AP Online Help French

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AP Online Help French Powered By Docstoc
					                                Aide AP Online


Bienvenue sur AP Online
1.0 Informations Générales
  1.1 Qui peut utiliser AP Online
  1.2 Comment fonctionne AP Online
     1.2.1 Quelles sont les factures traitées dans AP Online
2.0 Guide de procédure AP Online
  2.1 Accéder à AP Online par le Portail Fournisseurs
     2.1.1 Ouverture de session du Portail Fournisseur
     2.1.2 Mon Portail Fournisseur
  2.2 Recherche AP Online
  2.3 Sommaire
  2.4 Détails Fournisseurs
  2.5 Détails de la facture
  2.6 Détails du bon de commande
  2.7 Détails du paiement
3.0 Techniques de recherche
  3.1 Champ des valeurs chroniques
4.0 Champ des descriptions détaillées
5.0 Contacts AP
  5.1 Numéros d'appel gratuit
  5.2 Courriel
6.0 Questions fréquemment posées (FAQ)
7.0 Assistance
  7.1 Aide Portail
  7.2 Administrateur Online



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LES DOCUMENTS (Y COMPRIS LES LOGICIELS) ET SERVICES FOURNIS SUR CE SITE LE SONT «TELS
QUEL», SANS AUCUNE GARANTIE, Y COMPRIS CELLES DE QUALITE MARCHANDE, D'ADAPTATION A
UN USAGE PARTICULIER OU DE NON-VIOLATION DE PROPRIETE INTELLECTUELLE. Les obligations de
HP relatives à ses produits et services ne sont soumises qu'aux accords dans le cadre desquels ces
produits et services sont fournis et aucune mention faite sur ce Site ne peut contribuer à modifier ces
accords. En outre, HP ne garantit ni l'exactitude ni l'exhaustivité des documents, logiciels ou services
fournis sur ce Site. HP se réserve le droit de modifier à tout moment et sans notification préalable les
documents du Site ou les descriptions et prix de produits figurant dans ces documents. HP rejette
toute obligation relative à la mise à jour des documents figurant sur ce Site qui seraient obsolètes. Les
informations publiées sur ce Site peuvent parfois se référer à des produits, des programmes ou des
services qui ne sont pas disponibles dans votre pays.




Bienvenue sur AP Online


AP Online est un outil commercial qui permet à nos importants clients externes, partenaires,
fournisseurs et prestataires de services un accès facile aux informations à jour nécessaires à
l'établissement des factures, bons de commande, paiements, ainsi qu'aux données permanentes
des fournisseurs via un site sécurisé. Ce service Online est rapide et facile à utiliser, disponible à
n'importe quel moment et vous renseigne sur les factures qui nous ont été envoyées pour
paiement.



           Avantages AP Online
       Accès à votre facture soumise à Hewlett-Packard 24 heures / 7 jours par semaine
       Pas d'attente téléphonique pour des réponses concernant les factures, paiements et les
        transactions.
       Données sur les paiements, factures, et remises sur les paiements accessibles en un seul et
        même endroit
       Possibilité de correspondre avec le Centre d'Appels (CRC) de Hewlett-Packard depuis AP
        Online
       Date d'échéance estimée pour les transactions ouvertes



          Avantages Portail Fournisseurs

    Le Portail Fournisseurs de HP procure à ses Partenaires Commerciaux, Fournisseurs, un point
d'entrée unique pour toutes leurs interactions commerciales Online avec HP en fournissant:

       Une adresse URL unique
       Une apparence et utilisation conviviales
       Navigation Interface Utilisateur optimale
       Gestion d'utilisateur standardisée
       Fonction d'identification unique pour tous les services utilisateur
       Nom d'utilisateur et mot de passe pour les services utilisateur
       Un modèle d'assistance commun



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1.0 Informations Générales

1.1     Qui peut utiliser AP Online


AP Online est disponible pour les partenaires commerciaux externes avec un enregistrement et un
accès propre. Actuellement, AP Online importe des données transactionnelles de quatre systèmes
comptables de Hewlett-Packard.

Enregistrement

Services protégés par mot de passe - Les services protégés par mot de passe correspondent au
modèle d'identification de classe C. Les services selon ce modèle sont limités par HP et l'accès est
autorisé en utilisant le nom d'utilisateur et le mot de passe. Cette procédure d'enregistrement
inclut votre demande d'autorisation pour les services fournis sur le portail protégé de Classe C,
ainsi que l'ordre de création de votre profil auprès de l'administrateur de AP Online.

Accès Utilisateur

Dans un délais de deux jours ouvrables suivant votre demande, vous recevrez la confirmation et
les informations d'accès par courriel. Ensuite, accédez au service simplement en utilisant le lien
"Ouverture de session avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe" situé sur la gauche de
la navigation du Portail Fournisseurs. Il sera nécessaire d'introduire votre nom d'utilisateur et
votre mot de passe. Après l'établissement de la connexion, le lien de service apparaitra sur la
gauche de la navigation de la page initiale sécurisée.


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1.2     Comment fonctionne AP Online


AP Online interface avec quatre systèmes SAP de comptabilité fournisseurs de Hewlett-Packard.
Les systèmes supportés sont: US1 et FI1 (systèmes HP avant la fusion) et EPH et SPE (systèmes
Compaq avant la fusion). Alors que HP utilise plusieurs systèmes comptables pour effectuer les
paiements à nos clients externes, AP Online supporte actuellement les systèmes mentionnés ci-
dessus. Chaque jour, des programmes extraient des données transactionnelles depuis le système
comptable fournisseurs SAP de Hewlett-Packard:

       Les factures payées et non-payées avec numéro de bon de commande
       Les factures payées et non-payées sans numéro de bon de commande
       Paiements (données du règlement/détails de la facture)
    
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1.2.1 Quelles sont les factures traitées dans AP Online

Systèmes comptables de Hewlett Packard

Hewlett-Packard reçoit et traite des factures du monde entier. Les comptes fournisseurs sont
gérés de différents endroits autour du monde. Le type de transactions acquises par Hewlett-
Packard (p.ex. Biens ou Services) détermine ou et comment certaines factures sont traitées. Deux
emplacements principaux de traitement centralisé des factures sont utilisés par HP. Un système
SAP pour les Amériques, US1, et un système SAP pour l'Europe, le Moyen-Orient et l'Afrique, FI1.
De plus, HP traite et paie d'autres factures dans de nombreux autres systèmes SAP. Tous les
systèmes SAP n'interfacent pas avec l'application AP Online. Les deux principaux systèmes
comptables de HP et les deux principales applications SAP pré-fusion de Compaq interfacent avec
l'application. Par conséquent, si votre société sais que les factures sont soumisent sur les
applications SAP, telles que D7, IJBU, ou JD Edwards, elles n'apparaitront pas dans AP Online.

Interfaces supportées par AP Online

       US1 [Modèle de Vérification des Factures Centralisé pour les Amériques]; HP 4.5b SAP
       FI1 [Modèle de Vérification des Factures Centralisé pour l'Europe, le Moyen-Orient et
        l'Afrique]; HP 4.5b SAP
       SPE; Pré-fusion Compaq 3.1 SAP
       EPH; Pré-fusion Compaq 3.1 SAP


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2.0 Guide de procédure AP Online


2.1 Accéder à AP Online par le Portail Fournisseurs


Pour accéder à AP Online, vous devez vous connecter à www.hp.com/go/supplierportal .
Ouvrir une session en utilisant le nom d'utilisateur et le mot de passe fourni par l'administrateur
AP Online. Cliquer sur "Ouverture de session avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe".
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2.1.1 Ouverture de session du Portail Fournisseur


Nom d'utilisateur et Mot de passe


Comme établi ci-dessus, dès que le client externe est enregistré, un délai de deux jours ouvrables
environ est nécessaire à l'obtention de la confirmation et des informations d'accès par courriel.
Une fois ces informations reçues, vous pourrez accéder à l'application en utilisant le lien
"Ouverture de session avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe" situé sur la gauche de
la navigation du Portail Fournisseurs. Veuillez noter que le nom d'utilisateur et le mot de passe
sont des informations sensibles. Cliquer sur "ouverture de session".
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2.1.2 Mon Portail Fournisseur


La barre de navigation de gauche affiche toutes les applications/services dont l'utilisateur à
l'accès. Cliquer sur le lien AP Online.
Cliquer sur le lien >> AP Online situé à gauche de la navigation. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira.


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2.2 Recherche AP Online




Depuis la page de recherche principale [au dessus de "copie d'écran] vous avez la possibilité de
faire une requête de données selon les catégories suivantes:

       Code de la Société/l'entité (p.ex. US00/us00; donnée non sensible)
       Numéro de Fournisseur (Doit être sélectionné dans la liste déroulante; appuyer sur Ctrl et
        cliquer différents numéros de fournisseurs pour en sélectionner plus d'un)
       Numéro de facture
       Date de facturation de (mm/jj/aaaa)
       Date de facturation à (mm/jj/aaaa)
       Numéro de bon de commande
       Numéro de paiement (ou Numéro de référence de compensation - Clearing Reference
        Document )

Vous avez la possibilité d'obtenir des informations sur tous les Statuts de Paiements ou de choisir
parmi les suivants:
    Ouvert
    Payé
    Bloqué

Vous avez la possibilité d'organiser un tri primaire ou secondaire des données parmi les
catégories suivantes:
     Code de la société/l'entité
     Numéro de fournisseur
     Numéro de facture
     Numéro de paiement
     Statut du paiement
     Numéro de bon de commande
     Date de facturation (mm/jj/aaaa)

Le tri par défaut est organisé par numéro de facture. Le bouton de réinitialisation permet à
l'utilisateur d'effacer toutes les valeurs contenues dans les champs de sélections. En cliquant sur le
bouton de Recherche, votre demande sera envoyée à la base de données.

Remarque: Utilisez le lien de >> Recherche situé sur la gauche du menu de navigation pour
retourner à la page de Recherche AP Online.


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2.3 Sommaire


Cette page affiche les résultats de la sélection par critères de la page de recherche précédente. S'il
y a trop de données à traiter, pensez à retourner à la page de recherche par critères de AP Online
et limiter votre recherche en ajoutant des paramètres. Les utilisateurs peuvent télécharger le
sommaire dans un dossier de format Excel, Word ou HTML.
Une fois les résultats affichés, une liste de toutes les factures des six derniers mois, basée sur les
critères de recherche apparaitra [payé, ouvert/inversé ou bloqué].

Depuis le Sommaire, l'utilisateur a l'option de sélectionner une des quatre pages détaillées
suivantes:
     Détails Fournisseur
     Détails de la facture
     Détails du bon de commande
     Détails du paiement

Remarque: Utilisez le lien de >> Recherche situé sur la gauche du menu de navigation pour
retourner à la page de Recherche AP Online. La fonction de téléchargement des transactions du
sommaire vous permet de l'enregistrer. Les options Microsoft Excel, Microsoft Word et Web
[.html] sont disponibles. En cliquant sur un des boutons de téléchargement, l'utilisateur peut
enregistrer les résultats.


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2.4 Détails Fournisseurs
La page Détails Fournisseur affiche le numéro de fournisseur, le nom, l'adresse et les informations
bancaires (selon les modes de paiements assignés) telles que tenues à jour par le système
comptable interne de HP (SAP). L'utilisateur peut retourner au Sommaire en cliquant sur le lien
>> Retour aux résultats.




Si l'utilisateur a une question ou un problème avec les informations sur le fournisseur ou les
données bancaires affichées sur cette page, il peut contacter le Centre de Services Clients de HP
via le lien "formulaire courriel". Pour cela, cliquer sur le lien: >> Questions/Problèmes concernant
une transaction

Les informations de base concernant le fournisseur et les détails bancaires seront introduits
automatiquement dans le formulaire. Vous aurez la possibilité de compléter ces informations
pour aider l'équipe d'assistance dans leurs recherches. Cliquer sur "Envoyer" après avoir introduit
vos données supplémentaires.


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2.5 Détails de la facture


La page "Détails de la facture" affiche les détails de la facture tels qu'introduits dans le système
comptable interne de HP (SAP). L'utilisateur peut retourner au Sommaire en cliquant sur le lien
>> Retour aux résultats.
Visualiser OUVERT




Visualiser BLOQUE
Visualiser PAYE




Si l'utilisateur a une question ou un problème avec les détails de la facture affichés sur cette page,
il peut contacter le Centre de Services Clients de HP via le lien "formulaire courriel". Pour cela,
cliquer sur le lien: >> Questions/Problèmes concernant une transaction
Les informations de base concernant la facture seront introduites automatiquement dans le
formulaire. Vous aurez la possibilité de compléter ces informations pour aider l'équipe
d'assistance dans leurs recherches. Cliquer sur "Envoyer" après avoir introduit vos données
supplémentaires.



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2.6 Détails du bon de commande


La page "Détails du bon de commande" affiche les détails du bon de commande tels qu'ils
existent dans le système "achat" interne de HP (SAP). L'utilisateur peut retourner au Sommaire en
cliquant sur le lien >> Retour aux résultats.
Si l'utilisateur a une question ou un problème avec les détails du bon de commande affichés sur
cette page, il peut contacter le Centre de Services Clients de HP via le lien "formulaire courriel".
Pour cela, cliquer sur le lien: >> Questions/Problèmes concernant une transaction

Les informations de base concernant le bon de commande seront introduites automatiquement
dans le formulaire. Vous aurez la possibilité de compléter ces informations pour aider l'équipe
d'assistance dans leurs recherches. Cliquer sur "Envoyer" après avoir introduit vos données
supplémentaires.


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2.7 Détails du paiement


La page "Détails du paiement" affiche les détails du paiement tels qu'ils existent dans le système
"achat" interne de HP (SAP). L'utilisateur peut retourner au Sommaire en cliquant sur le lien >>
Retour aux résultats.



Si l'utilisateur a une question ou un problème avec les détails du paiement affichés sur cette page,
il peut contacter le Centre de Services Clients de HP via le lien "formulaire courriel". Pour cela,
cliquer sur le lien: >> Questions/Problèmes concernant une transaction

Les informations de base concernant le paiement seront introduites automatiquement dans le
formulaire. Vous aurez la possibilité de compléter ces informations pour aider l'équipe
d'assistance dans leurs recherches. Cliquer sur "Envoyer" après avoir introduit vos données
supplémentaires.


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3.0 Techniques de recherche


Le masque de Recherche Principale est utilisé pour limiter les données qui sont recouvrées par
l'application AP Online. L'utilisateur peut introduire plusieurs combinaisons de données dans les
champs pour demander un rapport - et depuis le sommaire, faire un "zoom avant" pour obtenir
des informations complémentaires plus détaillées.

Afin de limiter les "demandes peu précises" (trop de données en retour), l'application à besoin
d'un minimum de critères de sélection introduits. Le numéro de fournisseur est la seule donnée
obligatoire. L'utilisateur peut introduire des données spécifiques supplémentaires s'il le désire.
Après avoir rempli les critères de sélections, l'utilisateur doit cliquer sur "Soumettre" en bas du
masque. Le masque du Sommaire AP Online sera soumis.


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3.1 Champ des valeurs chroniques


Veuillez vous référer à la page suivante pour des exemples spécifiques sur des articles numérotés.




               1   Changer la langue - L'utilisateur sélectionne une préférence de langue lors de
                   son enregistrement. La langue choisie apparaitra par défaut à chaque connexion
                   de l'utilisateur à AP Online. A n'importe quel moment, l'utilisateur peut
                   sélectionner une langue différente en utilisant l'option de liste déroulante.

                    EN = Anglais
                    ES = Espagnol
                 DE = Allemand
                 FR = Français


           2    Nom d'utilisateur - Le nom d'utilisateur est assigné par l'administrateur AP
                Online. C'est généralement l'adresse de courriel de l'utilisateur. Pour les clients
                externes, ce champ de donnée ne peut être écrasé ou modifié.

           3    Code de la société/l'entité: Ce champ pouvant contenir 4 caractères
                (alphanumériques) au maximum, est facultatif et permet à Hewlett-Packard
                d'identifier la région.

            Exemples: US00 [Etats-Unis]; MX00 [Mexique]; SG00 [Singapour]; DE00 [Allemagne];
ES00 [Espagne];
                     FR00 [France]; CA00 [Canada]; GB00 [Grande-Bretagne]; NO00 [Norvège]

           4    Numéro de fournisseur - Un numéro de fournisseur est un nombre formé de 10
                caractères au maximum (généralement 8 caractères) servant à identifier le
                fournisseur sur les documents financiers reçus et payés par Hewlett-Packard. Les
                numéros de fournisseur sont généralement numériques, mais dans quelques
                cas, ils peuvent contenir des caractères alphanumériques. Pour les clients
                externes, la liste de numéro de fournisseur sera fournie et ce champ ne peut être
                écrasé ou modifié. L'utilisateur peut sélectionner TOUS les numéros de
                fournisseur ou utiliser Ctrl+les touches de déplacement du curseur pour en
                sélectionner deux ou plus. Pour les "Super Utilisateurs" de l'application, le
                numéro de fournisseur doit inclure deux zéros dans les deux premiers
                caractères.


              Exemples: 14011488, 17009501, 20098172, 31096762, 16001304, 71008495,
           DH00000034


           5    Numéro de facture - Numéro de facture du client externe. Les employés du
                département Operations de Hewlett-Packard enlèveront tous les espaces et
                caractères spéciaux (p.ex. &%^#@/_-] lors de l'enregistrement des factures dans
                leur système comptable. Le champ du numéro de facture n'est pas un champ de
                donnée sensible. Lorsqu'il est utilisé en complément du numéro de fournisseur,
                le système proposera uniquement les factures correspondantes. Remarque: Il
                n'existe aucune fonction de recherche approximative.


               Exemples: INV93743 est inv93743 ou INV93743 ; 09-12314 est 0912314


           6    Termes de la facture - L'utilisateur peut limiter la recherche à une période
                spécifique comprise entre deux dates en utilisant les icônes du calendrier.
                Remarque: AP Online archive seulement les données des six derniers mois..
7    Numéro de bon de commande - Ce champ contient des caractères
     alphanumériques. Le bon de commande est émis par Hewlett-Packard.
     Remarque: Il n'existe aucune fonction de recherche approximative.


     Exemples: series SBY…, 77…, SBE…, 32…, H4…


8    Numéro de paiement - Selon la région de l'utilisateur, le numéro de paiement
     peut avoir différentes significations. Par exemple, aux Etats-Unis, il peut
     correspondre au Numéro de contrôle, alors qu'en Grande-Bretagne et Irlande, il
     peut correspondre au Numéro de référence de compensation (Clearing
     Référence Number). La seule valeur acceptée par ce champ est un code
     numérique de 10 caractères commençant par 20... Remarque: Il n'existe aucune
     fonction de recherche approximative.

     Exemples: 2012871967, 2000002644


9    Statut du paiement - L'utilisateur peut laisser les trois boîtes vérifiées ou non
     pour obtenir TOUTES les transactions disponibles. De plus, l'utilisateur peut
     sélectionner le type de transactions à afficher.




    PAYE – La facture a terminé avec succès les procédures de paiement de Hewlett-
Packard. Le paiement sera effectué conformément aux modes de paiement approuvés
par le client externe.
    OUVERT – La facture a été reçue et enregistrée dans le système comptable de
Hewlett-Packard. La facture sera mise en traitement lorsque les termes de paiement
parviendront à échéance.
    BLOQUE – La facture est en suspens. Un facture peut être en suspens pour
plusieurs raisons.
    Exemples: Approbation en suspens (montant élevé), reçu de marchandises
manquant reception incomplète de marchandises, note de crédit en suspens,
différence de prix entre le bon de commande et la
      facture, problèmes avec le Certificat de Taxes, etc.
    INVERSE – La facture/paiement original a été inversée. Le departement des
Opérations de HP inversera la transaction si une erreur s'est produite, etc. Pour toutes
questions spécifiques concernant la mention
      "inversé" pour votre facture, veuillez contacter HP.




10   Tri - L'utilisateur final a la possibilité de trier les transactions par ordre de
     préférence. Si la sélection renvoie beaucoup de lignes de données, l'utilisateur
     peut trier les lignes selon un ordre particulier. Depuis le menu déroulant,
     l'utilisateur peut sélectionner le champ par lequel les transactions seront triées.
     Par exemple, si l'ordre de tri désiré est par date de facturation selon le bon de
     commande, l'utilisateur sélectionnera "bon de commande" dans le menu
                   d'information du tri primaire et "date de la facture" dans le menu d'information
                   du tri secondaire.


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4.0 Champ des descriptions détaillées



Nom du champ              Définition
                          Un nom d'utilisateur est le code utilisé par un utilisateur pour s'identifier
Nom d'utilisateur         en se connectant au système ou en ouvrant une session. Le système
                          l'utilise uniquement pour identifier l'utilisateur.
                          C'est une unité administrative de comptabilité générale de Hewlett
Code de la                Packard utilisée dans son système comptable pour identifier les clients
société/l'entité          externes selon la région. Par exemple: SG00/Singapour; US00/Etats-Unis;
                          GB00/Grande-Bretagne.
                          Un numéro de fournisseur est un nombre formé de 10 caractères au
                          maximum (généralement 8 caractères) servant à identifier le fournisseur
Numéro de
                          sur les documents financiers reçus et payés par Hewlett-Packard. Les
Fournisseur
                          numéros de fournisseur sont généralement numériques, mais peuvent
                          contenir dans quelques cas, des caractères alphanumériques.
                          Le document commercial du client ou fournisseur externe émis à
                          l'attention de Hewlett-Packard, mentionnant les produits, quantités, et
Numéro de Facture         prix convenus pour des produits ou services déjà fournis à HP par le
                          vendeur. Remarque: Tous les caractères spéciaux et les espaces seront
                          enlevés du numéro de facture.
                          Généralement la date à laquelle les articles sont envoyés; Les dates de
Date de la facture        paiements sont déterminées par rapport à la date de la facture ou la date
                          de la réception de la facture.
Numéro de bon de          Document écrit de Hewlett Packard autorisant un fournisseur à fournir
commande                  des produits et/ou des services à un prix spécifié.
                   Le numéro du document de Hewlett Packard attribué aux factures
                   traitées ou payées. Connu également comme Numéro de référence de
Numéro de paiement
                   compensation (Clearing Référence Number) dans certaines régions. (ou
                   "Check number" aux Etats-Unis)
                          Le statut actuel de la facture ou du paiement dans les systèmes de
Statut du paiement        Comptes Fournisseurs de Hewlett-Packard. Le statut est actualisé
                          quotidiennement dans AP Online. Le temps d'exécution est de 24 heures.
                          Organiser les informations d'AP Online dans l'ordre désiré. AP Online
Tri
                          possède, par exemple, des fonctions de tri permettant d'organiser les
Primaire/Secondaire
                          articles dans un ordre spécifique désiré dans le Sommaire.
                      Date à partir de laquelle les termes de paiement sont applicables. Peut
Date de base
                      aussi se référer à la date de réception de la facture.
                      L'unité d'échange utilisée par le client externe et/ou Hewlett-Packard
Monnaie
                      pour faciliter le transfert de biens ou services.
                      Date à laquelle la facture est supposée être payée, calculée à partir de la
                      date de la facture et conformément aux termes de paiement ou calculée
                      à partir de la date de réception de la facture chez HP et conformément
Date d'échéance
                      aux termes de paiement selon la région. *Remarque: le champ de la Date
estimée
                      d'échéance estimée sera vide pour les fournisseurs traités dans les
                      applications SAP pré-fusion de Compaq ou configurés avec des termes
                      de paiement spéciaux.
                   Le numéro du document est la clé utilisée par le système pour accéder
Numéro du document au document comptable. Le numéro du document est unique pour
                   chaque code de société/l'entité et chaque année fiscale.
                      Dans certaines régions Hewlett Packard accepte des factures de clients
                      externes mentionnant plusieurs numéros de bons de commande; Vous
Bons de commande      verrez donc plusieurs numéros de bons de commande dans la colonne
Multiples             "Bon de commande" sur AP Online. En Cliquant sur le lien "Bons de
                      commande Multiples", les bons de commande associés à la transaction
                      apparaitront.
                      Informations mentionnées sur une facture liées directement aux
                      conditions générales à l'attention de Hewlett-Packard pour le paiement
Termes de paiement
                      d'un client externe.
                      par ex: 45 jours net, réductions, paiement rapide
                      Procédure du paiement (par exemple: chèque, lettre de change, transfert
Modes de paiement
                      bancaire international etc.)
Clé bancaire          Clé d'identification unique pour une banque
                      Montant total par paiement sortant de Hewlett-Packard, payé net dans la
Montant du paiement
                      monnaie mentionnée sur les documents.
                      Ces codes sont utilisés lors de transferts bancaires d'argent, en particulier
                      lors de transferts internationaux. Le code contient 8 ou 11 caractères,
Code Swift            constitué de: 4 caractères - code de la banque, 2 caractères - code ISO
                      national, 2 caractères - code de localisation, 3 caractères - code de
                      l'entité, facultatif ("XXX" pour le siège social).
                      La facture a été reçue et enregistrée dans le système comptable de
Ouvert
                      Hewlett-Packard. La facture sera payée à son échéance.
                      La facture a terminé avec succès la procédure de paiement de Hewlett-
Payé                  Packard. Le paiement sera effectué conformément aux modes de
                      paiement approuvés par le client externe.
                      La facture est en suspens. Un facture peut être en suspens pour plusieurs
                      raisons. Exemples: Approbation en suspens (montant élevé), reçu de
Bloqué                marchandises manquant reception incomplète de marchandises, note de
                      crédit en suspens, différence de prix entre le bon de commande et la
                      facture, problèmes avec le Certificat de Taxes, etc.
Inversé               La facture/paiement original a été inversé. Le département des
                        Opérations de HP va inverser la transaction si une erreur s'est produite,
                        etc. Pour toutes questions concernant la mention "inversé" pour votre
                        facture, veuillez contacter HP.



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5.0 Contacts AP


Compte Fournisseurs

Description du service:
Les dettes sont des montants dûs aux fournisseurs, résultant de l'achat de marchandises,
matériels, fournitures ou services.
TLe Centre d'Appels CRC traite toutes les questions des fournisseurs, acheteurs, demandeurs sur
le statut des factures de biens et services fournis à HP.

Téléphone aux Etats-Unis: +1 (404) 774.4646



5.1 Numéros d' appel gratuit


Pays       Numéro d' appel gratuit
Etats-Unis +1 800 325 5372
Argentine 0 800 288 52 800 (ID +1 800 325 5372)
Brésil     0800 890 0288 (ID + 1 800-325-5372)
Chili      800 260 029 (ID +1 800 325 5372)
Colombie +1 800 911 0010 (ID +1 800 325 5372)
Equateur   +1 800 225 528 (ID +1 800 325 5372)
Mexique    +1 800 288 2872 (ID +1 800 325 5372)
Pérou      0 800 50 288 (ID +1 800 325 5372)
Porto Rico 800-325-5372
Venezuela 0 800 552 6288 (ID +1 800 325 5372)




Les transactions des Comptes Fournisseurs proviennent de différents endroits autour du monde.
Ces factures sont traitées par: le Centre Global e:Business à Bangalore, Inde; Le Centre Global
Business à Barcelone; Guadalajara, Mexique ou Singapour.
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5.2 Courriel


Région                   Pays supportés                          Adresse de courriel
                         Chine, Hong Kong, Thaïlande et
Asie Pacifique                                                   vp.sgbc.support.crc@hp.com
                         Taiwan
                         A l'exclusion de la Chine, Hong Kong,
Asie Pacifique                                                 vendor-payable.crc@hp.com
                         Thaïlande et Taiwan
                                                                 vendor-payables-us-
Amériques                Etats-Unis
                                                                 support@hp.com
Amériques                Canada                                  cnd-vp-crc@hp.com
Amérique Latine                                                  soporte.cxp.lar@hp.com
Europe, Proche-Orient
                         Royaume-Uni et Irlande                  uk-ireland-vp.crc@hp.com
et Afrique
Europe, Proche-Orient    A l'exclusion du Royaume-Uni et de
                                                                 ec.crc@hp.com
et Afrique               l'Irlande




6.0 Questions fréquemment posées (FAQ)


Factures manquantes
J'ai soumis ma facture dans OB10, mais ne la vois pas dans AP Online
Le Bon de commande n'est pas référencé dans le sommaire
Calcul de la date d'échéance
Que signifient les différents Statuts de Paiement?
Informations OB10
Messages d'erreur fréquents
Que représente le Code de la société/l'entité?
Instructions d'enregistrement

1 Après les résultats de ma recherche, des factures manquent

Votre profil AP Online doit contenir tous les numéros de vendeurs possibles associés à votre
société comme référencés dans le système comptable interne à HP. L'administrateur AP Online
utilise les informations fournies lors de l'enregistrement pour sélectionner le bon fournisseur. Si
l'utilisateur sait qu'il existe plusieurs numéros de fournisseur, il devra alors envoyer une demande
par courriel à l'administrateur AP Online. Dans le Sommaire, cliquer sur le lien
Questions/Problèmes sur AP Online. AP Online conserve 6 mois l'historique des transactions dans
sa base de données. Vous ne verrez donc pas de factures et/ou de paiements antérieurs à 6 mois.
2 Expliquez moi pourquoi mes factures sont présentes dans OB10, mais n'apparaissent pas
dans AP Online.

Cette facture a été envoyée électroniquement à Hewlett-Packard par OB10; toutefois, la facture
n'a pas encore été introduite dans notre système comptable. Une fois introduite dans SAP, elle
sera visible dans AP Online. Un délai de 4 à 6 jours est nécessaire à l'introduction des factures
dans notre système comptable.

3 Pourquoi ne vois-je aucun bon de commande référencé dans la colonne "Numéro de Bon
de Commande"?

Actuellement, l'application AP Online n'extrait les factures, paiements et données des bons de
commande que de 4 systèmes SAP (US1, FI1, EPH, & SPE). Il est possible que vous ayez référencé
un bon de commande sur la facture soumise a Hewlett Packard, mais que cette facture ait été
traitée dans un système différent et transférée pour le paiement dans un des systèmes mentionné
ci-dessus. Dans ce cas, la valeur du bon de commande n'arrive pas à passer. Les bons de
commande qui commencent par les chiffres suivants n'apparaissent pas dans la colonne "Bon de
Commande" - 44...; 77... De plus, Hewlett-Packard traite les factures dans des systèmes
comptables complétement différents qui n'interfacent actuellement pas avec AP Online (p.ex. D7,
IJBU, Fusion, etc.) Nous travaillons pour inclure tous les systèmes A/P de Hewlett-Packard;
cependant, le système qui produit les bons de commande commençant par 45.... n'a pas encore
été ajouté à nos rapports quotidiens d'informations comptables.

4 La date d'échéance estimée est-elle celle a laquelle je peux m'attendre à recevoir le
paiement?

La date d'échéance estimée est calculée en ajoutant les termes de paiements (ex. Net à 45 jours) à
la date de base. Cette date est celle à laquelle les systèmes de Hewlett Packard traiteront le
paiement de la facture. Selon la région et les termes de paiements du client externe, la facture
sera payée dans un délai de 2 à 3 jours. Dans le cas d' envoi par courrier, veuillez compter
quelques jours supplémentaires.

5 Que signifient les différents Statuts de Paiement?

Ouvert - La facture a été reçue et enregistrée dans le système comptable de Hewlett Packard. La
facture sera mise en traitement lorsque les termes de paiement parviendront à échéance.
Payé - La facture a terminé avec succès la procédure de paiement de Hewlett Packard. Le
paiement sera effectué conformément aux modes de paiement approuvés par le client externe.
Inversé - La facture/paiement original a été inversé. Le departement des Opérations de HP va
inverser la transaction si une erreur s'est produite, etc. Pour toutes questions concernant la
mention "inversé" pour votre facture, veuillez contacter HP.
Bloqué - La facture est en suspens. Une facture peut être en suspens pour plusieurs raisons.
Exemples: Approbation en suspens (montant élevé), reçu de marchandises manquant reception
incomplète de marchandises, note de crédit en suspens, différence de prix entre le bon de
commande et la facture, problèmes avec le Certificat de Taxes, etc. EXEMPLE: Le demandeur n'a
pas répondu au courriel d'approbation A/P. La facture sera certainement débloquée dans
quelques jours et avant que les termes net ne soient échus. Veuillez recontrôler.
6 Comment soumettre électroniquement mes factures par OB10? Quelle est la marche à
suivre?

HP a réinventé notre procédure de paiement des fournisseurs en rejoignant le réseau de
facturation électronique OB10. Le réseau OB10 est disponible pour les fournisseurs facturant les
Etats-Unis, le Royaume-Uni, le Canada, la France, l'Espagne, les Pays-Bas, l'Allemagne et l'Irlande.
La liste des entités HP ayant adoptées le réseau OB10 ainsi que d'autres détails complémentaires
peuvent être trouvés sur E-invoicing (E-facturation). Veuillez consulter le module Finance en
utilisant le lien suivant: https://h20168.www2.hp.com/supplierextranet/invoicing.do HP prie les
fournisseurs qui envoient des factures par la poste à ses entités de rejoindre le réseau OB10 pour
la soumission de leurs factures. Le Centre d'Appels (CRC) Hewlett-Packard pourra mieux répondre
à vos questions concernant OB10. Veuillez contacter le Centre d'Appels par courriel à: vendor-
payables-us-support@hp.com ou par téléphone au numéro appel gratuit # 800-325-5372; un
collaborateur sera en mesure de vous aider.

7 Messages d'erreur fréquents

Trop de transactions correspondantes! Veuillez préciser vos sélections - Pour éviter des
"demandes excessives" ou un "manque de résultats", l'application exige qu'un minimum de
critères de sélection soient introduits. Introduisez des données dans au moins deux champs de
sélection, ce qui règlera la question. Référez-vous à la section Techniques de Recherche contenue
dans ce document.
Votre session a expiré - Après 30 minutes d'inactivité, le système se désactivera
automatiquement. Il sera nécessaire de vous reconnecter.

8 Que représente le Code de la société/l'entité?

Un code d'entité/société est une unité d'organisation comptable. US00 pour les Etats-Unis; FR00
pour la France; CA00 pour le Canada. Pour obtenir une liste complète, veuillez contacter
l'administrateur AP Online.

9 Je rencontre des problèmes pour l'enregistrement?

Cliquez sur le lien AP Online situé sur la gauche du portail. Consultez la documentation AP Online
pour vous assurer que cette application fonctionnera pour votre société. Cliquer sur le lien
"Nouvel Utilisateur - Page d'enregistrement" dans la section Informations Utiles pour
l'Enregistrement. Complétez le masque initial d'enregistrement. Sélectionnez le service AP Online
dans la partie inférieure de la fenêtre et cliquez sur "continuer". Complétez les informations
relatives à votre société dans le deuxième masque d'enregistrement. Veuillez impérativement
fournir les trois Valeurs Commerciales. Cliquez sur "Soumettre et contrôler". Si les informations
sont correctes, cliquez une seconde fois sur "Soumettre". Dans les deux jours ouvrables suivant
votre demande, vous recevrez une confirmation et un message de bienvenue de la part de AP
Online, vous indiquant la marche à suivre simple pour vous connecter au système. Si vous ne
recevez aucune nouvelle dans les deux jours ouvrables suivants, ou si vous avez d'autres
questions, veuillez contacter l'équipe d'Assistance du Portail Fournisseurs par courriel.


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7.0 Assistance


7.1 Aide Portail


Veuillez contacter l'équipe d'assistance du Portail Fournisseurs HP si:

       vous rencontrez des problèmes avec le portail
       vous rencontrez des problèmes avec les services fournis par le portail
       vous êtes un employé HP et souhaitez soumettre une demande telle que:
           a. changer ou ajouter un texte;
           b. demander des changements de fonctionnalité sur le portail;
           c. commencer un dialogue pour l'intégration de vos services dans ce portail.

Vous pouvez nous contacter via:

Courriel: support Portail Fournisseurs en ligne a l'adresse suivante:
https://h20168.www2.hp.com/supplierextranet/contactSupport.do



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7.2 Administrateur AP Online


Veuillez contacter l'administrateur AP Online pour assistance dans les cas suivants:

       difficultés à localiser une facture
       vous désirez mettre à jour votre Profile AP Online:
        a. ajouter un numéro de fournisseur;
        b. ajouter un/des utilisateur(s) à votre profil;


Vous pouvez contacter l'administrateur AP Online par courriel à: ap-online.setup@hp.com
[Anglais seulement]


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