Docstoc

Inhoud - OBplaza

Document Sample
Inhoud - OBplaza Powered By Docstoc
					           Jaarrapportage
                GPS 2010




Overijsselse Bibliotheek Dienst als projecthouder voor de uitvoering van het
meerjarenprogramma2008-2011 GPS voor het Netwerk van Overijsselse
Bibliotheken.

Nijverdal, april 2011
JAARRAPPORTAGE GPS 2010




Inhoudsopgave
1.      INLEIDING ................................................................................................................................................. 3
2.      LANDELIJK EN PROVINCIAAL BELEID/LOKALE AFSTEMMING..................................................................... 4
     2.1 PROVINCIALE VISIE OP DE ROL VAN DE BIBLIOTHEEK ................................................................................................... 4
     2.2 LANDELIJKE VISIE OP DE ROL VAN DE BIBLIOTHEEK ..................................................................................................... 5
     2.3 LOKALE VISIE OP DE ROL VAN DE BIBLIOTHEEK .......................................................................................................... 7
3.      RESULTATEN DIENSTVERLENINGS-CONCEPTEN EN PRESTATIES 2010 ....................................................... 8
     3.1 DOELEN EN BEOOGDE EFFECTEN ............................................................................................................................ 8
     3.2    DOELGROEPEN............................................................................................................................................. 8
     3.3    DIENSTVERLENINGSCONCEPTEN EN PRESTATIES .................................................................................................. 9
       3.3.1 Dienstverleningsconcept ‘winkels’.......................................................................................................... 9
       3.3.2 Dienstverleningsconcept ‘institutionele klanten’ ................................................................................. 16
       3.3.3 Ondersteuning dienstverleningsconcepten .......................................................................................... 18
     3.4    PROJECTEN VERSUS PRIORITEITEN .................................................................................................................. 22
     3.5    INTEGRALITEIT, SAMENWERKING, COFINANCIERING EN VOORBEELDFUNCTIE ........................................................... 23
4. ORGANISATORISCHE VERANTWOORDING .................................................................................................. 25
     4.1 PROJECTOPZET ................................................................................................................................................. 25
     4.2 COMMUNICATIE ............................................................................................................................................... 25
BIJLAGE A: JAARREKENING 2010 .................................................................................................................... 27




                      2
JAARRAPPORTAGE GPS 2010




  1. Inleiding
        Voor u ligt de inhoudelijke en financiële jaarrapportage GPS 2010 van de
        gezamenlijke Overijsselse Bibliotheken. In 2008 is het meerjarenprogramma
        GPS: de Tom Tom van Bibliotheekvernieuwing (2008-2011) van start gegaan.
        De letters GPS staan voor Gemeenschappelijke Plattegrond voor
        Samenwerking.

        Het meerjarenprogramma bestaat uit vijf programmalijnen waarvan twee
        inhoudelijke lijnen en drie ondersteunende lijnen. Voor realisatie van dit
        meerjarenprogramma heeft het DOBO besloten dat de marketinglijn leidend is.
        Dit betekent voor de uitvoeringsstrategie dat de wensen en behoeften van de
        klant centraal staan en daarmee ook in de rapportage van het GPS
        programma.

        Voor de uitvoering van het meerjarenprogramma is in 2008 een strategie
        bedacht waarmee de verschillende programmalijnen en strategische lijnen een
        samenhangend geheel vormen en de gewenste doelen en effecten bereikt
        kunnen worden. In de uitvoeringsstrategie zien we twee
        dienstverleningsconcepten en een lijn die het programma en de
        dienstverleningsconcepten ondersteunt. In 2009 is deze strategie verder
        uitgediept zodat datgene wat is ontwikkeld op een efficiënte wijze
        geïmplementeerd en geëxploiteerd kan worden in de lokale Bibliotheken. In
        hoofdstuk 3 wordt deze strategie omschreven.

        2009 was het eerste jaar waarin het Rijk niet langer rechtstreeks bijdroeg aan
        de Bibliotheekvernieuwing in de provincie Overijssel. De landelijk beschikbare
        middelen worden vanaf 2009 ingezet op landelijk niveau met een centrale
        regie. In hoofdstuk 2 wordt in het kort de landelijke visie op de rol van de
        Bibliotheek omschreven en de ontwikkelingen die op landelijk niveau gaande
        zijn. In hoofdstuk 2 worden eveneens de kaders omschreven waarbinnen het
        jaarplan 2010 gerealiseerd is alsmede de samenhang tussen het GPS
        programma en de prioriteiten van de verschillende overheden.

        Het meerjarenprogramma van de Overijsselse Bibliotheken wordt uitgevoerd
        door de OBD als projecthouder van GPS. De organisatorische verantwoording
        van GPS staat omschreven in hoofdstuk 4.




        3
JAARRAPPORTAGE GPS 2010




  2. Landelijk en provinciaal
     beleid/lokale afstemming
        Het GPS meerjarenprogramma is gericht op vernieuwing van de Overijsselse
        Bibliotheken. De vernieuwing van de Overijsselse Bibliotheken is echter niet
        een op zichzelf staand proces. Het sluit aan bij landelijke ontwikkelingen. De
        resultaten van de vernieuwing zullen vooral lokaal zichtbaar zijn. In dit
        hoofdstuk wordt de samenhang omschreven tussen het programma van het
        Overijsselse netwerk en de prioriteiten op provinciaal, landelijk en lokaal
        niveau.



        2.1 Provinciale visie op de rol van de Bibliotheek
        In het provinciale coalitieakkoord 2007-2011 “Vertrouwen, verbinden en
        versnellen” wordt aangegeven dat de provincie de aanwezigheid van een
        basisinfrastructuur van culturele voorzieningen zal waarborgen waaronder het
        vernieuwingsproces van de Bibliotheken.

        In de nota “Samen&Overijssel! Jeugd, sociale infrastructuur en cultuur 2009-
        2012” van de Provincie Overijssel worden de Bibliotheken genoemd als
        toegangspoort tot informatie en een plek waar mensen elkaar ontmoeten.

        “Ook hebben Bibliotheken een belangrijke rol bij cultuureducatie, debatten en
        integratie. De Bibliotheken moeten zich wel blijven vernieuwen om deze rol
        ook in de toekomst te vervullen. Daarom hebben wij de afgelopen periode
        gewerkt aan een verdere modernisering van Bibliotheken”

        De provincie stelt zich al jaren op als regisseur en financieel ondersteuner van
        de Bibliotheekinnovatie waardoor Overijssel over een goed gespreid netwerk
        van moderne Bibliotheken beschikt.

        In het statenvoorstel PS/2009/121 wordt geschreven dat Bibliotheekinnovatie
        nodig is om iedereen een vrije toegang te kunnen bieden tot informatie. Vrije
        toegang tot informatie is nodig om volwaardig aan te maatschappij te kunnen
        deelnemen. Het voorstel wordt op 1 april 2009 door Provinciale Staten
        aangenomen om zodoende de ambities zoals verwoord in Samen&Overijssel te
        verwezenlijken. Met het aannemen van dit voorstel besluit de provincie om het
        landelijk geld dat vanaf 2009 niet langer beschikbaar is voor Overijssel in deze
        beleidsperiode te compenseren. De provincie geeft hiermee impliciet het
        belang van de Bibliotheekvernieuwing aan. De compensatie van de landelijke
        gelden maakt het voor de Overijsselse Bibliotheken mogelijk om met vaart het
        vernieuwingsproces van de Bibliotheken gestalte te geven en de
        koploperspositie in het land te behouden.

        Vanuit bovenstaande ambities zijn twee belangrijke componenten te
        benoemen:
         vrije toegang tot informatie
         moderne Bibliotheken in netwerkverband

        Op beide componenten wordt kort ingegaan.



        4
JAARRAPPORTAGE GPS 2010


        Vrije toegang tot informatie
        Van oudsher was de belangrijkste functie van de Bibliotheek om te voorzien in
        een behoefte aan informatie voor het grote publiek in een situatie van
        schaarste hiervan. Inmiddels is er echter sprake van een overvloed aan
        aangeboden informatie, zowel fysiek als digitaal. De informatiewereld was
        oorspronkelijk vrij overzichtelijk. Er bestond een duidelijke scheiding tussen
        consumenten en producenten van informatie. Deze scheiding is diffuus
        geworden: burgers en instellingen vervullen tegenwoordig zowel de rol van
        consument als producent.

        Voor Bibliotheken ligt er een belangrijke rol om in het veranderende
        informatielandschap richting en sturing te geven. Door middel van kwalitatieve
        en objectieve informatievoorziening willen we onze klanten door het oerwoud
        van informatie leiden. Om goed te kunnen participeren in onze
        kennismaatschappij is en blijft het bovendien van groot belang dat burgers
        opgeleid worden om de mogelijkheden van de nieuwe technologie goed te
        gebruiken. Internet is immers een basisvoorziening geworden die de komende
        jaren nog verder zal toenemen. De Bibliotheken spelen een belangrijke rol als
        het gaat om het mediawijs maken en houden van de burgers maar ook voor
        wat betreft het aanbieden van haar diensten via internet.

        Moderne Bibliotheken in netwerkverband
        In Overijssel is al vele jaren een sterk netwerk actief. In het
        Meerjarenprogramma van het netwerk staan de inhoudelijke prioriteiten
        benoemd die het beleidskader vormen voor de uitvoering van netwerktaken.
        De inhoudelijke prioriteiten leiden tot modern ingerichte en georganiseerde
        Bibliotheken op lokaal niveau met een ondersteuning op netwerkniveau daar
        waar het nodig is. Door de intensieve wijze waarop in netwerkverband wordt
        samengewerkt ontstaat de behoefte aan bestuurlijke verankering waardoor
        daadkrachtiger en slagvaardiger gestuurd kan worden. In 2009 zijn
        mogelijkheden tot bestuurlijke verankering van het inhoudelijke werk
        onderzocht. In 2010 wordt een keuze gemaakt voor een bestuurlijk model en
        worden de vervolgstappen gezet om dit te realiseren.

        De Overijsselse Bibliotheken leveren met de uitvoering van het GPS
        programma een bijdrage aan het verwezenlijken van de ambities
        zoals verwoord in de nota “Samen&Overijssel! Jeugd, sociale
        infrastructuur en cultuur 2009-2012” en het provinciale
        coalitieakkoord “Vertrouwen, verbinden en versnellen”.

        2.2 Landelijke visie op de rol van de Bibliotheek
        In 2009 heeft ontvlechting van de VOB plaatsgevonden in een sectorinstituut
        (SIOB) en een brancheorganisatie (NVOB) en is de Stichting Bibliotheek.nl
        opgericht. In 2010 zijn de drie organisaties van start gegaan en is de
        Stichting Samenwerkende PSO‟s opgericht.

        1. Sector Instituut Openbare Bibliotheken (SIOB)
        Het SIOB is verantwoordelijk voor de algemene strategische oriëntatie op het
        bestel. Besteltaken van het SIOB zijn: afstemming en coördinatie, educatie,
        informatie en reflectie, de instandhouding van een voorziening voor
        leesgehandicapten en vertegenwoordiging en promotie van de sector. In het
        bijzonder: de ontwikkeling en realisatie van de digitale Bibliotheek, de
        bevordering van kwaliteitszorg en van een stelsel van certificering, de opbouw
        en de samenhang van de collectie Nederland en het bevorderen van



        5
JAARRAPPORTAGE GPS 2010


        beroepsopleidingen. Innovatie is een wezenlijk onderdeel van de taken van
        het SIOB.

        2. Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB)
        De openbare Bibliotheken zijn verenigd in de Vereniging van Openbare
        Bibliotheken, die hun belangen behartigt. Belangrijkste zaken en taken zijn:
        strategie; marketing; digitale ontwikkelingen en HRM (personeelsbeleid). De
        VOB is per 1 januari 2011 gefuseerd met de Werkgeversorganisatie Openbare
        Bibliotheken (WOB).

        3. Stichting Bibliotheek.nl
        De stichting Bibliotheek.nl heeft tot doel de landelijke Bibliotheek op internet
        in stand te houden door uitvoering van de volgende taken:
         het ontwikkelen, exploiteren en in stand houden van een landelijke portal
           voor de presentatie van de openbare Bibliotheek op internet;
         het ontwikkelen en in stand houden van de gemeenschappelijke informatie
           infrastructuur voor de digitale Bibliotheek;
         het ontwikkelen, verwerven en in stand houden van digitale producten en
           diensten en de inhoud ervan;
         het onderhouden en stimuleren van samenwerking met partijen binnen
            het openbare Bibliotheekwerk en met andere organisaties en instellingen
            in de sectoren van Bibliotheekwerk, cultuur, media en educatie in de
            ruimste zin en met derden.

        4. Stichting Samenwerkende Provinciale Serviceorganisaties (PSO’s)
        De Provinciale Serviceorganisaties zijn op verschillende manieren betrokken
        bij hun provinciale netwerken. In 2010 hebben de PSO‟s gezamenlijk de
        Stichting Samenwerkende PSO‟s opgericht. Doelstellingen van de stichting
        zijn:
         vormgeven van Bibliotheekinnovatie
         ontwikkelen van producten en diensten

        De VOB, het Sectorinstituut SIOB, Stichting Bibliotheek.nl en de Stichting
        Samenwerkende PSO‟s werken samen ten faveure van de ontwikkeling en de
        innovatie van de openbare Bibliotheken die daartoe deel uitmaken van een
        landelijk dekkend bestel. Gezamenlijk zullen ze de ambities waarmaken die
        vastliggen in de Agenda voor de toekomst.

        Begin 2008 is de Agenda van de Toekomst tot stand gekomen. De rode draad
        in de vele aanbevelingen die gedaan zijn is dat er meer focus moet komen op
        de kerntaken die maatschappelijk gezien het meest relevant en ook het meest
        kansrijk zijn. Om de kerndoelen te realiseren concentreren de Bibliotheken
        zich de komende jaren op de thema‟s: digitale Bibliotheek, de collectie,
        mediawijsheid, lezen en leesbevordering. Deze thema‟s strekken zich uit over
        de kerntaken: Informatie, Educatie en Lezen.

        April 2009 is het rapport “de Bibliotheek 10 jaar na nu” verschenen van het
        Sociaal Cultureel Planbureau. Dit rapport is aangeboden aan minister Plasterk
        van OC&W. In dit rapport wordt de urgentie voor Bibliotheken om te
        vernieuwen opnieuw benadrukt. Er is veel bereikt, maar de vernieuwing moet
        doorgaan.

        Inhoudelijke handreikingen voor beleid uit het SCP rapport geven aan waar
        onze kansen liggen.
         maak content beter vindbaar
         maak de collectie hybride

        6
JAARRAPPORTAGE GPS 2010


          ga op de gebruiker af
          beschouw ontlezing en ontlening niet als onvermijdelijk
          personaliseer dienstverlening en doe hiertoe onderzoek
          diversifieer de toegang tot digitale content
          maak keuzes in de gidsfunctie
          steun burgers bij ontwikkeling van informatievaardigheden en (breder)
          mediawijsheid
         zorg voor lokale verankering (front-Office taken) en landelijk verankering
          (BackOffice taken)

        Als antwoord op dit rapport heeft minister Plasterk een commissie ingesteld
        die als opdracht kreeg een advies uit te brengen over het te voeren
        innovatiebeleid in de periode 2009-2012. Deze commissie, de Commissie-Calff
        heeft een rapport geschreven “innovatie met effect”. Dit rapport kent drie
        lijnen: de digitale infrastructuur, innovatie van digitale diensten en producten
        en innovatie van beleid.

        De vanuit GPS behaalde resultaten in 2010 dragen bij aan de invulling van de
        landelijk gestelde kerntaken. In een matrix op pagina 18 wordt deze invulling
        weergegeven.

        Het GPS programma sluit aan bij de landelijk gestelde kerntaken
        Informatie, Educatie en Lezen. De ingezette vernieuwing door de
        provincie Overijssel versterkt hierdoor de landelijk uitgezette
        beleidslijnen.



        2.3 Lokale visie op de rol van de Bibliotheek
        Elke Bibliotheekorganisatie in Overijssel heeft een eigen ondernemingsplan
        geformuleerd. De beleidsvisie van de gemeente vormt voor de Bibliotheken de
        basis voor de ondernemingsplannen. In de verschillende
        ondernemingsplannen van deze organisaties is het meerjarenprogramma van
        het netwerk geïntegreerd.

        Alle afzonderlijke Bibliotheekorganisaties baseren zich in hun
        ondernemingsplannen op de richtlijnen voor de openbare Bibliotheek die door
        de branche zijn geformuleerd. Deze richtlijnen omvatten vijf kernfuncties voor
        het openbare Bibliotheekwerk:
         warenhuis voor kennis en informatie
         centrum voor educatie en ontwikkeling
         encyclopedie van kunst en cultuur
         inspiratiebron voor lezen en literatuur
         podium voor ontmoeting en debat

        Bibliotheken hebben veel overeenkomsten, maar er zijn ook veel
        verschillen. Belangrijkste overeenkomsten zijn de overkoepelende
        missie en visie. De verschillen zitten vooral in: omvang, organisatie,
        cultuur, besturen, dienstverlening (accenten in strategische thema‟s
        en de maatschappelijke opdracht van de eigen gemeente).




        7
JAARRAPPORTAGE GPS 2010




  3. Resultaten dienstverlenings-
     concepten en prestaties 2010
        3.1 Doelen en beoogde effecten
        Het jaarplan 2010 is gebaseerd op het Meerjarenbeleidsplan 2008 – 2011,
        waarin de doelen en de gewenste effecten op de langere termijn geformuleerd
        zijn.

        In 2008 is een strategie uitgewerkt waarmee de verschillende
        programmalijnen en strategische lijnen uit het GPS meerjarenprogramma een
        samenhangend geheel worden en zodoende de gewenste doelen en effecten
        bereikt kunnen worden. Deze strategie is gebaseerd op The Long Tail van
        Chris Anderson. De strategie van de Long Tail kent een kop en een staart. In
        de kop zien we de lokale Bibliotheken die omgebouwd worden naar
        vestigingen volgens een formule. In de staart zien we de netwerkcollectie.
        Bundeling van collecties en diensten op netwerkniveau maakt het mogelijk
        ook nichemarkten te benaderen.

        Met de uitvoeringsstrategie wordt niet alleen gelet op de resultaten op korte
        termijn maar ook op de duurzame effecten die op moeten treden na
        uitvoering. Hierbij staat voorop dat de klant iets moet merken van de
        resultaten. De wensen van bestaande klanten dienen als basis voor de
        ombouw van de fysieke Bibliotheek.

        In 2009 is deze strategie verder uitgediept zodat de ontwikkelde producten en
        diensten op een efficiënte wijze geïmplementeerd en geëxploiteerd kunnen
        worden in de lokale Bibliotheken. In 2010 zijn de ontwikkelde producten en
        diensten geïmplementeerd in de lokale Bibliotheken en is een start gemaakt
        met de exploitatie van het geheel. Door implementatie van de ontwikkelde
        producten en diensten in de lokale Bibliotheken worden resultaten behaald als
        meer leden en meer uitleningen.

        Naast de dienstverlening in de lokale vestigingen hebben de Bibliotheken van
        oudsher een goede band met het onderwijs. In de in 2008 uitgewerkte
        strategie is een aanvullend dienstverleningsconcept ontwikkeld. Digitale
        producten die in de vorige vernieuwingsperiode zijn ontwikkeld worden in één
        concept aangeboden aan het onderwijs onder de naam Biebsearch.
        Verschillende VO en MBO scholen hebben een samenwerkingsovereenkomst
        gesloten met de Bibliotheek. Ca. 23.000 VO en MBO scholieren zijn eind 2010
        lid van de Bibliotheek in Overijssel. Met landelijke subsidie is in 2010 een pilot
        Biebsearch Primair Onderwijs gestart.



        3.2 Doelgroepen
        Uiteraard geldt dat alle burgers van Overijssel gerekend kunnen worden tot
        de doelgroep van de Overijsselse Bibliotheken. Echter, voor de uitvoering en
        realisatie van het meerjarenprogramma GPS is marketing leidend. Op basis
        hiervan is gekozen om in de eerste helft van het meerjarenprogramma vooral
        prioriteit te geven aan het vasthouden van bestaande klanten. In 2010 is dit
        in een flink aantal Bibliotheken gerealiseerd en een start gemaakt met het
        werven van nieuwe leden.

        8
JAARRAPPORTAGE GPS 2010



        In 2007 is een klantonderzoek gehouden volgens de Mosaïc methode. Hieruit
        blijkt dat de doelgroep “traditionele gezinnen” erg belangrijk is voor de
        Overijsselse Bibliotheken. In de huidige periode richten we ons met voorrang
        op deze specifieke doelgroep. Voor de komende beleidsperiode zullen we ons
        blijven focussen op deze strategische doelgroep maar ook kijken welke
        klantsegmenten in mindere mate aanwezig zijn in de Bibliotheek en hoe we
        deze kunnen benaderen.

        Van oudsher is het onderwijs een belangrijke doelgroep voor de Bibliotheken.
        In 2010 hebben we gefocust op het primair onderwijs, voortgezet onderwijs
        en middelbaar beroeps onderwijs.

        Met het oog op de verbetering van de dienstverlening aan klanten is een HRM
        beleid opgezet, gericht op de verdere professionalisering van de lokale
        Bibliotheken en het netwerk van Overijsselse Bibliotheken. Onder de beoogde
        interne doelgroep rekenen we de directies en het personeel in de
        Bibliotheken. In de projectplannen van de afzonderlijke projecten wordt altijd
        de specifieke doelgroep van het desbetreffende project genoemd.



        3.3 Dienstverleningsconcepten en prestaties
        In de uitvoeringsstrategie zien we twee dienstverleningsconcepten en een lijn
        die het programma en de dienstverleningsconcepten ondersteunt. Elk concept
        draagt bij aan het behalen van de resultaten zoals ze genoemd worden in het
        GPS meerjarenprogramma 2008-2011. Zoals eerder gezegd is in 2009 de
        uitvoeringsstrategie verder uitgediept waardoor ontwikkelde producten en
        diensten efficiënt geïmplementeerd kunnen worden in de lokale Bibliotheek. In
        2010 zijn ontwikkelde producten en diensten in veel Bibliotheken
        geïmplementeerd waardoor de resultaten zoals omschreven in het GPS
        meerjarenprogramma behaald kunnen worden. De verantwoording van de
        resultaten vindt plaats op basis van de dienstverleningsconcepten en
        bijbehorende prestaties zoals ze in het jaarplan 2010 zijn omschreven.

        Hieronder worden de dienstverleningsconcepten en bijbehorende
        prestaties benoemd. Per prestatie worden de resultaten omschreven.


        3.3.1 Dienstverleningsconcept ‘winkels’
        Resultaten 2011 (uit meerjarenprogramma 2008-2011)
         in de periode 2008-2011 stijgt het aantal gebruikers van 25% naar 29%
           van het aantal inwoners
         het aantal uitleningen wordt geconsolideerd op het niveau van 1-1-2008
         het aantal bezoekers in de Bibliotheek stijgt met 10%;
         elke klant kan met zijn Bibliotheekpas overal via internet in alle relevante
           geselecteerde databanken zoeken en gevonden digitale bronnen
           raadplegen
         het aantal bezoekers van onze websites is verdubbeld
         10.000.000 raadplegingen per jaar van onze digitale informatiebronnen
         met onze provinciale collectie dekken wij op provinciaal niveau 95% van
            de uitleningen met een maximale levertijd van 1 week. De provinciale
            collectie sluit aan bij de landelijke collectie.
        Uit klantonderzoek weten we dat leesplezier één van de belangrijkste
        motieven is voor de klanten om naar de Bibliotheek te komen. De Overijsselse
        Bibliotheken spelen hierop in en hebben formules ontwikkeld waarin lezen en

        9
JAARRAPPORTAGE GPS 2010


        het verleiden tot lezen centraal staan. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van
        ervaringen uit de retailsector. Leesbevordering is in deze formule de
        belangrijkste maatschappelijke opdracht.

        Het uitlenen van materialen is sinds jaar en dag de core business van
        Bibliotheken. In de fysieke vestigingen staan basiscollecties die aansluiten bij
        de belangrijkste doelgroepen in de desbetreffende Bibliotheek. Met behulp van
        retailervaringen wordt deze collectie zo aantrekkelijk mogelijk gepresenteerd.
        Door gebruik te maken van het netwerk van Bibliotheken wordt een
        gevarieerde en gespecialiseerde collectie aangeboden, waarmee potentiële
        klanten bereikt kunnen worden. De basiscollecties worden aangevuld met
        samenwerkingscollecties en zwaartepuntcollecties zodat een zo compleet
        mogelijke collectie aangeboden kan worden aan de burgers van Overijssel.

        Klantgericht werken houdt niet op bij de voordeur van de fysieke vestiging.
        Een groot deel van de klanten bevindt zich op internet en komt binnen in de
        digitale vestiging van de Bibliotheek om materialen te reserveren, te
        verlengen of anderszins. De digitale vestiging sluit evenals de fysieke
        vestiging zoveel mogelijk aan bij de wensen van de klant en de werelden die
        zij vanuit de fysieke vestigingen kent. Ook hier staat het verleiden en
        verrassen van de klant centraal en wordt gebruik gemaakt van ervaringen uit
        de retailsector.

        Concept „de ideale Bibliotheek‟
        In 2009 is het concept voor ‘de ideale Bibliotheek’ ontwikkeld en
        geïmplementeerd in Bibliotheek Zwolle-Zuid en Delden. De ideale Bibliotheek
        is een totaalconcept waarin bereikbaarheid, toegankelijkheid en een
        aantrekkelijk aanbod met een aansprekende uitstraling dat voorziet in de
        wensen van klanten centraal staat. Het concept wordt vertaald naar een
        fysiek inrichtingsconcept, de collectie, de website, de huisstijl en
        merkidentiteit, de klant- en werkprocessen. Kortom, het betreft de hele
        organisatie.

        Prestaties dienstverleningsconcept ‘winkels’

        1. Werven en behoud van leden
        De eerste twee jaar van het GPS programma is vooral ingezet op de
        ontwikkeling van formules die er op gericht zijn bestaande klanten te
        behouden. In 2010 zijn betreffende formules geïmplementeerd in lokale
        Bibliotheken. Klanten krijgen hierdoor het gevoel dat er iets verandert in de
        Bibliotheek. Als vervolg op de herinrichting is een doelgerichte campagne
        opgezet om bestaande klanten te informeren en behouden en nieuwe klanten
        te verwelkomen.

        Behaalde resultaten 2010
         Een doelgerichte campagne

        2. Doorontwikkeling en implementatie winkelformules
        De eerste helft van deze beleidsperiode lag de nadruk op de ontwikkeling van
        formules die als uitgangspunt dienen voor de inrichting van de Bibliotheken.
        In betreffende formules staat bereikbaarheid, toegankelijkheid en een
        aantrekkelijk aanbod met een aansprekende uitstraling dat voorziet in de
        wensen van klanten centraal. In 2009 is door een gespecialiseerd retailbureau
        een compleet inrichtingsconcept (White-Box) ontworpen voor een dorps- en
        vinexvestiging. In 2010 is een inrichtingsconcept voor de stadscentrale en een
        inrichtingsconcept voor de serviceBibliotheek ontwikkeld.

        10
JAARRAPPORTAGE GPS 2010



        Stadsformule
        In de tweede helft van 2009 is met de vijf stadscentrales gestart met de
        beschrijving van de ideale stadsformule. De omvang en de bredere
        dienstverlening van deze vestigingen vraagt om andere assortiment en
        inrichtingseisen, bewegwijzering, services, klant- en werkprocessen,
        openingstijden, etc.. Op basis van deze beschrijving en het reeds ontwikkelde
        concept voor de dorp/vinex Bibliotheek is in 2010 een inrichtingsconcept
        ontworpen voor de stadscentrale. Het inrichtingsconcept is al
        geïmplementeerd in de stadscentrales Almelo en Zwolle.




        ServiceBibliotheek
        In 2010 is een inrichtingsconcept ontwikkeld voor Bibliotheken in
        werkgebieden met minder dan 5.000 inwoners. Evenals voor de
        stadscentrales vraagt de omvang en de dienstverlening van deze vestigingen
        om een ander assortiment en inrichtingseisen, bewegwijzering, service, klant-
        en werkprocessen, openingstijden etc. Steenwijkerwold is de eerste
        Bibliotheek die in ingericht volgens het concept voor de serviceBibliotheek.

        Implementatie formule
        Naast de ontwikkeling van de twee nieuwe concepten lag in 2010 de focus op
        de uitrol van de ontwikkelde concepten inclusief de nieuwe landelijke huisstijl.
        Een accountmanager heeft samen met een implementatieteam de
        Bibliotheken ondersteund bij de realisatie van alle onderdelen waardoor
        versnelling van de implementatie van het winkelconcept mogelijk was. Eind
        2010 hebben 17 Bibliotheken de Bibliotheek ingericht op basis van werelden,
        maken zij gebruik van displaytafels en wordt de collectie frontaal
        gepresenteerd. Met betreffende Bibliotheekdirecteuren is een gebruikersgroep
        gestart waarin de ervaringen worden gedeeld. Op basis van deze ervaringen
        worden aanpassingen en doorontwikkeling van het concept besproken en
        indien nodig in gang gezet.

        Navigatieplan
        In 2010 is op basis van de collectie indeling een navigatieplan gemaakt voor
        alle drie inrichtingsconcepten. Het plan voorziet in een goede bewegwijzering
        zodat bezoekers snel de media kunnen vinden waarnaar ze op zoek zijn.




        11
JAARRAPPORTAGE GPS 2010




        De Bibliotheek Nederland
        Op landelijk niveau hebben we een bijdrage geleverd aan het project De
        Bibliotheek Nederland. Met landelijke subsidie is dit project begin 2010 van
        start gegaan om een formule te ontwikkelen en een franchiseorganisatie op te
        zetten. Het in Overijssel ontwikkelde inrichtingsconcept is overgedragen aan
        De Bibliotheek Nederland.

        Behaalde resultaten 2010
         onderdelen van de winkelformules zijn uitgediept en uitgewerkt in full
          service-pakketten die worden doorontwikkeld en beheerd door het formule-
          en categoriemanagement in de Provinciale BackOffice;
         gebruikersgroepen van deelnemende Bibliotheken aan de winkelformule
          zijn gevormd en een systematiek van samenwerking en ondersteuning is
          georganiseerd;
         uitrol van het ideale inrichtingsconcept is gerealiseerd bij 17 vestigingen;
         uitrol van de nieuwe huisstijl van de openbare Bibliotheken is bij
           gerealiseerd 80% van de bibliotheken op organisatieniveau en website
           gerealiseerd. Fysiek is de uitrol van de huisstijl gerealiseerd bij alle
           heringerichte bibliotheken.
         formule en ideaal inrichtingsconcept voor de Bibliotheken in kernen met
          minder dan 5000 inwoners is ontwikkeld en gerealiseerd in
          Steenwijkerwold;
         een navigatieplan voor alle drie inrichtingsconcepten is ontwikkeld;
         kennisdeling met het landelijke project De Bibliotheek Nederland is
           gerealiseerd;
         formule en ideaal inrichtingsconcept voor de stadscentrale is ontwikkeld
           en gerealiseerd in Almelo en Zwolle

        3. Displayen
        Het displayen - oftewel het aantrekkelijk presenteren van de collectie - leidt
        direct tot meer uitleningen en tevreden klanten. In 2010 is een vervolg
        gegeven aan het displayen en is het displayaanbod doorontwikkeld. Vanuit het
        netwerk is hulp geboden bij de plaatsing van de displaymeubels in de
        Bibliotheek en wordt een provinciaal aanbod van displaymogelijkheden
        aangeboden d.m.v een gemeenschappelijke jaarkalender die uit 30 thema‟s
        bestaat. Maatschappelijke thema‟s worden evenals het activiteitenaanbod
        zoveel mogelijk geïntegreerd in het displayaanbod. Ook buiten Overijssel
        bestaat grote belangstelling voor de jaarkalender.

        Behaalde resultaten 2010
         het displayaanbod is doorontwikkeld;
         68 vestigingen in Overijssel maken gebruik van de jaarkalender en het

        12
JAARRAPPORTAGE GPS 2010


             aanbod displayen. Dit is 68,7% van het aantal vestigingen.

        4. Concept ‘de ideale website’
        Alleen de fysieke vestiging herinrichten is niet voldoende. Een groot deel van
        de klanten komt binnen via de digitale vestiging. In 2009 is gestart met de
        ontwikkeling van het concept „de ideale website‟. De ideale website is voor
        klanten een ideale site waarin lay-out, content, merkidentiteit, look&feel en
        alle diensten en services zijn ingericht op de wensen en behoeften van de
        klanten. Hierbij denken we aan basisfuncties zoals attenderingen, verlengen
        e.d. maar ook display functionaliteiten zoals aanwinstenmodule,
        nieuwsberichten, activiteitenagenda e.d. Het concept voor „de ideale website‟
        sluit aan bij het fysieke concept van „de ideale Bibliotheek‟ en is
        geïmplementeerd in de Bibliotheken van Zwolle en Hof van Twente. Helaas
        bleek deze website niet stabiel in het gebruik waardoor voor de implementatie
        bij andere Bibliotheken gebruik is gemaakt van een eenvoudiger versie. In 17
        Bibliotheken is deze versie of de ideale versie geïmplementeerd.

        De ontwikkelingen op digitaal gebied gaan snel. Inmiddels is er weer een
        nieuwe release. Deze is gebaseerd op de ideale versie en is samen met het
        landelijke project webpresence ontwikkeld en gerealiseerd in bibliotheek
        Deventer. Hiermee is de provinciale aansluiting op landelijk niveau
        gegarandeerd. In 2011 wordt deze nieuwste versie uitgerold in alle
        Bibliotheken van Overijssel.

        Bijzonder trots zijn we op deze nieuwe release omdat Bibliotheek Deventer
        met deze versie van de website de winnaar is van de Award Digitale
        Bibliotheek 2011. Deze award is een initiatief van het tijdschrift Digitale
        Bibliotheek en wordt toegekend aan die bibliotheek in Nederland waar analoge
        en digitale bronnen beschikbaar zijn en advies gegeven wordt bij het
        samenhangend gebruik daarvan.

        Uit het juryrapport: 'OB Deventer is bekend van de introductie van de white label website,
        maar trekt digitale innovatie aanzienlijk breder dan die site. De bibliotheek heeft een
        mooie wiki opgezet die actief wordt bijgehouden en die verwijst naar collecties in de
        dossiers en digitale bestanden. Deventer durft ook het experiment aan te gaan rondom
        serious gaming, waarmee vorig jaar een prijs mee is gewonnen. Ook samenwerking met
        een partner als boekenliefde wordt niet geschuwd en uit de projectplannen van OB
        Deventer blijkt dat een aantal initiatieven bij voorkeur op een hoger en landelijk niveau
        worden uitgerold”.

        De publieksprijs van de Award Digitale Bibliotheek 2011 is aan Bibliotheek Enschede
        toegekend omdat Enschede de nieuwe mogelijkheden van sociale media uitprobeert.

        Behaalde resultaten 2010
            uitrol optimale of ideale versie van de website in 17 stichtingen;
            een nieuwe doorontwikkelde versie van het concept „de ideale website‟.

        5. Collectiemethodiek
        In 2007 is het provinciaal collectiebeleid geformuleerd dat in 2012
        gerealiseerd moet zijn.
        Elke burger – ongeacht woonplaats – moet dan kunnen beschikken over een
        zo compleet en volledig mogelijke collectie: een collectie waarin een optimale
        balans gevonden is tussen de vraag van de klant en het vakkundig
        geselecteerde aanbod van de gezamenlijke Overijsselse en Nederlandse
        openbare Bibliotheken.



        13
JAARRAPPORTAGE GPS 2010


        Om bovenstaande te realiseren is in 2008 het provinciaal collectiebeleid nader
        uitgewerkt in de vorm van een document Collectiemethodiek. In 2009 is de
        collectiemethodiek aan de praktijk getoetst en aangescherpt en in 2010 is een
        provinciebrede analyse gemaakt op basis van de in het najaar 2009 bij alle
        Overijsselse Bibliotheken uitgevoerde collectieanalyse. De inrichting van het
        collectieprofiel is verfijnd met Bicat RCB als analyse-instrument en de Bicat
        module besteladvies als aanschaf-instrument.

        Collectieprofielen
        In 2009 is in nauwe samenwerking met het project “de ideale Bibliotheek” een
        collectie indeling gemaakt op basis van werelden in de dorp/vinex formule. In
        2010 is de collectie indeling op basis van werelden gemaakt voor de
        stadsformule en de serviceBibliotheek formule. De indeling in werelden voor
        de drie formules zijn modulair en toegepast in vestigingen die inrichten
        volgens de formule.
        In 2010 zijn eveneens normen voor rendement en actualiteit van de collecties
        voor de verschillende formules opgesteld en vastgesteld. Bovendien is er
        aansluiting gemaakt met de collectieprojecten van het landelijke
        franchiseproject De Bibliotheek Nederland waarbij ervaring en kennis is
        gedeeld.

        Centraal collectioneren
        Er is een plan van aanpak gemaakt om het Centraal Collectioneren in
        Overijssel voor te bereiden. In 2011 zal het centraal collectioneren inclusief
        beleid gerealiseerd worden voor minimaal alle heringerichte Bibliotheken en
        voor de samenwerkingscollectie.

        Behaalde resultaten 2010
         er is een provincie brede analyse gemaakt op basis van de in het najaar
          2009 bij alle Overijsselse Bibliotheken uitgevoerde collectieanalyse;
         de inrichting van het collectieprofiel is verfijnd met Bicat RCB en Bicat
          module besteladvies;
         Kennisdeling met het landelijke project De Bibliotheek Nederland is
           gerealiseerd.

        6. Samenwerkingscollectie
        Door gebruik te maken van het netwerk volstaat het om in de lokale
        Bibliotheek een basiscollectie aan te bieden die zeker 95% van de vraag kan
        beantwoorden. Vanuit het netwerk wordt een gevarieerde en gespecialiseerde
        collectie aangeboden zodat een zo compleet mogelijke collectie beschikbaar is
        voor de burgers in Overijssel.

        Eind 2009 is een adviesrapport geschreven over het aanschaffen, saneren en
        bewaren van de basiscollectie en provinciale samenwerkingscollectie zodat de
        basiscollecties en samenwerkingscollectie zo goed mogelijk op elkaar
        aansluiten. Dit rapport is het uitgangspunt voor verdere afspraken die in 2010
        gemaakt zijn waardoor het beleid rondom de samenwerkingscollectie
        ingevoerd en verder aangescherpt is.

        Behaalde resultaten 2010
         aanscherping beleid en start uitvoering samenwerkingscollectie.

        7. Zwaartepuntcollecties
        De collectiemethodiek voor zwaartepunten is in 2009 uitgewerkt. In 2010 zou
        de werkgroep Zwaartepunten, bestaande uit deelnemers van SAB, OBD en
        een grote stadsBibliotheek (Enschede) het vervolg oppakken en afstemmen

        14
JAARRAPPORTAGE GPS 2010


        met de landelijke ontwikkelingen. Helaas is dit niet tot stand gekomen i.v.m.
        andere prioriteiten zoals afstemming met het landelijke project De Bibliotheek
        Nederland. Hierdoor ontstond de noodzaak om het beleid Zwaartepunten door
        te schuiven naar 2011.

        8. Onderzoek naar logistiek en transport
        Elke burger moet kunnen beschikken over een zo compleet en volledig
        mogelijke collectie: een collectie met een optimale balans tussen de vraag
        van de klant en het vakkundig geselecteerde aanbod van de gezamenlijke
        Overijsselse en Nederlandse openbare Bibliotheken. Om deze doelstelling te
        realiseren is een goede logistieke afstemming in de Bibliotheek en tussen de
        Bibliotheken onderling een voorwaarde. In 2010 zijn verschillende scenario‟s
        rondom beschikbaarheid van verschillende collecties en de wijze waarop deze
        worden uitgeleend besproken. De scenario‟s zijn op hoofdlijnen beschreven en
        doorgerekend. Besloten is om voor de komende 1 a 2 jaren nog uit te gaan
        van het onderling leenverkeer tussen alle vestigingen in Overijssel zoals dat
        nu geregeld is en vast te houden aan de huidige afspraken over transport en
        logistiek. De belangrijkste reden hiervoor is dat op landelijk niveau een
        wetenschappelijk onderzoek plaatsvindt naar de meest efficiënte organisatie
        van transport en logistiek t.b.v. het leenverkeer. De OBD doet mee aan de
        pilot landelijk transport voor kostenreductie en kwaliteitsverbetering van de
        distributie tussen Provinciale Service Organisaties onderling.

        Behaalde resultaten 2010
         uitgangspunten transport en logistiek vastgesteld;
         diverse scenario‟s zijn beschreven en doorgerekend.

        9. Voortzetting van de pilot aanbod sprintertitels
        In 2009 is een start gemaakt met het in Overijssel uittesten van het
        wekelijkse Gelderse titelaanbod sprinters/actuele titels. Indien succesvol zou
        deze pilot omgezet worden naar structureel gebruik van het aanbod. In 2009
        is besloten om niet langer in te zetten op deze pilot omdat er een landelijke
        pilot inkoop actuele titels van start is gegaan. Helaas is de landelijke pilot niet
        voldoende van de grond gekomen.

        10.Centrale Discotheek Rotterdam (CDR)
        Met Muziekweb/CDR is een tweejarige overeenkomst afgesloten. Overijsselse
        Bibliotheekleden kunnen in deze periode gratis cd‟s, muziek-dvd‟s en lp‟s
        lenen van de CDR. De overeenkomst is een logisch vervolg op de
        overeenkomst die in 2009 is afgesloten met de CD-uitleen in Enschede en op
        de proef met CDR die in 2009 is gehouden in de Bibliotheek Deventer. Met
        deze overeenkomsten is de lange staart van de muziek gerealiseerd. Tijdens
        een ontvangst van de commissieleden Jeugd, Sociale infrastructuur en Cultuur
        op woensdag 24 maart in de Bibliotheek van Zwolle zuid is de overeenkomst
        op feestelijke wijze ondertekend.




        15
JAARRAPPORTAGE GPS 2010




        Behaalde resultaten 2010
         overeenkomst op Overijssels niveau met CDR waardoor de lange staart
          van de muziek gerealiseerd is;

        11. Monitoring van resultaten
        Na invoering van het dienstverleningsconcept gericht op individuele klanten
        moeten de behaalde resultaten in kaart worden gebracht.
        De huidige mogelijkheden om resultaten te monitoren zijn beperkt.
        Instrumenten om goed te kunnen meten, analyseren en vervolgens op te
        sturen moeten ontwikkeld worden. In 2009 is hiervoor een Programma van
        Eisen opgesteld en zijn de mogelijkheden om het datawarehouse van Probiblio
        te gebruiken uitgezocht. Het Programma van Eisen is overgedragen aan De
        Bibliotheek Nederland. Binnen het landelijke projectpakket is op basis van het
        Programma van Eisen een sturingsmonitor ontwikkeld en uitgeprobeerd in
        Bibliotheek Zwolle-zuid en Haren (Groningen). De sturingsmonitor werkt goed
        maar de technische mogelijkheden om deze in te zetten zijn nog niet
        compleet. In 2011 met de realisatie van Bicat Wise zal het voor alle
        Bibliotheken in Overijssel mogelijk zijn om deze monitor te gebruiken.

        Behaalde resultaten 2010
         de resultaten van Bibliotheken die deelnemen aan de winkelformule zijn
          in kaart gebracht met de huidige mogelijkheden;
         Pilot in Zwolle-zuid van de landelijk ontwikkelde sturingsmonitor.


        3.3.2 Dienstverleningsconcept ‘institutionele klanten’
         Resultaten 2011 (uit meerjarenprogramma 2008-2011)
          in de periode 2008-2011 stijgt het aantal gebruikers van 25% naar 29%
           van het aantal inwoners;
          elke klant kan met zijn Bibliotheekpas overal via internet in alle relevante
           geselecteerde databanken zoeken en gevonden digitale bronnen
           raadplegen;
          10.000.000 raadplegingen per jaar van onze digitale informatiebronnen;
          600.000 Al@din vragen;
          Het aantal volwassen deelnemers aan cursussen op het gebied van
           mediawijsheid stijgt met 50%;
          Het marktaandeel in het onderwijsveld is substantieel gegroeid. We
           bereiken met onze dienstverlening 80-100% van de scholen van
           vroegschools onderwijs en basisonderwijs. We hebben een samenwerking
           met 30-50% van de scholen in het voortgezet onderwijs en ROC‟s;
         met onze provinciale collectie dekken wij op provinciaal niveau 95% van de
           uitleningen met een maximale levertijd van 1 week. De provinciale collectie
           sluit aan bij de landelijke collectie.


        16
JAARRAPPORTAGE GPS 2010


        Het tweede dienstverleningsconcept richt zich op institutionele klanten en wel
        op het onderwijs in het bijzonder. Van oudsher zijn er nauwe
        samenwerkingsverbanden tussen de Bibliotheek en het basisonderwijs. In het
        voortgezet onderwijs wordt de positie van de Bibliotheken versterkt door
        samen te werken op basis van zakelijke overeenkomsten met wederzijds
        commitment.

        Prestaties dienstverleningsconcept ‘institutionele klanten’

        1. Biebsearch VO en ROC
        Biebsearch bewijst zich meer en meer als concept voor het VO en ROC. In
        2010 zijn er veelbelovende overeenkomsten aangegaan met deze
        onderwijsinstellingen waardoor ca. 23.000 scholieren lid zijn van de
        Bibliotheek. Deze voor Bibliotheken moeilijk bereikbare doelgroep maakt
        hierdoor volop gebruik van de informatie die aangeboden wordt door de
        Bibliotheken in de digitale leeromgeving van de school. Zodoende zijn de
        Bibliotheken volop in beeld bij de scholieren.

        De acquisitie van Biebsearch is in volle gang. Diverse verkennende
        gesprekken vinden plaats met ROC‟s en voortgezet onderwijsinstellingen in
        Overijssel.

        Ook buiten Overijssel bestaat grote belangstelling voor Biebsearch. Op
        landelijk niveau wordt ingestoken op doorontwikkeling van deze
        dienstverlening richting het voortgezet onderwijs en ROC‟s. Eind 2009 is
        subsidie toegekend om masterclasses te organiseren. Met succes zijn deze
        masterclasses afgerond. Dit maakt een goede uitbreiding op landelijk niveau
        mogelijk.




        Behaalde resultaten 2010
         ondersteuning van de pilot voortgezet onderwijs;
         start Thorbecke College en Twents Carmel College (samen 6.500
           leerlingen)
         uitbreiding dienstverlening ROC Deltion van 2.000 studenten naar 9.000
           studenten
         uitbreiding content en afstemming met landelijke partijen;
         23.000 leerlingen vo en mbo bediend met het Biebsearch concept.

        2. Biebsearch voor basisonderwijs
        Onder de naam Biebwijz is een gezamenlijke productencatalogus ontwikkeld
        voor het basisonderwijs. Door de krachten te bundelen wordt de kwaliteit van
        het gezamenlijk productaanbod primair onderwijs verbeterd en de
        productontwikkeling efficiënter georganiseerd. In het schooljaar 2010/2011 is
        het aantal Bibliotheken dat deelneemt aan Biebwijz uitgegroeid naar 17
        Bibliotheken en is de vervolgstap gemaakt in productontwikkeling. Samen met

        17
JAARRAPPORTAGE GPS 2010


        het basisonderwijs is gekeken hoe de verschillende producten samengevoegd
        kunnen worden tot integrale dienstverlening. De producten worden
        aangeboden in drie domeinen namelijk: taal en lezen, mediawijsheid;
        schoolmediatheek.

        Eind 2009 is het project Biebsearch voor primair onderwijs van start gegaan.
        Dit project is landelijke opgepakt en gefinancierd. Het landelijke project werd
        aangestuurd door een projectleider uit Overijssel waardoor er een goede
        afstemming is tussen beide projecten.

        Behaalde resultaten 2010
         uitbreiding deelnemende Bibliotheken Biebwijz naar 17 Bibliotheken;
         Pilot met 10 basisscholen om de verschillende producten samen te voegen
           tot integrale dienstverlening


        3.3.3 Ondersteuning dienstverleningsconcepten
        In het dienstverleningsconcept „winkels‟ gaat het om de ombouw van
        aanbodgerichte Bibliotheken naar vraaggerichte Bibliotheken. Dit
        dienstverleningsconcept is een totaalconcept. Het gaat niet alleen om fysieke
        herinrichting van Bibliotheken maar ook om andere kwaliteiten van
        medewerkers, andere budgetten, en een andere huisstijl. Kortom een andere
        organisatie.

        In het dienstverleningsconcept „institutionele klanten‟ gaan we zakelijke
        overeenkomsten aan met institutionele klanten. Dit vraagt om een andere
        benadering van de klanten dan die we tot nu toe gewoon waren.

        Een aantal van deze werkzaamheden wordt op lokaal niveau uitgevoerd en
        een aantal werkzaamheden wordt vanuit een provinciale BackOffice
        georganiseerd. Door het realiseren en het accepteren van de consequenties
        die de bovenstaande dienstverleningsconcepten met zich meebrengen zitten
        de Overijsselse Bibliotheken op dit moment in een veranderingsproces. De
        komende periode zullen werkzaamheden op provinciaal niveau en lokaal
        niveau nauwkeurig op elkaar afgestemd worden. Om dit veranderingsproces
        te realiseren en de dienstverleningsconcepten te bestendigen is een aantal
        projecten opgezet.

        Prestaties ondersteuning dienstverleningsconcepten

        1. Scholing
        Voor beide dienstverleningsconcepten moeten de Bibliotheken
        verkoopkrachtiger worden. Evenals in 2008 en 2009 is er in 2010 vanuit GPS
        trainingen aangeboden aan de medewerkers in de lokale Bibliotheek om de
        collectie aantrekkelijker te presenteren op basis van ervaringen uit de retail;
        de Bibliotheek, en haar assortiment te „verkopen‟; met „retailogen‟ te kijken
        naar de Bibliotheek. Alle Bibliotheken in Overijssel hebben deze trainingen
        aangeboden aan hun medewerkers.

        Implementatie van winkelformules betekent een andere manier van werken
        met elkaar. Op netwerkniveau is ondersteuning georganiseerd voor de
        implementatie van de winkelformules en de bewaking en doorontwikkeling
        daarvan. Scholing van medewerkers die op netwerkniveau helpen met het
        implementeren van de winkelformule in de lokale Bibliotheek is niet
        gerealiseerd. Vanwege de latere start van de Provinciale BackOffice is dat
        vertraagd. In 2011 is deze deskundigheidsbevordering op gang gekomen.

        18
JAARRAPPORTAGE GPS 2010



        Behaalde resultaten 2010
            alle Bibliotheken hebben display- en verkooptrainingen aangeboden
             aan hun medewerkers waardoor 90% van de Front en BackOffice
             medewerkers deze trainingen gevolgd hebben;
            scholing van medewerkers in de lokale Bibliotheken om de Bibliotheek
             en haar assortiment te verkopen.

        2. Organisatieontwikkeling en werkprocessen
        Realisatie van beide dienstverleningsconcepten brengt een behoorlijke
        organisatieverandering voor de Overijsselse Bibliotheken met zich mee. De
        dienstverlening vraagt om andere competenties van de medewerkers,
        verschuiving van budgetten, aanpassing van kwaliteitsbeleid etc.
        Op basis van het in 2009 ontwikkelde stappenplan “organisatieontwikkeling en
        werkprocessen” hebben de Bibliotheken die in 2010 het winkelconcept hebben
        ingevoerd ondersteuning gekregen op het gebied van organisatie.
        Medewerkers zijn niet alleen geschoold maar ook voldoende voorbereid op de
        veranderende werkprocessen. De klant- en werkprocessen zijn in 2009
        omschreven en op basis van ervaringen geactualiseerd zodat de invoering van
        het winkelconcept zo goed mogelijk gerealiseerd wordt. De bijbehorende
        functieprofielen zijn omschreven en vastgesteld zodat ze lokaal toegepast
        kunnen worden.

        Ook vanuit dit project is een bijdrage geleverd aan het landelijke project De
        Bibliotheek Nederland. Zo zijn de klant- en werkprocessen optimaal
        afgestemd op landelijk niveau.

        Behaalde resultaten 2010
         ondersteuning organisatieontwikkeling in alle 17 vestigingen die
          heringericht zijn;
         actualisering klant- en werkprocessen;
         functieprofielen beschreven en vastgesteld;
         bijgedragen aan het landelijk project De Bibliotheek Nederland.

        3. I-factor wordt Innovatielab
        Na 2 jaar kan gesteld worden dat het project I-factor wat betreft het aantal
        studenten niet geleid heeft tot het gewenste resultaat. Evaluatie in 2010
        maakte duidelijk dat doorzetten van de I-factor niet zinvol is. De
        aanmeldingen bleven achter, met als voornaamste reden dat de Bibliotheek
        niet gezien wordt als interessante werkplek door hbo studenten In totaal
        hebben er 7 studenten deelgenomen aan het project, werkzaam in 4
        Bibliotheken: Zwolle (1) Deventer (4), Arnhem (1) en Nijmegen (1).

        Het project heeft wel een positief resultaat wat betreft de samenwerking
        tussen Saxion en de Bibliotheken. Geconcludeerd kan worden dat beide
        partijen nog steeds veel voor elkaar kunnen betekenen m.b.t. de
        toekomst van de publieke dienstverlening. Saxion heeft behoefte aan een
        praktijkveld waar jongeren praktijkervaring en onderzoek kunnen doen. De
        Bibliotheken hebben behoefte aan nieuwe kennis, trendanalyses en scenario
        ontwikkeling voor de toekomst.

        Vanuit deze behoeften is een nieuw idee ontstaan om de
        projectsamenwerking voort te zetten: het Innovatielab. Het betreft het
        opzetten van een onderzoekslijn door Saxion Lectoraat, De Overijsselse
        Bibliotheken en het SAB. Studenten doen onderzoek aan de hand van
        opdrachten geformuleerd door het Bibliotheekveld.

        19
JAARRAPPORTAGE GPS 2010



        Er is dus geen sprake van een doorstart. Wel zijn de studenten van de I-factor
        gaan participeren in het Innovatielab. Aansluiting bij het retailcconcept wordt
        gevonden door de opdrachten die geformuleerd zijn. Bijv. onderzoek naar een
        vervangend concept voor kleine vestigingen of wanneer er geen subsidie meer
        zal zijn. Het Innovatielab vindt aansluiting bij verschillende opleidingen van
        Saxion en de Universiteit van Twente. In de toekomst zal nog meer
        samenwerking gezocht worden met andere kenniscentra en opleidingen

        Acties en resultaten 2010
         I-factor heeft een doorstart gekregen in het Innovatielab;
         Het Innovatielab vindt aansluiting bij verschillende opleiding van Saxion
           en de Universiteit Twente

        4. Provinciale BackOffice (PBO)
        Met de realisatie van herinrichting, een verbeterde collectie en een ideale
        website bij meerdere Bibliotheken, is de behoefte aan serviceondersteuning
        toegenomen op het gebied van formulemanagement, collectiemanagement,
        digitale Bibliotheek en dienstverlening onderwijs. In 2009 is deze
        ondersteuning nog gerealiseerd vanuit de projectorganisatie. Vanaf 2010 is
        deze netwerkondersteuning grotendeels bekostigd met structurele inzet van
        middelen vanuit de lokale Bibliotheken. Helaas leverde het opstarten van een
        Provinciale BackOffice organisatorisch en juridisch meer problemen op dan
        aanvankelijk verwacht werd. De organisatie van deze BackOffice is niet van
        de grond gekomen. De benodigde serviceondersteuning is op een
        projectmatige wijze vormgegeven. Eind 2010 is een afspraak gemaakt voor
        een tijdelijke oplossing van de organisatorische en juridische problemen zodat
        in 2011 de Provinciale BackOffice met 4 fte van start kan gaan. In 2011 zal
        een plan gemaakt worden voor een doorstart van de in 2011 opgestarte
        Provinciale BackOffice.

        Naast de serviceondersteuning die deels vanuit de projectorganisatie en deels
        vanuit een projectmatig georganiseerde Provinciale BackOffice gerealiseerd is,
        zijn er ook structureel materiële kosten gemaakt. De inkoop van digitale
        content voor thuisgebruik en de overeenkomsten die voor langere tijd
        aangegaan worden met verschillende partijen zijn bekostigd met de
        structureel ingezette middelen vanuit de lokale Bibliotheken voor de
        Provinciale BackOffice.

        Behaalde resultaten 2010
         een projectmatige start van de Provinciale BackOffice o.a. door een
           interim formulemanager aan te stellen;
         een overeenkomst met alle Bibliotheken om structureel middelen vanuit
           de lokale Bibliotheek in te zetten om de Provinciale BackOffice te
           bekostigen:
         een plan voor een tijdelijke oplossing van de organisatorische en
           juridische problemen zodat in 2011 gestart kan worden met de Provinciale
           BackOffice
         netwerkondersteuning op de onderdelen formulemanagement,
           collectiemanagement, digitale Bibliotheek en dienstverlening onderwijs
          gerealiseerd;
         inkoop digitale content.


        5. Integrale kwaliteitszorg en controle (INK)



        20
JAARRAPPORTAGE GPS 2010


        Kwaliteitsbeleid is een middel om de gestelde doelen te helpen bereiken, die
        de lokale Bibliotheekorganisaties en de netwerkorganisaties zich hebben
        gesteld. Een belangrijk item in dit project is de verankering van het
        kwaliteitsdenken in het Bibliotheekbeleid.
        Om deel uit te kunnen blijven maken van het landelijk netwerk van
        Bibliotheken moet een Bibliotheekorganisatie gecertificeerd zijn. Eind 2009
        hebben alle Overijsselse Bibliotheken de eerste audit ondergaan en vanaf
        2010 begint de tweede auditronde met aangescherpte normen. Vanuit het
        INK project wordt ondersteuning aangeboden aan de Bibliotheken bij de
        voorbereiding op de audit in het kader van de certificering.

        Om gecertificeerd te worden moet een Bibliotheek gegevens hebben over de
        tevredenheid van klanten en medewerkers. De bestaande onderzoeken zijn
        niet volledig toereikend voor de Overijsselse Bibliotheken omdat zij volgens
        het winkelconcept werken. Vanuit GPS is uitgezocht hoe de beide
        onderzoeken aangepast kunnen worden op basis van het winkelconcept.

        Behaalde resultaten 2010
         ondersteuning aan de Bibliotheken bij de voorbereiding op de audit in het
          kader van de certificering;
         aangepaste versie van de Klant- en Medewerkerstevredenheids-
           onderzoeken

        6. Netwerkvorming
        Het meerjarenprogramma GPS wordt integraal uitgewerkt door de vijf
        programmalijnen te verbinden in een plan gebaseerd op de longtailstrategie
        van Chris Anderson. Het uitvoeringsplan kent twee dienstverleningsconcepten
        die de resultaten uit het meerjarenprogramma moeten behalen.

        Om deze ingezette koers succesvol te laten blijven, is het nodig ook op
        bestuurlijk niveau stappen te zetten. Hiervoor is behoefte aan een
        besluitvaardige netwerkorganisatie om de geformuleerde missie en visie ook
        bestuurlijk te verankeren en vrijblijvendheid van de afzonderlijke Bibliotheken
        te beperken. In 2009 is gestart met een bestuurlijk traject dat in 2010 een
        vervolg heeft gekregen. In 2010 zijn alle voorbereidingen getroffen om in
        2011 een besluit te nemen over de nieuwe organisatievorm. Inmiddels is dit
        besluit genomen en is het netwerk van Overijsselse Bibliotheken in 2011 een
        vereniging geworden.

        Behaalde resultaten 2010
         proces doorlopen dat aanzet tot besluitvorming nieuwe organisatievorm
          netwerk van Overijsselse Bibliotheken.

        7. Coördinatie en doorontwikkeling meerjarenprogramma en
           uitvoeringsplan GPS
        Afstemming en coördinatie op het gehele programma is nodig. Een van de
        programmamanagers is in 2010 coördinator van het GPS programma. Vanuit
        de coördinerende taken wordt ook de aansturing gedaan rondom de
        communicatie van het GPS programma. Communicatie en gezamenlijke
        promotie vormt een wezenlijke ondersteuning van het GPS programma. De
        provinciale promotie heeft een zodanige vorm dat er een meerwaarde is voor
        elke afzonderlijke Bibliotheek in het algemeen en het netwerk in het
        bijzonder. De communicatie ondersteunt het draagvlak voor het programma
        en de resultaten die het oplevert.




        21
JAARRAPPORTAGE GPS 2010


        De uitvoeringsstrategie wordt gedurende de looptijd van GPS doorontwikkeld.
        De richting van deze doorontwikkeling zal mede bepaald worden door de
        resultaten die komen uit een onderzoek naar klantsegmenten die in mindere
        mate gebruik maken van de Bibliotheek en de groep niet-leden.

        Behaalde resultaten 2010
         coördinatie meerjarenprogramma en uitvoeringsplan GPS;
         doorontwikkeling uitvoeringsstrategie;
         communicatie naar interne en externe doelgroepen over het GPS
          programma en de veranderende dienstverlening;
         gezamenlijke promotie op activiteiten zoals Nederland Leest, digitale
          nieuwsbrief, officiële openingen, displaykalender.



        3.4 Projecten versus prioriteiten
        GPS kent vijf programmalijnen. De programmalijnen dragen bij aan de
        invulling van de drie landelijk gestelde kerntaken van de Bibliotheek. In
        onderstaande matrix wordt deze invulling weergegeven. De matrix geeft een
        beeld van de programmalijnen en de mate waarop ze raakvlakken hebben
        met de kerntaken. Veel programmalijnen hebben raakvlakken met meerdere
        kerntaken.



         Kerntaken →
                                         Informatie




         + = raakvlak met kerntaak
                                                      Educatie




         ++ = sluit nauw aan bij
         kerntaak
                                                                 Lezen



         ↓ Projecten
         Werven en behoud van leden      +            +          ++
         Doorontwikkeling en             +            +          ++
         implementatie winkelformule
         Displayen                       +                       ++
         Ideale website                  +
         Collectiemethodiek              +            +          ++
         Samenwerkingscollectie          ++           ++         ++
         Zwaartepuntcollectie            ++           ++         ++
         Onderzoek naar logistiek en     +            +          +
         transport
         Voortzetting van de pilot                               +
         aanbod sprintertitels
         CDRotterdam
         Monitoren van resultaten        +                       ++
         Biebsearch SSCO                 ++           ++         +
         Biebsearch VO en ROC            ++           +          +
         Scholing                        +            +          +
         Organisatieontwikkeling en      +            +          +
         werkprocessen
         I factor                        +
         Provinciale BackOffice          +            +          +
         Intergrale Kwaliteitszorg en    +            +          +
         controle
         Netwerkvorming                  +            +          +

        22
JAARRAPPORTAGE GPS 2010


         Coordinatie MJP en               +          +         +
         uitvoeringsplan GPS




        3.5 Integraliteit, samenwerking, cofinanciering
            en voorbeeldfunctie
        GPS kan gekenschetst worden als een integrale aanpak voor vernieuwing van
        Bibliotheekwerk in Overijssel. Op vele fronten vindt afstemming plaats met
        activiteiten op landelijk, provinciaal en lokaal niveau. Voor de verschillende
        projecten geldt dat er belangstelling is uit den lande voor deelname of
        samenwerking (op onderdelen van projecten). Indien nodig wordt dergelijke
        belangstelling geformaliseerd in contracten of samenwerkings-
        overeenkomsten. Met regelmaat wordt gepubliceerd over de projecten,
        worden lezingen gegeven en wordt kennis overgedragen.




        23
JAARRAPPORTAGE GPS 2010


        Binnen het meerjarenprogramma is duidelijk sprake van cofinanciering.
        Gemeenten en provincie dragen in 2010 bij aan de realisatie van het
        meerjarenprogramma 2008-2011.




        24
JAARRAPPORTAGE GPS 2010




4. Organisatorische
   verantwoording
        4.1 Projectopzet
        De Overijsselse Bibliotheken hebben gezamenlijk een meerjarenprogramma
        vastgesteld dat het vernieuwingsprogramma is voor de periode 2008-2011.
        De Bibliotheken hebben de OBD gevraagd de uitvoering van dit programma te
        realiseren. De algemeen directeur van de OBD heeft daarvoor in overleg met
        DOBO een projectorganisatie opgezet die behalve aan hem ook rechtstreeks
        aan DOBO rapporteert. De OBD is de formele aanvrager van de
        subsidiebeschikking en legt ook de formele verantwoording van de bestede
        middelen af via zijn jaarrekening. Met deze organisatievorm is zowel de
        inhoudelijke als de zakelijke en formele verantwoording op een effectieve
        wijze georganiseerd.

        Het meerjarenprogramma GPS is opgebouwd langs vijf programmalijnen. De
        OBD heeft vijf programmamanagers aangesteld. Elke programmalijn kent een
        manager die de lijn uitzet naar de uitvoering en resultaatverantwoordelijk is
        voor zijn programmalijn. De programmamanagers zijn collectief
        verantwoordelijk voor de resultaten in het meerjarenprogramma. Eén van de
        programmamanagers is verantwoordelijk voor de afstemming en coördinatie
        van de programmalijnen. De programmamanagers laten zich adviseren door
        de OBD op het gebied van organisatieontwikkeling, personeel, bedrijfsvoering
        en ICT.

        Binnen een programmalijn worden projecten uitgevoerd. De uitvoering van
        projecten ligt in handen van projectteams. De projectleiders van deze teams
        brengen verslag uit aan de betreffende programmamanager. Voor de
        uitvoering van projecten worden tijdelijk projectleiders en –medewerkers
        aangetrokken. De projectleiders en –medewerkers kunnen afkomstig zijn van
        de Bibliotheken, de OBD, SAB of van buiten het Overijssels
        Bibliotheeknetwerk. De selectie gebeurt op grond van de benodigde kennis,
        ervaring en competenties. Voor de inzet van projectpersoneel ontvangt de
        uitlenende instantie een vergoeding.



        4.2 Communicatie
        Voor het behalen van de resultaten uit het jaarplan is het van groot belang
        dat iedere belanghebbende kan beschikken over de juiste informatie. Dit
        vraagt om een goede kennis- en informatie-uitwisseling binnen het netwerk.

        De Overijsselse Bibliotheken hebben de afgelopen jaren ruime ervaring
        opgebouwd met de interne en externe communicatie. De communicatie krijgt
        vorm door onder andere:

          agendering en bespreking van de inhoud en voortgang van projecten
          tijdens de DOBO vergaderingen die maandelijks plaatsvinden;
         regelmatige presentaties tijdens de gezamenlijke besturenbijeenkomsten;
         openingen, startbijeenkomsten, resultaatpresentaties organiseren rond de
          projecten, inclusief persberichten en daar gericht belangrijke relaties voor
          uit te nodigen;
         monitoring van de projecten en de deelprojecten: met een

        25
JAARRAPPORTAGE GPS 2010


          tweemaandelijkse voortgangsrapportage op hoofdlijnen aan DOBO en
          minimaal twee keer per jaar aan de Provincie in een mondeling
          toelichtingsgesprek met de beleidsambtenaar;
         verspreiding van een digitale nieuwsbrief;
         publiceren van informatie via intranet en de diverse websites.

        De coördinator van het meerjarenprogramma is verantwoordelijk voor de
        communicatie. De ontwikkelingen rondom communicatie en mogelijk in te
        zetten nieuwe communicatiemiddelen worden op de voet gevolgd.




        26
JAARRAPPORTAGE GPS 2010




Bijlage A: jaarrekening 2010
           De projecten van GPS maken onderdeel uit van de financiële
           verantwoordingen van de Overijsselse Bibliotheek Dienst. Derhalve maakt
           GPS deel uit van de jaarrekening van de OBD waarbij de accountant een
           goedkeurende verklaring heeft verstrekt.

De verkorte exploitatie en balans van GPS 2010 is als volgt:

1.) Exploitatie 2010
Lasten                                                                   Totaal
   4021 PR kosten                                                        4.730
   4070 Programmakosten                                                640.698
   4200 Salarissen                                                     859.353
   4231 Reiskosten dienstreizen                                          1.558
   4241 Studiekosten                                                    15.350
   4255 Inhuur derden                                                  202.992
   4351 Vormgeving en techniek                                               0
   4515 Onderhoud automatisering                                         5.500
   4800 Onvoorzien                                                           0
   4912 Rente rekening-courant en bankkosten                               -96
         Totale lasten                                               1.730.085
Baten
   8099 Diverse opbrengsten                                             25.962
   8398 Overige verkopen                                               183.468
   8550 Bijdragen derden                                               445.913
   8700 Rente                                                              325
   8902 Subsidie projecten                                           1.445.000
         Onttrekking bestemmingsreserve                                176.432
         Totale baten                                                2.277.100

         Saldo (toegevoegd aan de bestemmingsreserves)                 547.015



2.) Balans per 31-12-2010

Activa
Vorderingen en overlopende activa                                      157.053
Rekening courant OBD                                                 1.010.255
Debiteuren                                                             238.196
Liquide middelen                                                         4.864
                                                                     1.410.368
Passiva
Bestemmingsreserve                                                   1.223.251
Crediteuren                                                            140.761
Schulden en overlopende passiva                                         46.356
                                                                     1.410.368




           27

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:37
posted:8/10/2011
language:Dutch
pages:27