Reimbursement Templates by ics15473

VIEWS: 13 PAGES: 3

Reimbursement Templates document sample

More Info
									                                          STATE OF WASHINGTON     
                              DEPARTMENT OF LICENSING 
                            PO Box 9020      Olympia, Washington 98507-9020

                                          
                             Model Traffic Ordinance 
                 Reimbursement/Claims Process for Local Jurisdictions 
                                                 July 23, 2010 
 
 
Jurisdictions that issued citations for violations pointing to or utilizing the Model Traffic Ordinance 
(MTO) may be eligible for reimbursements from the Department of Licensing (DOL) for the amount of 
each fine refunded to violators.  
 
Reimbursements are limited to amounts violators paid for citations issued beginning July 1, 2007 and 
ending July 1, 2010 (for RCW 46.61.667 and 46.61.668) or ending July 19, 2010 (for other RCWs listed 
below).  Reimbursements are only for those violations that cite jurisdiction ordinances relying on the 
Model Traffic Ordinance for the following violations: 
 
• RCW 46.09.050:  Off Road Vehicle—Vehicles exempted from ORV use permits and tags. 
• RCW 46.09.115:  ORV—Authorized and prohibited uses. 
• RCW 46.09.117:  ORV—Operation by persons under thirteen. 
• RCW 46.37.395:  Equipment—Compression brakes (Jake brakes). 
• RCW 46.37.670:  Equipment—Signal preemption devices—Prohibited—Exceptions. 
• RCW 46.37.671:  Equipment—Signal preemption device—Possession. 
• RCW 46.37.672:  Equipment—Signal preemption device—Use, sale, purchase. 
• RCW 46.37.673:  Equipment—Signal preemption device—Accident—Property damage or less than 
     substantial bodily harm 
• RCW 46.37.674:  Equipment—Signal preemption device—Accident—Substantial bodily harm. 
• RCW 46.37.675:  Equipment—Signal preemption device—Accident—Death. 
• RCW 46.37.680:  Equipment—Sound system attachment. 
• RCW 46.44.013:  Appurtenances on recreational vehicles. 
• RCW 46.61.212:  Approaching stationary emergency vehicles, tow trucks, and police vehicles. 
• RCW 46.61.667:  Using a wireless communications device while driving. 
• RCW 46.61.668:  Sending, reading, or writing a text message while driving. 
• RCW 46.61.723:  Medium‐speed electric vehicles. 
• RCW 46.61.735:  Ferry queues—Violations—Exemptions. 


 
 
 
 

1 
 
 
Jurisdictions applying for reimbursements must submit requests using a Department of Licensing 
template that contains the following required fields: 
 

    Field Name                   Field Length              Comment 
    ref doc                      8 characters              Citation number 
    rd sfx                       2 characters              (place 9th char. In suffix field) 
    v msg                        25 characters             Write “citation reimbursement “ 
    v name                       32 characters             Jurisdiction name 
    v add1                       32 characters             First address line where reimbursement will be 
                                                           mailed 
    v add2                       32 characters             Second address line where reimbursement will 
                                                           be mailed ‐ optional 
    v add3                       32 characters             Third address line where reimbursement will 
                                                           be mailed ‐ optional 
    v city                       19 characters             Jurisdiction city where reimbursement will be 
                                                           mailed 
    v state                      2 characters              Jurisdiction state where reimbursement will be 
                                                           mailed 
    v zip                        9 characters              Jurisdiction zip code where reimbursement 
                                                           will be mailed 
    invoice                      30 characters             Jurisdiction check/warrant number for refund 
                                                           issued to violator 
    inv dt                       8 characters              Date check/warrant refund was issued.  
                                                           Format is CCYYMMDD (June 30, 2010 would 
                                                           be entered 20100630) 
    amount                       13 characters             Amount refunded to violator 
 

The Department of Licensing will provide the electronic template to jurisdictions on a DOL website. 
Jurisdictions are to download and save the template when requesting reimbursements. 

Jurisdictions are also required to include images of the following supporting documentation when the 
template is submitted to DOL: 

       •      IRS Form W9; and  
       •      Documentation showing citations were issued due to reliance on MTO; and 
       •      An attestation from the court showing that all refunds issued are valid and correct for those 
              violations issued between July 1, 2007 and July 19, 2010 and that they have supporting 
              documentation. 

Supporting documentation must be saved to a file prior to submitting documentation electronically to 
DOL. 




2 
 
Templates and supporting documentation files are to be submitted electronically through a secure file 
transfer protocol.  Limited access and location of the DOL site will be granted when the jurisdiction 
contacts DOL Internal Applications Support staff and the DOL Comptroller by email.  The email address 
to request access is:  

dolmto@dol.wa.gov 

If you have questions about the reimbursement process, please contact: 

     •   Accounting  ‐  Cindy Cavanaugh  ccavanagh@dol.wa.gov          360‐664‐1474 
     •   Operational – Clark Holloway      cholloway@dol.wa.gov        360‐902‐3846 
          




3 
 

								
To top