I Understand and Acknowledge That My Employment with the Company Is for an Unspecified Duration And by iko76169

VIEWS: 54 PAGES: 40

More Info
									 
 
 
 
 
 
 
 

EMPLOYEE HANDBOOK 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ALLEGIANT PROFESSIONAL BUSINESS SERVICES, INC. 
11838 BERNARDO PLAZA COURT, #240 
SAN DIEGO, CA 92128 
(858) 798‐1620 




 
 

HANDBOOK ACKNOWLEDGMENT FORM AND ARBITRATION/AT‐WILL AGREEMENT 
 
This  is  to  acknowledge  that  I  have  received  a  copy  of  Allegiant  Professional  Business  Services 
Employee Handbook and understand that it contains important information on the company’s 
general personnel policies and on my privileges and obligations as an employee.  I acknowledge 
that  I  am  expected  to  read,  understand,  and  adhere  to  company  policies  and  will  familiarize 
myself with the material in the handbook.  I understand that I am governed by the contents of 
the handbook and that Allegiant Professional Business Services may change, rescind or add to 
any policies, benefits or practices described in the handbook, other than the employment‐at‐
will policy, from time to time in its sole and absolute discretion, with or without prior notice. 
The company will advise employees of material changes within a reasonable time. 
          Any  disputes  arising  out  of  or  relating  to  my  employment  and/or  the  terms  of  this 
agreement, including but not limited to any claims of harassment or discrimination in violation 
of any federal or state law and any other claim involving my compensation, employment or its 
termination  (except  workers’  compensation  or  unemployment  claim),  shall  be  resolved  by  an 
arbitrator  experienced  in  employment  law  arbitration  who  is  selected in  accordance  with  the 
rules  of  the  Judicial  Arbitration  and  Mediation  Service,  as  the  exclusive  remedy  for  such 
dispute.    The  arbitration  shall  be  conducted  in  accordance  with  the  “Acknowledgment  of 
Employment Terms” signed by the employee and Allegiant Professional Business Services. The 
right to any court action is hereby expressly waived. 
          Furthermore,  I  understand  that  employment  with  Allegiant  Professional  Business 
Services is not for a specified term and is at the mutual consent of the employee and Allegiant 
Professional Business Services. Accordingly, either the employee or the company can terminate 
the employment relationship at will, with or without cause, at any time.  I further understand 
and agree that this at will relationship cannot be changed by any statements, policies, practices 
or  patterns  of  conduct,  but  only  by  a  written  agreement  signed  by  Allegiant  Professional 
Business Services’ president and me.  This represents the complete agreement with respect to 
the  at‐will  nature  of  the  employment  relationship.  I  understand  the  statements  contained  in 
the handbook are guidelines for employees and are not intended to create any contractual or 
other legal obligations or to alter the at‐will nature of my employment. 
 
 
 
EMPLOYEE SIGNATURE                                                                     DATE 
 
EMPLOYEE NAME (TYPED OR PRINTED)                         
 




 
 
It is a pleasure to welcome you to Allegiant Professional Business Services. 
 
Allegiant Professional Business Services (the company) is a human resource management firm 
specializing in providing business, human resources and staffing services.  We hope that your 
experience here will be challenging, enjoyable, and rewarding. 
 
This employee handbook is your source of information about payroll, privileges, benefits, and 
procedures, along with a few general rules and policies.  The handbook is not a legal document 
or  an  employment  contract.  The  employee  handbook  is  intended  and  distributed  for 
informational purposes only. 
 
Allegiant  Professional  Business  Services  hopes  that  every  employee  will  find  the  employment 
relationship satisfying and rewarding in all respects.  At the same time, Allegiant Professional 
Business  Services  recognizes  that  relationships  are  not  always  mutually  satisfactory.    TO 
PROTECT  BOTH  PARTIES’  RIGHTS,  IT  SHOULD  BE  REMEMBERED  THAT  THE  EMPLOYMENT 
RELATIONSHIP IS TERMINABLE AT WILL, AT THE OPTION OF ANY EMPLOYEE OR THE EMPLOYER.  
Moreover,  no  one  in  the  organization,  other  than  the  President,  has  the  authority  or  legal 
ability  to  modify  the  at‐will  nature  of  the  employment  relationship.    The  President  can  do  so 
only  if  it  is  done  specifically  in  a  written  agreement  that  is  signed  by  the  President  and  the 
employee.    This  represents  the  complete  agreement  with  respect  to  the  at‐will  nature  of  the 
employment relationship. 
 
This  guide  cannot  anticipate  every  situation  about  your  employment.  In  order  to  have  the 
necessary  flexibility  in  the  administration  of  policies  and  procedures,  Allegiant  Professional 
Business  Services  reserves  the  right  to  change  or  revise  policies,  procedures  and  benefits 
described  in  this  handbook,  other  than  the  employment  at‐will  provisions,  whenever  the 
company determines that such action is warranted. 
 
THE HANDBOOK IS NOT A LEGAL DOCUMENT OR AN EMPLOYMENT CONTRACT. 
 
Again, welcome to Allegiant Professional Business Services. 
 
ALLEGIANT PROFESSIONAL BUSINESS SERVICES, INC 
11838 BERNARDO PLAZA COURT, #240 
SAN DIEGO, CA 92128 
(858) 798‐1620              
 
  




 
 




 
Contents 
Getting Started................................................................................................................................ 4 
    Allegiant Professional Business Services as a Personnel Department ....................................... 4 
    Employment Records.................................................................................................................. 4  
    Our Staff ...................................................................................................................................... 2 
    Special Practices of Allegiant Professional Business Services .................................................... 2 
    The Employment Relationship.................................................................................................... 3  
    Equal Employment Opportunity ................................................................................................. 3  
    Immigration and Employment Eligibility .................................................................................... 3  
Non‐Harassment Policy................................................................................................................... 4  
Substance Abuse Testing ................................................................................................................ 5  
    When Allegiant Professional Business Services Discontinues with a Client............................... 6 
    New Hire Policies ........................................................................................................................ 6  
    Hiring........................................................................................................................................... 6 
    Professional Licenses and Certification ...................................................................................... 7  
Conflict of Interest (Outside Employment)..................................................................................... 7  
Safety and Accident Prevention...................................................................................................... 7  
Separation from Employment (Termination) ................................................................................. 8  
Pay and Hours ................................................................................................................................. 9 
    Meal and Rest Periods ................................................................................................................ 9  
    Hours of Work............................................................................................................................. 9  
    Time‐Keeping for Payroll........................................................................................................... 10  
    Hours Worked ........................................................................................................................... 10  
    Overtime Pay............................................................................................................................. 10  
    Payroll Deductions and Garnishments ..................................................................................... 11  
    Federal and State Mandated Payroll Deductions ..................................................................... 11 
    Authorized Payroll Deductions ................................................................................................. 12  
    Payday....................................................................................................................................... 12 
    Paycheck Errors and Adjustments ............................................................................................ 12  
    Lost Checks................................................................................................................................ 12 
    Benefits, and Other Compensation .......................................................................................... 12  
Absenteeism and Tardiness .......................................................................................................... 13  


 
Optional Benefit Programs ........................................................................................................... 13  
    Group Medical and Dental Insurance ....................................................................................... 14  
    Group Life Insurance................................................................................................................. 14  
    Long Term Disability Insurance................................................................................................. 14  
    Continuation of Health Coverage under COBRA ...................................................................... 14 
    Flexible Benefits and Reimbursable Accounts.......................................................................... 15 
    401(k) Plan Option .................................................................................................................... 15  
Leaves of Absence......................................................................................................................... 15  
    Family, Medical and Pregnancy Leave...................................................................................... 16  
    Personal Non‐FMLA Leave of Absence ..................................................................................... 20  
    Domestic Violence Leave (California) ....................................................................................... 21  
    Military Leaves of Absence ....................................................................................................... 21  
    Jury and Witness Duty .............................................................................................................. 22  
    Voting Time ............................................................................................................................... 22 
    Parental Leave for School Visits (CA) ........................................................................................ 23  
    Medical and Dental Appointments........................................................................................... 23  
Appearance/Dress Code ............................................................................................................... 23  
Personal Property ......................................................................................................................... 24  
Electronic Communications and Internet Usage Policy................................................................ 24 
    Internet Usage .......................................................................................................................... 25  
Employee Conduct and Operational Procedures ......................................................................... 26 
    Job/Employment Expectations ................................................................................................. 26  
    Rules of Conduct ....................................................................................................................... 27  
Security ......................................................................................................................................... 28 
    Workplace Violence .................................................................................................................. 29  
    Equipment, Tools, or Uniforms on Loan ................................................................................... 29  
    Care of Equipment .................................................................................................................... 30  
    Health and Safety...................................................................................................................... 30  
    Ergonomics................................................................................................................................ 30 
    Hazardous Chemicals and Your Right to Know......................................................................... 31 
    Parking ...................................................................................................................................... 31 
    Confidential Information .......................................................................................................... 31  
    Refreshments............................................................................................................................ 32  


 
Open Door Policy .......................................................................................................................... 32  
Employee Grievance Policy........................................................................................................... 32  
    Purpose and Scope.................................................................................................................... 32  
    Solicitation and Distribution of Literature ................................................................................ 33  
 




 
Getting Started 
What is Allegiant Professional Business Services? 
 
Allegiant  Professional  Business  Services  is  a  human  resource  management  and  staffing 
company.  Many successful businesses (our Clients) enlist the services of Allegiant Professional 
Business Services to help them manage business, human resources and staffing matters.   
 
Allegiant Professional Business Services operates as an off‐site employer to the employee and 
an  outsourced  human  resource  solution  to  your  on‐site  employer.  Allegiant  Professional 
Business  Services  assumes  the  human  resource  administrative  tasks  of  being  your  onsite 
employer.  In other words, we become the employer‐of‐record for payroll, employee benefits, 
workers’ compensation, and other services that positively affect the work environment, while 
our  on‐site  client  handles  the  day‐to‐day  activities  related  to  its  core  business.    Since  we 
provide staffing services for hundreds of employees just like you, you get all the advantages of 
working for a much larger employer.  These advantages are not typically found in small or even 
mid‐sized companies. This arrangement also allows the Client more time to concentrate on the 
business at hand. 
         

Allegiant Professional Business Services as a Personnel Department 
We are the best resource for employees to obtain current information on work rules, benefits, 
personnel  politics,  payroll  data,  personnel  records,  insurance,  job  opportunities,  and  benefit 
conversion  privileges  on  termination  of  employment.    The  staff  of  Allegiant  Professional 
Business Services is eager to help employees with any problems or concerns. 
        

Employment Records 
Employment  records  are  kept  in  a  confidential  file  in  the  Human  Resources  department  of 
Allegiant  Professional  Business  Services.  Performance  appraisals,  promotions,  transfers  and 
other  matters  that  affect  you,  as  employees,  are  recorded  here.    With  a  few  exceptions,  this 
important  information  is  available  for  reference  and  review.    It  is  therefore  important  that 
employees  notify  the  Human  Resources  Representative  promptly  of  any  changes  in  their 
names,  marital  status,  dependent  status  (additions  or  other  changes),  home  address,  and 
telephone number.  In this manner, the benefit status and information for all employees can be 
kept current and accurate. 
         
All  requests  for  employment  verifications  and  employees’  references  must  be  directed 
promptly  to  your  Human  Resources  Representative.    Employees  in  other  departments  should 
not attempt to provide such information.  We will attempt to handle any inquiries or requests 
for verification in accordance with company policies. 
 




 
Allegiant Professional Business Services should be listed as the employer of record for insurance 
purposes, workers’ compensation‐related injuries, and other instances requiring an employer of 
record.   
          
An  employee  may  review  their  personnel  file  in  The  Allegiant  Professional  Business  Services 
Human  Resources  department  at  reasonable  times.  The  employee’s  supervisor  will  set  up  an 
appointment  in  our  office  for  a  review  during  The  Allegiant  Professional  Business  Services 
working hours either before or after the normal work schedule.  Other arrangements may have 
to  be  made  for  employees  who  work  at  more  distant  Client  locations.    Allegiant  Professional 
Business  Services  requires  that  an  employee  make  any  request  to  see  their  personnel  file  in 
writing before the employee reviews the file.   
          
Employee’s  opinions,  suggestions,  and  criticisms  on  matters  affecting  the  individual  and/or 
other employees are also welcomed by Allegiant Professional Business Services. 
          

Our Staff 
Our internal staff is comprised of individuals who are dedicated to building a better workplace 
together with you.  Today’s employment environment involves an increasingly complex world 
of  payroll,  benefits,  and  labor  laws  and  regulations  affecting  both  employees  and  employers. 
Therefore, we continuously update and educate our staff about current employment issues and 
concerns. 
          
Our Human Resources Representatives have access to materials and information that can help 
each employee to educate themselves about an individual’s rights as an employee, and often 
improve  or  enhance  work  life.  The  representative  from  the  Human  Resources  Department  is 
often  the  most  important  contact  at  Allegiant  Professional  Business  Services.  If  you  do  not 
know the name of your Human Resources Representative, ask your supervisor and make a note 
of  the  name  and  phone  number.    Keep  this  available  in  your  wallet  or  purse.    Your  Human 
Resources  Representative  should  be  able  to  answer  your  questions,  or  refer  you  to  the 
appropriate department for further information. 
          
As large as we are, Allegiant Professional Business Services is still dedicated to people.  After all, 
the success and future of our company depends upon your satisfaction.  We are very interested 
in  an  employee’s  questions  and  comments,  so  please  do  not  hesitate  to  call  or  write  us  with 
ideas and concerns.  We’re here to help! 
          

Special Practices of Allegiant Professional Business Services  
Business  needs  and  other  requirements  often  fluctuate  in  our  industry.    Because  Allegiant 
Professional Business Services serves many diverse types of businesses, there may be situations 
that warrant separate conditions of employment or policies.  These local conditions may cover 
schedules, procedures, different state regulations, and unique client circumstances. 




2 
The  practices  and  benefits  outlined  in  this  handbook  are  of  a  general  nature.    Consequently, 
with some Clients and in some states, Allegiant Professional Business Services reserves the right 
to include procedures or policies that address the particular situations of Allegiant Professional 
Business  Services  Clients  and  employees.    The  variations  will  form  an  addendum  to  this 
handbook.  Addenda may be included in your new employee packet. 
 

The Employment Relationship 
All employees are hired for an indefinite and unspecified duration; none of these classifications 
guarantees  nor  implies  any  guarantee  of  employment  for  any  specific  length  of  time. 
Employment  is  at  the  mutual  consent  of  the  employee  and  Allegiant  Professional  Business 
Services.    Accordingly,  either  the  employee  or  Allegiant  Professional  Business  Services  can 
terminate the employment relationship at will, at any time, with or without cause or advance 
notice. Furthermore, no employee or representative of the company, other than the President, 
has any power or legal authority to alter the at‐will nature of the employment relationship.  The 
President can alter the nature of the relationship only if he/she expressly does so in a written 
agreement that is signed both by the President and the employee involved.  This represents the 
complete agreement with respect to the at‐will nature of the employment relationship. 
 

Equal Employment Opportunity 
Allegiant  Professional  Business  Services  believes  that  all  persons  are  entitled  to  equal 
employment opportunity and does not discriminate against qualified employees or applicants 
because of race, color, religion, creed, sex, pregnancy, national origin, ancestry, citizenship, age, 
marital  status,  physical  or  mental  disability,  medical  condition,  sexual  orientation,  military 
service  status,  or  other  basis  protected  by  law.    Equal  employment  opportunity  will  be 
extended  to  all  persons  in  all  aspects  of  the  employer‐employee  relationship,  including 
recruitment,  hiring,  upgrading,  training,  promotion,  transfer,  discipline,  layoff,  recall  and 
termination. 
 

Immigration and Employment Eligibility 
In compliance with the Immigration Reform and Control Act of 1986, each new employee, as a 
condition  of  employment,  must  complete  the  Employment  Eligibility  Verification  Form  I‐9 
(Immigration  and  Naturalization  Service  Form  I‐9)  and  present  documentation  establishing 
identity and employment eligibility upon commencing employment with Allegiant Professional 
Business Services. In the event required documentation is not presented upon the start date, 
the employee will have 72 hours to present the documents to the proper authorities to retain 
employee status. Former employees who are rehired must also complete the form if they have 
not completed an I‐9 with Allegiant Professional Business Services within the past three years 
or if their previous I‐9 is no longer retained or valid. 
          
If you are authorized to work in this country for a limited period of time, before the expiration 
of that period, you will be required to submit proof of your new employment authorization and 



3 
complete  another  Form  I  9  in  order  to  remain  employed  by  Allegiant  Professional  Business 
Services. 


Non­Harassment Policy 
We believe that people are our most important asset and expect Allegiant Professional Business 
Services’ employees to observe the highest standards of conduct.  In keeping with those values, 
Allegiant  Professional  Business  Services  has  long  been  committed  to  assisting  our  Client  in 
maintaining a work environment that is free of harassment on the basis of any legally protected 
status.    Accordingly,  all  Allegiant  Professional  Business  Services  employees  are  expected  to 
avoid  any  behavior  or  conduct  that  could  reasonably  be  interpreted  as  unlawful  harassment.  
All  Allegiant  Professional  Business  Services  employees  are  also  expected  to  make  known 
promptly,  through  the  avenues  identified  below,  whenever  they  experience  or  witness  such 
behavior. 
 
The conduct prohibited by this policy includes all unwelcome conduct, whether verbal, physical, 
or  visual,  that  is  based  upon  protected  status,  such  as  sex,  color,  race,  ancestry,  religion, 
national  origin,  age,  disability,  medical  condition,  marital  status,  veteran  status,  citizenship, 
sexual orientation, or other protected group status. 
 
The  conduct  forbidden  by  this  policy  specifically  includes,  but  is  not  limited  to:  (a)  epithets, 
slurs, negative stereotyping, or intimidating acts that are based on a person’s protected status; 
and (b) written or graphic material circulated within or posted within the workplace that shows 
hostility toward a person because of his or her protected status. 
 
Sexual  Harassment  is  a  problem  that  deserves  special  mention.    Sexual  harassment  includes 
unwelcome sexual advances, requests for sexual favors and other verbal or physical conduct of 
a sexual nature not only when the conduct is made as a condition of employment, or a basis for 
employment decisions, but also when the conduct creates an intimidating, hostile, or offensive 
work  environment.    Sexual  harassment  also  affects  third  parties.  An  employee  may  file  a 
complaint if they feel that sexual harassment between other employees is affecting their work 
environment, even if the harassment is not directed towards them.   
 
Sexual  harassment  includes  unwanted  sexual  advances,  offering  employment  benefits  in 
exchange  for  sexual  favors,  and  making  or  threatening  reprisals  after  a  negative  response  of 
sexual advances. Sexual harassment is not limited to explicit demands for sexual favors.  It may 
also  include  such  actions  as  (1)  sex‐oriented  verbal  kidding,  teasing,  or  jokes;  (2)  repeated 
offensive sexual flirtations, advances, or propositions; (3) continued or repeated verbal abuse 
of  a  sexual  nature;  (4)  graphic  or  degrading  comments  about  an  individual  or  his  or  her 
appearance or sexual activity; (5) visual conduct, including leering, making sexual gestures, the 
display  of  sexually  suggestive  objects  or  pictures,  cartoons  or  posters;  (6)  subtle  pressure  for 
sexual  activity;  (7)  suggestive  or  obscene  letters,  notes,  or  invitations;  or  (8)  physical  contact 
such as patting, hugging, pinching, or brushing against another’s body. 
 


4 
If you experience or witness any conduct you feel may be inconsistent with this policy, Allegiant 
Professional Business Services encourages and expects you to immediately notify your Human 
Resources  Representative.    If  you  are  reluctant  to  do  this  for  any  reason,  you  may  notify 
another representative of Allegiant Professional Business Services management instead.  Please 
take every step you can to make sure your concern is known to management.  Employees are 
also  expected  and  encouraged  to  inform  others  in  the  workplace  whenever  their  conduct  is 
unwelcome, offensive, in poor taste, or inappropriate. 
 
All reports that you make will be fully investigated. In investigating complaints of harassment 
under  this  policy,  Allegiant  Professional  Business  Services  may  impose  discipline  for 
inappropriate conduct that comes to Allegiant Professional Business Services’ attention, up to 
and including termination, without regard to whether the conduct constitutes a violation of law 
or  even  a  violation  of  this  policy.    In  the  event  of  harassment  by  an  individual  who  is  not 
employed  by  Allegiant  Professional  Business  Services,  Allegiant  Professional  Business  Services 
will take whatever corrective action is appropriate under the circumstances. 
 
Any  employee  who  reports  unlawful  harassment  or  cooperates  in  the  investigation  of  a 
complaint will be protected from retaliatory action.  Allegiant Professional Business Services will 
preserve confidentiality to the extent the needs of the investigation permit. 
 
All  employees  have  a  personal  responsibility  to  conduct  themselves  in  compliance  with  this 
policy and to report any observations of harassment.  (Employees in some states can be held 
personally liable for sexual harassment.)   
 
If you have any questions regarding this policy, please contact Allegiant Professional Business 
Services Financier’s Human Resources Department.   
         


Substance Abuse Testing 
Allegiant  Professional  Business  Services  maintains  a  strict  policy  against  the  use  of  unlawful 
drugs or alcohol while on duty, while on Allegiant Professional Business Services or the Client 
premises, and while operating a company vehicle.  In accordance with applicable laws you may 
be  required  by  the  Client  to  undergo  a  screening  for  illegal  drugs  and/or  alcohol  use  for  the 
following reasons: 

     •   Employment  Entrance  –  You  may  be  required  to  pass  a  drug  test  prior  to  or  as  a 
         condition of employment. 
     •   Reasonable  Suspicion  –  In  cases  when  an  employee’s  supervisor  or  other  company 
         superior  has  reasonable  suspicion  to  believe  that  the  employee  possesses  or  is  under 
         the influence of drugs and/or alcohol, alcohol and/or drug screening may be ordered. 
     •   Post‐Accident – You will be subject to testing after any accident resulting in a report of 
         injury  or  illness.  Any  requested  test  will  be  administered  at  a  pre‐authorized  medical 
         clinic as part of your Workers’ Compensation claim. You may be subject to testing if you 


5 
        cause  or  contribute  to  accidents  which  seriously  damage  a  vehicle  or  the  Client’s 
        machinery or equipment, or results in an injury requiring medical treatment away from 
        the scene of the accident.  

 
If you refuse to submit to such testing you may be disciplined, up to and including termination. 
Should  your  drug  test  reveal  a  positive  result  for  a  narcotic  or  drug,  you  have  72  hours  to 
provide  documentation  from  a  physician,  pharmacist  or  other  qualified  medical  professional 
that  states  that  you  have  been  prescribed  that  narcotic  or  drug  for  valid  medical 
reasons/treatment.    Some  of  Allegiant  Professional  Business  Services  employees  may  work  in 
classifications  that  are  subject  to  the  U.S.  Department  of  Transportation  drug  and  alcohol 
regulations.    Such  regulations  are  separate  from  and  in  addition  to  Allegiant  Professional 
Business Services drug testing policy. 
          

When Allegiant Professional Business Services Discontinues with a Client 
Allegiant  Professional  Business  Services  or  a  Client  may  terminate  the  contract  between  the 
separate business entities. When this happens, Allegiant Professional Business Services will not 
be able to continue to employ, pay or provide benefits to the employees beyond the last day 
Allegiant Professional Business Services provided services for the Client.  You will be provided 
the option to continue your health benefits, if you are already enrolled in Allegiant Professional 
Business Services’ medical program, at your cost in accordance with COBRA provisions. 
  

New Hire Policies 
In  some  new  hire  situations,  Allegiant  Professional  Business  Services  client  may  require  pre‐
employment tests, consistent with state and federal laws.  Additionally, Allegiant Professional 
Business  Services  may  condition  an  offer  of  employment  on  passing  a  background  check,  a 
medical exam and/or drug test.  In other applicable situations as the essential job duties define 
the  need,  you  may  be  required  to  take  a  driver’s  examination  and  present  proof  of  a  valid 
driver’s  license  and  certificate  of  insurance  issuance  on  your  vehicle.    Failure  to  maintain 
acceptable driving standards or vehicular insurance may result in termination.  In special cases 
other new hire policies may be necessary for a particular job requirement. These will be added 
as an amendment to this handbook. 
 

Hiring 
All applicants hiring is contingent on the following factors: 

     1. Receipt  by  the  Company  of  a  completed,  signed  and  dated  employment  application 
           packet; 
     2. Receipt by the Company of copies of any required licenses, certificates, registrations or 
           permits; 
     3. Successful completion of the written qualification examination if applicable; 




6 
     4. Acceptable documentation for compliance with the Immigration and Naturalization Act 
           of 1986, as amended; and 
     5. Successful  passing  of  the  physical  examination(s),  if  applicable,  and  drug  and  alcohol 
           screens without any limitations. 

Professional Licenses and Certification 
Certain positions may require the employee to maintain licenses or certifications as a condition 
of  employment.    You  will  be  informed  if  there  are  special  requirements  for  your  job.    For 
instance,  drivers  will  be  required  to  meet  licensing  and  insurance  qualifications.  Failure  to 
maintain  your  valid  and  current  certification,  license,  insurance  or  any  other  condition  of 
employment may result in termination.            


Conflict of Interest (Outside Employment) 
You may hold outside jobs as long as you meet the performance standards of your job with the 
Company.    Please  inform  your  supervisor  of  any  other  employment  commitments  you  have 
made.  You will be judged by the same performance standards as other employees and will be 
expected  to  meet  the  Company’s  scheduling  requirements,  regardless  of  any  outside  work. 
Outside employment that constitues a conflict of interest is prohibited. 
 
No  work  other  than  Company  business  may  be  performed  on  Company  premises  or  with 
Company facilities or equipment either during or after regular working hours.  No outside work 
is  to  be  done  for  any  Client  of  the  firm  or  any  other  employer  that  could  represent  or  be 
considered a conflict or interest. Work that creates a conflict either for the firm or its Clients 
will be cause for termination. 
 


Safety and Accident Prevention 
Safety is a vital concern of Allegiant Professional Business Services.  The ultimate responsibility 
for safety lies with you.  We need your help in promoting safety and the prevention of accidents 
by observing the following common‐sense rules. 

     •   Learn your job and how to be safe in the work place.     
     •   Learn the location of fire alarm boxes, extinguishers, and your duties in case of fire. 
     •   Promptly report all unsafe or potentially hazardous conditions, such as the following to 
         your supervisor: 
            o Wet or slippery floors. 
            o Trashy or unsafe areas at work.    
            o Equipment left in halls or walkways. 
            o Exposed or unsafe electrical wiring.  
            o Careless handling of equipment.  
            o Defective or unshielded equipment. 
     •   Do not operate electrical equipment with wet hands. 
     •   Immediately report all accidents to your supervisor. 


7 
     •   Use proper lifting procedures and get help when needed. 
     •   Wear safety glasses and protective clothing when necessary. 
     •   Handle hazardous chemicals with care. 
     •   Ask your supervisor about the additional safety rules and procedures that apply to you. 


Separation from Employment (Termination) 
Separation from Employment (termination) is an inevitable part of personnel activity within any 
organization and many of the reasons for termination are routine. Below are examples of some 
of the most common circumstances under which employment is terminated: 

     •   Resignation ‐ voluntary employment termination initiated by an employee. 
     •   Discharge ‐ involuntary employment termination initiated by the organization. 

Since  employment  with  Allegiant  Professional  Business  Services  is  based  on  mutual  consent, 
both  the  employee  and  Allegiant  Professional  Business  Services  have  the  right  to  terminate 
employment at will, with or without cause, at any time. Employees will receive their final pay in 
accordance with applicable state law. 
 
Employee  benefits  will  be  affected  by  employment  termination  in  the  following  manner.  All 
accrued benefits that are due and payable at termination will be paid. Some benefits may be 
continued at the employee's expense if the employee so chooses. The employee will be notified 
in writing of the benefits that may be continued and of the terms, conditions and limitations of 
such continuance. 
 
Any  employee  who  voluntarily  resigns  is  expected  to  provide  the  company  with  advance 
written notice of no less than two (2) weeks as is customarily done as a business courtesy.  If 
you  resign  without  notice,  you  may  forfeit  your  eligibility  to  be  rehired.    Final  pay  checks  for 
employees who quit without notice are mailed to the most recent address on file in Allegiant 
Professional Business Services  Human Resources Department within 72 hours (or as mandated 
by  state  and  federal  or  regulations)  after  the  employee  has  notified  their  supervisor  of  their 
intent not to continue working.  
          
The  company  attempts  to  maintain  a  stable  work  force;  however  economic  slowdown  or 
business  conditions  of  the  Client  or  Allegiant  Professional  Business  Services  may  result  in 
reduction of the work force or end to Allegiant Professional Business Services contract with the 
client.  Moreover, each client and Allegiant Professional Business Services reserves the right to 
reorganize its workforce for the purposes of business necessity, efficiency, competitiveness, or 
as otherwise permitted by law. Reorganization may result in the elimination or reallocation of 
current positions and/or resources.  
          
If you change your address after your employment has terminated it is still essential to notify 
Allegiant  Professional  Business  Services  in  order  to  receive  your  W‐2  and/or  any  other 
important notifications at the proper address. 
 


8 
         
         
         
  


Pay and Hours 
Meal and Rest Periods 
Each non‐exempt Employee working five hours or more per day is required by law to take a 30 
minute  meal  period.  This  meal  period  may  exceed  30  minutes  if  it  is  normal  operational 
practice or agree upon by the employee  and supervisor, but in general should  not  exceed 60 
minutes.      The  meal  period  is  typically  to  be  taken  in  the  middle  of  the  workday;  scheduling 
variations  must  be  approved  by  management  in  accordance  to  staffing  and  operational 
demands. 
 
Employees are entitled to a 10‐minute rest period for every four hours of work or major portion 
thereof.  Your supervisor will schedule your meal and rest periods. 
 
You are expected to observe your assigned working hours and the time allowed for meal and 
rest  periods.    Check  with  on‐site  management  regarding  any  requirement  that  necessitates 
staying on premises during rest and/or meal breaks. 
 
Note:  The  meal  period  provisions  listed  above  shall  not  apply  to  operations  and 
communications department Employees who have agreed in writing (in accordance with state 
and  federal  requirements)  that  the  nature  of  their  service  (especially  related  to  medical 
services)  may  sometimes  prevent  them  from  being  relieved  of  all  duty  during  meal  periods.  
Accordingly,  those  Employees  agree  that,  on  such  occasions,  their  meal  period  shall  be 
considered  an  on‐duty  meal  period,  which  shall  be  counted  as  time  worked  for  all  purposes, 
including  payment  of  regular  and  overtime  compensation.    Furthermore,  the  agreement 
provides that either party may revoke the agreement in writing at any time. 
         

Hours of Work 
The basic work day for full time, non‐exempt employees is eight hours, exclusive of the meal 
period  (rest  breaks  are  paid,  while  meal  periods  are  not  paid).  Various  factors,  such  as 
workloads,  operational  efficiency,  staffing  needs  and  Client  working  schedules,  may  require 
variations  in  the  employee’s  starting  and  quitting  times.    The  beginning  and  ending  of  your 
standard workweek will be given to you by your supervisor and in most cases is mentioned in 
the offer letter included in your new employee packet. Punctual and consistent attendance is a 
condition of employment.  
         




9 
Time­Keeping for Payroll 
Your work hours are to be recorded by means of a time clock or timesheet. You are to report to 
work no earlier than five minutes before your work schedule begins and leave no later than five 
minutes after it ends.  You are responsible for making sure your time is recorded accurately.  It 
is  important  to  submit  your  timesheet  in  a  timely  and  accurate  manner.    On  your  timesheet, 
please record the total hours worked during the day.  Please assure the accurate recording of 
your  work  time  including  your  start  and  stop  time  each  day,  include  time  out  and  in  for  the 
meal break(s) (in some cases, such as programmed time clocks, this is done automatically. You 
are responsible to assure the accuracy of this data). 
 
The  employee  should  be  aware  that  Allegiant  Professional  Business  Services  uses  a  rounding 
policy in its payroll calculations.  The policy is to round time to the nearest five minutes, unless 
that conflicts with a Client’s specific pay policy or documented practice.  If a client, for example, 
has  its  own  rounding  policy  in  place,  it  will  supersede  that  of  Allegiant  Professional  Business 
Services. 
 
The Allegiant Professional Business Services rounding policy is applied in the following manner.  
If the employee starts work or stops work two (2) minutes or less after their scheduled start or 
stop  time,  they  will  be paid  from  the  previous  five‐minute  increment.   If  the employee  starts 
work  or  stops  work  three  (3)  minutes  or  more  after  the  scheduled  time,  their  pay  will  be 
calculated from the next five minute increment.   
           
Failure to submit your timesheet may cause processing delays.  If you find any errors, contact 
your  supervisor  immediately.    You  must  record  your  own  time  only.  Falsification  of  your 
timesheet or recording the time of another employee may result in immediate termination. 
           
Employees whose positions have been classified as being exempt from overtime regulations do 
not use a timesheet. Exempt employees use an “Exempt Record of Time Off” form to verify that 
they worked each week during the pay period and to record time off for vacation, sick, holidays, 
etc. Specific instructions on how to use the form are given to exempt employees. 
           

Hours Worked 
“Hours  worked”  means  time  actually  spent  on  the  job.    It  does  not  include  hours  away  from 
work due to vacation, sickness, or holidays, even when these days are compensated.  Unpaid 
sick  leave,  personal  leave,  or  any  other  time  away  from  work  is  also  not  considered  “hours 
worked” for payroll or overtime computations. 
          

Overtime Pay 
You  are  allowed  to  work  overtime  only  at  the  request  and  authorization  of  your  supervisor.  
Employees  who  qualify  as  administrative,  executive,  or  professional  employees  within  the 
meaning of the state and federal wage and hour laws are exempt from overtime pay and are 




10 
not  subject  to  this  policy  (see  exempt  employees).    Only  non  exempt  employees  qualify  for 
overtime pay. 
         
Allegiant Professional Business Services provides compensation for all overtime hours worked 
by  non‐exempt  employee  in  accordance  with  all  federal  and  state  overtime  regulations  that 
apply to the specific workplace location. Employees shall record all time worked, including time 
worked over their normal schedule, on the timesheet at the time it actually occurs.   
Employees  may  be  required  to  work  overtime  as  necessary.    Only  actual  hours  worked  in  a 
given  workday  or  workweek  can  apply  in  calculating  overtime.    The  Company  will  attempt  to 
distribute overtime evenly and accommodate individual schedules.  All overtime work must be 
previously authorized by a supervisor.  Although some states have unique wage and hour laws, 
in general, overtime is computed as follows: 

      •   All hours worked in excess of 40 hours in one workweek will be treated as overtime.  A 
          workday begins at 12:01 a.m. and  ends at midnight 24 hours later.  Workweeks begin 
          each  Monday  at  12:01  a.m.  (California  Wage  and  Hour  laws  require  payment  of 
          overtime  if  work  hours  exceed  8  hours  in  one  day  or  the  first  8  hours  worked  on  the 
          seventh consecutive day worked in a workweek). 
      •   Compensation for hours in excess of 40 for the workweek, (or in California in excess of 
          eight and not more than 12 for the workday, and for the first eight hours on the seventh 
          consecutive day of work in one workweek) shall be paid at a rate one and one‐half times 
          the Employee’s regular rate of pay; and 
      •   In  California  compensation  for  hours  in  excess  of  12  in  one  workday  and  in  excess  of 
          eight  on  the  seventh  consecutive  workday  in  a  workweek  shall  be  paid  at  double  the 
          regular rate of pay. 
      •   Exempt  Employees  may  have  to  work  hours  beyond  their  normal  schedules,  as  work 
          demands require.  No overtime compensation will be paid to exempt Employees. 

Payroll Deductions and Garnishments 
Allegiant Professional Business Services may be required by state and federal law to recognize 
certain  child  support  and  other  court  orders,  liens,  and  wage  assignments.    Allegiant 
Professional Business Services will comply with all legal requirements. 
         

Federal and State Mandated Payroll Deductions 
Allegiant  Professional  Business  Services  is  required  to  make  proper  deductions  from  your 
earnings on your behalf. Amounts withheld vary according to how much you earn your marital 
status,  government  employment  regulations,  and  other  factors.  For  federal  purposes  you 
define  your  marital  status  and  claimed  deductions  at  the  time  of  employment  on  your  W‐4. 
Separate states have state defined withholding forms you may submit if you desire. You may 
resubmit a W‐4 at any time during your employment.  These mandatory deductions are made 
until the maximum amount is reached. Mandated withholding includes, but may not be limited 
to, some of the following: 

      •   Federal Income Tax (FIT) 


11 
      •   State Income Tax (SIT‐‐where applicable) 
      •   Social Security (FICA) 
      •   Disability insurance (SDI‐‐where applicable) 
      •   Garnishments (see above) 
      •   Medicare Tax 

Authorized Payroll Deductions 
There  are  other  voluntary  deductions  which  may  be  made  from  your  paycheck  with  your 
permission.  These deductions include: 

      •   Salary Reduction for Flexible Benefits 
      •   Retirement Savings Accounts (such as IRA or 401(k) contributions) 
      •   Other deductions requested by employee 

 

Payday 
Allegiant Professional Business Services’ payday is dependent upon the pay cycle for each on‐
site client’s practice. This may be a weekly, biweekly, semimonthly or monthly pay period. Your 
pay cycle is usually indicated on your offer letter. Paychecks are delivered to the client site, or 
mailed, as defined by your pay schedule but normally within seven days after the end of the pay 
period.   
 

Paycheck Errors and Adjustments 
In  case  of  any  error(s)  in  your  paycheck,  including  overtime,  amounts  deducted,  an 
overpayment,  etc.,  contact  Allegiant  Professional  Business  Services  ’s  payroll  department 
immediately to review the possible error.  Adjustments will normally appear in the next issued 
paycheck.  In  emergency  situations,  the  judgment  of  actions  to  be  taken  will  be  based  on  the 
individual  merits  of  the  situation  solely  at  the  discretion  of  Allegiant  Professional  Business 
Services. 
 

Lost Checks 
If  you  lose  your  paycheck,  notify  Allegiant  Professional  Business  Services  IMMEDIATELY.  
Allegiant  Professional  Business  Services  will  replace  the  check  after  being  authorized  by  the 
bank to do so.  This usually requires a waiting period of five working days from the date the loss 
is reported to Allegiant Professional Business Services.  There may be a charge for this service. 
  

 Benefits, and Other Compensation 
A  review  of  the  Company’s  compensation  program  is  made,  as  needed,  but  typically  on  an 
annual basis to ensure our Employees’ pay, benefits, and other compensation are comparable 
to those generally available for positions of similar complexity and responsibility in the specific 
industry and geographic area.  
 


12 
In  most  cases,  adjustments  in  pay,  benefits  and  other  compensation  involve  increases.  
However, downward adjustments are also possible. 
 
Most job classifications have a specific pay range, which is determined by your job description, 
duties,  skill,  and  level  of  responsibility.    These  ranges  may  be  adjusted  after  the  Company 
conducts its annual review. 
 
Salary increases are based in part on “merit” and as such are not guaranteed. Your particular 
salary/wage  will  be  reviewed  utilizing  various  information,  including  the  level  of  your 
performance,  your  position  in  the  salary  ranges,  time  of  service,  changes  in  your  duties  or 
assignments,  economic  conditions,  the  company’s  financials  and  other  information  deemed 
substantive to such a determination.   
 
 


Absenteeism and Tardiness 
Absenteeism  and  tardiness  represent  a  serious  loss  to  you  and  your  company.    If  you  are 
absent,  others  have  to  pick  up  your  part;  work  scheduling  becomes  difficult  and  imposes  a 
hardship on your co workers.  It is important that you be at work at your appointed time every 
day you are scheduled. 
 
If,  for  any  reason,  you  are  going  to  be  absent  or  late,  you  must  report  to  your  supervisor  as 
soon  as  the  need  is  known,  but  no  later  than  10  minutes  before  your  scheduled  start  time 
(exception may be made if it is a verifiable emergency where you were not able to make the 
appropriate  notification).  If  you  fail  to  report  to  work  for  scheduled  working  days  without 
proper  notification  your  supervisor  may  consider  you  to  have  “abandoned”  your  job  and  you 
may be subject to termination.  
 


Optional Benefit Programs 
Allegiant  Professional  Business  Services  has  established  a  number  of  employee  benefit 
programs for its eligible employees.  Depending on decisions made at your work site, various 
benefits may be available to you.  Although this handbook does not restate all of the features of 
these  benefit  programs,  it  provides brief  summaries  to acquaint  employees  with  some  of  the 
key  features  of  the  programs.    Benefit  eligibility  and  entitlement  are  subject  to  the  terms, 
conditions, and limitations of the individual benefit program. Official plan documents should be 
consulted for further information.   
 
In  addition,  while  it  is  the  employer’s  present  intention  to  continue  these  benefits,  the 
employer reserves the right, whether in an individual case or more generally, to modify, curtail, 
reduce or eliminate any benefit, in whole or in part, either with or without notice.   
 


13 
Group Medical and Dental Insurance 
Allegiant Professional Business Services has group insurance plans including both medical and 
dental  coverage  for  regular  full‐time  employees.  Where  available,  there  will  be  two  options 
from which to choose: a Health Maintenance Organization (HMO) plan or, a Preferred Provider 
Organization (PPO) plan option.  
 
If you reside outside of the area in which these two options are available, you may be eligible to 
participate in an out‐of‐area plan. 
 
Our  dental  plan  has  two  options:  a  Dental  Maintenance  Organization  (DMO)  and  a  Preferred 
Dental Organization (PDO) Plan or Alternate Dental Plan.   
 
Should you elect an insurance plan that requires payroll deductions, you will be responsible for 
the entire month in advance. 
 
Explanations of these benefits, premiums and claim forms are provided separately. Should you 
have  further  questions  concerning  this  insurance,  contact  your  Human  Resources 
Representative.  Changes in benefits and/or premiums may occur from time to time. 
 
Coverage  begins  on  the  first  day  of  the  first  calendar  month  usually  following  30  days  of 
continuous  eligible  employment  (refer  to  your  offer  letter  and/or  addendum  for  eligibility 
specifics  of  your  employment  agreement).  Continuation  of  coverage  is  available  to  you,  your 
spouse,  or  your  dependents  upon  termination  (or  for  some  other  causes)  with  Allegiant 
Professional Business Services (see COBRA plans). 
 

Group Life Insurance 
Life insurance may be provided for regular full‐time employees, when available (please review 
your offer letter).  
 

Long Term Disability Insurance 
Long Term Disability insurance may be provided for regular full‐time employees, when available 
(please review your offer letter).  
 

Continuation of Health Coverage under COBRA 
The  federal  Consolidated  Omnibus  Budget  Reconciliation  Act  (COBRA)  gives  employees  and 
their  qualified  beneficiaries  the  opportunity  to  continue  health  insurance  coverage  under 
Allegiant Professional Business Services’ health plan when a "qualifying event" would normally 
result in the loss of eligibility. Some common qualifying events are resignation, termination of 
employment  or  death  of  an  employee;  a  reduction  in  an  employee's  hours  or  a  leave  of 
absence;  an  employee's  divorce  or  legal  separation;  and  dependent  child  no  longer  meeting 
eligibility requirements. 
 


14 
Under COBRA, the employee or beneficiary pays the full cost of coverage at group rates plus an 
administration  fee.    Each  eligible  employee  will  be  provided  with  a  written  notice  describing 
rights  granted  under  COBRA  when  the  employee  becomes  eligible  for  coverage  under  the 
health insurance plan. The notice contains important information about the employee's rights 
and obligations.  
 
For details call our office and ask for our COBRA materials. 

 
Flexible Benefits and Reimbursable Accounts 
An employee may be eligible to participate in Allegiant Professional Business Services Flexible 
Benefit (Cafeteria Plan) Program for child or dependent care and medical expenses.  Under this 
plan  you  are  able  to  reduce  your  salary  and  pay  for  certain  medical  and  reimbursable  costs 
using “pre‐tax” dollars.  The main advantage is reducing the taxes you pay.  You can lower your 
federal and state taxable income and there are no FICA or State Disability Insurance deductions 
in  the excluded  portion.    You  may also  be  able  to  deduct  certain expenses  that  might  not  be 
deductible from your income. 
 
The  IRS  has  certain  rules  that  apply  to  flexible  benefits  plans.  The  Flexible  Benefit  plan  is 
voluntary  and  if  you  decide  to  participate,  obtain  a  plan  booklet  and  review  the  plan 
requirements and how to designate the amounts in the reimbursement accounts.  
 
See your offer letter and new hire materials to determine if you are eligible to participate in this 
program. 
 

401(k) Plan Option  
Some of Allegiant Professional Business Services’ on‐site clients may offer a 401(k) plan.  If so, 
Allegiant Professional Business Services will assist the client in the support of their plan (such as 
through payroll deductions). Please review your offer letter and/or the addendum to determine 
if  you  are  eligible  to  participate  in  an  on‐site  client’s  401(k)  plan.  Eligible  employees  may  be 
able to defer, as pretax contributions, up to 100% of their compensation up to a yearly‐defined 
maximum in the plan’s investment options.   
 
  


Leaves of Absence 
The purpose of the following policies is to establish guidelines governing leaves of absence.  The 
policies are also designed to ensure that leaves of absence are granted on a fair and equitable 
basis to all eligible employees.  Since the policies are designed to cover employees in various 
states, the policies will be administered in a manner that conforms to all applicable state and 
federal laws. Local laws should therefore be consulted to determine under what circumstance 
state or local laws require variations from the policies.   


15 
Leaves  of  absence  will  be  considered  in  cases  of  medical  disabilities  and  in  cases  of  personal 
emergency,  military  duty,  jury  and  witness  duty.    Unless  specifically  provided  otherwise,  all 
leaves of absence are available only on an unpaid basis. 
 
Subject to any applicable legal restrictions, requests for leaves of absence will be considered on 
the basis of the employee’s length of service, performance, responsibility level, the reason for 
the  request,  and  the  Client’s  ability  to  obtain  a  satisfactory  replacement  during  the  time  the 
employee  would  be  away  from  work.    If  an  employee  accepts  other  employment  or  fails  to 
return  to  work  on  the  next  regularly  scheduled  work  day  following  the  expiration  of  his/her 
leave, the employee will be considered to have voluntarily terminated his/her employment. 
 

Family, Medical and Pregnancy Leave 
Unless greater rights are provided under state law, pursuant to the Family and Medical Leave 
Act (FMLA)/California Family Rights Act (CFRA), you may be eligible to take an unpaid family or 
medical leave of absence (Family/Medical Leave) of up to 12 weeks in a 12 month period.  The 
12 month period is counted on a rolling, not calendar, basis. To be eligible for a Family/Medical 
Leave, you must (1) have worked for Allegiant Professional Business Services or the Client for at 
least  12  months,  and  worked  at  least  1,250  hours  in  the  last  12  month  period  immediately 
before the leave would begin, and (2) be employed by Allegiant Professional Business Services 
or  Client  office  location  with  at  least  50  Allegiant  Professional  Business  Services  employees 
within 75 miles of that location.  
 
Any  leave  taken  pursuant  to  this  policy,  under  Allegiant  Professional  Business  Services  or  the 
Client’s policies, a collective bargaining agreement, or law, as leave under the FMLA/CFRA, will 
be  counted  against  your  available  Allegiant  Professional  Business  Services  leave  policy  under 
the applicable Allegiant Professional Business Services policy(s), the Client’s policy(s), collective 
bargaining agreement, and the available leave under the FMLA/CFRA, to the extent permitted 
by applicable law. 
 
A.      Reasons for Leave 
If you are eligible, you may take Family/Medical Leave for any of the following reasons:  
 

      1.   the birth of a son or daughter and in order to care for that son or daughter;  
      2.   the placement of a son or daughter with you for adoption or foster care;  
      3.   to care for your spouse, child, or parent with a serious health condition, or  
      4.   because of your own serious health condition which renders you unable to perform the 
               functions of your job.   

Leave taken for the birth, adoption, or foster care placement for your child must be concluded 
within  one  year  following  the  child’s  birth  or  placement  with  you.    Spouses  who  are  both 
employed by Allegiant Professional Business Services may take a maximum combined total of 
twelve weeks of Family/Medical Leave in a 12 month period for the birth, adoption, or foster 
care placement of their child or to care for a parent with a serious health condition. 


16 
 
You  may  not  be  granted  a  Family/Medical  Leave  to  gain  employment  or  work  elsewhere 
including self‐employment.  If you misrepresent facts in order to be granted a Family/Medical 
Leave, you will be subject to immediate termination. 
 
B.       Notice of Leave 
If  your  need  for  Family/Medical  Leave  is  foreseeable,  you  must  give  Allegiant  Professional 
Business  Services    and  the  Client  at  least  30  days  prior  written  notice.  The  notice  should 
describe  the  reason  for  the  requested  leave,  the  anticipated  duration  of  the  leave,  and  the 
anticipated date the leave will begin. Failure to provide a satisfactory certification may result in 
the denial or postponement of a leave. Where the need for leave is not foreseeable, you are 
expected to notify Allegiant Professional Business Services and the Client as soon as practicable. 
Allegiant Professional Business Services has leave of absence request forms that you should use 
to request leave. 
 
C.       Administration of Policy 
Allegiant Professional Business Services and the Client administer this policy in accordance with 
the  requirements  of  the  state  and  federal  laws  regulating  family  and  medical  leaves.  
Accordingly,  this  policy  will  be  interpreted  and  applied  in  a  manner  that  conforms  to  all 
applicable legal requirements. Any leave of absence that is granted to an employee under this 
policy or any other policy for a purpose specified above shall be credited against the 12‐week 
limit contained in this policy if and to the extent permitted by the state and federal laws. 
 
D.       Medical Certification 
If you are requesting leave because of your own or a covered family member’s serious health 
condition,  you  and  the  relevant  health  care  provider  must  supply  appropriate  medical 
certification.  You  may  obtain  Medical  Certification  Forms  from  your  Human  Resources 
Representative.  The certification should include the following information:   
 

      1. the date, if known, on which the serious health condition commenced;  
      2. the probable duration of the condition;  
      3. an  estimate  of  the  amount  of  time  that  the  health  care  provider  believes  that  the 
         employee needs to care for the individual requiring the care; and  
      4. a  statement  that  the  serious  health  condition  warrants  the  participation  of  a  family 
         member  to  provide  care  during  a  period  of  the  treatment  or  supervision  of  the 
         individual requiring care.   

The medical certification must be provided to Allegiant Professional Business Services  within 15 
days after it is requested, or as soon as is reasonably possible under the circumstances.  Failure 
to provide requested medical certification in a timely manner may result in denial of leave until 
it is provided.   
Under  certain  circumstances,  Allegiant  Professional  Business  Services,  at  its  expense,  may 
require an examination by a second health care provider designated by Allegiant Professional 



17 
Business  Services.    If  the  second  health  care  provider’s  opinion  conflicts  with  the  original 
medical  certification,  Allegiant  Professional  Business  Services,  at  its  expense,  may  require  a 
third, mutually agreeable, health care provider to conduct an examination and provide a final 
and binding opinion.   
 
Allegiant  Professional  Business  Services  may  also  require  medical  re‐certification  periodically 
during your leave, and you may be required to present a fitness‐for‐duty verification upon your 
return to work following a leave for your own illness. 
 
E.      Reporting While on Leave 
During your Family/Medical Leave, you may be required to contact your supervisor periodically 
to report on your condition/situation and your intention to return to work. 
F.      Leave Compensation 
 
Unless  otherwise  provided  under  state  or  federal  programs,  Family/Medical  Leave  is  unpaid 
leave.  If you request leave because of birth, adoption, or foster care placement of a child, or 
care  for  a  covered  family  member with  a  serious  health condition,  any  accrued  paid  vacation 
you  have  may  first  be  substituted  and  used  for  unpaid  Family/Medical  Leave.    If  you  request 
leave for your own serious health condition, any accrued vacation and sick pay time you have 
may  first  be  substituted  and  used  for  unpaid  Family/Medical  Leave.    In  addition,  workers’ 
compensation  (and  Allegiant  Professional  Business  Services’  short‐term  and/or  long‐term 
disability)  may  cover  part  of  the  12‐week  leave  period  when  leave  is  requested  due  to  your 
serious health condition. The state of California provides up to 6 weeks of paid leave per year to 
care for a new child or seriously ill child. This is part of the California State Disability Insurance 
(SDI)  and  governed  by  state  regulations.  The  substitution  of  paid  leave  time  for  unpaid  leave 
time  does  not  extend  the  Family/Medical  Leave  period.  Any  questions  on  what  options  are 
available to you should be directed to your Human Resources Representative. 
 
G.      Medical and Other Benefits 
During  an  approved  Family/Medical  Leave,  Allegiant  Professional  Business  Services  will 
maintain  your  health  benefits,  as  if  you  continued  to  be  actively  employed.    If  paid  leave  is 
substituted  for  unpaid  Family/Medical  Leave,  Allegiant  Professional  Business  Services  will 
deduct your portion of the health plan premium as a regular payroll deduction.  If your leave is 
unpaid, you must pay your portion of the premium during the leave.  Your group health care 
may  cease  if  your  premium  payment  is  more  than  30  days  late.    If  Allegiant  Professional 
Business  Services    pays  the  missed  employee  premium  contributions,  you  will  be  required  to 
reimburse  Allegiant  Professional  Business  Services    for  the  employee  premium  contributions 
and  you  will  be  required  to  reimburse  Allegiant  Professional  Business  Services    for  the 
delinquent payments.  The company reserves the right to offer COBRA benefits in accordance 
with  State  and  Federal  regulations  in  situations  where  the  return  of  the  employee  is 
unforeseeable. If you do not return to work at the end of the leave period, you will be required 
to reimburse Allegiant Professional Business Services for the costs of premiums paid by 




18 
Allegiant  Professional  Business  Services  for  maintaining  coverage  during  your  unpaid  leave, 
unless you cannot return to work because of a serious health condition or other circumstances 
beyond your control. 
 
As required by State and Federal requirements, upon timely return from Family/Medical leave, 
the employee will be returned to the same or a comparable position, unless the same and any 
comparable positions have ceased to exist because of legitimate business reasons unrelated to 
the employee’s Family/Medical leave. 
 
Benefit  accruals/accumulations,  such  as  vacation,  PTO,  sick  leave  or  holiday  benefits,  will  be 
suspended during the leave and will resume upon return to active employment. 
 
H.      Pregnancy Leave  
Pregnancy, childbirth or related medical condition will be treated like any other disability, and 
an employee on leave will be eligible for temporary disability benefits in the same amount and 
degree as any other employee on leave. 
 
A California employee, even if not eligible for FMLA leave, disabled by pregnancy, childbirth or 
related medical conditions, is entitled to take a pregnancy disability leave of up to four months, 
depending  on  the  period(s)  of  actual  disability.  If  eligible  for  a  leave  of  absence  under  the 
California  Family  Rights  Act  (CFRA),  the  employee  may  have  certain  rights  to  take  BOTH  a 
pregnancy  disability  leave  and  a  FMLA  leave  for  reason  of  the  birth  of  a  child.  Both  leaves 
contain a guarantee of reinstatement to the same or to a comparable position at the end of the 
leave,  subject  to  any  defense  allowed  under  the  law.  For  employees  of  other  states,  the 
Company will comply with state and federal regulations, which apply to pregnancy disability. 
 
I.      Workers’ Compensation and Family and Medical Leave 
With  some  exceptions,  an  absence  related  to  a  workers’  compensation  injury  is  not  counted 
against an employee’s family and medical leave entitlement. If an employee who was injured 
on  the  job  and  as  a  result  who  suffered  a  “serious  health  condition”  declines  the  offer  of  a 
medically‐approved  “light  duty”  position,  the  employee  should  notify  Allegiant  Professional 
Business Services ’s Human Resources Department of their choice to exercise their family and 
medical leave rights. 
 
J.      Returning From Leave of Absence 
When an employee is placed on a leave of absence, every effort will be made to hold his/her 
position open for the period of the approved leave.  However, due to business and operational 
needs, there will be times when positions cannot be held open.  Accordingly, it is not possible 
to guarantee reinstatement. 
 




19 
Personal Non­FMLA Leave of Absence 
Employees  may  face  compelling  personal  needs  that  may  require  them  to  leave  their  jobs 
temporarily. Allegiant Professional Business Services may determine that an extended period of 
time away from the job will be in the best interest of the employee and the Company. 
 
To be considered for a personal leave of absence, an employee must have at least one year of 
Company service and have a satisfactory performance evaluation. Such leaves will be granted at 
management's  discretion,  as  judged  on  a  case‐by‐case  assessment,  based  on  the  Company's 
need related to the position and the hardship that could result. 
 
Employees in the following employment classification(s) are eligible to request personal leave 
as described in this policy: 

      •   Regular full‐time employees 
      •   Regular part‐time employees 

As soon as eligible employees become aware of the need for a personal leave of absence, they 
should request a leave from their supervisor. Requests for a leave of absence or any extension 
of  a  leave  should  be  submitted  in  writing  to  the  immediate  supervisor  thirty  days  prior  to 
commencement of the leave period or as soon as practicable. The supervisor will forward the 
request to Allegiant Professional Business Services.  
 
Personal leave may be granted for a period of up to 30 calendar days every 2 years. If this initial 
period  of  absence  proves  insufficient,  consideration  will  be  given  to  a  written  request  for  a 
single  extension,  length  of  which  will  be  considered  on  a  case‐by‐case  basis.  With  the 
supervisor's approval, an employee may take any available vacation and/or sick leave as part of 
the approved period of leave. 
 
Requests  for  personal  leave  will  be  evaluated  based  on  a  number  of  factors,  including 
anticipated workload requirements and staffing considerations during the proposed period of 
absence. 
 
Subject to the terms, conditions and limitations of the applicable plans, Allegiant Professional 
Business Services will provide health insurance benefits until the end of the month in which the 
approved personal leave begins. At that time, employees will become responsible for the full 
costs  of  these  benefits  if  they  wish  coverage  to  continue  in  accordance  to  COBRA  guidelines. 
When the employee returns from personal leave, Allegiant Professional Business Services will 
again provide benefits according to the applicable plans. 
 
Benefit accruals, such as vacation, sick or holiday benefits, will be suspended during the leave 
and will resume upon return to active employment. 
 
Due  to  the  nature  of  business,  it  is  not  always  practical  to  hold  a  position  open  during  a 
Personal Leave. In the event the employee's position is filled when a personal leave ends, the 



20 
employee will be considered along with other candidates for any vacant position for which the 
employee  is  qualified.  However,  Allegiant  Professional  Business  Services  cannot  guarantee 
reinstatement in all cases. 
 
While on Personal Leave the employee will be subject to layoff or other changes in the terms 
and conditions of employment the same as if actively employed. 
 
If an employee fails to report to work on the next scheduled workday after the expiration date 
of  the  approved  leave  period,  Allegiant  Professional  Business  Services  will  assume  the 
employee has resigned.  
 

Domestic Violence Leave (California) 
In California, an employee who is a victim of domestic violence will be granted leave from work 
to 1) seek medical attention for injuries caused by domestic violence or sexual assault; 2) obtain 
services from domestic violence shelter, program, or rape crisis center as a result of domestic 
violence  or  sexual  assault;  3)  obtain  psychological  counseling  related  to  an  experience  of 
domestic violence or sexual assault; or 4) participate in safety planning and take other actions 
to  increase  safety  from  future  domestic  violence  or  sexual  assault  including  temporary  or 
permanent relocation, in accordance with state law.  
 
This  leave  provides  relief  for  the  welfare  of  the  employee,  and  that  of  their  children.    The 
employee will provide reasonable advance notice and certification of the need for time off as 
appropriate  for  the  situation.  Certification  may  be  provided  by  an  applicable  police  report, 
court  order,  or  documentation  from  a  medical  provider.    The  employee  using  this  leave  time 
may  provide  advanced  notice  by  submitting  a  Leave  of  Absence  form  (along  with  the 
certification) to their supervisor.   
 

Military Leaves of Absence 
A military leave of absence will be granted to employees who are absent from work because of 
active  service  in  the  U.S.  uniformed  services  in  accordance  with  the  Uniformed  Services 
Employment  and  Reemployment  Rights  Act  (USERRA).  Advance  notice  of  military  service  is 
required. The employee should of copies of Military Orders to Allegiant Professional Business 
Services  as  soon  as  received  unless  military  necessity  prevents  such  notice  or  it  is  otherwise 
impossible  or  unreasonable.  In  those  cases,  notice  should  be  made  as  soon  as  circumstances 
allow.  
 
The  leave  will  be  unpaid.  However,  employees  may  use  any  available  paid  time  off  for  the 
absence. 
 
Continuation  of  health  insurance  benefits  is  available  as  required  by  USERRA  based  on  the 
length of the leave and subject to the terms, conditions and limitations of the applicable plans 
for which the employee is otherwise eligible. 


21 
Benefit accruals, such as vacation, sick time or holiday benefits, will be suspended during the 
leave and will resume upon the employee's return to active employment. 
 
Employees  on  military  leave  for  up  to  30  days  are  required  to  return  to  work  for  the  first 
regularly  scheduled  shift  after  the end  of  service,  allowing  reasonable  travel  time.  Employees 
on  longer  military  leave  must  apply  for  reinstatement  in  accordance  with  USERRA  and  all 
applicable state laws. 
 
Employees returning from military leave will be placed in the position they would have attained 
had  they  remained  continuously  employed  or  a  comparable  one  depending  on  the  length  of 
military  service  in  accordance  with  USERRA.  They  will  be  treated  as  though  they  were 
continuously employed for purposes of determining benefits based on length of service. 
 
Contact  the  Human  Resources  department  or  other  designated  member  of  Allegiant 
Professional Business Services for more information or questions about military leaves. 
 

Jury and Witness Duty 
The  company  supports  and  encourages  all  employees  to  fulfill  their  civic  duties  and  provides 
that they may attend jury duty in accordance with their legal obligations. When required by law 
to  appear  in  court  as  a  witness,  an  employee  may  take  unpaid  time  off  for  such  purpose 
provided he/she provides the company with reasonable advance notice.   
 
Work Attendance  
Evidence of jury‐duty attendance must be presented.  The employee should continue to report 
to work on those days or parts of days when excused from jury duty or when jury duty does not 
conflict with his/her work schedule. 
 
Return to Work 
It is the employee’s responsibility to report to work immediately following the expiration of an 
approved leave.  Failure to do so will be considered a voluntary termination. 
          
Status of Employee Benefits While on Jury and Witness Duty  
All employee benefits the employee is enrolled in will continue while the employee is on jury or 
witness  duty.    Arrangements  will  be  made  with  each  employee  regarding  proper  payment  of 
premiums 
 

Voting Time 
Employees are encouraged to vote in local, state and federal elections.  In most instances an 
employee  should  be  able  to  vote  before  or  after  working  hours.    When  hardships  makes  this 
impractical, the employee may be granted time off with prior approval from their supervisor. In 
California, employees may be eligible for paid time off from work for the purpose of voting but 
only if work requirements make it impractical to have sufficient time outside of working hours 


22 
to vote. Voting hours are from 7 a.m. to 8 p.m. Employees can be given as much time as they 
need in order to vote, but a maximum of only two hours is paid. Advance notice is required if 
the employee wishes to take time off to vote. 
 

Parental Leave for School Visits (CA) 
As  required  by  California  State  Labor  code,  an  employee  who  is  a  parent  or  guardian  or 
custodian of children in licensed day care facilities or kindergarten through grade twelve (12) 
will be provided unpaid time off for the purpose of school visits. Parental leave for school visits 
allows employees to participate in activities sponsored, approved or supervised by the school 
or daycare such as parent/teacher conferences or field trips. 
 
Employees may request up to 40 hours of parental leave for school visits within any calendar 
year  (not  to  exceed  8  hours  in  any  calendar  month).  There  is  no  set  limit  to  the  number  of 
unpaid hours an eligible employee can take off work for required school conferences involving 
the  possible  suspension  or  expulsion  of  a  child  from  school.  Any  available  paid  leave  (i.e. 
accrued  vacation)  may  be  substituted  for  unpaid  leave  for  school  visits.  Employees  must 
provide their immediate supervisors reasonable advance notice of the need for parental leave 
for  school  visits.  Upon  return  from  the  leave,  employees  may  be  required  to  provide 
documentation  from  the  school  verifying  the  date  and  time  of  the  visit.  Contact  the  Human 
Resources department for more information or questions about and requests for parental leave 
for school visits. 
 

Medical and Dental Appointments 
Medical and dental appointments should be scheduled around assigned work schedules.  If this 
is  not  possible,  employees  should  talk  to  their  supervisor  to  make  special  arrangements.  
Employees are not be paid for these absences but may use available paid leave. 
  


Appearance/Dress Code 
While we respect everyone’s individuality, neat appearance and proper attire are important to 
our  ability  to  maintain  a  professional  atmosphere  and  leave  a  favorable  impression  with  our 
customers  and  visitors.  The  Company’s  goal  is  to  promote  a  professional  atmosphere  in  the 
work  place  while  still  allowing  casual  clothing.  Clothing  should  be  tasteful,  clean,  neat,  and 
appropriate to your duties. The Company will actively enforce the dress code. Employees who 
are dressed inappropriately will be asked to leave and will not be paid for the hours they did 
not  work  as  a  result.  In  addition,  there  may  be  times  when  the  company  requests  that  all 
employees  dress  in  more  formal  business  attire.  Failure  to  comply  with  such  requests  will  be 
treated under our disciplinary guidelines. 
 




23 
Personal Property 
Allegiant  Professional  Business  Services  is  not  responsible  for  loss  or  damage  to  personal 
property.  Valuable personal items such as purses and all other valuables should not be left in 
areas where theft might occur.  You are responsible for the safekeeping of your own property. 
Allegiant  Professional  Business  Services  reserves  the  right  to  search  employee  desks,  lockers, 
vehicles and other property. 
Phone Calls, Personal Mail and Visitors 
The use of business phones is limited to official company business. Local personal calls are to be 
kept  to  emergencies  only.  Friends  and  relatives  should  be  discouraged  from  calling  during 
working hours unless there is an emergency.  Under no circumstance should an employee make 
or  charge  a  long  distance  call  unless  it  is  work  related  and  approved  by  the  appropriate 
supervisor. 
 
Employees  are  not  to  use  company  stationary,  stamps,  postage  meters  or  other  company 
supplies for personal mail.  All personal correspondence sent to the employee’s home address, 
unless  permission  has  been  attained  from  their  supervisor.  Personal  visits  by  visitors 
(individuals  not  employed  by  the  company)  to  work  areas  is  discouraged  and  may  also  be 
restricted by the supervisor. 
 


Electronic Communications and Internet Usage Policy 
Allegiant  Professional  Business  Services  and  its  on‐site  clients  use  various  forms  of  electronic 
communications,  including,  but  not  limited  to  computers  and  networks,  telecommunications 
systems  and  faxes,  paging  systems  and  wireless  devices.    All  electronic  communications, 
including applicable software, databases, hardware, and analog and digital files remain the sole 
property of Allegiant Professional Business Services and/or the on‐site client. 
 
Electronic  communications  and  media  may  not  be  used  in  any  manner  that  would  be 
discriminatory, harassing or sexually explicit, or for any purpose that is illegal, against Allegiant 
Professional  Business  Services  and/or  on‐site  client  policy,  or  not  in  the  best  interest  of 
Allegiant  Professional  Business  Services  and/or  the  on‐site  client.    Employees  who  misuse 
electronic  communications  and  engage  in  defamation,  copyright  or  trademark  infringement; 
misappropriate of trade secrets, discrimination, harassment, sexually explicit, or related actions 
will be subject to discipline, up to and including termination of employment. 
 
Allegiant  Professional  Business  Services  and/or  the  on‐site  client  reserves  the  right  to  access 
and review electronic files, messages, mail and other digital or analog archives, and to monitor 
the  use  of  electronic  communications  as  necessary  to  ensure  that  no  misuse  or  violation  of 
policy  or  law  occurs.    The  use  of  passwords  or  other  coding  by  an  employee  in any  company 
communications  system  is  not  intended  to  indicate  that  messages,  data  and  information 
transmission and storage will remain private. 
 



24 
Allegiant Professional Business Services and/or on‐site client systems are maintained in order to 
facilitate company business.   As noted, all messages sent, received, composed and/or stored 
on these systems are property of the company. These systems are to be used by employees in 
conducting company business and are not for employees’ personal use. On occasion immediate 
family members may need to leave messages on the voice‐mail system of an employee or to 
send  an  e‐mail.    Allegiant  Professional  Business  Services  and  its  on‐site  client  are  willing  to 
accommodate such personal use of the system to an extremely limited degree.  However, an 
on‐site  client  addendum  may  provide  for  a  stricter  policy.    Personal  use  of  electronic 
communications  systems  which  interfere  with  an  employee’s  work  performance,  or  that  of 
another employee, will not be tolerated.  
 
Erasure not reliable:  Employees should be aware that even when a message has been erased, it 
still may be possible to retrieve it from a backup system. Therefore, employees should not rely 
on the erasure of messages to assume a message has remained private.  
 
Message access:  Messages on the voice‐mail and e‐mail systems are to be accessed only by the 
intended recipient and by others at the direct request of the intended recipient. However, the 
company reserves the right to access messages on both systems at any time.  Any attempt by 
persons  other  than  the  above  to  access  other’s  messages  on  either  system  is  a  violation  of 
Allegiant Professional Business Services policy.  
 
Harassment and discrimination:  Messages on the company’s voice‐mail and e‐mail systems are 
subject  to  the  same  policies  regarding  harassment  and  discrimination  as  are  any  other 
workplace  communications.  Offensive,  harassing  or  discriminatory  content  in  such  messages 
will not be tolerated.  
 

Internet Usage  
Internet access is provided by Allegiant Professional Business Services and/or its on‐site clients 
to  assist  employees  in  obtaining  work‐related  data  and  technology.  The  following  guidelines 
have been established to help ensure responsible and productive Internet usage.  
 
All Internet data that is composed, transmitted, or received via a Allegiant Professional Business 
Services  and/or  on‐site  client  computer  network  or  other  communications  systems  is 
considered to be part of the official records of Allegiant Professional Business Services and/or 
the on‐site client.  As such, it is subject to disclosure to law enforcement or other third parties. 
Consequently, employees should always ensure that the business information contained in e‐
mail  messages  and  other  transmissions  is  accurate,  appropriate,  ethical,  and  lawful.  The 
equipment,  services,  and  technology  provided  to  access  the  Internet  remain  at  all  times  the 
property  of  Allegiant  Professional  Business  Services  and/or  its  on‐site  client.  Allegiant 
Professional  Business  Services    and/or  its  on‐site  client  reserves  the  right  to  monitor  Internet 
traffic,  and  retrieve  and  read  any  data  composed,  sent,  or  received  through  the  company’s 
online connections and stored in its computer systems.  



25 
Data  that  is  composed,  transmitted,  accessed,  or  received  via  the  Internet  must  not  contain 
content  that  could  be  considered  discriminatory,  offensive,  sexually  explicit,  threatening, 
harassing,  intimidating,  or  disruptive  to  any  employee  or  other  person.  Examples  of 
unacceptable  content  may  include,  but  are  not  limited  to,  sexual  comments  or  images,  racial 
slurs,  gender‐specific  comments,  or  any  other  comments  or  images  that  could  reasonably 
offend  someone  on  the  basis  of  race,  age,  sex,  religious  or  political  beliefs,  national  origin, 
disability,  sexual  orientation,  or  any  other  characteristic  protected  by  law.  The  unauthorized 
use, installation, copying, or distribution of copyrighted, trademarked, or patented material on 
the Internet is expressly prohibited. As a general rule, if an employee did not create material, 
does not own the rights to it, or has not gotten authorization for its use, it should not be put on 
the Internet. Employees are also responsible for ensuring that the person sending any material 
over  the  Internet  has  the  appropriate  distribution  rights.  Internet  users  should  take  the 
necessary anti‐virus precautions before downloading or copying any file from the Internet. All 
downloaded files are to be checked for viruses; all compressed files are to be checked before 
and after decompression.  
 
Abuse of the Internet access provided by Allegiant Professional Business Services and/or its on‐
site  client  in  violation  of  law  or  Allegiant  Professional  Business  Services  policies  will  result  in 
disciplinary  action,  up  to  and  including  termination  of  employment.  Employees  may  also  be 
held personally liable for any violations of this policy.  
 
IT  IS  NOT  THE  POLICY  OF  ALLEGIANT  PROFESSIONAL  BUSINESS  SERVICES  AND/OR  ON‐SITE 
CLIENTS  TO  PERMIT  EMPLOYEES  TO  HAVE  FULL,  UNRESTRICTED  ACCESS  TO  ANY  AND  ALL 
WEBSITES  OR  INTERNET  ADDRESSES,  BUT  RATHER  TO  LIMIT  THEIR  DESTINATIONS  TO  THOSE 
CONSISTENT WITH THE PRIMARY PURPOSES LISTED ABOVE.  
  


Employee Conduct and Operational Procedures 
Job/Employment Expectations 
You  are  expected  to  demonstrate  good  judgment,  ethical  personal  behavior,  and  common 
sense in the workplace.  Some rules of conduct are listed below.  Failure to follow these rules 
may result in disciplinary action, up to and including termination.  By providing these examples, 
Allegiant  Professional  Business  Services  in  no  way  restricts  its  right  to  terminate  the 
employment at‐will relationship. 
 
These rules are intended to benefit all employees.  They are written in a general way to help 
you understand what most supervisors expect. 

      •   Employees are expected to be on the job and ready to begin working at the established 
          starting time and must be available for work as scheduled or requested. 
      •   Employees are expected to remain at work and perform their assignments until the end 
          of their work schedule. 
      •   Employees may not conduct personal business during working hours. 


26 
      •   Certain protective equipment may be provided by the supervisor, this should be used in 
          the proper manner as directed. 
      •   Employees  must  report  all  injuries  or  accidents  to  their  supervisor  and  Allegiant 
          Professional Business Services. 
      •   Employees  are  expected,  to  the  best  of  their  ability,  to  provide  quality  work  free  of 
          defectives. 
      •   Employees  must  be  physically  and  mentally  capable  of  performing  their  work 
          assignments with or without reasonable accommodation. 
      •   Employees must perform all assigned duties and fulfill their responsibilities to the Client 
          and Allegiant Professional Business Services. Productivity and workmanship must be up 
          to standard. 
      •   Employees are responsible for all property that has been placed in their custody. 
      •   Employees  shall  not  neglect  their  job  duties  or  responsibilities,  nor  refuse  any  lawful 
          work assigned them. 

 

Rules of Conduct 
To  ensure  orderly  operations  and  provide  the  best  possible  work  environment,  Allegiant 
Professional  Business  Services  expects  employees  to  follow  rules  of  conduct  that  will  protect 
the  interests  and  safety  of  all  employees,  their  Clients,  and  Allegiant  Professional  Business 
Services.  Allegiant Professional Business Services has established standards of conduct that it 
expects  all  employees  to  follow  in  order  to  assure  a  safe,  orderly,  and  pleasant  work 
environment. 
           
The Company may exercise discipline at its discretion in cases where it deems it appropriate to 
do  so.    This  may  include  various  forms  of  discipline,  such  as  verbal  counseling,  one  or  more 
written  counseling’s,  and/or  termination.    The  company  reserves  the  right  to  discipline, 
demote, suspend or discharge employees without advance notice and at its sole discretion. 
           
It  is  not  possible  to  list  all  the  forms  of  behavior  that  are  considered  unacceptable  in  the 
workplace. The following are behaviors and actions that Allegiant Professional Business Services 
considers unacceptable.  This list is not all‐inclusive, but merely indicates examples of behaviors 
that  are  intolerable  in  the  workplace  and  may  lead  to  disciplinary  action  up  to  and  including 
termination.       

      •   Bringing  firearms  or  weapons  of  any  kind,  intoxicating  liquors  or  illegal  drugs,  or 
          chemicals into the office or onto the work premises. 
      •   Being on the job while under the influence of alcohol, illegal drugs, or intoxicants of any 
          type. 
      •   Falsifying information on workplace forms, reports, records, including personal absence, 
          sickness, timesheets, and production records. 
      •   Starting or making false claims of injury. 
      •   Removing,  or  using,  without  authority,  property,  records,  or  other  materials  of  the 
          Client, Allegiant Professional Business Services , or other persons. 


27 
      •   Fighting or threatening, intimidating or coercing any visitor or employee. 
      •   Damaging  or  destroying  the  Client’s  or  Allegiant  Professional  Business  Services’s 
          property or wasting Client or Allegiant Professional Business Services materials. 
      •   Loitering or sleeping while on duty. 
      •   Refusing  to  follow  the  supervisor’s  directions  or  instructions,  or  other  insubordinate 
          conduct. 
      •   Violating  safety  or  health  rules  or  practices,  or  engaging  in  conduct  which  creates  a 
          safety hazard. 
      •   Leaving one’s department or work before the end of the shift without the authorization 
          of the supervisor. 
      •   Using the Client’s facilities and time for personal business, or unauthorized possession 
          of or use of the Client’s keys. 
      •   Smoking in restricted or non‐smoking areas. 
      •   Theft or inappropriate removal or possession of property. 
      •   Negligence  or  improper  conduct  leading  to  damage  of  Allegiant  Professional  Business 
          Services or Client property or the property of other employees. 
      •   Excessive absenteeism or tardiness. 
      •   Sexual or other harassment or retaliation. 
      •   Unauthorized  disclosure  of  Allegiant  Professional  Business  Services  or  the  Client’s 
          business or trade secrets or confidential information. 
      •   Unsatisfactory performance or conduct. 
      •   Violation of Allegiant Professional Business Services’s or the Client’s policies and rules, 
          as set forth in this handbook (including any addenda) or elsewhere. 
      •   Failure to cooperate fully or provide truthful information in an investigation by Allegiant 
          Professional Business Services or the Client. 
      •   Discrimination against other employees. 
      •   Dishonesty. 
      •   Failure to return from leave. 


Security 
The  Company  has  developed  guidelines  to  help  maintain  a  secure  workplace.    Be  aware  of 
persons loitering for no apparent reason in parking areas, walkways, entrances and exits, and 
service  areas.    Report  any  suspicious  persons  or  activities  to  management  personnel.    Secure 
your desk or office at the end of the day.  Secure your station or office whenever you leave it.  
When called away from your work area for an extended length of time, do not leave valuable 
and/or personal articles in or around your workstation that may be accessible.  The security of 
facilities as well as the welfare of our Employees depends upon the alertness and sensitivity of 
every  individual  to  potential  security  risks.    You  should  immediately  notify  your  supervisor 
when unknown persons are acting in a suspicious manner in or around the facilities, or when 
keys or identification badges are missing. 
 




28 
Workplace Violence 
As  a  Company,  we  are  firmly  committed  to  providing  a  workplace  that  is  free  from  acts  of 
violence or threats of violence.  Although some kinds of violence result from societal problems 
that are beyond our control, we believe that measures can be adopted to increase protection 
for Employees and to provide a secure workplace.  In keeping with the commitment we have 
established a strict policy that prohibits any Employee from threatening or committing any act 
of  violence  in  the  workplace,  while  on  duty,  while  on  Company‐related  business,  or  while 
operating any vehicle or equipment owned or leased by the Company.  This policy applies to all 
Employees, including managers, supervisors, and non‐supervisory Employees. 
 
All  employees,  including  supervisors  and  temporary  employees,  should  be  treated  with 
courtesy and respect at all times. Employees are expected to refrain from fighting, "horseplay," 
or other conduct that may be dangerous to others. Firearms, weapons and other dangerous or 
hazardous devices or substances are prohibited, unless expressly required and approved for the 
performance of the job. 
 
Conduct that threatens, intimidates or coerces another employee, a customer or a member of 
the public at any time, including off‐duty periods, will not be tolerated. This prohibition includes 
all acts of harassment, including harassment that is based  on an individual's sex, race, age or 
any characteristic protected by federal, state or local law. 
 
All  verbal  and/or  physical  threats  of  (or  actual)  violence,  harassment  or  intimidation,  both 
direct and indirect, should be reported as soon as possible to your immediate supervisor or any 
other  member  of  management.  This  includes  threats  by  employees,  as  well  as  threats  by 
customers,  vendors,  solicitors  or  other  members  of  the  public.  When  reporting  a  threat  of 
violence, harassment or intimidation, you should be as specific and detailed as possible. 
 
In  order  to  achieve  our  goal  of  providing  a  workplace  that  is  secure  and  free  from  violence, 
harassment or intimidation, we must enlist the support of all Employees.  Compliance with this 
policy and the Company’s commitment to a “zero tolerance” policy with respect to workplace 
violence is every Employee’s responsibility. 
 
Employees  are  required  to  report  any  incident  involving  a  threat  of  violence,  harassment, 
intimidation or act of violence, harassment or intimidation immediately to their supervisor or, if 
they  prefer,  the  Human  Resources  Department.    The  supervisor  must  report  the  matter 
immediately  to  the  Human  Resources  Department  who  will  investigate  the  matter  and  take 
appropriate corrective action.  This may include the imposition of disciplinary action upon the 
Employee who violates this policy, up to and possibly including immediate termination. 
          

Equipment, Tools, or Uniforms on Loan 
You are responsible for safekeeping of equipment, tools or uniforms that are furnished to you. 
When  your  employment  terminates,  voluntarily  or  involuntarily,  you  must  return  uniforms, 
tools or equipment that was loaned to you.  Where permitted by applicable laws, the company 


29 
may withhold from the employee's check or final paycheck the cost of any items that are not 
returned  when  required.  Allegiant  Professional  Business  Services  may  also  take  all  action 
deemed appropriate to recover or protect its property. 
        

Care of Equipment 
You are responsible for equipment used in performing your work. Any damage or failure of this 
equipment is to be reported to your supervisor immediately.  Equipment or supplies are not to 
be  removed  from  your  work  premises  without  proper  authorization.    Allegiant  Professional 
Business  Services  is  not  responsible  for  loss  or  damage  to  your  personal  property.    Valuable 
personal  items  such  as purses  and all  other  valuables  should  not  be  left  in  areas  where  theft 
might occur. 
        

Health and Safety 
Periodic radiology or laboratory tests may be required as a condition of employment in some 
work  locations  as  prescribed  by  state  law.    You  will  be  informed  by  your  supervisor  of  the 
required test(s). An employee who exhibits inappropriate behavior will be subject to a test for 
illegal  drugs  or  substance  abuse.  Any  employee  in  a  safety  sensitive  area  may  be  required  to 
undergo substance abuse or drug testing.  If you refuse to submit to such testing, you may be 
immediately disciplined, up to and including termination. 
           
All Employees are responsible for their own safety, as well as that of others in the workplace.  
To  help  us  maintain  a  safe  workplace,  everyone  must  be  safety‐conscious  at  all  times.    Each 
employee  is  expected  to  obey  safety  rules  and  to  exercise  caution  in  all  work  activities. 
Employees  must  immediately  report  any  unsafe  condition  to  the  appropriate  supervisor. 
Employees who violate safety standards, who cause hazardous or dangerous situations or who 
fail  to  report  or,  where  appropriate,  remedy  such  situations,  may  be  subject  to  disciplinary 
action, up to and including termination of employment. 
 
All work‐related injuries or illnesses, regardless of how insignificant the injury may appear, are 
to be reported immediately to your supervisor or to the human resources department.   
 
In  California,  in  compliance  with  California  law,  and  to  promote  the  concept  of  a  safe 
workplace,  the  Company  maintains  an  Injury  and  Illness  Prevention  Program.    The  Injury  and 
Illness  Prevention  Program  is  available  for  review  by  Employees  and/or  Employee 
representatives in the human resources office. Also, in compliance with California Proposition 
65, the Company will inform Employees of any known exposure to a chemical known to cause 
cancer or reproductive toxicity. 
 

Ergonomics 
The Company is subject to State and Federal Standards and regulations (in California Cal/OSHA 
ergonomics standards) for minimizing workplace repetitive motion injuries.  The Company will 
make necessary adjustments to reduce exposure to ergonomic hazards through modifications 


30 
to equipment and processes and Employee training.  This Company encourages safe and proper 
work procedures and requires all Employees to follow safety instructions and guidelines. 
 
The  Company  believes  that  reduction  of  ergonomic  risk  is  instrumental  in  maintaining  an 
environment of personal safety and well‐being, and is essential to our business.  We intend to 
provide appropriate resources to create a risk‐free environment.  
 
If you have any questions about ergonomics, please contact the Human Resources Department. 
         

Hazardous Chemicals and Your Right to Know 
Each employee must comply with all occupational safety and health standards and regulations 
established  by  The  Occupational  Safety  and  Health  Act  of  1970  and  regulations  which  have 
been added to this act in recent years by both states and federal governments.  If an employee 
believes that they are being exposed to a known or suspected hazard, when working with toxic 
chemicals  or  substances,  the  employee  has  a  right  to  know  about  such  hazards  through 
material safety data sheets (MSDS).  The employee should request that a supervisor review the 
MSDS with them.  If the supervisor does not have this information available contact Allegiant 
Professional Business Services immediately. 
         
New employees who work with or who have contact with hazardous chemicals or substances 
are to consult with their supervisors in the proper handling of such chemicals in the workplace 
during orientation and new employee training.   
 

Parking 
Convenient  parking  may  be  limited  at  some  work  locations.    Employees  may  be  restricted  to 
parking in areas designated by a supervisor. The company is not responsible for damage to an 
employee’s car on company property or when commuting to and from work. 
  

Confidential Information 
Information  given  by  a  customer,  Client  or  a  patient  may  be  privileged  or  confidential 
information. Such information is to be maintained with strict confidentiality.  This may also be 
true for proprietary information within the company.  Employees are encouraged to be careful 
in  discussing  with  non  company  people  any  engineering,  manufacturing,  sales  or  financial 
information about the Client for whom you work.  Employees may be required to complete an 
Invention  and  Secrecy  Agreement  and  a  Conflict  of  Interest  statement  at  the  time  of 
employment. 
         
Confidential  information  may  include  but  is  not  limited  to  company  production  processes, 
corporate policies, personnel records, patient records, procedures and manuals, customer lists 
and business records.  It is important that this information is kept confidential for Company use 
only. 
 


31 
Refreshments 
Consumption  of  food  or  beverages  may  not  be  permitted  in  some  areas  of  the  company’s 
business. Employees are requested to eat or drink in designated areas for this purpose. 
        


Open Door Policy 
Allegiant  Professional  Business  Services  believes  in  an  open  door  policy  and  encourages  all 
employees  to  discuss  work‐related  concerns  or  problems  with  management  of  Allegiant 
Professional  Business  Services  and  the  supervisor.    Employees  should  feel  free  to  bring  their 
work‐related concerns to their immediate supervisor, or if they do not wish to do so, with their 
Allegiant  Professional  Business  Services  Human  Resources  Representative.    Allegiant 
Professional  Business  Services’s  Human  Resources  Representatives  can  also  provide 
information or answer questions regarding company policies or other work related issues. 
          
The policy of open communication between employees, the Client, and Allegiant Professional 
Business Services has full management support.  There will be no reprimand or retaliation for 
initiating communication with management under this policy. 
          


Employee Grievance Policy 
Purpose and Scope 
The  purpose  of  the  Employee  Grievance  Procedure  is  to  afford  all  employees  of  Allegiant 
Professional Business Services the opportunity to seek internal resolution of their work‐related 
concerns.    This  policy  is  intended  to  supplement  the  “Open  Door  Policy”  set  forth  in  this 
handbook.  All employees are encouraged to use the Open Door Policy and the Grievance Policy 
to  resolve  problems.    The  existence  or  use  of  this  policy  does  not  limit  Allegiant  Professional 
Business  Services’  legal  right  to  terminate  the  employment  relationship  at  any  time  with  or 
without cause or notice. 

     • Informal Discussion 
If  an  employee  has  a  grievance  or  complaint  regarding  a  work‐related  issue,  the  employee 
should first discuss this matter with their immediate supervisor.  This discussion should be held 
as soon as possible after the date of the events that give rise to the work‐related concern, and 
in all cases should take place within ten working days thereafter. 
 
If the nature of the work‐related concern is such that the employee does not wish to hold the 
initial discussion with their immediate supervisor, the employee may obtain the assistance of a 
Allegiant Professional Business Services Human Resources Representative. The supervisor or a 
representative from Allegiant Professional Business Services Human Resources Department, as 
appropriate, will review and investigate the concerns and provide the employee with an answer 
within ten working days. 



32 
A list of goals for resolution to the problems will be established at this time. If the goals are not 
achieved in a timely manner, a written complaint should be filed.  

     • Written Complaint 
If the employee is not satisfied with the response in the informal process, the employee can file 
a written statement regarding the problem with a representative of The Allegiant Professional 
Business  Services  Human  Resources  Department  within  five  working  days  after  a  decision  is 
reached  at  the  informal  discussion  stage.    The  employee  must  set  forth  the  work‐related 
concern, all pertinent facts, and desired results, as well as written goals to rectify the situation. 
The  Allegiant  Professional  Business  Services  Human  Resources  Department,  your  supervisor, 
and/or  the  Client,  or  his/her  designee  will  investigate  the  allegations  of  the  complaint.  
Allegiant  Professional  Business  Services  will  attempt  to  treat  all  internal  complaints  and  their 
investigations  as  confidential,  recognizing,  however,  that  in  the  course  of  investigating  and 
resolving internal complaints some dissemination to others may be appropriate or necessary. 
Upon completion of the investigation, the employee will be provided with an oral report of the 
finding.  If  the  complaint  is  resolved  to  your  satisfaction,  the  terms  of  the  resolution  will  be 
recorded  and  signed  by  the  employee  and  by  the  Allegiant  Professional  Business  Services  
Human  Resources  Department  Representative,  the  supervisor,  and/or  the  Client,  or  his/her 
designee. 

     • Non‐Retaliation 
If  an  employee  has  filed  a  complaint  in  good  faith,  the  employee  will  not  be  unlawfully 
disciplined  or  otherwise  retaliated  against  for  using  the  Grievance  Procedure,  even  if  the 
Company does not agree with the complaint. 
 

Solicitation and Distribution of Literature 
In order to ensure efficient operation of the Company’s business and to prevent disruption to 
Employees,  we  have  established  rules  applicable  to  all  Employees  governing  solicitation, 
distribution  of  written  material,  and  entry  onto  the  premises  and  work  areas.    All  Employees 
are expected to comply strictly with these rules.   
 
No  Employee  shall  solicit  or  promote  support  for  any  cause  or  organization  during  his  or  her 
working time or during the working time of the Employee or Employees at whom such activity 
is directed.  
 
No Employee shall distribute or circulate any written or printed material in work areas at any 
time,  or  during  his  or  her  working  time  or  during  the  working  time  of  the  Employee  or 
Employees at whom such activity is directed. 
  
Under  no  circumstances  will  non‐Employees  be  permitted  to  solicit  or  to  distribute  written 
material  for  any  purpose  on  Company  property.  Any  Employee  questions  concerning  the 
application of these rules should consult with his or her supervisor. 
 

 
Copyright 2009 Allegiant Professional Business Services Corporation        


33 

								
To top