Bengkel Pekeliling Perbendaharaan [tatacara Pengurusan Aset Alih

Document Sample
Bengkel Pekeliling Perbendaharaan [tatacara Pengurusan Aset Alih Powered By Docstoc
					PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP)
        BIL. 5 TAHUN 2007
     TATACARA PENGURUSAN
    ASET ALIH KERAJAAN (TPA)


   Bahagian Kawalan dan Pemantauan
       Perbendaharaan Malaysia
TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2007



Memperkemas dan memantapkan
Peraturan Pengurusan Aset Alih
Kerajaan
        PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB
             PEGAWAI PENGAWAL



Bagi memastikan pengurusan Aset Alih Kerajaan
dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan
di Kementerian/Jabatan, peranan dan tanggungjawab
Pegawai Pengawal dalam pengurusan Aset Alih Kerajaan
diberi penekanan.
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL


(a)    Mewujudkan Unit Pengurusan Aset.

(b)    Melantik:

       (i)     Pegawai Aset di peringkat Kementerian/Jabatan
               /Pusat Tanggungjawab (PTJ);
       (ii)    Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan
               ke atas aset;
       (iii)   Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan
               aset; dan
       (iv)    Jawatankuasa Penyiasat bagi kes kehilangan aset.

(c) Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL


 (d)      Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan
       sebelum 15 Mac tahun berikutnya:

           (i) Laporan Harta Modal dan Inventori (Kew. PA-8);
           (ii) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan
                 Inventori Kew. PA-12;
           (iii) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan;
                 (Kew. PA-20); dan
           (iv) Laporan Tindakan Surcaj dan Tatatertib (Kew. PA-32).

 (e)       Memastikan aset alih Kerajaan diuruskan mengikut
           tatacara yang telah ditetapkan.
         TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
           UNIT PENGURUSAN ASET

(a)       Menguruskan semua aset alih Kerajaan
      di Kementerian/Jabatan meliputi:

         •   Penerimaan
         •   Pendaftaran
         •   Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan
         •   Penyelenggaraan
         •   Pelupusan
         •   Kehilangan dan Hapus kira
      TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
        UNIT PENGURUSAN ASET

(b)    Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa,
      Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.

(c)   Menjadi Urus Setia kepada JKPAK.

(d)   Mengurus pelupusan aset alih Kerajaan.

(e)   Mengurus Kehilangan dan Hapus kira.
       TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
         UNIT PENGURUSAN ASET


(f) Menyelaras penyediaan laporan berikut:

      • Harta Modal dan Inventori
      • Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal
        dan Inventori
      • Pelupusan Aset Alih Kerajaan
      • Tindakan Surcaj/Tatatertib
       JAWATANKUASA PENGURUSAN                  ASET
 ALIH KERAJAAN (JKPAK)


Pengerusi    :   Timbalan Ketua Setiausaha
                 (peringkat Kementerian)
                 Timbalan Ketua Pengarah
                 (peringkat Ibu Pejabat)
                 Pengarah (Jabatan Persekutuan di Negeri)

Setiausaha   :   Pegawai Aset Kementerian/Jabatan

Ahli         :   Semua Ketua Bahagian/Unit
                 Ketua Unit Audit Dalam
                 Pegawai-pegawai lain yang sesuai
       JAWATANKUASA PENGURUSAN
       ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)


AGENDA MESYUARAT:

•   Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/Jabatan
•   Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih
•   Laporan Tindakan Pelupusan
•   Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib
•   Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan
    aset alih.
        JAWATANKUASA PENGURUSAN
        ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)


BIDANG TUGAS JKPAK

Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua
aspek pengurusan aset alih Kerajaan.

TEMPOH MESYUARAT

Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.

Hasil mesyuarat di laporkan kepada Jawatankuasa
Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).
             PENGUATKUASAAN


Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/
Jabatan berkuatkuasa mulai 02 Mac 2007.

Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiap
Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskan
aset alih mengikut TPA melainkan jika terdapat arahan
lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.
                 PELAKSANAAN
Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/Jabatan
sebelum tahun 2007, hendaklah disenaraikan dalam
Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai Daftar
Inventori Kew. PA-5.


Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (Kew.314)
hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (Kew. 300-J3)
dan Kad Petak (Kew. 300-J4) mengikut Panduan
Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS).
                      PEMBATALAN

Peraturan berkaitan pengurusan aset yang terkandung
dalam AP, PP-TPS, PP dan SPP berikut dibatalkan:

(a)    AP Bab II – Kehilangan dan Hapus kira, hanya
       peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja;
(b)    PP Bil. 3 Tahun 1990, hanya berkaitan
       barang-barang awam sahaja;
(c)    PP Bil 2 Tahun 1991;
(d)    SPP Bil. 7 Tahun 1995;
(e)    SPP Bil. 2 Tahun 1997;
(f)    SPP Bil. 3 Tahun 2002;
(g)    PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8
       Pengurusan Stor dan aset sahaja;
                 PEMBATALAN

(h)   Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor
      hanya Bab XIV dan XV sahaja;

(i)   Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-335
      (SJ.1) JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan

(j)   Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/PA/535/457
      (10) bertarikh 7 Januari 2002.
                 PEMAKAIAN


Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa
masing-masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada semua
Perkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan Pihak
Berkuasa Tempatan.
                KANDUNGAN TPA
                       PENDAHULUAN

                                             BAB A
     BAB F                                PENERIMAAN
  KEHILANGAN
  /HAPUS KIRA
                         TPA
                                              BAB B
     BAB E PELUPUSAN                      PENDAFTARAN



                                    BAB C
      BAB D                PENGGUNAAN, PENYIMPANAN &
PENYELENGGARAAN                  PEMERIKSAAN
                PENDAHULUAN
TPA ialah tatacara bagi menguruskan Harta Modal
dan Inventori meliputi:

Bab   A     :     Penerimaan
Bab   B     :     Pendaftaran
Bab   C     :     Penggunaan, Penyimpanan dan
                  Pemeriksaan
Bab   D     :     Penyelenggaraan
Bab   E     :     Pelupusan
Bab   F     :     Kehilangan dan Hapus kira
           DEFINISI ASET

Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau
milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang
dibeli atau yang disewa beli dengan wang
Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan
atau hadiah atau diperolehi melalui proses
perundangan.
      DEFINISI ASET ALIH


Aset Alih bermaksud aset yang boleh
dipindahkan dari satu tempat ke satu
tempat yang lain termasuk aset yang
dibekalkan atau dipasang bersekali
dengan bangunan.
   KUMPULAN ASET ALIH




Harta Modal      Inventori
            
  
            HARTA MODAL
(a)   Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000
      dan ke atas setiap satu pada masa perolehan.

(b)   Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan
      secara berjadual tanpa mengira harga perolehan
      asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk
      kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan
      seperti yang telah dinyatakan dalam manual/buku
      panduan pengguna.
                  INVENTORI


(a)   Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang
      daripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukan
      penyelenggaraan berjadual.

(b)   Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan
      mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.
        KATEGORI HARTA MODAL

Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:

(i)     Loji/Jentera Berat

(ii)    Kenderaan

(iii)   Peralatan/Kelengkapan ICT/
        Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/
        Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan
            KATEGORI INVENTORI

Empat (4) kategori Inventori iaitu:

(a)   Nilai perolehan asal kurang daripada
      RM1,000 dan tidak memerlukan
      penyelenggaraan secara berjadual:

      (i)     Peralatan/Kelengkapan ICT/
              Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/
              Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan
      KATEGORI INVENTORI


(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:

     (ii)    Perabot

     (iii)   Hamparan, hiasan dan langsir

     (iv)    Pinggan mangkuk
   BAB A
PENERIMAAN
       BAB A - PENERIMAAN


“Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi
tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset
yang diperolehi.

“Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki
kepakaran dalam bidang tertentu.
       BAB A - PENERIMAAN
Objektif Penerimaan:

(a) Memastikan setiap aset diterima menepati
    spesifikasi yang ditetapkan.

(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut
    pesanan.

(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik,
    sempurna dan selamat untuk digunakan.
      PERATURAN PENERIMAAN


(a)   Pemeriksaan teliti bagi memastikan
      aset diterima menepati spesifikasi.

(b)   Pemeriksaan teknikal pegawai yang
      bertauliah bila perlu.
             PERATURAN PENERIMAAN

(c)      Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa
         menerima aset:

         •    Semak butiran dalam dokumen.

         •    Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta
              sebelum sahkan penerimaan.

      Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta
      merta maka dokumen dicatat “ Diterima dengan
      syarat ianya diperiksa, dikira,diukur, ditimbang dan
      diuji”.
        PERATURAN PENERIMAAN
(d)   Sediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1
      jika terdapat kerosakan/perselisihan.

(e)   Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh Ketua
      Jabatan dihantar kepada agen penghantaran atau
      syarikat pembekal.

(f)   Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta
      Surat Jaminan daripada pembekal.

(g)   Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama
      manual penggunaan dan penyelenggaraan.
   BAB B
PENDAFTARAN
            BAB B - PENDAFTARAN
                           OBJEKTIF
 CARTA ALIRAN DAN
PROSES KERJA
                                       TEMPOH MENDAFTAR
LAPORAN TAHUNAN
HARTA MODAL &
INVENTORI                                  PENDAFTARAN ASET
                        PENDAFTARAN            HADIAH

    PENGESAHAN                            PENDAFTARAN ASET
   PENDAFTARAN                               LUCUTHAK


URUSAN PENDAFTARAN                       PUNCA MAKLUMAT
ASET ALIH
                                      DOKUMEN PENDAFTARAN
               BUTIRAN MAKLUMAT
       Objektif Pendaftaran

Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat
dan kemaskini

Memudahkan pengesanan dan pemantauan


Membolehkan keadaan aset diketahui


Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan
penggantian aset
  TEMPOH MENDAFTAR



Dua (2) minggu dari tarikh
pengesahan penerimaan.
  PENDAFTARAN ASET HADIAH


Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan
pembelajaran dan pameran tidak perlu
didaftarkan. Satu senarai daftar aset berkenaan
diwujudkan bagi tujuan rekod.
    PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

•   Didaftarkan jika Kementerian/Jabatan
    bercadang menggunakannya.

•   Aset lucuthak yang dikategorikan di bawah
    akta tertentu menjadi tanggungjawab Pegawai
    Pengawal untuk menentukan tindakan yang
    diambil ke atas aset berkenaan mengikut
    maksud tersebut sahaja.
        PUNCA MAKLUMAT

Aset Yang Dibeli:

  (a)     Pesanan Rasmi Kerajaan
  (b)     Nota Serahan
  (c)     Invois
  (d)     Dokumen Kontrak
  (e)     Kad Jaminan
  (f)     Manual Pengguna
  (g)     Dokumen-dokumen lain yang
          berkaitan
      PUNCA MAKLUMAT


Aset yang disewa beli:

(a)     Surat Ikatan Perjanjian

(b)Dokumen lain yang berkaitan
           PUNCA MAKLUMAT
Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain

  (a)     Salinan Daftar jika diterima secara
          pindahan

  (b)     Salinan surat kelulusan menerima
          hadiah (Pek. Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1998).
  (c)     Salinan Sijil Lucuthak oleh
          Mahkamah
          PUNCA MAKLUMAT

Aset Yang Belum Berdaftar:

Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaran
berasaskan maklumat di fizikal aset atau
sumber-sumber lain yang berkaitan.
      DOKUMEN PENDAFTARAN

(a)Daftar Harta Modal Kew. PA-2

(b)Daftar Inventori Kew. PA-3

Pendaftaran melalui sistem berkomputer:

(a)   Format yang sama diguna pakai.
(b)   Daftar hendaklah dicetak.
(c)   Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.
  Kementerian/Jabatan: Pebendaharaan                     DAFTAR HARTA MODAL                                                          KEW. PA-2
  Bahagian:Kawalan dan Pemantauan                                                           (No. Siri Pendafataran: KK/BKP10/H/07/1
                                                               BAHAGIAN A
Kod Nasional

Kategori                                 Peralatan ICT
Sub Kategori                             Komputer
Jenis/Jenama/Model                       DELL/L1506
Buatan                                   Malaysia
Jenis dan No. Enjin                                                           Harga Perolehan Asal                         RM8,500

No. Casis/Siri Pembuat                   DP/NO7N22                            Tarikh Diterima                              13 April 2007

No. Pendaftaran                                                               No. Pesanan Rasmi Kerajaan                   LO A5624
(Bagi kenderaan)

KOMPONEN/AKSESORI                                                             Tempoh Jaminan                               1 Tahun
CPU              Papan Kekunci                                                Nama Pembekal Dan Alamat
Monitor         Tetikus
                                                                              Compter System Sdn. Bhd                      Tandatangan Ketua Jabatan: Ń
                Speaker                                                       No. 15, Plaza Low Yatt, Jalan Embi           Nama: Noorrizan bt. Shafie
                                                                              KUALA LUMPUR                                 Jawatan Setiausaha Bahagian
                                                                                                                           Cop
                                                                     PENEMPATAN                                            Tarikh 17 April 2007
Lokasi                   PKP(P)

Tarikh                   17 April 2007

Nama Pegawai             Ahmad Hishamuddin

Tandatangan              ƒ

                                                                     PEMERIKSAAN

Tarikh

Status Aset

Nama Pemeriksa
Tandatangan


                                                                 PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Rujukan Kelulusan                            Tarikh                                        Kaedah Pelupusan                      Tandatangan
                                                          KEW. PA-2

                             DAFTAR HARTA MODAL

       BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF
                                     BAHAGIAN B

Bil.   Tarikh      Butiran              Tempoh    Kos (RM)       Nama dan
                                        jaminan                  Tandatanga
                                                                 n
1.     21.6.2007   Penggantian CPU      1 tahun   1,000
 Kementerian/Jabatan: Perbendahraan                                       DAFTAR INVENTORI                                                                   KEW. PA-3
 Bahagian: Kawalan dan Pemantauan                                                                                                  (No. Siri Pendafataran KK/BKP10/I/07/1-5
                                                                                                                                   )
Kod Nasional

Kategori                                         Perabot
Sub Kategori                                     Almari
Jenis                                            Almari Buku Bercermin
Kuantiti                                         5                                                 Harga Perolehan Asal                              RM350.00 sebuah

Unit Pengukuran                                  buah                                              Tarikh Diterima                                   17 Mei 2007

Tempoh Jaminan                                   1 Tahun                                           No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan Tarikh             LO CT3456

Nama Pembekal dan Alamat                                                                     Tandatangan Ketua Jabatan: Ń
Syarikat Sri Kenanga Sdn. Bhd.                                                               Nama: Nooorizan bt. Shafie
Lot 50, Jalan Tuanku Abdul Rahman                                                            Jawatan; Setiausaha Bahagian
Kuala Lumpur                                                                                 Tarikh: 22 Mei 2007
                                                                                             Cop
                                                                                       PENEMPATAN

Kuantiti                            1                              1                           1                                 1                       1

No. Siri Pendaftaran     KK/BKP10/1//07/1               KK/BKP10/1//07/2           KK/BKP10/1//07/3                  KK/BKP10/1//07/4         KK/BKP10/1//07/5

Lokasi                   SBKP                           TSBKP(A&p)                 TSBKP(S)                          Pkp(p)                   PPT(P)

Tarikh                   22 Mei 2007                    22 Mei 2007                22 Mei 2007                       22 Mei 2007              22 Mei 2007

Nama Pegawai             Noorrizan bt. Shafiie          Tajol Azhar                Nik Hassan                        Ahmad Hishamuddin        Henry Chong

Tandatangan              Ñ                              Ť                          H                                 A                        H

                                                                                       PEMERIKSAAN

Tarikh                 22.6.2007                     22.6.2007                     22.6.2007                         22.6.2007                 22.6.2007

Status Aset            Seang digunakan               Seang digunakan               Seang digunakan                   Seang digunakan           Rosak

Nama Pemeriksa         Hisham & Ahmad                Hisham & Ahmad                Hisham & Ahmad                    Hisham & Ahmad            Hisham & Ahmad

Tandatangan
                       &            ¥                &                ¥            &               ¥                 &                 ¥       &             ¥
                                                                                 PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Tarikh                 Rujukan                                  Kaedah Pelupusan               Kuantiti                        Lokasi                        Tandatangan

3.7.2007               KK/BDSWP 10/767/2(81)                    Buang                          1                               PPT(P)                        §
      PENGESAHAN PENDAFTARAN

Pengesahan pendaftaran dibuat dan dicop
pada dokumen punca maklumat yang
berkaitan seperti contoh berikut:

“Telah direkodkan pada ………..(tarikh). No. siri
pendaftaran aset ………….. seperti nombor pada
daftar.
      URUSAN PENDAFTARAN

(a)    Didaftarkan oleh Pegawai Aset
       di Kementerian/Jabatan/PTJ
       menggunakan Kew. PA-2 &
       Kew. PA-3.

(b)    Satu Senarai Daftar Harta Modal
       Kew. PA-4 dan Senarai Daftar
       Inventori Kew. PA-5 disediakan.
                                                                    KEW.PA-4


                SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2007


BIL    NOMBOR SIRI            NAMA ASET             TARIKH          HARGA
       PENDAFTARAN                                  PEROLEHAN       PEROLEHAN
                                                                    ASAL (RM)

  1.   KK/BKP10/H/07/1        Komputer Riba         13 April 2007   RM8,500
                              Dell/L1506
  2.   KK/BKP10/H/07/2        Kamera Digital Sony   17 April 2007   RM2,500
                              Model DSC-W1
  3.   KK/BKP10/H/07/3        Kamera Digital Sony   17 April 2007   RM2,500
                              Model DSC-W1
  4.   KK/BKP10/H/07/4        Kamera Digital Sony   17 April 2007   RM2,500
                              Model DSC-W1
  5.   KK/BKP10/H/07/5        Komputer Riba         24 Mei 2007     RM8,500
                              Dell/L1506
                         JUMLAH                                     RM24,500
                                                                      KEW.PA-4


              SENARAI DAFTAR HARTA MODAL SEBELUM TAHUN 2007


BIL    NOMBOR SIRI              NAMA ASET               TARIKH        HARGA
       PENDAFTARAN                                      PEROLEHAN     PEROLEHAN
                                                                      ASAL (RM)

  1.   KK/BKP 2004-KD/3         Kamera Digital Sony     21/12/2004    RM2,500
                                Model DSC-W1

  2.   KK/BKP 2004-KD/4         Kamera Digital Sony     21/12/2004    RM2,500
                                Model DSC-W1

  3.   KK/BKP 2004-FAX/1        Mesin Fax Canon L250    17 /4/ 2005   RM2,500

  4.   KK/BKP 2005-MT/1         Mesin Taip Elektronik   15 /4/2006    RM1,900
  5.   KK/BKP 2006-TV/1         Televisyen Sony 21’     15 /4/ 2006   RM1,350
                                Model F229
                           JUMLAH                                     RM10,750
                                                            KEW.PA-5


                   SENARAI DAFTAR INVENTORI TAHUN 2007


BIL   NOMBOR SIRI             NAMA ASET        TARIKH       HARGA
      PENDAFTARAN                              PEROLEHAN    PEROLEHAN
                                                            ASAL (RM)

1.    KK/BKP10/I/07/1-5       Almari Buku      2 Mei 2007   RM1,750
                              Bercermin
2.    KK/BKP10/1/07/6-10      Meja Pegawai     2 Mei 2007   RM1,200

3.    KK/BKP10/1/07/11-15     Kerusi Pegawai   2 Mei 2007   RM750

                     JUMLAH                                 RM3,700
                                                            KEW.PA-5


             SENARAI DAFTAR INVENTORI SEBELUM TAHUN 2007


BIL   NOMBOR SIRI          NAMA ASET        TARIKH          HARGA
      PENDAFTARAN                           PEROLEHAN       PEROLEHAN
                                                            ASAL (RM)

1.    KK/BKP 2004-AB/1-3   Almari Buku      02 Mei 2004     RM1,750
                           Bercermin
2.    KK/BKP 2005/MP/1-5   Meja Pegawai     15 April 2005   RM1,200

3.    KK/BKP 2006/KP/1-5   Kerusi Pegawai   15 Jun 2006     RM750

                  JUMLAH                                    RM3,700
             URUSAN PENDAFTARAN
(c)   Salinan Kew. PA-4 dan Kew. PA-5 dikemukakan
      secara tahunan seperti berikut:

      (i)    Pendaftaran di peringkat PTJ

             Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat

      (ii)   Pendaftaran Peringkat Jabatan

             Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai
             daftar Jabatan dan kemukakan kepada
             Kementerian.
      URUSAN PENDAFTARAN

(iii)Pendaftaran di peringkat Kementerian

       Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan
       Kementerian bagi membolehkan
       Kementerian mengetahui dan memantau
       keseluruhan aset di bawah kawalannya.
          CARA MENGEMUKAKAN SENARAI DAFTAR HARTA MODAL (KEW. PA-4)
                    SENARAI DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-5)

                  PERBENDAHARAAN
                                                    KEW. PA-8

                     KEMENTERIAN
                                                   Bahagian-bahagian


                      IBU PEJABAT




      Jabatan         Jabatan            Jabatan            Jabatan




PTJ         PTJ      PTJ        PTJ      PTJ        PTJ    PTJ        PTJ




                        KEW. PA-4 DAN KEW. PA-5
             URUSAN PENDAFTARAN
(d)Daftar aset dikemaskini bila berlaku:

     (i)      Penambahan/penggantian/
              penaiktarafan

     (ii)     Pemeriksaan aset

     (iii)    Pelupusan

     (iv)     Hapus kira
            PELABELAN ASET


Semua aset diberi tanda pengenalan dengan
cara melabel, mengecat, emboss bagi
menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia
(HKM).

Aset tujuan samaran/risikan ditanda di tempat
yang tidak mudah dilihat.
                 PELABELAN ASET
Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran
seperti panduan berikut:

Kod Kementerian:         }Berasaskan kod fail
Kod Jabatan:             }oleh MAMPU
Kod Kumpulan sama ada:
Harta Modal              -     H
Inventori                -     I
Tahun Pembelian:         -     2007
No. Siri:                -     1

CONTOH      :      KK/BKP 10/H/07/1
                URUSAN PENDAFTARAN

Pergerakan Aset
Pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod
pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori
Kew. PA-6.

Penyimpanan Daftar
•   Kew. PA-2 dan Kew. PA-3 disimpan dalam fail kulit
    keras dalam kabinet berkunci.
•   Buku Kew. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci.
•   Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan
    simpan di lokasi.
           SENARAI ASET DI LOKASI

    Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkan
    hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset
    menggunakan Kew. PA-7 dalam 2 salinan.

•   1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala
    1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

•   Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapat
    perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai
    bertanggungjawab.
                                                                             KEW. PA-7



                       SENARAI ASET ALIH KERAJAAN

  BAHAGIAN         : KAWALAN DAN PEMANTAUAN
  LOKASI           :BILIK MESYUARAT UTAMA


      BIL       KETERANGAN ASET                      KUANTITI

      1.        Kerusi Mesyuarat (Pengerusi)                     1
      2.        Kerusi Mesyuarat                                60
      3.        White Board                                      1
      4.        Skrin Putih                                      1

                                               (b)     Disahkan oleh:
(a)        Disediakan oleh:


                                                       Tandatangan
           Tandatangan:
                                                       Nama : Henry Chong
Nama: Ahmad Hishamuddin.
Jawatan: PKP(P)                                        Jawatan:PPT(P)
                                                       Tarikh :15 Mac 2007
Tarikh: 15 Mac 2007
LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN
INVENTORI




 Kew. PA-8 hendaklah dikemukakan
 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac
 tahun berikutnya.
                                                                                KEW.PA-8
      LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI SEBELUM TAHUN 2007.
      KEMENTERIAN: SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

BIL    KEMENTERIAN/              BILANGAN KEW. 312   JUMLAH NILAI   BILANGAN KEW.   JUMLAH NILAI
       JABATAN                                       HARTA MODAL    313             INVENTORI
       DIBAWAHNYA                                    (RM)                           (RM)

1.     Kem. Sumber Asli dan             500          10,560,000          300        2,678,000
       Alam Sekitar
2.     Jabatan Alam Sekitar             1000         50,000,000          500        5,890,000

3.     Jabatan Ketua Pengarah           600          20,000,000          200        1,590,000
       Tanah dan Galian
4.     Jabatan Mineral dan              500          18,000,000          250        2,543,000
       Geosains Malaysia
5.     Jabatan Pengairan dan            1200         80,000,000          600        8,878,000
       Saliran
6.     Institut Tanah dan Ukur          300          8,798,000           400        10,560,000
       Negara
       JUMLAH                           4,100        115,358,000        2,250       24,229,000




 Tandatangan Pegawai Pengawal
 Nama:Tan Sri Abu Bakar bin Selamat
 Jawatan:Ketua Setiausaha
 Tarikh: 10 Mac 2007
CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA
PENDAFTARAN



  Carta Aliran dan Proses Kerja
  Pendaftaran seperti Jadual 1 dan
  Jadual 2.
         BAB C
PENGGUNAAN, PENYIMPANAN
    DAN PEMERIKSAAN
Objektif Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan


  Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap,
  mahir dan teratur bagi tujuan:

  (a)   Mengurangkan pembaziran
  (b)   Menjimatkan kos
  (c)   Mencapai jangkahayat
  (d)   Mencegah penyalahgunaan
  (e)   Mengelakkan kehilangan
                 PENGGUNAAN

(a)   Bagi tujuan rasmi sahaja.

(b)   Mengikut fungsi sebenar dalam manual.

(c)   Dikendali oleh pegawai yang mahir dan
      berkelayakan.

(d)   Perlu direkodkan.

(e)   Melapor kerosakan dalam Borang Aduan
      Kerosakan Kew. PA-9.
                                                             KEW. PA-9
                 BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN

Bahagian 1 (Untuk diisi oleh Pgawai Aset)

 1.      Jenis Aset                         :
 2.      Keterangan Aset                    :
 3.      Nombor Siri Pendaftaran            :
 4.      Kos Penyelenggaraan                :
         (terdahulu (jika ada)
 5.      Pengguna Terakhir                  :
 6.      Tarikh kerosakan                   :
 7.      Perihal kerosakan                  :
 ……………………………………………………………………………………………
 …………………………………………………………………………………………..
 8.      Syor Pegawai Aset
         ……………………………………………………………………………………….
 Nama :…………………………………………………………………………………….
 Jawatan:…………………………………………………………………………………
 Tarikh :………………………………………………………….
 Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan)
 Diluluskan/Tidak Diluluskan
 …………………………………………………………….
 Tandatangan
 Nama:
 Jawatan:
             PENGGUNAAN

Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah
mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua
Jabatan. Aset dipulangkan semula sebaik selesai
penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan
mana lebih awal.
                 PENGGUNAAN

Peraturan mengenai Penggunaan,
Pengurusan dan Penyelenggaraan
kenderaan adalah mengikut peraturan
semasa yang berkuatkuasa.
(PP Bil.2 Tahun 1980 dan PP Bil 7 Tahun 1985)
                   PENYIMPANAN
•   Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat
    dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab.
    Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.

•   Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa
    kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah
    tanggungjawabnya.

•   Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah
    sentiasa di bawah kawalan maksima.

•   Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan
    tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta
    Prosedur Kewangan 1957.
           PEMERIKSAAN

Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas:

(a)    Fizikal
(b)    Rekod
(c)    Penempatan
               PEMERIKSAAN

Tujuan pemeriksaan adalah untuk:

(a)      Mengetahui keadaan dan prestasi aset;
(b)      Memastikan setiap aset yang mempunyai
         daftar/rekod yang lengkap, tepat dan
         kemaskini;
(c)      Memastikan setiap aset berada di lokasi sama
         seperti yang tercatat dalam daftar.
               PEMERIKSAAN
•   Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya
    2 orang Pegawai Pemeriksa.

•   Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-
    kurangnya sekali setahun.

•   Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan
    Pemeriksaan Harta Modal Kew. PA-10 dan
    Laporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11
    kepada Ketua Jabatan.
                                                                                              Kew. PA-10


                                     LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL
Kementerian/Jabatan:Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar
Bahagian: Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor


 Bil     No. Siri        Jenis Harta          Lokasi                    Daftar Kew. PA-2             Keadaaan    Catatan
         Pendaftaran     Modal                                                                       Harta
                                       Mengikut   Sebenar     Lengkap           Kemaskini            Modal
                                       Rekod

                                                              Ya      Tidak     Ya    Tidak


 1.      NRE/JAS/JH25/   Komputer      Sharifah   Sharifah                                         Sedang
         07/1            Riba Dell     Azlina     Azlina                                             digunakan
                         N520
         NRE/JAS/JH25/   Set PC HP     Hashim     Hashim                                           Sedang
 2   .   072             Pavillion
                         DC 345
                                       Ahmad      Ahmad                                              digunakan




  Tandatangan :                                        Tandatangan:
  Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said         Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh
  Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat                   Jawatan: Penolong Pengarah (PSM)
  Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007                 Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007
                                                                                                    Kew. PA-11
                                          LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

 Kementerian/Jabatan: Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar
 Bahagian              : Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor


Bil   Jenis                        Daftar                          Lokasi                    Kuantiti        Keadaan     Catatan
      Inventori                                                                                              Inventori


                  Lengkap             Kemaskini            Mengikut      Sebenar     Mengikut      Sebenar
                                                           Rekod                     Rekod


                  Ya       Tidak      Ya          Tidak



1.    Kerusi                                             Bilik         Bilik       40            38        Digunaka    2 di
      Mesyuarat                                            Mesyuarat     Mesyuarat                           n           Bilik
                                                           Utama         Utama                                           Bincang




 Tandatangan:                                             Tandatangan:
 Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad              Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen
 Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan)                    Jawatan: Penolong Pengarah (JAS)
 Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007                     Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007
               PEMERIKSAAN

•   Ketua Jabatan kemuka Kew. PA-10 dan Kew. PA-11
    bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal
    dan Inventori Kew. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

•   Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan
    Kew. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum
    15 Mac tahun berikutnya.

•   Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri
    pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan
    peraturan ini dipatuhi.
                                                                                 KEW. PA-12



SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI TAHUN: 2007




KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR
               Persiaran Perdana, Presint 4
               62574 PUTRAJAYA


Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor
                                        (Jabatan/Bahagian)


Telah diperiksa pada 19 Disember 2007
                          (tarikh pemeriksaan)


Tandatangan:
Nama Pegawai Pengawal: Tan Sri Abu Bakar bin Selamat
Tarikh      10 Mac 2008
Cop Kementerian/Jabatan
      BAB D
PENYELENGGARAAN
            Objektif Penyelenggaraan

•   Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara
    berterusan dan selamat digunakan.
•   Memelihara dan memanjangkan jangkahayat
•   Meningkatkan keupayaan
•   Mengurangkan kerosakan
•   Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan
•   Menjamin keselamatan pengguna
•   Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta
    produktif
•   Memelihara imej Kerajaan
                  PENYELENGGARAAN
JENIS PENYELENGGARAN
(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)

   Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk
   memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen
   atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan
   lancar secara berterusan.

(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance)

   Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber
   fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.
     PENYELENGGARAAN


MANUAL PENYELENGGARAAN

Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan
aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk
tindakan penyelenggaraan.
  PANDUAN PENYELENGGARAAN

Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian
/Jabatan:
(a)   Menyedia senarai aset yang memerlukan
      penyelenggaraan Kew. PA-13.
(b)   Merancang penyelenggaraan
(c)   Melaksana program penyelenggaraan
(d)   Merekod penyelenggaraan dalam Kew. PA-14
(e)   Menilai program penyelenggaraan
(f)   Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh
      pihak swasta.
                                                                                       KEW. PA-13
          SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN
                       PENYELENGGARAAN
                         (Diisi oleh Pegawai Aset)


      KEMENTERIAN            : KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR
      Jabatan/Bahagian       :JABATAN ALAM SEKITAR NEGERI JOHOR


Bil    No. Siri Pendaftaran         Jenis/Jenama/                  Lokasi Aset            Catatan
                                    Model
1.     NRE/JAS/JH25/H/07/6          Split Air Conditioner Philip   Bilik Mesyuarat 1      6 bulan sekali
2.     NRE/JAS/JH25/H/07/7          Split Air Conditioner Philip   Bilik Mesyuarat 2      6 bulan sekali
3.     NRE/JAS/JH25/H/07/8          Pacuan 4 Roda Perodua          Pentadbiran            3 bulan sekali
                                    Kembara
                                                                                            KEW. PA-14
                   DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL
                                (Diisi oleh Pegawai Aset)
  Sub Kategori: Kereta                             No. Siri Pendaftaran     :NRE/JAS/JH25/H/07/08
  Jenis       : Perodua Kembara                    Lokasi                   : Pentadbiran

(a)       (b)                       (c)              (d)                     (e)                 (f)
Tarikh    (Butir-butir Kerja)       No. Kontrak/     Nama                    Kos                 Nama dan
                                    Pesanan          Syarikat/Jabatan                            Tandatangan
                                    Kerajaan         Yang
                                    dan Tarikh       Menyelenggara
16 Jun    Pembaikan/Penyelenggara   AA 982615        MS Cooling Sdn. Bhd.    RM1,150.00          Masri bin Jamil
2007      an hawa dingin dan
          compress air clucth
          booster.
  BAB E
PELUPUSAN
      ISI KANDUNGAN

•   Definisi Pelupusan
•   Objektif
•   Justifikasi Pelupusan
•   Kuasa Melulus
•   Urus Setia Pelupusan
•   Perakuan Pelupusan (PEP)
•   Lembaga Pemeriksa
•   Tempoh Tindakan Pelupusan
        ISI KANDUNGAN

•   Pelanjutan Tempoh
•   Pinda Kaedah Pelupusan
•   Kaedah Pelupusan
•   Pelaksanaan Kaedah Pelupusan
•   Pelupusan Melalui Kontrak Pusat
•   Tindakan Semasa Melaksana Pelupusan
•   Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan
   DEFINISI PELUPUSAN



Pelupusan ialah satu proses untuk
mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah
yang ditetapkan.
      OBJEKTIF PELUPUSAN

•   Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan
    aset yang tidak digunakan atau diperlukan.

•   Menjimatkan ruang simpanan/pejabat.

•   Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik.

•   Membolehkan aset milik Kementerian
    /Jabatan dipindahkan ke Kementerian/
    Jabatan lain.
             JUSTIFIKASI PELUPUSAN
•Tidak Ekonomik Dibaiki      •Pembekal tidak lagi memberi
                              khidmat sokongan
•Usang/Obselete              •Disyor selepas pemeriksaan aset

•Rosak & tidak boleh         •Tidak lagi diperlukan oleh
digunakan                     Jabatan
•Luput tempoh penggunaan     •Perubahan Teknologi

•Keupayaan aset tidak lagi   •Melebihi keperluan
 di peringkat optimum
•Tiada alat ganti
KUASA MELULUS PELUPUSAN

  Dua (2) peringkat:

  (a) Perbendaharaan

  (b)Kementerian/Jabatan
      KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN


(a)      Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau
         jumlah keseluruhan melebihi RM500,000; dan

(b)      Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai
         seperti berikut:

         -      Hadiah
         -      Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri
         -      Tukar Beli (trade in)
         -      Tukar Barang (barter trade)
         -      Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan
                dalam tatacara ini.
KUASA MELULUS KEMENTERIAN/JABATAN



(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau
    jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan

(b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai
    perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau
    jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 .

•   Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen
    17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan
    kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.
       URUS SETIA PELUPUSAN
 Unit Pengurusan Aset Kementerian/Jabatan
Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa
mengikut Kew. PA-15

Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Kew. PA-16

Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew.
PA-17
Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan
lengkap dan teratur
Mengemukakan permohonan pelupusan kepada
Kuasa Melulus
                                                                      KEW. PA-15

                                                        No. Rujukan
                                                        Tarikh:
 Kepada:
 ………………………………………………………………………..
 ………………………………………………………………………..


 LANTIKAN SEBAGAI LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN ASET
 ALIH KERAJAAN
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik Tuan/Puan sebagai Pengerusi/Ahli
Lembaga Pemeriksa untuk memeriksa aset yang dicadangkan untuk dilupuskan bagi tempoh
selama………………….(tahun) mulai dari………………………
hingga…………………………………………………………………..


2.   Laporan pemeriksaan hendaklah disediakan dengan menggunakan borang Laporan
Lembaga Pemeriksa (Kew. PA-17) dan dikemukakan kepada Uusetia Pelupusan Jabatan
dalam tempoh dua (2) minggu selepas pemeriksaan dijalankan.


……………………………………………………………
Tandatangan Pegawai Pengawal)


Nama……………………………………………………..
Jawatan:………………………………………………..
Cop;………………………………………………………..
PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA


(a)   Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan
      perlu melantik Lembaga Pemeriksa bagi
      membuat pemeriksaan.

(b)   Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan
      jawatan tidak lebih tempoh 2 tahun.
      KEANGGOTAAN LEMBAGA PEMERIKSA

(a)      Sekurang-kurangnya 2 orang pegawai ( 1 Pengerusi
         dan 1 Ahli) yang tidak terlibat secara langsung dalam
         pengurusan aset berkenaan.

(b)      Mempunyai kepakaran memeriksa aset jika perlu.

(c)      Pegawai Kumpulan P&P atau Sokongan 1 atau yang
         setaraf.

(d)      Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantik
         jika perlu.
      TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

(a)    Menyedia dan mengemuka Jadual Pemeriksaan kepada
       Urus Setia Pelupusan Jabatan.

(b)    Memeriksa aset dan rekod dalam tempoh 1 bulan.

(c)    Memastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan
       yang hendak dilupuskan dikeluarkan.

(d)    Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. PA-17.

(e)    Mengesyor kaedah pelupusan yang sesuai.

(f)    Menandatangani Kew. PA-17 dan kemuka ke Urus Setia.
                                                                                                                                          KEW. PA-1 7
                                            LAPO RAN LEM BAGA PEM ERI KSA ASET ALI H KERAJAAN

EM EN TERI A N / JA BA TA N : KEM . KESI H A TA N / H O SPI TA L KU A LA LU M PU R ( H KL)


                                                   TEMPOH               HARGA PEMBELIAN                                   NYA TA KA N
                                                                                                         N ILAI SEMASA                 SYO R KA EDA H
  JABATAN/BA     KETERAN GAN                      DIGUN AKA    TEMPOH         ASAL                                          KEA DA A N
L   HAGIAN
                                  UN IT KUAN TITI                                                                                      PELUPUSA N DA N
                     ASET                         N / SIMPAN DIGUN AKAN SEUN IT JUMLAH                  SEUN IT   JUMLAH A SET DENGA N JUSTIFIKA SI
                                                       AN                (RM)      (RM)                  (RM)       (RM)      JELA S


1 Pentadbiran Kenderaan           buah        1      15.9.1997       7 tahun       65,000      65,000   15,000     15,000 masih boleh   sebutharga
                                                                                                                          digunakan
2              Mesin X-Ray        buah        1      11.6.1985      18 tahun      150,000    150,000       -         -    rosak         sisa besi




                                                                   JUMLAH    215,000 215,000 15,000               15,000
                                                                 KESELURUHAN


    Tarikh pelantikan Lembaga Pemeriksa                                          Tandatangan             ………………………………. . ( Pengerusi)
                                                                                 N ama dan Jawatan       ………………………………………………
    Tarikh pemeriksaan:………………………………….
                                                                                 Tandatangan             ………………………………………( A hli)
    Tempoh pemeriksaan…………………………………………………………                                     N ama dan Jawatan       ………………………………………………

                                                                                 Tandatangan              ………………………………………( A hli)
     URUS SETIA PELUPUSAN
Memaklumkan kelulusan kepada Ketua Jabatan
untuk tindakan.

Memohon pelanjutan tempoh pelupusan

Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan

Melantik 2 orang saksi bagi pelupusan kaedah
pemusnahan
Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset
Kew. PA-18
    URUS SETIA PELUPUSAN

Memperolehi Sijil Pelupusan Aset Kew. PA-19



Menghantar Kew. PA-19 kepada Kuasa Melulus


Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset
Kew. PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac
tahun berikutnya.
                                                                             KEW.PA-20

                           LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
                                           TAHUN : 2007
                         KEMENTERIAN/JABATAN: SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR


BIL      KEMENTERIAN/    JUMLAH        HASIL        JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL SECARA
         JABATAN         NILAI         PELUPUSA     (RM)
                         PEROLEHAN     N
                         ASAL          (RM)
                         (RM)
                                                    JUALAN      PINDAHAN     MUSNAH      KAEDAH
                                                                                         LAIN


1.       JABATAN ALAM    2,000,000     100,000
                                                    1,500,000   400,000      RM100,000
         SEKITAR

2.       JABATAN         5,000,000     200,000      4,000,000   900,000      100,000
         PENGAIRAN DAN
         SALIRAN



 Tandatangan Pegawai Pengawal                Cop Jabatan:
 Nama:
 Jawatan: KETUA SETIAUSAHA
 Tarikh:10 Mac 2008
  PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW. PA-16
(a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal dan
    Elektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan
    komputer di Kembaran B.

(b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang
    mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar
    khusus dalam peralatan-peralatan tertentu.

(c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh
    Pegawai Teknologi Maklumat Kementerian/Jabatan.

(d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai
    kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun.

(e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh
    1 tahun.
TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN


Dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan
dari tarikh surat kelulusan mengikut
kaedah yang diluluskan.
         PELANJUTAN TEMPOH

•   Permohonan untuk lanjut tempoh dikemuka
    kepada Kuasa Melulus 2 minggu sebelum
    tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh
    hanya dibenarkan sekali sahaja.

•   Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas
    tempoh pelanjutan maka kelulusan terbatal.
                                                                             KEW. PA-18

KEMENTERIAN/JABATAN………………………………



 SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH KERAJAAN

   Disahkan aset seperti maklumat berikut telah dimusnahkan.


                   Jenis Aset            :……………………………
                   Kuantiti              :……………………………
                   Secara                :…………………………….
                                         Tanam/Bakar/Buang/Tenggelam)


   ……………………………………………                                …………………………………………
                   Tandatangan                                 Tandatangan
   Nama…………………………………………………..                        Nama:……………………………………..
   Jawatan:………………………………………………..                     Jawatan:…………………………………..
   Cop;………………………………………………………..                      Cop::……………………………………………
KEMENTERIAN/JABATAN:…………………………………..                                    KEW. PA-19
                           SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
    Merujuk surat kelulusan No. Rujukan…………………………………bertarikh…………………………………,
    saya mengesahkan tindakan peupusan telah dilaksanakan seperti berikut:
    1.     Aset berikut telah dilupuskan secara pindahan/hadiah
           Bilangan item……………………………………………..dipindahkan/hadiah
           kepada………………………………………………………………………………………………………
           (Surat       Akuan Terima disertakan)
    2.     Aset berikut telah dilupuskan secara dijual
           Bilangan item………………………………………….No. Resit……………………………………….
           (salinan resit disertakan)
    3.     Aset berikut terikut telah dilupuskan secara musnah
           Bilangan item:………………………………………
           Cara dimusnahkan…………………………………………………………………………….. …………
           (SIjil Menyaksikan Pemusnahan disertakan)
    4.     Aset berikut telah dilupuskan melalui kaedah-kaedah lain.
           Bilangan item……………………………………………………..
           Kaedah pelupusan:……………………………………………….
           (Dokumen bekaitan disertakan)
    5.     Aset berikut dimasukkan ke dalam stok
           Bilangan item…………………………………………………………
    Tandatangan Ketua Jabatan         :…………………………………………
    Nama                              :…………………………………………
    Jawatan                           :………………………………………….
    Cop Jabatan/Bahagian              :…………………………………………..
    PINDA KAEDAH PELUPUSAN


Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan
dikemuka kepada Kuasa Melulus sebelum
tamat tempoh pelupusan. Sekiranya tempoh
pelupusan tamat kelulusan terbatal dan permohonan
baru hendaklah dikemukakan.
      KAEDAH PELUPUSAN
(a)   Jualan secara :

            Tender
            Sebut harga
            Lelong

(b)   Jualan Sisa

(c)   Tukar Barang (Barter Trade)

(d)   Tukar Beli (Trade in)

(e)   Tukar Ganti (Cannibalize)
      KAEDAH PELUPUSAN

(g)   Pindahan
(h)   Hadiah
(i)   Musnah secara:

            Ditanam
            Dibakar
            Dibuang
            Ditenggelam

(j)   Kaedah lain pelupusan yang difikirkan
      sesuai
        KAEDAH PELUPUSAN
                      TENDER
•   Gunakan Kew. PA-21
•   Disertai oleh syarikat/orang perseorangan (Kew.PA-22)
•   Maklumat seperti dalam Kew. PA-21 diiklankan melalui
    sekurang-kurangnya 1 akhbar utama
•   Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew-PA-17
•   Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk
    maksima RM10,000
•   Tawaran dibuat guna sampul berlakri dan masukkan
    dalam peti tender Jabatan pada atau sebelum tarikh dan
    waktu tutup yang ditetapkan.
•   Jawatankuasa Pembuka Tender dilantik oleh Pegawai
    Pengawal untuk membuka dan menjadual tender.
         KAEDAH PELUPUSAN
                   TENDER
•   Tender dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.
•   Tawaran disenaraikan dalam Kew. PA-23
•   Jadual Tender dan dokumen dikemuka kepada Ketua
    Jabatan.
•   Ketua Jabatan membuat penilaian dan perakuan tender.
    Perakuan hendaklah disertakan bersama dengan salinan
    iklan tender, jadual pembukaan tender dan dokumen lain.
•   Tawaran tertinggi yang dipilih tidak kurang 70%
    harga simpanan. Jika kurang rujuk Perbendahraan.
•   Dalam memproses tender, Pegawai Pengawal hendaklah
    memastikan bahawa beliau dan pegawai-pegawai
    tidak mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau
    terletakhak.
            KAEDAH PELUPUSAN
                         TENDER
•   Pegawai dari Kementerian/Jabatan yang melupuskan aset
    tidak dibenarkan menyertai tender.
•   Sekiranya petender yang berjaya menolak tawaran maka
    deposit tender tidak akan dikembalikan.
•   Lembaga Perolehan dimaklumkan mengenai penolakan untuk
    membolehkannya menimbang tawaran lain.
•   Jika tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa semula
    atau rujuk ke Perbendaharan bagi mendapatkan kelulusan.
•   Jika tiada sebarang tawaran diterima, tender boleh dipelawa
    semula atau mohon pinda kaedah pelupusan dari Kuasa Melulus.
        KAEDAH PELUPUSAN
                  SEBUT HARGA

•   Dipelawa 10 syarikat atau orang perseorangan
•   Kenyataan Tawaran Sebutharga dalam Kew. PA-24
•   Tawaran sebut harga menggunakan Kew. PA-25
•   Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew-PA-17
•   Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk
    maksima RM5,000
•   Tawaran dikemuka dalam sampul berlakri dan masukkan
    dalam peti sebut harga Jabatan pada atau sebelum tarikh dan
    waktu tutup yang ditetapkan.
•   Sebut harga dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.
        KAEDAH PELUPUSAN
                 SEBUT HARGA
•   Jawatankuasa Sebut Harga dilantik secara bertulis oleh
    Pegawai Pengawal.
•   Jawatankuasa Sebutharga menyenaraikan tawaran dalam
    menggunakan Borang Kew. PA-26
•   Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga mengemukakan Jadual
    Sebut harga kepada Urusetia untuk menilai dan membuat
    perakuan kepada Jawatankuasa Sebutharga Jabatan untuk
    pertimbangan dan keputusan.
•   Dalam memproses sebut harga Ketua Jabatan hendaklah
    memastikan beliau dan pegawai-pegawai tidak mempunyai
    sebarang kepentingan persendirian atau terletakhak.
           KAEDAH PELUPUSAN
                    SEBUT HARGA

•   Penyebutharga yang berjaya diberitahu dengan serta merta.
    Sekiranya penyebutharga terpilih menolak tawaran, deposit
    sebut harga tidak akan dikenbalikan. Jawatankuasa Sebut harga
    menimbang tawaran lain atau memutuskan pelawaan
    sebut harga semula.

•   Pegawai Kementerian/jabatan yang melupuskan aset tidak
    dibenar menyertai sebut harga.
            KAEDAH PELUPUSAN
                           LELONG

Dilaksanakan ke atas aset berikut:

•   Mempunyai nilai pasaran

•   Kuantiti yang banyak

•   Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya.
           KAEDAH PELUPUSAN
                      LELONG
•   Kenyataan Lelong mengandungi maklumat mengenai tarikh,
    waktu dan tempat. Contoh kenyataan lelong di Kew. PA-27.
•   Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew. PA-17
    dinyatakan dalam senarai aset yang akan dilelong.
•   Urusan lelong di adakan atau di dewan.
•   Pembida yang berminat untuk sertai lelongan, perlu mendaftar.
    Bayaran deposit RM1,000 atau maksima RM1,000
•   Pembida yang berjaya jelaskan bayaran dalam tempoh 7 hari
    dan aset diambil dalam tempoh 14 hari dari tarikh lelongan.
•   Sekiranya harga tawaran tertinggi kurang 70% daripada
    harga simpanan rujuk kepada Perbendaharaan.
           KAEDAH PELUPUSAN
                   JUALAN SISA
•   Dilaksanakan bagi aset yang tidak boleh digunakan dalam
    bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam
    (besi, tembaga dll), getah, kayu, plastik dan sebagainya yang
    mempunyai nilai jualan.

•   Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara:

    -      Tender
    -      Sebut harga
    -      Syarikat Bumiputera berdaftar dengan Kementerian
           Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (perlu
           permit)
           KAEDAH PELUPUSAN
          TUKAR BARANG (BARTER TRADE)
•   Aset dari jenis yang sama atau berbeza melalui tender terhad
•   Mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan
    Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal
•   Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan:
    -      Nilai aset hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakar
           dalam bidang berkenaan.
    -      Aset yang mempunyai unsur keselamatan.
    -      Pertukaran aset adalah berasaskan nilai terbaik.
    -      Pertukaran aset berasaskan keperluan sebenar.
    -      Syarikat dihadkan kepada 5-10 sahaja dan mempunyai
           lesen dan kemahiran.
    -      Syarikat pengeluar atau agen pembekal aset baru.
           hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat lepas
           jualan.
            KAEDAH PELUPUSAN
                  TUKAR BELI (TRADE IN)
•   Aset masih boleh diguna dalam bentuk asal tetapi tidak
    diperlukan oleh Kementerian/Jabatan dan tiada Kementerian/
    Jabatan yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekal
    yang berniaga dalam bidang berkenaan.

•   Mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan Perbendaharaan
    tanpa mengira nilai

•   Dilaksanakan berasaskan:

    -      Aset sama jenis
    -      Aset perlu dikeluarkan sebelum pengganti dipasang
    -      Penggantian aset disahkan oleh Jabatan Teknikal
            KAEDAH PELUPUSAN
                  TUKAR BELI (TRADE IN)


•   Dilaksanakan berasaskan:

    -      Nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan Teknikal.
    -      Peruntukan mencukupi bagi membiayai harga penuh aset
           yang akan diganti.
    -      Harga jualan aset dikreditkan sebagai hasil Kerajaan dan
           tidak boleh ditolak dengan harga sebenar aset yang dibeli.
    -      Cadangan jualan tukar beli dimasukkan sebagai syarat
           dalam dokumen pelawaan tender/sebutharga dan juga
           dalam perjanjian perolehan.
            KAEDAH PELUPUSAN
         TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)

•   Dilaksanakan ke atas aset yang tidak ekonomi
    dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian-bahagian
    tertentu seperti bahagian-bahagian jentera/
    kenderaan /perkakasan komputer          dikeluarkan
    dan dipasang sebagai alat/komponen ganti
    bagi kenderaan/perkakasan komputer yang lain.
             KAEDAH PELUPUSAN
        TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)
•   Dilaksanakan berasaskan:

    -     Aset yang sama jenis dan kegunaannya
    -     Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya oleh
          Pegawai Teknikal
    -     Keperluan semasa bagi tujuan baik pulih
          dan penjimatan

•   Alat/komponen tukar ganti yang dipasang kepada
    aset penerima perlu direkodkan dalam Bahagian B
    Kew. PA-2 berkenaan.
             KAEDAH PELUPUSAN
                    PINDAHAN
Dilaksanakan antara Kementerian/Jabatan bagi aset yang boleh
digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan kerana:

    -     Melebihi keperluan
    -     Tidak diperlukan selepas projek siap
    -     Obsolete/obsolescent

•   Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:

    -     Permohonan atau kepeluan Kementerian/Jabatan
    -     Tidak dikenakan apa-apa bayaran
          KAEDAH PELUPUSAN
                   PINDAHAN
Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:

   -      Permohonan atau keperluan Kementerian/Jabatan.
   -      Tidak dikenakan apa-apa bayaran.
   -      Kos pengendalian pindahan ditanggung oleh penerima.
   -      Daftar aset diserah kepada Kementerian/Jabatan
          penerima.
   -      Aset yang diterima secara pindahan hendaklah
          dilupus oleh Kementerian/Jabatan
   -      Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan
          kepada Kuasa Melulus
           KAEDAH PELUPUSAN
                       HADIAH

Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah

•   Aset boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asal
    tetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/Jabatan atau

•   Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagai
    bahan latihan atau pameran.
           KAEDAH PELUPUSAN
                        HADIAH

Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan:

•   Antara Kementerian/Jabatan Kerajaan bagi tujuan
    latihan atau pemeran

•   Dari Kementerian/Jabatan Kerajaan kepada mana-mana
    organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yang
    dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan.
            KAEDAH PELUPUSAN
                         HADIAH

Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:

•   Permohonan atau keperluan penerima
•   Kos pengendalian dan pengangkutan ditanggung oleh
    penerima.
•   Cadangan pelupusan secara hadiah disokong dengan surat
    permohonan Kementerian/Jabatan, organisasi, pertubuhan
    sukarela atau badan-badan lain.
•   Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada
    Perbendaharaan bersama Sijil Pelupusan Kew. PA-19.
•   Aset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan latihan atau
    pameran diguna bagi tujuan tersebut sahaja.
         KAEDAH PELUPUSAN
                    MUSNAH


Kaedah pelupusan secara musnah dilaksanakan bagi aset
yang tiada nilai jualan/nilai sisa atau aset yang berunsur
keselamatan dengan cara berikut:

•   Ditanam
•   Dibakar
•   Dibuang
•   Ditenggelam
          KAEDAH PELUPUSAN
                      MUSNAH

Langkah-langkah yang perlu diambil:

•   Mendapat kelulusan PBT, JAS, Jabatan Laut dll.
•   Mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa
    berkenaan.
•   Bahan-bahan yang boleh diguna sebagai alat ganti hendaklah
    ditanggal/dikelurkan terlebih dahulu
•   Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek
    dan sebagainya.
•   Sijil Penyaksian Pemusnahan Kew. PA-18 hendaklah
    disediakan.
 PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT



Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat
Kementerian/Jabatan hendaklah menggunakan
peraturan berkenaan.
   TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN
             PELUPUSAN


Label HKM dan nama Kem/Jab pada aset dipadamkan

JPJ diberitahu diberitahu mengenai pelupusan
kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan

Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada
pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa

Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah
dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai
  CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA




Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan
seperti di Jadual 3 dan Jadual 4.
         BAB F
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
    BAB F – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
                       TAFSIRAN
 CARTA ALIRAN DAN
  PROSES KERJA                      OBJEKTIF


(e) Tindakan Selepas                     KUASA MELULUS
       Kelulusan
                                     URUS SETIA KEHILANGAN &
                       HAPUS KIRA          HAPUS KIRA

   (d) Laporan                        PROSES HAPUS KIRA
       Akhir


                                        (a)Melaporkan
                       (b)Laporan         Kehilangan
 (c)Jawatankuasa
                          Awal
     Penyiasat
  TAFSIRAN KEHILANGAN


Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi
dalam simpanan disebabkan oleh kecurian,
kemalangan, kebakaran, bencana alam,
kesusutan, penipuan atau kecuaian
pegawai awam.
     TAFSIRAN HAPUS KIRA



Hapus kira ialah proses untuk
membatalkan rekod aset yang hilang.
TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL


 Pegawai Pengawal ialah:

 Ketua Setiausaha Kementerian atau
 Ketua Pengarah Jabatan
 TAFSIRAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk:

ketua sesuatu cawangan, daerah,
daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.
KUASA MELULUS HAPUS KIRA

    Dua (2) peringkat:

    (a)   Perbendaharaan

    (b)   Pegawai Pengawal
        KUASA MELULUS PERINGKAT
            PERBENDAHARAAN


(a)   Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau
      keseluruhannya melebihi RM500,000.

(b)   Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah
      tanpa mengira nilai perolehan asal:

      Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video,
      komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant
      (PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.

(c)   Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam
      tanpa mengira nilai perolehan asal.
        KUASA MELULUS PERINGKAT
           PEGAWAI PENGAWAL



(a)   Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi
      RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak
      melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan
      peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan

(b)   Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa
      hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal
      kecurian, penipuan atau kecuaian tidak
      melibatkan pegawai awam.
            URUS SETIA KEHILANGAN
               DAN HAPUS KIRA
Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungja
sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.

          (a)   Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang
                Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan
 T              Daftar Inventori Kew. PA-3.

 U        (b)   Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada
                Ketua Jabatan.
 G
          (c)   Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis
 A              kepada Pegawai Pengawal.

 S        (d)   Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan
                menggunakan contoh format Kew. PA-29.
    URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA


       (e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

       (f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada
T          Jawatankuasa Penyiasat.


U      (g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor
           daripada Pegawai Pengawal.

G      (h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan
A          hapus kira lengkap dan teratur.


S      (i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa
           Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal
           dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum
           diperolehi.
URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

         (j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk
               kemaskini rekod daftar aset.


         (k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia
               Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.
T        (l)   Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Ketua
U              Jabatan dan mengemukakan kepada Kuasa Melulus dalam tem
               1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira.

G        (m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/
               tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib
A              dan memaklumkan kepada Perbendaharaan.


S       (n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan
               Surcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke Perbendaharaan tidak
               lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.
          PROSES HAPUS KIRA

           1. Melaporkan Kehilangan


(a)   Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada
      Ketua Jabatan dengan serta merta.

(b)   Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab
      ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang
      mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporka
      kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu
      kehilangan diketahui.
              PROSES HAPUS KIRA

            2. Laporan Awal – Kew. PA-28



(a)   Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan
      Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang
      Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan
      oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/
      Ibu Pejabat.
      LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN              KEW. PA-28


     Nyatakan:

1.   Keterangan Aset Yang Hilang
     (a) Jenis Aset : Note Book
     (b) Jenama dan Model: Compaq Evo N-6 10C
     (c) Kuantiti: 1
     (d) Tarikh Perolehan: 28.11.2005
     (e) Harga Perolehan Asal:5,800

2.   Tempat Sebenar di mana kehilangan berlaku

     Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Hussen Kuala Lumpur

3.   Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui
     15.5 .2007
      LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN                    KEW. PA-28



     Nyatakan:
4.   Cara bagaimana kehilangan berlaku:

     Kehilangan berlaku di Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Haji Hussen pada
     15.5.2007. Kejadian berlaku ketika Puan Azura bt. Jamal sedang mengikuti
     Kursus Pengurusan Sains dan Matematik Dalam Bahasa Inggeri mulai 15-18
     Mei 2007. Puan Azura meletakkan note book dalam almari yang diselindungi
     oleh pakaian dan dua beg pakaian besar. Pada masa itu beliau mendapati
     bilik tersebut masih belum dikemaskan oleh kakitangan hotel, lalu beliau
     keluar untuk makan tengah hari. Walau bagimanapun kehilangan hanya
     disedari apabila beliau hendak menggunakan note book tersebut
     keesokan hari.
      LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN                    KEW. PA-28


5.   Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset
     yang hilang

     Puan Azura bt. Jamal   - PPP Lepasan Diploma Gred DGA29

6.   Sama ada seorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke atas
     kehilangan itu. Jika ya nama dan jawatannya.

     Tiada

7.   Sama ada seorang pegawi telah ditahan kerja
     Tiada

7.   No. Rujukan dan Laporan Polis

     Dang Wangi/023333/07
      LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN                    KEW. PA-28

9.   Langkah-langkah sedia ada untuk mengelak kehilangan berlaku

         Telah meletakkan komputer ditempat yang terselindung.

     10. Langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.

         Note book yang dibawa keluar hendaklah sentiasa di abwah kawalan
         maksima dan sentiasa di pastikan di simpan di tempat yang berkunci dan
         selamat.

     11. Catatan:

                                               Tandatangan Ketua Jabatan
                                               Nama:Mohd Amran Hashim
                                               Jawatan: Guru Besar
                                               Tarikh: 17.5.2007
                                               Cop Jabatan
              PROSES HAPUS KIRA

             2. Laporan Awal – Kew. PA-28


(b)   Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku
      hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari
      bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan
      Laporan Polis terus kepada:

      (i)    Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana
             kehilangan aset berlaku; dan

      (ii)   Ketua Setiausaha Perbendaharaan
         PROSES HAPUS KIRA

      2. Laporan Awal – Kew. PA-28



(c)    Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar
       kepada Ketua Setiausaha Kementerian,
       Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan
       wakil tempatan Ketua Audit Negara.
                   PROSES HAPUS KIRA

               3. Jawatankuasa Penyiasat

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh
    Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera
    dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

(b) Keanggotaan:

    (a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan
        bukan daripada bahagian/unit yang sama;

    (b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai
        yang terlibat;

    (c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih
        kanan sebagai Pengerusi.
          PROSES HAPUS KIRA

       3. Jawatankuasa Penyiasat



(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia,
   Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai
   dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat
   dengan kehilangan itu di negara berkenaan
   sebagai Jawatankuasa Penyiasat.
                                                                                       KEW. PA-29

Kepada:                                                      No. Rujukan Fail:
                                                             SULIT.KE.HG.(80)347/02(4)
Encik Muhamad Azmi bin Bakar
                                                             Tarikh:01 Jun 2007
Penolong Pengarah Kanan Kastam
Cawangan Penilaian dan Pasca Import
Ibu Pejabat
(Nama dan Jawatan Pegawai Yang Dilantik)

PERLANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
KEHILANGAN SATU (1) UNIT KOMPUTER RIBA
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan sebagai Pengerusi Jawatankuasa Penyiasat
untuk menyiasat kehilangan satu (1) unit Komputer Riba di Bahagian Perancangan Korporat, Ibu Pejabat Kastam
Di Raja mulai dari tarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal SULIT.KE.JHG.(80)347/02(3))
2.    Tuan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes
      kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan
      Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai Panduan.
3.    Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (Kew. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan ini
      mestilah dikembalikan sebelum 30 Jun 2007.


Tandatangan :…………………………………….
Nama Pegawai Pengawal :Dato’ Dr. Wan Abd. Aziz bin Abdullah
Kementerian/Jabatan      :Perbendaharaan Malaysia
4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat

1.    Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan

2.    Memeriksa sendiri tempat kejadian.


3.    Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan

4.    Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.

5.    Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih
      (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi.

6.    Mengenalpasti kelemahan yang wujud.

7.    Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi
      mengelak berulangnya kejadian kehilangan.


 8.    Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.
           PROSES HAPUS KIRA

        5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(a)Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan
   Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia
   Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan
   dari tarikh pelantikan.
   Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh
   dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan
    Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal
     LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN                     KEW. PA-30

Nyatakan:

1.   Keterangan Aset Yang Hilang
     (a) Jenis Aset : Note Book
     (b) Jenama dan Model: Compaq Evo N-6 10C
     (c) Kuantiti: 1
     (d) Tarikh Perolehan: 28.11.2005
     (e) Anggaran Nilai Semasa: RM5,800

2.   Perihal Kehilangan

     (a)    Tarikh diketahui
            15.5.2007
     (b)    Tarikh Sebenar berlaku
            14.5.2007 (12.45 tgh.) hingga 15.5.2007 (7.30 pagi)
     (c)    Tempat Kejadian
            Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Hussen Kuala Lumpur
         LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN                     KEW. PA-30

(d)   Bagaimana kehilangan diketahui

      Apabila hendak mengambilnya dari dalam almari untuk dibawa
      ke bilik kursus di dapati tiada.

(e)   Bagaimana kehilangan berlaku
      Bilik No. 1404 City Villa Hotel dimasuki oleh pihak yang tidak
      bertanggungjawab walaupun bilik telah berkunci.

3.    Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.
      Belum diterima.

4.    Nama pegawai yang:
      (i) Secara langsung menjaga aset tersebut.
          Puan Azura bt. Jamal
      LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN                    KEW. PA-30



4.   Nama pegawai yang:
     (ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia
           Puan Azura bt. Jamal
     (iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu.
           Puan Azura bt. Jamal
5.   Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan:
     (i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan
           PPP Lepasan Diploma DGA 29
     (ii) Tugasnya serta senarai tugas
     (iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)
           Tetap dan berpencen
     (iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan peraturan atau
           arahan tertentu.
           Tiada
       LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN              KEW. PA-30




(v)    Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan

       27.10.2020

(vi)   Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya.
       (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)
       Tiada

(vii) Maklumat lain, jika ada.
         LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN                     KEW. PA-30

5.   Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan
     Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau
     diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.

     Aset tidak disimpan di tempat yang berkunci dan kawalan maksima tidak diberikan
     kepada aset berkenaan seperti mana yang dikehendaki oleh TPA Bab C.

6.   Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah
     berulangnya kejadian ini.

     Pegawai yang membawa aset Kerajaan hendaklah memastikan keselamatan aset
     berkenaan dengan memberi perhatian dan kawalan yang maksima bagi mengelakan
     berlakunya kehilangan.
     LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN                   KEW. PA-30




7.   Rumusan Siasatan

     Pegawai tidak mengambil langkah keselamatan yang sepenuhnya ke atas
     note book berkenaan sehingga berlakunya kehilangan. Beliau sepatutnya
     memastikan keselamatan note book tersebut sepenuhnya sebelum
     meninggalkannya. Beliau sepatutnya memberi perhatian ke atas note book
     yang di bawa dan tidak meninggalkan begitu sahaja dan perlu sentiasa
     melihat aset berkenaan ada ditempat simpanan.Pegawai telah cuai
     dalam menjaga aset Kerajaan.
         LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN                       KEW. PA-30




8.   Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan
     memberikan justifikasi.

     Surcaj patut dikenakan di atas kecuaian Puan Azura bt. Jamal untuk
     memastikan note book disimpan di tempat yang selamat.

Tandatangan        :         PengerusiTandatangan      :            Ahli
Nama               :                           Nama                 :
Jawatan            :                           Jawatan              :
Tarikh             :                           Tarikh               :
           PROSES HAPUS KIRA

          5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(c)   Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen
      sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar
      Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan
      Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan
      dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.

(d)   Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang
      ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis
      belum diperolehi.
               PROSES HAPUS KIRA

              5. Laporan Akhir KEW. PA-30


(e)   Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil
      siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:

      (i)     Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang
              hilang dengan surcaj atau tatatertib atau
              kedua-duanya sekali, atau

      (ii)    Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang
              hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

      (iii)   Menandatangani sendiri syor dan ulasan.
 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN                        KEW. PA-30




9.   Syor dan Ulasan

     Syor

     Note Book di hapus kira dan tindakan surcaj di ambil ke atas
     Puan Azura bt. Jamal.

     Ulasan

     Tindakan surcaj dikenakan kepada Puan Azura bt Jamal di atas kecuaiannya
     memastikan tempat penyimpanan yang selamat untuk note book tersebut.
 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN          KEW. PA-30




Tandatangan       :

Nama              :

Jawatan           :       Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran

Tarikh            :

Cop Kemeterian    :
             PROSES HAPUS KIRA
              5. Laporan Akhir KEW. PA-30


(f)   Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil
      siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh
      mengarahkan siasatan semula.

      (i)    Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa
             Penyiasat sedia ada; atau

      (ii)   Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk
             menjalankan siasatan.
          PROSES HAPUS KIRA

        5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(g)   Laporan Akhir yang lengkap dengan syor
      dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah
      dikemukakan untuk pertimbangan dan
      kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bula
      dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.
4.Tindakan Kementerian/Jabatan Selepas Kelulusan


(a)   Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta
      Modal atau Inventori.


(b)   Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa
      Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset
      Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.

(c)   Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak
      Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam
      tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.


(d)   Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib
      kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh
      kelulusan Perbendaharaan.
                                                                                  KEW. PA-31



                              SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN
                                          (Diisi oleh Pegawai Aset)
Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil. KK/BKP 12/291/20 Jld. 3 (sk. 29).bertarikh 6 Julai 2007
Aset berikut telah di hapus kira dan Daftar Harta Modal/Inventori berkenaan telah dikemaskini.

  Bil    Jenis Aset                                       No. Pendaftaran
  1.     Note Book Acer Travel Mate                       KKM/SMKT 12/H/07/01




Tandatangan Ketua Jabatan            :
Nama                                 :            BADRUL HISHAM BIN AMIN
Jawatan                              :            Pengetua
Tarikh                               :            .23 JULAI 2007
Kementerian/Jabatan                  :            SMK Tawau
                                                                                               KEW. PA-32


                            LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN
                                                 TAHUN 2007
                                       KEMENTERIAN: PELAJARAN MALAYSIA


Bil   Ruj.Kelulusan      Kem/    Jenis    Punca     Nilai       Nilai      Tindakan Surcaj        Tindakan Tatatertib
      Perbendaharaa      Jab     Aset     Kehilan   Perolehan   Semas
      n                                   gan       Asal        a
                                                    (RM)        (RM)
                                                                        Amaun      Tarikh       Jenis       Tarikh
                                                                        Surcaj     dikenakan    Hukuman     Dikenakan
                                                                        (RM)

1.    KK/BKP 10          SMK     Note     Dicuri    6,840       6,840   6,840      4 Sept       Tiada       Tiada
      /291/20Jld.        Tawau   Book                                              2007
      3(sk. 29)          Sabah   Acer
      Tarikh: 6 Julai            Travel
      2007                       Mate

                        JUMLAH                      6,840       6,840   6,840




Tandatangan Pegawai Pengawal
Nama
Jawatan: Ketua Setiausaha
Tarikh: 10 Mac 2008
  CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA




Carta Aliran dan Proses Kerja Kehilangan dan
Hapus kira seperti di Jadual 5 dan Jadual 6.
PENJELASAN PEKELILING

      SEKSYEN PENGURUSAN ASET
BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN (BKP)
      PERBENDAHARAAN MALAYSIA
          Tingkat 4, Blok Selatan
      Kompleks Kementerian Kewangan
                Presint 2,
            62592 PUTRAJAYA.
      hamidah.hamid@treasury.gov.my
               03 88823686
   SEKIAN
TERIMA KASIH

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:406
posted:8/29/2011
language:Malay
pages:181