Documents
Resources
Learning Center
Upload
Plans & pricing Sign in
Sign Out
Get this document free

Mexico Ycc

VIEWS: 23 PAGES: 19

									          REQUEST FOR PROPOSALS TO PERFORM THE ANNUAL AUDIT 
                                  OF THE 
          ENERGY, MINERALS AND NATURAL RESOURCES DEPARTMENT 
                     AND YOUTH CONSERVATION CORPS 
                          FINANCIAL STATEMENTS 
                 FOR THE FISCAL YEAR ENDING JUNE 30, 2007 

I.     Introduction 

       The State of New Mexico Energy, Minerals and Natural Resources Department 
       (EMNRD), is requesting proposals from Independent Public Accountants (IPAs) to 
       perform the annual financial and compliance audit of EMNRD’s financial statements 
       for the fiscal year ending June 30, 2007, as well as the Youth Conservation Corps, 
       which is administratively attached to EMNRD.  EMNRD has approximately 500 
       employees, about 185 of whom work in Santa Fe, with the remaining working in 
       Parks, Forestry, and Oil Conservation District Offices throughout New Mexico.  YCC 
       has two full­time employees who are located in Santa Fe. 

       Pursuant to the Audit Act, NMSA 1978, Section 12­6­3(A): 

              The financial affairs of every agency shall be thoroughly 
              examined and audited each year by the state auditor, 
              personnel of his office designated by him or by independent 
              auditors approved by him.  The comprehensive annual 
              financial report the state shall be thoroughly examined and 
              audited each year by the state auditor, personnel of his office 
              designated by him or by independent auditors approved by 
              him.  The audits shall be conducted in accordance with 
              generally accepted auditing standards and rules issued by the 
              state auditor. 

II.    Scope of Work 

       The successful IPA shall conduct a financial and compliance audit of EMNRD’s and 
       YCC’s general purpose financial statements and the combining, individual fund, and 
       account group financial statements for the period from July 1, 2006 through June 30, 
       2007. Such audit shall be conducted in accordance with 2.2.2.10.D NMAC as 
       specified below: 

              (1)      Generally Accepted Government Auditing Standards; 
              (2)      Codification of Statements on Auditing Standards (SAS); 
              (3)      OMB Circular A­133, Audits of States, Local Governments and Non­ 
                       Profit Organizations (June 2003 revision); 
              (4)      AICPA Audit Guide, Government Auditing Standards and Circular A­ 
                       133 Audits; 
              (5)      AICPA Audit and Accounting Guide, State and Local Governments;


                                             1 
               and 
       (6)     2.2.2 NMAC, Requirements for Contracting and Conducting Audits of 
               Agencies. 

The annual audit report must be received in the Office of the State Auditor no later 
than 60 days after the Financial Control Division of the Department of Finance and 
Administration provides the State Auditor with notice that EMNRD’s books and 
records are ready and available for audit (2.2.2.9A.1 NMAC).  EMNRD, in 
conjunction with the successful IPA, shall identify a schedule of audit deliverables 
and agree to milestones for the audit to ensure that EMNRD’s books and records 
are ready and available for audit and the auditor delivers services on time.  The 60­ 
day audit deadline  shall be based on a schedule of deliverables and milestones; 
however, the deadline cannot extend beyond December 15, 2007. 

Pursuant to 2.2.2.8.B(3) NMAC, EMNRD is seeking a contract for audit services for 
EMNRD and YCC in accordance with the Procurement Code, NMSA 1978, Sections 
13­1­28 through ­199, General Services Department 1.4.1 NMAC, Procurement 
Code Regulations; and Department of Finance and Administration 2.40.2 NMAC, 
Governing the Approval of Contracts for the Purchase of Professional Services. 

The audit shall cover EMNRD’s and YCC’s entire operations and shall be comprised 
of a financial and compliance audit of the statements and schedules at the individual 
fund level. The scope of the audit includes government­wide financial statements, 
fund financial statements, budget comparison statements, notes to the financial 
statements, component unit fund financial statements and related combining 
statements, and combining financial statements. 

All financial statements and notes presented in the annual audit shall be in 
conformity with accounting principles generally accepted in the United States of 
America. 

EMNRD is seeking the following audit services: 

       a.     Financial statement audit; 

       b.     Federal single audit; 

       c.     Financial statement preparation; 

       d.     Internal controls; 

       e.     Audit of cash receipts and cash control of at least five (5) field 
              Districts or Parks that EMNRD selects; 

       f.     Financial and compliance audit of at least three (3) 
              concessionaires located within State Parks as EMNRD selects;


                                       2 
               g.       Financial and compliance audit of at least five (5) EMNRD­ 
                        administered grant programs that EMNRD selects. 

Potential Offerors may view EMNRD’s and YCC’s Fiscal Year 06 audit to learn about 
EMNRD and YCC, including their histories, organizational structure, financial statements, 
programmatic information, federal funds received, bond series and statements of net assets 
by visiting the EMNRD website at the following link: 

                                    www.emnrd.state.nm.us 

The successful IPA shall provide 10 copies of EMNRD’s audit report to EMNRD no later 
than 60 days after the Financial Control Division of the Department of Finance and 
Administration provides the State Auditor with notice that EMNRD’s books and records are 
ready and available for audit. 

III.    Proposal Discussions with Individual Offerors 

        EMNRD reserves the right to conduct discussions with responsible offerors who 
        submit acceptable or potential acceptable proposals, but may accept proposals 
        without such discussions.  If such discussions are held, EMNRD may establish a 
        common date for the submission of the best and final offers. 

IV.     Small and Minority Audit Firms 

        In accordance with Common Rule A­102, small audit firms and audit firms owned by 
        small and minority firms, women’s enterprises shall have the maximum practicable 
        opportunity to participate in contracts awarded. 

V.      Amendments 

        This RFP shall not be modified in any way except by EMNRD’s written amendment. 
        Offerors shall acknowledge receipt of any and all amendments in writing. 

VI.     Cancellation 

        This RFP may be canceled or any and all proposals may be rejected in whole or in 
        part whenever EMNRD determines such action is in its best interest or the best 
        interests of the State of New Mexico.  In no event  shall EMNRD pay any costs 
        incurred by Offerors in the preparation or submission of a proposal.




                                               3 
VII.    Contract Terms 

        2.2.2.14.B.(6) NMAC, requires that audit firms provide their most recent external 
        quality control review report upon submitting a bid proposal or offer. 

        EMNRD shall award a contract  in accordance with the general terms of the 
        attached standard State of New Mexico Audit Contract sample and in accordance 
        with this RFP’s requirements. Prospective Offerors must be willing to sign the 
        standard contract form or their proposal will be considered unresponsive.  EMNRD 
        is requesting a multi­year proposal to provide services, not to exceed a term of three 
        years including renewals.  The term of the contract shall be for one­year, with the 
        option to extend for two successive one­year terms at the same price, terms and 
        conditions as stated in the original proposal. 

IX.     Professional Liability Insurance 

        The successful IPA shall procure and maintain professional liability insurance 
        covering any error or omission committed during the term of the Agreement. The IPA 
        shall provide proof of such insurance to the State Auditor with the firm profile.  The 
        amount maintained should be commensurate with risk assumed. 

X.      Compliance with Workers Compensation Act 

        The successful IPA agrees to comply with state laws and rules pertaining to workers’ 
        compensation coverage for its employees.  If the successful IPA fails to comply with 
        the Workers’ Compensation Act and applicable rules when required to do so, the 
        contract may be canceled effective immediately. 

XI.     Form of Proposals 

        Proposals must, at a minimum, contain the following information: 

        A.     Offeror’s name, address and telephone number. 

        B.     Capability of firm: 

                      Resources including the number of firm team members and total audit 
                      hours available, independence, information system audit, quality 
                      control reviews, copy of the most recent external quality control review 
                      report and references. 

        C.     Work requirements & technical approach: 

                      Knowledge of audit objectives, technical plan, start and end dates, 
                      plans for use of internal staff, plans for conducting subsequent years


                                               4 
             audits 

D.    Technical Experience: 

             Government audit experience of on­site manager and the name of the 
             on­site manager, team audit experience with agencies similar to 
             EMNRD and their names, GASB 34 and 37 experience, and 
             continuing education. 

F.    Offeror's hourly composite rate, total estimated hours to complete the audit, 
      and the total cost the offeror  shall charge EMNRD to perform the audit. 
      Offerors shall include  all out­of­pocket audit­related expenses, including 
      travel, in the composite rate.  The cost proposed must be provided in the 
      following format, for each year of the multi­year bid: 

                                                 Hours         Cost 

      Financial statement audit                                $ 
      Federal single audit                                     $ 
      Financial statement preparation                          $ 
      GASB 34 & 37 compliance                                  $ 
      Other (specifically identify)                            $ 

             Sub­total                                         $ 

             Gross Receipt Tax                                 $ 

             Total Compensation                                $ 

G.    The original signature of the Offeror or of any employee or officer who has 
      the authority to bind the Offeror.  The signature shall be executed and dated 
      as follows: 

      Dated this ______ day of ________, 2007 

      By: ________________________________________________________ 

      Title: ______________________________________________________ 

      The person whose signature appears above is authorized to contractually 
      bind this company. 

H.    Offerors must also complete and sign the Campaign Contribution Disclosure 
      Form (attached) with their proposals.




                                      5 
XII.     Proposal Evaluations 

         EMNRD shall evaluate all competitive sealed proposals based on the “Audit 
         Contract Proposal Evaluation Form” attached to this RFP. 

XIII.    Contact Person and Submission of Proposals 

         An original and two (2) signed copies of proposals must be received no later than 
         Noon,  Thursday, May  31, 2007 at the Energy, Minerals and Natural Resources 
         Department, Administrative Services Division, 1220 South St. Francis Drive, Santa 
         Fe, New Mexico 87505; Attention:  Kim Keahbone. Potential Offerors desiring further 
         information may contact Ms. Keahbone at (505)­476­3258. 

         “PROPOSALS FOR FINANCIAL AND COMPLIANCE AUDIT ASSISTANCE" must 
         be printed on the envelope. 

         Absolutely no exceptions shall be made for proposals not received at the above 
         location by the appointed time.  Fax or e­mailed proposals shall not be accepted. 

XIV.  Notices 

         Award of contract(s) is/are contingent upon sufficient appropriations and 
         authorization being made by the Legislature of the State of New Mexico. 

         The Procurement Code, NMSA 1978, Sections 13­1­28 through 13­1­199, as 
         amended, imposes civil and criminal penalties for its violation.  In addition, New 
         Mexico criminal statutes impose penalties for bribes, gratuities and kickbacks. 

         Offerors must factor in Gross Receipts Tax (GRT) costs as part of their 
         responses.  Any response that does not clearly indicate GRT is included in the 
         cost section may be deemed non­responsive and rejected.




                                                6 
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
                  CAMPAIGN CONTRIBUTION DISCLOSURE FORM 

Pursuant to NMSA 1978, § 13­1­191.1 (2006), any person seeking to enter into a 
contract with any state agency or local public body for professional services, a 
design and build project delivery system, or the design and installation of 
measures the primary purpose of which is to conserve natural  resources must file 
this form with that state agency or local public body.  This form must be filed even if the 
contract qualifies as a small purchase or a sole source contract.  The prospective 
contractor must disclose whether they, a family member or a representative of the 
prospective contractor has made a campaign contribution to an applicable public 
official of the state or a local public body during the two years prior to the date on which 
the contractor submits a proposal or, in the case of a sole source or small purchase 
contract, the two years prior to the date the contractor signs the contract, if the 
aggregate total of contributions given by the prospective contractor, a family member or 
a representative of the prospective contractor to the public official exceeds two hundred 
and fifty dollars ($250) over the two year period. 

Furthermore, the state agency or local public body shall void an executed contract or 
cancel a solicitation or proposed award for a proposed contract if: 1) a prospective 
contractor, a family member of the prospective contractor, or a representative of the 
prospective contractor gives a campaign contribution or other thing of value to an 
applicable public official or the applicable public official’s employees during the 
pendency of the procurement process or 2) a prospective contractor fails to submit a 
fully completed  disclosure statement pursuant to the law. 

THIS FORM MUST BE FILED BY ANY PROSPECTIVE CONTRACTOR WHETHER 
OR NOT THEY, THEIR FAMILY MEMBER, OR THEIR REPRESENTATIVE HAS MADE 
ANY CONTRIBUTIONS SUBJECT TO DISCLOSURE. 

The following definitions apply: 

“Applicable public official” means a person elected to an office or a person appointed 
      to complete a term of an elected office, who has the authority to award or 
      influence the award of the contract for which the prospective contractor is 
      submitting a competitive sealed proposal or who has the authority to negotiate a 
      sole source or small purchase contract that may be awarded without submission 
      of a sealed competitive proposal. 

“Campaign Contribution” means a gift, subscription, loan, advance or deposit of 
     money or other thing of value, including the estimated value of an in­kind 
     contribution, that is made to or received by an applicable public official or any 
     person authorized to raise, collect or expend contributions on that official’s 
     behalf for the purpose of electing the official to either statewide or local office. 
     “Campaign Contribution” includes the payment of a debt incurred in an election 
     campaign, but does not include the value of services provided without


                                             17 
      compensation or unreimbursed travel or other personal expenses of individuals 
      who volunteer a portion or all of their time on behalf of a candidate or political 
      committee, nor does it include the administrative or solicitation expenses of a 
      political committee that are paid by an organization that sponsors the committee. 


“Family member” means spouse, father, mother, child, father­in­law, mother­in­law, 
      daughter­in­law or son­in­law. 

“Pendency of the procurement process” means the time period commencing with the 
     public notice of the request for proposals and ending with the award of the 
     contract or the cancellation of the request for proposals. 

“Person” means any corporation, partnership, individual, joint venture, association or 
      any other private legal entity. 

“Prospective contractor” means a person who is subject to the competitive sealed 
      proposal process set forth in the Procurement Code or is not required to submit 
      a competitive sealed proposal because that person qualifies for a sole source or 
      a small purchase contract. 

“Representative of a prospective contractor” means an officer or director of a 
      corporation, a member or manager of a limited liability corporation, a partner of a 
      partnership or a trustee of a trust of the prospective contractor.




                                           18 
DISCLOSURE OF CONTRIBUTIONS: 

Contribution Made By: 

Relation to Prospective Contractor: 

Name of Applicable Public Official: 

Date Contribution(s) Made: 

Amount(s) of Contribution(s) 

Nature of Contribution(s) 

Purpose of Contribution(s) 

(The above fields are unlimited in size) 

(Attach extra pages if necessary) 


___________________________      _______________________ 
Signature                  Date 

___________________________ 
Title (position) 


                                            ­­OR— 

NO CONTRIBUTIONS IN THE AGGREGATE TOTAL OVER TWO HUNDRED FIFTY 
DOLLARS ($250) WERE MADE to an applicable public official by me, a family member 
or representative. 


______________________________                     _______________________ 
Signature                                               Date 

______________________________ 
Title (Position)




                                             19 

								
To top