Starting Your Dental Practice

Document Sample
Starting Your Dental Practice Powered By Docstoc
					Starting Your Dental Practice  
  
  
Rules, Laws & Ordinances Governing Your New Business  
This brochure is produces by the Committee on the New Dentist/North Carolina Dental Society as a source of information to aid 
you as you begin your career in dentistry. The committee hopes its content will be helpful in your transition and instrumental in 
getting your practice started on the right foot. 
  
Contents 
P NC Dept. of Environment, Health & Natural Resources   
. X‐ray Registration  
. Medical Waste Disposal    
. Radiation Protection 
. Fluoride Analysis         
P Americans with Disabilities Act            
P Taxes       
. Personal Property Tax       
. Employee Tax                
. Sales & Use Tax   
P License           
. State Privilege License 
P Insurance         
. Personal and Professional Needs 
P Employees   
. NC Employment Security Commission                   
. Workmen’s Compensation Insurance                    
. Internal Revenue Service  
. New Employee Resources         
P North Carolina State Board of Dental Examiners   
. Dental License   
. Dental Hygiene   
. Dental Assisting  
P Drug Enforcement Agency   
. DEA License              
                           
. Anesthesia and Analgesia 
P American Dental Association                
. Membership Benefits and Services                    
P Infection Control           
. OSHA   
P Checklist—Starting Your Practice   
 
NC Department of Environment, Health and Natural Resources 
 
X‐ray Registration    www.ncradiation.net 
Contact the Division of Radiation Protection 
Radiation Protection Section 
1645 Mail Service Center 
Raleigh, NC 27699 
(919) 571‐4141 
  
Each x‐ray unit in your office must be registered. Upon application, you will receive the North Carolina Regulation for Protection 
Against Radiation. Upon installation of x‐ray equipment, the installer (i.e. dental supplier or other laborer) should notify the 
Health Department. 
  
Medical Waste Disposal 
Medical waste should be disposed of in accordance with state and local regulations.  Contact your local solid waste management 
division to find out more information about the rules in your area. Many waste disposal companies are available.   
  
Radiation Protection   www.ncradiation.net 
All businesses using radiation must register their x‐ray machines with the NC Radiation Protection Section of the 
NCDENR/Department of environmental health.  You may obtain a copy of the registration form online at www.ncradiation.net.  
In addition, a written radiation protection plan is now required in your office.  Contact the ADA for help in writing your office 
plan.  
www.ada.org 
 
Fluoride Analysis    slph.state.nc.us 
State Laboratory of Public Health 
PO Box 28047 
Raleigh, NC 27611  
MSC 1918 
919‐733‐7834 
  
In areas where water is not fluoridated, an inexpensive water analysis kit may be obtained. 
 
  
Americans with Disabilities Act 
 
Disability Rights Section Mailing Address  
U.S. Department of Justice 
950 Pennsylvania Avenue, NW 
Civil Rights Division 
Disability Rights Section ‐ NYA  
Washington, D.C. 20530 
800‐514‐0301 (voice) 
800‐514‐0383 (TTY) 
www.ada.gov 
  
Americans with Disabilities Act is a federal law that regulates how you treat patients and employees that have disabilities.  The 
act sets out guidelines on how you must design your office in order to make it handicap accessible. Contact the American Dental 
Association at (800) 621‐8099, and they will send you the information that your practice needs in order to comply with these 
requirements.  Or go to www.ada.org to obtain more information. 
  
 
Taxes 
  
Personal Property Taxes 
Call your County Tax Assessor to request an application for listing personal property taxes.  Tangible assets of your practice, i.e., 
equipment and furnishings should be listed. More information may be obtained at www.dornc.com 
 
Employee Taxes 
See the following section entitled Employees  
 
Sales and Use Taxes 
The state of North Carolina imposes a Use Tax at the same rate as Sales Tax, on tangible personal property that is purchased or 
received from in or out‐of‐state for the purpose of storage, use or consumption in North Carolina.  All individuals outside the 
State of North Carolina, who are doing business in the state, are required to register with the Department of Revenue and collect 
and remit tax that is due on taxable purchases to individuals residing within the state. 
Furthermore, all individuals who purchase from out‐of‐state vendors any taxable tangible property for use, storage, or 
consumption in North Carolina for which the Use Tax has not been fully paid must register with the Department of Revenue and 
remit the taxes due on such purchases.  All registrants will be furnished report forms to be used in reporting and remitting the 
tax due with respect to such tangible personal property. 
To obtain a Merchant's Certificate of Registration, you may contact the NC Department of Revenue online at www.dornc.com.  
The state Sales and Use Tax Division will also assist with any other questions that you may have.  Through the Office Services 
Division, Taxpayer Assistance Section of the NC Department of Revenue, you can request a special bulletin regarding sales and 
use tax as it affects dentists. 
  
 
Licensing 
  
Privilege License —  
NC Department of Revenue    www.dornc.com 
Tax Payer Assistance   
PO Box 25000  
Raleigh, NC 27634    
(877)308‐9103  
North Carolina requires a privilege license to operate a business. Currently, the rate is $50.00 per year for dentists.  The License 
must be renewed by July 1st of each year. Contact the NC Department of Revenue for an application. Also check with your City or 
town for license requirements. 
  
 
Insurance 
In order to protect your personal and professional assets, it is necessary to carry the proper insurance at the appropriate levels. 
NCDS endorses the dental malpractice/professional liability, worker’s compensation, employment liability, and business 
owner’s/general liability insurance coverage provided by Medical Security Insurance Company, 800‐662‐7919. Based in Raleigh, 
Medical Security is the largest insurer of dentists in North Carolina. 

For group life insurance and short and long‐term disability insurance, NCDS endorses the coverages offered through Interactive 
Medical Systems, 800‐426‐8739.  IMS is located in Raleigh and is a licensed Third‐Party Administrator. 

Full‐time, actively practicing NCDS member dentists, their staffs, dependents, and spouses are eligible for group healthcare 
coverage through the North Carolina Dental Society Healthcare Plan. The Plan is sponsored by the North Carolina Dental Society 
and administered by North Carolina Services for Dentistry, a subsidiary of NCDS. Unlike traditional healthcare insurance, Plan is 
entirely self‐funded; there is no impersonal insurance company, there are no stockholders looking for profits, and there are no 
gatekeepers between participant and physician. The Plan offers complete freedom to choose your healthcare provider, 
comprehensive medical and hospitalization coverage, wellness benefits, prescription drug coverage, and coverage for work‐
related injuries and illnesses. Coverage is guaranteed, regardless of health or claims history. Three different coverage plans are 
available, and all rates are approved by the North Carolina Department of Insurance. The Plan’s Group Health Coordinator will be 
glad to help you decide if the Plan is right for you and your staff. For more information, please call, toll‐free, 877‐900‐6237.  
 

Employees 
 
Employment Security Commission of NC    www.ncesc.com 
         P.O. Box 25903 
         Raleigh, NC 27611‐5903 
         919‐707‐1150 
If you have employees, you must request an application from the Employment Security Commission. You must pay 
unemployment tax (at a rate determined by the state) on each employee on a quarterly basis.  
 
Workmen’s Compensation 
You are required to maintain this insurance for your employees.  Benefit claims forms will be sent to you when your application 
to the Employment Security Commission is finalized. 
 
Internal Revenue Service             www.irs.gov 
You may download an application SS‐4 to obtain a federal tax ID number at www.irs.gov.  This is required for all businesses with 
employees. The following forms should be downloaded as well: Circular E Employer Tax Guide, W2, 940 Yearly Federal 
Unemployment Tax Return, 941 Quarterly Tax Return and 8109 Tax Deposit Coupons. You are required to withhold federal taxes, 
FICA (Social Security), and Medicare taxes from each paycheck. Payroll tax deposits must be made on the 15th of each month to 
your local bank or paid online through EFTPS. Those self employed must make quarterly estimated tax deposits based on income. 
Consult your accountant on these matters to properly maintain tax credits in good standing. 
 
NC Department of Revenue  www.dornc.gov 
The NC State Department of Revenue requires all businesses with employees to request a state ID number and withhold state 
employee taxes from each paycheck.  The state will decide if you must file and pay taxes on the 15th of each month or on a 
quarterly basis. 
 
US Citizenship and Immigration Services  www.uscis.gov 
An I‐9 form is required for each employee by U.S. Citizenship and Immigration Services. Two forms of identification must be 
presented by the employee for your review and the appropriate information must be completed by the employee and by you on 
the I‐9. You must retain this form in case of an audit. 
 
NC New Hire Reporting Program   1‐888‐514‐4568 
www.newhire‐reporting.com/NC‐Newhire/Default.aspx 
A NC New Hire Reporting Form must be completed within the first 20 days of employment for each new employee.  This form 
may be obtained and submitted at the website above. 
 
New Employee 
North Carolina has many facilities providing training for dental hygiene and assisting.  Information on recent grads may be 
obtained from the school or you may place a newspaper advertisement. Temporary services can provide employees until a 
permanent one is found. Check with the ADA on resources to aid in interviewing and hiring. 
        Asheville Buncombe Tech  — (828) 254‐1921 
        Alamance Community College  — (336) 578‐2002 
        Cape Fear Community College  — (910) 362‐7000 
        Central Piedmont  — (704) 330‐2722 
        Central Carolina  — (919) 777‐7784 
        Coastal Carolina  — (910) 455‐1221 
        Guilford Technical College  — (336) 334‐4822 
        Fayetteville Technical College  — (910) 678‐8400 
         Rowan Cabarrus  — (704) 216‐3700 
         University of North Carolina  — (919) 966‐1161 
         Wake Tech  — (919) 866‐5000 
         Wayne Community College  — (919) 735‐5151 
         Western Piedmont  — (828) 438‐6000 
         Wilkes Community  — (336) 838‐6100 
  
 
NC State Board of Dental Examiners 
507 Airport Boulevard 
Morrisville, NC 27560‐8200 
(919) 678‐8223 
www.ncdentalboard.org 
  
Dental License 
Contact the North Carolina State Board of Dental Examiners (919‐678‐8223 or www.ncdentalboard.org) to request information 
and an application for a license to practice dentistry in North Carolina.  The license is renewed each January. The application fee 
for a general dentistry license is $395.  Licensure by credentials is available.  Once your license has been acquired, be sure you 
have obtained and familiarized yourself with the Dental Laws of North Carolina, Infection Control Regulations and Continuing 
Education Requirements for Licensure.  Beginning in 1999, 15 hours of CE are required every year to maintain licensure. Courses 
allowed to satisfy this requirement must be directly related to clinical patient care and shall include one course in CPR every two 
years. 
  
Dental Hygienists 
All dental hygienists must acquire and maintain a current North Carolina license to practice. An application may be obtained from 
the North Carolina Board of Dental Examiners after completion of dental hygiene school and passing the State Board Exam. 
Licensure by credentials is available. Licenses must be renewed each January. Beginning in 1999, 6 hours of continuing education 
are required every year to maintain licensure. Courses allowed to satisfy this requirement must be directly related to clinical 
patient care and shall include one course in CPR every two years. 
  
Dental Assistants 
A dental assistant who performs expanded duties (DAII) must complete an approved training program.  Contact the State Board 
of Dental Examiners for requirements and possible testing needed to perform expanded duties. 
  
All licenses should be displayed visibly within the office. 
  
 
Drug Enforcement Administration 
Drug Enforcement Administration 
Office of Diversion Control 
Attn: Liaison and Policy Section 
8701 Morrissette Drive 
Springfield, VA 22152 
(888) 869‐9935 
www.deadiversion.usdoj.gov 
 
License 
An application must be made to obtain a license to prescribe drugs.  You ay call the DEA toll free at (800) 882‐9539 to request an 
application and a manual on DEA rules and regulations on prescription requirements.  Or you may obtain an application online at 
www.deadiversion.usdoj.gov.   
 
Anesthesia and Analgesia 
Contact the North Carolina State Board of Dental Examiners (919‐678‐8223 or www.ncdentalboard.org) for regulations and 
requirements of use of general anesthesia and parenteral sedation.  
American Dental Association—Membership 
Membership in North Carolina is tripartite.  One membership fee includes the ADA, North Carolina Dental Society and District 
Dental Society memberships. Applications for membership may be obtained by contacting the North Carolina Dental Society, 
1600 Evans Road, Cary, NC 27513 or going online to www.ncdental.org and clicking on the membership/Join North Carolina 
Dental Society tab. 
 
 
ADA Benefits and Services     (800) 621‐8099     www.ada.org 
P Information on OSHA regulations and infection control 
P Practice management information, resources and seminars 
P Demographic reports 
P Patient education materials 
P Legislative representation at state and national levels 
P Journals of the ADA and ADA News 
P Annual Session, Annual meeting on the New Dentist and others 
P Financial Services: bank cards, mortgages, credit union, practice      finance 
P Group insurance coverage 
P Dental school accreditation 
P Access to the world's largest dental library 
P Dental research 
P Product research and standards 
P Contract Analysis Service 
P Equipment Leasing Program 
P ADA dues payment program 
P ADA web page: provides immediate access to searches, library and other ADA departments and services such as publications, 
policies, seminar series, managed care and other concerns for dentists. ada.org 
  
 
Infection Control  www.osha.gov 
Federal (800) 321‐6742   ‐   NC (919) 807‐2796 
 
The Occupation Safety and Health Administrator has many requirements concerning infection control, employee safety and 
training, waste disposal and hazardous chemicals. Your office needs a copy of the Blood Borne Pathogens Regulation which can 
be obtained from the ADA or OSHA at the website listed above. You must maintain and upgrade a written exposure control plan 
with record keeping of training and practices. You and your staff are required to undergo annual training on infection control. 
You must supply a Hepatitis Vaccine and any Titer checks on Hepatitis antibodies to your employees at no charge. You must also 
maintain a manual of material safety data sheets on chemicals or products used in your office. These sheets may be obtained 
from the manufacturer. OSHA requires a number of posters to be displayed prominently in your office ‐ Poster #3165‐Job Safety 
and Health Protection. Posters and help in compliance with OSHA standards may be obtained through the ADA or the US 
Department of Labor, at www.dol.gov or at U.S. Department of Labor  
200 Constitution Ave., NW Washington, DC 20210 or contact the NC Department of Labor, Div. of Occupational Safety and 
Health, www.nclabor.com 1101 Mail Service Center • Raleigh, N.C. 27699‐1101 (919) 807‐2796 or 800‐NCLABOR 
  
  
Dental Practice Start‐up Checklist: 
  
O  NC Dental License (919) 678‐8223 
O  State Privilege License 
O  Proper Zoning 
O  Business Permits 
O  DEA License (888) 219‐8689 
O  X‐ray Machine Registration (919) 571‐4141 
O  IRS Tax ID Number (800) 829‐3676 
O  North Carolina Employment Security Division (application for employees) 
O  Personal Property Tax Worksheet (County Tax Assessor) 
O  NC Infection Control Regulations 
O  Medical Waste Disposal Regulation 
O  OSHA Regulations (800) 321‐6742    
O  Americans With Disabilities Act (800) 514‐0383 
O  Dental Equipment 
O  Dental Supply House 
O  Dental Laboratory 
O  Patient Records System 
O  Bookkeeping System 
O  Stationary and Business Cards 
O  Utilities 
O  Telephone Number 
O  Yellow Page Listing (check listing deadline) 
O  Bank Accounts 
O  Banker (develop relationship with a good loan officer) 
O  Accountant 
O  Attorney 
O  Membership in District Society, State Society and the ADA 
O   Insurance: 
          P Professional Liability 
          P Business Contents 
          P Worker's Compensation 
          P Group Health 
          P Umbrella 
          P Life and Disability 
          P General Liability 
          P Business Overhead 
          P Practice Continuation 
 
 
Revised 04/09/2010 
 
 

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:10
posted:8/19/2011
language:English
pages:7