Documents
Resources
Learning Center
Upload
Plans & pricing Sign in
Sign Out

pmo_annexes

VIEWS: 3 PAGES: 29

									ANNEXE 1: Déclaration du Directeur Ressources




Je soussigné,




Chef d'unité "Budget et Contrôle Interne"




Je déclare que, conformément à la communication à la Commission sur la clarification des
responsabilités des acteurs-clé en matière d'audit et de contrôle interne à la Commission1, j'ai
communiqué au Directeur général/Chef de Service mes avis et recommandations sur l'état
général du contrôle interne dans la DG.

Je certifie également par la présente que les informations fournies dans les parties 2 et le point
3.1 du présent rapport annuel d'activité et dans ses annexes 2 à 5 sont, à ma meilleure
connaissance, exactes et complètes.




                                                               Fait à Bruxelles, le 31 mars 2010




                                                                                 signé


                                                                        François WILLEKENS




1
    SEC(2003)59 du 21.01.2003.
ANNEXE 2: Ressources humaines et financières par activité ABB



 Code d'activité      Activité              Ressources humaines par activité AAB
     ABB               ABB
                                     Postes du tableau des     Personnel externe   Total
                                            effectifs
                   Policy strategy
                         and
 26 AWBL-02
                    coordination              1                        2            3
                      for PMO



                   Administrative
 26 AWBL-40        support for the            30                      35            65
                       PMO


                   Pensions and
    30 01 15                                 169                     325           494
                    allowances



                       Total                 200                     362           562
                                                                                                                            Mise en oeuvre de l'enveloppe globale



                                                                                                        LIGNES BUDGETAIRES CONCERNES: XX 01 02 11 00 01 TO XX 01 02 11 00 06
                                                                                   (sur la base des informations transmises par les services de la BUDG selon les dispositions de la circulaire Budget 2011)




         (EN EUROS)                                                                                                                              CREDITS 2009 (C1)                                                           CREDITS REPORTES (C8)



                                                                                                                    CREDITS DISPONIBLES                  ENGAGEMENTS                   PAIMENTS
                                                                                                                                                                                                                                             % D'EXECUTION SUR
                                                                                                                                                                                                               MONTANTS DES CREDITS
    LIGNE BUDGETAIRE*                              DESCRIPTION DE LA LIGNE BUDGETAIRE                                                                                                                                                       LES CREDITS REPORTES
                                                                                                                                                                                                                 REPORTES DE 2008
                                                                                                                                                                                                                                                   DE 2008
                                                                                                                              2009                            2009                       2009



26.012100.010211                  Perfectionnement professionnel et formation au management                                 113.000                           7.790                      7.140                         990                           0%



26.012100.010211                  Frais de mission                                                                          140.000                          120.000                    112.646                       21.726                         43 %



26.012100.010211                  Frais de représentation                                                                     1.000                             -                          -                             -                            -



26.012100.010211                  Réunions internes                                                                          10.000                           3.000                      2.395                        1.726                          4%



26.012100.010211                  Frais de conférences                                                                        5.000                             -                          -                             -                            -



26.012100.010211                  Réunions externes                                                                          15.000                           2.500                       560                         2.675                          0%



26.012100.010201                  Etudes et consultations                                                                    50.000                          24.021                      3.528                           -                            -



26.012100.010300                  Développement des systèmes d'information et de gestion**                                 2.850.000                        3.161.196                  1.832.020                     2.081.256                       97 %



26.012100.010300                  Achats et maintenance***                                                                      -                            79.304                     42.494                        12.570                         40 %



                                  TOTAL                                                                                    3.184.000                        3.397.811                  2.000.783                     2.120.943                       96 %


*Le budget du PMO suit sa propre nomenclature
** Les crédits informatiques ont été complétés par des virements internes et l'utilisation de recettes affectées

*** Achats non budgétisés lors de l'APB2010
                                                                                          AAR 2009 v3



                   Annex 3 Financial Reports - DG PMO - Financial Year 2009




       Table 1 : Commitments

       Table 2 : Payments

       Table 3 : Commitments to be settled

       Table 4 : Balance Sheet

       Table 5 : Economic Outturn Account

       Table 6 : Average Payment Time Limits

       Table 7 : Income

       Table 8 : Forecasts of Revenue

       Table 9 : Recovery of undue Payments

       Table 10 : Ageing Balance of Recovery Orders

       Table 11 : Waivers of Recovery Orders

       Table 12 : Negotiated Procedures (excluding Building Contracts)


       Table 13 : Summary of Contracts (excluding Building Contracts)

       Table 14 : Building Contracts

       Table 15 : Contracts declared Secret




Note : The figures are those related to the provisional accounts   Annex 3 Financial Reports - DG PMO
and not yet audited by the Court of Auditors                       Report printed on 31/03/2010
                                                             Additional comments




Note : The figures are those related to the provisional accounts                   Annex 3 Financial Reports - DG PMO
and not yet audited by the Court of Auditors                                       Report printed on 31/03/2010


                                                                                                       Report printed on 31/03/2010
                        TABLE 1: OUTTURN ON COMMITMENT APPROPRIATIONS IN 2009 (in Mio €)
                                                                                                     Commitment
                                                                                                                       Commitments
                                                 Chapter                                            appropriations                        %
                                                                                                                          made
                                                                                                     authorised *
                                                                                                          1                 2           3=2/1

                                                          Title 01 : Economic and financial affairs
    01 01    Administrative expenditure of Economic and financial affairs policy area                           3,73            3,71          99,53 %

    Total Title 01                                                                                              3,73            3,71          99,53 %

                                                                          Title 02 : Enterprise
    02 01    Administrative expenditure of Enterprise policy area                                               5,40            5,35          99,05 %

    Total Title 02                                                                                              5,40            5,35          99,05 %

                                                                         Title 03 : Competition
    03 01    Administrative expenditure of Competition policy area                                              6,10            6,08          99,61 %

    Total Title 03                                                                                              6,10            6,08          99,61 %

                                                          Title 04 : Employment and social affairs
    04 01    Administrative expenditure of Employment and social affairs policy area                            3,30            3,16          95,62 %

    Total Title 04                                                                                              3,30            3,16          95,62 %

                                                       Title 05 : Agriculture and rural development
    05 01    Administrative expenditure of Agriculture and rural development policy area                        2,79            2,77          99,00 %

    Total Title 05                                                                                              2,79            2,77          99,00 %

                                                                  Title 06 : Energy and transport
    06 01    Administrative expenditure of Energy and transport policy area                                     4,44            4,42          99,40 %

    Total Title 06                                                                                              4,44            4,42          99,40 %

                                                                         Title 07 : Environment
    07 01    Administrative expenditure of Environment policy area                                              4,94            4,91          99,46 %

    Total Title 07                                                                                              4,94            4,91          99,46 %

                                                                          Title 08 : Research
    08 01    Administrative expenditure of Research policy area                                                 0,28            0,15          55,79 %

    Total Title 08                                                                                              0,28            0,15          55,79 %

                                                          Title 09 : Information society and media
    09 01    Administrative expenditure of Information society and media policy area                            1,93            1,90          98,83 %

    Total Title 09                                                                                              1,93            1,90          98,83 %

                                                           Title 11 : Maritime affairs and Fisheries
    11 01    Administrative expenditure of Maritime affairs and Fisheries policy area                           1,24            1,22          98,40 %

    Total Title 11                                                                                              1,24            1,22          98,40 %

                                                                     Title 12 : Internal market
    12 01    Administrative expenditure of Internal market policy area                                          5,04            5,02          99,54 %

    Total Title 12                                                                                              5,04            5,02          99,54 %

                                                                     Title 13 : Regional policy
    13 01    Administrative expenditure of Regional policy policy area                                          2,04            2,01          98,57 %

    Total Title 13                                                                                              2,04            2,01          98,57 %

                                                            Title 14 : Taxation and customs union
    14 01    Administrative expenditure of Taxation and customs union policy area                               3,10            3,10          99,97 %

    Total Title 14                                                                                              3,10            3,10          99,97 %

                                                                Title 15 : Education and culture
    15 01    Administrative expenditure of Education and culture policy area                                    2,97            2,96          99,50 %




Note : The figures are those related to the provisional accounts                                    Annex 3 Financial Reports - DG PMO
and not yet audited by the Court of Auditors                                                        Report printed on 31/03/2010


                                                                                                                                 Report printed on 31/03/2010
    Total Title 15                                                                                                   2,97          2,96        99,50 %

                                                                     Title 16 : Communication
    16 01    Administrative expenditure of Communication policy area                                               14,13         13,73         97,17 %

    Total Title 16                                                                                                 14,13         13,73         97,17 %

                                                          Title 17 : Health and consumer protection
    17 01    Administrative expenditure of Health and consumer protection policy area                                5,73          5,50        96,14 %

    Total Title 17                                                                                                   5,73          5,50        96,14 %

                                                      Title 18 : Area of freedom, security and justice
    18 01    Administrative expenditure of Area of freedom, security and justice policy area                         4,16          4,13        99,41 %

    Total Title 18                                                                                                   4,16          4,13        99,41 %

                                                                     Title 19 : External relations
    19 01    Administrative expenditure of External relations policy area                                            4,45          4,39        98,68 %

    Total Title 19                                                                                                   4,45          4,39        98,68 %

                                                                              Title 20 : Trade
    20 01    Administrative expenditure of Trade policy area                                                         3,28          3,26        99,49 %

    Total Title 20                                                                                                   3,28          3,26        99,49 %

                         Title 21 : Development and relations with African, Caribbean and Pacific (ACP) States
    21 01    Administrative expenditure of Development and relations with ACP States policy area                     1,47          1,44        97,89 %

    Total Title 21                                                                                                   1,47          1,44        97,89 %

                                                                       Title 22 : Enlargement
    22 01    Administrative expenditure of Enlargement policy area                                                   1,77          1,76        99,51 %

    Total Title 22                                                                                                   1,77          1,76        99,51 %

                                                                     Title 23 : Humanitarian aid
    23 01    Administrative expenditure of Humanitarian aid policy area                                              0,93          0,92        98,55 %

    Total Title 23                                                                                                   0,93          0,92        98,55 %

                                            Title 25 : Commission's policy coordination and legal advice
    25 01    Administrative expenditure of Commissions policy coordination and legal advice policy area            22,94         22,41         97,65 %

    Total Title 25                                                                                                 22,94         22,41         97,65 %

                                                            Title 26 : Commission's administration
    26 01    Administrative expenditure of Commissions administration policy area                                  48,03         46,28         96,36 %

    Total Title 26                                                                                                 48,03         46,28         96,36 %

                                                                             Title 27 : Budget
    27 01    Administrative expenditure of Budget policy area                                                        2,62          2,59        98,80 %

    Total Title 27                                                                                                   2,62          2,59        98,80 %

                                                                              Title 28 : Audit
    28 01    Administrative expenditure of Audit policy area                                                         0,98          0,96        98,12 %

    Total Title 28                                                                                                   0,98          0,96        98,12 %

                                                                            Title 29 : Statistics
    29 01    Administrative expenditure of Statistics policy area                                                    5,64          5,64        100,00 %

    Total Title 29                                                                                                   5,64          5,64        100,00 %

                                                         Title 30 : Pensions and related expenditure
    30 01    Administrative expenditure of Pensions and related expenditure policy area                          1 135,93      1 117,27        98,36 %

    Total Title 30                                                                                               1 135,93      1 117,27        98,36 %

                                                                    Title 31 : Language services
    31 01    Administrative expenditure of Language services policy area                                             7,83          7,37        94,09 %

    Total Title 31                                                                                                   7,83          7,37        94,09 %



Note : The figures are those related to the provisional accounts                                          Annex 3 Financial Reports - DG PMO
and not yet audited by the Court of Auditors                                                              Report printed on 31/03/2010


                                                                                                                                    Report printed on 31/03/2010
                                          Title XX : Administrative expenditure allocated to policy areas
    XX 01    Administrative expenditure allocated to policy areas                                         1 865,29      1 807,19        96,89 %

    Total Title XX                                                                                        1 865,29      1 807,19        96,89 %

                                         Total DG PMO                                                     3 172,48      3 091,59        97,45 %



  * Commitment appropriations authorised include, in addition to the budget voted by the legislative authority, appropriations
  carried over from the previous exercise, budget amendments as well as miscellaneous commitment appropriations for the
  period (e.g. internal and external assigned revenue).



                                                          % Outturn on commitment appropriations

                100 %

                  90 %

                  80 %

                  70 %

                  60 %

                  50 %

                  40 %

                  30 %

                  20 %

                  10 %

                    0%
                           01 01
                           02 01
                           03 01
                           04 01
                           05 01
                           06 01
                           07 01
                           08 01
                           09 01
                           11 01
                           12 01
                           13 01
                           14 01
                           15 01
                           16 01
                           17 01
                           18 01
                           19 01
                           20 01
                           21 01
                           22 01
                           23 01
                           25 01
                           26 01
                           27 01
                           28 01
                           29 01
                           30 01
                           31 01
                           XX 01




Note : The figures are those related to the provisional accounts                                   Annex 3 Financial Reports - DG PMO
and not yet audited by the Court of Auditors                                                       Report printed on 31/03/2010


                                                                                                                             Report printed on 31/03/2010
                         TABLE 2: OUTTURN ON PAYMENT APPROPRIATIONS IN 2009 (in Mio €)
                                                                                                   Payment
                                               Chapter                                           appropriations    Payments made     %
                                                                                                  authorised *
                                                                                                       1                 2          3=2/1

                                                       Title 01 : Economic and financial affairs
 01 01            Administrative expenditure of Economic and financial affairs policy area                  4,79             2,98     62,12 %

 Total Title 01                                                                                             4,79             2,98     62,12 %

                                                                         Title 02 : Enterprise
 02 01            Administrative expenditure of Enterprise policy area                                      6,81             5,10     74,84 %

 Total Title 02                                                                                             6,81             5,10     74,84 %

                                                                     Title 03 : Competition
 03 01            Administrative expenditure of Competition policy area                                     7,68             4,87     63,32 %

 Total Title 03                                                                                             7,68             4,87     63,32 %

                                                       Title 04 : Employment and social affairs
 04 01            Administrative expenditure of Employment and social affairs policy area                   4,27             2,89     67,72 %

 Total Title 04                                                                                             4,27             2,89     67,72 %

                                                    Title 05 : Agriculture and rural development
 05 01            Administrative expenditure of Agriculture and rural development policy area               3,71             2,95     79,52 %

 Total Title 05                                                                                             3,71             2,95     79,52 %

                                                              Title 06 : Energy and transport
 06 01            Administrative expenditure of Energy and transport policy area                            5,99             4,23     70,68 %

 Total Title 06                                                                                             5,99             4,23     70,68 %

                                                                    Title 07 : Environment
 07 01            Administrative expenditure of Environment policy area                                     6,84             4,59     67,09 %

 Total Title 07                                                                                             6,84             4,59     67,09 %

                                                                         Title 08 : Research
 08 01            Administrative expenditure of Research policy area                                        0,28             0,15     55,79 %

 Total Title 08                                                                                             0,28             0,15     55,79 %

                                                       Title 09 : Information society and media
 09 01            Administrative expenditure of Information society and media policy area                   2,49             1,83     73,50 %

 Total Title 09                                                                                             2,49             1,83     73,50 %

                                                        Title 11 : Maritime affairs and Fisheries
 11 01            Administrative expenditure of Maritime affairs and Fisheries policy area                  1,50             1,28     85,46 %

 Total Title 11                                                                                             1,50             1,28     85,46 %

                                                                   Title 12 : Internal market
 12 01            Administrative expenditure of Internal market policy area                                 7,24             4,50     62,21 %

 Total Title 12                                                                                             7,24             4,50     62,21 %

                                                                  Title 13 : Regional policy
 13 01            Administrative expenditure of Regional policy policy area                                 2,73             1,72     62,89 %

 Total Title 13                                                                                             2,73             1,72     62,89 %

                                                         Title 14 : Taxation and customs union
 14 01            Administrative expenditure of Taxation and customs union policy area                      5,18             2,79     53,88 %

 Total Title 14                                                                                             5,18             2,79     53,88 %

                                                             Title 15 : Education and culture
 15 01            Administrative expenditure of Education and culture policy area                           3,82             2,72     71,13 %

 Total Title 15                                                                                             3,82             2,72     71,13 %




Note : The figures are those related to the provisional accounts                                    Annex 3 Financial Reports - DG PMO
and not yet audited by the Court of Auditors                                                        Report printed on 31/03/2010
                                                                    Title 16 : Communication
 16 01            Administrative expenditure of Communication policy area                                           14,23          13,82      97,09 %

 Total Title 16                                                                                                     14,23          13,82      97,09 %

                                                       Title 17 : Health and consumer protection
 17 01            Administrative expenditure of Health and consumer protection policy area                            7,26           5,32     73,33 %

 Total Title 17                                                                                                       7,26           5,32     73,33 %

                                                   Title 18 : Area of freedom, security and justice
 18 01            Administrative expenditure of Area of freedom, security and justice policy area                     5,81           3,70     63,64 %

 Total Title 18                                                                                                       5,81           3,70     63,64 %

                                                                    Title 19 : External relations
 19 01            Administrative expenditure of External relations policy area                                        5,37           4,41     82,23 %

 Total Title 19                                                                                                       5,37           4,41     82,23 %

                                                                           Title 20 : Trade
 20 01            Administrative expenditure of Trade policy area                                                     4,60           3,18     69,14 %

 Total Title 20                                                                                                       4,60           3,18     69,14 %

                      Title 21 : Development and relations with African, Caribbean and Pacific (ACP) States
 21 01            Administrative expenditure of Development and relations with ACP States policy area                 1,96           1,55     78,88 %

 Total Title 21                                                                                                       1,96           1,55     78,88 %

                                                                      Title 22 : Enlargement
 22 01            Administrative expenditure of Enlargement policy area                                               2,32           1,68     72,26 %

 Total Title 22                                                                                                       2,32           1,68     72,26 %

                                                                    Title 23 : Humanitarian aid
 23 01            Administrative expenditure of Humanitarian aid policy area                                          1,09           0,80     73,03 %

 Total Title 23                                                                                                       1,09           0,80     73,03 %

                                         Title 25 : Commission's policy coordination and legal advice
 25 01            Administrative expenditure of Commissions policy coordination and legal advice policy area        25,02          20,79      83,09 %

 Total Title 25                                                                                                     25,02          20,79      83,09 %

                                                         Title 26 : Commission's administration
 26 01            Administrative expenditure of Commissions administration policy area                              51,93          45,87      88,33 %

 Total Title 26                                                                                                     51,93          45,87      88,33 %

                                                                          Title 27 : Budget
 27 01            Administrative expenditure of Budget policy area                                                    3,13           2,45     78,32 %

 Total Title 27                                                                                                       3,13           2,45     78,32 %

                                                                           Title 28 : Audit
 28 01            Administrative expenditure of Audit policy area                                                     1,05           0,96     91,26 %

 Total Title 28                                                                                                       1,05           0,96     91,26 %

                                                                         Title 29 : Statistics
 29 01            Administrative expenditure of Statistics policy area                                                7,62           5,24     68,72 %

 Total Title 29                                                                                                       7,62           5,24     68,72 %

                                                      Title 30 : Pensions and related expenditure
 30 01            Administrative expenditure of Pensions and related expenditure policy area                      1 135,93       1 117,27     98,36 %

 Total Title 30                                                                                                   1 135,93       1 117,27     98,36 %

                                                                Title 31 : Language services
 31 01            Administrative expenditure of Language services policy area                                         8,28           7,21     87,04 %

 Total Title 31                                                                                                       8,28           7,21     87,04 %




Note : The figures are those related to the provisional accounts                                               Annex 3 Financial Reports - DG PMO
and not yet audited by the Court of Auditors                                                                   Report printed on 31/03/2010
                                                          Title XX : Administrative expenditure allocated to policy areas
 XX 01              Administrative expenditure allocated to policy areas                                                                                                                           1 871,64                            1 810,02                    96,71 %

 Total Title XX                                                                                                                                                                                    1 871,64                            1 810,02                    96,71 %


                                                             Total DG PMO                                                                                                                          3 210,58                            3 086,86                    96,15 %




 * Payment appropriations authorised include, in addition to the budget voted by the legislative authority, appropriations carried
 over from the previous exercise, budget amendments as well as miscellaneous payment appropriations for the period (e.g.
 internal and external assigned revenue).


                                                                                                  % Outturn on payment appropriations




         100 %

         90 %

         80 %

         70 %

         60 %

         50 %

         40 %

         30 %

         20 %

         10 %

          0%
                  01 01
                          02 01
                                  03 01
                                          04 01
                                                  05 01
                                                          06 01
                                                                  07 01
                                                                          08 01
                                                                                  09 01
                                                                                          11 01
                                                                                                  12 01
                                                                                                          13 01
                                                                                                                  14 01
                                                                                                                          15 01
                                                                                                                                  16 01
                                                                                                                                          17 01
                                                                                                                                                  18 01
                                                                                                                                                          19 01
                                                                                                                                                                  20 01
                                                                                                                                                                          21 01
                                                                                                                                                                                  22 01
                                                                                                                                                                                           23 01
                                                                                                                                                                                                   25 01
                                                                                                                                                                                                           26 01
                                                                                                                                                                                                                   27 01
                                                                                                                                                                                                                           28 01
                                                                                                                                                                                                                                   29 01
                                                                                                                                                                                                                                           30 01
                                                                                                                                                                                                                                                   31 01
                                                                                                                                                                                                                                                           XX 01




Note : The figures are those related to the provisional accounts                                                                                                                          Annex 3 Financial Reports - DG PMO
and not yet audited by the Court of Auditors                                                                                                                                              Report printed on 31/03/2010
                                                                                                                                                               1




                                                                                                                    TABLE 3 : BREAKDOWN OF COMMITMENTS TO BE SETTLED AT 31/12/2009 (in Mio €)
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Total of           Total of
                                                                                                                                                                                                   2009 Commitments to be settled                                                           Commitments to be Commitments to be Commitments to be
                                                                                                                                                                                                                                                                                                settled from     settled at end     settled at end
                                                                                                   Chapter                                                                                                                                                                                    financial years   of financial year  of financial year
                                                                                                                                                              Commitments                                                                                                                    previous to 2009         2009               2008
                                                                                                                                                                                               Payments 2009                           RAL 2009                % to be settled
                                                                                                                                                                 2009                                                                                                                                          (incl.corrections) (incl.corrections)

                                                                                                                                                                           1                                 2                             3=1-2                    4=1-2//1                          5                       6=3+5                           7

                                                                                                                                                                        Title 01 : Economic and financial affairs

                                                                                Administrative expenditure of Economic and financial
                                                                   01 01                                                                                                            3,71                                  1,91                       1,80                   48,45 %                           0,00                        1,80                     1,06
                                                                                affairs policy area

                                                                   Total Title 01                                                                                                   3,71                                  1,91                       1,80                   48,45 %                           0,00                        1,80                     1,06

                                                                                                                                                                                              Title 02 : Enterprise

                                                                   02 01        Administrative expenditure of Enterprise policy area                                                5,35                                  3,88                       1,47                   27,47 %                           0,00                        1,47                     1,41


                                                                   Total Title 02                                                                                                   5,35                                  3,88                       1,47                   27,47 %                           0,00                        1,47                     1,41

                                                                                                                                                                                            Title 03 : Competition

                                                                   03 01        Administrative expenditure of Competition policy area                                               6,08                                  3,72                       2,36                   38,80 %                           0,00                        2,36                     1,58


                                                                   Total Title 03                                                                                                   6,08                                  3,72                       2,36                   38,80 %                           0,00                        2,36                     1,58

                                                                                                                                                                        Title 04 : Employment and social affairs

                                                                                Administrative expenditure of Employment and social
                                                                   04 01                                                                                                            3,16                                  2,09                       1,07                   33,85 %                           0,00                        1,07                     0,97
                                                                                affairs policy area

                                                                   Total Title 04                                                                                                   3,16                                  2,09                       1,07                   33,85 %                           0,00                        1,07                     0,97

                                                                                                                                                                      Title 05 : Agriculture and rural development

                                                                                Administrative expenditure of Agriculture and rural
                                                                   05 01                                                                                                            2,77                                  2,21                       0,56                   20,16 %                           0,00                        0,56                     0,92
                                                                                development policy area

                                                                   Total Title 05                                                                                                   2,77                                  2,21                       0,56                   20,16 %                           0,00                        0,56                     0,92

                                                                                                                                                                                  Title 06 : Energy and transport

                                                                                Administrative expenditure of Energy and transport
                                                                   06 01                                                                                                            4,42                                  2,89                       1,52                   34,51 %                           0,00                        1,52                     1,54
                                                                                policy area

                                                                   Total Title 06                                                                                                   4,42                                  2,89                       1,52                   34,51 %                           0,00                        1,52                     1,54

                                                                                                                                                                                           Title 07 : Environment

                                                                   07 01        Administrative expenditure of Environment policy area                                               4,91                                  2,72                       2,19                   44,57 %                           0,00                        2,19                     1,91


                                                                   Total Title 07                                                                                                   4,91                                  2,72                       2,19                   44,57 %                           0,00                        2,19                     1,91

                                                                                                                                                                                               Title 08 : Research

                                                                   08 01        Administrative expenditure of Research policy area                                                  0,15                                  0,15                       0,00                    0,00 %                           0,00                        0,00                     0,00


                                                                   Total Title 08                                                                                                   0,15                                  0,15                       0,00                    0,00 %                           0,00                        0,00                     0,00

                                                                                                                                                                        Title 09 : Information society and media

                                                                                Administrative expenditure of Information society and
                                                                   09 01                                                                                                            1,90                                  1,43                       0,47                   24,58 %                           0,00                        0,47                     0,57
                                                                                media policy area

                                                                   Total Title 09                                                                                                   1,90                                  1,43                       0,47                   24,58 %                           0,00                        0,47                     0,57

                                                                                                                                                                         Title 11 : Maritime affairs and Fisheries

                                                                                Administrative expenditure of Maritime affairs and
                                                                   11 01                                                                                                            1,22                                  1,04                       0,18                   14,75 %                           0,00                        0,18                     0,25
                                                                                Fisheries policy area

                                                                   Total Title 11                                                                                                   1,22                                  1,04                       0,18                   14,75 %                           0,00                        0,18                     0,25

                                                                                                                                                                                          Title 12 : Internal market

                                                                                Administrative expenditure of Internal market policy
                                                                   12 01                                                                                                            5,02                                  2,75                       2,27                   45,24 %                           0,00                        2,27                     2,20
                                                                                area

                                                                   Total Title 12                                                                                                   5,02                                  2,75                       2,27                   45,24 %                           0,00                        2,27                     2,20

                                                                                                                                                                                          Title 13 : Regional policy

                                                                                Administrative expenditure of Regional policy policy
                                                                   13 01                                                                                                            2,01                                  1,19                       0,82                   40,71 %                           0,00                        0,82                     0,69
                                                                                area

                                                                   Total Title 13                                                                                                   2,01                                  1,19                       0,82                   40,71 %                           0,00                        0,82                     0,69

                                                                                                                                                                           Title 14 : Taxation and customs union

                                                                                Administrative expenditure of Taxation and customs
                                                                   14 01                                                                                                            3,10                                  0,88                       2,22                   71,74 %                           0,00                        2,22                     2,08
                                                                                union policy area

                                                                   Total Title 14                                                                                                   3,10                                  0,88                       2,22                   71,74 %                           0,00                        2,22                     2,08

                                                                                                                                                                                 Title 15 : Education and culture

                                                                                Administrative expenditure of Education and culture
                                                                   15 01                                                                                                            2,96                                  1,95                       1,00                   33,92 %                           0,00                        1,00                     0,85
                                                                                policy area

                                                                   Total Title 15                                                                                                   2,96                                  1,95                       1,00                   33,92 %                           0,00                        1,00                     0,85

                                                                                                                                                                                         Title 16 : Communication

                                                                                Administrative expenditure of Communication policy
                                                                   16 01                                                                                                         13,73                                   13,72                       0,01                    0,09 %                           0,00                        0,01                     0,10
                                                                                area

                                                                   Total Title 16                                                                                                13,73                                   13,72                       0,01                    0,09 %                           0,00                        0,01                     0,10

                                                                                                                                                                       Title 17 : Health and consumer protection

                                                                                Administrative expenditure of Health and consumer
                                                                   17 01                                                                                                            5,50                                  4,06                       1,44                   26,16 %                           0,00                        1,44                     1,53
                                                                                protection policy area

                                                                   Total Title 17                                                                                                   5,50                                  4,06                       1,44                   26,16 %                           0,00                        1,44                     1,53

                                                                                                                                                                     Title 18 : Area of freedom, security and justice

                                                                                Administrative expenditure of Area of freedom,
                                                                   18 01                                                                                                            4,13                                  2,11                       2,03                   49,03 %                           0,00                        2,03                     1,65
                                                                                security and justice policy area

                                                                   Total Title 18                                                                                                   4,13                                  2,11                       2,03                   49,03 %                           0,00                        2,03                     1,65

                                                                                                                                                                                         Title 19 : External relations

                                                                                Administrative expenditure of External relations policy
                                                                   19 01                                                                                                            4,39                                  3,49                       0,89                   20,34 %                           0,00                        0,89                     0,92
                                                                                area

                                                                   Total Title 19                                                                                                   4,39                                  3,49                       0,89                   20,34 %                           0,00                        0,89                     0,92

                                                                                                                                                                                                    Title 20 : Trade

                                                                   20 01        Administrative expenditure of Trade policy area                                                     3,26                                  1,97                       1,29                   39,66 %                           0,00                        1,29                     1,33


                                                                   Total Title 20                                                                                                   3,26                                  1,97                       1,29                   39,66 %                           0,00                        1,29                     1,33

                                                                                                                               Title 21 : Development and relations with African, Caribbean and Pacific (ACP) States

                                                                                Administrative expenditure of Development and
                                                                   21 01                                                                                                            1,44                                  1,13                       0,31                   21,71 %                           0,00                        0,31                     0,49
                                                                                relations with ACP States policy area

                                                                   Total Title 21                                                                                                   1,44                                  1,13                       0,31                   21,71 %                           0,00                        0,31                     0,49

                                                                                                                                                                                           Title 22 : Enlargement

                                                                   22 01        Administrative expenditure of Enlargement policy area                                               1,76                                  1,17                       0,59                   33,32 %                           0,00                        0,59                     0,56


                                                                   Total Title 22                                                                                                   1,76                                  1,17                       0,59                   33,32 %                           0,00                        0,59                     0,56

                                                                                                                                                                                         Title 23 : Humanitarian aid

                                                                                Administrative expenditure of Humanitarian aid policy
                                                                   23 01                                                                                                            0,92                                  0,69                       0,23                   24,96 %                           0,00                        0,23                     0,16
                                                                                area

                                                                   Total Title 23                                                                                                   0,92                                  0,69                       0,23                   24,96 %                           0,00                        0,23                     0,16

                                                                                                                                                    Title 25 : Commission's policy coordination and legal advice

                                                                                Administrative expenditure of Commissions policy
                                                                   25 01                                                                                                         22,41                                   19,55                       2,86                   12,75 %                           0,00                        2,86                     2,08
                                                                                coordination and legal advice policy area

                                                                   Total Title 25                                                                                                22,41                                   19,55                       2,86                   12,75 %                           0,00                        2,86                     2,08

                                                                                                                                                                          Title 26 : Commission's administration

                                                                                Administrative expenditure of Commissions
                                                                   26 01                                                                                                         46,28                                   42,54                       3,74                    8,08 %                           0,00                        3,74                     3,90
                                                                                administration policy area

                                                                   Total Title 26                                                                                                46,28                                   42,54                       3,74                    8,08 %                           0,00                        3,74                     3,90

                                                                                                                                                                                                    Title 27 : Budget

                                                                   27 01        Administrative expenditure of Budget policy area                                                    2,59                                  2,02                       0,58                   22,21 %                           0,00                        0,58                     0,51


                                                                   Total Title 27                                                                                                   2,59                                  2,02                       0,58                   22,21 %                           0,00                        0,58                     0,51

                                                                                                                                                                                                     Title 28 : Audit

                                                                   28 01        Administrative expenditure of Audit policy area                                                     0,96                                  0,88                       0,07                    7,62 %                           0,00                        0,07                     0,08


                                                                   Total Title 28                                                                                                   0,96                                  0,88                       0,07                    7,62 %                           0,00                        0,07                     0,08

                                                                                                                                                                                                   Title 29 : Statistics

                                                                   29 01        Administrative expenditure of Statistics policy area                                                5,64                                  3,26                       2,38                   42,23 %                           0,00                        2,38                     1,98


                                                                   Total Title 29                                                                                                   5,64                                  3,26                       2,38                   42,23 %                           0,00                        2,38                     1,98

                                                                                                                                                                      Title 30 : Pensions and related expenditure

                                                                                Administrative expenditure of Pensions and related
                                                                   30 01                                                                                                       1 117,27                      1 117,27                                0,00                    0,00 %                           0,00                        0,00                     0,00
                                                                                expenditure policy area

                                                                   Total Title 30                                                                                              1 117,27                      1 117,27                                0,00                    0,00 %                           0,00                        0,00                     0,00

                                                                                                                                                                                     Title 31 : Language services

                                                                                Administrative expenditure of Language services
                                                                   31 01                                                                                                            7,37                                  6,87                       0,50                    6,75 %                           0,00                        0,50                     0,45
                                                                                policy area

                                                                   Total Title 31                                                                                                   7,37                                  6,87                       0,50                    6,75 %                           0,00                        0,50                     0,45

                                                                                                                                                    Title XX : Administrative expenditure allocated to policy areas

                                                                   XX 01        Administrative expenditure allocated to policy areas                                           1 807,19                      1 803,89                                3,30                    0,18 %                           0,00                        3,30                     6,35


                                                                   Total Title XX                                                                                              1 807,19                      1 803,89                                3,30                    0,18 %                           0,00                        3,30                     6,35

                                                                                           Total DG PMO                                                                        3 091,59                      3 053,45                               38,15                    1,23 %                           0,00                      38,15                     38,10




                                                                                                                        Breakdown of Commitments remaining to be settled (in Mio EUR)



                                                                                    4,00



                                                                                    3,50



                                                                                    3,00



                                                                                    2,50



                                                                                    2,00



                                                                                    1,50



                                                                                    1,00



                                                                                    0,50



                                                                                    0,00
                                                                                           01 01

                                                                                                    02 01

                                                                                                            03 01

                                                                                                                    04 01

                                                                                                                            05 01

                                                                                                                                    06 01

                                                                                                                                            07 01

                                                                                                                                                     08 01

                                                                                                                                                             09 01

                                                                                                                                                                       11 01

                                                                                                                                                                                 12 01

                                                                                                                                                                                           13 01

                                                                                                                                                                                                     14 01

                                                                                                                                                                                                                 15 01

                                                                                                                                                                                                                           16 01

                                                                                                                                                                                                                                   17 01

                                                                                                                                                                                                                                            18 01

                                                                                                                                                                                                                                                    19 01

                                                                                                                                                                                                                                                            20 01

                                                                                                                                                                                                                                                                    21 01

                                                                                                                                                                                                                                                                            22 01

                                                                                                                                                                                                                                                                                    23 01

                                                                                                                                                                                                                                                                                              25 01

                                                                                                                                                                                                                                                                                                      26 01

                                                                                                                                                                                                                                                                                                              27 01

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      28 01

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              29 01

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      30 01

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              31 01

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      XX 01




Note : The figures are those related to the provisional accounts                                            Annex 3 Financial Reports - DG PMO
and not yet audited by the Court of Auditors                                                                Report printed on 31/03/2010
                                                                      TABLE 4 : BALANCE SHEET


                                                                            BALANCE SHEET
                                  DG PMO
        FI Accumulated Balance (Eur)(FI Fin year)                                                               2009                             2008
######### NON CURRENT ASSETS                                                                                                 632,90                     145 032,41
#########          Intangible Assets                                                                                            0,00

#########          Property, plant and equipment                                                                                0,00

#########          LT Receivables                                                                                            632,90                     145 032,41

######### CURRENT ASSETS                                                                                             10 401 318,88                  21 014 873,66
#########          Short-term Receivables                                                                            10 401 318,88                  21 014 873,66

#########          Cash and Cash Equivalents                                                                                    0,00

            ASSETS                                                                                                   10 401 951,78                  21 159 906,07
######### NON CURRENT LIABILITIES                                                                                    -23 860 000,00                      -2 155,66
#########          Employee Benefits                                                                                            0,00

#########          Long-term provisions                                                                              -23 860 000,00

#########          Other long-term Liabilities                                                                                  0,00                     -2 155,66

######### CURRENT LIABILITIES                                                                                       -928 983 640,29               -705 940 666,15
#########          Short-term provisions                                                                               -1 607 893,00                -1 577 893,00

#########          Accounts Payable                                                                                 -927 375 747,29               -704 362 773,15

            LIABILITIES                                                                                             -952 843 640,29               -705 942 821,81

ULTIVALUE
ULTIVALUE
            NET ASSETS (ASSETS less LIABILITIES)                                                                    -942 441 688,51               -684 782 915,74


            P.I.2. Accumulated Surplus / Deficit                                                                                0,00                18 301 978,01



            Non-allocated central (surplus)/deficit*                                                                942 441 688,51                 666 480 937,73

ULTIVALUE
ULTIVALUE
            NET ASSETS                                                                                              942 441 688,51                684 782 915,74




            * This figure is a balancing amount presented here so as to reflect the fact that the accumulated result of the Commission is not attributed to each
            DG




       Note : The figures are those related to the provisional accounts                                          Annex 3 Financial Reports - DG PMO
       and not yet audited by the Court of Auditors                                                              Report printed on 31/03/2010
                                                        TABLE 5 : ECONOMIC OUTTURN ACCOUNT


                                                               ECONOMIC OUTTURN ACCOUNT
                                           DG PMO                                                        2009                                 2008
####### FROM OPERATING ACTIVT                                                                              2 246 912 815,73                    2 104 533 173,38
####### OPERATING REVENUES                                                                                  -706 455 748,54                      -687 713 400,15
#######        Other operating revenue                                                                      -706 455 748,54                      -687 713 400,15

####### OPERATING EXPENSES                                                                                 2 953 368 564,27                    2 792 246 573,53
#######        Administrative Expenses                                                                     2 950 648 231,92                    2 792 230 317,32

#######        Operating Expenses                                                                               2 720 332,35                            16 256,21

####### SURPLUS/DEF. NON OPERATING ACTIVIT                                                                        181 373,40                               545,88
####### FINANCIAL OPERATIONS                                                                                      181 373,40                               545,88
#######        Financial expenses                                                                                 181 373,40                               545,88

          ECONOMIC OUTTURN ACCOUNT                                                                         2 247 094 189,13                    2 104 533 719,26




          It should be noted that the balance sheet and economic outturn account of Directorate General , presented in Annex 3 to this Annual Activity
          Report, represent only the (contingent) assets, (contingent) liabilities, expenses and revenues that are under the control of this Directorate
          General. Significant amounts such as own resource revenues and cash held in Commission bank accounts are not included in this Directorate
          General's accounts since they are managed centrally by DG Budget, on whose balance sheet and economic outturn account they appear.
          Furthermore, since the accumulated result of the Commission is not split amongst the various Directorates General, it can be seen that the
          balance               sheet              presented               here              is            not             in               equilibrium.

          Additionally, the figures included in table 4 are provisional since they are, at this date, still subject to audit by the Court of Auditors. It is thus
          possible that amounts included in these tables may have to be adjusted following this audit.




    Note : The figures are those related to the provisional accounts                                                 Annex 3 Financial Reports - DG PMO
    and not yet audited by the Court of Auditors                                                                     Report printed on 31/03/2010
                                                    TABLE 6: AVERAGE PAYMENT TIME LIMITS FOR 2009 - DG PMO



         Full Year 2009

                                                            Nbr of
           Maximum                                                                          Average                                            Average
                                 Total Number            Payments                                           Nbr of Late
         Payment Time                                                     Percentage     Payment Times                      Percentage      Payment Times
                                 of Payments             within Time                                        Payments
            (Days)                                                                           (Days)                                             (Days)
                                                            Limit
                 30                    1057                   875           82,78 %           12,18             182           17,22 %             58,36
                 45                  200750                 171702          85,53 %           15,42            29048          14,47 %             89,11
                 60                    179                    173           96,65 %           20,71              6             3,35 %             160,50
                 78                      2                         2        100,00 %          71,00
                360                    2343                  2343           100,00 %         169,41


        Total Number
                                     204331                 175095          85,69 %                            29236          14,31 %
        of Payments
        Average
                                      27,70                                                   17,47                                               88,94
        Payment Time




             Q4 2009

                                                           Nbr of
                                                                                            Average                                             Average
        Target Payment           Total Number            Payments                                           Nbr of Late
                                                                           Percentage    Payment Times                       Percentage      Payment Times
          Time (Days)            of Payments            within Target                                       Payments
                                                                                             (Days)                                              (Days)
                                                            Time
                 30                   53801                  42963           79,86 %          12,43            10838          20,14 %              81,68


        Q4 Total
        Number of                     53801                  42963           79,86 %                           10838          20,14 %
        Payments
        Q4 Average
                                      26,38                                                   12,43                                                81,68
        Payment Time




                                                                           Late Interest paid in 2009
                                  DG                  GL Account                          Description                     Amount (Eur)
                              DG PMO                   65010000         Interest expense on late payment of charges            178 125,83
                              DG PMO                   65010100         Interest on late payment of charges New FR                3 247,57
                                                                                                                               181 373,40




Note : The figures are those related to the provisional accounts                                                           Annex 3 Financial Reports - DG PMO
and not yet audited by the Court of Auditors                                                                               Report printed on 31/03/2010
                                                                        TABLE 7 : SITUATION ON REVENUE AND INCOME IN 2009
                                                                                         Revenue and income recognized                                     Revenue and income cashed from                     Outstanding

                                     Chapter                             Current year RO        Carried over RO            Total           Current Year RO        Carried over RO             Total            balance

                                                                               1                       2                   3=1+2                 4                       5                   6=4+5              7=3-6

                                                        Title 4: REVENUE ACCRUING FROM PERSONS WORKING WITH THE INSTITUTIONS AND OTHER COMMUNITY BODIES


     40     MISCELLANEOUS TAXES AND DEDUCTIONS                               357 330 437,23                  0,00         357 330 437,23       357 210 112,40                   0,00         357 210 112,40        120 324,83




     41     CONTRIBUTIONS TO THE PENSION SCHEME                              293 627 000,34            829 262,28         294 456 262,62       292 700 719,13             798 230,98         293 498 950,11        957 312,51




     42     OTHER CONTRIBUTIONS TO THE PENSION SCHEME                          7 891 672,96           1 104 123,18          8 995 796,14         7 891 672,96                   0,00           7 891 672,96      1 104 123,18


            Total Title 4                                                    658 849 110,53           1 933 385,46        660 782 495,99       657 802 504,49             798 230,98         658 600 735,47      2 181 760,52



                                                                   Title 5: REVENUE ACCRUING FROM THE ADMINISTRATIVE OPERATION OF THE INSTITUTIONS

            OTHER CONTRIBUTIONS AND REFUNDS IN CONNECTION
     57     WITH THE ADMINISTRATIVE OPERATION OF THE                          11 326 874,80            316 673,44          11 643 548,24        11 128 955,87             305 789,75          11 434 745,62        208 802,62
            INSTITUTIONS



     58     MISCELLANEOUS COMPENSATION                                             169 265,48          638 636,06             807 901,54             158 886,25                 0,00             158 886,25        649 015,29




     59     OTHER REVENUE FROM ADMINISTRATIVE OPERATIONS                            93 501,36                0,00              93 501,36              93 501,36                 0,00              93 501,36                 0,00


            Total Title 5                                                     11 589 641,64            955 309,50          12 544 951,14        11 381 343,48             305 789,75          11 687 133,23        857 817,91



                            Total DG PMO                                   670 438 752,17           2 888 694,96         673 327 447,13      669 183 847,97           1 104 020,73          670 287 868,70      3 039 578,43




Note : The figures are those related to the provisional accounts                                                                                             Annex 3 Financial Reports - DG PMO
and not yet audited by the Court of Auditors                                                                                                                 Report printed on 31/03/2010
                                  TABLE 8: FORECASTS OF REVENUE FOR DG PMO


        No data to be reported



                                                                   Year of
                                                                   Origin

                                                                   TOTAL




Note : The figures are those related to the provisional accounts             Annex 3 Financial Reports - DG PMO
and not yet audited by the Court of Auditors                                 Report printed on 31/03/2010
                                                        TABLE 9 : RECOVERY OF UNDUE PAYMENTS
                                            (Number of Recovery Contexts and corresponding Transaction Amount)


                                                 RECOVERY
                                                                                  No error /
                                               ORDERS ISSUED                                                                  TOTALS
                                                                                irregularity
                                                  IN 2009
                                                 Year of Origin                Nbr                 RO Amount            Nbr              RO Amount
                                                 (commitment)
                                                       2006                     1                              608,62    1                    608,62
                                                       2007                     7                         6 249,00       7                   6 249,00
                                                       2008                     22                       55 685,70       22                 55 685,70
                                                       2009                     50                       96 221,04       50                 96 221,04
                                                      No Link                 2852                  132 707 054,73      2852           132 707 054,73
                                                                              2932                  132 865 819,09      2932           132 865 819,09




     EXPENSES
                                                                        Nbr                    Amount

     INCOME LINES IN INVOICES                                                        0




                                                                        Nbr              Non-Eligible Amount

    NON ELIGIBLE AMOUNT IN COST CLAIMS                                               0




                                                                        Nbr              Credit Note Amount

    CREDIT NOTES                                                                    0




Note : The figures are those related to the provisional accounts and not yet audited by the                                                             Annex 3 Financial Reports - DG PMO
Court of Auditors. The provisional closure will be based on the recovery context situation at                                                           Report printed on 31/03/2010
28/02/2010.
                              TABLE 10: AGEING BALANCE OF RECOVERY ORDERS AT 31/12/2009


          Year of       Number at        Number at                      Open Amount (Eur) Open Amount (Eur)
                                                          Evolution                                               Evolution
          Origin        01/01/2009       31/12/2009                       at 01/01/2009     at 31/12/2009

            1992                     1                1        0,00 %            31 362,62            31 362,62        0,00 %

            2000                     1                1        0,00 %             7 790,93             7 106,89       -8,78 %

            2001                     2                      -100,00 %             4 199,72                         -100,00 %

            2002                     1                1        0,00 %          638 636,06            638 636,06        0,00 %

            2003                     2                2        0,00 %            32 364,00            27 164,00      -16,07 %

            2004                     2                2        0,00 %            27 140,83            27 140,83        0,00 %

            2005                     4                3      -25,00 %         1 104 784,54         1 104 370,80       -0,04 %

            2006                    11                8      -27,27 %          139 252,43            128 287,69       -7,87 %

            2007                    20                6      -70,00 %            45 213,56             7 747,06      -82,87 %

            2008                  185                23      -87,57 %         3 097 619,81           223 145,50      -92,80 %

            2009                                   188                                             2 676 689,17
               Totals             229              235         2,62 %         5 128 364,50         4 871 650,62       -5,01 %




Note : The figures are those related to the provisional accounts                        Annex 3 Financial Reports - DG PMO
and not yet audited by the Court of Auditors                                            Report printed on 31/03/2010
                              TABLE 11 : RECOVERY ORDER WAIVERS IN 2009 >= EUR 100.000

          Waiver Central            Linked RO         RO Accepted                               Commission
                                                                       LE Official Name                          Comments
              Key                   Central Key       Amount (Eur)                               Decision


   Total DG PMO


   Number of RO waivers                                        0



    J        u         s        t        i        f      i         c   a     t     i        o       n        s       :




                           No data to be reported




                                             No data to be reported




Note : The figures are those related to the provisional accounts                       Annex 3 Financial Reports - DG PMO
and not yet audited by the Court of Auditors                                           Report printed on 31/03/2010
                    TABLE 12 : CENSUS OF NEGOTIATED PROCEDURES - DG PMO - YEAR 2009




                           Contractor(s)



Contract Lot                                         Type of
                    Name                   Address                       Description                 Amount (€)       Legal base
Number Number                                        contract




Nbr of procedures                                               Total Amount




             No data to be reported




                                                                                       Annex 3 Financial Reports - DG PMO
                                                                                       Report printed on 31/03/2010
       TABLE 13 : SUMMARY OF PROCEDURES OF DG PMO EXCLUDING BUILDING CONTRACTS




                 Internal procedures > € 60,000                  2008

               Procedures and types of contracts     Count           Amount (€)
               Service                                       6          122 588 850,00
               TOTAL                                         6          122 588 850,00
                                                                  2008
               Procedures and types of contracts     Count           Amount (€)
               Other                                         6          122 588 850,00
                            TOTAL                            6          122 588 850,00



                                 External procedures > € 10,000
                               Procedures and types of contracts
                               TOTAL


                               Procedures and types of contracts
                                             TOTAL


Additional comments




                                                                          Annex 3 Financial Reports - DG PMO
                                                                          Report printed on 31/03/2010
                                          TABLE 14 : BUILDING CONTRACTS




                                    Count :                             0

                          Total amount :




                Contractor(s)




                                                Type of
Number   Name                   Address                         Description               Amount (€)     Legal base
                                                contract




                                  No data to be reported




                                                                              Annex 3 Financial Reports - DG PMO
                                                                              Report printed on 31/03/2010
                            TABLE 15 : CONTRACTS DECLARED SECRET



No data to be reported

                                                   Count :             0


                                           Total amount :




                  Contractor(s)


                                        Type of
Number     Name               Address                    Description          Amount (€)      Legal base
                                        contract




                                                                           Annex 3 Financial Reports - DG PMO
                                                                           Report printed on 31/03/2010
ANNEXE 4: Critères de matérialité



L'essentiel de l'activité de l'Office est l'application du Statut du personnel en ce qui
concerne ses droits pécuniaires et le remboursement de certains frais encourus. D'un
côté, il s'agit d'un nombre très élevé de dossiers individuels (p.e. remboursements
Assurance maladie et missions), et de l'autre côté, de transactions de masse (p.e.
salaires et pensions) ayant comme qualités communes leur répétitivité et la taille
modeste des paiements sous-jacents.

Il en découle que le premier critère pour déterminer des faiblesses significatives dans
les systèmes de gestion et de contrôle de l'Office est la détection ex ante ou ex post
d'erreurs systématiques quant à l'éligibilité et au calcul des droits dans l'application du
Statut.

Le deuxième critère concerne le risque d'erreurs ou d'abus pour des droits ou
populations sensibles, même de taille modeste, dont la publicité pourrait nuire fortement
à la réputation de la Commission.

En ce qui concerne l'aspect quantitatif, le seuil de 2% a été repris comme référence
pour déterminer la matérialité.
ANNEXE 5: Template de Contrôle interne pour l'exécution du budget (ICT)




ICT n° 1



Mode de gestion



Exécution du budget de manière centralisée (100% dépenses administratives)



Chiffres clefs



              Rubriques                  Dépenses(1)            Nombres          Moyenne par opération

                                    BUDGET OPERATIONNEL PMO
  Budget général
  Commissaires et Cabinets                   13.425.365
  Salaires fonctionnaires                 2.164.932.424
  Commission
  Salaires autres agents                    171.319.079
  Commission
  Offices et autres dépenses                218.446.151
  Total salaires et autres                2.568.123.019                372.554                   6.893
  Pensions                                1.117.268.365                221.299                   5.049
  Missions et Réunions                      111.570.171                190.529                     586
  Total budget général                    3.796.961.555                784.382                   4.841
  Caisse de Maladie                         222.297.560                426.794                     521
  (remboursements)


                               BUDGET DE FONCTIONNEMENT PMO (2)
  Personnel                                  29.118.339
  IT                                           4.847.528
  Autres                                       5.437.595
  Total                                      39.403.462
  Recettes affectées                           3.674.000
  (personnel AC)

  (1) Engagement pour IT et infrastructure; paiement pour les autres dépenses
  (2) Le nombre d'opérations est inclus dans le budget opérationnel
Systèmes de contrôle et de gestion: étapes et acteurs principaux



Processus de      − Le PMO détermine et liquide tous les droits individuels pécuniaires de
sélection,          tout le personnel de la Commission (tous statuts confondus, sauf
mesures de          délégations hors l'union) lors de leur période d'activité et d'inactivité ou
prévention          post-activité.
incluses          − Il couvre aussi pour certains droits le personnel des agences et autres
                    institutions (Caisse maladie, pensions et calcul des salaires, en
                    particulier);
                  − Les bénéficiaires attributaires de droits ne sont donc pas sélectionnés
                    par le PMO, mais sont désignés par voie de décision AIPN prises par
                    d'autres services. Le PMO détermine seul les membres de famille
                    et/ou personnes à charge en appliquant les règles du Statut.
Communication     − Information sur les critères d’application des droits individuels et les
et information      pièces justificatives à fournir disponibles sur le site générale
                    Myintracomm (HR & Administration), plus actions d’information
                    diverses.
                  − PMO Contact pour toute demande individuelle de renseignement ;
                  − Centre de services administratifs: toute information sur droits,
                    allocations, indemnités, assurances, en particulier lors de l'entrée en
                    service.
                  − Vademecums pour les gestionnaires par secteur ou procédure.
                  − Formation sur le tas et coaching intensif des gestionnaires par les
                    vérificateurs/superviseurs.
                  − Structure organisationnelle plate (gestionnaire-superviseur-chef
                    d’unité-directeur) avec des lignes de communication et de décision
                    courtes et avec peu de dossiers transitant de façon horizontale dans
                    l’organisation délimitant très bien les responsabilités individuelles.


Contrôles de      − La structure d’organisation avec initiation par un gestionnaire/agent
détection et de     contractuel de dossiers individuels et supervision par un
correction          vérificateur/fonctionnaire implique que le système de contrôles de
                    l’Office est construit sur le principe du contrôle ex ante avec un
                    feedback immédiat des superviseurs vers les gestionnaires. Les
                    paiements de masse ou individuels qui en découlent suivent le même
                    schéma.
                  − Si des erreurs ou des anomalies sont constatées, une correction suit
                    immédiatement. En principe, il n’y a pas d’exceptions à cette règle. Le
                    cas échéant, une note d’exception est établie.
                  − La façon dont ABAC et la comptabilité traitent les dépenses de
                    personnel et les paiements de masse, implique aussi que toute
                    opération financière qui ne peut pas être finalisée dans tous ses
                    détails avant l’exécution du paiement ou qui génère une dette, est
                    imputée sur un compte hors budget. Toutes les opérations de
                    régularisation qui en découlent sont exécutées par les mêmes
                    initiateurs financiers et ordonnateurs que ceux responsables des
                    paiements, assurant ainsi, le cas échéant, le feedback nécessaire vers
                    les gestionnaires et l’AIPN.


Contrôles         − Le système de contrôle du PMO se base sur un contrôle ex ante des
préventifs et de     dossiers soumis et ceci sous la supervision d’un chef de secteur ou
correction, et       ordonnateur subdélégué. La profondeur du contrôle dépend de la
audit:               complexité et de la sensibilité du dossier. Dans le système décrit ci-
                     dessus, des contrôles ex post transactionnels en soi sont un
                     instrument complémentaire aux contrôles ex ante et ils ne peuvent pas
                     remplacer ces derniers. L’Office les réalise en partie, sur base
                     d'échantillons et en partie, de façon ponctuelle et ciblée lorsqu’il y a
                     des indications (réclamations, analyses statistiques ou anomalies
                     constatées lors des régularisations comptables) de faiblesses dans
                     l’application correcte d’une procédure ou dans le traitement d’un autre
                     type de dossier.
                   − Les contrôles ex post ne se limitent pas à un contrôle de la régularité
                     des opérations mais sont également combinés avec une analyse du
                     système de gestion de l'une ou de l'autre procédure.
Feedback permettant l'optimisation des activités de contrôle

Vérification      − Les vérificateurs/chefs de secteur qui supervisent le travail des
de ce que les       gestionnaires, ont aussi bien la responsabilité de la régularité des
processus           opérations, que celle de l'organisation efficace de l'équipe. Donc, toute
fonctionnent        erreur ou anomalie constatée donne immédiatement lieu à un
comme prévu         feedback et à correction. Toute faiblesse constatée qui va au-delà
                    d'une erreur ponctuelle est analysée et discutée au niveau du secteur
                    concerné, voire au niveau du PMO afin d'y pallier dans la mesure du
                    possible. Le système décentralisé de vérification s’applique de façon
                    très variée suivant le secteur, voire site, mais est partout un processus
                    continu.
                  − Les ordonnateurs subdélégués font rapport des problèmes rencontrés
                    deux fois par an.
                  − Par rapport à sa taille en ressources humaines et financières, les
                    activités du PMO sont suivies par toute une série d'instances de
                    contrôle (voir ci-dessous).
Suivi des        − Le Comité de direction du PMO (niveau Directeur général) assisté par
performances        la cellule de coordination Offices de la DG HR préparant les comités
                    de direction
                 − La Cour des comptes
                 − L'IAS
                 − L'IAC du PMO attaché à la DG HR
                 − La cellule Evaluation attachée à la DG HR
                 − Le CGAM-Comité de gestion de l'assurance maladie pour le suivi du
                    RCAM – Régime Commun d'Assurance Maladie
                 − Les services du Comptable supervisant les contrôles comptables
                 − Les services du Comptable responsable pour la validation des
                    systèmes locaux
                 − La Trésorerie pour la validation et suivi des entités légales et fichiers
                    tiers (PMO gère environ 20% des FEL de la Commission)
                 − L'unité Recouvrements de la DG BUDG (PMO gère presque 40% des
                    OR de la Commission)
                 − La DG HR/D responsable pour les recours article 90
                 − Les bénéficiaires des services du PMO (chaque erreur de
                    détermination ou de calcul d'un droit en défaveur d'une personne est
                    un signal qu'il pourrait y avoir des erreurs similaires en défaveur de la
                    Commission)
Reporting        − Le PMO dispose d'instruments performants de suivi mensuel de toutes
entre               les opérations financières et budgétaires.
management       − Le PMO a développé un outil de reporting de ces opérations
de haut             "opérationnelles" et qui donne sur une base mensuelle (même
niveau              hebdomadaire pour des données critiques) des tableaux sommaires
                    par secteur avec le nombre de demandes entrantes, dossiers clôturés,
                    stock de dossiers ouverts, délais de traitement et évolution de la
                    productivité moyenne.
                 − Quasiment chaque semaine, lors des réunions de direction, les
                    services font rapport au directeur des dossiers importants ouverts.

								
To top