Studii De Caz Managementul Calitatii - PowerPoint by mod10166

VIEWS: 426 PAGES: 21

Studii De Caz Managementul Calitatii document sample

More Info
									   Audit de sistem:
         clarificari,
recomandari, studii
             de caz
  Irina SEVERIN
  coordonator dept. Asigurarea Calitatii, Monitorizare,
  Audit, Evaluare
Context

 NECESITATE

 Incepand cu 2007, beneficiarii recurenti sunt supusi auditurilor de sistem

 Universitatile (consortiile universitare) care contracteaza un grant pentru mobilitati
    Erasmus ce depaseste 250000 Eur


 DE CE ? Prevenirea riscurilor

 Impactul unei nereguli la nivelul sumei contractuale poate fi mare din cauze
    sistemice.

 Remedierea acesteia reduce / amelioreaza impactul asupra grantului institutional.

 In plus, universitatile nou intrate in program sau contractele care prezinta un grad
     de risc asociat pot face obiectul unui audit de sistem.

 3
Context
     Tipuri de verificari in cadrul Programului Erasmus:

     ● verificarea rapoartelor intermediare si finale

     ●   control financiar (desk-check) - selectia universitatilor supuse acestui tip
          de verificare se realizeaza de catre Comisia Europeana

     ●   monitorizare - impactul programului asupra beneficiarilor:
          universitati/studenti/personal, evaluarea calitatii (nu se pune accent pe un
          anumit an universitar), valorizare

     ●   audit financiar - verificare financiara a ultimului an universitar incheiat:
          tranzactiile care il compun si analiza conformitatii cu legislatia/
          regulamentele (numai pentru contracte incheiate si raportate)

     ● audit / verificare de sistem - analiza procedurilor si a sistemului, urmata de
         “teste de conformitate” (atat pe contracte incheiate, cat si pe cele in
         derulare)

 4
Context

     Gradul de risc agregat si tipul de control asociat


     Mobilitati Erasmus         Risc agregat    Procent minim Numar minim
     nr. contracte / an univ.                   SM / TS       SM / TS

     >500                       mediu           1% / 2%      5/5

     500…100                    mediu           2% / 4%      5/5

     100…25                     mediu/scazut    -/-          5/5

     25…5                       scazut          -/-          5/5

     <5                         f. scazut       -/-          toate


 5
Context

 Se supun verificarii / auditului de sistem:

 Contracte pentru activitati de mobilitate (SMS – mobilitati studentesti de
   studiu; SMP – plasamente; STA – mobilitati de predare ale cadrelor
   didactice universitare; STT – mobilitati de formare a personalului
   universitar si OM – organizarea mobilitatii)

 In cazul in care o universitate a fost selectata pentru verificare de sistem, iar
    aceasta are / a avut si un contract IP - Intensive Programme sau EILC -
    Erasmus Intensive Language Course, impreuna cu verificarea de sistem
    se va efectua si un audit financiar asupra ultimului raport final transmis
    pentru respectiva actiune.




 6
Auditul de sistem


     Ce se verifica?

     I : analiza sistemului aplicat si a modului de desfasurare a
         activitatilor specifice

     II : verificarea financiara a raportului final al ultimului
        contract si teste de conformitate pentru verificarea
        modului de aplicare a procedurilor sistemului




 7
Auditul de sistem

     Verificarea sistemului

     I. Organizarea Biroului de Programe Comunitare
     II. Selectia beneficiarilor de mobilitati
     III. Pregatirea beneficiarilor pentru mobilitati
     IV. Managementul financiar al fondurilor ERASMUS
        gestionate
     V. Managementul ciclului proiectului
     VI. Controlul intern - Auditul Intern / Extern



 8
I. Organizarea BPC
     •   Documente de infiintare a BPC (HBS)
     •   BPC in organigrama institutiei
     •   Regulamentul de organizare si functionare a BPC
     •   Carta Universitatii
     •   Strategia institutionala pentru participarea la Program
     •   Proceduri de lucru (procese identificate, formalizate)
     •   Componenta (full time/part time, alte job-uri/responsabilitati, evitarea
         conflictului de interese), inclusiv responsabil financiar
     •   Fise de post pentru membri BPC (identificarea responsabilitatilor Erasmus in
         fisa de post)
     •   Drepturi de semnatura pe diferite etape de desfasurare a mobilitatilor (cine/in
         ce ordine/in ce baza)
     •   Segregarea responsabilitatilor (autorizare tranzactie/efectuare si inregistrare,
         monitorizare si verificare beneficiari/aprobare plata, audit intern/orice alta
         interventie)
     •   Program de lucru, acces informatii


 9
II. Selectia beneficiarilor de
mobilitati
     • Promovarea programului: materiale informative, website
     • Dosare de candidatura / selectie standard pentru studenti / profesori
       (ex.: CV, scrisoare de intentie, rezultate academice, atestat limba
       straina etc)
     • Inregistrarea tuturor dosarelor de candidatura / aplicatii standard
     • Existenta unei proceduri transparente pentru sistemul de selectie:
       - HBS pentru infiintarea comitetului de selectie
       - nr. membri, independenta si evitarea conflictului de interese
       - stabilirea unor criterii transparente si echitabile de eligibilitate si de
        selectie a beneficiarilor (v. reguli impuse prin contractul cu AN)
       - punctajele necesare pentru obtinerea unui grant
       - procesele verbale privind punctajele obtinute de catre beneficiari in
        urma selectiei (liste cu studentii admisi, rezerve, respinsi)
        - rezultatele documentate anuntate in timp util si transparent
     • Arhivare documente
10
III. Pregatirea beneficiarilor pentru
mobilitati


     • Intruniri de pregatire – procese verbale incheiate in
       urma intalnirilor cu viitorii studenti Erasmus,
       informatii ce au fost oferite beneficiarilor, participarea
       fostilor beneficiari Erasmus / liste participanti,
       materiale prezentate;

     • Probleme aparute / monitorizari ale celor plecati -
       sistem, metode/instrumente, trasabilitatea actiunilor




11
IV. Managementul financiar al
fondurilor Erasmus gestionate
     • Cont pentru grantul anual ERASMUS separat de alte
       surse de finantare
     • Instrumente analitice de urmarire a fondurilor, in cazul
       in care in cont se primesc mai multe surse
     • Fonduri suplimentare din partea institutiei
     • Depozite temporare, regimul dobanzilor / cont curent
     • Proceduri de stabilire a sumelor acordate beneficiarilor si
       incadrarea in baremele stabilite de CE si AN
     • Tipuri de tranzactii : transfer / cash (registre de
       casa….etc.)
     • Evidenta tranzactiilor - departament / financiar (unde,
       timp), viza CFPP, documentatie intocmita pentru plati –
       relationare contracte
12
IV. Managementul financiar al
fondurilor Erasmus gestionate

     • Pastrare a documentelor timp de 5 ani
     • Existenta unor proceduri de raportare (intocmire,
       verificare, autorizare) si de inchidere financiara /
       reconcilieri
     • Comparatii fata de previziuni (unde este cazul)
     • Programe de evidenta financiar – contabila pentru
       fondurile Erasmus
     • Proceduri de angajament/plata/decont/decommitment
     • Evidente pentru primirea banilor de catre beneficiari
     • Reconcilierea acestor evidente cu extrasele de cont
       bancare

13
IV. Managementul financiar al
fondurilor Erasmus gestionate

     • Concordanta intre sumele platite de AN cu cele efectiv
       virate in conturi (si invers)
     • Concordanta datelor dintre extrasul de cont – contractul
       incheiat cu beneficiarul - documentul de plata -
       inregistrarea contabila - raportarea catre AN
     • Existenta acordurilor bilaterale
     • Verificarea “learning agreeement” si a foii matricole
     • Concordanta perioadelor - contractuala si cea mentionata
       in certificatul de participare
     • Aprobare si plata granturi in timpul perioadei
       contractuale de eligibilitate


14
IV. Managementul financiar al
fondurilor Erasmus gestionate

     • Existenta si continut rapoarte narative de activitate ale
       beneficiarilor
     • Evitare dubla finantare din fonduri comunitare, pentru
       aceeasi activitate / situatie plati in litigiu
     • Verificarea faptului ca studentul nu a mai beneficiat
       vreodata de un grant Erasmus de studiu sau de plasament




15
V. Managementul ciclului
proiectului
 •   Acorduri inter-institutionale cu institutiile gazda
 •   Contracte cu beneficiarii
 •   Learning Agreement
 •   Dovada mobilitatii: certificatul de prezenta
 •   Foile matricole (transcript of records)
 •   Dovada recunoasterii academice (credite transferabile,
     supliment la diploma)
 •   Emiterea certificatelor Europass
 •   Raportare catre AN / cum, la timp, reveniri, alte informatii
 •   Actiuni de monitorizare - urmarire a mobilitatilor
     studentilor / personalului universitar, transfer in curricula
 •   Statistici produse (pentru urmarirea progresului si
     analizarea anumitor devieri de la prognozele initiale)
 •
16   Evaluari externe ale programului
VI. Controlul intern - Auditul
Intern / Extern
     Audit Intern:

     • Identificarea functiei in organigrama universitatii
     • Misiuni / rapoarte de audit intern referitoare la gestiunea fondurilor
       Erasmus (includerea in planul de audit intern institutional),
       identificare masuri corective / recomandari
     • Instrumente / metode de verificare in acord cu cerintele programului
     • Remedierea neregulilor constatate (urmarire)

     Audit Extern:

     • Analiza concluziilor rapoartelor intocmite in urma verificarilor
       efectuate asupra fondurilor Erasmus de catre alte institutii abilitate


17
Recomandari (I)

     •   Urmărirea (conducerea universitatii si BPC) îndeplinirii recomandărilor
         cuprinse în rapoartele de audit ale AN

     •   Asigurarea unei transparente totale a programului prin promovarea acestuia pe
         paginile web ale institutiilor, prin materiale care sa contina informatiile necesare
         referitoare la acesta etc.

     •   Actualizarea informatiilor referitoare la Programul Erasmus pe paginile web, a
         denumirii AN si a terminologiei programului in documente: Socrates -> LLP

     •   Regulamentul selecţiei, componenţa şi atribuţiile membrilor comisiilor de selecţie
         trebuie stabilite prin Hotărâri ale Biroului de Senat si sa fie armonizate la nivelul
         universitatii

     •   Semnarea si respectarea declaraţiilor de evitare a conflictului de interese de catre
         personalul BPC si membrii comisiilor de selectie, la fiecare runda

18
Recomandari (II)
     • Existenta in cadrul BPC (la nivelul facultatilor) a unui registru de
       înregistrare a candidaturilor / dosarelor şi crearea unei baze de date
       centralizate cu toate candidaturile şi cu datele ulterioare selecţiei
     • Contractele încheiate între instituţie şi beneficiari să respecte în totalitate
       condiţiile minime impuse de AN (dupa model – anexa la contract)
     • Incheierea de acte aditionale pentru modificarile survenite in contract
       (sume suplimentare, prelungiri) cu respectarea perioadei de eligibilitate
       si efectuarea platilor in cadrul perioadei contractuale
     • Stabilirea unei proceduri referitoare la suplimentarea granturilor si
       aprobarea acesteia prin HBS / procedura redistribuire
     • Perioada de predare menţionată în atestatul de participare trebuie să
       corespundă cu cea specificată în contract şi raportată AN
     • Evidentierea clara a beneficiarilor si a sumelor ce se aloca acestora pe
       extrasele de cont / cont bancar dedicat grantului Erasmus pe an univ.
     • Pastrarea fotocopiilor contractelor dintre universitate şi beneficiari şi ale
       documentelor financiare întocmite cel puţin 5 ani pentru a permite
       accesul facil în momentul unui audit al organismelor abilitate
19
Recomandari (III)

     • Exercitarea functiei CFPP in universitate
     • Concordanta contracte / plati / starea de fapt (date, semnaturi,
       persoane autorizate, %, termene) contractele si actele aditionale se
       semneaza de catre reprezentantul legal / recunoastere - echivalare
     • Fundamentare selectie cadre didactice, detaliere program de predare /
       program de lucru personal universitar
     • Managementul documentelor (rapoarte nesemnate, nedatate etc.,
       neconcordanta informatii in documente, documente perimate)
     • Efectuarea platilor prin transfer bancar catre beneficiari, comisioanele
       bancare se suporta de universitate
     • Respectarea cuantumului min / max in cazul mobilitatilor
     • Includerea in planul de audit intern al universitatii a unei misiuni de
       verificare a executiei fondurilor Erasmus / a nu se confunda cu
       fondurile de cercetare
     • PLASAMENTE


20
Intrebari ?



 Succes !

								
To top