Frankieren Sie Ihre Korrespondenz ganz nach Wunsch Wir bieten für jedes Bedürfnis die passende Lösung
PP-Frankierung Intelligente Frankiersysteme (IFS) Dienstleistung Frankieren Post WebStamp
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PP-Frankierung
Intelligente Frankiersysteme (IFS)
Dienstleistung Frankieren Post
WebStamp
Marktleistung
Sendungen ab 50 Stück/Preisstufe werden mit einem PP-Frankiermerkmal versehen und müssen mit einem Aufgabeverzeichnis (Verrechnungsbeleg) am Postschalter aufgegeben werden. Für Sendungsmengen unter 50 Stück/Preisstufe muss das PPFrankiermerkmal mit einem DatamatrixCode ergänzt und mit dem elektronischen Aufgabeverzeichnis «AVZ Online» aufgegeben werden. Unternehmen mit grösseren Sendungsmengen einer Preisstufe wie Massensendungen und Mailings • Vordruck von Couverts mit PP-Frankiermerkmal • Vordruck auf Klebeetiketten • Abrechnung der Portokosten mit Monatsrechnung • Keine Lizenz- oder Wartungskosten • Gegen eine geringe Gebühr bringt die Post das PP-Frankiermerkmal, im Auftrag des Kunden, auf den Sendungen an.
Mit dem intelligenten Frankiersystem IFS können Tagespost und Massensendungen einfach und bequem frankiert werden. Dank Onlineverbindung verfügt das System immer über die aktuellsten Tarife und Produkte der Post. Mengenrabatte werden automatisch berechnet.
• Die Post frankiert die Tagespost des Kunden • Der Kunde erhält eine detaillierte Monatsrechnung • Aufteilung der Frankierkosten auf Kostenstellen möglich • Auf Wunsch wird die Tagespost abgeholt • Verfügbarkeit: Montag bis Freitag
• Briefe fürs In- und Ausland sowie Inlandspakete einfach über das Internet frankieren • Keine Softwareinstallation erforderlich • Bildoption: Neben dem Frankiervermerk kann ein Bild, eine Grafik oder Werbung eingefügt werden • Druck auf Couverts, Etiketten, Briefpapier (für Fenstercouverts) und Thermolabels
Geeignet für
• KMU • Unternehmen mit zentralem Postausgang
Geschäftskunden, die jeden Tag mindestens 50 Sendungen haben
• KMU mit kleinem Sendungsvolumen • Privatpersonen
Vorteile
• Benutzerfreundliche Bedienoberfläche • Automatische Aktualisierung der Produkte und Preise (Download) • Hohe Kostentransparenz • Monatsabrechnung • Automatische Rabattierung • Kein Ausfüllen von Aufgabeverzeichnissen • Täglich rund um die Uhr verfügbar
• Frankierung durch die Post • Zeitgewinn dank Auslagerung des Frankierprozesses • Konzentration auf das Kerngeschäft • Übersicht und Kostentransparenz dank Monatsabrechnung • Keine Investitionen • Auf Wunsch Abholung der Sendungen und somit kein täglicher Gang zur Post
• Die digitale Briefmarke kann wie eine normale Briefmarke verwendet werden • Zahlungsmöglichkeit: gängige Kreditkarten, PostFinance Debit Direct, PostFinance E-Finance • Druck einer Quittung mit MwSt-Ausweis von jeder erstellten digitalen Briefmarke möglich • Import von Adressdaten möglich • Anbindung an externe Seiten möglich (Portale, Suchmaschinen usw.) • Internetzugang • Tintenstrahl- oder Laserdrucker • PDF-Reader (z.B. Adobe Acrobat)
Voraussetzungen
Die Sendung wird mit einem PP-Frankiermerkmal gekennzeichnet. Es enthält den Vermerk «P.P.», PLZ und Ort der Absenderadresse. Wird das PP-Frankiermerkmal mit einem Datamatrix-Code ergänzt, können darin Kundeninformationen hinterlegt werden. Die Sendungsauflieferung der PP-frankierten Sendungen muss immer zusammen mit einem Aufgabeverzeichnis (Verrechnungsbeleg) erfolgen. Die Sendungsaufgabe muss zwingend an einer Poststelle, an einem Geschäftskundenschalter oder als Postabholung erfolgen. (Einwerfen in einen Briefeinwurf ist nicht gestattet.) Die zuständige Person erfasst zentral die Sendungen mit PP-Aufdruck im Aufgabeverzeichnis (Formular oder elektronisches Aufgabeverzeichnis). Barzahlung bei der Poststelle oder per Monatsrechnung
• Unterzeichnete Vereinbarung mit der Post • Telefonanschluss • IFS-Geräte, die den Spezifikationen der Post entsprechen
• Vertragsverhältnis mit der Post • Monatliche Minimalkosten für die Dienstleistung: CHF 150.–
Aufgabeort
Poststelle
Auflieferung durch Kunde bei einer definierten Poststelle oder Abholung durch die Post beim Kunden
Briefeinwurf oder Poststelle
Wer frankiert
Dokumentersteller individuell oder zentral in der Unternehmung
Die Sendungen werden in einem Frankierzentrum der Post frankiert
Dokumentersteller am eigenen PC
Bezahlung
Laden eines Frankierguthabens via Postkonto (Debit Direct) oder per Einzahlungsschein ww w.post.ch/ifs Servicecenter Frankieren: 0848 202 101
Monatsrechnung (keine Vorauszahlung)
Belastung erfolgt beim Laden des Guthabens
Weitere Informationen
ww w.post.ch/frankieren Servicecenter Frankieren: 0848 202 101
ww w.post.ch/frankieren Servicecenter Frankieren: 0848 202 101
ww w.post.ch/webstamp
Vielfältige Frankierlösungen mit gezieltem Nutzen Effizient arbeiten und Zeit sparen
Optimale Arbeitsprozesse sind ein Erfolgsfaktor. Das gilt auch beim Briefversand: Rationelle und effiziente Abläufe beim Frankieren Ihrer Korrespondenz helfen Ihnen, Zeit und Aufwand zu sparen. Die Post bietet für jedes Bedürfnis die passende Lösung.
Seither haben sich die Bedürfnisse beim Frankieren stark geändert. Heute frankieren Unternehmen ihre Korrespondenz meistens möglichst rationell und bringen die Frankiermerkmale maschinell auf ihren Sendungen an.
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WebStamp
Dienstleistung Frankieren Post
Intelligente Frankiersysteme (IFS)
Im April des Jahres 1840 wurde die erste offizielle Briefmarke der Welt an allen britischen Postämtern ausgegeben, die legendäre «One Penny Black». Die Grundidee der Briefmarke bestand darin, das Briefporto nicht mehr beim Empfänger einzuziehen, sondern es gleich vom Absender bezahlen zu lassen. Mit der Briefmarke entstand also das erste «PrepaidSystem», das dank seiner entscheidenden Vereinfachung das Porto wesentlich günstiger machte.
Damit Sie sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, offeriert Ihnen die Post zahlreiche Frankierlösungen, die Ihre Abläufe entscheidend vereinfachen. Von der innovativen Frankierung mit dem PC über das maschinelle Frankieren von Massensendungen bis hin zum Delegieren des gesamten Frankierens an uns stehen Ihnen die verschiedensten Möglichkeiten zur Auswahl.
PP-Frankierung
PP-Frankierung Kostet nichts und verringert Ihren Aufwand
Um Ihnen das Frankieren von Massensendungen zu vereinfachen, hat die Post innovative Lösungen entwickelt. Sie müssen keine Frankiermaschinen anschaffen und können die meisten Aufgaben elektronisch im Internet erledigen.
Die PP-Frankierung ist die klassische, einfache und effiziente Art, grössere bis ganz grosse Auflagen von Briefen zu frankieren. Und dank Informatik und Internet ist sie heute noch weitaus einfacher als bisher. Grosse Sendungsmengen mit der Frankiermaschine oder gar mit Briefmarken zu frankieren, braucht viel Zeit, die Sie sparen können. Wenn Sie auf Ihren adressierten Briefen – beispielsweise auf vorbedruckten Couverts – den Frankiervermerk «P.P.» anbringen, können Sie diese Sendungen einfach zusammen mit einem Aufgabeverzeichnis bei der Post aufliefern. Durch die PP-Frankierung fallen weder Anschaffungs- noch Lizenz- oder Wartungskosten an. Innovative Technologien und elektronische Hilfsmittel machen die PP-Frankierlösung jetzt noch attraktiver. So können Sie als Kunde der Post heute beispielsweise Ihr Aufgabeverzeichnis einfach und effizient im Internet erstellen. Oder Sie können vom Dateninhalt des modernen Frankiermerkmals profitieren.
Die PP-Frankierlösung Bei der PP-Frankatur handelt es sich um ein auf Briefsendungen angebrachtes Frankiermerkmal, das entweder auf die Couverts aufgedruckt, mit einer Klebeetikette auf den Briefen befestigt oder bei Verwendung von Fenstercouverts direkt auf den Briefen angebracht wird. Dazu gehört zwingend eine Sendungsdeklaration in Form eines Aufgabeverzeichnisses. Hinweis PP-Sendungen müssen immer zusammen mit einem Aufgabeverzeichnis aufgeben werden, ausser wenn die Leistung bar bezahlt wird. Frankiermerkmale Heutige PP-Frankiermerkmale sind elektronisch lesbare Datenträger. Sie enthalten alle postalisch notwendigen Informationen, die sie als PP-Frankierlösung ausweisen. Sendungsdeklaration und Auflieferung Die Sendungsdeklaration erfasst die Leistungen, die die Post erbringen soll, und dient der Verrechnung. PP-Sendungen dürfen nicht in Briefeinwürfe eingeworfen werden, sie müssen am Postschalter aufgegeben werden. Gut zum Druck Wenn Sie Ihre Briefvorlage durch die Post überprüfen lassen möchten, können Sie ein schriftliches «Gut zum Druck» einholen. Die zuständigen Stellen finden Sie auf ww w.post.ch in der Rubrik «Briefe gestalten».
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PP-Frankierung
Ideal für alle Ihre Auflagen PP-Sendungen ab 50 Stück Wer mindestens 50 Sendungen derselben Preisstufe verschicken will, kann sie unter folgenden Bedingungen als PP-Sendungen am Postschalter aufgeben: Die Sendungen müssen entweder bereits PP-Frankiermerkmale tragen oder die Merkmale werden gegen einen Aufpreis von der Post angebracht. Diese Variante ist allerdings bei folierten Sendungen nicht möglich. Die Auflieferung der Sendungen muss immer zusammen mit einem Aufgabeverzeichnis erfolgen. Darüber hinaus kann der Frankiervermerk «P.P.» heute ergänzend mit elektronisch lesbaren Codes versehen werden. Dabei haben Sie die Wahl zwischen einem statischen Code, dem Datamatrix-Code «Easy», und einem dynamischen Code, der «Business»-Variante.
PP-Sendungen unter 50 Stück Wer Sendungsmengen von unter 50 Stück als «P.P.» aufgeben will, kann dies unter folgenden Bedingungen tun: Die Sendungen müssen nebst der «P.P.»-Kennzeichnung mit einem Datamatrix-Code versehen sein und die Sendungsdeklaration muss mit einem elektronischen Aufgabeverzeichnis, das mit dem innovativen Internettool «Aufgabeverzeichnis Online» erzeugt werden kann, aufgeliefert werden. Bei Nichteinhaltung einer dieser Auflagen verrechnet Ihnen die Post die Anzahl fehlender Sendungen bis zu einem Volumen von 50 Stück und zwar zum niedrigsten Preis einer B-PostEinzelsendung. Rechtliche Aspekte in Sachen PP-Sendungen Für alle PP-Sendungen gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Schweizerischen Post. Folgende Inhalte sind nicht erlaubt: • Daten, die gegen geltendes Recht verstossen • Daten, die zu einer Verwechslung mit gültigen Briefmarken führen können, wie die Abbildung von Taxwerten, der Zusatz «Helvetia» oder die Abbildung existierender Briefmarkensujets der Post • politische, rassistische, menschenrechtswidrige sowie sexistische Inhalte • wenn der Kunde einen Poststempel nachbilden will, muss er auf die Angabe des Datums sowie auf die Reproduktion des Schweizer Kreuzes verzichten
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Gestaltungsrichtlinien Platzierung Das PP-Frankiermerkmal muss in der dafür vorgesehenen Frankierzone oben rechts auf dem Couvert oder im Adressfenster platziert werden.
P. P.
CH - 3030 Bern
123456789
Empfängeradresse
Herr Muster Musterstrasse 1 9999 Muster
In der Frankierzone
Frankierzone oben rechts auf dem Couvert
P. P.
123456789
CH - 4500 Solothurn
A-PRIORITY
Empfängeradresse
Im Adressfenster
Frankierzone im Adressfenster
Wichtige Hinweise All diese obligatorischen oder fakultativen Elemente können entweder in der Frankierzone oder im Adressfenster eines Couverts angebracht werden. Wer sich für die Anbringung der Elemente im Adressfenster entscheidet, muss darauf achten, dass Empfängeradresse und «P.P.»-Kennzeichnung immer vollständig im Adressfenster sichtbar sind – auch dann, wenn sich der Briefinhalt im Couvert verschiebt.
Inhalt und Varianten Ein PP-Frankiermerkmal enthält folgende Elemente: die Postleitzahl sowie die Ortsangabe des Absenders und den Aufdruck «P.P.». Das Schweizer Landeskürzel CH kann auf Inlandssendungen fakultativ angebracht werden, genauso wie ein elektronisch lesbarer Datamatrix-Code, der als statischer Code – Modell PP Easy – oder als dynamischer Code – Modell PP Business – erhältlich ist.
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PP-Frankierung
Variante inkl. Datamatrix-Code (PP Easy bzw. PP Business)
Gestaltungsspezifikation Das PP-Frankiermerkmal in der Frankierzone und im Adressfenster
Muss
Kann
Beschreibung Frankierkennzeichnung P.P. bedeutet: «Port Payé» Internationaler Standard
Minimalanforderungen in der Frankierzone Schriftgrösse: 4 mm (16 pt, je grösser, desto besser), fett, schwarz Schriftart: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light Schriftgrösse: 2 mm (8 pt), schwarz Schriftart: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light max. 18 Stellen Ortsbezeichnung
Minimalanforderungen im Adressfenster Schriftgrösse: 4 mm (16 pt, je grösser, desto besser), fett, schwarz Schriftart: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light Platzierung: links im Adressfenster Schriftgrösse: 2 mm (8 pt), schwarz Schriftart: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light max. 18 Stellen Ortsbezeichnung
P.P.
X
CH - 3030 Bern
X
Postleitzahl und Ort des Absenders (Domizil des Absenders, oder nach Vereinbarung z. B. PLZ der Retourenverarbeitungsstelle) Inland X X Die Bezeichnung «CH» ist nur für Sendungen ins Ausland zwingend. Datamatrix-Code (ECC 200)
Ausland X
Grösse in mm: 9 × 9 – 15,6 × 15,6 Abstand/Ruhezone: rundum 2 mm Farbe Schwarz als Standard (Generierung gemäss Spezifikation) Schriftgrösse des «A»: mind. 6 mm (24 pt), fett, schwarz Schriftart: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light (Für Inland reicht ein «P.P. A» ohne PRIORITY. «PRIORITY» kann kleiner als das «A» sein). Eine kleinere Schreibweise als 6 mm ist möglich, kann jedoch zu Problemen bei der Erkennung des Leistungsangebots führen.
Grösse in mm: 9 × 9 – 15,6 × 15,6 Abstand/Ruhezone: rundum 2 mm Farbe Schwarz als Standard (Generierung gemäss Spezifikation) Schriftgrösse des «A»: mind. 6 mm (24 pt), fett, schwarz Schriftart: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light (Für Inland reicht ein «P.P. A» ohne PRIORITY. «PRIORITY» kann kleiner als das «A» sein). Eine kleinere Schreibweise als 6 mm ist möglich, kann jedoch zu visuellen Problemen bei der Erkennung des Leistungsangebots führen. Schriftgrösse: 2 mm (8 pt), schwarz Schriftart: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light 9-stellig in Klarschrift anzeigen (ohne Bindestrich) Für Auslandssendungen ist der Rahmen auch im Adressfenster notwendig. Für Inlandssendungen kann darauf verzichtet werden. Wünschenswert: 0,5 –1 mm Ruhezone um die Abgrenzungslinie mind. 2 mm
A-PRIORITY
X
Verarbeitungsprodukt Mögliche Schreibweisen:
A-PRIORITY A-PRIORITY
P.P.
A
123456789
X
Rechnungsreferenznummer Absender (nicht zwingend, ist aber für Retouren und Annahmekontrolle von Vorteil) Rahmen: Der Rahmen gehört zum internationalen Standard. Linie: Frankiermerkmal im Adressfenster. Das Fran kiermerkmal muss mit einer Linie von der Emp fängeradresse getrennt werden (im oberen Fünftel des Adressfensters).
Schriftgrösse: 2 mm (8 pt), schwarz Schriftart: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light 9-stellig in Klarschrift anzeigen (ohne Bindestrich) Grösse: mindestens 300 mm2 und höchstens 74 × 38 mm gross. Rechteckige Form. Damit wird das Frankiermerkmal als solches erkannt.
X
X
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PP Easy und PP Business PP Easy, das statische Frankiermerkmal Das elektronisch lesbare PP-Easy-Frankiermerkmal ist statisch und enthält folgende Daten: die eindeutige Kundenidentifikation in Form einer Rechnungsreferenznummer sowie – fakultativ – das Aufgabedatum (nur Frankierzone) und das Verarbeitungsprodukt, beispielsweise A-Post. Im Druck kann es auch als einfache Grafikdatei verwendet werden. Hier kommt PP Easy zum Einsatz: • beim Couvertvordruck • bei MS-Office-Serienbriefen • Tagespost unter 50 Sendungen • wenn das Modell PP Business beim Kunden nicht – oder nur mit unverhältnismässigem Aufwand – in die bestehenden Systeme integriert werden kann So kann der Datamatrix-Code erstellt werden: • mit dem kostenlosen Internettool PP Generator (ww w.post.ch/ppgenerator) • mit der kostenlosen Software PP Easy Print, die unter 0848 202 101 oder ccc.post@ post.ch bestellt werden kann • mit einer eigenen Software des Kunden. Diese muss den Spezifikationen der Post entsprechen. Beispielsweise mit einem Printoptimierungssystem oder einer Fakturierungssoftware. Ihre Vorteile: • Das PP-Easy-Frankiermerkmal ist im Druck als einfache Grafikdatei verwendbar • Das Frankiermerkmal in der Adresszone des Couverts wird zusammen mit dem Brief erstellt
PP Business, das dynamische Frankiermerkmal
Gerade im digitalen Massendruck bringt es Vorteile, wenn das PP-Business-Frankiermerkmal eingesetzt wird: Wichtige Informationen aus Ihren Quellapplikationen – etwa aus einem Finanzbuchhaltungsprogramm oder einer Lagerverwaltungsapplikation – werden direkt in den Datamatrix-Code integriert. Diese Informationsdaten können sowohl in der Produktionssteuerung als auch in der Qualitätskontrolle bezüglich der Sendungen verwendet werden. Hier kommt PP Business zum Einsatz: • beim EDV-Massenversand • beim Marketingversand So kann der Datamatrix-Code erstellt werden: Die Kunden erstellen den Datamatrix-Code für PP-BusinessSendungen mit einer eigenen Software, die den Spezifikationen der Post entsprechen muss. Dabei können beispielsweise ein Printoptimierungssystem, ein ERP-System oder eine Fakturierungssoftware zur Anwendung kommen. Die führenden Anbieter haben die Aufbereitung bzw. die Lesung des PP-Business-Frankiermerkmals bereits in ihre Anwendungen integriert. Eine aktuelle Liste finden Sie im Internet unter ww w.post.ch/frankieren Ihre Vorteile: In der Produktion: Sendungskontrolle: • Sendungsabgleich • Automatisiertes Reprintig Bei der Steuerung der Couvertierung: • Dokumente sammeln • Dokumente aussteuern • Dokumente verfolgen In der Nachbereitung: Im Retourenmanagement: • Adressabgleich • Adressänderungen Im Responsemanagement: • Erfassen der Kundendaten • Zuordnung im Posteingang • Bearbeitung der Geschäftsfälle • Zugriff auf ein elektronisches Archiv
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PP-Frankierung
Der Datamatrix-Code, der beim Modell PP Business zur Anwendung kommt, ist dynamisch. Das heisst, es stehen Ihnen 52 Stellen für Informationsdaten zur freien Verfügung. Diese können beispielsweise mit Kundeninformationen oder Maschinensteuerungszeichen beschrieben werden.
Der PP Generator Ihr persönliches PP-Frankiermerkmal können Sie im Internet selbst erzeugen und herunterladen. Wenn Sie einen Mailingversand planen, werden Sie jetzt durch den PP Generator der Post vorteilhaft unterstützt. Mit diesem innovativen Onlineservice können Sie Ihrem Frankiermerkmal eine zusätzliche Werbegrafik, ein Logo oder Textinformationen beifügen. Auch ein ganz individueller Auftritt kann damit gestaltet werden. So können PP-Frankiermerkmale mit dem neuen PP Generator erstellt werden Als Kunde gelangen Sie unter ww w.post.ch/ppgenerator zum Service PP Generator. Dort müssen Sie sich beim ersten Mal registrieren. Damit werden Sie zum Benutzer der Applikation, können sich jederzeit einloggen und das PP-Frankiermerkmal wie folgt generieren: Sie erfassen Ihre Angaben – und zwar Rechnungsreferenznummer, Postleitzahl und Ort – und wählen das gewünschte Frankiermerkmal aus. Im Handumdrehen wird das gewünschte Produkt generiert und steht zum Herunterladen bereit. Informationen Informationen und Beispiele bezüglich der Gestaltung von PP-Frankiermerkmalen sind bei unseren Kundenberatern erhältlich oder auf dem Internet unter ww w.post.ch/frankieren
Bank AG
A-PRIORITY
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P. P.
CH - 3030 Bern
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Aufgabeverzeichnis Online PP-Sendungen müssen am Postschalter oder am Geschäftskundenschalter der Post zusammen mit einem Aufgabeverzeichnis aufgegeben werden. Dieses Aufgabeverzeichnis kann nun mit dem neuen, innovativen Internetservice «Aufgabeverzeichnis Online» effizient generiert werden. Dank diesem praktischen Tool wird die Deklaration von PP-Sendungen so einfach wie nie zuvor. Mit dem Aufgabeverzeichnis Online (AVZ Online) können Sie Ihre Sendungen nach Produkten und Mengen geordnet erfassen und das Verzeichnis ganz einfach für die Postaufgabe ausdrucken. Mit dem AVZ Online werden alle Briefpostsendungen für das In- und Ausland deklariert. Erfassung und Aufgabe
Vorteile des AVZ Online • Alle Produkte und Preislisten werden automatisch aktualisiert, die manuelle Preisanpassung entfällt • Das Formularmanagement wird vereinfacht, da alle notwendigen Formulare auf dem Internet sind • Die Bearbeitung der Aufgabedaten wird schneller und sicherer, Produkte und Preise können online ausgewählt werden, es erfolgt eine automatische Berechnung sowie eine Eingabeprüfung • Kunden können die zusätzliche Möglichkeit des AVZJournals nutzen: Wer sich mit Username und Passwort in das Tool einloggt, kann einerseits das erfasste Aufgabeverzeichnis gleichentags stornieren, andererseits stehen ihm alle seine Aufgabeverzeichnisse zwei Monate lang zur Ansicht zur Verfügung. Hinweis
Unter ww w.post.ch/avzonline gelangen Sie zum Internetservice und erfassen alle Ihre adressierten Briefpostsendungen für das In- und Ausland sowie allfällige Zusatzleistungen. Wenn alle Produkte erfasst sind, geben Sie Ihre Rechnungsreferenznummer in das dafür vorgesehene Feld ein. Das System füllt jetzt anhand der Angaben die Absenderadresse automatisch aus und generiert dann das Aufgabeverzeichnis im PDF-Format. Dieses Verzeichnis können Sie für die Sendungsauflieferung ganz einfach ausdrucken und dann mit Ihren PP-Sendungen bei einer Poststelle oder einem Geschäftskundenschalter abgeben. Bei der Annahme vergleichen die Profis von der Post die Sendungen mit den Angaben auf dem Formular und leiten diese für die Verrechnung weiter.
Die Funktionalitäten Webinterface File-Upload und Filetransfer FTP stehen ebenfalls zur Verfügung. Die entsprechenden Informationen können auf unserer Website unter folgender Adresse eingesehen werden: ww w.post.ch/frankieren
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PP-Frankierung
Intelligente Frankiersysteme (IFS) Lösungen, die Ihnen mehr Effizienz garantieren
IFS sind innovative, hochmoderne Frankiersysteme, die Ihnen eine komfortable, effiziente und flexible Bearbeitung von Postsendungen rund um die Uhr ermöglichen. Mit diesem System drucken Sie den Beförderungspreis Ihrer Tagespost direkt auf die Sendungen oder auf Klebezettel.
Die fünf IFS-Elemente Kostenzuscheidung IFS speichert Daten bezüglich Aufgabemengen, unterteilt nach den verschiedenen Sendungsgattungen. Die verwendeten Produkte sind auf dem monatlichen Kundenauszug des IFS-Endgeräts direkt ersichtlich. Digitale Drucktechnologie IFS-Geräte verwenden eine digitale Drucktechnologie. Thermotransfer- oder Tintenstrahlverfahren ermöglichen einen fälschungssicheren Barcodedruck. Tarifanpassungen Bei Tarifanpassungen werden die neuen Preise bei der Datenübermittlung automatisch auf das Frankiersystem geladen. Auswahl der Tarife Dank der intuitiven Benutzerführung des IFS ist das Auswählen der Produkte und Zusatzleistungen so einfach wie nie zuvor. Onlinefernvorgabe Über eine normale Telefon- oder Faxleitung (mit dem analogen Modem, das mit dem System mitgeliefert wird) laden Sie einen Betrag auf das Endgerät und können anschliessend mit diesem Guthaben frankieren. Der Betrag wird automatisch vom Postkonto abgebucht oder kann im Voraus mit einem Einzahlungsschein eingezahlt werden. Als Kunde müssen Sie, unabhängig vom Frankiervolumen, mit Ihrem Frankiersystem mindestens einmal pro 35 Tage eine Verbindung zum Server des IFS-Anbieters aufbauen und alle notwendigen Daten übermitteln.
Das bietet Ihnen IFS • Vollautomatisch und damit unproblematisch werden neue Preise und Produkte im IFS aktualisiert. • Allfällige Rabatte werden automatisch berechnet. • Der Wertaufdruck, den diese modernen Geräte erzeugen, ist ein digitaler und absolut fälschungssicherer 2-D-Barcode. • Die Geräte besitzen eine logische Menüführung und erlauben die einfache Auswahl von Produkten und Zusatzleistungen. • Das Handling eines Postversandes wird effizienter, komfortabler und einfacher. • Detaillierte Monatsauszüge der frankierten Produkte bieten dem Kunden mehr Kostentransparenz. • Frankierte Produkte werden direkt – via Modem – an den Server der Post übermittelt. • Intelligente Frankiersysteme IFS sind die Frankierlösung der Zukunft.
Umfeld Kunde
Umfeld Post
Dokument vorbereiten
Mit IFS frankieren
Aufgabe
Verarbeitung im Sortierzentrum
Sendungen zustellen
Umfeld IFS-Lieferant
Datentransfer
IFS-Lieferant
Rechensystem Post
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Intelligente Frankiersysteme (IFS)
Kauf Auf dem Markt ist ein komplettes Sortiment an homologierten Frankiersystemen verfügbar, die von verschiedenen Anbietern verkauft werden: Frama ww w.frama.ch info@ frama.ch Deutschschweiz Telefon: 0848 802 001 Neopost ww w.neopost.ch info@ neopost.ch Deutsch-/Westschweiz Telefon: 0848 231 231 Tessin E-Mail: ejost@ bluewin.ch Telefon: 091 922 88 60 Pitney Bowes ww w.pitneybowes.ch kontakt.ch@ pb.com Deutschschweiz Telefon: 052 354 57 57 Westschweiz Telefon: 022 342 44 50 Wiederverkauf: Deutschschweiz Stoffel Büromaschinen AG ww w.stoffeloffice.ch info@ stoffeloffice.ch Telefon: 061 382 80 80 Tessin Castellani & Cavalli SA ww w.castellani-cavalli.ch info@ castellani-cavalli.ch Telefon: 091 751 44 87
Frankaturaufdruck Ihre Sendungen werden mit einem digitalen Aufdruck frankiert, der Angaben wie Endgerätenummer, Ort und Datum der Aufgabe, den Frankaturbetrag und das gewählte Postprodukt enthält. Diese Angaben sind ebenfalls im DatamatrixCode enthalten. Dieser Code wird von den Sortieranlagen der Post gelesen. Beschaffung, Installation und Ausserbetriebsetzung Die für den Digitaldruck benötigte Software wird vom Anbieter programmiert und installiert.
Machen Sie Ihre Sendungen zur Werbefläche Postsendungen können auch Werbeträger sein: Sie können Ihren Anbieter auf Ihre Kosten bitten, einen Werbeaufdruck zu programmieren (Firmenlogo, Slogan, Bildelement usw.). Dieses Werbeelement erscheint links neben dem Frankaturaufdruck und lässt sich auf Wunsch auch ausschalten. Für diesen Werbeaufdruck können jedoch keine Adressangaben (Strasse, Postfach, Ort usw.) berücksichtigt werden, weil dies das maschinelle Einlesen beeinträchtigen würde. Ihr Anbieter berät Sie gerne, falls Sie sich für einen Werbeaufdruck interessieren.
Vereinbarung Bei Ihrem IFS-Anbieter erhalten Sie das Formular «Vereinbarung über die Verwendung eines Intelligenten Frankiersystems». Bitte übergeben Sie die von Ihnen unterzeichnete Vereinbarung Ihrem IFS-Anbieter zur Gegenzeichnung durch die Post. Mit Ihrer Unterschrift verpflichten Sie sich insbesondere: • das Frankiersystem ordnungsgemäss zu benutzen • es dem IFS-Anbieter zu gestatten, jährlich eine Inspektion auf Ihre Kosten durchzuführen • für Verluste aus nachlässiger oder missbräuchlicher Verwendung des Systems aufzukommen • der Schweizerischen Post jederzeit den Zutritt zum Frankiersystem zu gestatten • unabhängig vom Frankiervolumen mindestens einmal pro 35 Tage die notwendigen Daten zu übermitteln.
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Frankieren mit IFS Mit einem intelligenten Frankiersystem können Sie alle Portobeträge sowie die Zuschläge für das gewählte Produkt frankieren. Zu beachten So verwenden Sie IFS richtig: • Der Frankieraufdruck wird – wie Briefmarken – rechts oben platziert. • Wichtige Angaben auf Postanweisungen, Einschreiben (R) usw. dürfen nicht mit Werbeaufdrucken oder Datumsstempeln überdeckt werden. • Frankieren Sie möglichst mit nur einem einzigen Taxaufdruck. • Bei Bedarf (z.B. für Pakete) sind beim Anbieter Klebezettel für Ihr IFS erhältlich. • Ungerade Taxen für Massensendungen (z.B. 53,5 Rappen): Immer aufrunden (hier also 54 Rappen) und die Differenz mit dem Formular «Aufgabeverzeichnis/Rechnung adressierte Briefpost Inland» zurückverlangen. • Datumsstempelabdrucke des Aufgabetags sind empfehlenswert. Bei Klebezetteln: Datum und Taxaufdruck auf den gleichen Zettel. • Umsatzrabatt ist nur für Sendungen mit aktuellem Datumsstempel und Produktbezeichnung möglich.
Zahlungsmöglichkeiten Zahlung mit Debit Direct Nachdem Sie eine Verbindung zum Server des IFS-Anbieters aufgebaut haben, können Sie den gewünschten Betrag auf Ihr Frankiersystem laden. Dieser Betrag wird am folgenden Werktag von Ihrem Postkonto abgebucht. Der maximale Bezugsbetrag ist limitiert und wird individuell festgesetzt. Zahlung mit Einzahlungsschein Sie erhalten von der Post die entsprechenden Einzahlungsscheine. Mit diesen Einzahlungsscheinen wird ein frei wählbarer Betrag auf ein zentrales Guthabenkonto für das IFS-Gerät eingezahlt. Nach wenigen Tagen können Sie den Betrag über eine Verbindung auf Ihr Frankiersystem herunterladen. Rückvergütung von Frankaturaufdrucken Aus verschiedenen Gründen können Frankaturaufdrucke vorliegen, die wohl im System gespeichert sind, für die Sie aber keine Verwendung haben. Die Schweizerische Post vergütet Ihnen diese Beträge auf Ihr Frankiersystem zurück.
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Intelligente Frankiersysteme (IFS)
Dienstleistung Frankieren Post Wir tun fast alles für Sie
Einfacher geht es kaum: Auf Wunsch können Sie das Frankieren Ihrer Briefsendungen uns überlassen. Diese Outsourcing-Lösung macht wertvolle Kapazitäten frei und bietet ein optimales und transparentes Preis-Leistungs-Verhältnis.
Mit «Dienstleistung Frankieren Post» werden wir zur direkten Schnittstelle für Ihre Tagespost. Schlanke Strukturen, Konzentration auf das Kerngeschäft, erhöhte Effizienz – diese Forderungen gewinnen im Geschäftsleben immer mehr an Bedeutung. Die Post hat ein Outsourcing fürs Frankieren entwickelt, das Ihnen Zeit schenkt: «Dienstleistung Frankieren Post» ist komfortabel, kundenorientiert und kostenoptimiert. Das Frankieren der Tagespost können Sie jetzt ganz einfach unserem Frankierzentrum anvertrauen. Dadurch gewinnen Sie wertvolle Zeit für andere Geschäfte. Die Vorteile des Services Komfortabel «Dienstleistung Frankieren Post» bietet Ihnen viele Vorteile. Die Post frankiert Ihre Tagespost und übernimmt den damit verbundenen Arbeitsaufwand. Sie brauchen sich nicht mehr um den Briefmarkenvorrat zu kümmern und müssen auch keine Briefmarken mehr aufkleben. Notfallszenarien, die beim Ausfall der Frankiermaschine zum Tragen kommen, werden für Sie durch «Dienstleistung Frankieren Post» genauso überflüssig wie Regelungen bei Krankheit oder Ferienabwesenheit von Personal.
Kundenorientiert Neben der Zeit, die Sie durch «Dienstleistung Frankieren Post» sparen können, bringt der Service noch weitere wesentliche Vereinfachungen: Sie müssen sich nicht mehr mit den aktuellen Posttarifen beschäftigen und können sich auf die korrekte Frankierung durch die Profis von der Schweizerischen Post verlassen. Zudem bekommen Sie eine detaillierte monatliche Statistik über die vom Frankierzentrum bearbeiteten Sendungen. Auf Wunsch können diese auch auf verschiedene Kostenstellen verrechnet werden. Kostenoptimiert Der neue Service hilft Ihnen, Ihre Kosten niedrig zu halten. «Dienstleistung Frankieren Post» bietet ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Zudem wird die Anschaffung einer Frankiermaschine überflüssig. Die Leistungen der Post müssen erst bezahlt werden, wenn die Sendungen bereits frankiert worden sind. «Dienstleistung Frankieren Post» ermöglicht Ihnen zudem mehr Übersicht und Transparenz bezüglich der anfallenden monatlichen Kosten. Konsequenz Mit «Dienstleistung Frankieren Post» bieten wir Ihnen eine bequeme und direkte Schnittstelle für den gesamten Tagespostprozess.
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Dienstleistung Frankieren Post
Der umfassende Service «Dienstleistung Frankieren Post» bietet Ihnen ein Outsourcing des gesamten Frankierens mit persönlicher Betreuung. Und so funktioniert der innovative Service: Ob es sich um Briefe, Briefe mit Zustellnachweis oder um Pakete handelt: Wer mit «Dienstleistung Frankieren Post» arbeitet, wird von der Post umfassend betreut. In einem vorher definierten Zeitfenster holt die Schweizerische Post alle Sendungen bei Ihnen ab. Oder die Sendungen werden von Ihnen während der Öffnungszeiten bei Ihrer bevorzugten und vordefinierten Poststelle aufgeliefert. Die Sendungen werden vor der Aufgabe im Briefbehälter der Post vorbereitet. Nach der Auflieferung werden die Sendungen in ein Frankierzentrum transportiert. Und dort werden sie gemäss Ihrem Leistungsauftrag von uns frankiert. «Dienstleistung Frankieren Post» ist von Montag bis Freitag verfügbar.
Umfeld Kunde
Umfeld Post
Auflieferung durch Kunden
Frankierung der Sendungen
Sortierzentrum Verarbeitung
Zustellung der Sendungen
Vorbereitung der Sendung
Abholung durch Post
Kontrolle / Ertragssicherung
Zustellung von Rechnung / Statistik
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Welche Sendungen eignen sich für den Service? Fast alle gängigen Sendungstypen eignen sich für «Dienstleistung Frankieren Post». Es gibt aber Sendungen, die – aus technischen Gründen oder weil sie ein spezielles Handling verlangen – für den Service nicht infrage kommen. Geeignet • A- und B-Post-Standard- und -Midibriefe • A- und B-Post-Standard- und -Midibriefe als Spezialsendung (über 20 mm bis 50 mm) • A- und B-Post-Grossbriefe • Priority- und Economy-Standardbriefe (Ausland) • Priority- und Economy-Grossbriefe (Ausland) • Priority- und Economy-Maxibriefe (Ausland) • Einschreiben (R) • Gerichtsurkunden (GU) • Betreibungsurkunden (BU) • Dispomail • Paket Inland Economy • Swiss-Express «Mond» Nicht möglich • B-Post-Massensendungen ab 500 Stück • Pakete Inland Priority (Leistungsangebot kann nicht eingehalten werden) • Pakete Ausland (Zollformulare) • Briefe / Pakete Swiss-Express «Blitz» • Swiss-Kurier City • Swiss-Kurier Intercity • Kurier URGENT • Alle Produkte der TNT Swiss Post AG • Alle Press-International-Produkte Selbstverständlich können diese Sendungen bei jeder Poststelle aufgegeben werden: Sie kommen lediglich für «Dienstleistung Frankieren Post» nicht infrage.
Technische Einschränkungen Aus technischen Gründen gibt es einige Einschränkungen bei «Dienstleistung Frankieren Post». Für folgende Sendungsarten empfiehlt PostMail den Service nur bedingt: • Sendungen mit steifem, hartem und ungleichmässig verteiltem Inhalt (z.B. Münzen, Schlüssel oder Kugelschreiber). Solche Sendungen könnten beschädigt werden. • Offene Sendungen. Briefumschläge sollen allseitig zugeklebt sein. • Geknickte oder aneinanderklebende Sendungen. Die Verpackung muss dem Inhalt der Sendung angepasst sein und ihn schützen.
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Dienstleistung Frankieren Post
Die Module Die Module von «Dienstleistung Frankieren Post» sind vielseitig. Entsprechend Ihren Ansprüchen können Sie sich den idealen Service aus einem Baukastensystem zusammensetzen. Zudem kann der Preis durch Ihre Vorleistungen beeinflusst werden. Die Post bietet Ihnen ein massgeschneidertes und absolut verlässliches Leistungspaket. Das Aufgabemodul Abholen Wenn Sie sich für eine kostenpflichtige Abholung entscheiden, holen wir die zu frankierenden Sendungen innerhalb eines vordefinierten Zeitrahmens bei Ihnen ab. Aufliefern Wenn Sie Ihre Post selber aufliefern wollen, geben Sie Ihre unfrankierte Tagespost während der Öffnungszeiten im Briefbehälter bei der vordefinierten Poststelle oder beim zuständigen Grosskundenschalter ab.
Das Vorbereitungsmodul Aufgeben Mit dem Vorsortieren Ihrer Sendungen beeinflussen Sie den Preis für die Frankierdienstleistung. Im Vorbereitungsmodul entscheiden Sie, wie Sie Ihre Sendungen für «Dienstleistung Frankieren Post» vorbereiten wollen. Werden die Sendungen «sortiert und getrennt» vorbereitet, wird kein Zuschlag verrechnet. «Ungetrennt», «Teilsortiert», «Sortiert und getrennt» Sie können der Post Ihre Sendungen ungetrennt oder nach Produkten teilsortiert aufgeben; zum Beispiel: • A-Post • B-Post • Priority • Economy Bei der «sortierten und getrennten» Aufgabe hingegen sortieren Sie Ihre Sendungen nach Produkt, Format- und Gewichtsstufe vor, zum Beispiel: • A-Post-Standardbrief • A-Post-Midibrief • A-Post-Grossbrief (1 bis 100 Gramm) • A-Post Grossbrief (101 bis 500 Gramm) • A-Post-Grossbrief (501 bis 1000 Gramm)
Prozessablauf
Aufgabe Selbstauflieferung Abholung
Vorbereitung Ungetrennt Teilsortiert Sortiert und getrennt
Sendungsstruktur Kategorie 1 Kategorie 2 Kategorie 3
Frankierung Frankieren mit Frankiersystem
Nachbearbeitung Fakturierung Statistik Reporting
Zusatzleistungen Kostenstellenabrechnung, Vorfrankieren
Managementleistungen Preisrechner (Offerttool, Preisanalyse), Projekthilfe
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Das Kategorienmodul (Sendungsstruktur) Die drei Kategorien Im Kategorienmodul von «Dienstleistung Frankieren Post» werden die Sendungen nach Produkt und Formatstufe in drei Kategorien eingeteilt, und zwar abhängig vom Arbeitsaufwand bei der Frankierung. Der Preis für «Dienstleistung Frankieren Post» ist vom Sendungsvolumen sowie von der Sendungsstruktur abhängig: Grosse Volumen mit einem hohen Anteil an Standardsendungen sind dabei preiswerter als kleinere Mengen mit gleichen Sendungsanteilen in allen drei Kategorien.
Die drei Preismodelle Innovativ ist auch die Preisgestaltung von «Dienstleistung Frankieren Post». Sie können für den Service zwischen drei Preismodellen wählen. Transparenz, Flexibilität und Kundennutzen standen bei der Gestaltung dieser Preismodelle im Vordergrund. Für den Vollservice «Dienstleistung Frankieren Post» gibt es drei Preismodelle. Sie gehen mit der Post ein Vertragsverhältnis für einen täglich wiederkehrenden Service ein. Preismodell I Bei diesem Modell wird pro Kundenstandort und Tag ein Festpreis berechnet. Preismodell II Bei diesem Modell kommt pro Sendung ein Mischpreis zur Anwendung. Preismodell III Hier werden die Preise pro Sendung je nach Verarbeitungskategorie – abhängig vom monatlichen Sendungsvolumen – berechnet. Beipiele
Das Preismodell III kommt zur Anwendung, wenn die Leistungs- und Portokosten einer Firma auf nur eine Kostenstelle verbucht werden.
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Dienstleistung Frankieren Post
Wenn eine Firma mit mehreren Standorten detaillierte Anforderungen an die Verrechnung sowie das Bedürfnis nach transparenten Statistikauswertungen für «Dienstleistung Frankieren Post» hat, kommt eine Gesamtlösung nach den Preismodellen I und II infrage.
Der partnerschaftliche Vertrag Wenn Sie mit der Post ein Vertragsverhältnis eingehen, bekommen Sie das Anrecht auf einen täglich wiederkehrenden Service. Wir verpflichten uns zur Aufrechterhaltung einer funktionierenden Infrastruktur und übernehmen die Ausführung der gegenseitig vereinbarten Leistungen. Zur Deckung der fixen Kosten und für die Infrastruktur wird monatlich mindestens ein Betrag von CHF 150.– verrechnet – und zwar unabhängig vom gewählten Preismodell. Diese Minimalvergütung wird ausschliesslich für die eigentliche Frankierdienstleistung erhoben, unabhängig davon, ob Sie zusätzlich auch Abholungen bestellt haben. Voraussetzungen für «Dienstleistung Frankieren Post» Als Grundlage für das Erstellen einer Offerte durch die Post müssen Sie zunächst eine Sendungsstrukturerhebung durchführen. Sie bekommen von uns ein Excel-Formular, mit dem Sie Ihr Sendungsvolumen und die damit verbundene Sendungsstruktur erheben können. Einführung von «Dienstleistung Frankieren Post» Wenn Sie sich für «Dienstleistung Frankieren Post» entscheiden und einen Vertrag mit uns abschliessen, benötigen die Vorbereitungen des Services etwa vier Wochen. In dieser Zeit werden Sie von uns detailliert über alle Einzelheiten informiert. Zudem erhalten Sie alle nötigen Unterlagen und Dokumente, damit der Service erfolgreich starten kann. Kündigung des Vertrags Die Post vereinbart mit Ihnen eine Einführungszeit von drei Monaten. Wenn Sie den Vertrag nicht auf das Ende dieser Einführungszeit künden, verlängern sich die vereinbarten Konditionen jeweils automatisch um ein Jahr. Die Kündigungsfrist beträgt in jedem Fall 30 Tage.
Allgemeine Voraussetzungen Briefumschläge sind allseitig zugeklebt. Die Sendungen werden gemäss Bedienungsanleitung («Ungetrennt», «Teilsortiert» oder «Sortiert und getrennt») vorbereitet. Weitere Informationen und detaillierte Bedienungsanleitungen finden Sie unter ww w.post.ch/frankieren Für alle Sendungen muss die gewünschte Frankierart ersichtlich sein (mit Deckblatt oder Markierung der Sendung). Sendungen, die nicht als Produkt gekennzeichnet sind, werden als B-Post frankiert. Auslandssendungen, die nicht als Produkt gekennzeichnet sind, werden als Economy verarbeitet. A- und B-Post-Grossbriefe, die schwerer, als 1000 g oder dicker als 20 mm sind, sind nicht zulässig. Sie werden als Paket Inland Economy frankiert. Pakete Inland Priority sind nicht Teil von «Dienstleistung Frankieren Post», weil das Leistungsangebot nicht eingehalten werden kann. Es besteht kein Rückerstattungsrecht für angebrachte Frankaturen, wenn Sendungen aufgrund unlesbarer oder unkorrekter Adressen an den Absender retourniert werden.
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Die Zusatzleistungen Wenn Sie sich für «Dienstleistung Frankieren Post» entscheiden, können Sie von verschiedenen Zusatzleistungen profitieren. Diese ermöglichen einen noch besseren Überblick über Kosten und statistische Daten und bringen Ihnen noch mehr Effizienz und Flexibilität. Vorfrankieren von Briefumschlägen Sie liefern uns Briefumschläge und erhalten sie mit einem elektronischen Frankiermerkmal ohne Datumsstempel zurück. Ihre Kosten: der gewünschte Taxwert sowie ein Zuschlag pro Sendung. Sie können diese Dienstleistung im Rahmen von «Frankieren Post» mit einer Gesamtrechnung oder auch mit getrennter Verrechnung nutzen. Kostenstellenabrechnung «Dienstleistung Frankieren Post» ermöglicht jederzeit einen detaillierten Überblick über die Portokosten. Bei diesem Service der Post werden sämtliche Frankaturen einerseits auf einer einzigen Rechnung ausgewiesen, andererseits erhalten Sie die Betriebsdaten so, dass sie genau Ihrer Rechnungsführungsstruktur entsprechen. Für diese Zusatzleistung müssen Sie nur Folgendes tun: Pro Kostenstelle muss ein Identifikationsbarcode auf die Umschläge gedruckt werden – oder Sie geben die Sendungen gemäss Ihrer Kostenstruktur sortiert auf. Sie informieren uns über Ihre Kostenstellenstruktur und wir reservieren Ihnen die dazu passenden Barcodes. Für das Anbringen des Kostenstellenbarcodes wurden genaue Richtlinien ausgearbeitet, die einhalten werden müssen, damit eine präzise Zuteilung auf die richtige Kostenstelle garantiert werden kann.
Spezielle Auswertung Als Kunde von «Dienstleistung Frankieren Post» erhalten Sie jeden Monat eine Auswertung über Ihre durch uns verarbeiteten Sendungen. Gegen eine zusätzliche Gebühr sind auch andere Statistiken möglich, zum Beispiel Quartals-, Halbjahres- oder Jahresauswertungen. Wie attraktiv «Dienstleistung Frankieren Post» für Sie ist, erfahren Sie von Ihrem Kundenberater. Er unterbreitet Ihnen gerne eine massgeschneiderte Offerte für das Frankieren Ihrer Tagespost. Sollten Sie noch keinen Kundenberater kennen, wenden Sie sich einfach an das Servicecenter Frankieren der Post.
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