Docstoc

Teknologi Informasi Dalam Organisasi (INFORMATION TECHNOLOGY IN ORGANIZATIONS)

Document Sample
Teknologi Informasi Dalam Organisasi (INFORMATION TECHNOLOGY IN ORGANIZATIONS) Powered By Docstoc
					Tugas Kelompok                                              Dosen Pembimbing

                                                            Rumyeni, S.sos,M.Si



      TEKNOLOGI INFORMASI DALAM ORGANISASI




                                 Di susun oleh :

                         Yanwar setiabudi (0901120074)




            Jurusan Public Relations Program Studi Ilmu Komunikasi

                        Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

                          Universitas Riau Pekanbaru

                                     2011
                                  KATA PENGANTAR



       Puji syukur atas kehadirat & rahmat Allah SWT karena telah memberikan izin dan
karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan maksimal, yang mana
tugas ini demi menyempurnakan nilai tugas semester Komunikasi Organisasi yang berjudul
“Teknologi Informasi dalam Komunikasi Organisasi ”tahun 2011. Makalah yang di ajukan
sebagai tugas kelompok semester genap.

       Di dalam penulisan makalah ini, penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada
orang–orang yang telah membantu dan memberi masukan untuk membangun makalah ini,
seperti orang tua khususnya dan teman–teman prodi ilmu komunikasi umumnya.

       Penulis juga mengharapkan saran dan kritik dari pembaca yang bersifat membangun
demi kesempurnaan makalah ini. Maka dari itu penulis mengucapkan mohon maaf kepada
seluruh pembaca apabila makalah ini jauh dari kesempurnaan karena didunia ini tiada yang
sempurna setiap manusia memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Semoga makalah
ini dapat berguna bagi pembaca.




                                               Pekanbaru,   April 2011




                                                     Penyusun




                                           i
                                                                     DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................................................. i
DAFTAR ISI................................................................................................................................................ ii
BAB I ............................................................................................................................................................ 1
PENDAHULUAN ....................................................................................................................................... 1
   1.1         Latar Belakang ............................................................................................................................ 1
   1.3         Tujuan Penulisan ........................................................................................................................ 2
   1.4         Metode Pengumpulan data ........................................................................................................ 2
BAB II .......................................................................................................................................................... 3
PEMBAHASAN .......................................................................................................................................... 3
       2.1         Peranan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dalam Operasional Organisasi ...... 3
       2.2         Masalah Struktural dan Jelajah Komunikasi. ..................................................................... 9
       2.3         Kesempurnaan Media........................................................................................................... 13
       2.4         Evesiensi dan Produktivitas ................................................................................................. 15
       2.5         Peringatan .............................................................................................................................. 15
BAB III....................................................................................................................................................... 18
PENUTUP.................................................................................................................................................. 18
       3.1         RINGKASAN ........................................................................................................................ 18
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................................ 19




                                                                                ii
                                              BAB I

                                       PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

       Tekhnologi komunikasi komputer, seperti surat elektronik (e-mail), videoconferencing,
voice messaging, faksimil, dan papan buletin komputer (computer bulletin board) mengubah
cara kita bekerja. Komunikasi bermedia komputer memegang peranan sentral dalam transformasi
organisasi. Disini kita akan membahas implikasi-implikasi teknologi komunikasi komputer yang
baru terhadap organisasi dan orang-orang yang bekerja dalam organisasi tersebut.
       Komunikasi bermedia komputer memperlancar penanggulangan hambatan-hambatan
karena batasan ruang dan waktu; jadi, lokasi pegawai secara fisik sudah tidak relevan lagi.
Dengan tekhnologi baru bermedia komputer ini, pegawai dapat berhubungan dengan siapapun,
dan dimanapun dalam organisasinya. Sudah bukan masalah lagi apakah mereka satu gedung
dengan kantor mereka, atau mereka dipisahkan oleh jarak geografis. Karena pesan-pesan
komunikasi bermedia komputer dapat menerobos hierarki tradisional dan hambatan-hambatan
departemennya dengan mudah, batas-batas organisasi dapat hilang. Karena hubungan yang
melekat dengan proses komunikasi          organisasi, komunikasi bermedia komputer      dapat
menentukan norma-norma, perilaku, dan keputusan organisasi. Jadi implikasi system organisasi
bermedia komputer harus menjadi perhatian pokok semua orang yang tertarik pada komunikasi
organisasi.
       Bagaimana system semacam ini diterapkan, dikelola dan digunakan mampu mengubah,
disemua tingkat organisasi, manusia dan proses komunikasi suatu organisasi. Misalnya,
pengumpulan suatu penjualan atau pengeluaran bulanan, dapat dikerjakan dengan komputer dan
diteruskan kepada individu atau kelompok individu yang tepat, seluruh nya tanpa melalui pos.
Bukan hanya waktu yang diperlukan untuk mrngirimkan semua laporan menjadi lebih singkat,
tapi laporan itu juga siap dicetak dan secara elektronik orang lain yang mungkin memerlukan
bisa mengakses laporan tersebut. Kendala-kendala yang menjadi bagian dari proses komunikasi
antara para pegawai dihilangkan. Menghubungi kelompok, manajer anda, atau seorang teman
menjadi jauh lebih mudah. ”Perburuan-telepon” jarang terjadi atau tidak relevan lagi. Menemui
manajer anda dikantor, atau setelah rapat, untuk meminta atau member informasi, tidak
diperlukan lagi. tinggalkan saja pesan elektronik setiap saat, siang atau malam hari.



                                                 1
       Mari kita lihat apa pengaruh fasilitas tersebut ini bagi organisasi. Proses komunikasi yang
baru saja kita bahas menghilangkan       hambatan waktu yang berkaitan dengan pengiriman
dokumen, perlunya menyusun ulang informasi menjadi “bentuk yang benar”, atau perlunya
membuat salinan berganda yang kemudian harus dibagikan kepada personel yang
memerlukannya. Proses ini juga menghilangkan pesan berganda kepada orang yang sama, atau
meniadakan waktu menunggu sampai pesan-pesan tersebut ada dikantor nya atau tersedia
sebelum anda bertanya atau melayani mereka dengan informasi yang mereka perlukan. Karena
media baru ini dapat menerobos hierarki tradisional dan batas-batas departemen dengan mudah,
mengganti proses-proses sebelumnya dengan pola-pola baru dan pengaruh yang menyertainya,
dapat mengubah organisasi secara mendasar.

1.2 Rumusan Masalah atau Pembahasan

     Berkaitan dengan latar belakang diatas, maka dalam makalah ini akan membahas
diantaranya

   1. Menjelaskan Peranan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dalam Operasional
       Organisasi
   2. Masalah Struktural dan Jelajah Komunikasi
   3. Kesempurnaan Media
   4. Evesiensi dan Produktivitas


1.3 Tujuan Penulisan

    1. Menjelaskan peranan sistem Informasi dan teknologi informasi dalam operasional
       organisasi
    2. Mendiskripsikan sejauh mana evesiensi dan produktivitas dapat ditunjang dengan
       teknologi

1.4 Metode Pengumpulan data

       a. Kepustakaan, mencari bahan yang dikaji dari buku yang menjelaskan tentang
          pembelajaran konsumen
       b. Internet, mencari pada website yang berhubungan tentang bahan yang dibutuhkan.




                                               2
                                             BAB II

                                        PEMBAHASAN

2.1 Peranan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dalam Operasional Organisasi

        Informasi adalah benda abstrak yang dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan positif
dan atau sebaliknya. Dengan demikian informasi memiliki kekuatan, baik yang membangun
maupun yang merusak. Dalam prakteknya, informasi dapat disajikan dalam berbagai bentuk baik
lisan (oral), tercetak (printed), audio, maupun audio-visual gerak yang masing-masing memiliki
ciri khas. Sistem Informasi dibuat sesuai dengan keperluan organisasi dan tingkatan manajemen-
nya. Sistem informasi telah digunakan sejak dahulu untuk mendukung operasional suatu
organisasi, untuk melakukan pengambilan keputusan, dan untuk perencanaan baik jangka pendek
maupun jangka panjang. Informasi diperoleh melalui pengolahan data, sehingga data adalah
bahan mentah informasi, dan informasi adalah produk pengolahan data yang dilakukan oleh
sistem informasi. Sistem informasi adalah sistem yang mengumpulkan, menyimpan, mengolah,
dan menyebarkan data dan informasi.

        Kualitas informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi bergantung pada beberapa
faktor, antara lain:

    1. Ketepatan waktu : informasi harus tiba ditangan pengguna tepat waktu, tidak boleh
        terlambat, informasi yang terlambat akan berkurang nilainya. Disamping ketepatan waktu
        (timeliness) informasi juga ditentukan oleh usia (age), berapa lama informasi tersebut
        berlaku. Faktor usia biasa dikaitkan dengan rentang waktu (time frame), misalnya laporan
        keuangan hanya berlaku 4 bulan.
    2. Ketepatan isi : informasi harus tepat isi-nya, atau harus akurat, tidak mengandung
        kesalahan. Ketepatan isi juga selain berkaitan dengan akurasi juga berkaitan dengan
        presisi. Akurat berarti tidak mengandung kesalahan, sedang presisi menyatakan derajat
        kerincian informasi, semakin rinci berarti semakin presisi.
    3. Ketepatan sasaran : informasi harus tiba ditangan orang yang memerlukannya, apabila
        salah sasaran informasi tersebut tidak berguna atau bisa disalah-gunakan.
    4. Relevansi : informasi harus relevan dengan kebutuhan pengguna-nya, bila tidak maka
        informasi ini tidak berguna.



                                                 3
   5. Kemudahan akses : informasi harus bisa diperoleh dengan mudah agar dapat diterima
       oleh pengguna tanpa hambatan dan lancar. Misalnya informasi harus tersedia di jaringan
       dengan fasilitas akses yang aman dari orang yang tidak berhak.
   6. Kelengkapan : informasi harus lengkap sesuai dengan kebutuhan, apabila tidak lengkap
       tentu nilai dan kualitasnya kurang. Peranan TI strategi TI diperlukan untuk Pengetahuan
       mengenai teknologi baru Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis Dibahas
       dalam diskusi perusahaan Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi `IT
       mendukung perusahaan/organisasi di level Strategik     Relevan dengan target pencapaian
       jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan Taktis         Diperlukan untuk mencapai
       rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan perubahan menuju sukses
       Operasional     Proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja

       Organsasi masa kini berbeda jauh dengan yang ada sebelumnya; hal ini terutama
disebabkan oleh kemajuan teknologi komunikasi. Kenyataannya, pentingnya komunikasi dengan
bantuan computer bagi organisasi menjadi perdebatan dimana-mana, sama seperti ketika
kemunculan computer dulu. Komunikasi dengan bantuan computer sering dibandingkan dengan
revolusi industri dan disebut sebagai „revolusi tekhnologi “. Revolusi atau bukan, karena hal ini
mencakup bagaimana orang-orang berhubungan, komunikasi dengan bantuan computer jelas
penting bagi organisasi. Tekhnologi komunikasi tidak hadir sendirian tetapi tertanam dalam
proses-proses sosial organisasi.

       Meskipun ada perbedaaan tekhnologis antara organisasi-oganisasi, menurut Barnard
(1938), tekhnologi komunikasi dapat didefenisikan sebagai “suatu sistem kegiatan atau kekuatan
dua orang atau lebih, yang dikoordinasikan secara sadar” (hal.73). Komunikasi digunakan Untuk
“mengkoordinasi kegiatan” dalam organisasi. Semua bentuk komunikasi, apakah berupa
telegram, telepon, atau surat elektronik, jelas merupakan masalah pokok bagi proses
pengorganisasian. Barnard mendukung pendapat ini dengan menyatakan :

       Dalam suatu teori organisasi ekstensif, komunikasi menduduki posisi sentral, karena
       struktur, keluasan (extensiveness), dan lingkup organisasi hampir seluruh nya ditentukan
       oleh tekhnik-tekhnik komunikasi (hal.90).




                                               4
       Masuk akal bila kemudian dikatakan bahwa dengan transformasi proses komunikasi
manusia dan komunikasi organisasi, ada kemungkinan bagi organisasi untuk mengalami
transformasi. Fulk dan Steinfield (1990) menyatakan, “ kenyataannya, komunikasi efektif adalah
komunikasi yang tujuan intinya memacu penerapan tekhnologi informasi dalam organisasi”
(hal.8). tekhnologi komunikasi baru dapat dilihat sebagai sarana tambahan yang akan
meningkatkan kemampuan organisasi dan kemampuan mereka yang bekerja disana, untuk
berkomunikasi “secara efektif”. Asumsi ini harus diteliti secara cermat oleh teoritisi dan praktisi
komunikasi. Ada sebuah pertanyaan yang mengysik ; apakah tekhnologi komunikasi membantu
organisasi berkomunikasi lebih efektif? ruang lingkup lainnya yang perlu diperhatikan adalah;
apakah implikasi jangka pendek dan jangka panjangnya bagi organisasi dan orang-orang yang
bekerja disana?

       Tekhnologi komunikasi baru memberi tantangan dan kesempatan baru kepada mereka
yang meneliti atau bekerja dalam suatu organisasi. Misalnya, mereka menyajikan sederetan
pilihan dan jalan untuk memperluas, melengkapi, atau berhubungan dengan media komunikasi
tradisional yang ditemukan dalam organisasi, seperti dokumen-dokumen tertulis atau telepon.
Karena itu, pilihan-pilihan ini menciptakan kemungkinan transformasi proses-proses komunikasi
yang terjadi dalam organisasi, apakah pada tingkat individu, kelompok, manajemen, atau
antarorganisasi. Selanjutnya, tekhnologi komunikasi merupakan isu penting saat ini, baik dari
sudut pandang pragmatik, seperti efisiensi dan kinerja, maupun dari sudut pandang teoritis.

       Misalnya, sudut pandang atau kerangka dua tingkat yang dikemukan Sproull dan Kiesler
(1991), yang menyatakan bahwa tekhnologi komunikasi baru memilki apa yang mereka sebut
sebagai pengaruh tingkat pertama dan tingkat kedua. Pengaruh tingkat pertama menyatakan hasil
tekhnis yang direncanakan (yakni kenaikan produktivitas dan efesiensi), sedangkan pengaruh
tingkat kedua berhubungan dengan inovasi dan konsekuensi sosial yang tidak diduga, yang
merupakan kekhasan perubahan jangka panjang. awalnya, ketika media komunikasi baru
dievaluasi, organisasi dan peneliti terfokus pada pebgaruh tingkat pertama. hal in tidak terjadi
lagi dengan semakin jelasnya bagi mereka yang mempelajari dan bekerja dalam organisasi,
bahwa konsekensi jangka panjang, tingkat kedua, yang kemudian tertanam dalam proses-proses
komunikasi organisasi, harus dipikirkan juga.




                                                5
       Sproull dan Kiesler (1991) menyatakan bahwa pengaruh tingkat kedua muncul karena
tekhnologi komunikasi baru “menuntun manusia untuk memperhatikan hal-hal yang berbeda,
berhubungan dengan manusia lainnya, dan bergantung satu kepada yang lainnya secara berbeda
” (hlm.4).

       Yang mereka maksudkan dengan “memperhatikan hal-hal yang berbeda” adalah bahwa
manusia menghabiskan waktu mereka secara berlainan, dan apa yang mereka anggap penting
juga berubah. Daripada melewatkan hari dengan mempersiapkan kertas salinan laporan
pengeluarkan untuk diposkan kekantor pusat, lebih baik mereka mengirimkannya secara
elektronik. Mereka berhubungan dengan orang-orang lainnya karena mereka mempunyai akses
baru kepada orang lain: ada perbedaan dalam siapa yang mereka kenal dan bagaimana mereka
mengenal oranag. Perubahan dalam ketergantungan berarti mereka mengembangkan pola-pola
dan kemampuan baru dalam bagaimana dan apa yang dapat mereka lakukan untuk orang lain.
Kiesler (1986) pernah menyatakan bahwa kita cenderung “membesar-besarkan perubahan
langsung, arti isu-isu sementara, dan kita mengecilkan pengaruh-pengaruh sosial” (hal.47).
Orang dapat melihat dengan jelas arti konsekuensi jangka panjang dan jangka pendek bagi
organisasi.

       Apakah tekhnologi komunikasi baru mengakibatkan organisasi berubah? Dapatkah orang
memperkirakan dan mungkin menjamin suatu peningkatan efisiensi dengan pemasangan
videoconferencing atau surat elektronik? salah satu pertanyaan teoritis kunci bagi setiap orang
yang terlibat dalam komunikasi organisasi adalah apakah tekhnologi komunikasi baru
“menyebebkan”atau paling sedikit mengawali hasil-hasil organisasi. Dengan perkataan lain,
apakah tekhnologi komunikasi baru mempengaruhi organisasi menjadi lebih efisen, lebih
produktif, dan lebih responsive? Apakah tekhnologi komunikasi baru menentukan perubahan apa
yang terjadi dengan masuknya teknologi ini kedalam organisasi, atau lebih dari itu? Apakah ini
menyebabkan struktur organisasi berubah, katakanlah dari suatu hierarki khas menjadi organisasi
matrik dengan saluran komunikasi berganda yang saling berpotongan dan bertumpang-tindih?
konsep ini secara teoritis sering disebut ”keharusan teknologi” atau”deternimisme teknologis” ini
semacam pandangan pesimistik teknologi yang berasumsi bahwa komunikasi teknologi baru
“menentukan” perubahan apa ang terjadi dalam organisassi bahwa orang yang bekerja dalam
organisasi itu dikendalikan dalam kebiasaan gaya-mesin.



                                               6
          Rice (1992) menunjukkan bahwa masih banyak lagi pertanyaan dari pada jawaban yang
terhubung dengan masalah ini. Tanpaknya terjadi suatu transisi yang bergerak menjauh dari
sudut psndsng determnistk in. Rice menghubungkan hal ini dengan kenyataan bahwa sifat
toeritis dan prakts terjadinya perubahan organsasi berkembang secara berkesinambungan.

          Perubahan organisasi adalah subjek penelitian yang tidak habis-habisnya dan suatu
bidang ilmu yang sangat rumit. belakangan ini, banyak teoritisi organisasi bergerak kearah ujung
subjektif skal, mengambil posisi bahwa perilaku manusia memrukan hubungan dan penafsiran.
dengan perkataan lain, pegawai berbuat lebih banyak daripada sekedar bereaksi terhadap
lingkungan mereka: mereka melakukan tindakan atas lingkungan tersebut. mereka tidak seperti
mesin, malahan mereka menciptakan kembali lingkungan kerja mereka. kenyataanya, Burrel dan
Morgan (1979) mempertanyakan apakh kausalitas dapat dibenarkan dalam penelitian perilaku
manusia. gagasan “sebab dan akibat” menjadi tidak jelas bila berhubungan dengan komunikasi
insani.

          Teknologi komunikasi menyatukan kemampuan computer dan media komunikasi
lainnya, juga menghubungkan manusia dengan manusia lainya dan dengan kegiatan mereka yang
berbeda. apakah dan bagaimana manusia berkomunikasi, penting sekali bagi organisasi.
bagaiman individu memandang dan menggunakan media baru untuk memenuhi tugas-tugas
organisasi tidak terpiasahkan dari efek yang akhirnya mereka peroleh. posisi ini berpindah jauh
dari sudut pandang determinisme teknologis kearah sudut pandang interactioniste. asumsinya
bahwa komunikasi terjadi dalam suatu konteks sosial. sebagian persepsi, sikap, dan penggunaan
tegnologi komunikasi berikutnya, dibangun bersama dalam konteks sosial itu. misalnya, bagai
mana pegawai memilih menggunakan media komunikasi baru untuk mempertukarkan pesan
mereka dapat amt berbeda dengan maksut manajemen semula. pegawai IBM menggunakan
sistem pesan internal perusahaan mereka untuk menciptakan GRIPENET yang digunakan untuk
menyatakan keluhan mereka mengenai praktik-praktik dan kebujaksanaan menajemen (kiesler,
siegel,dan MmcGuire, 1984). jaingan computer skal besar yang perama, ARPANET , dipasang
pada tahun 1960 an sebagai cara untuk menyediakan daya computer yang diperluas dari lokasi
lain ke universitas-universitas dan lembaga-lembaga penelitian (tujuan tingkat pertama), dengan
cepat menjadi suatu komunitas surat elektronik (efek tngkat ke dua). semula, surat elektronok
bukan hal yang paling ditonjolkan dari jaringan ini, namun popularitasnya berkembang sejak



                                               7
para peneliti, kepala-kepal proyek dan rekan-rekan sejawatnya “menemukan surat elektronik” ini
(Rice dan Case, 1983 : sproull dan kiesler, 1991).

kedua contoh ini menyoroti kenyataan bahwa, bagi orang yang bekerja dan oganisasi, dan
penggunaaan media komunikasinya, ada kemungkinana munculnya perubahab organisasi yang
tidak diperkirakan dan seringkali idak direncanaka. ini disebabkan oleh adanya masalah-masalah
sosial jangka panjang yang harus dipertimbangkan “(fulk et al.,1987,hlm.546).

       Masalahnya adalah porses komunikasi tegnologi dan komunikasi tidak objektif, suatu
enitas yang bebas, tetapi seperti di kemukakan Rice (1992), perlu dipandang sebagai gagasan
objektif dan sosial. menusia membentuk pengertian mereka mengenai bagaimana komunikasi
harus digunakan dalam praktek-praktek kerja mereka sehari-hari ketika mereka berinteraksi dan
bekerja bersama-sama.

       misalnya, pemasangan surat elektronk tidak menjamin bahwa media ini akan atau sedang
digunakan sesuai dengan cara yang diharapakan. pegawai bisa saja memutuskan di antara
mereka sendiri bahwa surat elektronik hanya cocok untuk orang tertentu, atau terlalu banyak
menyita waktu untuk mempelajarinya dan memilih melanjutkan cara lama mereka dalam
melakukan pekerjaan mereka. selanjutnya, jelas bahwa diperlukan penerimaan sosial pegawai
atas media baru ini. angota organisasi dapat juga memilih suatu media diantara media-media
lainnya, karena mudah digunakan, mudah dipelajari dan kerena persepsi pribadi (culnan dan
markus, 1987). Rice (1992) menyataka bahwa media komunikasi baru adalah “ hasil dari proses
sosial yang berlangsung terus-menerus tertanap dalam proes itu, dan melembagakan kembali
“(hlm,6). anggota organisasi mungkin memandang media baru terlalu formal, inpersoanal, dan
sulit digunakan. dapat pula mereka memandang teknologi tertentu sebaagai suatu cara untuk
menghemat waktu, meningkatkan efisiensi mereka, atau menyediakan kesempatan untuk
hubungan-hubungan dan informasi baru.

ada banyak teknologi komunikasi baru seperti surat elektronik, videoconferencing, voice
messaging, teks video, opti serat, laserdisc, faksimil, komputerbulletinborde, computer
conferencing, sistem yang mendukung keputusan kelompok, dan acara obrolan TV interaktif.
luasnya cakupan teknologi baru tidak dapat dibahas dalam satu bab saja. jadi, bab ini terutama
di pokuskan pada teknologi komunikasi mutakhir yang baru dalam arti bahwaz ini adalah



                                                8
teknologi terbaru yangdi sukai dan diterima secara luas dalam bebagai organisasi, dan akan
menjadi baru untuk banyak organisasi pada masa mendatang, yaitu surat elektronik. kita akan
membahas kerangka teraru dan berguna untuk memahami penggunaan, implikasi-implikasi
sosial, dan penerimaan teknoogi komunikasi baru dalam organisasi.

2.2 Masalah Struktural dan Jelajah Komunikasi.

       Struktur organisasi adalah wilayah kunci perhatian bagi mereka yang bekerja dalam
organisasi. mengapa? karena arah aliran informasi berhubungan langsung dengan bagaimana
seharusnya pekerjaan dilakukan, dan siapa yang memiliki akses kedalam informasi serta siapa
yang mengendalikan nformasi tersebut. struktur organisasi dapat “tinggi” seperti dalam suatu
pyramid, atau “datar” seperti dalam desain matriks dengan saluran-saluran informasinya yang
berganda dan saling tumpang tindih. Aliran informasi dalam organisasi bergantung pada struktur
organisasi tersebut. Apakah organisasi bergerak      secara medatar, menerobos batas-batas
fungsional, atau terutama bergerak kebawah seperti dalam kebanyakan organisasi birokratik?
Namun, komunikasi bukan hanya aliran informasi: komunikasi mencakup makna. Misalanya,
apa makna menerima instruksi dari bos dibandingkan dari menerimanya dari seorang pegawai,?
konsekuensinya, karena komunikasi dihubungkan dengan struktur organisasi, maka implikasi
teknologi komunikasi merupakan focus penting penelitian karena teknologi komunikasi baru
menciptakan kemungkinan bahwa arah atau aliran komunikasi dapat berubah.

       Sifat utama surat elektronik atau computer adalah kemampuannya untuk mengatasi
kendala-kaendala ruang dan waktu. Selain itu, memberi kesempatan untuk mengubah jarak dan
wilayah komunikasi seseorang. Misalnya, laporan akhir bulan, rincian keuangan, dan pembaruan
pemasaran dapat dikirimkan dalam beberapa detik kekantor yang berjarak geografis. Hal ini
menghapus penantian untuk yang disebut beberapa pegawai sebagai “pos siput” (snail mail)
yang Nampak nya menjadi lambat setiap saat. Selanjutnya, kelompok-kelompok orang dapat
mengkoordinasikan pekerjaan dan kegiatan mereka berapapun jarak yang memisahkannya.
Dengan hubungan surat elektronik, arah dan pola-pola komunikasi menjadi tidak terbatas.

       Ruang, waktu , dan lokasi geografis tidak menjadi masalah lagi dalam proses komunikasi
lagi. Surat elektronk memberi alternatif kepada bentuk komunikasi tradisional : akses seseorang
kepada pegawai menjadi lebih luas, kini pesan-pesan dapat dikirimkan kebelahan dunia lainnya




                                              9
dalam beberapa menit, serta dapat diarahkan untuk banyak tujuan dan pegawai. Ada
kemungkinan, bila pegawai menggunakan surat elektronik untuk jaringan komunikasi mereka,
ukuran, kerapatan, dan jarak akan berubah. Namun, Rice (1992) mengingatkan bahwa,
disamping surat elektronik memberi kemampuan untuk melintasi batas-batas organisasi dan
geografis, kesalingbergantungan tugas dan sumber daya dapat menjadi factor penggangu. kedua
hal ini dengan mudah dapat membatasi, mengubah atau mengurangi motivasi untuk berubah
(hal.20). Misalnya, Bila tugas kedua pegawai saling bergantung, mereka mungkin memilih tidak
menggunakan surat elektronik untuk membuat “konyak” baru karena mereka telah terikat erat
dalam “hubungan kerja” yang sedang berlangsung.

       Malone dan Rockart (1991) menyatakan bahwa bentuk baru organisasi yang disebut
adhocracy menjadi lebih bersemangat sejak “media baru seperti surat elektronik, konferensi
melalui computer, dan papan pengumuman elektronik dapat lebih memudahkan koordinasnya”
(hal.133). Bentuk adhocracy berlawanan dengan struktur hierarki konvensional karena bentuk ini
memiliki sejumlah besar komunkasi lateral serta pergantian tim atau kelompok kerja yang
fleksibel. Namun Malone dan Rockart mencatat, bahwa mungkin ada kesulitan karena
peningkatan informasi secara keseluruhan. Misalnya, sentralisasi informasi tambahan yang telah
dibuat (dalam komuter utama) dapat memberi kendali dan kekuasaan manajemen yang lebih
besar. Kekhawatiran sebaliknya adalah kekhawatiran akan terjadi kekacauan organisasi yang
mungkin timbul bersama desentralisasi, karena pegawai menerima otoritas yang lebih besar dan
mulai menangani kepentingan-kepentingan organisasi milik mereka sendiri.

       Kiesler (1986) mendukung argumentasi Malone dan Rockart ketika ia membahas
pengaruh komunikasi bermedia computer dan caranya yang dapat mengubah kebiasaan kerja dan
praktik-paraktik komunikasi : ia menyatakan bahwa hal ini memungkinkan pegawai menerobos
“hambatan-hambatan hierarki dan departemen, prosedur pengoperasian standard an norma-
norma organisasi” (hal.47). Tekhnologi komunikasi baru memiliki kemungkinan untuk
membentuk kembali proses-proses dan struktur organisasi. Jadi, dengan mengubah arah aliran
informasi, hubungan-hubungan dapat berubah. Khuusnya, manajer mempunyai akses kepada
pegawai mereka, tetapi lewat surat elektronik pegawai dapat mempunyai akses baru pada
manajemen.




                                             10
       Culnan dan Markus (1987), misalnya, melaporkan temuan yang konsisten dalam
peningkatan komunikasi keatas dan kebawah. Dengan perkataan lain, lebih banyak lagi,
pembicaraan dalam organisasi baik yang bergerak keatas maupun kebawah. Peningkatan dalam
komunikasi keatas dapat membantu organisasi mengenali isu-isu dan persoalan lebih dini.
Culnan dan Markus berpendapat bahwa pengenalan komunikasi tekhnologi baru dalam oganisasi
mempunyai potensi untuk mengubah kegiatan komunikasi, sehingga mengubah dan
mempengaruhi aspek-aspek kunci struktur dan proses organisasi. Kiesler dan rekan-rekannya
(1984) juga melaporkan kemungkinan peningkatan hubungan lateral dan suatu perubahan dalam
aliran informasi dalam organisasi yang mengubah hubungan status dan hierarki organisasi.
Misalnya, para pegawai mungkin menemukan pegawai-pegawai lain dibagian hukum yang
memiliki tujuan tumpang tindih dengan tujuan mereka, dan menggunakan mereka sebagai
sumber daya.

       Sproull dan Kiesler (1987) melaporkan bahwa dengan berubahnya bentuk pekerjaan
(misalnya tidak dibatasi lagi oleh dunia nonelektronik) organisasi menjadi lebih fleksibel, jadi
tidak terlalu hierarkis. Mereka mengutip contoh menyiarkan pesan-pesan yang dimulai dengan
pertanyaan “adakah orang yang mengetahui?” jenis pesan dapat mencari informasi dari seluruh
organisasi atau jaringan seperti kasus di tandem computers Inc. secara khusus, tandem
melaporkan bahwa setiap hari sekitar delapan pegawai memberi tanggapan atas jenis pertanyaan
ini. Selanjutnya, pegawai yang menerima tanggapan dapat mendstribusikan kembali informasi
ini kepada yang lainnya, jadi meningkatkan kelompok informasi dan jarak pesan lebih jauh lagi.
gagasan dan informasi dibagikan melintasi organisasi dalam suatu jaringan yang diperluas., yang
amat berbeda dari perilaku non elektronik tadisional. Contoh lainnya adalah organisasi penjual
Digital Equipment Corporation. Surat elektronik memungkinkan perwakilan penjual untuk
menungkatkan jarak komunikasi mereka dan menurunkan waktu pengembalian. Surat elektronik
melengkapi mereka dengan kemampuan untuk menyiarkan pesan kepada perwakilan penjualan
lainnya diseluruh dunia, meminta usulan penjualan khusus. Secara rutin mereka menggunakan
sistem ini untuk mengumpulkan informasi tentang prospek penjualan yang mungkin
membutuhkan peralatan DEC ditempat lain. Selanjutnya para pegawai yang tersebar secara
geografis atau mereka yang melaksanakan pergantian kerja, kini dapat dilibatkan dalam
pembagian informasi dan pengambilan keputusan.




                                              11
       Berlawan dengan temuan ini, C. B. Johnson (1992) menemukan bahwa surat elektronik
tidak secara nyata mengubah jarak dan arah komunikasi dalam suatu perusahaan utilitas local.
Mengapa ini terjadi? hal ini dapat berkaitan dengan keslingbergantungan tugas dan sumber daya
yang diperluka, atau sanksi administratif yang tegas terhadap penggunaan surat elektronik untuk
keperluan pribadi. dengan pekataan lain, kita tidak dapat mengasumsikan bahwa pelaksanaan pos
elektronik akan mengubah struktur organisasi. Ada bebrapa factor lain yang harus
dipertimbangkan seperti budaya, norma, dan siapa perlu bekerja dengan siapa. hal ini
menekankan pentingnya konstruksi sosial media yang digunakan dan bergerak menjauh dari
determinisme tekhnologis. Peneliti lainnya juga hanya menemukan sedikt atau tidak ada bukti
perubahan dalam struktur formal sebagai hasil masuknya surat elektronik.

       Surat elektronik dapat digunakan untuk menanggulangi batas-batas dan kendala
tradisional, namun dapat juga dipakai untuk memperkuat norma-norma yang ada dan
mencerminkan hierarki tradisional organisasi, bila ditetapkan oleh kebijakan organisasi,
misalnya bila ada sanksi terhadap komuniasi keatas atau hubungan dengan departemen lain tanpa
meminta persetujuan bos terlebih dahulu, surat elektronik hanya akan memperkuat norma-norma
ini. Dalam sebuah organisasi, Jonhson (1992) menemukan sanksi tegas atas penggunaan sistem
surat tradisional untuk tujuan pribadi. Ketika surat elektronik dipasang, mereka merasa sanksi
tersebut meluas pada media baru ini, jadi tidak memandang surat elektronik sebagai medium
untuk penggunaan baru atau penggunaan sosial. Jelas, struktur organisasi dapat atau tidak dapat
berubah dengan masuknya surat elektronik atau tekhnologi komunikasi baru lainnya, Perubahan
mungkin sedikit lagi dalam organisasi yang memiliki sejarah larangan penggunaan serta tidak
ada kebijakan baru dan jelas untuk mendukung penggunaan sistem baru tersebut dengan cara
yang dapat megubah struktur organisasi. Budaya organisasi dapat juga membatasi kemampuan
organisasi untuk mengubah jarak, pola dan arah komunikasinya, Misalnya, bila dijelaskan
kepada pegawai bahwa surat elektronik hanya digunakan untuk menggantimbeberapa bentuk
komunikasi lainnya, dan bukan sebagai saluran tambahan, budaya organisasi seperti ini mungkin
tidak mengizinkan para pegawai untuk menghubungi orang-orang lainnya diluar kegiatan
pekerjaan mereka yang biasa.




                                              12
2.3 Kesempurnaan Media

       Kesempurnaan media atau kehadiran sosial didefenisikan sebagai kapasitas pengangkutan
informasi yang mungkin atau respons-respons umpan balik suatu medium, ini meliputi
komunikasi non verbal, isyarat-isyarat sosial, informasi ekuivokal, proksimitas, fisik, dan status.
kapasitas ini disusun sepanjang suatu kontinum dengan komunkasi tatap muka sebagai media
paling sempurna karena respon nya cepat dan memliki isyarat berganda, kemudian diikuti oleh
telepon, lalu hubungan pribadi tertulis, hubungan formal tertulis, dan terakhir hubungan formal
numeric sebagai medium paling buruk. teknologi komunikasi mengurangi intensitas”kehadiran
sosial” yang dimiliki seseorang dalam komunikasi tatap muka.

       Steinfield   dan Fulk (1986) menyatakan bahwa surat elektronik harus dimasukkan
kedalam kontinum kesempurnaan antara telepon dan dokumen tertulis. Surat elektronik member
umpan balik yang cepat tetapi tidak memiliki isyarat-isyarat nonverbal antarpersonal lainnya
seperti nada suara dan pengaruh tampilan. Masih belum jelas dimana surat elektronik harus
ditempatkan pada kontinum sempurna sampai buruk, atau apakah media ini memang harus
ada.Sebagian kesulitan ini mungkin karena kita mencoba membandingkan surat elektronk
dengan bentuk-bentuk media yang sudah ada atau memandangnya sebagai pengganti bagi media
lain. lebih baik kita memandang surat elektronik, dan mungkin kebanyakan media komunikasi
lainnya, dari sisi tekhnologi itu sendiri dan sebagai suat media baru yang mngkin tidak sesuai
dengan pemahaman atau sudut pandang kita saat ini tentang media.

       Mereka yang bekerja dalam organisasi sering khawatir bahwa kekurangsempurnaan
dalam berkomunikasi dengan para pegawai dapat mengganggu organisasi. Komunikasi tatap
muka memiliki sejarah panjang sebagai standar untuk mengevaluasi media lain. karena itu,
mereka percaya bahwa penggantian percakapan tatap muka dengan                  pesan-pesan surat
elektronik, atau pertemuan lewat video, dapat menambah rasa tersisih, ketidakpuasan, terkucil,
atau suatu perasaan bahwa tempat ini menjadi benar-benar tanpa sentuhan pribadi.

       Teori kesempurnaan media, atau pilihan rasional, mengemukakan bahwa orang memilih
secara sadar media komunikasi berdasarkan pada kesempurnaan yang menjadi sifat medium, dan
tingkat keselarasan kesempurnaan, tersebut dengan peristiwa komunikasi. dengan perkataan lain,
pilihan dinilai rasional berdasarkan pada konteks komunikasinya. Misalnya, dalam situasi yang




                                               13
amat ekuivokal, seperti pada pembahasan penyuluhan pegawai, orang dapat memilih suatu
bentuk komunikasi yang sempurna, yang menyidiakan isyarat-isyarat umpan balik berganda.

       Teori ini menyatakan bahwa komunikasi diperlancar oleh pemilihan media komunikasi
sempurna dalam suatu konteks yang amat ekuivokal. Sebaliknya, komunikasi disebut efektif bila
orang memilih media buruk dalam situasi tidak ambigu. Dengan meningkatnya ekuivokalitas,
kebutuhan terhadap umpan balik meningkat pula. Situasi yang langsung dan jelas dengan
ekuivokalitas rendah, seperti perubahan dalm rencana penyewaan mobil perusahaan, dapat
ditangani oleh media buruk seperti memo tertulis. Teori kesempurnaan media menyatakan,
bahwa pemilihan medium tidak perlu merupakan suatu keputusan terencana atau disadari.
Apakah suatu medium komunikasi, seperti telepon, dipandang sebagai sempurna atau buruk,
merupakan hal yang melekat dalam medium tersebut. Dari sudut pandang ini, komunikasi tatap
muka selalu dinilai sempurna.

       Kenyataannya, Trevino, Lengel, dan Daft (1987) menyatakan bahwa manajer efektif,
yaitu mereka yang berpengalaman dan berhasil dalam organisasi. lebih mahir menyesuaikan
medium yang benar dengan situasinya. Dengan perkataan lain manajer seperti ini tampaknya
mengetahui kapan memilih media sempurna atau media buruk dan menyesuaikannya secara
benar dengan situasinya. Gagasannya adalah menyesuikannya secara benar derajat
kesempurnaan suatu medium dengan keperluasan tugas komunikasi yang dihadapi, untuk
menghasilkan suatu komunikasi efektif.

       Fulk dan rekan-rekannya (1987,1990) dan Ryu dan Fulk (1991) berdasarkan model
pengaruh sosial    komunikasi, berpendapat persepsi atas media baru, dan dengan demikian
perilaku penggunaan media, beranekaragam diantara para individu dan antara kelompok dengan
kelompok. Model ini beramsumsi bahwa bila sebuah kelompok secara sosial mengkonstruksi
bahwa penggunaan surat elektronik diterima dalam situasi ambigu, maka pemilihan dan
penggunaanya akan sesuai dan efektif Berbeda dengan teory kesempurnaan informasi daft dan
lengel(1984)yang mengemukakan bahwa hasil_hasil penggunaan media adalah akibat dari
pemilihan rasional secara objektif berdasarkan pada kapasitas medium.untuk menyediakan
umpan balik,fulk dan lain-lainnya(1987-1990)menyatakan bahwa penggunaan media di
konstruksi secara social.




                                             14
Namun      suatu     penelitian   multi-organisasi    yang      di   lakukan     rice,hart,torobin,dan
shook(1989)menemukakan bahwa surat elektronik ,medium yang kurang sempurna,lebih banyak
di gunakan oleh para menejer dari pada oleh pegawai biasa atau pegawai teknis.

2.4 Evesiensi dan Produktivitas

         Pembeberan yang sering dan popular untuk pemasangan teknologi komunikasi baru
adalah asumsi bahwa sebagai hasil peningkatan yang di perkirakan dalam efensiasi dan
produktivitas suatu organisasi menjadi lebih efesien. Organisasi menganggap kenaikan dalam
efensiesi dan produktivitas sebagai penyempurnaan dalam organisasi berfungsi, misalnya:
organisasi terlihat bersedia membelanjakan jutaan dolar untuk “kantor yang di otomatisasikan”
secara mati-matian untuk meningkatkan produktifitas.

   Penelitian Buchanan(1986) mengidentifikasi tujuh jenis-teknologi baru yang berbeda,yang di
perkenalkan kedalam enam perusahaan dengan peningkatan produktivitas sebagai salah satu
tujuh strategi yang di kemukakan.

2.5 Peringatan

         Dengan diawali peringatan kepada setiap orang yang mengharapkan bahwa teknologi
komunikasi     baru akan menghasilkan peningkatan efisiensi dan produktivitas.cara untuk
mengingat hal ini mungkin,”jangan matikan pengiriman pesan”. Pengiriman adalah teknologi
komunikasi    baru    mengharapkan     untuk   menghasilkan          perbaikan(kabar    baik)   dapat
mengakibatkan kekesalan bila tidak ada perbaikan yang nyata.(kabar buruk)singkatnya tujuh
efesiensi bersifat khas dapat berupa peningkatan keluaran untuk jumlah masukan yang sama,atau
kedua-duanya.ada asumsi mendasar yang sejauh ini              dianut oleh banyak organisasi bahwa
mereka      yang     memperoleh     manfaat          secara     ekonomis    karena      organisasinya
“diotomatisasikan”dan menjadi lebih produktif dan efesien.

         Memproses     dan   menyampaikan      informasi      merupakan    hal   yang   mahal    bagi
organisasi.karena e-mail cepat ,tidak singkron dan memperluas informasi melewati hubungan
orang perorang sampai melewati pesan-pesan massa atau penyiaran .contoh menarik lainnya
adalah penggunaan informasi berbasis           computer oleh Manufacturer’s Hanover trust
memperkirakan bahwa pegawai penghematan rata-rata 36 menit sehari dengan menggunakan
komunikasi berbasis computer .


                                                15
       Namun, seperti yang di jelaskan di muka, Hiltz(1984) menuntukkan bahwa mungkin ada
pengaruh tambahan (yakni surat elektronik di tambahkan ke dalam komunikasi lain bukannya
menggantikan k omunikasi itu)atau ada rambetan (yakni komunikasi tambahan yang di ciptakan
oleh surat elektronik mendorong lebih banyak lagi komunikasi melalui media)

       Penjelasan yang mungkin adalah komunikasi terhubung langsung (on-line)menggantikan
beberapa komunikasi pos atau telepon tetapi mendorong kontak lain yang tidak akan terjadi
tanpa komunikasi pos atau telepon tersebut.

       Sering kali manajemen      bertujuan meningkatkan produktifitas dan efensiasi dengan
pemasangan surat elektronik tapi tujuan ini tidak selalu terpenuhi .salah satu masalah yang di
hadapi organisasi adalah bahwa perhatian yang sempit pada kemampuan produksi(yakni
keluaran)membatasi kemampuan organisasi untuk menerapkan teknologi baru secara berhasil
.johnson dan rice (1987) yang melakukan penelitian organisasi dalam hampir 200 organisasi
.mereka berpendapat bahwa penekanan harus berada pada pengaruh tingkat kedua ,kemampuan
organisasi untuk menyesuakan terhadap perubahan dan terhadap inovasi alih-alih pendapat
birokratik tradisional tentang kemampuan produksi dan efensiensi seharusnya menjadi tujuan
utama bila mengambil teknologi baru .

       Dalam ulasan kepustakaan mengenai kelebihan beben informasi, Hiltz dan Turoff (1985)
menunjukkan bahwa, meskipun harus ada keseimbangan antara system-sistem komunikasi
terbuka dan komunikasi elektronik terstruktur untuk mengendalikan volume ada kemungkinan
manfaat tertentu bagi organisasi dalam menerima system elektronik .

       Dampak media elektronik pada komunikasi jeas bergerak di luar jangkauan
efensiensi.maksudnya adalah sementara pengaruh tingkat pertama dari peningkaran produktivitas
dan efensiasi adalah penting bagi organisasi ,demikian juga pengaruh tingkat kedua yang
berkenaan dengan masalah-masalah jangka panjang seperti inovasi.

       Kiesler (1986) menunjukkan bahwa         pengaruh social jaringan computer dapat lebih
penting dari pada kenaikan efensiasi misalnya: pengaruh social jangka panjang inovasi-inovasi
teknis seperti elevator dan telepon dan menyatakan bahwa penelitian belajar dari sejarah ini.




                                               16
Pertama: pengaruh social teknologi baru sulit di ramalkan. dengan demikian kita cenderung
membesar-besarkan teknis dan pentingnya isu-isu sementara, dan kita mengecilkan pengaruh
sosialnya.

       Kedua: pengaruh social jangka panjang teknologi baru tidak di sengaja ,namun lebih
berkaitan dengan tuntunan tidak langsung teknologi atas waktu dan perhatian kita dan cara
teknologi tersebut mengubah kebiasaan kerja serta hubungan antar personal kita.




                                              17
                                           BAB III

                                         PENUTUP

3.1 RINGKASAN

       Isu-isu yang di perhitungkan anggota organisasi dalam hubungnanya dengan penggunaan
teknologi komunikasi baru menyangkut penggunaan medium baru tersebut                 dan juga
kemampuan-kemampuan teknisnya. Seiring dengan perubahan dalam pola-pola komunikasi, ada
kemungkinan bagi struktur organisai untuk merubah konsep-konsep tentang apa yang merupakan
“kesempurnaan media” tidak dapat di pakai lagi ketika media dan teknologi komunikasi baru
memasuki organisasi. efisiensi dan produktifitas tidak dapat di asumsikan berdasarkan pada
manfaat teknis mediumnya. jelas bahwa media komunikasi tertanam dalam proses-proses dan
praktik-praktik komunikasi organisasi, termasuk praktik-praktik komunikasi insani yang
mewujudkan organisasi tersebut.

       Akhirnya setiap orang yang tertarik pada wilayah dan isu-isu di sekitar media komunikasi
baru dan organisasi harus melihat pada teknologi keputusan kelompok yang di dukung computer,
pemprosesan informasi dan hubungannya dengan rancangan organisasi, kesempatan-kesempatan
baru bagi komunikasi organisasi dan analisis jaringan komunikasi.




                                              18
                                      DAFTAR PUSTAKA

       Bernard, C. I., The Functions of the Executve (edisi hari jadi yang ke 30). Cambridge, Mass.;
Harvard University Press, 1938

       Buchanan, D.A., “Using the Technology”, dalam Informations Technology Revolustion, Tom
Forester, ed. Cambridge, Mass.; MIT Press, 1986




                                                  19

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Stats:
views:231
posted:7/29/2011
language:Indonesian
pages:22