Sistema de gestión para las tramitaciones de Figuras

226 Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y Marino Sistema de gestión para las tramitaciones de Figuras Parlamentarias (ÁGORA) SE TRATA DE UNO DE LOS SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN DE CARÁCTER HORIZONTAL MÁS RELEVANTES Y SENSIBLES PARA EL MINISTERIO Eduardo Díaz Fraile COORDINADOR DEL ÁREA DE INFORMÁTICA Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y Marino Marino recibe de las Cortes Generales y del Senado, a través del Ministerio de Presidencia, el encargo de responder a cuantas preguntas y cuestiones se planteen en el seno de las Cámaras. En tal sentido y debido al alto número de preguntas formuladas, además de la complejidad que se presenta en muchas de ellas para su adecuada 2. Mejorando el control y la calidad de los trabajos de gestión de las “Figuras Parlamentarias”. Con un seguimiento preciso de la situación de cada figura durante toda su tramitación interna. 3. Optimizando los costes internos en la obtención de las contestaciones oportunas en tiempo y forma. Con la incorporación de búsquedas potentes de carácter documental, con la E l sistema ÁGORA tiene por objetivo constituirse como un instrumento eficiente en la gestión y tramitación de las llamadas “figuras parlamentarias”. Es decir, del conjunto de preguntas parlamentarias, interpelaciones, mociones, proposiciones de Ley, peticiones de información, etc. (hay más de 150 tipos diferentes). Se trata de uno de los servicios de apoyo a la gestión de carácter horizontal más relevantes y sensibles para el Ministerio. Dicho servicio colabora de forma sistémica con el Ministerio de Presidencia de Gobierno y participa con la tendencia generalizada de eliminación del papel en los procesos administrativos de gestión, incorporando las técnicas derivadas de la construcción de servicios de “Administración Electrónica”. En síntesis podemos contextualizar el problema diciendo que: el Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y El número de figuras tramitadas de la VI legislatura a la VIII se ha triplicado, hasta más de 8.000 figuras anuales de media contestación, es preciso disponer de una herramienta de gestión electrónica de forma integrada con toda la información asociada, homogeneizando el proceso de tramitación en todo el ámbito ministerial: 1. Agilizando los procesos de canalización y comunicación de las preguntas, con consecuencia en la reducción del uso de papel. posibilidad de fijar prioridades y urgencias, etc. Todo ello con las máximas garantías de fiabilidad y seguridad, gracias a la integración con los servicios que ofrece la plataforma del MAP (@Firma). Como dato relevante, podemos decir que el número de figuras tramitadas de la 6ª legislatura a la 8ª se ha triplicado, tramitándose en la actualidad más de 8.000 figuras anuales de media, lo que hace que este Ministerio sea uno de los tres ministerios con mayor volumen de figuras parlamentarias. Ámbito organizativo El ámbito del proyecto se circunscribe al Ministerio, así como aquellos agentes externos que se nº 28 ESPECIAL AGE 2008-2009 227 Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y Marino relacionen con él (Sociedades Estatales, etc.). Las Unidades Administrativas involucradas son todas aquellas que tengan personal de la cadena de mando que participen en la confección de las respuestas a las Figuras Parlamentarias (Secretarías de Estado, Secretarías Generales, Subsecretaría, Direcciones Generales, Subdirecciones, Organismos Autónomos como son las Confederaciones Hidrográficas, etc.). Adicionalmente y en previsión de que ante una determinada figura parlamentaria, su resolución y contestación deba ser formulada por agentes externos al propio sistema, la solución dispone, mediante su integración con el servicio de correo electrónico, de una alternativa adecuada, sin que por tal circunstancia se pierda el control y la capacidad de gestión para su resolución final. Las operaciones relacionadas con una determinada figura parlamentaria que se pueden realizar sobre los informes (pedidos y emitidos) por parte de cualquier agente que interviene en determinado nivel, podemos concretarlas en: necesiten activar para elaborar las distintas contestaciones, en función del contenido de la pregunta. Así, cada una de las unidades que vayan participando en el flujo de trabajo puede, a su vez, activar a nuevas unidades, de ellas dependientes, para asegurar que las respuestas sean formuladas por quienes tengan conocimiento en la materia. En el momento de producirse las respuestas oportunas, se establece un circuito de tramitación “de vuelta”, idéntico al que se creó dinámicamente en su ciclo de peticiones. Solicitar peticiones de informe a distintos agentes de los niveles inferiores asociados a él. Asignar prioridad a las peticiones de informe. El agente responsable podrá alterar las prioridades de los niveles inferiores si lo desea. Aceptar o rechazar una petición de informe recibida si no es de su competencia. Superponer electrónicamente notas informativas, o aclaratorias, a los documentos transmitidos a los niveles inferiores. Se facilita así la comunicación y también se agiliza el proceso de confección del informe a emitir. Reiterar la petición de informe a otro agente, ya sea por olvido en la primera o sucesivas distribuciones, o por error en el destino al enviarla. Anular una petición de informe por parte del agente responsable, con comunicación automática al destinatario inicial. Cerrar peticiones de informe sin Descripción Funcional La primera actuación en el sistema ÁGORA se basa en la incorporación automática de la “figura parlamentaria”. Gracias a la definición conjunta entre el Ministerio de Presidencia y el Ministerio de Medio Ambiente, Medio Rural y Marino, de un formato de intercambio común de datos, es posible la descarga de la intranet de Presidencia y su carga automática posterior en el sistema ÁGORA, tanto de la información alfanumérica (número y tipo de figura, fecha de vencimiento, asunto, parlamentario, etc.), como la información documental asociada (figura parlamentaria digitalizada). Tras esa entrada automática se inicia la tramitación electrónica por parte del personal responsable del Gabinete de la Ministra. El cual cuenta con una solución flexible que permite la construcción dinámica y transparente del flujo de trabajo requerido en cada caso. Dicho flujo se crea en función de las unidades administrativas dependientes que se El ámbito del proyecto se circunscribe al Ministerio, así como aquellos agentes externos que se relacionen con él contestar según el criterio del agente responsable. En este caso, se enviará un aviso a los niveles inferiores que tengan la petición de informe pendiente del correspondiente informe de respuesta. Confeccionar el informe de respuesta a enviar al nivel superior después de recibir todos los informes de respuesta de los niveles inferiores y anulando las peticiones de informe que se estimen no sean ya necesarias. Se adjuntará un escrito de conformidad (oficio) con los documentos enviados que podrá ser firmado electrónicamente. Pedir información adicional o aclaraciones a los informes de respuesta recibidos de los niveles inferiores. Permitir buscar el informe de respuesta de otra petición de informe anterior “similar” a la actual, con objeto de recuperar todos los documentos asociados a dicha emisión y poder confeccionar el informe de respuesta actual a partir de dichos documentos. nº 28 ESPECIAL AGE 2008-2009 228 Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y Marino Desde el punto de vista de la estructura de datos del sistema de información ÁGORA, cada figura parlamentaria tendrá asociado un “expediente electrónico” que constará de una información básica de la pregunta a la que se irán añadiendo, conforme vaya siendo tramitada, documentos (anexos, respuestas), una o varias peticiones de informe, notas de proceso, etc. Todo ello, presentado de forma ordenada y estructurada. La visibilidad de los datos, incluida la información documental, se establece bajo los criterios de seguridad que en cada caso se requiera, pudiendo ser desde muy restrictivos, hasta tener un carácter público. En tal sentido, la seguridad, confidencialidad y trazabilidad de la información están garantizadas mediante mecanismos de control de acceso y visibilidad a la información disponible según perfiles de autorización. Por resumir, podemos dividir ÁGORA en tres subsistemas: El subsistema de soporte a la gestión, que permite la tramitación electrónica, el control y seguimiento de la tramitación con la posibilidad de incorporar la firma electrónica de los documentos mediante la integración con los servicios de @Firma. El subsistema de generación de información estadística que permite analizar mediante estadísticas cuadros de mando-, ratios, etc., la ejecución o evolución de una pregunta en sus peticiones de informes, respuestas, etc. ÁGORA se ha desarrollado sobre una plataforma tecnológica basada en un producto estándar tipo ERP El subsistema de la gestión documental que sirve de repositorio común de todos los documentos generados en el ciclo de vida completo de cada figura parlamentaria. Solución Técnica ÁGORA se ha desarrollado sobre una plataforma tecnológica basada en un producto estándar tipo ERP de gran implantación en el mercado y siguiendo los últimos estándares de la industria. Además, se integra con los siguientes sistemas de Información: Ministerio de Presidencia (XML, Figuras digitalizadas) Sistema Generador de informes estadísticos corporativo Gestor Documental corporativo Gestor de Expedientes corporativo Infraestructura de Firma @Firma y la FNMT Correo electrónico, Office (Word, Excel, etc.). nº 28 ESPECIAL AGE 2008-2009