Project Manager Log by xnz78353

VIEWS: 20 PAGES: 6

More Info
									                National Park Service 
                Klamath Network




                        Log Book Guidelines 




                                  Klamath Network 
                                   National Park Service 




Version: 1.0 
Status:  Final 
Update Frequency: As Needed 
Contact:     Sean Mohren 
             Klamath Network Data Manager 
             1250 Siskiyou Blvd. 
             Ashland, OR  97520 
             (541)­552­8576 

Recommended Citation: 

Mohren, Sean. 2007. Log Books Guidelines. Klamath Inventory and Monitoring Network, 
  National Park Service. pp 6. 

Related Documentation and SOPs: 

Mohren, Sean. 2006. Data Management Plan. Klamath Network, National Park Service. pp 88. 
  Draft 


Change History 

Original  Date of                                                              New 
                      Revised By        Changes             Justification 
Version #  Revision                                                          Version # 
   1.0     10/21/06  Sean Mohren Completed Version 1                            1.0




                                                                                   Page 2 of 6 
1.  Introduction 
Natural resource monitoring is a difficult task; care needs to be taken to prevent bias and 
misinterpretation of the data collected by the field crews. To ensure data used for analysis is not 
misunderstood, several logs will need to be kept to document any events that may skew the data 
at a given time period. Such events included improved training, equipment calibration or 
upgrades, and changes in data collection methodologies. To account for these events, the 
following logs will need to be completed and submitted to the Data Manager at the end of each 
field season. 

2.  Time Frame 
It is the Project Manager’s responsibility to distribute the logs to the Crew Leader and crew 
members as he or she sees fit. If the Project Manager is utilizing a database created by the 
Klamath Network then the log books will be built into the application.  At the end of the field 
season, the Crew Leader will have two weeks to transfer the crew’s logs to the Project Manager, 
unless stated otherwise. The Project Manager should review the logs, discuss any discrepancies 
with the crew, merge the crew logs with the Project Managers log and transfer the logs to the 
Data Manager within 1 month prior to the start of a new field season, unless stated otherwise. 

3.  Training Log 
It is the Project Manager’s responsibility to ensure Crew Leaders and field crew members have 
adequate training.  To track the training each member of a crew acquires, a training log is 
completed by the Project Manager (Table 1). Project Managers should complete the training log 
for all crew members.  If the Project Manager designates this task to a Crew Leader, that person 
submits their log to the Project Manager at the end of the season. The Project Manager merges 
the Crew Leader’s log and a log documenting the training they conducted or attended and 
submits the merged version to the Data Manager following the time frame in section two. 

            Trainer                 Trainee 
 Trainer                Trainee                    Date           Training          Equipment 
            Position                Position 
                                                                          KLMN 
 Tom        Crew         Sean         Field                      Photograph 
                                             12/15/2006                   Photograph 
 Smith      Leader      Mohren        Crew                       Data Entry 
                                                                          Database. 
                                                                          Clinometer, 
 Tom       Crew          Sean       Field                   Vegetation  Daubenmire 
                                             01/15/2007 
 Smith     Leader      Mohren       Crew                   Plot Sampling  Square, Transect 
                                                                          Methods 
 Tom       Crew          Sean       Field                    Metadata     NPS Metadata 
                                             01/25/2007 
 Smith     Leader      Mohren       Crew                   Development  tool, ArcCatalog 
Table 1. Example of a training log completed by the Crew Leader.




                                                                                                   3 
4.  Equipment Log 
The equipment log (Table 2) should be completed by the Crew Leader (or designated crew 
member) for each project. If a piece of equipment is updated, calibrated, or not used (when 
normally it is used), it should be recorded in the following log. It is the responsibility of the crew 
members to immediately report any equipment changes or problems to the proper personnel. At 
the end of the field season the Crew Leader will transfer a copy of the equipment log to the 
Project Manager where it will be reviewed and transferred to the Network Data Manager 
following the time frame in section 2. 

     Name          Position     Date               Equipment          Event 
                     Crew                                     Upgraded from a 
 Tom Smith                   12/15/2006  GPS Unit 
                    Leader                                    Garmin V to a GeoXT 
                                                              Did not use Garmin 
                   Crew 
 Tom Smith                  01/15/2007  GPS Unit              Antenna because it 
                  Leader 
                                                              was broken. 
                   Field                 Temperature          Completed monthly 
 Jane Smith                 01/25/2007 
                   Crew                  Sensor               sensor calibration 
Table 2. Example of an equipment log completed by the Crew Leader. 

5.  Special Event Log 
The special event log (Table 3) gives the Crew Leader, Project Manager, and field technicians a 
location to document any changes to the protocol or SOPs that were implemented to a project. 
Changes could include variation of a method in the protocol, changing of staff directly related to 
the project, implementing a new measurement for an attribute, etc. Field crew members should 
inform the Crew Leader if they have an event that needs to be recorded in the log. It is the 
responsibility of the Crew Leader to record these events and transfer the log to the Project 
Manager at the end of the field season. The Project Manager should review the log, discuss 
discrepancies with the Crew Leader, and submit the log to the Data Manager at the end of the 
field season following the timelines listed above. 

   Name      Position      Date                  Event                    Reason 
               Crew                      Stopped measuring        Requested by the 
 Tom Smith             12/15/2006 
              Leader                     tree DBH                 Project Manager 
               Field                     Changed method for       Old method was found 
 Jane Smith            07/15/2005 
               Crew                      canopy cover estimate  to be inferior 
                                         New field crew           Hired 1 member to 
               Project                   member – Jason           replace a crew 
 Joe Smith               01/25/2007 
              Manager                    Smith began field        member who left the 
                                         work                     project on 1/15/2007. 
Table 3. An example of the special event log submitted by the Project Manager.




                                                                                                     4 
6.  Data Sheet Logs 
The Network will make every attempt to utilize electronic databases and field forms for data 
collection. However, if the occasion arises where hardcopy field forms are employed, a log 
should be kept that documents unused field forms. Field forms should be bound together and 
each bound book should be given a number; additionally, the pages should be numbered in 
sequential order. If a situation arises where a form is not used, it should be recorded in the field 
form log book as shown in the example below (Table 4). 

Keeping a log of the missing datasheets will document when a datasheet was not used versus 
when a datasheet might be missing. The Crew Leader should complete the log and submit it to 
the Project Manager at the end of the field season. Each crew member should report a missing 
datasheet within one day of knowledge of the incident to the Crew Leader so that they may 
populate the log book. The Project Manager should check the log, discuss any discrepancies with 
the Crew Leader, and submit the log to the Network Data Manager following the timeline above. 

   Name        Position         Date                 Page                     Reason 
                                                                       Made a mistake and it 
                 Field 
Tom Smith                  12/15/2006          Book 1, Sheet 22         was easier to use a 
                 Crew 
                                                                             new form 
                                                                         Page was missing 
                 Crew 
Jane Smith                 07/15/2005          Book 3, Sheet 1           when I started the 
                Leader 
                                                                               book 
                                                                        Removed the sheet 
               Project 
Joe Smith               01/25/2007             Book 1, Sheet 3         from the book to use 
               Manager 
                                                                          as sketch paper. 
              Field 
Sarah Jane               2/22/2007          Book 6, Sheet 2         Sheet misplaced. 
              Crew 
Table 4. An example of the field form log submitted by the Project Manager. 

7.  Storage 
It is the responsibility of the Project Manager and Crew Leader to maintain and store all logs 
prior to transferring the logs to their superiors. Logs should be backed up each time they are 
populated.  Once the logs have been transferred to the Network Data Manager, they will be 
stored in the “Documents” folder within their corresponding project folder. At this point, all logs 
will be subject to backup, storage, and archiving methods described in the Network Data 
Management Plan. 

8.  Analysis 
It is the responsibility of the Network Data Manager to incorporate these logs into the project 
databases. Log recordings will be incorporated into the database in a manner that lets them be 
compared to various project parameters.  This helps determine if they were the cause of a change 
in the trend of a project parameter at a give point in time (Figure 1).


                                                                                                        5 
Figure 1.  Example of how a change recorded in the special event log 
           (see Table 3) can account for a change in the data.




                                                                        6 

								
To top