Docstoc

Project Charter - UBC Information Technology

Document Sample
Project Charter - UBC Information Technology Powered By Docstoc
					 

 
 




    Project Charter 
    IT Career Framework 
     




    Julie Kothlow 
    604 822 1976 
    April 8, 2010 
     
                                                                                                           Project Charter 
                                                                                                     IT Career Framework 
 
Document Revision History 
 

    Version        Date                  Author(s)                   Description of Change

    1.0            March 16, 2010        Julie Kothlow               Document created

    2.0            April 8, 2010         Julie Kothlow               Revisions received from Kate Bearblock, updated Project 
                                                                     Team information 

                                          

                                          

                                          

                                          

                                          




                                                                                                                2 | P a g e  
                                                                  
                                                                                                                                           Project Charter 
                                                                                                                                     IT Career Framework 
 
 

Table of Contents 
 

I.           Project Background ............................................................................................................................... 4 
II.          Project Purpose and Objectives ............................................................................................................ 5 
III.            Project Benefits ................................................................................................................................. 5 
IV.             Project Scope .................................................................................................................................... 6 
       1.                   .
                Deliverables  ...................................................................................................................................... 8 
       2.       Assumptions ...................................................................................................................................... 8 
       3.                   .
                Dependencies  ................................................................................................................................... 9 
       4.                   .
                Out of Scope  ..................................................................................................................................... 9 
V.  Project Approach & Timeline .............................................................................................................. 10 
VI.             Critical Success Factors ................................................................................................................... 11 
VII.            Project Risks .................................................................................................................................... 11 
VIII.           Project Organization ....................................................................................................................... 13 
Project Authorization .................................................................................................................................. 15 
Appendices .................................................................................................................................................. 16 
       Appendix A:  Project Schedule ................................................................................................................ 16 
       Appendix B:  Ancilliary Costs ................................................................................................................... 16 
       Appendix C:  Approach to Career Framework ........................................................................................ 16 
 




                                                                                                                                                     3 | P a g e  
                                                                                         
                                                                                                    Project Charter 
                                                                                              IT Career Framework 
 
  

     I.   Project Background 
           

          In 2004, HR at UBC completed the New Hire Business Process Redesign (BPR) which proposed a 
          new design to reinvent recruitment, hiring and orientation at UBC.  The plan identified twenty‐
          two projects as part of the framework to guide the activities for implementation.  Many of these 
          have been realized with career pathing remaining as an important component. 

          In  August  of  2008,  UBC‐IT  underwent  an  external  review  of  its  central  information  technology 
          unit conducted by a review committee of peer universities (Berkley, McGill, Carnegie Mellon and 
          University  of  California,  San  Diego).      In  this  review,  the  committee  provided  32 
          recommendations  for  improvement  ranging  from  Leadership  to  Governance  and  financial 
          modeling to the operational structures within UBC IT.   In support of this review, UBC‐IT created 
          the IT Transformation and Enablement Program.   This program focuses on four areas including 
          the IT service model, IT governance, IT funding model and IT operations and identifies 14 distinct 
          projects.  Of  critical  importance  to  the  program  is  the  IT  Career  Framework.    Additionally,  in 
          January  2010,  UBC‐IT  underwent  significant  restructuring  increasing  the  need  to  have  an  IT 
          Career  Framework  to  address  the  new  organization.      Another  driving  force  was  the  de‐
          centralized  nature  of  IT  overall  at  UBC.    There  are  over  550  IT  professionals  at  UBC,  with 
          approximately  230  within  UBC‐IT.    With  no  consistency  in  titles,  responsibilities  and 
          competencies,  it  has  been  difficult  for  IT  Professionals  to  progress  within  the  overall  IT 
          community of practice.  A shared career framework will assist to that end. 

          The strategic importance of the Career Path Framework to UBC, along with the urgency to move 
          quickly within UBC‐IT makes the timing of this project ideal.   It is proposed that this project be 
          jointly sponsored and conducted in partnership between UBC‐IT and HR at UBC and begin with a 
          pilot  project.    Learning  from  the  IT  pilot  would  be  incorporated  into  future  implementations 
          across the University. 

          Strategic Relevance:  

          The initiative to implement a Career Framework is in alignment with the following UBC strategic 
          objectives including:  

              •   Supports the commitment to an outstanding work environment articulated in Place and 
                  Promise. 
              •   Aligns with the Focus on People framework by focusing on and demonstrating the 
                  University’s commitment to retaining and recruiting the best talent. 
              •   Achieves UBC’s fundamental BPR vision – to increase connectedness and involvement of 
                  prospective and current staff and faculty in all aspects for university life. 
              •   Establishes a model to support staff and faculty growth and advancement while 
                  showcasing the vast opportunities available to new recruits. 

                                                                                                         4 | P a g e  
                                                               
                                                                                                  Project Charter 
                                                                                            IT Career Framework 
 

       

    II.   Project Purpose and Objectives 
           

          The purpose of the project is to develop a model to facilitate recruitment, selection and career 
          development by providing role clarity and performance measurements linked to organizational 
          performance and strategic direction. 

          The  development  of  an  IT  Career  Framework  for  participating  M&P,  IT  Project  members 
          supports  the  process  of  developing  a  UBC  wide  strategy  that  is  aimed  at  developing  a 
          sustainable, diverse and flexible workforce.  The objective of the project is to build an IT Career 
          Framework where employees can grow professionally and build a rewarding and fulfilling career 
          at UBC.  The focus is on career progression through competency acquisition.  A specific objective 
          of  this  project  is  to  develop  a  career  framework  for  IT  Professionals  which  evolves  the 
          organization beyond transactional service delivery and into end‐user community engagement in 
          developing technology solutions.  

          In  partnership  with  UBC  HR,  this  initiative  will  create  an  IT  Career  Framework  for  the 
          participating M&P, IT Project members.   Upon the success of the initial pilot, the intention is to  
          roll  out  the  program  to  other  interested  M&  P  IT  members  and  create  a  universal  career 
          framework for the University.   

                                                                   

III.      Project Benefits 
 

          The Career Framework is designed for mutual benefit in meeting both our IT employee’s needs 
          and  the  needs  of  UBC  by  aligning  employee’s  career  goals  with  UBC’s  business  goals.  The  IT 
          Career Framework Program will focus is on career progression through competency acquisition.  
          Specifically, it will: 

          •       enable UBC’s IT staff members to build a rewarding and fulfilling career at UBC 

          •       assist IT at UBC in gaining, retaining, motivating and developing outstanding talent who 
                  deliver unsurpassed value to our stakeholders 

          •       builds competences in a way that meets faculty and staff’s individual needs and the 
                  workforce development needs of the organization.   

          •       builds alignment with organizational values and strategy 
           



                                                                                                      5 | P a g e  
                                                               
                                                                                                      Project Charter 
                                                                                                IT Career Framework 
 
IV.       Project Scope 
 

          It is recognized that a project of this magnitude could take years to be realized across all faculty 
          and  staff  at  UBC.      It  is  therefore  prudent  to  take  a  phased  approach  to  implementing  the  IT 
          Career Framework at UBC.   In addition, the project will require the collective efforts of UBC’s HR 
          group, UBC‐IT and participating IT at UBC groups.  Participating members committed to investing 
          time, funding and resources are: 

          •       UBC Information Technology (UBC‐IT) 
          •       UBC Human Resources 
          •       UBC Okanagan 
          •       UBC Library 
          •       MED‐IT 
          •       Office of Learning Technology (OLT) 
 
          PROJECT SET UP 
           
          1. Risk  Management:      In  addition  to  the  Project  Charter  which  sets  the  project  goals  and 
             objectives and a high level timeline, there are risks associated with any project.  The team 
             will    create  a  means  of  identify  and  mitigating  risks  throughout  starting  with  the  known 
             barriers to change identified by all participating stakeholders, and tracking any new ones as 
             they arise. 
       
          2. Cost  Management:    We  similar  approach  will  be  taken  with  the  costs  associated  with  this 
             project.  We have identified a few potential hard costs in this Project Charter, however most 
             of the costs will relate to team member’s time and contributions.   As we further define the 
             project  during  the  initial  phase,  additional  costs  may  be  identified  and  brought  to  the 
             Project Sponsors attention through the appropriate change management process.  
       
          BUILDING BLOCKS 
           
          This project will commence with a number of activities which will inform the development of the 
          overall Career Path Framework project.   These are specific to IT, and include: 
           
          • Develop  vision, commitments, goals and objectives  
          • Validate the services and functions (the work) required to achieve goals 
          • Determine quality, speed, volume metrics (the service measures) associated with services 
          • Determine skills and competencies required to do the work  
          • Determine the performance metrics (the performance measures) 
          • Develop Reward and recognition program 
          • Develop values and associated behaviours 
          • Develop standardized job descriptions 


                                                                                                           6 | P a g e  
                                                                
                                                                                             Project Charter 
                                                                                       IT Career Framework 
 
    •       Review compensation relative to skills and competencies 

    There may be additional outside resources that could assist us in completing this prework.   In 
    particular the time and effort could be greatly reduced by sourcing a competency dictionary and 
    model.   Both Gartner and Harvard have models which are particularly good for IT organizations 
    as well as educational institutions.  Another competency model that may be considered is the 
    Emotional  and  Social  Competency  Inventory  –  University  Edition  (ESCI‐U)  which  is  linked  to 
    effective  performance  in  a  wide  variety  of  managerial,  leadership  and  professional  roles.    It 
    should be  noted  that some work has been done as part of eRecruit, but likely will need to be 
    augmented. 

    In addition, if it were decided to create separate values within IT, different than the overall UBC 
    values but which align, a Cultural Assessment could be run which would expedite the process.  
    This all inclusive process would help identify shared values specific to the IT  organization, and 
    help to understand where a cultural shift needs to occur.  

    CAREER PATH DEVELOPMENT 

    Utilizing the information gathered from the Building Blocks stage, the Project Team will design 
    career  ladders,  competency  models  and  standardize  compensation  ranges  for  each  position.  
    The  intention  of  this  phase  is  not  to  perform  a  wide  scale  compensation  review,  but  rather 
    identify any anomalies that may be presented when looking at competencies. 

    •       Development of career ladders that fit the organization’s needs 
    •       A well defined competency model for each career ladder. 
    •       Standardized compensation ranges formulated for each position in each ladder 
    •       Other inclusive components include 
                o Values and behaviours 
                o Matrices for various levels along career path 
                o Associated performance measurements 
     

    TOOLS AND APPLICATIONS REVIEW 

    There are many tools and applications available which support talent management and career 
    frameworks.  These range from simple tools such as customized excel or database spreadsheets, 
    web‐based  packaged  software,  all  the  way  to  integrated  applications  such  as  PeopleSoft.      As 
    UBC  currently  uses  PeopleSoft  for  its  HRIS  and  eRecruit  needs,  it  would  be  prudent  to 
    investigate the cost/benefit of augmenting this enterprise application. 

    This  project  will  identify  the  business  requirements  for  a  tool  and/or  application  to  support 
    talent management and career frameworks.  It will also include a high level review of PeopleSoft 
    and  2‐3  other  low  to  mid‐level  applications  with  a  recommendation  on  how  to  proceed.    The 



                                                                                                  7 | P a g e  
                                                        
                                                                                                Project Charter 
                                                                                          IT Career Framework 
 
    implementation  of  such  an  application  would  be  considered  a  sub‐project  of  the  IT  Career 
    Framework and would be managed accordingly 

            •   Business Requirements 
            •   High level review of applications which meet Business Requirements 
     

    PILOT IMPLEMENTATION 

    •       Develop an implementation plan for pilot groups 
    •       Develop the communications plan and execute: 
                o Sponsor communication to key stakeholder groups 
                o Develop introduction and information presentations for employees 
                o Communication to employees 
                o Messaging on importance of career pathing and opportunities at UBC 
                o Hiring message – long term career opportunities at UBC and commitment to 
                    employees 
    •       Align job descriptions to actual work performed and competency required 
    •       Complete implementation activities for all pilot IT groups 
     

            1. Deliverables 
             
               • Vision, Commitment statements 
               • Services listing and metrics 
               • Tailored career pathing model for piloted IT group 
               • Updated position descriptions for M&P  IT employee groups 
               • Performance appraisal reflective of competencies and deliverables for the piloted 
                      group(s) 
               • Reward and Recognition Program 
               • Value and Behaviour Statements 
               • Updated job descriptions with metrics for IT employees 
               • Business Requirements which identifies the need to align with current technology 
                      (example – e‐recruit platform) 
               • Implementation Plan 
               • Communications Plan 
               • Lessons learnt for incorporation into future implementations including project 
                      artifacts (e.g. templates) 
               .     
            2. Assumptions  
 

                1.       Timeline is based on the assumption that a skills and competencies inventory will 
                         be  purchased.    If  we  do  not,  the  timeline  and  resource  requirement  will  be 
                         extended and increased 

                                                                                                    8 | P a g e  
                                                             
                                                                                                 Project Charter 
                                                                                           IT Career Framework 
 
           2.       Each  contributing  IT  group  will  provide  resources  to  implement  the  IT  Career 
                    Framework within their respective group. 

           3.       It is up to each group to also perform their own gap analysis between the position 
                    descriptions  created,  and  their  current  state  position  descriptions.    In  addition  to 
                    make any adjustments necessary as a result, which may include (but not limited to: 

                                o   creating development plans 
                                o   resource balancing or changes necessary to the organization structure 
                         
           4.       It  is  assumed  that  the  project  team  will  collaborate  in  determining  a  standard 
                    approach  to  each  of  the  deliverables,  while  accommodating  some  of  the  unique 
                    requirements of the contributing project members. 

           5.       Some of the contributing team members may be in different stages of developing 
                    some  of  the  work  identified  in  the  pre‐work  section  of  the  project  (e.g.  values  & 
                    behaviours).  It is assumed that these artifacts will be shared within this project we 
                    can leverage work already performed. 

        3. Dependencies 
            
           1. Each IT group contributing to the project provide resources to assist with 
               completion of deliverables 
            
            
        4. Out of Scope 
            
           •   Succession planning 
           •   Individual development planning 
           •   Individual performance reviews and goal setting 
           •   Application software or hardware purchase 
            




                                                                                                      9 | P a g e  
                                                            
V.       Project Approach & Timeline 
      
     This project is a partnership between several IT groups with a motivation to implement a shared Career Framework.  In order to pilot the 
     Career  Framework  within  several  IT  organizations,  the  project  approach  is  to  leverage  leadership  and  resources  from  each  of  the 
     participating groups.   The artifacts from this pilot will be used to expand the implementation of the framework to include all IT organizations 
     at UBC initially, and ultimately enhanced to serve the broader UBC enterprise.  The project Steering Committee will provide governance to 
     ensure  that  the  delivered  approach  is  scalable  for  the  enterprise.    For  a  more  detailed  approach  to  the  Career  Framework  development, 
     refer to Appendix C – Approach to Career Framework.  The following diagram illustrates the timeline and high level project deliverables.

             Apr 1                     Apr 15                                                       Aug 1                              Nov 1                Dec 31




               Project Initiation                              Building Blocks                              Career Framework                Implementation


            Develop project framework                                                                                                          Implement Career
                                                Create organizational building blocks which will
            for managing project, and                                                                     Develop Career Framework               Frameworks to
                                                          inform Career Framework
                meeting objectives                                                                                                              piloting IT groups

           - Review background material
                                             - Develop vision, commitments, goals and objectives
           - Interview sponsors and                                                                                                         - Develop
                                             - Validate the services and functions required to
             executive stakeholders                                                                                                           implementation plans
                                                achieve goals                                             - Development of career ladders
           - Determine resourcing,                                                                                                            for pilot groups
                                             - Determine quality, speed, volume metrics associated with   - Competency model for each
             develop detailed schedule                                                                                                      - Develop
                                               services                                                     career ladder.
             and budget                                                                                                                       communications
                                             - Determine skills and competencies                          - Standardized compensation
           - Finalize charter & project                                                                                                       strategy
                                             - Determine performance metrics                                 ranges formulated for each
             plan
           - Set up risk and cost
                                             - Develop reward and recognition program                        position in each ladder        ‐ Complete
                                             - Develop values and associated behaviours                                                        implementation
             management tracking
                                             - Develop standardized job descriptions
           - Project kick-off
                                             - Review compensation relative to skills and competencies
           - Initiate communication
VI.        Critical Success Factors 
            

       Critical success factors for the IT Career Framework include: 

           1. Resources  with  both  the  availability  and  the  capability:    it  is  imperative  that  the  Career 
              Framework ultimately aligns to, and be leveraged in developing a similar career framework 
              for the broader UBC faculty and staff.  Having UBC HR resources available with the capability 
              of guiding the project team on the development of various deliverables in the prework and 
              career framework is critical.  In addition, due to the de‐centralized nature of IT at UBC, the 
              team will need resources from the participating IT groups who can bring their perspectives 
              and  experience  on  their  similarities  and  differences  and  how  this  impacts  the  IT  Career 
              Framework development. 

           2. Consistent Executive Sponsorship:  given the diversity of IT at UBC, it is important to stay the 
              course.    The  team  will  need  the  expertise  and  guidance  of  a  strong  and  continuous 
              sponsorship  to  meet  the  risks  and  challenges  of  a  pilot  project  which  has  much  broader, 
              long term implications. 

           3. Appropriate  budgeting:    due  consideration  has  been  given  to  the  limited  budget  for  this 
              project  and  hard  costs  have  been  kept  to  a  minimum.      However,  given  the  strategic 
              importance  of  this  initiative,  the  quality  and  success  of  critical  components  should  not  be 
              sacrificed to save incremental budget in this pilot which would serve longer term objectives 

           4. Supporting  Technology:    while  the  Career  Framework  can  initially  be  developed  in  a  fairly 
              manual  format  (such  as  Excel),  the  competency  and  skills  inventory,  the  standardized  job 
              descriptions and linking these to an individual’s current situation and ongoing competency 
              development will need supporting technology to manage their career information.  To date, 
              this has been managed in paper format which has limited value as it is too unwieldy to keep 
              up to date.   

VII.       Project Risks 
            

               Risk                       Probability              Consequence        Mitigation 
               Resource Risk –            Med – Team               High – schedule    Escalate to Steering 
               Availability of            members could be         impact             Committee to ask for 
               Project Team               pulled onto other                           prioritization direction 
                                          higher priority tasks                       and/or to communicate to 
                                          or projects                                 staff. 
                                                                                       
               Resource Risk –            Med – Team               High – schedule    Stakeholders to commit to, 
               Availability of skilled    members could be         impact, quality    and identify skilled resources 
               resources to               pulled onto other        impact             to the project and allocate 
               contribute as              higher priority tasks                       their time accordingly. 
                                                                                            Project Charter 
                                                                                      IT Career Framework 
 
    subject matter         or projects   
    experts 
    Scope Creep            Medium –                    High – schedule       Manage scope and timeline 
                           opportunities to            impact                closely.  Any scope changes 
                           expand project                                    would be considered and 
                           either into other                                 agreed to through the 
                           non‐pilot areas may                               Steering Committee 
                           be identified                                      
                                                                              
    Success factors        Low – subject               Med – the             Test assumptions. 
    identified are not     matter experts              project could 
    sufficient to gauge    should be able to           complete 
    overall                bring this expertise        everything it 
    implementation                                     sets out to do, 
    success                                            and still not 
                                                       receive the 
                                                       longer term 
                                                       benefits. 
    Project Overlap &      High – Projects             Medium –              Determine appropriate level 
    Dependencies           which this project          May have              of information needed to 
                           are dependent on            misalignment of       inform this project and 
                           may not be far              skills to services    negotiate expectations with 
                           enough along to be                                other projects. 
                           able to inform 
                           portions of this 
                           project (ie., Service 
                           Catalogue).  
                           Participating IT 
                           groups may not 
                           have performed this 
                           activity 
    Budget Constraints     Medium –               High – may                 Identify costs from onset for 
                           depending on           impact scope               potential outside resource 
                           resource/skill         and timeline               requirements 
                           availability for                                   
                           project team                                      In reviewing potential 
                           members, we may                                   applications provide high and 
                           require outside                                   low cost alternatives along 
                           resources.  Business                              with recommendations  
                           requirements may 
                           indicate higher 
                           application costs 
                           that anticipated 




                                                                                              12 | P a g e  
                                                    
                                                                                                         Project Charter 
                                                                                                   IT Career Framework 
  
  

VIII.     Project Organization 
           

          The following table identifies the roles and responsibilities of the project team members: 

         Role                           Responsibilities                    Accountable Resource         Name – Title – 
                                                                                            Dept

 Executive Project        Acts as project champion; Communicates              Oliver Gruter‐Andrew, CIO 
 Sponsor(s)               project mandate to the organization;                Lisa Castle – VP Human Resources 
                          Authorizes resources; Ultimate decision‐
                          maker(s); Measures/evaluates success of 
                          project; accountable for overall project 
                          deliverables

 Steering Committee       Provides oversight for the project;               Claudio Pini, Director – IT 
                          Monitors progress & results; Resolves                 Transformation & PMO (74770) 
                                                                            Christopher Pryde, Acting Assoc 
                          conflicts & removes barriers for project 
                                                                                 Director, IT Operations, MED‐IT (21723) 
                          progress; Authorizes changes to scope,            Julie Stockton, Director –  
                          schedule, budget                                       Organizational Development & 
                                                                                 Learning (25442) 
                                                                            Rue Ramirez, Assoc University 
                                                                                 Librarian (25241) 
                                                                            Don Thompson, Director – IT Okanagan 
                                                                            (250‐807‐9008) 
                                                                            Marianne Schroeder – Asst Registrar, OLT 
                                                                            (20255) 
                                                                            Julie Kothlow, Project Manager (21976) 
 Project Manager(s)       Accountable for completion of individual          Julie Kothlow 
                          project deliverables; Manages project 
                          budget & team resources; Manages issues 
                          and risks; Manages changes through CAB 
                          process; Point person for communications 
                          around individual project(s)

 Team Leads               Members of the teams for this project will        Kate Bearblock/ Alex Bayne (21839) 
                          be allocated resources from participating         Norm Daoust (59320) 
                          collaborating IT departments and will be 
                                                                            Deb Austin (24894) 
                          responsible for their assigned roles and 
                                                                            Jenny Mackay  
                          deliverables in their areas of specialization. 
                          Team Leads may be either someone who              Manpreet Dhillon (23573) 
                          knows the IT positions and organization           Nicole Udzenija (250‐807‐8623) 
                          well, or someone in HR who supports the IT        2 representatives from small IT 
                          organization.                                     organizations at UBC (TBD) 


                                                                                                               13 | P a g e  
                                                                  
                                                                                                               Project Charter 
                                                                                                         IT Career Framework 
 
        Role                                Responsibilities                       Accountable Resource         Name – Title – 
                                                                                                   Dept

HR  Subject  Matter  Provides UBC wide perspective on HR                          Phillippa Wagner (Compensation) (23569) 
Experts              management, policies and practices                           Nicole Udzenija (Organizational 
                     influencing the project.  These may include                  Development) (250‐807‐8623) 
                     (but are not limited to) performance 
                                                                                  Patrizia Todaro (Advisor) (29889) 
                     management, position profiles, 
                     compensation,  

Tools & Applications        Accountable for producing business                    IT Business Analyst 
                            requirements for tools and applications;              Robert Boudreau (28142) 
                            would be able to provide knowledge of 
                            UBC HR management system(s) and 
                            options for expanding. 
          

          

                 Steering Committee


                 Claudio Pini (Chair)
                 Oliver Gruter Andrew
                                                                Project Sponsors
                      Lisa Castle
                                                               Oliver Gruter Andrew
                  Christopher Pryde
                                                                    Lisa Castle
                     Julie Stockton
                     Rue Ramirez
                    Don Thompson
                 Marianne Schroeder
                     Julie Kothlow
                                                                       Project Manager
                                                                         Julie Kothlow




                              HR Subject                                                                    Tools &
                             Matter Experts                                                               Applications
                                                          Team Leads – Working Group
                                                                                                             Team
                              Compensation:
                                                       HR Lead – Alex Bayne, Kate Bearblock
                             Phillippa Wagner                                                              IT Business
                                                           UBC-IT Lead – Jenny Mackay
                                                          UBC OK Lead – Nicole Udsenija                      Analyst
                            OD, Performance &
                                                             MED-IT Lead – Lori Miletich
                               Leadership                                                                Robert Boudreau
                             Nicole Udsenija               OLT Lead - Manpreet Dhillon
                                                                 Library Lead – tbd                       – HR, eRecruit/
                                                      2 Rep from small IT @ UBC organizations               PeopleSoft
                             Advisor: Patrizia
                                 Todaro




                                                                                                                   14 | P a g e  
                                                                    
                                                                                         Project Charter 
                                                                                   IT Career Framework 
 
        

       Project Authorization 
       The signatures below represent an authorization to proceed with the project as defined in this 
       Charter document including Appendices.   

    Oliver Gruter‐            UBC IT CIO
                                                                        Project Sponsor 
    Andrew 

    Lisa Castle               VP, Human Resources                       Project Sponsor 

    Claudio Pini              UBC IT, Director IT Transformation        Steering Committee Member

    Christopher Pryde         Med‐IT                                    Steering Committee Member

    Rue Ramirez               Library                                   Steering Committee Member

    Don Thompson              UBC Okanagan                              Steering Committee Member

    Marianne                  Office of Learning Technology (OLT)
                                                                        Steering Committee Member 
    Schroeder 

    Julie Kothlow             UBC‐IT Project Manager                    Project Manager 




                                                                                           15 | P a g e  
                                                       
                                                                                        Project Charter 
                                                                                  IT Career Framework 
 
 

    Appendices 
              
              
             Appendix A:  Project Schedule 
 

    Detailed Project Schedule to be created once scope of project is agreed to 

              
             Appendix B:  Ancilliary Costs 
 

     Item                                                                           Cost 

     Cultural Assessment                                                             

     Competency Dictionary                                                           

 

             Appendix C:  Approach to Career Framework 
 

    (see next page) 

              




                                                                                            16 | P a g e  
                                                    
             Approach to Career Framework


      Initiation                                                                                                       Building Blocks

                                                                              Determine quality, 
                                                  Validate services                                   Determine level(s)               Develop 
                        Identify Vision,                                       speed, volume 
                                                    and functions                                        of skills and              performance           Develop values and       Standardize Job                Align 
   Project Set Up     Commitments Goals                                        associated with 
                                                 required to achieve                                    competencies                  metrics &              behaviours              Descriptions              Compensation
                        and Objectives                                           services and 
                                                     objectives                                           required               performance review
                                                                                  functions

                                                     For example:              This will drive the                                                                                   Consolidate or
   Project Charter                                                                                     For each function,
                                                                                 time/resource                                                                                      standardize role
                                                                                                      identifying the skills                                                                                     Ensure that
                                                    Client Services          requirements as well                                 Translate service,                                 descriptions to
    Project Plan          Aligns to UBC                                                                 or competencies                                     Based on core                                   compensation aligns
                                                                               as quality metrics                                   function based                                include titles, levels,
                       framework for vision                                                           required to drive the                                values, develop                                  with job descriptions.
                                                   Data Backup and            associated with the                                 metrics into role/job                          responsibilities, skills
    Project Team         and commitments                                                              quality and meet the                                desired behaviours                                Make adjustments for
                                                      Recovery                service or process.                                 description metrics                              and competencies,
                                                                                                      organizational goals                                                                                     any anomalies
                                                                              Determine metrics                                                                                        metrics and
   Project Kick off                                                                                      and objectives
                                                  Application Hosting          and set baseline                                                                                        behaviours


                          Vision,                                                                                                  Performance            Values, Behaviour          Draft Job
  Project Charter                                                             Service Listing
                      Commitment, Goal                                                                                               Review                  Statements             Descriptions
   Project Plan                                   Considers ITSM               and metrics
                        Statements
                                                   service listing
                                                                                          Considers any                                   Rewards &
                                                                                             metrics                                      Recognition
                                                                                         recommended in
                                                                                              ITIL



  Requirements                                                                          Career Framework                                                                                       Implementation

                                                                                 Discuss job 
 Develop Business                                                                                                                                              Complete 
                                                       Refine                  description with                                                                                       Develop                     Develop 
                      Develop Career Path                                                                   Identify any              Finalize Job        performance review 
  Requirements                                      Organizational              employee and                                                                                       Implementation              Communication 
                            Model                                                                            differences              Description          and objectives for 
Review Applications                                   Structure              compare with actual                                                                                        Plan                       Plan
                                                                                                                                                              coming year
                                                                               work performed


       Business                                  Any minor adjustments                                                                                     Updated/aligned 
                      Create career ladders                                                                                                                 Performance 
 Requirements for                                  required to better                                                                                                            Standard activities for 
                        and competencies.                                                                                                                      Review                                        Communications Plan  
talent management                                deliver service or align                                                           Determine if                                 implementing Career 
                      Identify requirements                                                               Create plan to fill                                                                                May include:  training 
     and career                                         skill sets                  Align Job                                    additional resources                                  Framework
                       for lateral, across or                                                             competency/skill                                                                                       tools, launch 
     framework                                        Mandate and                  Description                                       or new JD is                                   (+ customizable)
                      within path transition                                                                requirements                                                                                       communications
Review PeopleSoft                                 description for each                                                                 required
                           requirements                                                                                                                      Finalized Job 
    capabilities                                      department
                                                                                                                                                             Descriptions

   Business                                                                                                                                                                                                    Communication 
                        Career Pathing             Organizational                                                                                                                 Implementation 
 Requirements                                                                                                                                                                                                      Plan
                            Model                    Structure                                                                                                                         Plan
  Application                                                                                                                                                                                                     Tools 
   Review

                                                                                                                                                                                                                                        

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:13
posted:10/16/2011
language:English
pages:17