EAC/49/06
ANNEXE 1
TERMES DE REFERENCE
Marché public ouvert appel n°. EAC 49/06 Services d’hôtellerie à Strasbourg
Pouvoir adjudicateur : Commission européenne 1. INFORMATIONS GENERALES
Deux fois par an, dans le cadre de son programme de stages, la Commission européenne offre un stage de formation à 600 stagiaires pour une période de cinq mois. Il s'agit de jeunes diplômés universitaires qui font une première expérience professionnelle dans une Institution européenne. Dans le cadre de ces stages la Commission organise des voyages à Strasbourg avec un programme éducatif: visite des différentes institutions européennes établies dans la ville, réception à l'Hôtel de ville, tour historique de la ville. Les voyages ont lieu durant les semaines de séance plénière du Parlement européen et sont organisés 16 fois par an pour des groupes d'environs 50 personnes. La durée de chaque voyage est de trois jours (deux nuitées).
2.
OBJECTIFS DU CONTRAT ET RÉSULTATS ESCOMPTÉS
2.1. Objectifs généraux Les objectifs généraux du projet dont ce contrat fait partie sont les suivants: Afin de pouvoir assurer la programmation des voyages des stagiaires à Strasbourg, la Commission doit s'assurer de la disponibilité des moyens d'hébergement sur place. L'objectif de cet appel d'offres est donc acquérir des services d'hôtellerie à Strasbourg pouvant accueillir à chaque fois la totalité du nombre de participants durant les semaines de séances plénière du Parlement européen. Puisque les déplacements sur place se font à pied ou par transport public, il faudra que l'hôtel se trouve dans ou aux alentours du centre. 2.2. Objectifs spécifiques L’objectif de ce contrat est le suivant : Le service d’hôtellerie recherché comprend :
Page 1
Termes de référence
EAC/49/06 ANNEXE 1
• 25 chambres doubles (deux lits) pour 50 stagiaires, avec petit déjeuner; - 2 chambres singles pour les 2 accompagnateurs, avec petit déjeuner. • Pendant les sessions plénières du Parlement européen. Au total, il s’agit de 800 nuitées chambres doubles et de 64 nuitées chambres singles, par an. Les chambres doivent être équipées de salle de douche, WC, TV, téléphone. Le premier groupe d'un maximum de 52 personnes arrive après 12 h. le lundi et repart avant 12 h. le mercredi (2 nuitées) et le deuxième groupe d'un maximum de 52 personnes arrive le mercredi après 12 h. et repart le vendredi avant 12 h (2 nuitées). L’hôtel doit pouvoir mettre à disposition, le jour du départ de chaque groupe, un local où les 52 personnes puissent déposer leur bagage jusqu’à 14 h. La périodicité est pour chaque année : 2 groupes par mois en janvier, février, avril, mai, juin, juillet, novembre et décembre durant la semaine de séance plénière du Parlement européen (les dates précises seront communiquées ultérieurement dès établissement par le Parlement européen des dates de sessions). 2.3. Résultats à atteindre par le contractant • La provision du service d'hôtellerie en point 2.2 3. CHAMP D’INTERVENTION
3.1. Généralités 3.1.1. Description du projet Provision de service d'hôtellerie 3.1.2. Zone géographique à couvrir Strasbourg 3.1.3. Groupes cibles Hôtels 3.2. Activités spécifiques
Provision des service d'hôtellerie pour les dates au point 4. Logistique et calendrier
Page 2
Termes de référence
EAC/49/06 ANNEXE 1
3.3. Gestion du projet 3.3.1. Entité chargé de la gestion du projet Le Bureau des Stages, Unité E05 de la Direction Générale Education et Culture de la Commission sera responsable de gérer le contrat. 4. LOGISTIQUE ET CALENDRIER
4.1. Lieux de travail Strasbourg 4.2. Date de début & période d’exécution La date réelle de l'entré en vigueur du contrat sera le jour de la signature du contrat par les deux parties. La durée d'exécution du contrat sera de 8 semaines par an pendent un période de 24 mois. A titre indicatif, les dates pour les prestations 2007 sont les suivantes: 2007. 12-14 novembre 2007 14-16 novembre 2007 10-12 décembre 2007 12-14 décembre 2007 2008 En attente de la décision du Parlement européen.
5.
BESOINS
5.1. Personnel Non applicable
5.2. Moyens à fournir par le contractant
Non applicable
Page 3
Termes de référence
EAC/49/06 ANNEXE 1
6.
RAPPORTS
6.1. Modalités d’établissement et de soumission des rapports Non applicable.
Page 4