Panduan cara buat tour quotation.xls

Document Sample
Panduan cara buat tour quotation.xls Powered By Docstoc
					TAKING ORDER



                                        Panduan Membuat Tour Quotati
  MENYUSUN
    DRAF
                                                JOGJA 4H 3M
TOUR PROGRAM




 MENYUSUN                         MEMBUAT                             MEMBUAT
 KOMPONEN                        FORM-EXCEL                          FORMATING
   BIAYA                       KALKULASI BIAYA                     KALKULASI BIAYA




               Tersedia !
               Panduan Excel Fungsi Matematika dalam bentuk eBook berbahasa Indonesia disertai denga
               kunjungi situs :
               http://www.e1tourism.com
mbuat Tour Quotation
GJA 4H 3M



     MEMBUAT
    FORMATING
  KALKULASI BIAYA




k berbahasa Indonesia disertai dengan gambar.
SIMULASI TAKING ORDER
A. KUNJUNGAN LANGSUNG / VIA TELEPON
  Ini merupakan cara yang paling efektif dari kegiatan "taking order"
  Biasanya calon pembeli paket selalu mengawali salah satu pertanyaan sebagai berikut :
  " Saya mau ke Jogja, berapa ya harga paketnya ? "
  " Saya mau piknik ke Jakarta, rombongan. Berapa ya paket all-in tersebut ?

  Jika Anda mengalami hal serupa di atas, hendaknya jangan langsung menyodorkan informasi paket yang sudah
  pe-nanya butuh paket ready made taylor atau incentive tour ?
  Paket Wisata Ready Made Tour, merupakan paket yang siap jual ke konsumen dan konsumen menerima fasilit
  Paket Wisata Incentive Tour, merupakan kebalikan dari ready made tour

  Nah, berikut ini yang harus Anda kerjakan !
  1. Tanyakan nama, alamat dan nomor telepon terlebih dulu.
  2. Perkenalkan nama dan perusahaan Anda
  3. Yakinkan bahwa dia datang ke alamat yang tepat dalam mencari solusi pembelian paket wisata yang berorien
  4. Tanyakan kebutuhan dan keinginan calon pembeli tersebut :
      a. Mau paket yang sudah jadi atau paket yang dapat menyesuaikan kebutuhan dan harga konsumen ?
      b. Jika dia pilih paket incentive, silakan lanjutkan pertanyaan di bawah ini
          Rencana tanggal kunjungan
          Jumlah orang, dewasa, anak, pria-wanita (jika bermalam di hotel)
          Tipikal dan karakter serta strata sosial (rata-rata) peserta wisata
          Hotel yang dipilih, type kamar, lokasi hotel yang diinginkan, hunian perkamar, extra bed
          Rencana kunjungan wisata, buatlah sketsa program bersama-sama calon pembeli
          Sarankan obyek kunjungan wisata yang bisa dilalui dan sejalur dengan rute tersebut.
          Ajukan saran tentang konsumsi, dimana wisatawan ishoma, prasmanan atau nasi kotak dan estimasi ha
          Apa saja yang dibutuhkan panitia dalam kegiatan tersebut, misal souvenier, biaya operasional kepanitiaa
          Apa saja yang dibutuhkan oleh peserta wisata, atribut
  5. Tentukan target waktu sesuai kemampuan Anda, kapan informasi harga bisa diberikan kepada calon pembe
  6. Ucapkan terima kasih dan harapan kepada calon pembeli.

  B. VIA FAX ATAU EMAIL
     Biasanya pelaku tersebut merupakan orang-orang yang sering / berpengalaman dalam membeli paket wisa
     beberapa Biro Perjalanan Wisata sebagai bahan pembanding fasilitas dan harga antara BPW satu dengan l
     Kondisi dan fasilitas yang diinginkan calon pembeli biasanya sudah tercantum dalam surat tersebut.
     Disinlah anda dituntuk untuk berlaku profesional, cepat dan tepat. Karenanya, kesiapan bahan-penawaran s
     condition, form tour quotation dan pendukung lainnya perlu dipersiapkan terlebih dulu.
     Harapannya, jika ada permintaan via email / fax, maka Anda cukup buka form tour quotation saja

     Pre-pengiriman penawaran :
     1. Buat surat pengantar penawaran, singkat dan berisi tentang salam pembuka, nama dan alamat perusaha
     2. Susun paket ready made tour (RMT) sesuai tren pasar pada saat itu
     3. Buatlah masing-masing tour feature (apa yang termasuk dan tidak termasuk) pada paket RMT tersebut.
     4. Buatlah tata cara pemesanan secara umum
     5. Buatlah form tour quotation dari masing-masing paket RMT tersebut.
     6. Susunlah daftar kalsifikasi dan harga hotel, penginapan, restoran dan menu makan
     7. Browsing internet dan ambil gambar-gambar obyek wisata, hotel dan yang bertalian dengan paket RMT te

     Pengiriman penawaran :
1. Copy paste surat penawaran, paket wisata, tour feature dan form tour quotation.
2. Revisi hasil copy-paste tersebut.
3. Buat kalkulasi biaya dengan menggunakan form tour quotation.
4. Cek ulang dan teliti pekerjaan nomor 2 dan 3, apa sudah sesuai dengan permintaan
5. Simpan dan masukkan berkas penawaran dalam satu folder ( sebagai bahan arsip )
6. Kirim melalui fax atau email

                         Jika Anda mengalami kesulitan, silakan daftarkan diri Anda sebagai e1tourism Cl
               MENU
                         http://www.e1tourism.com
 formasi paket yang sudah ada. Perlu dipahami, pertanyaan tersebut ada dua opsi ;

onsumen menerima fasilitas yang ditawarkan oleh penjual.




paket wisata yang berorientasi kepada win-win solution.

n harga konsumen ?




 asi kotak dan estimasi harga tiap kali makan
aya operasional kepanitiaan atau lainnya

rikan kepada calon pembeli




 alam membeli paket wisata, kemudian ia menerbitkan surat melalui fax atau email ke
antara BPW satu dengan lainnya.
am surat tersebut.
 apan bahan-penawaran seperti surat pengantar, paket ready made, tour feature, term and

r quotation saja


ama dan alamat perusahaan, isi, salam penutup serta harapan dan ucapan terima kasih.

ada paket RMT tersebut.



alian dengan paket RMT tersebut.
nda sebagai e1tourism Club
MENYUSUN DRAF TOUR PROGRAM

Contoh kasus :

Anda bekerja pada sebuah perusahaan perjalanan wisata, suatu hari Anda
menerima email dari Mr dan Mrs. Kluvert yang isinya permintaan penawaran
sebagai berikut :

Name of group Kluvert Party
Participant(s) 16 adult + 4 children
ETA November, 6, 2009 By GA (JKT-JOG) at 7.10 am
ETD November, 9, 2009 By JT (JOG-DPS ) at 8.05 pm
Destination Jogjakarta full day tour
Tour inclusive Flight Ticket JKT-JOG-DPS, hotel 4 stars, 8 rooms DWB no extra bed, tour with English speaking g
Remark Please send us tour quotation as soon as possible

Tindakan :

1)   Langkah awal, kita buat analisa di secarik kertas buram sbb :
     Nama group >> jelas
     Jumlah peserta >> total 20 pax, status Children dalam tour sama dengan Adult, bedanya hanya di akomodasi,
                Infant, hanya dikenakan biaya tiket penerbangan, baby box jika diminta, sedang lainnya mengikuti 2
     Jika ETA 6 Nov dan ETD 9 Nov, memberikan pengertian sbb :
                Lama tour tersebut = 4 hari
                Komponen Land Arrangemen dan Konsumsi = 4 hari, kecuali akomodasi = 3 malam ( 1 nite = chec
     Kunjungan wisata ( tour ) yang tertera cuma fullday, asumsi kita adalah Kluvert Party merencanakan kunjungan
                dia (mungkin) ingin mengunjungi semua obyek yang ada di Jogja, maka kita buat saja sketsa sbb :
                6 Nov : Jemput di bandara + city tour 6 jam > Kraton, Taman Sari, Pasar Antik ( L, D )
                7 Nov : Full day tour 8 jam > Borobudur, Mendut, Kaliadem ( B, L, D )
                8 Nov : Full day tour 8 jam > Batik, Kasongan, Kota Gede, Ramayana Ballet Dance ( B, L, D )
                9 Nov : Acara bebas hingga waktu check out, Kalasan, Ratu Boko, transfer bandara ( B, D )
2)   Membuat program tour dalam bentuk file dokumen microsoft word 97-2003
                Lihat contoh tour program yang pernah Anda lihat dan latihlah kemampuan Anda
                Syarat tour program adalah sbb :
                            a. Judul, code dan type tour ( incentive / regular )
                            b. Jadwal wisata pada hari tersebut apa saja
                            c. Harga dan Fasilitas / kondisi wisata
                            d. Tanggal / masa berlaku harga penawaran
                Ket :
                Harga wisata untuk kasus ini seyogyanya dibuat dalam pilihan sbb:
                            Twin share ( sekamar berdua )
                            Single Extra ( sekamar 1 orang )
                            Children ( twin sharing / sekamar dengan 2 orang dewasa ; tanpa atau dengan extra-be


                                      Jika Anda mengalami kesulitan, silakan daftarkan diri Anda sebagai e1touris
                           MENU
                                      http://www.e1tourism.com
 ed, tour with English speaking guide inclusive Ramayana Ballet, meals fullboard.




 , bedanya hanya di akomodasi, terkecuali Infant ( usia di bawah 2 tahun )
 inta, sedang lainnya mengikuti 2 dewasa ( share )


 odasi = 3 malam ( 1 nite = check in time : 1 pm to 12 am on next day )
 Party merencanakan kunjungan wisata di Jogja selama 4 hari penuh
maka kita buat saja sketsa sbb :
Pasar Antik ( L, D )

na Ballet Dance ( B, L, D )
transfer bandara ( B, D )

ampuan Anda




sa ; tanpa atau dengan extra-bed )


arkan diri Anda sebagai e1tourism Club
Menyusun Komponen Biaya

Komponen Biaya :

Cara meyusun sbb :
1. Perhatikan dan cermati tour program yang telah disusun
2. Kelompokkan komponen menjadi 4 bagian
       Land arrangemen        sewa transport
                              biaya parkir, retribusi, toll
                              driver tip
                              guide fee
                              local guide fee
                              tiket Jakarta-Jogja dan Jogja-Denpasar
                              tiket obyek wisata dan pertunjukan
                              airport tax
                              porter
                              luggage handling tip
                              asuransi
                              refreshment ( minuman/buah/snack )
                              lainnya
       Accomodation           jenis dan harga kamar
                              extra-bed
       Meals                  makan pagi
                              makan siang
                              makan malam
       Pricing unit           miscellanous, berkisar 1% hingga 3% dari biaya Fixed Cost
                              jasa, handling fee berkisar 10% hingga 20%
3. Buka aplikasi microsoft excel
4. Buat file baru dengan nama yang sesuai paket wisata, contoh : Jogja Explore 4H 3M.exe

                            Lanjutkan ?
Membuat form Kalkulasi Biaya EXCEL
sheet ini di-protect uncopy-paste, Anda harus membuatnya sendiri jika ingin pintar

Langkah 1
Buatlah format seperti contoh dibawah ini :

Nama paket wisata
Kode
Berlaku hingga

Fixed Cost Components                               Remark                           Amount
No Tour Component                Subject                Price     Unit   Day(s)       IDR
  1 Sewa transport-bis           Nama PO
  2 Driver tip                   Nama PO
  3 Biaya toll, parkir           Nama PO
  4 Tour Leader fee              isi nama
  5 Tour Guide fee               isi nama
  6 Local Guide fee              isi nama
  7 Welcome banner               nama grup
  8 Lainnya                      terangkan
     Lainnya                     terangkan
                                                     Sub total FC          Rp.
                                                     Misc          3%      Rp.
                                                     Total Fixed Cost      Rp.

Variable Cost Components                            Remark                           Amount
No Tour Component                Subject                Price     Unit   Day(s)       IDR
 1 Name of hotel                 Type of room 1
                                 Type of room 2
                                 Extra-bed
 2   Meals ( day 1 )             Refreshment
                                 B'fast
                                 Lunch
                                 Diner
     Meals ( day 2 )             Refreshment
                                 B'fast
                                 Lunch
                                 Diner
     Meals ( day 3 )             Refreshment
                                 B'fast
                                 Lunch
                                 Diner
     Meals ( day 4 )             Refreshment
                                 B'fast
                                 Lunch
                                 Diner
 3   Entrance fee                Day 1
                                 Day 2
                                 Day 3
                                 Day 4
 4   Airport handing             Ticket JKT-JOG
                                 Ticket JOG-DPS
                                 Airport tax JOG
                                 Porter JOG
 5   Supporting unit             Luggage up
                                 Insurance
                                 Lainnya
                                                   Sub total VC        Rp.
                                                   Misc           1%   Rp.
                                                   Total V-cost        Rp.

Harga Paket Wisata Per Orang ?

Total Fixed Coct
Total Variable Cost
FC + VC
10% Handling Fee Agent
                         TOTAL
      Total participants
      Tour fare / pax


Langkah 2
Membuat Format Fungsi Matematika
Silakan >>> DOWNLOAD
Membuat format Fungsi Matematika Kalkulasi Biaya EXCEL

               Sheet ini tidak ada hubungannya sama sekali dengan sebelumnya
               Di bawah ini sekedar contoh dari form quotation yang sudah di Format Fungsi matematika EXCEL
               Ingin bimbingan gratis ? Silakan berkunjung ke rumah saja
               Ingin bimbingan ONLINE ? ( maaf, belum di-GRATIS-kan )


Destinasi Semarang
Name of tour   Semarang City Tour                       Total participant       :   56
Duration       5 hours                                  Total unit transport    :   1
Tour code      e1-SDC.201
                                                              BASIC ON                 add per person
 Component                                Basic Price                                   1
    Tour              ITEM                    IDR       Time(s)    Amount           Time(s)
Transport  Car hire ; MB Kijang               800,000         1      800,000
           Gasolin of vehicle                    4,500       20        90,000
           Toll n parking fee                    2,000        5        10,000
           Driver-co tips                       15,000       56      840,000
EF objects Gang Pinggir China Town                 -                        -
donation   Sam Pho Kong                          5,000               280,000
           Gereja Blenduk                        5,000               280,000
           Tanjung Emas                          1,000                 56,000
           Museum Jamu Jago                        -                        -
                                                   -                        -
Meals          Refreshment                      10,000        3    1,680,000                    3
               Snacks                           10,000        1      560,000                    1
               Luncheon ; Nglaras Roso          35,000        1    1,960,000                    1
Tour Guide     Fee                            150,000         1      150,000
               Meals                            55,000        1        55,000
               Pulse allowence                  50,000        1        50,000
Supplement     Insurance                         2,000        1      112,000                    1
               Souvenier                        25,000        1    1,400,000                    1
               Other                               -          1             -                   1
                                         Tour cost      Rp.        8,323,000        Rp.
                                         Misc           Rp.          832,300        Rp.
                                         Tax-service    Rp.        2,496,900        Rp.
                                                        Rp.
                                         Tour cost over all       11,652,200        Rp.
                                         Tour Fare/pax Rp.           208,075        Rp.
                                               Curency USD              21.23       USD
                                                 9,800      hedo   3-Dec-09         free-download
Fungsi matematika EXCEL




                <<< Arahkan kursor ke angka 7


    add per person
               pax
             Amount
                  -
                  -
                  -
                  -
                  -
                5,000
                5,000
                1,000
                  -
                  -
              30,000
              10,000
              35,000
                  -
                  -
                  -
                2,000
              25,000
                  -
             113,000
              11,300
              33,900
             158,200
             158,200
                16.14
free-download

				
DOCUMENT INFO
Categories:
Tags:
Stats:
views:1510
posted:7/22/2011
language:Malay
pages:13