Description du cadre du marché

COMMISSION EUROPÉENNE Direction générale de l'éducation et de la culture Culture, Politique audiovisuelle et Sport Sport CAHIER DES CHARGES ANNEXÉ À L'INVITATION À SOUMISSIONNER Marché public de services n° DG EAC/69/02, à attribuer par procédure ouverte et par appel d’offres. Campagne d''information et promotion pour l''Année européenne de l''éducation par le sport 2004 1 INTRODUCTION — DESCRIPTION DU CADRE DU MARCHÉ 1.1 La Commission a proposé au Parlement européen et au Conseil de ministres que l'année 2004 soit proclamée "Année européenne de l'éducation par le sport". La Direction générale Éducation et Culture souhaite organiser une campagne de communication et information visant à promouvoir l’Année européenne de l'éducation par le sport (AEES). 1.2 Les objectifs1 de l'Année européenne sont les suivants: sensibiliser les institutions éducatives et les organisations sportives à la nécessité de la coopération pour développer l’éducation par le sport et sa dimension européenne, compte tenu de l’intérêt très large des jeunes pour les sports de toutes sortes; mettre à profit les valeurs véhiculées par le sport pour accroître les connaissances et les compétences qui permettent aux jeunes de développer leurs capacités physiques et leur disposition à l’effort personnel, ainsi que leurs capacités sociales telles que le travail en équipe, la solidarité, la tolérance et le fair-play dans un cadre multiculturel; sensibiliser à la contribution positive que le volontariat apporte à l'éducation non formelle, en particulier des jeunes; - - Ces objectifs sont ceux qui figurent dans la Position commune arrêtée par le Conseil en vue de l'adoption de la décision du Parlement européen et du Conseil établissant l'Année européenne de l'éducation par le sport 2004. (Annexe 7). Ils sont susceptibles d'être modifiés par le Parlement européen et le Conseil des ministres. 1 Commission européenne, B-1049 Bruxelles - Belgique. Téléphone: (32-2) 299 11 11. Tél. ligne directe : ….. http://europa.eu.int/comm/dgs/education_culture - promouvoir la valeur éducative de la mobilité et des échanges des élèves, notamment dans un milieu multiculturel, par le biais de l'organisation de rencontres sportives et culturelles dans le cadre des activités scolaires; encourager l’échange de bonnes pratiques en ce qui concerne le rôle que le sport peut jouer dans les systèmes éducatifs afin de promouvoir l'inclusion sociale des groupes défavorisés; créer un meilleur équilibre entre les activités intellectuelles et physiques durant la vie scolaire en encourageant le sport dans les activités scolaires; examiner les problèmes liés à l'éducation des jeunes sportifs et des jeunes sportives engagés dans le sport de compétition. - - 1.3 Les activités organisées dans le cadre de l'Année européenne se répartiront en deux catégories principales: la Commission lancera une campagne de sensibilisation, d’information et de promotion générale et cohérente à l’échelle européenne qui débutera en 2003 (phase préparatoire), se poursuivra tout au long de l'Année européenne proprement dite et s'achèvera fin 2004. Cette action comprendra l’organisation d’un concours pour la sélection du logo et d’une ligne graphique pour l’Année; des actions de sensibilisation, partiellement financées par la Commission, peuvent être entreprises à l’échelle nationale, locale, régionale ou transnationale, sous les auspices de comités de coordination nationaux établis dans chaque État membre. - 1.4 La campagne d’information et de promotion a pour but de convaincre les Européens des valeurs éducatives du sport. À cette fin, l'accent sera mis sur les messages suivants: dans le processus éducationnel, le sport contribue à la formation intégrale du citoyen, qu'il s'agisse de son développement physique ou du développement des habitudes sociales; le sport offre des possibilités éducatives qui portent, notamment, sur les capacités relationnelles, le travail en équipe, la capacité à coopérer, la créativité et la recherche de la qualité; dans le contexte éducatif, les activités sportives sont particulièrement adaptées aux objectifs de lutte contre toute forme de discrimination, fondée notamment sur le sexe ou le handicap, et aux objectifs de lutte contre le racisme et la xénophobie; le sport peut devenir un important gisement d'emploi. - - 1.5 Le logo et la ligne graphique sélectionnés figureront sur tout produit d’information et de communication associé à l’Année européenne. Ils doivent donc pouvoir s'adapter à tous les supports possibles: papier, audiovisuel, Internet, multimédia, etc. Ils doivent refléter d’une façon forte, élégante, claire et identifiable, le message principal que l’Année européenne veut communiquer à toute la population européenne, de tout âge et de toute origine sociale: "Dans toute politique d’éducation et dans toute démarche éducative le sport constitue un outil pédagogique privilégié". 1.6 Les montants à payer au titre du présent marché proviendront des budgets communautaires de 2003 et 2004. 2 OBJET DU MARCHÉ Le marché porte sur la sélection d’une société de communication qui sera chargée de la conception et de la gestion de la campagne d’information et de promotion visée au paragraphe 1, en coopération étroite avec la Commission. Cette campagne d'information et de promotion doit être efficace et innovante. Elle nécessitera des compétences stratégiques, ainsi que la capacité de produire du matériel de qualité destiné à un large éventail de médias, de concevoir des outils promotionnels et d'aider à l'organisation de grandes manifestations. En conséquence, la campagne d'information et de promotion comprendra quatre activités distinctes mais coordonnées: activité A: organisation d’un concours pour la sélection d’un logo, conception d’une identité graphique à utiliser sur tous les documents en rapport avec l’Année européenne de l'éducation par le sport 2004, quel que soit leur support (papier, électronique, audiovisuel etc.) et proposition de slogan pour l’Année; activité B: conception et exécution d’une stratégie médiatique comprenant conseils stratégiques, consultation, relations avec les médias, publicité, actions promotionnelles, diffusion auprès du public et production de matériel didactique; activité C: organisation de manifestations, promotion de l'Année européenne lors de grandes manifestations européennes, obtention d'un parrainage et d'un soutien moral; activité D: conception et production d'articles promotionnels. - - - Les éléments ci-après devront être pris en considération dans tous les aspects de la campagne d'information. La stratégie de relations publiques portera sur un certain nombre de messages parmi les plus complexes de la campagne, elle constituera la trame de la campagne au-delà et en dehors des actions de publicité, elle sensibilisera le public aux thèmes clés de la campagne et stimulera des actions en vue de produire des effets durables. Afin de garantir la crédibilité et la diffusion efficace des messages, il est vivement recommandé aux contractants de fonder leur stratégie sur la communication participative et de collaborer avec les institutions éducatives et les organisations sportives, les autorités nationales (en particulier les autorités chargées de la politique de l’éducation et du sport) et les médias. Pour autant que le contexte national le permette et si cela est susceptible d'améliorer la diffusion - des messages, les contractants pourront également conclure des accords avec des sociétés privées ou publiques. Adaptation aux contextes nationaux: bien que les messages fondamentaux de la campagne s'adressent à l'ensemble de l'Union européenne, les campagnes menées dans les différents États membres devront présenter des caractéristiques nationales distinctes, tirer profit des éventuels atouts nationaux et respecter les contraintes nationales en matière de diffusion de l'information et d'organisation d'activités à caractère pédagogique. Toutes les activités associées à la campagne doivent néanmoins être considérées comme faisant partie intégrante d'une initiative de l'Union européenne. Dans chaque État membre, le contractant aura des contacts réguliers avec les membres du comité de coordination nationale afin de dispenser des conseils, d'expliquer les actions entreprises, de faire le point sur la situation nationale et de discuter de l'éventualité de nouvelles initiatives, entre autres, en vue de garantir la cohérence entre les différentes activités menées à l'échelle nationale. Les institutions éducatives et les organisations sportives constituent des cibles importantes de la campagne. La stratégie innovante a pour but de garantir que le plus grand nombre possible d’institutions éducatives, d'organisations sportives et de citoyens prennent connaissance des messages de la campagne et aient accès aux matériels didactiques de celle-ci. Les activités destinées à ce groupe cible sont les suivantes: consultation d'organismes importants, envoi de courriers individuels, distribution d'un matériel didactique comprenant des informations relatives à la campagne, publication régulière de bulletins d'information et réalisation d'un site Internet consacré à la campagne. Il s'agit de garantir que le public cible soit informé des activités et que les institutions et organisations sachent en quoi elles sont concernées et comment elles peuvent participer. La campagne visera également à renforcer l'expertise des institutions éducatives et organisations sportives, notamment en matière de gestion organisationnelle, de relations publiques et de défense d'intérêts dans des domaines spécifiques, afin qu'elles puissent contribuer efficacement à l'élaboration des politiques et des programmes. La stratégie de relations publiques s'adressera également aux responsables des milieux économiques, des loisirs et de la politique, de manière à les sensibiliser à l’importance du rôle du sport dans le processus éducatif, et visera à susciter leur implication durable dans des actions. Le caractère international et multiculturel de l'Année européenne: l'ensemble du matériel réalisé dans le cadre de l'Année européenne véhiculera ce message, qui sera également un thème central de certaines manifestations et d'autres activités. Les produits et le matériel concernant l'Année européenne devront être adaptés à un très large public. L'ensemble du matériel sera diffusé dans toute l'Union européenne; une partie fera même l'objet d'une diffusion plus large, notamment dans les États membres de l’Association européenne de libre-échange participant à l’Espace économique européen (États de l’AELE/EEE), dans les pays associés d’Europe centrale et orientale, à Chypre, à Malte et en Turquie. Il est donc essentiel de tenir pleinement compte de la diversité des valeurs culturelles. - - - - - Professionnalisme et qualité: la Commission européenne doit être perçue comme une institution solide, digne de confiance et l'Année européenne comme une initiative sérieuse et ambitieuse. Les publications et objets promotionnels devront donc être de grande qualité, sans être trop élaborés ou inutilement coûteux. Cahier des charges relatif à l’activité A: logo, identité graphique et slogan de l’Année 2.1. L'adjudicataire prendra en charge l'organisation d’un concours à l’échelle européenne pour la sélection d’un logo. Le logo sera à la base de l’identité graphique de l'Année européenne. Le logo et la ligne graphique seront disponibles dans un délai de trois mois à compter de la date de signature du contrat. L'ensemble fourni comprendra: un logo, un en-tête de lettre, un modèle "PowerPoint", un modèle de bulletin d'information ("MS Publisher"), les éléments graphiques du site Internet (logo, boutons), un guide des couleurs et des styles. Le logo figurera sur tous les articles promotionnels, notamment le papier à lettres, les modèles de présentation "PowerPoint", les brochures, la signalisation et le site Internet. Le contractant organisera le concours visant à sélectionner le logo, pour le compte de la Commission. Lors de la diffusion de l’avis destiné à promouvoir la participation au concours, le contractant devra s’assurer de la visibilité de la Commission en tant qu'entité organisatrice du concours. L’admission au concours pour la sélection du logo se fera sur la base de critères n'entravant pas la libre prestation de services. Le contractant pourra limiter la participation au concours aux prestataires professionnels des arts graphiques. Toute limitation du nombre des candidats invités à y participer devra être établie sur la base de critères de sélection clairs et non discriminatoires et être de nature à assurer une concurrence réelle. L’accès à la participation au concours ne pourra être restreint au territoire ou à une partie du territoire d’un État membre. La sélection devra être effectuée par un jury composé de neuf personnes physiques, indépendantes des participants au concours et du contractant. La composition du jury doit être représentative de la diversité culturelle des États membres. Au moins un tiers des membres du jury doit posséder, dans le domaine des arts graphiques, des qualifications d’un niveau égal ou équivalent à celles exigées des participants au concours. Le contractant proposera à la Commission une liste de seize personnes comme membres du jury. La Commission choisira les membres du jury sur la base de cette liste et pourra, au besoin, demander au contractant de proposer une nouvelle liste de candidats. En outre, la Commission présidera le jury et son vote comptera double en cas de d’égalité. Le jury délibérera et rendra sa décision en toute autonomie, en se fondant exclusivement sur les critères suivants: - le logo doit symboliser les messages de cette Année (voir point 1.2 ci-dessus) d’une façon forte, claire, concrète, colorée, élégante et facilement identifiable. Il doit convenir à une utilisation non seulement dans les États membres de l’Union européenne, mais aussi dans les pays membres de l’Espace économique européen (États de l’AELE/EEE), dans les pays associés d’Europe centrale et orientale, à Chypre, Malte et en Turquie; le logo doit se prêter à une utilisation dans la ligne des articles promotionnels prévus dans le cadre de l’activité 4; le logo sera utilisé conjointement avec l'emblème de l'Union européenne et l'inscription "Année européenne de l’éducation par le sport 2004" et/ou sa traduction dans toutes les langues officielles de l'UE; enfin, le logo devra être caractéristique et original et sera utilisé exclusivement dans le cadre de l'Année européenne. La Commission détiendra les droits d'auteur. - - La Commission se réserve le droit d’accepter la décision du jury; en cas de refus, elle se réserve la possibilité de passer une commande directe pour le logo. En outre, l'intervention du contractant consistera à: conseiller les instances nationales de coordination sur la manière de donner le plus grand retentissement possible au concours et de diffuser l'information aux groupes cibles; organiser une manifestation avec une cérémonie de remise des prix au niveau européen pour le concours de sélection du logo, incluant: l'organisation et le financement du transport et de l'hébergement, repas compris, pour un maximum de 100 participants venus de toute l'Union européenne, l'organisation d'une exposition des œuvres des lauréats et la promotion de l'événement auprès de la presse et des médias. Cette cérémonie aura lieu en septembre/octobre 2003 dans un des États membres de l’UE. Le prix à remettre au(x) vainqueur(s) européen(s) ne devra pas dépasser 20 000 euros. Toutefois, des contributions supplémentaires en espèces ou en nature peuvent être obtenues auprès de parrains, en consultation avec la Commission et sous réserve de certaines restrictions. - Le contractant présentera également à la Commission trois propositions de slogan pour l’Année, en français ou en anglais. Le slogan doit synthétiser les messages clés de l’Année et se prêter à une traduction dans toutes les langues officielles de l’UE. La Commission choisira un slogan parmi les trois propositions du contractant et se réserve, en cas de non-acceptation, le droit de demander d’autres propositions de slogan supplémentaires ou de passer une commande directe. 2.2. Cahier des charges relatif à l’activité B: stratégie de communication L’activité B portera sur les éléments suivants: la fourniture de conseils stratégiques à la Commission et aux instances nationales de coordination; les relations proactives et réactives avec les médias; la conception et la réalisation de matériel d'information sur support papier, audiovisuel et électronique (reprenant le logo et l'identité graphique sélectionnés, décrits sous l’activité A), en particulier des CD-ROM contenant des instruments de «e-learning». L'offre doit inclure les éléments ci-dessous, ainsi que tout autre élément que le soumissionnaire juge opportun. a) Stratégie de communication: soumission à la Commission d’un plan stratégique global couvrant toutes les activités relevant de ce lot, avec référence, lorsqu'il y a lieu, à des volets portant sur d'autres activités. Les soumissionnaires sont invités à proposer avec leur offre une ébauche de stratégie comportant un calendrier approximatif. b) Conception et production de matériel d'information sur support papier, audiovisuel et électronique Le contractant fournira une brochure attractive en couleurs, comprenant des informations d'ordre général sur l'Année. Le soumissionnaire rédigera le texte sur les conseils de la Commission et assurera la mise en page, la production et la diffusion de la brochure. (Le devis à établir doit correspondre à 8 et à 16 pages A5). Les tirages sont précisés ci-après: versions anglaise et française version allemande version italienne version espagnole versions néerlandaise et grecque versions suédoise, portugaise versions danoise et finnoise 360 000 exemplaires chacune 300 000 exemplaires 260 000 exemplaires 240 000 exemplaires 120 000 exemplaires 80 000 exemplaires chacune 60 000 exemplaires chacune. La Commission prévoit qu'au moins quatre autres publications multilingues en couleurs seront réalisées sur papier et diffusées dans toute l'Europe pendant l'Année européenne, en collaboration avec le contractant. Ces publications consisteront probablement en matériels didactiques de renforcement des capacités devant servir de cadre aux actions destinées à des publics ciblés. Ces documents comprendront en moyenne 16 pages en format A4/5 (tirage global de 200 000 exemplaires, en respectant les proportions linguistiques mentionnées ci-dessus). Les soumissionnaires fourniront également un bordereau de prix et de quantités pour les autres publications qu'ils jugeraient nécessaires, en considérant chaque fois que les onze versions linguistiques seront produites dans les proportions approximatives indiquées ci-dessus. Le texte, de même que le détail de l'identité graphique, sera fourni dans toutes les langues - la Commission devra donner son accord avant la mise au point. La brochure et toutes les autres publications doivent également être fournies sous forme électronique (sur CD-ROM ou par courrier électronique) à la Commission et à tous les tiers désignés par elle (en particulier les instances nationales de coordination), de manière à ce qu'il soit possible de modifier et/ou traduire le texte tout en conservant le format et l'identité graphique et d'imprimer le document modifié. N.B.: Les offres de prix relatives aux publications proposées en relation avec les manifestations, concours et autres activités relevant de l'activité C du présent appel d'offres doivent être présentées dans le cadre de l'activité C. Le contractant doit également fournir, suivant les instructions de la Commission, du matériel audiovisuel sous une forme et d'une qualité adaptées à une utilisation télévisuelle et à un téléchargement à partir d'Internet. Le contractant aidera également la Commission à diffuser le matériel et à assurer la liaison avec les chaînes de télévision et autres intervenants afin de les inciter à l'utiliser. Les soumissionnaires sont invités à présenter des offres pour divers types de produits (avec ou sans commentaire parlé, animation, film, vidéo, avec des acteurs etc.) et à recommander les solutions offrant le meilleur rapport qualité/prix. Dans tous les cas, la bande sonore parlée devra être fournie dans les onze versions linguistiques: - un message publicitaire de trente secondes pour promouvoir l'Année européenne; - deux reportages vidéo (video news release - VNR) d'une durée de trois minutes, réalisés de telle sorte ce que les chaînes de télévision puissent les raccourcir selon leur préférence et/ou utiliser séparément la première tranche de trente secondes ou d'une minute sans la modifier. Le premier de ces reportages sera publié à l'occasion de la manifestation de lancement de l'Année, en février 2004. Il mettra en lumière les thèmes de l'Année européenne (en particulier la célébration de la diversité) et de la manifestation de lancement, ainsi que les activités prévues. Le second reportage sera publié à un moment adéquat plus tard dans l'Année; il traitera notamment des projets en cours aux niveaux européen et national qui se prêtent bien à une couverture médiatique. Le contractant prendra également les dispositions nécessaires pour que les manifestations d'ouverture et de clôture de l'Année européenne soient filmées et que des montages vidéo de courte durée soient produits. À cette fin, il fournira des opérateurs de prise de vue et des installations de production. En outre, le contractant assurera un reportage photographique en couleurs de ces manifestations ainsi que d'un maximum de quatre autres événements organisés pendant l'Année européenne. Son prix devra inclure le développement et la réalisation de cent exemplaires de toutes les épreuves, ainsi que leur diffusion aux instances nationales de coordination et aux autres destinataires désignés par la Commission. c) Relations avec les médias Le contractant aidera la Commission et les instances nationales de coordination à informer les médias concernant les événements et activités de l'Année européenne. Ce travail comportera les tâches suivantes: constituer, en coopération avec la Commission et les instances nationales de coordination, des listes substantielles de journalistes intéressés pouvant être contactés (essentiellement par courrier électronique) dans toute l'Europe; - rédiger, le cas échéant faire traduire dans les onze langues officielles de l'Union européenne, et diffuser aux journalistes (essentiellement par voie électronique) de brefs communiqués de presse sur les manifestations et initiatives liées à l'Année européenne; au besoin, répondre directement aux demandes de renseignements des médias (il est probable que ces demandes seront adressées principalement aux instances nationales de coordination); établir des contacts informels avec des journalistes et des figures influentes du monde des médias et les inciter à couvrir l'Année européenne; prendre contact avec des sociétés de production TV pour utiliser des sujets en rapport avec l’AEES dans des émissions de vulgarisation, comme par exemple des concours, en vue de promouvoir la visibilité de l’AEES. conseiller et assister les instances nationales de coordination en matière d'information des médias, d'organisation de conférences de presse au niveau national, etc.; se tenir en liaison avec les bureaux de presse des représentations de la Commission dans les États membres; fournir à la Commission une revue de presse hebdomadaire couvrant la presse nationale, régionale et spécialisée de toute l'Union européenne. - - - - - Les soumissionnaires sont également invités à remettre une offre concernant l'organisation, dans un État membre de l'Union européenne, d'un séminaire de formation de deux jours, pour un maximum de 100 participants, destiné à conseiller le personnel des instances nationales de coordination en matière de relations avec les médias. L'offre ne devra pas inclure les frais de déplacement et de séjour des participants. N.B.: Le service du porte-parole de la Commission sera responsable des relations avec les organes de presse de Bruxelles. Les représentations de la Commission dans les États membres et ses délégations dans les pays tiers seront les principaux responsables des contacts avec les journalistes de ces pays en ce qui concerne les questions politiques liées à l'Année européenne. d) Site Internet Le contractant créera et gérera un site Internet consacré à l'Année européenne en prenant en compte les spécifications du «Guide pour les producteurs d’information» (http://www.europa.eu.int/comm/ipg/). Il réalisera tout le travail technique et sera chargé, en consultation avec la Commission, d'obtenir un nom de domaine approprié et une adresse courte et facile à retenir. Le site devra offrir une grande capacité vidéo et sonore ainsi que des fonctions interactives et des forums de discussion. Le site devra être entièrement accessible aux personnes handicapées, conformément aux directives WAI (http://www.w3.org/WAI/) et offrir des technologies d'accessibilité propriétaires afin de garantir l'accès au contenu du site. Un grand nombre de liens devront être prévus, par exemple vers le serveur "Europa" de la Commission (qui contiendra lui-même des informations essentielles sur l'Année européenne), vers les instances nationales de coordination et les autres sites connexes, y compris les sites d'autres organisations internationales. Le site devra être mis à jour quotidiennement. Cette mise à jour sera réalisée par le contractant, qui bénéficiera d'une grande indépendance rédactionnelle dans les limites des lignes directrices fixées par la Commission. Seul le contenu intéressant les usagers de plusieurs pays participants sera admis sur le site. Le matériel présentant un intérêt essentiellement national ou régional sera publié sur les sites nationaux, qui ne sont pas couverts par le présent marché. Des informations-clés seront fournies dans les onze langues officielles de l'Union européenne. Le site comprendra d'autres matériels en allemand, anglais et français. Le contractant sera chargé, en consultation avec la Commission, de concevoir le matériel nécessaire ou de se le procurer auprès de tiers, et de le publier sur le site. Au terme du contrat, le site sera fermé et les éléments de son contenu désignés à cet effet par la Commission seront transférés sur le serveur "Europa" ou ailleurs. e) Bulletins d'information et autres informations destinées au public Le contractant conseillera les instances nationales de coordination en ce qui concerne le contenu et la présentation des bulletins d'information et autres publications destinées au public cible de leur pays. Le contractant ne sera responsable ni de la réalisation de ces publications, ni de leur contenu. (La Commission n'a pas l'intention de réaliser un bulletin d'information au niveau européen, mais elle encouragera les instances nationales de coordination à inclure dans leurs propres publications des éléments téléchargés du site Internet et traduits, si nécessaire.) 2.3. Cahier des charges relatif à l’activité C: événements promotionnels et parrainage L’activité C comprendra l'organisation d'événements promotionnels, la promotion de l'Année européenne de l’éducation par le sport dans le cadre d'autres manifestations européennes, la recherche de parrains potentiels et la prise de contact avec ceux-ci, la recherche de personnalités publiques appropriées qu'il conviendra d'inciter à promouvoir l'Année européenne, ainsi que la réalisation de publications et de matériels divers en rapport avec les activités ci-dessus. Les soumissionnaires qui le jugent utile peuvent proposer diverses variantes de leur offre de prix principale pour les articles faisant l'objet de ce lot, en fonction de l'ampleur de leur intervention et de leur investissement en matériel et en temps de travail. Les prix proposés ne devraient pas dépasser les montants maxima prévus au point 7. L'offre doit inclure les éléments ci-dessous, ainsi que tout autre élément que le soumissionnaire juge opportun. 1. Événements promotionnels: les soumissionnaires sont invités à proposer l'organisation d'activités de sensibilisation à l'Année. La contribution du contractant consistera à conseiller les instances nationales de coordination sur la manière de donner le plus grand retentissement possible aux concours et à diffuser l'information aux groupes cibles. 2. Promotion de l'Année européenne dans le cadre de manifestations européennes (conférences d'ouverture et de clôture): le contractant assistera la Commission au niveau de l’organisation et participera à quatre manifestations en 2004. Le contractant, en consultation avec la Commission, négociera avec les organisateurs les conditions de la participation de la Commission, qui pourra inclure tout ou partie des éléments suivants: la présence d'un stand ou d'un autre point d'information; la distribution de matériel imprimé ou d'articles promotionnels (en coopération avec la Commission, les instances nationales de coordination et/ou les contractants retenus pour les activités ci-dessus, le cas échéant); la participation de commissaires et de hauts fonctionnaires de la Commission, sur place ou par liaison vidéo; des contacts suivis avec les médias locaux, nationaux et/ou européens afin d'obtenir une bonne couverture de la participation de la Commission au salon ou à l'exposition en question, ainsi que de l'Année européenne en général. Un personnel compétent mis à disposition par le contractant participera à ces manifestations et mettra en œuvre la stratégie décidée, avec ou sans la présence directe de personnel de la Commission. - 3. Recherche de sponsors et contacts avec ceux-ci: le contractant recherchera et contactera des sponsors potentiels pour les activités nationales et transnationales entrant dans le cadre de l'Année européenne; il créera et tiendra à jour une base de données de ces parrains potentiels. En consultation avec la Commission et avec les instances nationales de coordination, le contractant aidera à déterminer quels sont les meilleurs sponsors pour chaque activité; il facilitera la conclusion d'un accord entre les parrains et les organisateurs de projet, conformément aux lignes directrices définies par la Commission. La Commission n'acceptera ni d'apporter elle-même son parrainage et son concours à une activité, ni d'associer l'Année européenne dans son ensemble à un sponsor ou à un petit groupe de sponsors particuliers. Le contractant fournira des services de conseil aux instances nationales de coordination et aux organisateurs de projets pour toutes les questions liées à la conclusion d'un parrainage et à l'élaboration et la mise en œuvre des accords de parrainage. L'offre devra contenir une explication de la manière dont le soumissionnaire compte s'assurer un parrainage pour les activités de l'Année européenne. 4. Recherche de personnages publics et contacts avec ceux-ci: le contractant aidera la Commission et les instances nationales de coordination à trouver et à contacter, dans un ou plusieurs États membres, des personnalités connues véhiculant une image publique positive et disposées à autoriser l'utilisation de leur nom et de leur image pour promouvoir l'Année européenne. Le contractant, en consultation avec les personnalités ayant répondu positivement (ou leurs représentants), la Commission et les instances nationales de coordination concernées, élaborera et mettra en œuvre une stratégie permettant de tirer le meilleur parti pour l'Année européenne du soutien moral apporté par ces personnalités, compte tenu du fait que, dans la plupart des cas, l'impact de ce soutien sera très important dans certains pays, notamment dans le pays d'origine de la personnalité en question. 2.4. Cahier des charges relatif à l’activité D: articles promotionnels L’activité D portera sur la conception et la réalisation d'articles promotionnels dans un style complémentaire de celui de l'identité graphique adoptée pour l'Année européenne sous l’activité A. Le contractant concevra et produira en grande quantité divers objets promotionnels destinés à accroître le retentissement de l'Année européenne. Ces produits seront réalisés dans un style semblable ou complémentaire à celui de l’identité graphique adoptée pour l’Année. En outre, ils reprendront dans la mesure du possible le slogan de l’Année. Parmi ces articles, le proposant fournira, entre autres, du matériel pour conférences et séminaires (stylos à bille, pochettes congrès, affiches, pancartes pour la décoration des salles de conférence, drapeaux, insignes de boutonnière, souvenirs de prestige, etc.). S’agissant d’une Année consacrée à l’éducation, une partie des articles proposés devra être adaptée aux différentes tranches d’âge des étudiants. Pour chaque article proposé, les soumissionnaires sont invités à formuler des suggestions et à proposer d'éventuels produits de remplacement ou supplémentaires, compte tenu du cahier des charges. Les offres devront: détailler la nature, la qualité, la quantité et le prix de chaque article proposé, en utilisant la partie 4.4 de l’annexe (Tableaux financiers synthétiques); inclure des exemples de produits proposés, sous forme de maquettes ou de représentations graphiques précises (le logo et l'identité graphique n'étant pas encore connus à ce stade, il est entendu que ces exemples n'auront qu'une valeur indicative). Dans leur offre, les soumissionnaires incluront une estimation des coûts d'entreposage, de transport et de livraison des articles promotionnels concernés pour toute la durée du contrat. Le contractant sera chargé de livrer, suivant les instructions de la Commission et dans des délais à convenir, tous les articles en question à tous les États membres de l'Union européenne. Dans la mesure du possible, les articles seront livrés en grandes quantités à l'instance nationale de coordination de chaque pays. La durée prévue du contrat est d’environ 24 mois, avec effet à compter de la date de sa signature par les deux parties. 3 RAPPORTS ET DOCUMENTS À REMETTRE Les prestations effectuées par le contractant en exécution du contrat feront l'objet des rapports suivants, que le contractant adressera à la Commission en triple exemplaire, en français et/ou anglais. Premier rapport intermédiaire Le rapport décrira, pour les quatre premiers mois à partir de la date de la signature du contrat par les deux parties, les prestations effectuées et les résultats obtenus. Ils feront apparaître notamment: la répercussion éventuelle des résultats obtenus sur l'ensemble des prestations faisant l'objet du contrat; le programme des prestations prévues pour la période suivante. Le rapport intermédiaire sera envoyé à la Commission dans les 30 jours suivant la période de référence. Deuxième rapport intermédiaire Le contractant enverra à la Commission, pour le 31 mai 2004, un second rapport écrit, rédigé en anglais ou en français, présentant les travaux accomplis à ce jour dans le cadre de l'exécution du contrat, ainsi que les actions envisagées pour garantir la réalisation des objectifs du contrat. Rapport final Le rapport final décrira l'ensemble des prestations effectuées ainsi que les résultats obtenus en exécution du contrat. Il contiendra en outre un résumé des principaux résultats obtenus. Un projet de rapport final sera soumis à la Commission au plus tard 30 jours après la fin des prestations. La Commission fera ensuite connaître au contractant son acceptation ou ses observations. Dans le mois suivant la réception des observations de la Commission, le contractant adressera à celle-ci le rapport dans sa forme définitive, soit en tenant compte des observations, soit en exposant des thèses divergentes. A défaut d'observations de la Commission dans le mois suivant la date de réception du projet de rapport, le contractant aura la faculté de requérir cette acceptation par écrit. En l'absence d'observations de la part de la Commission dans un délai d'un mois à compter de la date de réception du projet de rapport, le contractant sera en droit de demander confirmation par écrit de l'acceptation du rapport. Le rapport final sera considéré comme accepté par la Commission si, dans le délai d'un mois suivant la réception de cette demande, la Commission n'a pas explicitement fait part de ses observations au contractant. 4 MODALITÉS DE PAIEMENT Les paiements seront effectués après réception des factures correspondantes, selon le calendrier suivant: une avance de 30%, dans un délai de 60 jours à compter de la signature du contrat; un paiement intermédiaire de 40%, dans un délai de 60 jours à compter de la réception et de l'approbation, par la Commission, du premier rapport intermédiaire; un paiement final destiné à couvrir le solde débiteur lié au contrat, dans un délai de 60 jours à compter de la réception et de l'approbation, par la Commission, des rapports financiers et d'activité finals. - 5 L'OFFRE EST RÉDIGÉE EN TENANT COMPTE DES DISPOSITIONS DU MODÈLE DE CONTRAT ANNEXÉ AU PRÉSENT APPEL D'OFFRES (ANNEXE 1). 6 LE SOUMISSIONNAIRE INDIQUERA OBLIGATOIREMENT DANS SON OFFRE: – l'ensemble des informations et documents nécessaires permettant au service ordonnateur d'analyser les offres sur la base des critères de sélection décrits au point 9 et des critères d'attribution décrits au point 10; – les tableaux financiers joints en annexe 2 au présent cahier des charges, à compléter; – les références bancaires du soumissionnaire mentionnant le numéro de compte bancaire, le titulaire du compte, son nom, son adresse, le code de l’agence et le code BIC/SWIFT (le formulaire "Informations relatives au soumissionnaire" joint en annexe 5 au présent cahier des charges, à compléter, peut être utilisé à cet effet); – le soumissionnaire joindra à son offre un résumé en anglais et en français (longueur maximum: 1 page A4) du rapport en annexe; – une déclaration indiquant si le soumissionnaire est/n'est pas assujetti à la TVA et, selon le cas, le numéro de TVA ou l'attestation d'exonération; – le prix conformément au point 7. 7 L'ATTENTION DU SOUMISSIONNAIRE EST ATTIRÉE SUR LES POINTS SUIVANTS EN RAPPORT AVEC L'OFFRE DE PRIX: – l’offre de prix sera exprimée en euros; – le prix total maximum ne sera pas supérieur à 1 800 000 euros, frais de voyages inclus, toutefois des différences d’approche et d’expérience pourront justifier des prix inférieurs. À titre indicatif, la Commission prévoit la ventilation suivante entre les différentes activités, sachant que l'offre relative à chaque activité ne doit pas s'écarter de plus de 20% de la valeur indiquée: activité A : activité B : activité C : activité D : 100 000 €; 1 000 000 €; 300 000 €; 400 000 €; – l'offre de prix sera forfaitaire; – l'offre indiquera des prix fermes et définitifs; – l'offre de prix comportera, séparément, une estimation des frais de voyage et de séjour. Cette estimation se fondera sur les annexes 1/II, 2 et 4 du présent cahier des charges, elle inclura les éventuels déplacements nécessaires pour rencontrer la DG Éducation et Culture et constituera, de toute façon, le montant maximal en frais de voyage et de séjour qui pourra être payé pour l'ensemble des prestations. - Aux termes des articles 3 et 4 du Protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes, celles-ci sont exonérées de tout impôt, taxe et droit, y compris la taxe sur la valeur ajoutée; ces droits ne peuvent donc entrer dans le calcul du prix de l'offre. Le montant de la TVA sera indiqué séparément. Il ne sera pas pris en compte lors de l’examen des prix indiqués dans les différentes offres. 8 L'OFFRE DOIT ÊTRE RÉDIGÉE DANS UNE DES LANGUES OFFICIELLES DE L'UNION EUROPÉENNE ET DOIT ÊTRE SOUMISE EN TRIPLE EXEMPLAIRE. 9 CRITÈRES DE SÉLECTION Les soumissionnaires doivent apporter la preuve: (a) qu'ils ne se trouvent dans aucun des cas d'exclusion visés aux points a), b), c), e) ou f) de l’article 29 de la directive 92/50/CEE du Conseil, du 18 juin 1992, portant coordination des procédures de passation des marchés publics de services (JOCE n° L 209 du 24 juillet 1992). A cet effet, ils doivent fournir le ou les justificatifs indiqués à l'article 29 (annexe 6); de leur capacité financière et économique leur permettant d'assumer les tâches faisant l'objet du présent cahier des charges. La preuve de cette capacité peut être fournie par une ou plusieurs des références ci-après: – déclarations appropriées de banques ou preuve d’une assurance des risques professionnels; – bilans ou extraits de bilans; – déclaration relative au chiffre d'affaires global ou relatif aux services visés, portant sur les trois derniers exercices ; (b) Si, pour une raison justifiée, le prestataire de services n’est pas en mesure de produire les références demandées par le pouvoir adjudicateur, il est autorisé à prouver sa capacité économique et financière par tout autre document considéré comme approprié par le pouvoir adjudicateur. Au cas où le contractant est une personne physique, il est également tenu d'apporter la preuve de son statut d'indépendant. A cet effet, il doit fournir les documents relatifs à la couverture sociale et à son assujettissement à la TVA, ou, le cas échéant, l’attestation d'exonération d'assujettissement à la TVA. (c) de leur capacité technique à effectuer le travail objet du présent marché : I. II. III. preuve de leurs connaissances en ce qui concerne le contexte du marché ; preuve de leurs expériences dans la conduite de travaux similaires ; preuve de leur capacité à réunir des ressources à même d’effectuer la mission objet du présent marché. La capacité technique dans le domaine couvert par le présent contrat sera évaluée sur la base des éléments suivants qui devront être inclus dans l'offre: (a) indication des titres d’études et professionnels du prestataire de services et/ou des cadres de l’entreprise et, en particulier, du ou des responsables de la prestation; présentation d’une liste des principaux services fournis au cours des trois dernières années, avec indication de l’objet, du montant, de la date et du destinataire (public ou privé) des services fournis; liste des partenaires participant à la réalisation des travaux dans l'ensemble des États membres, au cas où un contractant unique représente un partenariat afin de satisfaire aux conditions exigées par le présent mandat. (b) (c) Les offres émanant de consortiums de sociétés ou de groupes de prestataires de services doivent préciser le rôle, les titres et l'expérience de chacun des membres ou du groupe. L’offre doit inclure le nom du représentant légal du contractant (c'est-à-dire de la personne dûment autorisée à engager juridiquement le contractant vis-àvis de tiers). N.B.: Les soumissionnaires qui omettraient de fournir une de ces preuves seront exclus. 10 CRITÈRES D'ATTRIBUTION Le contrat sera attribué au soumissionnaire ayant présenté l'offre économiquement la plus avantageuse sur base de: (a) la pertinence et la qualité de la stratégie de communication globale proposée ; (b) (c) (d) la qualité de la méthodologie proposée pour l’accomplissement des divers volets du marché; la cohérence du programme de travail (y compris le calendrier) avec les tâches à accomplir; le prix (résultant d’un plan budgétaire clair et exhaustif). Lors de l’évaluation des offres, les critères a, b et c auront un poids différent pour l’attribution du marché: 50% pour la méthodologie, 25% pour la pertinence et la qualité de la stratégie et 25% pour la cohérence du programme. 11 PRÉSENTATION DE L’OFFRE L'offre sera rédigée dans une des langues officielles de l'Union européenne et sera présentée en triple exemplaire (un original et deux copies). L'offre sera claire et concise. Elle sera signée par le représentant légal du soumissionnaire. 12 TOUTE SOUMISSION D'UNE OFFRE VAUT ACCEPTATION DES DISPOSITIONS DE NOTRE «CAHIER DES CONDITIONS GÉNÉRALES» AINSI QUE DE L'ENSEMBLE DES DISPOSITIONS FIGURANT DANS LE CAHIER DES CHARGES OU L'INVITATION À SOUMISSIONNER ET, LE CAS ÉCHÉANT, LES DOCUMENTS COMPLÉMENTAIRES. 13 LE PRÉSENT MARCHÉ EST OUVERT AUX SOUMISSIONNAIRES DES ÉTATS MEMBRES DE L'UNION EUROPÉENNE, DE L'ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN ET COUVERT PAR L’ACCORD SUR LES MARCHÉS PUBLICS, CONCLU AU SEIN DE L’ORGANISATION MONDIALE DE COMMERCE SELON LE PRINCIPE DE RÉCIPROCITÉ. 14 LE SOUMISSIONNAIRE EST TENU DE MAINTENIR TOUTES LES CONDITIONS DE SON OFFRE PENDANT LES SIX MOIS QUI SUIVENT LA DATE LIMITE DE DÉPÔT DES OFFRES. 15 LES OFFRES DOIVENT ÊTRE ACCOMPAGNÉES D'UNE LETTRE DE PRÉSENTATION, SIGNÉE PAR LE SOUMISSIONNAIRE OU SON MANDATAIRE HABILITÉ. La signature de l’offre engage le soumissionnaire vis-à-vis du pouvoir adjudicataire. Le soumissionnaire indiquera clairement l’identité de l’organisme*: raison sociale (nom légal complet); nom abrégé (le cas échéant); acronyme (le cas échéant); statut juridique (association, société commerciale, université ou autres); numéro de TVA (le cas échéant); adresse et toute autre information requise. * l’annexe 5 «Informations relatives au soumissionnaire» peut être utilisée à cet effet. 16 TRANSMISSION DES OFFRES Le soumissionnaire peut, à son gré, transmettre son offre: a) soit par lettre recommandée, postée au plus tard le 11/02/2003, le cachet de la poste faisant foi; b) soit en la déposant au secrétariat du service susmentionné (directement ou par l'intermédiaire de tout mandataire du soumissionnaire, y compris par messagerie, à l'adresse suivante: Commission européenne Direction générale de l’éducation et de la culture Secrétariat de l’unité C.5 Bureau : B100 – 05/48 B - 1049 Bruxelles au plus tard le 11/02/2003 à 16 heures. Dans ce cas, le dépôt de l’offre est établi au moyen d’un accusé de réception, daté et signé par le fonctionnaire à qui les documents ont été remis. L’envoi doit être fait sous double pli fermé. Les deux enveloppes seront cachetées et l’enveloppe intérieure portant, en plus de l’indication du service destinataire indiqué dans l’appel d’offres, la mention « Appel d’offres nº DG EAC/69/02 - A ne pas ouvrir par le service du courrier ni par le secrétariat». Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront fermées à l’aide de bandes collantes au travers desquelles sera apposée la signature de l’expéditeur. 17 LES FRAIS D'EXPÉDITION DE L’OFFRE SONT À LA CHARGE DU SOUMISSIONNAIRE. 18 OUVERTURE DES OFFRES Une commission ad hoc sera établie pour l'ouverture des offres et vérifiera le respect des modalités formelles de présentation des offres (cachet de la poste, double enveloppe, signature et autres dispositions du présent cahier des charges). Cette commission procédera à l'ouverture des plis le 18/02/2003 à 15h00 heures dans la salle de réunion 0/00.de la DG EAC, rue Belliard n° 100, B-1040 Bruxelles. Un représentant de l'organisme soumissionnaire peut assister à l'ouverture des offres. 19 LES SOUMISSIONNAIRES NE SONT PAS AUTORISÉS À PRÉSENTER DES OFFRES POUR UNE PARTIE SEULEMENT DES SERVICES REQUIS. LES VARIANTES NE SONT PAS AUTORISÉES. 20 CAUTIONNEMENT OU GARANTIES La Commission peut demander au soumissionnaire de fournir une garantie bancaire (ou tout autre instrument de cautionnement) pour couvrir le montant total du contrat, y compris les frais remboursables prévus, comme garantie de la bonne exécution du contrat. La garantie est restituée, au fur et à mesure des paiements de la Commission au contractant. En cas d’inexécution du contrat, de retard dans son exécution ou de non-respect des normes de qualité, la Commission s’indemnise de tous dommages, intérêts et frais pour compenser le préjudice subi en prélevant sur la garantie, que celle-ci soit fournie directement par le contractant ou par un tiers. 21 LES SOUMISSIONNAIRES SERONT INFORMÉS DE LA SUITE QUI SERA RÉSERVÉE À LEUR OFFRE. 22 ATTRIBUTION DU MARCHÉ L'attribution du présent marché se fera sous réserve de: l’adoption par le Conseil et le Parlement européen de la base juridique proposée par la Commission européenne; l'inscription des crédits nécessaires au budget général 2003 de l’Union européenne par l'autorité budgétaire. 23 RÉUNION D’INFORMATION La Commission organisera une réunion d’information sur le présent appel d’offres le 07/01/2003 à Bruxelles. Les soumissionnaires intéressés pourront y participer à leurs frais. Les détails (lieu, heure, conditions de participation, etc.) seront publiés à l’adresse Internet suivante: http://europa.eu.int/comm/sport/gen_info/whatsnew_en.html ANNEXES: 1 1/I 1/II 1/III 2 3 4 5 6 7 MODÈLE DE CONTRAT CONDITIONS GÉNÉRALES REMBOURSEMENT DES FRAIS RAPPORTS ET DOCUMENTS TABLEAUX FINANCIERS CAHIER DES CONDITIONS GÉNÉRALES APPLICABLES AUX MARCHÉS BARÈMES INDICATIFS DES FRAIS DE VOYAGE ET DE SÉJOUR INFORMATIONS RELATIVES AU SOUMISSIONNAIRE ARTICLE 29 DE LA DIRECTIVE 92/50/CEE DU CONSEIL DU 18 JUIN 1992, PORTANT COORDINATION DES PROCÉDURES DE PASSATION DES MARCHÉS PUBLICS DE SERVICES (JOCE N°L209 DU 24 JUILLET 1992) BASE JURIDIQUE : (PROJET DE) DÉCISION.