Documents
Resources
Learning Center
Upload
Plans & pricing Sign in
Sign Out

Koppeling Exchange

VIEWS: 19 PAGES: 20

									           Zo werkt:




           newbaseonline.com


           Koppeling Exchange
           Voor meer informatie, kijk op www.newbase.nl


           newbaseonline.com
           is een werknaam van:

           Newbase BV,
           Hardwareweg 16
           1033 MX AMSTERDAM

           Tel.: 020-6 111 444




Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                       pagina 1 of 20
           Table of Contents
           1. Inleiding........................................................................... 3
           Waar bestaat de MS Exchange koppeling uit?....................................... 3
           Welke instellingen dien je te realiseren? .............................................. 3
           2. Email, inkomend & uitgaand............................................. 9
           Zowel inkomende als uitgaande email gesynchroniseerd? ...................... 9
           3. Relaties / contactpersonen ............................................ 13
           Je relaties binnen newbaseonline automatisch in MS Exchange? ........... 13
           3. Agenda ........................................................................... 16
           Je afspraken binnen newbaseonline automatisch in MS Exchange?........ 16
           4. Taken ............................................................................. 18
           Je taken binnen newbaseonline automatisch in MS Exchange?.............. 18
           4. Koppeling <> ................................................................. 20
           Is de koppeling direct inzichtelijk? .................................................... 20
           Is de koppeling vice versa? ............................................................. 20




Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                                                             pagina 2 of 20
           1. Inleiding

           Waar bestaat de MS Exchange koppeling uit?
           De MS Exchange koppeling met newbaseonline bestaat uit een integratie,
           waarbij email, relaties, agenda & taken worden gesynchroniseerd.


           Welke instellingen dien je te realiseren?
           Er zijn een aantal instellingen waar je mee moet beginnen om te kunnen
           werken met de MS Exchange integratie.

           Binnen MS Exchange:
           Hier dien je basic authentication of form based authentication (FBA) in te
           stellen. Mocht dit niet duidelijk zijn, neem dan contact op met je MS
           Exchange beheerder.

           Binnen de newbaseonline applicatie:
           Instellingen > eigenaar > detail: Hier dien je de instellingen van de
           eigenaar te bekijken. Je ziet hier het aankruisvakje aan staan bij
           exchange users. Mocht deze niet aangevinkt staan, neem dan contact op
           met de supportdesk van Newbase, support@newbase.nl.




Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                                               pagina 3 of 20
           Instellingen > company > email: Hier dien je de exchange instellingen in
           te voeren (de smtp instellingen kun je invoeren, als de MS Exchange
           server niet zou werken, dan kan er wel email worden verstuurd vanuit
           newbaseonline)




           Voer hier je hostgegevens in. Voor de juiste settings, neem contact op
           met je MS Exchange beheerder.

           Je kunt ervoor kiezen om op company niveau een gebruikersnaam &
           password in te voeren. Dan hoef je deze niet meer in te voeren op de
           gebruikerskaart (zie verderop in dit document). Heunt dient toegang te
           hebben tot alle mailboxen welke in de verschillende gebruikerskaarten
           worden ingevoerd.

           Je kunt ervoor kiezen om op company niveau alleen gebruik te maken van
           relaties & email (bij gebruik van Exchange gebeurt dit per definitie), en
           optioneel om je afspraken & taken ook door te zetten naar de MS
           Exchange server. Deze laatste is een instelling op company niveau.

           Nadat alle instellingen (ook voor de gebruiker waarvoor je bent ingelogd)
           correct zijn ingevoerd, kun je de check knop gebruiken om te zien of alles
           correct werkt.


Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                                               pagina 4 of 20
           Opmerking met betrekking tot company instelling 1:




           Opmerking met betrekking tot company instelling 2:




           Bij gebruik van een SSL verbinding dient de server voorzien te zijn van
           een - door een officiele instantie - uitgegeven SSL certificaat.
           Het standaard 'Small Business Server' of een 'Self-signed' certificaat
           voldoen hiervoor niet.




Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                                            pagina 5 of 20
           Instellingen > gebruikers > email: Hier dien je de exchange instellingen in
           te voeren per gebruiker:




           Let erop dat je binnen MS Outlook, binnen je MS Exchange profiel, een
           mailbox aanmaakt met "newbase inkomend" & "newbase uitgaand". Of in
           het Engels "Export Incoming" & " Export Outgoing". Je mag zelf de
           naamgeving bepalen. Van belang dat de naamgeving die je invoert binnen
           newbaseonline voor de mappen inbox & outbox, dezelfde naam wordt
           binnen je email pakket. Tevens van belang dat er een submap wordt
           gemaakt met de naam "Completed".

           Als je een in/outbox naam invoert en daarna klikt op het zoek icoon, dan
           zal de applicatie zoeken naar het bestaan van deze folders. Indien niet
           bestaand wordt je de keuze geboden deze aan te laten maken.




Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                                             pagina 6 of 20
           Let tevens op de taal die staat ingesteld binnen je MS Outlook. Mocht je
           dit niet weten, bekijk dan je webmail. Hier zie je de omschrijvingen in het
           Nederlands staan. dus binnen newbaseonline stel ik binnen de
           gebruikerskaart de taal Nederlands in.




Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                                                pagina 7 of 20
           Vervolgens kun je per mailbox / gebruiker bepalen wie toegang heeft tot
           je mailbox binnen de newbaseonline applicatie. Met andere woorden, mag
           medewerker A uit naam van medewerker B een mail versturen. Dit heeft
           niets te maken met toegang tot een mailbox binnen MS Exchange. Dit
           heeft uitsluitend te maken met de mogelijkheid om uit naam van een
           andere medewerker een email te versturen. Onder de email staat dan ook
           de naam van het account van waaruit je een mail verstuurd, en daaronder
           staat dan namens "je eigen naam".




           Vaak zie je dat medewerkers gebruik mogen maken van algemene
           mailboxen, bijv. support@bedrijfsnaam.nl etc.




Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                                        pagina 8 of 20
           2. Email, inkomend & uitgaand

           Zowel inkomende als uitgaande email
           gesynchroniseerd?
           De MS Exchange koppeling met newbaseonline bestaat uit een integratie,
           waarbij email die wordt verstuurd uit de newbaseonline applicatie tevens
           zichtbaar is binnen je MS Exchange account bij "verzonden items".




           Zodra je email hebt ontvangen, en deze binnen je newbaseonline
           applicatie wilt hebben, dan dien je deze email te verplaatsen naar de map
           "newbase inkomend". Deze staat dan klaar om te worden ingelezen
           binnen de newbaseonline applicatie. Je bepaalt dus zelf welke email je wilt
           plaatsen binnen newbaseonline. Dus vertrouwelijke email, spam, privé
           email etc. wordt niet automatisch binnen de newbaseonline applicatie
           geplaatst.




Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                                             pagina 9 of 20
           Wanneer komt er nu email binnen de newbaseonline applicatie. Zodra je
           klikt op de button (zie pijl), dan worden de e-mails ingelezen.




           Hoe weet newbaseonline welke email aan welke relatie gekoppeld dient te
           worden? Aan een relatie is een email adres gekoppeld. Op basis van deze
           email adressen (een relatie kan één of meer email adressen hebben,
           bijvoorbeeld harold.timmer@newbase.nl & harold@newbase.nl) wordt de
           email gekoppeld aan de relatie als een ingekomen email.


           Alle e-mails krijgen een status ongelezen. Wellicht wil je deze nog
           koppelen aan projecten enz.
           Binnen newbaseonline heb je de mogelijkheid om dashboards te plaatsen
           binnen de samenvatting schermen. Bekijk hiervoor de help
           http://www.newbaseonline.nl/help/help_dashboards.pdf.

           Onderstaand het dashboard "mijn ongelezen berichten".




           Hierin worden alle ingelezen e-mails getoond. Deze kun je per stuk als
           gelezen beschouwen, of alles in 1 x op gelezen plaatsen. Op deze manier
           vergeet je niet je e-mails af te werken.



Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                                            pagina 10 of 20
           Tevens heb je de beschikking over een snelkoppeling "mijn ongelezen
           berichten".




           Deze kun je als gebruiker zelf toekennen. Deze vind je binnen de module
           berichten.




           Newbaseonline toont gelijk het aantal van de berichten die je nog niet
           hebt gelezen.




Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                                            pagina 11 of 20
           Alle berichten zijn zichtbaar binnen de relatiekaart, projecten,
           organisaties, etc.




Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                                     pagina 12 of 20
           3. Relaties / contactpersonen

           Je relaties binnen newbaseonline automatisch in MS
           Exchange?
           De MS Exchange koppeling met newbaseonline bestaat uit een integratie
           met je contactpersonen binnen MS Exchange. Er is hiervoor gekozen om
           in één richting relaties vanuit newbaseonline naar MS Exchange door te
           voeren, en niet vanuit MS Exchange naar newbaseonline. De reden
           hiervoor is dat medewerkers wel privileges moeten hebben, en dat is niet
           mogelijk binnen MS Exchange. Stel dat de facturen verstuurd worden naar
           adres A, en medewerker B kan middels MS Exchange dit adres wijzigen,
           dan krijg je als organisatie je facturen niet betaald. Stel dat medewerker
           B geabonneerd is op 100 relaties, en medewerker B maakt een relatie aan
           in MS Exchange, dan krijg je dubbele invoer, als deze nieuwe relatie al
           bestaat. Vandaar dat dit eenrichtingsverkeer betreft, anders heb je op
           korte termijn al een vervuilde relatie database!

           Binnen newbaseonline worden bedrijven, personen en relaties
           aangemaakt. Stel dat je totaal 5.000 relaties hebt binnen newbaseonline,
           dan wil je deze 5.000 niet allemaal binnen je iPhone of blackberry etc.
           hebben. Je kunt dus bepalen op welke relaties je wilt abonneren. Alleen
           deze relaties worden toegevoegd aan je MS Exchange adresboek, en dus
           doorgevoerd naar je mobiele telefoon (koppeling mobiele telefoon & MS
           Exchange kun je zelf organiseren, dit heeft niets te maken met
           newbaseonline. Neem hiervoor contact op met je systeembeheerder).




Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                                          pagina 13 of 20
           Waar kan ik mezelf abonneren?
           Binnen CRM > relatie > instellingen > relatie sync kun je medewerkers
           toevoegen. Deze medewerkers krijgen altijd een up to date relatiekaart
           van newbaseonline.




Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                                           pagina 14 of 20
           Alle gegevens van Harold Timmer worden geplaatst (en geupdated)
           binnen het MS Exchange account.




Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                                    pagina 15 of 20
           3. Agenda

           Je afspraken binnen newbaseonline automatisch in MS
           Exchange?
           De MS Exchange koppeling met newbaseonline bestaat uit een integratie
           met je agenda binnen MS Exchange & newbaseonline.

           Er schuilt een groot voordeel om de afspraken door te zetten vanuit
           newbaseonline naar MS Exchange. Binnen newbaseonline is een afspraak
           keurig gekoppeld aan een relatie, organisatie en/ of project.




Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                                          pagina 16 of 20
           Een afspraak binnen MS Exchange ziet er vervolgens zo uit:




           Het voordeel hierbij is dat de gegevens die je nodig hebt, waaronder
           bezoekadres en dergelijke, automatisch in de afspraak op bijv. je iphone
           vermeld staat:




Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                                             pagina 17 of 20
           4. Taken

           Je taken binnen newbaseonline automatisch in MS
           Exchange?
           De MS Exchange koppeling met newbaseonline bestaat uit een integratie
           met je taken binnen MS Exchange & newbaseonline.

           Een taak binnen newbaseonline:




Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                                          pagina 18 of 20
           wordt gelijk doorgevoerd binnen MS Exchange:




Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                       pagina 19 of 20
           4. Koppeling <>

           Is de koppeling direct inzichtelijk?
           Aangemaakte/gewijzigde items zijn direct beschikbaar op de Exchange
           server. Afhankelijk van de synchronisatie methode van bv. Outlook of
           Apple mail met je Exchange server kan het even duren voordat
           wijzigingen ook op jouw computer inzichtelijk zijn.
           Je systeembeheerder kan je hier meer over vertellen.


           Is de koppeling vice versa?
           Wijzigingen in taken/afspraken die je doet in een mailclient (bv.
           Outlook/Apple mail/iPhone) worden op dit moment nog niet automatisch
           gesynchroniseerd. Dit staat op korte termijn ingepland.




Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl
07-04-10 17:21 versie 1.1                                                         pagina 20 of 20

								
To top