Docstoc

Dette er en mal

Document Sample
Dette er en mal Powered By Docstoc
					Moderne arkiver
 Utfordringer for
kommunesektoren

                  IF: 01.09.2005
                   Temaer
              i presentasjonen

 Hva er moderne arkiver?
 Utfordringer for kommunesektoren
   samspill mellom systemer for saksbehandling
   interkommunalt samarbeid om forvaltningsoppgaver
    (”vertskommuner”, ”samkommuner”)
   langtidslagring av elektronisk dokumentasjon
 Hva kan man oppnå med en IKA-
  ordning?
                   Utgangspunkt
                  Arkivets funksjon
 Prinsipp
   dokumentere handlinger og hendelser som finner sted i forhold
    til andre instanser eller internt i virksomheten
 Konkret
   fange opp og bevare spor etter handlinger og hendelser
 Utforming
   dokument i en eller annen form
   metadata (kontekstinformasjon): info som viser at en handling
    eller hendelse har funnet sted, når, hvordan, hvem som var
    involvert, tilknytning til andre
   de to delene kan være sammenblandet
            Arkivets funksjon
     Eksempler på handlinger/hendelser
 at en henvendelse er mottatt pr. brev eller e-post,
  eksternt eller internt
    dokument: brev eller melding
    metadata: journalopplysninger, data i e-postsystemet
 at en henvendelse (på eget initiativ eller som svar) er
  ekspedert - som ovenfor
 at info er distribuert, for eksempel via web
    dokument: diverse varianter
    metadata: journalopplysninger eller annet?
 at et møte er holdt
    dokument: møtereferat
    metadata: ofte inkludert i dokumentet
                        Hva er
                     moderne arkiv?
 Dokumentasjon av handlinger og hendelser
 skjer i elektronisk form
   produksjon: tekstbehandling og andre verktøy, skanning
   behandling: ekstern kommunikasjon via e-post og web, intern
    kommunikasjon i et generelt saksbehandlingssystem (sak-
    /arkiv-system) eller et spesialisert saksbehandlingssystem
    (fagsystem)
   lagring: på kort sikt i sitt opprinnelige system, på lang sikt
    tilpasset den teknologiske utvikling
   gjenfinning: søking, distribusjon over datanett, framvisning på
    dataskjerm, papir eller annet medium
             Elektronisk dokumentasjon
                   Hva er nytt? (1)
 Elektroniske spor etter en rekke handlinger som tidligere
  ikke ble dokumentert:
      en sak går fra et ledd til et annet i et saksbehandlingssystem
      en medarbeider passerer et kontrollpunkt i bygningen
      en person ringer en annen på mobiltelefon
      uformell kommunikasjon sendes skriftlig og dokumenteres (e-post)
 Utfordringer:
    sortere ut det som er verdt å bevare
    bruk/misbruk
            Elektronisk dokumentasjon
                  Hva er nytt? (2)
 Elektronisk info er flyktig, teknologiavhengig og ikke
  direkte lesbar for mennesker
    Elektronisk info kan lett endres uten å etterlate spor
    For at vi skal kunne lese elektronisk informasjon må datasystemet
     presentere den på en dataskjerm, papir eller lignende, dvs. en
     konvertering. Ikke uten videre klart hva som ligger lagret. Se
     illustrasjon >>>>>
    Teknologien endrer seg hurtig, men dokumentasjonen skal bevares
     uendret (autentisk) både på over kort og lang sikt.
 Utfordringer
    Hvordan sikrer vi at spor fanges opp og lagres?
    Hvordan håndteres lagring av autentisk informasjon over lang tid og
     gjennom teknologiske endringer? Se nedenfor om langtidslagring …….
      Brukerens forhold til
       elektronisk lagring

                   Papir
                    (tekst
                    m.v.)
                                            Data-
Skriving, lesing
                                            lager
Alfabet, språk
                                            (digital
                   Data-     Konvertering
                                            lagring)
                   skjerm
                   (tekst    Programvare
                   m.v.)     Maskinvare
            Elektronisk dokumentasjon
            Noen elementære feilkilder
 Dokumenter lagres uten info om administrativ
  sammenheng (manglende metadata)
    Eksempel: frittstående tekstbehandlingsfiler
 Det man ser på skjermen er ikke det som lagres
    Eksempel: tekstdokument med variabel dato
 Dokumentet på skjermen er en sammenstilling av
  eksisterende opplysninger og lagres ikke
    Eksempel: dokument som produseres fra opplysninger i en database
 Henvisning til dokumenter som endres
    Eksempel: referanse til web-dokumenter
 Mulighet for manipulering - ubevisst/bevisst
    Eksempel: Outlook - ny melding hektes på tidligere meldinger, ett
     dokument
        Utfordringer i
     kommunesektoren (1)


Kvalitet og effektivitet i arkiv- og
 saksbehandlingsfunksjonene:

    Hvordan få generelle sak-
 /arkivsystemer og spesialiserte
fagsystemer til å spille sammen?
              Generell saksbehandling
                Sak-/arkivsystemer
 Et sak-/arkivsystem er et arkiv- og saksbehandlings-
  system for generell, ikke-spesialisert saksbehandling
    Registrering (journalføring) av henvendelser - inngående, utgående og
     interne
    Elektronisk lagring av dokumenter
    Elektronisk dokumentflyt og saksgang - administrativt og i politiske
     organer
 Standardisering: Noark-standarden
    Gjeldende versjon: Noark-4 (1999)
    Planlagt versjon: Noark-5 (2006)
            Spesialisert saksbehandling
                   Fagsystemer
 Et fagsystem er et spesialisert system for å støtte eller
  styre behandlingsprosesser
    Støttefunksjoner: Verktøy for å holde oversikt over info og prosess,
     kommunisere med andre, produsere dokumenter, forenkle saksgang
     etc.
    Styring: I tillegg til støttefunksjoner - verktøy som styrer prosessen, bl.a.
     saksgang fra ledd til ledd. Hvis behandlingen er tilstrekkelig formalisert,
     kan den automatiseres helt.
    Dokumentasjon: Handlinger og hendelser dokumenteres ved at
     systemet fanger opp dokumenter og metadata automatisk eller gjennom
     manuelle operasjoner
 Standardisering:
    Ingen i dag
    Planlagt i Noark-5
         Saksbehandling egnet for
              fagsystemer

   Søknader om støtte (sosial, helse)
   Søknader om opptak (barnehager, utdanning etc.)
   Søknader om tillatelse til noe (eks.: byggesaker)
   Søknader om lån (låneinstitusjoner)
   Innrapportering med kontroll
   Personalforvaltning
   Etc.
                  Utfordring:
            Samspill mellom systemer
 I dag: valg mellom
   dobbeltregistrering og -arkivering
      – dobbeltarbeid (effektivitetsproblem)
      – fare for ulike kontekster, ingen av systemene har full dokumentasjon
        (kvalitetsproblem)
   oppsplitting av saker som henger sammen (eksempel: sak i
    fagsystemet, klagesak i sak-/arkivsystemet)
      – tungvint gjenfinning (effektivitetsproblem)

 Løsning
   felles arkivfunksjon
   utveksling av info mellom systemene
   standardisering av utvekslings- og lagringsformater
Arkivfunksjoner i fagsystemer
      Dagens virkelighet




Fagsystem 1   Fagsystem 2   Fagsystem 3

  Arkiv-        Arkiv-        Arkiv-
   funk-         funk-         funk-
  sjoner        sjoner        sjoner
Arkivfunksjoner i fagsystemer
    Standardisert løsning




   Generelt
               Fagsystem 1 Fagsystem 2
   sb-system


           Arkivmodul / -system
                 Noark-4
     Utfordringer i
  kommunesektoren (2)


Hvordan dokumenterer man
handlinger og hendelser når
saksbehandlingen skjer i et
 interkommunalt samarbeid
    (”vertskommune” eller
       ”samkommune”)?
          Interkommunalt samarbeid
               Modeller (høring)
 Vertskommune
   Saksbehandling og beslutningsmyndighet delegeres til én
    kommune (vertskommunen) fra en eller flere andre
   Folkevalgt nemnd hvis delegeringen omfatter saker av prinsipiell
    betydning
 Samkommune
   Det opprettes et interkommunalt forvaltningsorgan, en
    samkommune, som er en egen juridisk person (og et eget
    offentlig organ i arkivlovens forstand)
   Saksbehandling og beslutningsmyndighet delegeres til denne fra
    de deltagende kommuner
   Øverste styringsorgan for samkommunen er samkommunestyret
        Interkommunalt samarbeid
   Prinsipper for arkiv / dokumentasjon
 Hovedprinsipp
   Det organ som utfører saksbehandling og fatter vedtak, er også
    ansvarlig for å dokumentere saksbehandling og vedtak
   Ledelsen for dette organet har det overordnede arkivansvar
 Vertskommune
   De saker vertskommunen behandler, må dokumenteres i
    vertskommunens arkiv (sak-/arkivsystem)
 Samkommune
   De saker samkommunen behandler, må dokumenteres i
    samkommunens arkiv (sak-/arkivsystem)
 Arkivplan
   Ordningen må beskrives i arkivplanen hos alle involverte
    kommuner, herunder vertskommunen, samt samkommunen
        Interkommunalt samarbeid
    Felles sak- /arkivsystem (database)
 Fordeler
   Enkel og effektiv tilgang til alle saker som behandles på vegne
    av kommunen, dvs. kommunens egne saker samt saker delegert
    til vertskommune eller samkommune
   Trolig driftsmessige fordeler
 Ulemper
   Fare for sammenblanding som reduserer kvaliteten i arkivet
    (manglende ryddighet) og dermed effektiviteten i gjenfinning
   Fare for at ansvarsforhold blir mer uklare
       Interkommunalt samarbeid
   Felles sak- /arkivsystem (database)
 Krav
   Dispensasjon fra Riksarkivaren etter arkivforskriften § 1-3
   Driftsansvar og systemansvar for hele basen må være klart
    definert og plassert (i tillegg til arkivansvaret i hvert organ)
   Hvert organ har sitt arkiv (ikke arkivdel) i systemet - den enkelte
    kommune og eventuelt samkommunen
   Ekstern korrespondanse mellom organer i systemet (litt tungvint i
    dag, forbedres i Noark-5)
   Ekstra oppmerksomhet omkring tilgangsstyring - ikke tilgang til
    taushetsbelagt info i andre kommuner eller organer
          Interkommunalt samarbeid
         Depotordning for felles baser
 Felles depotordning for alle involverte organer
   Ett arkivdepot overtar hele sak- /arkivsystemet (databasen) for
    framtidig bevaring (jf. nedenfor om langtidslagring, samt IKA-
    rollen)
   Framtidige brukere får alt på ett sted
 Separate depotordninger
   Krever klar ansvarsfordeling
   Spørsmål om deling eller dublering av databasen må avklares
   Brukerne må innom flere steder for å få tilgang til alt fra en og
    samme kommune
          Utfordringer i
       kommunesektoren (3)


      Hvordan bevare elektronisk
     dokumentasjon i autentisk og
tilgjengelig form over tid og gjennom
       teknologiske endringer?
                    Langtidslagring
                    Hovedelementer
 Kompetansekrav
   arkivfaglig
   IT-faglig
   kombinasjon
 Arkivdanning
   arkivering i et system som ivaretar krav til kontekstinfo
    (metadata) og frysing av data (sikkerhet mot endring)
   standardisering av strukturer og formater
                  Langtidslagring
                 Hovedelementer (2)
 Bevaring over tid
   Hver generasjon må levere materialet videre til neste i autentisk
    og lesbar stand
   Dette oppnås ved kopiering til nye lagringsenheter og
    konvertering til nye formater
   Kvalitet forringes ikke ved kopiering/konvertering
      IKA-ordning


Hva kan man oppnå med en
      IKA-ordning?
              Hva kan man oppnå med
                 en IKA-ordning?
 Kompetansesenter
     arkivdanning, bl.a. arkivplan
     elektroniske systemer for kommunesektoren
     bygge opp spisskompetanse på langtidslagring
     del av nasjonalt, arkivfaglig nettverk
 Felles arkivdepot for flere kommuner
     økonomisk
     kvalitetsfremmende
     tilpasset interkommunale samarbeidsformer (jf. ovenfor)
     brukervennlig (jf. ovenfor)

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:13
posted:8/24/2011
language:Norwegian
pages:27