Leave Tracking Excel Template - PDF

Document Sample
Leave Tracking Excel Template - PDF Powered By Docstoc
					                                   
 
Leave Management Best Practices Strategies:  Functions and Critical Skills and Knowledge Needed 
 
Functions and Local Centralization 
Leave management and administrative functions and the necessary knowledge and skills have been identified to 
clarify purpose, responsibilities, and consistency in University leave practices and implementation.  Current 
research demonstrates centralization of leave responsibilities is critical to leave management success.  We believe 
Org defined “local” centralization of effort allows a core group of individuals to obtain and sustain the required 
knowledge and skills that is more likely to assure improved efficiency and effectiveness in implementation of 
leave management and administrative functions.  This centralization of effort is also more effective in 
communicating with employees concerning rights, options and responsibilities and employees receive more 
consistent and essential support concerning their leaves when functions are centralized.   
 
Functions are Described in Three Separate Yet Linked Segments: Transactional, Monitoring and Coaching 
It is reasonable to expect functions may be completed by one staff member or several within a department.  In 
situations where more than one staff is responsible for leave functions, it is recommended that work is assigned 
by function.  However, cross training is encouraged to assure continuity of function responsibilities.  
 
The functions listed below are applicable in supporting faculty, staff and student employees. 
 
Functions                                                               Skills and Knowledge Needed 
Transactional Functions                                                  
Transactional functions are the response to a trigger concerning        Reasonable knowledge of HRIS knowledge 
an employee’s absence (HR rep or person responsible for                 gathering options, excellent computer 
monitoring and/or coaching functions).                                  software and document management skills. 
   1. Data gathering (system and individual use and status              HRIS Reports‐Appropriate access level is 
        reports i.e., Cat leave, accrued leave, LTD, FMLA eligibility,  necessary. Excel, Access and other 
        unpaid leave, etc.                                              applicable databases. 
   2. Medical file management.                                          Hard‐copy file management: filing, 
                                                                        document analysis, pull and shredding. 
   3. Data entering‐payroll—time records.                               Input paid leave use on applicable time 
                                                                        reports. 
   4. Workflow transactions concerning leave and employment             Correct transaction needed and input 
        status‐LOA, employment separation.                              transactions. 
   5. Tracking paperwork status‐response to coaching decisions.  Individual dept specific leave tracking, time 
                                                                        records. 
   6. All workflow processes.                                           Applicable HRIS applications. 
   7. Development of and send formatted/template                        Good written communication, letter 
        correspondence.                                                 structure and formatting. 
                                                                        Basic computer software: Access database, 
                                                                        Word, Excel, Email. 
                                                                        All forms, templates, language 
                                                                        requirements, analysis of applicable 
                                                                        form/template. 
   8. Basic verbal communication with employee;                         Good verbal communication –relationship 
        a. Follow‐up to call‐in’s,                                      building, conflict management. 
        b. Reminders of documentation needs, and 
        c. Obtain return to work needs. 

4/6/09 
    9. Conduct all leave calculations necessary to obtain current      Intermediate math (addition, subtraction, 
        leave status and options.                                      division, percentages, averages). 
    10. Maintain leave tracking and documentation system.              Queries/HIRS, knowledge of applicable 
                                                                       queries (under coach direction). 
  11. Conduct all payroll entry and/or liaison with payroll.           Basic math, payroll, good verbal 
      a. Liaison with applicable offices and staff pertaining to       communication, knowledge of position 
          employee absences, e.g., office equipment and                equipment/systems. 
          materials and personal materials during extensive leave 
          periods 
  12. Conduct initial evaluation of known information, e.g.,           Basic leave benefits‐paid, unpaid leave, 
      reports verbal and written communication and report out          FMLA, ADAAA. Basic analysis. Report design 
      to Coach.                                                        and development. 
Monitoring/Evaluation Functions:                                       Skills and Knowledge Needed 
Assess leave eligibility, evaluate leave documentation, track leave    Reasonable knowledge of system reports, 
dates and receipt of documentation and communicate status.             employment categories and applicable 
                                                                       benefits. 
    1. Paperwork due dates.                                            Knowledge of part‐time, intermittent and 
                                                                       continuous leave, benefits and ability to 
                                                                       apply. 
    2. Return to work dates.                                           Knowledge of part‐time, intermittent and 
                                                                       continuous leave, benefits and ability to 
                                                                       apply. 
    3. Determine employee eligibility of benefits: FMLA, Sick,         Knowledge of part‐time, intermittent and 
       Vacation, Unpaid.                                               continuous leave, benefits and ability to 
                                                                       apply. 
  4. Run Reports of leave availability: FMLA, Sick, Vacation,          Analytical ability to interpret reports. 
      Unpaid, Family Caregiving Leave, etc.  
  5. Advise Coach of status and where intervention is needed.          Verbal and written communication. 
Coaching Functions                                                     Skills and Knowledge Needed 
Coaching responsibilities are more complex functions including         Excellent verbal, written and listening 
development, analysis, communication and decision making at            communication, curricula design, problem‐
the Org, department and individual levels.                             solving, judgment, analytical, and 
                                                                       interpersonal skills.  Working knowledge of 
                                                                       applicable Operations Manual sections and 
                                                                       application. 
    1. Orientation of employee to leave benefits, rights and           Knowledge of all leave benefits and policies, 
       responsibilities:                                               accrual and recording systems. 
       a. Vacations/sick leave accruals;                                
       b. All leave benefits;                                           
       c. Appropriate accrual use;                                      
       d. 720 hours accrual goal; and                                   
       e. Rights, responsibilities, expectations (communication         
            and attendance). 
    1. Orientation of supervisors:                                     Knowledge of all leave benefits and policies, 
       a. Trigger events and responses‐communication and               accrual and recording systems, conflict 
           actions.                                                    resolution, negotiation, decision making 
                                                                       skills.  
    2. Analysis of medical documentation and follow up actions.        Analytical skills. 
                                 

4/6/09 
    3. Analysis of individual situation and determination of        Knowledge of all leave benefits and policies, 
       applicable options.                                          accrual and recording systems, conflict 
                                                                    resolution, negotiation, decision making and 
                                                                    analytical skills. 
    4. Ongoing 1:1 with employee using/in need of leave             Knowledge of all leave benefits and policies, 
       regarding benefit and leave options:                         accrual and recording systems, conflict 
       a. Employment options;                                       resolution, negotiation, decision making and 
       b. Leave status;                                             analytical skills. 
       c. Accommodation/assistance options; 
       d. Checking in with employee during leave; and/or 
       e. Return to work. 
    5. Liaison with Central HR.                                     Central HR resources and applicable staff. 
    6. Evaluate with supervisor re: employee’s fitness for work.    Knowledge of all leave benefits and policies, 
                                                                    accrual and recording systems, conflict 
                                                                    resolution, negotiation, decision making and 
                                                                    analytical skills. 
    7. Develop department expectations concerning                   Research, analytical, collaboration, writing, 
       attendance/reporting/communication:                          leadership, communication of vision and 
       a. Discussion of expectations with staff (leading and        goal, understanding differences between 
           facilitating).                                           policy and guidelines, presentation 
                                                                    development and presentation skills. 
    8. Communication with health practitioners, advocates           Knowledge of all leave benefits and policies, 
       (attorney, family, union reps).                              accrual and recording systems, conflict 
                                                                    resolution, negotiation, decision making, 
                                                                    analytical, judgment, knowledge of 
                                                                    employee’s job and behavior/performance 
                                                                    concerns.  
    9. Designing communication (teaching/information sharing)       Written and verbal communication, 
       materials.                                                   methods of teaching and dissemination, 
                                                                    knowledge of and use of learning resources. 
 




4/6/09 

				
DOCUMENT INFO
Description: Leave Tracking Excel Template document sample