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Tenuta dei documenti di lavoro: così la semplificazione
Mauro Marrucci Consulente del lavoro in Livorno
Tra le disposizioni del Dl n. 112/2008 assume un ruolo centrale l’art. 40 che si occupa di alcuni aspetti relativi alla tenuta dei documenti di lavoro e di altri adempimenti formali, abrogandone alcu ni e modificandone altri. Al professionista la tenuta dei documenti di lavoro In particolare l’art. 40, comma 1, del Dl n. 112/ 2008 provvede a riformulare l’art. 5 della legge n. 12/1979 in tema di tenuta dei libri e documen ti di lavoro presso il professionista incaricato. So stanziali le modifiche che ne scaturiscono. In pri mo luogo la norma estende la possibilità di tenuta dei documenti di lavoro presso lo studio di uno dei professionisti di cui all’art. 1 della legge n. 12/1979: oltre che ai consulenti del lavoro la facoltà è ora riservata anche agli avvocati, ai dot tori commercialisti ed ai ragionieri e periti com merciali. Tuttavia, non essendo stato abrogato l’art. 1, ultimo periodo della legge n. 12/1979, i professionisti non iscritti all’Ordine dei consulenti del lavoro sono ancora obbligati ad effettuare la comunicazione ai Servizi ispettivi delle Direzioni provinciali del lavoro delle Province nel cui ambi to territoriale intendono svolgere gli adempimenti in materia di lavoro. La facoltà di tenere la documentazione del lavoro presso i professionisti rubricati nella novellata di sposizione è tuttavia condizionata ad una preven tiva comunicazione, a carico dei datori di lavoro, alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio. Nella comunicazione dovranno es sere indicate sia le generalità del soggetto al quale è stato affidato l’incarico che il luogo ove risulta reperibile la documentazione. La comunicazione alla Direzione del lavoro assu me quindi la connotazione di adempimento obbli gatorio in assenza del quale viene meno il presup posto della tenuta della documentazione presso il professionista, da cui, peraltro, potrebbero discen dere le sanzioni previste dal Dl n. 112/2008. Dall’esame dell’impianto sanzionatorio non si in dividuano peraltro sanzioni specificamente con nesse alla rimozione della documentazione obbli gatoria. È tuttavia da ritenere che un ulteriore contributo in materia possa essere fornito dal de creto interministeriale di cui all’art. 39, comma 4, del Dl n. 112/2008, da emanarsi entro il 25 luglio prossimo, per quanto attiene alle modalità e tempi di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro ed alla disciplina del relativo regime transitorio connesso all’abrogazione degli artt. 20, 21, 25 e 26 del Dpr n. 1124/1965 ed alle norme ad essi correlate. In merito alla comunicazione datoriale, una par ticolare attenzione sembrerebbe doversi porre nel caso in cui l’azienda operi in più sedi di lavoro distinte, situate in Province differenti. In tale fattispecie, salvo difformi chiarimenti mini steriali, sembrerebbe opportuno, se non necessa rio, per i datori di lavoro effettuare la comunica zione presso ciascuna Direzione provinciale del lavoro territorialmente competente con riferi mento ad ogni sede di lavoro anche in relazione agli aspetti connessi alla vigilanza. Al fine di individuare, sotto il profilo nozionistico, la rile vanza di sede di lavoro potrebbe essere fatto riferimento all’unità produttiva aziendale secon do la definizione data dall’art. 2, comma 1, lett. i), del Dlgs n. 626/1994 e successive integrazio ni e modificazioni, per cui essa è da intendersi quale stabilimento o struttura finalizzata alla pro duzione di beni o servizi, dotata di autonomia finanziaria e tecnico funzionale(1). In ogni caso, secondo la nuova impostazione nor mativa, l’attribuzione della tenuta dei documenti di lavoro ai professionisti non comporta più l’ob bligo del rilascio di una copia da essi autenticata del libro di matricola, unitamente al libro paga, da tenersi sul luogo di lavoro a disposizione dei fun zionari di vigilanza. Dalla disposizione discendono tuttavia precisi oneri per i professionisti incaricati: essi sono resi
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In tale senso si veda Inail, nota 18 giugno 2001.
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Modalità di tenuta della documentazione di lavoro da parte dei professionisti di cui all’art. 1, legge n. 12/1979 Datore di lavoro Affidamento tenuta documenti di lavoro
Consulenti del lavoro Avvocati, Dottori commercialisti, Ragionieri e Periti commerciali Professionisti (Art. 1, legge n. 12/1979)
Organi di vigilanza Richiesta dei documenti di lavoro
Devono comunicare al Servizio ispettivo provinciale di operare in materia di lavoro (art. 1, comma 1, legge n. 12/1979)
Obbligo di adempimento entro 15 giorni
Inadempimento senza giustificato motivo
Comportamento recidivo
Sanzione al professionista da € 100 ad € 1.000
Deferimento all’ordine di appartenenza
Sanzioni disciplinari
direttamente responsabili della mancata esibizio ne, senza giustificato motivo, della documentazio ne in loro possesso, entro 15 giorni dalla richiesta degli organi di vigilanza. La mancata ottemperan za all’adempimento è punita, in capo ai suddetti depositari, con una sanzione di carattere ammini strativopecuniario, prevista da un minimo di 100 ad un massimo di 1.000 euro. In caso di comportamento omissivo recidivo, essi
possono essere altresì deferiti all’Ordine di appar tenenza per l’irrogazione di eventuali sanzioni di sciplinari, previa l’apertura della specifica proce dura ritualmente prevista dalla regolamentazione ordinistica. Nuove modalità di adempimento dell’obbligo di informazione dei lavoratori In ragione dell’evoluzione informatica nella ge
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stione delle comunicazioni con gli Uffici pubblici, una notevole semplificazione si registra anche in relazione alla documentazione da consegnare ai lavoratori all’inizio del rapporto di lavoro. Il com ma 2 dell’art. 4bis del Dlgs 21 aprile 2000, n. 181, così come inserito dall’art. 6 del Dlgs 19 dicembre 2002, n. 297, prevedeva infatti la con segna ai lavoratori, all’atto dell’assunzione, da parte dei datori di lavoro privati e gli Enti pubbli ci economici di una dichiarazione sottoscritta contenente i dati di registrazione effettuata nel libro matricola, nonché la comunicazione infor mativa di cui all’art. 1 del Dlgs 26 maggio 1997, n. 152, emesso in attuazione della direttiva n. 91/533/Cee concernente l’obbligo del datore di lavoro di informare il lavoratore delle condizioni applicabili al contratto o al rapporto di lavoro. Il Dl n. 112/2008, procedendo, con il comma 2 dell’art. 40, alla integrale riformulazione dell’art. 4bis, comma 2, del Dlgs n. 181/2000, consente ora di sostituire l’adempimento con la consegna, all’assunzione dei lavoratori e prima dell’inizio dell’attività di lavoro, di una copia della comunica zione telematica di instaurazione del rapporto di lavoro. In alternativa l’adempimento può essere assolto, sempre nei medesimi termini, con la consegna ai lavoratori di una copia del contratto individuale di lavoro, corredato da tutte le indicazioni di cui al Dlgs n. 152/1997. Nella fattispecie è opportuno ricordare che le informazioni richieste, così come in precedenza, sono quelle relative: a) all’identità delle parti; b) al luogo di lavoro o, in mancanza di un luogo di lavoro fisso o predominante, all’indicazione che il lavoratore sia occupato in luoghi diversi, nonché alla sede o al domicilio del datore di lavoro; c) alla data di inizio del rapporto di lavoro; d) alla durata del rapporto di lavoro, con indica zione se il medesimo sia stabilito a tempo deter minato o indeterminato; e) all’inquadramento, al livello ed alla qualifica attribuiti al lavoratore, oppure alle caratteristiche o alla descrizione sommaria del lavoro. In aggiunta alle suddette informazioni, ove non sia operato espresso rinvio alle norme del contrat to collettivo applicato, si rendono necessarie le ulteriori informazioni riguardanti: f) l’importo iniziale della retribuzione e i relativi
elementi costitutivi, con l’indicazione del periodo di pagamento; g) la durata delle ferie retribuite cui abbia diritto il lavoratore o le modalità della relativa determina zione e fruizione; h) la durata del periodo di prova ove previsto tra le parti; i) l’orario di lavoro; j) i termini del preavviso in caso di recesso. La nuova disposizione si applica ai datori di lavo ro privati e pubblici. Ne viene tuttavia escluso espressamente il personale non contrattualizzato della pubblica amministrazione: magistrati, pro fessori universitari, appartenenti alla carriera pre fettizia o diplomatica, appartenenti alla Polizia ed alle Forze Armate. Abrogazione del registro dei lavoratori mobili Tra gli adempimenti soppressi a decorrere dal 25 giugno 2008 si rinviene altresì quello relativo alla tenuta del registro per il settore dell’autotrasporto in ragione dell’abrogazione dell’art. 8, comma 3, del Dlgs 19 novembre 2007, n. 234(2), per effetto dell’art. 40, comma 3, del Dl n. 112/2008. La norma, che prevedeva l’istituzione di un apposito registro su cui annotare l’orario di lavoro effettua to dai lavoratori mobili da parte delle imprese di autotrasporti, era stata oggetto di reiterate critiche da parte degli operatori che vi individuavano una inutile duplicazione delle registrazioni, atteso an che l’obbligo del cronotachigrafo e della ferrea regolamentazione del settore. La spinta critica de gli operatori aveva peraltro indotto il Ministero del Lavoro ad individuare una soluzione di com promesso per quanto concerne la relativa modali tà di tenuta(3). Disposizioni in materia di collocamento obbligatorio Un contributo di semplificazione ha altresì interes sato la materia del collocamento obbligatorio con la modifica degli artt. 9, comma 6, e 17, comma 1, della legge n. 68/1999. In particolare è stato reso obbligatorio l’invio, con modalità telematica, del prospetto informativo 1999, e Dm 22 novembre 1999. La disposizione del resto ha conferito carattere di omogeneità alle
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Emesso in attuazione della direttiva n. 2002/15/Ce concernente l’organizzazione dell’orario di lavoro delle persone che effettuano operazioni mobili di autotrasporti. Cfr. Min. lav., nota 19.3.2008 prot. n. 25/SEGR/0004103.
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modalità d’invio già rese obbligatorie da talune norme di carattere regionale che hanno da tempo privilegiato il canale telematico. Nessuna modifica è da registrarsi in relazione ai dati ed alle notizie richieste nel prospetto che continua a prevedere il numero complessivo dei lavoratori dipendenti, il numero e i nominativi dei lavoratori computabili nella quota di riserva di cui all’art. 3 della legge n. 68/1999, nonché i posti di lavoro e le mansioni disponibili per quel li da assumere al ricorrere dei presupposti ogget tivosoggettivi. Premesso quanto sopra, la novità più significati va è da individuarsi nella modificazione della periodicità annuale dell’invio del prospetto che coincideva con il 31 gennaio. Infatti, se rispetto all’ultimo invio del documento, non avvengono cambiamenti nella situazione occupazionale tali da modificare l’obbligo o da incidere sul compu to della quota di riserva, il datore di lavoro non è tenuto ad inviare il prospetto. La norma tuttavia, per la propria piena attuazione, al fine di assicu rare l’unitarietà e l’omogeneità del sistema infor mativo lavoro, del modulo per l’invio del pro spetto informativo, nonché della periodicità e delle modalità di trasferimento dei dati, necessita della emanazione di un decreto a cura del Mini stro del lavoro, della salute e delle politiche so ciali, di concerto con il Ministro per l’innovazio ne e le tecnologie, previa l’intesa con la Confe renza Unificata. Nessuna modifica, infine, per la rilevanza dei prospetti che continuano a mantenere la propria valenza pubblica tanto che gli uffici competenti, così come in precedenza, ne devono consentire il diritto di accesso, ai sensi dell’art. 7 della legge n. 241/1990, disponendone la consultazione nelle proprie sedi, negli spazi disponibili aperti al pubblico. Una disposizione sistematica riguarda infine la soppressione della dichiarazione di ottemperanza che era prevista dall’art. 17, comma 1, della legge dal quale sono state espunte, per mano dell’art. 40, comma 5, del Dl n. 112/2008, le parole «nonché apposita certificazione rilasciata dagli uffi ci competenti dalla quale risulti l’ottemperanza alle norme della presente legge». La soppressione sopra citata è stata resa necessa ria per svecchiare la norma che, letteralmente, prevedeva ancora che le imprese, sia pubbliche sia private, per partecipare a bandi di gara per appalti pubblici o intrattenere rapporti convenzio nali o di concessione con pubbliche amministra zioni, presentassero preventivamente, a pena di
esclusione, oltre alla dichiarazione del legale rap presentante, attestante la regolarità in materia di collocamento obbligatorio, anche la specifica cer tificazione rilasciata dagli uffici competenti dalla quale risultasse l’ottemperanza alle medesime norme. L’obbligo normativo era sopravvissuto anche alle disposizioni sulla semplificazione amministrativa introdotte dalla legge n. x/2003 che al capo II aveva introdotto modifiche al Dpr n. 445/2000 in materia di autocertificazioni prevedendo che «le disposizioni in materia di documentazione am ministrativa (…) si applicano a tutte le fattispecie in cui sia prevista la certificazione od altra attestazio ne, ivi comprese quelle concernenti le procedure di aggiudicazione e affidamento di opere pubbliche o di pubblica utilità, di servizi e di forniture, ancorché regolate da norme speciali, (…)». L’innovazione normativa, pur avendo evidente ri lievo anche sulla prescrizione di cui all’art. 17 della legge n. 68/1999 non aveva avuto seguito applicativo tanto che il Ministero del lavoro, con la circolare n. 10/2003 aveva già precisato che «(…) le aziende che intendono partecipare a gare per l’assegnazione di appalti pubblici, sono tenute a presentare unicamente una dichiarazione del legale rappresentante, che attesti l’ottemperanza agli obbli ghi di assunzione; sarà cura delle amministrazioni interessate effettuare, nei confronti delle aziende che risulterà aggiudicataria, i necessari accertamenti presso i servizi provinciali che esercitano le funzioni di collocamento». Di fatto il testo normativo viene ora adeguato all’indirizzo ministeriale appena citato. Collocamento della gente di mare Una ultima disposizione, dettata dall’art. 40, com ma 6, della «manovra estiva» concerne il colloca mento della gente di mare. Nella fattispecie gli armatori e le società di armamento sono tenute a comunicare, entro il ventesimo giorno del mese successivo alla data di imbarco o sbarco, agli Uffi ci di collocamento della gente di mare nel cui ambito territoriale si verifica l’imbarco o lo sbar co, l’assunzione e la cessazione dei rapporti di lavoro relativi al personale marittimo iscritto nelle matricole della gente di mare di cui all’art. 115 del Cod. Nav., al personale marittimo non iscritto nel le matricole della gente di mare nonché ad ogni lavoratore marittimo, intendendosi per tale, se condo la nozione mutuata dall’art. 2, comma 1, lett. a), del Dpr n. 324/2001, qualunque persona che svolga, a qualsiasi titolo, servizio o attività lavorativa a bordo di una nave.
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