Projekt SOFIA
Používateľská dokumentácia
CJ20N - Projekt Builder – údržba definície projektu a štruktúrovaného plánu projektu Transakcia Modul ZCJSG - Generovanie skupín prvkov ŠPP PS – Systém riadenia projektov SAP R/3 Enterprise verze 4.7 2.00
Popis transakcií
Transakcia CJ20N - Project Builder umožňuje založenie, zmenu, zobrazenie definície projektu a založenie, zmenu, zobrazenie prvkov štruktúrovaného plánu projektu (ďalej prvky ŠPP).
Príklad
Údržba zákaziek s nasledovnými údajmi: Nákladový okruh Druh projektu Projekt Prvok ŠPP 1000 30 VVS – Úlohy podnikateľskej činnosti P-201-0001/05 P-201-0001/05, P-201-0001/05-AA, P-201-0001/05-AB
Posledná zmena dňa: Autor zmeny: 30.7.2009 Ing. Kornélia Kurdiová 385533a5dd88.doc
Strana 1 z 17 9d4f1e22-a317-45a7-a9ce-
Popis procesu
Definícia projektu a údržba kmeňového záznamu štruktúrovaného plánu projektu
Postupné kroky spracovania 1 Project Builder
Transakcia „Project Builder“ je komplexná transakcia, zahrňuje funkcionalitu na úplnu údržbu definície projektu a kmeňového záznamu prvkov ŠPP.
1.1
Vyvolanie transakcie CJ20N
Účtovníctvo > Systém riadenia projektov > Projekt > Project Builder CJ20N - Project Builder
Pomocou menu Pomocou kódu transakcie
1.2
1.2.1
Proces spracovania transakcie:
Project Builder
Obrazovka je rozdelená na 4 časti: Horná lišta - obsahuje funkcie na spracovanie štruktúr a ovládanie obrazovky Navigácia a výber – (v ľavej hornej časti), slúži na zobrazenie štruktúry spracovaného projektu a vyhľadávanie v štruktúre. Zásoba práce – (v ľavej dolnej časti) slúži na vykonanie rôznych operácií s vybranými projektmi. Detail kmeňového záznamu – ( v pravej časti) slúži na spracovanie konkrétneho vybraného kmeňového záznamu projektu alebo prvku ŠPP.
Posledná zmena dňa: Autor zmeny: 30.7.2009 Ing. Kornélia Kurdiová 385533a5dd88.doc
Strana 2 z 17 9d4f1e22-a317-45a7-a9ce-
Popis procesu
Definícia projektu a údržba kmeňového záznamu štruktúrovaného plánu projektu
Založenie definície projektu Definícia projektu predsatvuje hlavičku hierarchie (štruktúry), ktorá obsahuje všeobecné spoločné informácie o projekte ako celku. Kliknite na ikonu - Založenie a zvolte „Projekt“
Zvolte druh projektu podľa toho, na aký účel chcete založiť príslušný projekt. Pre VVS sú relevantné nasledovné druhy projektov: VVS – Nedotačné úlohy VVS – Programy z dotácií VVS – Úlohy podnikateľskej činnosti
Posledná zmena dňa: Autor zmeny: 30.7.2009 Ing. Kornélia Kurdiová 385533a5dd88.doc
Strana 3 z 17 9d4f1e22-a317-45a7-a9ce-
Popis procesu
Definícia projektu a údržba kmeňového záznamu štruktúrovaného plánu projektu
Podľa vybraného druhu zvolte a zadajte názov definície projektu podľa pravidiel pre označovanie projektov a prvkov ŠPP:
X-999-9999/99-XX-9
1 znak – príznak P – podnikateľská činnosť N – nedotačné úlohy Z – nedotačné zahraničné úlohy D - dary
3 znaky – kód fakulty, VOJ-ky, alebo CFS. Pre medzifakultné úlohy bude určená konštanta, ktorá jednoznačne identifikuje nadfakultnú úroveň (návrh je číslo 999). 3 znaky – poradové číslo v rámci roka / 2 znaky – rok začatia úlohy Detailne označovanie prvkov v rámci projektu: 2 znaky - riešiteľ: označovanie znakom abecedy 1 znak - fáza : číslo (1 až 9) V rámci projektu bude možné meniť poradie úrovní riešiteľa a fázy v závislosti na požadovanej vnútornej štruktúre.
Vyplňte polia kmeňového záznamu definície projektu:
Posledná zmena dňa: Autor zmeny: 30.7.2009 Ing. Kornélia Kurdiová 385533a5dd88.doc
Strana 4 z 17 9d4f1e22-a317-45a7-a9ce-
Popis procesu
Definícia projektu a údržba kmeňového záznamu štruktúrovaného plánu projektu
ázov poľa Vstupné dáta Definícia projektu Krátky text
P/N/V/C
Užívateľské akcie a hodnoty
Riešenie príkladu
P P
Zadávanie čísla projektu podľa pravidiel Zadajte popis k projektu, ktorý jednoznačne identifikuje daný projekt. Zadajte text v dĺžke 40 znakov. Zvolte „Režiijné náklady“.
P-201-00001/05 Podnikateľská činnosť - školenie
Riadenie Trieda objektu V Režijné náklady
Ostatné polia na záložke sú pre VVS nerelevantné Základné dáta Nákladový okruh Účtovný okruh Pracovný úsek P P P Zadajte číslo nákladového okruhu. Vždy 1000 Zadajte číslo účtovného okruhu. Vždy 1000 1000 1000 1090
Zadajte číslo pracovného úseku. Podľa toho ku ktorej fakulte má byť projekt priradený. Pre úlohy PČ a nedotačné úlohy zadajte reálny pracovný úsek, ktorý rieši danú úlohu. V prípade medzifakultnej úlohy, ktorú nie je možné priradiť k technickému pracovnému úseku T001. Zodpovedná osoba V Zadajte len v prípade, keď je jedna zodpovedná osoba za celý projekt Ostatné polia na záložke sú pre VVS nerelevantné Ostatné záložky sú pre VVS nerelevantné
NIe
Poznámka: V tabulľe znamená v sltĺpci P/N/V/C, že vyplnenie polľa je: “P” = povinné, “N” = nepovinné, „V“ = voliteľné , “C” = podmienené)
Posledná zmena dňa: Autor zmeny: 30.7.2009 Ing. Kornélia Kurdiová 385533a5dd88.doc
Strana 5 z 17 9d4f1e22-a317-45a7-a9ce-
Popis procesu
Definícia projektu a údržba kmeňového záznamu štruktúrovaného plánu projektu
Definíciu projektu uložte kliknutím na ikonu
. .
Uloženú definíciu projektu otvorte na doplnenie štruktúry kliknutím na ikonu
Zadajte číslo projektu a pokračujte kliknutím na Zobrazí sa definícia projektu.
Posledná zmena dňa: Autor zmeny: 30.7.2009 Ing. Kornélia Kurdiová 385533a5dd88.doc
Strana 6 z 17 9d4f1e22-a317-45a7-a9ce-
Popis procesu
Definícia projektu a údržba kmeňového záznamu štruktúrovaného plánu projektu Zvolte v riadku „Prehľady“ ikonu na zobrazenie štruktúry a prvkov ŠPP.
Zobrazí sa tabuľkový prehľad prvkov ŠPP podľa jednotlivých úrovní. Zadajte „TOP“ prvok štruktúry na úrovni č. 1. Top prvok predsatvuje sumár za celú podriadenú štruktúru a je zároveň aj prvok na účtovanie nákladov. Top prvok má byť označený ako definícia projektu z dôvodu prehľadnosti vo výkazníctve. K top prvku je možné podriadiť ďalšie prvky ŠPP na nižšej úrovni, napr. podľa zodpovednosti.
Posledná zmena dňa: Autor zmeny: 30.7.2009 Ing. Kornélia Kurdiová 385533a5dd88.doc
Strana 7 z 17 9d4f1e22-a317-45a7-a9ce-
Popis procesu
Definícia projektu a údržba kmeňového záznamu štruktúrovaného plánu projektu
Dajte Enter. Kmeňový záznam prvku ŠPP je možné udržiavať v tabuľkovom prehľade alebo v detailnom pohľade každého prvku. V navigačnom okne (vľavo hore) sa zobrazí štruktúra so založenými prvkami ŠPP. Vyberte prvok ŠPP na úrovni 1. na doplnenie údajov do kmeňového záznamu prvku ŠPP.
ázov poľa Vstupné dáta Prvok ŠPP
P/N/V/C
Užívateľské akcie a hodnoty
Riešenie príkladu
Z
Zobrazí
sa
prvok
ŠPP
na
údržbu,
vybraný
P-201-00001/05
Posledná zmena dňa: Autor zmeny: 30.7.2009 Ing. Kornélia Kurdiová 385533a5dd88.doc
Strana 8 z 17 9d4f1e22-a317-45a7-a9ce-
Popis procesu
Definícia projektu a údržba kmeňového záznamu štruktúrovaného plánu projektu
ázov poľa Vstupné dáta v naviagačnom okne Zobrazí sa popis prvku ŠPP Zadajte zodpovednú osobu za celý projekt, zvolte z definovaného číselníka osôb. Zadajte, keď chcete plánovať na prvok ŠPP P/N/V/C Užívateľské akcie a hodnoty Riešenie príkladu
Krátky text Základné dáta Zodpovedná osoba Prvok plánovania Prvok účtu priradenia
Z V N N
Podnikateľská činnosť – školenie 20010
Zadajte, keď chcete účtovať náklady na prvok. Nesmie byť zadaný tento znak pre prvky ŠPP, ktoré sú sumárne a organizačne sú priradené k technickému pracovnému úseku T001 alebo na ziskové stredisko medzifakultných úloh. Fakturačný prvok N Zadajte, keď chcete faktúrovať výnosy na prvok. Nesmie byť zadaný tento znak pre prvky ŠPP, ktoré sú sumárne a organizačne sú priradené k technickému pracovnému úseku T001 alebo na ziskové stredisko medzifakultných úloh. Ostatné polia na záložke sú pre VVS nerelevantné
Priradenia Číslo nákladového okruhu je prevzaté z definície projektu. Vždy 1000 Účtovný okruh P Číslo účtovného okruhu je prevzaté z definície projektu Pracovný úsek P Číslo pracovného úseku je prevzaté z definície projektu. Môže byť zmenený pre konkrétny prvok ŠPP, keď jednotlivé prvky patria k rôznym fakultám príp. VOJ-kám. Ziskové stredisko P Zadajte číslo ziskového strediska, ku ktorému je projekt resp. konkrétny prvok priradený. Priradenie k ZS a pracovného úseku musí byť jednoznačne k rovnakej fakulte. Ostatné polia na záložke sú pre VVS nerelevantné Nákladový okruh P 1000 1000 1090
509110
Posledná zmena dňa: Autor zmeny: 30.7.2009 Ing. Kornélia Kurdiová 385533a5dd88.doc
Strana 9 z 17 9d4f1e22-a317-45a7-a9ce-
Popis procesu
Definícia projektu a údržba kmeňového záznamu štruktúrovaného plánu projektu
Riadenie Zadajte. keď chcete plánovať na prvok a chcete aby plán bol zobrazený na ziskovom stredisku Ostatné polia na záložke sú pre VVS nerelevantné Integrácia plánu P
Priradenia Číslo zmluvy je informatívny údaj. Zadajte číslo pôvodnej zmluvy k úlohe. Medzikatedrová N Zadajte v prípade, keď zakladáte úlohu, na ktorej sa úloha zúčastnia rôzne katedry z jednej fakulty, príp. rôzne katedry z rôznych fakúlt. Ostatné polia na záložke sú nerelevantné pre VVS P Číslo zmluvy 220/05-7654 Nie
Ostatné záložky kmeňového záznamu prvku ŠPP nie sú relevantné pre VVŠ. Návrat do prehľadového zobrazenia je kliknutím na ikonu - Prehľad.
Posledná zmena dňa: Autor zmeny: 30.7.2009 Ing. Kornélia Kurdiová 385533a5dd88.doc
Strana 10 z 17 9d4f1e22-a317-45a7-a9ce-
Popis procesu
Definícia projektu a údržba kmeňového záznamu štruktúrovaného plánu projektu
Vykonajte údržbu kmeňového záznamu pre všetky prvky ŠPP na všetkých úrovniach. Pred účtovaním na prvky ŠPP je potrebné povoliť účtovanie prevedením prvku ŠPP do statusu „UVOL“, tzn. uvoľniť prvok na účtovanie. Uvoľnenie prvku ŠPP je možné vykonaním zmeny v kmeňovom zázname prvku. Označte prvky ŠPP na uvoľnenie a zvolte : Spracovanie > Status > Uvoľnenie
Zmenu status uložte kliknutím na ikonu
.
Zmena a zobrazenie definície projektu a prvkov ŠPP
Posledná zmena dňa: Autor zmeny: 30.7.2009 Ing. Kornélia Kurdiová 385533a5dd88.doc
Strana 11 z 17 9d4f1e22-a317-45a7-a9ce-
Popis procesu
Definícia projektu a údržba kmeňového záznamu štruktúrovaného plánu projektu
Uloženú definíciu a štruktúru projektu otvorte na zmenu alebo zobrazenie štruktúry kliknutím na ikonu
.
Zadajte číslo projektu a pokračujte kliknutím na
Zobrazenie detailnej štruktúry a výber prvku ŠPP je možné v navigačnom okne rozbalením štruktúry a výberom zvoleného prvku.
Posledná zmena dňa: Autor zmeny: 30.7.2009 Ing. Kornélia Kurdiová 385533a5dd88.doc
Strana 12 z 17 9d4f1e22-a317-45a7-a9ce-
Popis procesu
Definícia projektu a údržba kmeňového záznamu štruktúrovaného plánu projektu
Zmeny hodnôt jednotlivých polí sú závislé na tom, či existujú závislé záznamy, účtované na príslušný prvok. Po zaúčtovaní dokladov na prvok ŠPP nie je možné zmeniť priradenia k organizačným jednotkám.
Označenie na výmaz Prvky ŠPP nie je možné priamo vymazať v užívateľskej oblasti systému, Pre prvky ŠPP, ktoré sú určené na výmaz je možné nastaviť status „Označený na výmaz“. Na prvky ŠPP s týmto statusom nie je možné ďalej účtovať, prakticky sú vyradené zo spracovania a účtovania. Označte prvok ŠPP a zvolte: Spracovanie > Status > Označenie na výmaz > Nastavenie.
Status „Označenie na výmaz“ ešte môže byť zrušený: Spracovanie > Status > Označenie na výmaz > Zrušenie.
Tipy a triky
Prvky ŠPP sa riadia statusom. Každý prvok môže mať počas životnosti 4 statusy: OTVOrenie, UVOLnenie, TEchnické UZavretie a UZAVretie. Pri založení prvku ŠPP status je nastavený na OTVOrenie. Prvky ŠPP v statuse OTVO je možné ešte vymazať. Pre účtovanie je potrebné prvky ŠPP uvoľňovať. Prvky ŠPP je možné dočasne blokovať proti účtovaniu. Uvoľnené prvky ŠPP nie je možné vymazať len označiť na výmaz. Keď chcete vymazať prvok ŠPP obráťte sa na konzultanta. Zmena označenia pvku ŠPP je možná špeciálnym postupom cez: Dodatky-) Nastavenia -) Číslo projektu )Zmeniteľné Prvky ŠPP označené na výmaz nie sú zobrazené v štruktúre projektov. Ak chcete zobraziť prvky ŠPP označneí na výmaz postupujte takto: Spracovanie-) Objekt-) Označenie na výmaz -) Zobraziť Každý projekt v rámci štruktúry môže mať práve jeden prvok na úrovni 1 a neobmedzený počet prvkov na úrovni 2.
Posledná zmena dňa: Autor zmeny: 30.7.2009 Ing. Kornélia Kurdiová 385533a5dd88.doc
Strana 13 z 17 9d4f1e22-a317-45a7-a9ce-
Popis procesu
Definícia projektu a údržba kmeňového záznamu štruktúrovaného plánu projektu
2
Generovanie skupín prvkov ŠPP
Transakcia „ZCJSG - Generovanie skupín prvkov ŠPP“ je kópiou štandardnej transakcie CJSG. Štandardná transakcia bola doplnená o funkcionalitu vytvárania skupín prvkov ŠPP podľa potrieb VVŠ. Skupiny prvkov ŠPP budú použité vo výkazníctve pre členenie hlavnej činnosti na dotačnú a nedotačnú.
2.1
Vyvolanie transakcie ZCJSG
Nie je v štandardnej menu ZCJSG – Generovanie skupiny prvkov ŠPP
Pomocou menu Pomocou kódu transakcie
2.2
2.2.1
Proces spracovania transakcie:
Generovanie skupín prvkov ŠPP .
Na vstupnej obrazovke je potrebné vybrať Profil Databázy 0000000001 a stlačiť
Posledná zmena dňa: Autor zmeny: 30.7.2009 Ing. Kornélia Kurdiová 385533a5dd88.doc
Strana 14 z 17 9d4f1e22-a317-45a7-a9ce-
Popis procesu
Definícia projektu a údržba kmeňového záznamu štruktúrovaného plánu projektu
Výbery manžmentu projektu Projekt Prvok ŠPP P N Zadajte číslo definície (hlavičky) projektu. Pre výber všetkých projektov zadajte znak „* “. Zadajte číslo prvkov ŠPP na výber do skupiny, Pre výber všetkých nechajte pole prázdne alebo zadajte znak „* „. Zadajte názov skupiny na vytvárenie alebo na zmenu obsahu. Zadajte krátky text (popis) skupiny na založenie. *
Generovaná skupina Skupina prvkov ŠPP Krátky text Riadenie chodu Založenie novej skupiny Prepísanie existujúcej skupiny Rozšírovanie skupiny Kópia sady Založiť sadu v CO Testovací chod V V V V P V Zadajte v prípade založenia novej, zatiaľ neexistujúcej skupiny Zadajte v prípade zmeny obsahu existujúcej skupiny pregenerovanie, aktualizácia obsahu. Zadajte v prípade rozšírenia existujúcej skupiny – doplnenie zoznamu Nerelevantné Zadajte pre generovanie skupiny pre účely výkazníctva VVŠ Testovací chod, slúži na kontrolu výberu, bez vytvorenia skupiny . Pre skutočné založenie skupiny nezaklikajte testovací chod P P DOT_SPP Dotačné prvky ŠPP
Pre výber podľa druhov projektov aktivujte dodatočný výber kliknutím na ikonu
.
Z dodatočných polí pre „Kmeňové dáta prvku ŠPP“ vyberte potrebný „Druh projektu“ .
Posledná zmena dňa: Autor zmeny: 30.7.2009 Ing. Kornélia Kurdiová 385533a5dd88.doc
Strana 15 z 17 9d4f1e22-a317-45a7-a9ce-
Popis procesu
Definícia projektu a údržba kmeňového záznamu štruktúrovaného plánu projektu
Dvojklikom na vybrané pole sa zobrazí možnosť zadávanie hodnoty poľa, podľa čoho má byť výber uskutočnený.
Zadajte druh projektu 35 pre výber dotačných prvkov ŠPP a 40 pre výber nedotačných prvkov ŠPP. Po zadaní požadovanej hodnoty pre výber dajte „Vykonanie“ .
Zobrazí sa zoznam prvkov ŠPP, ktoré vyhovujú zadaným výberovým kritériam. Pri vykonaní programu bez testovacieho chodu, bude založená skupina a skupina bude obsahovať prvky ŠPP zo zoznamu. Vygenerovaná skupina môže byť použitá vo výkazníctve pre VVŠ.
Posledná zmena dňa: Autor zmeny: 30.7.2009 Ing. Kornélia Kurdiová 385533a5dd88.doc
Strana 16 z 17 9d4f1e22-a317-45a7-a9ce-
Popis procesu
Definícia projektu a údržba kmeňového záznamu štruktúrovaného plánu projektu
Skupiny budú musieť byť aktualizované pravidelne, a hlavne pred vykonaním požadovaného výkazu.
Posledná zmena dňa: Autor zmeny: 30.7.2009 Ing. Kornélia Kurdiová 385533a5dd88.doc
Strana 17 z 17 9d4f1e22-a317-45a7-a9ce-