Dato - DOC

Document Sample
Dato - DOC Powered By Docstoc
					Dato                   Saksbehandlers navn
05.09.05               Jostein Skurdal og Jan Aasen


S-sak 46 /05: Vurdering av konsekvenser av at antall studenter øker
Bakgrunn for saken
Det ble lagt fram en sak i styremøtet i desember 2004 hvor det ble gitt en vurderinger av
konsekvensene av vekst i antall studenter. På styremøtet i juni ble gitt en oppdatering om hva
som er gjort for å følge opp veksten i antall studenter fra høsten 2005.

På bakgrunn av vurderingen som ble gjort i desember og juni, gjennomgås det i det følgende
noen sider ved driften som påvirkes av veksten med presentasjon av utfordringer, hvilke tiltak
som er gjort og aktuelle tiltak framover.

Først og fremst er det viktig å understreke at veksten er et strategisk valg for høgskolen og at
målsettingen i strategisk plan er en betydelig vekst i planperioden til 2 500 heltidsstudenter.
På noen områder vil denne veksten føre til press på ressursene, som det må påregnes ta noe tid
å få endret. Dette kan skyldes at det krever omdisponering av ressurser, endring i
arbeidsmåter, bedre planlegging og samordning, ombygginger og finansiering av nye tiltak.
Sist høst var det særlig boliger som var problematisk selv om det i løpet av relativt kort tid var
få som ikke fikk et tilfredsstillende boligtilbud.

Den økte aktiviteten gir høgskolen utfordringer for å ha tilstrekkelig kapasitet til å yte god
service, opprettholde kvaliteten samtidig som det effektiviseres, og at høgskolen klarer og
fortsatt være ”passe stor” samtidig som vi vokser.

Høgskolen har hatt ubenyttet kapasitet som vi nå er i ferd med å ta i bruk, og som vil ha en
positiv miljømessig virkning. Det gir et positivt inntrykk at det er yrende liv i glassgården,
kantina mv. Ved at undervisningen foregår lengre utover ettermiddagen, gjør at bygningen
ikke oppleves som folketom etter kl 16.00. Totalinntrykket kan bli at vi en pulserende
høgskole. Og det kan ha både en miljømessig positiv virkning, og være et aktivum i
konkurransen om studentene.


           UNDERVISNINGSLOGISTIKK OG STUDIEKVALITET

Lokaler til undervisning
Det er jobbet mye med å få en optimal bruk av undervisningslokalene, og i forbindelse med
studiestart hadde studieadministrasjonen ”beredskap” for å tilpasse romdisponeringen til
endringene i klassestørrelser. Ut i fra en gjennomgang av bruken av auditoriene, så er
hovedparten av undervisningen lagt i tidsrommet 08.15 – 16.00. Så kapasiteten på
undervisningslokalene kan økes ytterligere gjennom bedre planlegging eller ved å bruke
lokalene f.eks til kl 18.00. Det er også fortsatt en del å hente på å bedre den interne
organiseringen av arbeidet med planlegging av romdisponering knyttet til gjennomføring av
undervisning og eksamen.


                                                1
For å øke fleksibiliteten i disponeringen av tilgjengelige rom, så vil det i høst (ca uke 40) bli
foretatt en oppgradering av det elektriske utstyret i ytterligere auditorier og syv
undervisningsrom. Fleksibiliteten vil også gjøre det enklere å tilpasse lokalet til
undervisningsbehovet og til studenter med spesielle behov.

Økt bruk og flere studenter i lokalene, gir også behov for økt kapasitet i luftanlegget. I vår ble
det foretatt en kartlegging av luftkvalitet og temperatur i auditoriene. I forbindelse med at
antall personer i rommene vil øke, så er Statsbygg bedt om å kjøre anlegget på maks kapasitet
og i noe lengre intervall enn tidligere. Studentene har tatt opp at luftkvaliteten i noen av
auditoriene i perioder ikke har vært god nok, og dette vil bli fulgt opp overfor Statsbygg. Selv
om de utførte målingene ikke tilser at luft og temperatur er dårlig, så vil det bli jobbet videre
med å utrede nåsituasjonen og om behovet for å oppgradere anlegget.

Rehabiliteringen av ”Paviljongen” ble igangsatt i sommer, og forventes å kunne tas i bruk til
undervisning ca midten av oktober. I paviljongen vil det bli tre undervisningsrom og tre
grupperom.

I høstsemesteret har vi leid et stort undervisningsrom i Fakkelgården, og ved behov kan vi leie
ytterligere rom.

Grupperom, datasal og lesesal
Det har vært lagt til rette for å kunne jobbe i grupper i kantina og i fellesarealene, bl.a så er
det etablert trådløst nettverk i store deler av bygget. Det er også etablert to grupperom i
kantina, samt at det er lagt til rette for at kantinearealet kan benyttes også utover kvelden.

Arbeidene med å se på disponeringen av arealene i Sørhove (arealene til ASV), har vært i
bero i påvente av om det blir en omorganisering av ASV. Uavhengig av hva som skjer med
ASV vil vi starte opp arbeidet med å se på mulighetene for å utnytte kontorarealene på en
bedre både. Målsettingen er å frigjøre egnede lokaler til grupperom i tilknytning til datasalen i
dette området. Om grupperomskapasiteten vil øke som en del av dette er usikkert, men
hovedparten av grupperommene vil dermed bli samlet i hovedbygget som sannsynligvis vil gi
en bedre utnyttelsesgrad av rommene enn med dagens løsning.

Det er lagt til rette for en datasal i kantineområdet, og i løpet av høsten vil det bli lagt til rette
for å bruke bærbare pc-er knyttet til trådløst nettverk i lærlingssenteret (biblioteket). Ellers er
trenden at studentene anskaffer egen bærbar PC og bruker denne i det trådløse nettverket. I
tilbudsbrevet som studentene fikk i etterkant av opptaket i sommer, så la vi ved en
kravspesifikasjon til bærbare pc-er som skal benyttes i studentnettverket. Gjennom dette antar
vi at flere studenter vil anskaffe bærbar pc.

Det er etablert en ny lesesal i tillegg til den som er på biblioteket for å øke kapasiteten og for
at det skal være et lesesalplass-tilbud også utover bibliotekets åpningstid. Det vil bli vurdert
om det framover bør legges opp til kombinerte løsninger, slik at lesesalene også er tilrettelagt
for pc-bruk. Vi vil fortløpende vurdere behovet for ytterligere å øke kapasiteten på
lesesalplasser. Det har vært en utfordring at lesesalen har delvis måtte benyttes som
eksamenslokale. Behovet for dette vil bli redusert gjennom bedret planlegging og logistikk for
gjennomføring av eksamen, og vi vil vurdere å leie lokaler utenfor HiL hvis nødvendig.


                                                  2
Finansiering av nye studietilbud og studiekvalitet
Vi ser at finansieringsmodellen stimulerer til å øke antall studenter på studiene, og de fastsatte
prinsippene for ressursdimensjonering av bemanningen for gjennomføringen av studiene har
økt effektiviteten og fokus på ressursbruk. Samtidig er det fortløpende viktig å vurdere om
hvordan dette påvirker studiekvaliteten. På bakgrunn av studiekvalitetsundersøkelsene virker
det ikke som studentene opplever at studiekvaliteten er redusert.

For å ta høyde for økningen i antall studenter, har avdelingene blitt tilført midler til stillinger
gjennom økt basisbevilgning eller gjennom å kunne forskuttere fremtidig økning i inntektene.
Oppstart av de nye masterstudiene og ph.d blir også betydelig finansiert gjennom eksterne
midler.

I forbindelse med økningen i antall studenter i høst, har ledergruppa bedt om tilbakemeldinger
fra avdelingene hvis det oppstår akutte behov for ressurser. I planleggingen av
bemanningsressursene for studieåret 2005/2006 var det lagt opp til en økning i antall
studenter, og så langt ser det ut til at økningen i antall studenter hovedsakelig kan håndteres
med de bemanningsressursene vi har. Situasjonen vil bli vurdert fortløpende, og behovet for
mer langsiktige tiltak vil bli vurdert i de årlige budsjettprosessene.

         ADMINISTRATIVT SERVICETILBUD TIL STUDENTENE
Bibliotekstjenester
Studieåret 2004/2005 opplevde biblioteket 15% økning av antall besøkende. Etter flere år
med stabile besøkstall er dette en gledelig utvikling. En del av denne veksten tillegges økt
antall studenter, men åpningen av læringssenteret må også tillegges vekt.
Det mest påfallende ved studentveksten for bibliotekets del er antallet som tar høyere grads
utdanning. Disse stiller høye krav til bibliotekets tjenester ved skriving av avsluttende
oppgave.

Bibliotekets strategi har de siste årene vært å benytte elektroniske kilder i større grad. Dette
gir brukerne 24/7 tilgang til en del av våre tjenester, men krever samtidig at brukerne
behersker bruk av søkeprofiler og kildebruk. Utfordringen er å gi studentene og ansatte god
opplæring i bruk av dette, samt utvidelse av det elektroniske bibliotekstjenester.
Ved opprettelse av en universitetsbibliotekarstilling med spesielt ansvar for opplæring av
høyere grads studenter/stipendiater og ansatte , samt utvidelse av fulltekstdatabaser vil
biblioteket være bedre rustet til å møte studentveksten på en bedre måte.

Studieadministrative tjenester
Økningen i studenttall har vært veldig merkbar for studieadministrasjonen. Flere studenter
øker arbeidsmengden både på opptak, eksamen og i studenttorget. Det gir også utfordringer i
forhold til studieplanlegging (spesielt ift. valg av undervisnings- og eksamensformer) og
undervisningslogistikk.

Innen opptak følger økningen i antall studenter. I tillegg har vi i nærheten av en firedobling i
antall individuelle saker. Mange studenter søker om innpassing av studier fra andre
institusjoner og om fritak for emner de har fra tidligere. Det er også en stor økning i antall
realkompetansesøkere. Disse sakene krever individuell saksbehandling. Alle studenter på


                                                 3
studieprogrammer på 60 studiepoeng eller mer skal ha en individuell utdanningsplan. Når
studentene ønsker emner utenom det studieprogrammet de er tatt opp på medfører dette også
individuelle samtaler og individuell saksbehandling. På eksamensområdet har antall
begrunnelser for karakterfastsetting og antall klager på karakteren økt tilsvarende.
Studieadministrasjonen er bemannet for daglig drift, og det meste av saksbehandlingen må
gjøres utenom ordinær arbeidstid. Vi har store problemer med å overholde
saksbehandlingsfristen, frist for utsendelse av vitnemål med mer. For å løse noe av dette
styrkes studieadministasjonen nå med 2 nye rådgiverstillinger fra nyttår.

Teamet som jobber med eksamensavvikling består av 3,1 årsverk, og viser tydelige tegn på
slitasje. For hver ny student som tas opp på nye studier økes eksamensmengden med 4-6
eksamener. De fleste studier har 4 skole- eller hjemme-eksamener per år + muntlig. I tillegg
gjennomfører vi kontinuasjonseksamener i hele august og september.

Kostnadene til avvikling av eksamen var 1.kvartal firedoblet i forhold til i fjor. Dette skyldes
mange nye studier, at vi nå har studenter inne på både 1., 2. og 3.år på mange studier, samt
modulisering av helse- og sosialfagene. Eksamensteamet har hatt jevnlige møter med
bedriftshelsetjenesten våren 2005 med hensikt å utforme en tiltaksplan for å kunne få til en
riktig oppgaveorganisering og bemanning i forhold til dagens eksamensmengde. Det er behov
for tilførsel av ressurser innen dette området, og vi ser på muligheter for å organisere
eksamensavviklingen som et fellesprosjekt hvor flere av høgskolens ressurser deltar. Det er
også viktig at det tas høyde for økningen i eksamenskostnader i budsjettet for 2006. Selv om
det jobbes med effektivisering av eksamensgjennomføringen, vil ikke dette fullt ut kunne
kompensere for økningen i eksamenmengde.

Opptaksteamet er økt med 1 årsverk i løpet av 2005, og har en tilstrekkelig bemanning. Det
samme gjelder studenttorget, men der er teamleder langtidssykemeldt noe som fører til at det
er behov for å sette inn ledelsesressurser i forhold til dette teamet.

It-tjenester
Økningen i aktiviteten øker presset på IT-tjenestene, både som førstelinjetjeneste overfor
studentene, økt krav til at det tekniske utstyret fungerer, og at ansatte etterspør mer
veiledning, ny programvare mv. IT-seksjonen hos oss drifter også samskipnadens IT-
løsninger i studentboligene. Økt antall PC-er øker arbeidsmengden, og økt antall bærbare PC-
er i det trådløse nettet er arbeidskrevende. Økt bruk av datautstyr og tjenester vil sette meget
store krav til sømløse systemer som kan levere 24/7 oppetid, slik vi i dag har det på
telefonsentralen. Videre vil den generelle utviklingen stille sterkere krav til sikring av
nettverkene, noe som krever stadig mer spesialkunnskap om lokalnettene våres. Økt bruk av
bærbare maskiner avlaster presset på egne maskiner, men øker behovet for hjelp hos
studentene, når de ikke virker.

For å kompensere for økningen ble bemanningen økt med ett årsverk på IT-seksjonen fra
2005. I den siste tiden har det vært jobbet med å organisere IT-seksjonen mer effektivt, slik at
både på kort og lang sikt er mulig å håndtere veksten i antall studenter. I samarbeidet med
HiG antar vi også at det vil være mulig å hente ut effektiviseringsgevinster, iallfall på sikt.

For å øke mulighetene til å benytte egne bærbare PC-er vil dekningsområdet av trådløst nett
og strømuttak økes. Det vil bli foretatt en nødvendig oppgradering av PC-er i datasaler og i


                                               4
biblioteket. Det vil bli etablert en datasal i tilknytning til kantina, og i løpet av høsten vil
læringssentret bli utvidet med bedre tilbud for studenter med bærbar PC.

Det er satt i gang en prosess for å forhandle frem et tilbud til studenter som vil kjøpe egne
bærbare datamaskiner, og det er utarbeide en kravspesifikasjon for maskinene til studentene.
Vi er også i dialog med SOPP i forbindelse med oppfølging av nettverkene på studentboligene
og et opplegg for å hjelpe studentene som har problemer med sine egne maskiner.


                                   STUDENTVELFERD
Kantine
De to siste årene har det vært gjort betydelige investeringer i kantinen for å øke kapasiteten.
Det har vært anskaffet mer møbler for å øke antall sitteplasser, og det er etablert sitteplasser i
glassgården i tilknytning til kantinen. I løpet av sommeren vil det bli etablert en ny uteplass i
tilknytning til kantina for å øke kapasiteten. Salgsdelen av kantina har vært rustet opp for å
bl.a øke kapasiteten. Kjølediskkapasiteten er økt, det er lagt til rette for bedre flyt, og det er
etablert tre kassedisker for raskere å ta unna køene.

Mjøsbok og Storkopi
I tilknytning til bokhandelen og kopisentralen er ikke meldt at det er kapasitetsproblemer
knyttet til flere studenter.

Boliger – innspill fra SOPP
Vedrørende vurdering av boligsituasjonen vises det til vedlegg nr. 1, hvor det i sak 33/05 til
styret i studentsamskipnaden i Oppland (SOPP) er gjort en analyse av boligsituasjonen hhv.
på Gjøvik og Lillehammer.

Trimrom og studentenes aktivitetsgrupper
Bruken av trimrommet har vært økende over tid, og det har vært kapasitetsproblemer også
tidligere. Utviklingen av studier innenfor idrettsfag vil sikkert også øke kravene til trimrom /-
tilbud. Per i dag har ikke høgskolen arealer som vil øke kapasiteten, men vi ser på muligheten
for å ta i bruk Sivilforsvarets lokaler i kjelleren til bl.a trimrom.

Studentenes aktivitetsgrupper holder til i Montenegro. Fram til nå har bruken av arealene vært
begrenset. Økningen i antall studenter antar vi vil øke oppslutningen om aktivitetsgruppene.
Så for å få en effektiv disponering av arealene og for å tilpasse bruken etter
aktivitetsgruppenes størrelse, vil vi i samarbeid med studentene se på bruken og hvordan
rommene er disponert. Studentparlamentet har også bedt om at arealene skal pusses opp og
gjøres mer egnet til å fremme aktivitetgruppenes virksomhet.

Parkering
Det siste året har parkeringskapasiteten vært økt med 60 – 70 plasser. Det er ikke ønskelig
med en ytterligere vekst i parkeringskapasiteten, slik at det framover vil bli fokusert på å
bedre kollektivtilbudet, ”kompiskjøring” og stimuleringstiltak for å bruke sykkel eller gå til
skolen. Disse tiltakene vil også bli knyttet til prosjektet ”Miljøledelse” som skolen skal starte
opp i løpet av året.




                                                  5
Høgskoledirektørens vurdering og konklusjon
Det er fortsatt en del voksesmerter for høgskolen, og at tiltakene for å løse noen av disse
sakene er relativt omfattende og krevende. Imidlertid oppleves det en svært positiv stemning
på høgskolen knyttet til denne veksten, og den bidrar også til at vi får økte inntekter de
nærmeste årene. Dette fører til at vi har sikret arbeidsplasser og at vi også har fått anledning
til å rekruttere nye medarbeidere.

Personalet har gjort en stor ekstra innsats ved at de både har tilpasset seg kvalitetsreformens
krav, utviklet nye tilbud, endret arbeidsmåter og økt produksjonen samtidig. I tillegg har
Prosjekt Innlandsuniversitetet ført til en stor faglig innsats for å utvikle masterutdanninger og
etter hvert doktorutdanninger. Vi har også fått en sterk vekst i den vitenskaplige produksjonen
særlig de siste par årene. Slik sett er det nærliggende å konkludere at det oppleves som
inspirerende og positivt å arbeide ved en høgskole som opplever en positiv utvikling og som
får mange gode tilbakemeldinger fra omgivelsene.

Imidlertid er det viktig å ta hensyn til at mange har gjort en ekstra innsats over tid og nå
kjenner at det butter litt i mot. Det skyldes også at vi ikke har lykkes fullt ut i å fordele
arbeidsoppgaver og –belastning på en optimal måte. For å lykkes i dette er det derfor behov
for et økt fokus på ledelse og byrdefordeling. Videre er det nødvendig å få til en bedre
samordning av våre ressurser og at vi arbeider tettere sammen. Hvis vi lykkes i dette og
gjennomfører de tiltakene som er gjennomgått over bør høgskolen kunne håndtere den
veksten det nå legges opp til uten at dette bidrar til å redusere kvaliteten til studentene. Ut i fra
de ulike studiekvalitetsundersøkelsene som er gjennomført, både de vi gjennomfører i egen
regi og de eksterne undersøkelsene, så tyder det ikke på at veksten har slått negativt ut.

Når det gjelder neste studieår foreslås det at opptaket av studenter reduseres noe slik at det
blir en moderat vekst. Dette vil gi oss anledning til å konsolidere aktiviteten, og fokusere på
kvaliteten i våre studier og tjenester.
Jostein Skurdal
Direktør




                                                 6
Vedlegg nr 1


Orienteringssaker
Styremøte 06.09.05

Boligsituasjonen ved høgskolen i Lillehammer.
En enkel analyse av dagens situasjon og fremtidens behov.

 I Lillehammer har etterspørselen etter studentboliger vært økende i de senere år, noe som
resulterte i at det høsten 2004 var mange studenter som sto i boligkø både hos SOPP og i det
private boligmarkedet. Høsten 2005 hadde SOPP inngått avtale med Hafjell Booking om
midlertidig innkvartering av studenter, dette frem til skisesongen starter. Videre så vi en større
ledighet ved Nordbyen Studenthjem, det resulterte at HIL-studenter fikk tilbud om hybel i
Gjøvik og et månedskort på buss inkludert i husleien. Begge disse tiltakene gjorde at alle
HIL-studenter hadde tak over hodet ved semesterstart. Det var 75 studenter som takket ja til
Hafjell og 45 som takket ja til tilbudet i Gjøvik. Ventelistene ved SOPPs boliger var på 110
studenter ved semesterstart noe som stort sett fanger opp de studentene som hadde takket ja til
Hafjell/Gjøvik. Pr 1.september var det ca 50 studenter igjen ved Hafjell og ca 30 HIL-
studenter som fortsatt bor på Gjøvik.
I Lillehammer har SOPP 577 utleieenheter (716 HE). Tomgangen var ca 10 % i 2004 og
forventes å være på ca 8,5 – 9 % i 2005. 1.okt. 2005 vil SOPP pånytt slette ventelistene for å
se hvor mange som er reelle boligsøkere.

Med en fortsatt økning i boligsøkende studenter vil utfordringen på Lillehammer være;
hvordan skaffe flere studentboliger.

Administrasjonen har de siste år arbeidet med ulike alternativer for å skaffe flere
studentboliger i Lillehammer, det gjelder både framleie av boliger, formidling av private
boliger og bygging av egne boliger.

Alt. 1 Framleie av boliger. Her har administrasjonen funnet det lite hensiktsmessig å inngå
avtaler med private utleiere om langsiktige leieavtaler med ansvar for alle kostnader og risiko
samt alle svingninger i markedet. Det har vist seg vanskelig å få økonomi hos begge parter i
slike prosjekter. Dette er også boliger som i hovedsak vil være i markedet uansett om SOPP
står som leier eller ikke.

Alt. 2 Formidling av private boliger. Her har SOPP åpnet for en mer aktiv holdning når det
gjelder privat formidling enten det er enkelthybler og leiligheter eller hybelhus. Via SOPP sin
hjemmeside er det laget en link til en enkel oversikt over private utleiere som har tatt kontakt
med samskipnaden.

Alt. 3 Bygging av egne boliger.
Her har SOPP investert i kjøp av tomtearealer og bygninger med tanke på en fremtidig vekst
ved Høgskolen. Ved Smestadmoen har SOPP sikret seg et utbyggingsområde på ca 20 da som
er regulert til ca 300 hybelenheter. Videre har SOPP kjøpt Storgt. 31 midt i Lillehammer
sentrum med muligheter for utbygging av ca 65 hybelenheter. For den siste eiendommen er


                                                7
det laget et skisseprosjekt som har dannet grunnlaget for en søknad om statlige
tilskuddsmidler både i 2003 og 2004, denne søknaden vil bli videreført i 2005 da SOPP har
fått avslag i de to foregående årene. Eiendommen Storgt. 31. har en leieavtale på deler av
bygningsmassen frem til febr. 2010, noe som vil hindre en igangsetting før den tid.
På Smestadmoen er det i dag 18 hybler/leiligheter som leies ut til studenter mens den øvrige
bygningsmassen er utleid til Lillehammer kommune ut 2006. Her har SOPP igangsatt et
skisseprosjekt på ca 150 hybelenheter. Skisseprosjektet skal være ferdig til 1.nov. og søknad
om statlig støtte for 2006 vil bli sendt innen fristen primo november. Med et positivt svar fra
departementet i jan/febr 2006, vil en utbygging på Smestadmoen kunne starte i 2007.

For Lillehammers del anser administrasjonen det som viktigst å fortsatt være aktiv i privat
boligformidling og å fortsette søknaden for om mulig å få statlig tilskudd til bygging av egne
boliger.

Bolig- og Eiendomsavdelingen.

Johan Solli




                                               8

				
DOCUMENT INFO