Docstoc

Prinsip Prinsip Management {Poac}

Document Sample
Prinsip Prinsip Management {Poac} Powered By Docstoc
					MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP
    PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
            Mendeskripsikan
    Administrasi Perkantoran

       Bisnis Manajemen
Tujuan Pembelajaran

1. Dapat Mendeskripsikan Administrasi,
   Organisasi dan Manajemen
2. Dapat Menjelaskan Unsur-Unsur
   Administrasi, Organisasi dan Manajemen
3. Dapat Menjelaskan Hubungan Antara
   Administrasi, Organisasi dan Manajemen
4. Dapat Mendeskripsikan Administrasi
   Perkantoran
1.1.1 Administrasi

Pengertian administrasi dapat dilihat dari 2 segi.
1. Administrasi Dalam Arti Sempit
   Berasal dari kata administratie (bahasa Belanda)
yang berarti tata usaha. Kegiatannya berhubungan
dengan tulis menulis, surat menyurat, ketik
mengetik, kearsipan, dan kegiatan lain dan hanya
terbatas pada kegiatan kantor.

2. Administrasi Dalam Arti Luas
   Adalah keseluruhan proses kerjasama antara
dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan
yang telah ditentukan (menurut Dr. Sondang P.
Siagian, SH.,MPA.,).
                                         Bisnis dan Manajemen
1.1.1 Administrasi

Unsur-unsur administrasi antara lain:
a. Pengorganisasian (Organizing)
b. Manajemen (Management)
c. Kepegawaian (Personalia)
d. Tata Hubungan/Komunikasi
   (Relationship/Communication)
e. Keuangan (Finansial)
f. Perbekalan (Logistic)
g. Ketatausahaan (Recording)
h. Hubungan Masyarakat (Public Relation)



                                       Bisnis dan Manajemen
1.1.1 Administrasi

Penggolongan administrasi terdiri dari:
a. Administrasi negara
b. Administrasi niaga
c. Administrasi internasional
d. Administrasi sosial
e. Akuntansi
f. Administrasi khusus




                                          Bisnis dan Manajemen
1.1.2 Organisasi

Menurut Drs. M. Manulang pengertian organisasi
  terdiri dari:
a.Organisasi dalam arti dinamis
  Adalah suatu proses penetapan dan pembagian
  pekerjaan yang akan dilakukan dengan seefektif
  mungkin untuk mencapai tujuan.

b.Organisasi dalam arti statis
  Adalah setiap gabungan yang bergerak ke arah
  tujuan bersama. Istilah populernya adalah
  stuktur organisasi.
1.1.2 Organisasi

Unsur-unsur organisasi :
a. Adanya sekelompok orang
b. Adanya kerjasama
c. Adanya tujuan bersama

Asas-asas organisasi:
a. Asas perumusan tujuan
b. Asas pembagian kerja
c. Asas pendelegasian wewenang
d. Asas kordinasi
e. Asas efisiensi pengawasan
f. Asas pengawasan umum
1.1.2 Organisasi

Macam-macam organisasi
a. Organisasi politik adalah organisasi yang
   bertugas dalam penyelenggaraan negara.
b. Organisasi bisnis adalah organisasi yang
   bertujuan untuk memperoleh keuntungan dari
   usaha yang dilakukan (usaha bisnis).
c. Organisasi profesi adalah organisasi yang
   anggotanya terdiri dari orang-orang yang
   berprofesi sama atau hampir sama untuk
   menjaga agar profesi mereka selalu dihargai dan
   dihormati.Contoh :
   ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia)
   ICMI (Ikatan Cendikiawan Muslim Indonesia)
1.1.2 Organisasi

d. Organisasi sosial adalah organisasi yang
  bertujuan untuk memenuhi kebutuhan sosial
  kemasyarakatan. Misalnya organisasi
  kekeluargaan dalam bidang ekonomi,
  pendidikan, ilmiah, keindahan dan rekreasi,
  keagamaan, kesehatan jasmani, dll.
e. Organisasi lain misalnya organisasi Islam
  (Muhammadiyah, NU), organisasi olahraga
  (KONI, PBSI), dll.
1.1.3 Manajemen
Pengertian Manjemen

      Manajemen adalah kemampuan atau
keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam
rangka mencapai tujuan melalui kegiatan-kegiatan
orang lain (menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian,
MPA).

Sedangkan menurut Sukamto Reksohadiprodjo,
M.Com. Manajemen adalah suatu usaha
merencanakan, mengorganisasikan,
menggerakkan/mengkordinasikan, serta
mengawasi kegiatan dalam suatu organisasi agar
tujuan organisasi tercapai secara efisien dan
efektif.
1.1.3 Manajemen

Efisien berarti: perbandingan yang terbaik antara
suatu hasil dengan usahanya atau antara
pemasukan dengan pengeluaran.

Efektif berarti: kemampuan untuk dapat
menyelesaikan tugas-tugas yang diserahkan sesuai
dengan rencana (tepat waktu).
1.1.3 Manajemen
Prinsip-prinsip manajemen:
a. Ada pembagian kerja yang jelas
b. Wewenang dan tanggung jawab seimbang
c. Bekerja secara disiplin
d. Ada kesatuan perintah
e. Ada kesatuan pengarahan
f. Mendahulukan kepentingan umum
g. Ada pengupahan yang menarik
h. Ada pemusatan kordinasi
i. Ada jenjang bertingkat atasan dan bawahan
j. Bekerja tertib
k. Ada keadilan
l. Perlu stabilitas kondisi pegawai
m.Pimpinan punya prakarsa
n. Ada semangat kesatuan
1.1.3 Manajemen

Fungsi Manajemen (POAC)
a. Perencanaan (Plaining)
b. Pengorganisasian (Organizing)
c. Penggerakan (Actuating)
d. Pengawasan (Controlling)
1.1.4 Hubungan antara Administrasi,
     Organisasi dan Manajemen

Dari ketiga pengertian administrasi, organisasi,
dan manajemen dapat ditarik kesimpulan bahwa:
Administrasi merupakan proses, organisasi
merupakan wadah, sedangkan manajemen
merupakan pelaksanaannya yang satu sama
lainnya saling berhubungan dan saling berkaitan
sehingga tujuan dapat tercapai.

Administrasi terdiri dari organisasi dan
manajemen, sedangkan inti manajemen adalah
kepemimpinan.
1.1.4 Hubungan antara Administrasi,
     Organisasi dan Manajemen

            1


            2
                              Keterangan:
                              1. Administrasi
            3                 2. Organisasi
                              3. Manajemen
1.1.5 Pengertian Administrasi
      Perkantoran



Administrasi perkantoran adalah administrasi yang
  diterapkan dalam bidang perkantoran, meliputi
  proses penyelenggaraan kegiatan dalam
  melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor untuk
  mencapai tujuan.
  MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP
      PENYELENGGARAAN
  ADMINISTRASI PERKANTORAN
Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor


           Bisnis Manajemen
Tujuan Pembelajaran

1. Dapat Menjelaskan Pengertian Pekerjaan
   Kantor
2. Dapat Menyebutkan Jenis-Jenis Pekerjaan
   Kantor
3. Dapat Menjelaskan Ciri-Ciri Pekerjaan
   Kantor
1.2.1 Pekerjaan Kantor

Pengertian Pekerjaan Kantor :


  Segenap kegiatan menghimpun, mencatat,
  mengolah, menggandakan, mengirim dan
   menyimpan keterangan-keterangan yang
  diperlukan dalam setiap usaha kerjasama.
1.2.1 Pekerjaan Kantor

Menurut George Terry

     Pekerjaan kantor meliputi penyampaian
 keterangan secara lisan, dan pembuatan warkat-
 warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara
  untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat,
   guna menyediakan suatu landasan fakta bagi
         tindakan kontrol dari pimpinan.
1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan
      Kantor
1.   Mengumpulkan / Menghimpun
2.   Mencatat
3.   Mengolah
4.   Menggandakan
5.   Mengirim
6.   Menyimpan
1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan
      Kantor
1. Mengumpulkan / Menghimpun

                     Yaitu kegiatan
                     mencari dan
                     mengusahakan segala
                     keterangan yang
                     tadinya belum ada
                     atau berserakan
                     sehingga siap untuk
                     digunakan apabila di
                     perlukan.
1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan
      Kantor
2. Mencatat
                   Yaitu kegiatan
                   membukukan seperti
                   dalam hal
                   membukukan
                   berbagai transaksi
                   atau berbagai
                   keterangan yang
                   diperlukan dengan
                   menggunakan alat
                   tulis menulis.
1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan
      Kantor
3. Mengolah
                   Yaitu mengerjakan
                   atau memproses
                   data atau
                   keterangan-
                   keterangan dengan
                   maksud
                   menyajikannya
                   dalam bentuk yang
                   lebih berguna.
1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan
      Kantor
4. Menggandakan


                  Yaitu kegiatan
                  memperbanyak
                  dengan berbagai
                  cara dan alat
                  sebanyak jumlah
                  yang diperlukan.
1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan
      Kantor
5. Mengirim


                    Yaitu kegiatan
                    menyampaikan
                    informasi atau
                    data dari satu
                    pihak ke pihak
                    lainnya dengan
                    menggunakan
                    berbagai cara dan
                    alat.
1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan
      Kantor
6. Menyimpan
                  Yaitu kegiatan
                  menaruh di tempat
                  tertentu dengan
                  menggunakan
                  berbagai cara dan alat
                  dengan tujuan dapat
                  di temukan kembali
                  dengan cepat
                  bilamana keterangan
                  tersebut di butuhkan.
1.2.3 Ciri–Ciri Pekerjaan Kantor

1. Bersifat Pelayanan
1.2.3 Ciri–Ciri Pekerjaan Kantor

2.Bersifat Merembes Ke Segenap Bagian
  dalam Organisasi
1.2.3 Ciri–Ciri Pekerjaan Kantor

3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak dalam
  Organisasi
MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP
    PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
      Mengidentifikasi Fungsi
           Pekerjaan Kantor

       Bisnis Manajemen
Tujuan Pembelajaran

1. Dapat Menyebutkan Fungsi Pekerjaan
   Kantor dalam Organisasi
2. Dapat Menjelaskan Fungsi Melayani
   Pelaksanaan Pekerjaan Operatif
3. Dapat Menjelaskan Penyediaan
   Keterangan Bagi Pucuk Pimpinan
4. Dapat Menjelaskan Fungsi Membantu
   Kelancaran Perkembangan Organisasi
1.3 Fungsi Pekerjaan Kantor

1. Melayani Pelaksanaan Pekerjaan Operatif
   Berarti membantu dan meringankan pelaksana
   pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok)
   dalam pencapaian tujuan organisasi.

Contoh:
  Bagian penjualan pekerjaan operatifnya adalah
  menjual barang dan jasa. Pekerjaan mencatat
  dokumen-dokumen penjualan bersifat
  membantu kelancaran pekerjaan pokok bagian
  penjualan sehingga target penjualan dapat
  tercapai.
1.3 Fungsi Pekerjaan Kantor

2. Menyediakan Keterangan Bagi Pucuk Pimpinan
   Organisasi
   Pekerjaan kantor berfungsi menyiapkan data
   atau keterangan yang di butuhkan pimpinan
   organisasi untuk membuat suatu keputusan atau
   melakukan tindakan yang tepat.

Contoh:
  Dalam mengabil keputusan penambahan
  produksi baru bagi Manager Produksi diperlukan
  data tentang kapasitas mesin, omzet penjualan,
  angket kebutuhan konsumen, dsb yang harus
  disiapkan oleh bagian petugas pencatatan
  masing-masing bagian.
1.3 Fungsi Pekerjaan Kantor

3. Membantu Kelancaran Perkembangan
  Organisasi
  Pekerjaan kantor mempunyai fungsi atau
  peranan melancarkan kehidupan dan
  perkembangan organisasi sebagai suatu
  keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat
  ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.
   MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP
       PENYELENGGARAAN
   ADMINISTRASI PERKANTORAN
       Mengidentifikasi Sarana dan
Prasarana Administrasi Perkantoran

             Bisnis Manajemen
Tujuan Pembelajaran

1. Dapat Menjelaskan Pengertian Sarana dan
   Prasarana Administrasi Perkantoran
2. Dapat Menyebutkan Jenis-Jenis Sarana
   dan Prasarana Administrasi Perkantoran
1.4.1 Pegertian Sarana

Sarana Adminstrasi Perkantoran
  Adalah segala sesuatu yang dapat dipakai
  sebagai alat dalam menyelenggarakan
  administrasi perkantoran.

Contoh:
- Meja tulis
- Lemari arsip
- Komputer
- Pesawat telepon
- Mesin fotocopy
- Dll.
1.4.2 Pengertian Prasarana

Prasarana Administrasi Perkantoran
  Adalah segala sesuatu yang merupakan
  penunjang utama dalam terselenggaranyan
  administrasi perkantoran.

Contoh:
- Gedung
- Listrik
- Air bersih
- Jaringan Telepon
- Dll.
1.4.3 Jenis-Jenis Sarana Yang Digunakan
     Dalam Administrasi Perkantoran

1. Perabot Kantor ( Office Furniture )

 - Kursi dan Meja     - Lemari File      - Rak
1.4.3 Jenis-Jenis Sarana Yang Digunakan
     Dalam Administrasi Perkantoran

2. Perbekalan Kantor ( Office Supplies )

- Kertas     - Karbon       - Pulpen       - Spidol




                    - Tinta Printer
1.4.3 Jenis-Jenis Sarana Yang Digunakan
     Dalam Administrasi Perkantoran

3. Mesin Kantor ( Office Machine )

 - Komputer             - Mesin Tik




 - Printer        - Faximile     - Risograph
1.4.3 Jenis-Jenis Sarana Yang Digunakan
     Dalam Administrasi Perkantoran

4. Hiasan Kantor ( Office Ornament )

 - Gambar          - Jam dinding       - Vas bunga




                   - Kalender
1.4.4 Jenis-Jenis Prasarana Yang Digunakan
      Dalam Administrasi Perkantoran

1.   Prasarana   Gedung Kantor
2.   Prasarana   Air Bersih (PAM)
3.   Prasarana   Listrik
4.   Prasarana   Jalan
5.   Dll.
 MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP
     PENYELENGGARAAN
 ADMINISTRASI PERKANTORAN
     Mengidentifikasi Persyaratan
Personil Administrasi Perkantoran

           Bisnis Manajemen
Tujuan Pembelajaran

1. Dapat Menjelaskan Pengertian Personil
   Kantor
2. Dapat Menyebutkan Macam-Macam
   Personil Kantor
3. Dapat Menjelaskan Persyaratan Personil
   dalam Administrasi Perkantoran
1.5.1 Pengertian Personil
      Kantor

Personil Kantor adalah setiap orang yang
   melakukan pekerjaan tetap di kantor (baik
   kantor pemerintah maupun kantor swasta)
   dengan mendapatkan upah sebagai imbalan
   dari tenaga dan atau jasa yang diberikan
   kepada kantor.
1.5.2 Macam-Macam Personil
      Kantor
Dilihat dari statusnya, personil kantor terdiri dari:
  1. Pegawai honorer
  2. Pegawai harian
  3. Pegawai bulanan
  4. Pegawai tetap
  5. Pegawai kontrak
1.5.2 Macam-Macam Personil
      Kantor
1. Pegawai Honorer
   Adalah seseorang pegawai yang diberikan
   imbalan berapa honorarium sesuai dengan
   prestasi kerja dan dibayarkan setelah pelajaran
   selesai.

2. Pegawai Harian
   Adalah pegawai yang diberikan upah/gaji
   secara harian. Hari libur dan hari sabtu dan
   minggu tidak diberikan gaji.
1.5.2 Macam-Macam Personil
      Kantor
3. Pegawai Bulanan
   Adalah seseorang pegawai yang diberikan
   upah/gaji setiap bulan. Hari sabtu, minggu dan
   hari libur tidak ada pengurangan gaji.

4. Pegawai Tetap
   Adalah pegawai yang diberikan upah/gaji
   secara tetap setiap bulan ditambah dengan
   tunjangan dan fasilitas lain sesuai dengan
   peraturan perusahaan yang berlaku.
1.5.2 Macam-Macam Personil
      Kantor
5. Pegawai Kontrak
   Adalah seseorang pegawai yang bekerja dan
   dibayar sesuai dengan kontrak yang telah
   disepakati untuk jangka waktu tertentu. Hak
   dan kewajiban pegawai tersebut berakhir
   setelah masa kontrak selesai dan dapat
   diperpanjang sesuai dengan kesepakatan kedua
   belah pihak.
1.5.3 Persyaratan Personil Dalam
      Administrasi Perkantoran
Macam-macam persyaratan yang harus dipenuhi
dalam penyelenggaraan administrasi perkantoran
antara lain:
1. Persyaratan Pendidikan
2. Persyaratan Keterampilan
3. Persyaratan Kepribadian
1.5.3 Persyaratan Personil Dalam
      Administrasi Perkantoran
1.  Persyaratan Pendidikan
    Adalah kemampuan akademis yang diperlukan
untuk menduduki suatu jabatan.

Misalnya:
-   Ijazah
-   Sertifikat.
1.5.3 Persyaratan Personil Dalam
      Administrasi Perkantoran
2.  Persyaratan Keterampilan
    Adalah kemampuan untuk melaksanakan tugas
dalam suatu jabatan / pekerjaan yang dibuktikan
dengan keterampilan.

Misalnya:
-   Kemampuan berbahasa Inggris, Mandarin
-   Kemampuan mengetik 10 jari
-   Kemampuan menangani rapat
-   dsb.
1.5.3 Persyaratan Personil Dalam
      Administrasi Perkantoran
3.  Persyaratan Kepribadian
    Adalah berhubungan dengan tingkah laku,
kepribadian yang dipersyaratkan untuk menduduki
suatu jabatan.

Misalnya:
-   Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)
-   Daftar Riwayat Hidup

				
DOCUMENT INFO
Description: Prinsip Prinsip Management {Poac} document sample