                                  defined in policy) or declared disaster in Alameda County, or a declared 
                                  disaster in a neighboring jurisdiction to which ambulance assistance is being 
                                  requested.  Any suspension of response time requirements is subject to the 
                                  approval of the EMS Director or designee. 

                          2.10.2 Dispatch Delay or Inaccuracy – If the Contractor receives inaccurate or 
                                  delayed dispatch information from the County Dispatch Center(s) the 
                                  Contractor will not be held responsible for a delayed response time if the 
                                  delay is directly attributable to the information provided by the Dispatch 
                                  Center(s).   

                 2.11 Exception request process  

                          2.11.1 Contractor may request that a response be excluded from the calculation of 
                                  Response Time Standards, if that call meets the criteria defined in section 
                                  2.10 above.  Contractor must provide detailed documentation for each 
                                  response in question to the County and request that the County exclude these 


                                                       Page 49 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                responses from the calculations and late penalties.   

                          2.11.2 Each request must be in writing and received by the EMS Director within ten 
                                  (10) business days of the end of the month of occurrence.  The request must 
                                  include that month’s performance reports and must be supported by written 
                                  documentation supporting the request.    

                          2.11.3 The EMS Director shall grant or deny exceptions to performance standards 
                                  and shall so advise the Contractor. 

                 2.12 Reporting Procedures and Penalty Provisions  

                          2.12.1 Response time performance reporting requirements and documentation of 
                                  incident time shall include, but is not limited to: 

                                           time call received by the County Dispatch Center(s) (T2) 
                                           time location verified (T3) 
                                           time ambulance crew assigned (T5) 
                                           time enroute to scene (T5‐T7) 
                                           arrival at scene time (T7) 
                                           arrival at patient (T7.1) 
                                           total on‐scene time (T7‐T8)  
                                           time en route to hospital (T8) 
                                           total time to transport to hospital (T8‐T9) 
                                           arrival time at the hospital (T9) 

                                  Other times may be required to document specific activities such as arrival at 
                                  patient side, times of defibrillation, administration of treatments and 
                                  medications, and other instances deemed important for clinical monitoring 
                                  and research activities.  All times shall be recorded on the County Patient 
                                  Care Record (PCR) and in the County Dispatch Center(s) computer aided 
                                  dispatch system. 

                          2.12.2 Contractor must synchronize its clocks with the County’s dispatch centers 
                                  clocks so all reports accurately reflect Dispatch Center(s) times. 

                          2.12.3 Response Time Performance Report ­ Within ten (10) business days 
                                  following the end of each month, Contractor and County will receive a report 


                                                       Page 50 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                from the County Dispatch Center(s), containing information as specified in 
                                  section 2.17. 

                                           Contractor and County shall use response time data in an on‐going 
                                           manner to evaluate Contractor's performance and compliance with 
                                           response time standards in an effort to continually improve response 
                                           time performance levels. 

                                           If Response Time Compliance is below 90%, Contractor shall identify 
                                           the causes of failures of performance, and shall document efforts to 
                                           eliminate these problems on an on‐going basis. 

                          2.12.4 Penalty Provisions ‐ Isolated instances of individual deviations of response 
                                  times are considered instances of minor non‐compliance with the 
                                  Agreement.  However, deviations of Response Time compliance, which are 
                                  severe or chronic, may constitute a material breach of the Agreement. 

                                           Failure to provide on­scene time ‐ Contractor shall pay County a 
                                           $500.00 penalty each and every time an emergency ambulance is 
                                           dispatched and the ambulance crew fails to report and document on‐
                                           scene time.  The Contractor, in order to rectify the failure to report an 
                                           on‐scene time and to avoid the penalty may demonstrate to the 
                                           satisfaction of the EMS Director an accurate on‐scene time.   

                                           Where an on‐scene time for a particular emergency call is not 
                                           documented or demonstrated to be accurate, the response time for 
                                           that call shall be deemed to have exceeded the required response time 
                                           for purposes of determining response time compliance. 

                                           Failure to comply with response time requirements ­ Contractor 
                                           shall pay County a penalty each and every month that Contractor fails 
                                           to comply with the response time requirements based on the percent 
                                           of compliance for each: 

                                           -   Category (Delta, Charlie, Bravo, Alpha) 

                                           -   Response Zone, (Zone 2, 3, 4, and 5) 

                                           -   Sub area (Metro/urban, suburban/rural, and wilderness) 


                                                       Page 51 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                              Calculating response time compliance for Echo Responses ‐ Echo 
                                           calls, although they represent a small percentage of responses, involve 
                                           those patients requiring the most rapid response and highest level of 
                                           patient care.  Therefore, if Echo call response time compliance drops 
                                           below 90% for any 30 day period for any reason, penalties will be 
                                           assessed.  In addition, a performance improvement plan must be 
                                           submitted to the EMS Medical Director with the monthly compliance 
                                           report that identifies the problem(s) that lead to the delayed response 
                                           and steps being taken to correct the problem(s). 

                                           Response Time Penalties will be assessed according to Table 4.  
                                           The purpose of assessing penalties is not only monetary, but should 
                                           be used by the Contractor to immediately identify and rectify 
                                           problems that lead to the delayed response.  Continued failure to meet 
                                           response time standards may be considered a Major Breach of the 
                                           Agreement.   
                                           Note: Failure by the County to assess penalties at any point, for 
                                           any reason, does not impact County’s right to do so in the future.  

           Table 4: Response Time Penalties 
                             Response Time Penalties by Category and Compliance 
                     Compliance:                 89.5 –  < 90%             89 ­ < 89.5%                < 89% 
             CATEGORY: 
                ECHO                               $25,000.00               $35,000.00              $50,000.00 
                DELTA / CHARLIE                    $15,000.00               $25,000.00              $35,000.00 
                BRAVO / ALPHA                      $  5,000.00              $10,000.00              $15,000.00 

                                          Penalties for Outlier Responses ‐ An outlier response time is defined 
                                          as greater than double the response time for the category.  Penalties for 
                                          outlier response times will be based on the individual call category and 
                                          the sub‐area (Table 5). 




                                                       Page 52 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             Table 5:  Outlier Response Time Penalties 
              Outlier Response Times by Category and Sub­area in Minutes (greater than) 
                      Sub­area:  Metro/Urban  Suburban/Rural    Wilderness 
                                                                              Penalty: 
             CATEGORY: 
                ECHO                          18.30                24:00                28:00          $5,000.00 
                DELTA/                        20.30                26:00                32:00          $2,500.00 
                CHARLIE                      22:00                 35:00                38:00          $2,500.00 
                BRAVO                        22:00                 35:00                38:00          $1,000.00 
                ALPHA                        30:00                 50:00                50:00          $1,000.00 


                          2.12.5 Phase­in of Penalty Provisions: 

                                           Imposition of penalties for Charlie, Delta and Echo ambulance 
                                           responses will be in effect starting the first month service is provided 
                                           by the Contractor. 

                                           The imposition of the penalties for Alpha and Bravo ambulance 
                                           responses will be in effect six months after the Agreement start date. 

                          2.12.6 Additional Penalty Provisions – If the County determines a breach has 
                                  occurred that is not addressed in Table 6, County shall require Contractor to 
                                  submit a corrective action plan.  If the breach is not corrected within the time 
                                  frame approved by the County, Contractor may be subject to additional 
                                  penalties or a finding of material breach. 




                                                       Page 53 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
  Table 6:  Penalties for major and minor breaches to Agreement   
             Event                                     Criteria                                         Penalty 
  Failure to respond to an        The Contractor shall respond to all reasonable            $25,000 for each failure to respond 
  emergency request for a         requests for a response from the County Dispatch          by the Contractor to a reasonable 
  response from the County        Center(s)                                                 request for a response from the 
  Dispatch Center(s)                                                                        County Dispatch Center(s).  Prior to 
                                                                                            imposition of this penalty, the 
                                                                                            County will conduct an investigation 
                                                                                            of the incident. 
  Response and/or                     All Echo, Delta and Charlie calls shall be responded  $500 for every incident in which a 
  transport by a BLS unit             to by an ALS ambulance and the patient transported BLS ambulance responds and 
  when the category                   in the ALS unit unless downgraded to a BLS            transports a patient requiring an 
  requires an ALS unit                transport according to policy                         ALS ambulance (e.g. Echo, Delta, 
                                                                                            Charlie). 
  Failure to leave a printed  100% of all PCRs will be provided to receiving                $50 for every PCR not provided to 
  PCR at the receiving                facility prior to departure of crew.                  the receiving facility prior to 
  facility.                                                                                 departure of crew.  
                                       (See Exhibit I for minimum “short version” PCR 
  Availability of an electronic copy                                                        If Contractor falls below the 
  of the PCR at the receiving         requirements) 
                                                                                            required 90% compliance rate for 
  hospital shall not substitute for                                                         any consecutive 30 day period, an 
  leaving a printed copy prior to                                                           additional penalty of $10,000 will 
  departure from the facility. 
                                                                                            apply. 
  Failure to leave printed            A patient for whom a PCR is essential is defined as: In addition to the $50.00 penalty 
  PCR at receiving facility on  - STEMI patient transported to any facility,                above, an additional $500 penalty 
  a patient for whom a PCR                 including a Cardiac Receiving Center             PER INCIDENT will apply.   
  is essential.                       - Stroke patient transported to any facility,          
                                           including a Stroke Center 
                                      - Trauma patient transported to a trauma center
                                      - Any ECHO patient, or equivalent 
                                      - Any emergent (lights & siren) return to the 
                                           hospital 
                                      - Any patient who is unable, for any reason, to 
                                           provide a history 
                                      - All patients aged 10 or less 
  Failure to provide timely           Reports relevant to the investigation of an unusual  $50 per report per day received after 
  reports relevant to the             occurrence are due two weeks following receipt of  the specified timeframe from the date 
  investigation of unusual            the request for routine cases and within 48 hours     of receipt of the request.   
  occurrences, as defined in  for sentinel events. 
  the EMS Policy Manual. 
  Failure to provide timely           Quality improvement and clinical data and reports  $50 per report or data submission 
  quality improvement data  are due on specific date after close of month                   per day received after specified due 
  and reports                         According to the schedule published on the EMS        date 
                                      website. 
  Failure to provide timely           Operational and response time reports are due on  $50 per report per day received after 
  operational reports                 specific date after close of month.                   specified due date 
  Failure to provide timely           Additional data points needed on the PCR to reflect  $50 per data element per day after 
  reports on clinical studies.  annual policy updates must be on the PCR within 90 90 days. 
                                      days of notification by County. 
  Failure of audit:                   Not less than annually, County will audit             Penalties for non­compliance 
  Inaccurate reporting                Contractor’s records to ensure accuracy of reports  identified by an audit will be 
  identified by audit.                received for two 30 day periods, selected at          assessed at double the amounts 
                                      random.                                               described above. 

                           



                                                       Page 54 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 

                          2.12.7 Penalty Disputes ‐ Contractor may appeal to the County in writing within 
                                  (10) working days of receipt of notification from the imposition of any 
                                  penalty or penalty calculation.  The EMS Director will review all such appeals 
                                  and make the decision to eliminate, modify, or maintain the appealed 
                                  penalty.  The EMS Director’s decision shall be final. 

                 2.13 Vehicles and Equipment Requirements  

                          Contractor shall acquire and maintain all ambulances, support vehicles, on‐board 
                          medical supplies/equipment, and office facilities and equipment to be used by 
                          Contractor to perform its services under the Agreement.  All costs of maintenance 
                          including parts, supplies, spare parts and costs of extended maintenance 
                          agreements shall be the responsibility of the Contractor.   

                         2.13.1 Ambulances ‐ All ambulances shall meet the standards of Title XIII, 
                                  California Code of Regulations and applicable California motor vehicle codes. 

                          2.13.2 Vehicle Markings 

                                           Emergency vehicles shall be marked as defined by the National Fire 
                                           Protection Agency (NFPA) Standard 1901 (2009) that includes 
                                           reflective chevron markings on the rear and a reflective stripe on the 
                                           side panels. 

                                           Ambulance vehicles used in providing services shall bear the 
                                           markings "Alameda County Emergency Medical Services" in at least 
                                           four (4) inch letters on both sides and state the level of service on 
                                           both sides. 

                                           Vehicles shall display the "911" emergency telephone number but 
                                           shall not display any other telephone number or advertisement. 

                                           Ambulance vehicles shall be marked to identify the company name. 

                                           County reserves the right to approve the overall design, color, and 
                                           lettering used for emergency response. 

                          2.13.3 Equipment ‐ Contractor shall have sole responsibility for furnishing all 
                                  equipment necessary to provide required service.  All on‐board equipment, 


                                                       Page 55 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                medical supplies and personal communications equipment utilized by 
                                  Contractor will meet or exceed the minimum requirements of the County’s 
                                  Ambulance Equipment and Supply policy.  A listing of the on‐board 
                                  equipment and medical equipment and supplies required by the County can 
                                  be downloaded at the County EMS website.  

                                  Contractor agrees that equipment and supply requirements may be changed 
                                  with the approval of the EMS Director due to changes in technology. 

                          2.13.4 Failure to Meet Minimum In­Service Equipment/Supply Requirements ‐ 
                                  The County may inspect Contractor's ambulances at any time, without prior 
                                  notice.  If any ambulance fails to meet the minimum in‐service requirements 
                                  contained in the Ambulance Equipment and Supply policy as determined by 
                                  the County, the County may: 

                                           Immediately remove the ambulance from service until the deficiency 
                                           is corrected if the missing item is deemed a critical omission.   

                                           Subject the Contractor to a $1,000.00 penalty.  The EMS Director shall 
                                           bill the Contractor for the $1,000.00 penalty. 

                 2.14 Vehicle and Equipment Maintenance 

                          2.14.1 Contractor shall maintain all vehicles in good working order consistent with 
                                  the manufacturer's specifications.  In addition, detailed records shall be 
                                  maintained as to work performed, costs related to repairs, and operating and 
                                  repair costs analyses where appropriate.  Repairs shall be accomplished and 
                                  systems shall be maintained so as to achieve at least the industry norms in 
                                  vehicle performance and reliability. 

                          2.14.2 Contractor shall be responsible for all maintenance of ambulances, support 
                                  vehicles and on‐board equipment used in the performance of its work.  The 
                                  County requires all ambulances and equipment used in the performance of 
                                  the Agreement will be maintained in an excellent manner.  Any ambulance, 
                                  support vehicle and/or piece of equipment with any deficiency that 
                                  compromises, or may reasonably compromise its function, must immediately 
                                  be removed from service. 



                                                       Page 56 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   2.14.3 Ambulance replacement ‐ shall occur on a regular schedule and the 
                                  Proposer shall identify its policy for the maximum number of years and 
                                  mileage that an ambulance will be retained in the EMS System.   

                          2.14.4 The appearance of ambulances and equipment impacts customers' 
                                  perceptions of the services provided.  Therefore, the County requires that 
                                  ambulances and equipment that have defects, even insignificant but visible 
                                  cosmetic damage, be removed from service for repair without undue delay. 

                          2.14.5 Contractor must ensure an ambulance maintenance program that is designed 
                                  and conducted to achieve the highest standard of reliability appropriate to a 
                                  modern high performance ambulance service by utilizing appropriately 
                                  trained personnel, knowledgeable in the maintenance and repair of 
                                  ambulances, developing and implementing standardized maintenance 
                                  practices, and incorporating an automated or manual maintenance program 
                                  record keeping system.  Contractor shall comply with or exceed the 
                                  maintenance standard as outlined in the Standards—Accreditation of 
                                  Ambulance services published by the Commission on Accreditation of 
                                  Ambulance services. 

                          2.14.6 Contractor shall maintain all bio‐medical equipment to the applicable Joint 
                                  Commission on the Accreditation of Healthcare Organizations (JCAHO) or 
                                  equivalent standard, and shall be updated annually.  All costs of maintenance 
                                  and repairs, including parts, supplies, spare parts and inventories of supplies, 
                                  labor, subcontracted services and costs of extended warranties, shall be at 
                                  the Contractor’s expense. 

                 2.15 Dispatch System 

                          2.15.1 The County Dispatch Center(s) will provide and maintain all equipment and 
                                  software necessary to receive requests for emergency ambulance services 
                                  arising from the Public Safety Answering Points (PSAP).  As soon as a call is 
                                  determined to be a medical call within the Contractors EOA, PSAPs pass the 
                                  call to the County Dispatch Center(s).  

                          2.15.2 The County, through the County Dispatch Center(s), shall provide EMS call 
                                  intake functions, call prioritization and pre‐arrival instructions according to 


                                                       Page 57 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                Emergency Medical Dispatch (EMD) protocols developed in collaboration 
                                  with the County EMS Medical Director. 

                          2.15.3 Dispatch of Contractor’s Ambulances: The County intends to require that 
                                  Contractor’s ambulances be dispatched by a designated County Dispatch 
                                  Center, to be selected by the County.  

                                  Contractor will staff, at a minimum, one position at the Dispatch Center 
                                  twenty‐four hours per day.  This position will be responsible for: 

                                           ensuring deployment and movement of the Contractor ambulances 

                                           providing system monitoring 

                                           coordinating Contractor’s management, supervisory, and field 
                                           personnel. 

                 2.16 Communication  System Equipment and Management 

                          2.16.1 Contractor shall be responsible for providing mobile radio equipment and 
                                  cellular phones on each vehicle.  Contractor shall be responsible for obtaining 
                                  all radio channels and all necessary FCC licenses and other permits as may be 
                                  required for the operation of said system, which will enable Contractor to 
                                  effectively receive communications from the County‐Dispatch Center(s) and 
                                  deploy ambulance units throughout the EOA. 

                          2.16.2 Contractor shall be capable of receiving and replying to such requests for 
                                  emergency ambulance services by voice or data linkage.  Contractor's 
                                  communications system shall be capable of receiving and transmitting all 
                                  communications necessary to provide emergency ambulance services 
                                  pursuant to this Agreement. 

                          2.16.3 County Dispatch System – Contractor shall pay for any modifications to the 
                                  County Dispatch Center(s) computer aided dispatch system that  Contractor 
                                  determines necessary to effectively monitor, deploy, redeploy, and manage 
                                  its ambulance resources.  




                                                       Page 58 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   2.16.4 Communications Equipment ‐ Each response vehicle shall, at a minimum, 
                                  have the following equipment: 

                                           Radios:  Contractor shall equip all vehicles used in performance of 
                                           services to County with radio equipment for communications with the 
                                           County Dispatch Center(s) on Contractor’s radio channels. 

                                           -   800Mhz mobile radios that are also 700 MHz capable, with front 
                                               and rear compartment communications capabilities that is 
                                               permanently mounted and connected to an outside antenna and 
                                               compatible with Alameda COUNTY’s trunked 800/700 MHz 
                                               system. 

                                           -   800/700MHz portable radios compatible with Alameda COUNTY’s 
                                               trunked 800/700 MHz system. 

                                           -   Motorola and EF Johnson are currently the two radio systems that 
                                               are fully compatible with the county’s radio communications 
                                               system. 

                                           -   All county approved radios must be, rebanding‐capable, digitally 
                                               formatted, and fully compliant with the P‐25 interoperability 
                                               standards. 

                                           -   Contractor shall operate the two‐way radios in conformance with 
                                               all applicable rules and regulations of the Federal Communication 
                                               Commission, and in conformance with all applicable County rules 
                                               and operating procedures. 

                                           Cell phones for direct landline communications with the base 
                                           hospital, receiving hospitals, Dispatch Centers and other necessary 
                                           personnel or agencies. 

                                           California On­Scene Emergency Coordination Radio System ‐ 
                                           Contractor shall equip all supervisory vehicles with radio equipment 
                                           suitable for operation on the CALCORD. 

                                           Hospital Communication Equipment ‐ Contractor shall equip all 
                                           ambulances and supervisory vehicles used in providing service to the 


                                                       Page 59 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                              County with radios for communication with: hospital receiving 
                                           facilities and for ambulance‐to‐hospital communications. 

                                           Radio equipment used for ambulance‐to‐hospital communications 
                                           shall be configured so that personnel actually providing patient care 
                                           are able to directly communicate with base or receiving hospital staff 
                                           regarding the patient. 

                                           Transmission of 12­Lead EKG ‐ Contractor shall install necessary 
                                           communications equipment in all of its ALS ambulances capable of 
                                           transmitting 12 lead electrocardiograms to receiving facilities, in 
                                           accordance with County specifications. 

                                           Automatic Vehicle Locator (AVL) ‐ Contractor will install and 
                                           maintain AVL devices on all of its ambulances used within the 
                                           Alameda County EMS system.  The AVL system must be compatible 
                                           and be able to be interfaced with the County Dispatch Center’s 
                                           computer aided dispatch system. 

                  2.17 Data and Reporting Requirements ‐ The long‐term success of any EMS system is 
                          predicated upon its ability to both measure and manage its affairs.  Therefore, the 
                          County will require Contractor to provide detailed operations, clinical and 
                          administrative data in a manner that facilitates its retrospective analysis. 

                          2.17.1 Dispatch computer – The dispatch computer utilized by County Dispatch 
                                  Center(s) shall include security features preventing unauthorized access or 
                                  retrospective adjustment and full audit trail documentation.  The Contractor 
                                  will have access to all data maintained by the CAD as necessary to analyze 
                                  demand and determine deployment procedures. 

                          2.17.2 Essential Patient Care Record (PCR) and Assignment Data –  

                                           Contractor shall utilize an electronic patient care record system 
                                           (ePCR) approved by County EMS for patient documentation on all 
                                           EMS system responses including patient contacts, cancelled calls, and 
                                           non‐transports.  The PCR shall be accurately completed to include all 
                                           information required in Section 100170 of the California Code of 
                                           Regulations, and shall be distributed according to established County 

                                                       Page 60 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                              EMS Policies and Procedures. 

                                           Contractor shall leave a printed copy of the completed PCR, or the 
                                           County approved “short version” of the PRC (see Exhibit I), at the 
                                           receiving hospital prior to the crew’s departure (see Table 6 for PCR 
                                           penalty information).  For those PCRs not left at the receiving hospital, 
                                           the remaining PCRs will be provided to receiving facility within 24 
                                           hours of patient delivery. However, the standard of care remains that 
                                           the completed PCR be left at the receiving hospital prior to the crew’s 
                                           departure. 

                                           Within 24 hours, Contractor shall provide access to patient care 
                                           records in computer readable format and suitable for statistical 
                                           analysis for all 911 ambulance responses.  Records shall contain all 
                                           information documented on the PCR for all EMS system responses 
                                           including patient contacts, cancelled calls, and non‐transports.  

                                           Contractor shall identify files or PCRs for trauma transports (patients 
                                           meeting trauma triage criteria).  Contractor shall be required to 
                                           provide other data points which may be reasonably requested, 
                                           including any needed modifications to support EMS system data 
                                           collection. 

                          2.17.3 Records ‐ Contractor shall complete, maintain and provide to the County 
                                  EMS, adequate records and documentation to demonstrate its performance 
                                  compliance and aid the County in improving, modifying, and monitoring the 
                                  EMS system including, but not limited to, procedures and medication 
                                  administration. Electronic data collection system must be updated to reflect 
                                  new policies and procedures within 90 days following notification by County. 

                          2.17.4 Monthly Reports Required ­ Contractor shall provide, within thirty (30) 
                                  days after the first of each calendar month, reports dealing with its 
                                  performance during the preceding month as it relates to the clinical, 
                                  operational and financial performance stipulated herein.  Contractor shall 
                                  document and report to EMS Director in writing in a form required by the 
                                  EMS Director.  Response time compliance and customer 


                                                       Page 61 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                complaints/resolutions shall be reported monthly.  Reports other than 
                                  response time compliance and customer complaints/ resolutions, may be 
                                  required less frequently than monthly.  If a change is made to the required 
                                  reports, frequency or due dates, County will notify Contractors at least two 
                                  months prior to the change.  Reports shall include, at a minimum: 

                                  a.  Clinical: 

                                           Continuing education compliance reports, 

                                           Summary of clinical/service inquiries and resolutions, 

                                           Summary of interrupted calls due to vehicle/equipment failures, 

                                           A list of trauma transports, by city and by hospital, including all times 
                                           necessary to calculate each and every response time, on‐scene time, 
                                           and transport to hospital time. 

                                  b. Operational: 

                                           Calls and transports, by priority, Emergency Response Zone and sub‐
                                           area. 

                                           A list of each and every call, sorted by Emergency Response Zone  
                                           where there was a failure to properly record all times necessary to 
                                           determine the response time; and, for patients meeting trauma 
                                           criteria, on‐scene time and/or transport to hospital time. 

                                           A list of mutual aid responses to and from system. 

                                           Copies of any memos distributed to field personnel related to EMS 
                                           clinical or system issues.  

                                           Canceled transports. 

                                           Exception reports and resolution. 

                                           Penalties and exemptions. 

                                  c. Response time compliance ‐ A list of each and every emergency call 
                                       dispatched for which Contractor did not meet the response time 
                                       standard, and reported by each Emergency Response Zone and sub‐area. 



                                                       Page 62 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                d. Response Time Statistical Data ­ Within 10 working days following the 
                                       last day of each month, Contractor and County EMS shall receive 
                                       ambulance response time records from the County Dispatch Center(s) in 
                                       a computer readable format approved by the EMS Director and suitable 
                                       for statistical analysis for all ambulance responses originating from 
                                       requests to the County’s PSAP centers.  These records shall include the 
                                       following data elements: 

                                           Unit identifier 

                                           Location of call – street address  

                                           Location of call – County or unincorporated community 

                                           Location of call – longitude and latitude 

                                           Location of call – ERZ and sub‐area 

                                           Nature of call (EMD Code) 

                                           Code to scene 

                                           Time call received 

                                           Time call dispatched 

                                           Time unit en route 

                                           Time unit on‐scene 

                                           Time unit en route to hospital 

                                           Time unit at hospital 

                                           Time unit clear and available for next call 

                                           Outcome (dry run, transport) 

                                           Receiving hospital 

                                           Code to hospital 

                                           Major trauma 

                                           Number of patients transported 




                                                       Page 63 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                e.  Personnel Reports ‐ Contractor shall provide County with a list of all 
                                       EMTs and paramedics currently employed by Contractor annually and 
                                       shall update that list whenever there is a change.  The personnel list shall 
                                       include, at a minimum: 

                                           Name 

                                           Address 

                                           Telephone number 

                                           California paramedic license number and expiration date or 
                                           EMT certification number and expiration date 

                                           Expiration date of all required courses 

                                           California Driver's License number 

                                  f.  Community/Governmental Affairs Report 

                                           Number of conducted community education events 

                                           Public relations activities 

                                           Employee recognition 

                                           Constituent and political contact report 

                                  g.  Other Reports ‐ Contractor shall provide County with such other reports 
                                       and records as may be reasonably required by the EMS Director. 

                 2.18 Internal Risk Management/Loss Control Program Required ‐ County believes 
                          that education and aggressive prevention of conditions in which accidents occur, is 
                          the best mechanism to avoid injuries to Contractor staff. 

                          2.18.1 County requires Contractor to provide, at the onset of the Ambulance 
                                  Agreement, an aggressive health, safety and loss mitigation program 
                                  including, at a minimum: 

                                           Pre‐screening of potential employees (including drug testing), 

                                           Initial and on‐going driver training, 

                                           Lifting technique training,  

                                           Hazard reduction training,  

                                                       Page 64 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                              Review current information related to medical device FDA reportable 
                                           events, recall, equipment failure, accidents; 

                                           Review employee health/infection control related information such as 
                                           needle sticks, employee injuries, immunizations, exposures and other 
                                           safety/risk management issues; 

                                           Involvement of employees in planning and executing its safety 
                                           program. 

                          2.18.2  Planning for safety and risk mitigation processes will include, at a minimum: 

                                           Gathering data on ALL incidents that occur among the Contractor’s 
                                           workforce. 

                                           Analyze the data to find causative factors and determine preventive 
                                           measures. 

                                           Devise policies prescribing safe practices and providing intervention 
                                           in unsafe or unhealthy work‐related behaviors. 

                                           Gather safety information as required by law. 

                                           Implement training and corrective action on safety related incidents, 
                                           as required by law. 

                                           Provide initial and on‐going training on safe practices and 
                                           interventions. 

                                           Provide safe equipment and vehicles. 

                          2.18.3  Monitor the results of employee compliance or non‐compliance with the 
                                  safety plan, as described in 2.19.1 and 2.19.2, above and refine the plan as 
                                  new information becomes available. 

 I.     COMMITMENT TO EMS SYSTEM AND COMMUNITY 

        1.       COVERAGE AND DEDICATED AMBULANCES, USE OF STATIONS/POSTS 

                 These specifications are for a performance based approach rather than a level of effort 
                 undertaking involving defined locations.  The County neither accepts nor rejects 
                 Contractor’s level of effort estimates, rather the County accepts the Contractor’s 


                                                       Page 65 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             commitment to employ whatever level of effort is necessary to achieve the clinical 
                 response time and other performance results required by the terms of the Agreement as 
                 outlined in these specifications. Contractor shall therefore endeavor to deploy ambulance 
                 resources in a manner consistent with this goal. 

                 Contractor may, at its option, develop a collaborative plan to base Contractor ambulances 
                 at fire stations, and may also include marking ambulance with the name and/or emblem of 
                 the fire jurisdiction, were appropriate.  This plan is not intended to interfere with 
                 Contractor’s strategic deployment system and ambulances will be permitted to relocate as 
                 needed.  

        2.       COLLABORATION WITH FIRST RESPONDER AGENCIES 

                 An important component of EMS systems is the medical first responder system.  It is 
                 expected that the Contractor recognize the key roles performed by the first responders.  
                 The Contractor shall collaborate and communicate with the first responder agencies within 
                 their respective service areas. 

                 For a number of years, the Alameda County Emergency Ambulance Contractor has 
                 financially supported the County’s first responders.  The County intends to continue this 
                 support of the first responder agencies (See Exhibit B, Section 5).   

                 2.1      The Contractor will implement policies to facilitate Alameda County first responders 
                          in scheduling time on ambulances to fulfill training and internship requirements. 

                 2.2      The County will rely upon the entrepreneurial and innovative methods proposed by 
                          Contractor under this procurement to enhance the first response capabilities within 
                          the County.  Contractor will support the development of an integrated first response 
                          program.  To further this cooperation the Contractor shall address the following: 

                          2.2.1 Availability of Continuing Education ‐ All Advanced Life Support (ALS) and 
                                  Basic Life‐Support (BLS) continuing education offered by Contractor to its 
                                  employees shall be available to first responders on the same terms and 
                                  conditions upon which it is made available to employees. 

                          2.2.2 First Responder Liaison ‐ Contractor shall designate from among its 
                                  employees a single individual as its contact person/liaison for the first 
                                  response agencies within the service area.   


                                                       Page 66 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   2.2.3 EMS System Participation ‐ The Contractor is expected to participate in 
                                  local EMS activities and meetings including those which combine multiple 
                                  EMS system stakeholders. 

                          2.2.4 First Responder Equipment and Supplies: 

                                        Contractor shall establish a mechanism to exchange on a one‐for‐one 
                                        basis non‐expendable medical supplies and equipment used by fire first 
                                        responder agencies in connection with patient transports, in those 
                                        situations where said supplies and equipment are interchangeable. 

                                        Contractor shall develop a supply consortium and make the buying of 
                                        supplies and equipment available to first responder agencies using 
                                        Contractors suppliers. 

        3.       ELECTRONIC DATA COLLECTION SYSTEM 

                 The County requires the use of a single, uniform electronic patient care report and data 
                 collection system for all 911 providers in the County.  (See section H, 2.18 for more 
                 information on patient care record requirements.) 

                 3.1      Proposers should describe the following components of the electronic data 
                          collection system and ePCR that includes, but not limited to 

                          3.1.1 Ease of use  

                          3.1.2 NEMSIS/ CEMSIS compliance 

                          3.1.3 Ease of modifying dataset 

                          3.1.4 Ease of use (describing Graphical User Interface and input methods) 

                          3.1.5 Compatible equipment/ platforms 

                          3.1.6 Integration with CAD 

                          3.1.7 Information validation 

                          3.1.8 Potential for integration with other information systems including, but not 
                                  limited to, Fire RMS 

                          3.1.9 Sample of what a printed or electronic copy of the PCR would look like 

                          3.1.10 Regime for version updates 


                                                       Page 67 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   3.1.11 Available technical support 

                          3.1.12 Potential for integration with hospital information systems 

                          3.1.13 Back‐end data querying, report writing, raw data access 

                          3.1.14 An effective, validated process to evaluate retention of PCRs 

                 3.2      If, in the opinion of the County, the product described in 3.1 is superior to the 
                          system currently in use, the Contractor would be expected to provide this system to 
                          all EMS responders at no cost to these agencies. 

                 3.3      If, however, the product described is not acceptable to the County, Contractor shall 
                          work with the County to develop a system that provides the characteristics required 
                          to monitor a system as large and complex as Alameda County.  Again, the product 
                          developed shall be offered as above in 3.2. 

        4.       HEALTH STATUS IMPROVEMENT AND COMMUNITY EDUCATION 

                 The County desires that it’s Contractor take significant steps to improve prevention and 
                 system access through community education programs provided to the school system and 
                 community groups.  It is County’s expectation that Contractor will plan such programs 
                 working collaboratively with other public safety and EMS related groups such as the 
                 American Heart Association, American Stroke Association, the American Red Cross, and 
                 area healthcare organizations. 

                 According to the UCSF Center for Health Professions, on a national level, the ethnic 
                 compositions of the EMT and paramedic workforce does not fully reflect the U.S. 
                 population.  As of 2001, ethnic minorities made up 26% of the U.S. population, but only 
                 15% of the EMT/Paramedic workforce.  This is of some concern because EMTs are 
                 frequently involved in situations where cultural understanding is vital, particularly in 
                 urban areas.  This is particularly true in Alameda County where communities of color and 
                 new immigrant populations are frequently more reliant on the EMS system.   

                 4.1      Accordingly, Contractor shall collaborate with Alameda County EMS and the Public 
                          Health Department to develop and facilitate EMT training programs, internships and 
                          related opportunities for Alameda County residents from racial/ethnic and income 
                          groups that are underrepresented among health/emergency medical professionals. 

                 4.2      Contractor shall annually plan and implement a definitive community education 

                                                       Page 68 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   program, which shall include: identification of and presentations to key community 
                          groups which influence the public perception of the EMS system’s performance, 
                          conducting citizen CPR training events, participation in EMS week and other 
                          educational activities involving prevention, system awareness/access, and 
                          appropriate utilization of the EMS system. 

                 4.3      Contractor shall annually undertake at least one project that shall demonstrably 
                          improve the health status in the community. Health status improvement programs 
                          targeted to “at risk populations” may include but are not limited to: seat belt use, 
                          child safety seat use, bike safety program, participation in NTHSA Safe Communities 
                          Program, CPR training, 911 awareness, gun safety, hunting safety, drowning 
                          prevention, equestrian accident prevention, senior safety program, and home 
                          hazard inspection program.   

                          4.3.1 The impact of the annual health status improvement project is to be 
                                  statistically significant (e.g.: selecting indicators that can be used to measure 
                                  the process and outcomes of an intervention strategy for health 
                                  improvement, collecting and analyzing data on those indicators, and making 
                                  the results available to the community to inform assessments of the effective‐
                                  ness of an intervention and the contributions of participating entities.)  

                          4.3.2 Contractor is to use its best efforts to obtain external grant funding for health 
                                  status improvement projects. Steps in  health improvement projects include: 

                                           Analyzing the community’s health issues 

                                           Inventorying resources 

                                           Developing a health improvement strategy 

                                           Establish accountability for activities 

                                           Monitor process and outcomes  

        5.       SUPPORT OF LOCAL EMS TRAINING ACTIVITIES 

                 The County EMS system is comprised of multiple individuals and agencies.  The County 
                 expects the Contractor to collaborate and work with these system stakeholders in 
                 improving service, clinical care, and system performance.  The most important stakeholder 
                 group includes the physicians, nurses, paramedics, EMTs and others who strive to meet the 


                                                       Page 69 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             needs of the sick and injured. 

                 5.1      In an effort to continually bring new caregivers into the EMS system, the County 
                          expects the Contractor to offer educational opportunities for EMT students to ride 
                          and observe on the Contractor’s ambulances.  The County also expects the 
                          Contractor to provide preceptors and internships for paramedic students enrolled 
                          in community colleges and private training programs located in Alameda County.   

                 5.2      Proposers shall describe how they intend to support EMS training programs within 
                          the County and how they can facilitate ride‐along and internship experiences. 

        6.       PARTICIPATION IN EMS SYSTEM DEVELOPMENT  

                 The County anticipates further development of its EMS system and regional efforts to 
                 enhance disaster and mutual‐aid response.  The County requires that its Contactor(s) 
                 actively participate in EMS activities, committee meetings, and work groups.  Contractor 
                 agrees to participate and assist in the development of system changes. 

        7.       CUSTOMER FEEDBACK SURVEYS 

                 At least annually, Contactor will conduct a statistically significant customer feedback 
                 survey and provide results to County.  At the County’s option, this survey may include 
                 questions regarding fire first responder services, if applicable, in addition to Contractor 
                 services. 

        8.       ACCREDITATION 

                 Within eighteen months of the beginning of the Term of the Agreement, the Contractor will 
                 attain Accreditation as an ALS Ambulance Service through the Commission on 
                 Accreditation of Ambulance Services (CAAS) or comparable organization.  The Contractor 
                 shall maintain its accreditation throughout the term of the Agreement. 

        9.       DISASTER ASSISTANCE AND RESPONSE  

                 9.1      Multi­casualty/Disaster Response ‐ Contractor shall cooperate with County in 
                          rendering emergency assistance during a declared or an undeclared disaster, or in 
                          multi‐victim response as identified in the County plans. 

                 9.2      In the event the County declares a disaster within the County: 

                          9.2.1 Contractor will assign a Field or Dispatch Manager/Supervisor to deploy to 


                                                       Page 70 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                the Operations Area, Emergency Operations Center ‐ Medical Health Branch 
                                  (when activated) as a liaison, working closely with the Medical Health 
                                  Operational Area Coordinator (MHOAC). 

                          9.2.2 In the event the County directs Contractor to respond to a disaster in a 
                                  neighboring jurisdiction, normal operations may be suspended.  Contractor 
                                  shall use best efforts to maintain primary emergency services and may 
                                  suspend non‐emergency services as required.   

                          9.2.3 Contractor shall follow the County's disaster plan, and shall submit an 
                                  Emergency Operation Plan for response and recovery in the event of a 
                                  disaster to the EMS Director for review. 

                 9.3      During a disaster as declared by the County, the County will determine, on a case 
                          by case basis, if the Contractor may be temporarily exempt from response time 
                          criteria.  When Contractor is notified that multi‐casualty or disaster assistance is no 
                          longer required, Contractor shall return all of its resources to primary area(s) of 
                          responsibility and shall resume all operations in a timely manner. 

                          9.3.1 Disaster Response Notification ‐ Contractor shall develop a plan for 
                                  immediate recall of personnel during multi‐casualty or widespread disaster.  
                                  This plan shall include the capability to recall off‐duty personnel. 

                          9.3.2 Disaster Response Vehicle/Equipment ‐ Contractor shall house, maintain, 
                                  manage, and staff the Emergency Medical Services Authority (EMSA) state 
                                  issued Disaster Ambulance Support Unit (DASU).  This includes deploying the 
                                  unit when requested by the County of EMSA.  This vehicle shall not be an 
                                  ambulance used in routine, day‐to‐day operations, but shall be kept in good 
                                  working order and available for emergency response to the disaster site.  
                                  This vehicle may be used to carry personnel and equipment to a disaster site.  

                          9.3.3 Incident Notification ‐ Contractor shall have a mechanism in place to 
                                  communicate current field information to appropriate County staff during 
                                  multi‐casualties, disaster response, hazardous materials incidents and other 
                                  unusual occurrences. 

                          9.3.4 Ambulance Strike Team ‐ The Contractor will insure that an Ambulance 
                                  Strike Team (AST) is available to contribute to disaster requests from EMSA.  

                                                       Page 71 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                The Contractor must ensure that AST members and AST leaders have been 
                                  appropriately trained by an EMSA approved trainer.  Contractor is to notify 
                                  EMS prior to deployment.  Contractor shall be prepared to respond one 
                                  Ambulance Strike Team staffed and equipped according to the California 
                                  Emergency Medical Services Authority Ambulance Strike Team Guidelines 
                                  when directed by County in accordance with a disaster mutual aid request. 

                          9.3.5 Interagency Training for Exercises/Drills ‐ County expects Contractor to 
                                  participate in County sanctioned exercises and disaster drills and other 
                                  interagency training in preparation for this type of response. 

                          9.3.6 At a multi­victim scene, Contractor's personnel shall perform in accordance 
                                  with appropriate County multi‐victim response plan and within Incident 
                                  Command System (ICS).   

        10.      MUTUAL AID REQUIREMENTS – (Proposers will be provided mutual aid data from the 
                 preceding three years at the Proposer’s Conference) 

                 10.1 State or Federal mutual aid requests 

                          Contractor shall respond to requests for mutual aid made by the State or Federal 
                          government as part of a state/federal response system, if directed to do so by the 
                          EMS Director. 

                 10.2 In­County mutual aid requests 

                          Contractor shall respond to mutual aid requests from other Alameda County 
                          agencies for response within County according to prior written agreements with 
                          those agencies.  Contractor shall maintain and document: 

                          10.2.1 the number and nature of internal mutual aid responses it makes into areas 
                                  not part of the EOA; and, 

                          10.2.2 the number and nature of mutual aid responses made by other agencies to 
                                  calls originating within the Contractor’s EOA. 

                 10.3 Contractor shall not be held accountable for Emergency Response Time compliance 
                          for any mutual aid assignment originating outside the EOA and these calls will not 
                          be counted in the total number of calls used to determine compliance. 



                                                       Page 72 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             10.4 If the Contractor utilizes mutual aid support from a specific agency more than 125% 
                          of the mutual aid support that it provides the specific agency, the Contractor will 
                          pay to the County $250 per response over the 125% threshold. The mutual aid 
                          responses will be monitored and counted on a quarterly basis and any Contractor 
                          payments due will be invoiced by the County and paid within 30 days of the invoice.  
                          Likewise, if a specific agency requests mutual aid from the Contractor and results in 
                          the Contractor providing more than 125% of the mutual aid responses received 
                          from the specific agency.  The County will deduct $250 per response over the 125% 
                          level from its first responder support payments to the specific agency. The County 
                          will pass any payments under the terms of this section on to the organization that 
                          made the disproportionably greater number of responses.   

                 10.5 Stand­By Service ­ Contractor shall provide, at no charge to County or requesting 
                          agency, stand‐by services at the scene of an emergency incident within its 
                          emergency response area when directed by a County Dispatch Center upon request 
                          of a public safety agency.  A unit placed on stand‐by shall be dedicated to the 
                          incident for which it has been placed on stand‐by. Stand‐by periods exceeding eight 
                          (8) hours shall be approved by the EMS Director. 

                 10.6 Ambulance Service Assistance ­ Contractor, to be best of its ability, shall assist in 
                          servicing any other emergency response areas where the County Agreement for that 
                          response area has been suspended or terminated if requested to do so by the  EMS 
                          Director. 

        11.      DEPLOYMENT PLANNING  

                 The County understands that Contractor will be developing enhanced coverage and 
                 deployment plans during its term of operations.  Coverage plan modifications, throughout 
                 the term of the Agreement, including any changes in post locations, priorities or hour of 
                 day coverage levels, may be made at Contractor’s sole discretion, subject to EMS review 
                 and comment (See Exhibit J).  Proposers will be provided overall demand‐volume for the 
                 preceding three years at the Proposer’s Conference 

        12.      ENVIRONMENTALLY FRIENDLY BUSINESS PRACTICES 

                 Alameda County is an environmentally responsible employer and seeks all practical 
                 opportunities for waste reduction and recycling.  The County, therefore, encourages its 


                                                       Page 73 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             Contractors to recycle appropriate materials offered by the waste disposal services in the 
                 area, and reduce waste volume and toxicity by using environmentally friendly packaging 
                 material whenever possible, and reuse appropriate items when possible.  Also important is 
                 the proper disposal of toxic, flammable, bio‐hazard and/or hazardous materials. 

                 Some examples include backhauling product packaging to the supplier for reuse or 
                 recycling, shipping in bulk or reduced packaging, using soy bean‐based inks for packaging 
                 printing, using recycled product packaging or using recyclable or reusable packaging 
                 material.  The County encourages all proposers and Contractors for goods and services to 
                 adhere to these principles where practical.    

                 These are examples of programs and practices relating to an earth‐friendly environment.   
                 Proposers should describe how they would implement programs to “reuse, recycle and 
                 reduce” waste as a part of their business operations.  




                                                       Page 74 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                         EXHIBIT B 
                   REGULATORY COMPLIANCE AND FINANCIAL PROVISIONS 

A.      FEDERAL HEALTHCARE PROGRAM COMPLIANCE PROVISIONS 

        Contractor shall comply with all applicable Federal laws, rules and regulations for operation of its 
        enterprise, ambulance services and those associated with employees.   

        1.       MEDICARE COMPLIANCE PROGRAM REQUIREMENTS 

                 Contractor shall implement a comprehensive Compliance Program for all activities, 
                 particularly those related to documentation, claims processing, billing and collection 
                 processes.  Contractor’s Compliance Program shall substantially comply with the current 
                 regulatory approach program outlined in the Office of Inspector General (OIG) Compliance 
                 Program Guidance for Ambulance Suppliers as published in the Federal Register on March 
                 24, 2003 (03 FR 14255).  

        2.       HEALTH INSURANCE PORTABILITY AND ACCOUNTABILITY ACT (HIPAA) 

                 Contractor is required to implement a comprehensive plan and develop the appropriate 
                 policies and procedures to comply with the provisions of the Health Insurance Portability 
                 and Accountability Act of 1996 and the current rules and regulations enacted by the 
                 Department of Health and Human Services. Contractor is responsible for all aspects of 
                 complying with these rules and particularly those enacted to protect the confidentiality of 
                 patient information.  Any violations of HIPAA rules and regulations will be reported 
                 immediately to the County along with Contractor’s actions to mitigate the effect of such 
                 violations.  The three major components of HIPAA include:  

                 2.1      Standards for Privacy and Individually Identifiable Health Information. 

                 2.2      Health Insurance Reform: Security Standards. 

                 2.3      Health Insurance Reform: Standards for Electronic Transaction Sets and Code 
                          Standards. 

B.      STATE AND LOCAL REGULATIONS COMPLIANCE PROVISIONS ­ Contractor shall 
        comply with all applicable state and local laws, rules and regulations for businesses, ambulance 
        services, and those associated with employees.  Contractor shall also comply with County policies, 
        procedures and protocols.  Contractor is responsible for complying with all rules and regulations 

                                                       Page 75 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
      associated with providing services for recipients of and being reimbursed by state Medi‐Cal and 
        other state and federally funded programs. 

C.      CONTRACTOR REVENUE 

        The primary means of Contractor compensation is through fee‐for‐service reimbursement of 
        patient charges.  The County provides reimbursement for specified patients for whom it is 
        responsible for under the California Medical Services Program.   

        1.       PATIENT CHARGES 

                 Contractor shall receive income from patient charges.  Contractor shall comply with fee 
                 schedules and rates proposed in response to this RFP and negotiated with the County.  The 
                 County has a bundled rate for allowable charges (see Exhibit G).  Proposed patient charges 
                 should take into consideration the cost of providing care to indigent patients. 

        2.       FEE ADJUSTMENTS 

                 EMS Director will approve annual increases to patient charges based on changes in the 
                 Consumer Price Index for All Urban Consumers, San Francisco‐Oakland.  Annual rate 
                 increases will be the greater of two and one‐half percent (2.5%) or the increase of the (CPI) 
                 that will be capped at five percent (5%) for any given year. 

                 In the event that changes occur within the County that substantially impact the 
                 Contractor’s costs of providing services, the Contractor may request and EMS Director may 
                 approve increases or decreases in charges to patients to mitigate the financial impact of 
                 such system financial changes, subject to approval by the Alameda County Board of 
                 Supervisors (Board).   

        3.       BILLING/COLLECTION SERVICES 

                 Contractor shall operate a billing and accounts receivable system that is well documented, 
                 easy to audit, and which minimizes the effort required of patients to recover from third 
                 party sources for which they may be eligible.  Contractor shall make no attempts to collect 
                 its fees at the time of service.  For those patients receiving Medicare or Medi‐Cal, the billing 
                 system shall electronically generate and submit Medicare and Medi‐Cal claims.  In addition, 
                 the billing system shall: 

                 3.1      List all procedures and supplies employed on patient bills; however charges will 


                                                       Page 76 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   comply with the rates set and approved by the Board of Supervisors. 

                 3.2      Be capable of responding to patient and third party payer inquiries regarding 
                          submission of insurance claims, dates and types of payments made, and other 
                          inquiries. 

                 3.3      Billing System Professionalism and Regulatory Compliance ‐ Contractor shall 
                          conduct all billing and collection data collection functions for the EMS system in a 
                          professional and courteous manner.   

        4.       CONTRACTOR COMPENSATION TO THE COUNTY AND THE EMS SYSTEM 

                 4.1      First Responder Fees ­ Contractor will pay to the County an annual first responder 
                          support fee of four million six hundred thousand dollars ($4,600,000.00).  
                          Payment shall be made in quarterly installments of $1,150,000.00, upon receipt of 
                          an invoice from County. An annual increase of first responder fees will be 3% per 
                          year for the term of the Agreement. 

                 4.2      Dispatch System Fees – Dispatch fees are projected to be one million, five hundred 
                          thousand dollars ($1,500,000.00) annually See Exhibit A, Section H, 2.15 for 
                          information of dispatch services. 

        5.       MARKET RIGHTS 

                 Except for provision of backup services, or suspension of this Agreement, County shall not 
                 enter into agreements with any other provider for ground ambulance response to 
                 emergency ambulance requests from County PSAPs or other designated public safety 
                 dispatch center within Contractor's response area during the term of this Agreement. 

        6.       AIR AMBULANCE AGREEMENTS 

                 County reserves the right to enter into separate transport agreements with air ambulance 
                 providers.  Notwithstanding any other provision of this Agreement, County may provide for 
                 air transport of patients when such transportation is deemed to be medically in the best 
                 interest of the patient(s).  However, no such agreement shall provide for air transport of 
                 non‐critical patients or of critical patients when a ground ambulance is on‐scene and 
                 transport time by ground ambulance to the most accessible emergency medical facility 
                 equipped, staffed, and prepared to administer care appropriate to the needs of the patient 
                 is the same or less than the estimated air transport time. 


                                                       Page 77 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
      7.     ACCOUNTING PROCEDURES 

                 7.1      Invoicing and payment for services ‐ County shall render its invoice for any fines 
                          or penalties to the Contractor within 30 business days of the County’s receipt of the 
                          Contractor’s monthly performance reports.  The Contractor shall pay County on or 
                          before the 30th day after receipt of the invoice.  Any disputes of the invoiced 
                          amounts should be resolved in this thirty‐day period.  If they have not been resolved 
                          to the County or Contractor’s satisfaction, the invoice shall be paid in full and 
                          subsequent invoices will be adjusted to reflect the resolution of disputed amounts. 

                 7.2      Audits and Inspections 

                          7.2.1 Contractor shall maintain separate financial records for services provided 
                                  pursuant to this Agreement in accordance with generally accepted 
                                  accounting principles. 

                          7.2.2 With reasonable notification and during normal business hours, County shall 
                                  have the right to review any and all business records including financial 
                                  records of Contractor pertaining to the Agreement.  All records shall be made 
                                  available to County at the EMS office or other mutually agreeable location.  
                                  The County may audit, copy, make transcripts, or otherwise reproduce such 
                                  records, including but not limited to contracts, payroll, inventory, personnel 
                                  and other records, daily logs, and employment agreements.   

                          7.2.3 On an annual basis, the Contractor shall provide County with externally 
                                  audited financial statements by certified public accountants for Contractor's 
                                  ambulance operations in Alameda County and/or separate business records 
                                  of financial accounting of any other businesses that share overhead with the 
                                  Contractor's ambulance service operation.   

                          7.2.4 Contractor may be required by County to provide County with periodic 
                                  report(s) in the format approved by the EMS Director to demonstrate billing 
                                  compliance with approved/specified rates. 

D.      ADMINISTRATIVE PROVISIONS 

        1.       SERVICE PLAN 

                 The Service Plan section of the Agreement will consist of all performance standards and 

                                                       Page 78 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             any additional proposed or negotiated services and terms. 

        2.       ANNUAL PERFORMANCE EVALUATION 

                 The County may evaluate the performance of the ambulance Provider(s) on an annual 
                 basis.  An evaluation report may be provided to the County Board of Supervisors. The 
                 report, at a minimum, should include the following in the performance evaluation: 

                 2.1      Response time performance standards have been met at or above the minimum 
                          requirements in the Agreement; 

                 2.2      Clinical performance standards have been met at or above the minimum 
                          requirements in the Agreement; 

                 2.3      Innovative programs to improve system performance have been initiated. 

                 2.4      A stable work force has been maintained and there have been documented efforts to 
                          minimize employee turnover. 

        3.       CONTINUOUS SERVICE DELIVERY 

                 Contractor expressly agrees that, in the event of a material breach by Contractor under the 
                 Agreement, Contractor will work with the County to ensure continuous and uninterrupted 
                 delivery of services, regardless of the nature or causes underlying such breach.  Contractor 
                 agrees that there is a public health and safety obligation to assist County in every effort to 
                 ensure uninterrupted and continuous service delivery in the event of a material breach, 
                 even if Contractor disagrees with the determination of material breach. 

        4.       MATERIAL BREACH AND PROVISIONS FOR TERMINATION OF THE AGREEMENT 
                 County shall have the right to terminate or cancel Agreement or to pursue any appropriate 
                 legal remedy in the event Contractor Materially Breaches Agreement and fails to correct 
                 such material breach within seven (7) days following the service on it of a written notice by 
                 County specifying the material breach complained of and the date of intended termination 
                 of rights hereunder absent cure. 

        5.       DEFINITIONS OF BREACH 

                 Conditions and circumstances that shall constitute a material breach by Contractor shall 
                 include but not be limited to the following: 



                                                       Page 79 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             5.1   Willful failure of Contractor to operate the ambulance service system in a manner 
                          which enables County or Contractor to remain in substantial compliance with the 
                          requirements of the applicable Federal, State, and County laws, rules, and 
                          regulations.  Minor infractions of such requirements shall not constitute a material 
                          breach but such willful and repeated breaches shall constitute a material breach; 

                 5.2      Willful falsification of data supplied to County by Contractor during the course of 
                          operations, including by way of example but not by way of exclusion, dispatch data, 
                          patient report data, response time data, financial data, or falsification of any other 
                          data required under Agreement; 

                 5.3      Willful failure by Contractor to maintain equipment in accordance with good 
                          maintenance practices; 

                 5.4      Deliberate, excessive, and unauthorized scaling down of operations to the detriment 
                          of performance by Contractor during a "lame duck" period; 

                 5.5      Willful attempts by Contractor to intimidate or otherwise punish employees who 
                          desire to sign contingent employment contracts with competing Proposers during a 
                          subsequent proposal cycle; 

                 5.6      Willful attempts by Contractor to intimidate or punish employees who participate in 
                          protected concerted activities, or who form or join any professional associations; 

                 5.7      Chronic and persistent failure of Contractor's employees to conduct themselves in a 
                          professional and courteous manner, or to present a professional appearance; 

                 5.8      Willful failure of Contractor to comply with approved rate setting, billing, and 
                          collection procedures; 

                 5.9      Repeated failure of Contractor to meet response time requirements after receiving 
                          notice of non‐compliance from the EMS Director; 

                 5.10 Failure of Contractor to provide and maintain the required insurance and 
                          performance security bond; 

                 5.11 Failure of Contractor to comply with the vehicle lease provisions; and 

                 5.12 Willful and repeated material breaches of Contractor's backup provisions.  




                                                       Page 80 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
E.      COUNTY'S REMEDIES 

        1.       If conditions or circumstances, constituting a material breach exist, County shall have all 
                 rights and remedies available at law in equity under the Agreement, specifically including 
                 the right to terminate the Agreement.   

        2.       The right to pursue Contractor for damages and the right of Emergency take‐over as set 
                 forth herein. 

        3.       All County's remedies shall be non‐cumulative and shall be in addition to any other remedy 
                 available to the County. 

F.      PROVISIONS FOR CURING MATERIAL BREACH  

        1.       In the event the County Board of Supervisors determines that there has been a material 
                 breach by Contractor of the standards and performances as defined in this specification, 
                 which breach represents an immediate threat to public health and safety, such action shall 
                 constitute a material breach of the Agreement.  In the event of a material breach, County 
                 shall give Contractor written notice, return receipt requested, setting forth with reasonable 
                 specificity the nature of the material breach.   

        2.       Contractor shall have the right to cure such material breach within seven (7) calendar days 
                 of receipt of such notice and the reason such material breach endangers the public's health 
                 and safety.  However, within twenty‐four (24) hours of receipt of such material breach 
                 notice, Contractor shall deliver to County, in writing, a plan of action to cure such material 
                 breach.  If Contractor fails to cure such material breach within the period allowed for cure 
                 (with such failure to be determined in the sole and absolute discretion of County) or 
                 Contractor fails to timely deliver the cure plan to the County, County may take‐over 
                 Contractor's operations.  Contractor shall cooperate completely and immediately with 
                 County to affect a prompt and orderly transfer of all responsibilities to County.  

        3.       Contractor shall not be prohibited from disputing any such finding of material breach 
                 through litigation, provided, however that such litigation shall not have the effect of 
                 delaying, in any way, the immediate take over of operations by the County.  These 
                 provisions shall be specifically stipulated and agreed to by both parties as being reasonable 
                 and necessary for the protection of public health and safety, and any legal dispute 
                 concerning the finding that a material breach has occurred, shall be initiated, and shall take 

                                                       Page 81 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             place only after the emergency take‐over has been completed. 

        4.       Contractor's cooperation with and full support of such emergency take‐over shall not be 
                 construed as acceptance by Contractor of the findings and material breach, and shall not in 
                 any way jeopardize Contractor's right of recovery should a court later find that the 
                 declaration of material breach was made in error.  However, failure on the part of 
                 Contractor to cooperate fully with the County to affect a smooth and safe take‐over of 
                 operations, shall itself constitute a breach of the Agreement, even if it was later determined 
                 that the original declaration of material breach by the County was made in error. 

        5.       For any material breach by Contractor, which does not endanger public health and safety, 
                 or for any material breach by County, which cannot otherwise be resolved, early 
                 termination provisions which may be agreed to by the parties will supersede these 
                 specifications. 

G.      TERMINATION  

        1.       WRITTEN NOTICE 

                 Agreement may be canceled immediately by written mutual consent of the Contractor and 
                 the County. 

        2.       FAILURE TO PERFORM 

                 County, upon written notice to Contractor, may immediately terminate this Agreement 
                 should Contractor fail materially to perform any of its obligations.  In the event of such 
                 termination, County may proceed with the work in any reasonable manner it chooses.  The 
                 cost to County of completing Contractor's performance shall be partially supported by 
                 securing the funds of the Performance Security Bond any sum due Contractor under this 
                 Agreement, without prejudice to County's rights otherwise to recover its damages. 

H.      EMERGENCY TAKEOVER 

        1.       In the event County determines that a material breach, actual or threatened, has or will 
                 occur, or that a labor dispute has prevented performance, and if the nature of the breach is, 
                 in EMS Director's opinion, such that public health and safety are endangered, and after 
                 Contractor has been given notice and reasonable opportunity to correct deficiency, the 
                 matter shall be presented to the Board of Supervisors.  If the Board concurs that a breach 


                                                       Page 82 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             has occurred and that health and safety would be endangered by allowing Contractor to 
                 continue its operations, Contractor shall cooperate fully with County to affect an immediate 
                 takeover by County of Contractor's ambulances and crew stations.  Such takeover shall be 
                 affected within not more than 72 hours after Board of Supervisors' action. 

        2.       In the event of an emergency takeover, Contractor shall deliver to County all vehicles, 
                 ambulances and equipment used in performance of Agreement.  Each ambulance shall be 
                 equipped, at a minimum, with the equipment and supplies necessary for the operation of 
                 ALS ambulances in accordance with County ALS Policies and Procedures.   

        3.       Contractor shall deliver ambulances and crew stations to County in mitigation of any 
                 damages to County resulting from Contractor's breach.  However, during County's takeover 
                 of the ambulances and equipment, County and Contractor shall be considered Lessee and 
                 Lessor, respectively.  Monthly rent payable to Contractor shall be equal to the aggregate 
                 monthly amount of Contractor's debt service on vehicles and equipment as documented by 
                 Contractor at EMS Director's request, and verified by County Auditor.  County Auditor shall 
                 disburse these payments directly to the Contractor's lien‐holder or landlord.  In the event 
                 an ambulance is unencumbered, or a crew station is owned by Contractor rather than 
                 rented, County shall pay the Contractor the rentals specified in the final Agreement. 

        4.       Nothing herein shall preclude County from seeking to recover from Contractor such rental 
                 and debt service payments as elements of damage from a breach.  However, Contractor 
                 shall not be precluded from disputing the Board's findings or the nature and amount of 
                 County's damages, if any, through litigation.  However, failure on the part of Contractor to 
                 cooperate fully with County to effect a safe/smooth takeover of operations shall itself 
                 constitute a breach of the Agreement, even if it is later determined that the original 
                 declaration of breach by the Board of Supervisors was made in error. 

        5.       County shall indemnify, hold harmless, and defend Contractor against any and all claims 
                 arising out of County's use, care, custody, and control of stations, equipment and vehicles, 
                 including but not limited to, equipment defects, defects in material/workmanship, and 
                 negligent use of vehicles and equipment.  County shall have the right to authorize the use of 
                 vehicles and equipment by another company.  Should County require a substitute 
                 Contractor to obtain insurance on equipment, or should County choose to obtain insurance 
                 on vehicles/equipment, Contractor shall be "Named Additional Insured" on the policy, 
                 along with the appropriate endorsements and cancellation notice. 

                                                       Page 83 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
      6.     County agrees to return Contractor's vehicles and equipment to Contractor in good 
                 working order, normal wear and tear excepted, at the end of takeover period.  For any of 
                 Contractor's equipment not so returned, County shall pay Contractor fair market value of 
                 vehicle and equipment at time of takeover, less normal wear and tear, or shall pay 
                 Contractor reasonable costs of repair, or shall repair and return vehicles and equipment. 

        7.       County may unilaterally terminate takeover period at any time, and return facilities and 
                 equipment to Contractor.  The takeover period shall last, in County's judgment, no longer 
                 than is necessary to stabilize the EMS system and to protect the public health and safety by 
                 whatever means County chooses. 

        8.       All of Contractor's vehicles and related equipment necessary for provision of ALS services 
                 pursuant to this provision of the Agreement are hereby leased to County during an 
                 emergency takeover period.  Contractor shall maintain and provide to County a listing of all 
                 vehicles used in the performance of this Agreement, including reserve vehicles, their 
                 license numbers, and name and address of lien holder, if any.  Changes in lien holder, as 
                 well as the transfer, sale, or purchase of vehicles used to provide ALS services hereunder 
                 shall be reported to County within thirty (30) days of said change, sale, transfer or 
                 purchase.  Contractor shall inform and provide a copy of takeover provisions contained 
                 herein to lien holder(s) within five (5) days of emergency takeover.   

I.      TRANSITION PLANNING 

        1.       COMPETITIVE PROPOSAL REQUIRED 

                 The current service provider acknowledges that County intends to conduct a competitive 
                 procurement process for the provision of emergency ambulance service within its 
                 Exclusive Operating Area following termination of the current agreement.  The current 
                 service provider acknowledges and agrees that County may select a different ambulance 
                 service provider to provide exclusive emergency ambulance services within the EOA 
                 specified herein following said competitive procurement process. 

        2.       CURRENT SERVICE PROVIDER’S EMPLOYEES 

                 The current service provider acknowledges and agrees that supervisory personnel, EMTs, 
                 paramedics, and dispatch personnel working in the EMS system have a reasonable 
                 expectation of long‐term employment in the system, even though Contractors may change.  


                                                       Page 84 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             Accordingly, the current service provider shall not penalize or bring personal hardship to 
                 bear upon any of its employees who apply for work on a contingent basis with competing 
                 Proposers, and shall allow without penalty its employees to sign contingent employment 
                 agreements with competing Proposers at employees' discretion.  The current service 
                 provider may prohibit its employees from assisting competing Proposers in preparing 
                 proposals by revealing trade secrets or other information about the current service 
                 provider business practices or field operations. 

J.      "LAME DUCK" PROVISIONS 

        Should the Agreement not be renewed, extended, or if notice of early termination is given by 
        Contractor, Contractor agrees to continue to provide all services required in and under the 
        Agreement until the County or a new entity assumes service responsibilities.  Under these 
        circumstances Contractor will, for a period of several months, serve as a lame duck Contractor.  To 
        ensure continued performance fully consistent with the requirements herein through any such 
        period, the following provisions shall apply: 

        1.       Contractor shall continue all operations and support services at the same level of effort and 
                 performance as were in effect prior to the award of the subsequent Agreement to a 
                 competing organization, including but not limited to compliance with provisions hereof 
                 related to qualifications of key personnel;  

        2.       Contractor shall make no changes in methods of operation that could reasonably be 
                 considered to be aimed at reducing Contractor’s service and operating costs to maximize or 
                 effect a gain during the final stages of the Agreement; 

        3.       County recognizes that if another organization should be selected to provide service, the 
                 current service provider may reasonably begin to prepare for transition of service to the 
                 new entity.  County shall not unreasonably withhold its approval of the current service 
                 provider request to begin an orderly transition process, including reasonable plans to 
                 relocate staff, scale down certain inventory items, etc., as long as such transition activity 
                 does not impair the current service provider performance during this period. 

        4.       Should the County select another organization as a service provider in the future, the 
                 current service provider personnel shall have reasonable opportunities to discuss issues 
                 related to employment with such organizations without adverse consequence by the 
                 current service provider or County. 

                                                       Page 85 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
K.      GENERAL PROVISIONS 

        1.       ASSIGNMENT  

                 Contractor shall not assign any portion of the Agreement for services to be rendered 
                 without written consent first obtained from the County and any assignment made contrary 
                 to the provisions of this section may be deemed a material breach of the Agreement and, at 
                 the option of the County shall not convey any rights to the assignee. 

        2.       PERMITS AND LICENSES 

                 Contractor shall be responsible for and shall hold any and all required federal, state or local 
                 permits or licenses required to perform its obligations under the Agreement.  In addition, 
                 Contractor shall make all necessary payments for licenses and permits for the services and 
                 for issuance's of state permits for all ambulance vehicles used.   

                 It shall be entirely the responsibility of Contractor to schedule and coordinate all such 
                 applications and application renewals as necessary to ensure that Contractor is in complete 
                 compliance with federal, state and local requirements for permits and licenses as necessary 
                 to provide the services.  Contractor shall be responsible for ensuring that its employee’s 
                 state and local certifications as necessary to provide the services, if applicable, are valid 
                 and current at all times.   

        3.       COMPLIANCE WITH LAWS AND REGULATIONS 

                 All services furnished by Contractor under the Agreement shall be rendered in full 
                 compliance with all applicable federal, state and local laws, ordinances, rules and 
                 regulations.  It shall be Contractor’s sole responsibility to determine which, and be fully 
                 familiar with all laws, rules, and regulations that apply to the services under the 
                 Agreement, and to maintain compliance with those applicable standards at all times. 

        4.       PRIVATE WORK  

                 Contractor shall not be prevented from conducting private work that does not interfere 
                 with the requirements of the Agreement or allocation of overhead.  In the event Contractor 
                 does private work outside of the Agreement, and if any overhead costs are shared between 
                 the two businesses, financial information provided regarding the Agreement shall clearly 
                 identify the relation and percentage shared.  



                                                       Page 86 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
      5.     RETENTION OF RECORDS 

                 Contractor shall retain all documents pertaining to the Agreement for Seven as required by 
                 Federal and State laws and regulations, and no less than (7) years from the end of the fiscal 
                 year following the date of service and until all Federal/State audits are complete and 
                 exceptions resolved for this Agreement's funding period.  Upon request, and except as 
                 otherwise restricted by law, Contractor shall make these records available to authorized 
                 representatives of the County, the State of California, and the United States Government. 

        6.       PRODUCT ENDORSEMENT/ADVERTISING 

                 Contractor shall not use the name of Alameda County or Alameda County EMS for the 
                 endorsement of any commercial products or services without the expressed written 
                 permission of the EMS Director. 

        7.       OBSERVATION AND INSPECTIONS  

                 7.1      County representatives may, at any time, and without notification, directly observe 
                          Contractor's operations at the Contractors dispatch center and/or at the County 
                          Dispatch Center(s), maintenance facility, or any ambulance post location.  A County 
                          representative may ride as "third person" on any of Contractor's ambulance units at 
                          any time, provided, that in exercising this right to inspection and observation, 
                          County representatives shall conduct themselves in a professional and courteous 
                          manner, shall not interfere with Contractor employee's duties, and shall at all times 
                          be respectful of Contractor's employer/employee relationships. 

                 7.2      At any time during normal business hours and as often as may be reasonably 
                          deemed necessary by the County, County representatives may observe Contractor's 
                          office operations, and Contractor shall make available to County for its examination 
                          any and all business records, including incident reports, patient records, financial 
                          records of Contractor pertaining to the Agreement.  County may audit, copy, make 
                          transcripts, or otherwise reproduce such records including but not limited to 
                          contracts, payroll, inventory, personnel and other records, daily logs, employment 
                          agreements, and other documentation for County to fulfill its oversight role. 

        8.       OMNIBUS PROVISION  

                 Contractor understands and agrees that for five years following the conclusion of the 


                                                       Page 87 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             Agreement it may be required to make available upon written request to the Secretary of 
                 the US Department of Health and Human Services, or any other fully authorized 
                 representatives, the specifications and subsequent Agreements, and any such books, 
                 documents, and records that are necessary to certify the nature and extent of the 
                 reasonable costs of services. 

        9.       SMALL BUSINESS UTILIZATION  

                 Contractor is encouraged, and shall consider and involve, small businesses, women, and 
                 minority owned firms in its purchasing and subcontracting arrangements.  The County has 
                 a comprehensive business outreach and Small Local Emerging Business program.  The 
                 Contractor shall indicate in its Proposal how it intends to incorporate small and local 
                 businesses in its operational and business plans. 

        10.      RELATIONSHIP OF THE PARTIES  

                 Nothing in a resulting Agreement  shall be construed to create a relationship of employer 
                 and employee or principal and agent, partnership, joint venture, or any other relationship 
                 other than that of independent parties contracting with each other solely for the purpose of 
                 carrying out the provisions of the Agreement.  Nothing in the Agreement shall create any 
                 right or remedies in any third party, it being solely for the benefit of the County and 
                 Contractor. 

        11.      RIGHTS AND REMEDIES NOT WAIVED  

                 Contractor will be required to covenant that the provision of services to be performed by 
                 Contractor under the Agreement shall be completed without compensation from the 
                 County, except as specified in this RFP.  The acceptance of work under the Agreement shall 
                 not be held to prevent maintenance of an action for failure to perform work in accordance 
                 with the Agreement.   

        12.      CONSENT TO JURISDICTION  

                 Contractor shall consent to the exclusive jurisdiction of the courts of the State of California 
                 or a federal court in California in any and all actions and proceedings between the parties 
                 hereto arising under or growing out of the Agreement.  Venue shall lie in Alameda County, 
                 California. 




                                                       Page 88 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
      13.    END­TERM PROVISIONS  

                 Contractor shall have ninety (90) days after termination of the Agreement in which to 
                 supply the required audited financial statements and other such documentation necessary 
                 to facilitate the close out of the Agreement at the end of the term. 

        14.      COST OF ENFORCEMENT  

                 If County or Contractor institutes litigation against the other party to enforce its rights 
                 pursuant to performing the work contemplated herein the actual and reasonable cost of 
                 litigation incurred by the prevailing party, including but not limited to attorney's fees, 
                 consultant and expert fees, or other such costs shall be paid or reimbursed within ninety 
                 (90) days after receiving notice by the party which prevails. 

        15.      GENERAL AGREEMENT PROVISIONS  

                 In addition to the specific Agreement provisions listed in this document, the written 
                 Agreement will include general conditions required by County in agreements such as this. 




                                                       Page 89 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                                     Blank page 

                                                                  




                                                       Page 90 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                         EXHIBIT C 

                                        INSURANCE REQUIREMENTS 

1.      EVIDENCE OF INSURANCE:  Certificates of insurance are required from a reputable insurer 
        evidencing all coverages required for the term of any contract that may be awarded 
        pursuant to this RFP.  

2.      COUNTY NAMED AS ADDITIONAL INSURED:  The County’s insurance requirements for 
        Additional Insured reads, “All insurance required above with the exception… shall be 
        endorsed to name as additional insured…”An endorsement is an amendment to a contract, 
        such as an insurance policy, by which the original terms are changed.  The insurance 
        certificate (also known as the “Accord”) carries a disclaimer, “This certificate is issued as a 
        matter of information only and confers no rights upon the certificate holder. This 
        certificate does not amend, extend or alter the coverage afforded by the policy 
        below.”  Additional insureds listed in the description box are not a proper risk transfer.  Any 
        amendment or extension of the coverage such as an additional insured should be provided 
        by a separate endorsement page or copy of the policy. 

3.      INSURANCE PROVISIONS (see table on page 93 for insurance requirements)  

        Contractor shall keep in effect during the entire term of Contract and any extension or 
        modification of Contract, insurance policies meeting the following insurance requirements unless 
        otherwise expressed in Contract: 

        3.1      Contractor shall provide malpractice insurance and comprehensive liability insurance, 
                 including coverage for owned and non‐owned vehicles, each with a minimum combined 
                 single limit coverage of not less than $5,000,000.00 for all damages, including 
                 consequential damages, due to bodily injury, sickness or disease, or death to any person or 
                 damage to or destruction of property, including the loss of use thereof, arising from each 
                 act, omission, or occurrence.  Such insurance shall be endorsed to include the County of 
                 Alameda and their respective officers and employees as additional named insured as to all 
                 services performed by the Contractor under this contract. 

        3.2      Contractor shall provide workers' compensation insurance coverage for its employees. 

        3.3      Contractor shall provide County with a certificate(s) of insurance evidencing liability, 


                                                       Page 91 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             medical malpractice and workers' compensation insurance as required herein no later than 
                 the effective date of Contract.  If Contractor should renew the insurance policy(ies) or 
                 acquire either a new insurance policy(ies) or amend the coverage afforded through an 
                 endorsement to the policy(ies) at any time during the term of Contract, then Contractor 
                 shall provide (a) current certificate(s) of insurance. 

        3.4      The insurance policies provided by Contractor shall include a provision for thirty (30) days 
                 written notice to County before cancellation or material change of the above specified 
                 coverage.  Said policies shall constitute primary insurance as to County, State and Federal 
                 Governments, and their officers, agents, and employees, so that other insurance policies 
                 held by them or their self‐insurance program(s) shall not be required to contribute to any 
                 loss covered under Contractor's insurance policy or policies. 

4.      PROPOSAL BOND:  Upon award of the contract by the Board, the successful Proposer will post a 
        bond in the amount of one hundred thousand dollars ($100,000), which shall be payable to County 
        if the proposal is withdrawn prior to execution of an agreement for ambulance services. 




                                                       Page 92 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                       COUNTY OF ALAMEDA MINIMUM INSURANCE REQUIREMENTS 

     Without limiting any other obligation or liability under this Agreement, the Contractor, at its sole cost and expense, shall secure and keep in force 
        during the entire term of the Agreement or longer, as may be specified below, the following insurance coverage, limits and endorsements: 


                         TYPE OF INSURANCE COVERAGES                                                              MINIMUM LIMITS 

 A         Commercial General Liability                                                              $5,000,000.00 per occurrence (CSL) 
           Premises Liability; Products and Completed Operations; Contractual Liability;             Bodily Injury and Property Damage 
           Personal Injury and Advertising Liability; Abuse, Molestation, Sexual Actions, 
           and Assault and Battery 
 B         Commercial or Business Automobile Liability                                               $5,000,000.00 per occurrence (CSL) 
           All owned vehicles, hired or leased vehicles, non‐owned, borrowed and                     Any Auto 
           permissive uses.  Personal Automobile Liability is acceptable for individual              Bodily Injury and Property Damage 
           Contractors with no transportation or hauling related activities 
 C         Workers’ Compensation (WC) and Employers Liability (EL)                                   WC:  Statutory Limits  
           Required for all Contractors with employees                                               EL: $1,000,000.00  per accident for bodily 
                                                                                                     injury or disease 
 D         Professional Liability/Errors & Omissions                                                 $5,000,000.00 per occurrence 
           Includes endorsements of contractual liability and defense and indemnification            $10,000,000.00 project aggregate 
           of the County 
 E         Endorsements and Conditions: 
           1.   ADDITIONAL INSURED:  All insurance required above with the exception of Professional Liability, Personal Automobile 
                Liability, Workers’ Compensation and Employers Liability, shall be endorsed to name as additional insured: County of 
                Alameda, its Board of Supervisors, the individual members thereof, and all County officers, agents, employees and 
                representatives. 
           2.   DURATION OF COVERAGE: All required insurance shall be maintained during the entire term of the Agreement with the 
                following exception: Insurance policies and coverage(s) written on a claims‐made basis shall be maintained during the entire 
                term of the Agreement and until 3 years following termination and acceptance of all work provided under the Agreement, with 
                the retroactive date of said insurance (as may be applicable) concurrent with the commencement of activities pursuant to this 
                Agreement. 
           3.   REDUCTION OR LIMIT OF OBLIGATION:  All insurance policies shall be primary insurance to any insurance available to the 
                Indemnified Parties and Additional Insured(s).  Pursuant to the provisions of this Agreement, insurance affected or procured 
                by the Contractor shall not reduce or limit Contractor’s contractual obligation to indemnify and defend the Indemnified Parties. 
           4.   INSURER FINANCIAL RATING:  Insurance shall be maintained through an insurer with a minimum A.M. Best Rating of A‐ or 
                better, with deductible amounts acceptable to the County.  Acceptance of Contractor’s insurance by County shall not relieve or 
                decrease the liability of Contractor hereunder.  Any deductible or self‐insured retention amount or other similar obligation 
                under the policies shall be the sole responsibility of the Contractor. Any deductible or self‐insured retention amount or other 
                similar obligation under the policies shall be the sole responsibility of the Contractor. 
           5.   SUBCONTRACTORS:  Contractor shall include all subContractors as an insured (covered party) under its policies or shall 
                furnish separate certificates and endorsements for each subContractor.  All coverages for subContractors shall be subject to all 
                of the requirements stated herein. 
           6.   JOINT VENTURES: If Contractor is an association, partnership or other joint business venture, required insurance shall be 
                provided by any one of the following methods: 
                –   Separate insurance policies issued for each individual entity, with each entity included as a “Named Insured (covered 
                    party), or at minimum named as an “Additional Insured” on the other’s policies. 
                –   Joint insurance program with the association, partnership or other joint business venture included as a “Named Insured. 
           7.   CANCELLATION OF INSURANCE:  All required insurance shall be endorsed to provide thirty (30) days advance written notice 
                to the County of cancellation. 
           8.   CERTIFICATE OF INSURANCE: Before commencing operations under this Agreement, Contractor shall provide Certificate(s) 
                of Insurance and applicable insurance endorsements, in form and satisfactory to County, evidencing that all required insurance 
                coverage is in effect.  The County reserves the rights to require the Contractor to provide complete, certified copies of all 
                required insurance policies.  The require certificate(s) and endorsements must be sent to: 
                – Department/Agency issuing the contract 
                – With a copy to Risk Management Unit (125 – 12th Street, 3rd Floor, Oakland, CA 94607) 



                                                                    Page 93 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                         EXHIBIT D 

                                                     REFERENCES  

1.      Proposers are to provide a list of three (3) current and three (3) former governmental clients on the 
        following form.  References must be satisfactory as deemed solely by County. References should have 
        similar scope, volume and requirements to those outlined in these specifications, terms and 
        conditions. 

2.      Reference information is to include: 

        2.1      Company/Agency name 

        2.2      Contact person (name and title), contact person is to be someone directly involved 
                 with the services 

        2.3      Complete street address 

        2.4      Telephone number 

        2.5      Type of business 

        2.6      Dates of service 

3.      The County may contact some or all of the references provided in order to determine Proposer’s 
        performance record on work similar to that described in this request.  The County reserves the 
        right to contact references other than those provided in the response and to use the information 
        gained from them in the evaluation process. 




                                                       Page 94 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                               EXHIBIT D 
                                                          REFERENCES 
                                                                      


CURRENT REFERENCES                               Proposer name:            


    Company Name:                        
    Address:                             
    City, State, Zip Code:               
    Contact Person:                      
    Telephone Number:              (      )            
    Service Provided:                    
    Dates/Type of Service:      /    /        ,             
 
    Company Name:                        
    Address:                             
    City, State, Zip Code:               
    Contact Person:                      
    Telephone Number:              (      )            
    Service Provided:                    
    Dates/Type of Service:      /    /        ,             
 
    Company Name:                        
    Address:                             
    City, State, Zip Code:               
    Contact Person:                      
    Telephone Number:              (      )            
    Service Provided:                    
    Dates/Type of Service:      /    /        ,             
 




                                                            Page 95 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                               EXHIBIT D 
                                                          REFERENCES 
                                                                      


FORMER REFERENCES                                Proposer name:            


    Company Name:                        
    Address:                             
    City, State, Zip Code:               
    Contact Person:                      
    Telephone Number:              (      )            
    Service Provided:                    
    Dates/Type of Service:      /    /        ,             
 
    Company Name:                        
    Address:                             
    City, State, Zip Code:               
    Contact Person:                      
    Telephone Number:              (      )            
    Service Provided:                    
    Dates/Type of Service:      /    /        ,             
 
    Company Name:                        
    Address:                             
    City, State, Zip Code:               
    Contact Person:                      
    Telephone Number:              (      )            
    Service Provided:                    
    Dates/Type of Service:      /    /        ,             
                                                                      




                                                            Page 96 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                                                                               EXHIBIT E­1 
                         ILLUSTRATION OF THE ANATOMY OF AN EMS INCIDENT 
         
                                                                                                        Anatomy of an EMS Incident
         
                                                                                                                         EMS Time on Task Interval



                                                          SERVICE RESPONSE TIME

                                                      Communications                Unit Response Interval

                                                                                                                                                   Patient Contact Interval
                                                        Dispatch Interval

                                                                                        “Chute” Time

                                            Call-Taking Interval                                                                                                         Unit Transport Interval




                                                EMS Activation Interval                            Travel Time
                                                                                                                                                                                           Destination/Recovery Interval
                               911 PSAP
                                                          Call Processing (AMPDS)                                                       UNIT ON SCENE INTERVAL
                              Processing



                                                                     Default                                                                   Patient Contact
            Incident &                 Call                                              Unit Enroute          Unit Arrival                   First CPR (EMS)                   Unit Departs                  Patient Care              Unit on
                                                                   Response
            Discovery                Transfer                                                                   At Scene                  CPR (EMS) Terminated                    Scene                       Transferred                Post
                                                                   Established
                                     To EMS                                                                                           First Defibrillatory Shock (EMS)                                        Available for
                                                                  Unit Pre-alert
                                                                                                                              Patient         ROS Circulation                                                 Assignment       Unit
                                                                                                   Determinant
                                                       Location                                     Reached                   Contact Intubation Attempted/Achieved                                                           Departs
                                                       Verified             Unit Assigned                                                     ROS Ventilation                                  Unit Arrives
                                             EMS                                                    Response
                                                                                                                                      IV Access Attempted/Achieved                             Destination
                                            Phone                                                   Upgrade/
                  Initial Access                                                                                                         Medications Administered
                                            Pick up                                                Downgrade
                      To 911



                         T0            T1       T2        T3          T4           T5         T6        T4.1       T7           T7.1            Time                               T8             T9              T10         T11 T12



                                                                                                                        EXHIBIT E­2 
                                                                    MAP ­ EMERGENCY RESPONSE ZONES 
                                                      1
                                                            2
                                                        3
         1 ­ Albany                                                    4
         2 ­ Berkeley
         3 ­ Emeryville
         4 ­ Piedmont                                     6                         5
         5 ­ Oakland
         6 ­ Alameda
         7 ­ San Leandro                                                                                                                              17
                                                                                          7                    11
         8 ­ Ashland                                                                            8
         9 ­ Cherryland                                                                                                                                                         19
                                                                                              10 9                 12
                                                                                                                                                        18
       10 ­ San Lorenzo
       11 ­ Castro Valley
       12 ­ Fairview                                                                                 13                                        20
       13 ­ Hayward                                                                                                           14
       14 ­ Union City
       15 ­ Newark
       16 ­ Fremont
       17 ­ Dublin                                                                                                                        16
       18 ­ Pleasanton                                                                                                  15
       19 ­ Livermore
       20 ­ Sunol




                                                                                                           Page 97 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                                  EXHIBIT F 
                                                              FACE SHEET 
                   ***THIS FORM MUST APPEAR AS THE FIRST PAGE OF THE PROPOSAL*** 
                                                                            

  

 This is a proposal to contract with Alameda County to provide emergency medical ground ambulance 
 services to persons requesting said service through the County or a County Dispatch Center(s). 

          Name of Proposer:             

                               Dba:             

          Type Of Organization:                      Corporation                 LLC        Partnership         Other            
          Date Founded Or Incorporated:     /    /         

          Legal Address:  
                                     

                                     

                                     

          Phone:  (      )       ‐           ext.:             Fax:  (      )       ‐          (Required For Notification) 

          Federal Tax Identification Number:             

          Contact person:              

          Title:            

          Phone: (      )       ‐                          E­Mail:             

          Address For Mailings: (If different from above):  
                                     

                                     

                                     

          Authorized Signature: _________________________________________  Date Submitted:     /    /         

          Print Name:            

          Title:            


                                                                            

                                                               Page 98 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                         EXHIBIT G 
                                PROPOSAL FORM: PATIENT CHARGES 
1.      Patient Charges shall be submitted on this exhibit in Table C as is.  Proposed patient charges should 
        take into consideration the cost of providing care to indigent patients.  No alterations or changes of 
        any kind are permitted.  Proposals that do not comply will be subject to rejection in total. The 
        primary means of Contractor compensation is through fee‐for‐services reimbursement of patient 
        charges.   

2.      The County has adopted a “bundled” rate for ambulance services with a single base rate, whereby 
        most fees for service are included in the base rate, with the exception of oxygen, mileage, and 
        Treat‐No transport; there is no distinction between ALS and BLS base rate.  The selected 
        Contractor should be able to operate for six (6) months after contract start date without revenue. 

3.      Table A shows the current approved charges in Alameda County. 

                       Table A ­ Current Approved Charges                                                       
          Bundled Base Rate                                                                                  $1,294.90 
          Mileage/mile                                                                                             $29.80 
          Oxygen                                                                                                   $97.63 
          Treat, Non‐transport rate*                                                                           $359.70 
*Treat, Non­transport rate applies to patients who receive a treatment intervention (such as 50% Dextrose) and subsequently 
refuse transport.  Assessment (vital signs, EKG, etc.) does not constitute treatment interventions 


4.      Table B shows the current service provider’s experience over the past 3 years.  We are providing 
        this information to enable Proposers to make revenue projections, which will assist them in 
        determining the appropriate patient charges 

                                               Table B – 2006­2008 Data 
                           Total #             Total  Average Trip         # of trips                          % of trips 
     Year                 of Trips           Mileage          Miles     with oxygen                          with oxygen 
     2006               84,143            489,514                  5.82                44,025                   52.32% 
     2007               86,031            494,428                  5.75                49,434                   57.46% 
     2008               87,389            493,608                  5.65                53,759                   61.52% 
     Grand 
     Total            257,563          1,477,550                   5.74             147,218                    57.16% 




                                                       Page 99 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
5.    The patient charges quoted in Table C shall include all taxes and all fees charged to patients or third 
         party payers. Proposals should reflect a bundled rate structure and no other charges for supplies, 
         equipment, or procedures, or other services will be accepted.  Contractor shall comply with fee 
         schedule and rates proposed in response to this RFP and negotiated with the County.   

                                                                      

                                                  Table C ­ Proposed Charges 
    Complete the proposed charge for each item listed below.   
    No other patient charges will be considered.                                                     
       Bundled Base Rate                                                                            $          .     
       Mileage/mile                                                                                 $          .     

       Oxygen                                                                                       $          .     

       Treat, Non‐transport rate*                                                                   $          .     
*Treat,  Non­transport  rate  applies  to  patients  who  receive  a  treatment  intervention  (such  as  50%  Dextrose)  and  subsequently 
refuse transport.  Assessment (vital signs, EKG, etc.) does not constitute treatment interventions 

 

 

PROPOSER AGREES THAT THE PRICES QUOTED ARE THE MAXIMUM THAT WILL 
CHARGE DURING THE TERM OF ANY CONTRACT AWARDED, WITH THE EXCEPTION 
OF FEE INCREASES BASED ON THE CONSUMER PRICE INDEX. 

FIRM:            

SIGNATURE:________________________________________________________________________DATE:     /    /         

PRINTED NAME:            

TITLE:            




                                                          Page 100 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                         EXHIBIT H 
                                           REQUEST FOR EXCEPTIONS 

   List  below  requests  for  exceptions,  if  any,  to  the  RFP  and  its  exhibits;  and  submit  this  form  with 
   your  proposal.    The  County  is  under  no  obligation  to  accept  any  exceptions  and  such  exceptions 
   may be a basis for proposal disqualification. 

                                                                  

                     Reference To: 
    Item 
     No.        Page #         Paragraph #                                     Description 

   1.                                               


   2.                                               


   3.                                               


   4.                                               


   5.                                               


   6.                                               


   7.                                               


   8.                                               


   9.                                               


   10.                                              


   Proposer Name:            

   Proposer Signature: __________________________________________________________________________________ 

   Date:     /    /         

                                                                  


                                                       Page 101 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                         EXHIBIT I 

                                         MINIMUM REQUIREMENTS  
                           “SHORT VERSION” PATIENT CARE RECORD 

1.      For each patient transported, a complete, printed Patient Care Record (PCR) is to be left at 
        the receiving hospital prior to the departure of the ambulance crew.  Availability of an 
        electronic copy of the PCR at the hospital shall not substitute for leaving a printed copy. 

2.      In the event that the crew is unable to fully complete the PCR, the following minimum 
        information “Short Version” shall be regarded as fulfilling this requirement.  However, a 
        fully completed PCR must be delivered within 24 hours of the “at hospital” time. 

                 Location of incident 
                 Patient name 
                 Residence 
                 Age 
                 Weight 
                 General assessment 
                 Past medical history 
                 History of present illness/ injury 
                 Mechanism of injury 
                 Medications 
                 Allergies 
                 Physical assessment 
                 Vital signs (BP, Pulse, Respirations, Skin signs, SpO2) 
                 Treatment administered  
                 Response to treatment  
                 Narrative  
                 Common # for tracking both sections of PCR [sic]  
                 Continuation form # if applicable  
                 Signature/ initial of person receiving patient care record  
                 Signature/ name of person completing patient care record  
                 GCS score  
                 Approximate time of patient contact 


                                                      Page 102 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                         EXHIBIT J 

                                      ADDITIONAL REQUIREMENTS 

1.      FINANCIAL REQUIREMENTS:  Responses are to include:   

        1.1      Externally  audited  financial  statements  for  the  past  three  (3)  years.    Proposers’  audited 
                 financial  statements  must  be  satisfactory,  as  deemed  solely  by  County,  to  be  considered  for 
                 contract award. 

        1.2      Contractor shall  provide  annually  an  externally  audited  financial  statement  for  the  entire 
                 term  of  the  contract  by  the  end  of  the  1st  quarter  (October  1st),  following  the  end  of  the 
                 County fiscal year. 

        1.3      Estimated  amount  of  start‐up  capital  required  to  finance  administration  and  ambulance 
                 operations for the first 90 days of the contract.  Include the  source of this capital and, if any 
                 part  of  it  will  be  borrowed,  include  verification  from  a  financial  institution  that  your 
                 organization is pre‐qualified to borrow sufficient funds.  Contractor should be able to operate 
                 for six (6) months after contract start date without revenue. 

2.      KEY PERSONNEL ‐ Qualifications and Experience 

        Proposals shall include a complete list of and resumes for all Key Personnel associated with the 
        RFP.  Provide no more than two pages of information for each person. Include all Key Personnel 
        specified in Exhibit A – Scope of Work, Section E ‐2 who will provide services/training to 
        Contractor’s employees and all Key Personnel who will provide maintenance and support 
        services.  For each person on the list, the following information shall be included:  

        2.1      Relationship with Proposer, including job title and years of employment with Proposer 

        2.2      Role that the person will play in connection with the RFP 

        2.3      Address, telephone, fax numbers, and e‐mail address 

        2.4      Educational background 

        2.5      Relevant experience 

        2.6      Relevant awards, certificates or other achievements 

3.      IMPLEMENTATION PLAN AND SCHEDULE 

        The proposal shall include an implementation plan and schedule, including a description of 
        strategic deployment methodology.  The plan for implementing the proposed services shall 

                                                      Page 103 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
      include periodic progress reports to the County EMS Director, as well as inspection of facilities and 
        equipment by County EMS representatives.  In addition, the plan shall include a detailed schedule 
        indicating how Proposer will ensure adherence to the timetables set forth herein for the initiation 
        of services. 

4.      STATEMENT OF COMPLIANCE 

        The proposal must include a statement that the Proposer is willing and able to comply with all 
        terms and conditions described in Exhibit B, “Regulatory Compliance and Financial Provisions.”  
        Any exceptions or limitations must be listed in Exhibit H and also referenced in the response to 
        this section. 

5.      INDEMNIFICATION 

        5.1      Contractor (as indemnitor) will be required to indemnify, save and hold County, its officers 
                 and employees, agents, successors and assigns (as indemnitee) harmless from and against 
                 and in respect of any act, judgment, claim, domain, suit, proceeding, expenses, orders, 
                 action, loss, damage, cost, charge, interest, fine, penalty, liability, reasonable attorney and 
                 expert fees, and related obligations (collectively, the "claims") arising from or related to 
                 acts and omissions of Contractor in its performance under the Agreement, whether direct 
                 or indirect including but not limited to, liabilities, obligations, responsibilities, remedial 
                 actions, losses, damages, punitive damages, consequential damages to third parties, treble 
                 damages, costs and expenses, fines, penalties, sanctions, interest levied and other charges 
                 levied by other federal, state and local government agencies on County by reasons of 
                 Contractor's direct or indirect actions.  This indemnity will survive and remain in force 
                 after the expiration or termination of the Agreement and is unlimited; provided, however 
                 that the indemnity is not intended to cover claims against the County arising solely of 
                 County’s own negligence or intentional misconduct.  For purposes of this section, the term 
                 County shall include the County, officers, its employees and consultants. 

        5.2      County (as indemnitor) will be required to indemnify, save and hold Contractor, its officers 
                 and employees, agents, successors and assigns (as indemnitee) harmless from and against 
                 and in respect of any act, judgment, claim, domain, suit, proceeding, expenses, orders, 
                 action, loss, damage, cost, charge, interest, fine, penalty, liability, reasonable attorney and 
                 expert fees, and related obligations (collectively, the "claims") arising from or related to 
                 acts and omissions of Contractor in its performance under the Agreement, whether direct 


                                                      Page 104 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             or indirect including but not limited to, liabilities, obligations, responsibilities, remedial 
                 actions, losses, damages, punitive damages, consequential damages to third parties, treble 
                 damages, costs and expenses, fines, penalties, sanctions, interest levied and other charges 
                 levied by other federal, state and local government agencies on Contractor by reasons of 
                 County’s direct or indirect actions.  This indemnity will survive and remain in force after 
                 the expiration or termination of the Agreement and is unlimited; provided, however that 
                 the indemnity is not intended to cover claims against Contractor arising solely of 
                 Contractor’s own negligence or intentional misconduct.  For purposes of this section, the 
                 term Contractor shall include Contractor, officers, its employees and consultants. 

        5.3      The following provisions shall control the indemnity provided hereunder: 

                 5.3.1 Indemnity defense.  Indemnitor, at its cost and expense, shall fully and diligently 
                          defend indemnitee against any claims brought, investigations undertaken or 
                          actions filed which concern claims for which Indemnitee is indemnified.  
                          Indemnitor may employ qualified attorneys of its own selection to appear and 
                          defend the claim or action on behalf of Indemnitee upon Indemnitee approval.  
                          Indemnitor, acting in good faith and in the best interest of Indemnitee, shall have 
                          the sole authority for the direction of the defense, and shall be the sole judge of the 
                          acceptability of any compromise or settlement of any claims or actions against 
                          Indemnitee so long as such compromise or settlement does not impose a liability 
                          on Indemnitee not fully covered and satisfied by the indemnity provided by this 
                          section or, in Indemnitee‘s judgment, subject to any material adverse order, 
                          judgment, or decree which impairs its image or ability to operate its business as 
                          previously conducted.  Otherwise, Indemnitee reserves the exclusive right to 
                          reject any such compromise or settlement and prosecute the claim, compromise or 
                          settlement.  Indemnitor shall inform Indemnitee, on a quarterly or more frequent 
                          basis, on the progress and proposed resolution of any claim and shall cooperate in 
                          responding to inquiries of Indemnitee and its legal counsel. 

                 5.3.2 Reimbursement for expenses.  Indemnitor shall reimburse Indemnitee for any 
                          and all necessary expenses, attorney's fees, interest, penalties, expert fees, or costs 
                          incurred in the enforcement of any part of the Agreement thirty (30) days after 
                          receiving notice that Indemnitee has incurred them. 

                 5.3.3 Cooperation of parties and notice of claim.  Contractor and County shall 

                                                      Page 105 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   provide the other prompt written notice of any such audit or review of any actual 
                          or threatened claim, or any statement of fact coming to that party’s attention 
                          which is likely to lead to a claim covered by the indemnity.  Each party agrees to 
                          cooperate in good faith with the other and respond to any such audit or review 
                          and defending any such claim. 




                                                      Page 106 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                         EXHIBIT K 

                            DEBARMENT AND SUSPENSION CERTIFICATION 
                                                                  


The Proposer, under penalty of perjury, certifies that, except as noted below, Proposer, its principal, and 
any named subcontractor: 

1.        Is not currently under suspension, debarment, voluntary exclusion, or determination of 
          ineligibility by any federal agency; 

2.        Has not been suspended, debarred, voluntarily excluded or determined ineligible by any federal 
          agency within the past three years; 

3.        Does not have a proposed debarment pending; and, 

4.        Has not been indicted,  convicted, or had a civil judgment rendered against it by a court of 
          competent jurisdiction in any matter involving fraud or official misconduct within the past three 
          years. 

If there are any exceptions to this certification, insert the exceptions in the following space.   
      

 

Exceptions will not necessary result in denial of award, but will be considered in determining Proposer 
responsibility.  For any exception noted above, indicate below to whom it applies, initiating agency, and 
dates of action. 

Notes:  Providing false information may result in criminal prosecution or administrative sanctions.  The 
            above certification is part of the Proposal.  Signing this Proposal on the signature portion thereof 
            shall also constitute signature of this Certification. 


Proposer Name:            

Proposer Signature: __________________________________________________________________________________________ 

Title:            

Date:     /    /         

                                                      Page 107 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                         EXHIBIT L 

                                        FIRST SOURCE AGREEMENT 

Contractor agrees to provide Alameda County (through East Bay Works and Social Services Agency), 
ten (10) working days to refer to Contractor, potential candidates to be considered by Contractor to fill 
any new or vacant positions that are necessary to fulfill their contractual obligations to the County, that 
Contractor has available during the life of the contract before advertising to the general public.  
Contractor will also provide the County with specific job requirements for new or vacant positions.  
Contractor agrees to use its best efforts to fill its employment vacancies with candidates referred by 
County, but final decision of whether or not to offer employment, and the terms and conditions thereof, to 
the candidate(s) rest solely within the discretion of the Contractor.   

Alameda County (through East Bay Works and Social Services Agency) agrees to only refer pre‐
screened qualified applicants, based on Contractor specifications, to Contractor for interviews for 
prospective employment by Contractor (see Incentives for Contractor Participation under 
Contractor/First Source Program located on the Small Local Emerging Business (SLEB) Website. 
                                                http://www.co.alameda.ca.u

If compliance with the First Source Program will interfere with Contractor’s pre‐existing labor 
agreements, recruiting practices, or will otherwise obstruct Contractor’s ability to carry out the terms of 
the contract, Contractor will provide to the County a written justification of non‐compliance in the space 
provided below.    


Company Name:            

Contractors Signature: __________________________________________________________________________________________ 

Title:            

Date:     /    /         

__________________________________________________________                             Date:     /    /         
(East Bay Works / One‐Stop Representative Signature) 

Justification of Non­Compliance: 
      




                                                      Page 108 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                         EXHIBIT M 

                      INVESTIGATIVE AUTHORIZATION – INDIVIDUAL 
                                                                  

The undersigned, being            (title) for            (entity), which is a prospective Contractor to provide 
Emergency Ambulance Transport Services to Alameda County recognizes that public health and safety 
requires assurance of safe, reliable and cost efficient ambulance service.  That assurance will require an 
inquiry into matters which are determined relevant by the Alameda County EMS Agency or its agents, 
such as, but not limited to, the character, reputation, competence of the entity’s owners and key 
employees.   

The undersigned specifically acknowledges that such inquiry may involve an investigation of his or her 
personal work experience, educational qualifications, moral character, financial stability and general 
background, and specifically agrees that the EMS Agency, or its agents, may undertake a personal 
investigation of the undersigned for the purpose stated.  This authorization shall expire six (6) months 
from the signature date. 
 
AUTHORIZATION FOR SUCH PERSONAL INVESTIGATION IS HEREBY EXPRESSLY GIVEN: 
 
Date:     /    /         
      
Individual Name 
 
                                                  ACKNOWLEDGEMENT 
                 STATE OF            

                   COUNTY OF            
                                        
On this            day of           , 20    , before me, the undersigned, a Notary Public in and for said County and 
State, personally appears            to me known to be the person described herein and who executed the 
foregoing Affirmation Statement, and acknowledged that he/she executed the same as his/her free act 
and deed. 

Witness my hand and Notarial Seal subscribed and affixed in said County and State, the day and year 
above written. 
                                                             ___________________________________________________________ 
                                                             Notary Public 
         
        Notary Public Seal                                  Commission Expiration Date:     /    /         


                                                        Page 109 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                         EXHIBIT N 

                             INVESTIGATIVE AUTHORIZATION – ENTITY 
                                                      
The undersigned entity, a prospective Contractor to provide Emergency Ambulance Transport Services 
for Alameda County recognizes that public health and safety requires assurance of safe, reliable and cost‐
efficient ambulance service. That assurance will require inquiry into aspects of entity’s operations 
determined relevant by the Alameda County EMS Agency, or its agents. The entity specifically agrees that 
the Alameda County EMS Agency or its agents may conduct an investigation for the purpose into, but not 
limited to the following matters;  

1.      The financial stability of the entity, including its owners and officers, any information regarding 
        potential conflict of interests, past problems in dealing with other clients or cities where the entity 
        has rendered service, or any other aspect of the entity operations or its structure, ownership or 
        key personnel which might reasonably be expected to influence the Alameda County EMS Agency’s 
        selection decision.  
2.      The entity’s current business practices, including employee compensation and benefits 
        arrangements, pricing practices, billings and collections practices, equipment replacement and 
        maintenance practices, in‐service training programs, means of competing with other companies, 
        employee discipline practices, public relations efforts, current and potential obligations to other 
        buyers, and genera internal personnel relations. 
3.      The attitude of current and previous customers of the entity toward the entity’s services and 
        general business practices, including patients or families of patients served by the entity, 
        physicians or other health care professionals knowledgeable of the entity’s past work, as well as 
        other units of local government with which the entity has dealt in the past.  
4.      Other business in which entity owners and/or other key personnel in the entity currently have a 
        business interest. 
5.      The accuracy and truthfulness of any information submitted by the entity in connection with such 
        evaluation. 




                                                      Page 110 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
This authorization shall expire six (6) months from the date of the signature. 
 
AUTHORIZATION FOR SUCH INVESTIGATION IS HEREBY EXPRESSLY GIVEN BY THE ENTITY: 
 
 

Entity Name:            

Authorized Representative (Signature): ___________________________________________________________________ 

Authorized Representative (Printed):           

Title:            

Date:     /    /         

 

                                                 ACKNOWLEDGEMENT 
                     STATE OF            

                     COUNTY OF            
                                  
 
On this            day of           , 20    , before me appeared            to me personally known, who being by me 
duly sworn, did say that he/she is the            of            and that said instrument was signed in behalf of 
said entity by authority delegated to him/her, and said affiant acknowledges said instrument to be the 
free act and deed of said entity. In WITNESS WHEREOF, I have hereunto set by hand and affixed my 
official seal the day and year last above written. 
 
 
                                                             ___________________________________________________________ 
                                                             Notary Public 
           
          Notary Public Seal                                Commission Expiration Date:     /    /         
 




                                                        Page 111 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                         EXHIBIT O 

                                        BUDGET COMPLIANCE FORM 
              ***THIS FORM MUST BE COMPLETED FOR THE FIRST THREE YEARS OF OPERATION 
                                AND BE INCLUDED IN THE PROPOSAL*** 

                                 PROPOSED ANNUAL OPERATING BUDGET 
                                                  
                                                          Year:            
        ANNUAL REVENUES 
                  Patient Charges 
                          Private payments                                                   $           
                          Medi‐Cal                                                           $           
                          Medicare                                                           $           
                          Other third party payments                                         $           
                          Subtotal                                                           $           
                          Other, Specify: 
                                                                                             $           
                                                                                             $           
                                                                                             $           
                                                                                             $           
                  Total Revenue                                                              $           

        NET INCOME                                                                           $           
         


BASIS FOR PATIENT REVENUE PROJECTIONS: 
                                                                                     Average 
                                      Annual number                                 payment/ 
 Source of Payment                     of transports             %                  transport                    Annual Revenue 
 Private                                                                      $                             $           
 Medi‐Cal Only                                                                $                             $           
 Medicare/Medi‐Cal                                                            $                             $           
 Medicare Only                                                                $                             $           
 Other:                                                                       $                             $           
 No Payment                                                                   $0.00                         $0.00 
 TOTAL                                                       100%             $                             $           




                                                        Page 112 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
      ANNUAL EXPENSES 
             Personnel 
                          Paramedics 
                              Wages                                                            $           
                              Benefits                                                         $           
                          EMT­I's 
                              Wages                                                            $           
                              Benefits                                                         $           
                          Other Personnel 
                              Wages                                                            $           
                              Benefits                                                         $           
                          Subtotal                                                             $           
                 Vehicles 
                          Gasoline, oil, tires                                                 $           
                          Repair and maintenance                                               $           
                          Depreciation                                                         $           
                          Subtotal                                                             $           
                 Medical Equipment/Supplies 
                          Supplies                                                             $           
                          Equipment lease/depreciation                                         $           
                          Maintenance & Repair                                                 $           
                          Subtotal                                                             $           
                 Other 
                          Rents and leases                                                     $           
                          Insurance                                                            $           
                          Utilities and telephone                                              $           
                          Office supplies & postage                                            $           
                          Professional Services                                                $           
                          Taxes                                                                $           
                                                                                               $           
                                                                                               $           
                                                                                               $           
                                                                                               $           
                          Subtotal                                                             $           
         TOTAL EXPENSES                                                                        $           




                                                        Page 113 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                                                                                     EXHIBIT P 

                     PROPOSAL CHECKLIST/MANDATORY TABLE OF CONTENTS 
      Section and subsection references have been provided to make finding the required information efficient. 


BINDER #1 ­ NARRATIVE                                                                                                                                                             Page # 
Executive Summary (optional)......................................................................................................................................................        
Required Forms: 
                         Face Sheet (Exhibit F) .....................................................................................................................................        
                         Completed Proposal Checklist (Exhibit P) .............................................................................................        
                         Proposal Form: Proposed Patient Charges (Exhibit G )....................................................................        
                         Evidence of Insurance (Exhibit C) .............................................................................................................        
                         Debarment and Suspension Certification (Exhibit K) .......................................................................        
                         Exceptions, Clarifications, Amendments (Exhibit H) ........................................................................        
                         References (Exhibit D) ....................................................................................................................................        
                         Additional Requirements (Exhibit J) ........................................................................................................        
                         First Source Agreement (Exhibit L) ..........................................................................................................        
                         Investigation Release Form ‐ Individual (Exhibit M).........................................................................        
                         Investigation Release Form ‐ Entity (Exhibit N) ..................................................................................        
                         Budget Compliance Form (Exhibit O) ......................................................................................................        
Credentials and Qualifications: (See General Information Section) 
                         Experience (See 4.1)........................................................................................................................................        
                         Demonstrated ability to meet response time standards (See 4.2) .............................................        
                         Financial stability (See 4.3)..........................................................................................................................        
                         Outstanding/Pending Litigation (See 4.4).............................................................................................        
                         Current contracts in Good Standing (See 4.5)......................................................................................        
Clinical Quality Improvement: 
       See Exhibit A – Scope of Work for the required contents of each of the following:  

                         Quality Management (See Section D[1]) ....................................................................................................        
                         Quality Processes and Practices (See Section D[2])..............................................................................        
                                      Leadership.........................................................................................................................................        
                                      Strategic Planning ..........................................................................................................................        
                                      Customer Focus...............................................................................................................................        
                                      Customer Service Hotline ...........................................................................................................        



                                                                                  Page 114 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   Measurement, Analysis, and Knowledge Management .................................................        
                                Process Management....................................................................................................................        
                                Results.................................................................................................................................................        
                    Commitment to Employees (See Section E)...................................................................................................................        
                                Workforce Engagement...............................................................................................................        
                                Dedicated Personnel.....................................................................................................................        
                                Key Personnel..................................................................................................................................        
                                Continuing Education Program................................................................................................        
                                Clinical and Operational Benchmarking ..............................................................................        
                Minimum Clinical Levels and Staffing Requirements (See Section F)..................................................        
                                Ambulance Staffing Requirements .........................................................................................        
                                Work Schedules and Human Resource issues ...................................................................        
                                Personnel Licensure/Certification/Training Requirements.......................................        
                                Personnel Training ........................................................................................................................        
                                Character Competence and Professionalism of Personnel ..........................................        
                                Internal Health and Safety Programs ....................................................................................        
                                Evolving OSHA and Other Regulatory Requirements ....................................................        
                                Treatment of Incumbent Workforce (if applicable)........................................................        
                Transport Requirement and Limitations (See Section G) .................................................................        
                                Destinations......................................................................................................................................        
                                Prohibitions Against Influencing Destination Decisions...............................................        
                Operations Management Provisions (See Section H)..........................................................................        
                                Services Description .....................................................................................................................        
                                Response Time Performance/Reliability/ 
                                      Measurement Methods .................................................................................................        
                Commitment to EMS System and Community (See Section I) ........................................................        
                                Coverage/Dedicated Ambulances/Use of Stations, Posts ............................................        
                                Collaboration with First Responder Agencies...................................................................        
                                Electronic Data Collection System ..........................................................................................        
                                Health Status Improvement/Community Education......................................................        
                                Support of Local EMS Training Activities ............................................................................        
                                Participation in EMS System Development ........................................................................        
                                Customer Feedback Surveys .....................................................................................................        
                                Accreditation....................................................................................................................................        



                                                                             Page 115 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
                   Disaster Assistance and Response..........................................................................................        
                                 Mutual Aid Requirements...........................................................................................................        
                                 Deployment Planning...................................................................................................................        
                                 Environmentally Friendly Business Practices...................................................................        
Regulatory Compliance and Financial Provisions: 
       See Exhibit B for the required contents of each of the following.  If no specific requirement is stated,  
      provide a statement that the Proposer will comply with the requirement. 

                     Federal Healthcare Program Compliance Provisions (See Section A) .........................................        
                                 Medicare Compliance Program Requirements .................................................................        
                                 HIPAA Compliance Program Requirements.......................................................................        
                     State and Local Regulations Compliance Provisions (See Section B) ..........................................        
                     Contractor Revenue (See Section C) ...........................................................................................................        
                                 Patient Charges ...............................................................................................................................        
                                 Fee Adjustments .............................................................................................................................        
                                 Billing/Collection Services.........................................................................................................        
                                 Contractor Compensation to the County and the System.............................................        
                                 Market Rights...................................................................................................................................        
                                 Air Ambulance Agreements.......................................................................................................        
                                 Accounting Procedures................................................................................................................        
                     Administrative Provisions (See Section D) ..............................................................................................        
                                 Service Plan.......................................................................................................................................        
                                 Annual Performance Evaluation..............................................................................................        
                                 Continuous Service Delivery .....................................................................................................        
                                 Material Breach and Provisions for  
                                 Termination of the Agreement.................................................................................................        
                                 Definition of Breach ......................................................................................................................        
                     County Remedies (See Section E) ................................................................................................................        
                     Provisions for Curing Material Breech/Emergency Takeover  (See Section F) .......................        
                     Termination (See Section G) ..........................................................................................................................        
                                 Written Notice .................................................................................................................................        
                                 Failure to Perform..........................................................................................................................        
                     Emergency Takeover (See Section H) ........................................................................................................        



                                                                             Page 116 of 118 
County of Alameda                                                                         RFP for EMS Ambulance Transport Provider 
 
             Transition Planning (See Section I) ............................................................................................................        
                                           Competitive Proposal Required...............................................................................................        
                                           Future Proposal Cycles ................................................................................................................        
                            “Lame Duck” Provisions  (See Section J)...................................................................................................        
                            General Provisions  (See Section K) ............................................................................................................        
                                           Assignment .......................................................................................................................................        
                                           Permits and Licenses....................................................................................................................        
                                           Compliance with Laws and Regulations ..............................................................................        
                                           Private Work ....................................................................................................................................        
                                           Retention of Records ....................................................................................................................        
                                           Product Endorsement/Advertising........................................................................................        
                                           Observation and Inspection.......................................................................................................        
                                           Omnibus Provisions ......................................................................................................................        
                                           Small Business Utilization ..........................................................................................................        
                                           Relationship of the Parties.........................................................................................................        
                                           Rights And Remedies Not Waived ..........................................................................................        
                                           Consent To Jurisdiction ...............................................................................................................        
                                           End‐Term Provisions....................................................................................................................        
                                           Cost Of Enforcement .....................................................................................................................        
                                           General Agreement Provisions.................................................................................................        
BINDER #2 ­ ATTACHMENTS                                                                                                                                                                              Page # 
          ................................................................................................................................................................................................        
          ................................................................................................................................................................................................        
          ................................................................................................................................................................................................        
          ................................................................................................................................................................................................        
          ................................................................................................................................................................................................        
          ................................................................................................................................................................................................        
          ................................................................................................................................................................................................        
          ................................................................................................................................................................................................        
 




                                                                                          Page 117 of 118 
                  EMERGENCY MEDICAL SERVICES AMBULANCE TRANSPORT PROVIDER 
                                 ADDENDUM TO REQUEST FOR PROPOSAL 

The County of Alameda, Emergency Medical Services, has issued a Request for Proposal for EMS 
Ambulance Transport Provider services.  This ADDENDUM is hereby made a part of the 
Emergency Medical Services Ambulance Transport Provider Request for Proposal released on 
June 2, 2009, as though originally included therein. 

The following amendments, corrections, additions and/or deletions shall govern this work.  This 
ADDENDUM is in two parts as follows: 

      Part I:          Amendments to the RFP 
      Part II:         Answers to Questions posed in writing prior to the Proposers Conference 
      Part III:        Responses to Questions Asked During the Proposes Conference 
      Part IV:         Written Comments and Input to RFP, and Responses Thereto 
       

                                                PART I: 

                                      AMENDEMENTS TO THE RFP 

The following REVISED sections issued by, incorporated and attached herein to this ADDENDUM 
replaces said corresponding section issued in the RFP and is hereby made a part of the Proposal 
requirements.  Said revisions shall be binding as though included in the original Request for 
Proposal.  Revisions are shown as follows:  additions are underlined; and deletions are struck 
through. 
 
Amendment #1. GENERAL INFORMATION, Section A STATEMENT OF WORK, (Page 1) 
      #1 ‐ INTENT has been modified as follows: 
      The term of the agreement is for the a five years period, beginning January 1, 2011 through 
      December 31, 2015 with an option for to extend, by mutual agreement, for an additional five (5) 
      year period. 

Amendment #2. GENERAL INFORMATION, Section B – INSTRUCTIONS TO PROPOSERS (page 6) 
      7.       CALENDAR OF EVENTS has been modified as follows: 

                                      Event                              Date 
                   RFP issued                                June 2, 2009 
                   Written questions due                     June 12, 2009  
                   Proposers Conference                      June 25, 2009 
                   Addendum issued                           August 15, 2009* 

                                                 Page 1 
 
               Response due                                   January 31, 2010 
               Evaluation period and Proposer interviews      February 1 ‐ March 31, 2010 
               Board letter issued                            April  2010 
               Board award date                               May  2010 
               Agreement negotiations                         June  – September  2010 
               Agreement processing                           October – November  2010 
               Board approval of Agreement                    January  2011 
               Start up period                                February – October 31, 2011 
               Agreement start date                           November 1, 2011 
      *Should questions and/or issues arise that warrant additional addenda, they will be provided to 
        all Proposers with the goal of maintaining all currently scheduled dates. 

Amendment #3. GENERAL INFORMATION, Section C – TERM AND CONDITIONS (Page 16) has been 
modified as follows: 

      15.    PERFORMANCE SECURITY BOND  
             Contractor shall furnish a faithful performance bond issued by a bonding company, 
             appropriately licensed and acceptable to County in the amount of six million dollars. 

Amendment #4. EXHIBIT A, Section D. – CLINICAL QUALITY IMPROVEMENT (Page 24) has been 
modified as follows: 
      2.4    Customer Service Hotline Telephone Line 
             2.4.1 Contractor shall establish and publish a Customer Service Telephone Line Hotline 
                   giving internal and external customers and system participants the ability to contact 
                   a designated liaison of the Contractor’s leadership team to discuss commendations 
                   or suggestions for service improvements.  The Hotline telephone line shall be 
                   accessible without charge to all callers within the continental United States. 
             2.4.2 The number may be answered by a designated manager or provide an opportunity 
                   for the caller to leave a voicemail message.  The hotline number will be published in 
                   the local telephone directory, on the Contractor’s website, and publicized at local 
                   healthcare facilities, fire stations and public safety agencies. .  
             2.4.3 If the number is answered by an automatic greeting and/or menu selection, and 
                   should a caller inadvertently call the customer service line looking for emergency 
                   service, the initial message must immediately convey that this is a customer service 
                   line, if caller has an emergency hang up and dial 911. 

Amendment #5. EXHIBIT A, Section E. – COMMITMENT TO EMPLOYEES, #2. DEDICATED 
PERSONNEL REQUIRED, (Page 31) has been modified as follows: 
      2.8    Clinical Field Supervisors 
             2.8.1 Respond to allas many ECHO calls as possible as a first priority to assist and provide 
                   oversight. 
                                                 Page 2 
 
Amendment #6. EXHIBIT A, Section H ­ ADDITIONAL PENALTY PROVISIONS (Page 54) 
         Table 6 in the RFP will be replaced with the following Table 6: 

               Event                                       Criteria                                         Penalty 
    Failure to respond to an         The Contractor shall respond to all reasonable          $25,000 for each failure to respond by 
    emergency request for a          requests for a response from the County Dispatch        the Contractor to a reasonable 
    response from the County         Center(s)                                               request for a response from the 
    Dispatch Center(s)                                                                       County Dispatch Center(s).  Prior to 
                                                                                             imposition of this penalty, the County 
                                                                                             will conduct an investigation of the 
                                                                                             incident. 
    Response and/or transport by All Echo, Delta and Charlie calls shall be responded to  $500 for every incident in which a BLS 
    a BLS unit when the category  by an ALS ambulance and the patient transported in         ambulance responds and transports a 
    requires an ALS unit                the ALS unit unless downgraded to a BLS transport    patient requiring an ALS ambulance 
                                        according to policy                                  (e.g. Echo, Delta, Charlie). 
    Failure to leave a printed PCR  100% of all PCRs will be provided to receiving facility  $50 for every PCR not provided to the 
    at the receiving facility.          prior to departure of crew.                          receiving facility prior to departure of 
                                                                                             crew.  
    Availability of an electronic copy   (See Exhibit I for minimum “short version” PCR 
    of the PCR at the receiving         requirements)                                        If Contractor falls below the required 
    hospital shall not substitute for                                                        90% compliance rate for any 
    leaving a printed copy prior to 
                                                                                             consecutive 30 day period, an 
    departure from the facility. 
                                                                                             additional penalty of $10,000 will 
                                                                                             apply. 
    Failure to leave printed PCR  A patient for whom a PCR is essential is defined as:       In addition to the $50.00 penalty 
    at receiving facility on a          - STEMI patient transported to any facility,         above, an additional $500 penalty PER 
    patient for whom a PCR is                including a Cardiac Receiving Center            INCIDENT will apply.   
    essential.                          - Stroke patient transported to any facility,         
                                          including a Stroke Center 
                                     -    Trauma patient transported to a trauma center 
                                     -    Any ECHO patient, or equivalent 
                                     -    Any emergent (lights & siren) return to the 
                                          hospital 
                                     - Any patient who is unable, for any reason, to 
                                          provide a history 
                                     - All patients aged 10 or less 
    Failure to provide timely        Clinical studies, quality improvement, data reports,     $50 per report per day received after 
    reports as defined in the RFP    unusual occurrences.                                     specified due date 
    Failure to provide on‐scene      Ambulance crews must report and document on‐             $500.00 penalty each incident 
    time                             scene time 100% of the time on every call. 
 
Amendment #7. EXHIBIT A, Section I. – COMMITMENT TO EMS SYSTEM AND COMMUNITY, (Page 
66) has been modified as follows: 
         2.       COLLABORATION WITH FIRST RESPONDER AGENCIES 
                  2.2.4 First Responder Equipment and Supplies: 
                                    Contractor shall establish a mechanism to exchange on a one‐for‐one basis 
                                     non‐expendable medical supplies and equipment used by fire first responder 
                                     agencies in connection with patient transports, in those situations where said 
                                     supplies and equipment are interchangeable. 

                                                                Page 3 
 
                          Contractor shall develop a supply consortium and make the buying of 
                           supplies and equipment available to first responder agencies using 
                           Contractor's suppliers. 
                          Equipment evaluation will be accomplished through a multi‐agency 
                           committee process.  The Contractor will work with EMS and First Responder 
                           agencies in developing equipment exchange and/or supply consortium 
                           procedures. 

Amendment #8. EXHIBIT 1, Section I, Section I, #9, DISASTER ASSISTANCE AND RESPONSE,  
(Page 71) 

      9.3.2  Disaster Response Vehicle/Equipment ­ Delete this entire subsection 

Amendment #9. EXHIBIT A, Section I, #10. – COMMITMENT TO EMS SYSTEM AND COMMUNITY  
(Page 72) has been modified as follows: 
      10.    MUTUAL AID REQUIREMENTS 
             10.6  Ambulance Service Assistance  ‐ Contractor, to be best of its ability, shall assist in 
             servicing any other emergency response areas where the County Agreement for that 
             response area has been suspended or terminated if requested to do so by the EMS Director. 
             10.6  Assistance to other County EOAs ‐ Contractor shall, to the best of its ability, assist 
             in servicing any other EOA within the County where the County Agreement for that EOA 
             has been suspended, if requested, to do so by the Contract Administrator. 
             10.7  Expansion of EOA ‐ If it becomes necessary to expand the Contractors EOA to 
             include one more cities in Zone 1 on a permanent basis, Contractor shall extend its service 
             area at no cost to the County.  Should this situation arise, a start‐up plan will be negotiated.  
             Upon implementation, Contractor shall be entitled to bill and collect revenue from this 
             service area. 

Amendment #10 EXHIBIT G, Proposed Patient Charges, Table C (Pages 99‐100) 
      The County will accept alternate pricing configurations based only on the following options: 

             a)     Ambulance response in 10 minutes to Echo and Delta Calls; 

             b)     Ambulance dispatch by Proposer's dispatch center; 
             c)     Ambulance response in 10 minutes to Echo and Delta Calls; and, ambulance dispatch 
                    by Proposer's dispatch center. 
      Table C should reflect patient charges based on the specifications contained in the RFP.  Alternate 
      pricing options must be submitted on the new Tables C‐1 through C‐3; Note, however, Proposers 
      are not required to submit revised pricing options.  Proposers are required to describe in detail 
      each option proposed and how each options will be implemented.  A revised Exhibit G is attached 
      to this document.   


                                                   Page 4 
 
Amendment #11.  EXHIBIT I, MINIMUM REQUIREMENTS “SHORT VERSION” PATIENT CARE 
RECORD (Page 102) has been modified as follows: 
     A. Location of incident 
     B. Patient name 
     C. Residence 
     D. Age 
     E. Weight 
     F. General assessment 
     G. Past medical history 
     H. History of present illness/ injury 
     I. Mechanism of injury 
     J. Medications 
     K. Allergies 
     L. Physical assessment 
     M. Vital signs (BP, Pulse, Respirations, Skin signs, SpO2) 
     N. Treatment administered  
     O. Response to treatment  
     P. Narrative  
                                                                                                    Formatted: Strikethrough
     Q. Common # for tracking both sections of PCR [sic]  
     R. Continuation form # if applicable  
     S. Signature/ initial of person receiving patient care record  
     T. Signature/ name of person completing patient care record  
        Q,  GCS ScoreGlasgow Coma Scale 
        R.  Approximate time of patient contact 

Amendment #12. EXHIBIT P, PROPOSAL CHECKLIST AND MANDATORY TABLE OF CONTENTS  
(Page 117) 
     "Future Proposal Cycles". should be changed to "Current Service Provider's Employees".  
     A corrected Exhibit P and Table of Contents was provided to you on the CD at the Proposer’s 
     Conference. 




                                                  Page 5 
 
                                                  Part II 

     Response to Written Questions Received Prior to the Proposers Conference 
           American Medical Response | Paramedics Plus | Rural Metro | EMS Response 
                                                       
1.    Section A. 1 (page 1) Recognizing that this RFP is for exclusive market rights for emergency 
      transports would the County consider making the award include non‐emergency transports 
      originating in the County? 
      No, at this time the County is not considering making the award include non emergency transports.    
      The County has an ambulance ordinance that regulates the providers of BLS non emergency 
      transport service in Alameda County. 
 
2.    Page 2, §2 states, “A successful emergency medical system has three major consumer objectives: 1) 
      help prevent lost lives; 2) minimize patients’ physical pain or disability; and, 3) reduce the expenses 
      associated with catastrophic injury or illness.” 
      The specific items that we believe will significantly increase the cost of providing service include 
      the following: 
 
      a)     Page 16, §15: "Performance Security Bond Contractor shall furnish a faithful performance 
             bond issued by a bonding company appropriately licensed and acceptable to County in the 
             amount of six million dollars.” (Emphasis Added). The current performance bond is 
             $500,000. 
             The increase is deemed necessary to cover 4‐6 months operating costs in the event of Breach.

      b)     Page 19, §1.1: “The agreement issued as a result of this RFP will include a one hundred 
             percent (100%) compliance to response time standards to all areas of the EOA.” The current 
             standard is 90%. 
             The County desires a 100% response time compliance; however, as stated on page 45, §H‐2, 
             2.2: "The County. . . recognizes that situations may arise that are outside the control of 
             Contractor.  In consideration of this, no penalties shall be assessed until response time 
             compliance falls below 90%." 
                     and 
             Page 52, 2.12.4 Penalty Provisions ‐ "Response Time Penalties will be assessed according to 
             Table 4."  Table 4 shows that penalties are not assessed until response times fall below 90% 
             compliance.  
              
      c)     Page 32, §2.6: “Quality Manager: Contractor shall provide a physician, a registered nurse, or 
             highly qualified and experienced paramedic to implement and oversee Contractor’s ongoing 
             quality management. This individual shall be responsible for the medical quality assurance 
             evaluation of all services provided pursuant to this Agreement.” This is a new position.   
             While the current agreement requires quality improvement activities, the new agreement 
             will require the addition of a quality manager as part of the leadership team.  
              
      d)     Page 32, §2.8: “Clinical Field Supervisors: At minimum, the Contractor shall provide two 
             Clinical Field Supervisors for each shift, approved by the EMS Medical Director, who are 
             experienced, clinically and administratively competent paramedics with prior 
             teaching/training experience who serve in the following responsibilities:….” 



                                                   Page 6 
 
         These are new positions and will require new vehicles and equipment.  
         This is a new position in Alameda County and the necessity of new vehicles and equipment is 
         a determination that the Proposer must factor in its proposal. 
          
    e)   Page 45, §2.2: Table 3, Echo call response time for transport is “08:30 min.” the current 
         requirement is 10:30. For Bravo calls the chart states the response time is “15:00 min.” the 
         current requirement is 20:00. 
         The transition to using MPDS categories for response times cannot be compared accurately 
         with the current system. ECHO calls are patients that present with life‐threatening illnesses 
         and comprise a small percentage of the call volume.  The goal is to decrease the response 
         time for ECHO calls, keeping DELTA calls at the current response and increasing the response 
         time for CHARLIE calls.  BLS personnel may respond, and according to MPDS are classified as 
         BLS‐hot and require a faster response time than ALPHA calls. 
     
    f)   Page 45, §2.3.1: “Emergency Response Zones (figure 3) – For response time monitoring, 
         reporting and compliance purposes, there are five (5) Emergency Response Zones (ERZ), 
         including the unincorporated areas contained within that zone.”  
         Currently the County uses three (3) zones to monitor response time compliance. 
         The response zones were modified to reflect the increased population density in the 880 
         corridor.  Zone 1 is covered by the fire departments in those cities and is not part of the EOA.  
         Zone 2 is primarily the City of Oakland and was added because of the large call volume and 
         unique challenges of responding to calls in this area. 
     
    g)   Page 59, §2.16.4: "Contractor shall equip all vehicles used ... with ... 800Mhz mobile radios 
         that are also 700 MHz capable, with front and rear compartment communications 
         capabilities….”  
         This requires more radio capability per unit than what is currently used.   
         The current standard is 800 MHz trunking‐type radios able to transmit and receive on the 
         public safety bands. County communications personnel are available for more specific 
         detailed description/requirements if needed.    
         From time to time the County makes changes to radio and other required equipment. The 
         Contractor needs to meet the county radio requirements, that may include a change from 800 
         to 700 MHz projected in 2015.  
     
    h)   Page 68, §3.2: “If, in the opinion of the County, the product described in 3.1 [a proposed 
         electronic data collection system and ePCR] is superior to the system currently in use, the 
         Contractor would be expected to provide this system to all EMS responders at no cost to these 
         agencies.”  
         The costs of hardware and software to provide and maintain ePCR to all first responders in 
         the County would be significant.   
         The goal is to transfer and integrate first responder data into Contractor's ePCR system.  To 
         accomplish this goal, the County may require the Contractor to provide the software and 
         make available the initial training for fire departments that agree and desire to integrate with 
         the system. 
     
    i)   Page 76, §C, states: "Contractor Revenue The primary means of Contractor compensation is 
         through fee for service reimbursement of patient charges.”  



                                               Page 7 
 
            ‐ Would the County be willing to assure proposers that substantial rate increases would be 
            approved provided proper documentation is provided to demonstrate the need based on 
            these new provisions in the RFP? 
            ‐ If rate increases do not produce adequate revenue to cover the costs of these new 
            provisions would the County be willing to explore options to reduce costs or provide other 
            mechanisms for funding the additional costs? 
            Proposers should take into consideration all requirements when responding to this RFP in 
            regards to pricing.  The current agreement allows for adjustments during the term of the 
            agreement.  The agreement negotiated as a result of this RFP will contain similar provisions in 
            the event of additions to the scope of work, new requirements and/or unforeseen events.   
      
     j)     Page 77, §4.2: “Dispatch fees are projected to be one million, five hundred thousand dollars 
            (1,500,000.00) annually.”  
            Currently there are no dispatch fees.  See response to question 48. 
 
3.   Page 3, §4.2.2, states, "Provide a statement that the Proposer has not lost a contract due in part to 
     response time compliance."  
 
     a)     Would the County consider modifying Requirement 4.2.2 to require a disclosure and 
            explanation of any contract terminations related to response time compliance? 
     b)     We have interpreted Requirement 4.2.2 to apply only to the Proposer. In other words, 
            Requirement 4.2.2 would not require consideration of sister‐companies of the Proposer. 
            Please confirm that Requirement 4.2.2 only applies to the Proposer.     
     c)     We have interpreted Requirement 4.2.2 to apply only to municipal emergency service 
            contracts. Please confirm that Requirement 4.2.2 only applies to municipal emergency 
            services contracts.   
            The Proposer must disclose and describe in detail any contracts lost because of failure to 
            meet response times by any company under the parent company, and describe what steps 
            have been taken to ensure that the situation will not reoccur.  This requirement applies to 
            any and all contracts for 911 ambulance services whether or not the contract was with an 
            agency of the government or private entity.  The fact that the Proposers has lost a contract 
            due to failure to meet response times, will not necessarily disqualify the Proposer if adequate 
            measures have been taken to ensure corrective actions have taken place. 

4.   Page 4, §4.3.1, states, "The Proposer shall include copies of externally audited financial statements 
     for the most recent three year period."  
     To provide 10 double sided printed copies of three years' financial statements represents 
     approximately 3,000 printed pages. To reduce waste, would the County be willing to specify a 
     lower number of printed financials required, along with 10 electronic copies? 
     One printed copy and ten electronic copies will be acceptable for the financial statement only. 
 
5.   Page 4, §4.4, states, "Outstanding/Pending Litigation Provide a statement that the Proposer’s 
     parent company and all of its ambulance services or operations either has no pending litigation, or 
     describe legal actions pending and the status as of the date of proposal submission."  
     As written, Requirement 4.4 would require disclosure of an abundance of information with little 
     or no impact on services, including, for example, a vendor dispute over uniforms, and 
     Requirement 4.4 seems unnecessary to protect the County from risk in light of the considerable 
     performance security that the County is requesting. Requirement 4.4 also invades the attorney 
     client and work product privileges and requests confidential information.  
 
                                                  Page 8 
 
      Would the County be willing to accept a representation and warranty that the Proposer and its 
      parent company:  
 
      a)      have no litigation that would materially affect its ability to provide services in Alameda 
              County; 
      b)      that the Proposer and its parent company have adequate insurance and reserves to cover 
              pending litigation? 
      The County is not willing to accept a representation and warranty as requested in a) and b) above.  
      The County is seeking information related to any pending litigation.  The County is requesting a brief 
      statement of the jurisdiction, litigants, and issues.  Supplemental information may be requested at a 
      later date.  Electronic submission of this information is acceptable. 

6.    Pages 4‐5, §4.4, states, "Outstanding/Pending Litigation .... Contractor shall agree to notify County 
      within twenty four (24) hours of any litigation or significant potential for litigation of which 
      Contractor is aware." (Emphasis added).  
      Would the County please clarify that this requirement pertains to litigation or significant potential 
      for litigation that would materially affect service in Alameda County?     
      The County is requiring notification of any litigation that will materially affect services in Alameda 
      County, and/or any litigation that may affect the financial stability of the parent company. 

7.    Calendar of Events (page 6)   Can the proposal due date be changed to allow more time for 
      response preparation?   Is there flexibility in the timeframe allocation assuming the same 
      implementation date, i.e. could more time be allocated to the period between agreement award 
      and startup with less time for agreement negotiations? 
      See amendment #2.   

8.    Section 9.12 (page 8) Does the reference to no confidential or proprietary information include 
      prospective employment agreements that may involve employees of the incumbent service or 
      other bidders? 
      The County expects Proposers to identify key leadership personnel assigned to Alameda County.  The 
      County does not require copies of employment agreements. 
 
9.    Page 19, §1.1, states, “The Agreement issued as a result of this RFP will include a one hundred 
      percent (100%) compliance to response time standards to all areas of the EOA.”  
      Most EMS systems in America require 90% response time performance to a defined standard, 
      which is the requirement in Alameda County today. It’s generally accepted that 100% 
      performance is not possible or cost effective. Does the County intend for 100% to be a goal or a 
      contractual requirement?  See answer to question 2(b). 

10.   Page 10, §11.1, states, “The CSC will be composed of parties from outside Alameda County who have 
      expertise or experience in the provision/oversight of 911 ambulance transportation systems. EMS, 
      with the assistance of its consultant, shall serve as staff to the CSC to provide assistance and technical 
      expertise upon request of the CSC but neither County personnel nor the consultant shall participate in 
      the evaluation or scoring of submitted proposals. The CSC will select a Contractor in accordance with 
      the evaluation criteria set forth in this RFP. Evaluation of the proposals shall be within the sole 
      judgment and discretion of the CSC.” (Emphases added).  
      Would the County consider taking extra steps to make sure that the County EMS Agency and 
      Health Department have some say in which bidder is selected including having the County’s 
      financial experts thoroughly evaluate the financial and pricing aspect of each proposal to ensure 
      the proposal selected is able to be successfully implemented and sustainably maintained? 
                                                    Page 9 
 
      The County will select a Contractor based on the recommendation of the committee. The County has 
      taken great care to develop a scoring system that is fair and equitable, and intends to select 
      members to serve on the CSC who, in the opinion of the County, have the expertise and background 
      to perform this task.   
             Section 14.1 states:  The CSC will recommend (emphasis added) award to the Proposer who, in its 
             opinion, has submitted the proposal that best serves the overall interests of the County and attains 
             the highest overall point score.  Award may not necessarily be made to the Proposer with the 
             lowest cost.   

11.   Page 11, §11.2, states, “Proposers shall not contact or lobby evaluators during the evaluation 
      process. Attempts by Proposer to contact and/or influence members of the CSC may result in 
      disqualification of the Proposer.”  
      As we prepare our proposals we will draw on the expertise of many experts in the EMS industry. 
      Would the County please tell us the names of the people on the CSC so that we can make sure not 
      to unknowingly violate this provision of the RFP?   
      Section 11 (page 11) To protect Proposers from inadvertent contact with members of the County 
      Selection Committee, will the County share the names of those serving on the committee? 
      The names of the committee members will not be revealed prior to the selection of the Contractor.  
      Incidental contact with one of the evaluators is not considered a violation of this section.  Evaluators 
      will be informed as to their role in this process and will be expected to follow this requirement as 
      well.  The County is concerned about intentional contact to lobby or influence the decision. 
      May we assume that contacts with County employees in the normal course of business are 
      permitted?  Yes 
 
12.   Page 12‐13, §11.8, states, "Evaluation Criteria: Each criteria in the table below will be evaluated 
      based on: 11.8.1 How well the Proposal demonstrates an understanding of the requirements of the 
      RFP; 11.8.2 The description of the methodology that will be used to meet the requirements; and, 
      11.8.3 The likelihood of success based on the reasonableness of the approach, the commitment of 
      resources, and adequate infrastructure to support the proposal." 
      Would the County please provide the guidelines that will be provided to the CSC along with a 
      detailed scoring sheet to be used by the CSC to score the proposals and select the Contractor?   
      The guidelines that will be provided to the CSC will not be provided to the Proposers.  The scoring 
      matrix on page 13 shows the County's emphasis.  See Exhibit P for items to be scored. 
 
13.   Section A. 1.1.1 (page 19)  This section states 100% response time compliance is the expectation; 
      Section H 2.2 explains that there are no penalties until response time compliance falls below 90%.   
      Should response time performance consistently be between 90 and 100% could the contractor be 
      considered in default?   
      Performance consistently between 90‐100% would not be considered a material breach of the 
      agreement. 
      In addition, Section 5.9 on page 80 states “repeated failure of Contractor to meet response time 
      requirements …..” is a cause for a default declaration.  Please clarify. 
      Repeatedly falling below 90% could be considered a material breach of the agreement pursuant to 
      Exhibit B Section D(5).  
 
14.   Page 19, §1.5, states, “Contractor shall participate in pilot or research programs as requested by the 
      EMS Medical Director and authorized by the EMS Director. All pilot programs must be approved by 
      the EMS Medical Director.  Contractor agrees that their participation in pilot projects shall entail no 


                                                   Page 10 
 
      additional cost to County. Contractor further agrees that services provided under pilot projects shall 
      be in addition to the other services described herein.”  
      Would the County be willing to estimate the annual investment that a Contractor would be 
      expected to make for the purposes of participating in research studies and pilot projects? This 
      would help ensure appropriate pricing as part of our proposals. 
      The County cannot estimate the annual investment related to research studies and pilot projects.  
      However, all research and trial studies will be approved by a clinical review committee on which 
      Contractor and other system providers will participate.  Potentially high cost items will be discussed 
      far in advance of any pilot project implementation.   

15.   Section 1.5 (page 20)   Please describe the role of the contractor in pilot or research programs.   
      For example, will the contractor be asked to simply cooperate with protocol compliance and data 
      gathering or will the role be more involved to include analysis of the data, authorship of scientific 
      papers, management of the IRB, etc? 
      At a minimum, the Contractor will be responsible for protocol compliance and data gathering.  
      Ultimately EMS wants the Contractor to be not only a catalyst for research, but also a joint partner 
      with EMS for other research projects. 
 
16.   Section C.1. 1.1 (page 21)   The proposer fully anticipates medical protocol changes and evolution 
      of the system over time; however, is there a process by which changes, particularly those which 
      increase costs to the system, are evaluated to protect both the system and the Contractor from  
      increased costs without corresponding benefits or cost recovery? 
      There is an annual policy review process that begins in March.  In addition, there are several 
      committees that meet to discuss system changes.  Any and all changes to the system are based on 
      validated research and current standards of care, and all changes will take into account a cost‐
      benefit analysis prior to implementation. 
 
17.   Section D. Clinical Quality Improvement (page 21).   Is the response to this section expected to 
      reference existing operations (i.e. credentialing) or the proposed services to Alameda County or 
      both? 
      The response to the RFP should reference what is being proposed for Alameda County including 
      credentialing, experience etc. 
 
18.   Section 2.4.4 (page 25) Please describe how the County currently addresses service inquiries and 
      complaints.   Is the County satisfied with the performance of the existing system? 
      The County is looking for progressive and innovative ways of dealing with service and billing issues.  
      In the response to the RFP, the Proposer should include its plan for the handling of service inquiries, 
      suggestions and complaints. 
 
19.   Page 31, §2.1, states, “Personnel in leadership positions (as described in 2.4­2.10), including 
      supervisors, are subject to approval by the Agreement Administrator.” 
      Would the County consider providing the criteria by which approval will be granted or withheld? 
      Section 2.1 (page 31) What process will the County use to approve personnel in provider’s 
      leadership positions? 
      The current agreement provides for the County to approve Contractor’s management personnel. It is 
      anticipated that a similar provision will be contained in the agreement as it relates to management 
      personnel, as defined in the RFP, Exhibit A, Section E(2). County will match proposer personnel's 
      qualifications and experience and training with EMS system needs and requirements. 
 
                                                  Page 11 
 
20.   Section 2.5 (page 32) Please clarify the medical director staffing.  It appears the County provides 
      the medical director but requires .5 FTE be paid by the contractor.  Is this a separate individual or 
      half the cost of the County medical director? 
      The 0.5 FTE medical director position described in the RFP is the Contractor’s employee.   
 
21.   Section 2.8 (page 32) Are Clinical Field Supervisors currently responding to all ECHO calls?   
      The Clinical Field Supervisor is a new position, so currently they do not respond to ECHO calls.   At 
      the present time we are not using MPDS call categories for response, although the plan is to 
      implement this with the new agreement.   
      Is there a response time standard for Clinical Field Supervisors?  No. 
      Is the expectation to have two on duty at all times?  Yes  
      Is the requirement for two Clinical Field Supervisors from the system (including Fire) or provided 
      solely by the Contractor? By the Contractor for Contractor’s personnel for the entire EOA. 
 
22.   Section 2.8.7 (page 33)  Is the Contractor responsible for purchasing the PemSoft software? 
      If PemSoft software is being used at the start of the agreement the software will be provided by the 
      County. 
 
23.   Section F (pages 36‐37)  Is it the County’s vision to have a tiered EMS system?  Is the BLS level a 
      requirement for Alpha and Bravo calls or the minimum staffing level?  In the instance of multi‐
      casualty events is BLS an acceptable level of transport? What is the current ratio of ALS to BLS 
      units employed by the incumbent provider? 
      If by a tiered system you mean using MPDS call categories to their fullest potential, then yes.  BLS 
      staffing for Alpha and Bravo calls is permitted by MPDS but not required.  BLS staffing is an 
      acceptable level of transport in a multi casualty event.  EMS does not have information about the 
      ALS vs. BLS unit ratio as currently all 911 ambulances are staffed with one paramedic and one EMT.  
      BLS units are used outside of the 911 system. 
 
24.   Section 2 (page 37) Does the County define “extended shifts” and “adequate rest”? 
      These terms need to be defined or explained by the Proposer as part of the response to the RFP. 
 
25.   Section 4.6 (page 39) Please describe the EMS orientation required by the County. How often is 
      orientation provided and how flexible is the County in offering the orientation?  Is there a cost to 
      the Contractor for the training? 
      County orientation is required for accreditation of ALS personnel and optional for BLS personnel. 
      However, in the future it is anticipated that this will be a requirement for BLS personnel as well.  
      Orientation is currently held monthly as needed at the EMS agency and there is no charge for 
      attending EMS orientation. 
 
26.   Section 4.9 (page 40)  Is there a cost to the Contractor for the Homeland Security training other 
      than personnel time? 
      No. The minimum training is ICS 100 and 200 which can be done online at no cost. 
 
27.   Section 6.2 (page 42)  Is there a prohibition against the Contractor’s use of MMRS or UASI funds to 
      support the purchase of PPE or other equipment?  No, however, any additional funding applied for 
      or obtained must be coordinated with the County. 
 
28.   Section H. 1 (page 43)  Are Alameda County EMS resources, including field and Clinical Field 
      Supervisors,  available for purposes other than emergency calls? 
                                                 Page 12 
 
      Our goal for these positions is that they be available for teaching and clinical supervision for the 911 
      EMS system.  However, they may be asked, for example, to support the medical/health branch at 
      the Emergency Operations Center, if activated, and participate in drills and exercises. 
 
29.   Page 45, §2.2, Table 3, lists the response time compliance requirements for Echo, Delta, Charlie, 
      Bravo, and Alpha calls.  
      Could the County please provide us with two years' worth of detailed historical call data broken 
      down into these five determinants so that proposers can create an appropriate system status 
      plan? 
      About 1 ½ years worth of data that was provided at the proposers conference on the distributed CD. 

30.   Section 2.4 (page 46) Are Alpha and Bravo calls considered red light and siren (emergency) or non 
      red light and siren responses (non‐emergency)? 
      Alpha is BLS – Cold, Bravo is BLS – Hot.  MPDS categories are not automatically defined as code 2 or 
      code 3 and the County's position is that the use of red lights and siren has little bearing on the 
      emergency nature of a response.  This will be more specifically defined in the agreement as a result 
      of the RFP.   
 
31.   Section 2.10 (page 49)  Statistically significant variations in demand can either be a cause for 
      exceptions in response time standards, or increased provider cost.   Has the County considered 
      response time exceptions for any unusual and unpredictable variation in volume other than a 
      declared disaster (e.g., a pandemic or media report of a health issue which results in a dramatic 
      increase in patient transports?)  
      Is the County open to alternatives based on Statistical Process Control? 
      The County is open to review information on Statistical Process Control; however, the only 
      exceptions allowed are described in the RFP and there are no other "automatic" exceptions.  Any 
      unusual event, including significant variation in demand, may be submitted as an exception request 
      as described in Exhibit A, §H, 2.11. 
 
32.   Table 6 (page 54) What technology/processes are in place to track compliance with PCRs left at 
      receiving hospitals?  Is it anticipated that current monitoring capabilities will continue? 
      The County is looking to the proposers response to the RFP to develop system processes for tracking 
      PCRs based on your proposed technology. 
 
33.   Section 2.15.3 (page 58) Please provide a detailed description and tour of the County’s Dispatch 
      Center as well as a managerial and technical review of current operations. What CAD and modules 
      are currently being used in the Dispatch Center?  Please provide a job description or position title 
      of the person assigned to the Communications Center to oversee EMS dispatching.  Please describe 
      the function of the position and what authority it has in the process.  Does the County provide this 
      employee a CAD workstation, printer and telephone or does the Contractor supply equipment?  
      Please provide the name of a contact person at the County’s Dispatch Center who can provide 
      technical information about the center. 
      This position and job description will be negotiated in conjunction with EMS and the County 
      approved dispatch center.  Pursuant to a request by some of the Proposers, the County provided a 
      tour of the dispatch center to all potential proposers. 
  
34.   Section 2.16.1 (page 58) Who currently owns the licenses for the radio frequencies used by the 
      County Dispatch Center for ambulance dispatch?   


                                                   Page 13 
 
      Alameda County (ALCO) Communications holds the licenses for radio frequencies used by both first 
      responders and ambulances in the county that utilize the 800 MHz trunked system.   The 800 MHz 
      radios are the property of each agency and are programmed by ALCO communications.  Each agency 
      pays a per radio fee to use the system.  If a provider wishes to use an internal radio frequency that is 
      not on the county system that provider holds the license for that system. 
      What frequencies are hospital emergency departments currently using to communicate with EMS 
      units?  800 MHz.  
 
35.   Transmission of 12‐Lead EKG (page 60) What processes and equipment are currently used for 
      transmission and receipt of 12‐lead EKGs? 
      It depends on the equipment used by the provider agency.  We do not require one product over 
      another.  
 
36.   Section on PCR at receiving hospital (page 61)  Is there an exception for leaving the PCR at the 
      receiving hospital prior to crew departure in the case of unusual demand or a declared disaster? 
      Unusual demand may be submitted as an exception request as described in Exhibit A, §H, 2.11.  In 
      the event of a declared disaster the PCR requirement would most likely be suspended as use of 
      disaster triage tags would supersede.  Many system performance requirements may be suspended 
      during a declared disaster by the Contract Administrator. 
 
37.   Section 2.17.4 (page 61)  If the requirement for monthly financial reports is consistent with the 
      current agreement, please provide copies of these reports for the preceding three years.   
      We are not able to provide this information to you. 
 
38.   Section e (page 64) Is an electronic form of the list of employees acceptable for real time accuracy 
      or is there a timeframe associated with a printed update? 
      An electronic form of the list of employees for both the annual and update files is preferred.  Printed 
      copies are not required.  
 
39.   Page 66, §2.2.1, states, “All Advanced Life Support (ALS) and Basic Life Support (BLS) continuing 
      education offered by Contractor to its employees shall be available to first responders on the same 
      terms and conditions upon which it is made available to employees.”  
      Do these terms and conditions include first responder payroll costs or just the cost of materials 
      and instructors?  
      Section 2 (page 66)  Is Contractor responsible for continuing education for all First Responders? If 
      the Contractor is responsible for providing continuing education to First Responders on the “same 
      terms and conditions upon which it is made available to employees” is the Contractor responsible 
      for paying First Responders during training as they pay their own employees? 
      The County is requiring that the Contractor make CE courses it offers available (emphasis added) to 
      first responder agencies, including advertising to first responder agencies.  Contractor is not 
      responsible for first responder agency payroll costs.  If the Contractor is charging a fee for the course 
      the same fee may be assessed to the first responder. 
 
40.   Section 3.2 (page 68)  Please describe the current ePCR system and its performance.   
      A product developed by the current service provider.   
      Is there a list of County approved vendors for the ePCR?   
      No 
      What is the Contractor’s responsibility for equipment purchase, maintenance and support for 
      ePCRs used by agencies other than itself e.g. First Responders?   

                                                   Page 14 
 
      See question 2(h)   
      What is the forecast for the quantities of ePCRs needed by First Response for the term of the 
      agreement? What is the forecast of quantities of personnel for First Responder who will need 
      technical support for ePCR, if it is the County’s intent for the Contractor to provide such support?   
      This will depend on the number of fire departments that agree to participate.  
      Page 68, §3.2, “If, in the opinion of the County, the product described in 3.1 [a 
      proposed electronic data collection system and ePCR] is superior to the system 
      currently in use, the Contractor would be expected to provide this system to all EMS responders at no 
      cost to these agencies.”  
      ePCR systems usually include software, hardware, maintenance, support, and help desk functions. 
      Could the County please clarify which components of an ePCR system the Contractor will be 
      required to provide to other agencies at no cost to those agencies?   
      See answer to question #2‐h 
 
41.   Section 4.3.1 (page 69) What community education projects have been previously implemented? 
      How successful have these project been in demonstrably improving the health status of the 
      community?    
      The hospital‐to‐home program, jointly sponsored by EMS and the current service provider, that 
      provides a variety of information to individuals going home from the hospital.  (see the October 2008 
      edition of the EMS newsletter that was provided on the CD at the Proposers Conference. 
      The Senior Injury Prevention and Falls Prevention programs provided by EMS. 
      What are the health status priorities of the County EMS District?   
      The Public Health Department is focusing on improving social & health Inequity. To address health 
      inequities, broader social inequalities must be tackled ‐ access to power, resources, and 
      opportunities – all of which determine the distribution of health and disease within the population. 
      EMS is focusing on cardiac arrest, CVA, CPR in the schools, and asthma. 

42.   Section 7 (page 70) Please describe the current Customer Feedback Survey process and results. 
      The current contract does not require the current service provider to share this process.  The 
      Proposer’s response to the RFP should include processes for this requirement. 
 
43.   Section 8. (page 70)  Is the current operation CAAS accredited?   
      This is a new requirement.  
      Are current policies and procedures the property of the County or the Contractor? 
      The County issues policies and procedure for use by all system participants, and only the County can 
      develop, revise or delete system policies.  Contractor is responsible for their internal company 
      policies. 
 
44.   Section 9.3.2 (page 71).   What are the current Disaster Response Vehicle/Equipment 
      specifications and are any changes to this equipment anticipated prior to a new agreement? Is it 
      the Contractor’s responsibility to maintain any other disaster response vehicles or mobile hospital 
      equipment purchased by the State or County?  Please provide a detailed description of the 
      Contractor’s responsibility related to obtaining, storing, maintaining or administration of non‐
      ambulance disaster related equipment. 
      See Amendment #8.  Alameda County does not have the above described Disaster Response Vehicle 
      and/or equipment. 
 
45.   Section 10.2.1 (page 72)  Please provide copies of “prior written agreements” related to mutual aid 
      requests in addition to the data to be provided at the bidders’ conference.   What is the 
                                                  Page 15 
 
      methodology for bidders to ask questions about data to be distributed at the Bidders’ Conference 
      or afterwards? 
      At this time there are no written mutual aid agreements between the transport provider agencies.  
      The County will coordinate the process to develop and execute mutual aid agreements between the 
      Contractor and the other transport providers. 
 
46.   Section 10.6 (page 73) What are the expectations of “servicing other emergency response areas”?  
      Does this create a “duty to serve” which may create unbudgeted, ongoing additional financial and 
      operational responsibilities for the Contractor? 
      This provision is intended to ensure ambulance service is provided to all areas of the County.  Should 
      the need arise to provide service to areas outside of Contractor’s EOA, it is the expectation of the 
      County that the Contractor will provide the requested service.  The Contractor would be entitled to 
      the revenue generated by these calls.  See Amendment #9 for clarification. 
 
47.   Page 76, §2, states, "EMS Director will approve annual increases to patient charges .... Annual rate 
      increases will be the greater of two and one half percent (2.5%) or the increase of the (CPI) that will 
      be capped at five percent (5%) for any given year." Page 77, §4.1, states, "... An annual increase of 
      first responder fees will be 3% per year for the term of the Agreement."  
      The dynamics of healthcare collections and unpredictable income streams make CPI inadequate to 
      fund future cost increases. A 3% increase in charges based on a 3% increase in CPI would only 
      result in 1.0‐1.5 increase in revenue. Over time this would place the system revenues significantly 
      behind the cost of inflation.  
      Section C.2 (page 76)  What is the historical experience on fee adjustments?  Please provide the 
      historical experience of user fees and collection in the County?   
      Historically, when the current service provider has requested an increase and provided appropriate 
      documentation, EMS has submitted the request to the Board of Supervisors for approval.   
      Is the County open to adjusting the 5% cap fee adjustment in an environment of hyper‐inflation?  
      Unusual circumstances that require increases will be considered by EMS with appropriate 
      documentation, subject to approval by the Board of Supervisors. 
 
48.   Section 4 (page 77)  In regard to both First Responder Fees and Dispatch System Fees, are there 
      separate escalator mechanisms to adjust for inflation, call volume increases, changes in standard 
      of care  etc. or should the Contractor anticipate an aggregated 3% increase for First Response and 
      no annual increase for dispatch fees over the term of the agreement? 
      The first responder increases are correct.  Increases in dispatch fees are based on costs and, 
      increases will be decided by the dispatch advisory board.  If the Contractor's ambulances are 
      dispatched by the County Dispatch Center, the Contractor would become a member of the Alameda 
      County Emergency Response Communication Center, thereby having input on costs and increases.  
      See also Amendment #10 for additional options regarding dispatch. 
 
49.   Page 77, §4.1, states, “First Responder Fees: An annual increase of first responder fees will be 3% per 
      year for the term of the Agreement.”  
      Would the County be willing to adjust this amount based on the revenue available from user fee 
      increases, net for government payer rate structures and charity care? 
      The County is not willing to change the rates for first responder fees, as described above.  The 
      County is willing to negotiate patient charges in response to reductions in Contractors revenue. 
 
50.   Section 6 (page 77) Air Ambulance Agreement.  Please describe the policies and philosophies 
      regarding air transport. 

                                                  Page 16 
 
      Air ambulance policies can be found in the administration and field policy manuals on the EMS 
      website. 
 
51.   Page 79, §4, states, “County shall have the right to terminate or cancel Agreement or to pursue any 
      appropriate legal remedy in the event contractor materially breaches Agreement and fails to correct 
      such material breach within seven (7) days following the service on it of a written notice by County 
      specifying the material breach complained of and the date of intended termination of rights 
      hereunder absent cure.”  
      If the Contractor’s response time performance were less than 100% would it be in breach of the 
      agreement?  No. For further clarification, please see the answers to questions #2b, 9, and 13. 
 
52.   Section J (page 85) Since the County has raised the possibility of early takeover please describe the 
      current agreement lame duck provisions and how they differ from the new agreement.  If 
      identical, please provide details of the rental agreement for vehicles.  If early takeover is due to 
      incumbent breach, has the County contemplated use of the current Contractor’s performance 
      bond to pay the new Contractor for costs related to early takeover? 
      Should the need arise, the current agreement contains the lame‐duck provision which was provided 
      at the Proposer’s Conference on the distributed CD. If any takeover is necessary due to incumbent 
      breach, the Contractor and the County would negotiate the costs and an accelerated start‐up, 
      including the use of the performance bond, and rental of equipment, vehicles and facilities. 
 
53.   Section 4 (page 86) Please clarify as to whether the Contractor is expected to share with the 
      County any revenues from private work performed.   
      Contractor is not required to share revenue from private work.  
      Is the Contractor allowed to charge for standby services other than those provided to public safety 
      agencies i.e. sporting events as private work?    
      Yes; however, any services provided do not relieve the Contractor from it's responsibilities pursuant 
      to the 911 agreement.  Ambulances used outside of the 911 service are subject to the requirements 
      of the County’s ambulance ordinance. 
 
54.   Section 7.1 (page 87)  Please clarify the role of the Contractor’s Dispatch Center referenced in this 
      section.  Is there an expectation that the Contractor will need a separate dispatch center from the 
      one operated by the County? 
      The County prefers that the Contractor uses the County dispatch center; however, see Amendment 
      #10 for options regarding dispatch. 
 
55.   Section 15 (page 89) Please provide the General Agreement Provisions referenced. 
      The General Service Provisions are the standardized boilerplate for the County’s terms and 
      conditions.  These terms and conditions are subject to negotiation between the County and the 
      Contractor.  Those provisions that are not relevant will be deleted.  For example, the County’s Small, 
      Local and Emerging Business requirement has been waived and will not be part of the agreement.  In 
      addition, terms and conditions described in the RFP and the resulting proposals will be incorporated 
      into the agreement.  A copy of this document was provided at the Proposer’s Conference in the 
      distributed CD. 
 
56.   Page 100, §5, states in bold letters, “PROPOSER AGREES THAT THE PRICES QUOTED ARE THE 
      MAXIMUM THAT WILL CHARGE DURING THE TERM OF ANY AGREEMENT AWARDED, WITH THE 
      EXCEPTION OF FEE INCREASES BASED ON THE CONSUMER PRICE INDEX.”  


                                                 Page 17 
 
      Would the County be willing to require a specific rate increase each year that takes into account 
      the large bad debt and contractual allowance that exists? 
      Price increase considerations were detailed in the RFP.  See also the answer to question 2i. 
       
57.   Page 104, §4 states, "The proposal must include a statement that the Proposer is willing and able to 
      comply with all terms and conditions described in Exhibit B, 'Regulatory Compliance and Financial 
      Provisions'...."  
      Page 89, Exhibit B, §15 states, "GENERAL AGREEMENT PROVISIONS In addition to the specific 
      Agreement provisions listed in this document, the written Agreement will include general conditions 
      required by County in agreements such as this."  
      Several sections in the RFP identify that an agreement will be negotiated between the parties after 
      the award of the agreement. Has the County already prepared a draft agreement?  No   
      If so, would the County be willing to provide Proposers with a copy of the draft agreement? 
      The agreement will be drafted based on information provided in the RFP. See General Information, 
      #14, 14.5. 

58.   Page 117, Exhibit P, Proposal Checklist/Mandatory Table of Contents, states, "Future Proposal 
      Cycles". Page 84 does not contain that subheading but does contain the subheading, "Current 
      Service Provider's Employees".  
      Would the County please clarify whether "Current Service Provider's Employees" should replace 
      "Future Proposal Cycles" on page 117 of the table of contents? 
      Exhibit P should be changed to "Current Service Provider's Employees". A corrected version of Exhibit 
      P and the Table of Contents was provided on the CD at the Proposers Conference. 
 
59.   Is it acceptable for Proposers to use the Alameda County EMS logo in their proposal?  
      Yes.  A high resolution electronic version of our logo was provided at the Proposer’s Conference, on 
      the distributed CD. 
 
60.   Will the proposal copies provided by the Proposers be the copies given to the Selection 
      Committee?   If photocopies are provided instead of originals, that effects color selection for 
      graphics. 
      The CSC will receive original and electronic copies of the submitted responses. 
 
61.   For purposes of calculating labor costs, please provide current wages by employee, job 
      classification and seniority date with individual names redacted.   
      EMS does not have access to this information. 

62.   Please provide a copy of the current union agreement.  Is there any prohibition from the 
      incumbent making significant changes in the labor agreement, its recruiting and retention 
      practices, its treatment of employees or its compensation practices after submission of proposals 
      and before implementation of services by its successor?  
      The County does not have access to this information. 
 
63.   Is there information available about the EMS Medical Director who will serve during this 
      agreement? It is our understanding that the current Medical Director may be retiring.  Can you 
      provide any information about a new medical director and his/her philosophy? 
      Throughout the term of the agreement EMS staff will change.  Information on current staff can be 
      found on the EMS website 

       
                                                 Page 18 
 
64.   Will call history and Alameda County maps be available in digital format?  If so, can the following 
      information be included:  
 
         a)       Call History: Call Data was provided at the Proposers Conference and can also be found 
                  on the EMS website. 
                   Unique, alphanumeric identifier or record number  
                   Ambulance location at time of dispatch 
                        ‐ longitude‐latitude  
                        ‐ address‐city‐state‐ZIP  
                   Location of scene of incident  
                        ‐ longitude‐latitude  
                        ‐ address‐city‐state‐ZIP 
                   Date/time of dispatch  
                   Date/time of arrive at scene  
                   Date/time of ambulance available to receive next call for service 
                   Priority of call and associated descriptions  
                   Response time compliance zone of scene of incident  
                   Response type area, i.e., urban/suburban, rural, or remote  
 
         b)       Maps (digital):  
                   Alameda County roads  
                        These are available from many vendors and sources 

                   Boundaries of the all response time compliance zones  
                       See Exhibit A, §H‐2, 2.2.  The response zones are based on city boundaries, with 
                       the exception of the unincorporated areas of the County. 
                   Boundaries of the all areas by response type, i.e., urban/suburban, rural, and remote 
                       Logistical difficulties have delayed this information.  However, we will provide this 
                       information as soon as possible. 
 




                                                  Page 19 
 
 

                                 PART III: 
       RESPONSES TO QUESTIONS ASKED DURING THE PROPOSES CONFERENCE 
                                                        
1. The RFP says it requires two clinical supervisors per shift, and just so we're all bidding the 
   same thing, I presume this means two supervisors on 24/7?  Yes 

2. Will we be getting a transcript of this meeting?  No. 

3. How will the fact that a proposer has lost a agreement due in part to response time compliance 
   be reflected in scoring?  The evaluation committee does not include the County, so is that a 
   separate evaluation process? 

    This is in the pass/fail section; however, submission of adequate corrective measures to prevent similar 
    situations from occurring in Alameda County would be required in order to pass this section. The 
    selection committee may not include individuals from the County, but they are representatives of the 
    County and act on behalf of the County. 

4. There are parts of the RFP that start with the phrase,  "The contractor shall." When we're 
   writing the proposal do you want us to say we agree or do you want us to write a section that 
   says we agree a lot.  The question is how will responses to requirements that we agree to, how 
   will that be scored? 

    Scoring is based on your response to the RFP.  Some of the requirements are informative and some may 
    require additional information.  Proposer should use its judgment in answering these sections. 

5. How will participation in research projects be evaluated and scored.  There will be a variance 
   in the way that the proposers choose to address this. 

    While participation in pilot or research projects is not identified specifically in the mandatory table of 
    contents (Exhibit P), participation is an expectation of the ambulance transport agreement.  The County 
    is not willing to provide any additional specific information regarding the evaluation criteria other than 
    that contained on page 13 of the RFP. 

6. On the fees in the formula it uses a proposed base rate, mileage and oxygen.  Is this a one­year 
   rate averaged across all the years or some of all the years? 

    Your proposed patient charges submitted on Exhibit G are the “year‐one” rate. 

7. You're going to extrapolate some increase in volume and price? 

    EMS will evaluate the “year‐one” rate and calculate out the five‐year projected increases.  Projections 
    will be calculated using a consistent forecasting model applied to each proposal.  

 

                                                   Page 20 
 
8. Is the data clear enough? 

    The data that should be used is in Exhibit G, Table. B. 

9. You said that you were open to looking at something with review of statistical process control 
   here.  How would we provide, you said provide input.  How would we provide input, is that a 
   proposal variable? If I could clarify, by using a declared disaster as the event trigger that 
   something unusual has happened, perhaps works in most parts of health care, but in EMS there 
   can be essentially a disaster­like effect on the EMS system a single patient at a time.  It could be 
   unrelated to a true health issue, but the news does a report about the swine flu, and call 
   volume triples for a two­hour period, people thinking they might have swine flu.  It's not a 
   declared disaster, but it's an unusual, unpredictable event. 

    See the answer to written question 31 submitted in writing prior to the Proposers Conference. 

10. Relating to question number five, Page 4, and your additional information about the County 
    wanting a brief description of incident, jurisdiction, and outcome.  Given the County's desire 
    for all of this related information as it specifically relates to the proposer and all the 
    operations, parent company and subsidiaries, the potential for the size of that amount of 
    information is considerable.  Would the County accept that in an electronic format? 

    One electronic file is fine. 

11. Would it be permissible to provide suggestions for how the hospitals receive and distribute 
    the data? 

    Anything that supports your capability or experience in any operational piece that's included in the RFP 
    is appropriate for sharing. 

12. Question number three, Page 3.  If I missed this, I apologize.  Letter C, is it safe to assume that 
    the disclosure is related or needs to be pertinent to municipal emergency agreements?  You're 
    not looking for every nursing home that ever changed a provider? 

    See the answer to question #3 submitted in writing prior to the Proposers Conference. 

13. Question 43, Page 17.  You clarified well the role of the provider in the ePCR, but you 
    mentioned that the software would need to be provided. I'm presuming you mean if software 
    is not commercially available?  Could you clarify if the provider were to choose a commercially 
    available ePCR, does it still need to provide the software to the first responders or may the first 
    responders separately purchase that software? 

    If the Contractor chooses a commercially available product, this item could be negotiated as part of the 
    ambulance transport agreement. 

14. On the pass/fail financial stability, at what level is there a failure?   




                                                    Page 21 
 
    What is important is that the entity has the financial strength and access to capital to provide start‐up 
    costs and to ensure ongoing operations in the event that the revenue falls short of projections.  
    Individuals on the CSC will have expertise in the finances of EMS operations to evaluate this issue. 

15. You were talking about the potential change of radio systems in 2015.  Is there a cost estimate 
    or would the County establish a cost cap for the provider to anticipate?  Otherwise that could 
    be a significant bid variable.  One provider's reserve for that technology may be different than 
    another's. 

    If the Proposer follows the requirements in Exhibit A, Section H, #2.16.4 and does adequate due 
    diligence, Proposers should be able to cost this out.   

16. I know we asked the question about the scoring.  You went through a lot of detail on the 
    relative strength of the pricing piece which I thought was helpful.  I'm wondering is there any 
    break­out that we could get to help guide us?  

    No. There is no additional break‐out of points other than the mandatory Table of Contents and the 
    evaluation criteria in the RFP. 

                                                           




                                                    Page 22 
 
                                 PART IV: 
         WRITTEN COMMENTS AND INPUT TO RFP, AND RESPONSES THERETO 
                                   AMR | Paramedics Plus | Royal Ambulance 

                                                          

1. The MPDS data provided at the PreBid Conference on June 25th does not appear to contain any Echo c
   alls or addresses/locations for any of the calls in that data set.  In order to accurately plan the system 
   for Echo response, we will need more complete data.  Our initial calculations indicate that to meet the 
   new 8:30 response time requirement would require a significant increase in patient fees.    

    The MPDS data provided at the PreBid Conference on June 25th does not appear to contain any Echo 
    calls or addresses/locations for any of the calls in that data set.  In order to accurately plan the system 
    for Echo response, we will need more complete data.  Our initial calculations indicate that to meet 
    the new 8:30 response time requirement would require a significant increase in patient fees.    

    This data was provided to EMS by AMR 

2. Additionally, in alignment with the County’s commitment to data‐driven and evidence‐based 
   decisions, we performed a quick analysis of the most serious calls, cardiac arrests, which we’ve 
   handled in Alameda County over the last year and a half (01/01/2008 to 06/27/2009).  We found 
   that in 59.5% of the cases transport paramedics arrived in less than 8 minutes.  The return of 
   spontaneous circulation (ROSC) rate for those patients was 14.7%.  For the 40.6% of patients with a 
   transport paramedic response time greater than 8 minutes the ROSC rate was 16.9%.  While this 
   analysis was not conducted as a proper research study it does suggest that it might be worthwhile to 
   study the impact on clinical outcome. 

    Would the County consider waiving the Echo response time requirement for the first year of the 
    agreement, and instead require proposers to describe the scientific process they would use to study 
    Echo calls to determine mechanisms that could improve clinical outcomes? 

    Herein, Proposers are given an opportunity to submit alternate proposed patient charges (see Exhibit G 
    and Amendment #10). 
     
    If the County chooses the 10 minute response time requirement, for the first year of the agreement, 
    Contractor will be required to develop a research project using the scientific method to study ECHO 
    calls.  The project should include methods to determine mechanisms that could improve clinical 
    outcomes, including an 8 minute and 30 second response time versus (compared to) a 10 minute 
    response time.   
     
    This project should include a description of the process Proposers suggests to test performance 
    improvement concepts, including reduction in response time.  This research project would ensure that 
    cost increases to patients in the community result in better outcomes.  
    Study methodology must be approved by the EMS Medical Director prior to implementation.  All study 
    costs will be the responsibility of the Contractor. 
 


                                                    Page 23 
 
3. Does the proposed 911 system design allow for the 911 agreement provider to establish a 
   relationship with a BLS non emergency provider, with the goal of providing system support on 
   Alpha calls when indicated, such as during peak times, or on calls where multiple low acuity 
   Alpha patients require transports to the hospital. 

    The County does not object to this arrangement as long as the sub‐contract is between the Contractor 
    and the subcontractor.  The Contractor would continue to be responsible for all aspects of the 
    Ambulance Service Agreement entered into with the County.  

4. Separation of enhanced Response Time Performance Standards and Staffing Configuration for 
   ECHO responses. 
   The RFP describes response time standards which are different between ECHO and Delta MPDS 
   Dispatch Categories both in Personnel Configuration and Response Time Compliance Requirements.  
   We agree with the underlying philosophy that the patients at greatest risk are the system’s highest 
   priority.  However, we suggest that the response time standard and the staffing configuration should 
   change. 

    The problem is the cost of driving system performance based on relatively rare events, and the 
    likelihood that these investments may not improve patient outcome.  ECHO responses represent 
    approximately 2% of all MPDS determinants in typical EMS systems.  If the SSP is fine‐tuned to 
    achieve a more rapid response time on this rare category, by default that response time standard 
    determines the cost of the system.  The two minute difference in response time standards between 
    ECHO and Delta is a significant cost difference.  

    See above response to question #2. 

5. Next, the addition of more paramedics for ECHO determinants requires either a dual paramedic 
   staffed unit, or the dispatch of multiple ALS units to each ECHO call.  Multiple unit assignments to a 
   single case are not unusual, so that is not a concern, per se.  The issue is the combination of a multiple 
   unit response and a tighter response time standard.  In effect, the system incurs the cost of two ALS 
   EMS units capable of quite rapid response, because one unit on scene is inadequate.  That means two 
   units have to be “in position” to meet this strict response time standard, creating a much more 
   expensive system, without any corresponding revenue source. 

    Pursuant to Exhibit A Section 2, Table 3, the personnel configuration for ECHO calls may include one 
    paramedic from the fire department and one from the Contractor (preferred).  The Contractor is 
    expected to staff each system ambulance for Echo, Delta, and Charlie calls with, at a minimum, one 
    paramedic and one EMT. 

6. Finally, there is question in our minds if this investment in system costs would have a positive effect 
   on patient outcome, which we know is the underlying objective.  The “PitCrew” workflow design 
   described in the RFP suggests that Alameda County recognizes the value of operational workflow 
   analysis and optimization.  Our experience is that ECHO calls benefit from a well orchestrated scene 
   with the majority of the first few minutes on scene focused on establishing a strong BLS foundation.  
   Regardless of how many paramedics are on scene in those first few minutes, the priorities are the 


                                                   Page 24 
 
    ABCs.  Paramedics, no doubt are essential, but too many too early has been proven in our systems to 
    reduce cardiac arrest survivability. 

    Therefore, we favor a common response time standard for both ECHO and Delta calls, with the 
    addition of a practice of also sending the second closest ALS unit (or Clinical Field Supervisor) to 
    ECHO calls.   

       See above response to question #2. 

7. Reduction in scope, scale and complexity of Provider penalties.   
   Penalties are an effective tool for aligning incentives between social benefit driven public 
   organizations and profit driven private sector providers.  The underlying logic is to leverage that 
   profit motive to reward behaviors of the contractor which provide value to the customer.  However, 
   the penalty structure described is quite complex and expensive to the provider.  It is so expensive that 
   the only practical strategy for any experienced provider is to budget the penalties as a part of the 
   expected cost of operation.  Once that logic occurs, the penalties are simply a “cost of doing business” 
   and lose their effectiveness in influencing behavior.  We recommend a reduction in the scope, scale 
   and complexity of the penalty structure in order to minimize cost shifting to patients. 

    The County consolidated the penalty structure (See Amendment #6)  

8. Management of factors of deployment essential to response time performance 
   To effectively and efficiently manage the resources of an EMS organization to meet a response time 
   standard, it is essential that the same management team control the factors of production and 
   deployment.  Therefore, we recommend that the provider dispatch and deploy it’s own resources.   

    Since all three prospective bidders have experience in Emergency Medical Dispatch, and we 
    understand the Alameda County and Oakland dispatch centers do not have this experience, call‐taking 
    and EMD may optionally be provided by the EMS Transport provider.   

    There are economies of scale and workflow advantages in co‐locating with police and fire services, so 
    we support that concept. 

    See Amendment #10 for new options regarding dispatch. 

9. Statistical measure of system overload as an automatic response time 
   As the universal access point for the US healthcare system, EMS not only is effected by variation in 
   demand based on declared disasters and other multi‐casualty events, but also experiences variation in 
   demand based on less noteworthy and sometimes subtle changes in the public perception of health.  
   For example, a media story about a health issue in a different community can create a significant and 
   unpredictable change in EMS call volume. 

    Alameda County has taken a position in its RFP which effectively shifts all the risk for variation in 
    demand to the EMS Transport Provider.  There is no formula for defining “system overload” or 
    exempting the provider from response time standards during a period of unpredictable high call 
    volume.  There is a provision for a “declared disaster” but many of the extreme variations in EMS 
    demand are not declared disasters, because the “disaster” occurs one patient at a time – and is not 
    defined as a “disaster” from any perspective other than that of the EMS provider. 
                                                   Page 25 
 
                 We understand that Alameda County’s previous response time exemption processes were not 
                 effective and too complex, and change is desired, but we believe there is a simple way to set “risk 
                 corridors” around call volume.  For example, in our Oklahoma operation with EMSA we annually 
                 determine “system overload levels” based on the average hourly call volume plus 2 times the 
                 standard deviation.  To illustrate, if for any hour of the week the average call volume was 10 
                 concurrent calls, and the standard deviation 1 was 5, the “system overload” would be set at 20 (10 
                 +(2*5), which is the average (10) plus the standard deviation (5) multiplied by 2.  The 21st 
                 simultaneous call would be exempted from response time standards, if it was “late”. 

                 Unusual system overload may be submitted as an exception request and the examples above could 
                 be submitted as documentation to substantiate the exception request; however, the County will not 
                 consider any additional situations as an automatic exemption. 

    10. Timeline for RFP Responses 
       Alameda County will receive better and more thoroughly researched proposals if the providers are 
       given more than 75 days to design and document their proposed EMS operations.  Given the 
       complexity of the system, and the County’s desire to involve multiple first responder agencies in the 
       delivery system, with both creativity and accountability for future performance, more time between 
       distribution of the revised RFP and submission of proposals is requested.  The timeline contains 
       ample allocation for subsequent processes, and a 30 to 60 day extension in proposal submission will 
       not impact the implementation schedule.  This change would improve the competitiveness of the 
       process and the quality of the proposals. 

          A new calendar of events has been provided (See Amendment #2) 




                                                           
    1
      Standard deviation is a statistical calculation that illustrates the amount of variation. It is often used in statistics and quality
    management to determine outliers and statistically significant events.
                                                                       Page 26 
     
 

                                                EXHIBIT G (revised) 
                              PROPOSAL FORM: PATIENT CHARGES 
1.     Patient Charges shall be submitted on this exhibit in Table C as is.  Proposed patient charges 
       submitted should be the "year‐one" rate.  Proposed patient charges should take into consideration 
       the cost of providing care to indigent patients.  No alterations or changes of any kind are permitted.  
       Proposals that do not comply will be subject to rejection in total. The primary means of Contractor 
       compensation is through fee‐for‐services reimbursement of patient charges.   

2.     The County has adopted a “bundled” rate for ambulance services with a single base rate, whereby 
       most fees for service are included in the base rate, with the exception of oxygen, mileage, and 
       Treat‐No transport; there is no distinction between ALS and BLS base rate.  The selected 
       Contractor should be able to operate for six (6) months after agreement start date without 
       revenue. 

3.     Table A shows the current approved charges in Alameda County. 

                                                  
               Table A ­ Current Approved Charges                                   
                                                              
             Bundled Base Rate                                                  $1,294.90 
             Mileage/mile                                                          $29.80 
 
             Oxygen                                           
                                                                                   $97.63 
             Treat, Non‐transport rate*                                          $359.70 
                                                              

       *Treat, Non­transport rate applies to patients who receive a treatment intervention (such as 50% Dextrose) and 
       subsequently refuse transport.  Assessment (vital signs, EKG, etc.) does not constitute treatment interventions 

4.     Table B shows the current service provider’s experience over the past 3 years.  We are providing 
       this information to enable Proposers to make revenue projections, which will assist them in 
       determining the appropriate patient charges 

                                            Table B – 2006 ­ 2008 Data 
                         Total #             Total  Average Trip         # of trips                         % of trips 
     Year               of Trips           Mileage          Miles     with oxygen                         with oxygen 
     2006             84,143            489,514                  5.82                  44,025                52.32% 
     2007             86,031            494,428                  5.75                  49,434                57.46% 
     2008             87,389            493,608                  5.65                  53,759                61.52% 
     Grand 
     Total          257,563          1,477,550                   5.74              147,218                   57.16% 

                                                          Page 27 
 
5.       The patient charges quoted in Table C shall include all taxes and all fees charged to patients or third 
         party payers. Proposals should reflect a bundled rate structure and no other charges for supplies, 
         equipment, or procedures, or other services will be accepted.  Contractor shall comply with fee 
         schedule and rates proposed in response to this RFP and negotiated with the County.   

                                         Table C ­ Proposed Charges  
                  (based on all specifications contained in the original version of the RFP) 
     Complete the proposed charge for each item listed below.   
     No other patient charges will be considered.                                                                                           

        Bundled Base Rate                                                                                                  $          .     

        Mileage/mile                                                                                                       $          .     

                                                                                                                           $          .     
        Oxygen 
                                                                                                                           $          .     
        Treat, Non‐transport rate* 
*Treat,  Non­transport  rate  applies  to  patients  who  receive  a  treatment  intervention  (such  as  50%  Dextrose)  and  subsequently 
refuse transport.  Assessment (vital signs, EKG, etc.) does not constitute treatment interventions 

 

6.       Table C 1­3 Although Proposers are not require to, the County will accept additional pricing 
         configurations based on the following options: 

                                         Table C ­1­ Proposed Charges  
                       (based on a response time to ECHO and DELTA calls in 10 minutes 
     Complete the proposed charge for each item listed below.   
     No other patient charges will be considered. 
                                                                                                                                            
        Bundled Base Rate 
                                                                                                                           $          .     
        Mileage/mile                                                                                                       $          .     
        Oxygen                                                                                                             $          .     
        Treat, Non‐transport rate*                                                                                         $          .     

 
                                          Table C­2­ Proposed Charges 
                          (Based on dispatch of Contractors ambulances by Contractor) 
                                                                                                                                            
     Complete the proposed charge for each item listed below.                                                              $          .     
     No other patient charges will be considered. 
                                                                                                                           $          .     
        Bundled Base Rate 
                                                                                                                           $          .     
        Mileage/mile 
                                                                                                                           $          .     
                                                                Page 28 
 
       Oxygen 

       Treat, Non‐transport rate* 
 

                                         Table C­3 ­ Proposed Charges 
                     (based on a response time to ECHO and DELTA calls in 10 minutes; and, 
                              dispatch of Contractors ambulances by Contractor) 
    Complete the proposed charge for each item listed below.   
    No other patient charges will be considered. 
                                                                                       
       Bundled Base Rate 
                                                                                                          $          .     
       Mileage/mile                                                                                       $          .     
       Oxygen                                                                                             $          .     
       Treat, Non‐transport rate*                                                                         $          .     

 

Proposer agrees that the prices quoted are the maximum that will charge 
during the term of any agreement awarded, with the exception of fee 
increases based on the consumer price index. 
 

FIRM:            

SIGNATURE:____________________________________________________________________DATE:     /    /         

PRINTED NAME:           

TITLE:            




                                                       Page 29 
 
       EMERGENCY MEDICAL SERVICES AMBULANCE TRANSPORT PROVIDER 
                    ADDENDUM #2 TO REQUEST FOR PROPOSAL 
                                               
The County of Alameda, Emergency Medical Services, has issued a Request for 
Proposal for EMS Ambulance Transport Provider services.  This Addendum (#2) and 
the previous Addendum (#1), issued on August 15, 2009, are hereby made a part of 
the Emergency Medical Services Ambulance Transport Provider Request for 
Proposal released on June 2, 2009, as though originally included therein. 
Proposers were given an additional opportunity to submit questions to the RFP 
and/or Addendum #1.  No additional questions to the RFP or Addendum #1 were 
submitted to EMS by the submission date.  This document contains corrections 
identified by EMS to Addendum #1. 
 
1.    Correction ­ Addendum #1, Introduction, Paragraph 2: 
      The following amendments, corrections, additions and/or deletions shall govern 
      this work.  This ADDENDUM is in two four parts as follows: 
 
2.    Correction ­ Addendum #1, Amendment #2: 
      General Information, Section B – Instructions to Proposers (Page 6) 
      7.     CALENDAR OF EVENTS has been modified as follows: 
                                     Event                                    Date 
              RFP issued                                    June 2, 2009 
              Written questions due                         June 12, 2009  

              Proposers Conference                          June 25, 2009 
              Addendum issued                               August 15, 2009* 
              Response due                                  January 31 February 1, 2010 
              Evaluation period and Proposer interviews     February 1 ‐ March 31, 2010 
              Board letter issued                           April  2010 
              Board award date                              May  2010 
              Agreement negotiations                        June  – September  2010 
              Agreement processing                          October – November  2010 
               Board approval of Agreement                       January  2011 
               Start up period                                   February – October 31, 2011 
               Agreement start date                              November 1, 2011 

 
3.    Correction ­ Addendum #1, Amendment #9., EXHIBIT A, Section I, #10. – 
      COMMITMENT TO EMS SYSTEM AND COMMUNITY (Page 72) has been modified 
      as follows: 
      10.    MUTUAL AID REQUIREMENTS 
             10.7  Expansion of EOA ‐ If it becomes necessary to expand the Contractors 
             EOA to include one more cities in Zone 1 on a permanent basis, Contractor 
             shall extend its service area at no cost to the City or County.  Should this 
             situation arise, a start‐up plan will be negotiated.  Upon implementation, 
             Contractor shall be entitled to bill and collect revenue from this service area. 
 
4.    Correction ­ Addendum #1, Amendment #8 ‐ delete amendment #8.   
      Since Addendum #1 was issued, the current service provider received a Disaster 
      Ambulance Support Unit; therefore, EXHIBIT 1, Section I, #9., DISASTER ASSISTANCE 
      AND RESPONSE, (Page 71) should not be deleted.  For additional information see the 
      response to #5 below. 
 
5.    Correction to Addendum #1, Part II ­ Response to Written Questions Received 
      Prior to the Proposers Conference 
      44.     Section 9.3.2 (page 71).   What are the current Disaster Response 
      Vehicle/Equipment specifications and are any changes to this equipment anticipated prior 
      to a new agreement? Is it the Contractor’s responsibility to maintain any other disaster 
      response vehicles or mobile hospital equipment purchased by the State or County?  Please 
      provide a detailed description of the Contractor’s responsibility related to obtaining, 
      storing, maintaining or administration of non‐ambulance disaster related equipment. 
      See Amendment #8.  Alameda County does not have the above described Disaster Response 
      Vehicle and/or equipment. 
      Disaster Ambulance Support Units are State assets, stored locally, and dispatched 
      through the operational area medical operations.  See the following attached 
      documents: 
            Disaster Ambulance Support Units (DASUs) ‐ Product Description 
            MOU between the current service provider and the State. 
     DASU equipment list 
EMS Disaster Trailers are County assets stored locally throughout the County and 
mobilized through ALCO‐CMED.  The current service provider houses two disaster 
trailers.  The trailers are available for any incident needing additional resources for 
large‐scale incident multi/mass casualty disaster.  See the attached policy (Disaster 
Trailer Cache) and documents for information on: 
     Replacement of inventory items 
     Financial reimbursement 
     Internal policies  
     Mobilization 
     Equipment list 
       EMERGENCY MEDICAL SERVICES AMBULANCE TRANSPORT PROVIDER 
                     ADDENDUM #3 TO REQUEST FOR PROPOSAL 
                                               
The County of Alameda, Emergency Medical Services, has issued a Request for 
Proposal for EMS Ambulance Transport Provider services.  This Addendum #3 and 
the previous Addendum #1, issued on August 15, 2009, and Addendum #2, issued on 
September 30, 2009 are hereby made a part of the Emergency Medical Services 
Ambulance Transport Provider Request for Proposal released on June 2, 2009, as 
though originally included therein.   

The purpose of this addendum is to clarify requirements specified in the RFP 
regarding  key personnel, the information requested, and the role of the EMS agency 
in approving personnel in key positions. 

 

Amendment #1 ­ EXHIBIT A – SCOPE OF WORK, SECTION E ­2 

2.    DEDICATED PERSONNEL REQUIRED 

      2.1    The County recognizes the Contractor’s need to ensure adequate supervision 
             of its personnel and the delegation of authority to address day‐to‐day 
                                                                                              Deleted: (
             operational needs.  Personnel in key leadership positions as described in 2.4 
                                                                                              Deleted: 10)
             – 2.6, are subject to approval by the Contract Administrator.  The Operations 
                                                                                              Deleted: including supervisors,
             Manager, Operational Field Supervisors, Clinical Field Supervisors, and the 
             Quality Manager must be distinct and separate positions from each other.  

Amendment #2 ­ EXHIBIT J ­ ADDITIONAL REQUIREMENTS 

2.    KEY PERSONNEL ‐ Qualifications and Experience                                           Deleted: complete 
                                                                                              Deleted: all 
      Proposals shall include a list of and resumes for Key Personnel associated with the     Deleted: all 

      RFP.  Provide no more than two pages of information for each person. Include Key        Deleted: who will provide 
                                                                                              services/training to Contractor’s 
      Personnel specified in Exhibit A – Scope of Work, Section E ‐2 2.4 ‐ 2.6.  The          employees and all Key Personnel who 
                                                                                              will provide maintenance and support 
                                                                                              services.
      following information shall be included:  
                                                                                              Deleted: For each person on the list, 
                                                                                              Deleted: t
    2.1   Relationship with Proposer, including job title and years of employment with 
          Proposer 

    2.2   Role that the person will play in connection with the RFP 

    2.3   Address, telephone, fax numbers, and e‐mail address 

    2.4   Educational background 

    2.5   Relevant experience 

    2.6   Relevant awards, certificates or other achievements 

 

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:5
posted:10/16/2011
language:English
pages:157