REQUEST FOR PROPOSAL NAIA ELIGIBILITY CENTER ADMINISTRATION

							                    
                    
                    
 
                               REQUEST FOR PROPOSAL: 
                       NAIA ELIGIBILITY CENTER ADMINISTRATION 
 
 
The National Association of Intercollegiate Athletics (NAIA) is seeking an independent third‐
party administrator for a new NAIA Eligibility Center.  The independent third‐party 
administrator will work with the NAIA national office and a standing NAIA Committee on 
Competitive Experience to operate an NAIA Eligibility Center (branded in all respects as an NAIA 
entity and operation) responsible for determining eligibility for purposes of the association’s 
competitive experience legislation. 
 
The independent third‐party administrator will be selected this fall.  Proposals will be due 
Monday, August 10.  A seven‐member Task Force on the NAIA Eligibility Center, chaired by 
Evergreen State College President Thomas L. Purce, will review all proposals and recommend 
viable alternatives from among those proposals to the NAIA Council of Presidents no later than 
September 1, 2009.  The Council of Presidents, responsible for making the final selection, will 
review task force recommendations during its September 27‐28 meeting. 
 
 
Applicable Legislation 
 
The NAIA’s competitive experience rule is intended to ensure that students in the NAIA are 
competing against other students with similar athletic experiences.  Inasmuch as athletes who 
compete outside the traditional college setting can, in certain circumstances, gain an unfair 
advantage, such individuals can be charged one or more seasons of competition on the basis of 
outside competition. 
 
NAIA  members  revised  the  rule  in  April  2009  to  determine  eligibility  for  purposes  of 
competitive  experience  based  primarily  on  students’  participation  in  elite‐level  competition.  
The rule applies to a given student for outside competitive experience beginning September 1 
after high school graduation (or, for students who do not graduate from high school, after the 
student’s 19th birthday). 
 
The legislation also requires that eligibility for purposes of competitive experience be 
determined through an independent third‐party national eligibility center.  Determinations of 
eligibility rendered by the eligibility center for a given student‐athlete will be considered 
binding for all NAIA member institutions. 
 
If, during the course of work completed by the center, information comes to light that would 
affect a given student’s eligibility under NAIA amateurism or other rules, the center will be 
obligated to take those rules into account in determining the student‐athlete’s NAIA eligibility 
status. 
 
NAIA member institutions will be expected to review determinations of the NAIA Eligibility 
Center and seek clarifications of a particular student‐athlete’s eligibility for purposes of 
competitive experience through written appeals submitted to the standing Committee on 
Competitive Experience. 
 
This new standing committee will be established effective August 1, 2009, and report to the 
NAIA Council of Faculty Athletics Representatives, assisted in its work by national office staff 
members serving in a liaison capacity between the committee, NAIA membership, prospective 
and enrolled student‐athletes and eligibility center staff.  In addition to its responsibility for 
hearing appeals, the seven‐member committee will be responsible for oversight of the NAIA 
Eligibility Center and development of policies related to administration of the center, including 
definitions and determination of elite‐level competition. 
 
 
Intended Outcomes 
 
Creation and development of the NAIA Eligibility Center will begin immediately upon creation 
of the Committee on Competitive Experience and appointment of the center’s independent 
third‐party administrator.  Successful outcomes for a functioning NAIA Eligibility Center include: 
     • Clear understanding of elite‐level competition in the U.S. and internationally, with 
         particular attention to countries in which recruiting by NAIA coaches is most active 
     • Additional research capability related to elite‐level competition domestically and 
         internationally 
     • High‐quality customer service with established accountability measures 
     • Infrastructure for handling certifications professionally and consistently, even in the 
         face of fluctuating volume of certification requests 
     • Electronic education/outreach with NAIA member institutions, prospective student‐
         athletes and other interested constituent groups 
     • Sufficient revenues to cover costs. 
 
 
Responsibilities of Independent Administrator 
 
The independent administrator will be engaged to work with the Committee on Competitive 
Experience and NAIA national office staff to: 
     • Identify and maintain up‐to‐date records of elite‐level competition in the U.S. and 
         internationally for all sports in which the NAIA conducts national championship 
         competition 


                                                2 
   •   Determine, install and maintain the infrastructure (i.e., facilities; staffing; systems;  data 
       collection, retrieval and storage; security; communications; software; equipment; 
       services) for registration and certification of student‐athletes  
   •   Determine eligibility for all first‐time NAIA student‐athletes (freshman and transfers) for 
       purposes of competitive experience, beginning with student‐athletes first enrolling in 
       NAIA member institutions in 2011‐12 and thereafter 
   •   Retain on file in an electronic database that is searchable, scalable and secure all 
       historical data and records used to determine eligibility for individual student‐athletes 
   •   Respond to requests from NAIA member institutions and affiliated conferences, 
       Association of Independent Institutions, Committee on Competitive Experience, 
       National Eligibility Committee, Council of Faculty Athletics Representatives and other 
       NAIA councils and committees on matters related to the operation of the eligibility 
       center and eligibility of prospective and enrolled student‐athletes 
   •   Respond to requests from prospective student‐athletes, their parents or legal guardians 
       and the general public related to the operation of the eligibility center and (as 
       appropriate) eligibility of prospective and enrolled student‐athletes 
   •   Establish and maintain effective means of regular communication with prospective NAIA 
       student‐athletes, member institutions and affiliated conferences 
 
 
Enrollment and Certification Projections 
 
The following data are intended to assist in preparation of proposals for administration of the 
eligibility center.  These data are drawn primarily from: 
    • A June 2008 survey, conducted by the NAIA, of NAIA conference eligibility chairs.  
         Survey results were based on responses from fewer than half the association’s 25 
         affiliated conferences and the Association of Independent Institutions. 
    • Follow‐up telephone and e‐mail surveys conducted in October 2008 by the NAIA 
         national office with selected NAIA conference eligibility chairs and member institutions’ 
         faculty athletics representatives, in an effort to confirm data submitted in the June 2008 
         survey. 
    • Year‐end reports filed at the conclusion of the 2007‐08 academic year with the NAIA 
         national office by each member institution. 
    • NCAA Eligibility Center staff review in Fall 2008 of NAIA top ten teams in men’s and 
         women’s soccer, women’s volleyball and men’s and women’s tennis.  The purpose of 
         this review was to gather data related to the number of international student‐athletes 
         and the number of student‐athletes in higher‐level NAIA programs already registered 
         through the NCAA Eligibility Center. 
 
Freshman enrollment.  The reported number of enrolled freshman student‐athletes varied, 
with an estimated 12,500 reflected in NAIA year‐end reports, 21,170 estimated from the 
October NAIA staff survey, and 27,260 estimated from the June 2008 web‐based membership 



                                                 3 
survey.  Based on these figures, the NAIA national office staff estimates 18,000 – 20,000 
freshman student‐athlete enrollees at NAIA institutions annually. 
 
Number of students subject to competitive experience rule.  Information submitted by 11 
conference eligibility chairs in the June 2008 web‐based survey reflected submission of 
between 591 and 792 competitive experience forms in 2007‐08 from between 127 and 176 
institutions. 
 
These reported figures are low for a number of reasons: 
    1. Reports from 11 eligibility chairs reflect about 40% of the total number of affiliated 
        conferences and independents. 
    2. NAIA members widely acknowledge that in recent years the application of the 
        competitive experience rule has been uneven, making it likely that significant numbers 
        of student‐athletes subject to the rule are not shown in the reports submitted. 
    3. Some institutions’ faculty athletics representatives do not submit a competitive 
        experience form to the conference office if the student‐athlete in question is not 
        charged a season of competition. 
    4. During the years the competitive experience rule has been in effect, the majority of 
        conference eligibility chairs report an increase in the number of forms submitted. 
 
Based on these data and observations, the NAIA national office estimates 1,500 – 2,000 
student‐athletes subject to the competitive experience rule each year. 
 
International freshman student‐athletes.  Results relative to the average percentage of 
international student‐athletes on member institutions’ rosters is reasonably consistent in each 
survey, generally about six to seven percent.  Based on these data, the NAIA national office 
estimates 1,100 – 1,200 international freshman student‐athlete enrollees at NAIA institutions 
annually. 
 
Non‐enrolling freshman students.  The eligibility center will receive registration requests from, 
and make eligibility determinations for, an unknown number of additional prospective student‐
athletes each year who are recruited but do not enroll.  According to information supplied by 
the NCAA Eligibility Center, roughly three times as many high school students seek NCAA 
certification as eventually enroll each year.  It is not anticipated the number of non‐enrolling 
freshman students will represent that large a percentage within the NAIA.  The NAIA national 
office estimates that NAIA coaches recruit an additional 10,000 prospective student‐athletes 
who do not enroll (of whom an estimated 600 – 700 may be international students).  If that is 
the case, the national office estimates (based on the same methods and data used above) that 
an additional 750 – 1,000 non‐enrolling prospective student‐athletes may require 
certification. 
 
 



                                                4 
Countries of Origin 
 
The NAIA national office has conducted preliminary research on countries (in addition to the 
U.S.) in which NAIA coaches most actively recruit in selected sports.  Research was completed 
using information reported in 2008‐09 by member institutions through national statistical 
programs, augmented by national office staff members’ review of 2008‐09 rosters among NAIA 
championship qualifiers.  Preliminary results in selected sports are as follows: 
 
       Sport             No. of       Countries with most Active Recruitment         Other countries
                        Student-                 (10 or more S-A)
                        Athletes
                        sampled
M & W Cross Country       TBD        TBD                                             TBD
Football                  4858       Canada                                          10 additional
Soccer - men’s            2962       England/Wales, Brazil, Canada                   67 additional
                                     Scotland, Jamaica, Germany, Ireland, Serbia, 
                                     Mexico, Sweden, Kenya, Trinidad and 
                                     Tobago, Australia, Venezuela, Colombia, 
                                     Spain, Iceland,  
                                     South Africa
Soccer – women’s          3224       Canada, England, Brazil, Sweden, Africa,        30 additional
                                     Australia, Jamaica 
Volleyball - women’s      2503       Canada, Brazil                                  18 additional
Wrestling                 685        None                                            2 (Germany,
                                                                                     Ukraine)
M&W Swim/Dive             TBD        TBD                                             TBD
M&W Track & Field         TBD        TBD                                             TBD
Basketball – men’s        2709       Serbia, Australia, Brazil                       57 additional

Basketball – women’s      3002       None                                            33 additional
Baseball                  2935       Canada, Puerto Rico, Venezuela                  11 additional
M&W Golf                  TBD        TBD                                             TBD
Softball                  2178       Canada                                          5 additional
M&W Tennis                TBD        TBD                                             TBD
 
 
Definition of Elite‐Level Competition 
 
The specific definition of, and evaluative criteria used to identify, elite‐level competition will be 
developed by the standing Committee on Competitive Experience, working in consultation with 
the independent third‐party administrator and NAIA national office staff.  Because the standing 
committee is not yet in place, the Task Force on the NAIA Eligibility Center discussed this topic 
in its initial telephone conference. 
 
Members of the task force supported the general concept that elite‐level competition should 
be defined as training and competition at a level roughly equivalent to (or above) training and 
competition available to student‐athletes at NAIA member institutions.  Task force members 


                                                   5 
discussed tentatively a number of key indicators that might be used to evaluate whether 
participation is roughly equivalent to (or more advanced than) NAIA training and competition, 
including: 
    • Trained/certified and/or compensated coaches 
    • Trained/certified and/or compensated officials 
    • Competitive schedules organized and announced in advance, including travel to 
         cities/regions outside the team’s home town/region 
    • Signed player contracts and/or registration forms 
    • Reimbursement of actual and necessary expenses 
    • Tryouts for teams versus open enrollment 
 
The task force engaged this conversation at the request of the national office and no final 
determination will be made on this point prior to selection of the third‐party administrator. 
 
The definition and evaluative criteria eventually identified, however, will be used to establish a 
framework for elite‐level competition domestically and internationally.  This framework will be 
determinative in establishing the eligibility of individual student‐athletes for purposes of 
competitive experience.  In those sports and countries for which such a framework can be 
clearly established, circumstances surrounding the participation of an individual student‐athlete 
(e.g., receipt of expenses, signed contract) will not have a direct bearing on that student’s 
eligibility, unless those circumstances affect the student’s eligibility under amateurism or other 
NAIA rules. 
 
 
Content of Proposals 
 
Proposals should include a description of the overall approach that will be used to meet the 
requirements outlined in this proposal, based on the information and relevant data provided. 
 
Proposals should include (at a minimum) information to address fully each of the following 
items: 
 
    1. Familiarity with NAIA regulations and procedures 
    2. Experience in performing similar or related work 
    3. Understanding of elite‐level competition (U.S. and international) 
    4. Research capability related to elite‐level competition 
    5. Infrastructure for handling certifications 
    6. Methods that will be used to identify potential registrants and obtain information 
         necessary for certification 
    7. Methods of distributing information to parties (e.g., member institutions, conferences) 
         with a legitimate interest in eligibility determinations 
    8. Measures and safeguards to ensure confidentiality of sensitive data 
    9. Electronic education/outreach experience and capabilities 


                                                6 
   10. Ability to ensure unique branding as an NAIA eligibility center and operation 
   11. Anticipated staffing (positions and numbers in each position) 
   12. Anticipated revenues and expenditures 
   13. Proposed source(s) of revenue 
   14. Proposed fee structure (if any) 
   15. Components and measures of customer service 
 
 
Submission of Proposals 
 
Proposals should be submitted to the national office as an electronic PDF or Word file.  
Proposals should be sent via electronic mail to: 
 
John Leavens, Senior Vice President for Membership Services:  jleavens@naia.org 
Marcus Manning, Director of Membership Services:  mmanning@naia.org 
 
Proposals should be received in their entirety in the national office by 11 p.m. Central time, 
Monday, August 10. 
 
 
Questions or points of clarification related to this document or the submission of proposals are 
welcome.  Please direct your questions to: 
 
     John Leavens, Senior Vice President for Membership Services 
     Direct:  816‐595‐8111 
     Main:  816‐595‐8000 
     E‐mail:  jleavens@naia.org 
     USPS:  1200 Grand Boulevard, Kansas City, MO 64106 




                                                7