Docstoc

Konsep Administrasi

Document Sample
Konsep Administrasi Powered By Docstoc
					                             DEVINISI DAN KONSEP ADMINISTRASI


        Dalam aktivitas pekerjaan yang kita lakukan sehari-hari, baik secara sadar atau pun
tidak, kita selalu disuguhkan dengan dua istilah yang sangat populer ini, yaitu administrasi
dan manajemen. Sebagai contoh kecil, dimana ketika kita melakukan pengurusan dokumen-
dokumen (paper work) di instansi, lembaga, atau kantor yang biasanya pada kantor
pemerintah, kita akan selalu dimintai kompensasi atas pembuatan paperwork tersebut
dengan istilah ‘biaya administrasi”, atau misalnya ketika kita akan berobat ke Rumah Sakit,
maka kita akan diminta untuk mengurus administrasi terlebih dulu—yang maksudnya untuk
registrasi pasien dan pembayaran biaya berobat. Kemudian ketika ada pekerja pada suatu
pabrik yang meminta THR akan diminta menunggu keputusan dari manajemen dan lain
sebagainya.


    Lantas apakah istilah yang dikenalkan pada kita tersebut sudah memiliki batasan yang
tepat, sehingga kita benar-benar memahami makna dan perbedaan antara administrasi
dengan tatausaha, dan atau administrasi dengan manajemen. Karena beberapa Sarjana
Ilmu Administrasi seperti Henry Fayol—ada yang mengatakan dia sebagai Father of
Administration Scientifically dan ada pula yang mengatakan dia adalah Father of
Management Scientifically–, Cyril O’Donell, G.R.Terry dan lainnya tidak memberikan
konsepsi yang jelas mengenai perbedaan antara keduanya. Maka berikut ini saya akan
mencoba memberikan rumusan mengenai kedua istilah ini sehingga dapat me-reduce
deviasi pemahaman antara keduanya.


1. Administrasi dengan Tata Usaha (Administration to Administratie)Administrasi berasal
    dari kata latin “ad” dan “ministrare” yang berarti membantu, melayani atau memenuhi.
    Dalam Bahasa Inggris adalah “Administration”—yang sampai sekarang tetap
    dipergunakan dan dalam bahasa Indonesia diterjemahkan menjadi Administrasi. Namun,
    karena selama lebih kurang 350 tahun Indonesia dijajah Belanda, maka sedikit banyak
    istilah yang digunakan Belanda terinfiltrasi kedalam Bahasa Indonesia, salah satu
    contohnya adalah “Administratie” yang menurut Pariatra Westra dkk, definisinya
    adalah Setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya
    secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-
    keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain. Dalam
    bahasa Indonesia, pengertian tersebut pada hakekatnya adalah pengertian dari
    Tatausaha. Menurut sudut pandang penulis, bahwa Tatausaha itu merupakan suatu
   kegiatan pengumpulan data dan informasi dan dilakukan pencatatan secara sistematis
   dalam suatu organisasi untuk menghasilkan kumpulan keterangan yang dibutuhkan. Jadi
   sekarang dapat dipahami, bahwa kegiatan tatausaha masih termasuk dalam unsur
   Administrasi dalam arti luasdan bukan merupakan faktor dari administrasi. Dengan
   demikian, apabila kegiatan yang dimaksud adalah kegiatan tatausaha, seyogyanya kita
   tidak menggunakan istilah administrasi agar tidak menimbulkan bias antara kedua istilah
   ini.


2. Administrasi dengan Manajemen (Administration to Management). Seperti dikemukakan
   pada poin sebelumnya, bahwa istilah administrasi yang digunakan sampai sekarang
   adalah dalam bahasa Inggris, yaitu “administration”. Beberapa Ahli Ilmu Administrasi
   memberikan definisi yang berbeda-beda namun secara harfiah memiliki maksud yang
   sama. Seperti menurut Leonald D. White, bahwa administrasi adalah suatu proses yang
   biasanya terdapat pada semua usaha kelompok, baik usaha pemerintah ataupun swasta,
   sipil atau militer baik dalam skala besar ataupun kecil. Lain halnya menurut Herbert A.
   Simon, yang dalam arti luas didefinisikan sebagai kegiatan dari kelompok orang-orang
   yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Kemudian setelah mengalami
   beberapa kali revisi dan penyempurnaan bersama Drs. Sutarto, Drs. The Liang Gie
   memberikan definisi administrasi sebagai segenap rangkaian penataan terhadap
   pekerjaan pokok yang dilakukan oleh kelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan
   tertentu. Dari beberapa definisi tersebut, maka penulis memiliki batasan tersendiri
   mengenai definisi administrasi, yaitu : suatu proses penataan usaha yang timbul ketika
   dua orang atau lebih yang memiliki tujuan yang sama yang kemudian berinteraksi dalam
   suatu organisasi, melakukan kerjasama dengan menggunakan instrumen dan sumber
   yang mungkin terbatas.


          Cakupan dari kegiatan administrasi sangatlah luas, yaitu keseluruhan proses mulai
dari menentukan bentuk dan tujuan organisasi, cara mencapai tujuan, siapa saja yang
bertanggung jawab dalam pelaksanaan pencapaian tujuan ini, pengendalian proses
pelaksanaan, sampai bagaimana mendayagunakan instrumen atau sumber yang terbatas.
Pada dasarnya, cakupan dari kegiatan penataan usaha ini adalah bagian dari disiplin ilmu
lain, oleh karenanya kegiatan ilmu administrasi hanya dibatasi pada aktivitas-aktivitas
penyelenggaraan atau pelaksanaan saja—yang direpresentatifkan dengan penataan usaha.
Dengan demikian pula, dapat disimpulkan bahwa kegiatan administrasi dalam arti sempit
adalah kegiatan yang dilakukan oleh para administrator (pimpinan) dan dalam arti luasnya
adalah keseluruhan kegiatan dalam organisasi.


       Namun belakangan, istilah administrasi dikaburkan dengan istilah manajemen,
karena sekilas kegiatan keduanya hampir sama dalam konstelasi organisasi. Bahkan
beberapa pendapat para ahli Ilmu Administrasi di Amerika Serikat dan Inggris pun tidak
membedakan kedua istilah tersebut dengan tegas. Drs. Usman Tampubolon pernah
memberikan     batasan   terhadap   kedua   istilah   ini   dalam   artikelnya   yang   berjudul
Perkembangan Ilmu Administrasi (1974:17), jika dilihat dari sudut sejarah terjadinya istilah-
istilah ini sebagai berikut: bahwa ada 2 tingkatan bahasa yang dikenal pada zaman Yunani
dulu, yaitu bahasa orang-orang bangsawan, ningrat, politisi, negarawan dan Bahasa kasar,
bahasa orang kebanyakan, pedagang, kuli pelabuhan, dan lain-lainnya Bahasa kasar yang
disebutkan belakangan ini dipakai oleh orang-orang yang yang hidup di pinggiran kota yang
kemudian dikenal sebagai bahasa Italia. Untuk mengartikan suatu usaha memimpin oleh
orang-orang pinggiran (Italia) ini disebut “maneggiare”. Sedangkan untuk Kaum ningrat,
politisi, dan negarawan untuk maksud yang sama mempergunakan istilah “administrare”.
Overlap atau kesimpangsiuran istilah ini ternyata masih diikuti sampai sekarang. Untuk
memberikan perbedaan yang jelas mengenai istilah ini, BPA (Balai Pembinaan Administrasi)
menempatkan administrasi pada posisi dengan batasan yang luas, dan manajemen
merupakan bagian dari administrasi. Menurut BPA, administrasi merupakan segenap proses
penyelenggaraan atau penataan tugas-tugas pokok sesuatu usaha kerjasama sekelompok
orang dalam mencapai tujuan bersama. Dan membatasi manajemen sebagai salah satu
usaha yang hanya membatasi pada segi kepemimpinan yang mengarahkan orang-orang
yang bekerjasama berikut pengarahan fasilitas-fasilitasnya sehingga semua dapat berjalan
dengan baik. Mengenai manajemen, Koontz dan O’Donnel memberikan definisi bahwa
manajemen adalah usaha untuk mendapatkan hal-hal yang dikerjakan dengan usaha orang
lain. GR Terry juga kemudian mengemukakan pendapatnya bahwa manajemen adalah
pencapaian suatu sasaran yang telah ditentukan melalui usaha orang lain. Dari pendapat
tersebut, jelas esensi dari kegiatan manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan
sumber daya yang tersedia dan dilakukan oleh seorang manajer (pimpinan). Menurut
pandangan penulis, bahwa manajemen itu merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk
mengendalikan sumber-sumber yang ada agar dapat menghasilkan keluaran yang efektif
dan efisien.

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Stats:
views:907
posted:10/14/2011
language:Indonesian
pages:3