Docstoc

Perancangan Database Sistem Informasi Akademik

Document Sample
Perancangan Database Sistem Informasi Akademik Powered By Docstoc
					Dokumen Perusahaan Dalam Implementasi Undang-Undang No. 8 Tahun 1997 : Perlindungan
                Dokumen Elektronik dan Alih Media Arsip




               Aula Bank Nagari, Padang, 8 November 2006
Basis Data (Database), dapat dibayangkan sebagai sebuah
lemari arsip. Jika kita memiliki lemari arsip dan
berwenang/bertugas     untuk      mengelolanya,    maka
kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal seperti :
memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang
akan disimpan, menentukan kelompok/jenis arsip, memberi
nomor dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap
sampul/map.
Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan
yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat
dimanfaatkan kembali secara cepat dan mudah.
Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan
secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan
(redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai
kebutuhan.
Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang
disimpan dalam media penyimpanan elektronis.
                                   Mahasiswa
                                                                 Matakuliah




                                            Absen                Nilai


Lemari arsip sebuah ruang




                                     File Mahasiswa         File Matakuliah
       Disk / Storage


                                               File Absen   File Nilai




   Basis data di sebuah harddisk
 Rektorat                       Sekretariat




                PDE Dengan
               PC Stand Alone




Bank Bukopin
                Bank Bukopin



SIAM UPI-YPTK
SIAM UPI “YPTK”
Pemerintah Propinsi
LAMPUNG
Basis Data (Database), Data tersimpan secara terintegrasi
dan dipakai secara bersama-sama
Hardware, Perangkat keras yang digunakan dalam
mengelola sistem database
Software, perangkat lunak perantara antara pemakai dengan
data fisik. Perangkat lunak dapat berupa Data Base
Management System dan berbagai program aplikasi
User, sebagai pemakai sistem
Sistem Operasi (Operating System)
Mencegah Data redudancy dan Inconsistency
Mempermudah dalam melakukan akses terhadap data
Mempertimbangkan Data Isolation
Mencegah Concurent access anomaly
Mempertimbangkan masalah ke-amanan data
Mempertimbangkan masalah integritas
                                        user

     naive             app lication              so phisticated                    database
      user             pro grammer                    user                       administrator


  app lication         app lication                                                D atab ase
                                                     qu ery
   interface            pro gram                                                   Sch eme




                 D ata man ipulation
                      langu age                qu ery p ro cesso r
                    precompiler
                                                                         data d efin itio n
                                                                            langu age
  app lication                                                              compiler
                                               database
pro grams o bject                                                                       database
                                               manager
      cod e                                                                            management
                                                                                         sy stem


                              file manager




                                data files



                                                     data d ictio nary
                              disk
                            sto rag e
Stand-alone            database    diakses   pada    komputer
   personal misalnya Microsoft access, foxbase, dbase, dll


 Server database diakses oleh jaringan komputer
   misalnya Oracle, IBM DB2, Microsoft SQL Server, MYSQL,
   SYBASE, INTERBASE, PARADOX, PROGRESSQL, .
Membangun Bank Arsip (Data Warehouse)
  Implementasi e-Government berbasis IT diarahkan untuk membangun Bank
  Data (Data Warehouse) yang didukung oleh Sistem Informasi Eksekutif dan
  Informasi Pendukung Pengambil Kebijakan secera cepat dan tepat melalui
  pengintegrasian data/informasi dari seluruh Instansi dilingkungan PemKo
  Payakumbuh

                                   Bank Arsip
                                    Pemko
Sekretariat Kota                                              Dinas Kantor Arsip & Perpusta-
                               Bag. Hukum dan Ortal           kaan
Dinas Industri & Perdagangan                                  Dinas Pemuda & Olah Raga
                               Bag. Pembangunan
Dinas Kependudukan                                            Dinas Kebersihan & Taman
                               Bag. Protokol
Dinas Inkom & Humas                                           Dinas Pasar
                               Bag. Kuangan
Badan Pengawas                                                Dinas Perhubungan
                               Dinas KimPrasWil
Bappeda Payakumbuh                                            Dinas Pertanahan
                               Dinas Pendidikan
Kantor Satpol & Pamong Praja                                  Dinas Kesejahteraan Sosial
                               Dinas PemMasyKop & UKM
                                                              Badan Penanaman Modal
Ass. Adm. Pem. & pembangunan   Dinas KelPerikanan&Pertanian
Ass. Adm dan Umum                                             Badan KesBang & Pel. Masy.
                               Dinas Pendapatan
Bag. Tata Pemerintahan                                        Dinas Tenaga Kerja
Membangun Aplikasi Operasional Instansi
 Aplikasi Ketataprajaan                                 Aplikasi Administrasi

                                         Aplikasi
   OrTal                   Otonomi                        Adm &                     Perleng-
                                       Pelaporan Ke       Umum
                           Daerah                                                    kapan
                                     Pemprop. & Pusat

       Asisten Ketataprajaan                                     Asisten Administrasi




            Pemerintahan                                              Keuangan




                                          SIM
                                      Sekretariat
                                         Kota
 Aplikasi Ekonomi &                                       Aplikasi Pembinaan
 Pembangunan                                              Hukum & Sosial

               Per-                                      Hukum                           Bina
            ekonomian                                                                   Sosial


        Asisten Ekonomi                                           Asisten Pembinaan
        & Pembangunan                                              Hukum & Sosial

                                      KOORDINASI
                                       KE BAWAH                        Pemberd.
               Pem-
                                                                      Perempuan
             bangunan
 Sampel: Aplikasi Operasional Instansi BAPPEDA

                                                       e-Gov
                                                       PemKo



  Aplikasi Perencanaan     Aplikasi Perencanaan                                 Aplikasi Sarana &      Aplikasi RenBang
  Ekonomi & Keuangan       SDM & Sosial Budaya                                  Prasarana              & BangTek




                                                      Aplikasi Sekretariat




• Subbid Pertanian       • Subbid Kependudukan,   •   Subbag   Kepegawaian    • Subbid Perhubungan
                                                  •   Subbag   Keuangan                               • Subbid Kerjasama
• Subbid Keuangan,         TK & PP                                            • Subbid Tata Ruang &
                                                  •   Subbag   Umum                                     Luar Negeri
  PDU, & Parawisata      • Subbid Pemerintahan,                                 Lingkungan Hidup
                                                  •   Subbag   Organisasi &                           • Subbid Kerjasama
• Subbid Perdagangan       Hukum & Komunikasi                                 • Subbid Pengairan &
                                                      Hukum                                             Antar Daerah &
  Koperasi & Jasa        • Subbid                                               Sumber daya Air
                                                                                                        Lembaga Masyarakat
• Subbid Industri,         Pendidikan,Mental                                  • Subbid
                                                                                                      • Subbid Teknologi &
  Sumber Daya Alam &       Spritual & udaya                                     Pengembangan
                                                                                                        Informasi
  Kelautan               • Subbid Kesehatan &                                   Wilayah
                           Kesejah.Masyarakat                                   Pembangunan
    Jenis aplikasi e-Gov.

                                  e-Sport                              e-Election


                                                   e-Government             e-Library
                   e-Commerce                         PemKo
                              e-Learning                                  e-Services



                                          INTERNET                   INTRANET
   Unit Pelayanan Masyarakat Terpadu
                                                                           SIM Kepegawaian Terpadu
              Sistem Informasi Potensi Daerah
                                                                           SIM Perencanaan dan Pembangunan Kota




                                                         BANK DATA
                     Sistem Informasi Investasi                            SIM Monitoring dan Pengawasan Proyek
        Sistem Informasi Profil & Prospek Kota                             SIM Tanaman Pangan dan Peternakan
           Pusat Informasi Layanan Masyarakat                              SIM Keuangan Terpadu
                Pusat Informasi Kependudukan                               SIM Pertambangan & Peng. Energi
                          Pusat Informasi Bisnis                           SIM Koperasi, PKM dan Penanaman Modal
                    Sistem Informasi Pariwisata                            Aplikasi Profil & Prospek Kota Batam
     Sistem Informasi Sektor-sektor Unggulan                               SIM Kependudukan & Kemasyarakatan
Sistem Informasi Industri Kecil Menengah dan                               SIM Perlengkapan & Barang Daerah
                                      Kerajinan                            SIM Kelautan dan Perikanan
                               Informasi Pemilu                            Sis. Informasi Eksekutif dan LPJ Walikota
                                                                           Sistem Informasi Legislatif
                Pilihan Akses ke layanan UP2T


Akses
via internet/warnet
                                                        PROPINSI


   Datang ke PemKo                             PEMKO
                           Unit
                       Layanan

         Akses                          KECAMATAN
       via telepon

                                 Unit
                             Layanan
            Datang                               Unit layanan terdapat di
            langsung                kecamatan dan/atau Kota, berupa loket
                                  Pelayanan dan Perijinan Terpadu (UP2T),
                          dapat dilakukan dengan memberdayakan Warnet.
  Membangun Relasional Sistem Arsip Intelligent

  SIM_tabel            Penduduk_tabel
SIM_ID #                                        Vehicle_tabel
                     Penduduk_ID
                                             Vehicle_ID #                       Asuransi_tabel
Nomor
              Has    Nama                    Penduduk_ID (FK)
Polres                                                                        Asuransi_ID #
                     Alamat        Owns /
Issued        Numb                            Buatan
                     Pekerjaan                                  Insured by/
Expiry date   er
                                   Owns by    Model
                     Status                                                   Nama
                     Kepemilikan              Tahun             Insures
                     Dll.                     Warna
   Passport_tabel
Pass_ID #                                   Bank_tabel

Nomor                                   Bank_ID #
Imigrasi                                Nomor
Issued                                  Visa
Expiry date                                                      Dll._tabel
                                        Issued
                                        Expiry date         ????_ID #
                                                            ???????
                                                            ??????
                                                            ?????
                                                            ??????
Meliputi perancangan pemilihan DBMS baik secara conceptual, logical dan phisical.
Langkah-langkah dalam mendesign database (database design). Ada 3 langkah utama
   dalam design database yaitu:


1. Conceptual model
   Adalah mendefenisikan data-data yang diperlukan. Pada langkah pertama ini perlu
   diperhatikan adalah data apa yang dibutuhkan sebagai output, baik melalui screen
   (layar) atau printer, yang datanya harus disimpan dalam file database.


2. Logical database design
   Adalah menentukan data yang akan dikelompokan dalam suatu file database. Hal
   yang penting dalam pengembangan adalah logika disain database, model relasi
   dan proses normalisasi yaitu pengelompokan data menjadi satu tabel berdasarkan
   entity dan relasinya.
3. Physical database design
  Adalah pertimbangan kemampuan sistem yang akan
  dipakai jika diperlukan pembahasan yang sesuai dengan
  informasi sistem. Pada tahap ini adalah untuk
  mempertimbangkan, penyisipan dan penghapusan jika tidak
  terjadi maka tebel-tabel yang telah dinormalisasikan harus
  digabungkan kembali yang disebut penormalisasian.
Mengapa mengambil dan memproses data yang sama berulang kali? Pertanyaan inilah yang menjadi alasan utama
mengapa data warehouse diperlukan.Ada alasan lain, akibat situasi diatas, yang selalu menimbulkan keraguan pemakai
tingkat-atas nior manager, misalnya kepala wilayah) akan kebenaran informasi yang diperolehnya. Laporan harian pada
contoh bank-bank diatas diatas dijadikan sumber data oleh fungsi-fungsi dikantor cabang dan wilayah, untuk membuat
laporan yang lain untuk keperluan masing-masing. Akibat berantainya penggunaan dan pemrosesan individu ini (terutama
re-entry manual, perbedaan pengertian nilai data (definisi dan makna) dan formula perhitungan), maka bila mereka
mengadakan rekonsiliasi kembali berdasar laporan individu tersebut (misalnya waktu rapat manajemen antar ungsi),
hampir selalu muncul masalah inconsistenc informasi. Sistem gudang data (Data Warehouse) dibangun untuk mengatasi
masalah teknis dan bisnis dalam kasus-kasus sejenis diatas, yaitu kasus kasus yang berkaitan dengan pengunaan data dan
informasi untuk mengambil keputusan bisnis dan manajemen. Bandingkan gambar 2 berikut ini dengan gambar 1.
   Pada tahun 1981, IBM memperkenalkan
                                             IBM PC bersaing dengan Apple
 penggunaan Personal Computer (PC) untuk     Macintosh dalam memperebutkan
  penggunaan di rumah, kantor, dan sekolah          pasar komputer



Pada masa sekarang, kita mengenal perjalanan IBM
compatible dengan pemakaian CPU: IBM PC/486, Pentium,
Pentium II, Pentium III, Pentium IV (Serial dari CPU buatan
Intel). Juga kita kenal AMD k6, Athlon, dsb. Ini semua masuk
dalam golongan komputer generasi keempat.
       KOMPUTER GENERASI KELIMA
 Mendefinisikan komputer generasi kelima menjadi cukup sulit karena
tahap ini masih sangat muda. Contoh imajinatif komputer generasi kelima
adalah komputer fiksi HAL9000 dari novel karya Arthur C. Clarke
berjudul 2001:Space Odyssey. HAL menampilkan seluruh fungsi yang
diinginkan dari sebuah komputer generasi kelima. Dengan kecerdasan
buatan (artificial intelligence), HAL dapat cukup memiliki nalar untuk
melakukan percapakan dengan manusia, menggunakan masukan visual,
dan belajar dari pengalamannya sendiri.
 KOMUNIKASI DATA DAN JARINGAN KOMPUTER
Kemajuan teknologi komunikasi sekarang mempunyai pengaruh pada
perkembangan pengolahan data. Data dari satu tempat dapat kirim ke
tempat lain dengan alat telekomunikasi.




                          Media Transmisi Data           Kapasitas Kanal Transmisi    . Model peer to peer
 Komunikasi Data




                      Ethernet menggunaan satu kawat (kabel)
                                                                     Topologi Star atau Hub
Model Client/Server
  Penggunaan Keyboard
  Penciptaan keyboard komputer di ilhami oleh penciptaan mesin ketik yang dasar rancangannya di buat dan di patenkan oleh
  Christopher Latham pada tahun 1868 dan banyak dipasarkan pada tahun 1877 oleh Perusahaan Remington.




Penggunaan Mouse
Pada dasarnya, penunjuk (pointer) yang dikenal dengan sebutan "Mouse" dapat digerakkan kemana saja berdasarkan arah gerakan bola kecil
yang terdapat dalam mouse. Jika kita membuka dan mengeluarkan bola kecil yang terdapat di belakang mouse, maka akan terlihat 2
pengendali gerak di dalamnya. Kedua pengendali gerak tersebut dapat bergerak bebas dan mengendalikan pergerakan penunjuk, yang satu
searah horisontal (mendatar) dan satu lagi vertikal (atas dan bawah).
Penggunaan Scanner
Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi.
Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung kamu lihat pada kertas sedangkan scanner
hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat
dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang
kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar
Digital Camera
Salah satu input device yang sedang marak belakangan ini adalah digital camera.
Dengan adanya alat ini, kita dapat lebih mudah memasukan data berupa gambar apa
saja, dengan ukuran yang relatif cukup besar, ke dalam komputer kita. Digital camera
yang beredar di pasaran saat ini ada berbagai macam jenis, mulai dari jenis camera
untuk mengambil gambar statis, sampai dengan camera yang dapat merekam gambar
dinamis seperti video.


 OUTPUT DEVICE
 Output yang dihasilkan dari pemroses dapat digolongkan menjadi empat bentuk,
 yaitu tulisan (huruf, angka, simbol khusus), image (dalam bentuk grafik atau
 gambar), suara, dan bentuk lain yang dapat dibaca oleh mesin (machine-readable
 form). Tiga golongan pertama adalah output yang dapat digunakan langsung oleh
 manusia, sedangkan golongan terakhir biasanya digunakan sebagai input untuk
 proses selanjutnya dari komputer.
    Peralatan output dapat berupa:
    Hard-copy device, yaitu alat yang digunakan untuk mencetak tulisan dan image
    pada media keras seperti kertas atau film.
    Soft-copy device, yaitu alat yang digunakan untuk menampilkan tulisan dan
    image pada media lunak yang berupa sinyal elektronik.
    Drive device atau driver, yaitu alat yang digunakan untuk merekam simbol
    dalam bentuk yang hanya dapat dibaca oleh mesin pada media seperti magnetic
    disk atau magnetic tape. Alat ini berfungsi ganda, sebagai alat output dan juga
    sebagai alat input.

Printer dan Plotter
Printer dan plotter adalah jenis hard-copy device, karena keluaran hasil proses dicetak
di atas kertas. Printer memiliki berbagai macam bentuk dan ukuran, serta ketajaman
hasil cetak. Ukuran kertas yang dapat digunakan pun beragam.
Monitor
Monitor adalah salah satu jenis soft-copy device, karena keluarannya adalah berupa signal
elektronik, dalam hal ini berupa gambar yang tampil di layar monitor. Gambar yang tampil
adalah hasil pemrosesan data ataupun informasi masukan. Monitor memiliki berbagai ukuran
layar seperti layaknya sebuah televisi. Tiap merek dan ukuran monitor memiliki tingkat resolusi
yang berbeda. Resolusi ini lah yang akan menentukan ketajaman gambar yang dapat
ditampilkan pada layar monitor. Jenis-jenis monitor saat ini sudah sangat beragam, mulai dari
bentuk yang besar dengan layar cembung, sampai dengan bentuk yang tipis dengan layar datar
(flat).




                                                                             Infocus
    Monitor adalah salah satu jenis soft-copy device
CPU terdiri dari dua bagian utama yaitu unit kendali (control
unit) dan unit aritmatika dan logika (ALU). Disamping itu, CPU
mempunyai beberapa alat penyimpan yang berukuran kecil yang
disebut dengan register




CU (Control Unit) / Unit Kendali

                                   CPU (CENTRAL PROCESSING UNIT)

 Register
 Register merupakan alat penyimpanan kecil yang mempunyai kecepatan akses cukup tinggi,
 yang digunakan untuk menyimpan data dan instruksi yang sedang diproses sementara data dan
 instruksi lainnya yang menunggu giliran untuk diproses masih disimpan di dalam memori
 utama. Secara analogi, register ini dapat diibaratkan sebagai ingatan di otak bila kita melakukan
 pengolahan data secara manual, sehingga otak dapat diibaratkan sebagai CPU, yang berisi
 ingatan-ingatan, satuan
Array Processor
Bila sejumlah besar dari perhitungan harus dilakukan, maka untuk
mempercepat proses biasanya dipergunakan unit tambahan yang disebut
dengan array processor atau co-processor



MEMORI
CPU hanya dapat menyimpan data dan instruksi di register yang berukuran kecil
sehingga tidak dapat menyimpan semua informasi yang dibutuhkan untuk keseluruhan
proses program.




Random Access Memory (RAM)
Semua data dan program yang dimasukkan melalui alat input akan disimpan terlebih
dahulu di memori utama, khususnya RAM, yang dapat diakses secara acak (dapat
diisi/ditulis, diambil, atau dihapus isinya) oleh pemrogram. Struktur RAM terbagi
menjadi empat bagian utama.
Read Only Memory (ROM)
Dari namanya, ROM hanya dapat dibaca sehingga pemrogram tidak bisa mengisi
sesuatu ke dalam ROM. ROM sudah diisi oleh pabrik pembuatnya berupa sistem
operasi yang terdiri dari program-program pokok yang diperlukan oleh sistem
komputer, seperti misalnya program untuk mengatur penampilan karakter di layar,
pengisian tombol kunci papan ketik untuk keperluan kontrol tertentu, dan bootstrap
program. Program bootstrap diperlukan pada saat pertama kali sistem komputer
diaktifkan. Proses mengaktifkan komputer pertama kali ini disebut dengan booting,
yang dapat berupa cold booting atau warm booting.


BUS
Hubungan antara CPU dengan memori utama ataupun dengan alat-alat input/output
(I/O) dilakukan melalui suatu jalur yang disebut dengan bus. Hubungan antara CPU
dengan memori utama melalui jalur bus yang dilekatkan pada MDR, MAR, dan unit
kendali dalam CPU. Sedangkan bus yang menghubungkan CPU dengan alat-alat I/O
tidak dilekatkan langsung ke alat-alat I/O, tetapi dapat
MEDIA PENYIMPANAN (MEMORI) EKSTERNAL




Floppy Disk
Floppy disk drive yang menjadi standar pemakaian terdiri dari 2 ukuran yaitu 5.25” dan 3.5”
yang masing-masing memiliki 2 tipe kapasitas Double Density (DD) dan High Density (HD).
DVD (Digital Versatile Disc)
DVD adalah generasi lanjutan dari teknologi penyimpanan dengan menggunakan media
optical disc. DVD memiliki kapastias yang jauh lebih besar daripada CD-ROM biasa, yaitu
mencapai 9 Gbytes. Teknologi DVD ini sekarang banyak dimanfaatkan secara luas oleh
perusahaan musik dan film besar,




 DVD menyediakan format yang dapat ditulis satu kali ataupun lebih, yang disebut dengan
 Recordable DVD, dan memiliki 6 macam versi, yaitu :
 DVD-R for General, hanya sekali penulisan
 DVD-R for Authoring, hanya sekali penulisan
 DVD-RAM, dapat ditulis berulang kali
 DVD-RW, dapat ditulis berulang kali
 DVD+RW, dapat ditulis berulang kali
 DVD+R, hanya sekali penulisan
Sistem Operasi


   Sistem Operasi Berbasis Teks
                                                       Sistem Operasi Brbasis Grafis
 Aplikas Office




Word : Program Pemroses Kata
                               Excel : Program Pemroses Tabel     Player Suara / Musik
      Player Film                                      BrowserInternetExplorer




komunikasi melalu teks (messsage), juga bisa berupa suara (voice) mapun film (webcam)
SIAM UPI-YPTK
SIAM UPI-YPTK




         SERVER SIAM
           UPI-YPTK
           SERVER




 SIAM
UPI-YPTK
                Univ. Putra Indonesia “YPTK”




SIAM UPI-YPTK
                Bank Bukopin




SIAM UPI-YPTK
               SIAM UPI-YPTK
Bank Bukopin
Keamanan
   Setiap transaksi, arsip dan informasi di encrypted, Vendor
   bertanggung jawab atas keamanan server.
Kepercayaan
   Apakah Vendor Legitimate ? (Hanya berdasarkan informasi
   yang tertera pada homepage). Apakah konsumen legitimate ?.
   (Hanya berdasarkan no. credit card, beberapa vendor hanya
   mengirim produk ke alamat penagihan credit card)
Services Keamanan   Services Keamanan secara
secara Elektronik    Non-Elektronik
                    •   Identitas Foto, Nama lengkap, dll
• Authentication
                    • Pembuka Pintu dan kunci Masternya,
• Access Control      check point
                    • Surat Tersegel tinta yang tidak
• Confidentiality     terlihat
                    • Tinta tidak terhapus, hologram pada
• Integrity           credit card
                    • Tanda tangan notaris surat yang
• Non-Repudiation     terintegrasi
ARSIP PANDANG DENGAR
Arsip yang dapat dilihat atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki
bentuk fisik beranega ragam.
ARSIP PERMANEN
Arsip yang mempunyai nilai guna yang tinggi bagi kehidupan kebangsaan dan
pertanggungjawaban nasional
ARSIP REKAMAN SUARA
Arsip yang isi informasinya terekam dalam sinyal suara dengan mempergunakan sistem
perekam tertentu
ARSIP SEMI AKTIF
Arsip yang frekwensi penggunaannya secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
ARSIP STATIS
Arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
ARSIP TEKSTUAL
Arsip yang uraian informasinya berbentuk tulisan atau teks.
ARSIP TERATUR
Arsip inaktif yang semasa aktifnya ditata berdasarkan sistem tertentu dan masih utuh
penataannya, ditangani sebagai berikut:
1. Diperiksa kembali penataannya atas dasar sistem yang dipergunakan misalnya ;Sistem Buku Agenda, Sistem
   Kartu/Srstem Kaulbach.
2. Drtertibkan pengaturan fisiknya, sehingga penemuan kembalinya dapat lancar.
3. Arsip yang tidak diperlukan balk oleh Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan sebagai bahan bukti
   pertanggungiawaban nasional, dipilahkan dan disiapkan daftar pertelaannya untuk dimusnahkan sesual
   ketentuan yang berlaku.
4. Arsip yang diperlukan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintah yang bersangkutan tetapi diperlukan dan
   penting sebagai bahan bukti pertanggungiawaban nasional, dibuatkan daftar pertelaannya untuk kemudian
   diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai ketentuan yang berlaku.
5. Arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang
   bersangkutan, ditentukan jangka waktu penyimpanannya dalam Daftar Penyimpanari Arsip
6. Apabila waktu penyimpanan berakhir, dibuat Daftar Pertelaan Arsip baik untuk keperluan pemusnahan
   ataupun penyerahannya kepada Arsip Nasional.
7. Apabila jadwal Retensi Arsip mulai berlaku di Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan
   maka daftar waktu penyimpanan arsip disesuaikan dengan ketentuan dalam jadwal retensi arsip.
ARSIP VIDEO
Arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images) terekam dalam rangkaian garnbar
fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik.
ARSIP VITAL
Arsip yang dipergunakan untuk menjamin berlangsungnya kegiatan pemerintahan atau kegiatan usaha,
sehingga perlindungan atas arsip-arsip tersebut menduduki posisi sentral dan merupakan tuntutan yang
primer

AZAS DESENTRALISASI KEARSIPAN
Pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu
organisasi.
AZAS GABUNGAN SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI KEARSIPAN
Pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas sentralisasi dan
desentralisasi.
AZAS PENYIMPANAN ARSIP
1. Azas Sentralisasi
2. Azas Desentralisasi
3. Azas Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi
AZAS SENTRALISASI KEARSIPAN
Pelaksanaan pengeloalan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan disatu unit khusus, yaitu
pusat penyimpanan arsip
BADAN PEMERINTAH
Seluruh aparatur Pemerintah, termasuk dalam hal ini Perusahaan-perusahaan yang modalnya
sebagian atau seluruhnya berasal dan pemerintah.
BADAN SWASTA
Bidang kegiatan yang mempunyai pengaruh terhadap pelaksanaan pemenintahan dan atau
pembangunan serta perkembangan kehidupan kebangsaan pada umumnya, seperti Badan-badan
atau Organisasi - organisasi dibidang sosial politik atau ekonomi.
BAKI SURAT (LETTER TRAY)
Semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk meletakan/menyimpan surat yang biasanya
disimpan diatas meja.
BERKAS
Himpunan dokumen / arsip yang isinya saling berkaitan sehingga membentuk satu kesatuan informasi.
BRANKAS (SAFE KEEPING DOCUMENT)
Lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman dan biasanya
untuk menyimpan arsip-arsip penting / rahasla.
BROSUR
Terbitan yang mengandung infomasi tertentu yang bersifat aktual.
CANDI DEWA MATROEN
Tempat penyimpanan dokumen-dokumen negara, catatan sidang, peraturan-peraturan buku catatan dan lain-
lain di kota Athena, Yunani sekitar abad 5 dan 6 sebelum Masehi, dianggap merupakan lembaga kearsipan
pertama di dunia.
CARA PEMUSNAHAN
1.   Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat langsung dimusnahkan dengan
sepengetahuan Pimpinan Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan.
2.    Arsip-arsip yang tidak diperlukan baik oleh Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan yang
bersangkutan maupun untuk bahan bukti pertanggungjawaban nasional dapat dimusnahkan, dengan
ketentuan bahwa :
a. Untuk arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu perlu mendengar dengan pertimbangan Ketua
Badan Pemeriksa Keuangan.
b. Untuk arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu perlu mendengar pertimbangan Kepala
Badan Administrasi Kepegawalan Negara.
c. Untuk arsip yang menyangkut material dan kepemilikan perlu memperhatikan ketentuan - ketentuan yang
berlaku untuk itu
Pemusnahan Arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi
maupun bentuknya, serta disaksikan oleh. dua orang pejabat dari bidang hukum /
perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dan lembaga- lembaga / badan-
badan Pemerintahan yang bersangkutan.
4.   Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan membuat Daftar Pertelaan Arsip yang
dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip.
5.   Pemusnahan arsip hasil penyusutan harus dengan persetujuan Pusminda dan
Kantor Arsip Daerah Propirisi DKI Jakarta.
CARA PENATAAN
Sistem tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani sebagai berikut:
1.    Diperiksa kembali penataannya atas dasar sistem yang dipergunakan, misalnya : sistem buku agenda,
sistem kartu / sistem kaulbach dan lain-lain.
2.    Diterbitkan pengaturan fisiknya, sehingga penemuan kembalinya lancar.
3.    Arsip yang tidak diperlukan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan maupun sebagai bahan bukti
pertanggungiawaban nasional, dipilahkan dan disiapkan daftar pertelaannya untuk dimusnahkan sesuai
ketentuan yang berlaku.
4. Arsip yang tidak diperlukan oIeh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan, tetapi
diperlukan dan penting sebagai bahan bukti.pertanggungjawaban nasional, dibuatkan daftar pertelaannya
untuk kemudian diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai ketentuan yang berlaku.
5. Arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan
yang bersangkutan, ditentukan jangka waktu Penyimpanan Arsip.
6. Apabila waktu penyimpanannya berakhir, dibuat Daftar Pertelaan Arsip baik untuk keperluan
pemusnahan ataupun penyerahannya kepada Arsip Nasional.
7. Apabila Jadwal Retensi Arsip mulai berlaku di Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang
bersangkutan, maka Daftar Waktu Penyimpanan Arsip disesuaikan dengan ketentuan yang tersebut
dalam Jadwal Retensi Arsip.

 GUNA ARSIP REKAM
 1. Bahan pemawasan/pemeragaan kembali sesuatu atau peristiwa;
 2. Sarana pengawetan dan penyimpanan arsip/dokumentasi yang efektif;
 3. Sarana pelengkap pelayanan informasi yang cepat, tepat dan gambling;
 4. Pengganti arsip/dokumen yang asli berupa arsip bayangan (shadow archief)
HUKUM PIDANA
1. Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hokum memiliki arsip
   sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana
   dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
2. Barangsiapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a
   Undang-undang ini, yang dengan senagaj memberitahukan hal-hal tentang isi
   naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia
   diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara
   seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
3. Tindak pidana yang diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut
   dengan Peraturan Perundangan.
 INFORMASI
 Informasi pada dasarnya adalah data yang telah diolah atau merupakan hasil pengkajian yang
 kemudian dikirimkan kepada orang/unit kerja lain yang memerlukan layanan informasi.
 Informasi sebagai satu kesatuan berfungsi untuk mengurangi ketidakpastian. Informasi
 merupakan suatu keluaran dari suatu proses yaitu proses kegiatan yang dimulai dari
 pengumpulan data, penyusunan data, meringkas dan mengambil intisarinya untuk kebutuhan
 si penrima atau pengguna layanan informasi.
JARINGAN INFORMASI
Jaringan kerjasama pelayanan informasi kearsipan yang dilaksanakan secara
terpadu dan diolah secara professional.
JENIS DAN BENTUK ARSIP REKAM
Arsip rekam dibedakan dalam beberapa jenis yaitu film movie, film foto, suara dan mikrofilm.
1. Pada arsip film movie, film yang dipergunakan adalah dalam bentuk rol, ukuran 8, 16,35,70 dan 105 mm dengan kepekaan
   cahaya 64 200 ASA, berwarna atau hitam putih, dengan atau tanpa suara.
2. Sasaran film movie adalah kronologi proses suatu peristiwa atau kejadian dan dokumen korporil, dalam thema tertentu atau
   jurnal.
3. Pada arsip film foto, film yang dipergunakan adalah ukuran 35 120 mm dengan kepekaan cahaya 200 400 ASA, berwarna
   atau hitam putih.
4. Hasil pemotretan berbentuk frame atau set, berwujud foto berukuran poscard, salon/statie dan cabinet.
5. Sasaran rekam film foto adalah tahap-tahap dalam proses suatu kejadian status peristiwa, benda dan dokumen korporil.
6. Pada arsip suara, bahan perekam yang dipergunakan adalah pita magnetic berbentuk real atau assette dan piringan dengan
   ukuran kecepatan (speed) tertentu.
7. Sasaran rekam arsip suara adalah bunyi/suara akustik yang bernilai administrasi, hokum, sejarah dan ilmiah.
8. Pada arsip microfilm, film yang dipergunakan adalah dalam bentuk rol atau potongan, ukuran 8, 16, 35, 70, 105 mm dengan
   kepekaan cahaya 40 60 ASA, berwarna atau hitam putih.
9. Sasaran mikrofilmisasi adalah arsip/dokumen.
KEGIATAN KEARSIPAN
Kegiatan dalam bidang pembinaan, pengolahan dan pelayanan kearsipan, penilaian dan penyelesaian arsip serta pemasyarakatan kearsipan.
KEGIATAN PENATAAN
1. Urutan kegiatan dalam penataan adalah sebagai berikut:
a. Penyiangan/penyortiran menurut materi dan keadaan fisik
b. Penyusutan/retensi
c. Restorasi
d. Pengelompokan menurut kesamaan masalah dalam suatu berkas.
e. Penghimpunan arsip mengenai suatu urusan yang masalahnya satu sama lain saling berkaitan berturut-turut dalam suatu dosir candak, dosir iras dan
dosir tuntas.
f. Inventarisasi isi berkas dan dosir 9contoh model pada lampiran III)
g. Indexasi isi berkas dan dosir (contoh model pada lampiran IV dan V)
h. Pengemasan dalam/folder dan box.
i. Pengkodean (codenering).
j. Penyimpanan berkas atau dosir.
2. Lembar arsip tulis inaktif pada map/folder doletakkan dalam box secara wilahan (lateral)
3. Penyimpanan arsip pada Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta diatur sebagai berikut:
a. Berkas menurut Satmikal;
b. Dosir menurut judul urusan.
KEGUNAAN ARSIP REKAM
1. Bahan pemawasan/pemeragaan kembali sesuatu kejadian atau peristiwa;
2. Sarana pengawetan dan penyimpanan arsip/dokumen yang efektif;
3. Sarana pelengkap pelayanan informasi yang cepat, tepat, dan gamblang;
4. Pengganti arsip/dokumen yang asli berupa arsip bayangan.
KERUGIAN AZAS SENTRALISASI
1. Dapat menimbulkan keterlambatan didalam pemenuhan kebutuhan arsip untuk masing-
   masing unit lainnya, menginat pada waktu bersamaan beberapa unit kemungkinan meminta
   arsip.
2. Petugas arsip yang kurang tampil dan kurang memahami masalah yang ada di unit lain,
   mengakibatkan penyusunan arsip mungkin tidak atau sistematis
3. Terpisahnya letak gedung/kantor dirasakan sebagai hambatan karnea jarak yang berjauhan
KERUGIAN AZAS DESENTRALISASI
Pengawasan agak sulit dilakukan, dan lebih banyak menggunakan biaya, tenaga dan alat.
KEUNTUNGAN AZAS SENTRALISASI
1. Memudahkan pengawasan pengelolaan arsip bagi organisasi secara menyeluruh
2. Dapat memperoleh gambaran tentang jenis-jenis arsip yang dimiliki secara keseluruhan
3. memudahkan perawatan dan penyusutan arsip.
KEUNTUNGAN AZAS DESENTRALISASI
Arsip yang dibutuhkan akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh, karena prosedur tidak sulit.
KERUGIAN MICRO FILM
1. Perawatan yang mahal
2. Adanya penambahan komponen lain
3. Nilai instrinsik dari dokumentasi tersebut hilang

KLASIFIKASI
Suatu kegiatan pengelompokan arsip berdasarkan kelompok masalah.
KODE ARSIP
Tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam pola
klasifikasi arsip.
KOMPUTER
Serangkaian alat elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi/program yang diberikan
serta dapat menampilkan dan menyimpan keterangan bilamana diperlukan.
KURIR
Pegawai yang bertugas mengirim, menyampaikan, mengantarkan surat-surat.
LABEL
Petunjuk yang memuat keterangan tentang berkas-berkas atau arsip yang ada didalam tempat penyimpanan arsip (map, boks dan
lemari arsip).
MANFAAT ARSIP
1. Dalam bentuk kegiatan organisasi:
• Sebagai bahan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi;
• Sebagai bahan pengambilan keputusan/kebijaksanaan
• Sebagai bahan membuat perencanaan
• Sebagai bahan untuk penyusunan program
• Sebagai bahan acuan melaksanakan kegiatan
• Sebagai bahan evaluasi dan laporan
2. Bahan pertanggungjawaban antar generasi
3. Bahan penulisan sejarah
NILAI GUNA ARSIP
1. Nilai guna administarsi
2. Nilai guna hukum
3. Nilai guna keuangan
4. Nilai guna kebijaksanaan
5. Nilai guna pelaksanaan kegiatan
6. Nilai guna sejarah
7. Nilai guna penelitian
NILAI GUNA HUKUM
Bahwa arsip/dokumen mempunyai nilai yang sangat diperlukan dalam upaya melengkapi alat
bukti utama dalam proses peradilan.
NILAI GUNA KEBIJAKSANAAN
Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsinya setiap pimpinan structural selalu terlibat dalam
proses penentuan kebijaksanaan dan pengamilan keputusan.
NILAI GUNA KEUANGAN
Setiap instansi pemerintah wajib mempertanggungjawabkan setiap kegiatan yang dananya
bersumber dari uang negara yang digunakan untuk membiayai kegiatan yang dilaksanakan.
NILAI GUNA PENELITIAN
Arsip/dokumen mempunyai nilai sangat penting dalam mendukung berhasilnya kegiatan
penelitian khususnya dalam rangka penyediaan data, fakta dan informasi yang relevan dengan
obyek penelitian.
NILAI GUNA PELAKSANAAN KEGIATAN
Berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah merupakan pelaksanaan rangkaian
program yang saling berkaitan antar aprogram terdahulu, program sekarang dan program yang
akan datang.
NILAI GUNA SEJARAH
Arsip/dokumen mempunyai nilai sangat penting dalam penulisan sejarah agar dapat lebih mendekati kebenaran dan dapat
dipercaya.
PEMUSNAHAN ARSIP, DENGAN CARA:
Pemusnahan arsip adalah tindakan kegiatan secara fisik yang sudah berakhir fungsinya
serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total
yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat
lagi dikenal baik maupun bentuknya. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai waktu
penyimpanan 10 (sepuluh) tahun atau lebih, dilaksanakan dengan ketetapan pimpinan
lembaga negara/badan pemerintah masing-masing setelah memperhatikan
pertimbangan panitia penilai arsip serta dari Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang
menyangkut arsip keuangan dan atau dari Badan Administrasi setelah mendapat
persetujuan dari Arsip nasioanl.
Pemusnahan arsip kepegawaian dari Badan Pemerintahan yang berbentuk Badan
Negara atau Badan-badan usaha lainnya yang tata kepegawaiannya diatur berdasarkan
peraturan perundang-undangan tersendiri tidak memerlukan persetujuan Kepada
Badan Administrasi Kepegawaian Negara, tetapi tetap dengan memperhatikan
pendapat dari Arsio Nasional.
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN UNTUK MENYIMPAN ARSIP
1.   Filing Kabinet
2.   Ordner
3.   Baki surat (Letter Tray)
4.   Brankas (Safe Keeping Document)
5.   Rak buku (lemari terbuka)
6.   Lemari Arsip
7.   Visible record cabinet
8.   Compact rolling shelving (roll o-pact)
9.   Rotary Filing System
10. Compact rotary filing
11. Vertikal plan filing system
12. Data plan tray filing system (kardex)
13. Retrix
14. Memory writer
15. Microfilm
16. Komputer
17. Desk tray
18. Rollafile trolley
PERSONIL ARSIP (SYARATNYA)
1. Ketelitian
2. Kecerdasan
3. Kecermatan
4. Kerapihan
5. Tekun dalam melaksanakan tugas
6. Tidak mudah bosan
7. Mampu memegang/menyimpan rahasia
8. Peramah, sopan santun
9. Kesabaran/tidak emosional
10. Memiliki keahlian dibidang kearsipan
PERUSAK ARSIP
Arsip rusak karena faktor:
· Biologis (iklim tropis, kelembaban)
· Phisik (cahaya, panas, air)
· Kimiawi (gas acidic)
· Banjir, kebakaran, ulah manusia
 POLA KLASIFIKASI ARSIP
 Pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah sistematis dan logis serta disusun
 berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
 FOGGING/PENGASAPAN
 Suatu cara untuk mengkaliskan atau membebaskan arsip/dokumen dari hama/serangga,
 dengan cara menyemprotkan pestisida ke dalam ruangan arsip.
 PUBLIC RECORD OFFICE
 Kantor Arsip Nasional di Inggris, didirikan tanggal 14 Agustus 1838.
 PRESERVASI
 Usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan.
PROSES PENYIMPANAN
1. Memisah-misahkan arsip (segregating)
2. Meneliti arsip (examining)
3. Memasukkan arsip (assembling)
4. Mengklasifikasikan arsip
5. Mengindeks arsip
6. Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference)
7. Menyusun arsip
8. Memfile arsip
PROSEDUR KEGIATAN PENATAAN ARSIP
1. Penyortiran
2. Retensi
3. Klasifikasi
4. Inventarisasi
5. Indeks
6. Label/Tiket
7. Penyimpanan
SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK
1. Mudah dilaksanakan
2. Mudah dimengerti
3. Murah/ekonomis
4. Tidak memakan tempat
5. Mudah dicapai
6. Cocok bagi organisasi
7. Luwes
8. Dapat mencegah kerusakan
9. Mempermudah pengawasan
SISTEM KEARSIPAN POLA BARU
1. Penanganan urusan kearsipan pengorganisasiannya diatur secara tegas
   (Kep. Gubernur KDKI Jakarta nomor 1024 tahun 1994)
2. Prosedur surat menyurat digunakan sistem kartu kendali (tidak
   menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi). Diatur melalui Keputusan
   Gubernur KDKI Jakarta nomor 3 tahun 1976.
3. Tata simpan arsip menggunakan system klasifikasi masalah sehingga
   mempermudah proses penemuan kembali, diatur melalui Keputusan
   Gubernur nomor 4 tahun 1976
4. Penyusutan arsip dilaksanakan secara kontinyu, berdasarkan jadwal umum
   simpan arsip (Jadwal Retensi Arsip diatur melalui Keputusan Gubernur
   KDKI Jakarta nomor 100 tahun1984).
5. Sarana kearsipan ditetapkan standarisasinya.
6. Penyelamatan arsip ditunjang microfilm (Keputusan Gubernur KDKI
   Jakarta nomor 2989 tahun 1984)
SISTEM TANGGAL/URUTAN WAKTU (CHRONO-LOGICAL SYSTEM)
Sistem penataan arsip berdasarkan tempat/lokasi, daerah atai wilayah tertentu.
SKEMA PENGATURAN KEARSIPAN
Kerangka yang dipergunakan sebagai pedoman pengelompokan pemberian arsip.
SURAT PENTING
Surat yang isinya mengandung kepentingan-kepentingan yang mengikat memerlukan
tindak lanjut dan mengandung informasi yang diperlukan dalam waktu lama atau tetap
(permanen) dan bernilai sejarah, hokum, ilmiah, administrative, keuangan, politis dan
sebagainya bagi instansi. Bila surat tersebut terlambat pengurusannya atau hilang
dapat menimbulkan akibat-akibat yang merugikan instansi, mengganggu kelancaran
dan keberhasilan pekerjaan, dan sebagainya dan tidak mudah memperoleh gantinya.
SURAT BIASA
Surat isinya tidak mengikat, tidak mengharuskan adanya tindak lanjut. Jika surat
tersebut terlampir pengurusannya ataupun hilang tidak menimbulkan kerugian dan
tidak mempengaruhi kelancaran dan keberhasilan kerja.
SURAT TERBUKA
Surat yang sebelum oleh yang bersangkutan harus dibuka dicatat oleh petugas
kearsipan.
SURAT TERTUTUP
Surat yang harus diterima oleh yang bersangkutan tanpa dibuka (tetap
bersampul)

SYARAT PETUGAS KEARSIPAN
1. Ketelitian
2. Kecerdasan
3. Kecermatan
4. Kerapihan
5. Tekun dalam melaksanakan tugas
6. Tidak mudah bosan
7. Mampu memegang/meyimpan rahasia
8. Kesadaran dan tidak emosional
9. Memiliki keahlian di bidang kearsipan
TEXTUAL
Arsip/Dokumen yang berupa naskah tulis/ketik/cetak.
TRANSKRIPSI ARSIP PALEOGRAFIS
Penyalinan naskah dari tulisan kuno ke tulisan sekarang.
TRANSFER
Kegiatan memindahkan arsip-arsip ke arsip inaktif, karena arsip tersebut tidak
digunakan lagi atau jarang digunakan dalam proses penyelenggaraan kegiatan
perkantoran.
TRANSLITERASI ARSIP
Penyalinan arsip dengan penggantian huruf dari abjad yang satu ke abjad yang lain.
TRANSKRIPSI REKAMAN WAWANCARA
Penyalinan dari rekaman suara ke dalam bentuk tulisan.
TUGAS CABANG TATA USAHA
Membantu pelaksanaan tugas Induk Tata Usaha.
TUGAS INDUK TATA USAHA
1. Membantu/melaksanakan tugas-tugas setiap unit Satminkal.
2. Mengkoordinasikan Cabang Tata Usaha.
UNIT KEARSIPAN
Unit organisasi yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis dalam lingkungan suatu organisasi
atau perusahaan yang bertugas mengendalikan arsip aktif juga sebagai pusat arsip inaktif.
UNIT PENGOLAH
Satuan kerja yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi yang bertugas mengelola dan
memanfaatkan arsip aktif.
VISIBLE RECORD CABINET
Tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun yang disimpan dan dijepit di
dalam laci atau baki kemudian tersusun dalam kabinet.
VERTICAL PLAN FILING SYSTEM
Lemari yang terbuat dari besi plan digunakan untuk menyimpan gambar dengan system penyimpanan yang
vertical (digantungkan).
WAJIB SERAH ARSIP
Satminkal/organisasi perangkat daerah wajib menyerahkan dokumen, arsip inaktif/statis yang dikuasainya
kepada Kantor Arsip Daerah propinsi DKI Jakarta. Arsip yang diserahkan tersebut dalam bentuk dosir atau
warkat beserta daftar isi.
WAJIB SERAH (PELAKSANAANNYA)
Organisasi pernagkat DAErah atau Satminkal berkewajiban menyerahkan
arsip/dokumen inaktif yang dikuasainya kepada Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI
Jakarta.
-    Arsip/dokumen yang diserahkan dalam bentuk dosir atau warkat beserta daftar
isinya yang berisi arsip/dokumen hasil penyusutan dengan berpedoman pada Daftar
dan Jadwal Retensi.
-    Setiap penyerahan harus melalui/sepengetahuan Pusminda
-    Serah Terima diproses dalam Berita Acara.
-     Penyimpanan dan penyelenggaraan pelayanan dokumen, arsip inaktif/statis yang
telah diserahkan tanggungjawab sepenuhnya berada pada Kantor Arsip Daerah
Propinsi DKI Jakarta.
WARKAT
Kumpulan arsip berdasarkan kelompok masalah.
WEWENANG ARSIP NASIONAL
Arsip Nasional Republik Indonesia berwenang untuk menyelenggarakan koordinasi
bimbingan dan pengawasan tehnis terhadap pelaksanaan peraturan perundang-
undangan di bidang kearsipan.
WEWENANG DAN TANGGUNGJAWAB ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS
1. Sekretaris Daerah bertanggungjawab dalam bidang administrasi kearsipan
Pemerintah propinsi DKI Jakarta
2. Sekretaris Daerah bertugas mengawasi pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan
Pemerintah Propinsi DKI Jakarta.
3. Pusat Administrasi Daerah bertugas mengkoordinasikan dan membina tehnis
kearsipan Satminkal.
4. Biro Umum bertindak selaku Pusminda
5. Satuan Administrasi Pangkal bertugas:
-   Mengendalikan pengelolaan kearsipan
-   Menyimpan arsip inaktif
-   Memilah-milah arsip dalam rangka penyusutan
 Arsip tidak cukup hanya melalui teks dan grafik saja. Sekarang Arsip
  mencakup teks, grafik, animasi gambar, dan video, yang disertai dengan sajian
  audio berasal dari teknologi Database (Kearsipan)
 Era Globalisasi, para pimpinan organisasi dalam mengambil keputusan
  (decision making) tertentu untuk pengembangan solusi yang baru maupun
  perubahannya akan digantikan oleh peranan Bank Data (Data Warehouse)
  yang didukung oleh TI yang tepat guna dan database. Salah satu modal yang
  harus ditingkatkan untuk menghadapi hal tersebut adalah efektifitas
  pemanfaatan TI.
 Regulasi, Globalisasi dan teknologi database merupakan driving forces
  perubahan yang mempunyai dampak terhadap perubahan gaya hidup (life
  style) dan gaya bekerja (work style) yang menghendaki perubahan tuntutan
  layanan dengan karakteristik : Speedly, Simplicity, effeciency, dan excellency.
 Tuntutan layanan Speedly, Simplicity, effeciency, dan excellency hanya dapat
  terpenuhi dengan memanfatkan sistem informasi dan teknologi Arisp dan
  Akses (File & Access) yang berbasiskan Teknologi Informasi.
    Sumber-Sumber dan Informasi Lebih Lanjut
   Laudon, “Management Information Systems; Organization and Technology”, Mcmillan Publishing Co., 1993.
   Marchand, A. Donald, "Competing with Information", Wiley, 2000
   M. Roche, “Managing Information Technology in Multinational Corporations”, Mcmillan Publishing Co., 1992.
   Schultheis, M. Sumner, “ File Organization, Processing and Accessing ”, Irwin, 1995.
   Internet Resources:
•   http://www.erp-enterprise-resource-planning-erp-software.com/
•   http://www.erpassist.com/
•   http://www.sap.com/
•   http://www.oracle.com
•   http://www.intracomm.com/
•   http://www.microsoft.com
•   http://www.linux.org/
•   http://www.ibm.com
•   http://www.microsoft.com/mobile/pocketpc/default.asp
•   http://www.gsmworld.com/technology/wap.html
•   http://www.voipwatch.com/
•   http://www.edi-indonesia.co.id/

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:1092
posted:7/29/2011
language:Indonesian
pages:91
Description: Perancangan Database Sistem Informasi Akademik document sample