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Le semplificazioni per la gestione della privacy dei lavoratori
Pietro Gremigni Consulente aziendale in Milano
L’art. 29 della legge n. 133/2008 ha semplificato alcuni adempimenti in materia di gestione della pri vacy nel rapporto di lavoro. In particolare l’obbligo di redigere il Dps e di notificare al Garante i tratta menti dati e la gestione dei dati trattati all’estero autocertificazione deve attestare che il trattamen to riguarda soltanto tali dati e avviene in osser vanza delle altre misure di sicurezza prescritte. Il primo elemento sostanziale di novità rispetto al decreto legge è l’inserimento del riferimento ai collaboratori, compresi anche quelli a progetto. Pertanto il trattamento di dati relativi alla sola salute di tali soggetti autorizza il titolare a rilascia re la semplice autocertificazione. Il puntuale riferimento alle due categorie dei di pendenti e dei collaboratori fa pensare che tutte le volte che vengono trattati dati relativi alla salute di lavoratori autonomi, agenti, rappresentanti, as sociati, soci lavoratori ecc., tali trattamenti obbli ghino comunque a redigere il Dps. Va ricordato infatti che per legge (art. 1, comma 788, legge n. 296/2007) i collaboratori hanno l’obbligo di inviare al committente nei termini di legge la certificazione di malattia, allo scopo di giustificare l’assenza. Proprio in funzione di tale adempimento e del fatto che il committente è destinatario della certi ficazione e dunque del relativo trattamento, la nuova norma ha inserito la semplificazione nel gestire gli obblighi di sicurezza dei dati trattati. Oltre a ciò il committente può essere messo nella condizione di gestire altri dati relativi alla salute o dei collaboratori a progetto o di altri lavoratori autonomi, magari riferiti alla gestione della sicu rezza sul lavoro. Il Dlgs n. 81/2008 stabilisce nei confronti dei collaboratori coordinati e continuativi e a progetto l’applicazione di tutti i suoi aspetti solo se la pre stazione lavorativa viene effettuata nei luoghi di lavoro del committente. Ciò può comportare pertanto per il committente il trattamento di dati del collaboratore riferiti ad esempio alla idoneità fisica dello stesso, in funzio ne, tra l’altro, della redazione del documento di valutazione dei rischi. Trattandosi di un dato relativo allo stato di salute del collaboratore rientra tra quelli previsti dall’art. 29 della legge n. 133/2008 e dunque permette l’esonero dall’obbligo del Dps. Nei confronti, invece, dei lavoratori autonomi che svolgono attività sul luogo di lavoro, non
Due sono gli aspetti regolamentati dall’art. 29 della legge n. 133/2008 che modificano, nella direzione della semplificazione amministrativa, al cuni adempimenti in materia di gestione della privacy nel rapporto di lavoro: uno che riguarda l’obbligo di redigere il Dps ossia il documento di programmazione e gestione della sicurezza dei dati trattati; l’altro l’obbligo di notificare al Garante i tratta menti dati. Il terzo è stato aggiunto dalla legge di conversione e riguarda il problema del trasferimento dei dati trattati all’estero. Vedremo di analizzare soprattutto i contenuti del le modifiche introdotte in sede di conversione in legge del Dl n. 112/2008, dal momento che gli aspetti generali di novità sono già stati toccati da un precedente intervento apparso in Guida al La voro n. 28/2008, pag. 74. Dps La disposizione che tende a semplificare e ridurre i casi in cui è obbligatorio redigere il Dps è stata riscritta dalla legge di conversione anche se nella sostanza non cambia l’assetto delineato col Dl n. 112/2008. Malattia e salute Per i datori di lavoro o committenti che non tratta no dati sensibili, tranne quelli relativi allo stato di salute e malattia dei dipendenti e collaboratori anche a progetto, senza indicazione della diagno si, ovvero dati relativi all’adesione ad organizza zioni sindacali o a carattere sindacale, la tenuta di un aggiornato documento programmatico sulla si curezza è sostituita dall’obbligo di autocertifica zione, resa dal titolare del trattamento in base all’art. 47 del Testo unico Dpr n. 445/2000. Tale
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Riepilogo sugli adempimenti per il rispetto della sicurezza dei dati trattati
Dati non sensibili trattati con modalità cartacee Dati non sensibili trattati con modalità informatiche
Non c’è obbligo di redigere il Dps
Dati sensibili trattati con modalità informatiche costituiti solo da dati sulla salute, malattia e sull’adesione ad organizzazioni sindacali
Obbligo di autocertificazione
Dati sensibili e giudiziari trattati con modalità informatiche
Obbligo di redigere il Dps
appare dal Dlgs n. 81/2008 (Testo unico sicurez za), un obbligo di trattare il dato salute di questi lavoratori, visto che gli adempimenti dei commit tenti sono limitati a: attrezzature di lavoro, tesse rino di riconoscimento negli appalti e dispositivi di protezione. Probabilmente la nuova norma, che ridisegna l’obbligo di sicurezza nel trattare i dati sensibili, vuole garantire i committenti obbligati per legge a gestire il dato salute, mentre negli altri casi in cui tale gestione è solo eventuale dovrebbe rimanere immutato l’obbligo di redigere il Dps secondo i criteri ordinari. Dati sindacali L’altra novità è l’avere inserito, oltre al dato salute, anche quello dell’adesione sindacale, ai fini del l’applicazione della disciplina semplificatrice. I dati sindacali principali che obbligatoriamente il datore di lavoro deve trattare riguardano: l’esercizio dei permessi spettanti in base alla legge n. 300/1970 per assolvere ad incarichi nel
l’ambito delle rappresentanze sindacali o per par tecipare a riunioni o assemblee; la delega che il lavoratore conferisce al datore di lavoro per riscuotere i contributi sindacali dalla propria retribuzione e versare alle organizzazioni a cui aderisce. L’ipotesi del trattamento di dati che rivelino l’ade sione sindacale diversi da quelli precedenti è vie tata dall’art. 113 del Codice della privacy nonché dall’art. 8 della legge n. 300/1970 e pertanto il trattamento è illecito di per sé. Tempi e sanzione per l’autocertificazione Sulla falsariga di quanto avviene in materia di sicurezza sul lavoro per le imprese fino a 10 di pendenti, il datore di lavoro dovrà redigere un’au tocertificazione. La norma non indica i tempi; noi riteniamo che la tempistica possa essere la seguente a seconda del le diverse situazioni: 1) il datore di lavoro è in regola con il Dps nel senso che lo ha già redatto o aggiornato entro il
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Dichiarazione sostitutiva di certificazione
Io sottoscritt... ......................................................................................................................................: nat... a ....................................................................... il ......................................................................., residente a ................................................................ prov. (................................................................) in via ........................................................................................................................................... n. ....: in qualità di legale rappresentante della Ditta/Società .......................................................................... valendomi delle disposizioni di cui all’art. 47 del Dpr 28.12.2000, n. 445, nonché dell’art. 29 della legge 21.8.2008, n. 133, consapevole delle pene stabilite per le false attestazioni e mendaci dichiarazioni, previste dal Codice penale e dalle leggi speciali in materia: dichiaro sotto la mia personale responsabilità: 1) che i dati personali trattati con modalità elettroniche non sono di tipo sensibile, salvo quelli relativi alla salute e alle malattie del personale, eseguiti senza indicazione della relativa diagnosi, e/o all’adesione ad organizzazioni sindacali; 2) che i trattamenti dei predetti dati sensibili sono stati eseguiti in osservanza delle misure di sicurezza richieste dal Dlgs 30.6.2003, n. 196 nonché dall’Allegato B al decreto stesso che si intendono qui richiamate ...................................................................................................................... ..................., data .................. in fede ....................................................
31 marzo: non deve fare nulla, salvo rendere l’autocertificazione qualora la situazione «fotogra fata» con il Dps dovesse cambiare da qui al prossi mo 31 marzo; 2) il datore di lavoro non ha redatto o non ha aggiornato il Dps secondo le regole del Codice della privacy: deve rilasciare l’autocertificazione subito; 3) il datore di lavoro è esonerato dal Dps, rilascia l’autocerticazione, ma successivamente inizia a trattare altri dati sensibili esclusi dalla deroga (ad esempio, relativi all’appartenenza a organizzazio ni politiche o a confessioni religiose): in questo caso viene meno la condizione di esonero e ritor na l’obbligo di redigere da subito il Dps. L’autocertificazione è un documento che deve es sere conservato dall’azienda e rispetto al quale non è richiesta alcuna data certa. Ricordiamo che l’art. 34 all’interno del quale il Dl n. 112/2008 ha inserito il comma 1bis, non è espressamente sanzionato dal Codice della pri vacy. La questione è particolarmente difficile e non esauribile in questa sede. Tuttavia riteniamo che la sanzione riferita all’art. 33 del Codice includa anche l’art. 34 che obbliga il titolare dei dati a rispettare le misure minime tra cui quelle di redi gere il Dps. Ora se noi ritenessimo punibile la mancata reda zione del Dps per chi ne è tenuto, ma non l’omes
sa autocertificazione renderemmo la norma ineffi cace. Pertanto riteniamo che l’omessa autocertifi cazione sia soggetta alla sanzione dell’arresto sino a due anni o con l’ammenda da diecimila euro a cinquantamila euro. Nozione di salute/malattia La formulazione individuata dall’art. 29 del de creto è molto ampia perché, oltre a riferirsi alla condizione di malattia del dipendente, contiene il termine «stato di salute» che comprende una va rietà di situazioni legate ad esempio a: infortunio del lavoratore; malattia antitubercolare; stato di handicap; condizioni psicofisiche legate all’osservanza del le norme sulla sicurezza sul lavoro oppure allo svolgimento di determinate mansioni che richie dono l’idoneità fisica del lavoratore (ad esempio per il possesso del porto d’armi per le guardie giurate); maternità della lavoratrice; fruizione di permessi per sottoporsi a terapie o cure. In tutti i precedenti casi nei quali il dato «salute» è trattato senza indicazione della diagnosi, cioè sen za che sia indicata la patologia specifica cui soffre il lavoratore, si può fare ricorso all’autocertifica zione, mentre nel caso contrario occorre redigere il Dps.
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Ad esempio se il datore di lavoro, a seguito di visita da parte del medico competente, non può adibire il lavoratore a mansioni di centralino per ché quest’ultimo soffre di una malattia alle vie uditive, essendo a conoscenza della diagnosi, qua lora trattasse ossia archiviasse tale dato, sarebbe necessario compilare e aggiornare il Dps. Disciplina semplificatrice È prevista poi l’emanazione di un provvedimento del Garante (e non più del Ministero) in relazione ai predetti trattamenti, nonché a trattamenti co munque effettuati per correnti finalità ammini strative e contabili, in particolare presso piccole e medie imprese, liberi professionisti e artigiani. Il Garante dovrà infatti individuare con proprio provvedimento, da aggiornare periodicamente, modalità semplificate di applicazione del discipli nare tecnico di cui all’Allegato B) del Codice della privacy in ordine all’adozione delle misure mini me di sicurezza. È stato abolito, dalla legge di conversione, il com ma (previsto dal Dl n. 112/2008) che prevedeva, anche in assenza di tale provvedimento, l’applica zione nei confronti di tutti i soggetti tenuti alla redazione del Dps, delle modalità autocertificati ve indicate.
Trasferimento dati all’estero L’altra novità riguarda l’ipotesi del trasferimento del dato personale all’estero verso Paesi non ap partenenti alla Ue. Ricordiamo che la regola generale consente il trasferimento tutte le volte che il livello di prote zione del dato personale garantito dal Paese este ro è adeguato, oppure, previa consenso dell’inte ressato. Oltre a questi casi generali, la legge (articolo 44 Codice della privacy), ammette il trasferimento dei dati all’estero, previa autorizzazione del Ga rante, sulla base di adeguate garanzie per i diritti dell’interessato individuate dal Garante stesso an che in relazione a garanzie prestate con un con tratto. Ebbene l’art. 29 della legge 6 agosto 2008, n. 133, di conversione del Dl 25 giugno 2008, n. 112 aggiunge, con una formulazione poco chiara, la possibilità del trasferimento dei dati all’estero anche mediante regole di condotta esistenti nel l’ambito di società appartenenti a un medesimo gruppo. L’interessato può far valere i propri diritti nel territorio dello Stato, in base al presente Codice, anche in ordine all’inosservanza delle garanzie medesime.
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