Learning Center
Plans & pricing Sign in
Sign Out

Residence Handbook - Queen Margaret's School


          Queen Margaret’s School
                Core Values
     We  are  committed  to  providing  an  environment  of  achievement 
      that  includes:    an  emphasis  on  critical  thinking,  challenging, 
      relevant and changing curriculum approaches to meet 21st century 
      skills, specialist teachers and student leadership opportunities.  We 
      expect  each  of  our  students  to  be  self  confident,  to  love  learning 
      and to develop as self directed learners. 

     We are a small school where teachers and students are connected 
      through  positive  relationships,  where  a  sense  of  belonging  is 
      evident  among  our  students  and  where  a  sense  of  community 
      governs our relationships with one another. 

     We  are  a  culturally  diverse  community  committed  to  sharing 
      different  perspectives,  understandings  and  insights  about  the 
      world.  Diversity broadens our world view, enables us to discover a 
      common humanity and learn to live in harmony with others. 

     We  believe  in  developing  a  strong  sense  of  connection  through 
      actions  demonstrating  social  responsibility.    We  are  committed  to 
      service as the giving of time and resources to others in our school 
      and  local  community  and  in  the  larger  world.    Our  service 
      commitment is expressed through on and off campus activities, the 
      curriculum we study and the values we espouse. 


        2010 ‐ 2011 

        Student Copy 

   660 Brownsey Avenue                                               
   Duncan, British Columbia, Canada   V9L 1C2 
   T (250) 746‐4185 |  F (250) 746‐4187  | 
This page intentionally left blank. 

Table of Contents 

Message from the Director of Residence ............................................................................................... 5 
1.0   Your Room & What to Pack ........................................................................................................ 6 
2.0   Living with a Roommate ............................................................................................................. 9 
3.0   Telephone ................................................................................................................................. 11 
4.0                               .
      Residence Routines  .................................................................................................................. 13 
5.0   Daily and Overnight Leaves ...................................................................................................... 16 
6.0   Meals......................................................................................................................................... 18 
7.0   Laundry ..................................................................................................................................... 19 
8.0   Homesickness ........................................................................................................................... 20 
9.0   Academic Success at Queen Margaret’s School ....................................................................... 21 
10.0  Boarding Life Success at Queen Margaret’s School ................................................................. 22 
11.0  General Information ................................................................................................................. 23 
12.0  Residence Situations, Expectations and Consequences ........................................................... 28 
13.0  Medical Care, Health Centre and Counseling ........................................................................... 30 
14.0  QMS Important School Dates 2010/11 .................................................................................... 32 
15.0  Boarder Weekend Trips and Holiday Planning ......................................................................... 35 
16.0  Travel Coordination .................................................................................................................. 36 
17.0  Grade 12 Boarder Privileges ..................................................................................................... 37 
18.0  QMS Smoking /Alcohol & Illegal Drugs Policy .......................................................................... 38 
19.0  Summer Storage & Shipment of Boarding Student Materials ................................................. 39 
20.0  Harassment Policy and Procedures .......................................................................................... 40 
21.0  QMS Computer Mobility Services/Policies (New and Amended‐March 2010)  ..................... 422                        .
22.0  Major School Dates 2010/11 & 2011/12 ................................................................................ 522 
23.0  Notes ....................................................................................................................................... 533 

    This page intentionally left blank. 

Message from the Director of Residence 
Welcome to QMS Residence! 
What a wonderful opportunity your daughter is about to participate in here at Queen Margaret’s Residence; 
new friendships, new cultures to explore, new memories to create.  Our staff will have your daughter’s room 
ready  for  her  arrival,  introduce  her  to  other  students,  and  be  there  as  she  learns  to  adapt  to  her  new 
At  Queen  Margaret’s  School  we  welcome  students  from  around  the  world  and  are  excited  to  share  our 
community and  culture.   As a parent,  leaving your  daughter in the  care of others can feel both exciting and 
apprehensive  ‐  you  want  to  make  sure  that  your  daughter  is  well  cared  for.    Our  professional  staff  is 
experienced in working with teenage girls and understand the challenges and successes ahead.  We take on 
the responsibility of the daily role of ‘parent’ and make decisions that will support her personal growth.  We 
want to keep her safe, help her mature and learn about herself as well as others, and to look back knowing 
that she has gained confidence in who she is and of what she is capable. 
Our Residence is divided into 11 hallways, each named after a historic female role model, each with their own 
story ‐ Carr for Emily Carr; Frank for Anne Frank; and Nightingale for Florence Nightingale for example.  This is 
to remind us of our potential in our lives and how we can contribute to the world around us. 
With each hallway we have a residence staff member who works specifically with the students in that hallway.  
Our senior student leaders in our Residence Assistance program, work along with our residence staff and meet 
weekly with students to chat about what is happening in residence, to address any concerns and to promote 
community building through activities, challenges and conversation. 
We know that for you, listening to your daughter on the phone will be at times exciting but also difficult ‐ you 
will  miss  her  and  she  will  miss  you.    However,  we  will  be  there  to  comfort  her,  to  encourage  her  and  to 
challenge her.  When you see her again in June, and the confidence she exhibits, you will know that you made 
the right decision in sending her to Queen Margaret’s School. 
I’m sure you will find this handbook a valuable reference in regards to your daughter’s life at Queen Margaret’s 
School.  If you have any questions please feel free to contact us at any time.   
On behalf of our residence staff we extend a warm welcome to you and to your daughter.  We know that her 
experience here will be rewarding and memorable.   
Celina Mason                                                   Jane Richmond 
Director of Residence                                          Assistant Director of Residence                                       

1.0     Your Room & What to Pack 
Our  two  residences  are  named  after  the  founders  of  Queen  Margaret’s  School,  Miss  Denny  and  Miss 
Geoghegan.  Denny Hall and Geoghegan Hall are located at opposite ends of the same building.  Within this 
building  we  have  two  apartments  style  accommodation  specifically  for  six  sharing  Grade  12  students  who 
show maturity, responsible behavior and high academic achievement. The Director of Residence decides who 
live  in  these  apartments.    All  other  accommodations  are  double  or  single  rooms.    Single  rooms  usually  are 
given to the higher grade level students (Grades 11 ‐ 12) first, while the younger grade students (Grades 6 ‐ 10) 
share the double rooms.   
Choice  of  room  selection  is  a  process  based  on  registration  date,  student’s  academic  achievement, 
commitment, and a student’s positive interactive behavior within Residence.  The Director of Residence may 
make changes to rooms and roommates throughout the year, as needed; however, no changes are taken into 
consideration until after November 1st each year.  
Each  residence  room  has  either  one  or  two  beds  (with  mattresses  and  pillows),  a  desk(s),  one  or  two 
cupboards/closet  space  and  one  or  two  lamps.    The  locking  cupboards/closets  must  be  padlocked  with  the 
School lock provided to you when you move in.  It is your responsibility to keep all valuables safe and to report 
any loss of property promptly.   
Room Keys 
When  moving  into  the  Residence,  every  boarder  receives  her  own  room  key,  cupboard/closet  key  and  a 
laundry locker key.  QMS lanyards for keys can be purchased at the School Shop.   
Should  a  boarding  student  lose  her  keys,  replacement  keys  are  a  $25.00  charge,  billed  to  the  student’s 
Keys must be returned to the Residence Office at the end of the school year.  If a room key is not handed in at 
the end of the school year, the full amount ($100.00) will be charged to replace the locking mechanism.  
Room Decoration 
Your room is your “home away from home” and you are welcome to make it comfortable.  Materials may be 
hung on the walls of your room using only white/blue sticky tack tape, no thumbtacks please.  Tasteful posters 
and photos are a welcome decoration for rooms.  Please be respectful of others ‐ remember that one person’s 
choice of art may be offensive to others.  Any materials that display nudity, alcohol, drugs, tobacco, racial or 
offensive  language  are  not  permitted.    Students  will  be  asked  to  remove  inappropriate  posters  or  other 
decorations.    Please  be  aware  that  due  to  fire  regulations  you  are  only  allowed  to  cover  40%  of  your  wall 
Remember that you are responsible for the condition of the walls in your room.  In June, if walls are left with 
tack holes, paint removed, dents, etc., appropriate repair charges will be billed to your student account.  If the 
walls  of  your  room  require  painting  you  can  expect  up  to  $300.00  to  be  charged  to  your school  account for 
labor and material. 
Important Documents 
The Travel Coordinator keeps a fireproof safe in her Residence office for the storage of important documents, 
such as airline tickets, passports and study visas.  Please bring your important documents to her for storage.  
All passports must be handed in to the Travel Coordinator for safe keeping. Large amounts of money must be 
brought to the Accounting Supervisor in the Administration Office to be stored in the School safe.  

Necessities to bring 
Cupboard and storage space for boarders is limited, so we ask that you keep your personal possessions to a 
minimum.  All items and clothing must be labelled with the boarder’s name in English.  The following items are 
required as part of the boarder’s personal possessions: 
     One (1) Laundry Bag 
     Two (2) Bath towels, Face cloths, Hand towels 
     Bedding  for  twin  size  bed  (75”  x  39”)  ‐  bottom  sheet,  top  sheet,  blanket/quilt,  and  pillowcases  (It  is 
         best to purchase sheets that are flat 72” x 104”/180cm x 265cm and fitted 39” x 75”/100cm x 190cm)  
     Alarm clock 
     Sleepwear, bathrobe, and slippers 
     Flip flops/thongs (for wearing in the shower) 
     Flashlight and batteries 
     Water bottle 
     Mug for favourite hot drinks 
Please bring  an adequate  supply of toiletry items such as toothpaste, soap and shampoo to start the school 
term.  These and other items are available in the School shop and also from stores around Duncan. 
Items not to bring 
     Candles, matches/lighters 
     Black lights 
     Pagers 
     Personal household lights 
     Electric cooking equipment 
     Refrigerators 
     Televisions  
     Large stereo systems 
     Pets 
Please  note  that  some  electrical  equipment  outside  of  North  America  may  not  meet  CSA  (Canadian  Safety 
Association) standards nor function in our electrical outlets.   
Boarders are not to have  or use a personal vehicle  while enrolled and living  on the  QMS  campus.  Boarders 
who  wish  to  ride  in  a  day  student’s  vehicle  must  have  appropriate  permission  forms  signed  by 
Students are expected to wear the School uniform during school hours and to official functions, as required.  
Uniforms details are listed in the Parent/Student Handbook and must be purchased at the School Shop.    
Casual  dress  may  be  worn  after  class  time,  on  weekends  and  on  holidays.    We  ask  that  students  wear 
appropriate  clothing  that  covers  their  shoulders,  belly  and  upper  legs.    Students  are  not  allowed  to  wear 
revealing clothing, cut‐off’s or items promoting alcohol, tobacco, drugs, foul language or sexual connotations.   
A dress/skirt suitable for formal occasions and a pair of dress pants for all occasions should be packed.  Also, a 
bathing suit will be required for PE class and some residence activities.  
Boarders traveling to and from the school at the beginning and end of a holiday or on a weekend leave must 
wear  “respectful  casual  dress”.    No  cut‐off  or  distressed  jeans,  tank  tops/spaghetti  strap  tops  nor  any 
revealing or suggestive clothing.   

Sports Equipment 
Boarders may bring sports equipment such as a hockey stick, tennis racket, bicycle, ice skates and roller blades 
to Residence. Large equipment will be kept in a separate locked storage area in the Residence.     
When riding a bicycle or going rollerblading, students are required to wear a helmet. 
Boarders in Grades 9 ‐ 12 are encouraged to bring their own personal laptop computers.  Student name, serial 
number and IP address will be logged for monitoring purposes.   
Grade  6,  7  and  8  boarders  are  not  permitted  to  bring  or  use  personal  laptop  computers.    A  networked 
computer lab is available outside of school hours in the Residence for all students who do not have a laptop 
Please read the QMS Computer Policies regarding computer acceptable use and laptops in section 22.0. 
Audio Equipment 
Small portable sound systems, iPod’s/MP3 players are acceptable if played quietly and at appropriate times.  If 
not used in a considerate manner, boarders may lose their listening privileges. 
DVD Players 
Small  personal  DVD  players  are  permitted  for  watching  movies  but  must  be  turned  off  at  the  student’s 
bedtime hour.  Inability to adhere to this rule will result in the removal of the DVD player.   
Furniture and Room Respect 
Furniture  should  not  be  removed  from  your  room  at  any  time.  If  you  would  like  to  purchase  a  chair,  extra 
storage  cabinet,  or  bookcase  you  must  ask  permission  from  the  Director  of  Residence  before  purchasing  it.  
Residence furniture is not to be removed from Common Rooms for individual student use. 
Remember  that  you  are  responsible  for  maintaining  the  condition  of  your  room,  including  the  furniture.  
Students will be billed for damage to their room and furniture including writing on desks, walls, chairs or beds.  
Room Cleanliness 
Boarders  are  expected  to  keep  their  room  tidy  and  clean  at  all  times.    Room  inspections  are  done  each 
morning  by  the  Housekeeping  staff.    Should  the  inspection  be  unsatisfactory,  students  may  be  put  on  the 
“YIKES” list, will not receive their Pocket Money and will not be allowed to sign out until they have passed a 
satisfactory room inspection. 
The School does not provide insurance coverage for student belongings in the event of theft, loss or fire.  We 
strongly  recommend  that  parents  check  homeowner  policies  to  ensure  coverage  on  your  daughter’s 
possessions (i.e. computers and iPod’s) while living at the School.   
All personal valuables should be labelled or engraved.  The Residential Administrative Co‐ordinator will keep 
a record of all serial numbers from your electronic equipment.  Be sure to give her your numbers when you 
move in. 


2.0      Living with a Roommate 
All  Grade  6  ‐11  boarding  students  should  expect  to  share  a  room  with  another  boarder.    Living  with  a 
roommate  will  be  an  adjustment  for  both  of  you  and  will  require  good  communication,  patience  and 
New student room assignments are based on grade, country, language, and allergies and are assigned by the 
Director of Residence.  Students of different cultures are usually put together to encourage the use of English 
as the common spoken language.  
Returning students will have the opportunity to select their rooms once their deposits have been confirmed by 
Accounting.    Returning  Grade  12  students  have  first  preference  according  to  their  GPA  and  confirmation  of 
paid deposit for the upcoming year.  Single rooms are reserved first for returning grade 12 students. 
There  will  be  occasions  where  day  students  stay  in  Residence  following  a  School  event  and  you  may  be 
expected to share any extra bed in your room. 
It is important right from the beginning to talk with your roommate about anything that could be a potential 
problem.  For example, your roommate listens to her music too loud and you find it disruptive.  Your response 
should be polite as you share your concerns.  If you do not openly address your concerns, you may eventually 
lose your temper which is not the most effective way to solve an issue. 
This can be a big issue when sharing a small room with another person, especially if you both have brought 
your  most  treasured  possessions.    Reach  an  agreement  with  your  roommate  as  to  what  area  of  the  room 
belongs to whom, and be considerate of each other in the living space you share.  For example, plugging your 
computer in her outlet which means the cords loop over her bed is not a great idea. 
The best policy on borrowing is to just say ‘no thank you’.  This is important to establish right away, when you 
first  meet.    While  this  is  a  difficult  rule  to  actually  enforce  and  live  with,  it  will  prevent  many 
misunderstandings and hurt feelings in the future.  If you would like to allow your roommate to borrow things, 
at  least  establish  clear  limits  on  how  often  she  can  borrow  things,  when  the  item  needs  to  be  returned, 
returned in what condition, etc.  
Living with another person gives you many important responsibilities, in caring for your own things as well as 
your roommates things.  You need to lock the door when you leave the room, write down accurate messages 
for your roommate, do not let your friends or other students use or handle your roommate’s possessions, and 
share the responsibilities of cleaning the room. 
Boarding school gives you a great deal of freedom to choose your actions.  Remember, your roommate and 
other  boarders  in  your  hallway  have  rights  too  ‐  like  the  freedom  not  to  have  to  listen  to  you  talking  until 
midnight when they have an exam to write the next morning.  Be respectful toward your roommate. 

One  of  the  most  important  skills  you  need  to  have  in  a  successful  living  relationship  is  to  be  compassionate 
with  your  roommate.    For  example,  your  roommate  just  did  poorly  on  a  test  or  she  lost  her  expensive 
chemistry book.  She may have overslept and is facing Saturday School this weekend when she had plans to go 
away.  Situations like these may require giving her  some time alone to think and recover from a bad day or 
difficult experience.  Sometimes it can be difficult to have privacy in tough moments.  Being sensitive means 
giving your roommate the space and time she needs.  Perhaps you can visit a friend down the hall or just sit 
quietly and read and let your roommate have some quiet time to herself. 
If  a  student  is  not  getting  along  with  their  roommate,  we  ask  that  they  first  seek  the  advice  and  support  of 
their  Residence  Assistant,  or  ‘RA’  (senior  student  who  represents  each  hallway).    If  the  matter  seems  more 
serious, then we ask the student to talk to Residence Staff. If the situation continues without resolution then it 
issue will be discussed with the Director of Residence.  We encourage and will support the students to resolve 
their conflict in a mature and sensible manner.  Room changes will not be considered until all sincere efforts 
have  been  made.  The  final  decision  will  be  made  by  the  Director  of  Residence.    Part  of  the  experience  in 
community  living  is  learning  to  get  along  with  each  other,  using  consideration  and  learning  and  accepting 
cultural  differences.    This  is  a  valuable  life  lesson  to  learn  how  to  compromise  and  share  living  space  with 
another person. 
Residence Assistants 
Our  RA  program  consists  of  senior  students  (Grades  11  &  12)  who  support  the  students  in  their  assigned 
Hallway.    RA’s  meet  with  their  Hallway  students  each  week  to  make  announcements  and  to  hear  of  any 
concerns  from  students  in  that  Hallway.    RA’s  will  bring  any  concerns  back  to  the  Director  of  Residence  for 
discussion and planning. 
Roommate Issues 
If you find yourself with an issue or conflict with your roommate, here is the process to take; 
      1.      First speak with your roommate.  Use patience and make sure you both have a chance to speak.  
              Listen to each other’s comments and see if you can come up with a solution you can both live with. 
      2.      If you both can not resolve the issue, then speak directly with your Hallway RA.  Your RA has lived 
              in  Residence  for  a  number  of  years  and  has  experience  on  how  to  live  in  community.  
              Compromising take practice! 
      3.      If the concern continues to be unresolved, then take it to your assigned Hallway Residence staff.  
       4.     Only after trying all the above steps, and if the concern continues without a workable resolution, 
              take it to the Assistant Director of Residence or finally the Director of Residence. 


3.0      Telephone 
Incoming Phone Calls 
Incoming  calls  for  boarders  are  accepted  between  3:30pm  –  7:00pm  and  again  between  8:30pm  until  the 
boarder’s bedtime hour, Sunday through Thursday.  On Saturdays, boarders may accept calls during the day. 
Boarders  are  in  classes  from  8:00am  until  3:00pm  and  in  ‘quiet’  Evening  Prep  (study  and  homework)  from 
7:00pm  to  8:30pm.    Boarders  are  not  to  use  their  cell  phones  during  this  time  and  phone  messages  can  be 
returned  after  8:30pm.  Please  restrict  telephone  calls  after  their  evening  bedtime  hour  unless  it  is  an 
Boarding students and Residence staff may be contacted at the following numbers: 
Residence cell phone                         250 416‐9017               – call boarders on this phone, after 3:00 pm  
Residence ‐ Denny Office                     250‐746‐4724               – call boarders on this phone after 3:00 pm 
                                                                        – after 5:00pm, dial ext. 221 
Residence Director’s cell phone              250‐701‐3705 
Nurse’s cell phone                           250‐701‐2596 
QMS Administration                           250‐746‐4185 
When calling a boarder on the Residence cell phone or Denny office, please limit your call time as these 
phones are to be available for all students and staff. 
Calling Cards/Phone Cards 
If you have been provided with a calling card by your parents, keep your card number in a safe place. Phone 
cards come in denominations of $5, $10 and $20 and are available in the Administration Office.  You can ask 
the receptionist if your parents have given authorization for you to charge a phone card to your account.  If 
authorization has not been given, you will be required to use your own money to purchase a phone card.   
Pay Phones in the Hall or Common Lounge 
      You will need a calling card or pre‐paid phone card to use the phones in the halls. Local calls are $0.25.  
      Be considerate of other students and limit your call to 10 minutes when you see a student waiting to 
         use the phone.  You can always call back later. 
      Watch your language and subject matter while on the phone.  Loud voices can carry throughout the 
         Residence area. 
      Do not write on the phone or the surrounding walls/furniture.  Bring paper with you to write on. 
Cellular Phones 
      Boarders may use their cell phones in their room or in Residence only between 3:00 and 7:00 pm and 
         again between 8:30pm – and until the boarder’s bedtime hour. Cell phones are not to be used during 
         the hours of ‘quiet’ Evening Prep. This can be distracting to other students. Use of cell phones outside 
        the designated times can be confiscated by the Residence staff and will be returned at the discretion 
         of  the  Director  of  Residence.  Continued  abuse  will  result  in  cell  phone  privileges  being  revoked  and 
         possibly sent home.  
      Boarders should ensure that their phones are locked in their rooms when not in use.   
      Please make sure your name is engraved on your cell phone for proper identification. 
      We suggest that you do not let another boarder use your cell phone. 
      Cell phones are picked up each evening from boarders in grades 7 and 8. Any other students, in higher 
         grades, who are unable to adhere to the outlined rules, will also be required to hand in their phones to 
         the Residence staff.   
      Parents should monitor cell phone bills to ensure that cell phones are not being abused.   

Phone Tips  
    It’s important to call your parents regularly – they will reach you one way or another!   
    Be  considerate  of  your  roommate  and  ask  if  it  is  a  good  time  to  talk  on  your  cell  phone  without 
       disrupting them.  
    Do not give out your security code for your phone or phone card to anyone.   
    Use e‐mail to keep your phone bills lower. 
    Collect calls are expensive – try to use a phone card instead. 


4.0     Residence Routines 
Each boarder is responsible for waking up in the morning, being punctual for breakfast, arriving at school and 
to meals on time.  Younger boarders will be assisted by Residence staff, Residential Assistants (RA’s), or GAP 
Residence during School hours 
Only Grade 12 students are allowed in Residence during the school day.  All other students must take all their 
books, PE clothes, and other necessary school supplies with them in the morning. Students are provided with 
lockers  in  the  school  building  to  store  school  supplies,  books,  PE  clothes,  etc.    We  do  not  have  staff  in 
Residence  during  the  day  so  it  is  important  to  make  sure  you  are  prepared  for  your  day  before  leaving 
Residence in the morning.  All rooms in Residence are to be locked during the day. 
Free Time 
After school, between 3:30 and 5:00pm, boarders have free time.  Students may use this time to play sports, 
use the computer labs, do homework, go to the Equestrian stables, etc. All boarders must sign out if they leave 
the  Residence  building.  Sign  out  privileges  after  dinner  hours  and  weekends  are  based  on  grade  level.  This 
information is posted in both Denny and Geoghegan offices as well as on student bulletin boards.  Extra sign 
out hours must be approved by Residence staff. 
Prep Time 
Prep  Time  is  a  mandatory  ‘quiet’  individual  study  period  which  takes  place  Sunday  to  Thursday  evenings 
between 7:00pm to 8:30pm, depending on grade level.  Students are in the following areas during Prep Time: 
     Grade 6/7 boarders must be in supervised prep in the Violet Café from 7:00pm until 8:00pm. 
     Grades  8  ‐11  boarders  have  Prep  Time  in  their  rooms  sitting  at  their  desk  with  the  door  open.  
         Headphones may be worn, but no other noise is allowed.  
     Grade 12 students have the choice of where they will study during Prep Time (room, common area).  
     Supervised  Prep  is  in  the  Prep  Room,  supervised  by  a  Teacher,  Residence  staff  or  Gap  student.  
         Students  can  be  assigned  to  Supervised  Prep  by  teachers,  parents,  Residence  staff,  or  they  can  put 
         themselves in Supervised Prep for extra support if needed. 
     The Computer Lab and Library are available to those students who require it for homework during this 
         time.  No ‘social network’ programs, such as MSN or Facebook, etc., are allowed in the computer labs 
         during Prep Time.  Homework is the priority and there are other times for such socializing with friends.  
         A student my loose the privilege of using the computer lab if they are using these programs during this 
     Academic Students of Concern: These students are identified by the Academic Coordinator and may be 
         assigned to Supervised Prep and restricted sign‐out times if their academic performance or effort level 
         is questionable. 
Bedtime Hours & Lights Out 
Showering,  brushing  teeth,  and  other  routines  must  be  completed  before  the  boarder’s  bedtime  hour.  
Bedtime  hour  means  that  students  are  quietly  in  their  hallway  preparing  for  bed.    Lights  out  means  that 
students are in their beds with all lights out.  Rooms are to remain unlocked at night for security reasons. 
Overnight Security on Campus 
Coval Security guards ensure that Residence alarms are secured at 10:00pm every night.  The Security guard 
remains on campus and makes his rounds between 10:00 pm and 6:00am.  Any unusual activities are reported 
and followed up by Residence staff. 

Student Residence Meetings 
Student residence meetings are held each month and are mandatory for all boarders. This is a time when all 
boarders get together in the Pink Room to meet with the Director, Assistant Director and/or Residence staff to 
discuss any issues that have arisen during the previous month. It is a time to ‘check‐in’ with each other and 
provides the students with a forum to raise their concerns in an appropriate manner. The meeting will also be 
used to acknowledge and celebrate our community in Residence. 
Student Hallway Meetings 
Students will meet weekly in their Hallway with their assigned Hallway Residence Assistance (RA).  This is an 
opportunity  to  make  weekly  announcements,  discuss  Hallway  concerns,  plan  friendly  Hallway  competitions, 
and to just get to know each other in your immediate Hallway area. 
Room Tidy up Procedures  
The schedules below are in place in order to promote better time management skills and to permit good sleep 
habits.  Inability to follow these schedules can be detrimental to a student’s own well‐being as well as to that 
of her roommates and/or neighbours.  Repeated failure to adhere to these times can result in consequences as 
   Bring  your  laundry  to  the  laundry  room  before             Clean up items off your room floor 
   Make your bed                                                    Turn down the heat in your room 
   Tidy your desktop, night table and dresser top                   Turn off your lights as you leave 
Weekday Schedule 
Monday – Friday         6:45am ‐ 11:00pm 
6:45am                  Wake up, shower/bathe, and dress for breakfast 
7:00am                  Sign in for breakfast in the Violet Café 
7:35am                  Return to room to tidy up (see Room Tidy up Procedures above)   
7:55am                  Leave residence and go to homeroom class in the school block 
8:00am ‐ 3:00pm         School day (Residences are closed, except to Grade 12 Students) 
3:00pm                  Return to Residence 
                        Free Time 
5:00 – 6:30pm           Dinner in Glide Hall  
7:00 – 8:30pm           Prep Time or Supervised Prep 
8:30 – 9:00pm           Snack in the Violet Café 
9:00pm                  Grade 7 ‐ 8 – Bedtime preparation, in rooms/bathroom to brush teeth, etc. Showers 
                        should be taken before 9:00 pm 
9:30pm                  Grade 7 ‐ 8 ‐ Lights out 
                        Grade 9 – Bedtime preparation, in rooms/bathroom to brush teeth, etc.  Showers 
                        should be taken before 9:30 pm 
10:00pm                 Grade 9 – Lights out 
                        Grade 10 – Bedtime preparation, in rooms/bathroom to brush teeth, etc.  Showers 
                        should be taken before 10:00 pm 
10:30pm                 Grade 10 ‐ Lights out 
                        Grade 11 – Bedtime preparation, in rooms/bathroom to brush teeth, etc.  Showers 
                        should be taken before 10:30 pm 

11:00pm                Grade 11 ‐ Lights out 
                       Grade 12 ‐ must be in own room unless their hallway has consulted with Residence 
                       staff for an extended study time.  Changes to hours for grade 12 students can change 
                       throughout the school year based on the academic demand for more studying time 
                       (example; test preparation time – student ‘lights out’ time may be later).  Any changes 
                       will be made in consultation with the Director of Residence, Residence staff and the 
                       Grade 12 students. 
Weekend Schedule  
Friday                  3:00pm –1:00am 
3:00 pm                 Free time.  Grade level sign out times will be posted in Denny and Geoghegan offices 
5:00 – 6:00pm           Dinner in Glide Hall 
9:00pm                  Grades 7 and 8 on campus  
10:00pm                 Grades 9 and 10 on campus  
11:00pm                 Grades 7 ‐ 9 Lights out  
11:00pm                 Grades 11 and 12 on campus 
12:00                   Grade 10 – Lights out 
1:00am                  Grades 11 and 12 Lights out        
Saturday                 8:00am – 1:00am (same schedule Sunday, 8:00am – 5:00pm)  
8:00 – 11:00am          Cold breakfast in Glide Hall or Violet Café 
11:00am – 1:00pm        Hot brunch in Glide Hall or Violet Café 
11:00am                 Boarders may sign out 
5:00 – 6:00pm           Dinner in Glide Hall 
9:00pm                  Grades 7 and 8 on campus  
10:00pm                 Grades 9 and 10 on campus  
11:00pm                 Grades 7 – 10 Lights out  
11:00pm                 Grades 11 and 12 on campus 
1:00am                  Grades 11 and 12 Lights out        
Sunday, 5:00pm (same as weekday schedule) 
6:30pm                  All boarders must be back in residence from weekend leaves   
5:00 – 6:00pm           Dinner in Glide Hall 
7:00 – 8:30pm           Prep Time or Supervised Prep 
Any changes to the above schedule during the school year will be posted in Denny and Geoghegan offices and 
boarders will be advised through Residence staff 


5.0      Daily and Overnight Leaves  
To  leave  the  residence  outside  of  school  hours  every  boarder  must  sign  out  with  Residence  staff  in  Denny 
Office.    The  Residence  staff  will  determine  if  the  boarder  is  allowed  to  leave  campus  based  on  the  time  of 
departure and return, destination, how tidy her room is, and how her behaviour has been during the week. 
Guidelines for weekday leaves 
Signing out is mandatory for every activity that takes place outside of the Residence, including such activities 
as going to the Equestrian stables or the exercise room in the gym.    
             When  leaving  campus,  each  boarder  must  sign  out  with  another  boarder  and  stay  in  pairs  or 
             When you sign out you must stay in that group and return with that group. 
             Boarders  may  sign  out  alone  with  a  parent/guardian/relative,  provided  the 
              parent/guardian/relative has given their prior permission and made prior arrangements with the 
              Director of Residence. 
             All girls must sign back in by 5:00pm unless they have permission from the Residence staff. 
             If a boarder wishes to eat dinner off campus, she must have prior permission from the Residence 
             Grade 7 ‐ 10 boarders may sign out in a group for 20 minutes to go to 7‐11 store or the 49th Parallel 
              Grocery store between 3:00pm and 5:00pm. 
             Grade 11 and 12 boarders can sign out to go downtown in pairs after consulting with Residence 
             Grade 11 and 12 boarders may be awarded increased privileges in the second term, dependant on 
On  a  special  occasion  Fridays  or  Saturdays  with  prior  permission  from  the  Director  of  Residence,  Grade  12 
boarders may extend their sign out until 12:00am. 
Use of Taxis 
Country  Cabs  is  the  taxi  company  QMS  uses  for  transportation  to  and  from  the  school  (i.e.  local  shopping, 
theatre, etc.).  If a student has prior permission from her parents to charge the taxi fare to her account, she is 
to ask the Residence staff to make pick up arrangements.  The student will then obtain a taxi slip for going to 
her destination and one for her return trip.  The total amount will be shared by the number of girls taking the 
taxi, divided up equally and billed to their school accounts.  Students may also pay cash for the use of the taxi 
and the Residence staff will make the necessary arrangements. 
Overnight and weekend leaves 
Overnight  leaves  are  limited  to  Friday  and  Saturday.    All  boarders  who  wish  to  leave  the  campus  overnight 
must fill out a weekend leave form and hand it in to the Travel Coordinator by Wednesday at 4:00pm. Both the 
Parent/Guardian and Host family must contact the Director of Residence and the Travel Coordinator by fax or 
email by Wednesday at 4:00pm to verify.  The Director of Residence will determine if the leave is granted.  
All Weekend leave activities must be in keeping with the guidelines of QMS.  All activities that the student will 
be  participating  in  must  be  under  the  direct  supervision  of  a  responsible  adult.    If  a  student  is  spending  the 
night in another student’s home, the parents must be home and present at all times.  All QMS rules, including 
the non‐use of tobacco, alcohol and drugs, apply both on and off campus for as long as the student is living in 

The  Travel Coordinator  will  ensure  that  students  who  require  ferry  transportation  on  the  weekends  go  on  a 
QMS school bus to the appropriate Nanaimo ferry terminal.  
On Sundays, all girls must return from the mainland on the 3:00pm Horseshoe Bay Ferry or the 3:15pm ferry 
from Tsawwassen. A QMS bus meets the returning students at Departure Bay and at Duke Point Ferry Terminal 
to bring them back to Residence.  If your daughter cannot or does not meet these scheduled trips established 
for the weekend Residence, staff must be notified and she may require public transportation or a taxi to return 
to the school at her own expense.   
All transportation to and from the school will be billed to the boarding student’s account.  All boarders must 
return  to  Residence  by  6:30pm  on  Sundays,  unless  prior  permission  has  been  given  by  the  Director  of 
Red Day/Red Weekend 
There are a number of weekend activities in which participation of all boarders and day students is required to 
support important QMS community events.  Students are required to stay in residence on these special days.  
Overnight leaves and sleepovers are not allowed during these weekends.  


6.0      Meals 
There  are  two  cafeterias  on  campus,  Glide  Hall,  named  after  our  former  Headmistress  Margaret  Glide,  and 
Karin  Quinn  Hall,  named  in  memory  of  a  past  parent.    Meals  are  prepared  by  our  kitchen  staff  and  served 
cafeteria  style  in  both  dining  halls  during  lunch  and  dinner.    Dishes  are  not  to  be  removed  from  the  dining 
Breakfast  on  school  days  is  self‐service  style  in  the  Violet  Café,  located  downstairs  in  Denny  Residence.  
Boarders  are  required  to  report  to  the  Violet  Café  every  school  day  morning  between  7:00  and  7:30am. 
Boarders may come to breakfast in the Violet Café in pyjama pants or sweats.  On non‐school days, breakfast is 
served in Glide Hall only.   
Special  dietary  needs  can  be  accommodated  through  discussion  with  our  Food  Services  Manager.  Meal 
suggestions and recipe ideas are encouraged.  If you would like the Kitchen Staff to try one of your favourite 
recipes, please email your suggestions to our Food Committee at 
Dining area Guidelines 
         Speak at a reasonable volume 
         Eat with your mouth closed 
         Use a tray to carry your dishes of food 
         Clean your table area before leaving 
         Place garbage in the garbage cans, scrape and stack dishes and trays 
         Dress code is uniform or “smart casual dress” 
         Bathing suits or pyjamas are not permitted in Glide/Karin Quinn Hall  
         Clean shoes must be worn at all times 
         No roller blades, sports cleats or riding boots  
If  a  boarder  or  group  of  boarders  wish  to  go  out  for  dinner  on  a  Friday  or  Saturday  night,  they  must  have 
permission from the Director of Residence or Senior Residence Staff in advance in order that the kitchen may 
be advised of the change in numbers. 
Snacks for boarding students are provided in the Violet Café or Residence kitchen after school hours, 3:00pm – 
4:00pm and after Prep Time between 8:30pm – 9:00pm.  
Boarders may purchase snacks from the various vending machines on campus.  The Queen’s Rest Snack Bar, 
which  is  operated  by  volunteer  boarders,  in  Denny  Residence  is  also  open  from  8:30pm  until  9:30pm  three 
nights a week. Snack items and hot/cold beverages, including lattes, may be purchased there. 


7.0      Laundry 
Each boarder is responsible for having all of her uniform and clothing clearly labelled with a permanent black 
marker or a label.  Labels are available for purchase in the School Shop and can be sewn into the clothing.   
Laundry  care  is  done  on‐site  and  is  a  free  weekly  service.    Each  boarder  is  given  a  laundry  locker  key  and  a 
laundry contract to sign when moving into the residence.  
Boarders  living  in  Denny  Hall  can  have  their  laundry  washed  on  Mondays  and  Thursdays.    Boarders  living  in 
Geoghegan  Hall  can  have  their  laundry  washed  on  Tuesdays  and  Fridays.    The  designated  wash  day  for  all 
linens and towels is Wednesday.  A schedule is posted in each hallway. 
It is recommended that students change their linens every other week.  Please note that all laundry must be 
put  into  a  laundry  bag  and  brought  to  the  laundry  room  on  the  designated  day  before  7:30am.    It  is  the 
boarding student’s responsibility to take her laundry to Housekeeping.  Housekeeping staff will not pick up nor 
deliver laundry.     
When determining how much laundry you can bring to the Laundry room – keep in mind that the clean articles 
must be able to fit into your laundry locker.  Clean laundry is folded and put into your laundry locker.  Please 
do not use your laundry locker for storage of other items. Housekeeping staff will not be responsible for color‐
fading, shrinkage, damaged or lost clothing articles.   
Items requiring dry cleaning (such as the uniform blazer) will be sent out on Tuesdays and students may pick 
them  up  from  the  laundry  room  on  Friday  mornings.    Dry‐cleaning  expenses  will  be  billed  to  the  student’s 
Students  may  personally  launder  any  particularly  sensitive  item  of  clothing  or  speak  with  the  Housekeeping 
staff prior to having the sensitive item washed.  There are coin‐operated machines in the laundry room in each 
residence at a cost of $1.00 per load for each machine. 
It is each boarder’s responsibility to ensure that her laundry is done regularly.  Laundry is not allowed to pile 
up in dormitory rooms as it is unsanitary and unfair to your roommate. 


8.0      Homesickness  
Some  of  you  may  feel  homesick  when  you  are  here.    Familiar  routines,  surroundings,  friends  and  family 
provide  us  all  with  a  sense  of  security.    When  those  things  are  not  accessible  to  us,  we  may  begin  to  feel 
homesick.  Feeling homesick is normal and usually affects all boarding students at some time.   
You may feel particularly homesick during the first week of school or you may not feel homesick until much 
later in the year. Whenever you experience homesickness remember it is a temporary condition that doesn’t 
last long.  The good side about homesickness is that it means you have family and friends waiting for you when 
your time away from home has come to an end.  We encourage you to talk about your feelings.  Listed below 
are some ways to work through your homesickness. 
      Bring something that reminds you of home 
         Hang up family photos in your room or bring letters, a favorite stuffed animal, etc.  
      Get involved in residential life   
         Get to know as many students and faculty as you can.  Making new friends will not replace your old 
         ones but they can enhance your new life at Queen Margaret’s School. 
      Participate in activities   
         Each  weekend  you  can  participate  in  a  variety  of  activities  that  are  planned  by  our  Activities 
         Coordinator or go on a boarder trip planned by our Travel Coordinator.  
      Play a sport or join a student organization 
         Sports are a great way to stay healthy and participate in a team environment.  An organization lets you 
         help  others  and  be  able  to  see  that  your  giving  is  changing  lives.    These  activities  are  great  ways  to 
         meet a variety of people with common interests. 
      Talk to your Residence Assistant 
         The Residence Assistants were once new students too!  As returning students, they can still experience 
         homesickness to some degree but can share with you their personal helpful tips. 
      Use the telephone carefully 
         Try not to spend all of your free time on the phone with family and friends from home because you 
         will miss the opportunity to make new friends at Queen Margaret’s.   
      Reach out to your faculty resources 
         Faculty  Advisors,  Residence  staff,  School  Counselor,  School  Nurse  and  teachers  are  all  available  to 
         listen and to help. 
      Highlight vacations or planned family visits on your calendar 
         You’ll look forward to these times as you become involved in your busy life at QMS.  Before you know 
         it, your long‐awaited dates will have arrived! 


9.0      Academic Success at Queen Margaret’s School 
Queen Margaret’s School has a demanding academic program.  After all, you came here to study and learn!  If 
English is not your primary language, it may be  particularly  difficult in the beginning to understand  teachers 
and homework assignments.  Your parents/guardians are not here to help you with your homework therefore; 
you  are  entirely  responsible  for  your  academic  success.    To  assist  you  in  managing  your  academics  at  QMS, 
please consider the suggestions listed below. 
     Get to know your Faculty Advisor and Residence Staff  
        Talk with your Faculty Advisors and Residence staff who can help you with what you need. 
     Communicate with your teachers 
        Your teachers are knowledgeable professionals. Let them know the first minute you are having 
     Attend tutorials 
        This sounds simple but many struggling students don’t take advantage of tutorials.  If you are unable to 
        meet with the teacher during his/her organized tutorial, book an appointment with that teacher.   
     Use your weekly schedule and homework agenda to help plan your study time   
         Schedules are valuable tools to ensure your assignments are completed and projects are underway.   
     Schedule in your sports and other activities   
         If you know you will have a large assignment due Wednesday but are playing a basketball game away 
        the  day  before…plan  to  do  the  assignment  the  weekend  before  or  schedule  extra  time  during  the 
     Use the library and internet 
        There are many great researching tools available in our library as well as on the internet. 
     Participate in class and ask questions 
        Ask questions as soon as you don’t understand something so that you don’t end up misunderstanding 
        an entire assignment. 
     Get your rest 
        The  curfew  hours  are  set  in  place  to  assist  you  in  having  a  balanced  lifestyle.    Please  abide  by  the 
        curfews as you cannot be a successful student if you are sleepy in class.  


10.0  Boarding Life Success at Queen Margaret’s School 
Queen  Margaret’s  School  has  many  guidelines  to  help  you  succeed  and  protect  your  safety.    Living  in  a 
residence means you have the opportunity to make many choices about your behavior and use of time.  As you 
make  friends  and  adjust  to  boarding  life,  these  choices  can  sometimes  become  complicated  and  the 
temptation  to  avoid  rules  can  be  appealing.    To  assist  you  in  adjusting  to  a  successful  boarding  life,  please 
follow the guidelines below. 
        Sign in and out of Residence as required.  Be honest about where you are signing out to go – include 
         every possible destination and whom you are going with.   
        Attend all meals and sign‐in when required. 
        Keep your room tidy and clean up after yourself in the bathroom. 
        Respect your bed time hour. 
        Hand in sleepover or overnight request forms on time (forms are due by 9:00pm). 
        Ensure you have your parent’s permission to leave campus on a weekend stay‐over with a day student. 
        Always lock your room.   
        Respect the job that the Residence staff, Support staff, Faculty Advisors, Teachers, and student leaders 
         have to do.   
        Only use your phone at the appropriate times, in your room or in Residence.   
        Possessing drugs, alcohol, tobacco or weapons is strictly forbidden; possession may lead to expulsion.  
        Ask if you can borrow another person’s item – never assume you can just take it.  Theft is a serious 
         offense and will result in severe consequences. 
        DO NOT leave the dormitory after the last check‐in. 
        Visiting other rooms, wandering the campus late at night, or leaving the campus after you’ve signed in 
         may result in a ‘gating’ restriction (limitation or withdrawal of signing‐out privileges). 
        Do  not  have  visitors  of  the  opposite  sex  in  your  room.    Boarders  will  face  suspension  if  they  invite 
         unauthorized guests into their room. 
If you are unhappy about anything in Residence, you need to share your concerns immediately with Residence 
staff. The Residence staff  will assist in solving the problem if possible. If not, she will refer your issue to the 
Director or the Assistant Director of Residence and meet with you to reach a solution. At QMS, we expect to 
work with each student to resolve any issue you may have. This may mean extra effort on your part and may 
also mean that we find a workable alternative.  


11.0  General Information 
The following is a list of general boarding details from A – Z 
The Kitchen staff provides a cake once a month and Happy Birthday is sung to all the boarders who celebrated 
a birthday in that month.  If a boarder wishes to have a birthday cake or small party arranged and charged to 
her  account,  please  contact  Residence  staff  to  make  arrangements.    To  arrange  for  an  off  campus  birthday 
dinner on a school night, permission must be obtained from the Director of Residence.  
If  a  boarder  has  a  boyfriend  living  in  the  Duncan  area  or  living  elsewhere,  he  must  be  introduced  to  the 
Director  of  Residence  on  his  first  visit  to  the  School.    In  order  for  a  boarder  to  go  off  campus  with  their 
boyfriend the Director of Residence must first have full consent  from the Boarder’s parents/guardians if the 
student is in Grade 11 or younger. 
Common Rooms 
Rooms where boarders can visit together, watch TV, and play games.   Watching  TV is allowed after school, 
after  Prep,  and  on  weekends  until  bed  time  hour.    The  Pink  Room  is  the  largest  of  the  common  rooms  in 
Residence  and  also  houses  the  Queen’s  Rest  store.    On  occasion  special  speakers  and  groups  will  give 
presentations for the boarders in this room.  
Students in Grades 6 ‐ 8 are NOT permitted to have personal laptops. Grade 9 students may have a personal 
laptop but it must be handed in to the Residence staff each evening before bedtime hour. This decision was 
made to protect your daughter from potential hazards associated with excessive use of social networks and to 
encourage healthy sleeping habits. 
Denny Office 
The  main  office  for  both  Residences  is  located  near  the  front  entrance  of  Denny  Hall.    Sign‐out,  forms  and 
other important information can be retrieved from the Residence staff in this office.  
Duncan and the surrounding Cowichan Valley region are known for its outdoor activities and beauty.  Our mild, 
sunny  climate  offers  endless  opportunities  for  relaxation  and  fun.    Take  a  Totem  tour,  kayak  the  ocean 
shoreline,  hike  the  trails  along  side  the  rivers,  and  visit  the  shops,  restaurants,  museums,  and  theatre.    Our 
lovely  city  can  be  found  just  off  the  Trans  Canada  Highway,  halfway  between  Victoria  and  Nanaimo  on 
Vancouver Island, BC.   
Faculty Advisor/Advisee 
Every student is assigned their own Faculty member as an Advisor.  You are the faculty member’s Advisee.  You 
will meet with your Advisor weekly and review assignments in progress, assistance required or anything else of 
an academic nature.  This Advisor is the faculty link between you, your parents and the school.  
Latitude Students (Gap Student)  
These girls are generally 19 or 20 year old English speaking students from various countries.  They are part of a 
program which involves spending part of a year at QMS before beginning their university studies.  They assist 
primary students in the classroom and boarders in the Residence. 

Hallway Trophy  
The  Hallway  Trophy  is  presented  to  the  hallway  with  the  cleanest  rooms  and  the  fewest  infractions  each 
month.  The Director of Residence treats the winners to a pizza party. The Hallway that wins the most times in 
the  year  will  have  their  names  inscribed  on  the  trophy  which  will  be  presented  at  the  Awards  ceremony  in 
Horse Riding 
Horses  may  be  ridden  after  school  and  evenings  in  accordance  with  the  guidelines  established  by  the 
Equestrian Director, Equestrian Coach and the Director of Residence.  Riders must always sign out of Residence 
before going to the Equestrian Centre and are never allowed to ride alone. 
Large Kitchen/Violet Café 
This  is  a  multi  use  area  used  for  Home  Economics  classes,  crafts  making,  holds  the  laundry  lockers,  and 
breakfast.    On  Monday  evenings  this  area  is  also  used  to  bake  muffins  or  cookies  for  the  boarders  evening 
snack.    Students  are  permitted  the  use  of  three  Kitchen  facilities  in  the  Residence;  one  in  Denny,  one  in 
Geoghegan  and  Kitchen  #3  in  the  Violet  Café.  (Kitchen  1  and  2  are  for  the  sole  use  of  the  Kitchen  staff  for 
preparing in‐house breakfast). Students are responsible for the cleanliness of these three areas. 
Mailing Letters and Parcels 
Boarders  may  purchase  stamps  for  out‐going  mail  in  the  Administration  Office.   Postage  is  paid  in  cash  only 
and  cannot  be  charged  to  school  accounts.    Mail  is  processed  and  sent  out  every  morning  from  the  main 
Administration Office.  If you have your own stamps, just bring your letter to the Administration Office and it 
will be mailed for you.     
For parents and friends who may be sending you a letter or parcel, please address your daughter’s mail in the 
following way: 
          Student’s name (in English)  
          c/o Queen Margaret’s School 
          660 Brownsey Avenue  
          Duncan, BC, Canada   V9L 1C2 
Letters  will  be  delivered  to  students  by  the  Residence  Staffs  each  night.    If  a  parcel  comes  into  the 
Administration office for a student, the receptionist will send the recipient an email notifying her that a parcel 
has come in.  The student must wait until after school hours and come to the Administration Office between 
the hours of 3:00pm and 5:00pm to sign out her parcel. 
National Flags 
We  take  great  pride  in  representing  all  the  countries  our  students  are  from.    Each  country’s  national  flag  is 
flown outside Founders’ Hall and Glide Hall all year.   
No visible nose, eyebrow, tongue studs or rings or body piercing of any kind are allowed while on campus or 
school‐sponsored trips (neither sanctioned activities nor travelling to/from school).  Piercings are not allowed 
in the School or in Residence at any time. 
Pocket money 
Pocket  money  or  “allowance”  is  available  from  the  accounting  department  in  the  Administration  Office.  
Parents must send adequate funds to cover the amount through an advance lump sum or a credit card on file.   

Pocket money can only be collected on Thursday and Friday afternoons between 3:00pm – 4:00pm and during 
the  lunch  hour  on  Fridays.    In  order  to  receive  pocket  money  the  boarder’s  room  must  have  passed  the 
Morning Room Inspection.   If a room has not passed inspection the student is put onto the “Yikes List” and is 
not able to receive pocket money until her room passes an inspection.  
Though parents may stipulate a lesser or greater amount we recommend pocket money allowances as follows: 
  Grade 7                     $10.00                                   Grade 8                  $12.00 
  Grades 9 & 10               $15.00                                   Grades 11 & 12           $20.00 

If  your  daughter  is  requiring more  money  than  she  is  regularly  permitted  to  have,  parents  must  contact  the 
accounting department two days before pocket money is given out.  Boarders who require extra money must 
have their parent’s permission sent via email to the accounting department.  All requests for additional weekly 
pocket  money  must  be  made  by  a  parent  and  submitted  in  writing  in  order  to  have  the  correct  amount  of 
money on hand at the School.  
The accounting department can be reached as follows: 
          Fax:              1‐250‐746‐4187 
          Email:            Accounting Supervisor        
                            Sandra Bakker                
It is the student’s responsibility to ask their parents to contact the accounting department by fax or email by 
2:00pm (Pacific Time) Tuesday of each week to allow time for processing.  
The maximum request for extra funds is $100 per week.  Exceptions may occasionally be made (i.e. for school 
trips, mid‐term break).  If the school is to reimburse through your credit card, you can expect a 3% surcharge 
so the school can recoup its expenses to Visa and MasterCard. 
If you think your daughter will need more funds than this, we recommend that you set up a bank account in 
Duncan that can provide your daughter with a bank debit card. Most debit cards from other countries work in 
Canada (please be sure that they are Interac, Plus, Visa or Cirrus compatible).  This way you can directly deposit 
money to that account for your daughter’s use. 
Residence Assistants  
Residence Assistants (RAs) are students who assist with the general running of the Residence.  There is one RA 
assigned  to  every  hallway  which  means  there  are  12  RAs.    These  students  are  responsible  for  the  other 
students in their hallway and act as a liaison between the students and the Residence staff.  RAs meet weekly 
with  the  Director  of  Residence  and  discuss  any  upcoming  events,  student  concerns,  or  other  topics  of  the 
In the event of a safety drill, RAs are instructed on the exit procedures and can assist the Residence staff to 
move boarders out of the building. These students also help to set the tone for the house and assist younger 
students  in  learning  the  ways  of  boarding  school  life.    Residence  Assistants  apply  for  their  positions  and  are 
voted in by returning boarders and the Director of Residence. 

Residence Staff 
These  women  are  on  duty  Residences  in  the  afternoon,  evening  and  weekend.  They  are  competent  and 
dedicated  staff  members  who  ensure  the  safety  and  care  for  the  boarders  in  Residence.    They  are  directly 
responsible  to  the  Director  of  Residence  for  the  welfare  of  the  boarders.    Residence  staff  carries  two‐way 
radios so they can be located at any time.  One of the Residence staff will also carry the Residence cell phone.  
Royal Rewards 
Royal Rewards are given by the School Faculty and Residence staff to students as acknowledgement for things 
like  keeping  their  rooms  clean,  test  results,  wearing  their  uniform  correctly,  doing  something  thoughtful  for 
another  student  and  so  on.    Royal  Rewards  points  can  also  be  traded  for  privileges.    For  example,  Royal 
Rewards can be exchanged with the Residence staff for extra sign‐out privilege or later bed time hour for one 
School Pool 
Our  outdoor  swimming  pool  is  available  on  weekends  for  boarding  student  use  from  September  to  October 
and May to June, weather permitting.  Many of the school classes also take advantage of the facilities during 
these  times  during  the  day.  Swimming  is  only  permitted  under  the  supervision  of  a  qualified  lifeguard.  
Students may not enter the pool alone and will be asked to leave the pool area if they are swimming without a 
Boarders can only ride in day student vehicles or with friends who have permission from parents/guardian and 
the  Director  of  Residence.  Drivers  must  produce  a  copy  of  their  valid  driver’s  license,  have  a  minimum  of 
$2,000,000 third party liability on their valid vehicle insurance and drive with due care and attention.   
Please note: British Columbia has very strict driving regulations.  
School Shop 
The School Shop is located behind Founders’ Hall and is open for posted hours throughout the school week.  
The  School  Shop  sells  school  supplies,  toiletries,  stationery  and  uniform  items,  and  may  be  able  to  order 
specialty items on request.  Students whose parents have given prior authorization may charge items to their 
accounts while students without authorization must pay for items with cash.  
Students can sleep over in each other’s room on Friday or Saturday night if their request has been granted by 
the Residence staff prior to 9:00pm that evening.  Students who have not had any infractions during the week 
qualify for a sleepover. A sleep over consists of one guest per student living in that room (i.e. one person room 
means one guest; two person room means two guests). 
A large grocery store in Duncan with a huge variety of items including many ethnic specialty food items that 
students may crave while at “their home away from home”.  Students may sign out to go to Superstore. 
All visitors, including Day Students, must sign in and out with the Residence staff in the visitor book.  Visitors 
are allowed in the Common Room in Denny Hall or the Violet Café area from 3:00 pm until 4:45 pm on school 
days with permission from the Residence staff.  On Fridays and Saturdays, a male guest may visit a boarder in 
the Pink Common Room only until 5:00 pm with prior permission from the Residence staff and the Director of 
Residence.  Males are never allowed in a room or a hallway. 

Weekend Activities 
Occasional trips and regular weekend activities are arranged for boarders. The Residence Assistants, Residence 
Activity Coordinator and the Residence staff plan these events.   
Monthly  activity  schedules  are  posted  outside  Denny  office.    Short  day  trip  excursions  are  arranged  for  any 
boarders who wish to participate and who have parental consent to spend money for these activities.  Some of 
these  activities  can  include  attending  a  drama  performance  in  Victoria  or  Chemainus,  kayaking,  day  hiking, 
movie nights, rock‐climbing, riding lessons, hockey games, skating, bowling, shopping, skiing, visiting museums, 
art galleries and more! 
Further  destination  trips  are  arranged  during  long  weekends  and  mid‐term  breaks  trips.    Students  may  only 
attend weekend trips with the consent of their parents/guardians and as arranged with the Travel Coordinator.  


12.0  Residence Situations, Expectations and Consequences 
At  Queen  Margaret’s  School,  we  expect  students  to  behave  with  good  sense,  respect,  courtesy,  and  a  due 
regard for safety at all times.  This is consistent with our goal of encouraging students to be responsible and 
self‐reliant and is part of our school’s behaviour expectations. 
Students  living  in  Residence  are  “Under  School  Supervision”  and  are  subject  to  the  same  expectations  of 
behaviour that apply during the school day.   
Under School Supervision  
This includes all times that a student is sponsored or under the care of the School, attending events sanctioned 
by the School, and in the case of boarders, during the entire time of their residence on campus with the School 
acting “in loco parentis”.  Under School Supervision also covers students traveling to and from the School, on 
and  off  campus,  on  all  School  run  activities  such  as  field  and  class  trips,  athletic  competitions,  dances,  etc, 
whether they take place during the school day or after hours, and any time in School Uniform.  All students are 
under School rules when traveling to and from the  School at the beginning and end of holidays or weekend 
leave, or on school sanctioned or sponsored trips or activities. 
Any student who persistently infringes upon the rights of other students to enjoy the benefits of the School 
may  be  asked  to  leave.    This  includes  disruption  in  class,  or  on  school  grounds;  physical,  verbal  or  cyber 
bullying or harassment; or any form of anti‐social behaviour.  A final decision for dismissal rests with the Head 
of School. 
The smooth operation of our school community relies, not upon pages of rules and consequences, but rather 
upon  the  willingness  of  the  students  to  act  in  a  responsible  manner,  demonstrating  respect  for  rights  and 
property of all other members of our community.  Every effort will be made to help students learn appropriate 
and responsible behaviour. There are however, certain behaviours and actions that will not be tolerated.  The 
following paragraphs outline some of the steps that may be taken as consequences to such actions.   
A  student  must  fulfill  the  daily  expectations  of  room  cleanliness  to  avoid  being  placed  on  the  “YIKES  LIST”. 
Once on the “YIKES LIST”, a student is not permitted to leave QMS Campus until their room is deemed to be at 
an  acceptable  level  of  cleanliness  by  a  Residence  Staff  Member.  Pocket  Money  can  also  be  withheld  from  a 
student if they remain on the “YIKES LIST”. For repeat offenders, further consequences can be enforced at the 
discretion of the Director of Residence. 
On Campus Suspension 
Students  who  have  not  adhered  to  the  Residence  guidelines  may  be  an  on‐campus  suspension  for  a  limited 
period of time.  An on‐campus suspension means the boarder is not allowed to go off campus, receive visitors, 
or  have  a  sleepover.  During  this  time  the  student  may  be  required  to  have  a  Residence  staff  sign  her  on‐
campus suspension card each half hour or hour. 
For  serious  misbehaviour,  a  student  may  be  suspended  from  school  (internally  or  externally)  for  a  period  of 
one or more days. This sanction can be imposed by the Head of the School, upon the recommendation of the 
Director of Residence and the Deputy Head Education as appropriate. 

In such a case, a boarder may be returned to the parent or guardian for the imposed period of time.  She may 
not attend school or visit specific school premises.  All tests and assignments must be done upon the student’s 
return.   Teachers will use  discretion  to determine  marks for assignments overlapping  the  time period of the 
suspension.  Field trips and/or extra‐curricular activities may not be permitted even if this causes problems for 
the teams, teachers, or clubs affected.  
Prohibition of tobacco, alcohol & illegal drugs 
Conduct  in  violation  of  the  QMS  policies  or  behaviour  that  brings  disrespect  to  the  School  will  render  the 
student  liable  to  suspension  and/or  expulsion  from  the  School  at  the  discretion  of  the  Head  of  School.  The 
distribution of tobacco, alcohol products or illegal drugs to other students is considered a very serious offence. 
Any use of tobacco products, including possession, by students is prohibited at QMS. The school campus is a 
designated  smoke‐free  environment.    In  addition,  any  use,  distribution,  possession,  or  being  under  the 
influence of alcohol or drugs by a residence student, on or off campus, is strictly prohibited.   
Queen Margaret’s School prides itself on being a community built on trust, mutual respect and honesty.  Our 
commitment to a safe, non‐threatening and nurturing community dictates that all smoking, alcohol and drug 
violations will be dealt with swiftly and seriously. The School expects parents and guardians to be supportive of 
these QMS conduct policies and encourages parental involvement at all levels. 
General Consequences 
A warning is given to the boarder by a Residence staff in which behaviour is identified and the expectations to 
correct the behaviour are clearly identified. 
If the action is repeated the student will be sent to the Director of Residence to discuss the situation and/or 
appropriate consequences will be levied.  Possible consequences include: 
                 Loss of privileges such as sign‐outs, loss of computer use or cell phone access 
                 Being gated to campus with ½ and/or 1 hour sign‐ins 
                 Housekeeping or Stables chores  
                 Behavioural contract which will include restitution 
                 In‐house suspension 
                 At home suspension 
                 Expulsion 
These consequences are not listed in any particular order. 
Specific Consequences 
    Being  late,  disorganized  or  disturbing  others  during  Evening  Prep  will  result  in  the  student  being 
         assigned to Supervised Study. 
    Rooms  that  do  not  pass  inspection  will  result  in  withholding  pocket  money  until  the  room  has  been 
         cleaned.  If the problem persists the student, with the assistance of a Residence staff will totally empty 
        the  room  of  personal  items,  wash  everything,  vacuum  and  proceed  to  put  everything  back  in  an 
         organized fashion.  This will take a full Saturday. It may also result in not being permitted to sign out. 
    Abuse of bed times and curfews will result in being gated to the campus.  The length of the gating will 
        be determined by the Director of Residence. 
    Leaving  campus  without  signing  out  or  signing  in,  and  not  being  where  specified  in  the  sign  out  will 
        result in gating and a contract. All students must present themselves to Residence staff at the office to 
        sign in or out. This cannot be done by a friend. 
    Any situation involving drugs, alcohol and/or tobacco will result in suspension and/or expulsion.  
    Having  boys  on  campus  without  Residence  staff  permission  and  the  permission  of  the  Director  of 
        Residence will result in a warning.  Further occurrences will result in suspension and, finally, expulsion. 
13.0  Medical Care, Health Centre and Counseling 
School Nurse 
The School Nurse staff the Health Centre during school days and is ‘on call’ during the evenings and weekends.  
Students will be required, upon arrival, to meet individually with the School Nurse to discuss any health issues.  
Our Nurse’s contact number is 1‐250‐701‐2596.   
All medications, including non‐prescription items, purchased here or brought from home must be labelled with 
the student’s name and stored in the Health Centre.  Please provide an English translation for all medications.  
The Nurse will dispense all medications at the Health Centre between 7:30am and 3:30pm.  Students requiring 
medications in the evening or on weekends must see the on‐duty Residence staff. 
Please note that the Health Centre is well stocked with medication such as Aspirin, acetaminophen (Tylenol), 
Ibuprofen  (Advil),  cough  syrups,  decongestants,  antihistamines,  anti  diarrheal,  Gravol,  laxatives,  vitamins, 
medication for menstrual cramps, etc.  It also has band‐aids, tensor bandages, dressing of all types, antibiotic 
creams and hot/cold packs.  These items are issued to students by the School Nurse at no additional cost.  If 
prescription medicine is required by a student or if the student requires BC Medical Insurance (mandatory for 
international boarders), these specific costs will be charged  to the student’s account.  Students may wish to 
bring suntan lotion and bug repellent with them.  The winter season in British Columbia (November to March) 
is often cold and damp.  It is very common for students to suffer from flu and cold symptoms (such as fevers) 
and should not be a cause for alarm. 
If a student needs to go to the Health Centre during class time, she must have a signed note from her teacher.  
If between classes, the note must be from the teacher of the class about to begin.  If a student feels ill in the 
morning of a school day, she must report to the Health Centre by 7:45am in school uniform and the Nurse will 
determine if it will be necessary to miss classes.  If a boarder is too ill to participate in a class, she will remain in 
the Health Centre at the Nurse’s discretion.  Any boarder who misses a class due to illness may not participate 
in any extracurricular activity or leave campus that  day. Any students in  the  Health Centre on a Friday must 
remain on campus for the weekend. 
Boarders  should  do  their  best  to  have  all  regular  appointments  with  their  family  dentists,  optometrists  and 
physicians taken care of at home during the school breaks.  If a student is sick when she is due to return to the 
school  she  should  remain  home  with  parents  until  she  is  completely  recovered  and  has  a  note  from  her 
physician stating she is now healthy and can return to school. 
 Residence staff is trained to respond to emergencies.  
Medical Forms 
It is imperative that all medical information be given to the Nurse at the beginning of the year. Private medical 
insurance information must be disclosed on all medical forms requested by the School.  The ‘consent to treat’ 
form needs to be signed and the Health Care number written down. Photocopies of immunization/inoculation 
records are required by the Health Centre. When a student is injured or ill the Nurse will notify the parents as 
soon as possible.  If it is an emergency she will seek treatment first and then notify parents. 
A  qualified  Counsellor  acts  as  a  resource  and  referral  agent  for  boarders  who  are  experiencing  challenges 
concerning their personal wellbeing.  Boarders may be seen individually or in small groups as necessary.  The 
Counsellor is available during the day Monday through Friday and is on call in the  evenings and on weekends. 
Students are required to make an appointment to see her, with the exception of emergency situations. 
Please note that the information exchanged during counseling is kept confidential except in cases where this 
information is deemed to be a risk to self or others. The School Counselor is a resource for parents who have 
concerns.  She can be contacted at 1‐250‐746‐4185. 
While  the  view  of  counseling  varies  from  culture  to  culture  and  family  to  family,  QMS  believes  firmly  in 
providing our students with the opportunity to explore their feelings and solicit help with problem solving.  We 
have established many avenues for our students to address their concerns confidentially. 
Counselling outside of QMS 
There are times that it may be necessary for a student to be referred to a Mental Health professional outside 
of QMS.  These appointments will be arranged through the Health Centre and in consultation with the parents 
or guardians. 


14.0  QMS Important School Dates 2010/11 
Please note all dates and times when classes are in session.  Our holiday schedule is generous and families 
are  expected  to  schedule  their  holidays  to  fit  within  the  out‐of‐school  dates  provided.    Requests  to  miss 
classes for extenuating circumstances only, must be requested in writing and approved well in advance, by 
the Deputy Head Education or Head of School, and Director of Residence, if a boarder. 
All Sr. students must attend Speech Day.  Please note that classes are still in session after Speech Day.   
Our  website  has  calendars  and  dates  can  also  be  checked  in  the  weekly  Royal  Reminder 
Sunday          5            Boarder Prefects, Boarder School Captains, Residence Assistants Arrive
Tuesday         7            New Boarders Arrive/Forms Day/Jr. School Orientation/Sr. School New Day & 
                             New Boarder Parent Reception/New Parent & Student Banquet 
Wednesday  8                 Grade 5‐7 Band Camp 
Wed‐Fri         8‐10         ESL Orientation & Assessment/New Boarder Orientation/Res Activities 
Thursday        9            First Day of Junior School (K‐7) & Junior School Assembly 
Thurs‐Fri       9‐10         Senior School Leadership Summit 
Saturday        11           Returning Boarders Arrive/Res Activities 
Sunday          12           Returning Boarders Arrive by 4:00pm; Welcome Boarder Dinner 
Monday          13           First Day for JK and Senior School, Classes begin 8 am/Welcome Back Assembly
Friday          17           Flag Day Ceremony 
Saturday        18           Residence Retreat for all Boarders, Red Weekend 
Sunday          19           Welcome Family Picnic 
Tuesday         21           Parents’ Association AGM 
Tues‐Fri        21‐24        Grade 12 Leadership Camp, Strathcona 
Wed‐Fri         22‐24        Grade 7 Outdoor Education Trip 
Wed‐Fri         29‐1         Grade 5/6 Outdoor Education Trip 
Thurs‐Fri                    30‐1 
Wednesday       6            Grades 1‐3 Outdoor Education Trip 
Monday          11           Thanksgiving Day/ NO CLASSES 
Tuesday         12           Classes Resume at 8am 
Thursday        14           Parent Information Evening/Wine & Cheese 7‐9pm 
Wednesday       20           Founders’ Day Assembly 
Friday          22           Provincial Pro‐D Day/NO CLASSES/ JK Open 
Monday          25           Classes resume at 8am 

Saturday     6            QMS Society AGM 
Thursday     11           Remembrance Day/NO CLASSES/JK closed 
Friday      12            Midterm Break/NO CLASSES /JK Open/Boarders return by 5 pm 
Monday        15          Classes resume at 8am 
Tuesday       16          Grade 7 Transition Day 
Wednesday     17          Grades 6/7 Parent Information Evening 
Sat‐Mon       20‐29       Senior Service Learning Trip (Dominican Republic) 
Wed‐Thurs     24‐25       Junior School Parent Teacher Interviews 
Thursday      25          Senior School Parent Teacher Interviews 
Saturday      27          Annual Christmas Bazaar/Red Saturday 
Wed           8           Junior School Christmas Concert 
Sat‐Sun       11‐12       Red Weekend 
Sunday        12          Senior Candlelight Christmas Service (mandatory attendance) 
Monday        13          Junior Candlelight Christmas Service 
Wednesday     15          Breakfast with Santa 
Friday        17          School Closes at 11:30am ‐ Christmas Break 
Mon‐Fri       20‐Jan 7    Christmas Break/Residence closed/NO CLASSES/JK closed 
Sat‐Sun       8‐9         Boarders return by 6:30pm 
Monday        10          Classes Resume at 8am 
Thurs‐Fri     3‐4         Term 1 Break/NO CLASSES/ JK Open 
Monday        7           Classes resume at 8am/Term 2 Classes begin 
Friday        18          Pro‐D Day/NO CLASSES/JK Open  
Sunday        20          Boarders return by 6:30pm 
Monday        21          Classes resume at 8am 
Tues‐Wed      15‐16       Junior School Led Conferences
Friday        18          School closes at 3pm—Spring Break/Residence closed
Sat‐Sun       19‐Apr 3    Senior Music Trip to UK 
Mon‐Fri       21‐Apr 2    Spring Break/NO CLASSES/JK closed 
Sunday        3           Boarders return by 6:30pm 
Monday        4           Classes resume at 8am 
Fri‐Mon       22‐25       Easter Break/NO CLASSES/JK closed 
Monday        25          Boarders return by 6:30pm 
Tuesday       26          Classes resume at 8am 
Sat‐Sun       30‐May 1    Alumnae (OOMA) Weekend, Red Weekend 

Saturday    7        Annual Gala 
Friday      13       Pro‐D Day/NO CLASSES/JK Open 
Tues‐Fri    17‐20    Senior Outdoor Education Trips (Grades 8‐11) 
Monday      23       Victoria Day/NO CLASSES/JK closed/Boarders return by 6:30pm 
Tuesday     24       Classes resume at 8am/JK Open 
Thursday    26       Senior School Athletic Banquet 
Sunday      29       Boarder Recognition Dinner – Red Sunday 
Sunday      5        Red Sunday 
Sunday      5        Annual Family BBQ 
Mon‐Fri    9‐15      Final Exams, Projects & Tutorials ‐ Grades 8‐12 
Wednesday  15        Junior School Final Assembly/Head’s Luncheon – Grade 7’s & Parents 
Wednesday  15        Grade 12 Graduation Banquet 
Thursday    16       Junior School Closing Ceremony 
            16       Senior School Final Assembly/Final Chapel (mandatory attendance)/Head’s 
                     Reception‐Grads and Parents 


15.0  Boarder Weekend Trips and Holiday Planning 
The Residence is completely closed for the three week Christmas Break and the two week Spring Break.  All 
boarders are required to be off campus during these two breaks and most take this opportunity to go home, 
take a family vacation or go on the Residence boarder trip.  Please book flights early so as to avoid traveling on 
school days. 
When booking family holidays, please keep in mind that it is extremely important your daughter does not miss 
any classes.  Extended holidays are not sanctioned, as it makes it very difficult for students to catch up on work 
missed.  We have extended breaks to allow ample travel time.   
All students are expected to remain in School until dismissal on the last day of each term.  Early dismissal will 
be granted for family emergencies or medical reasons only.  Any special requests for early departure must be 
made in writing to the Deputy Head Education.  
Teachers are NOT responsible for catching students up on work missed for reasons that are not sanctioned.  If 
a student misses classes she is responsible for speaking with her teachers and gathering her extra work.  
The Residence remains open for all other holiday weekends.  The Residence staff organizes many wonderful 
trips for the boarders during regular holiday weekends.  Each trip is optional, requires parental consent and is 
an  extra  expense.  A  Holiday  Planner  Form  is  in  the  Student  Forms  Package  which  must  be  filled  out  by  the 
parents/guardians.  The cost of each trip depends on the number of students participating in the event.   
Boarders are welcome to spend Mid‐Term breaks with families of day students or home‐stay families approved 
by  the  School.    The  Travel  Coordinator will  assist  each  boarder  with  her  specific  arrangements.    A  charge  of 
$40.00 per night will be put on your student account for a home‐stay. 
Optional Boarder Trips 2010‐2011 
       October 9th – 11th                 Thanksgiving Break                            Victoria, BC, Canada 
       October 22nd – 24th                Professional Development Day                  Vancouver, BC, Canada 
       November 11th – 14th               Mid‐Term Break                                Edmonton, AB, Canada  
       February 3rd – 6th                 Term Break                                    Sun Peaks Ski Resort, 
                                                                                        Kamloops, BC, Canada 
       February 18th – 20th               Professional Development Day                  Whistler, BC, Canada 
       March 19th – April 3rd             Spring Break                                  New York, NY, USA 
       April 22nd – 25th                  Easter Break                                  San Francisco, CA, USA 
       May 21st – 23rd                    Victoria Day                                  Seattle, WA, USA 
* Destinations are subject to change, due to availability and weather. 
** Appropriate Visas and travel docs are required prior to departure. 
Please note:           Once your daughter has made the commitment to attend any/all of these optional Boarder    
                       Trips, the cost of the trip is non‐refundable.  


16.0  Travel Coordination 
It is necessary for all International students to obtain a Canadian Study Permit from September until the end of 
June of the current academic year. The School is unable to act on your behalf to obtain one once the student 
has arrived at the school.   
Parents/Guardians  are  required  to  book  their  daughter’s  flight  tickets  with  their  own  travel  agent  for  their 
daughter’s arrival in September and her departure in June.  When booking these flights, please remember to 
book the flights between Vancouver and Victoria.  Please use the QMS Calendar when booking the flight dates 
and respect the departure and return times specified. You must contact the QMS Travel Coordinator with the 
flight itinerary so that the necessary ground travel arrangements ( can be made. 
All other flights during the school year are booked by the QMS Travel Coordinator to ensure that our students 
travel on similar flights and to coordinate travel to and from the airport.  Each student is required to present 
the Travel Coordinator with all of her travel itineraries for the breaks at the time of her arrival in September.  
Please make your travel arrangements in accordance with the specified dates in the handbook. 
Our  QMS  Travel  Coordinator  will  ensure  that  QMS  transportation  will  meet  all  flights  and/or  ferries  for  the 
arrival  times  on  the  travel  dates.  Students  arriving  at  any  other  time  will  be  responsible  for  their  own 
transportation.  Accommodation cannot be provided if the Residence is not open. 
The  travel  weekends  starts  at  3:00pm  on  a  Friday  and  ends  at  5:00pm  on  Sunday.    Students  that  travel 
between these times will be charged according to the rates stated below.  Any travel outside of these hours 
will result in the student paying the full cost for a vehicle and a driver.  
Ground Transportation Charges 
School bus and driver rates (one way unless specified) for transportation to: 
          Victoria International Airport                                       $25.00/student each way 
          Victoria Shopping Trips (group round trip)                           $25.00/student round trip 
         Nanaimo Airport                                                       $25.00/student each way 
         Nanaimo Ferry (Duke Point or Departure Bay)                           $25.00/student each way 
         Nanaimo Shopping Trips (group round trip)                             $25.00/student round trip 
QMS will provide transportation to and from the ferries and the airport.  If the student arrives and departs at 
the  scheduled  times  the  cost  will  be  $25.00  for  Victoria  and  $25.00  for  Nanaimo,  each  way,  charged  to  the 
student’s account. These rates are for scheduled pickup and drop off times only ‐ if transportation is required 
outside of scheduled times, the student must pay the full cost of the vehicle and driver. 
If  travelling  outside  of  the  scheduled  times  (3:00pm  Friday  to  5:00pm  Sunday),  full  charges  are  in  effect:  
$120.00 transportation pick up charge + $18.00/hour for the driver.   
External Transportation to Victoria and Area 
Students using transportation options outside of the QMS transportation system do so at their own cost and 
scheduling. Greyhound buses are an optional service for Grade 11 and 12 students wishing to travel to Victoria 
and other nearby communities. All students wishing to leave campus and use these services may do so only 
with the approval of the Director of Residence. 


17.0  Grade 12 Boarder Privileges 
Grade 12 boarding students are awarded a few extra privileges as outlined below:  
       Grade 12 boarders do not have a lights‐out rule.   
       On Fridays and Saturdays, Grade 12 boarders need to be in their rooms by 1:00am. 
       Grade 12 boarders may return to their rooms during the school day. 
       Grade  12  boarders  may  ride  in  a  day  student’s  car  if  the  boarder  has  been  given  consent  by  her 
        parents  and  the  Director  of  Residence.    The  day  student  needs  to  provide  a  copy  of  her  license, 
        insurance  and  driver’s  abstract  to  the  Director  of  Residence,  to  ensure  the  safety  and  care  of  the 
        boarding student. 
       Grade 12 boarders may sign out during Prep Time if they have received permission from the on‐duty 
        Residence staff.  
       Grade 12 boarding students must be back on campus by 10:30 pm during the week and 11:00 pm on 
        Fridays and Saturdays.  They can stay out until midnight provided they have prior permission from the 
        Director of Residence. 
       Grade 12 students may act as Supervisors in the Gym and in the Computer Lab and during Prep Time. 
       Depending  on  the  level  of  responsibility  demonstrated  during  Term  1,  Grade  12  boarders  may  be 
        awarded additional freedoms during Term 2. 
It  is  important  to  note  that  Grade  12  students  are  looked  to  provide  leadership  and  mentorship  to  younger 
students in Residence. 


18.0  QMS Smoking /Alcohol & Illegal Drugs Policy 
While  studying  at  Queen  Margaret’s  School,  students  are  not  permitted  to  smoke  or  be  in  possession  of 
cigarettes, tobacco, alcohol or illegal drugs.  “In possession of” refers to cigarettes, tobacco, alcohol or illegal 
drugs found in a student’s room, backpack/bag, locker or on their person. 
If a student is found using or in possession of said contraband items, parents will be notified and the following 
consequences could take place:      
1. First offense 
        The student will receive an on‐campus suspension for 7 days (or longer). 
        The student will be subject to random room, locker and backpack searches.  
        The student could receive further disciplinary action as deemed fit by the Director of Residence. 
2. Second offense  
        The  student  will  receive  an  on‐campus  suspension  of  7  days  (or  longer)  with  30‐minute  check‐ins 
        The student will be subject to random room, locker and backpack searches.  
        The student may also be assigned a service activity to be performed during the on‐campus suspension. 
        The student could receive further disciplinary action as deemed fit by the Director of Residence.   
3. Third offense 
        The student will be suspended from school for a minimum of 3 days, possibly longer, at the discretion 
         of the Head of School in consultation with the Director of Residence. 
        The student may be expelled from the school, at the discretion of the Head of School in consultation 
         with the Director of Residence. 
“On  campus  suspension”  refers  to  seven  (7)  consecutive  days  (or  longer)  of  not  being  permitted  to  leave  
school grounds, including weekends and Mid‐Term breaks.  If a student has made prior travel arrangements, 
the School is not responsible for those costs. 


19.0  Summer Storage & Shipment of Boarding Student Materials 
       Standard  size  boxes  must  be  used  for  storage  and  shipping  and  will  be  available  at  a  cost  to  the 
        student.  The Administrative Coordinator Student Life will provide students with labels for their boxes. 
       All  costs  associated with  shipping  the  materials  are  the  responsibility  of  the  parents.    Shipping  costs 
        must be prepaid by the parent. 
       The Administrative Coordinator Student Life will forward shipping information and contents list to the 
        family for reference purposes and place a copy of this information in the student file in Administration. 
       Materials for shipping will be held for 30 days only, after which time they will be disposed of at the 
        discretion of the Director of Residence and/or the Director of Equestrian Programs, as appropriate. 
If a student will be returning to QMS after the summer break 
       Students will itemize belongings as they are packed and indicate box number on the list.  The lists will 
        be given to the Administrative Coordinator Student Life and a copy will be returned to the student. 
       The  Administrative  Coordinator  Student  Life  and  the  Stables  Office  Manager,  if  appropriate,  will 
        coordinate with Maintenance the placement of the materials being stored. 
If a student is not returning to QMS  
       Students not returning to QMS for the following school year will not be permitted to store boxes and 
        materials over the summer break. 
       Students will itemize belongings as they are packed and indicate box number on the list.  The lists will 
        be given to the Administrative Coordinator Student Life and a copy will be returned to the student. 
       The Administrative Coordinator Student Life will determine the least costly way to ship the belongings 
        and  will  advise  the  parents/guardian.    The  materials  will  be  shipped  via  the  least  costly  way  OR  as 
        requested by the parent. All overseas shipments are sent via FED‐EX prepaid. 
If a student is expelled or leaves suddenly during the school year 
       The Administrative Coordinator of Student Life will coordinate the consolidation, packing and shipping 
        of the student’s belongings from Residence, the Equestrian Centre and the School, per the policy for 
        shipping student materials and the guidelines above.   


20.0  Harassment Policy and Procedures  
       QMS is committed to respecting the human rights and personal dignity of all students and staff. 
       The School is committed to providing a quality‐learning environment and healthy school atmosphere 
        free from harassment. 
       The School is committed to ensuring that our students and staff are not exposed to the stress, hostility 
        and  pressure  of  harassment  in  our  school  environment.    Students,  teachers  and  others  who  work  in 
        the school have the right to protection from all forms of harassment. 
       The School is committed to ensuring that all our students and staff understand what harassment is. 
       The  School  considers  harassment  a  serious  offence  that  will  not  be  tolerated  or  condoned.    Any 
        complaint  of  harassment  within  the  QMS  community  will  be  investigated  and  responded  to  by  the 
       The School believes that victims of harassment must have avenues of recourse available to them. 
       QMS  views  harassment  as  a  serious  breach  of  acceptable  conduct  and  will  respond  to  it  with 
        appropriate disciplinary action. 
       Any  student  who  engages  in  the  harassment  of  anyone  in  the  School  setting  will  be  subject  to 
        disciplinary action up to and including dismissal. 
       Any  employee  who  engages  in  harassment  of  anyone  in  the  School  setting  will  be  subject  to 
        disciplinary action up to and including dismissal. 
What is harassment? 
Harassment  is  activity  that  ignores  the  dignity  and  worth  of  other  human  beings.    It  is  conduct  that 
embarrasses, intimidates, demeans or humiliates.  Harassment is any offensive comment, conduct or gesture, 
which one knows or should know, is unwelcome.  Harassment includes, but is not limited to: 
     Unwelcome physical contact 
     Verbal abuse or threats 
     Unwelcome invitations or requests 
     Unwelcome remarks including jokes, innuendo or taunting about such things as a person’s body, race, 
         gender, attire, sexual orientation, ethnic or religious origins 
     Creation of an atmosphere that makes one person or a group of people feel demeaned 
Harassment does not include good‐natured interactions if all those involved view the conduct as acceptable.  
Sexual harassment is any unwanted sexual comment, look, suggestion, or physical contact made by a person 
who knows or ought reasonably to know that such action is unwelcome.  Sexual harassment includes, but is 
not limited to: 
     any unwelcome physical contact, comment, look or request of a sexually suggestive nature 
     the  display  of  sexually  suggestive,  pornographic  and  derogatory  materials  that  cause  discomfort  for 
     implied threats or reprisals in reaction to a rejected sexual advance 
     the promise of a benefit, privilege, or promotion in return for sexual favours 
     unwelcome sexual jokes or stories 
     unwelcome spreading of sexual rumours 

If you are being harassed: 
1.   Whenever possible, bring the matter to the attention of the person responsible for the conduct.  Tell that 
     person that his/her behaviour is unwelcome and ask him/her to stop. This self‐help remedy may end the 
     conduct and resolve the problem. 
2.   Keep a record of the incidents, including dates, times, locations, possible witnesses, what happened and 
     your response.  You do not need a record to make a complaint, but a record can strengthen your case and 
     help you remember details over time. 
3.   In  the  event  that  your  attempt  to  deal  with  the  problem  is  unsuccessful  or  you  do  not  feel  comfortable 
     dealing with the problem yourself, the School is committed to helping you resolve the problem. 
Students are to report the problem to their Faculty Advisor, the School Counsellor, the Director of Residence, 
and the Deputy Head Education or to another staff member you trust.  It is the responsibility of this person to 
see that the appropriate action is taken.  At the very least, this will involve a discussion of the problem and an 
agreement with you about the next step. 
If you feel unable to discuss the problem of harassment with a staff member, you are encouraged to talk to a 
senior student, especially a prefect student.  It might be more comfortable for you if there is another student 
who can support you in passing on a concern. 


21.0  QMS Computer Mobility Services/Policies (New and Amended‐March 2010)  
Wireless Campus 
For the past five years, our Boarders have been connecting their personal laptops to our Residence Wireless 
network. Our wireless network has expanded to cover most of campus and is being utilized in curricular and 
administrative areas as well.  
We have two mobile netbook labs with 24 netbooks each. Both are available in each wing of our Senior Block. 
All Senior and Intermediate faculty use laptops/tablets with dedicated or shared projectors in the classroom 
and labs. 
Student Wireless Network 
Boarding students in Grades 9 through 12 who bring their own personal laptops and use them in our Residence 
Wireless Network must have their computer inspected and registered prior to use. Last year we piloted having 
day students in Grade 12 as part of this program and allowed their personal laptops in the classroom. In the 
2010 school year, both Grade 11’s and 12’s day and boarding students will be allowed to use their personal 
laptops in class. All of these students are required to sign the Laptop Friendly Network form, undergo a laptop 
inspection and evaluation (at their cost), Please read the Laptop Program Requirements for specifics.  Students 
must adhere to any time restrictions put in place by Senior School and Residence Administration.   
Boarding students in Grades 7 and 8 are not permitted to have personal laptops in residence.   
Those students living in residence who do not have personal laptops, will have access to the Junior Computer 
Lab  (20  workstations)  or  other  designated  labs  throughout  the  school  day,  during  assigned  times  for  all 
network and Internet needs. Grade 9 boarders will be permitted to use their personal laptops in residence but 
they will have to sign in their laptops every evening at bedtime to residence staff 
Students who have been approved to use their personal laptops on our Residence Wireless network can access 
the  network  from  anywhere  within  the  Geoghegan  and  Denny  blocks.  The  same  rules  apply  to  visiting 
appropriate sites only.  A consequence of breaking these rules may include the confiscation of the laptop. 
Cell Phones and Electronic Devices 
At this  time,  we are not permitting staff or students to connect  non laptop personal devices to our wireless 
network. Students are only allowed to use iPods and smartphones in class, at the discretion of their teacher or 
supervisor. Cell phone and other electronic devices must not be visible nor used between 8:00am and 3:00pm. 
These devices will be confiscated if used during the school day without the direct approval and supervisor of 
their teacher. Students needing to make necessary phone calls must see the School Secretary. 
Please note that only the internet usage of those students who connect appropriately, and are approved to be 
on our in house wireless campus, can be monitored and will be bandwidth restricted.  We cannot monitor and 
have no control over any open wireless networks that become available within range of campus. 
With  the  proliferation  of  cell  phones,  smart  phones  such  as  iPhones,  Blackberries,  Droids  and  upcoming  cell 
serviced devices such as the iPad, etc., it is important that parents note that we will not be able to monitor or 
control  any  electronic  devices  with  cell  data  plans.  When  you  purchase  cell  data  plans  for  your  daughter’s 
electronic  devices,  if  those  devices  are  not  required  to  be  collected  at  bedtime,  you  can  expect  them  to  be 
used into the wee hours of the morning. 

Parents should pay particular attention to which electronic devices are being sent with their daughters and be 
mindful  of  any  unexpected  charges  or  excessive  use  of  data  plans.  It  may  even  be  practical  for  you  to  keep 
serial  numbers  and  other  electronic  device  information  for  your  reference.  A  parent  can  request  that  their 
daughter’s electronic devices be signed in at bedtime or be restricted by certain time frames. Residence staff 
will be collecting all electronic devices from Grade 6 ‐ 9 at their bedtimes. 
Upon  boarding  students  arrival  to  residence,  residence  staff  will  be  collecting  serial  numbers  (and  MAC 
addresses where appropriate) of student electronic devices for identification in the event of theft and misuse.  
Electronic Devices Offences and Consequences 
Abuse of computer privileges will result in consequences as determined by school or residence administration.  
These  may  include  having  your  computer  taken  away  and  not  being  allowed  to  use  the  school  computers.  
Examples of abuse would be going to sites that are unsuitable, being on chat lines that are not approved or 
downloading material from various sites including music and videos. 
For  Specifics  to  Disciplinary  action,  please  reference  the  Technology  Use  at  QMS  document  later  in  this 

Acceptable Computer Use Policy (Amended March 2010) 
Before a student can have a computer account activated, they must read, sign and have their parents sign this 
Computer Acceptable Use Policy and Contract.  Students that are permitted to use their personal laptops on 
our wireless networks must also read, sign and have their parents sign the Personal Laptop Friendly Agreement 
form.  These  policies  outline  the  appropriate  uses  for  email,  the  Internet  and  other  programs.    All  students 
receive an orientation to the computer lab and participate in a discussion regarding appropriate use. 
Queen Margaret’s School has actively pursued making advanced technology and increased access to learning 
opportunities  available  to  our  students  and  staff.  Our  computer  technology  includes  Junior  School  lab,  one 
Senior School lab, one Media Arts lab, one Fine Arts Lab, two Mobile Netbook cart (24 netbooks each) and a 
number of other computers in different zones around the school. 
Students using the Internet have access to: 
       1. Electronic mail (e‐mail) communication; 
       2. Information and news from a variety of sources and research institutions; 
      3.   Access to many university libraries, and more! 
With access to computers, people and ideas from all over the world, comes the availability of some materials 
that may not be considered of educational value within the context of the school setting. On a global network, 
it  is  impossible  to  control  all  materials  that  the  students  may  access;  however,  we  firmly  believe  that  the 
valuable  information  and  interaction  on  this  worldwide  network  far  outweighs  the  possibility  of  students 
accessing material that is not consistent with the educational goals of the school.  
In  our  attempts  to  manage  the  dangers  found  on  the  Internet,  we  have  a  filtering  system  that  blocks  some 
specific  Internet  sites  and  filters  websites  based  on  their  content.  However,  some  students  are  persistent  in 
their  attempts  to  hide  their  tracks  and  we  are  unable  to  guarantee  our  filters  catch  all  undesirable  Internet 
The following guidelines are provided to establish the responsibilities your child is about to acquire. If a user 
violates any of these provisions, his or her access to computer‐based activities will be restricted or terminated. 
The signature(s) indicate the student and his/her parent/guardian have read the terms and conditions carefully 
and understand their significance.  

QMS Acceptable Computer Use Terms & Conditions (All Students) ‐ Form   
ACCEPTABLE USE:  One purpose of the internet is to support research and education in and among academic 
institutions  around  the  world  by  providing  access  to  unique  resources  and  the  opportunity  for  collaborative 
work that might not otherwise be available.  
Transmission of material in violation of any BC and Canadian laws is prohibited. This includes, but is not limited 
to,  copyrighted  material,  threatening  or  obscene  material  or  material  protected  by  trade  secret.  Use  of  the 
Internet for commercial activities is generally not acceptable.  
PRIVILEGES:  The use of the computer resource is a privilege, not a right, and inappropriate use will result in 
suspension  or  cancellation  of  that  privilege.  School  administration  will  make  the  final  decision  as  to  what  is 
appropriate use.  
NETIQUETTE:  The use of Internet‐based computer resources requires that students abide by accepted rules of 
network etiquette. These include, but are not limited to, the following:  
          Be Polite. Do not send abusive messages to ANYONE.  Cyber Bullying will NOT be tolerated.  
          Use appropriate language. In all messages, do not swear, use vulgarities or any other inappropriate 
          Anything  pertaining  to  illegal  activities  is  strictly  forbidden  and  must  be  reported  to  the 
              appropriate authorities.  
          Do not reveal the personal address or phone numbers of yourself, or any persons. 
          Do not use the network in such a way that would disrupt the use of the network by others. 
PASSWORDS:    Security  on  our  computer  system  is  a  high  priority.  Do  not,  under  any  circumstances,  use 
another individual’s account or share your account password. 
COMMUNICATION/CHAT  and  INSTANT  MESSAGING:    Students  are  encouraged  to  remain  in  contact  with 
friends  and  family  electronically.  MSN  Messenger  is  the  recommended  program  to  use.    The  time  for  this 
communication is outside of the school schedule. E‐mail, MSN Messenger, etc. are not to be used during class 
time, spares or prep time.  
VANDALISM:  Tampering with computer hardware or network systems is not allowed. This includes but is not 
limited to, the uploading or creation of computer viruses, hacking and abuse of equipment or downloading and 
installing  unapproved  computer  programs  (applications).  Violators  will  have  their  privileges  terminated 
immediately and invoiced for any damage.  
CONNECTING  PERSONAL  EQUIPMENT  to  the  computer  network  without  approval  is  not  allowed  and  any 
devices so connected will be confiscated for the balance of the school term. 
REASONABLE USE: With the surge in available online entertainment we must restrict bandwidth consumption 
and speed.  We must also restrict users “personal storage” to assure fair access for all students. 
NO DRINKS OR FOOD are allowed while working with the computers. 
POSTED RULES:  Students are expected to adhere to all posted rules for computer use on Campus. 

QMS Acceptable Computer Use Terms & Conditions (Residence Students) 
1.   The Junior Computer Lab in the Residence will be open from 3:30pm to 5:00pm, Monday through Friday.  
     This is when students can use MSN and email and access the Internet. 
    The Junior Computer Lab is closed from 5:00pm – 6:30pm to allow for dinner. The computer lab reopens 
    from  6:30pm  –  midnight,  with  grade  level  restrictions.  It  is  reserved  from  7:00pm  –  8:30pm  for  those 
    students  to  work  on  homework  during  Prep  Time.  Students  will  require  a  note  from  the  teacher  stating 
    that they have permission to use the computer or have permission from Residence staff. 
    The  Junior  Computer  Lab  is  open  Friday  evening  until  midnight,  with  grade  level  restrictions,  all  day 
    Saturday with grade level restrictions, Saturday evening until midnight with grade level restrictions and all 
    day Sunday until midnight with grade level restrictions.  Students can use MSN and email at this time as 
    well as do homework. 
2.  For students that require additional time on the computer to complete an assignment, Residence Staff or 
    teacher may grant authorization for a study extension. The student will be allowed to use the computer 
    until the assignment is finished or until time allotted expires (whichever comes first). 

3.  Students in  Residence  must  monitor  their  downloading  and  uploading.  Limits  will  be  set  with  regards  to 
    how  much  bandwidth  can  be  used  daily  and  there  may  be  restrictions  as  to  the  times  some  non‐
    educational activities will be permitted. 

4.    The Junior Computer Lab will be supervised by Residence staff and Gappers. The IT Support team will be 
      doing random checks as to what sites are being visited and by which students.  Students who abuse the lab 
      by  going  to  sites  that  are  unsuitable  will  be  subject  to  consequences  which  may  include  losing  their 
      computer privileges. 
Terms & Conditions – DAY Students 
    1. The  Senior  School  lab  will  be  open  until  4:00pm  daily  with  walk  through  supervision.  Students  who 
        have  homework  to  complete  after  school  can  use  the  lab.  Use  of  the  lab  for  homework  will  have 
        priority over personal use. 
2.  Day students are generally not authorized to use the Junior School Lab after school hours, as it is reserved 
    for residence students.  Intermediate students in Homework Club or After School Care may be permitted 
    to complete homework in the Junior Lab. Senior students should use the Senior School lab for homework 
    while waiting for transportation.   
Computer Lab Rules 
Senior School Lab (Rowantree Hall), Mac Lab, Fine Arts Lab (Portable), Junior School Lab (Denny Hall), Mobile 
Netbooks Labs and other Computing areas. 
All students must submit a signed “Computer Acceptable Use Policy and Contract” before gaining access to 
QMS computers.  (Contracts are found in the Student Forms Package).   
     1. Your computer account is a privilege, not a right, and should be used accordingly:  
               Your account is to be used by you, and only you. Sharing accounts is not permitted.  
               You must maintain a unique, “private” and complex password. Your password should  
                be changed regularly, immediately if you think someone knows your password.  
               Always remember to logout when you are finished using the computer so that no one  
                else will have access to your files and account privileges.  

                Your accounts are being monitored on a regular basis to ensure proper and  
                 appropriate usage. 
                You may be held liable for any actions that stem from the use of your computer  
    2. Be considerate of server space and Internet bandwidth. Do not store unnecessarily large files in your 
    home directory and avoid excessive viewing or listening to streaming content over the Internet. 
    3. You are responsible for your workspace. This includes the computer and the immediate area you are 
    using.  Please  notify  IT  Staff  at  or  your  teacher  of  any  damage  to  the  computer 
    equipment including keyboards, mice, monitors, cables, printers, etc. 
    4. No drinks or food of any kind are permitted in the lab. 
    5. While in class or using the computer and network for course assignments, it is expected that you are 
    surfing the Internet for educational and research purposes only. 
                Do not give out any personal information to any website or any person on the  
                Be polite and use non‐abusive language when establishing or maintaining contact in  
                 any educational Internet communications.  
                You are not permitted to download or install iTunes, NAPSTER, Kazaa, Morpheus,  
                 Audio Galaxy, LimeWire, BearShare, Pando or any other version of a File Sharing  
                You are not permitted to download copyrighted material in data files (such as .mps,  
                 .mov, .wma) for personal use. 
                You are not permitted to download executable or archive installed files (.zip, .exe, . 
                 com, .jar, .rar) or run such files obtained on‐line on the school network. 
                You are not permitted to use the network to plagiarize assignments for your subjects;  
                 the Internet is a RESEARCH tool, not a repository of work for you to download and  
                 hand in. 
                Print only what is necessary. Abuse of printing privileges and excessive printing will  
                 result in printing charges/fees.  
                Viewing, downloading, sharing, accessing any material, which is of an offensive nature,  
                 (e.g. racist, pornographic, etc.) will NOT be tolerated!  Offending students will lose  
                 computer privileges immediately. 
    6. You  are  not  permitted  to  use  any  sort  of  instant  messaging  or  chat  programs,  such  as  ICQ,  MIRC, 
    MUD, MSN Instant Messenger, etc. during class or prep time. MSN and other chat programs may be used 
    to keep in contact with family members and friends during selected assigned times and locations, at the 
    discretion of QMS Administration. 
    7. You are permitted to install software or plug‐ins ONLY with IT Staff permission. 
IMPORTANT:  Should these rules fail to be adhered to, the IT Department and teachers/staff involved will use 
their  discretion  in  disabling  your  access  to  the  computer  systems  throughout  the  School,  even  for  course 
purposes, for an undetermined period of time. 

NetSentron Monitoring System  
When you attempt to access a page that the NetSentron Monitoring System  deems problematic, please pay 
attention  to  the  reason  it  is  referencing.    Below  you  will  find  a  full  description  of  how  our  Content  Filtering 
System works and the associated reasons you may receive when you are not permitted to access a site.  
When  access  to  a  site  is  banned,  you  will  be  redirected  to  a  webpage  with  a  notification.  You  will  also  be 
provided with a large textbox, where you can write a brief message to IT Staff to make any comments or ask 
questions as to why and if this page can be un‐blocked. Please provide your name at the time of this request. 
The NetSentron content filter is a true content filter. By this we mean that it actually reads the words in a page 
unlike  other  so  called  content  filters  on  the  market  which  actually  block  based  entirely  on  the  URL.  This  is 
called a blacklist and is the extent of 99% of the content filters on the market. 
Here is how the NetSentron works: 
 First it checks the URL against a black list just like every other content filter. If the site is in the blacklist it is 
 Next it checks the site header for a PICs or ICRA rating. Some sites actually adhere to this and this is how 
     Internet Explorer actually filters. Many sites do not conform to this. It is mainly an extra filter. 
 Next  the  NetSentron  checks  the  contents  of  the  URL,  by  this  I  mean,  if  I  type  in the NetSentron will break that URL down into “some domain” and “sex”. It 
     will then see if “sex” is in your banned regular expression file. If it is, then the page is blocked. An excellent 
     use of this is to put webmail in the regular expression file which will then block all access to any site that 
     has webmail in the URL. 
 Next  the  NetSentron  reads  every  word  on  the  page.  If  it  encounters  a  bad  word,  a  points  total  will  be 
     incremented. Bad words range in values from 10 to 50 points (depending on what is in your banned phrase 
     list and how much your predecessor tinkered). Also entire phrases are checked and valued. Some phrases 
     (from the weighted phrase lists file) will actually reduce  the  count. An example of this would be “article 
     and sexuality” which would reduce the count by 30 as it is assumed this is a scientific article on sexuality 
     and  obviously  a  research  paper.  This  may  not  be  the  best  example.  Another  one  would  be  “sex  and 
 After generating a number value for the page, the NetSentron then compares that against the number set 
     in the Administration page of the content filter  called the  Naughtiness Limit. 50 is the limit for children, 
     100 for teens and around 150 for young adults.  
 The  NetSentron  then  caches  the  results  for  that  URL  so  that  if  another  student  goes  there,  they  are 
     instantly blocked instead of the NetSentron re‐evaluating the page.  
 Even if the website you are visiting is not on a black list, it is still checked for appropriate content and then 
     blocked if deemed inappropriate. 
Here is a rundown on what each section of the Content Filter can do: 
Banned Phrase List File ‐ this is where are the dirty words are and what they are worth. 
Banned User ‐ if authentication is enabled, you can block users’ access to the Internet. 
Banned IP ‐ for restricting specific IP's on your LAN from accessing the Internet. 
Banned file extension list ‐ you can ban the downloading of any file type by extension. (i.e. *.com, *.exe, *.zip, 
Banned mimetype list ‐ you can stop things such as streaming media, video, audio, etc.  
Banned  site  (domain)  list  ‐  this  is  for  banning  an  entire  site,  this  is  where  the  blacklists  are  loaded  through 
“and include.” An example would be ‐ this will block the entire domain. 

Banned  URL  list  ‐  this  is  for  banning  a  specific  page  or  directory  on  a  site  such  as This would allow you to go anywhere on yahoo but the “bad_sex_pictures” 
Banned  regular  expression  file  ‐  this  is  where  you  put  in  words  that  are  in  the  URL.  If  a  word  in  this  file 
matches a word in the URL, the page is blocked. 
Grey  site  (domain)  list  file  ‐  this  file  overrides  the  blacklist,  but  still  filters  the  site.  An  example  would  be where you can go to yahoo, but all of the other tests are still in place. So if you did a yahoo search 
for “sex”, you would get blocked. 
Grey  URL  list  file  ‐  like  the  domain  one  but  for  a  specific  URL.  This  is  handy  for  allowing  people  to  go  to  a 
specific URL, but still have filtering turned on. 
Weighted phrase list file ‐ this is where you put phrases and the values they will adjust pages by. The previous 
example of “sex and education” is in this file. 
PICS  rating  system  ‐  complex  rating  system  that  is  rarely  used  in  websites,  but  put  here  for  thoroughness. 
Don't monkey with these as they are complicated ‐ sorry about the poor instructions on these. 
Naughtiness Limit ‐ this is what the content filter is comparing against. 
When a page is blocked on the NetSentron, the reason it is blocked is specified on the Denied Page as well as 
in the logs and in any emails if they are enabled.  
Most times it will be a denied site ‐ this is strictly from the blacklist and tells you that you need to put the site 
in the exception site (domain) list if people need access. (Yahoo and MSN are in here by default). 
Sometimes it will be blocked due to the RARELY used PICS rating system. Again if people need access, put the 
site in the Exception site (domain) list file. 
Another reason pages are blocked is the regular expression ‐ this is the part that checks for certain words in 
the URL. The URL is in the log file/email or denied page. Look closely at the URL for bad words. Sometimes the 
Banned Regular Expression file is a bit excessive. Per example, the word “breast” is in that file and  makes it 
difficult to do Breast Cancer research. 
Another reason for a page being denied is a banned phrase. This is an entire phrase and is very difficult to find 
as the content filter does not tell you what phrase is banned. (This is being worked on for the next release). 
Finally, the last remaining reason for a page to be denied is the Word Count, which means there were enough 
dirty words on the page to block it. The log will show the actual count. For example a standard pornography 
site will usually have a count in the thousands ‐ whereas your limit is somewhere between 50 and 150. 
QMS Wireless Network Agreement Form  
For Boarders using personal laptops/desktops in residence and for Grades 11 ‐ 12 day and boarding students 
using personal laptops in the classroom: 
I understand that the purpose of the network connection is to:  
     Provide access to email for contact with faculty, family and friends  
     Provide access to the QMS external website  
     Provide access to Internet for research and homework purposes 

I understand that the website does NOT provide: 
      Access to the internet during prep time except for homework use   
      Access to real‐time messaging software during prep time  
I agree to the following conditions: 
      I must run a current virus‐scanning product that must be kept up to date  
      I  must  use  either  the  built‐in  firewall  with  Windows  XP  or  have  a  personal  firewall  installed  on  my 
         laptop (e.g. Zone Alarm). Please refer to Laptop Program Requirements 
      Network access is provided to a single laptop and must not be shared with other unapproved laptops  
      My network access may be restricted at any time at the discretion of the IT department or Residence 
      I  will  not  attempt  to  access  unauthorized  laptops  either  on  the  school  network,  outside  the  school 
         network or in another room  
      All Student Code of Conduct & Acceptable Use Policies apply to my use of the school network  
      Any single violation will result in disciplinary action  
All inspections, evaluations, repairs, installations and technical support of personal laptops will be referred 
to an outside computer company at a cost to the student. 
QMS Laptop Program Requirements 
All student personal laptops will have to undergo an Inspection and Registration Process by a local computer 
company to ensure they fulfill QMS hardware and software requirements.  At a nominal fee, the IT department 
and the Assistant to the Director of Residence will set up these inspection appointments at a nominal cost to 
the student.   
The Inspection/Evaluation of laptops will involve: 
Gathering Data 
      Computer Name and User Full Name (usernames and passwords) 
      MAC Address  
      Serial Number and Model of Laptop 
      OS and version 
Does it have the minimum hardware requirement? (Based on minimum Windows 7 requirements) 
      PC (IBM) Laptop Computer/Macintosh  
      Minimum Processor: 1.0 Ghz or faster 320bit (x86) or 64‐bit (x64) processor 
      Minimum Memory/RAM: 1GB (32bit) or 200 GB (64bit) 
      Hard Drive Space: 16‐20 GB (perhaps an external memory stick or hard drive for backup) 
      Capabilities of wireless internet 
              o 802.11B or 802.11G compatible adapters (ability to use WPA encryption) 
                       (802.11A will not communicate with our wireless radios) 
        It  is  important  that  you  have  fully  updated  operating  systems  and  adapter  drivers  so  that  you  can 
        ensure communication on our wireless network. 
        Recommended: CD‐ROM (Preferably with CD‐RW (CD writer)/DVD player/writer. 

Does it have the required software? 
      Windows XP SP2/Windows Vista/Windows 7 
      If Macintosh, at least OS X 
      Firewall Enabled XP/Personal Firewall (i.e. Zone Alarm) 
      Anti‐Virus Protection (with updated virus definitions) 
         Recommended: Microsoft Office 2003/2007(Word, Excel, PowerPoint and Publisher). 
Students must bring all original operating system program CD’s, manuals, serial keys and warranty information 
in case there is a need to reformat or re‐install components. 
Any  laptops  with  illegitimate  or  unlicensed  versions  of operating  systems  (OS)  or  programs  requiring  service 
for hard drive failure will be repaired/serviced by contractor and the cost of repairs and purchasing licensed 
versions of those products will be charged to the student’s account. 
All  student  laptops  must  have  English  only  operating  systems.  We  will  not  support  non‐English  operating 
systems or applications. 
Your  laptop  will  also  be  inspected  for  any  spy/ad‐aware  or  virus‐like  programs,  etc.  Any  missing  software 
requirements  can  be  installed  at  a  cost  to  the  student.    If  you  are  unable  to  provide  these  hardware  and 
software requirements, the company completing these inspections and installs may be able to assist you in the 
purchase  of  the  appropriate  equipment.    If  you  have  any  questions  about  this  program,  please  contact  the 
Assistant to the Director of Residence or Manager of Information Technology, at 
Technology Use at QMS (Amended March 2010) 
Social Networking Sites 
We  do  not  block  social  networking  sites  (MSN,  Facebook,  MySpace,  Nexopia,  Piczo,  etc.)  however,  students  are  not 
permitted  to  visit  these  sites  during  the  school  day,  except  during  the  break  and  during  lunchtime.    There  may  be 
occasion when a supervising teacher or staff member gives permission to be on these sites.  Students in residence will 
not be permitted to visit these social network sites during prep time. Students may not visit these sites during spares.  
If a student is on these sites during the school day, any QMS Faculty or Staff member can and will issue warnings 
and give any other further discipline. 
Progressive consequences for visiting a social networking site during inappropriate times: 
          1st time                  ‐ warning 
          2nd time                  ‐ one hour detention 
          3rd time                  ‐ a virtual suspension (loss of computer account privileges for 3 school days 
                                        (i.e. Friday, Monday, and Tuesday) NB: this consequence will be accompanied    
                                        with an automatic password reset.  
          4  time                   ‐ an in‐school suspension, followed by further action if the behaviour  
Consequences for posting inappropriate content on Social Networking sites:  
               Suspension of computer account  
               contacting parents and/or police if appropriate  
               enrolment in a counselling program  
               and/or school suspension or expulsion  

An education component directed to students and teachers will accompany these policy changes. 
         1)        Students will be instructed in appropriate use of privacy settings to protect their identity.  
         2)        Students will be instructed in what comprises inappropriate content, i.e., besmirching QMS’ 
                   reputation, harassment of other people, inappropriate pictures, etc.  
         3)        Students will be taught what constitutes harassment. 
Queen Margaret’s School ICT network and services are tools/services to be used primarily for educational purposes. All 
internet  (surfing,  email,  chat)  and  computer  usage  on  the  School’s  computer  network,  including  boarding  wireless 
network,  are  considered  to  be  QMS  transmissions,  are  monitored  and  may  be  subject  to  administrative  review. 
Accordingly, you should not expect that any information or document transmitted or stored on the school’s internal or 
wireless networks will be private.  
In  keeping  with  the  IT  Support  Department’s  responsibility  to  ensure  network  and  data  integrity  and  security,  and 
maintenance  of  storage  limitations,  IT  support  staff  will  inspect  all  network  and  computer  devices,  including  home 
directories and network stores for problematic files (i.e. viruses, spyware) or large volumes of personal use files such as 
music libraries. 


22.0  Major School Dates 2010/11 & 2011/12 

                                                      2010‐11                     2011‐12 
Labour Day (no classes)                               Monday, September 6         Monday, September 5 
First Day of JR School (K‐GR 7)                       Thursday, September 9       Thursday, September 8 
First Day of JR Kindergarten class                    Monday, September 13        Monday, September 10 
First Day of SR School (GR 8‐12)                      Monday, September 13        Monday, September 10 
Thanksgiving Day (no classes)                         Monday, October 11          Monday, October 10 
Provincial Professional Day (no classes)              Friday, October 22          Friday, October 21  
Remembrance Day (no classes)                          Thursday, November 11       Friday, November 11 
Mid Term Break                                        Friday,  November 12        TBC 
School Closes for Winter Break                        Friday, December 17 ,       Friday, December 16 
Winter Break ‐ 3 Weeks (no classes)                   December 20 ‐ January 7     December 19 – January 6 

Classes Resume                                        Monday, January 10          Monday, January 9 
Term End Break (no classes)                           Thursday/Friday, 
                                                      February 3 & 4              TBC 
Professional Day (no classes)                         Friday, February 18         TBC 
School Closes for Spring Break                        Friday, March 18, 3:00pm    Friday, March 16, 3:00pm 
Spring Break ‐ 2 weeks (no classes)                   March 21 ‐ April 1          March 19 ‐ 30 
Classes Resume                                        Monday, April 4             Monday, April 2 
Good Friday/Easter Monday (no classes)                April 22 ‐ 25               April 6 ‐ 9 
Professional Day (no classes)                         Friday, May 20              TBC 
Victoria Day (no classes)                             Monday, May 23              Monday, May 21 
Final Evaluations, Projects & Tutorials (GR 8‐12)     June 9 ‐ 15                 TBC 
Last day of SR School classes & Graduation Banquet    Wednesday, June 15          TBC 
Last day of JR School classes & SR Final Assembly     Thursday, June 16           TBC 
Speech Day (GR 8‐12)                                  Friday, June 17             TBC 
    Provincial Exams (GR 10‐12)                       June 20 ‐ 28                TBC 

23.0  Notes 

                                           September 2010 

         Sunday        Monday           Tuesday         Wednesday        Thursday         Friday         Saturday 

                                                    1                2               3               4

    5              6                7               8                9               10              11
                   Labour Day No    New Boarders                                                     Returning 
                   Classes          Arrive                                                           Boarders 

    12             13               14              15               16              17              18
    Returning      First Day of                                                      QMS Flag Day    Boarders 
    Boarders       Senior School                                                     Ceremony        Retreat 
                                                                                                     RED WEEKEND 

    19             20               21              22               23              24              25
    Boarders                        Grade 12        Grade 12         Grade 12        Grade 12         
    Retreat                         Leadership      Leadership       Leadership      Leadership       
                                    Camp            Camp             Camp            Camp             

    26             27               28              29               30                               


                                           October 2010 

     Sunday         Monday          Tuesday        Wednesday        Thursday         Friday        Saturday 

                                                                                1              2

3              4               5               6                7               8              9

10             11              12              13               14              15             16
               Thanksgiving    Classes                                                          
               Day – No        Resume                                                           

17             18              19              20               21              22             23
                                               Founders’ Day                    Pro D – No      
                                               Assembly                         Classes         

24             25              26              27               28              29             30


                                        November 2010 

     Sunday         Monday         Tuesday        Wednesday        Thursday         Friday        Saturday 

               1              2               3                4               5              6

7              8              9               10               11              12             13
                                                               Remembrance     Mid‐Term        
                                                               Day – No        Break 

14             15             16              17               18              19             20

21             22             23              24               25              26             27
                                                                                              Annual Bazaar 

28             29             30                                                               


                                          December 2010 

     Sunday         Monday           Tuesday         Wednesday        Thursday          Friday          Saturday 

                                                 1                2                3                4

5              6                7                8                9                10               11
                                                                                                    RED WEEKEND 

12             13               14               15               16               17               18
Senior                                                                             QMS Closes        
Candlelight                                                                        for Winter        
Ceremony                                                                           Break @ 12pm      

19             20               21               22               23               24               25
               School Closed    School Closed    School Closed    School Closed                      
                                                                                   Christmas Eve    Christmas 

26             27               28               29               30               31                
               School Closed    School Closed    School Closed    School Closed    School Closed     
Boxing Day                                                                                           


                                           January 2011 

     Sunday        Monday           Tuesday          Wednesday        Thursday          Friday          Saturday 


2              3                4                5                6                7                8
               School Closed    School Closed    School Closed    School Closed    School Closed    Boarders 
                                                                                                    Return by 

9              10               11               12               13               14               15
Boarders       First Day of                                                                          
Return by      Classes                                                                               

16             17               18               19               20               21               22

23             24               25               26               27               28               29

30             31                                                                                    

                                         February 2011 

     Sunday         Monday         Tuesday        Wednesday        Thursday         Friday        Saturday 

                              1               2                3               4              5
                                                               Term End        No Classes      
                                                               Break – No                      

6              7              8               9                10              11             12

13             14             15              16               17              18             19
                                                                               Pro D – No      

20             21             22              23               24              25             26

27             28                                                                              


                                                March 2011 

     Sunday         Monday           Tuesday         Wednesday        Thursday          Friday          Saturday 

                                1                2                3                4                5

6              7                8                9                10               11               12

13             14               15               16               17               18               19
                                                                                   Spring Break      

20             21               22               23               24               25               26
               School Closed    School Closed    School Closed    School Closed    School Closed     

27             28               29               30               31                                 
               School Closed    School Closed    School Closed    School Closed                      


                                             April 2011 

    Sunday         Monday         Tuesday         Wednesday        Thursday         Friday          Saturday 

                                                                               1                2
                                                                               School Closed     

3             4              5                6                7               8                9
Return by                                                                                        

10            11             12               13               14              15               16

17            18             19               20               21              22               23
                                                                               Good Friday –     
                                                                               No Classes        

24            25             26               27               28              29               30
              Easter         Classes                                                            RED WEEKEND 
              Monday – No    Resume                                                              


                                                 May 2011 

     Sunday         Monday            Tuesday        Wednesday        Thursday         Friday        Saturday 

1              2                 3               4                5               6              7

8              9                 10              11               12              13             14

15             16                17              18               19              20             21
                                                                                  Pro D – No      

22             23                24              25               26              27             28
               Victoria Day –    Classes                                                          
               No Classes        Resume                                                           

29             30                31                                                               


                                              June 2011 

     Sunday         Monday         Tuesday         Wednesday         Thursday         Friday        Saturday 

                                               1                 2               3              4

5              6              7                8                 9               10             11
                                                                                                RED WEEKEND 

12             13             14               15                16              17             18
RED                                            Last Day of                       Speech Day      
WEEKEND                                        Senior School                                     

19             20             21               22                23              24             25

26             27             28               29                30                              



To top