GUIDE DETAILLE POUR LE SUIVI ET L'ETABLISSEMENT DE RAPPORT

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7/26/2009
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Troisième cycle GUIDE POUR LE SUIVI ET L’ETABLISSEMENT DE RAPPORTS Ce document établit un guide détaillé pour le suivi et l’établissement de rapport pour des projets ayant reçu une subvention du FNUD dans le cadre de son troisième cycle de subvention. Ce document donne des précisions sur les exigences en matière de suivi de projet et d’établissement de rapports sur le projet. Les exigences en matière d’évaluation de projet sont détaillées dans un document distinct qui est disponible sur le site internet du FNUD. Tous les rapports doivent être soumis uniquement en anglais ou en français, les deux langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Les projets du FNUD sont divisés selon deux catégories: Projets mis en œuvre par une Organisation de la Société Civile (CSOP) Ce sont les projets pour lesquels l’organisation de la société civile (OSC) ou tout autre candidat n’a pas de partenariat avec une agence d’exécution. L’OSC ou tout autre candidat est l’agence de mise en œuvre du projet et à ce titre est responsable de la gestion du projet dans son ensemble et doit s’acquitter de toutes les responsabilités substantielles et financières ainsi que des obligations en matière de suivi, d’établissement de rapport et d’évaluation. Projets mis en œuvre par une Organisation de la Société Civile avec une agence d’exécution (CSOP + EA) Ce sont les projets pour lesquels le candidat a pour partenaire une agence d’exécution (EA) qui et qui tient le rôle d’agent de supervision pour le FNUD. L’OSC ou tout autre candidat est l’agence de mise en œuvre du projet et à ce titre est responsable de l’obtention des résultats du projet. L’agence d’exécution est responsable de la supervision du projet et doit s’acquitter des responsabilités financières ainsi que des obligations en matière de suivi, d’établissement rapports et d’évaluation. Merci de vous assurer que vous suivez les règles relatives au type de gestion de votre projet (se référer à la page de couverture du document de projet). ********** 1. Suivi de projet Le suivi des projets du FNUD s’effectue de différentes façons: 1. Toutes les agences de mise en œuvre, pour tous les projets, doivent assurer le suivi de leurs propres activités et sont responsables de la collecte de données de base en vue de l’évaluation. 2. Pour les projets CSOP, des observateurs seront désignés par le FNUD pour observer les objectifs intermédiaires du projet tels que spécifiés dans le document de projet. Les observateurs assisteront aux objectifs intermédiaires du projet et enverront au FNUD un « rapport de mission de vérification des objectifs intermédiaires » (MVMR) détaillant les principales composantes de la réalisation de l’objectif intermédiaire. 3. Pour les projets des CSOP + EA, l’Agence d’Exécution est responsable du suivi et de l’établissement de rapports sur le projet auprès du FNUD. Alors que les agences des Nations Unies ont des procédures bien établies pour le suivi de projet, il est suggéré que les agences Juin 2009 1 Troisième cycle d’exécution qui ne sont pas une agence des Nations Unies (CSOP+non-UN EA) établissent aussi un mécanisme de suivi d’objectifs intermédiaires dans leur document de projet à l’instar des projets CSOP. 4. En outre, le FNUD contrôlera l’avancée de tous les projets grâce à l’examen des rapports intermédiaires et annuels et à l’occasion demandera à l’occasion divers documents et mènera des visites de suivi. 2. Etablissement de rapports de projet Veuillez aussi vous référer à l’échéancier d’établissement de rapport en Annexe 1. 1. Tous les projets sont tenus de soumettre des rapports narratifs et financiers, intermédiaires ou annuels. Ces rapports sont normalement considérés comme relevant de l’information publique, sauf indication contraire. 2. Pour les projets des CSOP, les rapports doivent être soumis par l’agence de mise en œuvre. 3. Pour les projets des CSOP + EA, les rapports doivent être soumis par l’agence d’exécution en consultation avec l’agence de mise en œuvre. 4. En outre, pour les projets CSOP, les rapports de vérification d’objectifs intermédiaires doivent être soumis par les observateurs de projets. 5. Dans tous les cas, le FNUD se réserve le droit de demander toute justification ou information complémentaire. Les différentes obligations en matière de suivi et d’établissement de rapport et ce en fonction de l’arrangement de gestion du projet sont détaillées ci-après. 3. Les obligations pour les projets CSOP 3.1 Rapport d’objectifs intermédiaires et rapport financier d’utilisation Des observateurs seront désignés par le FNUD afin de contrôler les objectifs intermédiaires du projet tels que spécifiés dans le document de projet. Les agences de mise en œuvre doivent contacter le FNUD au moins un mois avant la date prévue des objectifs intermédiaires 2 et 3 afin de confirmer leur date réelle et définitive. A partir de ce moment, le FNUD se chargera de faire la liaison avec l’observateur concerné afin d’assurer sa présence sur les lieux du projet au moment où l’objectif intermédiaire est atteint. L’observateur contactera alors l’agence de mise en œuvre pour confirmer les détails. Une fois sur place, l’observateur collectera les informations essentielles telles que la liste des participants, le programme ou l’ordre du jour, les formulaires de retour d’information, des photos, etc. Par la suite, l’observateur enverra au FNUD un rapport de mission de vérification des objectifs intermédiaires (MVMR). Une coopération totale est attendue à cet égard. Juin 2009 2 Troisième cycle Une fois que l’objectif intermédiaire est réalisé, l’agence de mise en œuvre doit envoyer au FNUD un rapport financier d’utilisation (FUR) certifié par un comptable/auditeur indépendant et indiquant la façon dont la première tranche (et du cumul des tranches par la suite) de subvention a été dépensée en accord avec le budget de projet approuvé. En cas de fonds importants non-dépensés ou de modifications drastiques dans les dépenses, une courte explication doit être jointe au rapport d’utilisation financière. Veuillez noter qu’un montant significatif de la tranche de la subvention doit être dépensé avant que la prochaine tranche ne soit versée. Une fois que le FNUD a reçu, examiné et approuvé les deux rapports, la tranche de subvention suivante est allouée. *** Les objectifs intermédiaires et les décaissements de la subvention ont été choisis avec soin afin d’assurer qu’un montant approprié soit disponible pour les activités telles que prévues dans le cadre de résultats, et qu’une période de temps raisonnable soit prévue entre chaque objectif intermédiaire tout au long du cycle du projet. Si une modification dans le planning du projet devait affecter le planning des décaissements de la subvention, le FNUD DOIT en être informé aussi vite que possible, et cela avant l’objectif intermédiaire suivant afin d’envisager les possibles alternatives. *** 3.2 Rapport d’exécution intermédiaire Les rapports d’exécution intermédiaire doivent être soumis au plus tard 13 mois après la date de début du projet telle qu’indiquée sur la page de couverture du document de projet. Le rapport doit inclure des informations détaillées sur l’état de la mise en œuvre du projet, sur les activités déjà complétées, un bref compte-rendu sur la manière dont les fonds ont été utilisés et sur les produits/résultats et les impacts/effets déjà visibles conformément au cadre de résultats du projet (annexe 2 du document de projet approuvé). Toute modification du projet approuvé doit aussi être détaillée dans ce rapport. Le modèle de rapport d’exécution intermédiaire à suivre est disponible sur le site du FNUD. Ces rapports sont ensuite mis à la disposition du Conseil des experts des Nations Unies (PCG) et du Conseil consultatif afin de leur fournir les informations nécessaires à des ajustements à mi-parcours si besoin est, ajustements qui peuvent aboutir à l’annulation ou la diminution des fonds alloués s’il s’avère que le projet n’a pas fait de progrès jugés suffisants. 3.3 Rapport narratif final Les rapports narratifs finaux doivent être soumis un mois après la fin du projet. Ce rapport doit contenir des informations détaillées sur le cycle de vie de la mise en œuvre du projet et décrire les produits/résultats et les impacts/effets réalisés en accord avec le cadre de résultats du projet. Il doit aussi justifier toute modification apportée à la stratégie de projet approuvée et souligner toutes les leçons apprises et les bonnes pratiques générées par le projet. Le modèle de rapport narratif final est disponible sur le site internet du FNUD. Juin 2009 3 Troisième cycle 3.4 Rapport financier d’utilisation final Les états financiers finaux certifiés doivent être soumis au plus tard trois mois après la date de fin du projet. Tous les rapports financiers certifiés doivent inclure des informations sur les revenus, les dépenses et les intérêts générés sur les fonds du FNUD. Comme indiqué ci-dessus, les rapports financiers doivent être certifiés par un comptable/auditeur indépendant. Vous pouvez utiliser soit un modèle de rapport financier d’utilisation final (FFUR) disponible sur le site internet du FNUD soit un état des recettes et des dépenses standard certifié peut être utilisé à condition qu’il inclue toutes les informations requises. 3.5 Rapport d’Evaluation Le FNUD met en place une stratégie d’évaluation des projets. Les évaluations seront prises en charge par divers consultants. Dans certains cas, l’évaluation sera mandatée par le FNUD et dans d’autres cas il sera demandé à l’agence de mise en œuvre de mandater un évaluateur indépendant qui sera rémunéré par le FNUD. 4. Les obligations pour les projets CSOP+non-UN EA 4.1 Rapport intermédiaire d’exécution et rapport financier d’utilisation Les rapports d’exécution intermédiaire doivent être soumis au plus tard 13 mois après la date de début du projet telle qu’indiquée sur la page de couverture du document de projet. Le rapport doit inclure des informations détaillées sur l’état de la mise en œuvre du projet, sur les activités déjà complétées, un bref compte-rendu sur la manière dont les fonds ont été utilisés et sur les produits/résultats et les impacts/effets déjà visibles conformément au cadre de résultats du projet (annexe 2 du document de projet approuvé). Toute modification du projet approuvé doit aussi être détaillée dans ce rapport. Le modèle de rapport d’exécution intermédiaire à suivre est disponible sur le site du FNUD. Ces rapports sont ensuite mis à la disposition du Conseil des experts des Nations Unies (PCG) et du Conseil consultatif afin de leur fournir les informations nécessaires à des ajustements à mi-parcours si besoin est, ajustements qui peuvent aboutir à l’annulation ou la diminution des fonds alloués s’il s’avère que le projet n’a pas fait de progrès jugés suffisants. Afin de recevoir la tranche suivante de la subvention, le rapport d’exécution intermédiaire doit être accompagné par un rapport financier d’utilisation (FUR) certifié par un comptable/auditeur indépendant et indiquant la façon dont la première tranche de subvention a été dépensée en accord avec le budget de projet approuvé. En cas de fonds importants non-dépensés ou de modifications drastiques dans les dépenses, une courte explication doit être jointe au rapport d’utilisation financière. Veuillez noter qu’un montant significatif de la tranche de la subvention doit être dépensé avant que la prochaine tranche ne soit versée. Juin 2009 4 Troisième cycle 4.2 Rapport narratif final Les rapports narratifs finaux doivent être soumis un mois après la fin du projet. Ce rapport doit contenir des informations détaillées sur le cycle de vie de la mise en œuvre du projet et décrire les produits/résultats et les impacts/effets réalisés tels que définis dans le cadre de résultats du projet. Il doit aussi justifier toute modification apportée à la stratégie de projet approuvée et souligner toutes les leçons tirées de l’expérience et les bonnes pratiques générées par le projet. Le modèle de rapport narratif final est disponible sur le site internet du FNUD. 4.3 Rapport financier d’utilisation final Les états financiers finaux certifiés doivent être soumis au plus tard trois mois après la date de fin du projet. Tous les rapports financiers certifiés doivent inclure des informations sur les revenus, les dépenses et les intérêts générés sur les fonds du FNUD. Comme indiqué ci-dessus, les rapports financiers doivent être certifiés par un comptable/auditeur indépendant. Vous pouvez utiliser soit un modèle de rapport financier d’utilisation final (FFUR) disponible sur le site internet du FNUD soit un état des recettes et des dépenses standard certifié peut être utilisé à condition qu’il inclue toutes les informations requises. 4.4 Rapport d’évaluation L’agence d’exécution est responsable de la conduite de l’évaluation du projet à la clôture de ce dernier. Le coût de cette évaluation est couvert par les frais d’administration de l’agence d’exécution. Il est recommandé que cette évaluation soit menée par une entité indépendante. Des arrangements spécifiques relatifs à la conduite de cette évaluation peuvent avoir été décidés et sont, le cas échéant, précisés dans le document de projet approuvé et dans ce cas ces arrangements s’appliquent. Merci de se référer également au guide d’évaluation disponible sur le site internet du FNUD. 5. Les obligations pour les projets CSOP+UN EA 5.1 Rapport narratif annuel d’exécution Le rapport narratif annuel (dû fin janvier) doit comprendre des informations détaillées sur l’état de la mise en œuvre du projet et sur les produits/résultats et les impacts/effets réalisés en accord avec le cadre de résultats du document de projet approuvé. Il est recommandé d’utiliser le modèle de rapport d’exécution intermédiaire du FNUD, cependant un modèle différent peut être utilisé à condition qu’il fournisse les mêmes informations que celles requises dans le modèle de rapport du FNUD. Ces rapports sont ensuite mis à la disposition du Conseil des Experts des Nations Unies (PCG) et du Conseil consultatif afin de leur fournir les informations nécessaires à des ajustements à mi-parcours si besoin est, ajustements qui peuvent aboutir à l’annulation ou la diminution des fonds alloués s’il s’avère que le projet n’a pas fait de progrès jugés suffisants. Juin 2009 5 Troisième cycle 5.2 Rapport sur l’état du projet Afin de recevoir la seconde tranche de la subvention, un bref rapport sur l’état du projet doit être soumis. Ce rapport doit rendre compte de l’état de la mise en œuvre du projet depuis le rapport annuel ainsi que le montant des fonds de la première tranche encore non-dépensés. En cas de fonds importants non-dépensés ou de modifications drastiques dans les dépenses, une courte explication doit être jointe au rapport. Il n’existe pas de modèle de document pour ce rapport, un court paragraphe envoyé par courriel à democracyfund@un.org suffit. 5.3 Rapport narratif final Les rapports narratifs finaux doivent être soumis trois mois après la fin du projet. Ce rapport doit contenir des informations détaillées sur le cycle de vie de la mise en œuvre du projet et décrire les produits/résultats et les impacts/effets réalisés tels que définis dans le cadre de résultats du projet. Il doit aussi justifier toute modification apportée à la stratégie de projet approuvée et souligner toutes les leçons tirées de l’expérience et les bonnes pratiques générées par le projet. Le modèle de rapport narratif final est disponible sur le site internet du FNUD. 5.4 Rapports financier Conformément aux exigences du département des finances du Secrétariat des Nations Unies, les projets exécutés par une agence de l’ONU doivent soumettre:    Des états financiers intermédiaires (au 31 décembre) avant le 31 janvier de chaque année mise en œuvre du projet. Ils doivent être signés par la personne habilitée de l’agence de l’ONU concernée ou du bureau pays (CO). Des états financiers certifiés (au 31 décembre) avant le 31 mai de chaque année de mise en œuvre du projet. Ils doivent être signés par le responsable financier habilité de l’agence de l’ONU au siège de l’ONU. Des états financiers intermédiaires finaux à rendre 3 mois après la date de fin du projet ou 27 mois après la date de début du projet (PSD) telle qu’approuvée dans le document de projet. Ils doivent être signés par la personne habilitée de l’agence de l’ONU concernée ou du bureau du pays (CO). Des états financiers finaux certifiés au plus tard au 30 juin de l’année suivant la clôture financière du projet (par exemple 3 mois après la date de fin officielle du projet). Il doit être signé par le responsable financier habilité de l’agence de l’ONU au siège de l’ONU.  Le modèle de rapport financier d’utilisation final (FFUR) du FNUD peut être utilisé ou bien un état des recettes et des dépenses standard certifié à condition qu’il inclue toutes les informations requises. 5.4 Rapport d’évaluation L’agence d’exécution est responsable de l’évaluation du projet à la clôture de ce dernier. Le coût de cette évaluation est couvert par les frais d’administration de l’agence d’exécution. Il est recommandé que cette évaluation soit menée par une entité indépendante. Des arrangements Juin 2009 6 Troisième cycle spécifiques relatifs à la conduite de cette évaluation peuvent avoir été décidés et sont, le cas échéant, précisés dans le document de projet approuvé et dans ce cas ces arrangements s’appliquent. Merci de se référer également au guide d’évaluation disponible sur le site internet du FNUD. 6. Prolongation et révision de projet Dans des circonstances exceptionnelles, un projet peut bénéficier d’une prolongation de la part du FNUD, avec sa permission et à sa discrétion, et à la condition d’une justification pour un tel besoin. Toutes les prolongations de projet doivent être requises grâce au formulaire de demande de prolongation de projet. Pour les projets bénéficiant d’une prolongation de 4 mois ou plus, un rapport d’évolution dans le cadre d’une prolongation doit être fourni au FNUD à mi-parcours de la prolongation, par exemple au 6e mois d’une prolongation de 12 mois. Il n’existe pas de modèle de document pour ce rapport; toutefois ce rapport doit rendre compte de l’état de mise en œuvre du projet depuis le début de la prolongation. Alors que les modifications qui affectent la portée du projet (effets/impact et objectifs) doivent faire l’objet d’une demande de révision de projet formelle, des modifications dans les activités afin d’assurer la réalisation d’un produit/résultat prévu et approuvé dans le cadre de résultat doivent être mentionnées dans le rapport narratif intermédiaire. Le rapport final est dû après la fin de la période de prolongation conformément à l’échéancier d’établissement des rapports. Des informations complémentaires sur les procédures à suivre et les documents à soumettre pour une prolongation ou une révision de projet sont disponibles dans le guide pour la révision ou la prolongation de projet disponible sur le site internet du FNUD. 7. Procédures de transparence Le Conseil des Experts des Nations Unies (PCG) et le Conseil consultatif ont accès à tous les rapports, toutes les informations relatives aux performances des projets, toutes les études et les évaluations soumises ou mandatées conformément aux procédures de suivi et d’évaluation décrites ci-dessus. Juin 2009 7 Troisième cycle Echéancier de l'établissement de rapports du FNUD Cet échéancier s'applique aux projets qui suivent les arrangements de gestion suivants: - Projets mis en œuvre par une Organisation de la Société Civile (CSOP) (TABLEAU 1) - Projets mis en œuvre par une Organisation de la Société Civile avec une agence d’exécution (AE) qui n’est pas une agence des Nations Unies (CSOP+non-UN EA) (TABLEAU 2) - Projets mis en œuvre par une Organisation de la Société Civile avec par une agence d’exécution (AE) qui est une agence des Nations Unies (CSOP+ UN EA) (TABLEAU 3) Des informations détaillées sur ces obligations sont disponibles dans le Guide pour le suivi et l’établissement de rapports du 3e cycle. Le cas échéant, des modèles de rapports mentionnés ci-dessous sont disponibles sur le site internet du FNUD à la section relative aux formulaires pour le 3e cycle ou simplement en cliquant sur le nom du rapport dans le tableau ci-dessous. Tous les rapports doivent être envoyés par courriel au responsable de projets du FNUD en mettant en copie democracyfund@un.org. De plus, tous les rapports financiers doivent aussi être envoyés à trustfund@un.org en indiquant le type de rapport et le numéro de projet dans le titre du message.  TABLEAU 1: Projets CSOP Nom du rapport Rapport financier d'utilisation certifié (FUR) Préparé par L’OSC et certifié par un comptable/auditeur indépendant Remis par / à Par l’OSC au FNUD Délai Après la réalisation de chaque objectif intermédiaire (n°2 et n°3) Rapport d'exécution intermédiaire Rapport narratif final L’OSC L’OSC Par l’OSC au FNUD Par l’OSC au FNUD 13 mois après la PSD1 1 mois après la fin du projet ou 25 mois après la PSD Rapport financier d’utilisation final (FFUR) Rapport d'évaluation L’OSC et certifié par une comptable/auditeur indépendant Le FNUD en consultation avec l’OSC Par l’OSC au FNUD 3 mois après la fin du projet ou 27 mois après la PSD Par l'évaluateur au FNUD Après la soumission du rapport narratif final La date de début du projet (PSD) est décidée par le FNUD en lien avec la date de décaissement de la 1ère tranche de subvention à l’OSC ou à l’agence d’exécution. Elle est indiquée sur la page de couverture du projet de document. 1 Juin 2009 8 Troisième cycle Rapport d'évolution dans le cadre d'une prolongation (le cas échéant) L’OSC Par l’OSC au FNUD Pour les prolongations de 4 mois et plus, à mi parcours de la période de prolongation  TABLEAU 2: Projets CSOP+ non UN EA Nom du rapport Rapport d'exécution intermédiaire Rapport financier d'utilisation certifié (FUR) Préparé par L’Agence d’Exécution (AE) en consultation avec l’OSC L’AE et certifié par un comptable/auditeur indépendant L’Agence d’Exécution (AE) en consultation avec l’OSC L’AE et certifié par un comptable/auditeur indépendant Remis par / à Par l’AE au FNUD Par l’AE au FNUD Délai 13 mois après la PSD1 13 mois après la PSD1 avec le rapport d’exécution intermédiaire Rapport narratif final Par l’AE au FNUD 1 mois après la fin du projet ou 25 mois après la PSD 3 mois après la fin du projet ou 27 mois après la PSD Rapport financier d’utilisation final Par l’AE au FNUD Rapport d'évaluation Une entité indépendante (recommandé) Par l’AE au FNUD Après la soumission du rapport narratif final Rapport d'évolution dans le cadre d'une prolongation (le cas échéant) L’Agence d’Exécution (AE) en consultation avec l’OSC Par l’AE au FNUD Pour les prolongations de 4 mois et plus, à mi parcours de la période de prolongation La date de début du projet (PSD) est décidée par le FNUD en lien avec la date de décaissement de la 1ère tranche de subvention à l’OSC ou à l’agence d’exécution. Elle est indiquée sur la page de couverture du projet de document. 1 Juin 2009 9 Troisième cycle  TABLEAU 3: Projets CSOP + UN EA 2 Nom du rapport Préparé par L’agence des Nations Unies/Bureau pays en consultation avec l’OSC Remis par / à Par l’agence des Nations Unies/Bureau pays au FNUD Par l'agence des Nations Unies/Bureau pays au FNUD Par l'agence des Nations Unies/Bureau pays au FNUD Par l'agence des Nations Unies/Siège au FNUD Par l'agence des Nations Unies/Bureau pays au FNUD Par l'agence des Nations Unies/Bureau pays au FNUD Par l'agence des Nations Unies au FNUD Par l'agence des Nations Unies/Siège au FNUD Délai Au moment de la demande de la 2e tranche de la subvention Au 31 janvier de chaque année de mise en œuvre du projet Au 31 janvier de chaque année de mise en œuvre du projet Au 31 Mai de chaque année de mise en œuvre du projet 3 mois après la fin du projet ou 27 mois après la PSD3 3 mois après la fin du projet ou 27 mois après la PSD 3 mois après la fin du projet ou 27 mois après la PSD Au plus tard au 30 Juin de l'année suivant la clôture financière du projet Après soumission du rapport d'évaluation Rapport sur l’état du projet et sur l’état des fonds utilisés Rapport narratif annuel d'exécution L'agence des Nations Unies/Bureau pays en consultation avec l’OSC Etats financiers intermédiaires (au 31 décembre) Etats financiers certifiés (au 31 décembre) Rapport narratif final L'agence des Nations Unies/Bureau pays et certifié par une personne habilitée L'agence des Nations Unies/Siège et certifié par une personne habilitée L'agence des Nations Unies/Bureau pays en consultation avec l’OSC Etat financier intermédiaire final Rapport d'évaluation L'agence des Nations Unies/Bureau pays et certifié par une personne habilitée Une entité indépendante (recommandé) L'agence des Nations Unies/Siège et certifié par une personne habilitée Etat financier final certifié Rapport d'évaluation du FNUD Le FNUD en consultation avec l'agence des Nations Par l'évaluateur au FNUD 2 Des obligations complémentaires peuvent s’appliquer à quelques projets exécutés par l’ONU et doivent être stipulées dans l’accord signé par le FNUD et l’agence en question. Par exemple, les projets exécutés par le PNUD doivent également se référer à l’accord signé par le FNUD et le PNUD. 3 La date de début du projet (PSD) est décidée par le FNUD en lien avec la date de décaissement de la 1ère tranche de subvention à l’OSC ou à l’agence d’exécution. Elle est indiquée sur la page de couverture du projet de document. Juin 2009 10 Troisième cycle (le cas échéant) Rapport d'évolution dans le cadre d'une prolongation (le cas échéant) Unies et l’OSC L'agence des Nations Unies en consultation avec l’OSC Par l'agence des Nations Unies au FNUD Pour les prolongations de 4 mois et plus, à mi parcours de la période de prolongation. Juin 2009 11

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