Docstoc
EXCLUSIVE OFFER FOR DOCSTOC USERS
Try the all-new QuickBooks Online for FREE.  No credit card required.

komunikasi bisnis - DOC

Document Sample
komunikasi bisnis - DOC Powered By Docstoc
					KOMUNIKASI BISNIS
KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI PERENCANAAN PESAN – PESAN BISNIS
KELOMPOK 2

Disusun Oleh: Arico Wido Gusmanto Pipin Arie Wibowo Rio Yunarwanto 141050062 141050319 141060128

JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” YOGYAKARTA 2009

KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI
PENGERTIAN KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI Komunikasi antar pribadi adalah komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang lain dalam suatu masyarakat maupun organisasi, dengan menggunakan media komunikasi tertentu dan bahasa yang mudah dipahami (informal) untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Berdasarkan pengetian tersebut, paling tidak ada empat hal yang perlu diperhatikan, antara lain: a. Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih. b. Menggunakan media tertentu. c. Bahasa yang digunakan bersifat informal. d. Tujuan yang ingin dicapai dapat bersifat personal bila berkomunikasi terjadi dalam suatu masyarakat; dan untuk pelaksanaan tugas pekerjaan bila komunikasi terjadi dalam suatu organisasi. Substansi pesan – pesan yang disampaikan dalam komunikasi antar pribadi tentu saja sangatlah beragam atau bervariasi sesuai dengan tujuan masing – masing individu itu sendiri, mulai dari masalah keluarga hingga pekerjaan. Dengan kata lain, topik pembicaraan dalam komunikasi antarpribadi sangatlah kompleks.

TUJUAN KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dalam komunikasi antarpribadi, antara lain: 1. Menyampaikan Informasi 2. Berbagi Pengalaman 3. menumbuhkan Simpati 4. Melakukan Kerjasama 5. Menceritakan Kekecewaan atau Kekesalan 6. Menumbuhkan Motivasi

2

GAYA KEPEMIMPINAN Gaya kepemimpinan pada dasarnya merupakan suatu cara bagaimana seseorang memimpin, mengarahkan, memotivasi, dan mengendalikan bawahannya dengan cara – cara tertentu, sehingga bawahan dapat menyelesaikan tugas pekerjaannya secara efektif dan efisien. Salah satu teori yang mampu memberikan gambaran gaya kepemimpinan seseorang adalah teori X dan Y. Selain itu, dalam subab ini juga dibahas empat gaya kepemimpinan menurut Ludlow dan Panton.

1. Teori X dan Y Teori X dan Y didasarkan pada berbagai asumsi tentang para karyawan/pegawai dan bagaimana memotivasi mereka. Berbagai asumsi yang mendasari teori X dan Y : Teori X  Karyawan cenderung tidak suka (malas) bekerja, kalau mungkin menghindarinya  Karyawan selalu ingin di arahkan  Manajer harus selalu mengawasi Teori Y  Karyawan suka bekerja  Karyawan yang memiliki komitmen pada tujuan organisasi akan dapat mengarahkan dan mengendalikan dirinya sendiri  Karyawan belajar untuk menerima bahkan mencari tanggung jawab pada saat bekerja

Dalam teori X dan Y mengungkapkan bagaimana perilaku karyawan dalam bekerja dan sekaligus bagaimana gaya kepemimpinan yang dapat diterapkan dalam situasi lingkungan kerja yang berbeda, termasuk bagaimana komunikasi antarpribadi (manajer dan bawahan)tersebut dikembangkan dalam lingkungan kerjanya.

2. Empat Gaya Kepemimpinan Apapun gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam suatu organisasi, maka komunikasi antarpribadi yaitu manajer dan bawahan harus tetap terjaga dengan baik. Menurut Ludlow dan Panton, terdapat emapt gaya kepemimpinan yang dapat diterapkan dalam situasi dan kondisi yang juga berbeda, antara lain: Pengarahan, Pembekalan, Dukungan dan Pendelegasian.

3

a. Pengarahan Gaya kepemimpinan pengarahan tepat digunakan pada situasi dan kondisi di mana para karyawan belum memiliki pengalaman yang cukup dalam menjalani suatu tugas tertentu. b. Pembekalan Gaya kepemimpinan pembekalan tepat digunakan pada situasi dan kondisi di mana para karyawan telah memiliki pengalaman yang cukup dalam menyelesaikan pekerjaan. c. Dukungan Gaya kepemimpinan dukungan tepat digunakan pada situasi dan kondisi dimana para karyawan telah mengenal teknik – teknik yang dituntut dan telah mengembangkan hubungan yang baik dengan seorang manajer. d. Pendelegasian Gaya kepemimpinan pendelegasian tepat digunakan pada situasi dan kondisi dimana karyawan telah memahami dengan baik tugas – tugas pekerjaan yang harus diselesaikan, sehingga mereka layak untuk menerima pendelegasian tugas dari seorang manajer.

3. Gaya Kepemimpinan Situasional Gaya kepemimpinan yang telah dipimpin dalam situasi dan kondisi tertentu barangkali tepat diterapkan saat itu, tetapi jika situasi dan kondisi yang telah beubah, gaya kepemimpinan yang diterapkan juga dapat berubah. Gaya kepemimpinan tersebut adalah gaya kepemimpinan situasional, sebagaimana dikemukakan oleh Harsey dan Blanchard. Ada tiga kemampuan penting yang perlu diperhatikan dalam menerapkan kepemimpinan situasional tersebut, antara lain a. Keterampilan Analitis Keterampilanan analitis harus dimiliki oleh manejer dalam melakukan evaluasi atau penilaian kinerja bawahan dalam melaksanakan pekerjaan mereka.

b. Keterampilan Fleksibilitas Keterampilan fleksibilitas merupakan keterampilan yang harus dimiliki seorang manejer dalam menerapkan gaya kepemimpinan dalam situasi dan kondisi yang berbeda.

4

c. Keterampilan Komunikasi Keterampilan komunikasi merupakan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer untuk menyampaikan ide atau gagasan kepada bawahan, termasuk bagaimana ia harus menjelaskan perubahan gaya kepada bawahannya.

4. Keterampilan Inti Seorang manajer yang efektif harus dapat memahami dengan baik dan tepat bagaimana kondisi kerja yang ada, termasuk latar belakang para karyawan yang ada dalam sutau organisasi. Seorang manajer yang dinamis harus memiliki lima kemampuan yang dikenal sebagai keahlian memimpin inti, yaitu pemberdayaan, intuisi, pemahaman diri, visi, dan nilai kesesuaian. a. Pemberdayaan Pemberdayaan pada dasarnya merupakan kemampuan seorang mamanjer untuk berbagi pengaruh dan kendali dengan para karyawan. b. Intuisi Intuisi adalah keyakinan bawaan dalam diri seseorang mengenai sesuatu tanpa pertimbangan sadar. c. Pemahaman Diri Seorang manajer harus mampu menilai apa saja kekuatan yang dimilikinya dan juga kelemahannya. d. Visi Visi merupakan kemampuan untuk berimajinasi pada situasi yang berbeda dan situasi yang berbeda dan situasi yang lebih baik dengan cara bagaimana mencapainya. e. Kesesuaian Diri Kesesuaian diri merupakan kemampuan untuk memahami dan memadukan prinsip – prinsip organisasi dengan nilai – nilai karyawan.

5

KEBUTUHAN MANUSIA 1. Teori Hierarki Kebutuhan Abraham Maslow menyatakan bahwa manusia pada dasarnya memiliki lima kebutuhan yang bertingkat – tingkat mulai dari kebutuhan paling dasar sampai kebutuhan aktualisasi diri. a. Kebutuhan Fisiologis b. Kebutuhan Keamanan c. Kebutuhan Sosial d. Kebutuhan Status e. Kebutuhan Aktualisasi Diri 2. Teori dua faktor Teori dua faktor yang dikemukakan oleh Herzberg pada dasarnya merupakan pengembangan dari teori Kebutuhan Berjenjang dari Abraham Maslow. Menurutnya karyawan sangat dipengaruhi oleh dua faktor, yaitu faktor ketidakpuasan dan faktor kesehatan. Faktor Kesehatan  Kondisi Kerja  Kebijakan perusahaan  Gaji  Hubungan dengan rekan kerja  Status  Keamanan kerja  Kehidupan Pribadi Faktor Motivator  Pekerjaan itu sendiri  Tanggung jawab  Pengakuan  Prestasi  Promosi  Pertumbuhan  Pengembangan

MENDENGARKAN SEBAGAI KEAHLIAN ANTAR PRIBADI Ketika komunikasi antar pribadi terjadi, maka mendengarkan memiliki peran yang sangat penting bagi tercapainya suatu pemahaman yang benar dalam suatu percakapan dengan orang lain. Mendengarkan dalam hal ini merupakan kegiatan mendengarkan secara aktif dan dinamis yang memerlukan suatu konsentrasi secara penuh dan utuh tanpa diinterupsi adanya gangguan dalam berkomunikasi.

6

PERENCANAAN PESAN – PESAN BISNIS
PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI Penyusunan pesan – pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi. 1. Perencanaan Dalam fase perencanaan, dirancang hal – hal yang cukup mendasar, seperti maksud / tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan – pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. 2. Pengorganisasian Tahap berikutnya adalah mengorganisasian ide – ide selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf. Proses ini dimulai dari merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide bahasanya. 3. Revisi Setelah itu, seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dan substansi pesan yang ingin disampaikan maupun gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, bagaimana tingkat pemahamannya.

PENENTUAN TUJUAN Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan – pesan bisnis kepada pihak lain, anda perlu terlebih dahulu menjawab tiga pertanyaan penting, yaitu apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut. 1. Mengapa Tujuan Harus Jelas Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki. Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain: a. Keputusan untuk meneruskan pesan b. Keputusan untuk menanggapi Audiens c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

7

2. Tujuan Komunikasi Bisnis Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu: memberi informasi, melakukan persuasi, dan melakukan kolaborasi dengan audiens. 3. Cara Menguji Tujuan Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum, perlu dilakukan pengujian dengan empat pertanyaan berikut: a. Apakah tujuan tersebut relistik? b. Apakah waktunya tepat? c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat? d. Apakah tujuan selaras dengan tujuan organisasi perusahaan? Apabila jawaban terhadap keempat pertanyaan tersebut adalah “tidak”, sebaiknya pesan jangan disampaikan. Apabila tetap disampaikan, tujuan tidak akan terscapai, atau hasilnya tidak seperti yang diharapkan.

ANALISIS AUDIENS Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang dihadapi. 1. Cara Mengembangkan Profil Audiens Dalam kasus ini, komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka. a. Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens b. Siapa Audiensnya c. Reaksi Audiens d. Tingkat Pemahaman Audiens e. Hubungan Komunikator Dengan Audiens 2. Cara Memuaskan Audiens Akan Kebutuhan Informasi Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu: a. Temukan apa yang dicari oleh audiens

8

b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan c. Berikan semua informasi yang diperlukan d. Pastikan bahwa informasinya akurat e. Tekankan ide – ide yang paling menarik bagi audiens 3. Cara Memuaskan Audiens Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini sering menghadapi kendala. Salah satu cara mengatasi kendala tersebut dalah dengan mengatur pesan – pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan memberikan argumentasi yang rasional. Meskipun pendekatan dengan argumentasi merupakan cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosional audiens.

SELEKSI SALURAN DAN MEDIA Pesan – pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide – ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertulis. 1. Komunikasi Lisan Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan apabila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. 2. Komunikasi Tertulis Pesan – pesan yang tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan – pesan mereka.

9


				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:24937
posted:7/13/2009
language:Indonesian
pages:9
Description: komunikasi bisnis KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI dan PERENCANAAN PESAN – PESAN BISNIS