Mandat
EAC/37/07
Annexe 1
MANDAT
EAC/37/07
Organisation de conférences de bienvenue à l’intention des stagiaires Pouvoir adjudicateur: Commission européenne
13/8/03
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1.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Deux fois par an, la Commission propose à de jeunes diplômés de l'université, choisis parmi les ressortissants des États membres de l'Union européenne et, pour certains, de pays tiers, de réaliser un stage de cinq mois au sein de l'institution. Ces stages doivent permettre aux stagiaires de mieux comprendre les objectifs et les problèmes de l'Union européenne, ainsi que le fonctionnement des institutions, et de compléter leurs connaissances par une expérience professionnelle dans l'un des services de la Commission. Ils commencent le 1er mars et 1er octobre de chaque année.
2.
OBJECTIFS DU MARCHÉ ET RÉSULTATS ESCOMPTÉS
2.1. Objectif général Les objectifs généraux que le présent marché doit contribuer à atteindre sont exposés ci-après. Dans le cadre du programme de stage de la Commission, le bureau des stages organise, au début de chaque session (deux sessions par an: la première semaine de mars et la première semaine d'octobre de chaque année), une conférence de deux jours pour faciliter l'intégration des nouveaux stagiaires et leur expliquer le fonctionnement de la Commission. Chacune des huit conférences constitue une manifestation à part entière nécessitant une commande distincte; les dates prévues pour leur organisation sont les suivantes: 2008 Conférence 1: 2009 Conférence 2: Conférence 3: 2010 Conférence 4: Conférence 5: 2011 Conférence 6: Conférence 7: 2012 Conférence 8: 5 et 6 mars 2012 3 et 4 mars 2011 5 et 6 octobre 2011 3 et 4 mars 2010 5 et 6 octobre 2010 4 et 5 mars 2009 5 et 6 octobre 2009 6 et 7 octobre 2008
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2.2. Objectif spécifique L’objectif du présent marché est le suivant: fournir l'infrastructure, le soutien logistique et les services nécessaires pour la tenue de ces conférences aux dates spécifiées. La responsabilité du programme des conférences (invitations, intervenants, etc.) incombe à la Commission. 2.3. Résultats attendus du contractant • L'organisation d'une conférence réussie à chacune des dates prévues.
3.
ÉTENDUE DES TRAVAUX
3.1. Généralités 3.1.1. Description du projet À fournir pour chacune des conférences: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) une salle de conférence d'une capacité d'au moins 700 personnes à Bruxelles, facilement accessible par les transports publics, pour une durée de deux jours; les équipements nécessaires pour accueillir une conférence; un dispositif d'interprétation (mais pas d'interprètes) pour deux langues; un local pour le secrétariat; un service de sécurité pour la durée de la conférence; trois places de stationnement réservées pour les deux jours; une assurance couvrant les installations utilisées; un service cafétéria; un salon de réception et un service traiteur pour 700 personnes; une salle d'une capacité de 50 personnes, pour une heure, l'un des deux jours de la conférence; un éclairage approprié.
3.1.2. Zone géographique à couvrir Bruxelles
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3.1.3. Groupes cibles Centres de conférence 3.2. Activités spécifiques Á fournir pour chacune des conférences: – une salle de conférence d'une capacité de 700 personnes (temps d'occupation: de 9h à 19h); Cette salle doit être équipée: • • • • • • • • d'une estrade avec une décoration florale (adaptée à la taille de l'estrade); d'un PC fourni avec les applications Microsoft Word, Excel, Power Point et Acrobat Reader, et doté d’une connexion internet; d'un projecteur connecté au PC; d'un écran de projection (adapté à la taille de la salle de conférence); d'un rétroprojecteur; d'un pointeur lumineux; d'un système d’amplification; de trois micros sans fil;
– un système d'interprétation simultanée pour deux langues et des casques pour 700 personnes. Ce système devra être inspecté et approuvé par le service d'interprétation de la Commission européenne; – une salle destinée au secrétariat, située à proximité de la salle de conférence, pourvue d’un bureau, de quatre chaises, d’un téléphone, d’une ligne téléphonique, d’une table de conférence et de chaises pour environ 16 personnes, et d’un portemanteau; – une équipe de deux gardes chargés d’assurer la sécurité, de contrôler et d’autoriser l’entrée des invités, et d’intervenir en cas de problèmes, de 8h30 à 19h00 le premier jour et de 8h30 à 17h00 le second; – trois places de stationnement réservées durant les deux jours de la conférence; – une assurance couvrant la totalité des salles mises à disposition (ainsi que les accidents et la responsabilité des participants); – un service cafétéria (une fois par jour) proposant notamment café, thé, jus d'orange, eau plate et gazeuse, biscuits, chocolat et confiseries, servis dans de la vaisselle jetable; – un service traiteur, à raison d'une fois par lot, pour 700 personnes, proposant vin mousseux, kir, vin blanc et rouge, bière, jus d'orange et eau, ainsi que 8 petits fours froids et 8 chauds par personne;
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– une salle supplémentaire d'une capacité de 50 personnes, pour une durée d'une heure, l'un des deux jours de la conférence; – un système d’éclairage comprenant, si nécessaire, un dispositif d'éclairage adapté à la photo en intérieur. Pour toutes les offres de prix, il convient d'utiliser le formulaire fourni à l'annexe 5.
3.3. Gestion du projet 3.3.1. Organisme responsable Bureau des Stages Direction générale Éducation et culture Commission européenne 3.3.2. Structure de gestion Sans objet. 3.3.3. Équipements à fournir par le pouvoir adjudicateur et/ou d'autres parties Sans objet. 4. LOGISTIQUE ET CALENDRIER
4.1. Lieu Bruxelles 4.2. Date de début et période d’exécution La date indicative de début du contrat est le 1er juin 2008. Le contrat débutera effectivement après sa signature par les deux parties. La durée d’exécution du contrat sera de 48 mois.
4.3. Calendrier
Les conférences doivent se tenir aux dates spécifiées. 5. EXIGENCES
5.1. Personnel 5.1.1. Besoins généraux Voir le point 3.2 5.1.2. Expert principal Sans objet.
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5.2. Équipements à fournir par le contractant Sans objet. 6. RAPPORTS
6.1. Modalités d’établissement et de présentation des rapports Sans objet.
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