KEBIJAKAN SOP DI INDONESIA

Document Sample
KEBIJAKAN SOP DI INDONESIA Powered By Docstoc
					         KEBIJAKAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
                          ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
                                          DI INDONESIA

                                            Istyadi Insani



                                              ABSTRACT

Standard operating procedure of public administration is a public policy
that arrange the standard operating procedure creating at
ministry/body/local government in order to execution of bureaucracy
reform. As a policy that just introduced, standard operating procedure of
public administration is on the right track to supported by acceptable law
and regulation begin at government ordinance or minister regulation
related. On the other side as a new policy, standard operating procedure
of public administration form seeking that need a lot of, remember the
need of understanding equality between policy maker and policy executor
at the site, particularly again often happens process of policy adaptation
that caused by government aparatus dynamics that become policy object.
In consequence, implementation of the policy is not got out of
successfullness of policy socialization process to policy object in
accordance with each locus. Policy Socialization process are referred in
general followed with an policy operasionalization effort in accordance with
object and policy locus. On the other side policy object is given opportunity
to conduct policy implementation in accordance with each locus condition.

Keyword: standard operating procedure of public administration, public
         policy, and policy implementation




PENDAHULUAN

            Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan atau yang
lebih dikenal dengan SOP Administrasi Pemerintahan merupakan
kebijakan          pemerintah         yang      digulirkan       dalam       rangka       mendukung





    ) Lektor pada Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Lembaga Administrasi Negara Jakarta.

                                                      1
Kebijakan Reformasi Birokrasi1 berdasarkan Undang-undang Nomor 28
Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas
dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme. Kebijakan ini pertama kali diintrodusir
dalam Instruksi Presiden No. 5 Tahun 2004 Tentang Percepatan
Pemberantasan Korupsi Dalam Diktum ke 4 yang menyatakan bahwa
“meningkatan kualitas pelayanan kepada publik baik dalam bentuk jasa
ataupun perijinan melalui transparansi dan standardisasi pelayanan yang
meliputi persyaratan-persyaratan, target waktu penyelesaian dan tarif
biaya yang harus dibayar oleh masyarakat untuk mendapat pelayanan
tersebut    sesuai    dengan      perundang-undangan          dan    menghapuskan
pungutan-pungutan liar”2.

       Selanjutnya seiring dengan dikeluarkannya Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang
Pedoman Umum Reformasi Birokrasi yang merupakan penegasan
Kebijakan Reformasi Birokrasi pada Masa Pemerintahan Susilo Bambang
Yudhoyono3 maka dikeluarkanlah kebijakan yang spesifik langsung
mengatur mengenai penyusunan standar operasional prosedur (SOP)
administrasi pemerintahan pada instansi pemerintah di tingkat pusat
maupun di daerah berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan
Apartur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 Tentang Pedoman



1Reformasi Birokrasi ini dikenal sebagai Kebijakan Reformasi Birokrasi Generasi Pertama,
yaitu Kebijakan Reformasi Birokrasi yang dimulai sejak bergulirnya Era Reformasi pasca
kejatuhan Rezim Soeharto pada tahun 1998 yang sekaligus menandai berakhirnya Era
Orde Baru dimulai sejak Pemerintahan B.J. Habibie (1998-1999) yang dilanjutkan dengan
Pemerintahan Abdurrahman Wahied (1999-2001) sampai dengan Pemerintahan Megawati
Soekarnoputri (2001-2004);
2 Lembaga Administrasi Negara, (2005), Penyusunan Standard Operating Procedure,
Jakarta: LAN RI, halaman 3;
3
 Kebijakan Reformasi ini dikenal dengan sebutan Kebijakan Reformasi Birokrasi Generasi
Kedua Gelombang Pertama, yaitu dimulai tahun 2004 sampai dengan tahun 2010;

                                           2
Penyusunan      Standar   Operasional     Prosedur    (SOP)     Administrasi
Pemerintahan.

      Sebagai sebuah kebijakan yang mendukung Kebijakan Reformasi
Birokrasi maka Kebijakan SOP Administrasi Pemerintahan ini harus
bersifat operasional dan betujuan untuk mempercepat tercapainya tujuan
reformasi birokrasi yaitu untuk membangun/membentuk profil dan perilaku
aparatur negara yang memiliki: 1) Integritas Tinggi, yaitu: perilaku aparatur
negara yang dalam bekerja senantiasa menjaga sikap profesional dan
menjunjung tinggi nilai-nilai moralitas (kejujuran, kesetiaan, komitmen)
serta menjaga keutuhan pribadi; 2) Aparatur yang memiliki produktivitas
Tinggi dan Bertanggungjawab, yaitu: hasil optimal yang dicapai oleh
aparatur negara dari serangkaian program kegiatan yang inovatif, efektif
dan efisien dalam mengelola sumber daya yang ada serta ditunjang oleh
dedikasi dan etos kerja yang tinggi, dan 3) Aparatur yang memiliki
kemampuan memberikan pelayanan yang prima, yaitu: Kepuasan yang
dirasakan oleh publik sebagai dampak dari hasil kerja birokrasi yang
profesional, berdedikasi dan memiliki standar nilai moral yang tinggi dalam
menjalankan tugasnya sebagai abdi negara dan abdi masyarakat,
utamanya dalam memberikan pelayanan prima kepada publik dengan
sepenuh hati dan rasa tanggungjawab. Sedangkan sasaran Kebijakan
Reformasi Birokrasi yang ingin capai adalah mengubah pola pikir (mind
set), budaya kerja (culture set) serta sistem manajemen pemerintahan4.
Karena sifatnya yang operasional tersebut maka Kebijakan SOP
Administrasi Pemerintahan ini diharapkan mampu menyediakan sebuah
panduan yang sederhana, jelas dan mudah dipahami, bersifat praktis dan
memuat     rambu-rambu       penyusunan      yang    menghasilkan      suatu
standardisasi hasil yang sama bagi instansi pemerintah di tingkat pusat
maupun daerah sebagai penggunanya. Namun demikian berdasarkan

4 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/15/M.PAN/7/2008
Tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi

                                     3
fakta yang didapatkan di lapangan menunjukkan hal yang sebaliknya,
yaitu: 1) Pedoman yang dikeluarkan bersifat konseptual dan tidak bersifat
praktis sehingga sulit untuk dioperasionalisasikan; 2) Isi pedoman tidak
komprehensif dan bahkan tidak secara tegas memberikan rambu-rambu
mengenai format SOP Administrasi Pemerintahan yang dikehendaki
perumus kebijakan; 3) Pedoman ini tidak disertai dengan contoh SOP
Administrasi Pemerintahan yang sudah jadi sehingga pengguna pedoman
ini tidak memiliki gambaran riil SOP yang akan disusunnya; 4) Pedoman
ini didistribusikan secara terbatas sehingga tidak menjangkau seluruh
target group kebijakan ini yang berjumlah besar dan tersebar dalam skala
yang luas.

       Dengan fakta-fakta tersebut di atas mengakibatkan Kebijakan SOP
Administrasi Pemerintahan belum berjalan seperti yang diharapkan dan
menghadapi permasalahan, beberapa bukti di lapangan, antara lain:
1)   Hasil     penyusunan   SOP       Administrasi   Pemerintahan       belum
menghasilkan dokumen yang seragam, artinya banyak terdapat variasi
dari bentuk dokumen dan cara penyajian SOP administrasi pemerintahan
karena tidak ada satupun dokumen SOP yang dihasilkan oleh suatu
instansi yang dapat dijadikan sebagai contoh; 2) Variasi dokumen yang
ada disebabkan oleh pemahaman yang berbeda antara perumus
kebijakan dan pelaksana kebijakan yang disebabkan isi pedoman yang
tidak lengkap dan belum operasional, disamping masih belum meratanya
kegiatan sosialisasi kebijakan karena keterbatasan sumberdaya yang ada
dibandingkan dengan banyak dan luasnya persebaran target group
kebijakan; 3) Banyak instansi yang mengambil jalan pintas yaitu dengan
meng-hire atau membuat kontrak kerja dengan pihak ketiga untuk
menyusunkan SOP administrasi pemerintahan pada instansinya sehingga
banyak dokumen SOP yang sudah jadi dan menghabiskan banyak biaya
tetapi tidak dapat dilaksanakan karena secara              hakekatnya SOP
administrasi     pemerintahan   ini     seharusnya     disusun   oleh   aktor
pelaksananya sendiri yang lebih tahu proses yang terjadi sekaligus

                                        4
sebagai pelaksana SOP tersebut, fungsi pihak ketiga (konsultan) hanya
sebagai pemberi bantuan teknis penyusunannya saja; 4) Ketidakpedulian
dalam penyusunan SOP administrasi pemerintahan oleh pimpinan instansi
yang cenderung mengambil jalan pintas dengan meng-hire pihak ketiga
mengakibatkan tidak adanya transfer of knowledge (alih pengetahuan)
kepada aktor pelaksana kegiatan dan                        di sisi lain terjadi kesalahan
pemahaman terhadap SOP administrasi pemerintahan yang sebenarnya
karena kecenderungan pihak ketiga mengadopsi begitu saja konsep SOP
dari kalangan swasta yang memiliki perbedaan secara konsep secara
mendasar dengan SOP administrasi pemerintahan; 5) Penyusunan SOP
administrasi pemerintahan lebih berorientasi kepada proses yaitu transfer
of knowledge dari perumus kebijakan kepada pelaksana kebijakan dan
bukan semata-mata hanya berorientasi kepada hasil yaitu tersusunnya
dokumen SOP. Untuk itu maka keikutsertaan seluruh unsur aparatur
instansi pemerintah menjadi syarat mutlak diperlukan untuk keberhasilan
Kebijakan SOP Administrasi Pemerintahan ini. Hal inilah yang sering
dilupakan oleh pimpinan instansi yang menjadi target group kebijakan ini.

      Gambaran         di     atas     menunjukkan               bahwa    Kebijakan     SOP
Administrasi Pemerintahan belum mencapai hasil yang diharapkan,
padahal    kebijakan        ini    diharapkan            dapat   mendukung      percepatan
pencapaian tujuan Kebijakan Reformasi Birokrasi yang sedang digulirkan
oleh Pemerintahan saat ini.

      Berdasarkan kondisi tersebut di atas dan dalam rangka turut serta
mensukseskan         Kebijakan         SOP             Administrasi Pemerintahan pada
khususnya dan mensukseskan Kebijakan Reformasi Birokrasi pada
umumnya,     penulis        memandang              perlu    menyajikan     tulisan    singkat
mengenai    Kebijakan             Standar      Operasional         Prosedur    Administrasi
Pemerintahan    di     Indonesia            ini.       Tulisan   ini   dimaksudkan     untuk
menjembatani    perumus             kebijakan           yang     dalam   hal   ini   Menteri
Pendayagunaan        Aparatur        Negara            sebagai    Pelaksana    Tugas     dari


                                                   5
Pemerintah dengan pelaksana kebijakan yang dalam hal ini adalah
seluruh instansi pemerintah baik di pusat maupun di daerah secara lebih
luas.


PERUMUSAN MASALAH
        Berdasarkan uraian pendahuluan tersebut di atas, diketahui bahwa
salah satu hambatan dari          implementasi Kebijakan SOP Administrasi
Pemerintahan di lapangan           adalah tidak dipahaminya Konsep Umum
SOP dan Kebijakan SOP Administrasi Pemerintahan oleh pelaksana
kebijakan secara benar. Dengan bertitik tolak pada kondisi ini maka
rumusan utama permasalahan yang akan dijawab dalam                 tulisan ini
adalah:

    Bagaimana Kebijakan Standar Operasional Prosedur Administrasi
    Pemerintahan di Indonesia?

Untuk sampai pada jawaban pertanyaan utama tersebut di atas maka
perlu kiranya dijawab beberapa pertanyaan yang mendasar, yaitu:

    a. Bagaimana pengertian standar operasional prosedur berdasarkan
        konsep yang ada saat ini?
    b. Bagaimana Kebijakan Standar Operasional Prosedur Administrasi
        Pemerintahan yang berlaku di Indonesia saat ini?


TUJUAN PENULISAN


        Penulisan ini secara umum, sesuai tematik yang mendasari
penulisan ini, memiliki tujuan:


    Untuk    memberikan     pemahaman       mengenai   Kebijakan     Standar
    Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di Indonesia saat
    ini.

                                       6
Sedangkan tujuan khusus dari tulisan ini adalah untuk menjawab
pertanyaan mendasar guna:

    a. mengetahui pengertian standar operasional prosedur berdasarkan
        konsep yang ada saat ini;
    b. mengetahui Kebijakan Standar Operasional Prosedur Administrasi
        Pemerintahan yang berlaku di Indonesia saat ini.


PENGERTIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

        Pengertian standar operasional prosedur (SOP) atau dalam bahasa
Inggris dikenal sebagai standard (standing) operating procedures (SOPs)5
didasarkan pada konsep standar operasional prosedur yang berasal dari
konsep organisasi dan manajemen. Dalam konsep organisasi dan
manajemen, konsep standar operasional prosedur merujuk pada sistem
pengawasan        manajemen        (management         control    system)6.      Dalam
pengertian ini maka SOP diartikan sebagai peraturan dan regulasi yang
merupakan kebijakan untuk menjamin kebenaran (validitas) perilaku
anggota organisasi secara terus menerus. Dalam penjelasan lebih lanjut
Daft (1992:301) menyatakan bahwa SOPs merupakan bagian dari 4
(empat) subsistem pengawasan manajemen dan fokus dari pengawasan




5Wikipedia.com dalam topik bahasan Standard Operating Procedures diunduh tanggal 10
Juni 2010;
6 “Management Control Systems Used as Part of Beureaucratic Control: Budget (Financial,
resource expenditures, monthly); Statistical reports ( Nonfinacial outputs, weekly or
monthly, often computer based); Performance appraisal (Evaluation of department
managers based on department goals and performace, annually), and; Standard operating
procedures (Rules and regulations, policies that prescribe correct behavior, continuous)”
dalam Richard L. Daft, 1992. Organization and Design, Singapore: Info Access Distribution
PTE Ltd.

                                           7
(Four Management Control Subsystems and Focus of Control)7 yang
diilustrasikan sebagai berikut:




                                  External Environment



                              Corporate Mission and Goals




     Organization         Performance               SOPs             Statistical
       Budget              Appraisal                                  Report


      Resource                 Transformation Process               Department
       Inputs                      Task/Activities                   Outputs
                                    Gambar 1


    Gambar 1 Four Management Control Subsystems and Focus of Control


         Dalam      penjelasannya    Daft    (1992:301)     menyatakan:     “The
performance appraisal system and policies and procedures are directed at
the production process. Performance appraisals evaluated and correct
employee work activities. Standard operating procedures (SOPs) give
explicit guidelines about appropriate activities. Managers also use direct
supervision in conjunction with performance appraisal and procedures to

7Daft, Richard L. and Norman B. Macintosh. 1984.“The Nature and Used of Format
Control Systems for Management Control and Strategy Implementation, “Journal of
Management 10. Pp.43-66)

                                         8
keep departmental work activities within desired limits.” Berdasarkan
konsep ini maka SOPs memberikan secara eksplisit pedoman mengenai
aktivitas yang diperlukan meskipun pengawasan secara langsung dari
supervisi yang menghubungkan penilaian kinerja dengan prosedur yang
menjamin aktivitas pekerjaan (bagian) yang sangat terbatas.

          Selanjutnya       menurut       Jones      (2001:49)      dalam       bukunya
“Organizational Theory”8 dinyatakan bahwa istilah SOP muncul dalam
pembahasan           mengenai       “Balancing      Standardization       and     Mutual
Adjustment”, yaitu: “Written rules and standard operating procedures
(SOPs) and unwritten values and norms help to control behavior in
organization. The specify how an employee is to perform his or her
organization role, and they set forth the tasks and responsibilities
associated with that role”. Berdasarkan pendapat ini maka SOP
merupakan bagian dari peraturan tertulis yang membantu untuk
mengontrol perilaku anggota organisasi. SOP mengatur cara pekerja
untuk melakukan peran keorganisasiannya secara terus menerus dalam
pelaksanaan tugas dan tanggung jawab organisasi.

          Dari sudut pandang yang berbeda Taylor (dalam Donald and
Schwartz, 1995)9 menyatakan bahwa SOP adalah “a procedure adopted
for repetitive use when performing a specific measurement or sampling
operation. It may be a standard method or one developed by the user.”
Thus, SOPS often refer to commonly accepted, state-of-the-art published
scientific or technical methods (e.g., 2), or manufacturer’s instruction
manuals. Menurut Taylor, SOP merupakan perumusan dari prosedur yang
dipergunakan secara berulang-ulang dalam ukuran yang spesifik atau
sebagai suatu contoh yang berisi cara mengerjakan sesuatu. SOP juga

8   Jones, Gareth R. 2001. Organizational Theory. Text and Cases. Third Edition. New
    Jerse,. America: Prentice Hall International, Inc.
9 Donald, William W. and Paul H. Schwartz.1995. Standard Operating Procedures (SOPs)
for Research in Weed Science Weed Technology, 1995, Volume 9, 397-401;

                                             9
dapat dianggap sebagai metode standar ataupun salah satu bentuk
pengembangan yang dilakukan oleh pengguna. Dengan demikian maka
SOP merupakan suatu penerimaan yang umum atau publikasi ilmiah atau
metode teknis. Dalam kaitan dengan pernyataan ini Donald dan Schwartz
(1995) menambahkan bahwa: SOPs describe procedures for doing
repetitive tasks or measurements, but are not complete experimental
plans or protocols in themselves. Well written SOPs contain explicit step-
by-step instruction for carrying out component parts of larger experimental
plans or protocols (11). SOPs may describe sampling, sample preparation,
calibration, and measurement. They may also describe facilities,
equipment, supplies, and chemicals that are needed, as well as specific
sources of supply, if necessary. Sequences of SOPs may be referenced in
plans when designing new experiments. Dengan rumusan yang
dikemukakan oleh Donald dan Schwartz ini diketahui bahwa SOP
menggambarkan prosedur untuk melakukan suatu pekerjaan yang
berulang ataupun sebuah ukuran tetapi bukan merupakan rencana atau
protokol. SOP juga menggambarkan suatu contoh, contoh persiapan,
pengujian dan pengukuran. Disamping itu SOP juga menggambarkan
fasilitas, sediaan, dan bahan yang dibutuhkan. Urut-urutan langkah pada
SOP     direferensikan   dalam    perencannan     dan   perancangan      suatu
pekerjaan baru.

        Sedangkan menurut pengertian umum, SOP pada hakekatnya
berarti suatu cara untuk menghindari miskomunikasi10, konflik, dan
permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada suatu organisasi.
Hal ini dapat dimungkinkan karena SOP merupakan petunjuk tertulis yang
menggambarkan dengan tepat cara melaksanakan tugas/pekerjaan. Tidak
hanya itu, SOP juga berisi mekanisme untuk mengkomunikasikan
peraturan dan persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan

10“It(SOPs) minimizes opportunities for miscommunication and can address safety
  concern…” (United States Environmental Protection Agency, 2007:2)

                                      10
perencanaan strategis bagi pegawai/pekerja. Atau dengan suatu istilah
dengan adanya SOP maka “semua orang membaca irama musik yang
sama”.

         Dalam praktek pelaksanaan pekerjaan sehari-hari pada suatu
organisasi pada umumnya dikenal dua istilah terkait dengan prosedur
pelaksanaan       pekerjaan,   yaitu:   SOP       (SOPs)—standard      operating
prosedurs dan SOG (SOGs)—standard operating guidelines11.



                                  Tabel
                          Perbedaan SOP dan SOG

                SOP(s)                                     SOG(s)
     Standard Operating Procedures               Standard Operating Guidelines

      Relatif secara tidak langsung             Secara        tidak      langsung
       menyatakan tingkatan tugas                 menyatakan adanya kebebasan
       tidak fleksibel (inflexible);              (discretion) dalam pelaksanaan
                                                  tugas;
      Berarti instruksi (perintah) yang         Berarti instruksi yang tidak ketat
       ketat    dari   proses     sampai          di dalam proses atau cara
       hasilnya;                                  pelaksanaan tugas;

      Diterapkan pada urusan yang               Diterapkan pada urusan yang
       tidak bersifat darurat dan dapat           bersifat darurat dan tidak dapat
       diprediksi                                 diprediksi


Sumber: FEMA (1999)


Persamaannya SOP dan SOG adalah sama-sama menetapkan hasil akhir
pekerjaan/tugas. Sedangkan perbedaannya adalah SOP secara relatif
tidak langsung menyatakan tingkatan tugas yang tidak fleksibel (inflexible)
atau dengan kata lain dapat disamaartikan dengan instruksi (perintah).
SOP mengharuskan pelaksana tugas melaksanakan tugas secara ketat

11FEMA, 1999, Developing Effective Standard Operating Procedures For Fire and EMS
 Departments FA-197/December 1999
                                        11
(disiplin) per masing-masing tahapan pelaksanaan tugas. SOP diterapkan
pada urusan yang bersifat tidak darurat dan dapat diprediksi. Sedangkan
SOG secara tidak langsung menyatakan adanya kebebasan (discretion)
dalam pelaksanaan tugas yang berarti bahwa pelaksana tugas diberi
kebebasan untuk menentukan cara pelaksanaan tugasnya dan yang
terpenting adalah pencapaian hasil seperti yang telah targetkan. SOG
diterapkan pada urusan yang bersifat darurat dan sulit diprediksi. Secara
singkat perbedaan SOP dan SOG seperti terlihat pada table berikut ini.




      Selanjutnya      terkait      dengan          pelaksanaan     administrasi
pemerintahan, SOP memiliki karakter yang dapat mendukung peningkatan
kinerja administrasi pemerintahan12, antara lain:

      Pertama,      SOP     dapat      diartikan    sebagai   "suatu    petunjuk
organisatoris yang menetapkan suatu tindakan baku". Hal ini mengandung
maksud    bahwa     dengan    adanya         SOP    maka   segala   tingkah-laku
petugas/pekerja yang melakukan tindakan terkait dengan administrasi
pemerintahan memiliki langkah-langkah yang sama dengan demikian
maka setiap tahapan pekerjaan yang dilakukan menghasilkan output
sementara maupun output akhir yang sama meskipun terdapat perbedaan
pelaksana dengan pelanggan/pengguna produk yang berbeda pula;

      Kedua, SOP berisi petunjuk yang menjelaskan cara yang
diharapkan      dan       diperlukan         oleh     pekerja/petugas     dalam
melakukan/menyelenggarakan pekerjaan administrasi mereka. Dengan
demikian maka dengan adanya SOP setiap pekerja/petugas dilengkapi
dengan petunjuk yang berisi tahapan pelaksanaan pekerjaan (petunjuk
kerja) yang memberikan “control” terhadap proses dan hasil pekerjaan;

12SOP bermanfaat untuk memberikan kontribusi pada perbaikan manajemen instansi
 pemerintah/organisasi yang akhirnya akan berdampak pada peningkatan kualitas
 pelayanan publik (Lembaga Administrasi Negara, 2005:5)

                                        12
       Ketiga, Secara menyeluruh satuan SOP akan menggambarkan
secara     detail cara unit organisasi beroperasi (bekerja). Hal ini berarti
bahwa dengan mengetahui ataupun menelaah keseluruhan SOP yang
ada di dalam suatu organisasi secara umum atau keseluruhan SOP suatu
organisasi maka akan dapat tergambarkan mekanisme kerja dan hal-hal
yang dilakukan oleh suatu organisasi atau tergambarkan proses
administrasi pada suatu organisasi;

       Keempat, SOP tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan
(technical skills), tetapi menggambarkan peraturan organisasi untuk
melakukan pekerjaan (procedural guidance). Berdasarkan karakteristik ini
maka SOP tidak begitu rumit dan kompleks karena SOP hanya
menggambarkan tahapan-tahapan pelaksanaan pekerjaan bukan cara
melakukan pekerjaan yang berimplikasi pada tingkat kerumitan dan
kompleksitas pengetahuan dan persyaratan yang diperlukan. Meskipun
demikian      SOP     mempersyaratkan        setiap     tahapan     pelaksanaan
pekerjaan/tugas yang dilakukan harus didukung dengan peraturan
organisasi yang berlaku. Hal ini dimaksudkan bahwa SOP tidak hanya
merupakan perintah untuk melakukan suatu pekerjaan (administrasi
perkantoran) dengan hasil tertentu tetapi juga menjadi “pelindung” bagi
pekerja/petugas dari tuntutan hukum apabila terjadi suatu permasalahan
terhadap proses maupun hasil pekerjaan (administrasi) mereka.

       Terkait dengan peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi
dalam administrasi pemerintahan maka SOP memiliki arti penting13
sebagai berikut:

       Pertama, pengembangan misi organisasi secara umum dan misi
administrasi pemerintahan secara khusus. Hal ini berarti dengan adanya
SOP maka pengembangan misi organisasi ataupun misi administrasi

13 Insani, Istyadi. 2010. Standard Operating Procedures (SOP) Sebagai Pedoman
Pelaksanaan Administrasi Perkantoran Dalam Rangka Peningkatan Pelayanan dan Kinerja
Organisasi Pemerintah

                                        13
pemerintahan menjadi lebih mudah karena dengan adanya SOP maka
akan tergambarkan kaitan aktivitas satu dengan aktivitas yang lain
sehingga pengembanan aktivitas yang satu akan berimplikasi pada
pengembangan aktivitas yang kesemuanya tersiratkan dalam SOP yang
telah ada maupun SOP yang potensial harus ada;

      Kedua, pemantapan peraturan dan persyaratan yang mengatur
pekerjaan   administrasi   pemerintahan.   SOP   berisi   aktivitas,   aktor,
kelengkapan, waktu, output, dasar hukum, persyaratan pelaksana,
perlengkapan, pencatatan dan peringatan serta keterkaitan dengan
pekerjaan lain dari suatu pekerjaan administrasi pemerintahan. Hal ini
berarti bahwa dengan adanya SOP maka peraturan dan persyaratan yang
mengatur pekerjaan administrasi pemerintahan teridentifikasi dengan jelas
sehingga apabila terjadi penyimpangan dan kesalahan dapat terdeteksi
dengan baik atau dengan kata lain bahwa peraturan dan persyaratan yang
mengatur pekerjaan administrasi pemerintahan menjadi semakin mantap;

      Ketiga, Pengaturan kompleksitas peralatan dan teknik pelaksanaan
pekerjaan administrasi perkantoran. Dalam dokumen SOP tergambar
secara eksplisit dan jelas peralatan yang diperlukan dan tahapan-tahapan
pelaksanaan pekerjaan administrasi pemerintahan dengan demikian maka
penyiapan dan pengaturan peralatan dapat dilakukan secara lebih dini
dan memungkinkan untuk melakukan pengecekan sebelum peralatan
tersebut dipergunakan. Disamping itu juga dapat dilakukan pengaturan
terhadap teknik pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan sekuennya (urut-
urutannya) dari sejak mulai sampai dengan akhir kegiatan administrasi
pemerinahan;

      Keempat, Memantapkan koordinasi dan sistem pelaporan dengan
pihak yang terkait dengan urusan administrasi pemerintahan. Di dalam
dokumen SOP terdapat informasi mengenai keterkaitan antara aktivitas
yang di-SOP-kan dengan aktivitas lainnya yang terkait. Disamping itu di
dalam dokumen SOP juga tergambar hubungan antara satu aktor

                                   14
pelaksana dengan satu aktor pelaksana lainnya dan antara satu dokumen
sebagai output kegiatan dan sekaligus juga menjadi input bagi kegiatan
lainnya. Dengan demikian maka dengan adanya dokumen SOP maka
dapat diketahui alur kegiatan, hubungan antar aktor dan keterkaitan
dokumen yang memudahkan dalam koordinasi dan sistem pelaporan yang
pada akhirnya memantapkan koordinasi dan system pelaporan kegiatan
administrasi pemerintahan.

             SOP sebagai sebuah dokumen mengenai prosedur pelaksanaan
pekerjaan administrasi pemerintah14, SOP memberikan manfaat antara
lain:

             Pertama, SOP menyediakan metode terbaik bagian/unit pelaksana
administrasi          pemerintahan      dalam      mengoperasionalisasikan
(melaksanakan)         dokumen    organisasi   dengan   peraturan,   rencana,
kebijakan, strategi operasional, kerjasama, dsb;

             Kedua, SOP mempercepat dokumentasi konsep-konsep penting,
teknik, dan persyaratan ke dalam format yang dapat segera digunakan
oleh pegawai/pekerja di bagian/unit administrasi pemerintahan dalam
pekerjaan sehari-hari mereka;

             Ketiga, SOP membantu untuk menyatukan operasi bagian/unit
adminisrasi pemerintahan dengan pekerjaan          para pimpinan (manajer)
dan perencana dengan aktivitas pekerja lainnya.

             Keuntungan Penerapan SOP dalam pelaksanaan pekerjaan
administrasi pemerintahan bagi pekerja/petugas, antara lain:

             Pertama, SOP dapat menjelaskan kinerja yang diharapkan oleh
pimpinan organisasi pada umumnya dan pimpinan bagian administrasi
pada khususnya. SOP menggambarkan dan mendokumentasikan kinerja
pekerja dalam melaksanakan tugasnya sehingga kinerja pegawai dapat


14
     Ibid;


                                       15
dimonitor oleh Pimpinannya. Dengan demikian maka pimpinan dapat
memberikan reward dan punishment yang sesuai kepada pegawai untuk
selalu mempertahankan kinerjanya berdasarkan hasil implementasi SOP-
nya;

       Kedua, SOP menyediakan standardisasi aktivitas yang ada di
urusan administrasi pemerintahan. Dokumen SOP mengidentifikasikan
tindakan dan peran yang disepakati baik dalam standarisasi aktivitas,
tindakan   koordinasi    dan   komunikasi   dalam   urusan   administrasi
perkantoran;

       Ketiga, Dokumen SOP menyediakan informasi yang dapat
dijadikan sebagai acuan dokumen pelatihan. Dokumen SOP dapat berisi
kerangka kerja program pelatihan, briefing, dan latihan. Hal ini dapat
dimungkinkan karena di dalam         dokumen SOP terdapat informasi
mengenai persyaratan yang diperlukan bagi pelaksana yang menjalankan
SOP tersebut disamping juga berisi kelengkapan dan perlengkapan untuk
menjalankan aktivitas tersebut. Apabila pelaksana yang diharapkan
melaksanakan SOP secara benar dan baik maka yang bersangkutan
harus memiliki kompetensi yang diperlukan tersebut. Apabila terjadi
kesenjangan antara kompetensi yang dipersyarakatkan dalam SOP
dengan yang dimiliki oleh pelaksana SOP tersebut maka dapat diatasi
dengan program-program pelatihan peningkatan kompetensi;

       Keempat, Dokumen SOP menyediakan sistem analisis dan umpan
balik terhadap pekerjaan administrasi pemerintahan. Proses penelitian
dan pengembangan SOP mencakup kesempatan para pimpinan unit
administrasi   untuk    membandingkan    secara   langsung   pelaksanaan
pekerjaan dengan kondisi yang diharapkan berdasarkan peraturan yang
ada. Untuk itu maka dengan adanya dokumen SOP yang berisi informasi
mengenai kondisi, pelaksana dan proses pelaksanaan pekerjaan yang
diharapkan dapat dijadikan sebagai dasar penilaian terhadap proses dan
hasil kerja pelaksana urusan administrasi pemerintahan yang dapat

                                    16
dijadikan sebagai umpan balik guna perbaikan kinerja organisasi pada
umumnya dan kinerja pelaksana/pekerja pada khususnya;

       Kelima, SOP dapat dijadikan sebagai media komunikasi eksternal
bagi bagian administrasi. Keseluruhan dokumen SOP berisi mengenai
cara   suatu   organisasi   pada   umumnya     dan   bagian   administrasi
pemerintahan pada khususnya melaksanakan kegiatan yang terkait
dengan tugas dan fungsinya. Dengan mengetahui SOP maka profil
organisasi yang bersangkutan dapat diketahui oleh pihak eksternal
(stakeholders organisasi). Apabila image (citra) terhadap keseluruhan
SOP baik maka image (citra) organisasi (bagian administrasi) juga baik.
Dengan demikian maka SOP dapat menjelaskan filosofi dan rekomendasi
praktis organisasi kepada pihak luar organisasi.


KEBIJAKAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI
PEMERINTAHAN

       Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagai
sebuah kebijakan memiliki kedudukan yang kuat dan bersifat spesifik
mengingat konsekuensi hukum yang disandangnya karena bersifat
mengikat seluruh penyelenggara negara di tingkat pusat maupun di
daerah, baik secara individual maupun kelompok. Sebagai sebuah
kebijakan, standar operasional prosedur selalu didukung oleh peraturan
perundang-undangan yang merupakan dasar hukum pemberlakuannya
dan memiliki arti yang spesifik sesuai dengan pemaknaan istilah yang
digunakan sesuai dasar hukumnya.

       Di Indonesia, Kebijakan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan muncul dalam upaya pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggara Negara yang
Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Mepotisme yang kemudian
ditindaklanjuti dengan Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 Tentang
Percepatan Pemberantasan Korupsi. Secara lebih tegas kebijakan SOP

                                    17
mulai efektif diberlakukan berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan
Apartur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 Tentang Pedoman
Penyusunan      Standar         Operasional       Prosedur      (SOP)   Administrasi
Pemerintahan yang merupakan tindaklanjut secara operasional dari
Peraturan     Menteri          Pendayagunaan         Aparatur     Negara     Nomor
PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi.
Kebijakan ini didasari pada pertimbangan bahwa adanya suatu kebutuhan
mengenai      Standar          Operasional        Prosedur     (SOP)    Administrasi
Pemerintahan     di seluruh            Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah
dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi.
       Tujuan    secara         umum       dari    Kebijakan     SOP    Administrasi
Pemerintahan       ini        adalah     tersedianya     suatu     pedoman     bagi
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah untuk menyusun Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan di lingkungan
instansi masing-masing. Adapun secara lengkap tujuan Kebijakan SOP
adalah: untuk memberikan pedoman bagi seluruh instansi pemerintah
dalam mengidentifikasi, merumuskan, menyusun, mengembangkan,
memonitor serta mengevaluasi standar operasional prosedur (SOP)
administrasi pemerintahan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang
dilaksanakannya. Sedangkan sasaran Kebijakan SOP adalah: 1) Setiap
instansi pemerintah sampai dengan unit yang terkecil memiliki SOP-nya
masing-masing;           2)     Penyempurnaan          proses      penyelenggaraan
pemerintahan; 3) Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan, dan;
4) Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.
       Sebagai sebuah kebijakan, Kebijakan SOP ini berdasarkan konsep
SOP atau yang sering disebut sebagai Standar Prosedur Operasi (SPO)
atau Standar Operasional Baku (SOB) atau Prosedur Tetap (protap)15
yaitu penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan,
dimana dan oleh siapa dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi

15 Insani, Istyadi, 2009, Konsep SOP—Pengantar Memahami Standar Operasional
Prosedur, hand-out, Bimbingan Teknis Penyusunan SOP, Lembaga Administrasi Negara;
                                            18
dalam    proses    pelaksanaan     kegiatan     oleh   pegawai   yang    akan
mengganggu kinerja organisasi (instansi pemerintah) secara keseluruhan.
Menurut konsep ini SOP memiliki manfaat bagi organisasi antara lain16:
(1)   Sebagai     standarisasi   cara    yang   dilakukan   pegawai     dalam
menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian;
(2) SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada
intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan
dalam pelaksanaan proses sehari-hari; (3) Meningkatkan akuntabilitas
dengan      mendokumentasikan           tanggungjawab       khusus      dalam
melaksanakan tugas; (4) Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan
memberikan cara konkrit bagi pegawai untuk memperbaiki kinerja serta
membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan; (5) Menciptakan
bahan-bahan training yang dapat mem-bantu pegawai baru untuk cepat
melakukan tugasnya; (6) Menunjukkan kinerja organisasi yang efisien dan
dikelola dengan baik; (7) Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di
unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari; (8)
Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan; (9)
Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam
memberikan pelayanan; (10) Menjamin proses pelayanan tetap berjalan
dalam berbagai situasi.
        Berdasarkan Pedoman Penyusunan Standard SOP Administrasi
Pemerintahan dinyatakan bahwa: SOP terdiri dari dua jenis yaitu SOP
Teknis dan SOP Administratif. Yang dimaksud dengan SOP Teknis adalah
SOP yang banyak digunakan untuk prosedur-prosedur teknis dalam kaitan
dengan pengoperasian peralatan, mesin, laboratorium, pesawat terbang,
dan lain-lain. Sedangkan yang dimaksud dengan SOP Administratif
adalah berbagai macam prosedur kegiatan administratif dan mereview


16Lembaga Administrasi Negara, (2005), Penyusunan Standard Operating Procedure,
Jakarta: LAN RI, halaman 11-13.



                                        19
dokumen seperti kontrak, proyek perencanaan jaminan kualitas dan
perencanaan    manajemen     kualitas,   audit    pekerjaan,   menentukan
kebutuhan pelatihan organisasi, menggambarkan prosedur internal
manajemen kantor, dan lain-lain. Selanjutnya dalam pedoman ini
dinyatakan pula bahwa disamping jenis SOP, menurut formatnya SOP
terdiri dari beberapa format diantaranya adalah: (1) SOP dalam format
grafik. SOP ini dibuat: apabila prosedur yang disusun menghendaki
kegiatan yang panjang dan spesifik; (a) Proses yang panjang tersebut
dijabarkan ke dalam sub-subproses yang lebih pendek yang hanya berisi
beberapa langkah dan (b) Format ini juga bisa digunakan jika dalam
menggambarkan prosedur diperlukan adanya suatu gambar-gambar
tertentu atau diagram; (2) SOP dalam format flowcharts. SOP ini biasa
digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan
yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban “ya” atau “tidak”
yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. SOP ini menyediakan
mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai
melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan yang
telah diambil; (3) SOP dengan format simple steps. SOP ini digunakan jika
prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan
memerlukan sedikit keputusan. SOP ini juga dapat digunakan dalam
situasi dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan
prosedur yang telah disusun dan biasanya merupakan prosedur rutin.
SOP model ini biasanya digunakan pada            kegiatan yang cenderung
sederhana dengan proses yang pendek; (4) SOP dengan format
Hierarchical Steps. SOP ini merupakan pengembangan dari simple steps
yang biasanya digunakan jika prosedur yang disusun panjang , lebih dari
10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya
memerlukan sedikit pengambilan keputusan. SOP model ini disusun
dengan cara mengidentifikasi langkah-langkah yang kemudian dijabarkan
kedalam sub-sub langkah secara terperinci.
      Selanjutnya dalam rangka Kebijakan Reformasi Birokrasi telah

                                   20
ditentukan format SOP administrasi pemerintahan yang telah distandarkan
berbeda dengan format SOP pada umumnya (Contoh SOP Administrasi
Pemerintahan seperti pada gambar 3). Adapun format SOP administrasi
pemerintahan yang dipergunakan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi 17
adalah sebagai berikut:




17Insani,Istyadi, (2010), Materi Bimbingan Teknis Penyusunan SOP dalam rangka
Reformasi Birokrasi pada Kedeputian Tatalaksana Kementerian PAN dan RB di TMII
Jakarta;

                                     21
                             Gambar 2
   Contoh SOP Administrasi Pemerintahan Berdasarkan PermenPAN
                   No. PER/21/M.PAN/11/2008
     Pertama, Format SOP untuk reformasi birokrasi distandarkan
dalam bentuk format diagram alir bercabang (branching flowcharts).
Dengan demikian maka tidak ada SOP dalam format lainnya yang dipakai
untuk mendeskripsikan prosedur kerja administrasi pemerintahan dalam
reformasi   birokrasi.   Hal   ini   didasarkan   asumsi   bahwa   prosedur
pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah memuat kegiatan yang
banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan pengambilan keputusan
yang banyak. Oleh sebab itu untuk menyamakan format maka seluruh
prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi pemerintahan dibuat
dalam bentuk diagram alir bercabang (branching flowcharts) termasuk
juga prosedur yang singkat (sedikit, kurang dari sepuluh) dengan/atau
tanpa pengambilan keputusan;
      Kedua, dalam pendeskripsian aktivitas administrasi pemerintahan
hanya menggunakan lima simbol flowcharts. Kelima simbol yang

                                       22
digunakan dalam SOP administrasi pemerintahan tersebut adalah: 1)
Simbol Kapsul/Terminator (          ) untuk mendeskrpsikan kegiatan mulai
dan berakhir; 2) Simbol Kotak/Process (           ) untuk mendeskrpsikan
proses atau kegiatan eksekusi; 3) Simbol Belah Ketupat/Decision (        )
untuk mendeskrpsikan kegiatan pengambilan keputusan;            4) Simbol
Anak Panah/Panah/Arrow (  ) untuk mendeskrpsikan arah kegiatan
(arah proses kegiatan), dan; 5) Simbol Segilima/Off-Page Connector (     )
untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.
Asumsi yang dipergunakan mengapa hanya 5 (lima) simbol yang
dipergunakan adalah: a) SOP Administrasi Pemerintahan untuk keperluan
reformasi birokrasi hanya mendeskripsikan prosedur administrasi, yaitu
kegiatan-kegiatan yang dilaksankan oleh lebih dari satu aktor dan bersifat
makro maupun mikro bukan bersifat teknis yang detail yang menyangkut
urursan administrasi maupun urusan teknis; b) Hanya ada dua alternatif
sifat kegiatan administrasi yaitu kegiatan eksekusi (process) dan
pengambilan keputusan (decision); c) Simbol lain tidak dipergunakan
disebabkan karena prosedur yang dideskripsikan tidak detail dan tidak
bersifat teknis (bukan SOP teknis) disamping itu kegiatan yang dilakukan
oleh aktor pelaksana kegiatan sudah langsung operasional tidak bersifat
teknikal (technical procedures) yang berlaku pada peralatan (mesin); d)
Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif (menggunakan kata kerja
tanpa subyek) dengan demikian banyak symbol yang tidak dipergunakan,
seperti: simbol pendokumentasian, simbol persiapan, simbol penundaan
dan   simbol   yang   sejenisnya;    e)   Penyusunan   SOP   Administrasi
Pemerintahan ini hanya memberlakukan penulisan flowcharts secara
vertikal, artinya bahwa branching flowcharts dituliskan secara vertikal
sehingga hanya mengenal penyambungan simbol yang menghubungkan
antar halaman (simbol segilima/off-page connector) dan tidak mengenal
simbol lingkaran kecil penghubung dalam satu halaman;
      Ketiga, Dalam pendeskripsian SOP administrasi pemerintahan
untuk keperluan reformasi birokrasi maka aktor dipisahkan dari aktivitas.

                                     23
Penulisan aktor dalam SOP Administrasi Pemerintahan ini dipisahkan dari
aktivitas (kegiatan-kegiatan). Oleh karena itu untuk menghindari repetisi
(pengulangan) yang tidak perlu dan tumpang-tindih (overlapping) yang
tidak efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan aktor
pelaksana kegiatan dan dipisahkan dalam kolom aktor tersendiri. Dengan
demikian penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti
dengan     obyek       dan     keterangan       seperti:     menulis     laporan;
mendokumentasikan surat pengaduan; mengumpulkan bahan rapat;
mengirim       surat   undangan     kepada        peserta;    meneliti    berkas,
menandatangani draft surat net, mengarsipkan dokumen. Penulisan aktor
tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan
sehingga kegiatan selalu dimulai dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang
dimulai dari tengah maupun sisi kanan matriks flowcharts;
       Keempat, Dalam pendeskripsian SOP administrasi pemerintahan
untuk keperluan reformasi birokrasi harus dilengkapi data identitas, mutu
baku     dan     keterangan.    SOP       administrasi     pemerintahan     yang
dipersyaratkan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi disamping matriks
flowcharts yang berisi nomor, aktivitas (kegiatan) dan flowcharts,
dilengkapi dengan data identitas, mutu baku dan keterangan.
       Dalam      rangka     penyusunan     dan    implementasi     berdasarkan
Kebijakan Reformasi Birokrasi oleh instansi pemerintah diamanatkan
untuk melakukan proses penyempurnaan prosedur kerja administrasi
pemerintahan sebelum mendokumentasikannya ke dalam dokumen SOP.
Dengan demikian proses yang sudah ada tidak sertamerta diterima apa
adanya untuk didokumentasikan dalam dokumen SOP. Penyempurnaan
prosedur kerja tersebut harus didasarkan pada tugas dan fungsi yang
dimiliki oleh instansi yang bersangkutan disamping dianjurkan melalui
tahap identifikasi guna peninjauan ulang kesesuaian antara prosedur yang
ada dengan tugas dan fungsi yang dimiliki, tahap analisis untuk
mengidentifikasi prosedur yang perlu dikembangkan (penambahan,
perbaikan, penyempurnaan dan penguatan) dan tahap penyepakatan

                                      24
prosedur dengan aktor-aktor pelaksana prosedur yang bersangkutan.
Setelah   melalui    tahap-tahap     ini     diharapkan   SOP      administrasi
pemerintahan yang telah disusun memiliki standar yang sama, aseptabel
dan   dapat diimplementasikan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari
aparatur di dalam instansi yang bersangkutan yang pada akhirnya akan
meningkatkan kinerja individu dan kinerja organisasi serta menghasilkan
hasil kerja yang berkualitas. Adapun langkah-langkah penyusunan SOP
administrasi pemerintahan menurut pedoman dari Kementerian PAN dan
RB adalah sebagai berikut:
      Pertama, Persiapan Penyusunan SOP. Persiapan penyusunan
SOP ini bertujuan untuk menumbuhkan komitmen yang sama antara
seluruh anggota organisasi (pimpinan dan jajarannya) dan penyiapan
sumberdaya yang diperlukan dalam penyusunan SOP. Tahap persiapan
ini dilakukan dengan kegiatan: 1) Pembentukan Tim dan Kelengkapannya;
2) Pemberian pelatihan-pelatihan bagi anggota Tim; 3) Memastikan
bahwa seluruh unit mengetahui tentang upaya pimpinan untuk melakukan
perubahan prosedur-prosedur;
      Kedua, Penilaian Kebutuhan SOP. Penilaian kebutuhan SOP ini
bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan SOP yang akan disusun
berdasarkan tugas dan fungsi yang dimiliki oleh organisasi yang
merupakan tuntutan lingkungan operasional, kebijakan pemerintah
maupun kebutuhan organisasi dan stakeholder-nya. Langkah-langkah
identifikasi meliputi kegiatan: 1) Penyusunan rencana tindak penilaian
kebutuhan; 2) Penilaian kebutuhan instansional/organisasi dan tingkatan
pemerintahan; 3) Pembuatan sebuah daftar mengenai SOP yang akan
dikembangkan; 4) Pembuatan dokumen penilaian kebutuhan SOP;
      Ketiga, Pengembangan SOP. Tujuan dari pengembangan SOP
adalah diperolehnya SOP yang valid dan reliable yang benar-benar dapat
menjadi   acuan     bagi   setiap   proses     dalam   birokrasi   pemerintah.
Pengembangan SOP meliputi lima tahapan proses kegiatan berurutan,
yaitu: 1) Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif antara lain

                                     25
melalui teknik brainstorming, teknik focus group discussion, teknik
wawancara, teknik survey, teknik benchmark, dan telaaah dokumen; 2)
Analisis dan pemilihan alternatif prosedur guna dirumuskan dalam
standar dengan mengacu pada kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan
efektivitas,   keselarasan,    keterukuran,    dinamis,    berorientasi    pada
pengguna, kepatuhan dan kepastian hukum; 3) Penulisan SOP dengan
memperhatikan aspek tipe SOP, format SOP, tingkatan kerincian/detail,
prinsip-prinsip penyusunan SOP, pemilihan proses, muatan SOP, dan
muatan dokumen SOP; 4) Pengujian dan riveu SOP yang dilakukan
dengan meminta masukan dari pihak-pihak yang terlibat dalam prosedur,
melakukan      simulasi,   mengakomodasi      hasil   simulasi,   membakukan
prosedur, melakukan ujicoba dan melakukan review; 5) Pengesahan SOP
yang dilakukan oleh pimpinan puncak yang sekaligus menandai
diberlakukan SOP di dalam organisasi;
       Keempat, Integrasi (Penerapan SOP) dalam Manajemen. Tahap
integrasi SOP dalam manajemen bertujuan untuk menjadikan SOP
sebagai acuan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi sehari-hari
di seluruh tingkatan unit organisasi yang dilakukan oleh seluruh anggota
organisasi guna mencapai tujuan organisasi. Integrasi SOP dalam
manajemen ini dilakukan dengan langkah-langkah: 1) perencanaan
penerapan SOP; 2) pemberitahuan (notification); 3) distribusi dan
aksesibilitas; 4) pelatihan pemahaman SOP yang meliputi materi penilaian
kebutuhan pelatihan, materi pelatihan, pemilihan peserta pelatihan,
pemilihan instruktur, metode pelatihan, kompetensi yang diharapkan,
penjadualan dan pengadministraian pelatih; dan 5) Supervisi untuk
memastikan bahwa semua pelaksana memahami SOP dan mampu
melaksanakannya sesuai dengan ketentuan;
       Kelima,    Monitoring   dan   Evaluasi     Penerapan       SOP.    Tahap
monitoring dan evaluasi penerapan SOP ini bertujuan untuk memastikan
bahwa proses penerapan SOP dalam organisasi berjalan dengan baik dan
menyempurnakan SOP secara cepat sesuai dengan kebutuhan. Agar

                                     26
kegiatan monitoring dan evaluasi dapat berjalan dengan baik maka perlu
dibentuk tim monitoring dan evaluasi yang dalam pelaksanaan tugasnya
dibantu oleh tim yang berasal dari masing-masing unit kerja yang secara
langsung dapat memantau jalannya penerapan SOP pada proses
penyelenggaraan organisasi khususnya yang berkaitan dengan unit
kerjanya sebagai bagian dari proses secara keseluruhan organisasi.


PENUTUP

       Sampai saat tulisan ini dibuat, usia kebijakan SOP Administrasi
Pemerintahan telah mencapai 2 (dua) tahun yaitu sejak dikeluarkannya
Peraturan     Menteri      Pendayagunaan        Apartur      Negara     Nomor
PER/21/M.PAN/11/2008         tentang     Pedoman       Penyusunan      Standar
Operasional    Prosedur     (SOP)      Administrasi    Pemerintahan,    namun
kebijakan    tersebut   belum   mencapai      hasil   yang   menggembirakan
mengingat berbagai faktor yang mempengaruhi. Salah satu faktor yang
dianggap sangat berpengaruh adalah belum lengkapnya konsep SOP
Adminstrasi Pemerintahan (dalam proses pencarian bentuk) yang masih
memerlukan petunjuk teknis yang operasional mengingat kebijakan ini
bersifat praktis, disamping belum adanya kesamaan pemahaman antara
perumus kebijakan dengan pelaksana kebijakan baik di Pusat maupun di
Daerah. Oleh sebab itu dengan tulisan yang singkat ini penulis berharap
dapat membantu mengatasi ataupun paling tidak meminimalisasi kedua
faktor tersebut sehingga dapat menjembatani para perumus kebijakan dan
pelaksana di lapangan. Dan akhirnya dengan implementasi Kebijakan
Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan yang berhasil
akan   mendukung        keberhasilan    Kebijakan     Reformasi   Birokrasi   di
Indonesia.




                                       27
                            REFERENSI

A. Buku

Daft, Richard L. and Norman B. Macintosh. 1984.“The Nature and Used
      of Format Control Systems for Management Control and Strategy
      Implementation, “Journal of Management 10. Pp.43-66);
Daft, Richard L., 1992. Organization and Design, Singapore: Info Access
       Distribution PTE Ltd;
Donald, William W. and Paul H. Schwartz.1995. Standard Operating
      Procedures (SOPs) for Research in Weed Science Weed
      Technology, 1995, Volume 9, 397-401;
FEMA, 1999, Developing Effective Standard Operating Procedures For
     Fire and EMS Departments FA-197/December 1999
Insani, Istyadi, (2010), Materi Bimbingan Teknis Penyusunan SOP dalam
       rangka Reformasi Birokrasi pada Kedeputian Tatalaksana
       Kementerian PAN dan RB di TMII Jakarta;
-------------------, 2009, Konsep SOP—Pengantar Memahami Standar
         Operasional Prosedur, hand-out, Bimbingan Teknis Penyusunan
         SOP, Lembaga Administrasi Negara;
------------------. 2010. Standard Operating Procedures (SOP) Sebagai
         Pedoman Pelaksanaan Administrasi Perkantoran Dalam Rangka
         Peningkatan Pelayanan dan Kinerja Organisasi Pemerintah
Jones, Gareth R. 2001. Organizational Theory. Text and Cases. Third
      Edition. New Jerse,. America: Prentice Hall International, Inc.
Lembaga Administrasi Negara, (2005), Penyusunan Standard Operating
     Procedure, Jakarta: LAN RI;
Stup, Richard, 2001, Standard Operating Procedures: Writing Guide,
      Pennsylvania: PenState College of Agricultural Sciences
      Agricultural Research And Cooperative Extension;
United States Environmental Protection Agency, 2007, Guidance for
      Preparing Standard Operating Procedures (SOPs)--EPA QA/G-6,
      Office   of  Environmental    Information-- EPA/600/B-07/001,
      Washington, DC 20460 April 2007;
Wikipedia.com dalam topik bahasan Standard Operating Procedures
      diunduh tanggal 10 Juni 2010;




                                  28
B. Peraturan Perundang-Undangan

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 1999 tentang
     Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi,
     Kolusi dan Nepotisme;
Peraturan    Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
      PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang Pedoman Umum Reformasi
      Birokrasi;
Peraturan  Menteri    Pendayagunaan      Aparatur    Negara Nomor
      PER/21/M.PAN/11/2008 Tentang Pedoman Penyusunan Standar
      Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan;
Instruksi Presiden No. 5 Tahun 2004 Tentang Percepatan Pemberantasan
      Korupsi.

                               --i2--




                                29

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Stats:
views:3171
posted:6/29/2011
language:Indonesian
pages:29
Description: Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan adalah sebuah kebijakan publik yang mengatur mengenai penyusunan standar operasional prosedur pada Kementerian/Lembaga/ Pemerintah Daerah dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi. Sebagai sebuah kebijakan yang baru diperkenalkan, standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sudah selayaknya didukung oleh peraturan perundang-undangan yang memadai mulai dari undang-undang, peraturan pemerintah ataupun peraturan menteri terkait. Di sisi lain sebagai sebuah kebijakan baru, standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sedang dalam proses pencarian bentuk yang membutuhkan waktu tidak sedikit, mengingat perlunya kesamaan pemahaman antara perumus kebijakan dengan pelaksana kebijakan di lapangan, terlebih lagi seringnya terjadi proses adaptasi kebijakan yang disebabkan oleh dinamika aparatur pemerintah yang menjadi obyek kebijakan. Oleh sebab itu terimplementasikannya suatu kebijakan tidak terlepas dari keberhasilan proses sosialisasi kebijakan kepada obyek kebijakan sesuai dengan lokus masing-masing. Proses sosialisasi kebijakan tersebut pada umumnya diikuti dengan suatu upaya operasionalisasi kebijakan sesuai dengan obyek dan lokus kebijakan. Di sisi lain obyek kebijakan diberi kesempatan untuk melakukan implementasi kebijakan sesuai dengan kondisi lokus masing-masing.