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A01_PLANIFICACION

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1  Capítulo 1: 5.1 Requisitos del Alcance .................................................................... 6
 1.1    Características generales del Proyecto del Máster ............................................. 7
   1.1.1 El proyecto............................................................................................... 7
   1.1.2 Identificación de los interesados ................................................................. 7
 1.2    Asignación de proyectos ................................................................................ 7
 1.3    Documentos a entregar al final del Máster ....................................................... 8
   1.3.1 Memoria del proyecto ................................................................................ 8
     1.3.1.1    Presentación y objetivos del proyecto. .................................................. 8
     1.3.1.2    Justificación del proyecto. ................................................................... 8
     1.3.1.3    Metodología aplicada. ......................................................................... 8
     1.3.1.4    Estimación de riesgos. ........................................................................ 8
     1.3.1.5    Cuerpo del proyecto. .......................................................................... 8
     1.3.1.6    Valoración económica. ........................................................................ 8
     1.3.1.7    Valoración medioambiental. ................................................................. 8
     1.3.1.8    Líneas de futuro del proyecto. .............................................................. 8
     1.3.1.9    Conclusiones. .................................................................................... 8
     1.3.1.10      Aportación del proyecto a los intereses personales del participante. ...... 8
     1.3.1.11      Fuentes y bibliografía consultada. ..................................................... 8
     1.3.1.12      Anexos .......................................................................................... 8
   1.3.2 Resumen ejecutivo .................................................................................... 9
   1.3.3 Formato de la documentación ..................................................................... 9
 1.4    Presentaciones del proyecto .......................................................................... 9
   1.4.1 Durante el curso académico se realizan tres presentaciones: .......................... 9
   1.4.2 Formato de los documentos de presentación ................................................ 9
 1.5    Evaluación de los proyectos ........................................................................... 9
   1.5.1 Presentación ............................................................................................ 9
   1.5.2 Orientación del proyecto .......................................................................... 10
   1.5.3 Aplicación de los conocimientos adquiridos ................................................. 10
   1.5.4 Aplicación del módulo de Desarrollo Profesional .......................................... 10
 1.6    Confidencialidad de los proyectos ................................................................. 10
 1.7    Atribuciones del tutor ................................................................................. 10
2 Capítulo 2: 5.2 Definir el Alcance ......................................................................... 11
 2.1    Requisitos del proyecto ............................................................................... 12
 2.2    Límites del proyecto ................................................................................... 12
 2.3    Límites del producto ................................................................................... 13
   2.3.1 Fases de desarrollo ................................................................................. 13
   2.3.2 Áreas de mejora ..................................................................................... 13
   2.3.3 Áreas departamentales ............................................................................ 14
3 Capítulo 3: 5.3 EDT ............................................................................................ 15
 3.1    Orden de las etapas de realización de un proyecto ......................................... 16
   3.1.1 Iniciación ............................................................................................... 16
     3.1.1.1    Gestión de la integración ................................................................... 16
     3.1.1.2    Gestión de las Comunicaciones .......................................................... 16
   3.1.2 Planificación ........................................................................................... 16
     3.1.2.1    Gestión de la integración ................................................................... 16
     3.1.2.2    Gestión del Alcance .......................................................................... 16
     3.1.2.3    Gestión del Tiempo ........................................................................... 16
     3.1.2.4    Gestión de los Costes ....................................................................... 16
     3.1.2.5    Gestión de la Calidad ........................................................................ 16
     3.1.2.6    Gestión de los Recursos Humanos ...................................................... 17
     3.1.2.7    Gestión de las Comunicaciones .......................................................... 17
     3.1.2.8    Gestión de los Riesgos ...................................................................... 17
     3.1.2.9    Gestión de las Adquisiciones .............................................................. 17
   3.1.3 Ejecución ............................................................................................... 17
      3.1.3.1    Gestión de la Integración ..................................................................            17
      3.1.3.2    Gestión de la Calidad ........................................................................          17
      3.1.3.3    Gestión de los Recursos Humanos ......................................................                  17
      3.1.3.4    Gestión de las Comunicaciones ..........................................................                17
      3.1.3.5    Gestión de las Adquisiciones ..............................................................             18
    3.1.4 Seguimiento y control .............................................................................            18
      3.1.4.1    Gestión de la Integración ..................................................................            18
      3.1.4.2    Gestión del Alcance ..........................................................................          18
      3.1.4.3    Gestión del Tiempo ...........................................................................          18
      3.1.4.4    Gestión de los Costes .......................................................................           18
      3.1.4.5    Gestión de la Calidad ........................................................................          18
      3.1.4.6    Gestión de las Comunicaciones ..........................................................                18
      3.1.4.7    Gestión de los Riesgos ......................................................................           18
      3.1.4.8    Gestión de las Adquisiciones ..............................................................             18
    3.1.5 Cierre ....................................................................................................    19
      3.1.5.1    Gestión de la Integración ..................................................................            19
      3.1.5.2    Gestión de las Adquisiciones ..............................................................             19
4 Capítulo 4: 6.1 Definir Actividades .......................................................................            20
  4.1    Identificación Actividades Académicas ...........................................................               21
    4.1.1 Actividades ............................................................................................       21
    4.1.2 Hitos del Proyecto ...................................................................................         22
    4.1.3 Atributos de las Actividades .....................................................................             23
5 Capítulo 5: 6.2 Secuencia de Actividades ..............................................................                25
  5.1    Secuencia de Actividades Académicas ...........................................................                 26
6 Capítulo 6: 6.3 Estimar los Recursos ....................................................................              27
  6.1    Recursos de Actividades Académicas ............................................................                 28
    6.1.1 Calendario de Recursos ...........................................................................             28
7 Capítulo 7: 6.4 Estimar la duración ......................................................................             29
  7.1    Duración de Actividades Académicas ............................................................                 30
8 Capítulo 8: 6.5 Desarrollar el Cronograma ............................................................                 31
  8.1    Cronograma de Actividades Académicas ........................................................                   32
9 Capítulo 9: 7.1 Estimar los Costes ........................................................................            33
  9.1    Introducción ..............................................................................................     34
  9.2    Línea Base de Rendimiento de Costes ...........................................................                 35
    9.2.1 Estimación de costes ...............................................................................           35
    9.2.2 Preparación del presupuesto de costes. .....................................................                   35
  9.3    Requisitos de Financiación del Proyecto .........................................................               36
    9.3.1 Beneficios derivados del proyecto. ............................................................                36
    9.3.2 Financiación del proyecto. ........................................................................            36
    9.3.3 Cash-Flow. .............................................................................................       36
  9.4    Actualizaciones a los Documentos de Proyecto ...............................................                    37
    9.4.1 Registro de Riegos ..................................................................................          37
    9.4.2 Cronograma del proyecto .........................................................................              38
10    Capítulo 10: 8.1 Plan de Gestión de la Calidad ....................................................                39
  10.1   Plan de gestión de calidad ...........................................................................          40
  10.2   Métricas de calidad .....................................................................................       40
  10.3   Lista de control de calidad ...........................................................................         41
  10.4   Plan de mejoras de calidad ..........................................................................           42
  10.5   Línea base de calidad..................................................................................         42
  10.6   QFD..........................................................................................................   43
11    Capítulo 11: 9.1 Plan de Gestión de los Recursos Humanos ..................................                        44
  11.1   Equipo de proyecto. ....................................................................................        45
    11.1.1    Adquisición del equipo de proyecto. .......................................................                45
    11.1.2    Miembros de eCity y perfiles profesionales. .............................................                  45
    11.1.3    Miembros del equipo y roles Belbin. .......................................................                46
  11.2   Roles y responsabilidades ............................................................................          49
    11.2.1    Roles. ................................................................................................    49
    11.2.2    Responsabilidades. ..............................................................................         50
      11.2.2.1      Senior User. .................................................................................      50
      11.2.2.2      Executive. ....................................................................................     50
      11.2.2.3      Project Manager. ..........................................................................         51
      11.2.2.4      Responsables de las distintas Áreas de conocimiento. ........................                       52
      11.2.2.5      Consultores de las distintas Áreas de conocimiento. ..........................                      52
      11.2.2.6      Equipo de proyecto. ......................................................................          53
  11.3   Organigrama del proyecto. ..........................................................................           53
  11.4   Calendario de recursos................................................................................         54
  11.5   Necesidades de formación. ..........................................................................           55
    11.5.1    Formación en gestión de proyectos. .......................................................                55
    11.5.2    Formación relativa al proyecto técnico. ...................................................               55
  11.6   Reglas de convivencia. ................................................................................        55
    11.6.1    Respeto a los miembros del equipo de proyecto. .....................................                      55
    11.6.2    Cumplimiento con las entregas. .............................................................              56
      11.6.2.1      Plazo de entrega. ..........................................................................        56
      11.6.2.2      Calidad de las entregas. ................................................................           56
    11.6.3    Comportamiento en las reuniones. .........................................................                56
      11.6.3.1      Puntualidad. .................................................................................      56
      11.6.3.2      Asistencia. ...................................................................................     56
12    Capítulo 12: 10.2 Plan de las Comunicaciones.....................................................                 57
  12.1   Introducción ..............................................................................................    58
    12.1.1    Objetivo .............................................................................................    58
    12.1.2    Procesos implicados .............................................................................         58
    12.1.3    Factores .............................................................................................    58
    12.1.4    Contexto ............................................................................................     58
    12.1.5    Saber hacer de la comunicación ............................................................               58
  12.2   Planificación de las comunicaciones ..............................................................             59
    12.2.1    Necesidad de comunicación ..................................................................              59
    12.2.2    Información tratada .............................................................................         59
    12.2.3    Distribución de la información ...............................................................            59
    12.2.4    Frecuencia de la comunicación ..............................................................              59
    12.2.5    Responsable de la comunicación ............................................................               59
    12.2.6    Información confidencial .......................................................................          60
    12.2.7    Interesados ........................................................................................      60
    12.2.8    Metodología ........................................................................................      60
      12.2.8.1      Escrito .........................................................................................   60
      12.2.8.2      Oral ............................................................................................   61
    12.2.9    Recursos asignados .............................................................................          62
      12.2.9.1      Tiempo ........................................................................................     62
      12.2.9.2      Presupuesto .................................................................................       62
    12.2.10 Proceso de escalado en caso de incidencia ..............................................                    62
      12.2.10.1     Orden ..........................................................................................    62
      12.2.10.2     Plazos .........................................................................................    62
    12.2.11 Gestión de las actualizaciones en el plan de comunicaciones .....................                           63
    12.2.12 Diagramas de flujo ..............................................................................           63
      12.2.12.1     Convocatoria de reunión interna .....................................................               63
      12.2.12.2     Gestión de los entregables .............................................................            64
    12.2.13 Restricciones.......................................................................................        65
    12.2.14 Glosario .............................................................................................      65
  12.3   Matriz de comunicación. ..............................................................................         66
13    Capítulo 13: 11.1 Plan de Gestión de Riesgos .....................................................                68
  13.1   Metodología ...............................................................................................    69
  13.2   Roles y responsabilidades ............................................................................         69
  13.3   Preparación de presupuesto .........................................................................           69
  13.4   Periodicidad ...............................................................................................   69
  13.5   Categorías de riesgo ...................................................................................       70
  13.6   Definiciones de probabilidad e impacto de los riesgos ..................................... 70
  13.7   Matriz de probabilidad e impacto .................................................................. 72
  13.8   Formatos de informe .................................................................................. 73
  13.9   Seguimiento .............................................................................................. 74
14    Capítulo 14: 11.2 Identificar Riesgos ................................................................. 75
  14.1   Metodología ............................................................................................... 76
  14.2   Identificación de riesgos .............................................................................. 76
    14.2.1    Riesgos de derivados del área de la Integración ...................................... 76
      14.2.1.1      IN01 ........................................................................................... 76
    14.2.2    Riesgos derivados del área del Alcance ................................................... 76
      14.2.2.1      AL01 ........................................................................................... 76
    14.2.3    Riesgos derivados del área de Tiempos .................................................. 77
      14.2.3.1      TM01 ........................................................................................... 77
    14.2.4    Riesgos derivados del área de Costes ..................................................... 77
      14.2.4.1      CS01 ........................................................................................... 77
    14.2.5    Riesgos de derivados del área de Calidad ............................................... 78
      14.2.5.1      QL01 ........................................................................................... 78
    14.2.6    Riesgos derivados del área de Recursos Humanos ................................... 78
      14.2.6.1      RH01 ........................................................................................... 78
      14.2.6.2      RH02 ........................................................................................... 79
      14.2.6.3      RH03 ........................................................................................... 79
      14.2.6.4      RH04 ........................................................................................... 79
      14.2.6.5      RH05 ........................................................................................... 80
    14.2.7    Riesgos derivados del área de Comunicación ........................................... 80
      14.2.7.1      CM01 .......................................................................................... 80
      14.2.7.2      CM02 .......................................................................................... 80
      14.2.7.3      CM03 .......................................................................................... 81
    14.2.8    Riesgos derivados del área de Riesgos ................................................... 81
      14.2.8.1      RK01 ........................................................................................... 81
    14.2.9    Riesgos derivados del área de Adquisiciones ........................................... 81
      14.2.9.1      AD01 ........................................................................................... 81
      14.2.9.2      AD02 ........................................................................................... 82
15    Capítulo 15: 11.3 Análisis Cualitativo ................................................................. 83
  15.1   Matriz de Probabilidad e Impacto ................................................................. 84
  15.2   Clasificación de los Riesgos según su importancia........................................... 85
    15.2.1    Riesgos de importancia alta .................................................................. 85
    15.2.2    Riesgos de importancia moderada ......................................................... 85
    15.2.3    Riesgos de importancia baja ................................................................. 86
16    Capítulo 16: 11.4 Análisis Cuantitativo ............................................................... 87
  16.1   Metodología ............................................................................................... 88
16.2     Capítulo 17: 11.5 Planificar respuestas a los Riesgos ...................................... 89
  16.3   Riesgos de importancia alta ......................................................................... 90
    16.3.1    AD01 ................................................................................................. 90
    16.3.2    AL01 .................................................................................................. 91
    16.3.3    TM01 ................................................................................................. 92
  16.4   Riesgos de importancia moderada ................................................................ 93
    16.4.1    AD02 ................................................................................................. 93
    16.4.2    CS01 ................................................................................................. 94
    16.4.3    CM02 ................................................................................................. 95
    16.4.4    CM03 ................................................................................................. 96
    16.4.5    IN01 .................................................................................................. 97
    16.4.6    QL01.................................................................................................. 98
    16.4.7    RH01 ................................................................................................. 99
    16.4.8    RH04 ................................................................................................ 100
    16.4.9    RH05 ................................................................................................ 101
    16.4.10 RK01 ................................................................................................ 102
  16.5   Riesgos de importancia baja ....................................................................... 103
    16.5.1    RH02 ................................................................................................ 103
    16.5.2    RH03 ................................................................................................ 104
    16.5.3    CM01 ................................................................................................ 105
17    Capítulo 18: 12.1 Plan de Gestión de las Adquisiciones ....................................... 106
  17.1   Descripción del proceso.............................................................................. 107
  17.2   Requerimientos ......................................................................................... 107
  17.3   Outsourcing .............................................................................................. 107
  17.4   Documentos de adquisición ........................................................................ 107
    17.4.1    Pedido............................................................................................... 107
    17.4.2    Contrato ............................................................................................ 108
  17.5   Gestión de múltiples proveedores ................................................................ 108
  17.6   Coordinación de las adquisiciones ................................................................ 108
1 Capítulo 1: 5.1 Requisitos del Alcance




Identificación del Documento

Proyecto     Error! Reference source not found.Proyecto Académico eCity
Documento    Recopilar Requisitos_Gestión del Alcance del Proyecto
NºDoc        Error! Reference source not found.A01_051_REQUISITOSALCANCE_R

Historial del Documento

Revisión   Fecha de Revisión    Autor revisión           Descripción de cambios
  01          07/04/2010       Luis Miguel Garcia
  02          20/04/2010       Luis Miguel Garcia    Nombre de documento y formato
  03          25/04/2010           Eudald Vila       Formato documento

Aprobación

       Realizado                    Revisado                      Aprobado

       Iván Suazo              Responsable Alcance              Project Manager
                                Luis Miguel Garcia
1.1 Características generales del Proyecto del Máster

1.1.1 El proyecto

Se desarrolla a lo largo del curso y en equipos de unas 3 personas.

Deber responder a un claro objetivo de aplicación real.

Está dirigido por el Director de proyecto y apoyado por los profesores del Máster.

Deberá ser presentado públicamente y ante un tribunal de valoración al final del Postgrado.

Se desarrollará siguiendo de forma orientativa una metodología que se pondrá a disposición
de los participantes en el curso de Máster durante las sesiones de tutorías del proyecto.

La realización del proyecto es imprescindible para obtener el título de Máster.



1.1.2 Identificación de los interesados

Se utiliza la identificación de los interesados del proyecto para dejar constancia de aquella
gente u organizaciones que estarán afectados, en mayor o menor medida, por el mismo.
Estos interesados pueden influir sobre distintos requerimientos del proyecto como pueden
ser calidad, tiempos, comunicaciones, etc.

Por ello, y también para poder fijar las prioridades de qué interesados deben ser informados
y en qué momentos, resultará interesante categorizarlos en función de su poder-interés-
influencia-impacto sobre el proyecto

De forma resumida se definen los principales grupos de interesados del proyecto siguientes:

      Interesados internos:
            Miembros del equipo de proyecto.
      Interesados Externos:
            Clientes del proyecto: Dr. Jaume Mussons, tutor del proyecto de final de
              Master y otros profesores evaluadores del mismo.
            Otros interesados externos: resto de grupos de proyecto y posibles
              colaboradores externos.




1.2 Asignación de proyectos

Cada participante deberá aportar propuestas de posibles proyectos a desarrollar, a partir de
temáticas orientativas que se anexan a este documento, una vez ha sido matriculado en el
Postgrado y ha revisado la presente guía de elaboración de proyectos.

Una vez recibidas todas las propuestas, la Comisión organizadora del Postgrado revisará las
propuestas y seleccionará aquellas que crea más interesantes y susceptibles de ser
desarrolladas para una clara aplicación real.

Los equipos de proyectos serán creados por los propios participantes y cada equipo deberá
adjudicarse uno de los proyectos de común acuerdo, en una sesión que será conducida por
el Coordinador del proyecto.
1.3 Documentos a entregar al final del Máster

1.3.1 Memoria del proyecto

1.3.1.1 Presentación y objetivos del proyecto.

1.3.1.2 Justificación del proyecto.
      Detección de oportunidades.
      Evaluación y decisión preliminar.



1.3.1.3 Metodología aplicada.

1.3.1.4 Estimación de riesgos.

1.3.1.5 Cuerpo del proyecto.
      Calendario del proyecto.
           Diagrama PERT.
           Diagrama GANT.
           Descripción de la solución técnica.
      Fases del proyecto
              Análisis y definición.
              Diseño.
              Construcción.
              Puesta en marcha.
              Soporte.



1.3.1.6 Valoración económica.
      Estimación de costes y recursos.
      Rentabilidad económica.



1.3.1.7 Valoración medioambiental.

1.3.1.8 Líneas de futuro del proyecto.

1.3.1.9 Conclusiones.

1.3.1.10       Aportación del proyecto a los intereses personales del participante.

1.3.1.11       Fuentes y bibliografía consultada.

1.3.1.12       Anexos
1.3.2 Resumen ejecutivo

Se trata de elaborar un documento resumen de la memoria muy estructurado y de fácil
consulta que permita extraer rápidamente las principales ideas del proyecto.



1.3.3 Formato de la documentación

Formato word o formato web.




1.4 Presentaciones del proyecto

1.4.1 Durante el curso académico se realizan tres presentaciones:

   1. La presentación inicial: Identificación del proyecto. Debe dar una idea inicial de
      hacia dónde se dirigirá el proyecto y qué pretende conseguir.

       Tiempo de presentación: 15 minutos

   2. Tutorías mensuales. Deben responder a una explicación genérica de cómo se está
      desarrollando el proyecto y en qué punto se encuentra. Los participantes contarán
      con el asesoramiento por parte de un profesor.

       Tiempo de tutoría: 30 minutos

   3. Presentación preliminar: deberán explicar todo lo que se ha hecho hasta la fecha

       Tiempo de presentación: 30 minutos

   4. La presentación final. Debe corresponder a la memoria definitiva del proyecto y se
      realizará ante un tribunal de valoración.

       Tiempo de presentación: 30 minutos



1.4.2 Formato de los documentos de presentación

Formato power point o formato web.




1.5 Evaluación de los proyectos

Todas las presentaciones se realizan ante un tribunal, constituido por la Comisión
Académica y los Directores de proyecto.

Para la evaluación del proyecto se tendrán en cuenta diversos aspectos:



1.5.1 Presentación
      Documento de memoria y proyección
      Alcance
      Claridad y estructura de la presentación


1.5.2 Orientación del proyecto
      Innovación
      Viabilidad y aplicabilidad
      Fundamento
      Documentación de las hipótesis y argumentos


1.5.3 Aplicación de los conocimientos adquiridos

1.5.4 Aplicación del módulo de Desarrollo Profesional
      Presentación de proyectos
      Trabajo en equipo y asignación efectiva de tareas

Se evaluará tanto la presentación en grupo como el trabajo individual realizado.




1.6 Confidencialidad de los proyectos

Aquellos proyectos que requieran guardar confidencialidad, en cuanto a datos u otras
informaciones que se incluyan en la memoria y por petición de la Entidad vinculada al
participante, serán valorados por los miembros del tribunal previa firma de una carta de
respeto a la confidencialidad.

La presentación pública del proyecto se realizará en base a aquella información que no sea
considerada confidencial por la Entidad.




1.7 Atribuciones del tutor
      Entregar los requerimientos del proyecto
            Características
            Limitaciones y fronteras
            Calendario
            Horas de dedicación
      Especificar todos los parámetros de la evaluación
      Mostrar modelos de ejemplo de proyectos
      Indicar la metodología y las herramientas adecuadas para hacer el proyecto
      Resolver dudas de organización, de desarrollo y de redacción del proyecto
      Atender vía e-mail o personalmente a los participantes con el objeto d orientar la
       ejecución
      Hacer un seguimiento de los hitos principales del proyecto
2 Capítulo 2: 5.2 Definir el Alcance




Identificación del Documento

Proyecto      Error! Reference source not found.Proyecto Académico eCity
Documento     Definir el Alcance_ Gestión del Alcance del Proyecto
NºDoc         Error! Reference source not found.A01_052_DEFINIRALCANCE_R

Historial del Documento

Revisión    Fecha de Revisión    Autor revisión          Descripción de cambios
  01           07/04/2010       Luis Miguel Garcia
  02           20/04/2010       Luis Miguel Garcia    Nombre del documento, horas de
                                                      proyecto, y formato
  03           25/04/2010          Eudald Vila        Formato

Aprobación

        Realizado                   Revisado                       Aprobado

        Iván Suazo              Responsable Alcance             Project Manager
       Alex Blanquer             Luis Miguel Garcia
2.1 Requisitos del proyecto

La documentación generada en el transcurso del proyecto se realizará en los formatos
definidos a continuación:

      Los documentos en texto tendrán formato ".doc" (Microsoft Word versión 2003)
      Las tablas en formato ".xls" (Microsoft Excel)
      Todos los entregables tendrán formato ".pdf" (Adobe Reader)
      Cronogramas y diagramas ".pjt" (Microsoft Project 2007)

El trabajo final resultante será redactado en formato web -con el fin de dar un carácter ágil
a la exposición de los contenidos- en el cual se anexarán todos los documentos necesarios
(en sus formatos correspondientes), para que finalmente sea evaluado por el tribunal
designado al efecto, en la fecha definida.

Con el objetivo de aplicar de modo efectivo los conocimientos asimilados a lo largo del
máster, se propone desarrollar un caso real, en el cual se aporten las soluciones específicas
necesarias, según las necesidades del cliente designado.




2.2 Límites del proyecto

Este se desarrollará en el periodo comprendido entre el 15 de marzo y el 16 de julio de
2010, fecha en la que será presentado. Para el desarrollo del mismo utilizaremos la
herramienta PMBOK cuyos conceptos expone el máster anteriormente descrito.

A su vez deberá ser realizado de forma solidaria por los seis integrantes del equipo (según
las responsabilidades descritas en el presente documento), con un límite total acordado de
1080 horas (180 horas cada miembro), en el plazo expuesto en el párrafo anterior -y según
el calendario adjunto a continuación- y con una calidad notable.


                           MARZO 2010                     ABRIL 2010
                   L    M   X   J  V  S D       L    M     X   J   V       S D
                   1     2  3   4   5 6 7                      1    2      3  4
                   8     9  10 11 12 13 14      5    6     7   8    9      10 11
                   15   16  17 18 19 20 21      12   13   14  15   16      17 18
                   22   23  24 25 26 27 28      19   20   21  22   23      24 25
                   29   30  31                  26   27   28  29   30
                           MAYO 2010                      JUNIO 2010
                   L    M   X   J  V  S D       L    M     X   J   V       S D
                                      1 2            1     2   3    4      5  6
                   3     4  5   6   7 8 9       7    8     9  10   11      12 13
                   10   11 12 13 14 15 16       14   15   16  17   18      19 20
                   17   18 19 20 21 22 23       21   22   23  24   25      26 27
                   24   25 26 27 28 29 30       28   29   30
                   31
                           JULIO 2010
                   L    M   X   J   V   S D
                                1   2   3  4
                   5     6  7   8   9   10 11
                   12   13 14 15 16     17 18             Proyecto
                   19   20 21 22 23     24 25             Tutorías
                   26   27 28 29 30     31                Presentaciones
2.3 Límites del producto

El producto final que la empresa o consultoría -virtualmente constituida a efectos del
proyecto- propone a sus clientes (en principio entidades y Administraciones Públicas, sobre
todo Locales), aborda diversas fases de desarrollo con objeto de suministrar un proyecto
"llave en mano" que responda a las expectativas iniciales de dicho cliente (tanto
presupuestarias como de resultado final satisfactorio). Dichas fases se exponen a
continuación.



2.3.1 Fases de desarrollo

   1. Estudio de la problemática existente (según estudio de campo e informes previos
      suministrados por el cliente).

   2. Proyecto de implantación específico de mejoras (según presupuesto disponible -tanto
      para honorarios de proyecto, como para la gestión global hasta la ejecución de
      soluciones- y prioridades transmitidas por el cliente).

   3. Seguimiento y control -mediante indicadores- de las medidas propuestas.

   4. Gestión de las medidas correctoras -en caso necesario-.

Independientemente de los requerimientos iniciales por parte del cliente, el ámbito de
estudio de la consultoría pivota entorno a seis grandes áreas de mejora.



2.3.2 Áreas de mejora

   1. Seguridad Vial

   2. Calidad del aire

   3. Nuevas tecnologías

   4. Diseño de infraestructuras

   5. Planificación urbanística

   6. Ordenanzas municipales

Respecto de la organización interna de la empresa, ésta se articula en torno a cuatro áreas
departamentales:
2.3.3 Áreas departamentales

  1.   Dirección y gerencia (administración, tesorería y recursos humanos)

  2. Creación y Gestión de página web corporativa (ofrece un formulario atractivo a
     potenciales clientes -checklist auto-actualizable- como pre-análisis de sistemas de
     mejora a aplicar)

  3. Gestión y aplicación de sistemas existentes y aplicados con éxito

  4. I+D para gestión y desarrollo de propuestas innovadoras.
3 Capítulo 3: 5.3 EDT




Identificación del Documento

Proyecto     Error! Reference source not found.Proyecto Académico eCity
Documento    Crear la EDT
NºDoc        Error! Reference source not found.A01_053_EDT_R

Historial del Documento

Revisión    Fecha de Revisión    Autor revisión           Descripción de cambios
  01           07/04/2010       Luis Miguel Gracia
  02           20/04/2010       Luis Miguel Gracia    Nombre del documento y formato
  03           26/04/2010           Eudald Vila       Formato

Aprobación
       Realizado                    Revisado                       Aprobado

       Eudald Vila              Responsable Alcance              Project Manager
                                 Luis Miguel Garcia
3.1 Orden de las etapas de realización de un proyecto

Relación de tareas por área de conocimiento.



3.1.1 Iniciación

3.1.1.1 Gestión de la integración

1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.



3.1.1.2 Gestión de las Comunicaciones

2. Identificar a los Interesados



3.1.2 Planificación

3.1.2.1 Gestión de la integración

3. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto



3.1.2.2 Gestión del Alcance
4. Recopilar Requisitos
5. Definir el Alcance
6. Crear la EDT


3.1.2.3 Gestión del Tiempo
7. Definir las Actividades
8. Secuenciar las Actividades
9. Estimar los Recursos de las Actividades
10. Estimar la Duración de las Actividades
11. Desarrollar el Cronograma


3.1.2.4 Gestión de los Costes
12. Estimar Costes
13. Determinar el Presupuesto


3.1.2.5 Gestión de la Calidad

14. Planificar la Calidad
3.1.2.6 Gestión de los Recursos Humanos

15. Desarrollar el Plan de Recursos Humanos



3.1.2.7 Gestión de las Comunicaciones
16. Planificar las Comunicaciones



3.1.2.8 Gestión de los Riesgos
17.   Planificar la Gestión de los Riesgos
18.   Identificar Riesgos
19.   Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos
20.   Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos
21.   Planificar la Respuesta a los Riesgos


3.1.2.9 Gestión de las Adquisiciones

22. Planificar las Adquisiciones



3.1.3 Ejecución

3.1.3.1 Gestión de la Integración

23. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto



3.1.3.2 Gestión de la Calidad

24. Realizar Aseguramiento de Calidad



3.1.3.3 Gestión de los Recursos Humanos
25. Adquirir el Equipo del Proyecto
26. Desarrollar el Equipo del Proyecto
27. Dirigir el Equipo del Proyecto



3.1.3.4 Gestión de las Comunicaciones
28. Distribuir la Información
29. Gestionar las Expectativas de los Interesados
3.1.3.5 Gestión de las Adquisiciones

30. Efectuar Adquisiciones



3.1.4 Seguimiento y control

3.1.4.1 Gestión de la Integración
31. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto
32. Realizar Control Integrado de Cambios


3.1.4.2 Gestión del Alcance
33. Verificar el Alcance
34. Controlar el Alcance


3.1.4.3 Gestión del Tiempo

35. Controlar el Cronograma



3.1.4.4 Gestión de los Costes

36. Controlar Costes



3.1.4.5 Gestión de la Calidad

37. Realizar Control de Calidad



3.1.4.6 Gestión de las Comunicaciones

38. Informar del Rendimiento



3.1.4.7 Gestión de los Riesgos

39. Supervisar y Controlar los Riesgos



3.1.4.8 Gestión de las Adquisiciones

40. Administrar las Adquisiciones
3.1.5 Cierre



3.1.5.1 Gestión de la Integración

41. Cerrar Proyecto o Fase



3.1.5.2 Gestión de las Adquisiciones

42. Cerrar las Adquisiciones
4 Capítulo 4: 6.1 Definir Actividades




Identificación del Documento
Proyecto     Error! Reference source not found.Proyecto Académico eCity
Documento    Definir Actividades del Proyecto
NºDoc        Error! Reference source not found.A01_061_DEFACTIVIDADES_R

Historial del Documento
Revisión    Fecha de Revisión   Autor revisión        Descripción de cambios
  01           20/04/2010        David Balcells
  02           26/04/2010         Eudald Vila     Formato


Aprobación
       Realizado                     Revisado                  Aprobado

       Iván Suazo               Responsable Tiempos          Project Manager
                                   David Balcells
4.1 Identificación Actividades Académicas

Las actividades se definen a partir del desarrollo del EDT correspondiente, y que se puede
observar en el apartado 5.3.

A nivel académico, se optó por utilizar el procedimiento descrito en PMBOK para la gestión
de proyectos, por lo cual, las actividades estarán orientadas a cumplir cada fase descrita en
cada área de conocimiento de dicha herramienta.

4.1.1 Actividades

Las actividades identificadas a partir de la EDT desarrollada son:

   1. Definición Business Case
   2. Identificar interesados
   3. Project Charter
   4. Recopilar requisitos
   5. Definir Alcance
   6. Desarrollar el plan de RRHH
   7. Crear EDT
   8. Definir las actividades
   9. Secuenciar las actividades
   10. Estimar los recursos
   11. Estimar duración de Actividades
   12. Desarrollar Cronograma
   13. Estimar los Costes
   14. Determinar el Presupuesto
   15. Planificar la Calidad
   16. Planificar las Comunicaciones
   17. Planificar la Gestión de Riesgos
   18. Identificar los Riesgos
   19. Realizar Análisis Cualitativos
   20. Realizar Análisis Cuantitativos
   21. Planificar Respuesta a Riesgos
   22. Planificar las Adquisiciones
   23. Plan de Gestión
   24. Efectuar las Adquisiciones
   25. Desarrollo Proyecto etapa 1 a 9
   26. Realizar Aseguramiento de calidad
   27. Preparación Presentación Preliminar
   28. Cierre Fases
   29. Cerrar las Adquisiciones
   30. Preparar Presentación
4.1.2 Hitos del Proyecto

En base a fechas acordadas, se tiene durante el desarrollo del proyecto distintos hitos a
cumplir entre los que destacan las reuniones con el profesor tutor del proyecto Jaume
Mussons.
Otro de los hitos a destacar son la presentación preliminar y la presentación final.
De acuerdo con el programa fijado por el cliente, las fechas de los hitos son:
Presentación Inicial               26 de Marzo
Primera reunión J. Mussons         22 de Abril
Segunda reunión J. Mussons         13 de Mayo
Presentación preliminar            22 de Mayo
Presentación Final                 16 de Julio

Las reuniones internas a efectuar semanalmente tienen fechas de acuerdo al calendario
siguiente, y pueden ser modificadas según el plan de control de cambios descrito en el
apartado correspondiente.
4.1.3 Atributos de las Actividades

A continuación se describe brevemente las características de cada actividad así como
algunos atributos.
Se agruparán de acuerdo a las áreas de conocimiento definidas por la guía de Gestión de
Proyectos PMBOK.

1. Iniciación
      1.1.   Definición Business Case: Se describe el caso a analizar, las características
             principales, objetivos así como los requerimientos del cliente.
      1.2.   Identificar interesados: Identificar todos los involucrados en el proyecto.
      1.3.   Project Charter: Redacción del primer          documento     correspondiente   a
             identificación y presentación del proyecto.

2. Planificación
      2.1.   Recopilar requisitos: Describir, a partir del Business Case, los requisitos y
             necesidades del proyecto para cumplir las expectativas del cliente.
      2.2.   Definir Alcance: Descripción detallada del proyecto.
      2.3.   Desarrollar el plan de RRHH: Definición de roles y responsabilidades de los
             miembros del equipo que desarrollarán el proyecto, incluyendo Project
             manager.
      2.4.   Crear EDT: Desarrollar una descomposición en componentes manejables del
             proyecto a partir de la definición del alcance y requisitos.
      2.5.   Definir las actividades: a partir de la EDT, identificar las actividades
             pertinentes para el desarrollo del proyecto.
      2.6.   Secuenciar las actividades: Identificar el orden de ejecución de las actividades
             una vez definidas.
      2.7.   Estimar los recursos: registrar recursos necesarios para llevar a cabo el
             proyecto de acuerdo a las actividades, requisitos y alcance definidos.
      2.8.   Estimar duración de Actividades: Tiempo en que se efectuarán las actividades
             definidas.
      2.9.   Desarrollar Cronograma: A partir de la secuencia y duración de actividades,
             determinar el cronograma a ejecutar para el desarrollo del proyecto.
      2.10. Estimar los Costes: Considerando los requisitos, alcance, recursos y
            cronograma del proyecto, estimar los costes necesarios para el logro del
            mismo.
      2.11. Determinar el Presupuesto: Una vez estimados los costes, calcular el
            presupuesto total del proyecto.
      2.12. Planificar la Calidad: Determinar qué y cómo se medirá para verificar la
            calidad del proyecto de acuerdo al alcance y requisitos.
      2.13. Planificar las Comunicaciones: Considerando el plan de Recursos Humanos,
            definir cómo se realizarán las comunicaciones para la transmisión de la
            información relevante durante el desarrollo del proyecto.
      2.14. Planificar la Gestión de Riesgos: Teniendo en cuenta el plan de RRHH, el
            alcance y requisitos del proyecto, desarrollar cómo se manejarán los riesgos
            asociados a la ejecución.
      2.15. Identificar los Riesgos: Según el plan desarrollado, identificar y valorar los
            riesgos durante la ejecución.
      2.16. Realizar Análisis     Cualitativos:   Analizar   cualitativamente    los   riesgos
            identificados.
      2.17. Realizar Análisis Cuantitativos: Análisis cuantitativo de riesgos identificados.
      2.18. Planificar Respuesta a Riesgos: De acuerdo a los análisis cualitativos y
            cuantitativos, planificar la respuesta a los riesgos identificados.
      2.19. Planificar las Adquisiciones: Planificar e identificar las adquisiciones necesarias
            para la ejecución del proyecto.
      2.20. Plan de Gestión: Teniendo en cuenta la planificación de todas las áreas de
            conocimiento, integrarlos en su conjunto al proyecto.

3. Ejecución
      3.1.   Efectuar las Adquisiciones: De acuerdo al plan de adquisiciones descrito
             anteriormente, efectuar las adquisiciones necesarias para la ejecución del
             proyecto.
      3.2.   Desarrollo Proyecto etapa 1 a 9: Todas las actividades a efectuar para el
             desarrollo del proyecto de acuerdo al plan de gestión desarrollado en las
             etapas anteriores.
      3.3.   Realizar Aseguramiento de calidad: Verificar cumplimiento de la calidad
             definida en fase anterior en cada etapa de la ejecución.
      3.4.   Preparación Presentación Preliminar: Preparar presentación preliminar del
             proyecto con el avance hasta ese momento.

4. Cierre
      4.1.   Cierre Fases: Cerrar cada etapa del proyecto.
      4.2.   Cerrar las Adquisiciones: Si existen adquisiciones en ejecución, darlas por
             terminadas y finiquitar los detalles necesarios para el correcto cierre de las
             mismas.
      4.3.   Preparar Presentación: Preparar la presentación final del proyecto con toda la
             información relevante.
5 Capítulo 5: 6.2 Secuencia de Actividades




Identificación del Documento
Proyecto     Error! Reference source not found.Proyecto Académico eCity
Documento    Secuenciar Actividades del Proyecto
NºDoc        Error!                Reference             source                      not
             found.A01_062_SECUENCIAACTIVIDADES_R

Historial del Documento
Revisión    Fecha de Revisión   Autor revisión           Descripción de cambios
   1           20/04/2010        David Balcells       Vinculación a archivo del Project




Aprobación
       Realizado                     Revisado                        Aprobado

       Iván Suazo               Responsable Tiempos               Project Manager
                                   David Balcells
5.1 Secuencia de Actividades Académicas

A continuación se presenta la secuencia de actividades en diagrama de red en el archivo
ProyectoAcademico v1.mpp (ver Anexos).
6 Capítulo 6: 6.3 Estimar los Recursos




Identificación del Documento
Proyecto     Error! Reference source not found.Proyecto Académico eCity
Documento    Recursos de las Actividades del Proyecto
NºDoc        Error! Reference source not found.A01_063_RECURSOSACT_R

Historial del Documento
Revisión    Fecha de Revisión   Autor revisión        Descripción de cambios
  01           20/04/2010        David Balcells
  02           26/04/2010         Eudald Vila     Formato


Aprobación
       Realizado                     Revisado                  Aprobado

       Iván Suazo               Responsable Tiempos          Project Manager
                                   David Balcells
6.1 Recursos de Actividades Académicas

Los recursos identificados para la ejecución del proyecto corresponden principalmente a
recursos humanos. En particular, de acuerdo al Plan de Recursos Humanos, correspondería
a:

   a)   Project Manager
   b)   Responsable
   c)   Consultor
   d)   Team members

Todos con su rol y responsabilidades definidas.




6.1.1 Calendario de Recursos

Todos los recursos presentan en su disponibilidad el mismo calendario y tiempo disponible
para el proyecto.

En este caso particular, corresponde a una disponibilidad de 2 horas diarias, de Lunes a
Viernes durante todo el periodo de desarrollo del mismo.

Todo ajuste o cambio a esta disponibilidad está considerado en los apartados
correspondientes a Control de Cambios, Planificación de Riesgos y Planificación de Recursos
Humanos.
7 Capítulo 7: 6.4 Estimar la duración




Identificación del Documento
Proyecto     Error! Reference source not found.Proyecto Académico eCity
Documento    Estimar Duración de Actividades
NºDoc        Error! Reference source not found.A01_064_DURACIONACT_R

Historial del Documento
Revisión    Fecha de Revisión   Autor revisión        Descripción de cambios
  01           20/04/2010        David Balcells
  02           26/04/2010         Eudald Vila     Formato


Aprobación
       Realizado                     Revisado                  Aprobado

       Iván Suazo               Responsable Tiempos          Project Manager
                                   David Balcells
7.1 Duración de Actividades Académicas

El tiempo de duración de las actividades fue estimado a partir de juicio de expertos, en
particular, los responsables de cada área de conocimiento.

Además, se definieron los hitos de acuerdo al calendario propuesto y con ello se
establecieron duraciones de actividades para cumplir con las fechas fijadas.

Se pueden observar los tiempos de duración de cada actividad en la tabla definida en el
archivo ‘ProyectoAcademico v1.mpp’ (ver Anexo).
8 Capítulo 8: 6.5 Desarrollar el Cronograma




Identificación del Documento
Proyecto     Error! Reference source not found.Proyecto Académico eCity
Documento    Cronograma de Actividades
NºDoc        Error! Reference source not found.A01_065_CRONOGRAMA_R

Historial del Documento
Revisión    Fecha de Revisión   Autor revisión        Descripción de cambios
  01           20/04/2010        David Balcells
  02           26/04/2010         Eudald Vila     Formato


Aprobación
       Realizado                     Revisado                  Aprobado

       Iván Suazo               Responsable Tiempos          Project Manager
                                   David Balcells
8.1 Cronograma de Actividades Académicas

El Cronograma se definió a partir de las actividades y sus respectivas duraciones, los
recursos disponibles y la secuencia de las mismas.

Se registra gráficamente en un diagrama de Gantt que se puede observar en el archivo
‘ProyectoAcademico v1.mpp’ (ver Anexo).
9 Capítulo 9: 7.1 Estimar los Costes




Identificación del Documento
Proyecto     Proyecto Académico eCity
Documento    Plan de Gestión de Costes
NºDoc        A01_071_PLANCOSTES_R

Historial del Documento
Revisión    Fecha de Revisión    Autor revisión       Descripción de cambios
  01           21/04/2010         Alex Blanquer
  02           26/04/2010          Eudald Vila    Formato


Aprobación
       Realizado                     Revisado                  Aprobado

     Maria Portabella           Responsable Costes           Project Manager
                                  Alex Blanquer
9.1 Introducción

La gestión de costes del proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar que el
proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado.

      Determinando qué recursos de gente, equipos y materiales y qué cantidades de cada
       uno de ellos se deben usar para realizar las actividades del proyecto.
      Desarrollando una estimación aproximada de dichos costos.
      Controlando todos los cambios efectuados en el presupuesto del proyecto.
      Considerando el efecto de las decisiones que en otros temas del proyecto pueden tener
       incidencia en el presupuesto de costos.

                                        Gestionar los Costos del
                                               Proyecto




               Estimar los Costos        Presupuestar los Costos      Controlar los Costos
                  Del Proyecto                Del Proyecto               Del Proyecto
9.2 Línea Base de Rendimiento de Costes

9.2.1 Estimación de costes

Las estimaciones de costes son valoraciones cuantitativas de los costes probables de los
recursos requeridos para desarrollar las actividades del proyecto y pueden presentarse en
forma resumida o detallada. Éstas se deben estimar para todos los recursos que serán
cargados al proyecto.

Estimar los costes del proyecto incluye identificar y considerar varias alternativas de costes.

Se desarrolla una estimación de los costes de los recursos necesarios para completar las
actividades del proyecto.

La dirección de costes del proyecto, ha valorado el coste por hora en unidades monetarias,
de cada uno de los recursos personales que forman parte de la compañía. Estos valores
serán expresados en 18,5 € / h.

       El proyecto se desarrollará durante el periodo de marzo a julio, con un tiempo
       obligatorio de desarrollo 180 horas, entre el trabajo grupal y el individual.
       Teniendo en cuenta los 6 integrantes del grupo a un precio/h*pax de 18,5€, quedando un
       coste de 19.980€.
       Teniendo en cuenta el gasto imputable a la factura del Máster imputable a la dedicación
       del proyecto (1.773€ x 6 pax = 10.638€)
       Se tiene en cuenta el tiempo invertido en clase (350h) y el esfuerzo personal (150h) =
       500h x
       18,5€/h x 6 = 38.850€.
       Coste de los materiales empleados para la elaboración del proyecto (300€).
       Coste de la página web con dominio disponible y 10 cuentas de correo electrónico
       (25€).
       Coste de desplazamientos y dietas de los participantes de reuniones (18 sem x
       6 pax x 10€ = 1.080€)

Siendo el total de coste aproximado invertido de 70.873€



9.2.2 Preparación del presupuesto de costes.

El objetivo es obtener el resultado de la suma de los costes estimados individualmente de
cada una de las actividades, para generar la línea base de costes el proyecto.

Una vez identificados todos los recursos valorados e imputados debidamente a cada
actividad, mediante la herramienta de gestión de proyectos Microsoft® Project, generamos
la línea base (baseline), obteniendo los datos estadísticos mostrados a continuación:

Ver tabla en anexos
9.3 Requisitos de Financiación del Proyecto

9.3.1 Beneficios derivados del proyecto.
       Aumentar nuestros conocimientos, aumentando nuestra competitividad en el
        mercado a medio plazo (10.000€/anuales x 6 pax = 60.000€).
       Asumir la venta del proyecto para futuras aplicaciones (20.000€).

Siendo un total de beneficios aproximado a medio plazo de 80.000€.

Para el cálculo del cash-flow y del periodo de retorno de la inversión, se han hecho los
siguientes supuestos:



9.3.2 Financiación del proyecto.

Para la financiación de nuestra organización buscaremos inversión externa. Buscaremos
inversiones en diferentes instituciones públicas. Siendo una empresa de Innovación y
desarrollo, buscando inversiones en el ICO, CDTI, etc. donde nos ofrecen préstamos a largo
plazo (7 años), dos años de carencia, tipo de interés 0%, un 15% de subvención y
financiación de hasta 70%.

El resto de financiación se buscará en bancos a tipo de interés bajo.



9.3.3    Cash-Flow.

El flujo de caja es la acumulación neta de activos líquidos en un periodo determinado y, por
lo tanto, constituye un indicador importante de la liquidez de una empresa.

El estudio de los flujos de caja dentro de la empresa puede ser utilizado para determinar:

       Problemas de liquidez. El ser rentable no significa necesariamente poseer liquidez.
        Una compañía puede tener problemas de efectivo, aun siendo rentable. Por lo tanto,
        permite anticipar los saldos en dinero.
       Para analizar la viabilidad de proyectos de inversión, los flujos de fondos son la base
        de cálculo del valor actual neto y de la tasa interna de retorno.
       Para medir la rentabilidad o crecimiento de un negocio cuando se entienda que las
        normas contables no representan adecuadamente la realidad económica.

        Cash- Flow = Beneficio neto + Gasto no pagado
9.4 Actualizaciones a los Documentos de Proyecto

9.4.1 Registro de Riegos

Veamos de qué manera se han controlado los factores que provocan variaciones del coste y
los cambios de presupuesto del proyecto.

Una vez generada la baseline, se analizará el rendimiento de los costes del proyecto,
mediante el análisis del valor acumulado (Earned Value Management).

Indica la cantidad del presupuesto que debería haberse gastado, teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas, las
asignaciones o los recursos.

En el análisis del valor acumulado destacan tres valores clave:

       El costo presupuestado de las tareas tal y como se programan en el plan del
       proyecto, en función de los costos de los recursos asignados a esas tareas más
       cualquier costo fijo asociado con las tareas. El campo CPTP (costo presupuestado
       del trabajo programado) es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida.
       El costo real necesario para completar todas o parte de las tareas, hasta la fecha de
       estado. Se trata del costo real del trabajo realizado (CRTR).
       El valor del trabajo realizado hasta la fecha de estado, expresado en términos
       monetarios. Realmente es el valor acumulado del trabajo realizado y se denomina
       costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR).

Además de medir los valores de CRTR, CPTR y CPTP, los análisis de valor acumulado
miden los siguientes valores:

       Variación de costo (VC), que es la diferencia entre el costo estimado de una tarea
       y su costo real (fórmula VC = CPTR - CRTR).
      Variación de programación (VP), que es la diferencia entre el progreso actual y el
       progreso programado de una tarea en términos de costo (fórmula VP = CPTR -
       CPTP).
       El índice de rendimiento de costos (IRC), que es la relación entre los costos
       presupuestados y los costos reales (fórmula IRC = CPTR/CRTR).
La interpretación de los valores desde la tabla de costes del valor acumulado en Microsoft®
Project será la siguiente:

Las variaciones pueden ser positivas o negativas:

       Indicador   Análisis    Interpretación                   Posibles acciones
                               Proyecto adelantado con
       CV          >0                                           Reasignación de
                               respecto a la programación
                                                                presupuesto y recursos
       IRC         >1          Por debajo del presupuesto
                               Proyecto retrasado con           Aumentar el
       CV          <0
                               respecto a la programación       presupuesto o aceptar
                                                                márgenes de beneficio
       IRC         <1          Por encima del presupuesto
                                                                reducidos
                               Detalle de las variaciones del proyecto




9.4.2 Cronograma del proyecto

Ver anexo Microsoft Project.
10 Capítulo 10: 8.1 Plan de Gestión de la Calidad




Identificación del Documento
Proyecto     Proyecto Académico eCity
Documento    Plan de Gestión de Calidad
NºDoc        A01_081_PLANCALIDAD_R

Historial del Documento
Revisión    Fecha de Revisión   Autor revisión         Descripción de cambios
01         20/04/2010           Eudald Vila      Revisión de Contenidos
02         22/04/2010           Eudald Vila      Referencias a los check list


Aprobación
       Realizado                     Revisado                   Aprobado

     Maria Portabella           Responsable Calidad          Project Manager
                                    Eudald Vila
10.1 Plan de gestión de calidad

El Plan de Gestión de calidad describe cómo el equipo de dirección del proyecto
implementará la política de calidad de la organización ejecutante. El Plan de gestión de
calidad puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general. El
formato y el grado de detalle se determinan en función de los requisitos del proyecto. El
plan de gestión de calidad debe revisarse en una etapa temprana del proyecto, para
asegurarse de que las decisiones estén basadas en informaciones precisas. Los beneficios
de esta revisión pueden incluir la reducción del coste y sobre costes en el cronograma
ocasionados por el reproceso.

Planificar la calidad es el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y normas
para el proyecto y el producto, documentando la manera en que el proyecto demostrará el
cumplimiento con los mismos. La planificación de la calidad debe realizarse en paralelo a los
demás procesos de planificación del proyecto.

La planificación de la calidad del proyecto establece las acciones a realizar para los
implicados, para que se lleve a cabo este plan i están enfocados a conseguir el producto y
servicio requeridos por el cliente, en el menor coste y tiempo.

Las directrices para la gestión de la calidad del proyecto de creación de la empresa eCity,
basada en la norma ISO 10006:2003.

Para el buen funcionamiento de la empresa se establecerá y se mantendrá un sistema de
gestión de la calidad y se efectuará una mejora continua de su eficacia conforme a los
requisitos de la Norma ISO 9001:2000.

Teniendo en cuenta que nuestro cliente ejecutivo será la administración pública, se tendrá
en cuenta el PMBOK Gubernamental.




10.2 Métricas de calidad

Desviaciones temporales de las actividades programadas respecto al cronograma inicial.
Se medirá el nombre de las actividades no acabadas en el tiempo establecido y el total de
días extras respecto a la fecha final programada.

Desviaciones de coste respecto a la planificación inicial. Se medirá el total de actividades
con el mayor coste respecto al planificado sobre el coste total respecto al presupuesto
inicial.

Calidad de los entregables respecto a lo establecido en el PMBOK.

Calidad de las reuniones respecto a lo establecido en las actas.
10.3 Lista de control de calidad

Se ha elaborado una lista de control de calidad, con el fin de facilitar el control de la
realización de todos los entregables, recogiendo los puntos clave para el éxito del proyecto.

Los estándares de calidad de los entregables más relevantes son los siguientes

      Seguimiento de la Metodología PMBOK.
      Control de las herramientas implantadas en los diferentes procesos.
      Seguimiento y Control del Tiempo y Coste
      Concreción
      Contenido
      Formato

Los estándares de calidad de las reuniones internas más relevantes son los siguientes:

      Objetivos establecidos en el Acta.
      Seguimiento y Control del Tiempo y Coste
      Contenido

Se realizará una lista de control de calidad de los entregables, para verificar la calidad de
todos los documentos. Esta lista estará en un desplegable dentro del documento Listado de
documentos. Este documento lo realizará el responsable de cada tarea y le servirá al Project
Manager para cerrar el entregable según los marcadores. La plantilla de esta lista de control
se encuentra en el archivo A01_081_PLANTILLACALIDADENTREGABLES_R.xls

Se realizará una lista de control de calidad de las reuniones internas, para verificar su
concreción y cumplimiento. El responsable de la realización de este Check-List será el
secretario de la reunión. La plantilla de esta lista de control se encuentra en el archivo
A01_081_PLANTILLACALIDADREUNIONES_R.xls

Se realizará una encuesta de satisfacción del cliente, para controlar el avance del proyecto.
La   plantilla   de   esta    lista   de    control     se   encuentra     en    el   archivo
A01_081_PLANTILLASATISFACCIONCLIENTE_R.xls
10.4 Plan de mejoras de calidad

Con tal de realizar la mejora continua de los procesos de la empresa se deben detectar y
eliminar las tareas que no aporten valor añadido:

      Se identifican los procesos, secuencia e interacciones necesarias para el correcto
       funcionamiento del sistema de gestión de la calidad mediante el Mapa de Procesos.
      Los procesos identificados como clave, se definirán de forma exhaustiva, analizando
       cada uno mediante:
            Diagrama de flujo
            Producto de entrada y salida
            Responsable
            Controles y ensayos
            Indicadores de control de proceso
            Registros
            Procedimientos estadísticos aplicados
      Se determinará la eficacia de estos procesos realizando su seguimiento y medida
       correspondiente para conseguir mejorar la eficacia continuamente
      Se deberá asegurar la disponibilidad de los recursos suficientes para realizar la
       ejecución del proceso, el control y el seguimiento.
      Se implementaran acciones de mejora continua de los procesos y para conseguir los
       objetivos establecidos.
      Se controlarán los procesos subcontratados que afecten a la calidad del producto.




10.5 Línea base de calidad

Mediante los requisitos establecidos en el Plan de gestión de la calidad se pretende
conseguir los siguientes objetivos:

      Asegurar la satisfacción del cliente, mediante el éxito del proyecto de eCity.
      Conseguir ser flexibles para poder adaptarnos a nuestros requisitos debido al actual
       entorno cambiante y competitivo del mundo empresarial.
      Disponer de personal implicado en el proyecto, con formación y motivación suficiente
       para estar orientado a la satisfacción de los clientes, internos y externos.
      Realiza proyectos de elevada calidad en el menor tiempo y coste, conforme las
       especificaciones requeridas por el cliente.
10.6 QFD

QFD (Quality Function Deployment) significa Despliegue de la Función de Calidad. Esto es, "transmitir"
los atributos de calidad que el cliente demanda a través de los procesos organizacionales, para que
cada proceso pueda contribuir al aseguramiento de estas características. A través del QFD, todos los
integrantes de la organización eCity sepan la importancia para los clientes y trabajar para cumplirlo.
11 Capítulo 11: 9.1 Plan de Gestión de los Recursos
   Humanos




Identificación del Documento
Proyecto     Error! Reference source not found.Proyecto Académico eCity
Documento    Error! Reference source not found.Plan de Recursos Humanos
NºDoc        A01_091_PLANRRHH_R

Historial del Documento
Revisión    Fecha de Revisión   Autor revisión        Descripción de cambios
  01           12/04/2010          David B       Añadir Punto 5 Formación
  02            25/04/10          Eudald Vila    Formato


Aprobación
       Realizado                    Revisado                   Aprobado

      David Balcells            Responsable Calidad          Project Manager
                                 Luis Miguel Garcia
11.1 Equipo de proyecto.

11.1.1         Adquisición del equipo de proyecto.
El proyecto de eCity nace con la particularidad de ser un proyecto académico en el marco de
la obtención del título de Master en gestión de proyectos. Este hecho implica que se
conocen los integrantes del equipo antes de empezar su planificación y que no se estiman
necesarias adquisiciones de nuevos integrantes en el transcurso del mismo.


11.1.2         Miembros de eCity y perfiles profesionales.
David   Balcells Robert (26 años)
   -     Ingeniero Superior Químico (ETSEIB-UPC)
   -     Cursando Master en Project Management Industrial por la SPED-UPC (2009-2010)
   -     Ingeniero Júnior en Departamento Ingeniería, KAO Corporation SA (2006-2007)
   -     Responsable implantación proyectos de seguridad de producto químico, Chemical
         Gallery SA (2007-actual)

Álex Blanquer Cantarero (31 años)
   - Ingeniero Técnico Industrial especialidad en Electrónica Industrial (UAB - EUSS)
   - Cursando Licenciatura en Investigación y Técnicas de Mercado por la UOC
   - Cursando Master en Project Management Industrial por la UPC (2009-2010)
   - Técnico comercial en varios sectores (5 años)
   - Actualmente técnico comercial en Electra Molins (fabricante grupos electrógenos).

Luís Miguel García García (36 años)
    - Arquitecto Superior por la ETSAB-UPC (2002)
    - Postgrado en Dirección y Gestión de Proyectos y Obras por la Fundació UPC (2007)
    - Cursando Master en Project Management Industrial por la UPC (2009-2010)
    - Jefe de proyecto en la empresa de arquitectura Global Estudios S.L. (2005-2009)
    - Coordinador de proyectos y responsable de la Oficina Técnica en el área de
       Urbanismo del Ayto de Sant Just Desvern (2002-2004)
    - Proyectista en la Direcció de Serveis de Planejament Urbanístic -sector de
       Urbanismo- del Ayto de Barcelona (1998-1999)

Maria   Portabella Sendra (24 años)
   -     Ingeniera Técnica Industrial, especialidad Electrónica por la EUETIB
   -     Cursando Master en Project Management Industrial por la UPC (2009-2010)
   -     Responsable Comercial y Dirección de Obras, en Cambio Climatico, s.l. (2008-2010)

Iván Suazo Forno (30 años)
   - Ingeniero Civil Industrial (UAI, Chile)
   - Magister en Ciencias de la Ingeniería mención Modelamiento de Sistemas (UAI,
       Chile, 2002-2003)
   - Cursando Master en Project Management Industrial por la UPC (2009-2010)
   - Ingeniero de Gestión en SQM S.A. (2005-2008)
   - Ingeniero de estudios en SQM S.A. (2008-2009)

Eudald Vila Oller (33 años)
   - Ingeniero Técnico Industrial especialidad en Mecánica (UPC-EUETIT)
   - Postgrado en Seguridad Activa y Pasiva en el automóvil por la Fundació UPC -
       Cátedra Applus (2007)
   - Cursando Master en Project Management Industrial por la UPC (2009-2010)
   - Ingeniero de diseño mecánico de máquinas y mecanismos de I+D (2004-2006)
   - Project Manager de Sillas de Seguridad Infantil en el Automóvil CRS (2006-2009)
11.1.3           Miembros del equipo y roles Belbin.
Como se describirá posteriormente, los integrantes de eCity asumirán la responsabilidad o
la consultoría de las distintas áreas de conocimiento en gestión de proyectos descritas en
PMBOK según el resultado y el análisis del test de los roles de Belbin y sus afinidades
profesionales.

El que sigue es un gráfico que muestra la combinación de roles del equipo según el análisis
del test. Las barras azules representan a la persona con mayor valor en ese rol, y las verdes
el valor de la media del grupo.




ID: Implementador – CO: Coordinador – CH: Cohesionador – CE: Cerebro – ES: Especialista
  – IR: Invesigador de recursos – ME: Monitor/evaluador – FI: Finalizador – IS: Impulsor

A continuación se describen los roles resultantes de cada integrante del equipo de proyecto:

David Balcells

Roles Naturales (puntuación muy alta)          Roles secundarios (puntuación alta)


         1. Implementador                             1. Coordinador
         2. Cohesionador                              2. Impulsor
         3. Finalizador                               3. Monitor-Evaluador


Competencias y habilidades asociadas           Áreas de conocimiento


         1. Organización
         2. Ejecución
         3. Tareas                                   RESP. Gestión del Tiempo

          •    Organizar al equipo-                  CONS. Gestión de los RR.HH
              procedimientos
                                                     CONS. Gestión de la
          •    Cumplimiento de
                                                     Comunicación
              plazos establecidos
                                                     (Gestor documental)
          •    Garantizar que no
              haya errores
Álex Blanquer

Roles Naturales (puntuación muy alta)       Roles secundarios (puntuación alta)


       1.    Cohesionador
       2.    Implementador                        1. Coordinador
       3.    Cerebro                              2. Impulsor
       4.    Investigador de recursos


Competencias y habilidades asociadas        Áreas de conocimiento


        1.      Contactos
        2.      Ideas                            RESP. Gestión del Coste
        3.      Organización
        4.      Ejecución                        RESP. Gestión de la
                                                 Comunicación (y web)
            •      Versatilidad para
                  ayudar en aspectos             CONS. Gestión de las
                  difíciles para el grupo        Adquisiciones
            •      Diplomacia para
                  superar conflictos




Luís Miguel García

Roles Naturales (puntuación muy alta)       Roles secundarios (puntuación alta)


       1. Coordinador
       2. Monitor-Evaluador                       1. Implementador
       3. Impulsor                                2. Cohesionador


Competencias y habilidades asociadas        Áreas de conocimiento


        1. Objetivos
        2. Planes
        3. Organización
                                                 RESP. Gestión de los RR.HH
            •      Coordinar al grupo
                                                 RESP. Gestión del Alcance
            •      Asignar tareas
                  acordes, según                 CONS. Gestión de la
                  objetivos
                                                 Integración
            •      Papel clave en
                  planificación
            •      Árbitro ante
                  cualquier controversia
            •
Maria Portabella

Roles Naturales (puntuación muy alta)    Roles secundarios (puntuación alta)


       1. Implementador                        1.   Monitor-Evaluador
       2. Investigador de recursos             2.   Especialista
       3. Finalizador                          3.   Impulsor
                                               4.   Coordinador

Competencias y habilidades asociadas     Áreas de conocimiento


        1.    Organización
        2.    Ejecución
        3.    Contactos                       RESP. Gestión de las
        4.    Ideas                           Adquisiciones

          •      Establecer contactos         CONS. Gestión del Coste
                externos
                                              CONS. Gestión de la Calidad
          •      Buscar nuevas
                                              (Gestora documental)
                oportunidades
          •      Dirigir negociaciones
                tuteladas por el grupo



Iván Suazo

Roles Naturales (puntuación muy alta)    Roles secundarios (puntuación alta)


       1. Cerebro                              1. Monitor-Evaluador
       2. Cohesionador                         2. Implementador
       3. Especialista                         3. Impulsor


Competencias y habilidades asociadas     Áreas de conocimiento


        1. Ideas
        2. Contactos                          RESP. Gestión de la
        3. Planes                             Integración

          •      Resolver problemas           CONS. Gestión del Tiempo
          •      Proponer nuevas
                ideas                         CONS. Identificación de
                                              Riesgos
          •      Sugerir soluciones al
                equipo
Eudald Vila

Roles Naturales (puntuación muy alta)         Roles secundarios (puntuación alta)


         1.   Implementador
         2.   Cerebro                                1. Finalizador
         3.   Coordinador                            2. Investigador de recursos
         4.   Impulsor


Competencias y habilidades asociadas          Áreas de conocimiento


         1.       Organización
         2.       Ejecución
         3.       Ideas                             RESP. Gestión de la Calidad
         4.       Objetivos
                                                    RESP. Gestión de Riesgos
              •      Superar obstáculos
                                                    CONS. Gestión del Alcance
              •      Sentido de la
                    urgencia
              •      Convertir discusiones
                    en acción positiva




11.2 Roles y responsabilidades

11.2.1              Roles.
Para el desarrollo del proyecto Académico eCity, y con el objetivo de procurar un correcto
aprendizaje de todos los miembros del equipo en las distintas áreas de la gestión de
proyectos, se ha previsto una organización como la detallada a continuación:

   -   Project Board compuesto por:
       o Senior User: Tutor del Proyecto designado por la SPED-UPC.
       o Executive: Representante único designado por el equipo de eCity en el Project
           Board de entre sus 6 integrantes.

   -   Project Manager rotativo para el proyecto académico. Se establecen turnos rotativos
       de 3 semanas de duración para que cada uno de los 6 miembros de eCity asuma
       este rol en algún momento del proyecto.

   -   Un Responsable y un Consultor (o ayudante) para cada una de las áreas de
       conocimiento de gestión de proyectos descritas en el PMBOK. La designación de
       estos responsables y consultores de entre los seis miembros de eCity se realizará
       acorde con los resultados del Test Belbin realizado por cada uno de sus integrantes.

   -   Equipo de proyecto formado por los seis integrantes de eCity. Los miembros del
       equipo compaginarán los roles anteriormente descritos con el trabajo de realización
       de las tareas necesarias para llevar a cabo el proyecto.
11.2.2     Responsabilidades.

11.2.2.1   Senior User.

Persona             Sr. Jaume Mussons (SPED-UPC).


                    Es designado por la School of Professional & Executive Development
Designado por       de la UPC como el tutor del proyecto, cargo equiparable al Senior
                    User del proyecto.


                    Representará los intereses y expectativas del cliente del proyecto.
                    Por ello, y según el documento Guía para el desarrollo de proyectos
                    tendrá las siguientes atribuciones:
                       - Entregar los requerimientos del proyecto:
                                o Características.
                                o Limitaciones y fronteras.
                                o Calendario.
                                o Horas de dedicación.
Responsabilidades      - Especificar todos los parámetros de la evaluación.
                       - Mostrar modelos de ejemplo de proyectos.
                       - Indicar la metodología y las herramientas adecuadas para
                            hacer el proyecto.
                       - Resolver dudas de organización, de desarrollo y de redacción
                            del proyecto.
                       - Atender vía e-mail o personalmente a los participantes con
                            el objeto d orientar la ejecución.
                       - Hacer un seguimiento de los hitos principales del proyecto


11.2.2.2   Executive.

Persona             Sr. Luís Miguel García (eCity)


                    Es designado por los miembros del equipo eCity como Executive por
Designado por
                    ser el impulsor de la idea de proyecto.


                    Representará los intereses del equipo eCity en el Project Board. En
                    el caso del proyecto académico sus responsabilidades se resumen
                    en:
Responsabilidades
                        - Presentar el caso de estudio para el proyecto técnico.
                        - Controlar que a nivel de caso de estudio el equipo trabaje en
                           la dirección correcta y coordinadamente.
11.2.2.3   Project Manager.

Persona             Cargo rotativo entre los miembros del equipo eCity.


                    Los miembros del equipo eCity establecen turnos rotativos de 3
                    semanas de duración para que cada uno de los 6 integrantes asuma
                    este rol en algún momento del proyecto.

                    De esta manera se pretende primar el objetivo del proyecto
                    académico, que no es otro que cada integrante aprenda y ponga en
                    práctica el máximo de conocimientos adquiridos al largo del Master,
                    antes que la eficacia en la ejecución del mismo.

                    Calendario de asunción del rol de Project Manager por los distintos
                    miembros de eCity:

                                   MARZO 2010                   ABRIL 2010
                              L M X J V S          D    L   M    X J V S       D
                              1  2 3 4      5 6    7                1   2  3   4
                              8  9 10 11 12 13     14   5 6      7 8    9 10   11
Designado por                 15 16 17 18 19 20    21   12 13    14 15 16 17   18
                              22 23 24 25 26 27    28   19 20    21 22 23 24   25
                              29 30 31                  26 27    28 29 30
                                   MAYO 2010                    JUNIO 2010
                              L M X J V S          D    L  M     X J V S       D
                                               1   2       1     2 3    4  5   6
                              3  4 5 6      7 8    9    7 8      9 10 11 12    13
                              10 11 12 13 14 15    16   14 15    16 17 18 19   20
                              17 18 19 20 21 22    23   21 22    23 24 25 26   27
                              24 25 26 27 28 29    30   28 29    30
                              31
                                    JULIO 2010
                              L M X J V S          D            Iván S.
                                        1   2 3    4            Eudald V.
                              5  6 7 8      9 10   11           David B.
                              12 13 14 15 16 17    18           Álex B.
                              19 20 21 22 23 24    25           Luismi G.
                              26 27 28 29 30 31                 Maria P.
                                                                Executive


                    Será el responsable de la dirección diaria del proyecto y sus
                    principales atribuciones serán las de coordinar los responsables de
                    cada área de conocimiento y miembros del equipo de proyecto
                    para:
                        - Asegurar que el proyecto produzca los productos requeridos.
                        - Cumplir con los estándares de calidad establecidos.
                        - Cumplir los plazos de tiempo y coste acordados.
Responsabilidades       - Aprobar los distintos entregables del proyecto.
                        - Conseguir un ambiente de trabajo cómodo y agradable para
                           todos los integrantes, intentando promover las decisiones
                           consensuadas.
                        - Velar por la cohesión del grupo de trabajo.
                        - Fomentar el trabajo en equipo dentro de cada área de
                           conocimiento.
                        - Conseguir un reparto equitativo de tareas.
11.2.2.4   Responsables de las distintas Áreas de conocimiento.

                    Cada miembro del equipo eCity asumirá la responsabilidad de una o
                    dos áreas de conocimiento de gestión de proyectos descritas en el
                    PMBOK:
Persona             -   Gestión   de la integración    -   Gestión   de   los RRHH
                    -   Gestión   del alcance          -   Gestión   de   la comunicación
                    -   Gestión   del tiempo           -   Gestión   de   los riesgos
                    -   Gestión   del coste            -   Gestión   de   las adquisiciones
                    -   Gestión   de la calidad

                    Se prioriza asignar la responsabilidad de un área de conocimiento a
                    aquél integrante que muestre un valor más alto de puntuación en el
                    rol de los descritos en el test Belbin que sea más afín a cada una de
                    ellas. El reparto de la responsabilidad en cada área, se consensuará
Designado por
                    entre todo el grupo, basándose en el análisis de los resultados del
                    test y en las motivaciones y aptitudes profesionales de cada uno.

                    Ningún integrante del equipo asumirá la responsabilidad de más de
                    un área ni de menos de una.

                    Entre las atribuciones de cada uno de los responsables de área de
                    conocimiento están:
                       - Revisar las tareas pertenecientes a su área.
Responsabilidades      - Fomentar el trabajo en equipo dentro de cada área de
                           conocimiento que dirija.
                       - Conseguir un reparto equitativo de tareas dentro de su área
                           de responsabilidad.


11.2.2.5   Consultores de las distintas Áreas de conocimiento.

                    Cada miembro del equipo eCity asumirá el rol de consultor o
                    ayudante del responsable de una o dos áreas de conocimiento de
                    gestión de proyectos descritas en el PMBOK.
Persona             -   Gestión   de la integración    -   Gestión   de   los RRHH
                    -   Gestión   del alcance          -   Gestión   de   la comunicación
                    -   Gestión   del tiempo           -   Gestión   de   los riesgos
                    -   Gestión   del coste            -   Gestión   de   las adquisiciones
                    -   Gestión   de la calidad

                    La asignación de cada miembro al rol de consultor en una u otra
                    área se realiza en función de aquél que haya obtenido la segunda
                    puntuación más alta en el rol afín a cada una de ellas de los
Designado por
                    descritos en el test Belbin. En la medida de lo posible se intenta
                    evitar que se repitan las parejas de responsable-consultor
                    asignadas en otras áreas.


                    Las atribuciones del consultor o ayudante del responsable de área
                    de conocimiento serán:
Responsabilidades
                       - Ofrecer consejo y ayuda al responsable de área cuando este
                           requiera de ella.
                       - Asumir el rol del responsable en ausencia de éste.
11.2.2.6     Equipo de proyecto.

                      Todos los integrantes del equipo de eCity desarrollarán las tareas
                      necesarias en todas las fases de este proyecto, compaginándolo con
Persona
                      otros roles que les sean asignados y con sus respectivos trabajos
                      profesionales.


                      Todos los integrantes de eCity se unen voluntariamente para formar
Designado por         equipo de proyecto y llevar a cabo las distintas tareas necesarias
                      para la ejecución del mismo.


                      Las responsabilidades del equipo en el desarrollo de proyecto
                      académico son las de:
Responsabilidades
                         - Ejecutar las tareas encomendadas para el desarrollo del
                            proyecto, cumpliendo con los requisitos de calidad, coste y
                            tiempo establecidos.

11.3 Organigrama del proyecto.

                    SENIOR USER                      EXECUTIVE
                    Jaume Mussons                 Luís Miguel García



                                PROJECT MANAGER
                                     Rotativo




    RESPONSABLES (RE) Y CONSULTORES (CO) DE ÁREAS DE CONOCIMIENTO

           INTEGRACIÓN                ALCANCE                    TIEMPO
              RE: IVÁN               RE: LUISMI                 RE: DAVID
             CO: LUISMI              CO: EUDALD                 CO: IVÁN



               COSTE                  CALIDAD                    RR.HH.
              RE: ÁLEX               RE: EUDALD                 RE: LUISMI
             CO: MARIA               CO: MARIA                  CO: DAVID



           COMUNICACIÓN               RIESGOS               ADQUISICIONES
              RE: ÁLEX               RE: EUDALD               RE: MARIA
             CO: DAVID                CO: IVÁN                 CO: ÁLEX




                             EQUIPO DE PROYECTO
                  DAVID – ÁLEX – LUISMI – MARIA – IVÁN - EUDALD
11.4 Calendario de recursos.
Se estima necesario que cada integrante de eCity destinará 180 horas en total a realizar el
proyecto, repartidas entre trabajo individual y en grupo en las distintas tareas del proyecto.
Esto es 10 horas por cada una de las 18 semanas de proyecto.

Su participación en el proyecto se prevé continuada desde la fecha de inicio del mismo (15
de marzo de 2010), hasta el día de su entrega y defensa (16 de julio de 2010), dado que al
largo del mismo asumen distintos roles tanto de gestión cómo de ejecución de tareas.

                           MARZO 2010                    ABRIL 2010
                      L M X J V S          D     L   M    X J V S        D
                      1  2 3 4      5 6    7                 1 2    3    4
                      8  9 10 11 12 13     14   5 6       7 8 9 10       11
                      15 16 17 18 19 20    21   12 13     14 15 16 17    18
                      22 23 24 25 26 27    28   19 20     21 22 23 24    25
                      29 30 31                  26 27     28 29 30
                           MAYO 2010                     JUNIO 2010
                      L M X J V S          D     L M      X J V S        D
                                       1   2       1      2 3 4     5    6
                      3  4 5 6      7 8    9    7 8       9 10 11 12     13
                      10 11 12 13 14 15    16   14 15     16 17 18 19    20
                      17 18 19 20 21 22    23   21 22     23 24 25 26    27
                      24 25 26 27 28 29    30   28 29     30
                      31
                            JULIO 2010
                      L M X J V S          D             Liberación Álex B
                                1   2 3    4
                      5  6 7 8      9 10   11
                      12 13 14 15 16 17    18
                      19 20 21 22 23 24    25
                      26 27 28 29 30 31


Se prevén períodos excepcionales de liberación de recursos dadas ciertas circunstancias
personales. Entre ellas:
    Permisos en caso de boda: se prevé que el Sr. Álex Blanquer no pueda dedicarse al
      desarrollo del proyecto en un período prolongado comprendido entre 12 y 30 de
      junio por este motivo.

Otras circunstancias que serán valoradas a su debido tiempo para la liberación de recursos
del proyecto son:
     Períodos de enfermedad.
     Obligaciones profesionales excepcionales de los integrantes. Hay que tener en cuenta
       que van a compaginar sus trabajos profesionales con la dedicación al proyecto.
11.5 Necesidades de formación.

11.5.1        Formación en gestión de proyectos.
Para la ejecución del proyecto académico, el equipo de eCity se formará en el campo de
gestión de proyectos cursando el Master en Project Management Industrial de la School of
Professional and Executive Development de la UPC.


11.5.2        Formación relativa al proyecto técnico.
El equipo eCity valorará las necesidades de obtener formación acerca de Movilidad Urbana
con el objetivo de enfocar el proyecto técnico.
La prioridad será obtener formación de forma gratuita por no añadir coste al proyecto.




11.6 Reglas de convivencia.
Considerando que los miembros del equipo eCity se han unido a él de forma voluntaria y, se
presupone están comprometidos con el objetivo final del proyecto, no se considera oportuno
fijar un reglamento sancionador detallado. Aún así se estima necesario dejar constancia de
las reglas más básicas de convivencia interna del grupo.

11.6.1        Respeto a los miembros del equipo de proyecto.
Todos los miembros del equipo de eCity tratarán con el debido respeto y máxima educación
al resto de integrantes, al tutor del proyecto, a los profesores del Master, a los integrantes
del resto de grupos de proyecto y toda persona que sea contactada en representación del
grupo.

Todos los integrantes del equipo velarán porque así sea y estudiarán en cada caso las
medidas oportunas para resolver los conflictos que puedan surgir en el transcurso del
proyecto.

Conceptos que se consideran clave para la convivencia del grupo:
    respeto y receptividad hacia las consideraciones de todos los miembros del equipo.
    flexibilidad para adoptar la postura más conveniente en beneficio de los objetivos de
      proyecto marcados de un inicio,
    actitud positiva y proactiva en todo el proceso de proyecto.

Una de las funciones del director de proyecto, además de coordinar el avance del proyecto,
será la de ejercer de canalizador de las objeciones de todo el grupo para, entre todos,
buscar un consenso no forzado, evitando que se atasque algún tema.

Cualquier miembro del equipo contribuirá a desarrollar todas y cada una de las partes del
proyecto, aportando sus ideas y reflexiones tanto en trabajo individual como en grupo.

Ante la imposibilidad de llegar a un acuerdo en el momento que exista disparidad de
criterio, se adoptará la postura descrita anteriormente en la búsqueda de una solución por
consenso, con la aprobación final del responsable del área o tarea a que se refiera.
11.6.2        Cumplimiento con las entregas.
Los miembros del equipo están obligados a, en la medida de lo posible, cumplir con los
plazos de entrega establecidos de forma consensuada, así como con los requisitos de
calidad de los entregables.


11.6.2.1      Plazo de entrega.
El incumplimiento en el plazo de entrega de alguna tarea asignada a un miembro del equipo
será evaluado por el director de proyecto y, en consenso con el resto del equipo, se
ampliará el plazo que se estime para la finalización de la misma, sin que esto conlleve la
liberación del integrante de realizar las nuevas tareas requeridas. Aún así, si todos lo
estiman necesario, se redistribuirá la tarea entre los miembros restantes si el motivo es la
falta de recursos para la finalización de la misma -con la consiguiente notificación en el acta
de la reunión en la que esté incluida-.

En caso de causa mayor que imposibilite a algún miembro del equipo realizar la tarea, y
después que éste lo notifique y justifique debidamente con anterioridad, ésta será
reasignada del mismo modo al resto de miembros por parte del director de proyecto.


11.6.2.2      Calidad de las entregas.
Los miembros del equipo podrán pedir por consenso que un entregable sea revisado y
rehecho si consideran que éste no cumple con los requisitos de calidad estipulados.


11.6.3        Comportamiento en las reuniones.

11.6.3.1      Puntualidad.
La puntualidad en las reuniones será imprescindible para el aprovechamiento efectivo del
tiempo de reunión. No obstante, se establecen 15 minutos de margen de espera para su
comienzo en caso de faltar algún integrante del grupo. Transcurrido este tiempo, y aún
faltando un miembro del equipo, se procederá al inicio de la reunión.


11.6.3.2      Asistencia.
Se considera básica para el avance coordinado del proyecto, ya que aquí se consensúan
todos los temas con objeto de llegar a acuerdos y poder avanzar en el desarrollo del
trabajo, con el conocimiento e implicación de todos los miembros del equipo.

En modo contrario, si uno de éstos no puede asistir, habrá de notificarlo a todo el equipo
con al menos un día de antelación, con el fin de reconducir en lo posible la planificación de
la reunión, y en su caso, cambiar la fecha de la misma si fuese necesario.
12 Capítulo 12: 10.2 Plan de las Comunicaciones




Identificación del Documento
Proyecto      eCity
Documento     Plan de Comunicaciones
NºDoc         A01_102_PLANCOMMS

Historial del Documento
Revisión    Fecha de Revisión   Autor revisión           Descripción de cambios
01         15/4/2010            A. BLANQUER       Ampliación conceptos: diagramas de
                                                  flujo, presupuestos y glosario.
02         21/4/2010            A. BLANQUER       Revisión final, cambios en los flow-
                                                  chart y corrección de formato.

Aprobación
        Realizado                      Revisado                   Aprobado

       David Balcells       Responsable Comunicaciones        PROJECT MANAGER
     Luis Miguel Garcia           Alex Blanquer
         Ivan Suazo
                                                               NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                            ECITY URBAN SOLUTIONS                        83dceed66254.doc
  LOGO EMPRESA                                                 Fecha:    21/04/10
                                                               NºRev.:   02
                         10.2 PLAN DE COMUNICACIONES           Pg.:      Página 58 de 109




12.1 Introducción

12.1.1        Objetivo

Definir procesos de comunicación que sean adecuados y oportunos para satisfacer l las
necesidades de comunicación de los interesados.



12.1.2        Procesos implicados

Los procesos implicados en la comunicación son la generación de documentos, su posterior
recopilación, la distribución de la información, el almacenamiento y la presentación final de
la misma.




12.1.3        Factores

Entre los factores clave para planificar las comunicaciones del proyecto, encontramos el
registro y gestión de los interesados, los factores ambientales, la experiencia en la
organización y, también, los datos históricos. Todos ellos influirán en la manera de
organizar la comunicación entre los stakeholders.



12.1.4        Contexto

Podemos distinguir diversas facetas de la comunicación, en función de:

      Interno (Project team) – Externo (cliente: J. Mussons)
      Formal (Actas, Entregables) – Informal (foro, email, debates)
      Vertical (jerárquica) – Horizontal (entre compañeros)
      Oficial – No Oficial
      Verbal – No Verbal



12.1.5        Saber hacer de la comunicación

Se entiende como: escucha activa, cuestionar, fomentar el acceso al conocimiento,
contrastar la información, lograr motivar-persuadir, buscar el consenso en situaciones
delicadas, evitar confrontamientos y saber sintetizar y recopilar la información.
                                                               NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                             Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
         eCity                                                 Fecha:    26/04/2010
                                                               NºRev.:   01
                          Fase de Planificación del Proyecto   Pg.:      Página 59 de 109


12.2 Planificación de las comunicaciones

Proceso necesario para determinar las necesidades de información de los stakeholders y
decidir cómo llevamos a cabo la comunicación de la misma.



12.2.1           Necesidad de comunicación

Existe la necesidad de una comunicación fluida y accesible entre todos los componentes del
project team, teniendo en cuenta que se trata de un equipo multidisciplinar que no trabaja
habitualmente en un mismo espacio de trabajo físico. De cara al cliente, se debe
proporcionar unos entregables de manera que satisfaga al máximo sus necesidades.




12.2.2           Información tratada

La información que debe ser comunicada será toda aquella que aporte valor a la
consecución de los objetivos del proyecto. El contenido se adaptará a las necesidades del
proyecto en cada momento, utilizando todas las herramientas disponibles que puedan
ayudar a que el mismo sea de alta calidad.




12.2.3           Distribución de la información

La información se debe distribuir porque existe la necesidad de compartir los conocimientos
entre los miembros del project team. Todos ellos aportarán su experiencia y saber hacer, y
será la única manera de lograr unos resultados excelentes. A nivel externo, el cliente debe
conocer el avance del proyecto para poder proporcionarnos el feedback necesario y su
aprobación en fases clave del proyecto.




12.2.4           Frecuencia de la comunicación

Internamente se fomentará la comunicación y, por tanto, la frecuencia de distribución de la
información será muy elevada. A nivel externo, el cliente nos requerirá la documentación
entregable de forma periódica según lo establecido en el calendario de entregas, salvo error
u omisión.




12.2.5           Responsable de la comunicación

Según el contexto, si el documento es interno será el propio responsable del documento
quien lo publique en el área de documentación correspondiente y lo notifique (ej. acta de
reunión: el secretario asignado para la reunión). Si se trata de un entregable al cliente,
existirá un responsable que se encargará de realizar esta tarea (ej. presentación: se
asignará una o varias personas que expongan los temas de interés).

En todos los casos existirá un delegado responsable de comunicaciones que respaldará el
trabajo realizado y asumirá el rol de primer responsable en caso de ausencia del mismo.
                                                                NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                               Proyecto Académico eCity                   83dceed66254.doc
         eCity                                                  Fecha:    26/04/2010
                                                                NºRev.:   01
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12.2.6           Información confidencial

La información confidencial se someterá a los mismos criterios que el resto de
documentación, puesto que toda nuestra documentación se almacena en un entorno
protegido. En caso de requerir un nivel más elevado de confidencialidad, se contempla la
posibilidad de añadir password a los documentos.



12.2.7           Interesados

La información se transmitirá de la manera más adecuada a todos los interesados, teniendo
en cuenta el documento 10.1. Registro de Interesados (documento anexo).




12.2.8           Metodología

Según se trate de información comunicada de manera escrita u oral, se utilizarán los
métodos y procesos más adecuados, descritos a continuación:

12.2.8.1         Escrito

Entorno virtual: Se habilita un entorno virtual on-line, accesible desde cualquier ordenador
conectado a Internet, con acceso restringido a los miembros del project team y, cuando sea
necesario, a otros interesados. Dicho entorno permite mantener un registro ordenado de
toda la información generada y publicada por los miembros del project team.

Foro: Dicho entorno virtual permitirá la interacción entre los interesados de manera fluida,
registrable y evaluable. Esto permitirá revisar la calidad de la comunicación y adaptarla
según la evolución del proyecto.

Correo electrónico: Los interesados disponen de un correo electrónico personal que
permite enviar y recibir consultas uno a uno o por difusión desde el entorno Google Groups.
Se considera este medio por su inmediatez, accesibilidad y facilidad de uso, por encima de
otros como el fax o el correo ordinario. Si el equipo considera que se debe profundizar en un
tema concreto que haya surgido de conversaciones, reuniones o similares, será conveniente
trasladar el mismo al Foro para que todos los miembros puedan realizar un seguimiento.

Documentación: Los documentos estarán redactados en castellano y en formato digital, y
se pondrán a disposición en el entorno virtual para todos los interesados, habiendo asignado
convenientemente los permisos según convenga. El proceso a seguir para publicar un
documento se describe en el punto 2.12 mediante un diagrama de flujo. Todos los
documentos publicados seguirán la normativa de calidad correspondiente, y deberán quedar
registrados, también, en el registro de documentos del proyecto.
                                                               NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                             Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
        eCity                                                  Fecha:    26/04/2010
                                                               NºRev.:   01
                         Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 61 de 109



12.2.8.2        Oral

Reuniones:

Las reuniones internas serán moderadas y quedará constancia de los puntos clave en un
acta de reunión. El moderador procurará mantener un orden de intervención equitativo para
todos los componentes del project team. Éste también controlará el tiempo de la reunión y
vigilará que el tono y el lenguaje utilizado sean correctos. No se permitirá, en ningún caso,
faltas de respeto y/o insultos, conductas que serán penalizadas con la expulsión de la
reunión.

El secretario redactará el acta de reunión y la pondrá a disposición del resto de equipo para
futuras consultas, adjuntando también los documentos de evaluación de la calidad. Para ello
deberá seguir el proceso indicado en el punto 2.12 mediante un flowchart.

Una variante de reunión interna será la multiconferencia, realizada de manera remota entre
todos los integrantes que estén disponibles en unas fechas concretas, según avance el
proyecto. Permitirá al equipo no depender tanto de un entorno físico, sólo disponible
escasas horas a la semana. Las herramientas utilizadas serán Skype y Google Talk.

Las reuniones con el cliente se ajustarán al calendario más conveniente para el mismo y se
convocará sólo a los integrantes que puedan aportar elementos nuevos o mejoras a la fase
que se esté debatiendo, salvo que se trate de un punto crítico de interés para todo el
project team. Esto permitirá al resto del equipo avanzar en la consecución de los objetivos
si perder el feedback del cliente.

Presentaciones:

Las presentaciones servirán para comunicar a nuestro cliente los hitos importantes en el
proyecto. La presentación requerirá una preparación previa, que supondrá un estudio de los
objetivos (lo que queremos transmitir), un estudio del público objetivo (nuestro cliente), de
la estructura, contenido y tiempo disponible.

Para las presentaciones contaremos con un soporte audiovisual en el entorno de la UPC
Business School, siendo posible adaptar la misma a las condiciones ambientales y el soporte
alternativo en caso de no disponer de una sala.
                                                                 NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                               Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
         eCity                                                   Fecha:    26/04/2010
                                                                 NºRev.:   01
                          Fase de Planificación del Proyecto     Pg.:      Página 62 de 109


12.2.9           Recursos asignados

12.2.9.1         Tiempo

El tiempo dedicado a la comunicación será adaptado a cada situación y se procurará ajustar
al máximo, pues imputa como coste del proyecto. Esto último no debe suponer perjuicio a
la calidad de las comunicaciones.



12.2.9.2         Presupuesto

El presupuesto dedicado a comunicaciones se detalla a continuación (en EUROS):


      UNIDADES            DESCRIPCIÓN          SUBTOTAL              TOTAL
           6              Ordenador Portátil                   500               3000
           1              Hosting anual                         25                 25
           6              Conexión ADSL                         35                210
           6              Teléfono Móvil                        40                240
                                                                                 3475




12.2.10          Proceso de escalado en caso de incidencia

12.2.10.1        Orden

En caso de imposibilidad de comunicación por parte de alguno de los interesados, el
responsable delegado de comunicaciones asumirá, de manera temporal, la tarea hasta que
se normalice la situación.



12.2.10.2        Plazos

El plazo de resolución de una incidencia en comunicaciones se reducirá al mínimo, pues
podría suponer retrasos y, en casos extremos, faltas de calidad. El responsable delegado de
comunicaciones asumirá esta responsabilidad inmediatamente se conozca la incidencia.
                                                              NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                             Proyecto Académico eCity                   83dceed66254.doc
       eCity                                                  Fecha:    26/04/2010
                                                              NºRev.:   01
                         Fase de Planificación del Proyecto   Pg.:      Página 63 de 109


12.2.11        Gestión de las actualizaciones en el plan de comunicaciones

El proceso de actualización del plan de gestión se adaptará a lo indicado en los procesos de
Control de Cambios.



12.2.12        Diagramas de flujo

12.2.12.1      Convocatoria de reunión interna
                                                            NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                           Proyecto Académico eCity                   83dceed66254.doc
      eCity                                                 Fecha:    26/04/2010
                                                            NºRev.:   01
                       Fase de Planificación del Proyecto   Pg.:      Página 64 de 109




12.2.12.2     Gestión de los entregables
                                             NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
           Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
eCity                                        Fecha:    26/04/2010
                                             NºRev.:   01
        Fase de Planificación del Proyecto   Pg.:      Página 65 de 109
                                                                NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                              Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
        eCity                                                   Fecha:    26/04/2010
                                                                NºRev.:   01
                           Fase de Planificación del Proyecto   Pg.:      Página 66 de 109


12.2.13         Restricciones

Se procurará maximizar la comunicación entre los interesados, para bien de la consecución
del proyecto. No obstante, se aplicarán ciertas limitaciones:

      No copiar documentación del resto de trabajos / equipos.
      No registrar ni distribuir datos personales (ej. Encuestas)



12.2.14         Glosario

Stakeholder: individuo o parte interesada del proyecto.

Entregable: información, en formato convenido, que recibirá el cliente.

Feedback: retroalimentación, es la información que nos ayuda a determinar la percepción
que tiene el cliente de un entregable.

On-line: disponible desde cualquier punto de acceso a Internet, con los privilegios de acceso
adecuados.

Skype: herramienta VoIP disponible de manera gratuita y que permite mantener una
multiconferencia a través de Internet, sin cargo telefónico adicional.
                                                                NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                           Proyecto Académico eCity                       83dceed66254.doc
       eCity                                                    Fecha:    26/04/2010
                                                                NºRev.:   01
                        Fase de Planificación del Proyecto      Pg.:      Página 67 de 109




12.3 Matriz de comunicación.
                                                     Responsable                                          Metodología o
Información         Contenido           Formato                                Receptores                                          Frecuencia
                                                     de comunicar                                          tecnología
                Comunicación sobre
                                                                                                     Documento Word
Iniciación de   la iniciación del     Project
                                                     eCity                 eCity y Senior User       publicaod en Project Fork y   Único
proyecto        proyecto y datos      charter
                                                                                                     entregado
                preliminares
Convocatoria    Fecha, lugar y
                                      Hito en el     Project
reunión         orden del día de                                           eCity                     Calendario Project Fork       Semanal
                                      calendario     Manager
interna         reunión
Resultado
                Seguimiento interno   Acta de        Secretario de                                   Documento Word
reuniones                                                                  eCity                                                   Semanal
                de proyecto           reunión        reunión                                         publicado en Project Fork
internas
Convocatoria    Fecha, lugar y
                                                     Project                                                                       3 al largo del
reunión         orden del día de      e-mail                               eCity y Senior User       e-mail
                                                     Manager                                                                       proyecto
cliente         reunión
Resultado
                Seguimiento avance    Acta de        Secretario de                                   Documento Word                3 al largo del
reuniones                                                                  eCity y Senior User
                de proyecto           reunión        reunión                                         publicado en Project Fork     proyecto
cliente
Presentación    Presentación
                                      Presentación                         Senior User y resto       Soporte a evaluar (power
preliminar de   pública avance                       eCity                                                                         Única
                                      oral                                 de grupos de clase        point, web, etc.)
proyecto        proyecto
                Publicación de los
                documentos
Registro de                                                                                          Tabla Excel publicada en
                entregables de        Tabla Excel    Autor/es              eCity                                                   Constante
entregables                                                                                          Project Fork
                proyecto abiertos
                hasta la fecha
                Documentos
                entregables                                                                          Documento Word
                correspondientes a                                                                   publicado en la carpeta
Entregables                           Entegable      Autor                 eCity                                                   Constante
                los paquetes de                                                                      correspondiente en Project
                trabajo para su                                                                      Fork
                revisión/aprobación
                                                                NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                              Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
       eCity                                                    Fecha:    26/04/2010
                                                                NºRev.:   01
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                                       móvil, etc.
Presentación    Objetivos y
                                       Presentación                        Cliente y otros           Soporte a evaluar (power
final de        entregables                           eCity                                                                      Única
                                       oral                                grupos de clase           point, web, etc.)
proyecto        esperados
Informe final   Objetivos y                                                                          Documentos entregables
                                                                           Cliente y otros
Cierre de       entregables            Página Web     eCity                                          en Word o PDF publicados    Única
                                                                           grupos de clase
proyecto        esperados                                                                            en web de proyecto
                                                            NºDoc.:     747b82fa-47fe-4db3-a205-
                          Proyecto Académico eCity                      83dceed66254.doc
      eCity                                                 Fecha:      26/04/2010
                                                            NºRev.:     01
                       Fase de Planificación del Proyecto   Pg.:        Página 69 de 109




13 Capítulo 13: 11.1 Plan de Gestión de Riesgos




Identificación del Documento
Proyecto      Error! Reference source not found.Proyecto Académico eCity
Documento     Error! Reference source not found.Plan de Gestión de Riesgos
NºDoc         Error! Reference source not found.A01_111_PLANGESTIONRIESGOS_R

Historial del Documento
Revisión    Fecha de Revisión     Autor revisión         Descripción de cambios
  01           15/04/2010           Eudald Vila     Contenidos y forma
  02           22/04/2010           Eudald Vila     Agregar referencia a la plantilla


Aprobación
       Realizado                      Revisado                          Aprobado

       Iván Suazo            Responsable Área de Riesgos              Project Manager
      David Balcells                 Eudald Vila
                                                               NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                             Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
        eCity                                                  Fecha:    26/04/2010
                                                               NºRev.:   01
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13.1 Metodología

La metodología a usar en el Plan de Gestión de Riesgos, se basará en la detección,
evaluación y ponderación de los distintos riesgos que nos puedan afectar en el desarrollo
del proyecto académico, tanto los riesgos que signifiquen una pérdida del tiempo
establecido y de su coste económico, como los riesgos que nos puedan generar un beneficio
de tiempo y dinero.

La detección de riesgos se basa en el de riesgos encontrados en situaciones pasadas en el
desarrollo de las carreras profesionales de cada uno de los integrantes del equipo, así como
de riesgos detectados en proyectos de características análogas. La definición de la
incidencia y el coste si que será particular del proyecto concreto que estamos trabajando.

Las herramientas a utilizar para evaluar la importancia de cada riesgo, se va a hacer
mediante un gráfico de QFD, dónde se evaluará el coste, incidencia, la probabilidad, y nos
dará una clasificación de los problemas, para poder aportar más recursos a los que sean
más perjudiciales para el buen desarrollo del proyecto.




13.2 Roles y responsabilidades

El liderazgo y responsabilidad del desarrollo del Plan de Riesgos, va a ser Eudald Vila,
apoyado por el consultor del área de riesgos Iván Suazo. Esta distribución de roles, se ha
hecho de la manera que se explica en el apartado 9.1 del proyecto académico.

A la hora de analizar y ponderar cada uno de los riesgos, estos se van a llevar a cabo
conjuntamente con cada responsable de las distintas áreas, y participará en los riesgos
vinculados en su área.




13.3 Preparación de presupuesto

El presupuesto estimado para poder analizar y dar herramientas para poder minimizar los
riesgos, siempre y cuando sea posible y viable, va a ser de 365 €.

Ésta inversión en el análisis de riesgo y búsqueda de soluciones, va a ser viable siempre y
cuando los riesgos minimizados suponga un ahorro del 200% (730 €) del presupuesto
destinado al plan de gestión de los riesgos.




13.4 Periodicidad

Una vez definidos los riesgos y sus prioridades de actuación, cada 2 semanas, se evaluarán
los riesgos anunciados, se verificará si han aparecido, y en caso de aparecer, analizar si las
medidas tomadas han dado el fruto esperado en su definición de soluciones.

En caso de que las soluciones aplicadas a los riesgos conlleven consecuencias no previstas,
se incluirán en el plan de gestión de riesgos y también se tendrán en cuenta como parte de
Lessons Learned.
                                                                   NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                                 Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
           eCity                                                   Fecha:    26/04/2010
                                                                   NºRev.:   01
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Si se detecta que han ocurrido riesgos que por su poca relevancia no se han adoptado
medidas de solución, igualmente se contabilizará el coste que ha significado en el desarrollo
del proyecto.

Si se detecta que un riesgo con una incidéncia evaluada baja, realmente tiene más
incidéncia que la estimada, se dará a conocer como lessons learned y se modificará en el
plan de risgos, para evitar que este se reproduzca otra vez sin darle la importància
adecuada.




13.5 Categorías de riesgo

Los riesgos detectados en el proyecto se dividirán según su categoría definida en el RBS
(Risk Breakdown Structure) según el área de influencia del riesgo.

Las distintas áreas en los que englobaremos los riesgos son:

            Riesgos de derivados del área de la Integración.

            Riesgos derivados del área del Alcance.

            Riesgos derivados del área de Tiempos.

            Riesgos derivados del área de Costes.

            Riesgos de derivados del área de Calidad.

            Riesgos derivados del área de Recursos Humanos.

            Riesgos derivados del área de Comunicación.

            Riesgos derivados del área de Riesgos.

            Riesgos derivados del área de Adquisiciones.




13.6 Definiciones de probabilidad e impacto de los riesgos

Para evaluar la probabilidad de los riesgos se define la siguiente escala de probabilidad:

                                          Probabilidad
                   muy baja        baja      media         alta    muy alta
                    0,05           0,1        0,2          0,4       0,8

Para obtener una correlación de resultados de igual magnitud en todos los riesgos, el
responsable del área de Riesgos, con ayuda de los distintos colaboradores, es el que
ponderará la probabilidad de cada riesgo a evaluar.

Para evaluar impacto que tendrá cada riesgo se seguirá la siguiente tabla de impacto:
                                                                NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                               Proyecto Académico eCity                   83dceed66254.doc
      eCity                                                     Fecha:    26/04/2010
                                                                NºRev.:   01
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                                                    Impacto
 Área de
                muy baja             baja            media             alta            muy alta
 trabajo
                 0,05                0,1              0,2              0,4               0,8
                                                                 Reducción del
                                Solo aspectos        Aspectos                            Ítem
               Disminución                                         alcance es
                                 minoritarios      mayoritarios                     finalizado del
Integración     del alcance                                       inaceptable
                                  del alcance       del alcance                        proyecto
              insignificante                                         para el
                                son afectados     son afectados                        ineficaz
                                                                    sponsor
                                                                 Reducción del
                                Solo aspectos        Aspectos                            Ítem
               Disminución                                         alcance es
                                 minoritarios      mayoritarios                     finalizado del
 Alcance       del alcance                                        inaceptable
                                 del alcance        del alcance                        proyecto
              insignificante                                         para el
                                son afectados     son afectados                        ineficaz
                                                                    sponsor
                                                   Incremento     Incremento         Incremento
               Incremento Incremento del
                                                    del tiempo     del tiempo         del tiempo
 Tiempos        de tiempo    tiempo inferior
                                                    entre 5% y   entre 10% y          superior al
              insignificante     al 5%
                                                       10%            20%                20%
                                                   Incremento     Incremento         Incremento
                                Incremento del
                  Coste                              del coste      del coste          del coste
  Costes                         coste inferior
              insignificante                       entre 10% y   entre 20% y          superior al
                                    al 10%
                                                       20%            40%                40%
                                                   La reducción  Reducción de
                                   Solo las                                              Ítem
               Disminución                         de la calidad   la calidad
                                 aplicaciones                                       finalizado del
 Calidad      de la calidad                          requiere     inaceptable
                                baja demanda                                           proyecto
              insignificante                      aprobación del     para el
                                son afectadas                                          ineficaz
                                                      sponsor       sponsor
                                                    La merma       La merma          La merma
                                  La merma
                                                   significa una significa una      significa una
                                 significa una
              La merma se                           sobrecarga    sobrecarga       sobrecarga de
Recursos                          sobrecarga
                considera                          entre 10% y   entre 20% y       más del 40%
Humanos                         inferior a 10%
              insignificante                        20% y/o a      40% y/o a       y/o más de 4
                                    y/o a 1
                                                    entre 1 o 2   entre 2 o 4         semanas
                                    semana
                                                     semanas        semanas
                                                              NºDoc.:    747b82fa-47fe-4db3-a205-
                             Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
       eCity                                                  Fecha:     26/04/2010
                                                              NºRev.:    01
                         Fase de Planificación del Proyecto   Pg.:       Página 73 de 109


13.7 Matriz de probabilidad e impacto

       Cada riesgo detectado o previsto, se le va a aplicar un coeficiente de probabilidad y
un coeficiente de impacto, según se define en el punto 6 del este documento, y el producto
de los 2 factores, van a dar un valor que según su magnitud se definirá su importancia:

              Importancia baja: mayor de 0 hasta valores igual a 0,2.

              Importancia moderada: mayor a 0,2 hasta valores iguales a 0,4.

              Importancia alta: mayor a 0,4.

       Estos valores se van a representar en una matriz donde se vean de manera rápida i
gráfica cada riesgo evaluado.

      Una vez evaluados los riesgos, se tomará medidas para prevenir y mitigar los riesgos
de importancia alta.

        Para los riesgos de importancia media, se plantearan soluciones sin llegar a
aplicarlas, pero tenerlas presentes por si suceden.

       Los riesgos de importancia baja, únicamente se conocerán y se pondrán medidas de
control por si suceden.
                                                                 NºDoc.:    747b82fa-47fe-4db3-a205-
                             Proyecto Académico eCity                       83dceed66254.doc
        eCity                                                    Fecha:     26/04/2010
                                                                 NºRev.:    01
                         Fase de Planificación del Proyecto      Pg.:       Página 74 de 109


13.8 Formatos de informe

       Para cada riesgo, tendremos un archivo, donde explicará los siguientes puntos:

      Descripción del riesgo: Explica de lo que consta el riesgo.

      Área de incidencia del riesgo: Explica a que área afecta.

      Probabilidad: Explica con que probabilidad puede suceder el riesgo y como se evalúa.

      Impacto: Explica que grado de impacto tiene el riesgo si llega a suceder.

      Importancia: Evalúa la importancia del riesgo.

      Cuantificación preliminar del riesgo: Cuantifica el coste que podría suponer que
       sucediera sin que se aplique ninguna medida preventiva.

      Solución al riesgo: Explica en que se basa la solución del riesgo.

      Cuantificación de la solución: Nos da el coste de aplicar la solución.

      Aparición del riesgo y actuación: Explica como se ha materializado en real el riesgo,
       y de cómo se ha implantado la solución.

      Cuantificación del ahorro: Nos informa de que la solución aportada, el ahorro que ha
       habido resolviendo o minimizando el riesgo, menos el coste de la inversión
       preventiva.

      Efectos no previstos: Explica los efectos no previstos generados después de tomar la
       solución a la prevención del riesgo.

      Valoración final: Se valora la estimación de la importancia y probabilidad de suceder
       marcada inicialmente, su posibilidad de repetición dentro del mismo proyecto, y si
       las soluciones aportadas lo pueden resolver.

      Cada documento de riesgo será desarrollado por el responsable de riesgo,
conjuntamente con el responsable del área a la que se vincula el riesgo.

       El documento adjunto es la plantilla base para el desarrollo de cada riesgo.

       A01_111_PLANTILLARIESGOS.doc
                                                               NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                             Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
        eCity                                                  Fecha:    26/04/2010
                                                               NºRev.:   01
                         Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 75 de 109


13.9 Seguimiento

       El seguimiento de los riesgos y de sus soluciones aportadas se va a realizar de
manera periódica cada 2 semanas durante la duración del proyecto, o si son especificas a
una etapa, mientras esta este sin finalizar.

       Una vez finalizada la etapa, el riesgo será editado con los puntos explicados
anteriormente en el punto 8. Este documento con todas sus acciones, va a formar parte
como lessons learned.

        Si algún riesgo no previsto aparece durante la realización del proyecto, también será
incluido en las lessons learned, de la misma manera que el resto de riesgos, y se
especificará que en una etapa inicial no se tuvo en consideración.
                                                            NºDoc.:     747b82fa-47fe-4db3-a205-
                          Proyecto Académico eCity                      83dceed66254.doc
      eCity                                                 Fecha:      26/04/2010
                                                            NºRev.:     01
                       Fase de Planificación del Proyecto   Pg.:        Página 76 de 109




14 Capítulo 14: 11.2 Identificar Riesgos




Identificación del Documento
Proyecto      Error! Reference source not found.Proyecto Académico eCity
Documento     Identificación de Riesgos
NºDoc         Error!                 Reference            source                            not
              found.A01_112_IDENTIFICACIONDERIESGOS_R

Historial del Documento
Revisión    Fecha de Revisión     Autor revisión         Descripción de cambios
  01           22/04/2010           Eudald Vila     Contenido y forma




Aprobación
       Realizado                      Revisado                          Aprobado

       Iván Suazo            Responsable Área de Riesgos              Project Manager
      David Balcells                 Eudald Vila
                                                                 NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                             Proyecto Académico eCity                      83dceed66254.doc
         eCity                                                   Fecha:    26/04/2010
                                                                 NºRev.:   01
                          Fase de Planificación del Proyecto     Pg.:      Página 77 de 109




14.1 Metodología

La identificación de los riesgos se va a realizar mediante trabajo en grupo formado por los
distintos departamentos implicados en el desarrollo del proyecto. Cuanto más implicados
tenga esta fase, va a ser mejor.

La identificación de los riesgos va a estar viva durante la duración de todo el proyecto, para
ir previendo posibles contingencias del futuro.

Los riesgos se dividirán en categorías según sea su área de riesgo.

A cada riesgo identificado se le darán una o varias soluciones




14.2 Identificación de riesgos

14.2.1           Riesgos de derivados del área de la Integración

14.2.1.1         IN01

Nombre del Riesgo: IN01

Descripción del Riesgo

Falta de concreción del Project Charter.

Respuesta

Se va a estudiar y comprender el contenido y la justificación del Project Charter por parte
de todo el equipo de trabajo, y si las dudas persisten se harán las consultas pertinentes al
Senior User del Proyecto, el Dr. Jaume Mussons.



14.2.2           Riesgos derivados del área del Alcance

14.2.2.1         AL01

Nombre del Riesgo: AL01

Descripción del Riesgo

No se cumple el alcance definido.

Respuesta

Se estudiará por qué motivos no se cumplen los objetivos del alcance y de ser relevantes y
trascendentes va a ser necesaria la aprobación del nuevo alcance por parte del Project
Leader.
                                                               NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                             Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
         eCity                                                 Fecha:    26/04/2010
                                                               NºRev.:   01
                         Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 78 de 109


14.2.3           Riesgos derivados del área de Tiempos

14.2.3.1         TM01

Nombre del Riesgo: TM01

Descripción del Riesgo

Retraso en la entrega de documentos.

Respuesta

El que prevea que se va a retrasar, informar al responsable de la tasca, para poder tomar
medidas correctoras. Estas pueden ir des de nuevas distribuciones de tascas hasta
redefinición de los objetivos finales, según la naturaleza de los retrasos. Tiene que imperar
por encima de todo no demorar la entrega final del proyecto. Si todo y eso se retrasa, se
tendrá en cuenta a la hora de redefinir los siguientes volúmenes de trabajo y tascas a
realizar.

También el Project Manager debe ser el responsable de tomar las medidas pertinentes para
evitar dicha demora.



14.2.4           Riesgos derivados del área de Costes

14.2.4.1         CS01

Nombre del Riesgo: CS01

Descripción del Riesgo

Aumento en las horas de dedicación en las tareas.

Respuesta

Se analizarán las causas, en las tareas largas se medirán en 1, 2 o 3 puntos intermedios de
las tareas, dependiendo de su magnitud, para poder ver con la máxima antelación posible la
desviación en las horas.

Se tendrá en cuenta si la definición de objetivos y la previsión de horas están acorde con lo
planificado con anterioridad, y se rectificarán si son necesarias.
                                                               NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                               Proyecto Académico eCity                  83dceed66254.doc
         eCity                                                 Fecha:    26/04/2010
                                                               NºRev.:   01
                          Fase de Planificación del Proyecto   Pg.:      Página 79 de 109


14.2.5           Riesgos de derivados del área de Calidad

14.2.5.1         QL01

Nombre del Riesgo: QL01

Descripción del Riesgo

Entregables de baja calidad.

Respuesta

Al inicio de la tarea se definirá que se espera de cada entregable. Éstos deben tener una
máxima, en su entrega debe estar bajo los standards definidos y con corrección ortográfica.
Para detectar una falta de concreción o contenido es aconsejable pre-entregas o entregas
parciales para que sean revisadas con anterioridad a la fecha límite.



14.2.6           Riesgos derivados del área de Recursos Humanos

14.2.6.1         RH01

Nombre del Riesgo: RH01

Descripción del Riesgo

No asistencia a la reunión por motivos profesionales o laborables.

Respuesta

La reunión continuará su curso todo y esa ausencia. El ausente debe informar lo antes
posible al responsable de la reunión.

Si el ausente es el responsable de la reunión, dicha tasca la asumirá el Project Manager,
siempre y cuando este último no sea el secretario de la misma. Si fuese así, el papel lo
asumiría el Project Leader del Proyecto (Luís Miguel García). Si se diera el caso que en esa
semana el Project Leader y el Project Manager fuese el mismo, la misión de responsable de
la reunión lo asumiría el consultor de alguna de las áreas que el ausente sea responsable.

Si el ausente a la reunión debe presentar algún punto como responsable de su área, esa
responsabilidad la asumirá el consultor de dicha área, así como si en el transcurso de la
reunión se deben tomar medidas en su área de responsabilidad también será llevada a cabo
por el consultor del área.

Una vez realizada la reunión, el secretario de la misma, será el encargado de poner al día al
ausente de los temas tratados, de entregarle una copia del acta, y de informarle de sus
competencias y/o responsabilidades derivadas de dicha reunión.
                                                                NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                             Proyecto Académico eCity                     83dceed66254.doc
        eCity                                                   Fecha:    26/04/2010
                                                                NºRev.:   01
                         Fase de Planificación del Proyecto     Pg.:      Página 80 de 109


14.2.6.2        RH02

Nombre del Riesgo: RH02

Descripción del Riesgo

No asistencia a la reunión de manera reincidente y continuada a las reuniones.

Respuesta

Las reuniones continuarán su curso todo y esa ausencia. El ausente debe informar lo antes
posible al responsable de la reunión.

La ausencia será asumida por el grupo, y las tareas y responsabilidades del ausente serán
repartidas al resto del grupo, de la manera más racional que sea posible, al igual que se ha
hecho en la distribución de roles y responsabilidades al inicio del proyecto.

Si estas ausencias son por una causa no justificada, o sin suficiente convicción para el resto
del grupo, este se reserva el poder apartarlo del mismo.



14.2.6.3        RH03

Nombre del Riesgo: RH03

Descripción del Riesgo

Integración de un nuevo componente al grupo.

Respuesta

Si el grupo está plenamente de acuerdo en la integración de un nuevo miembro en el
equipo de trabajo, así como el Senior User del proyecto, el Dr. Jaume Mussons, el equipo
redistribuirá tareas, competencias y responsabilidades de manera racional, y basándose en
las aptitudes de cada miembro, tal y como se ha hecho en la fase inicial del proyecto.



14.2.6.4        RH04

Nombre del Riesgo: RH04

Descripción del Riesgo

Retraso en una convocatoria de reunión.

Respuesta

Se aceptará un retraso sin excusa de no más de 10 minutos. Más, se considerará una falta
de respeto hacia los demás, estando obligado a pagar la siguiente ronda de cafés. Si los
retrasos son de más de 1 integrante, se acumularán los cafés. La reincidencia continuada
será tratada de manera especial por todo el grupo.
                                                               NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                             Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
         eCity                                                 Fecha:    26/04/2010
                                                               NºRev.:   01
                         Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 81 de 109


14.2.6.5         RH05

Nombre del Riesgo: RH05

Descripción del Riesgo

Ausencia por causa mayor de un miembro del equipo.

Respuesta

Se reestructurarán las tascas y competencias de cada integrante, hasta que la causa mayor
sea resuelta, siempre y cuando sea posible.



14.2.7           Riesgos derivados del área de Comunicación

14.2.7.1         CM01

Nombre del Riesgo: CM01

Descripción del Riesgo

Mal funcionamiento de una reunión o de la tarea.

Respuesta

El responsable de la reunión o del área vinculada a la tarea deberá velar para que se
marquen unos objetivos y se cumplan, sin que se desvíen los temas a tratar hacia otros
aspectos.



14.2.7.2         CM02

Nombre del Riesgo: CM02

Descripción del Riesgo

Deficiencias en la comunicación.

Respuesta

Si por la naturaleza del aspecto a trabajar, el trabajo online no es con el resultado optimo,
se pasará a trabajar en reuniones físicas, ya sean de todo el grupo o de los integrantes del
equipo necesarios.
                                                                 NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                              Proyecto Académico eCity                     83dceed66254.doc
         eCity                                                   Fecha:    26/04/2010
                                                                 NºRev.:   01
                          Fase de Planificación del Proyecto     Pg.:      Página 82 de 109


14.2.7.3         CM03

Nombre del Riesgo: CM03

Descripción del Riesgo

Problemas de comunicación personal dentro del grupo.

Respuesta

El responsable del área deberá velar por esa buena comunicación y ser el moderador de los
posibles puntos de desacuerdo. Si los problemas van más allá, el Project Manager va a
tener la responsabilidad de reconducir la situación.



14.2.8           Riesgos derivados del área de Riesgos

14.2.8.1         RK01

Nombre del Riesgo: RK01

Descripción del Riesgo

Riesgos no contemplados.

Respuesta

Se procurará de que durante el transcurso del proyecto, en el inicio del desarrollo de las
distintas tareas, se valorará la posible aparición de riesgos, y si las tareas a desarrollar son
largas, en puntos de control intermedios de las tareas, se planteará el análisis de posibles
riesgos.



14.2.9           Riesgos derivados del área de Adquisiciones

14.2.9.1         AD01

Nombre del Riesgo: AD01

Descripción del Riesgo

Perdida de documentos.

Respuesta

En cada tarea, los documentos que se trabajen en grupo, van a ser guardados de forma
duplicada por 2 responsables de back-up, para minimizar al máximo éste riesgo. Si son
documentos trabajados por en GoogleDocs, estos se guardaran en formato Word, y los
documentos colgados en el portal del proyecto, se van a realizar back-up día si y día no.
                                                              NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                            Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
       eCity                                                  Fecha:    26/04/2010
                                                              NºRev.:   01
                         Fase de Planificación del Proyecto   Pg.:      Página 83 de 109


14.2.9.2       AD02

Nombre del Riesgo: AD02

Descripción del Riesgo

Desaparición del servidor Joomla.

Respuesta

Se contemplará y se contratará la compra de un nuevo portal para poder ubicar toda la
información derivada del proyecto.
                                                            NºDoc.:     747b82fa-47fe-4db3-a205-
                          Proyecto Académico eCity                      83dceed66254.doc
      eCity                                                 Fecha:      26/04/2010
                                                            NºRev.:     01
                       Fase de Planificación del Proyecto   Pg.:        Página 84 de 109




15 Capítulo 15: 11.3 Análisis Cualitativo




Identificación del Documento
Proyecto      Error! Reference source not found.Proyecto Académico eCity
Documento     Análisis Cualitativo de los Riesgos
NºDoc         Error! Reference source not found.A01_113_ANALISISCUALITATIVO_R

Historial del Documento
Revisión    Fecha de Revisión     Autor revisión         Descripción de cambios
  01           22/04/2010           Eudald Vila     Contenido y forma




Aprobación
       Realizado                      Revisado                          Aprobado

       Iván Suazo            Responsable Área de Riesgos              Project Manager
      David Balcells                 Eudald Vila
                                                               NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                             Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
       eCity                                                   Fecha:    26/04/2010
                                                               NºRev.:   01
                         Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 85 de 109




15.1 Matriz de Probabilidad e Impacto

Una vez identificados los riesgos (11.2) y definido la incidencia según su probabilidad e
impacto en el Plan de Gestión de Riesgos, se plantea la siguiente matriz con los riesgos
detectados.




                                                                                         Prob x
        ID                  Descripción                  Probabilidad Impacto
                                                                                          Imp

       IN01    Falta de concreción del Project Charter        0,1            0,4          0,04

       AL01       No se cumple el alcance definido            0,2            0,8          0,16

       TM01     Retraso en la entrega de documentos           0,4            0,2          0,08

               Aumento en las horas de dedicación en
       CL01                                                   0,4            0,1          0,04
                            las tareas

       QL01          Entregables de baja calidad              0,1            0,4          0,04

                No asistencia a la reunión por motivos
       RH01                                                   0,4            0,1          0,04
                      profesionales o laborables
                No asistencia a la reunión de manera
       RH02         reincidente y continuada a las            0,05           0,4          0,02
                              reuniones
               Integración de un nuevo componente al
       RH03                                                   0,05           0,4          0,02
                                 grupo

       RH04    Retraso en una convocatoria de reunión         0,8           0,05          0,04

                  Ausencia por causa mayor de un
       RH05                                                   0,1            0,4          0,04
                       miembro del equipo
               Mal funcionamiento de una reunión o de
       CM01                                                   0,1            0,1          0,01
                              la tarea

       CM02        Deficiencias en la comunicación            0,2            0,2          0,04

                Problemas de comunicación personal
       CM03                                                   0,1            0,4          0,04
                         dentro del grupo

       RK01           Riesgos no contemplados                 0,4            0,1          0,04

       AD01            Perdida de documentos                  0,4            0,4          0,16

       AD02       Desaparición del servidor Joomla            0,05           0,8          0,04
                                                                 NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                               Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
         eCity                                                   Fecha:    26/04/2010
                                                                 NºRev.:   01
                           Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 86 de 109


15.2 Clasificación de los Riesgos según su importancia

Tal y como se ha definido en el Plan de Gestión de Riesgos, estos se clasifican según si su
importancia es alta, moderada o baja.

15.2.1           Riesgos de importancia alta

Estos riesgos se van a tratar y poner medidas preventivas para paliar sus consecuencias.

                                                                                           Prob x
         ID                   Descripción                   Probabilidad Impacto
                                                                                            Imp

       AD01              Perdida de documentos                  0,4            0,4          0,16

       AL01          No se cumple el alcance definido           0,2            0,8          0,16

       TM01       Retraso en la entrega de documentos           0,4            0,2          0,08




15.2.2           Riesgos de importancia moderada

Para estos riesgos, se plantearan soluciones sin llegar a aplicarlas, pero tenerlas presentes
por si suceden.

                                                                                           Prob x
         ID                   Descripción                   Probabilidad Impacto
                                                                                            Imp

       AD02         Desaparición del servidor Joomla            0,05           0,8          0,04

                 Aumento en las horas de dedicación en
       CL01                                                     0,4            0,1          0,04
                              las tareas

       CM02          Deficiencias en la comunicación            0,2            0,2          0,04

                  Problemas de comunicación personal
       CM03                                                     0,1            0,4          0,04
                           dentro del grupo

       IN01       Falta de concreción del Project Charter       0,1            0,4          0,04

       QL01            Entregables de baja calidad              0,1            0,4          0,04

                  No asistencia a la reunión por motivos
       RH01                                                     0,4            0,1          0,04
                        profesionales o laborables

       RH04      Retraso en una convocatoria de reunión         0,8           0,05          0,04

                     Ausencia por causa mayor de un
       RH05                                                     0,1            0,4          0,04
                          miembro del equipo

       RK01             Riesgos no contemplados                 0,4            0,1          0,04
                                                                 NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                              Proyecto Académico eCity                     83dceed66254.doc
         eCity                                                   Fecha:    26/04/2010
                                                                 NºRev.:   01
                           Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 87 de 109


15.2.3           Riesgos de importancia baja

Los riesgos de importancia baja, únicamente se conocerán y se pondrán medidas de control
por si suceden.

                                                                                           Prob x
         ID                   Descripción                 Probabilidad Impacto
                                                                                            Imp
                  No asistencia a la reunión de manera
       RH02           reincidente y continuada a las            0,05           0,4          0,02
                                reuniones
                 Integración de un nuevo componente al
       RH03                                                     0,05           0,4          0,02
                                  grupo
                 Mal funcionamiento de una reunión o de
       CM01                                                     0,1            0,1          0,01
                                la tarea
                                                            NºDoc.:     747b82fa-47fe-4db3-a205-
                          Proyecto Académico eCity                      83dceed66254.doc
      eCity                                                 Fecha:      26/04/2010
                                                            NºRev.:     01
                       Fase de Planificación del Proyecto   Pg.:        Página 88 de 109




16 Capítulo 16: 11.4 Análisis Cuantitativo




Identificación del Documento
Proyecto      Error! Reference source not found.Proyecto Académico eCity
Documento     Análisis Cuantitativo de los Riesgos
NºDoc         Error! Reference source not found.A01_113_ANALISISCUANTITATIVO_R

Historial del Documento
Revisión    Fecha de Revisión     Autor revisión         Descripción de cambios
  01           22/04/2010           Eudald Vila     Contenido y forma




Aprobación
       Realizado                      Revisado                          Aprobado

       Iván Suazo            Responsable Área de Riesgos              Project Manager
      David Balcells                 Eudald Vila
                                                             NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                            Proyecto Académico eCity                   83dceed66254.doc
       eCity                                                 Fecha:    26/04/2010
                                                             NºRev.:   01
                        Fase de Planificación del Proyecto   Pg.:      Página 89 de 109




16.1 Metodología

Dado que estamos hablando del proyecto académico, y que las fases a llevar a cabo en este
proyecto únicamente son las enmarcadas en las fases de iniciación y planificación, no
creemos factible valorar a nivel cuantitativo la sucesión de los distintos riesgos según su
coste (solo el coste de tiempo de desarrollo) y su incidencia en el cronograma según si
están englobadas en la ruta crítica (ya que la mayoría de ellas están incluidas).
                                                            NºDoc.:     747b82fa-47fe-4db3-a205-
                          Proyecto Académico eCity                      83dceed66254.doc
      eCity                                                 Fecha:      26/04/2010
                                                            NºRev.:     01
                       Fase de Planificación del Proyecto   Pg.:        Página 90 de 109




16.2 Capítulo 17: 11.5 Planificar respuestas a los Riesgos




Identificación del Documento
Proyecto      Error! Reference source not found.Proyecto Académico eCity
Documento     Planificar la respuesta de los Riesgos
NºDoc         Error! Reference source not found.A01_115_RESPUESTARIESGOS_R

Historial del Documento
Revisión    Fecha de Revisión     Autor revisión         Descripción de cambios
  01           22/04/2010           Eudald Vila     Contenido y forma




Aprobación
       Realizado                      Revisado                          Aprobado

       Iván Suazo               Responsable de Riesgos                Project Manager
      David Balcells                 Eudald Vila
                                                               NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                              Proyecto Académico eCity                   83dceed66254.doc
         eCity                                                 Fecha:    26/04/2010
                                                               NºRev.:   01
                         Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 91 de 109




16.3 Riesgos de importancia alta

16.3.1           AD01

                                                                                         Prob x
         ID                 Descripción                  Probabilidad Impacto
                                                                                          Imp

       AD01             Perdida de documentos                 0,4            0,4          0,16



Área afectada: Adquisiciones

Propietario del Riesgo: Maria Portabella (Responsable de Adquisiciones)

Respuesta

En cada tarea, los documentos que se trabajen en grupo, van a ser guardados de forma
duplicada por 2 responsables de back-up, para minimizar al máximo éste riesgo. Si son
documentos trabajados por en GoogleDocs, estos se guardaran en formato Word, y los
documentos colgados en el portal del proyecto, se van a realizar back-up día si y día no.

Indicadores de indicio: Ninguno

Planes alternativos: Ninguno

Consecuencias derivadas de aplicar la respuesta: Ninguna

Plan de contingencia de las consecuencias derivadas: Ninguno

Aparición del Riesgo: No aparecido

Coste de la solución aplicada: Nulo

Ahorro: Ninguno

Valoración final: Pendiente
                                                               NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                              Proyecto Académico eCity                   83dceed66254.doc
         eCity                                                 Fecha:    26/04/2010
                                                               NºRev.:   01
                         Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 92 de 109


16.3.2           AL01

                                                                                         Prob x
         ID                 Descripción                  Probabilidad Impacto
                                                                                          Imp

       AL01        No se cumple el alcance definido           0,2            0,8          0,16



Área afectada: Alcance

Propietario del Riesgo: Iván Suazo (Responsable de Alcance)

Respuesta

Se estudiará por qué motivos no se cumplen los objetivos del alcance y de ser relevantes y
trascendentes va a ser necesaria la aprobación del nuevo alcance por parte del Project
Leader.

Indicadores de indicio: Ninguno

Planes alternativos: Ninguno

Consecuencias derivadas de aplicar la respuesta: Ninguna

Plan de contingencia de las consecuencias derivadas: Ninguno

Aparición del Riesgo: No aparecido

Coste de la solución aplicada: Nulo

Ahorro: Ninguno

Valoración final: Pendiente
                                                                NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                              Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
         eCity                                                  Fecha:    26/04/2010
                                                                NºRev.:   01
                          Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 93 de 109


16.3.3           TM01

                                                                                          Prob x
         ID                  Descripción                 Probabilidad Impacto
                                                                                           Imp

       TM01       Retraso en la entrega de documentos          0,4            0,2          0,08



Área afectada: Tiempos

Propietario del Riesgo: David Balcells (Responsable de Tiempos)

Respuesta

El que prevea que se va a retrasar, informar al responsable de la tasca, para poder tomar
medidas correctoras. Estas pueden ir des de nuevas distribuciones de tascas hasta
redefinición de los objetivos finales, según la naturaleza de los retrasos. Tiene que imperar
por encima de todo no demorar la entrega final del proyecto. Si todo y eso se retrasa, se
tendrá en cuenta a la hora de redefinir los siguientes volúmenes de trabajo y tascas a
realizar.

También el Project Manager debe ser el responsable de tomar las medidas pertinentes para
evitar dicha demora.

Indicadores de indicio: Ninguno

Planes alternativos: Ninguno

Consecuencias derivadas de aplicar la respuesta: Ninguna

Plan de contingencia de las consecuencias derivadas: Ninguno

Aparición del Riesgo: No aparecido

Coste de la solución aplicada: Nulo

Ahorro: Ninguno

Valoración final: Pendiente
                                                               NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                              Proyecto Académico eCity                   83dceed66254.doc
         eCity                                                 Fecha:    26/04/2010
                                                               NºRev.:   01
                         Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 94 de 109


16.4 Riesgos de importancia moderada

16.4.1           AD02

                                                                                         Prob x
         ID                 Descripción                  Probabilidad Impacto
                                                                                          Imp

       AD02        Desaparición del servidor Joomla           0,05           0,8          0,04


Área afectada: Adquisiciones

Propietario del Riesgo: Maria Portabella (Responsable de Adquisiciones)

Respuesta

Se contemplará y se contratará la compra de un nuevo portal para poder ubicar toda la
información derivada del proyecto.

Indicadores de indicio: Ninguno

Planes alternativos: Ninguno

Consecuencias derivadas de aplicar la respuesta: Ninguna

Plan de contingencia de las consecuencias derivadas: Ninguno

Aparición del Riesgo: No aparecido

Coste de la solución aplicada: Nulo

Ahorro: Ninguno

Valoración final: Pendiente
                                                                NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                              Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
         eCity                                                  Fecha:    26/04/2010
                                                                NºRev.:   01
                          Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 95 de 109


16.4.2           CS01

                                                                                          Prob x
         ID                  Descripción                 Probabilidad Impacto
                                                                                           Imp
                 Aumento en las horas de dedicación en
       CS01                                                    0,4            0,1          0,04
                              las tareas

Área afectada: Costes

Propietario del Riesgo: Alex Blanquer (Responsable de Costes)

Respuesta

Se analizarán las causas, en las tareas largas se medirán en 1, 2 o 3 puntos intermedios de
las tareas, dependiendo de su magnitud, para poder ver con la máxima antelación posible la
desviación en las horas.

Se tendrá en cuenta si la definición de objetivos y la previsión de horas están acorde con lo
planificado con anterioridad, y se rectificarán si son necesarias.

Indicadores de indicio: Ninguno

Planes alternativos: Ninguno

Consecuencias derivadas de aplicar la respuesta: Ninguna

Plan de contingencia de las consecuencias derivadas: Ninguno

Aparición del Riesgo: No aparecido

Coste de la solución aplicada: Nulo

Ahorro: Ninguno

Valoración final: Pendiente
                                                               NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                              Proyecto Académico eCity                   83dceed66254.doc
         eCity                                                 Fecha:    26/04/2010
                                                               NºRev.:   01
                         Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 96 de 109


16.4.3           CM02

                                                                                         Prob x
         ID                 Descripción                  Probabilidad Impacto
                                                                                          Imp

       CM02        Deficiencias en la comunicación            0,2            0,2          0,04


Área afectada: Comunicación

Propietario del Riesgo: Alex Blanquer (Responsable de Comunicación)

Respuesta

Si por la naturaleza del aspecto a trabajar, el trabajo online no es con el resultado optimo,
se pasará a trabajar en reuniones físicas, ya sean de todo el grupo o de los integrantes del
equipo necesarios.

Indicadores de indicio: Ninguno

Planes alternativos: Ninguno

Consecuencias derivadas de aplicar la respuesta: Ninguna

Plan de contingencia de las consecuencias derivadas: Ninguno

Aparición del Riesgo: No aparecido

Coste de la solución aplicada: Nulo

Ahorro: Ninguno

Valoración final: Pendiente
                                                                NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                              Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
         eCity                                                  Fecha:    26/04/2010
                                                                NºRev.:   01
                          Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 97 de 109


16.4.4           CM03

                                                                                          Prob x
         ID                  Descripción                 Probabilidad Impacto
                                                                                           Imp
                  Problemas de comunicación personal
       CM03                                                    0,1            0,4          0,04
                           dentro del grupo

Área afectada: Comunicación

Propietario del Riesgo: Alex Blanquer (Responsable de Comunicación)

Respuesta

El responsable del área deberá velar por esa buena comunicación y ser el moderador de los
posibles puntos de desacuerdo. Si los problemas van más allá, el Project Manager va a
tener la responsabilidad de reconducir la situación.

Indicadores de indicio: Ninguno

Planes alternativos: Ninguno

Consecuencias derivadas de aplicar la respuesta: Ninguna

Plan de contingencia de las consecuencias derivadas: Ninguno

Aparición del Riesgo: No aparecido

Coste de la solución aplicada: Nulo

Ahorro: Ninguno

Valoración final: Pendiente
                                                                NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                              Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
         eCity                                                  Fecha:    26/04/2010
                                                                NºRev.:   01
                          Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 98 de 109


16.4.5           IN01

                                                                                          Prob x
         ID                  Descripción                   Probabilidad Impacto
                                                                                           Imp

       IN01      Falta de concreción del Project Charter       0,1            0,4          0,04


Área afectada: Integración

Propietario del Riesgo: Iván Suazo (Responsable de Integración)

Respuesta

Si el grupo está plenamente de acuerdo en la integración de un nuevo miembro en el
equipo de trabajo, así como el Senior User del proyecto, el Dr. Jaume Mussons, el equipo
redistribuirá tareas, competencias y responsabilidades de manera racional, y basándose en
las aptitudes de cada miembro, tal y como se ha hecho en la fase inicial del proyecto.

Indicadores de indicio: Ninguno

Planes alternativos: Ninguno

Consecuencias derivadas de aplicar la respuesta: Ninguna

Plan de contingencia de las consecuencias derivadas: Ninguno

Aparición del Riesgo: No aparecido

Coste de la solución aplicada: Nulo

Ahorro: Ninguno

Valoración final: Pendiente
                                                                  NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                                Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
         eCity                                                    Fecha:    26/04/2010
                                                                  NºRev.:   01
                            Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 99 de 109


16.4.6           QL01

                                                                                            Prob x
         ID                    Descripción                 Probabilidad Impacto
                                                                                             Imp

       QL01             Entregables de baja calidad              0,1            0,4          0,04


Área afectada: Calidad

Propietario del Riesgo: Eudald Vila (Responsable de Calidad)

Respuesta

Al inicio de la tarea se definirá que se espera de cada entregable. Éstos deben tener una
máxima, en su entrega debe estar bajo los standards definidos y con corrección ortográfica.
Para detectar una falta de concreción o contenido es aconsejable pre-entregas o entregas
parciales para que sean revisadas con anterioridad a la fecha límite.

Indicadores de indicio: Ninguno

Planes alternativos: Ninguno

Consecuencias derivadas de aplicar la respuesta: Ninguna

Plan de contingencia de las consecuencias derivadas: Ninguno

Aparición del Riesgo: No aparecido

Coste de la solución aplicada: Nulo

Ahorro: Ninguno

Valoración final: Pendiente
                                                                 NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                               Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
         eCity                                                   Fecha:    26/04/2010
                                                                 NºRev.:   01
                           Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 100 de 109


16.4.7           RH01

                                                                                           Prob x
         ID                   Descripción                  Probabilidad Impacto
                                                                                            Imp
                  No asistencia a la reunión por motivos
       RH01                                                     0,4            0,1          0,04
                        profesionales o laborables

Área afectada: Recursos Humanos

Propietario del Riesgo: David Balcells (Responsable de Recursos Humanos)

Respuesta

La reunión continuará su curso todo y esa ausencia. El ausente debe informar lo antes
posible al responsable de la reunión.

Si el ausente es el responsable de la reunión, dicha tasca la asumirá el Project Manager,
siempre y cuando este último no sea el secretario de la misma. Si fuese así, el papel lo
asumiría el Project Leader del Proyecto (Luís Miguel García). Si se diera el caso que en esa
semana el Project Leader y el Project Manager fuese el mismo, la misión de responsable de
la reunión lo asumiría el consultor de alguna de las áreas que el ausente sea responsable.

Si el ausente a la reunión debe presentar algún punto como responsable de su área, esa
responsabilidad la asumirá el consultor de dicha área, así como si en el transcurso de la
reunión se deben tomar medidas en su área de responsabilidad también será llevada a cabo
por el consultor del área.

Una vez realizada la reunión, el secretario de la misma, será el encargado de poner al día al
ausente de los temas tratados, de entregarle una copia del acta, y de informarle de sus
competencias y/o responsabilidades derivadas de dicha reunión.

Indicadores de indicio: Ninguno

Planes alternativos: Ninguno

Consecuencias derivadas de aplicar la respuesta: Ninguna

Plan de contingencia de las consecuencias derivadas: Ninguno

Aparición del Riesgo: No aparecido

Coste de la solución aplicada: Nulo

Ahorro: Ninguno

Valoración final: Pendiente
                                                                NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                              Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
         eCity                                                  Fecha:    26/04/2010
                                                                NºRev.:   01
                          Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 101 de 109


16.4.8           RH04

                                                                                          Prob x
         ID                  Descripción                  Probabilidad Impacto
                                                                                           Imp

       RH04      Retraso en una convocatoria de reunión        0,8           0,05          0,04


Área afectada: Recursos Humanos

Propietario del Riesgo: David Balcells (Responsable de Recursos Humanos)

Respuesta

Se aceptará un retraso sin excusa de no más de 10 minutos. Más, se considerará una falta
de respeto hacia los demás, estando obligado a pagar la siguiente ronda de cafés. Si los
retrasos son de más de 1 integrante, se acumularán los cafés. La reincidencia continuada
será tratada de manera especial por todo el grupo.

Indicadores de indicio: Ninguno

Planes alternativos: Ninguno

Consecuencias derivadas de aplicar la respuesta: Ninguna

Plan de contingencia de las consecuencias derivadas: Ninguno

Aparición del Riesgo: No aparecido

Coste de la solución aplicada: Nulo

Ahorro: Ninguno

Valoración final: Pendiente
                                                               NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                              Proyecto Académico eCity                   83dceed66254.doc
         eCity                                                 Fecha:    26/04/2010
                                                               NºRev.:   01
                         Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 102 de 109


16.4.9           RH05

                                                                                         Prob x
         ID                 Descripción                  Probabilidad Impacto
                                                                                          Imp
                   Ausencia por causa mayor de un
       RH05                                                   0,1            0,4          0,04
                        miembro del equipo

Área afectada: Recursos Humanos

Propietario del Riesgo: David Balcells (Responsable de Recursos Humanos)

Respuesta

Se reestructurarán las tascas y competencias de cada integrante, hasta que la causa mayor
sea resuelta, siempre y cuando sea posible.

Indicadores de indicio: Ninguno

Planes alternativos: Ninguno

Consecuencias derivadas de aplicar la respuesta: Ninguna

Plan de contingencia de las consecuencias derivadas: Ninguno

Aparición del Riesgo: No aparecido

Coste de la solución aplicada: Nulo

Ahorro: Ninguno

Valoración final: Pendiente
                                                                 NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                              Proyecto Académico eCity                     83dceed66254.doc
        eCity                                                    Fecha:    26/04/2010
                                                                 NºRev.:   01
                          Fase de Planificación del Proyecto     Pg.:      Página 103 de 109


16.4.10         RK01

                                                                                           Prob x
         ID                  Descripción                  Probabilidad Impacto
                                                                                            Imp

       RK01            Riesgos no contemplados                 0,4             0,1          0,04


Área afectada: Riesgos

Propietario del Riesgo: Eudald Vila (Responsable de Riesgos)

Respuesta

Se procurará de que durante el transcurso del proyecto, en el inicio del desarrollo de las
distintas tareas, se valorará la posible aparición de riesgos, y si las tareas a desarrollar son
largas, en puntos de control intermedios de las tareas, se planteará el análisis de posibles
riesgos.

Indicadores de indicio: Ninguno

Planes alternativos: Ninguno

Consecuencias derivadas de aplicar la respuesta: Ninguna

Plan de contingencia de las consecuencias derivadas: Ninguno

Aparición del Riesgo: No aparecido

Coste de la solución aplicada: Nulo

Ahorro: Ninguno

Valoración final: Pendiente
                                                                NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                              Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
         eCity                                                  Fecha:    26/04/2010
                                                                NºRev.:   01
                          Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 104 de 109


16.5 Riesgos de importancia baja

16.5.1           RH02

                                                                                          Prob x
         ID                  Descripción                 Probabilidad Impacto
                                                                                           Imp
                  No asistencia a la reunión de manera
       RH02          reincidente y continuada a las            0,05           0,4          0,02
                                reuniones


Área afectada: Recursos Humanos

Propietario del Riesgo: David Balcells (Responsable de Recursos Humanos)

Respuesta

Las reuniones continuarán su curso todo y esa ausencia. El ausente debe informar lo antes
posible al responsable de la reunión.

La ausencia será asumida por el grupo, y las tareas y responsabilidades del ausente serán
repartidas al resto del grupo, de la manera más racional que sea posible, al igual que se ha
hecho en la distribución de roles y responsabilidades al inicio del proyecto.

Si estas ausencias son por una causa no justificada, o sin suficiente convicción para el resto
del grupo, este se reserva el poder apartarlo del mismo.

Indicadores de indicio: Ninguno

Planes alternativos: Ninguno

Consecuencias derivadas de aplicar la respuesta: Ninguna

Plan de contingencia de las consecuencias derivadas: Ninguno

Aparición del Riesgo: No aparecido

Coste de la solución aplicada: Nulo

Ahorro: Ninguno

Valoración final: Pendiente
                                                                NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                              Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
         eCity                                                  Fecha:    26/04/2010
                                                                NºRev.:   01
                          Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 105 de 109


16.5.2           RH03

                                                                                          Prob x
         ID                  Descripción                 Probabilidad Impacto
                                                                                           Imp
                 Integración de un nuevo componente al
       RH03                                                    0,05           0,4          0,02
                                 grupo


Área afectada: Recursos Humanos

Propietario del Riesgo: David Balcells (Responsable de Recursos Humanos)

Respuesta

Si el grupo está plenamente de acuerdo en la integración de un nuevo miembro en el
equipo de trabajo, así como el Senior User del proyecto, el Dr. Jaume Mussons, el equipo
redistribuirá tareas, competencias y responsabilidades de manera racional, y basándose en
las aptitudes de cada miembro, tal y como se ha hecho en la fase inicial del proyecto.

Indicadores de indicio: Ninguno

Planes alternativos: Ninguno

Consecuencias derivadas de aplicar la respuesta: Ninguna

Plan de contingencia de las consecuencias derivadas: Ninguno

Aparición del Riesgo: No aparecido

Coste de la solución aplicada: Nulo

Ahorro: Ninguno

Valoración final: Pendiente
                                                                 NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                              Proyecto Académico eCity                     83dceed66254.doc
         eCity                                                   Fecha:    26/04/2010
                                                                 NºRev.:   01
                           Fase de Planificación del Proyecto    Pg.:      Página 106 de 109


16.5.3           CM01

                                                                                           Prob x
         ID                   Descripción                 Probabilidad Impacto
                                                                                            Imp
                 Mal funcionamiento de una reunión o de
      CM01                                                      0,1            0,1          0,01
                                la tarea


Área afectada: Comunicación

Propietario del Riesgo: Alex Blanquer (Responsable de Recursos Humanos)

Respuesta

El responsable de la reunión o del área vinculada a la tarea deberá velar para que se
marquen unos objetivos y se cumplan, sin que se desvíen los temas a tratar hacia otros
aspectos.

Indicadores de indicio: Ninguno

Planes alternativos: Ninguno

Consecuencias derivadas de aplicar la respuesta: Ninguna

Plan de contingencia de las consecuencias derivadas: Ninguno

Aparición del Riesgo: No aparecido

Coste de la solución aplicada: Nulo

Ahorro: Ninguno

Valoración final: Pendiente
                                                           NºDoc.:    747b82fa-47fe-4db3-a205-
                         Proyecto Académico eCity                     83dceed66254.doc
      eCity                                                Fecha:     26/04/2010
                                                           NºRev.:    01
                      Fase de Planificación del Proyecto   Pg.:       Página 107 de 109




17 Capítulo 18: 12.1 Plan de Gestión de las Adquisiciones




Identificación del Documento
Proyecto      eCity
Documento     Plan de Adquisiciones
NºDoc         A01_121_PLANPROCUREMENTS

Historial del Documento
Revisión    Fecha de Revisión    Autor revisión          Descripción de cambios
  01            15/4/2010         Alex Blanquer    Simplificación conceptos
  02            20/4/2010         Alex Blanquer    Cierre de documento


Aprobación
       Realizado                     Revisado                         Aprobado

      Project Team           Responsable Adquisiciones               Project Leader
                                  Alex Blanquer
                                                               NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                             Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
         eCity                                                 Fecha:    26/04/2010
                                                               NºRev.:   01
                          Fase de Planificación del Proyecto   Pg.:      Página 108 de 109




17.1 Descripción del proceso

La planificación de las adquisiciones tiene como objetivo documentar las decisiones de
compra para el proyecto, así como la perspectiva y los posibles proveedores. El proceso
servirá para determinar qué necesidades deberán satisfacerse desde el exterior del proyecto
(outsourcing) y cuales puede satisfacer el Project Team.

El proceso debe contemplar las estrategias de contratación, responsables de contratos,
permisos y licencias que pueda requerir el cliente para la ejecución del proyecto. Se incluye
en este apartado la revisión de los riesgos derivados de realizar ciertas tareas a nivel
interno o obtener la solución externamente, entendiendo un estudio detallado del tipo de
contrato apropiado para transferir dichos riesgos al proveedor.




17.2 Requerimientos

El proceso de planificación requerirá conocer bien el alcance del proyecto, para poder
estudiar todos los procesos relacionados y sus correspondientes suministros. Requerirá,
pues, conocer la EDT y el cronograma del proyecto.

También será necesario recopilar la documentación importante referente a la misma, así
como documentación relacionada con la salud, seguridad, rendimiento, medio ambiente,
seguros, derechos de propiedad intelectual, etc.




17.3 Outsourcing

Para la elaboración de nuestro proyecto académico no se contemplarán acciones realizadas
por externos, todo el trabajo recae sobre el Project Team.




17.4 Documentos de adquisición

Las adquisiciones podrán realizarse en base a dos tipos de documentos:

17.4.1           Pedido

El pedido en firme supone la forma más sencilla de solicitar un producto o servicio al
proveedor. Éste está sujeto a unas condiciones comerciales indicadas en la correspondiente
oferta y a unas condiciones generales que suelen ser comunes en un sector. Éstas últimas
deben estar siempre a disposición del solicitante.

Para evitar equívocos, el documento de pedido debe tener un formato claro y estandarizado
para toda la organización. En el documento deben figurar los datos de contacto de la
empresa, contacto de la persona solicitante, datos de facturación, detalle del producto o
servicio solicitado, fecha, número de pedido y referencia a la oferta correspondiente del
proveedor.
                                                                 NºDoc.:   747b82fa-47fe-4db3-a205-
                               Proyecto Académico eCity                    83dceed66254.doc
         eCity                                                   Fecha:    26/04/2010
                                                                 NºRev.:   01
                            Fase de Planificación del Proyecto   Pg.:      Página 109 de 109




Para realizar el proyecto académico se ha formalizado pedido de diversos elementos
necesarios para su elaboración: ordenador portátil, webcam / micrófono para participar en
GTalk, hosting en el proveedor 1and1 y software necesario para el estudio del Master.

Estas adquisiciones se han realizado en persona en algún centro comercial o bien on-line,
no siendo necesario un documento estandarizado para dicho pedido.



17.4.2           Contrato

El contrato es un documento detallado donde se define de manera unívoca el alcance del
suministro, las condiciones generales y particulares de ese suministro. Para que éste
adquiera validez legal, debe contener firma del responsable de compras y sello de la
empresa solicitante.

El proveedor suele enviar el contrato para aceptación del cliente. El solicitante firma y
compulsa el documento y lo retorna al proveedor para que quede constancia de la solicitud
en ambas partes.

En nuestro proyecto académico, los integrantes han aceptado un contrato con el
suministrador de cable / ADSL para poder acceder a Internet y disponer del entorno virtual
necesario.




17.5 Gestión de múltiples proveedores

El proyecto académico no contempla más de un proveedor para cada servicio / producto.




17.6 Coordinación de las adquisiciones

Todas las adquisiciones se han realizado una vez detectadas las necesidades de
comunicación y de gestión, desde la creación del Project Team.

				
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posted:8/14/2011
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