Docstoc

Venice High School Alumni Association Centennial Celebration

Document Sample
Venice High School Alumni Association Centennial Celebration Powered By Docstoc
					                       Venice High School Alumni Association 
                                           
                     Centennial Celebration Committee Minutes 
                                           
                                Wednesday, 8/11/10 
                               VHS Teacher Cafeteria 
 
In Attendance 
Rob Nelson, Carol Maher, Julia Trusty, Regina Barton, Emily Winters, Nancy Mills, Chuck 
Garcia, Randy Bannon, Lydia Ponce’, Carolyn Chorpash, Nan Chorpash, Renee Chorpash, 
Lorena Alvarado, Patrice Marquez, Stefanie Marquez, Wally Hall, Betsy Wheller 
Kollgaard, Odalys Garcia, Lori Reyes, Monica Serratos, Mathie Meyer, Alyssa Gasca, Elda 
Gasca 
 
Meeting called to order at 7: 06 p.m.  
 
Sign‐in sheet and agenda passed around. 
 
CHAIR REPORT – Renee 
    1. Smaller room.  Please limit discussions to 5 minutes each. 
    2. First Restaurant Fund raiser at CPK raised $300.50.  Next fundraiser: Islands on 
        Washington Blvd.  Future possible locations:  Souplantion (more details pending 
        Grant’s return), Marble Slab Ice Cream, Library Ale House as reported by Carol. 
    3. Frustration expressed over the lack of knowledge of the Centennial Celebration.  
        Desperately need more donations, sponsors, and volunteers to raise funds. 
        Everyone’s help is needed to approach people to invite them to get involved.  
        Renee requests that each Committee member send her the names and emails of 
        five contacts from friends, family, coworkers, business associates, community 
        and religious groups, etc.  The Committee will do the work of contacting them. 
    4. Merchandise available tonight from Nan and Carolyn.   
         
Minutes of the 7/21/10 meeting were accepted with following corrections.   
    1. Nancy Mills —3rd page clarification of schedule.   
    2. Lorena –Corrections of timeline on her press release:   
        1. Saturday  
                a. Festival Opening 9 a.m. 
                b. Parade 10 a.m. 
                c. Ceremonies (Wall of Fame, Time Capsule Opening) 1 p.m.   
        2. Sunday 
                a. Replace Closing Ceremonies w/ Car Show without time. 
                b. Remove Carnival from Sunday 
 
The minutes of the meetings are posted on the website. 
 
CALENDAR, PROJECT MANAGEMENT – Julia  
       1. Hasn’t received most timelines and needs them desperately.  Please submit 
            timelines in written form (not as voice messages) 
       2. Sue will create timeline for the Festival for next month. 
 
COMMEMORATIVE BOOK – Nan in Elayne’s absence 
       1. Company says they’re only requiring deposit of $200 to cover cost of 
            software. 
       2. Carolyn counted 11 presale book orders through PayPal.  This is not a true 
            reflection of actual orders as others were prepaid by check, etc. 
       3. Carol asked if deadline for ad submission is still Sept 1.  That deadline is 
            flexible and the final deadline TBD. 
 
PUBLICITY ‐‐ Lorena 
       1. Same as last month.  Celebrities can’t be tied down as they have to book 
            around work and other events. 
       2. Waiting for response from Robert Hegyes (Juan Epstein from “Welcome Back 
            Kotter”).  Dropped out of HS (unnamed on his bio, but believed to be VHS). 
       3. General Manager of Telemundo informed that Ron Myer, President of NBC 
            Universal, attended VHS.  Carol made suggestion to use General Manager to 
            get Mr. Myer’s personal email address. 
       4. Email contact to volunteers 
       5. Banners 
                a. Never got response from Company???? Inquiry re: banners.  
                b.  We have no funds for banners, regardless. 
                c. Pole banners are most expensive, but City will let them stay up for up 
                    to 1 month at a time depending on other bookings.  Although smaller, 
                    they cost more because of the multiple install/strike fees. 
                d. Across‐street banner cost $500 and have only 1 installation fee 
                e. AAA banner suggested 
       6. Multiple discussions insured simultaneously and with great enthusiasm. 
 
ABBOTT KINNEY FESTIVAL – Chuck 
       1. Locations still being determined 
       2. VHS has 2 booth spots reserved; one for Alumni Association the other for 
            Centennial Celebration and we’re hoping for a corner location. 
       3. 138 spots have been signed up for with more straggling in. 
       3.  AKF organizers want to use VHS as parking lot. 
       4.  AKF organizer Kim is overwhelmed and could use help/volunteers. 
        
SILENT AUCTION – Carolyn 
       1. Lots of letters sent out and lots of personal contacts made but lack of 
            donations is worrisome.  Please put extra effort into thinking about donors 
            and into contacting them.   
       2. Renee has sent some Thank You letters/emails already.  
       3. Date set again for November 6, 2010 
       4. Location set for Raddison Hotel, Culver City.  Parking available on site and 
          across the street for “couple bucks”   
              a. Lobby Foyer for Silent Auction starting at 6 p.m. 
              b. Cocktails Outside ballroom 
              c. Dinner $39.50/person 
              d. No host cocktails 
       5. Donation Letters made available and circulated  
       6. Sponsor packets available from Carol 
       7. Various options discussed 
              a. Raffle?  Gift cards as raffle? 
              b. Bid on items with raffle‐type tickets 
       8. Next Silent Auction meeting to be held Monday, 8/16/10, 7 p.m. at Chorpash 
          home. 
       9. Lorena, Patrice and her daughter Stefanie are working with Carol on 
          recruiting celebrities for the parade. 
 
VOLUNTEER DINNER – Lydia (Sally not available) 
        1. Two main groups of kids: MECHA plus church/club groups 
        2. Dinner needs to be confirmed by January.  Only been offered 
           Monday/Tuesday nights by venues. 
        3. Needs to carry roster to cross  
        4. Manny’s Lo Riders  may create a Centennial Bicycle and make donation of 
           bike(s) 
        5. Flyer changes requested:  add language recruiting volunteers.  Nanette 
           requested Lydia mark up copy. 
        6. Flyers placed at skate park 
        7. Posters wanted (1‐2 dozen at prime locations) 
               a. Regina ‐‐ Working with art students to create 
               b. Sue — ???? 
                
Renee – Business cards designed and donated by Nan, who also donated cost of 1,000 
cards.  Hand out to people (and especially stress the need for volunteers and donations). 
Betsy wants 500 cards and donated $38 for the next order of 1,000 cards. We’ll increase 
the order and Renee will donate the difference. 
 
FESTIVAL REPORT – Chuck (see attached report) 
        1. Next festival meeting on 9/1/10.  Will find out in Sept. how many people are 
           committing, including kids and organizations to come up with “a hard 
           number”. 
        2. Wood, etc. to be donated by VHS wood shop. 
        3. Sue – ask community groups to sponsor game both or advertise supply 
           materials, LA Westside Optimist donated $ ???? 
      4. Signs.  Materials needed.  Betsy—collecting gently used plastic signs, many 
         with grommets from film shoots etc.  Lawn signs not really safe, better to 
         hand from tents’ horizontal poles with zip ties.    
      5. Sue—Vendors needed food, crafts. Vendor applications passed out and they 
         can be downloaded from website. Only one of each type of vendor allowed.   
      6. Non‐profits charged?  Sue will take to committee. 
      7. 16 game booths available, so maybe a game booth could go to a non‐profit 
         cheaper? 
      8. Carol – Vets’ Park/La Ballona Park.  Need to handout cards at this event 
         during the last weekend of August. 
       
REUNIONS & PICNIC – Nancy (see attached) 
      1.    ’61 questions about what “sponsor” means: 
              a.  $$ Amount or booth?  Carol provided Sponsor packet 
              b. Picnic Options 
      2.   Pop‐In option of Parade well received 
      3.   ’66 having lively reunion so won’t be at Parade! 
      4.   ’91 wants to participate and wants to have a float.  Referred to Carol 
      5.   ’56 Games food/crafts/jewelry.  Sue will provide information 
      6.   Box Lunches – Nancy asked who Picnic Chair is (Renee replied that Nancy is 
                 chair LOL) 
              a. Grant had suggested box lunch for after‐Parade participants 
              b. Many are concerned about the build up of reunion costs.  Need total 
                  dollar amount of all activities.  
              c. Don’t compete with Taste of Venice 
              d. Food for Sunday on hold 
      7.   Reunion Sites  
              a. ’50, ’51, ’52 Hacienda Hotel, 525 N. Sepulveda Blvd., El Segundo, CA 
                  90245  800.421.5900 
              b. W’62  FantaSea Yacht Club, Marina del Rey 
              c. W’66, S’66  Marina del Rey Hotel, Marina del Rey 
 
PARADE – Carol (see attached) 
   1. Meeting held at California Pizza Kitchen 7/28/10 
   2. Route  Established 
              a. Start on Pacific @ Venice Blvd, south on Beethoven, west on Zanja, 
                  north on Walgrove, enter VHS from parking lot 
              b. Pop‐ins jump in at VHS as parade passes by.  Only 1.5  block walk 
              c. Nancy jump out @ VHS 
              d. Parking Lot @ Venice Library possible site for Media  
              e. Line up time 9 a.m. 
              f. Step off 10 a.m. 
              g. Patrice Panzic joined the committee to help recruit celebs/dignitaries 
              h. Molly, contact for the equestrian unit, told to call Venice PD in April 
              i. Betsy working to build up Band and Crescendos participants  
              j. Minutes available from Carol 
              k. Need help w/skateboard event and parade.  Will attend Skateboard 
                 Assoc. Meeting with Lydia. 
              l. Lawyer $1K sponsorship of donated time/legal advice.  Working with 
                 Carol to create the legal forms/participant waiver 
              m. Lydia concerned that cost of participation (T‐shirt) will be too great 
                 for skateboarding youth to afford 
              n. Renee‐‐‐Abbott Kinney Festival will be big push for getting 
                 skateboarders signed up; reminds that we need the 
                 waiver/application ready for the AFK. 
 
VOLUNTEER SUPPORT – Lydia 
   1. Arturo Pena, Bill Rosendhal’s right hand will come to September’s meeting.   His 
      concerns include 
          a. Need to ensure that helmets must be worn by skateboarders.   
          b. Purchase of helmets promised by PD.   
          c. Grace period for helmet law almost over.   
          d. Lauren on vacation but Lydia will get more volunteers.  
          e. $150 ticket issued to skateboarder for not wearing helmet.   
          f. Human Relations Commissioner contacted to iron out reported police 
              harassment of skateboarders. 
   2. Mr. Pena asked Lydia her Top 3 Wishes 
          a. Waive parade permit fees 
          b. Banners placed gratis 
          c. Donate vast amounts of cash 
 
CAR SHOW – Renee 
 
   1. Debbie Hopkins single‐handedly working as two committee members dropped 
      out.  This committee really needs help! 
   2. Westside Classics Club will help out with the show and will do judging.   
   3. Will there be trophies? — Monica.  Yes 
   4. Monica provided information and insight and voiced concerns that we’re not 
      doing things the way shows are usually run.  Renee will send Monica Debbie’s 
      contact information so Monica’s expertise can be utilized.  
   5. Renee was reminded that Beverly Chaney also has experience in car shows. 
      Renee will contact her to hopefully help Debbie. 
 
GOLF TOURNANENT – Renee  
      Nothing to report 
 
FUNDRAISING – Carol 
   1. Sept 1 deadline for sponsor is flexible 
  2. Cash, cash equivalents, goods, services,—they’re all good! 
  3. Set:  9/21/10 Islands, Marina del Rey:  20% to VHS Alumni Association. Trying for 
      8/31/10 for Souplantation. Daphne’s donated two $20 gift certificates and is also 
      the site of October’s fundraiser.  Carol asks for available dates.  Will find out if 
      Saturday night available (from the floor, October dates determined as not 
      acceptable: 13th, Halloween weekend, and not 22nd‐‐ homecoming) 
  4. Sue suggests first weekend of December as people not quite into the holiday 
      rush 
  5. January for The Library Ale House, Santa Monica 
  6. Check from CPK will take several weeks to arrive 
  7. Economy blamed for lack of donations 
  8. Possible during parade to honor Larry Stephenson, inventor of skateboard 
      improvements (including plastic wheels and flip).  He and/or his children to 
      participate?  He reportedly has M.S. 
              d. Nan—get him to sign and donate skateboard(s)? 
              e. Renee—get media to cover story get him/them to have products at a 
                   booth 
               
WEBSITE – Wally (see attached report) 
  1. Addition of mail‐in form to web still pending.  Discussed design with Nan. Form 
      print out, fill out, scan & email then send original signed form with the check to 
      pay for items 
  2. Problem creating button for Calendar sales on hold for time being 
  3. Will add new fundraising date(s) 
  4. Ray Race contact re: Band 
  5. Webpage hits nearly the 5K per week.  General amazement and excitement 
      ensued. 
   
MERCHANDISE – Carolyn  
  1. Sweatshirt Order to be placed 
              a. Request for amounts and sizes of anticipated orders for Zippered 
                   Hoodies to be sent to Carolyn ASAP 
              b. Selling at $40.  Larger size prices TBD 
              c. Monica recommended a middle weight fabric, 7 oz. 
              d. Monica and Carolyn will meet re: quality and weight of hoodie 
                   material 
  2. Other merchandise — Carolyn, Nan and Monica contributed ideas for various 
      products and several lively discussions ensued.  Items discussed include but not 
      limited to bottle opener skate board, karabiner, mister bottle, flash‐drive 
      bracelets.   
  3. Monica and Carolyn will discuss other possible items during their hoodie 
      meeting. 
  4. Since we still don’t have a calendar PayPal button on website, hit “Contact” 
      button place order or call Nan or Carolyn to order items (and save shipping and 
       handling charges.) The Alumni Assoc wants to recover costs of printing the 
       calendars prior to passing on overage from the sales to the Centennial website. 
     
SCHOOL PARTICIPATION  – Alyssa 
    1. Football Games 
           a.   9/22 Homecoming  
           b. Upcoming games 9/3, 9/16, 10/15 
    2. Drill Team Camp – her mom, Elda is coaching this summer 
    3. Distributed flyer for Drill Team’s fundraiser at Panda Inn on 8/13/10 
     
     
ART   – Emily 
    1. Upcoming events reported on and flyers circulated 
           a. Japanese American Memorial Marker @ Lincoln and Venice Boulevards 
           b. Restore Poetry wall adjacent to Police Department 
           c. Community Meeting on 9/11/10 
           d. Even More Prison Stories 8/21/10 
            
FINANCIAL REPORT  –  Marianne not present. 
July ending balance $2,688.67 
 
Renee ‐‐ Nan fixed PayPal and $1K+ check was deposited 
 
New VHS Principal Elsa Mendoza selected.  Carol suggested a handwritten note be sent 
from the VHSCC Committee welcoming her and inviting her to meetings.  Renee made 
note of request. 
 
Rob asked about identity of the Calendar photographer.  Nan pointed out the credits on 
the back of calendar. 
 
Meeting adjourned at 9:44 p.m. 
 
 
 
Recorded and respectfully submitted by  
Betsy Wheeler Kollgaard, VHS Centennial Committee, Gondolier Band and Crescendos  
     
 

                                   Venice High Centennial Agenda August 11, 2010 
                                           
    1.  Introductions, sign in sheet                                     
    2.  Chair report                                                    Renee 
    3.  Minutes                                                         Renee 
    4.  Financial Report                                                Marianne      
    5.  Calendar, Project Management                                    Julia 
    6.  Commemorative Book                                              Elayne 
    7.  Activities 
            a. Abbott Kinney Festival           Sept. 26, 2010          Chuck 
            b. Silent Auction                   Nov. 6, 2010            Carolyn 
            c. Volunteer dinner                 Thurs (?)               Lydia/Sally 
            d. Festival                         Sat                     Sue/Chuck 
            e. Reunions/picnic                  Sat                     Nancy 
            f. Parade                           Sun                     Carol 
            g. Car Show                         Sun                     Debbie/Cindy/Westside 
            h. Golf Tournament                  Mon                     Jim B. 
    8. Fundraising                                                      Carol 
    9. Publicity/Marketing/Promotion                                    Lorena/Alyssa 
    10. Website                                                         Wally 
    11. Merchandise                                                     Carolyn 
    12. Support Services                                                Bob/Tim 
    13. Volunteers/School Support                                       Norma/Lydia/Sylvia 
    14. Art Committee                                                   Regina/Emily 
    15. Famous Grads/Wall of Fame                                       Lorena 
    16. Other business 
 
    UPCOMING MEETINGS:   
    Centennial Meetings: 9/15, 10/13, 11/10 at 7 p.m., Venice High Cafeteria 
    Silent Auction Committee: 8/16 at 7 p.m., Chorpash home (12501 Stanwood Place) 
    Festival Committee: 9/1, 9/29 at 7 p.m., Chorpash home (12501 Stanwood Place) 
     
    Restaurant FUNdraiser: 9/21 from 5 p.m. to 10 p.m. at Islands in Marina del Rey  
    (404 Washington Blvd.) Flyers will be emailed. 
     
    Possible Restaurant FUNdraiser on 8/31, location to be announced. 
     
 
Festival Committee Meeting  
Nan Chorpash’ house 8/4/10 @ 7:10 p.m. 
 
In Attendance:  Chuck Garcia, Nanette Chorpash, Renee Chorpash, Sue Wong, Lydia 
Ponce’, Odalys Garcia 
 
Renee presented the Production Sheet that’s being put together by Lydia, Julia and 
Renee. 
 
Renee passed out copies of the Vendor application and agreement for distribution. 
 
Discussed how we will run the vendor review. We’ll review by email. Approved vendors 
will be notified by email and posted on the website. Approval within 10 business days. 
 
**On website ask Vendor to email the application to VHSfestival@yahoo.com and mail 
the hard copy with deposit check. 
 
Renee gave Chuck and Odalys current list of Abbott Kinney attendees. 
 
Kim Sharp is the Abbott Kinney Festival Events Producer. Chuck is waiting for space 
confirmation. They want VHS to provide parking. 
 
We discussed sound: Vic Stolpe (Heavy Sound) and Ed Cirino (Goldsound Sound and 
Light) 
 
Renee passed out copies of Silent Auction solicitation letter. 
 
Nanette said Maggie Carrier will work with us in some capacity. 
 
Generator may not be necessary for bands if we can use house power from the 
auditorium. 
 
**Add to Project Sheet – Custodial duties and/or rounds rental check, auditorium, 
restrooms. 
 
Sue said ask groups to sponsor booths for minimum of $100. 
 
Lydia spoke with baseball family moms. They would love to do things with us. 
The cheerleaders want to get involved. 
Water Polo (fall/winter sport) will do a fundraiser. 
 
Lydia said Mike Feingold would like to do a MECha fundraiser – maybe chariot racing. 
This is where adults and children ride tricycles. We can charge $5 per person. It needs to 
be done on cement. No prizes; just bragging rights. 

                                                                               Page 1 of 2
Wood update: there will only be two wood shop classes this next semester. Chuck will 
get together with Lydia and Linda Patterson to get the wood. We need an indoor space 
to store it. 
 
Lydia is meeting with Arturo Pena. She’ll invite him to our meeting and discuss the 
Centennial with him.  
 
We can have all the sponsors come to a meeting and have them first on the agenda. 
We’ll go over everything with them and then they can leave the meeting. 
 
We need a letter for groups – Rotary, Lions, Kiwanis, etc. 
 
Sue will pay for an ad in program for Culver City Chamber Orchestra for 8/22/10 
concert. 
 
Nanette got a donation of 298 clay turtle whistles as game prizes. They came from 
Inside Out in Venice. Renee will send a thank you letter. 
 
 
Meeting adjourned 8:55. 
 
Next festival committee meetings: 9/1 and 9/29, 7 p.m. at Chorpash home 
 
 
Prepared by Renee Chorpash 
 
 
NOTE:  The Festival booths on front lawn will be taken down Saturday night.  Picnic 
and Parade need to check with Support Services to coordinate for Sunday’s 1st aid, etc.   




                                                                             Page 2 of 2
Parade Committee Meeting  
California Pizza Kitchen 7/28/10 @ 7 p.m. 
 
In Attendance:  Carol Maher, Molly Wine, Nanette Chorpash, Carolyn Chorpash, Renee Chorpash, Nancy 
Mills, Betsy Wheeler Kollgaard, Grant Francis 
 
See agenda 
 
A few emails have come in from people wanting to get involved. 
     1) Skateboarder thought parade was last month.  
     2) ’77 VW Bus wants to be in parade. 
     3) Two brothers that are clowns. 
 
An attorney is donating time for the parade application and disclaimer. She recommended that we have 
liability insurance for the parade. 
 
PARADE ROUTE   
We need final decision on the route. Carol passed around 4 maps. We’ll make a decision at the end of 
the meeting. 
 
     1) Start at Venice Pier, left on Pacific, right on Venice Blvd. 
     2) Windward to Circle, right on Main, left on Venice Way, left on Venice Blvd. 
     3) Start on Windward, roundabout Westminster, right up Abbott Kinney, left on Venice Blvd. 
     4) Start at Pacific and Venice Blvd., right on Beethoven, go to back of school. 
 
Nancy will walk the routes. 
 
Venice Historical Society thinks we should start the parade at Windward Circle since that’s where the 
original High School was. 
 
START TIME 
Original start time was early but most parades start at 11:00. Final decision is line up at 9:00 a.m., march 
at 10:00 a.m. 
 
PRE‐PARADE SET‐UP AND ORGANIZATION (SUPPORT SERVICES) 
Need person in charge of: 
 
     1) Parking/transport – SUPPORT SERVICES 
     2) Check in participants – ALIZA WINE 
     3) Directions – Info desk 
     4) Security – SUPPORT SERVICES 
     5) Start of parade – GRANT FRANCIS 
 
***LORENA 
Get newspaper to put out that we’re searching for oldest living VHS graduate 
 
Need banners 
                                                                                                  Page 1 of 2 

 
Betsy can get some used lawn signs from Santa Monica 
 
Wendy Kornbeck has the music – she’s the choir teacher. 
 
The Venice Historical Society would be willing to place a marker dedication at Windward Circle as the 
original Venice High location, which is where Bank of America is now located. 
 
Parade route #4 has been chosen: starting at Pacific and Venice Blvd., right on Beethoven, going to back 
of school. It will be presented by Grant and Carol to the engineer for review. 
 
EVERYONE marching in the parade will be required to sign a waiver. 
 
Meeting adjourned 8:30 p.m. 
 
 
Prepared by Renee Chorpash 
 
 
 
          
 
 




                                                                                              Page 2 of 2 

 
                     Venice High School Centennial
                                             Web Page Report


Date: August 11, 2010

Some of the information we need to complete our web page is still not available, since the events, sponsors
and store items are not ready for publication. Web pages are always a work in progress that never ends as
information, times, dates and events are always subject to change.

We still need to add to the web site a mail in order form for the tee-shirts and the memory book for those
people that do not want to purchase them online. I also need the information for this months fund raiser; I
believe it’s at Islands Restaurant in Marina Del Rey.

I have not received the button code so that I can place the Centennial Calendar on the store page of the web
site. Raymond Race has been in contact with me regarding placing some type of sign up page on the web
site for the band reunions. I asked him to call me so that we could discuss this in more detail.

I am adding the following web statistics report to my monthly report. This is the weekly average of hits
(visits) to our web page:


        Successful requests in last 7 days                                     4,984 Requests

As we develop sponsors, events and products the web site will evolve into a much larger detailed web site.
Changes can be made as required, but I need the information that we want to post. Please remember that
when supplying text for the web page that I need it as an attachment to your email in Microsoft Word,
Windows Word or Windows Note Pad format. These formats allow me to copy and paste the text and not
have to retype all of the information.

Regards,

Walter Hall
mauiwh@gmail.com
www.venicehighcentennial.com

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:38
posted:8/11/2011
language:English
pages:18