Get documents about "Surat Hantar Bill Kepada Bank - DOC
W
Description
Surat Hantar Bill Kepada Bank document sample
Document Sample
“MODEL ANSWERS” BAGI KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN
PERATURAN KEWANGAN DISEMBER 2006
1. a) Apakah perbezaan diantara “Pegawai Pengawal” dan “Pegawai
Perkiraan”
(4 markah)
b) Sila terangkan tugas dan tanggungjawab Pegawai Perkiraan selaras
dengan Peraturan Kewangan 1983 bilangan 17.
(16 markah)
Jawapan
1. a) Perbezaan nya adalah seperti berikut:
Pegawai Pengawal ( PK 13 ) bermakna seorang pegawai perkiraan yang diberi kuasa
melalui waran ( waran perbendaharaan ) yang dikeluarkan dengan tandatangan Jurukira
Agung untuk melakukan perbelanjaan negara. Lazimnya pegawai pengawal bagi setiap
Kementerian ialah Setiausaha Tetap dan Ketua Jabatan bagi Jabatan.
(2 markah)
Pegawai Perkiraan ( PK 15 ) ialah seorang pegawai kerajaan yang diserahkan tugas:
a) memungut, menerima atau memperhitongkan sebarang wang negara
(bertanggungjawab mengutip hasil negara ) atau,
b) membayar wang negara ( bertanggungjawab keatas urusan pembayaran ) dan,
c) menerima , menyimpan atau membuang atau memperhitongkan barang – barang stor
kerajaan ( bertanggungjawab keatas hal ehwal pembelian dan pengurusan barang –
barang stor ).
(2 markah)
Ini bermakna tidak semua pegawai perkiraan adalah pegawai pengawal akan tetapi
semua pegawai pengawal adalah pegawai perkiraan.
b) Tugas dan tanggungjawab Pegawai Perkiraan selaras dengan peraturan 17 adalah :
PK 17.1 – mengawal penerimaan hasil negara dan mendapatkan pemungutanya yang
dilakukan tepat pada waktunya.
PK 17.2 – dengan segera memasukkirakan dibawah tajuk –tajuk atau kumpulan wang
yang sewajarnya semua wang – wang , sama ada hasil atau penerimaan lain yang
pertanggungjawabkan kepadanya.
PK 17.3 – menguruskan persediaan yang sewajarnya bagi menjaga keselamatan wang
negara , setem , cagaran , dokumen bernilai , resit – resit hasil , lisen dan sebagainya.
PK 17.4 – melaksanakan pengawasan yang rapi keatas semua pegawai dibawah kuasanya
yang diamanahkan dengan tugas – tugas penerimaan dan pembayaran wang negara dan
mengambil tindakkan pencegahan dengan cara mengekalkan pemeriksaan cekap
1/22
termasuk pemeriksaan mengejut bagi mengelakkan berlakunya amalan – amalan yang
menyalahi peraturan dan kecuaian.
PK 17.5 – berwaspada supaya setiap pembayaran yang dibuat adalah diliputi oleh kuasa
kebenaran yang sewajarnya , sama ada yang dinyatakan atau dirujuk dalam baucar yang
berkaitan dengannya.
PK 17.6 – mempastikan bahawa tiada mana – mana wang negara yang dipergunakan
untuk tujuan persendirian.
PK 17.7 – pada kala – kala yang kerap tetapi tidak tetap memeriksa semua wang tunai
dan setem dalam jagaannya , mengsahkan jumlah – jumlah itu dengan baki yang
ditunjukkan didalam buku tunai dan buku wang panjar , dan mensahkan dengan merujuk
kepada pengakuan bagi penerimaan yang berkenaan tentang kesegeraan dan sahnya
pembayaran masuk sebagaimana yang dikehendaki oleh PK 183 & 184.
Pemeriksaan tersebut hendaklah dibuat sekurang – kurangnya sekali seminggu
melainkan ketidak hadiran atau lain – lain keadaaan yang diluar kawalannya menghalangi
pemeriksaan itu dijalankan.
Buku Tunai dan buku wang panjar hendaklah dicatit , diperap dan dibubuh tarikh
dengan betulnya oleh pegawai yang memeriksa pada tiap – tiap pemeriksaan tersebut.
Pemeriksaan hendaklah juga dibuat tentang baki – baki wang tunai yang ada dalam
tangan yang terbit daripada Pendahuluan Khas yang dibuat dibawah Peraturan 161.
PK 17.8 – dengan segera memasukkan kedalam kira – kira sebagai hasil mana – mana
wang tunai atau setem – setem dalam jagaannya yang didapati lebih daripada baki – baki
yang ditunjukkan dalam buku tunai atau buku wang panjar.
PK 17.9 – dengan segera mengganti mana – mana kesusutan dengan wang tunai atau
setem yang ia bertanggungjawab.
PK 17.10 – dengan segera memasukkan kedalam kira – kira dibawah tajuk /kumpulan
wang yang sewajarnya semua pembayaran – pembayaran kerajaan yang dibuat olehnya.
PK 17.11 – dengan segera menghadapkan penyata – penyata kewangan seperti yang
dikehendaki oleh Peraturan ini atau yang mungkin dikehendaki oleh Perbendaharaan
dari masa kesemasa
PK 17.12 – mempastikan bahawa semua buku – buku diisikan dengan betul dan lengkap
PK 17.13 – melaporkan kepada Pegawai Kewangan Negara sesuatu kelemahan yang
nyata dalam tatacara pemungutan hasil , atau sebarang pembaziran yang nyata , atau
pemborosan dalam melakukan perbelanjaan yang mana sampai ke pengetahuannya
semasa menjalankan tugas – tugas perkiraannya.
PK 17.14 – menunjukkan apabila dikehendaki oleh Pegawai Kewangan Negara dan
pegawai nya yang diberikuasa atau oleh JuruAudit dan pegawai–pegawai nya yang diberi
kuasa semua buku – buku , rekod – rekod dan baucar dalam jagaannya.
2/22
PK 17.15 – tanpa kelengahan yang tidak sewajarnya menjawab sebarang pertanyaan
yang ditujukan kepadanya oleh Perbendaharaan atau oleh JuruAudit, dengan
memberikan butir – butir atau maklumat – maklumat yang dikehendaki dengan lengkap.
P.K 17.16 – membiasakan dirinya dengan Undang–Undang , Undang Tambahan , Warta –
Warta kerajaan dan Surat – Surat keliling yang berkaitan dengan tugas kewangannya.
(16 markah)
2. Seorang pegawai telah diberikan wang pendahuluan rampaian sebanyak
B$30,000 bagi menghadiri satu mesyuarat di luar negeri bersama dengan
rombongan Menteri. Selepas sebulan kembali dari menghadiri mesyuarat,
pegawai itu telah mengembalikan baki wang tunai tersebut sebanyak
B$10,000 kepada Kerani Kewangan di Jabatan pegawai berkenaan.
Mengikut rekod Jabatan Perbendaharaan wang pendahuluan itu belum
lagi diselesaikan oleh pegawai tersebut. Sila terangkan kemungkinan-
kemungkinan yang menyebabkan berlakunya perkara ini dan apakah
peranan yang seharusnya diambil oleh Ketua Jabatan dan pegawai
berkenaan selaras dengan peraturan-peraturan yang berkuatkuasa pada
masa ini.
(20 markah)
Jawapan
Kemungkinan wang pendahuluan itu belum lagi selesai oleh pegawai tersebut.
1. Baki wang tunai sebanyak B$10,000.00 tidak dikembalikan ke Jabatan
Perbendaharaan walaupun pegawai itu mengembalikannya kepada Ketua Kerani
sebulan selepas kembali daripada menghadiri mesyuarat.
2. Ketua Kerani itu sepatutnya meminta pegawai itu untuk mengembalikannya dalam
tempoh 2 minggu setelah pulang dari luar negeri.
3. Resit pengesahan pengembalian baki wang pendahuluan itu tidak diperolehi oleh
pegawai berkenaan iaitu resit yang dikeluarkan oleh Jabatan Perbendaharaan.
4. Penyata perbelanjaan tidak disediakan oleh pegawai berkenaan. Jika ada, Jabatan
tidak menghadapkannya keJabatan Perbendaharaan.
5. Baucer pembetul (journal voucher) tidak disediakan oleh Jabatan.
6. Ketua Jabatan tidak mengadakan pemeriksaan menejut keatas daftar wang
pendahuluan (jika disediakan) atau meninta senerai pegawai-pegawai yang diberikan
wang pendahuluan atau keatas peti-peti keselamatan, peti-peti besi dan bilik-bilik
kebal.
7. Penyesuaian tidak dilakukan diantara rekod Jabatan pegawai berkenaan dengan
Jabatan Perbendaharaan.
(7 markah)
3/22
Peranan Ketua Pejabat
1. Ketua Jabatan hendaklah mempastikan yang baki wang pendahuluan dikembalikan
ke Jabatan Perbendaharaan dengan segara dan tidak lewat 2 minggu selepas
pegawai itu kembalik ke Brunei.
2. Baucer pembetul (journal voucher) hendaklah disediakan oleh Jabatan berdasarkan
penyata perbelanjaan (disahkan teratur dan betul oleh Jabatan Perbendaharaan)
dan mendapatkan salinan baucer pembetul yang telah diluluskan oleh Jabatan
Perbendaharaan.
3. Daftar Kawalan Wang Pendahuluan hendaklah disediakan oleh Jabatan. Daftar ini
adalah untuk memberi maklumat seperti senarai pegawai/kakitangan yang diberikan
wang pendahuluan, jumlah wang pendahuluan, rujukan baucer pembayaran dan
baucer pembetul (iaitu sudah dijelaskan/diseleraskan dengan Jabatan
Perbendaharaan), baki wang pendahuluan, no resit Jabatan Perbendaharaan dan
surat menagih kepada pegawai/kakitangan berkenaan.
4. Jabatan hendaklah membuat penyesuaian (reconciliation) diantara Daftar kawalan
Kementerian/Jabatan dengan Lejar Jabatan Perbendaharaan sekurang-kurangnya 3
bulan sekali termasuk pada setiap 31 Mac.
5. Ketua Pejabat hendaklah melakukan pemeriksaan menejut secara berkala dan kerap
keatas wang-wang tunai di peti besi, bilikkebal dan peti keselamatan.
6. Menjawap pertanyaan Jabatan Perbendaharaan dengan segara.
(6 markah)
Peranan Pegawai.
1. Pegawai itu sepatutnya mengembalikan baki wang tunai sebanyak B$10,000.00 ke
Jabatan Perbendaharaan dalam tempoh 2 minggu setelah balik dari luar negeri.
2. Resit pengesahan pengembalian baki wang pendahuluan itu hendaklah diperolehi
iaitu resit yang dikeluarkan oleh Jabatan Perbendaharaan.
3. Penyata perbelanjaan disediakan dalam tempoh 2 minggu setelah balik ke Brunei
dengan menyertakan resit2 asal perbelanjaan. Salinan resit bergambar hendaklah
diperakui dan disahkan oleh Ketua Pejabat jika resit asal hilang.
4. Perbelanjaan Tips, pengangutan, telefon, fax , internet dan jamuan hendaklah
disahkan oleh Ketua Jabatan.
5. Perbelanjaan itu adalah perbelanjaan rasmi sahaja.Pemberian tip adalah
berdasarkan kepada Surat JPM bil:(15) JPM/J/MSD/1 Pt.1 bertarikh 3/10/1996
dan (24) JPM/J/MSD/1 Pt 1 bertarikh 30/9/1997.
6. Membuat salinan (photocopy) bagi baucer pembayaran, resit-resit perbelanjaan,
resit Jabatan Perbendaharaan keatas pengembalian balikbaki wang pendahuluan,
penyata perbelanjaan dan baucer pembetul.
7. Menandatangai dokumen penerimaan dan penyerahan wang/baki wang pendahuluan.
(7 markah)
4/22
3. Peraturan Kewangan 1983 bilangan 171 telah menggariskan bahawa
“Ketua-Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab sepenuhnya dalam
pengutipan hasil yang bersangkutan dengan Jabatan masing-masing”.
Sila nyatakan bagaimana Ketua Jabatan itu dapat mempastikan yang
peraturan itu dapat dilaksanakan dengan teratur semasa pemeriksaan
mengejut dilakukan ke atas kutipan hasil Jabatan berkenaan.
(20 markah)
TATACARA KUTIPAN HASIL
JABATAN WARAN HASIL DIKELUARKAN
PERBENDAHARAAN
1. Penerimaan wang kutipan
KEMENTERIAN / Resit dikeluarkan
JABATAN Merekod kutipan kedalam
buku tunai
2. Memasukkan wang kutipan
kedalam akaun kerajaan
3. Menyediakan penyata pemungut
JABATAN 4. RESIT PENERIMAAN
PERBENDAHARAAN DIKELUARKAN UNTUK MENSAHKAN
KUTIPAN HASIL
A) WARAN HASIL
1) Waran hasil dikeluarkan setiap 1 April dan mansuh pada 31 Mac tahun berikutnya.
2) Waran hasil ini ialah surat kuasa bagi melantik Ketua-Ketua Jabatan sebagai Pegawai
Pengawal Pemungut Hasil Negara yang berpunca daripada kegiatan Jabatan.
PK 171 - Ketua Jabatan adalah sendiri bertanggungjawab terhadap pemungutan
segera hasil yang berkaitan dengan Jabatan mereka.
3) Di dalam waran hasil, disertakan senarai pecahan tajuk hasil Jabatan yang akan
digunakan untuk merekod jumlah kutipan.
4) Pegawai Pengawal boleh mengamanahkan kutipan kepada pegawai bawahan tetapi
tidak melepaskan daripada tanggungjawabnya sebagai pemungut hasil.
B) PENGELUARAN RESIT
1) PK 205 - Borang resit mestilah diperiksa dengan cermat apabila menerimanya dari
Perbendaharaan. Pegawai yang menerima hendaklah mengisikan pada bahagian dalam
kulit depan setiap buku satu pengakuan pemeriksaan terhadap kesempurnaan buku
resit berkenaan.
2) P.K. 201 – Semua jenis borang-borang resit bagi kutipan hasil dikeluarkan oleh
Perbendaharaan
5/22
3) P.K. 204 – Semua penerima borang-borang resit hendaklah didaftarkan didalam
Daftar Kawalan Resit
4) PK 182 – Satu Resit dikeluarkan bagi setiap orang & setiap pembayaran dan catitan
yang ditulis hendaklah secara yang tidak boleh dipadam (gunakan pen dan tidak
dibenarkan menggunakan pemadam puteh, correction pen atau tip-ex)
5) PK 188 – wang yang diterima hendaklah di dalam matawang yang sah dan lazimnya
diterima (matawang Ringgit Brunei). Matawang lain hendaklah diterima dengan
kebenaran Perbendaharaan sahaja (pada lazimnya ditukar matawang asing ke
matawang ringgit Brunei atau di berikan ke Jabatan Perbendaharaan untuk di
masukkan ke bank)
6) PK 190 – Penerimaan cek, mesti mempastikan cek-cek sempurna diisikan:
a) Dibayar kepada Kerajaan Brunei / Government of Brunei
b) Tarikh adalah sah
c) Jumlah adalah betul dan bersamaan dengan jumlah dalam perkataan
d) Telah ditandatangani
e) Ada Cop syarikat
f) Bilangan resit di catitkan pada muka sebelah belakang cek
g) Bilangan cek di catit dalam borang resit
5) PK 192 – Pemberitahuan/Notis makluman kepada orang ramai untuk mendapatkan
resit bayaran hendaklah disimpan di tempat yang mudah dilihat
6. Setiap borang resit hendaklah diisikan dengan sempurna dan lengkap seperti berikut.
a) Nama Jabatan
b) Tarikh (pada hari bayaran diterima dan resit pembayaran dikeluarkan)
c) Nama pembayar & No Kad pengenalan/passport/Nombor pendaftaran syarikat
(ROC/ROB)
d) Jumlah wang (dalam angka & perkataan)
e) Akaun/Tajuk Hasil
f) Keterangan pembayaran
7. Borang resit diisikan dalam tiga salinan:
a) Resit Asal - Pembayar
b) Salinan Kedua - Perbendaharaan
c) Salinan Ketiga – Jabatan
8. PK 207 – Apabila didapati perlu untuk membatalkan sesuatu borang resit, semua
salinan resit Asal, Kedua, dan Ketiga hendaklah dicatitkan “dibatalkan” dan
ditandatangani oleh seorang pegawai atasan.
C. MEREKOD KE DALAM BUKU TUNAI
1) Semua kutipan hendaklah dicatatkan ke dalam Buku Tunai dengan seberapa segera
pada setiap hari selepas kaunter pembayaran ditutup.
2) Buku Tunai hendaklah diisikan dengan lengkap dan betul seperti tarikh, bilangan
resit, tajuk hasil untuk dikreditkan, jumlah dan jumlah progresif.
3) Nombor resit yang direkod hendaklah berturut-turut termasuk resit yang
dibatalkan.
4) Jumlah kutipan di resit hendaklah bersamaan dengan jumlah wang kutipan dan jumlah
rekod dalam Buku Tunai.
5) Buku Tunai hendaklah dibubuh nama, tandatangan, jawatan kerani yang menyediakan
dan tarikh disediakan.
6/22
6) Pegawai atasan hendaklah melakukan pemeriksaan mengejutkan ke atas buku
tunai sekurangnya seminggu sekali.
D. PENGHANTARAN WANG KE BANK
1) PK 183 - Wang kutipan hendaklah dimasukkan ke akaun Kerajaan (bank) dengan
segera setiap hari atau ke Perbendaharaan.
2) PK 186 – Wang kutipan tidak boleh digunakan atau dipinjam untuk keperluan peribadi.
3) PK 227 - Wang kutipan melebihi $1,000.00 tidak boleh disimpan semalaman tanpa
kebenaran Perbendaharaan.
4) PK 228– Wang melebih $1,000.00 tidak boleh dibawa sendirian dan lebih $20,000.00
hendaklah ditemani eskot.
5) Kerani yang menghantar wang ke bank tidak boleh kerani yang sama dengan
kerani yang menerima pembayaran di kaunter
E. PENYEDIAAN PENYATA PEMUNGUT
1) Penyata Pemungut hendaklah diisikan dengan lengkap selepas wang kutipan
dimasukkan ke dalam bank.
2) Jumlah yang dicatit di dalam Penyata Pemungut hendaklah bersamaan dengan jumlah
yang dicatitkan pada buku tunai dan di dalam lembaran bank.
3) Surat Keliling Perbendaharaan bil: 1/1977 - Dalam tempoh 2 hari bekerja selepas
wang dimasukkan ke bank, Kementerian / Jabatan hendaklah menghadapkan ke
Perbendaharan:
i. Penyata Pemungut
ii. Lembaran Bank (Bank-in Slip)
iii. Buku Tunai Jabatan
iv. Salinan kedua resit
4) Pegawai atasan hendaklah memantau dan memastikan penyata pemungut
dihadapkan ke Jabatan Perbendaharaan dalam tempoh 2 hari bekerja setelah
wang dimasukkan ke bank.
F. RESIT PERBENDAHARAAN
Resit Penerimaan dikeluarkan oleh Perbendaharaan.
G. PENGAWALAN
1) Ketua Jabatan boleh melantik pegawai bawahan sebagai pegawai pemungut hasil
TETAPI tidak boleh melepaskan tanggungjawab dengan cara mewakilkan.
2) Pengagihan Tugas (Segregation of duties) – No one-man show
i) Menerima wang kutipan dan mengeluarkan resit di kaunter – kerani Div. 4
ii) Merekod ke dalam buku tunai – kerani yang sama
iii) Memeriksa semula buku tunai dan memasukkan wang ke bank – kerani C1-2
iv) Menyediakan Penyata Pemungut – Ketua Kerani
v) Mensahkan Penyata Pemungut – Pegawai B2 atau C3
3) FR 17.7 – Adalah penting pemeriksaan dilakukan ke atas Buku Tunai oleh pegawai
atasan secara kerap tetapi berkala-kala untuk memastikan catitan adalah betul dan
teratur. Ini amatlah mustahak supaya segala kesilapan kecil/besar yang tidak
7/22
disenghajakan dapat dibetulkan serta merta tanpa berlarutan dan juga sebarang
kesilapan yang disenghajakan bagi tujuan penyelewengan.
4) FR 226 – Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab terhadap pengurusan dan
persediaan yang sewajarnya dalam bentuk bilik kebal, peti besi, peti wang tunai yang
mana sesuai bagi menjaga keselamatan wang kutipan, borang resit, serta dokumen-
dokumen yang bernilai dan sebagainya.
5) Kunci pendua hendaklah disimpan di Perbendaharaan untuk kemudahan jika kunci asal
hilang.
8/22
4. a) Apakah yang anda fahami mengenai “Wang Negara”
(2 markah)
b) Sebutkan 3 amalan yang perlu dipatuhi bagi menjaga keselamatan
„Wang Negara” selaras dengan Peraturan Kewangan 1983.
(3 markah)
c) Dalam kes kehilangan Wang Negara sejumlah $5,000.00 oleh salah
seorang Kerani anda, laporan perlu dihadapkan ke Jurukira Agung
dan Juruaudit Agung. Sila nyatakan isi kandungan laporan tersebut
seperti yang dikehendaki dalam Peraturan Kewangan 1983.
(15 markah)
Jawapan
a) Wang Negara :
Semua hasil, pinjaman, amanah dan wang lain dan semua bon, debenture dan sekuriti
lain apa jua pun yang didapatkan atau diterima oleh atau atas akaun Negara Brunei
Darussalam, termasuk wang hasil yang dikenali sebagai tulin dan kuripan yang dibayar
oleh Kerajaan Sarawak dan Kerajaan North Borneo kepada Negara Brunei Darussalam
tetapi tidak termasuk Zakat, Fitrah atau hasil dan wang-wang tabung ugama islam yang
serupa.
b) (Pilih 3 dari jawapan bawah)
i) Ketua Jabatan bertanggungjawab ke atas penyediaan sewajarnya peti-peti besi
dan bilik kebal.
ii) Ketua Jabatan bertanggungjawab bagi memastikan keselamatan wang semasa
pemindahan dan penghantaran wang ke bank.
iii) Wang diterima disimpan di dalam peti besi.
iv) Wang melebihi $1000 tidak boleh disimpan semalaman tanpa kebenaran
Perbendaharaan
v) Wang melebihi $20,000 tidak boleh dibawa sendirian dan hendaklah di eskot
Polis.
c) Tatacara menyiasat dan melaporkan kehilangan adalah mengikut Peraturan
Kewangan 290.
PK 290.1 - Satu laporan awal hendaklah dibuat kepada Jurukira Agung dan Juruaudit
Agung
PK 290.2 - Kecuali jika Jurukira Agung telah mengeluarkan arahan-arahan yang
bertentangan atau memaklumkan kepada Ketua Jabatan bahawa dia telah menghantar
seorang pegawai kewangan untuk menjalankan penyiasatan, Ketua Jabatan hendaklah
seterusnya menyiasat perkara itu dengan teliti atau mengaturkan supaya satu
penyiasatan dijalankan oleh seorang pegawai yang sesuai.
9/22
PK 290.3 - Satu laporan kemudiannya hendaklah dihadapkan kepada Jurukira Agung
dan Juruaudit Agung dengan memberikan maklumat-maklumat seperti berikut:
1. Tempat
2. Tarikh
3. Jumlah Wang hilang /Nilai Barang hilang
4. Pegawai disyaki terlibat/bertanggungjawab
5. Keadaan sekitar semasa kehilangan berlaku atau diketahui
6. Sebab2 kehilangan – Kecuaian atau tidak
7. Polis sudah dilapurkan? Hasilnya?
8. Jika belum buat laporan polis, kenapa?
9. Kawalan keselamatan wujud dan dipatuhi?
10. Pemeriksaan berkala
11. Tarikh terakhir hantar wang ke Bank dan siapa? Kali terakhir buku resit / Buku
Lejar Simpanan diperiksa
12. Nyatakan pegawai-pegawai yang patut dipanggil dan kenapa mereka tidak perlu
mengganti
13. Jika jawapannya kepada para 12 adalah „tidak‟, berikan alasan yang lengkap kenapa
pegawai itu tidak difikirkan patut dikehendaki menggantikan kehilangan.
14. Langkah-langkah pencegahan.
15. Akaun wang pendahuluan telah dibuka untuk tujuan menggantikan kehilangan?
10/22
5. a) Sila nyatakan 4 daripada 8 perkara yang diperlukan oleh Lembaga
Tawaran Kecil dalam menimbangkan sokongan-sokongan tawaran
daripada Jabatan-Jabatan seperti yang terdapat dalam Surat
Kementerian Kewangan bilangan 3/2004.
(4 markah)
b) Sila terangkan mengenai dengan isu tawaran dan sebutharga seperti
berikut dan apakah tindakan yang patut diambil oleh Jabatan:-
(i) Jabatan menyokong Syarikat yang menawarkan harga yang
terendah sekali dan memenuhi spesifikasi teknikal, tetapi tidak
termasuk cukai kastam.
(4 markah)
(ii) Jabatan mengeluarkan tawaran bagi pembelian 100 botol/1 litre
racun serangga. Akan tetapi semua penender telah
menghadapkan tawaran dalam sukatan 500 ml memandangkan
sukatan 1 litre tidak ada di pasaran.
(4 markah)
(iii) Semasa tawaran dikeluarkan, penender dikehendaki untuk
membekalkan mesin dan memberikan latihan cara
penggunaannya. Setelah purchase order diberikan, pembekal
hanya dapat membekalkan mesin tanpa memberikan latihan
penggunaannya dan menawarkan pengurangan harga. Dalam
perkara ini, Jabatan bersetuju dengan cadangan pembekal
tersebut.
(4 markah)
(iv) Jabatan ingin membuat perubahan ke atas spesifikasi dan syarat
tawaran selepas tawaran diterima dan dibuka di Lembaga
Tawaran Kecil. Apa kedudukan tawaran dan wang dokumen
tawaran (tender fees) penender dalam perkara tersebut.
(4 markah)
Jawapan
a) (Pilih 4 dari jawapan bawah)
Dalam menimbangkan sokongan-sokongan tender daripada Jabatan-Jabatan Lembaga
Tawaran Kecil hendaklah terlebih dahulu memastikan perkara-perkara berikut:
1) Business Unit, Department ID, Akaun dan Jumlah Peruntukan yang akan
digunakan adalah betul, bersesuaian dan mencukupi bagi membiayai tawaran yang
disokong;
2) Variation Order bagi kerja-kerja yang telah ditawarkan atau sedang dilaksanakan
yang menjadikan harga projek meningkat melebihi $250,000.00 hendaklah
dihadapkan ke Lembaga Tawaran Negara untuk pertimbangan;
11/22
3) Bagi projek-projek yang menggunakan peruntukan Rancangan Kemajuan Negara
hendaklah mendapat pengesahan dan kebenaran dari Ketua Pengarah Perancangan
dan Kemajuan Ekonomi terlebih dahulu;
4) Pengesahan Ketua Jabatan bahawa harga tawaran yang disokong adalah
berpatutan hendaklah disertakan dalam setiap sokongan daripada Jabatan-
Jabatan;
5) Setiap tawaran tender yang hendak disokong, hendaklah mengambilkira dan
menyatakan harga tawaran termasuk cukai-cukai kastam;
6) Meneliti salinan pendaftaran perniagaan bagi kesemua penender yang ikut serta
yang menyenaraikan butir-butir pemilik syarikat berkenaan seperti nama,
bilangan pendaftaran dan negeri asal kad pengenalan atau paspot pemilik;
7) Pengakuan bertulis (declaration) daripada kesemua syarikat yang menyertai
setiap tawaran bahawa mereka tidak mempunyai kepentingan atau pertalian
keluarga dalam syarikat-syarikat lain yang menyertai tawaran yang sama;
8) Mana-mana ahli yang mempunyai kepentingan atau pertalian keluarga dalam
syarikat-syarikat yang menyertai tawaran hendaklah memaklumkan perkara ini
kepada Pengerusi untuk dicatit dalam minit Mesyuarat.
b)
1. Cukai kastam hendaklah termasuk dalam harga tawaran yang diberikan oleh
syarikat-syarikat yang ikutserta. Walaubagaimana Jabatan hendaklah terlebih
dahulu mempastikan yang perkara itu dinyatakan di dalam pemberitahuan tawaran
Jabatan (dokumen tawaran) seleras dengan Surat Keliling Jabatan
Perbendaharaan bil: 12/1987 bertarikh 29 Ogos 1987 yangmana mengkehendaki
cukai kastam dimasukkan dalam harga tawaran yang akan diberikan oleh syarikat-
syarikat yang ikutserta.
Bagi syarikat yang menawarkan harga yang terendah sekali dan memenuhi
spesifikasi teknikal, tetapi tidak termasuk cukai kastam, Jabatan hendaklah
meminta syarikat berkenaan untuk memberikan harga tawaran yang termasuk
cukai kastam. Jikasekiranya syarikat itu masih didapati menawarkan harga yang
termurah sekali, maka Jabatan bolehlah mempertimbangkan tawaran syarikat
tersebut. Walaubagaimana pun, jikasekiranya syarikat itu menawarkan harga yang
lebih tinggi daripada syarikat yang kedua rendah, Jabatan bolehlah menyokong
tawaran syarikat yang kedua rendah.
2. Disebabkan semua penender tidak dapat membekalkan barang yang dipohonkan
iaitu 100 botol/1 litre, maka syarikat-syarikat yang ikutserta itu tidak menenuhi
syarat-syarat tawaran. Oleh yang demikian, Jabatan hendaklah menawarkan
semula (retender) pembelian barang racun serangga tersebut. Jabatan hendaklah
mempastikan yang barang yang diminta itu terdapat dipasaran bagi menggelakkan
tawaran itu ditawarkan bagi kali ketiga.
12/22
3. Berdasarkan kebenaran yang diberikan, syarikat itu mestilah menenuhi syarat-
syarat tawaran bagi pembekalan mesin tersebut iaitu antaranya termasuk
memberikan latihan keatas penggunaan mesin berkenaan.
Walaupun syarikat itu menawarkan untuk menurangkan harga, syarikat itu tidak
mempatuhi syarat-syarat tawaran tersebut. Oleh yang demikian, Jabatan
seharusnya tidak menerima cadangan penurunan harga tersebut dan hendaklah
membuat sokongan agar syarikat itu ditegah daripada mengikuti sebarang
tawaran dan sebutharga Kementerian/Jabatan bagi tempoh yang tertentu
mengikut harga tawaran.
4. Jabatan yang ingin membuat perubahan keatas spesifikasi dan syarat tawaran
selepas tawaran diterima dan dibuka di Lembaga Tawaran Kecil, maka tawaran itu
dikira tidak sah dan batal (void). Maka satu tawaran baru hendaklah dikeluarkan
dengan mengambilkira perubahan keatas spesifikasi dan syarat tawaran itu.
Bagi wang dokumen tawaran (tender fee), Jabatan hendaklah mengembalikan
semula (refund) wang tersebut kepada semua syarikat yang ikutserta.
13/22
6. Jabatan anda telah melakukan pembelian bagi peralatan pejabat yang
berharga B$5,000.00. Sila terangkan peraturan-peraturan kewangan
yang seharusnya diikuti bagi perkara-perkara berikut:
a) Tatacara pembelian sebelum peralatan pejabat itu diperolehi.
(2 markah)
b) Tatacara penerimaan dan pengeluaran peralatan pejabat
(10 markah)
c) Tatacara pembayaran peralatan pejabat
(8 markah)
Jawapan
a) Tatacara pembelian
PK 511.4 & Surat Keliling Kementerian Kewangan bil. 3/2004
Jika kos pembelian atau kontrak itu dijangka bernilai antara $2,000.00 hingga
$25,000.00, Ketua-Ketua Jabatan hendaklah mendapatkan sebutharga bertulis
sekurang-kuranganya 3 penender yang layak dan sebutharga hendaklah dialamatkan
kepada peti sebutharga Jabatan masing-masing untuk dibuka dan dipertimbangkan oleh
Ketua-Ketua Jabatan.
(2 markah)
b) Tatacara penerimaan dan pengeluaran
1) Penerimaan Barang-Barang Masuk ke dalam Stor
i. Apabila barang diterima dari pembekal, penyelenggara stor mesti memastikan
barang yang diterima bersamaan dengan jumlah dan jenis barang yang dipohonkan
di dalam indent/purchase order.
ii. Penyelenggara stor hendaklah mencatat barang diterima di dalam Baucar
Penerimaan Barang yang mana mesti ditandatangani oleh pembekal,
penyelenggara stor dan pegawai atasan.
iii. Barang yang diterima hendaklah direkodkan mengikut jenis barang stor dengan
segera ke dalam buku lejar/Daftar Barang dan ke dalam bin kad.
iv. Baki barang hendaklah dikemaskinikan di dalam bin kad dan buku lejar dan
jumlah baki barang hendaklah bertepatan dengan jumlah barang yang ada di
dalam bilik stor.
v. Rujukan baucar bagi barang stor yang diterima hendaklah direkod dalam lejar
atau daftar barang dan folio lejar atau daftar barang dicatat dalam baucar.
(5 markah)
2) Pengeluaran Barang-Barang Stor
i. Penyelenggara stor hendaklah mencatat barang yang dikeluarkan di dalam Baucar
Pengeluaran Barang yang mana mesti ditandatangani oleh penerima barang,
penyelenggara stor dan pegawai atasan.
ii. Barang yang dikeluarkan hendaklah direkodkan dengan segera ke dalam buku
lejar/Daftar Barang dan ke dalam bin kad.
14/22
iii. Buku lejar dan Bin kad hendaklah dikemaskinikan dengan menunjukkan berapa
jumlah yang dikeluarkan dan berapa baki jumlah barang yang tinggal. Jumlah baki
barang hendaklah bertepatan dengan jumlah barang yang ada di dalam bilik stor.
iv. Barang-barang tidak boleh dipinjam kecuali barang-barang bagi tujuan Kerajaan
dengan kebenaran Ketua Jabatan.
(5 markah)
C) Tatacara pembayaran
Sebaik sahaja invois diterima dari pembekal maka urusan pembayaran hendaklah dibuat
dengan segera.
1. Sebelum dan semasa baucar pembayaran hendaklah dibuat, peraturan kewangan
berikut mesti dipatuhi :
1. PK 69 – Pastikan ada inden asal, invois asal dan surat akuan kemajuan kerja bagi
kontrak. Semua ini mesti mempunyai keterangan lengkap seperti tarikh, harga
seunit, kuantiti barang, jumlah harga, jumlah dalam perkataan, tandatangan
pegawai yang dibenarkan, cop Jabatan, pengesahan penerimaan barang (PK 75)
atau kerja – kerja sudah siap/disahkan betul.
2. PK 341 – Jika terdapat kesilapan pada sesuatu dalam baucar atau lain – lain
dokumen pembetulan hendaklah dibuat dengan cara memotong angka atau
perkataan itu dan menulis yang betul diatasnya dan pembetulan tersebut mesti
disahkan oleh pegawai yang dibenarkan dengan menandatanganinya, penggunaan
dakwat puteh ( tipex) dalam pembetulan tidak dibenarkan. PK 344 – Penggunaan
dakwat hijau tidak dibenarkan kecuali Jabatan Audit.
3. PK 68 – Kebenaran sebutharga, Lembaga Tawaran Kecil, Lembaga Tawaran
Negara atau surat kebenaran khas mesti disertakan.
4. Pastikan perkiraan dalam inden, invois dan baucar pembayaran adalah betul
mengikut harga seunit, kuantiti barang dan jumlah harga.
5. Pk 52 – Pastikan tajuk kecil yang digunakan adalah bersesuaian dengan barangan
atau kerja-kerja yang dibeli atau dibuat. Sila catitkan keperluan bagi pembelian
tersebut. Jika satu peruntukan yang bersesuai tidak mencukupi, sila pohonkan
satu waran pindah peruntukan atau waran tambahan.
6. Sediakan baucar pembayaran dan catat jumlah bayaran ke dalam buku peruntukan
bagi pengurangan liabilities.
7. Baucar pembayaran yang telah disemak dan diteliti hendaklah ditandatangani oleh
Pegawai Pengawal atau mana–mana pegawai kanan yang diamanahkan. Pegawai
Pengawal atau pegawai yang diamanahkan hendaklah juga meluluskan baucar
pembayaran didalam sistem TAFIS. Contoh tandatangan mereka hendaklah
diberikan kepada Jabatan Perbendaharaan untuk rujukan Jabatan
Perbendaharaan dan Bank.
8. PK 88 – Pihak Jabatan Perbendaharaan melalui Unit Pembayaran / Sub Treasury
Officer akan menyemak baucar pembayaran dan dokumen penyokong dan mereka
mestilah berpuas hati yang peraturan kewangan yang dinyatakan sebelum ini
dipatuhi sebelum meluluskan pembayaran. Setelah pembayaran diluluskan maka
bayaran akan dibuat melalui cek atau bank melalui proses paycycle didalam sistem
TAFIS di Unit Pembayaran , Jabatan Perbendaharan.
(8 markah)
15/22
7. a) Sila terangkan perkara-perkara yang ditekankan di dalam Waran
Perbendaharaan.
(5 markah)
b) Sila huraikan maksud waran-waran tersebut di bawah dan nyatakan
perkara-perkara yang perlu diambil kira dalam menghadapkan waran
berikut ke Kementerian Kewangan.
i) Waran Pindah Peruntukan (5 markah)
ii) Waran Tuntutan Kewangan (5 markah)
iii) Waran Perjawatan (5 markah)
Jawapan
a) Waran Perbendaharaan (Pilih 5 dari dibawah)
Perkara-perkara yang ditekankan di dalam Waran Perbendaharaan adalah seperti
berikut:
1. Pegawai Pengawal hendaklah mengambil perhatian yang berat keatas kehendak
Peraturan Kewangan 45 supaya mengamalkan sikap berjimat – cermat dalam
mengawal perbelanjaan ,
2. Kebenaran pembayaran adalah tertakluk kepada Peraturan Kewangan 88.
3. Pegawai pengawal tidak boleh melakukan perbelanjaan atau membuat tanggungan –
tanggungan terhadap tajuk – tajuk kecil selain daripada yang diluluskan oleh Waran
Perbendaharaan ini tanpa terlebih dahulu mendapatkan satu Waran Tambahan atau
Wran Pindah Peruntukan dan PK 56 mestilah mesti dipatuhi.
4. Pegawai pengawal boleh mengamanahkan kuasa Waran Perbendaharaan ini untuk
melakukan perbelanjaan dan membuat tanggungan , walaubagaimanapun PK 14 & 18
tidak melepaskan pegawai pengawal daripada tanggungjawab terhadap semua
perbelanjaan dan tanggungan yang dilakukan dibawah kuasa amanah tersebut.
5. Penerimaan dan pembayaran adalah tertakluk kepada penerimaan terakhir oleh
Juruaudit Agung.
6. Adalah penting dan tanggungjawab semua pegawai dan kakitangan yang
menguruskan perbelanjaan peruntukkan ini dan pengawalanya supaya benar – benar
memahami dan mematuhi perintah perlembagaan 1959 serta PK 1983.
7. Semua tajuk – tajuk kecil yang bertanda “ R” tidak boleh digunakan tanpa
kebenaran Menteri Kewangan.
8. Kuasa untuk mengunakan peruntukan bagi tempoh satu tahun kewangan
9. Mengandungi tiga bahagian iaitu : gaji bagi kakitangan, perbelanjaan berulang-ulang
dan perbelanjaan khas
(5 markah)
b) i) Waran Pindah Peruntukan
Satu waran yang digunakan oleh Kementerian/ Jabatan untuk memohon peruntukan tambahan
kepada Kementerian Kewangan apabila didapati tajuk peruntukan yang diluluskan tidak
mencukupi untuk membiayai perbelanjaan / tanggungan hingga ke akhir tahun akan tetapi ada
tajuk lain di Kementerian / Jabatan tersebut yang didapati berlebihan yang boleh dipindah
ke tajuk peruntukan yang memerlukan.
16/22
Permohonan Pindah Peruntukan atau Virement Warrant boleh dibuat dengan 2 cara iaitu di
antara tajuk kecil atau di antara gelaran di bawah tajuk yang sama.
Perkara – perkara yang perlu diambil kira ialah :
Rasional Tambahan
Butir – butir tambahan
Corak Perbelanjaan
Baki akaun yang ditambah
Baki akaun yang dikurangkan
Pecahan perbelanjaan bagi perbelanjaan lanjut yang dicadangkan dengan disertakan
dokumen – dokumen berkaitan.
Jabatan hendaklah memberikan penjelasan yang lengkap keatas:-
tajuk kecil/akaun itu terdapat penjimatan itu
peruntukan sedia ada itu tidak mencukupi.
Permohonan Pindah Peruntukan ini tidak melibatkan tambahan peruntukan bagi keseluruhan
peruntukan Jabatan itu.
(5 markah)
b ii) Waran Tuntutan Kewangan (PK 32)
Waran Tuntutan Kewangan ialah apabila pegawai pengawal memikirkan perlu untuk melakukan
perbelanjaan ke atas satu-satu perkhidmatan yang mana ada terdapat peruntukan dalam
anggaran-anggaran perbelanjaan tetapi tiada Waran Perbendaharaan telah dibenarkan. Maka
Jabatan hendaklah dengan segera, sebelum melakukan perbelanjaan itu, menghadapkan
kepada Setiausaha Tetap Kementerian Kewangan perkara-perkara berikut:
a) Waran Tuntutan Kewangan dalam empat salinan
b) Menyatakan harga yang dianggarkan bagi perkhidmatan yang dikehendaki
c) Menerangkan tujuan terhadap mana tuntutan itu dihadapkan
Perkara – perkara yang perlu diambil kira ialah :
Rasional permohonan
Menyertakan dokumen berkaitan
Butir – butir perbelanjaan
Corak perbelanjaan
Baki peruntukan
Sebagai contoh, Universiti Brunei Darussalam hendak membeli sebuah kenderaan yang mana
pada awal-awal permohonan anggaran-anggaran perbelanjaan, mereka tidak mengetahui harga
dan spesifikasi yang diperlukan. Maka dalam peruntukan anggaran perbelanjaan (Budget
Book) disenaraikan sebagai R (Requisition), akan tetapi tidak termasuk dalam Waran
Perbendaharaan. Setelah semua butir-butir mengenai kenderaan tersebut didapati, satu
Waran Tuntutan Kewangan akan dihadapkan kepada Setiausaha Tetap Kementerian Kewangan
sebelum perbelanjaan dilakukan.
(5 markah)
17/22
iii) Waran Perjawatan (PK. 31)
Waran Perjawatan iaitu sejenis waran yang diperlukan bagi memohon tambahan ataupun
perubahan jawatan-jawatan awam dan perubahan pada peruntukan gaji yang telah diluluskan
dalam Waran Perbendaharaan. Borang Waran Perjawatan ini hendaklah dihadapkan ke
Kementerian Kewangan bagi mendapatkan kebenaran. Borang Waran Perjawatan hendaklah
mengandungi perkara-perkara berikut:
a) Rasional permohonan
b) Butir-butir tambahan
c) Bilangan dan gelaran jawatan yang ditambah / diubah
d) Kebenaran Jawatankuasa Tanggagaji dan Syarat-Syarat Perkhidmatan
e) Skim perkhidmatan yang diluluskan oleh Jawatankuasa Tanggagaji dan Syarat-
Syarat Perkhidmatan
f) Baki Peruntukan
Sebagai contoh, Kementerian Hal Ehwal Ugama telah mentiadakan jawatan Setiausaha Kerja
C4 EB5, akan tetapi menghendaki jawatan baru penolong pegawai kerja Tkt I C3-4-EB5.
Walaupun anggaran jumlah adalah sama, akan tetapi lantikan jawatan berlainan, maka Waran
Perjawatan hendaklah dihadapkan kepada Setiausaha Tetap Kementerian Kewangan.
(5 markah)
18/22
8. Anda berkhidmat di salah satu Jabatan di dalam Kementerian yang
mempunyai satu Jawatankuasa Penghapusan Harta Benda Kerajaan dari
Kira-Kira dan dilantik oleh Ketua Jabatan untuk mengetuai satu
pemeriksaan suku tahunan ke atas barang-barang stor di Jabatan anda.
Semasa pemeriksaan tersebut, anda telah mendapati 20 unit meja kerani
berkeadaan baik dan berlebihan dari keperluan Jabatan. Sila nasihatkan
tindakan yang perlu diambil oleh Ketua Jabatan berkenaan keatas lebihan
meja tersebut seleras dengan peraturan-peraturan yang berkuatkuasa
pada masa ini?
(20 markah)
Jawapan
1) Terlebih dahulu anda dikehendaki membuat lapuran yang lengkap kepada Ketua Jabatan
berkenaan termasuk cadangan dan nasihat anda kepadanya.
2) Ketua Jabatan berkenaan hendaklah terlebih dahulu menempatkan 20 unit meja kerani
tersebut di tempat yang selamat.
3) Beliau hendaklah memohonkan 20 unit meja kerani tersebut kepada Pengerusi
Jawatankuasa Penghapusan Harta Benda Kerajaan dari Kira-Kira, Kementerian
berkenaan.
Jawatankuasa Penghapusan Harta Benda Kerajaan dari Kira-Kira
1) Sebelum dimesyuaratkan, ahli-ahli Jawatankuasa Penghapusan Harta Benda Kerajaan dari
Kira-Kira, Kementerian berkenaan akan membuat pemeriksaan ke atas 20 unit meja
kerani berkenaan pada masa dan tarikh yang telah ditetapkan.
2) Pengerusi Jawatankuasa Penghapuan Harta Benda Kerajaan dari Kira-Kira, Kementerian
berkenaan akan memesyuaratkan hasil pemeriksaan lebihan meja kerani berkenaan
bersama-sama dengan ahli-ahli yang telah dilantik.
3) Pengerusi Jawatankuasa berkenaan akan mencari mana-mana Jabatan di bawah (di
dalam) Kementerian atau Jabatan lain di lain Kementerian berkenaan menghendaki
meja kerani berkenaan.
4) Jika ada, mereka akan mencadangkan di dalam kertas kerja mereka untuk diserahkan
atau diagih-agihkan ke Jabatan berkenaan.
Lembaga Pemeriksa Tetap
1) Pengerusi Lembaga Pemeriksa Tetap, Jabatan Teknologi Maklumat dan Stor Negara,
Kementerian Kewangan, Cawangan Gadong, akan meneliti kertas kerja dan cadangan
Pengerusi Jawatankuasa berkenaan beserta dengan senarai 20 unit meja kerani tersebut
beserta dengan gambarnya.
2) Kertas kerja ini dimesyuaratkan oleh ahli-ahli Lembaga Pemeriksa Tetap yang terdiri
daripada Pengerusi, wakil dari Ketua Pengarah Kerja Raya dan wakil dari Jabatan
Perbendaharaan atau Kementerian Kewangan.
3) Setelah dimesyuaratkan, kertas kerja beserta dengan sokongan ini dihadapakan kepada
Setiausaha Tetap Kementerian Kewangan.
Jawatankuasa Penasihat Penghapusan dari Kira-kira
1) Kertas kerja dan sokongan ini pula dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Penasihat
Penghapusan dari Kira-Kira, Kementerian Kewangan yang dipengerusikan oleh Menteri
Kewangan Kedua beserta dengan ahli-ahlinya yang terdiri dari Setiausaha-Setiausaha
19/22
Tetap Kementerian Kewangan dan Kementerian-Kementerian dilantik atau wakil-wakil
mereka.
2) Mereka akan menapis sokongan tersebut dan mengambil keputusan ke atas sokongan yang
telah dibuat.
3) Hasil mesyuarat ini, kertas kerja tersebut akan dihadapkan ke hadapan Majlis Kebawah
Duli Yang Maha Mulia Paduka Baginda Sultan dan Yang Dipertuan Negara Brunei
Darussalam.
4) Setelah mendapat Titah Perkenan, kebenaran tersebut dibawa ke Mesyuarat
Jawatankuasa Penasihat Penghapusan dari Kira-Kira, Kementerian Kewangan untuk
pengesahan.
5) Setelah itu, Setiausaha Tetap Kementerian Kewangan akan mengirimkan surat/memo
kebenaran penghapusan dari kira-kira meja kerani tersebut kepada Ketua Jabatn
berkenaan samada 20 unit meja kerani itu diserahkan ke Jabatan/Sekolah yang
memerlukan atau sebaliknya.
Penyerahan
1) Ketua Jabatan berkenaan akan menghubungi Pengerusi Lembaga Pemeriksa Tetap untuk
menentukan masa, tarikh dan tempat Penyerahan meja tersebut.
2) Ahli Lembaga Pemeriksa Tetap/Wakil akan datang ke tempat penyerahan meja tersebut
bersama pegawai kanan Jabatan tersebut (Jabatan Yang Menyerahkan) dan pegawai
kanan Jabatan/Sekolah (Jabatan/Sekolah Yang Menerima) serta ahli Jawatankuasa
berkenaan atau wakilnya.
Surat Akuan Pembuangan dan Penghapusan dari Kira-Kira
1) Setelah Penyerahan telah dilaksanakan, Surat Akuan Pembuangan dan Penghapusan
dari Kira-Kira hendaklah ditandatangani oleh ahli-ahli Lembaga Pemeriksa Tetap dan
Ketua Jabatan/wakil di dalam surat akuan tersebut.
2) Salinan Asal Surat Akuan berkenaan hendaklah dikirimkan kepada Setiausaha Tetap
Kementerian Kewangan berserta dengan lampiran-lampiran yang berkaitan.
3) Tiga salinan lain hendaklah dikirimkan kepada:
a. Jurukira Agung
b. Juru Audit Agung
c. Pengerusi Lembaga Pemeriksa Tetap.
(20 markah)
20/22
9. ISTILAH-ISTILAH
Sila terang dengan ringkas istilah-istilah berikut:-
i) Barang-Barang Yang Beruntok (allocated stores) dan
Barang-Barang Ta‟Beruntok (unallocated stores)
(5 markah)
ii) Wang Panjar (petty cash) dan Wang Taruhan (deposit)
(5 markah)
iii) Perbelanjaan Perbekalan (supply bill) dan
Buku Peruntukan (vote book)
(5 markah)
iv) Penyata Pemungut (collector’s statement) dan
Buku Tunai (cash book) (5 markah)
Jawapan
i) Barang – Barang Ta’Beruntok (PK 504)
Barang-barang stor yang belum lagi diperuntukan peruntukkannya dan yang dibiayai
melalui Kumpulan-Kumpulan Wang Berkanun mengikut ta‟arif Perintah Perlembagaan
(Peraturan Kewangan) 1959.
Contoh: Beras, Gula, Minyak Petrol, Lampu-Lampu Bulb, Barang-Barang Jualan di
Jabatan Pertukangan Tangan
Barang-Barang Beruntok (PK 505)
Barang-barang yang dibeli melalui tajuk peruntukan Kementerian atau Jabatan yang
diketahui, ATAU barang-barang yang diterima daripada Barang-Barang Ta‟Beruntok
Jenis barang-barang beruntok terbahagi kepada 3 jenis iaitu:
a) (PK 505.1) Lejar Simpanan : barang stor yang dibeli untuk dipegang dalam
simpanan untuk kegunaan kemudian kelak
Contoh : Kotak kertas dan Cartridge Printer
b) (PK 505.2) Daftar Barang-Barang : Barang tahan lama untuk digunakan
serta-merta
Contoh : Kerusi dan Meja
c) (PK 505.3) Guna Habis : Barang stor yang digunakan habis & tidak
dikehendaki untuk diperhitungkan selanjutnya
Contoh : Alat-alat tulis, kuih-muih untuk mesyuarat dan barang-barang yang
ditempah untuk kegunaan serta-merta
(5 markah)
21/22
ii) Wang Panjar
FR 161 – Sekiranya perlu bagi mana-mana pegawai untuk menggunakan wang sebagai
pembayaran bagi perkhidmatan awam, yang mana baucarnya tidak boleh dikemukakan
terus kepada Perbendaharaan bagi pembayaran, maka dia akan menerima satu wang
panjar atau wang pendahuluan Khas yang jumlah wangnya adalah menurut apa yang
dibenarkan oleh Jurukira Agung.
Wang Taruhan
FR 141- Wang yang diterima oleh Ketua Jabatan oleh sebab jawatannnya dan bukan
yang bersumber dari peruntukan perbelanjaan, peruntukan hasil atau Kumpulanwang
amanah dan hendaklah disimpan dalam kira-kira wang tarohan.
iii) Perbelanjaan Perbekalan (Supply Bill)
Perbelanjaan yang diperuntukan melalui Waran Perbendaharaan pada setiap tahun dan
mengandungi 3 jenis( sila lihat penerangan di muka surat pertama):
1. Gaji
2. Perbelanjaan Berulang – Ulang
3. Perbelanjaan Khas
Buku Peruntukan (Vote Book)
Buku peruntukan (Vote Book) perlu disediakan oleh Pegawai Pengawal bagi merekod
perkara-perkara berikut:
a) Setiap tajuk kecil, penambahan atau pengurangan peruntukan yang dibuat melalui
Waran Tambahan, Waran Jabatan, Waran Pindah Peruntukan atau Waran
Perjawatan.
b) Jumlah perbelanjaan yang dikenakan atau dikreditkan melalui baucer
pembayaran, baucer pembetul atau borang resit
c) Semua inden–inden (purchase order) dan tawaran yang sudah diluluskan bagi
pembelian barangan, perkhidmatan–perkhidmatan dan kerja–kerja, dan mana-
mana perbelanjaan yang dikira sudah terikat (encumbered). Ini adalah bagi
mempastikan peruntukan telah tersedia dan mencukupi untuk membuat
pembayaran.
Pegawai Pengawal hendaklah menyesuaikan buku–buku peruntukan mereka dengan
laporan yang dikeluarkan oleh Unit Lejar Utama, Jabatan Perbendaharaan dalam jarak
waktu yang ditetapkan oleh Jabatan Perbendaharaan. Satu surat pengesahan
hendaklah dihantar kepada Jabatan Perbendaharaan apabila siap penyesuaian dan
hendaklah dihantar salinannya kepada Juruaudit Agung.
22/22
iv) Penyata Pemungut (Collector’s Statement)
Satu penyata atau kenyataan yang meringkaskan segala kutipan Jabatan mengikut i)
resit pembayaran yang telah dikeluarkan, ii) jumlah wang tunai dan jumlah cek yang
telah dihantar ke bank, iii) nombor akaun hasil. Jumlah yang dicatit di dalam Penyata
Pemungut hendaklah bersamaan dengan jumlah yang dicatitkan pada buku tunai dan di
dalam lembaran bank. Penyata pemungut hendaklah dihadapkan ke Jabatan
Perbendaharaan dalam tempoh 2 hari bekerja selepas wang dimasukkan ke bank (Surat
Keliling Perbendaharaan Bil:1/1977).
Buku tunai (Cash book)
Buku catatan harian Jabatan yang mencatatkan segala kutipan harian Jabatan seperti
berikut:
a) Nombor resit berturut-turut
b) Resit batal hendaklah dicatat BATAL.
c) Jumlah Progresif bagi setiap tajuk kutipan dan kutipan keseluruhan.
d) Dibubuh nama, jawatan kerani, tarikh disediakan dan diperiksa/disahkan oleh
pegawai.
23/22
