Présentation Finances Directeurs Administratifs

Document Sample
Présentation Finances Directeurs Administratifs Powered By Docstoc
					Phase Éducation et formation
Présentation aux cadres administratifs
des services de l’UdeM


17 Mai 2010
Objectifs de la rencontre
    • Communiquer les changements apportés par Synchro sur le plan
       de la gestion des ressources humaines et financières
    • Transmettre des informations sur la question des rapports,
       requêtes et interrogations dans Synchro
    • Présenter la démarche pour la validation des accès dans Synchro
    • Présenter la stratégie de formation
    • Répondre à vos questions et préoccupations




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Ordre du jour
     Objectifs de la rencontre
     Plan de communication
     Volet Ressources Humaines et Paie
     Volet Finances et Recherche
     Volet Projet PGI
     Prochaines étapes




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Plan de communication
Projets RH/Paie et Finances/Recherche – Phase 1
               Mai                                 Juin                             Juillet   Août


          17 au 21 mai         25 mai au 18 juin          14-30 juin                                 16 août




  Présentations                  Présentations des              Invitations aux sessions de      Début de la
                                 gestionnaires à leurs          formation                         formation
                                 employés
  Groupes visés:                                                Groupes visés:
                                 • Trousse de communication
  17-18 mai 2010                   remis aux gestionnaires      • Employés et gestionnaires
                                                                  touchés par Synchro
  • Cadres administratifs et     Groupes visés:                   RH/Paie et Finances
    délégués
                                 • Employés touchés par
  18 mai 2010                      Synchro
  • Directeurs généraux
  20 mai 2010                    5e tournée - réseau de
  • Doyens                       changement
                                 • Soutien à la communication
                                 • Validation des plans de
                                   formation
                                 Groupes visés:
                                 • Réseaux de changement




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 Volet Ressources humaines et paie

Sujets                                        Animateurs
   Introduction                               L. Martel
   A. Flux électronique des transactions RH   J. Veilleux
   B. Gestion des contrats d’embauche         J. Veilleux
   C. Gestion du temps                        J. Veilleux
A. Flux électronique des transactions RH
• Saisie et approbation électronique des transactions RH suivantes dans
    Synchro :

    1. Affectation temporaire
    2. Assignation temporaire
    3. Prolongation d’emploi
    4. Mise-à-pied temporaire
    5. Inscription ou modification du début/fin de mise-à-pied pour
       emploi cyclique
    6. Correction de numéro de projet ou du % de distribution
    7. Cessation d’emploi




    Note: Une refonte des formulaires demeurant sera effectuée



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B. Gestion des contrats d’embauche
    • La gestion des contrats demeurera décentralisée
    • Synchro permettra une première embauche ainsi qu’une réembauche
       des catégories d’employés suivantes:

             1.    Chargés de cours/clinique/superviseurs de stages
             2.    Auxiliaires de recherche
             3.    Auxiliaires d’enseignement
             4.    Personnel enseignant à temps partiel
             5.    Emplois hors normes (PERD03 – fiche d’emploi abrégée)

    • Les unités seront autonomes puisque le matricule sera généré
       automatiquement par Synchro
    •  L’employé pourra visualiser son contrat à partir de son libre-service
    • Lors d’une fin d’emploi, les données relatives au relevé d’emploi seront
       automatiquement acheminées au gouvernement


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C. Gestion du temps
    • Plus d’un approbateur pour un même groupe d’employés
    • Les employés seront responsables de saisir leur déclaration d’absences
       dans Synchro via leur libre-service
    • Pour les absences pour congés prolongés, la saisie s’effectuera par
       l’unité pendant les 28 premiers jours de l’absence
    • Les gestionnaires pourront assigner les horaires réels à leurs employés
       dans Synchro
    • Calcul du 1/20 (à l’étude)

          Les gestionnaires devront accéder à leur libre-service
          gestionnaire sur une base régulière pour approuver les
                          demandes d’absences




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 Volet Finances et Recherche
Sujets                          Présentateurs
   A. Structure comptable       M. Nowakowski
   B. Règles d’affaires         N. Doré / A. Sauvageau
   C. Formulaires               A. Sauvageau
   D. Cyber-approvisionnement   R. Pelletier
A. Structure comptable
     1. Rappel de la nouvelle structure comptable
     2. Mise en place de la nouvelle structure comptable
     3. Exemples d’utilisation:
         • Direction des bibliothèques
         • Direction des immeubles
         • Services auxiliaires
     4. Année financière 2011
     5. Réalisations estimées 2010-11




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1. Rappel de la nouvelle structure comptable
                                GRAND LIVRE



STRUCTURE
                                               CI            CV
 ACTUELLE




 NOUVELLE
STRUCTURE


            Pour chaque transaction il                                Activité
            faudra saisir:
            1.   Projet                                Sous-projet
            2.   Compte GL                                           Ressource
            3.   Activité                     Projet
            4.   Ressource                              Activité
            5.   Catégorie                                           Catégorie



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2. Mise en place de la nouvelle structure comptable
•     Les CI actuels seront conservés dans Synchro avec la même numérotation

•     Le Jour J vous retrouverez dans Synchro:
       •   Les mêmes numéros de projet qu’actuellement
       •   Des activités, ressources et catégories avec des valeurs assignées par défaut

•     Les nouveaux projets et sous-projets créés après le déploiement se verront assignés un
      numéro non significatif. Exception: Fonds d’immobilisations

•     Chaque faculté/service pourra développer une structure comptable qui répond à ses
      besoins:
       •   La formation donnera davantage de précisions sur comment travailler avec la
           nouvelle structure
       •   Cette nouvelle structure devra être en place pour la prochaine année financière
       •   C’est une occasion d’intégrer vos fichiers parallèles dans Synchro




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3. Exemples d’utilisation: Direction des bibliothèques



     Université de   Fonds sans        Soutien à   Direction des             Cas particuliers     71598999
       Montréal      restrictions   l’enseignement bibliothèques                 (CPAR)


                                                     Direction des bibliothèques
                                            Projet
                                         FDOCU001
                                                                                          Ressources 1
                                                     Sous-projet 1
                                                                                                  Audio
                                                      Biblio. chimie
     A titre d’exemple                                                  Activité 1        Ressources 2
         seulement
                                                                       Documentation              Mono
                                                                                          Ressources 3

                                                     Sous-projet 2                              Réparations

                                                       Biblio. Droit                      Ressources 1
                                                                                                  CDRO
                                                                        Activité 1        Ressources 2
                                                                       Documentation            Périodiques
                                                                                          Ressources 3
                                                                                                  Audio

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3. Exemples d’utilisation: Direction des immeubles


                                       Service
     Université de   Fonds sans                     Direction des                       Gestion       71598999
                                    administratif –
       Montréal      restrictions                    immeubles
                                      Terrains et
                                       batiment
                                                                         Direction des immeubles
                                             Projet
                                           FSDI9832
                                                      Sous-projet 1                                              Catégorie 1
                                                                                                  Ressources 1     Entretien
                                                        Roger Gaudry
     A titre d’exemple                                                       Activité 1              Salaires    Catégorie 2
         seulement
                                                                              Gestion             Ressources 2    Architecture
                                                                                                    Dépenses
                                                      Sous-projet 2
                                                         Jean-Brillant

                                                                                                  Ressources 1
                                                                                                                 Catégorie 1
                                                                             Activité 1              Salaires
                                                                              Gestion             Ressources 2     Électricité

                                                                                                    Dépenses     Catégorie 2
                                                                                                                   Plomberie

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3. Exemples d’utilisation: Services auxiliaires


     Université de   Fonds sans      Services        Services                   Gestion       71598999
       Montréal      restrictions   auxiliaires     auxiliaires


                                                                      Services auxiliaires
                                           Projet
                                        FSEAU002
                                                     Sous-projet 1                                       Catégorie 1
                                                                                          Ressources 1      Matériel
                                                         Librairies
     A titre d’exemple                                                  Activité 1          Dépenses     Catégorie 2
         seulement
                                                                       Roger-Gaudry       Ressources 2      Salaires
                                                                                             Revenus
                                                                                          Ressources 1
                                                                         Activité 2          Dépenses     Catégorie 1
                                                                        Jean-Brillant     Ressources 2        Internes
                                                     Sous-projet 2
                                                                                              Revenus     Catégorie 2
                                                         Magasins
                                                                                                             Externes
                                                     Sous-projet 3
                                                         Cafétérias

15
A. Structure comptable
     1. Rappel de la nouvelle structure comptable
     2. Mise en place de la nouvelle structure comptable
     3. Exemples d’utilisation:
         •   Direction des bibliothèques
         •   Direction des immeubles
         •   Service auxiliaires
     4. Année financière 2011
     5. Réalisations estimées 2010-11




16
B. Règles d’affaires
     1.   Traitement des factures sans bon de commande
     2.   Liste des transactions centralisées vs. décentralisées
     3.   Traitement des transactions
     4.   Transactions interdépartementales: Écritures de journal




17
1. Traitement des factures sans bon de commande
             Tous les employés de l’Université auront un dossier dans le
               registre de fournisseurs de Synchro. Ceci permettra de
            décentraliser et d’accélérer les remboursements de dépenses.



     Dans le registre de fournisseurs, le nom de chaque employé est associé à son
     matricule. Cependant, le secrétariat général considère que le matricule d’un
     employé de l’Université est une donnée à caractère confidentiel.




            Un changement important:
            •   Pour ces raisons, contrairement à ce qui vous a été communiqué en
                réseau de changement, la décision a été prise le mois dernier de
                centraliser le traitement de factures sans bon de commande à la
                Direction des finances.


18
2. Liste de transactions centralisées vs. décentralisées
           Traitement actuel                                  Traitement dans Synchro
                                         Centralisée/                                        Centralisée/
                                                                                                            Formulaires
       Type de transaction              Décentralisée          Type de transaction          Décentralisée    éliminés
Transactions financières
Transactions interdépartementales            C          Écriture de journal                      D              
Réquisition interne                          C          DA ou facturation (phase 2)              D
Feuille de remise                            C          Encaissement                             D              
Demande d’approvisionnement                 C/D         DA dans Synchro                          D
Remboursements aux employés
Réquisition de paiement - employés          C/D                                                                 
Frais de voyage/déplacement                 C/D         Remboursement de dépenses aux            D              
Frais de représentation/réception           C/D         employés                                                
Rapport de petite caisse                     C                                                                  
Avances                                      C          Avances et finalisation d’avances        C
Paiements aux entreprises
Réquisition de paiement – entreprises       C/D         Réquisition de paiement – entreprises    C
Factures sans bon de commande                           Factures sans bon de commande
Honoraires aux entreprises                  C/D         Honoraires aux entreprises               C
Honoraires et droits d’auteur                C          Statu quo                                C
Factures avec bon de commande                C          Factures avec bon de commande            C
 19
      3. Traitement des transactions
                                                 Unités                                                              DF
  Unités centralisées
Tout sauf
remboursements                      Approbation               Envoi des                               Saisie des                 Contrôle,


           A
aux              Préparation
employés
                                    du formulaire              pièces                                    pièces                 approbation
                 du formulaire          avec                justificatives                         justificatives-CF            et paiement
                                      signature                à la DF
                                                                                                              Saisie et contrôle

Remboursements
aux


           B     Saisie des         Approbation              Envoi des                                Contrôle,
employés
                 transactions       électronique              pièces                                approbation et
                 dans Synchro           des                justificatives                             paiement
                                    transactions              à la DF

                                       Saisie                                                         Contrôle

  Unités décentralisées
Tout sauf
remboursements                                             Approbation         Envoi des
                                    Contrôle des                                                      Saisie des


           C
aux              Préparation
employés                                                   du formulaire        pièces                   pièces                 Approbation
                 du formulaire         pièces
                                                               avec          justificatives        justificatives-CF            et paiement
                                    justificatives
                                                             signature          à la DF
                                                Contrôle                                                               Saisie
Remboursements                                             Approbation         Envoi des
                 Saisie des         Contrôle, des

           D
aux                                                        du formulaire
                 transactions          pièces                                   pièces              Approbation et
employés
                                                               avec          justificatives           paiement
                 dans Synchro       justificatives
                                                             signature          à la DF

                                 Saisie et contrôle                                                           Contrôle
Remboursements
                 Saisie des          Contrôle,                                       • Les transactions saisies dans Synchro sont

           E
aux                                                        Conservation
employés         transactions       approbation                                        acheminées aux approbateurs par flux de travail.
                 dans Synchro                               des pièces
                                    et paiement
                                                                                     • Le contrôle budgétaire est fait par Synchro.
      20
                                 Saisie et contrôle
4. Écritures de journal
     • Dans Synchro, les transactions interdépartementales s’appelleront des écritures de
             journal.
     •       Rappel: Les écritures de journal visent à corriger des erreurs d’imputation au
             mauvais Compte GL (CV) ou au mauvais projet (CI).

                                   Approuver       Valider/         Approuver
                Saisir la                                                                              Effectuer
                                     par le       modifier la         par le      Valider la
              transaction                                                                            l’écriture au
                                  responsable    transaction       responsable   transaction
             dans Synchro                                                                                 GL
                                   budgétaire   dans Synchro        budgétaire

                       Unité 1                             Unité 2
                                                                                     Direction des finances
                       Débiteur                            Créditeur

     Quand faire une écriture de journal?
      • Lorsqu’il y a transfert de dépenses entre 2 unités qui ont des approbateurs
         différents (ex. partage de matériel de laboratoire).
     Quand ne pas faire une écriture de journal?
         •     Lorsqu’une unité vend des biens et services à une autre unité. Dans ce cas, il
               faudra compléter une réquisition interne ou une demande d’achat dans le
               cyber-approvisionnement.


21
C. Formulaires
                                          Finances
                       Éliminés                                    Maintenus
•    Transaction interdépartementale            • Avance sujette à rapport
•    Feuille de remise                          • Bordereau de dépôt
•    Réquisition de paiement - employés         • Réquisition interne
•    Rapport de petite caisse                   • Demande d’approvisionnement (cas
•    Frais de représentation/réception            exceptionnels)
•    Frais de voyage                            • Réquisition de paiement aux entreprises (cas
                                                  exceptionnels)




22
D. Cyber-approvisionnement
     1. Carte d’achat vs. Demande d’achat
     2. Demande d’achat
     3. Contrats et commandes ouvertes
     4. Réceptions et inspections
     5. Retours et crédits




                   Flux de travail tel qu’il apparait dans Synchro




23
  1. Carte d’achat vs. Demande d’achat
               Carte d’achat                       Demande d’achat dans Synchro
• Limite de $2000 par transaction           • Le budget (projet) est pré-engagé au moment
• Le budget (projet) n’est pas pré-engagé     de l’approbation de la demande d’achat
• Les dépenses ne sont pas ventilées au     • Le requérant bénéficie de prix négociés pour
  moment de la transaction                    les achats par catalogues
• Contrôle qualitatif décentralisé          • Possibilité de suivre l’évolution de la demande
• Archivage décentralisé                      d’achat tout au long de la chaîne
                                              d’approvisionnement
                                            • Contrôle qualitatif centralisé
                                            • Archivage centralisé




  24
2. Demandes d’achat (DA)


                                                                                     Création du bon de
                              Création de la DA par le requérant                        commande

                                                                                     Synchro Acheteur

                                Catalogues externes: site Internet du fournisseur      
           Codes de produit




Demande
                                Catalogues internes: dans Synchro sur serveur UdeM     
 d’achat
                                Commandes ouvertes: DA rattachée à un contrat          
                                DA ad hoc: DA sans rattachement à un contrat                     




25
2. Demandes d’achat (DA)

               Aujourd’hui                          Cyber-approvisionnement dans Synchro
 Demande d’achats        Bon de commande           Demande d’achats           Bon de commande
• DA R@V                • Téléphonique          • DA catalogue          • Catalogue interne
• DA papier             • Régulier              • DA ad hoc             • Catalogue externe (punch out)
• DA par téléphone      • Contrats              • DA commande ouverte   • Biens et services sans contrat
• Réquisition interne   • Contrats de service   • DA par téléphone      • Biens et services avec contrat
• Magasin virtuel       • Commandes                                     • Commande ouverte
                          ouvertes                                      • Soumission
                        • Soumissions                                   • Appel d’offre
                        • Appels d’offre




Dans Synchro, une demande d’achat n’est pas rattachée à un fournisseur. Le requérant
pourra créer une DA pour des articles provenant de différents fournisseurs.


 26
3. Contrats et commandes ouvertes
     •   Les commandes ouvertes offrent peu de possibilité de gestion et de suivi
         aux fins de la loi sur les contrats des organismes publics, surtout pour les
         besoins de reddition de comptes.
     •   Synchro nous offre plusieurs possibilités de contrats pour gérer ce que l’on
         retrouve aujourd’hui dans les commandes ouvertes.
     •   Les commandes ouvertes demeureront pour des cas d’exception seulement.

         Les contrats ne crée pas de pré-engagement du montant total. C’est la
         demande d’achat qui initie le processus de pré-engagement.



               Contrats                            Pas d’engagement
               Demande d’achat                     Pré-engagement
               Bon de commande                     Engagement



27
4. Réceptions et inspections


     Réceptions:
     •   Les réceptions seront faites soit aux quais de réception ou dans l’unité même selon
         les instructions spécifiées sur le bon de commande.
     •   Le commis aux réceptions ou le requérant devra indiquer dans Synchro que la
         marchandise ou le service a été reçu.
     •   Règle générale: Le paiement au fournisseur ne peut être complété si la réception
         n’est pas confirmée dans Synchro.

     Inspections:
     •   Les inspections seront faites par le requérant lors de la réception de marchandise;
         le requérant devra indiquer dans Synchro que la marchandise a été inspectée.
     •   Règle générale: Lorsque la mention « inspection obligatoire » est inscrite sur le bon
         de commande, le paiement au fournisseur ne peut être complété si l’inspection
         n’est pas confirmée dans Synchro.


28
5. Retours et crédits


     Retours:
     •   Le processus de retours sera lié à Synchro. Le requérant obtiendra le numéro de
         retour du fournisseur et l’indiquera dans Synchro.
     •   La marchandise sera ensuite retournée au fournisseur.


     Crédits:
     •   Les crédits demeureront centralisés à la division Approvisionnements.




29
 Volet PGI
Sujets                                                 Animateurs
   A. Rapports, requêtes et interrogations             J.C. Lebrun
   B. Validation des accès et des plans de formation   J.C. Lebrun
   C. Formation                                        I. Brasseur
   D. Prochaines étapes et conclusion                  J. Veilleux
1. Rapports, requêtes et interrogations
         Outils de requêtes remplacés
               Aujourd’hui                    Synchro

     • REC
                              1. Interrogation en ligne
     • REC_SIM
                              2. Requêtes
     • PROPHECY
                              3. « Report Manager »:
     • REPGEN
                                 •   Rapports livrés par PeopleSoft
     • BUSINESS OBJECT
                                 •   Rapports développés par UdeM
     • Pirel




31
A. Rapports, requêtes et interrogations
      Outil                                     Description                                 Exécuter par
Interrogations en • Plusieurs critères de recherche sur
ligne               plusieurs champs                                                         Tous les
                                                                  • Résultats affichés à    utilisateurs
                                                                     l’écran
Requêtes           • Sont préprogrammées par l’équipe             • Possibilité de les
(« queries »)        fonctionnelle                                   transférer dans un     Utilisateurs
                                                                     chiffrier Excel        selon leurs
                                                                                               accès
Rapports           • Les rapports produits sont déposés en format PDF sur un serveur de
                     rapports et peuvent être livrés directement par courriel
                   • Le «Report Manager» est un outil central qui permet de visualiser ou   Utilisateurs
                     d’imprimer les rapports
                                                                                                ou
                   • Les utilisateurs ne peuvent accéder qu’aux rapports qui leurs sont
                     destinés                                                               Fréquence
                                                                                            prédéfinie
                   Note: Les rapports financiers seront développés en format Excel dans
                     « NVision ». Ceci permettra le forage vers un niveau plus détaillé
                     d’informations par transaction.




32
B. Validation des accès et des plans de formation
     • Les employés auront accès aux pages et données auxquelles ils ont
        droit en fonction du travail qu’il auront à faire dans Synchro.
     • Les équipes fonctionnelles et technologiques du PGI ont élaboré une
        liste des accès qui devront être attribués aux employés selon leur
        fonction actuelle.
     • Pendant la prochaine tournée du réseau de changement (mai-juin),
        vous serez appelés à valider:
         1. La liste des employés et leurs accès
         2. Le curriculum de formation proposé pour chaque employé




33
C. Contexte de la formation

 •   Près de 800 utilisateurs « transactionnels » sont visés par une ou plusieurs
     des formations prévues au calendrier.
 •   Tous les utilisateurs, principalement les gestionnaires administratifs et le
     personnel technique, doivent être formés avant le démarrage (8 octobre)
 •   La formation débutera le 16 août et se poursuivra jusqu’au démarrage
 •   Laboratoires informatiques situés au Pavillon J-A de Sève




34
                       Curriculum de formation
                        Survol                                                                       RH/Paie
                        Synchro
                        • Navigation PGI     RH                Contrats        Gestion du
                        • Survol RH/
                          Finances           Transaction-      d’embauche      temps
                          (6 hrs)            nel               des chargés
                                                               de cours
                                     6 hrs            3 hrs            7 hrs            3 hrs
Facultés et services




                                                                                                                                 Libre-
                                                                                                                                 service
                                                                                                                                 Employés


                                                                                                                                               2 hrs


                                                                                                                                        Finances/Recherche
                                             Projet            Grand livre     Budget           Comptes         Comptes      Cyber-       Réception
                                                                                                fournisseurs    clients      approvision- des
                                                                                                                             nement       marchandises
                                                                                                                             Pour gestionnaires
                                                      7 hrs            7 hrs            3 hrs           3 hrs        3 hrs               3 hrs           3 hrs
                                                                                                                             Cyber-
                                              Formation
                                                                                                                             approvision-
                                              pour les
                                                                                                                             nement
                                              chercheurs                                                                     Pour requérants
                                                                                                                                         7 hrs
                                                       2 hrs



                       35
                       16 août 2010                                                                                                               Octobre 2010
Formateurs du projet

Formateurs PGI                Stéphane Boivin                •   Survol Synchro
                              Nathalie Chamlian              •   Libre-service employés
                                                             •

                 Projet PGI
                              Christiane Lampron                 RH Transactionnels




                                                     Cours
                              Hélène Leblanc                 •   Gestion du temps
                              Marie-Claude Lussier           •   Grand Livre
                              Micheline Paquette             •   Projet
                              Véronique Perez                •   Comptes fournisseurs
                              Antoine Richer                 •   Approvisionnements




36
Diffuseurs du projet
                      Manon Dufresne Turk   • Gestion des contrats
Diffuseurs            Sylvie Beauvais         d’embauche




                DRH
                      André Guindon         • RH Transactionnel

                      Yolaine Beaulieu


                DF
                      Lise Perreault
                                            • Projet
                MÉD
                      Michèle Filion


                      Louise Vanasse
                DF



                      Lyne Bélair
                                            • Grand Livre
                MÉD




                      Joanne Tucci

                      Patrice Benoit
                                            • Comptes fournisseurs
                DF




                      Jean-François Alain

                      Renée Pelletier
                DF




                      Marielle Richer
                                            • Approvisionnements
                MÉD




                      Lynda D’Astous
37
37
Prochaines étapes

              Mai                                 Juin                             Juillet   Août


         17 au 21 mai         25 mai au 18 juin          14-30 juin                                 16 août




 Présentations                  Présentations des              Invitations aux sessions de      Début de la
                                gestionnaires à leurs          formation                         formation
 Groupes visés:                 employés
 17-18 mai 2010                                                Groupes visés:
                                • Trousse de communication
 • Cadres administratifs et       remis aux gestionnaires      • Employés et gestionnaires
   délégués                                                      touchés par Synchro
                                Groupes visés:                   RH/Paie et Finances
 18 mai 2010
                                • Employés touchés par
 • Directeurs généraux
                                  Synchro
 20 mai 2010
 • Doyens
                                5e tournée - réseau de
                                changement
                                • Soutien à la communication
                                • Validation des plans de
                                  formation et des accès
                                Groupes visés:
                                • Réseaux de changement




38
     momentum.umontreal.ca



39

				
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