Your Federal Quarterly Tax Payments are due April 15th Get Help Now >>

Retningslinjer for reisevirksomheten i Forsvaret by liuhongmei

VIEWS: 3 PAGES: 7

									                 Forsvarets overkommando
                 tilleggsdokument nr 3/2000




      Retningslinjer for
reisevirksomheten i Forsvaret

    (Reisenorm i Forsvaret)




FO/Ø 16 mar 00
Reisenorm i Forsvaret er Forsvarets policy for reiser og
flytting. Den bygger på Forsvarets personellpolitikk som
ivaretar arbeidsgivers ansvar overfor personellet. Reisenormen
er Forsvarssjefens styringsverktøy, og den er drøftet med
arbeidstakerorganisasjonene.
Hensikt
Reisenormen skal gi målrettet utnyttelse av Forsvarets ressurser
innenfor reiser og flytting ved å utvikle en kostnadsbevisst
holdning, rasjonelle rutiner og samordnet kjøp av tjenester
gjennom konsernavtaler.
Ansvar
Reisenormen omfatter alle som godkjenner, gjennomfører eller
administrerer reiser for Forsvaret. Før ansvarlig sjef godkjenner
en reise, må han vurdere om reisen er nødvendig og om den er
kostnadsbevisst planlagt. Avvik fra reisenormen må være
begrunnet.
Reiseregulativ/-bestemmelser
Statens reiseregulativer, SPH og deler av FR, gjelder på reiser i
tjeneste.
Reiseøkonomi
Kostnadsbevisst holdning legges til grunn ved valg av type
flybillett, hotell, leiebil etc. Reiser skal bestilles i god tid,
minimum 4-7 dager. Rabatterte flybilletter benyttes i størst
mulig grad. Evt fullprisbilletter må begrunnes i reiseordren.
Personellet skal i tråd med Forsvarets personellpolitikk, ha en
god, men nøktern standard på reise.
Kost og kvarter (forpleining og forlegning)
Det må fremgå av reiseordren om fri kost (adm forpleining)
og/eller tilvist fritt kvarter, skal benyttes ved tjenesteoppdrag,
skoler, kurs el i inn- og utland.
Leverandøravtaler
Reisetjenester som skal dekkes av Forsvaret, må i hovedsak
være kjøpt hos en leverandør som Forsvaret har konsernavtale
med. Konsernavtalene benyttes såfremt leverandøren er
leveringsdyktig.
Flyttebyrå
Forsvaret vil i løpet av 2000, inngå avtale med ett flyttebyrå
som får enerett på all flytting i Forsvaret.
Flytteforsikring
Forsvaret har avtale med If Skadeforsikring om kollektiv
flyttegodsforsikring for Forsvarets personell. Avtalen kan også
benyttes privat.
Reisebyrå
Forsvaret har avtale med NSB Reisebyrå (NSBR). Alle
utenlands flyreiser må bestilles hos NSBR, og byrået skal tilby
rabatt-/spesialprisbilletter når det er mulig. Om det er ønskelig,
kan andre reisetjenester, som hotell og leiebil, bestilles direkte
hos leverandøren.
Hotell
Forsvaret har avtaler med utvalgte hoteller iht hotellhåndbok,
om overnatting (rom/frokost) og kurs /konferanser. Andre
hoteller kan bare benyttes når avtalehotell ikke finnes eller ikke
har ledige rom. Hotell av rimelig kategori velges fremfor
dyrere. Avtaleprisene kan også benyttes privat.
Skip
Forsvaret har avtale med Color Line og Hurtigruten om
spesialpris på kurs/konferanse.
Tog
Forsvaret har avtale med NSB Persontrafikk om rabatt på
tjeneste- og permisjonsreiser. Befal kan også benytte avtalen
privat.
Leiebil innenlands
Forsvaret har avtale med Avis om spesialpriser, inkl forsikring,
på korttids- og månedsleie. Leiebil velges når det blir billigst og
mest praktisk. Primært velges bil av rimelig kategori; for øvrig
etter behov. Avis er eneleverandør innenlands. Kan også
benyttes privat.
Leiebil utenlands
Avis tilbyr Forsvaret rabatter eller spesialpriser inkl forsikring,
på korttidsleie. Utenlands kan også andre leiebilfirma benyttes.
Prisene kan benyttes privat.
Tjenestereiser med fly innenlands
Forsvaret inngår avtaler med Braathens, SAS og Widerøe om
spesialpriser. Braathens er preferert i 2000 og betaler bonus av
omsetningen. Spesialprisene kan ikke benyttes privat. Den
reisende bestiller iht Bestemmelser for reisende innen
Forsvarets lufttransportsystem, henter og betaler flybilletter
selv.
Flyreiser utenlands
Forsvaret benytter statens flyreiseavtale med SAS og mottar
bonus av omsetningen. Det må derfor foreligge tungtveiende
grunner for å velge andre flyselskap. Forsvaret har avtale om
spesialpriser (ikke tilgjengelig privat) til bestemte steder.
Utenlands flyreiser må bestilles og betales ved NSBR.
Kundekort (fordelskort) og bonuspoeng
Forsvaret anbefaler bruk av leverandørenes kundekort, f eks
Avis Preferred, SAS EuroBonus og Braathens Wings.
Bonuspoeng opptjent på tjenestereiser, skal om mulig utnyttes
ved nye tjenestereiser; de skal ikke benyttes privat.
Kundeprofil med fullmakt til reisebyrået
Ansatte som reiser i tjenesten, forutsettes å sende utfylt
kundeprofilblankett til NSBR. Den inneholder faste
personopplysninger og fullmakt til å belaste kredittkortet når
utenlands flybilletter skrives ut. Reisebyrået er ansvarlig for å
hindre misbruk.
Utlevering av billetter fra reisebyrå
Utenlands flybilletter og andre reisedokumenter sendes til avtalt
kontor- eller privatadresse. Hastebilletter kan etter avtale hentes
på flyplass.
Elektronisk billett
Forsvaret vil anbefale bruk av elektroniske flybilletter når disse
tilfredsstiller Forsvarets krav.
Reiseforskudd
Ved å bruke kredittkort, vil det vanligvis ikke være nødvendig å
ta ut forskudd før reisen. Reiseforskudd gis unntaksvis ved
overføring til den ansattes konto.
Betalingsmåte
Ansatte på reise forutsettes å betale alle reisetjenester som
flybilletter, hotell og leiebil; som hovedregel med kredittkort.
Avdelingen skal betale fri kost (adm forpleining) og/eller tilvist
fritt kvarter, iht faktura.
Reiseregning
Ansatte leverer reiseregning snarest etter reisens slutt.
Reduksjon av kostgodtgjøring
Kostgodtgjøringen skal reduseres iht regulativene i SPH når
måltider blir dekket.
Dokumentasjon
Utlegg vil normalt bli refundert når de er dokumentert med
bilag. Flybillettens kundekopi, «billettstammen», må vedlegges
reiseregningen. Alle reiseutgifter må føres på reiseregningen,
også årsavgift for kredittkort.
Reiseoppgjør
Rasjonelle rutiner ved SAEene skal sikre at utlegg blir refundert
snarest. Det anbefales egen konto for reiseoppgjør.
Kredittkort
Forsvaret benytter kredittkort med personlig ansvar; American
Express, Diners Club og Eurocard Gold. Kortene gir
betalingsutsettelse fra 20 til 50 dager.
Kostnader ved kredittkort
Forsvaret refunderer kostnadene etter regler i statens
reiseregulativer; årsavgift for ett kort, samt gebyr ved uttak av
kontanter og oppgjør av månedsfaktura.
Ansvar ved kredittkort
Kredittkort må behandles like aktsomt som penger. Kortholder
har personlig ansvar for betalingskrav til kredittkortselskapet,
men har ikke ansvar for andres misbruk av kortet når selskapets
kontobestemmelser er overholdt.
Reiseforsikringer
Reiser betalt med kredittkort, har reiseforsikring. Forsvaret har
avtale med ACE Insurance om kollektiv reiseforsikring av
reiser som ikke dekkes av kredittkortenes reiseforsikring.
Avbestillingsforsikring ved sykdom
Ved avbestilling/endring av rabattbilletter påløper gebyrer.
Reiser som er betalt med kredittkort, har avbestillingsforsikring
ved sykdom. Forsvaret er ellers selvassurandør og vil dekke
uforutsette avbestillinger.
Ubenyttede/delvis benyttede flybilletter
Billetter og billettstamme må returneres til utsteder snarest.
Kredittkortselskapet må varsles. Kopi av billettstamme
vedlegges reiseregningen med beskjed om at originalen er
returnert.
Informasjon/opplæring/iverksetting
Forsvarssjefen har gjennom sine ansvarlige sjefer ansvar for
informasjon, opplæring og iverksetting av reisenormen. Det er
en tjenesteplikt for ansvarlig sjef å kjenne reisenormen og
innrette seg i samsvar med den.
Konklusjon
Reisenormen uttrykker Forsvarssjefens forventning om at en
kostnadsbevisst holdning, rasjonelle rutiner og lojalitet til
konsernavtaler ved valg av reisetjenester, vil gi grunnlag for
reduserte driftskostnader og dermed øke investeringsandelen i
Forsvaret.
Forsvarets overkommando, 16 mar 2000



Eivind Hauger-Johannessen
Viseadmiral
Stabssjef

								
To top