Policies and Procedures of Real Estate Selling by rkj40620

VIEWS: 64 PAGES: 46

Policies and Procedures of Real Estate Selling document sample

More Info
									                                                

                                                




                       ADRE MODEL 
      BROKER’S POLICY AND PROCEDURE 
                 MANUAL 
                               
    For Arizona Real Estate, Cemetery, and Membership 
            Camping Salespersons and Brokers 
                                                
                                                
                                                
                                                
                                                
                                                
                                                
                                                
                                                
                                                
                                                
                                                
                                                
                                                
                                                
                                                
                                                
 
              Developed by the Broker Office Policies Model Manual Committee 
          Holly Eslinger, Tom Fannin, C. Dale Hillard, Michelle Lind, and Jan Steward 
                                                


                                          May 2011 
            ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual 
                                                                     
                                                                    Page Numbers 
TABLE OF CONTENTS                                                        2 ‐ 6 
INTRODUCTION                                                             7 
       Notice of Disclaimer                                              7 
DEFINITIONS                                                              8 
ADRE REQUIREMENTS                                                        9 
       Office Policy Manual                                              9 
COMPANY POLICIES                                                         10 
       Advertising                                                       10 
       Agency Relationships                                              11 
       Annual 1099 Report                                                11 
       Anti‐Trust Compliance                                             11 
       Assistants and Teams                                              12 
       Association Membership                                            12 
       Broker Signature Requirements                                     12 
              Authorized Signatures                                      12 
       Business Relationships/Vendor Referral Policy (RESPA)             13 
       Commissions                                                       13 
              Collection of Commissions                                  13 
              Payment of Commissions                                     13 
              Deferred Commissions                                       14 
 
ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                  Page 2 

                                                    
              Commissions Shared Between or Among Sales Associates           15     
              Commission Disputes                                            15 
              Commission Rate(s) Schedule                                    15 
              Compensation Schedule                                          15 
              Out of State/Out of Area Co‐Brokerage                          16 
              Referral and Finder’s Fees                                     16 
       Customer Care (Duties to Clients and Non‐Clients)                     16 
              Representing Clients                                           16 
              Client Contact & Appointments                                  17 
              Fiduciary Duties to the Client                                 17               
              Obligation to the Non‐Client (Duty to Deal Fairly)             17 
       Disclosure Policy and Documents                                       19 
              Affidavit of Disclosure                                        19 
              Agency Forms                                                   20 
              Airport Disclosure                                             20 
              Buyer Advisory                                                 20 
              City Ordinance Compliance                                      20 
              Dangerous Drug Lab Disclosure                                  20 
              Fissure Maps                                                   21 
              Lead Based Paint                                               21 
              Pool Barriers                                                  21 
              Seller’s Property Disclosure Statement                         21 
              Superfund & WQARF                                              22 
       Employee (Additional Considerations for Unlicensed Office Staff)      22 
ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                       Page 3 

                                                         
       Equal Opportunity Employer                                           23 
       Fair Housing                                                         23 
       Harassment                                                           23 
       Independent Contractor vs. Employees (Agreement)                     24 
       Insurance                                                            24 
              Automobile                                                    24 
              Errors & Omissions                                            25 
              Health and Life                                               25 
              General Liability                                             25 
       Internet/Websites/Social Media/Blogs                                 26 
       License Renewal                                                      26 
       Licensee Activity                                                    27 
              Address Changes                                               27 
              Alcohol/Illegal Drug Use                                      27 
              Areas of Expertise                                            27 
              Authorized and Unauthorized Real Estate Activities            28 
              Company Meetings                                              28 
              Credit Reports                                                28 
              Dispute between Sales Associates                              29 
              Dress Code                                                    29 
              Earnest Money                                                 29 
              Electronic/Digital Signatures                                 30 
              Hiring                                                        30 
              Illness or Injury                                             30 
ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                  Page 4 

                                                        
               Leases                                                         31 
               Multiple Listing Service (MLS)                                 31 
               Open Houses                                                    31 
               Partnership Agreements between Sales Associates                31 
               Personal Safety                                                31 
               Pre‐Possession and Post‐Possession                             32 
               Property Management                                            32 
               Request for Information or Documents by Subpoena or 
               Government Officials                                           36 
               Sales Associate Expenses                                       36 
               Short Sales                                                    36 
               Signs                                                          37 
               Smoking                                                        37 
               Submission of Documents                                        37 
               Termination Policy                                             37 
               Use of Transaction Management System                           38 
               Unlicensed Assistants                                          38 
               Vacations/Out of Town                                          39 
               Voluntary Office Romances                                      39 
       Offers                                                                 40 
               Presenting Offers                                              40 
               Multiple Offers                                                40 
               Rejected Offers                                                40 
       Privacy Policy/Data Security                                           40 


ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                    Page 5 

                                                        
       Sales Financing Alternatives                                       41 
              Wrap‐around, Carry‐back or Subordinate Financing            41 
              Special Programs                                            41 
       Social Media                                                       41 
       Transaction Paperwork and Management                               41 
              Listings                                                    41 
              Sales                                                       42 
              Leases                                                      42 
              Cancellations                                               42 
              Maintenance of Transaction Files                            43 
              Transaction Logs                                            43 
       Trust Accounts                                                     45 
       Weapons Law                                                        46 
 
        
        
 
 
 
 
 
 

                                                       

ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                Page 6 

                                                       
             ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual 
                                                           
INTRODUCTION 
The ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual (“Manual”) has been created to provide an example of 
the written policies, procedures and systems that a Real Estate Broker is required to establish and enforce 
pursuant to A.A.C. R4‐28‐1103.   

Brokers should carefully consider the needs of their individual brokerages and their employees, both licensed 
and unlicensed, when creating their written policies, procedures and systems.  Written policies, procedures 
and systems should provide employees/sales associates with an understanding of the expectations of the 
Broker and practical information on how the brokerage operates.  

The Manual is intended to serve as a model only; Brokers are not required to use the form or substance 
contained in the Manual.  Brokers may adopt any portion of the Manual that is relevant to their brokerages 
and should adapt the Manual to address the specific needs of their brokerage.  




                                             Notice of Disclaimer


The requirements set forth in this model are based upon a practical application of Arizona laws, rules, and 
custom and are not intended to provide legal advice. From time to time, laws, rules, forms, and requirements 
referenced in this manual may change. Neither the Real Estate Commissioner nor any division, officer or 
employee of the Department of Real Estate warrants the accuracy, reliability or timeliness of any information 
in this model manual, and will not be responsible or liable for any loss, consequence, or damage resulting 
directly or indirectly from reliance on the accuracy, reliability, or timeliness of the information. Information in 
this model may have been derived from or repeated from other sources and may be applicable or not. The 
documents and materials found or referenced here may have been revised or replaced since the last printing 
of this model manual. Any person or entity that relies on information obtained from this manual does so at the 
person's or entity's own risk. The user assumes the responsibility of verifying any materials used or relied on. 




ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                     Page 7 

                                                           
DEFINITIONS 
Definitions of many terms are found in the real estate law book. In addition to terms defined in A.R.S. § 32‐
2101, 32‐2171, and A.A.C. R4‐28‐101, the following terms appear in this manual which are defined below: 

    A.A.C. ‐ Arizona Administrative Code (unofficially, the Commissioner's Rules). 

    ADRE ‐ Arizona Department of Real Estate. 

    AAR ‐ Arizona Association of REALTORS®. 

    A.R.S. ‐ Arizona Revised Statutes 

    Broker – A company’s designated broker. 

    Company – (Company name here) 

    D.B.A./dba – Doing Business As name 

    Employing Broker ‐ The self‐employed broker or real estate entity to which the Sales Associates are 
    licensed. 
     
    Listing – An employment contract to represent a seller in the marketing of the seller’s property. 
     
    Buyer‐Broker Agreement – An employment contract to represent a buyer in the intended purchase of 
    property. 
     
    MLS – local multiple listing service. 

    NAR ‐ NATIONAL ASSOCIATION OF REALTORS®. 

    RESPA – Real Estate Settlement Procedures Act 

    Sales Associate ‐ A licensed salesperson or associate broker working with the company as either an 
    employee or an independent contractor. 

    SPDS ‐ Seller's Property Disclosure Statement. 

    SPS – ADRE Substantive Policy Statement: 
    (http://www.azre.gov/LawBook/SubstantivePolicyStatements.aspx) 




ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                   Page 8 

                                                           
ADRE REQUIREMENTS 
       Office Policy Manual 
          Effective August 6, 2002, Commissioner's Rule R4‐28‐1103 was adopted that requires a broker to 
          establish and enforce written policies, rules, procedures, and systems to: 

              1.  Review and manage transactions requiring a salesperson’s or broker’s license; and use of 
                  disclosure forms and contracts. For real estate brokers, this includes real estate 
                  employment agreements under A.R.S. § 32‐2151.02. 

              2.  Manage the filing, storing, and maintenance of transaction documents, handling trust 
                  funds, and use of unlicensed assistants by a salesperson or broker. 

              3.  Oversee delegation of authority to others to act on behalf of the broker. 

              4.  Familiarize salespersons and associate brokers with the requirements of federal, state, and 
                  local laws relating to the practice of real estate (or the sale of cemetery property or 
                  membership camping contracts, if applicable). 

              5.  Review and inspect documents that may have a material effect upon the rights or 
                  obligations of a party to a transaction and advertising and marketing by the broker and by 
                  salespersons, associate brokers, and employees of the broker. 

          Sales Associates are obligated to remain licensed, abide by all laws and rules and abide by the 
          broker’s policies and procedures. 

          It shall be the responsibility of the broker, when out of the office for 24‐hours or more, or unable 
          to perform normal daily duties, to designate in writing the authority to a licensee the company 
          employs, or to another designated broker, to handle the day to day operation of the company. A 
          salesperson may not hire or fire other licensees. Each designation may not exceed 30 days (A.R.S. § 
          32‐2127(D)).    




ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                 Page 9 

                                                        
COMPANY POLICIES 
       Advertising 
           This section should cover all advertising media, including the Internet and Social Media, and should 
               contain: 

               A review of advertising for Fair Housing compliance and use of the Fair Housing logo. 
               A review of advertising for compliance with Regulation Z and Truth in Lending laws. 
               Instructions regarding the usage of Company logo, name, and phone numbers on advertising. 
               Policy for Broker review before placement of advertising. 
               Instructions regarding placement of Broker name and logo must be prominently placed at the 
               top on each web page.  If a broker uses a trade name, the legally licensed name must also be 
               prominently displayed. 
            
           A.A.C. R4‐28‐502 provides, in part:  
             
               A Sales Associate shall not advertise property in a manner that implies that no salesperson or 
               broker is taking part in the offer for sale, lease, or exchange. 
                
               A  Sales  Associate  advertising  the  Sales  Associate’s  own  property  for  sale,  lease,  or  exchange 
               shall  disclose  the  Sales  Associate's  status  as  a  salesperson  or  broker,  and  as  the  property 
               owner by placing the words "owner/agent" in the advertisement. 
        
               A Sales Associate shall ensure that all advertising contains accurate claims and 
               representations, and fully states factual material relating to the information advertised. A 
               Sales Associate shall not misrepresent the facts or create misleading impressions. 
        
               A Sales Associate shall ensure that all advertising identifies in a clear and prominent manner 
               the  employing  broker's  legal  name  or  the  dba  name  contained  on  the  employing  broker's 
               license certificate. 
        
               A Sales Associate who advertises property that is the subject of another person's real estate 
               employment agreement shall display the name of the listing broker in a clear and prominent 
               manner.  Note: The Sale Associate is not required to obtain a listing broker’s permission prior 
               to advertising such property. 
        
               Before placing or erecting a sign giving notice that specific property is being offered for sale, 
               lease,  rent,  or  exchange,  a  Sales  Associate  shall  secure  the  written  consent  of  the  property 
               owner, and the sign shall be promptly removed upon request of the property owner. 
        
               The Sales Associate acknowledges that the use of an electronic medium, such as the Internet 
               or  web  site  technology,  that  targets  residents  of  this  state  with  the  offering  of  a  property 
               interest  or  real  estate  brokerage  services  pertaining  to  property  located  in  this  state 
               constitutes the dissemination of advertising and is subject to the same policies and procedures 
               as other media. 

ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                         Page 10 

                                                            
       Agency Relationships 
           This section should clearly describe the company's policy on agency. The following are examples of 
               different forms of agency the company may implement: 

               The Company represents the seller/landlord exclusively when acting as the listing agent but 
               not the selling agent. 
               The Company represents the buyer/tenant exclusively when acting as the selling/leasing agent 
               and not the listing agent. 
               The Company represents both the seller/landlord and buyer/tenant as a dual agent (Limited 
               Representation Disclosure Form required) when there is only one Sales Associate or two Sales 
               Associates from the company. Agency is established with the Broker, not the Sales Associate. 
               The Company will cooperate and co‐broke with a selling/leasing agent from any other 
               brokerage that represents the seller/landlord exclusively or represents the buyer/tenant 
               exclusively. 
               The Company DOES or DOES NOT allow "sub‐agency." 
        
           Pursuant to A.R.S. § 32‐2153(A)(2), the ADRE may sanction a licensee if the licensee has "[a]cted 
           for more than one party in a transaction without the knowledge or consent of all parties to the 
           transaction."   
                                                               
           A Sales Associate or Broker may not accept compensation from or represent more than one party 
           without prior written consent from all parties (A.A.C. R4‐28‐1101(F)).  
            
        
       Annual 1099 Report 
           This section should cover: 

               What IRS 1099 forms will include and exclude (such as any deductions) and who pays 
               deductions. 
               Earnings that are paid out of escrow or assigned should be included on the 1099 form. 
                
        
       Anti‐Trust Compliance 
           This section should include: 

               Compliance with the anti‐trust laws, describing the conduct and results that are to be avoided, 
               such as Sales Associates and employees must take special care to avoid discussion with 
               employees and Sales Associates of competing firms regarding the commission policy of the 
               Company that could be construed to be agreements or conspiracies to fix, establish prices or 
               otherwise restrain competition in violation of state and federal anti‐trust laws. 
                
           For information from NAR on Antitrust and the Real Estate Brokerage Firm:  
               www.realtor.org/letterlw.nsf/pages/0802antitrust?OpenDocument&Login 

ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                Page 11 

                                                        
       Assistants and Teams 
           This section should include: 

               The Broker's policy concerning Personal Assistants, permissible and prohibited activities, 
               compensation, equipment/office space, withholding tax, worker's compensation insurance, 
               Company liability. 
                    o For information on the ADRE SPS regarding unlicensed assistants:  
                        www.azre.gov/LawBook/Documents/SPS_Documents/SPS_2005.04_Unlicensed_Assist
                        ants.pdf 
               If used, team names must identify in a clear and prominent manner the employing broker's 
               legal name or the dba name contained on the employing broker's license certificate and 
               cannot give the appearance of a real estate company.  In order to avoid confusion team names 
               should include the word “team” and not include words such as Company, Group or Associates.  
               Team names should not be registered as legal business entities with the Arizona Corporation 
               Commission.  It is the Broker’s responsibility to approve team names and advertisements, and 
               ensure compliance with A.A.C. R4‐28‐502. 
        
        
       Association Membership 
           This section should include: 

               Whether membership in a business or trade association is required or recommended and, if 
               so, which associations or organizations and who is responsible for fees or dues. 
               What requirements the sales associates shall comply with as a member. 
        
 
       Broker Signature Requirements 
           Authorized Signature 
               This section should include: 

                   A description in writing of who is authorized to sign what documents on behalf of the 
                   Company.  
                   Whether only the Designated Broker, or the Designated Broker’s designee/authorized 
                   branch manager, or someone else is authorized to sign documents 
                   For information on duties that may be delegated to the Branch Office Manager or other 
                   designee, see A.R.S. § 32‐2127 and A.A.C. R4‐28‐304. 
            
               The documents may include: 
            
                   Assignment of Commissions 
                   Commission Changes 
                   Escrow Changes 
                   License Renewal 

ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                             Page 12 

                                                       
                  Listing Releases 
                  Lockbox Vendor Agreement 
                  Mutual Cancellations 
                  Sales Associates holding only a salesperson license may not sign escrow instructions or 
                  other documents that approve compensation or direct how compensation is to be paid for 
                  licensed activity (A.A.C. R4‐28‐304 (B)(1)(c)and (d), and (B)(2)(a). 
        
        
       Business Relationships/Vendor Referral Policy (RESPA) 
          This section should include: 

             Identification of relationships the Company has established with other companies that require 
             disclosure under RESPA.  
             When disclosure of a relationship is required and how it is to be made. 
             The Company policy concerning Sales Associates' referrals to clients or customers, including 
             any required disclosure of compensation.  
              
          RESPA Dos & Don’ts for Brokers:  www.aaronline.com/documents/dos&donts.pdf  



       Commissions
          Collection of Commissions 
              This section should cover: 

                  Costs of recovering any commissions and who pays for the costs: the Company, Sales 
                  Associate, or someone else. 
                  Division of any forfeited earnest money deposit. 
                  Reduction of commission negotiated by the sales associate, permissions required, etc. 


          Payment of Commissions 
              This section should cover: 

                  Only licensed Sales Associates can be paid a commission. 
                  A licensed real estate Sales Associate can only be paid by the Sales Associate's Broker. 
                  That commissions are paid to the Sales Associate in accordance with the Associate’s 
                  commission agreement with the Company. 
                  Whether the Broker of the Company has authorized the escrow company to pay 
                  commissions directly to the Sales Associate on the Broker’s behalf. 
                  What date determines which month the transaction closed (if commission on a transaction 
                  is determined on a per monthly basis). 
                  What fees will be deducted from the commission (such as Errors and Omissions Insurance 
                  (E & O)). 


ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                             Page 13 

                                                       
                    If commission checks received need to clear the bank before payment to the Sales 
                    Associate is made. 
                     
               Pursuant to A.R.S. § 32‐2155: 
                 
                    A broker shall employ and pay only active licensees for performing acts which require a 
                    real estate license.  
                    A licensee shall accept employment and compensation as a licensee only from the legally 
                    licensed broker to whom the licensee is licensed.  
                    If the licensee is licensed through a professional corporation or a professional limited 
                    liability company, the employing broker may pay and the licensee may receive 
                    compensation only through the licensed professional corporation of which the licensee is 
                    an officer and shareholder or the licensed professional limited liability company of which 
                    the licensee is a member or manager.  
                
               All shareholders, members or managers of a licensed professional corporation or licensed 
               professional limited liability company must hold active real estate licenses (A.R.S. § 32‐
               2125(B)). 
                
               The Company is responsible for the acts of all Sales Associates and other employees acting 
               within the scope of their employment (A.A.C.  R4‐28‐1103(D)). 

A Sales Associate’s professional corporation (PC) or professional limited liability company (PLLC) is not a 
legal business entity under which a Sales Associate may conduct real estate activity, though it may be used 
for the payment of commissions.   Commissions are to be paid by the broker to the licensed PC or PLLC, and 
the PC or PLLC may only pay ADRE licensed registered members of that PC or PLLC licensed under the paying 
broker; not licensees who are non members, nor un‐licensed individuals. 


               Pursuant to SPS 2005.08: 
               When a Sales Associate has rightfully earned a commission while in the employ of a broker, 
               and in accordance with their agreement, that broker shall pay the licensee, even though the 
               licensee may have left the employ of that broker.    


           Deferred Commissions 
               This section should cover: 

                   How any deferred commissions received will be paid to sales associates. 
                   If a beneficial interest can be assigned to a sales associate and under what circumstances. 
                   How assigned commissions are handled with regard to the Internal Revenue Service, Form 
                   1099's, etc. 




ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                 Page 14 

                                                         
          Commissions Shared Between or Among Sales Associates 
              This section should cover: 

                  How shared commissions will be handled. 
                  What type of agreement should be drawn. 
                  Whether broker approval is required. 
                  What happens if a commission is shared without broker approval (e.g., who will receive it, 
                  whether verbal agreements are allowed, etc.). 
                  That shared commissions and referral fees paid to someone outside the Company are to 
                  be paid by the Company, not by the Sales Associate.


          Commission Disputes 
              This section should cover: 

                  How commission disputes between Sales Associates are to be handled, such as:  
                  o Whether there must be a written agreement and what happens when there isn't;  
                  o Will there be an internal arbitration process;  
                  o Whether the Broker will mediate or arbitrate the matter.  
                  If the Sales Associate takes a separate action outside the policies, who pays for any 
                  expense and, if unauthorized, what are the consequences.  
                   
                  Pursuant to A.R.S. § 32‐2152(B), the real estate Commissioner is precluded from 
                  entertaining complaints regarding the earning, splitting or non‐payment of 
                  compensation. 


          Commission Rate(s) Schedule  
              Commission rate(s) schedules are independently determined by each broker. This section 
                 should cover: 

                  Any minimum acceptable cooperating commission accepted without prior approval of the 
                  Broker when representing buyers. 
                  Any minimum acceptable listing commission without prior approval of the Broker.  


          Compensation Schedule 
              This section should cover: 
               
                  Sales Associate compensation splits, schedules, and timing. 
                  Errors and Omissions Insurance deductions and whether they are related to the Sales 
                  Associate's compensation level. 
                  Compensation paid after termination. 
                  How bonuses are to be paid and divided. 
 

ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                              Page 15 

                                                       
           Out of State/Out of Area Co‐Brokerage 
              This section should cover: 

                  How broker will cooperate with out of state/area Sales Associates and Brokers when offers 
                  are presented.  
                  How  broker  will  compensate  with  out  of  state/area  Sales  Associates  and  Brokers  when 
                  offers are presented.       
                  Commission agreements must be in writing. 
                   
              Compliance with A.R.S. § 32‐2163 is required to enter into a cooperating agreement with non‐
              Arizona real estate brokerages. All negotiations in Arizona and with people owning property in 
              Arizona must be conducted through the Arizona Broker. The full text of the statute can be 
              found 
              at:www.azleg.state.az.us/FormatDocument.asp?inDoc=/ars/32/02163.htm&Title=32&DocTyp
              e=ARS  

               

           Referral and Finder’s Fees 
              This section should cover: 

                  How outgoing referral fees should be paid:  
                  o that they must be paid only to a licensed broker  
                  o  whether a copy of that broker's license must be included in the transaction file 
                  o that no fees may be paid to unlicensed people or entities 
                  How incoming referral fees are handled: 
                  o that they are paid only to the Company 
                  o if and how they will be split with the Company 
                  o whether a form is required to be used with either incoming or outgoing referrals 

                  Whether the Company pays finder fees to unlicensed tenants of apartment complexes.  
                  (see A.R.S. § 32‐2176 for guidance). 
                   


       Customer Care (Duties to Clients and Non‐Clients) 
           Representing Clients 
              A.A.C. R4‐28‐802 and R4‐28‐1101 provide guidance on duties a licensee has to his/her clients. 
              Unlicensed  assistants  may  be  used  to  perform  only  limited  –non‐licensed  –  services  (See 
              Substantive Policy Statement 2005.04). 
               
              This section should cover: 
               
                 What the Sales Associate's responsibilities are when acting as a buyer's agent, such as, to be 
                 present during all showings, inspections, document signings, etc. 

ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                  Page 16 

                                                        
                   What the Sales Associate's responsibilities are in regard to keeping clients informed. 
                   Which responsibilities are required in new home searches and transactions.


           Client Contact and Appointments 
               This section should cover: 

                    Company’s expectations of Sales Associates with regard to professional courtesies. 
                    How difficult relationships should be handled and whether and under what conditions 
                    clients may be reassigned by the Broker to another Sales Associate. 
                    How Sales Associates should handle the inability to keep an appointment, with either the 
                    seller or buyer or both. 
        
           Fiduciary Duties to the Client 
               This section should include: 

                    The Broker's and Sales Associates' responsibilities when acting as agent for a client. They 
                    owe duties of confidentiality, accountability, reasonable skill and care, loyalty, obedience 
                    (lawful), accounting, and disclosure. 
        
           Obligation to the Non‐Client (Duty to Deal Fairly) 
               This section should include: 

                    The Broker's/Sales Associate's obligation to disclose in writing to all other parties, prior to 
                    entering into a binding agreement, including, but not limited to:  
                    o Any information that materially and adversely affects the consideration to be paid by 
                        any party to the transaction. 
                    o That the seller/lessor is, or may be, unable to perform. 
                    o That the buyer/lessee is, or may be, unable to perform. 
                    o Any material defect existing in the property being transferred. 
                    o The possible existence of a lien or encumbrance on the property being transferred. 
                    o That the Broker/Sales Associate is the principal or has a financial or beneficial interest 
                        in the property 
                    o That the Broker/Sales Associate is related to one of the principals 
                    o That the Broker/Sales Associate has a conflict of interest 
 
               Pursuant to A.A.C. R4‐28‐1101: 

                    A Sales Associate owes a fiduciary duty to the client and shall protect and promote the 
                    client’s interests and deal fairly with all parties to the transaction. 
                
                    A  Sales  Associate  participating  in  a  real  estate  transaction  shall  disclose  in  writing  to  all 
                    other  parties  any  information  the  licensee  possesses  that  materially  or  adversely  affects 
                    the consideration to be paid by any party to the transaction, including: 

ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                             Page 17 

                                                               
                  1.    Any information that the seller or lessor is or may be unable to perform; 
                  2.    Any information that the buyer or lessee is, or may be, unable to perform; 
                  3.    Any material defect existing in the property being transferred; and 
                  4.    The existence of a lien or encumbrance on the property being transferred. 
 
                  A Sales Associate shall expeditiously perform all acts required by the holding of a license. A 
                  Sales Associate shall not delay performance, either intentionally or through neglect. 
               
                  A Sales Associate shall not allow a controversy with another licensee to jeopardize, delay, 
                  or interfere with the initiation, processing, or finalizing of a transaction on behalf of a 
                  client. This prohibition does not obligate a Sales Associate to agree to alter the terms of 
                  any employment or compensation agreement or to relinquish the right to maintain an 
                  action to resolve a controversy. 
               
                  A Sales Associate shall not act directly or indirectly in a transaction without informing the 
                  other parties in the transaction, in writing and before the parties enter any binding 
                  agreement, of a present or prospective interest or conflict in the transaction, including 
                  that the: 
                  1.  Sales Associate has a license and is acting as a principal; 
                  2.  Purchaser or seller is a member of the salesperson’s, broker’s, or designated broker’s 
                  immediate family; 
                  3.  Purchaser  or  seller  is  the  salesperson’s  or  broker’s  employing  broker,  or  owns  or  is 
                  employed by the salesperson’s or broker’s employing broker; or 
                  4.  Salesperson or broker, or a member of the salesperson’s or broker’s immediate family, 
                  has a financial interest in the transaction other than the salesperson’s or broker’s receipt 
                  of compensation for the real estate services. 
 
                  A Sales Associate shall not accept compensation from or represent more than one party to 
                  a transaction without the prior written consent of all parties. 
               
                  A Sales Associate shall not accept any compensation, including rebate or other 
                  consideration, directly or indirectly, for any goods or services provided to a person if the 
                  goods or services are related to or result from a real estate transaction, without that 
                  person’s prior written acknowledgement of the compensation.  
               
                  The services that a Sales Associate provides to a client or a customer shall conform to the 
                  standards of practice and competence recognized in the professional community for the 
                  specific real estate discipline in which the salesperson or broker engages.  
               
                  A Sales Associate shall not undertake to provide professional services concerning a type of 
                  property or service that is outside the Sales Associate’s field of competence without 
                  engaging the assistance of a person who is competent to provide those services, unless the 
                  Sales Associate’s lack of expertise is first disclosed to the client in writing and the client 
                  subsequently employs the salesperson or broker. 
               
                  A Sales Associate shall exercise reasonable care in ensuring that the salesperson or broker 
                  obtains information material to a client’s interests and relevant to the contemplated 
                  transaction and accurately communicates the information to the client. A salesperson or 
ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                      Page 18 

                                                          
                  broker is not required to have expertise in subject areas other than those required to 
                  obtain the salesperson’s or broker’s license.  
                   
                  A Sales Associate shall take reasonable steps to assist a client in confirming the accuracy of 
                  information relevant to the transaction. 
               
                  A Sales Associate shall not: 
                  1.  Permit or facilitate occupancy in a person’s real property by a third party without prior 
                  written authorization from the person; or 
                  2.  Deliver possession prior to closing unless expressly instructed to do so by the owner of 
                  the property or property interest being transferred. 
 
                  A Sales Associate shall recommend to a client that the client seek appropriate counsel 
                  from insurance, legal, tax, and accounting professionals regarding the risks of pre‐
                  possession or post‐possession of a property. 

              Pursuant to A.A.C. R4‐28‐802:   
                  Upon  execution  of  any  transaction  document  a  salesperson  or  broker  shall,  as  soon  as 
                  practical, deliver a legible copy of the signed document and final agreement to each party 
                  signing the document. 
        
                  During the term of a listing agreement, a salesperson or broker shall promptly submit to 
                  the salesperson’s or broker’s client all offers to purchase or lease the listed property.  

                  Upon receiving permission from the seller or lessor, the salesperson or broker acting on 
                  behalf of the seller or lessor may disclose to all offerors or their agents the existence and 
                  terms of all additional offers on the listed property.  

                  The salesperson or broker shall submit to the client all offers made prior to closing and is 
                  not released from this duty by the client’s acceptance of an offer unless the client instructs 
                  the salesperson or broker in writing to cease submitting offers or unless otherwise 
                  provided in the listing agreement, lease, or purchase contract. The salesperson or broker 
                  may voluntarily submit offers to the seller or lessor regardless of any limitations contained 
                  in the listing agreement and may submit offers after the listing agreement is terminated. 




       Disclosure Policy and Documents 
              Affidavit of Disclosure 
                  This section, for transactions involving (five) 5 or fewer parcels located in an 
                  unincorporated area, should include use of the Affidavit of Disclosure: 
                  www.azleg.state.az.us/FormatDocument.asp?inDoc=/ars/33/00422.htm&Title=33&DocTy
                      pe=ARS (Valid until 10/1/11) 
                  www.azleg.state.az.us/FormatDocument.asp?inDoc=/ars/33/00422.01.htm&Title=33&Doc
                      Type=ARS (Effective 10/1/11) 


ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                   Page 19 

                                                         
              Agency Forms 
                  This section should include: 

                      Whether, and under what circumstances, an agency form, dual agency form, limited 
                      representation agreement, or buyer's broker agreement shall be used.  


              Airport Disclosure 
                  This section should include: 
                   
                      The Seller is required to inform the buyer that a property is within the area of a  
                      military or other airport. 
                      Where the Sales Associate may obtain maps defining the areas affected, including the 
                      Department’s Web site (www.azre.gov). 
                      Military airport disclosure requirements for property in the "territory in the vicinity of 
                      a military airport" A.R.S. §§ 28‐8483 and 28‐8484. 
                      www.azleg.state.az.us/ars/28/08483.htm and 
                      www.azleg.state.az.us/ars/28/08484.htm  
                      Public airport disclosure requirements for property in the "territory in the vicinity of a 
                      public airport" A.R.S. § 28‐8486.  
                      www.azre.gov/PUBLIC_INFO/Airport_Maps/Territory_in_the_Vicinity_of_a_Public_Air
                      port.html 
                      Maps depicting noise level contours and airport traffic airspace may also be found at: 
                      www.azre.gov/PUBLIC_INFO/Airport_Maps/Territory_in_the_Vicinity_of_a_Public_Air
                      port.html

              Buyer Advisory 
                  This section should include whether, or under what circumstances, Sales Associates should 
                  use the ADRE “Buyer Advisory”:  www.aaronline.com/documents/buyer_advisory.aspx  



              City Ordinance Compliance 
                  This section should include: 

                      What forms does the Company require to be carried by Sales Associates, i.e., Surprise 
                      – city map showing military airport. 
                      What are the consequences if the Sales Associate is cited.  
               

              Dangerous Drug Lab Disclosure  
               
                  •   A licensee may not face criminal, civil or administrative sanctions for failing to disclose 
                      the property sold or leased was:  the site of a death or a felony, occupied by a person 

ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                  Page 20 

                                                        
                       exposed to a disease that is not known to be transmitted through common occupancy, 
                       or located near a sex offender, pursuant to A.R.S. § 32‐2156; however 
                       A licensee must disclose if the property is or was the site of a Dangerous Drug Lab 
                       pursuant A.R.S. § 12‐1000:  
                       www.azleg.state.az.us/FormatDocument.asp?inDoc=/ars/12/01000.htm&Title=12&Do
                       cType=ARS  

               
              Fissure Maps  
                       A.R.S. §32-2117: www.azre.gov/PublicInfo/Fissures.aspx
               
              Lead Based Paint 
                  This section should include: 

                       The requirement by the U.S. Department of Housing and Urban Development (HUD) 
                       requires that every seller of residential property built prior to 1978 disclose to the 
                       potential buyer/tenant the possibility for or the existence of lead based paint on the 
                       property. 
                       That every buyer/tenant is to receive a copy of the pamphlet “Protect Your Family 
                       From Lead In Your Home” and the Lead Based Paint Disclosure Addendum, available 
                       from this URL: www.hud.gov/offices/lead/enforcement/disclosure.cfm 
                       Buyer initials or signatures are required to acknowledge receipt of notice. 
                       Sales Associates are required to initial and sign the receipt. 
                   

                  HUD Lead Based Paint Information and Brochure:  
                     www.hud.gov/offices/lead/healthyhomes/lead.cfm  



              Pool Barriers 
                      This section should include 

                           Ensuring that the seller comply with provisions of A.R.S. § 36‐1681(E) by providing 
                           the buyer, lessee, or renter with a notice, approved by the Department of Health 
                           Services, explaining safety education and responsibilities of pool ownership:  
                           http://azdhs.gov/phs/oeh/pool_rules.htm  
               

              Seller’s Property Disclosure Statement 
                       This section should include: 

                           Whether the Company requires all sellers complete a Seller’s Property Disclosure 
                           Statement ("SPDS") on every listing, including properties listed for sale “AS IS”; any 
                           exceptions (perhaps for new construction not complete at the time of listing, 

ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                  Page 21 

                                                            
                             estate sale, bank‐owned property, family trust, etc., and how to indicate in the 
                             purchase contract that the seller is not providing a SPDS).  
                             How the Sales Associate is to handle any questions that are not answered, appear 
                             to be inaccurate, inconsistencies and red flags, or if the seller refuses to complete 
                             the SPDS. 
 
                 Superfund & Water Quality Assurance Revolving Fund (WQARF) 
                         This section should include: 

                             Information about areas that have been designated by the Federal Government 
                             and by the State of Arizona as environmentally impacted. 
                             Where information or maps regarding these areas can be obtained, such as from 
                             the Arizona Department of Environmental Quality Web site, www.azdeq.gov.  
                             When and how to fully disclose to prospective buyers that a property is located in 
                             these areas. 
                     
                     
       Employees (Additional Considerations for Unlicensed Office Staff) 

               All Employment Records must be maintained for five years (A.R.S. § 32‐2151.01(A)). 

                 This section may include information about: 
                             Benefits 
                             Insurance 
                             Paid Time Off 
                             Holidays 
                             Enforced Absences, i.e., Jury Duty, Military service 
                             Office Hours 
                             Personnel Files 

                             Salary and Wage Policy 

                             Payment of Salaries/Wages 
            
                             Payroll Deductions 

                             Performance Review 

                             Disciplinary Action 




ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                    Page 22 

                                                              
       Equal Opportunity Employer 
                  This section should include: 

                          An affirmative statement concerning equal employment opportunities at the 
                          Company.  
                 
                 
       Fair Housing 
                      This section should include: 

                          A statement concerning compliance with the State and Federal Fair Housing Acts. 
                          Clear instructions on compliance with the State and Federal Fair Housing Laws and 
                          rules, including requirements for advertising, including: 
                              o A Sales Associate shall not discriminate against a person in making
                                  a real estate related transaction available or in the terms or
                                  conditions of a real estate related transaction because of race, color,
                                  religion, sex, national origin, handicap or familial status. 
                              o   A Sales Associate shall not make, print or publish or cause to be
                                  made, printed or published any notice, statement or advertisement
                                  with respect to the sale or rental of a dwelling that indicates any
                                  preference, limitation or discrimination based on race, color,
                                  religion, sex, handicap, familial status or national origin, or an
                                  intention to make such a preference, limitation or discrimination 
                              o   Where the Fair Housing laws and rules can be found, for example:  
                                  www.hud.gov/offices/fheo/FHLaws/yourrights.cfm   
                                  www.azag.gov/civil_rights/fairhousing/  
              
              
       Harassment (Including Sexual Harassment and Harassment Based Upon Sex, 
       Age, Disability, Race, National Origin, or Religion) 

                      This section should include: 
                       
                          A policy that is consistent with the Company’s commitment to provide equal 
                          employment opportunities and a statement that the Company will not tolerate 
                          any form of harassment, including sexual harassment or harassment on the basis 
                          of age, disability, race, national origin, or religion. 
                          How harassment claims should be reported. 
                          How harassment claims will be investigated or handled. 




ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                             Page 23 

                                                           
       Independent Contractor vs. Employees (Agreement) 
                      This section should include: 

                          The Sales Associate's standing as an Independent Contractor or Employee, 
                          including types of activities that may affect the Sales Associate's standing as 
                          perceived by the Internal Revenue Service, Arizona Department of Revenue or the 
                          Arizona State Compensation Fund. 
                          Whether a written Independent Contractors Agreement with the Company is 
                          required.  
                          A Sales Associate’s status as an Independent Contractor does not change the 
                          requirement for a Sales Associate to work only on behalf of the employing broker 
                          and be supervised by the licensed broker.  An Independent Contractor may not 
                          perform real estate activities independently of their broker. 
                          A Sales Associate may not independently conduct licensed real estate activities 
                          under a corporation, partnership or limited liability company, as such entities 
                          require a licensed broker and licensure with the Department of Real Estate. 
                           

                      NOTE:  For federal tax purposes, the Internal Revenue Code (I.R.C. § 3508) provides a 
                      statutory classification for qualified real estate salespeople that allows their treatment 
                      as self‐employed "statutory non‐employees" for federal income and employment tax 
                      purposes. If the salesperson is a "statutory non‐employee" the broker is not required 
                      to withhold federal taxes. To qualify for this "statutory non‐employee" status, the real 
                      estate salesperson must, in part: 

                      1. Be licensed as a real estate agent;  
                      2. Receive substantially all compensation based on sales or other output, rather than 
                         the number of hours worked; and  
                      3. Have a written contract with the brokerage firm that provides that the salesperson 
                         will not be treated as an employee for federal tax purposes.  




       Insurance 
              Automobile  
                      In this section, the Broker should clarify: 

                          Who is responsible for providing transportation and who pays which expenses. 
                          If the Broker has minimum insurance requirements, and what the limits are. 
                          Any indemnification/hold harmless clauses the Broker may require. 
                          If the Company requires the Sales Associate to be an additional insured on the 
                          Company’s policy. 
                          If the Company requires higher insurance level when  clients are in the car. 
                       
ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                 Page 24 

                                                           
              Errors & Omissions  
                      This section should include: 

                          Who will obtain Errors & Omissions Insurance. Who is responsible for paying the 
                          premiums or, if pro‐rated, what the Sales Associate's share may be and who 
                          absorbs any increase in the deductible or premium. 
                          Whether the Company requires alternative dispute resolution, mediation or 
                          arbitration to handle complaints. 
                          Does the Company require the Sales Associates to sign a formal Errors & 
                          Omissions Agreement. 
                          How does the Company provide for indemnification from the Sales Associates 
                          and/or the severance of a Sales Associate. 
                          Sales Associates should be cautioned that there are circumstances where E & O 
                          may not provide coverage, i.e., fraud, commercial environmental issues, 
                          transactions where Sales Associates act as a principal. 
                          o Does the Company’s E & O coverage include Sales Associate owned property.   
                              What are the requirements for coverage? 
                          o What type of property does this include (residential, land, commercial, 
                              business opportunity)? 
                          o Is there a difference in the fee and who is responsible for payment? 
                   
                          What the legal and complaint procedures will be with regard to the following: 
                          o Client/Customer Complaint Letters 
                          o Attorney Letters 
                          o Production of Records Subpoena 
                          o Lawsuit Subpoena 
                          o Arizona Department of Real Estate or Association of REALTORS®  Complaints 
                          o Internal Revenue Service or Arizona Department of Revenue Tax Levy 
 
              Health and Life  
                      This section should include: 

                           Whether the Company provides health and/or life insurance. 
                           If the Company does provide health and/or life insurance, how the health and/or 
                           life insurance will be paid for. 
               
              General Liability  
                      This section should include: 

                          All Company’s should carry General Liability Insurance. 
                          What is the Broker's position regarding whether the Sales Associates should obtain 
                          their own individual General Liability Insurance?  If so, how much?  
        

ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                             Page 25 

                                                           
       Internet/Websites/Social Media/Blogs 
                 This section should include: 

                 Internet         
                         Who is allowed to use Company computers. 
                         What can the computers be used for, i.e., personal vs. business. 
                         Does the Company have email service or is the Sales Associate responsible for their 
                         own email. 
                         Does the Company have a policy regarding the Sales Associates use of the Company’s 
                         branded  email. 
                         Does the Company have a policy on use of trademarks,  i.e. REALTOR® on the Internet.   
                  
                 Websites 
                         What is the Company policy about position of company name and logo on Sales 
                         Associates’ websites? 
                         Pursuant to A.R.S. § 32‐2101(2) and (48)(h) and A.A.C. R4‐28‐502(E), the licensed name 
                         of the broker must be clearly and prominently identified on all websites that are being 
                         used to offer brokerage services, or advertising specific property.  
                         Pursuant to A.C.C. R4‐28‐502(G), the designated broker is responsible for supervising 
                         all websites and advertising by the Company     
                          
                  Social Media/Blogs 
                         How is “social media” defined and what activities will be covered by the policy?  
                         What expectation of privacy do the employees have in regards to their social media 
                         activity?  
                         What kind of content are sales associates/employees prohibited from posting?  
                         Will sales associates/employees be required to include disclaimers with the content 
                         they post?  



       License Renewal 
                 This section should include: 

                         Continuing education requirements  
                         o ADRE license renewal Information:  https://az.gov/webapp/dre  
                         How license renewal periods are monitored. 
                         Recommendations for education can be suggested, i.e., continuing education or 
                         Graduate Realtor® Institute (GRI) classes, etc. 




ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                 Page 26 

                                                          
       Licensee Activity 
              Address Changes 
                     This section should include: 
                      
                         Brokers and Sales Associates must notify the Department within 10 days of a 
                         change of (residence/mailing) address, telephone number, and email.  
                         A Broker must notify the Department prior to relocating the business or changing 
                         its business/mailing address, telephone number, and email. 
 
              Alcohol / Illegal Drug Use 

                     This section should include: 
                      
                         Company Policy regarding alcohol in the workplace or Company sponsored 
                         activities 
                         Prohibition against illegal drug use 
        
              Areas of Expertise 
                     This section should include: 
                      
                         What is the company position on working outside of area of expertise. 
                         What does company require as far as education for areas of expertise, i.e., CCIM 
                         for commercial. 
                         Does the company allow its Sales Associates to act as 3rd party negotiators (After 
                         Loan Originator License Requirements fulfilled)? 
                         The unauthorized activity by a Sales Associate who conducts real estate on behalf 
                         of anyone other than their employing broker is strictly prohibited..  For example, 
                         establishing or working for a separate legal entity for negotiation of short sales or 
                         conducting property management 
                          

                     Pursuant  to  A.A.C  R4‐28‐1101(H),  in  part:  A  Sales  Associate  shall  not  undertake  to 
                     provide professional services concerning a type of property or service that is outside 
                     the salesperson's or broker's field of competence without engaging the assistance of a 
                     person  who  is  competent  to  provide  those  services,  unless  the  salesperson's  or 
                     broker's  lack  of  expertise  is  first  disclosed  to  the  client  in  writing  and  the  client 
                     subsequently employs the salesperson or broker. 
                      
                     Pursuant A.R.S. § 32‐2155(C): A real estate broker or real estate salesperson shall not 
                     collect  compensation  for  rendering  services  in  negotiating  loans  secured  by  real 
                     property unless all of the following apply: 
                      



ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                       Page 27 

                                                          
                     1.    The  broker  or  salesperson  is  licensed  pursuant  to  title  6,  chapter  9  or  is  an 
                           employee, officer or partner of a corporation or partnership licensed pursuant to 
                           title 6, chapter 9. 
                     2.  The  broker  or  salesperson  has  disclosed  to  the  person  from  whom  the 
                           compensation  is  collected  that  the  broker  or  salesperson  is  receiving 
                           compensation both for real estate brokerage, when applicable, and for mortgage 
                           broker services. 
                     3.    The compensation does not violate any other state or federal law. 


              Authorized and Unauthorized Real Estate Activities 
                     This section should cover areas of practice that Sales Associates are authorized or not 
                     authorized to participate in, or are required to have prior approval of  Broker, such as: 

                         Sales, leases, or exchanges 
                         Residential, new, resale, commercial, industrial, multi‐family, agricultural, or 
                         vacant properties 
                         Property management 
                         Short Sale 
                         Real Estate Owned properties (REO) 
                         Business opportunities 
                         FHA‐VA‐owned properties 
                         Attorney‐in‐fact/acting on a buyer's or seller's behalf 
                         Unsubdivided lands 
                         Loan Originator (reference Title 6, Chapter 9) 
                                       
                     Does the Company allow its Sales Associates to establish or work for separate legal 
                     entities, acting as a vendor on properties (ex. property maintenance, home staging, 
                     etc.)?   Such legal entities may not conduct activities requiring a real estate license. 

                      

              Company Meetings 
                     This section should cover: 

                         The Broker's policy concerning Sales Associates' attendance at Company meetings. 


              Credit Reports 
                     This section may include: 

                         Federal guidelines dealing with credit reports and confidentiality concerns. 
                         How to respond to a customer/client request that a Sales Associate (other than 
                         those managing property) generate, review, fax, and/or handle a credit report for 
                         a client or customer or prospective client or customer. 



ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                     Page 28 

                                                         
              Disputes between Sales Associates 
                     A licensee shall not allow a controversy with another licensee to jeopardize, delay, or 
                     interfere with the initiation, processing, or finalizing of a transaction on behalf of a 
                     client (A.A.C. R4‐28‐1101(D)). Any action for collecting compensation may be filed with 
                     a court of law; the Department of Real Estate has no jurisdiction over compensation 
                     disputes between licensees (A.R.S. § 32‐2152).  
 
                     This section should address disputes between or among Sales Associates and may 
                         include: 

                         Any written agreement or policy concerning how the dispute is to be resolved. 
                         Whether the matter will be mediated and if so, by whom. 
                         If unable to mediate an acceptable resolution, who will determine the outcome. 
                         What happens if a Sales Associate refuses to cooperate or fails to comply with any 
                         ordered or agreed conduct. 
                         Whether notice of the dispute must be given to the broker, including when and 
                         how the notice is to be provided. 
                         If a lawsuit is filed, who is responsible for judgments, damages, losses, costs, 
                         expenses, etc., incurred by Broker/Company in the defense of the lawsuit. 
                         Consequences for non‐compliance with policies/agreement. 
               
              Dress Code 
                     This section should include: 

                         The Company’s dress code in office. 
                         Appropriate attire when interacting with clients. 


              Earnest Money 
                     This section should include: 

                         That the amount and type of earnest money deposit must be clearly identified in 
                         the offer to purchase and shall be made payable to a specific Arizona escrow 
                         company or the Broker Trust Account. 
                         A policy regarding the removal of personal account numbers and personal 
                         information from copies of checks before they are forwarded to other Sales 
                         Associates. 
                         That the Sales Associate acknowledges receipt of the earnest money deposit 
                         described in the contract, and must receive the deposit at that time.  
                         That a Sales Associate is not to give a receipt if funds are not given to him/her. 
                         Whether a Sales Associate can take cash as a deposit and if so, what procedures 
                         are to be followed to safeguard it. 
                         How, when, and where earnest money is to be deposited.  
ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                              Page 29 

                                                          
                            That the receipt for earnest money deposited with a title company must be turned 
                            in to the Broker or the authorized Branch Manager immediately. 
                            That once the contract has been signed a Sales Associate is not to hold the check 
                            in his/her possession under any circumstances, unless specified otherwise in the 
                            executed contract (i.e., Business Opportunities).  
                            Whether  a Sales Associate must receive specific authorization from the Broker 
                            before accepting a post‐dated check from any party in a real estate transaction. 
                            Instructions that regardless of whether the contract requires the deposit to be 
                            placed in a trust account or turned over to an escrow company, it is to be 
                            promptly given to the Broker, and the Broker must produce a paper trail to show 
                            how it was handled, i.e., documentation showing what was done with the deposit 
                            and when. 
                            All Earnest Money must be handled in accordance with the terms of the contract 
                            and according to ARS §§ 32‐2151 and 32‐2151.01.  
                            Company policy regarding improper handling of earnest  money and 
                            consequences, such as, failing to deposit earnest money by the specified time or 
                            falsely representing that earnest money has been deposited. 


              Electronic/Digital Signatures 
              The ADRE provides guidance regarding using Electronic signatures in Substantive Policy 
              Statement 2005.10.                                                                       
               
                        This section should include: 

                            Whether or not the Company will allow electronic signatures. 
                            What electronic/digital signature companies are recommended/authorized? 
               
              Hiring 
                        This section should include: 

                            That a Sales Associate is not effectively hired by a broker until the broker approves 
                            of the license transfer to Company via the ADRE website or until the ADRE
                            receives a completed and signed change form reflecting the hire, and the
                            applicable fee.
 
              Illness or Injury 
                        This section should cover: 

                            Who to report an illness or injury to.     
                            Who will handle the Sales Associate’s business while they are unavailable. 




ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                  Page 30 

                                                             
              Leases 
                        This section should include: 

                            Procedures and requirements for leasing a property. 
                            A list of documents to turn in to the Broker, which may include a fully executed 
                            lease; a copy of the listing or plano; lease deposit or copy of the lease deposit 
                            check; Real Estate Agency Disclosure and Election Form; receipt for 
                            Landlord/Tenant Act; and/or commission instructions from Landlord. 
                            Whether the original is required or if a faxed copy is acceptable. 
                            Procedures for handling/collection of lease deposits, including cashier's check vs. 
                            non‐cashiered checks, out‐of‐state checks, and procedures regarding any delays 
                            required for a check to clear the bank. 
 
              Multiple Listing Service (MLS) 
                        This section should cover: 

                            Who is responsible for dues associated with MLS and when they are to be paid? 



              Open Houses 
                        This section should cover requirements regarding open houses, such as:  

                            Whether Company open house signs must be used.  
                            Whether and under what circumstances Sales Associates other than the listing 
                            agent can hold open houses. 
                            Any other policies regarding the operation of open houses, including safety 
                            policies. 
 
              Partnership Agreements between Sales Associates 
                            This section may include the following topics: That Sales Associates who elect to 
                            be partners shall draft an agreement between themselves. 
                            That Sales Associates must have the terms of dissolution clearly spelled out in the 
                            agreement. 
                            The Company policy regarding the broker’s acknowledgement and approval of a 
                            Partnership Agreement between Sales Associates. 
                             
                        See Commissions: Payment of Commissions for further information. 

 
              Personal Safety 
                        This section may include the following topics:  

ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                  Page 31 

                                                             
                         Personal Safety 
                         Building Security/ Office Closing Procedures 
                         Work Injuries/Hazardous Conditions  


              Pre‐Possession and Post‐Possession 
                     This section should include: 

                         That all pre‐possession and post‐possession agreements between Sellers and 
                         Buyers shall be in writing. 
                         That Sales Associates must recommend to their clients to seek appropriate counsel 
                         (including tax, legal, insurance, etc.) concerning risks associated with pre‐
                         possession or post‐possession. 
                         What forms and/or form versions a Sales Associate shall use. 
 
              Property Management 
                     If the Company allows property management, this section should cover:  

                         Transaction records for property management transactions must be kept for 3 
                         years.  
                         Residential leases must be maintained for one year from the expiration of the 
                         agreement or until the agreement and related documents are given to the 
                         property owner at the termination of the property management agreement. The 
                         Company must maintain non‐residential lease agreements in accordance with 
                         A.R.S. § 32‐2175(F). 
                         The records that must be kept include property management agreements; copies 
                         of earnest money receipts; closing statements (showing receipts, disbursements, 
                         adjustments); lease or rental contracts; and listing agreements (if applicable). 
                                                
                     Pursuant to A.R.S. § 32‐2173, a property management firm shall write property 
                     management agreements in clear, unambiguous language, and the property 
                     management agreements shall: 
                      
                         State all material terms and conditions of the property management firm's 
                         services, obligations, duties and responsibilities to the property owner. 
                          
                         Be signed by the property owner or his agent and the property management firm's 
                         designated broker or the broker's authorized real estate licensee. 
                          
                         Specify a beginning and an ending date. 

                         Contain cancellation provisions that are agreeable to both parties. 

                         Provide for the manner of disposition of all monies collected by the property 
                         management firm, including any tenant deposits. 

ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                Page 32 

                                                          
                        Specify the type and frequency of status reports to the owner. 

                        State the amount and purpose of monies the property management firm holds as 
                        an operating reserve for emergency and other purposes. 

                        Provide for the disposition and allocation of interest earned on trust account 
                        monies. 

                        State the terms and conditions of compensation the property owner pays for 
                        services pursuant to the property management agreement. 

                        Not be assigned to another licensee or licensed entity without the express written 
                        consent of the property owner. 

                     Property management agreements may: 

                        Contain an automatic renewal provision, if the property management firm sends 
                        the owner a reminder notice at least thirty days before the renewal date. The 
                        notice does not negate any other cancellation term otherwise agreed to. 

                        Provide for reasonable liquidated damages or cancellation fees for early 
                        termination of the agreement. 

                        Allow the property management firm's broker to authorize a licensed or 
                        unlicensed person in the direct employment of the broker, pursuant to section 32‐
                        2174, subsection C, to transfer monies from or to be a signatory on a property 
                        management trust account to which the property management firm deposits the 
                        owner's monies. 

                        Require more than one signature on checks written from a property management 
                        account. 

                        Contain any other provisions that are agreed to between the property 
                        management firm and the owner and that are not in conflict with the 
                        requirements of this chapter. 

                     Immediately on termination of a property management agreement, the property 
                     management firm shall provide the owner with: 

                        All originals or other copies of all rental agreements or related documents in the 
                        property management firm's possession for current and previous tenants. These 
                        documents shall include any applications, property inventories, leases, pet 
                        permits, default notices, lease amendments or addenda in the property 
                        management firm's possession. The broker is not required to keep copies of 
                        residential rental lease agreements or related rental lease documents after 
                        termination of the property management agreement. 

                        All building plans, environmental studies, conditions, covenants and restrictions, 
                        inspection reports, contracts, keys, warranties, personal property or other 
                        documents in the possession of the property management firm. 
ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                              Page 33 

                                                     
                     On termination of the property management agreement the property management 
                     firm shall provide the owner with a final accounting of the property's financial status 
                     that includes at a minimum: 

                         Within five days, a list of all tenant security obligations. 
                         Within thirty‐five days, reimbursement for all monies remaining in the property 
                         accounts maintained by the property management firm, except for monies needed 
                         for unpaid obligations incurred during the term of the property management 
                         agreement. 
                         Within seventy‐five days, a final accounts receivable and payable list. 
                         Within seventy‐five days, a final bank account reconciliation. 
                      
                     Pursuant to A.R.S. §32‐2174 all property management accounts shall be designated as 
                     trust accounts and shall include descriptive wording, substantially similar to one of the 
                     following, in the trust account title: 
                      
                          "Trust account". 
                          "Fiduciary account". 
                          "In trust for (individual or entity name)". 
                          "Trustee for (individual or entity name)". 
                          "Fiduciary for (individual or entity name)". 
                           
                     A broker's trust account is required for all of the owner's monies, except if the owner 
                     directs the broker to deposit the monies directly into the owner's account. The broker 
                     shall not have access to the owner's account. Trust accounts may be interest bearing. 
                      
                     The designated broker for a property management firm may authorize either a 
                     licensee or an unlicensed natural person in the direct employ of the broker to transfer 
                     monies or to be a signatory on the property management firm's trust accounts. If the 
                     person who is designated to sign on behalf of the designated property management 
                     broker is an unlicensed person, that person shall be a bona fide officer, member, 
                     principal or employee of the property management firm. The broker may require dual 
                     signatures on checks and may use a facsimile signature according to the broker's 
                     business policies and procedures. The designation of a licensed or unlicensed person 
                     to transfer monies or to be a signatory on trust accounts does not lessen the broker's 
                     responsibility or liability for any monies handled. 
                      
                     Within three banking days after receiving monies that are not subject to dispute or 
                     contingency, the property management firm shall deposit the monies in either the 
                     owner's direct account or the property management firm's trust account for the 
                     benefit of the owner. A property management firm may remit an owner's monies 
                     under its control to or for the owner by any lawful means available. 
                      
                     Each rental agreement executed by a property manager shall include a provision that 
                     clearly states the disposition of any tenant deposits.  
                  
                     Pursuant to A.R.S. §32‐2175: 
                      
ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                               Page 34 

                                                       
                         Property management firms shall keep a residential rental agreement and related 
                        residential rental agreement documents for one year from the expiration of the 
                        rental agreement or until the rental agreement and related documents are given 
                        to the owner at the termination of any property management agreement. The 
                        records shall be kept at the broker's main office or at an off‐site storage location in 
                        this state if the broker provides prior written notification of the street address of 
                        the off‐site storage location to the department.  
                         
                        Property management firms shall keep records of all finder fees that are paid to 
                        tenants for three years after the payment is made or until the records are given to 
                        the owner at the termination of the property management agreement. Records 
                        shall be kept at the broker's main office or at an off‐site storage location in this 
                        state if the broker provides prior written notification of the street address of the 
                        off‐site storage location to the department. 
                         
                        Property management firms shall keep all financial records pertaining to clients for 
                        at least three years from the date each document was executed, including bank 
                        statements, canceled checks or bank generated check images, deposit slips, bank 
                        receipts, receipts and disbursement journals, owner statements, client ledgers and 
                        applicable bills, invoices and statements. 
                  
                        Only the designated broker or the broker's authorized real estate licensee, on 
                        behalf of the broker, may sign nonresidential rental agreements. The broker shall 
                        execute in writing and shall file any delegation of authority in the broker's 
                        employee file. Fully executed residential lease agreements are not required to be 
                        reviewed and initialed. 
                         
                        The property management firms shall consecutively number or file all signed 
                        property management agreements in compliance with a system that is orderly, 
                        easily accessible by the commissioner or the commissioner's representative and 
                        consistent with generally accepted professional standards of the industry for that 
                        type of real estate. 
        
                        Property management firms shall maintain each nonresidential real estate lease 
                        agreement and the transaction folder in which it is kept in a chronological log or 
                        other systematic manner that is easily accessible by the commissioner or the 
                        commissioner's representatives. For nonresidential lease transactions, transaction 
                        folders shall contain: 
                        o Confirmation that the deposits or other monies that were handled by or 
                            through the broker were handled according to instructions given by or agreed 
                            on by the parties to the transaction. 
                        o A complete copy of the nonresidential lease or rental agreement. 
                        o If applicable, a copy of the listing agreement. 
                         
                        Property management firms shall number on‐site residential rental transaction 
                        folders according to dwelling unit number or other systematic manner that is 
                        easily accessible by the commissioner or the commissioner's representative. A 
                        broker is not required to maintain duplicate residential rental transaction folders. 
ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                Page 35 

                                                      
     
                         On request by the commissioner or the commissioner's representatives for routine 
                         audit purposes the broker shall make available within a reasonable amount of time 
                         all records relative to property management accounts, including lease agreements, 
                         lease related documents and trust account records.  

              Request for Information or Documents by Subpoena or Government Officials.  
                      

                     This section should cover: 

                         How requests for documents should be handled.



              Sales Associate Expenses 
                     This section should clearly establish whether the Sales Associate or the 
                     Broker/Company is responsible for various expenses, such as: 

                         E & O Insurance 
                         Automobile Insurance 
                         Office Space and equipment (computers and software; phone, including long 
                         distance, 800# service; pagers; postage (including Fed Ex and UPS); facsimile; 
                         copier; etc) 
                         Clerical/Secretarial support 
                         Advertising 
                         Liability Insurance  
                         FICA 
                         Taxes 
                         Health Insurance (availability of health or life insurance, or possible sources, such 
                         as the NATIONAL ASSOCIATION OF REALTORS® , the Arizona Association of 
                         REALTORS® , or the local Association of REALTORS®). 

              Short Sales 
                     This section should cover: 

                         Whether and under what circumstances, a Sales Associate should provide the 
                         ADRE/AAR “Short Sale Seller Advisory” to a seller selling by short sale:  
                         www.aaronline.com/documents/ssseller_advisory.pdf 
                          
                      
                         Whether Sales Associate is required to recommend to seller to seek legal and tax 
                         advice prior to placing property on the market. 

                         Statement that the Sales Associate may not receive additional compensation from 
                         any source (seller, buyer, lender or otherwise) for negotiating a short sale, unless 
                         the real estate licensee is also licensed as a loan originator by the Arizona 

ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                 Page 36 

                                                        
                            Department of Financial Institutions (“DFI”) and the requirements of A.R.S. § 32‐
                            2155(C) are met . 

                        Statement regarding how the Sales Associate, negotiating a short sale with a lender on 
                        behalf of the seller, must comply with the Federal Trade Commission (“FTC”) Mortgage 
                        Assistance Relief Services (“MARS”) Rule.  


              Signs 
                        This section should cover: 

                            Any restrictions or policies about signs, such as: 
                            o  Not placing them on properties without the signed authorization of the owner 
                               (A.R.S. § 32‐2153(A)(12)) 
                            o Ensuring that the sign is in conformance with A.A.C. § R4‐28‐502(A) thru 
                               (J).Whether a Sales Associate is required to use sign companies or whether the 
                               Company handles sign placement 
                            o When signs are to be placed and removed. 
 
              Smoking 
                        This section should cover: 

                            The Company’s smoking policy. 


              Submission of Documents 
                        This section should cover: 

                            – That the time period required for the Broker to review, initial, and date their 
                            review of purchase contracts and similar documents is five (5) days from the 
                            execution of the contract (A.R.S. § 32‐2151.01(G)). Effective July 20, 2011, the 
                            broker review time will change to ten (10) business days from the execution of the 
                            contract. 
                            The policy of the Company regarding the timeframe for submission of all 
                            documents to the Broker. 
               
              Termination Policy 
                       This section should include: 

                            Procedures for when a Sales Associate terminates association with the Company, 
                            or the Company terminates the Sales Associate, such as: 
                            o Reviewing all of the Sales Associate’s pending business and determining who 
                                will handle the transactions; 

ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                Page 37 

                                                            
                         o Reviewing any agreements concerning compensation.  
                         Policies regarding the disposition of Company property upon the 
                         severance/termination of a Sales Associate from the Company, such as: keys, key 
                         card, documents, etc. 
                         Company policy/practice concerning listing agreements.  
                         Information that the severance is not effective under the licensing laws until the 
                         ADRE receives the notice of severance  


              Use of Transaction Management System 
                     This section should include: 

                         Information regarding any transaction management platform/system (if 
                         applicable), and how Sales Associates and employees will be expected to use the 
                         transaction management platform/system.  

                         See SPS 2010.01 regarding transaction management guidelines:   

                         www.azre.gov/LawBook/Documents/SPS_Documents/SPS_2010.01_Guidance_for
                         _Using_Elec_RE_TM_Doc_Storage_Programs.pdf 

               
              Unlicensed Assistants 
                     This section should include: 

                         SPS 2005‐04 – Substantive Policy Statement regarding the use of unlicensed 
                         assistants. 
                         If an unlicensed assistant is paid on any basis that relies on the ultimate sale of a 
                         property, then that person must be licensed.  
                         An unlicensed assistant in the employ of a licensed real estate broker may:  
                         o Perform telephone duties, to include calls to:  
                              • collect demographic information  
                              • solicit interest in engaging the services of a licensee or brokerage  
                              • set or confirm appointments (with no other discussion) for:  
                                      A licensee to list or show property  
                                      A buyer with a loan officer  
                                      A property inspector to inspect a home  
                                      A repair/maintenance person to perform repairs/maintenance  
                                      An appraiser to appraise property  
                              • mortgage  and/or  title  companies  to  track  the  status  of  a  file,  check  daily 
                                  interest  rates  and  points,  whether  buyer  has  been  qualified,  confirm 
                                  closing appointment for licensee, and so forth  
                         o Assist a licensee at an open house  
                         o Unlock a home for a licensee so that licensee can show a buyer the property or 
                              preview the property (no discussion about the property).  
                         o Deliver documents (as a mail or delivery service only). 

ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                     Page 38 

                                                          
                         An unlicensed assistant shall not perform the following activities:  
                         o Hold/host an open house without an agent being present  
                         o Perform a walk‐through inspection  
                         o Answer questions relating to a transactional document  
                         o Give instructions to inspectors, appraisers or maintenance/repair people. 
                             Because these instructions are part of the licensee's regular duties and there is 
                             a direct relationship to the (potential) transaction, a license is required in 
                             order to give instructions to inspectors, appraisers or repair/maintenance 
                             people. 
                              
                         An unlicensed person may not act as a residential leasing agent by performing any 
                         of the following activities, unless the exemption pursuant to A.R.S. § 32‐2121(A)(6) 
                         applies: 

                         o   Preparing and presenting to any person a residential lease, application or 
                             renewal or any amendment of the lease. 
                         o   Collecting or receiving a security deposit, a rental payment or any related 
                             payment for delivery to and made payable to a property, a property manager, 
                             an owner or the location. 
                         o   Showing a residential rental unit to any prospective tenant. 
                         o   Executing residential leases or rental agreements. 
                         o   Acting on behalf of the owner or the Company to deliver legal notice related 
                             to the property or to the tenants. 
 

              Vacations/Out of Town 
                     This section should cover: 

                         The methods Sales Associate are required to use to communicate, such as: pagers, 
                         mobile phones, email, etc. 
                         What Sales Associates are expected to do when they leave town or are on 
                         vacation, such as: designate another Company Sales Associate to handle business. 
                         Who is required to be notified about the designation. 
                         Under what circumstances will the Company designate a substitute.  
 

              Voluntary Office Romances 
               
                     This section should cover: 
               
                         Company’s policy on employees/Sale Associates dating another employee, Sales 
                         Associate and/or client.   



        
        
ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                               Page 39 

                                                        
       Offers 
              Presenting Offers 
                  This section should include: 

                      A description of how contracts are to be presented. 
                      A requirement that they must be presented in a timely manner.  
                      A timeframe for what constitutes a timely manner. 
                      Procedures for what to do if the Sales Associate is not available and cannot timely 
                      present a contract. 


              Multiple Offers 
                  This section should cover: 

                      How multiple offers shall be handled. 
                      Whether the Company requires use of particular forms. 


              Rejected Offers 
                  This section should include: 

                      That the offer should be initialed and dated and include the notation REJECTED or 
                      VOID across the face of the contract. 
                      That rejected offers on Company listings and contract offers must be turned in to the 
                      office and retained for one year.  
                      Instructions that  if a contract results, the rejected offers on Company listings must be 
                      kept in the transaction file for 5 years. 



       Privacy Policy/Data Security 
              This section should include: 

                  How company will secure clients’ personal information within the company. 
                  Specific instructions on how Sales Associates should relay personal information to others, 
                  i.e., proof of funds, leases, earnest money checks, and removal of all account numbers.  
                  Physical Documents – how documents will be handled and stored to preclude any 
                  unauthorized third‐party from obtaining access.  
                  Electronic Files – requiring that personal information kept in electronic format must be 
                  stored on a computer and/or electronic server that is password protected. 
                  Document retention and destruction – how and when documents containing personal 
                  information will be destroyed and/or deleted unless required to be retained by law or 
                  broker policy. 
                  The files and documents that the salesperson may take upon departure. 


ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                 Page 40 

                                                        
       Sales Financing Alternatives 
              Wrap‐around, Carry‐back or Subordinate Financing 
                      This section should cover: 

                           The Broker's policy concerning an offer which proposes to wrap, carry, or 
                           subordinate a loan which contains an alienation and acceleration clause. 
                           What a Sales Associate, whether a seller's or buyer's agent, should do when 
                           presented with or asked to draft an offer including one of these financing clauses 
                           and whether particular forms must be utilized.  
                           Whether the Broker requires a special review of the contract to see that proper 
                           form and verbiage have been used.  
                           The consequences for a Sales Associate who proceeds with one of these contracts 
                           without first consulting the Broker. 
               
              Special Programs  
                      This section should cover: 

                           What training is required on government programs, i.e., Home Affordable 
                           Modification Program (HAMP) and Home Affordable Foreclosure Alternatives 
                           (HAFA). 
                           The Broker’s policy on discussing the HAMP and HAFA programs or similar 
                           programs with clients. 



       Social Media 
                  This section should cover: 

                           How the Company recommends its Sales Associates use social media. 
                            A list of recommended venues, especially those particularly applicable to real 
                           estate. 
                           A statement about the use of the Company name and logo on media sites. 

        
       Transaction Paperwork and Management 
              Listings  
                      This section should include: 

                           That a Sales Associate must turn in every Listing to the Broker immediately upon 
                           the Seller's signature.  

ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                Page 41 

                                                           
                            Any additional documents the Broker requires.  
               
              Sales 
                        This section should cover: 

                            Cemetery Sales, Membership Camping Contracts, and/or Timeshare Sales, if 
                            authorized by the Broker.  
                            That transaction records for closed sales and leases must be kept for 5 years.  
                            That records for transactions that do not close must be kept for one year. (A.R.S. § 
                            32‐2151.01 and A.A.C. R4‐28‐802). 
                            What records must be kept (including copies of earnest money receipts; closing 
                            statements showing receipts, disbursements, and adjustments; purchase and lease 
                            contracts; addenda; listing agreements). 
                            In transactions where a binding contract results, the broker must also retain prior 
                            rejected offers for at least 5 years. (A.R.S. § 32‐2151.01 (J)) 
                            Procedures and timing for Sales Associates to turn in documents to the Broker. 
                            That the Broker or assigned Branch Manager must acknowledge all contracts, 
                            including listing contracts, within 3 days of receiving signatures. 
                            Additional requirements or documents that must be turned in prior to a Sales 
                            Associate being paid a commission. 
                            The Company’s Privacy Policy/Data Security Policy should be restated or a 
                            reference made to the Privacy Policy/Data Security section of the manual. 
 
              Leases 
                        This section should cover: 

                            How to handle the leasing information (personal financial information) and the 
                            protection of that information. 
                            What documents are required for the broker file? 
                            What disclosures should be made to the tenant? 
                            Which forms the Sales Associates should use? 
                            A clear policy regarding trust accounts. 

               

              Cancellations 
                        This section should cover: 

                            How to handle a cancelled transaction (which may depend on the reason for 
                            cancellation). 
                            What documents does the Company require be signed before cancellation. 
               

               

ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                 Page 42 

                                                           
              Maintenance of Transaction Files 
                     This section should cover: 

                         Any lists of documents required in transaction files, including resales, new home 
                         sales, land sales, listings, etc. This is a good place for established checklists or 
                         references to the most current checklists required by the Company. 
                         Necessary timing for each document required, such as timing required to submit 
                         to the broker for review and approval. 
                         What documents require broker's initials or signature.  
                         How rejected offers are to be handled. 
                         Whether listing agents are expected to verify listing information prior to 
                         submitting to MLS. 
                         What documents are required in the file for canceled transactions. 
                         How files involving a transaction where a Sales Associate is a principal in the 
                         transaction are to be handled. 
                         Access to files: who has access and where files are to be kept. 
                         For a checklist of Transaction file documents. 


              Transaction Logs 
                     This section should include: 

                         A description of the manual or automated chronological or other numbering 
                         system used to log transaction files. 
                         That all purchase contracts and lease agreements must be logged in.  
                         The Broker's directions to employees/licensees on how and when to log all files for 
                         all sales, leases and property management contracts, so that the Broker has a 
                         complete and comprehensive log. A.R.S. § 32‐2151.01(E) and 32‐2175(E) and (F). 

                     Pursuant to A.R.S. § 32‐2151.01 the Broker’s record keeping requirements are: 
                        
                         To keep records of all real estate, cemetery, time‐share or membership camping 
                         transactions handled by or through the broker. 
 
                         To keep employment records, including copies of employment status, for all 
                         current and former employees.  
 
                         To keep copies of earnest money receipts, confirming that the earnest money has 
                         been handled in accordance with the transaction, closing statements showing all 
                         receipts, disbursements and adjustments, sales contracts and, if applicable, copies 
                         of employment agreements.  
 
                         The records of each transaction and employment records shall be kept by the 
                         broker for a period of at least five years from the date of the termination of the 
                         transaction or employment.  
 


ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                Page 43 

                                                          
                         The records shall be kept in the employing broker's principal office or licensed 
                         branch office in this state or at an off‐site storage location in this state if the 
                         broker provides prior written notification of the street address of the off‐site 
                         storage location to the department. 
 
                         The records shall be open at all reasonable times for inspection by the 
                         commissioner or the commissioner's representatives.  
 
                         A broker shall not grant any person authority to withdraw monies from the 
                         broker's trust fund account unless that person is a licensee under that broker's 
                         license. (Except as allowed by section 32‐2174 (C) regarding property management 
                         accounts. 
 
                         A broker shall specifically state in the real estate purchase contract, lease 
                         agreement or receipt for earnest money the type of earnest money received in 
                         any real estate transaction, whether it is cash, a check, a promissory note or any 
                         other item of value. 
 
                         All licensees shall promptly place all cash, checks or other items of value received 
                         as payment in connection with a real estate transaction in the care of the 
                         designated broker. 
 
                         The broker shall maintain each real estate purchase contract or lease agreement 
                         and the transaction folder in which it is kept in a chronological log or other 
                         systematic manner that is easily accessible by the commissioner or the 
                         commissioner's representatives. 
 
                     Sales transaction folders shall include: 
 
                         Confirmation that the earnest monies or other monies handled by or through the 
                         broker were handled according to instructions given by or agreed to by the parties 
                         to the transaction. 
                      
                         A complete copy of the sales contract, any escrow account receipt, any closing or 
                         settlement statement and, if applicable, a copy of the escrow instructions, listing 
                         agreement, employment agreement and release of escrow monies. 
 
                     The designated broker shall review each listing agreement, purchase or nonresidential 
                     lease agreement or similar instrument within five days of the date of execution by 
                     placing the broker's initials and the date of review on the instrument on the same 
                     page as the signatures of the parties. A designated broker may authorize in writing an 
                     associate broker who the designated broker employs to review and initial these 
                     instruments on the designated broker's behalf. 
                      
                     The broker shall retain all real estate purchase and nonresidential lease contracts and 
                     employment agreements, or copies of these documents, in the employing broker's 
                     principal office or licensed branch office or at an off‐site storage location in this state if 


ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                   Page 44 

                                                        
                      the broker provides prior written notification of the street address of the off‐site 
                      storage location to the department. 
                       
                      The broker shall retain an original, a copy or a microfilm copy of any document 
                      evidencing a rejected offer to purchase real property as a matter of record for at least 
                      one year. In instances that result in binding contracts, the broker shall retain prior 
                      rejected offers for at least five years.  
                       
                      A.A.C.  R4‐28‐802(C)  provides:  the  broker  shall  retain  true  copies  of  all  receipts  and 
                      disbursements,  or  copies  of  the  executed  and  delivered  escrow  closing  statements 
                      that evidence all receipts and disbursements in the transaction. 



       Trust Accounts 
              This section should cover: 

                  Whether the Company has a trust account. 
                  If company has trust account, what procedures should Sales Associates follow to submit 
                  checks to trust account. 
                  Note:  Because of the sensitivity of the handling of trust funds, it is recommended that the 
                  broker understand the information on the ADRE website ‐  
                  www.azre.gov/Aud/TrustAccountBasics.aspx 
                  www.azre.gov/Aud/Documents/Trust_Account_Requirements.pdf 

              Pursuant to A.R.S. § 32‐2151 (B), the following minimum requirements apply to each broker's 
              trust fund account: 

                  The broker shall make deposits to trust fund accounts by deposit slips. Receipts or other 
                  documentation shall identify each transaction, the date and the amount of each deposit 
                  and the names of parties involved in the transaction represented by the deposit and 
                  monies shall be used only for the purpose for which the monies were deposited. 
 
                  The broker shall retain a complete record of all monies received in connection with a real 
                  estate transaction in the main or branch office of the designated broker in this state or at 
                  an off‐site storage location in this state if the broker provides prior written notification of 
                  the street address of the off‐site storage location to the department.  
 
                  A broker's records shall be kept according to generally accepted accounting principles and 
                  shall include a properly descriptive receipts and disbursement journal and client ledger.  
 
                  The broker shall keep any computerized records in a manner allowing reconstruction in 
                  the event of destruction of electronic data. The broker shall maintain a trust fund account 
                  bank reconciliation and client ledger balance on a monthly basis and shall remove any 
                  interest earned on a trust fund account at least once every twelve months.  
 


ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                      Page 45 

                                                          
                  A broker shall not permit advance payment of monies belonging to others to be deposited 
                  in the broker's personal account or to be commingled with personal monies. It is not 
                  considered commingling if, when establishing a trust fund account, a broker deposits 
                  monies not exceeding five hundred dollars to keep the account open or to avoid charges 
                  for an insufficient minimum balance. 



       Weapons Law  
              This section should include: 

                  The broker may want to include a weapons policy.  Notably, Arizona law permits private 
                  business owners to prohibit weapons from being brought onto their property, whether 
                  signs are posted or not. Failure to obey the request can result in a charge of trespassing.  
 




ADRE Model Broker’s Policy and Procedure Manual – May 2011 

                                                                                                 Page 46 

                                                        

								
To top