7장 Billing

7 장 Billing 시스템은 Sales 와 Delivery 로부터 데이터를 가져와 Billing document 를 생성하며, 생성된 Billing document 는 FI 의 매출전표와 CO 의 수익성 분석으로 넘겨진다. Billing process 는 다음과 같은 기능들을 수행한다. 1) 납품한 Delivery note 를 기초로 invoice 를 생성한다. 2) Credit memo request 나 debit memo request 를 이용해 credit memo 나 debit memo 를 생성한다. 3) Billing document 를 cancel 한다. 4) FI 로 Posting data 를 전송한다. .1 Billing document 7.1.1 Billing document overview SAP R/3 시스템에서 처리할 수 있는 billing document 는 다음과 같다. - Invoices - Credit and debit memos - Pro forma invoices - Cancellation documents Billing document 가 생성 되었을 때 영향을 받는 부분을 열거하면 아래와 같다. - Billing document 관련 order나 delivery의 billing document 관련 status 가 변경 된다. - 고객의 credit account가 변경된다. - Sales Information System의 sales statistics가 변경된다. - 시스템이 billing data를 Financial Accounting으로 전송함에 따라 profitability analysis와 profit center invoice의 값이 변경된다. 아래 그림은 위에서 설명한 billing document 생성시의 영향을 나타낸다. 7.1.2 Billing document 의 구조 SAP R/3 시스템의 billing document 는 아래 그림과 같이 하나의 header data 와 하나 이상의 item data 로 구성된다. 1) Header - Payer number - Billing date - Billing document의 전체 금액 - Document currency - Financial Accounting의 accounting document number - Terms of payment - Inco-terms - Billing document의 net value를 구성하는 pricing element - Etc. 2) Item - Material number - Billing 수량 - 각 item별 net value - Weight / volume - 각 item 별 관련 document number(예를 들어, 관련된 sales order number, delivery number) - 각 item 별 pricing element - Etc. 7.1.3 Billing document type 다양한 Billing process 를 수행할 수 있게 하기위해 SAP R/3 시스템은 아래와 같은 billing document type 을 제공한다. Billing document type F1 F2 F5 F8 G2 L2 RE Billing document description Order-related invoice Delivery-related invoice Pro forma invoice for sales order Pro forma invoice for delivery Credit memo Debit memo Credit returns S1 S2 Cancellation invoice Cancellation credit memo 7.2 Billing document 의 생성 7.2.1 Billing method 1) Individual billing document 하나의 delivery note 로부터 하나의 billing document 가 생성된다. 2) Collective invoice 여러 건의 delivery 를 모아 하나의 billing document 를 생성한다. invoice 가 collect 되기 위해서는 payer 나 payment terms, payment method 등이 같아야 한다는 전제 조건이 있다. 3) Invoice split 하나의 delivery 가 여러 건의 billing document 로 나누어진다. 예를 들어, Delivery note 의 각 item 이 서로 다른 payer 를 가지거나 회계적으로 다른 조건을 가질 경우 시스템은 이들 item 을 서로 다른 billing document 로 나누어 생성해 준다. 7.2.2 Create billing document Billing document 를 Create 하는 방법에는 다음과 같은 두 가지가 있다. 1) 특정 Delivery note 나 Sales order 로부터 생성 Billing document create화면에서 delivery note 번호나 sales order 번호를 직접 입 력하여 Billing document creation을 수행한다. Billing document 생성 시 다음의 필드 값을 수동으로 입력함으로써 시스템이 제안하는 값을 사용자가 변경할 수 있다. (Default data) ◆ Billing type 생성하려는 Billing document type 을 입력한다. 이 필드에 값을 입력하지 않은 경우에는 Sales order 나 delivery 에서 미리 지정된 type 의 billing document 가 생성된다. ◆ Billing date 원하는 billing date 를 입력한다. 이 필드에 값을 입력하지 않은 경우에는 delivery note 의 actual goods issue date 가 billing document 의 billing document 로 제안된다. Billing document 에 입력된 billing date 는 FI 모듈의 Accounting document 의 posting date 로 연결되므로 매우 중요한 의미를 가진다. ◆ Date of services rendered Credit memo 나 debit memo 에서 서비스가 수행된 날짜를 입력한다. ◆ Pricing date Billing document 에서 pricing date 를 수정하려 할 때 입력된다. 2) Billing due list 로부터 생성 Selection criteria 를 이용하여 billing date 나 Sold-to party 등을 조건으로 해당하는 billing due list 를 만들 수 있으며, 만들어진 Billing due list 를 수행시켜 시스템은 자동으로 여러 개의 Billing document 를 생성시킨다. 아래 그림은 여러 delivery note 중에서 sold-to party C1 을 대상으로 해서, 5 월 15 일을 기준으로 Billing due list 를 수행시키는 과정과 그 결과를 보여주고 있다. Billing due list 를 통해 billing document 를 생성시 error 가 발생한 경우는 log 파일에 그 내용이 저장된다. 7.2.3 Billing document 의 data 1) Reference document Billing document 는 여러 다양한 document 를 참조하여 생성할 수 있다. Billing document Invoice Credit memo Debit memo Pro forma invoice Cancellation invoice Cancellation credit memo Invoice list Reference document Sales order 나 delivery note Credit memo request Debit memo request Sales order 나 delivery note Billing document Credit memo Invoices 아래 그림은 이러한 문서들간의 참조 관계를 설명한다. 2) Data flow Billing document 의 data 는 reference document 로부터 복사 된다. 예를 들어 Delivery related invoice 인 경우, 수량과 제품 정보는 delivery note 로부터 참조되고, 금액과 계약조건 등은 sales order 로부터 참조된다. Billing document type 에서 Text 나 Partner 에 대한 data flow 관계를 설정할 수 있다. Header level 에서의 copy control 에서 다음 data 의 참조관계를 설정할 수 있다. - Foreign trade data - Assignment numbers - Reference numbers - Item number assignments Item level 에서의 copying control 에서 다음 data 의 참조관계를 설정할 수 있다. - Quantities - Prices 또한 data transfer routine 을 사용하여 billing document 생성시 복사되어져야 할 데이터를 정의할 수 있다. (Billing document 의 copying control) 7.2.4 Billing document 의 Pricing Billing document 의 copying control 에서 pricing type 을 지정할 수 있으며 이 값에 따라 billing document 의 price 가 재결정 될 수 있다. Pricing type A B C D E F G H Type description Copy pricing elements and update according to scale Apply completely new pricing Copy manual pricing elements and redetermine the other Copy pricing elements unchanged Copy pricing elements and vales enchanged Only used within the program Copy pricing elements unchanged and redetermine taxes Copy pricing elements and redetermine freight 아래 그림은 billing document 의 pricing type 에 따라 billing document 의 금액이 어떻게 결정되는지를 설명하고 있다. 7.3 Various billing document 7.3.1 Invoice Invoice 는 Sales order 를 참조하여 생성할 수 있고 (F1 type) delivery 를 참조하여 생성할 수도 있다. (F2)  생성 절차 - Logistics a Sales/Distribution a Billing - Billing document a Create Document 필드에 참조하려는 sales order 번호나 delivery 번호를 입력한다. Billing document 생성에 필요한 default date를 변경하고 싶으면 default date 버튼 을 누른다. - Edit a Execute 버튼을 누르면 Billing document의 생성이 foreground로 수행된다. - Edit a Save 버튼을 누르면 Billing document의 생성이 Background로 수행된다. 7.3.2 Credit memo / Debit memo Credit memo 와 debit memo 는 여러 가지 이유로 인해 생성될 수 있다. 예를 들어 납품한 제품의 품질에 문제가 발생하였거나, 고객에게 청구한 금액이 잘못 계산된 경우 등이 그것이다. Credit memo 와 Debit memo 를 이용해서 제품의 이동없이 Billing document 를 생성할 수 있다. Credit memo 와 debit memo 는 reference 하는 document 에 따라 다른 document type 을 가진다. Reference document Credit memo request Return order Debit memo request Billing document Credit memo(준다) Credit fore return Debit memo(받는다) Billing document type G2 RE L2  생성 절차 - Logistics a Sales/Distribution a Billing - Billing document a Create Document 필드에 reference document number를 입력한다. Billing document 생성에 필요한 default date를 변경하고 싶으면 default date 버 튼을 누른다. - Edit a Execute 버튼을 누르면 Billing document의 생성이 foreground로 수행된다. - Edit a Save 버튼을 누르면 Billing document의 생성이 Background로 수행된다. 7.3.3 Pro forma invoice Pro forma invoice 는 Sales order 로부터 생성될 수도 있고(F5), Delivery 로부터 생성될 수도 있다. (F8) Delivery 를 reference 해서 pro forma invoice 를 생성하는 경우는 goods issue 가 전제되지 않아도 된다.  생성 절차 - Logistics a Sales/Distribution a Billing - Billing document a Create Document 필드에 reference document number를 입력한다. - Settings a Default data 를 선택해 billing type 필드에 F5나 F8을 입력한다. F5 : order-related pro forma invoice F8 : delivery-related pro forma invoice - Edit a Execute 버튼을 누르면 Billing document의 생성이 foreground로 수행된다. - Edit a Save 버튼을 누르면 Billing document의 생성이 Background로 수행된다. 7.3.4 Cancellation 여러 가지 이유에 의해 이미 만들어진 billing document 는 취소 되어질 수 있다. 예를 들면, billing document 의 금액이 잘못 기입되었거나 billing date 가 잘못 입력된 경우 Cancellation 할 수 있다.  생성 절차 - Logistics a Sales/Distribution a Billing - Billing document a Cancel Document 필드에 취소하려는 billing document number를 입력한다. 시스템이 자동으로 생성한 cancellation document를 저장한다. 7.4 Accounting 과의 integration Billing document 가 생성되어 질 때 시스템은 - General Ledger - Profit Center - Profitability Analysis - Cost Accounting - Accounting 등에 관련된 document 를 자동으로 생성한다. 7.4.1 Financial accounting 과의 Integration Billing document 가 생성되면 다음의 account 로 해당 데이터가 posting 된다 - Customer account receivable - General ledger - Revenue - Sales deduction - Accruals (Rebate agreement의 경우) : Accrual account : Accrual clearing account 시스템은 미리 설정된 account assignment 를 통해 자동으로 해당 금액을 해당 계정(Account)으로 기표한다. 시스템은 cost 와 revenue 를 business area 에 할당한다. Business area 는 sales area 나 plant/division 에 따라 설정할 수 있다. Billing document 는 reference number 와 allocation number 를 FI 로 넘겨 줄 수 있다. Billing document 가 생성되면 Posting data 는 자동으로 FI 모듈로 전송된다. 이때 Sales order 내에 있는 dunning procedure 는 Billing document 를 통해 FI 의 account document 로 복사되고, 복사된 dunning procedure 에 따라 특정 invoice 에 대해 고객에게 dunning 을 할 수 있게 된다. 7.4.2 Controlling 과의 Integration Cost 와 revenue 는 아래의 sub-ledger 로 할당될 수 있다. - Profit center - Cost center - Extended general ledger - Projects - Make-to-order sales orders - Plant maintenance order - Profitability analysis (COPA) - Cost collector 7.4.3 Billing document 의 posting block 일반적으로 Credit memo 나 Debit memo 인 경우, 자동으로 Account document 가 생성되지 않는데, 이는 Posting block 되어 있기 때문이다. Posting block 은 Billing document type 별로 설정할 수 있으며, posting block 된 billing document 는 Release to Accounting 버튼을 수동으로 눌러야 FI 모듈로 account document 가 생성될 수 있다. R/3 시스템의 표준 기능을 이용하여 blocked billing document 를 list up 해 볼 수 있다. SAP R/3 시스템에서 posting block 되는 경우는 아래와 같다. - Billing document type에 posting block이 설정된 경우 - Account assignment에 error가 발생한 경우 - Billing document가 complete하지 않은 경우 - Pricing에서 error가 발생한 경우 Billing document 가 posting block 된 경우는 billing document 를 수정한 후 release 시킨다.  절차 - Logistics a Sales/Distribution a Billing - Billing document a Change - Billing document number를 입력한다. - Billing document a Release To Accounting을 선택한다. 7.5 Billing 관련 정보 1) Incompletion / Error Log Billing document 의 Change 나 Display mode 로 들어가 - Edit a Incompletion log - Edit a Log 메뉴를 선택해 document 의 incompletion log 와 error log 를 확인할 수 있다. 2) Accounting overview - Logistics a Sales/Distribution a Billing - Billing document a Change - Billing document number를 입력하고 Enter를 누른다. - Overview a Accounting 을 선택하면 dialog box 가 나타나 해당 billing document 와 관련된 accountiong document list 를 보여주고 조회를 원하는 accounting document 를 선택하면 상세 내역을 볼 수 있다. 3) Document status - Logistics a Sales/Distribution a Billing - Billing document a Change - Billing document number를 입력하고 Enter를 누른다. - Header a status 메뉴를 눌러 billing document 의 header status 를 확인할 수 있다. - Item a status 메뉴를 눌러 billing document 의 해당 item 의 status 를 확인할 수 있다. - Environment a Document flow a Status overview 메뉴를 선택해 문서 흐름과 상태를 확인할 수 있다. 4) Block 된 billing document 의 List - Logistics a Sales/Distribution a Billing - Billing document a Blocked billing docs 선택을 위한 조건들을 입력한 후 - Execute버튼을 누른다.