Software Toko TransPOS 2011 Standard

Document Sample
Software Toko TransPOS 2011 Standard Powered By Docstoc
					Panduan (Manual Book)

TRANSPOS
 standard

 versi 2011 [Build 3.70]
 Copyright© 2010-2011
DAFTAR ISI


1. PENDAHULUAN
   1.1.   Tentang TransPOS      ………………………………………………………………            1
   1.2.   Fitur-fitur    …………………………………………………………………………..             1
   1.3.   Garansi       …………………………………………………………………………….              3
   1.4.   Pra Instalasi    ……………………………………………………………………….             4
   1.5.   Instalasi     …………………………………………………………………………….              5
   1.6.   Registrasi     …………………………………………………………………………..             5
   1.7.   Membuka Program       ……………………………………………………………..           6
   1.8.   Alur Penjualan Retail  …………………………………………………………..           8

2. SETTING AWAL
   2.1.   Setting Regional & Date Time Windows   ……………………………………     9
   2.2.   Setting Data             ………………………….…………………………………..       9
   2.3.   Setting Resolusi Monitor        …………………………………………………….    11
   2.4.   Setting Awalan Komputer         …………………………………………………….    11
   2.5.   Identitas Usaha & Setting Program    ………………………………………….   11
   2.6.   Setting Printer          ………………………………………………………………        12
   2.7.   Hak Akses User              …………………………………………………………..     14


3. MENGISI DATA MASTER
   3.1.   Data Pelanggan          …………………………………………………………..         15
   3.2.   Data Supplier         ………………………………………………………………           16
   3.3.   Data Kategori Barang      ………………………………………………………          17
   3.4.   Data Barang          ………………………………………………………………….          18


4. TRANSAKSI-TRANSAKSI
   4.1. Stok/ Persediaan
        4.1.1. Stok Awal            …………………………………………………………         21
        4.1.2. Stok Opname            ………………………………………………………        22
   4.2. Pembelian
        4.2.1. Pembelian            …………………………………………………………         23
        4.2.2. Retur Beli           ………………………………………………………….        26
        4.2.3. Hutang            …………………………………………………………….          26
   4.3. Penjualan
        4.3.1. Penjualan            …………………………………………………………         28
               A. Pending/Hold Penjualan    ………………………………………..      29
               B. Print Faktur Jual       ……………………………………………..      31
               C. Reset No. Nota/Faktur    …………………………………………..      31
        4.3.2. Retur Jual            ………………………………………………………..       32
        4.3.3. Piutang           ……………………………………………………………           33
   4.4. Transaksi Lain
        4.4.1. Modal Kasir           ……………………………………………………….        34
        4.4.2. Pengeluaran Lain          ………………………………………………..      34
        4.4.3. Uang dalam Cash Drawer       ………………………………………..      34
        4.4.4. Laporan Penjualan Kasir     ………………………………………….       35


5. LAPORAN-LAPORAN                    ………………………………………              36



6. BACKUP & BUKA FILE BACKUP          ………………………………………              37
7. DATA BARU          …………………………………………………………     38



8. PERBAIKI DATA        ………………………………………………………    38



9. JARINGAN (LAN)        …………………………………………………….   39



10. PERANGKAS KERAS TRANSPOS   …………………………………….   41



11. DUKUNGAN TEKNIS        …………………………………………………   42
                                                                         Panduan TRANSPOS 2011 Standard

1. PENDAHULUAN
1.1.   TENTANG TRANSPOS
       Software TRANSPOS dirancang untuk mengelola transaksi pada Penjualan Retail.
       Pengelolaan itu meliputi:
       1. Penjualan
       2. Pembelian
       3. Hutang
       4. Piutang
       5. Stok/ persediaan
       6. Data Pelanggan
       7. Data Supplier
       8. Data Barang
       9. dll

       Software TRANSPOS dirancang untuk mempermudah dalam melakukan transaksi. Tidak
       hanya itu saja pengoperasian TransPOS mudah dan dapat menyajikan data yang akurat
       dalam beberapa jenis laporan termasuk laporan keuangan. Transpos juga dilengkapi fasilitas-
       fasilitas lain yang mendukung dan mempermudah pihak manajemen dalam mengelola usaha
       penjualan retailnya.

       Software TRANSPOS dirancang sedemikian rupa sehingga dapat mengakomodasi semua
       aktivitas Penjualan Retail dan dirancang sesuai apa yang dibutuhkan dalam Penjualan Retail
       sehingga benar-benar efektif dan pas untuk Anda.

       Software TRANSPOS mempunyai kelebihan yaitu:
       1. Mudah digunakan & mudah dirawat
       2. Stabil
       3. Secure
       4. Fitur Lengkap
       5. Handal & Teruji
       6. Dukungan Teknis

1.2.   FITUR-FITUR
       Berikut ini adalah fitur-fitur software TransPOS 2010 versi Standar, Prima & Enterprise.

                                                                 TransPOS     TransPOS    TransPOS
       No.                          Fitur
                                                                 Standard       Prima     Enterprise


       A.    Fitur Umum
        1    Multi User                                             Ya           Ya          Ya
        2    Multi Gudang                                           --           Ya          Ya
        3    Mutasi Stok                                            --           Ya          Ya
        4    Pengaturan Hak Akses (Flexible)                        Ya           Ya          Ya
        5    Harga Bertingkat (Harga Grosir)                        Ya           Ya          Ya
        6    Multi Hold (Pending) Antrian Penjualan                 Ya           Ya          Ya
        7    Gabung Meja (Join Bill) -- Rumah Makan, Café, dll      Ya           Ya          Ya
        8    Penjualan & Pembelian Kredit                           Ya           Ya          Ya
        9    Pembayaran/Pelunasan Hutang & Piutang Flexible         Ya           Ya          Ya
       10    Retur Penjualan & Pembelian                            Ya           Ya          Ya
       11    Edit/Koreksi & Hapus Penjualan & Pembelian             Ya           Ya          Ya
       12    Stok Awal                                              Ya           Ya          Ya
       13    Stok Opname                                            Ya           Ya          Ya
       14    Kartu Stok                                             Ya           Ya          Ya
       15    Konsinyasi Pembelian                                   --           Ya          Ya
       16    Informasi Kadaluarsa (expired)                         --           (*)          (*)
       17    PO/SO (Purchase & Sales Order)                         --           Ya          Ya
       18    Perhitungan HPP metode Average (rata-rata)             Ya           Ya          Ya
       19    Perhitungan HPP metode LIFO/FIFO                       --           --           (*)
       20    Presensi & Gaji Karyawan                               --           (*)          (*)
       21    Pembukuan (Book Keeping)                               --           Ya           --
       22    Akuntansi (Accounting)                                 --           --          Ya
       23    Fasilitas Pencarian Data (Flexible)                    Ya           Ya          Ya




                                                                                                   Hal 1 dari 42
                                                                        Panduan TRANSPOS 2011 Standard
24   Laporan Rugi/Laba                                           Ya             Ya         Ya
25   Ubah Warna Theme                                            Ya             Ya         Ya
26   Cetak/Print Faktur Pembelian & Penjualan                    Ya             Ya         Ya
27   Discount Pembelian & Penjualan (per Barang & Faktur)        Ya             Ya         Ya
28   Tambah data barang di Form Pembelian                        Ya             Ya         Ya
29   Edit harga bertingkat di Form Pembelian                     Ya             Ya         Ya
30   Data Pelanggan                                              Ya             Ya         Ya
31   Data Sales & Komisi                                         --             Ya         Ya
32   Data Supplier                                               Ya             Ya         Ya
33   Laporan per Kasir                                           Ya             Ya         Ya
34   Backup & Restore Data                                       Ya             Ya         Ya
35   Repair/Fix Data                                             Ya             Ya         Ya
36   Setting Nama Toko/Usaha, Alamat & Telepon                   Ya             Ya         Ya
     Mendukung Pengoperasian Tombol Keyboard
37                                                               Ya             Ya         Ya
     (shortcut)
38   Mendukung jaringan LAN                                      Ya             Ya         Ya
39   Mendukung Barcode Scanner (Pembelian & Penjualan)           Ya             Ya         Ya
40   Mendukung Mini Printer (beberapa tipe & merk)               Ya             Ya         Ya
41   Mendukung Cash Drawer                                       Ya             Ya         Ya
42   Mendukung Cetak Label Harga                                 Ya             Ya         Ya
43   Mendukung Cetak Label Barcode                               --             --         Ya
44   Mendukung Cetak Data Barang                                 Ya             Ya         Ya
45   Mendukung Cetak Data Pelanggan, Supplier & Sales            --             Ya         Ya
46   Mendukung Cetak Item Barang di Struk 2 Baris                --             Ya         Ya
47   Direct Print -- Cetak Struk (Tanpa Driver - lebih cepat)    Ya             Ya         Ya
48   Driver Printer -- Cetak Struk                               Ya             Ya         Ya
49   Data Barang & Transaksi tidak dibatasi                      Ya             Ya         Ya
50   Update Fitur Gratis                                         Ya             Ya         Ya
51   Garansi (Support System) Software 1 Tahun                  6 bln           Ya         Ya
52   Panduan (Manual Book)                                       Ya             Ya         Ya
53   Compatibility: Windows98/ME/2000/NT/XP                      Ya             Ya         Ya
54   Lisensi Software (2 komputer)                              1 PC            Ya         Ya
     (*) dalam pengembangan

B. F i t u r K a s i r
   Gabung Item Penjualan di Layar
 1                                                               Ya             Ya         Ya
   (dg Barcode Scanner atau Keyboard)
 2 Hapus item Penjualan di Layar                                 Ya             Ya         Ya
 3 Bersihkan tampilan di Layar (Cancel)                          Ya             Ya         Ya
 4 Cetak Ulang struk/nota                                        Ya             Ya         Ya
 5 Pencatatan Modal & Pengeluaran Kasir                          Ya             Ya         Ya
 6 Cetak Laporan Keuangan Kasir (kertas 75mm)                    Ya             Ya         Ya
 7 Display informasi stok                                        Ya             Ya         Ya
 8 Display Teks Berjalan                                         Ya             Ya         Ya
 9 Pilihan Cetak Struk atau Tidak                                Ya             Ya         Ya
10 Setting printer struk/nota                                    Ya             Ya         Ya
   Indikator pengingat harga Satuan & Diskon
11                                                               Ya             Ya         Ya
   (bila di bawah harga jual)
12 Cetak Laporan Kasir dengan Printer Mini (kertas 75mm)         Ya             Ya         Ya
13 Tombol shortcut buka Cash Drawer tanpa Print dulu             Ya             Ya         Ya
14 Laporan Kasir :
   a. Laporan per Nota                                           Ya             Ya         Ya
   b. Laporan Penjualan Bersih                                   Ya             Ya         Ya
   c. Laporan per Jenis Barang                                   Ya             Ya         Ya
   d. Laporan Pengeluaran                                        Ya             Ya         Ya


C. Laporan-Laporan
1 Laporan Stok :
   a. Nilai Persediaan Barang                                    Ya             Ya         Ya
   b. Stok di Bawah Limit                                        Ya             Ya         Ya
   c. Daftar Harga Jual                                          Ya             Ya         Ya
   d. Barang Tidak Laku                                          Ya             Ya         Ya
   e. Mutasi Stok                                                --             Ya         Ya
   f. Stok Opname                                                Ya             Ya         Ya
   g. Kartu Stok                                                 Ya             Ya         Ya


2    Laporan Pembelian :



                                                                                             Hal 2 dari 42
                                                                                    Panduan TRANSPOS 2011 Standard
            a. Pembelian Total                                               Ya                Ya                Ya
            b. Pembelian Detail                                              Ya                Ya                Ya
            c. Pembelian per Supplier                                        Ya                Ya                Ya
            d. Pembelian per Kategori                                        Ya                Ya                Ya
            e. Retur Pembelian                                               Ya                Ya                Ya


        3   Laporan Penjualan :
            a. Penjualan Total                                               Ya                Ya                Ya
            b. Penjualan Detail                                              Ya                Ya                Ya
            c. Penjualan per Pelanggan                                       Ya                Ya                Ya
            d. Penjualan per Supplier                                        --                Ya                Ya
            e. Penjualan per Kategori                                        Ya                Ya                Ya
            f. Penjualan per Sales & Kalkulator Komisi                       --                Ya                Ya
            g. Penjualan per Kasir                                           Ya                Ya                Ya
            h. Ranking Penjualan                                             --                Ya                Ya
            i. Retur Penjualan                                               Ya                Ya                Ya
            j. Pesanan Barang (SO)                                           Ya                Ya                Ya


        4   Laporan Hutang
            a. Hutang & Konsinyasi per Supplier                             Ya/--              Ya                Ya
            b. Pembayaran Hutang & Konsinyasi                               Ya/--              Ya                Ya
            c. Analisa Umur Hutang                                           Ya                Ya                Ya


        5   Laporan Piutang
            a. Piutang per Pelanggan                                         Ya                Ya                Ya
            b. Pelunasan Piutang                                             Ya                Ya                Ya
            c. Analisa umur Piutang                                          Ya                Ya                Ya


        6   Keuangan :
            a. Laba / Rugi Total                                             Ya                Ya                Ya
            b. Laba / Rugi per Kategori                                      Ya                Ya                Ya
            c. Laba / Rugi per Supplier                                      Ya                Ya                Ya
            d. Laba per Pelanggan                                            --                Ya                Ya
            e. Laba / Rugi per Tahun (bersih)                                --                Ya                Ya


       D.   Pembukuan / Akuntansi
        1   Saldo awal                                                       --                Ya                Ya
        2   Daftar Perkiraan/Akun                                            --                --                Ya
        3   Jurnal Kas                                                       --                Ya                Ya
        4   Jurnal Umum                                                      --                --                Ya
        5   Daftar Transaksi Jurnal                                          --                Ya                Ya
        6   Edit/Koreksi & Hapus Transaksi Jurnal                            --                Ya                Ya
        7   Posting Otomatis & Unposting                                     --                Ya                Ya
        8   Laporan Jurnal Kas                                               --                Ya                Ya
        9   Laporan Jurnal per Perkiraan                                     --                --                Ya
       10   Buku Besar                                                       --                --                Ya
       11   Neraca                                                           --                --                Ya
       12   Rugi / Laba                                                      --                Ya                Ya
       13   Tutup Tahun /Periode                                             --                Ya                Ya




1.3.   GARANSI
         Garansi berlaku bila kerusakan/ kesalahan (bugs) berasal dari software TransPOS.
         Garansi tidak berlaku bila kerusakan/ kesalahan disebabkan diluar software TransPOS
         » Terinfeksi virus
                (Penyebab: terkoneksi internet dan copy/transfer file dari atau ke flash disk, CD atau media storage lain).
            »   Bugs atau erorr dari software atau program aplIkasi lainnya
                (Misal: corrupt file windows/ Operating system, Crash antar file program).
            »   Kerusakan hardware atau peralatan komputer
                (Misal: aus/umur, tegangan listrik tidak stabil, perawatan salah/kurang benar)
            »   Kesalahan operasional oleh operator/user
                (Misal: pemasangan alat-alat listrik yg salah, perawatan salah/kurang, file/data terhapus, modifikasi file,
                hacking & cracking, decompile, overloading, perbaikan sendiri).




                                                                                                                    Hal 3 dari 42
                                                                          Panduan TRANSPOS 2011 Standard

1.4.   PRA INSTALASI
       Sebelum instalasi TransPOS langkah-langkah yang harus dilakukan adalah:
       1. Pastikan Komputer dalam kondisi baik (minimal belum pernah diservice), khususnya
         komponen sbb:
         - Motherboard
         - Processor
         - Hard Disk
         - Baterei CMOS
       pengaruh: bila hardware di atas rusak, lisensi software harus diganti baru karena dianggap beda
       komputer (sistem lisensi OEM)

       2. Pastikan menggunakan backup power (UPS)
       pengaruh: kerusakan/corrupt data (sangat mungkin terjadi bila listrik sering mati/tidak stabil)

       3. Pastikan pemasangan peralatan-peralatan listrik aman
       pengaruh: umur hardware & lisensi

       4. Sebaiknya Format Ulang Windows dahulu
       pengaruh: kebersihan komputer dari kerusakan data karena corrupt, crash & virus

       5. Sangat dianjurkan komputer yang di instal TransPOS khusus hanya untuk keperluan
       Penjualan Retail atau PoS (Point of Sales) saja
       pengaruh: kerusakan data karena corrupt & virus

       6. Pastikan penggunaan Anti Virus yang diupdate secara berkala
       pengaruh: kerusakan/hilang data

       7. Backup data secara rutin periodik
       pengaruh: pada saat kondisi force majeur (darurat)

       8. Pastikan penggunaan media backup lain (Flash Disk atau CD) & secara manual (buku
       harian transaksi)
       pengaruh: pada saat kondisi force majeur (darurat)

       9. Apabila nantinya Windows diformat/instal ulang harus dari Master CD windows yang sama
       pengaruh: lisensi software

       10. TransPOS berjalan optimal di Windows XP namun juga bisa berjalan di Win 98 SE, Win
           ME, Win 2000 & Win NT. Windows 7 kami tidak sarankan namun bisa dicoba dahulu
           diinstal & diexplore dahulu selama masa percobaan/latihan. Apabila semua fitur TransPOS
           bisa di gunakan normal & tidak ada masalah silahkan lanjutkan dengan Windows 7.
       pengaruh: lisensi software




             Sangat Dianjurkan Membaca:
                Lisensi software (di CD TransPOS)
                Informasi-informasi yang ada di website




                                                                                                         Hal 4 dari 42
                                                                  Panduan TRANSPOS 2011 Standard

1.5.   INSTALASI
       Sebelum software TransPOS bisa dijalankan, terlebih dahulu dilakukan proses Instalasi pada
       komputer Anda. Langkah-langkah instalasi software TransPOS adalah sebagai berikut:
       1. Masukkan CD TransPOS ke CDROM atau DVDROM pada komputer Anda
       2. Muncul menu pilihan sebagai berikut:




       3. Klik menu Install TransPOS      Lanjut
       4. Klik tombol Browse (bila ingin mengganti letak direktori)   Lanjut
       5. Klik Instal  Selesai


1.6.   REGISTRASI
       Registrasi adalah proses pendaftaran hak penggunaan program sehingga hak user lebih
       terjamin. Adapun registrasi dapat dilakukan setelah proses instalasi selesai atau setelah masa
       uji coba program (15 hari) selesai. Sebelum melakukan registrasi lakukan sebagai berikut:
       1. Cek penanggalan (Date & Time) pada komputer Anda
       2. Pastikan Baterei CMOS di Komputer masih bagus (tidak checksum error)

       a. Kode install
          Lihat kode install berwarna merah (catat dan simpan)




       b. Serial number
          12 digit Serial Number terdapat dalam cover CD TransPOS di bagian luar




                                                                                           Hal 5 dari 42
                                                                Panduan TRANSPOS 2011 Standard

       c. Pengiriman
          Setelah Kode install dan Serial Number di catat & disimpan, kirimkan kode install dengan
          format sebagai berikut:
          POSS<spasi>Nama Anda<spasi>kode install<spasi>serial number
          Pengiriman bisa melalui:
          1. SMS       -->     085 72972 0398




            2. Email    -->      reg@tokosoftwarekita.com , dengan Subject: REG POSS




       d. Kode Registrasi
          Anda akan menerima balasan dari kami berupa 24 digit kode registrasi.
          – Masukkan kode registrasi tersebut di kotak kode registrasi
          – Klik tombol Register



                              PEMROSESAN REGISTRASI MAKSIMAL 1 x 24 JAM




1.7.   MEMBUKA PROGRAM
       Untuk menjalankan atau membuka Program TransPOS langkah-langkahnya sebagai berikut:
       A. Klik icon TransPOS
          1. Buka lewat menu program Windows
              – Klik tombol Start All Programs   TransPOS 2011 Standard    TransPOS
                 Standard

          2. Buka lewat icon di Layar Dekstop
             – Klik 2x icon TransPOS:



                                                                                        Hal 6 dari 42
                                                                     Panduan TRANSPOS 2011 Standard

B. Pilih tombol Lanjutkan                     bila program TransPOS belum diregistrasi (masih
   masa percobaan 15 hari)


C. Pilih menu File      Login




D. Ketik Username dan Password




E. Tampilan TransPOS 2011 Standard




         Catatan Membuka Program
         Pada pemakaian program pertama kali setelah instalasi gunakan :
         – Username : A
         – Password : (dikosongkan)
           (Untuk selanjutnya silahkan ganti username & password di menu Setting      Hak Akses User)

         – Default data setelah install adalah data untuk latihan atau pengenalan agar familiar.
           (Bila ingin dengan Data Baru (new) silahkan klik di tombol Start Windows    All Programs
           TransPOS 2011 Standard        Tools Program       Login     DataBaru    caranya lihat bab 7- Data
           Baru)




                                                                                                     Hal 7 dari 42
                                                                     Panduan TRANSPOS 2011 Standard

1.8.   ALUR PENJUALAN RETAIL
       Alur transaksi penjualan retail di komputer pada umumnya adalah sebagai berikut:




       Dalam realitanya, alur transaksi penjualan retail terutama pada toko klontong, minimarket dll
       ada beberapa cara yang disesuaikan dengan kondisi masing-masing. TransPOS
       mengakomodasi kondisi-kondisi tersebut, dan berikut ini adalah contoh beberapa kondisi
       tersebut beserta langkah-langkahnya:

          1.   Usaha baru akan mulai (kondisi 1)
               Pada kondisi ini usaha/toko belum ada stok & transaksi (baru buka), berikut urutan alur
               transaksinya:
               1. Setting program
               2. Isi Data Master
               3. - - tidak ada Stok Awal - -
               4. Pembelian
               5. Penjualan
               6. Stok Opname
               7. Pelaporan

          2.   Usaha sudah berjalan (kondisi 1)
               Pada kondisi ini usaha/toko sudah ada stok & sudah ada transaksi, berikut urutan alur
               transaksinya:
               1. Setting program
               2. Isi Data Master
               3. Isi Stok Awal      (langkah ini bisa dilewati, nantinya jumlah stok disesuaikan di Stok
                                      Opname)
               4. Pembelian
               5. Penjualan
               6. Stok Opname
               7. Pelaporan



                Catatan Alur Penjualan Retail
                   Stok Awal       : Stok barang yang sudah ada di toko/gudang.
                   Stok Opname : Penyesuaian jumlah stok barang di komputer dengan stok barang
                                    berdasarkan perhitungan fisik.
                   Bila tidak melakukan Pembelian (kondisi 1) & bila tidak melakukan Stok Awal (kondisi 2)
                   namun sudah melakukan Penjualan, maka jika jumlah stok minus (-) sesuaikan jumlah
                   stok di Stok Opname




                                                                                                 Hal 8 dari 42
                                                                Panduan TRANSPOS 2011 Standard

2. SETTING AWAL
2.1.   SETTING REGIONAL & DATE TIME WINDOWS
       A. Setting Regional
          Pengaturan Regional sangat berguna dalam format penulisan angka atau bilangan, nilai
          mata uang, waktu dan tanggal. Settinglah Regional dengan menggunakan Regional
          Indonesia, langkah-langkahnya sebagai berikut:
          1. Klik tombol Start   pilih Control Panel
          2. Klik icon Date, Time, Language and Regional Options
          3. Klik icon Regional and Language Options
          4. Pilih “Indonesian” di menu combo (sebelah tombol Customize...)




          5. Klik tombol OK


       B. Setting Date Time
          Setting tanggal & waktu pada Windows diperlukan karena tanggal & waktu program
          TransPOS menggunakan sistem tanggal & waktu Windows, sehingga tanggal & waktu
          Windows perlu disesuaikan.

          Berikut ini cara menyesuaikan tanggal & waktu di Windows:
          1. Klik 2x pada jam/waktu di pojok kanan Taskbar Windows

          2.   Sesuaikan Date (tanggal, bulan dan tahun)
          3.   Sesuaikan Time (jam, menit dan detik)
          4.   Pastikan pula Time Zone, pilih (GMT+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta
          5.   Klik tombol OK


2.2.   SETTING DATA
       A. Setting Database di PC Server
       Setting data diperlukan untuk mengarahkan program Transpos ke file database, sehingga data
       bisa digunakan untuk transaksi dan sebagainya. Setting database bisa diakses dengan 2 (dua)
       cara yaitu:
       1. Otomatis
           Cara ini akan secara otomatis memunculkan jendela Setting Data jika file database tidak
           ada atau tidak ditemukan




                                                                                        Hal 9 dari 42
                                                                  Panduan TRANSPOS 2011 Standard

2. Start Menu Windows
   Cara ini bisa dilakukan kapan saja (manual) dan bisa diakses lewat:
   – Klik tombol Start di desktop Windows      All programs      TransPOS 2011 Standard
          pilih Tools Program     Login   Setting Data




    Langkah-langkahnya sebagai berikut:
    – Klik tombol           di kotak Letak Database
    – Pilih folder dimana file database berada
    – Klik tombol           di kotak Folder Priv
    – Klik tombol Simpan             klik Ya
    –
B. Setting Database di PC Client
Setting database di PC Client diperlukan apabila TransPOS digunakan untuk jaringan (lebih
dari 1 PC). Berikut cara settingnya:
– Sebelumnya silahkan setting jaringan terlebih dahulu untuk awal pemakaian (lihat Bab 14)
– Klik tombol Start di desktop         All programs      TransPOS 2011 Standard         pilih Tools
  Program        isikan Login       pilih Setting Data
– Klik tombol        di kotak Letak Database
– Pilih folder dimana file database yang digunakan di PC Server (yang telah disharing
  sebelumnya)
       Geser/scroll, mouse ke bagian bawah
       Double klik folder My Network Places           double klik Entire Network      double klik
       Microsoft Windows Network              double klik Nama jaringan/workgroup (contoh:
       TRANSPOS)          double klik Nama komputer/PC Server          klik folder database      klik
       tombok OK
– Klik tombol        di kotak Folder Priv
       Geser/scroll mouse, klik folder priv di PC Client di direktori program TransPOS diinstal
       (default di C:\Program Files\..\)
       Klik tombol OK
– Klik tombol Simpan         klik tombol Ya
– Kemudian program TransPOS akan otomatis terbuka                silahkan login


      Catatan Setting Data
        Untuk Letak Database bisa diletakkan atau ditempatkan di Drive atau folder mana saja
        Untuk Folder Priv diusahakan tetap di Drive:\Folder\Software TransCODE\TransPOS
        2011 Standard \priv (drive dimana TransPOS diinstal)



               Default file database ketika program TransPOS diinstal di direktori:
          Drive:\Folder\Software TransCODE\TransPOS 2011 Standard \dbLatihan
  (berfungsi untuk keperluan setting, misal: printer, dll & untuk latihan dahulu sebelum digunakan untuk
                                        transaksi sesungguhnya)

       Apabila Anda telah familiar menggunakan program TransPOS, silahkan buat Data
                             Baru/New -- lihat di bab 7 Data Baru
                        (sehingga data transaksi usaha Anda menjadi lebih valid)




                                                                                              Hal 10 dari 42
                                                                     Panduan TRANSPOS 2011 Standard

2.3.   SETTING RESOLUSI MONITOR
       Setting Resolusi Monitor/Layar diperlukan agar tampilan TransPOS full (tidak terpotong).
       Minimal resolusi monitor adalah: 1024 x 768 pixels




2.4.   SETTING AWALAN KOMPUTER
       Sebelum digunakan untuk Penjualan untuk membedakan data transaksi antara Komputer satu
       dengan Komputer lain, diperlukan setting Awalan Komputer. Yaitu dengan memberikan
       pembeda dengan digit awal yang terlihat di No Struk/Nota. Setting ini digunakan bila
       TransPOS digunakan dalam jaringan dengan komputer lebih dari 1 (satu)




       Cara setting Awalan Komputer:
       – Klik tombol Start di desktop Windows    All programs      TransPOS 2011 Standard
          pilih Tools Program    isikan Login   pilih Setting Data
       – Ganti/ketikkan awalan komputer di kotak Awalan Komputer       klik tombol Simpan

       Misal:
       o jika kita isi Awalan Komputer dengan angka 1 maka no Struk/nota akan tercetak
          1000010.11
       o jika kita isi Awalan Komputer dengan huruf J maka no Struk/nota akan tercetak
          J000010.11


            Catatan Awalan Komputer
               Awalan Komputer bisa diisi huruf atau angka (hanya 1 digit)
               Awalan Komputer dengan huruf/abjad bisa dengan huruf besar atau huruf kecil
               Awalan Komputer harus beda masing-masing komputer!



2.5.   IDENTITAS USAHA & SETTING PROGRAM
       Setting Awal dimulai dari setting Nama & Identitas Usaha, langkah-langkahnya sebagai
       berikut:
       1. Cara mengakses
            – Klik menu Setting       Setting Program

       2. Setting Nama & Identitas Usaha
          Klik tab/tombol Perusahaan, lalu isikan sesuai Nama & Identitas Usaha Anda:
          – Nama Perusahaan : ...muncul dalam Kop Faktur, Nota/Struk & Laporan...
          – Alamat               : ...muncul dalam Kop Faktur & Nota/Struk...
          – Kota                 : ...muncul dalam Kop Faktur & Nota/Struk...
          – No Telp              : ...muncul dalam Kop Faktur & Nota/Struk...
          – Logo                 : ...muncul dalam Kop Faktur & Kop Laporan...




                                                                                             Hal 11 dari 42
                                                                          Panduan TRANSPOS 2011 Standard




       3. Setting Edit & Posting, klik tab/tombol Setting centang atau kosongkan
            Harga jual bisa diedit : mengizinkan Anda merubah satuan harga jual satuan di Form Penjualan
            Langsung Posting Jual : berarti data transaksi penjualan langsung otomatis terposting
                                            (bila tidak di cek, maka nantinya diposting manual di Daftar Penjualan)
             Langsung Posting Beli :       berarti data transaksi pembelian langsung otomatis terposting
                                            (bila tidak di cek, maka nantinya diposting manual di Daftar Pembelian)

       4. Setting Catatan Kaki Nota/struk
          – klik tab/tombol Nota
          – ketik kata atau kalimat yang akan muncul di bagian bawah (footer) Nota/struk

       5. Setting Teks Berjalan
          – klik tab/tombol Teks Berjalan Menu Kasir             ketikkan teksnya

       Setelah semua kotak isian terisi sesuai keinginan lalu simpan             klik tombol Simpan


            Catatan Identitas Usaha & Setting Program
            Pilihan Harga jual bisa diedit biasanya digunakan untuk kondisi:
            1. memberikan harga khusus untuk Pelanggan
            2. strategi penjualan
            3. dll




2.6.   SETTING PRINTER
       1. Printer Faktur & Laporan
           Biasanya digunakan printer untuk kertas ukuran Letter, Quarto & Folio.
           – Instal driver printer sebelum digunakan untuk cetak Faktur Pembelian, Faktur Penjualan
             & Laporan-laporan.
           – Ikuti langkah-langkah install driver printer sesuai petunjuk atau panduan yang ada.

       2. Printer Nota/Struk Penjualan
           Sebelum kasir melakukan transaksi penjualan, terlebih dahulu harus setting printer yang
           digunakan untuk mencetak Nota/struk, caranya:
           – Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard
           – Klik tombol Fold          di bagian kanan atas form penjualan
           – Klik salah satu option printer yang sesuai dengan koneksi printer Nota/struk Anda.




                                                                                                         Hal 12 dari 42
                                                                Panduan TRANSPOS 2011 Standard

Keterangan Printer Struk:
   - Serial                     : untuk printer dengan port Serial (Samsung, dll)     tanpa driver
   - Paralel Star               : untuk printer dengan port Paralel (Star, dll)  tanpa driver
   - Paralel Epson              : untuk printer dengan port Paralel (Epson, dll)    tanpa driver
   - LX 300/800                 : untuk printer dengan port Paralel (Epson Seri LX)      tanpa driver

   - dengan Driver              : bisa untuk semua Printer Mini maupun Printer A4 dengan menginstal &
                                  men-setting drivernya terlebih dahulu
   - Zonerich                   : bisa untuk Printer Mini merk Zonerich (Thermal Printer – Kertas 55mm)
                                     tanpa driver



3. Format No & Print Out Struk Penjualan




     Print Out Struk:




   Catatan Setting Printer
    A. Ukuran Kertas Struk Penjualan adalah dengan lebar 75mm (kecuali printer Zonerich)
    B. Format cetak item barang di Struk/Nota 1 baris, dengan jumlah digit nama barang maks. 18 digit.




                                                                                           Hal 13 dari 42
                                                                      Panduan TRANSPOS 2011 Standard

2.7.   HAK AKSES USER
       Hak Akses digunakan untuk mengatur hak-hak (otorisasi atau kewenangan) user dalam
       mengakses menu-menu program TransPOS. Dengan Hak Akses maka keamanan data dan
       validitas data akan lebih terjamin.

       A. Melihat/Mengakses Data User
           – Klik menu Setting Hak Akses User

       B. Menambah User
           – Klik menu Setting  Hak Akses User
           – Klik tombol Tambah
           – Ketikkan Nama, Username & Password di tab Umum




          – Masih di tab Umum, klik juga yang ada di box File, box Setting & box Persediaan
          – Pilih/Klik submenu-submenu lain yang akan menjadi hak user tersebut yang ada di tab
            Master, tab Pembelian, tab Penjualan & tab Laporan
          – Klik tombol Simpan

       C. Mengedit User
           – Klik menu Setting    Hak Akses User
           – Klik user yang akan diedit (pada tabel)
           – Klik tombol Edit   sesuaikan submenu yg akan diganti
           – Klik tombol Simpan

       D. Menghapus User
           – Klik user yang akan dihapus (pada tabel)
           – Klik tombol Hapus     klik Yes

       E. Menutup Hak Akses User
           – Klik tombol Close (tanda silang di kanan atas)


          Catatan Hak Akses User
             Untuk memilih semua submenu program klik tombol All
             Untuk tidak memilih semua submenu program klik tombol None




          Peringatan
             Sangat dianjurkan yang bisa mengakses fasilitas Hak Akses User ini adalah Pemilik atau
             Petugas Khusus/Admin.
             Apabila Anda pemilik atau admin jangan sampai lupa username & password Anda.
             User tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.




                                                                                                Hal 14 dari 42
                                                                 Panduan TRANSPOS 2011 Standard

3. MENGISI DATA MASTER
3.1.   DATA PELANGGAN
       Pelanggan adalah pembeli yang loyal (setia) bertransaksi di toko/ tempat usaha Anda. Pada
       umumnya pelanggan bisa dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu:
       1. Pelanggan umum
       2. Pelanggan khusus (per pelanggan)

       Langkah-langkah mengisi data pelanggan sebagai berikut:
       A. Melihat/Mengakses Data Pelanggan
           – Klik menu Master   Pelanggan

       B. Menambah data Pelanggan
           – Klik menu Master   Pelanggan
           – Klik tombol Tambah
           – Ketikkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp




          – Klik tombol Simpan

       C. Mengedit data Pelanggan
           – Klik menu Master    Pelanggan
           – Klik pelanggan yang akan diedit (pada tabel)
           – Klik tombol Edit  sesuaikan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp yg akan
             diganti
           – Klik tombol Simpan

       D. Menghapus data Pelanggan
           – Klik menu Master    Pelanggan
           – Klik pelanggan yang akan dihapus (pada tabel)
           – Klik tombol Hapus    klik Ya

       E. Pencarian data Pelanggan
           Pencarian berdasarkan Kode dan Nama pelanggan.
           – Pilih kategori pencarian (kode atau nama)
           – Ketikkan sebagian atau seluruh dari kode atau nama yg akan dicari    tekan Enter

       F. Navigasi Data Pelanggan                                G. Menutup Form Pelanggan
                                                                    Klik tombol Close     (tanda silang
                                                                    di kanan atas) atau tekan tombol
                                                                    Esc keyboard




                                                                                         Hal 15 dari 42
                                                                      Panduan TRANSPOS 2011 Standard

            Catatan Pelanggan
               Kode pelanggan bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit).
               Kode pelanggan harus unik (tidak boleh sama satu sama lain).
               Mencetak Data Pelanggan: Klik kanan di grid/table    klik Print Data Pelanggan




             Peringatan
               Data pelanggan tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.




3.2.   DATA SUPPLIER
       Supplier adalah penyedia barang atau pemasok di toko/ tempat usaha Anda. Cara mengisi
       data supplier tidak berbeda jauh dengan data pelanggan.

       Langkah-langkah mengisi data supplier sebagai berikut:
       A. Melihat/Mengakses Data Supplier
           – Klik menu Master   Supplier

       B. Menambah data Supplier
           – Klik menu Master   Supplier
           – Klik tombol Tambah
           – Ketikkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp




          – Klik tombol Simpan

       C. Mengedit data Supplier
           – Klik menu Master      Lokasi
           – Klik supplier yang akan diedit (pada tabel)
           – Klik tombol Edit    sesuaikan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp yg akan
             diganti
           – Klik tombol Simpan


       D. Menghapus data Supplier
           – Klik menu Master     Lokasi
           – Klik supplier yang akan dihapus (pada tabel)
           – Klik tombol Hapus     klik Ya

       E. Pencarian data Supplier
           Pencarian berdasarkan Kode dan Nama supplier.
           – Pilih kategori pencarian (kode atau nama)
           – Ketikkan sebagian atau seluruh dari kode atau nama yg akan dicari           tekan Enter




                                                                                                 Hal 16 dari 42
                                                                       Panduan TRANSPOS 2011 Standard

       F. Navigasi Data Supplier                                       G. Menutup Form Supplier
                                                                          Klik tombol Close     (tanda
                                                                          silang di kanan atas) atau tekan
                                                                          tombol Esc keyboard




            Catatan Supplier
               Kode supplier bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit).
               Kode supplier harus unik (tidak boleh sama satu sama lain).
               Mencetak Data Supplier: Klik kanan di grid/table    klik Print Data Supplier




             Peringatan
               Data supplier tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.




3.3.   DATA KATEGORI BARANG
       Untuk lebih memudahkan pengelolaan, barang perlu dikelompokkan berdasarkan kriteria
       tertentu yang dinamakan Kategori. Misal: Kategori untuk produk-produk barang berupa mie
       dinamakan "Mie Instan", atau bisa juga dikelompokkan berdasarkan merk atau pabriknya.

       Langkah-langkah mengisi data supplier sebagai berikut:
       A. Melihat/Mangakses Data Kategori
           – Klik menu Master   Kategori

       B. Menambah Kategori
           – Klik menu Master   Kategori
           – Klik tombol Tambah
           – Ketikkan nama Kategori




          – Klik tombol Simpan

       C. Mengedit Kategori
           – Klik menu Master      Kategori
           – Klik kategori yang akan diedit (pada tabel)
           – Klik tombol Edit    sesuaikan atau ganti
           – Klik tombol Simpan

       D. Menghapus Kategori
           – Klik menu Master     Kategori
           – Klik kategori yang akan dihapus (pada tabel)
           – Klik tombol Hapus     klik Ya




                                                                                                      Hal 17 dari 42
                                                                       Panduan TRANSPOS 2011 Standard

       E. Navigasi Data Kategori                                       F. Menutup Form Kategori
                                                                          Klik tombol Close     (tanda
                                                                          silang di kanan atas) atau tekan
                                                                          tombol Esc keyboard




            Catatan Kategori Barang
               Kode supplier bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit).
               Kode supplier harus unik (tidak boleh sama satu sama lain)




             Peringatan
               Kategori barang tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.




3.4.   DATA BARANG
       Barang adalah data barang dagangan yang dibeli dari Supplier & akan dijual ke konsumen.
       Data barang diisi setelah data supplier dan data kategori terisi.

       A. Melihat/Mangakses Data Barang
           – Klik menu Master      Barang
           – Data Barang ada disebelah kiri
           – Bila ingin mencari data barang: Pilih Kata Kunci       ketik di kotak Pencarian     tekan
             Enter
           – Bila ingin melihat Total Barang: klik di grid/table pada Judul Kolom (Kode & Nama
             Barang)
           – Bila ingin melihat mengurutkan berdasar abjad (Sort: Ascending atau Descending): klik
             di grid/table pada Judul Kolom (Kode & Nama Barang)
           – Informasi Harga Beli, Harga Jual & Supplier bisa dilihat di bagian kanan
           – Bila ingin melihat jumlah stok: Klik data barang di grid/table sebelah kiri  lihat di kotak
             Informasi Stok (bagian kanan bawah)

       B. Menambah Data Barang
           – Klik menu Master      Barang
           – Klik tombol Tambah
           – Ketik Kode Barcode atau masukkan dengan Barcode Scanner
             (bila barang tidak ada Kode Barcodenya, buat Kode Sendiri/Kode Lokal, maks: 25 digit)
           – Ketik Nama Barang (maks: 35 digit)
           – Pilih Kategori barang (bila tidak ada, klik tombol plus    caranya lihat di Master
             Kategori)
           – Pilih jenis Satuan barang (bila tidak ada, ketikkan langsung)
           – Ketik Stok Minimal atau stok yang harus ada (nantinya sebagai informasi batas/limit
             stok hampir habis untuk melakukan Pembelian/Kulakan)
           – Pilih Supplier Utama (bila tidak ada, klik tombol cari      klik tombol Baru    cara
             selanjutnya lihat di Master Supplier   setelah Simpan, Double klik data Supplier yang
             baru saja dibuat
           – Ketik Harga Beli Satuan barang (tanpa tanda Rp atau tanda titik & koma)
           – Harga Pokok Penjualan biarkan saja sama seperti Harga Beli Satuan
           – Mengisi Harga Jual:
             A. Bila hanya 1 harga (tidak ada Harga bertingkat), biarkan Maks Qty di Harga Jual 1
                dengan jumlah 1000      ketik persentase markup (dari Harga Beli Satuan) di Pct dan
                atau ketik Harga Jual Satuan



                                                                                                      Hal 18 dari 42
                                                                     Panduan TRANSPOS 2011 Standard




     B. Bila lebih 1 harga (harga bertingkat), misal 3 harga: ketik Maks Qty, Pct & Harga Jual
        di Harga Jual 1 & Harga Jual 2, sedangkan Harga Jual 3 di Maks Qty diisi dengan
        jumlah 1000      lalu ketik persentase markup (dari Harga Beli Satuan) di Pct dan atau
        ketik Harga Jual Satuan di Harga Jual 3
       Ilustrasi 3 Harga Bertingkat, contoh jml Lusinan:
                                                                 Catatan Harga Bertingkat (isi: Maks Qty)
                                                                            Bila 2 Harga Bertingkat:
                                                                            Ketik kotak Maks Qty di Harga Jual 2 dengan
                                                                            jumlah 1000
                                                                            Bila 4 Harga Bertingkat:
                                                                            Ketik kotak Maks Qty di Harga Jual 4 dengan
                                                                            jumlah 1000


          Catatan Harga Bertingkat (isi: Harga Jual Satuan)
          Harga Grosir/Bertingkat ini menggunakan dasar Satuan terkecil/ecer, misal Kopi Instan maka:
           –   harga beli yang dimasukkan adalah harga beli 1 bungkus (misal: Rp. 700) & harga jual per bungkus dimasukkan di
               Harga Jual 1 (misal: Rp. 900)
           –   untuk harga jual per renceng (isi 10 bungkus) dimasukkan di Harga Jual 2, misal harga jual 1 renceng Rp 8.000
               berarti 8000 / 10 = Rp. 800 maka yang dimasukkan di Harga Jual 2 adalah Rp. 800
           –   apabila setelah satuan renceng ada satuan diatasnya lagi (misal: dos) caranya sama

   – Klik tombol Simpan




          Catatan Menambah Data Barang
            Nama barang agar tidak terpotong di Nota/struk (format 1 baris), gunakan panjangnya maks. 18 karakter.
            Namun bisa diisi maks 35 karakter (lebih detail) untuk keperluan pencarian barang
            Kotak Min Qty otomatis diisi sistem (mengandung pengertian: dari jumlah Minimal)
            Kotak Maks mengandung pengertian sampai dengan jumlah Maksimal
            Kotak Pct sbg bantuan dalam menghitung persentase markup Harga Jual Satuan dari Harga Beli Satuan



C. Mengedit Data Barang
    – Klik menu Master      Barang
    – Klik kategori yang akan diedit (pada tabel)
    – Klik tombol Edit    sesuaikan Kode, Nama Barang, Kategori, Satuan, Stok minimal,
      Supplier, Harga Beli Satuan, Harga Pokok Penjualan & Harga Jual Satuan yang akan
      diganti.


                                                                                                   Hal 19 dari 42
                                                               Panduan TRANSPOS 2011 Standard
    – Klik tombol Simpan

D. Menghapus Data Barang
    – Klik menu Master     Barang
    – Klik kategori yang akan dihapus (pada tabel)
    – Klik tombol Hapus     klik Ya

E. Mencetak Data Barang
    – Klik menu Master      Barang
    – Bila ingin mencetak semua barang:
      Klik kanan di grid/table    klik Print Data Barang    klik tombol Printer    pilih Nama
      Printer     klik Ok  setelah tercetak klik tombol Close
    – Bila ingin mencetak berdasarkan kata kunci pencarian:
      Cari dulu data barang (lihat Pencarian Barang di atas     Klik kanan di grid/table   lalu
      lanjutkan seperti mencetak semua barang.

F. Mencetak Label Harga Barang
    – Klik menu Master      Barang
    – Bila ingin mencetak semua barang:
      Klik kanan di grid/table    klik Print Label Harga   klik tombol Printer     pilih Nama
      Printer     klik Ok  setelah tercetak klik tombol Close
    – Bila ingin mencetak berdasarkan kata kunci pencarian:
      Cari dulu data barang (lihat Pencarian Barang di atas     Klik kanan di grid/table    lalu
      lanjutkan seperti mencetak semua barang.

G. Navigasi Data Barang                                        H. Menutup Form Barang
                                                                  Klik tombol Close     (tanda
                                                                  silang di kanan atas) atau tekan
                                                                  tombol Esc keyboard




Catatan Data Barang
  Kode barang biasanya berupa kode Barcode (bisa dimasukkan dengan Barcode Scanner).
  Kode barang bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya. & harus unik (tidak boleh sama
  satu sama lain).




Peringatan
  Data Barang tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.
  Konsinyasi berlaku hanya untuk 1 Barang dengan 1 Supplier
  Bila 1 Barang untuk beberapa Supplier, biasa disiasati dengan:
  - Buat Kode Sendiri (Kode Lokal) untuk masing-masing barang
  - Buat Kode Barcode Sendiri untuk masing-masing barang




                                                                                          Hal 20 dari 42
                                                                  Panduan TRANSPOS 2011 Standard

4. TRANSAKSI-TRANSAKSI
4.1.   STOK/ PERSEDIAAN
       4.1.1. Stok Awal
       Stok awal adalah proses mengisi/mencatat jumlah stok/persediaan yang ada ke dalam
       program TransPOS. Stok awal digunakan untuk usaha/toko yang sudah berjalan atau sudah
       mempunyai stok barang baik itu di toko atau di gudang. Caranya sebagai berikut:
       – Klik menu Persediaan          klik Stok Awal
       – Pilih Kategori barang untuk memilih 1 kategori (bila memilih semua kategori: klik kotak cek
              semua)    klik tombol Tampilkan
       – Ketikkan jumlah stok pada kolom Jumlah untuk masing-masing barang
           Bila akan membuat stok untuk semua barang dengan jumlah sama, caranya: ketik pada
           kotak Jumlah     klik tombol Samakan Jumlah
       – Klik tombol Simpan        klik Ok




           Catatan Stok Awal
               Stok Awal barang dilakukan untuk semua barang dalam 1 kategori
               Barang tidak akan tampil lagi jika sudah melakukan stok awal, kecuali barang baru
               yang dimasukkan lagi dari master barang
               Bila barang tidak muncul atau sudah stok awal, silahkan stok opname untuk
               penyesuaian jumlah stok selanjutnya.




                     TransPOS memberikan kemudahan dalam pengelolaan Stok/Persediaan
                             yaitu Anda bisa melewati proses Stok Awal
                     Anda bisa langsung melakukan transaksi Pembelian dan atau Penjualan
                         nantinya Stok/Persediaan disesuaikan di proses Stok Opname




                                                                                           Hal 21 dari 42
                                                             Panduan TRANSPOS 2011 Standard

4.1.2. Stok Opname
Stok opname adalah proses penyesuaian jumlah stok/persediaan yaitu mencocokkan jumlah
yang tercatat dalam di komputer dengan jumlah stok berdasarkan hasil perhitungan fisik
barang.

a. Daftar Stok Opname
   – menampilkan stok opname berdasarkan          : klik tanggal awal di Dari Tanggal      lalu klik tanggal
     range tanggal                                akhir di Sampai Tanggal       klik di salah satu judul
                                                  kolom

   – menampilkan seluruh data stok opname         : klik option Hari ini
     hari ini
   – menampilkan seluruh data stok opname         : klik option Bulan ini
     bulan ini
   – mengurutkan daftar stok opname               : klik pada judul kolom pada grid/tabel
   – menavigasi data stok opname                  : klik tombol panah pada bagian kanan bawah




b. Stok Opname
   – Klik menu Persediaan      klik submenu Daftar Stok Opname    klik tombol Tambah
   – Tanggal stok opname bila diperlukan (default = tgl sekarang)
   – Masukkan barang : tekan Enter atau Scan (dengan Barcode scanner)
   – Sesuaikan jumlah fisik barang sebenarnya di kolom Jml Fisik  Enter    lalu tekan
     Simpan (bila barang telah disesuaikan jumlahnya semua)
   – Klik tombol Close untuk menutup




        Catatan Stok Opname
            Stok Opname dilakukan per Barang



         Peringatan
         Syarat Stok Opname adalah bila telah melakukan transaksi sebagai berikut:
         1. Stok Awal
         2. atau Pembelian
         3. atau Penjualan




                                                                                       Hal 22 dari 42
                                                                 Panduan TRANSPOS 2011 Standard

4.2.   PEMBELIAN
       4.2.1. Pembelian
       Transaksi-transaksi pembelian dilakukan di form pembelian secara garis besar meliputi:
       a. Tunai
       b. Kredit
       c. Lain-lain


       Tampilan: Form Pembelian




       A.   Pembelian Tunai
            – Klik menu Pembelian atau tekan tombol F10 di keyboard
            – Pilih Supplier     ketikkan No. Faktur
            – Masukkan barang: tekan Enter & cari atau scan barcode dengan Barcode Scanner
               (Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang
               lalu tekan Enter)
            – Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc
               %), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual)
               (Masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelian barang lebih dari 1 macam)
            – Jumlah uang pembayaran otomatis terisi
            – Klik tombol Simpan       klik OK (layar otomatis akan kosong)

       B. Pembelian Kredit
          – Klik menu Pembelian atau tekan tombol F10 di keyboard
          – Pilih Supplier     ketikkan No. Faktur
          – Klik menu Jenis Transaksi       pilih Kredit
          – Klik menu Tanggal Tempo         pilih Tanggal
          – Masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner
             (Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang
             lalu tekan Enter)
          – Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc
             %), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual)
             (Masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelian barang lebih dari 1 macam)




                                                                                         Hal 23 dari 42
                                                                Panduan TRANSPOS 2011 Standard
   –    Klik di kotak Uang Muka (apabila ada) atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard
        sebelah kanan     ketikkan jumlah uang muka Anda
   –    Klik tombol Simpan     klik OK (layar otomatis akan kosong)

            Catatan Pembelian dengan Harga Baru
                 Bila melakukan pembelian dengan harga baru (mengubah Hrg Satuan), maka perlu disesuaikan
                 kembali Harga Jualnya agar nilainya pas/genap (tidak pecah)
                 Bila Harga Jual tidak disesuaikan, konsekwensinya harga jual pecah/tidak genap
                 Hal ini dikarenakan Harga Jual otomatis dimarkup dari Harga Beli (Hrg Satuan)

C. Lain-lain
   a. Hapus Item Barang
       – Klik pada item barang yang dimaksud             tekan Ctrl + Del      klik OK
   b. Memilih Supplier

        –   Bila supplier sudah banyak gunakan fasilitas pencarian, klik tombol
   c.   Menambah Supplier Baru
        Program TransPOS mengijinkan menambah Supplier Baru di Form Pembelian untuk
        memperlancar proses transaksi, caranya:

        –   Klik klik tombol       lalu klik tombol Baru
        –   Masukkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp                Simpan       double klik
            Supplier baru pada grid/tabel
   d. Memasukkan Diskon Total (Diskon Faktur)
      – Klik kotak Diskon [Rp] atau tekan tombol F4 di keyboard                lalu masukkan jumlah
        uang diskon
   e. Memasukkan Diskon per Barang
      – Ketikkan persentase di kolom Disc % pada barang yang dimaksud
   f.   Memasukkan PPn
        – Klik kotak PPn [%] atau tekan tombol F3 di keyboard   lalu masukkan jumlah
          persentase PPn di kotak sebelah kiri, atau masukkan jumlah uang PPn di kotak
          sebelah kanan
   g. Memasukkan PPn BM
      – Klik kotak PPn BM[%]    lalu masukkan jumlah persentase PPn BM di kotak
        sebelah kiri, atau masukkan jumlah uang PPn BM di kotak sebelah kanan
   h. Mengedit Harga Bertingkat
      TransPOS memberikan fasilitas mengedit Harga bertingkat (MarkUp & Harga Jual)
      dari Form Pembelian, caranya:
      – Letakkan pointer mouse di kolom MarkUp 1, lalu pointer mouse geser ke kanan
      – Edit markup & harga jual bertingkat sesuai kolomnya
   i.   Daftar Data Pembelian
        – Klik menu Pembelian     klik submenu Daftar Pembelian
        – Cari pembelian berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Faktur atau Supplier

D. Print Faktur Beli
   Cara mencetak Faktur Pembelian adalah sebagai berikut:
   – Klik menu Pembelian     klik Daftar Pembelian
   – Cari pembelian berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Faktur atau Supplier
   – Klik kanan pembelian yang diinginkan   klik Print Faktur
   – Klik tombol Print      untuk mencetak Faktur

   – Klik tombol Close           lalu klik tombol Close              satu lagi untuk menutup faktur

E. Edit Data Pembelian
   Cara mengedit data Pembelian untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut:
   – Klik menu Pembelian     klik Daftar Pembelian
   – Cari data pembelian (berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Faktur atau Supplier)


                                                                                            Hal 24 dari 42
                                                          Panduan TRANSPOS 2011 Standard
   – Klik kanan data pembelian yang akan diedit    klik Unposting   klik Ya
   – Klik kanan lagi data pembelian yang akan diedit    klik Edit sesuaikan bagian yang
     ingin diedit
   – Klik tombol Simpan     klik Ok

F. Hapus Data Pembelian
   Cara menghapus data Pembelian untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut:
   – Klik menu Pembelian      klik Daftar Pembelian
   – Cari data pembelian (berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Faktur atau Supplier)
   – Klik kanan data pembelian yang akan dihapus    klik Unposting  klik Ya
   – Klik kanan lagi data pembelian yang akan dihapus    klik Hapus klik Yes   klik Ok


     Catatan Pembelian
         Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows)
         Apabila Jenis Transaksi tidak dipilih, secara default TransPOS akan
         memasukkannya sebagai jenis transaksi Tunai
         Apabila pada item barang tersebut sudah ada harga bertingkat, maka baris barang
         tersebut akan diblok biru muda & muncul pesan dibagian bawah berwarna merah
         TransPOS mengijinkan Anda menambah Data Master barang di Form Pembelian
            klik tombol Tambah Barang
         TransPOS memberikan informasi Harga Beli Netto di bagian atas Form Pembelian

     3 Cara memasukkan Item barang dg jumlah (quantity) lebih dari 1:
     Misal ada pembelian Kecap Bango sebanyak 5 botol, maka di kolom Kode bisa kita
     masukkan sebagai berikut:
     – Ketik jumlah pembelian (ketik: 5) ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *)
        ketik Kode Barang    Enter
        contoh: 5*8990121011073
     – Ketik jumlah pembelian (ketik: 5) ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *)
       masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner
        contoh: 5*(Scan barcode)
     – Langsung masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner berulang-ulang
       sebanyak 5x

     Tombol Cepat (keyboard):
      – F3          : PPn
      – F4          : Diskon Total
      – F9          : Bersihkan/kosongkan Layar
      – Ctrl + Del  : Hapus item pembelian
      – Enter       : Jalankan atau eksekusi
      – ←↑↓→        : Pilih atau geser




4.2.2. Retur Beli
A. Daftar Retur Beli
     – menampilkan retur berdasarkan     : klik tanggal awal di Dari Tanggal      lalu klik tanggal akhir
       range tanggal                     di Sampai Tanggal        klik di salah satu judul kolom


    – menampilkan seluruh data retur hari : klik option Hari ini
      ini
    – menampilkan seluruh data retur      : klik option Bulan ini
      bulan ini
    – mengurutkan daftar retur            : klik pada judul kolom pada grid/tabel
    – menavigasi data retur               : klik tombol panah pada bagian kanan bawah




                                                                                     Hal 25 dari 42
                                                                    Panduan TRANSPOS 2011 Standard

B. Retur Beli
   – Klik menu Pembelian       klik submenu Daftar Retur Pembelian         klik tombol Retur
   – Pilih Supplier   pilih No. Faktur    pilih Tgl Retur
   – Pilih barang mana yang akan diretur      ketik jumlah barang retur di kolom Jml Retur
   – Setelah yakin jumlah barang yang diretur      klik tombol Lanjut    klik tombol Simpan
      (layar akan otomatis kosong)
   – Klik tombol Close untuk menutup




        Catatan Retur Beli
         Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows)
         Tombol Kembali digunakan apabila Anda ingin mengoreksi kembali jumlah barang retur sebelum disimpan
         Untuk membatalkan atau mengosongkan layar      klik tombol Batal




4.2.3. Hutang
A. Daftar Hutang
    – menampilkan data Hutang                       : pilih Faktur Beli    ketikkan no. faktur  Enter
      berdasarkan Faktur                            : pilih Supplier     ketikkan nama supplier   Enter
    – menampilkan data Hutang &                     : klik pada judul kolom pada grid/tabel
      berdasarkan Supplier
    – mengurutkan data Hutang
    – menavigasi data hutang                       : klik tombol panah pada bagian kanan bawah




B. Pembayaran Hutang
   – Klik menu Pembelian     klik submenu Daftar Hutang        klik tombol Pembayaran
   – Pilih Tanggal Pembayaran       pilih Supplier lalu klik tombol Tampilkan
   – Ketikkan jumlah uang yang Anda bayarkan di kolom Uang Bayar
   – Pilih No Faktur mana yang akan dibayar pada tabel sebelah kiri      lalu klik tombol
             atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk dibayar)
    –    Apabila No Faktur tidak jadi dibayarkan pilih No Faktur pada tabel sebelah kanan
         klik tombol     atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk
         membatalkan)
    –    Setelah yakin No. Faktur mana saja yang akan dibayar    klik tombol Simpan                    klik
         OK
    –    Klik tombol Close untuk menutup




                                                                                                 Hal 26 dari 42
                                                         Panduan TRANSPOS 2011 Standard




Catatan Pembayaran Hutang
Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows)
Gunakan fasilitas pencarian untuk memilih Supplier       klik tombol Cari
Untuk membatalkan atau mengosongkan layar          klik tombol Batal
Uang Bayar adalah jumlah uang bayar riil atau jumlah nominal uang yang digunakan untuk membayar hutang
ke supplier
Jumlah pembayaran hutang riil bisa dilihat di kolom Jumlah Dibayarkan
Sisa Pembayaran bisa berarti juga Uang Kembalian (apabila jumlah uang yang dibayarkan lebih dari jumlah
hutang)




                                                                                      Hal 27 dari 42
                                                                  Panduan TRANSPOS 2011 Standard

4.3.   PENJUALAN
       4.3.1. Penjualan (Kasir)
       Transaksi-transaksi penjualan dilakukan di form penjualan (Kasir) secara garis besar meliputi:
       a. Tunai
       b. Kredit
       c. Pending/ Hold Penjualan
       d. Lain-lain
       e. Print Faktur Jual




       Tampilan: Form Penjualan/Kasir Full Screen




       Tampilan: Form Penjualan/Kasir Lengkap (setelah di klik tombol Fold Panel)




                                                                                           Hal 28 dari 42
                                                                     Panduan TRANSPOS 2011 Standard

A. Penjualan Tunai
   – Klik submenu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di keyboard
   – Klik tombol Fold Panel           di bagian kanan atas form penjualan   pilih
      Pelanggan (default: umum)       Jenis Transaksi (default: Tunai)
   – Masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner
      (Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang
      pilih barang   lalu tekan Enter)
   – Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga satuan (Satuan), Diskon Persen (Disc %),
      Diskon Uang (Disc Rp)
      (Masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1 macam)
   – Klik di kotak Bayar atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan
      ketikkan jumlah uang pembayaran dari pembeli
   – Pastikan tanda cek apabila ingin mencetak/print Struk/Nota Penjualan
   – Klik tombol Simpan       klik OK

B. Penjualan Kredit
   – Klik menu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di keyboard
   – Klik tombol Fold Panel          di bagian kanan atas form penjualan    pilih
      Pelanggan (default: umum)
   – Klik menu combo Jenis Transaksi        pilih Kredit
   – Klik menu combo Tanggal Tempo          pilih Tanggal
   – Cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner
      (Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang
      lalu tekan Enter)
   – Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga satuan (Satuan), Diskon Persen (Disc %),
      Diskon Uang (Disc Rp)
      (Cari/masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1
      macam)
   – Klik di kotak Uang Muka (apabila ada) atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard
      sebelah kanan     ketikkan jumlah uang muka dari pembeli
   – Pastikan tanda cek apabila ingin mencetak/print Struk/Nota Penjualan
   – Klik tombol Simpan      klik OK

C. Pending/ Hold Penjualan
   Pending penjualan dilakukan apabila saat terjadi antrian di kasir, ada pembeli A yang
   sedang dimasukkan barang belanjanya namun akan menambah barang lain selain barang
   yang sudah dibawanya. Sebagian barang yang dibeli tersebut sudah dimasukkan oleh
   kasir di komputer. Supaya pembeli lain dalam antrian tetap bisa dilayani tanpa menunggu
   pembeli A tadi mengambil barang yang diinginkan maka program TransPOS menyediakan
   fasilitas pending penjualan.
   – Tekan tombol F8 pada keyboard
   – Masukkan angka di No Simpan untuk disimpan sementara (misal: di angka 1)
        Enter     klik OK   klik tombol Close
   – Lalu layar kasir akan kosong, Catat/Hafalkan angka untuk Pembeli A, pembeli lain bisa
        dilayani dulu
   – Seteleh pembeli A tadi kembali        tekan tombol F8
   – Ketikkan angka yang dicatat tadi di kotak No Ambil     tekan Enter      klik OK
   – Lanjutkan memasukkan barang lain untuk pembeli A


      Catatan Pending
        Kotak angka pending yang belum terisi berwarna Hijau
        Kotak angka pending yang terisi pending berwarna Merah
        Fasilitas pending ini bisa dipakai untuk memasukkan tagihan/bill di Rumah Makan, Resto & Cafe. Kotak-
        kotak angka pending penjualan bisa dianggap sebagai Nomer Meja.

      Gabung Struk/Nota (Join Bill)
      Fasilitas ini digunakan untuk menggabungkan tagihan (bill) beberapa meja pada rumah makan, cafe, resto,
      dll yang telah disimpan dengan fasilitas Pending/Hold. Misal kita akan menggabungkan No. Meja 1, 2 & 3
      caranya sebagai berikut:
      – Tekan tombol F8
      – Ketikkan No. Meja 1 di kotak No Ambil        tekan Enter     klik OK
          Ulangi untuk No Meja 2 & 3 (tekan F8 lagi dst)




                                                                                                   Hal 29 dari 42
                                                                        Panduan TRANSPOS 2011 Standard

        – Klik di kotak Bayar atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan    ketikkan jumlah uang
          pembayaran
        – Klik tombol Simpan (nota/struk akan tercetak)      klik OK




D. Lain-lain
   a. Hapus Item Barang
       – Klik kanan pada barang yang dimaksud     klik Hapus Item Penjualan
       – atau klik pada item barang yang dimaksud    tekan Ctrl + Del klik OK
   b. Memilih Pelanggan
      – Klik tombol Fold Panel                          klik di menu Pelanggan             pilih pelanggan yang
        dicari

         –     Bila pelanggan sudah banyak, gunakan fasilitas pencarian, klik tombol
   c.    Menambah Pelanggan Baru
         Program TransPOS mengijinkan menambah Pelanggan Baru di Form Penjualan/Kasir
         untuk memperlancar proses transaksi, caranya:
         – Klik tombol Fold Panel            lalu klik tombol Baru
         – Masukkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp       Simpan double klik
             Pelanggan yang baru saja ditambahkan pada grid/tabel
   d. Memasukkan Diskon Total (Diskon Faktur)
      – Klik kotak Diskon Rp atau tekan tombol F12 di keyboard
      – Masukkan jumlah persentase diskon di kotak sebelah kiri, atau masukkan jumlah
        uang diskon di kotak sebelah kanan
   e. Memasukkan Diskon per Barang
      – Ketikkan persentase di kolom Disc (%) pada barang yang dimaksud
      – atau ketikkan jumlah uang diskon di kolom Disc (Rp) pada barang yang dimaksud
   f.    Merubah Harga Satuan
         Untuk keperluan khusus, program TransPOS memberikan fasilitas rubah harga jual
         satuan, caranya:
         – Klik harga Satuan pada barang yang dingin dirubah  ganti harganya     tekan
             Enter    klik OK


             Catatan Harga Satuan
               Apabila harga pengganti lebih kecil daripada harga jual barang maka akan muncul Peringatan
               berwarna merah di atas, sebagai indikator supaya apabila perubahan harga satuan itu dilakukan
               tidak sengaja/keliru maka ada peringatan.



   g. Tidak mencetak Nota/struk
      Biasanya untuk keperluan efisiensi atau bila tidak diminta oelh pembeli, Nota/Struk
      tidak di cetak/print.
      – Hilangkan tanda cek/centang di kotak Print (sebalah kiri tombol Simpan)

   h. Print Ulang Nota/Struk
      Print ulang ini adalah fasilitas mencetak kembali Nota/struk yang baru saja diprint.
      Biasanya digunakan apabila pada waktu cetak/print printer ada masalah atau pita
      habis, caranya:
      – Klik kanan di tabel/grid di Form Penjualan/Kasir       klik Print Ulang

   i.    Daftar Penjualan
         – Klik menu Penjualan    klik submenu Daftar Penjualan
         – Cari pembelian berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Faktur atau
             Pelanggan




                                                                                                     Hal 30 dari 42
                                                              Panduan TRANSPOS 2011 Standard

E. Print Faktur Jual
   Cara mencetak Faktur Penjualan adalah sebagai berikut:
   – Klik menu Penjualan       klik Daftar Penjualan
   – Cari penjualan berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Faktur atau Pelanggan
   – Klik kanan Penjualan yang diinginkan      klik Print Faktur klik Kecil (½ Qwarto)
       atau Besar (Qwarto Full)
    –     Klik tombol Print     untuk mencetak Faktur

    –     Klik tombol Close         lalu klik tombol Close         satu lagi untuk menutup
          faktur

F. Edit Data Penjualan
    Cara mengedit data Penjualan untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut:
   – Klik menu Pembelian       klik Daftar Penjualan
   – Cari data penjualan (berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Faktur atau
     Pelanggan)
   – Klik kanan data penjualan yang akan diedit     klik Unposting   klik Ya
   – Klik kanan lagi data penjualan yang akan diedit     klik Edit sesuaikan bagian yang
     ingin diedit
   – Klik tombol Simpan     klik Ok

G. Hapus Data Penjualan
   Cara menghapus data Penjualan untuk keperluan koreksi adalah sebagai berikut:
   – Klik menu Penjualan      klik Daftar Penjualan
   – Cari data penjualan (berdasarkan Tanggal/Periode waktu, No. Faktur atau
     Pelanggan)
   – Klik kanan data penjualan yang akan dihapus    klik Unposting  klik Ya
   – Klik kanan lagi data penjualan yang akan dihapus    klik Hapus klik Yes   klik Ok

H. Reset No. Nota/Faktur
   Fitur untuk mengembalikan/reset No. Nota/Faktur ke no. urut 0 (nol) lagi di awal tahun
   berikutnya, yaitu sebagai berikut:
   – Backup dahulu data untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan
   – Klik menu Penjualan      klik Penjualan (Kasir)
   – Klik tombol Fold Panel           di bagian kanan atas form penjualan    klik tombol Reset
               klik Ya


        Catatan Penjualan
          No Faktur diisi otomatis oleh sistem
          Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows)
          Apabila Pelanggan tidak dipilih, secara default TransPOS akan memasukkannya sebagai
          pelanggan Umum
          Apabila Jenis Transaksi tidak dipilih, secara default TransPOS akan memasukkannya
          sebagai jenis transaksi Tunai
          Apabila Jenis Printer tidak dipilih, secara default TransPOS akan memilih jenis printer
          Parallel Epson
          Secara default TransPOS memberikan tanda cek/centang pada kotak Print
          Untuk menyembunyikan panel atas klik tombol Fold Panel Vertical


        3 Cara memasukkan Item barang dg jumlah (quantity) lebih dari 1:
        Misal ada penjualan Kecap Bango sebanyak 5 botol, maka di kolom Kode bisa kita
        masukkan sebagai berikut:
        – Ketik jumlah penjualan (ketik: 5) ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *) ketik
          Kode Barang      Enter
          contoh: 5*8990121011073
        – Ketik jumlah penjualan (ketik: 5)   ketik tanda bintang di keyboard (ketik: *)




                                                                                       Hal 31 dari 42
                                                                  Panduan TRANSPOS 2011 Standard

       masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner
       contoh: 5*(Scan barcode)
     – Langsung masukkan Kode Barang dengan Barcode Scanner berulang-ulang sebanyak 5x
     Tombol Cepat (keyboard):
      – F8          : Pending/ Hold
      – F9          : Bersihkan Layar
      – F11         : Buka Cash Drawer (tanpa transaksi penjualan)
      – F12         : Diskon Total
      – + (plus)    : Uang Bayar (tunai) atau Uang Muka (kredit)
      – Ctrl + Del  : Hapus item penjualan
      – Enter       : Jalankan atau eksekusi
      – ←↑↓→        : Pilih atau geser




4.3.2. Retur Jual
A. Daftar Retur Jual
    – menampilkan retur berdasarkan             : klik tanggal awal di Dari Tanggal      lalu klik tanggal akhir
      range tanggal                             di Sampai Tanggal        klik di salah satu judul kolom

   – menampilkan seluruh data retur hari        : klik option Hari ini
     ini
   – menampilkan seluruh data retur             : klik option Bulan ini
     bulan ini
   – mengurutkan daftar retur                   : klik pada judul kolom pada grid/tabel
   – menavigasi data retur                      : klik tombol panah pada bagian kanan bawah




B. Retur Jual
   – Klik menu Penjualan        klik submenu Daftar Retur Penjualan      klik tombol Retur
   – Pilih Pelanggan      pilih No. Faktur   pilih Tgl Retur
   – Pilih barang mana yang akan diretur      ketik jumlah barang retur di kolom Jml Retur
   – Setelah yakin jumlah barang yang diretur       klik tombol Lanjut   klik tombol Simpan
      (layar akan otomatis kosong)
   – Klik tombol Close untuk menutup




      Catatan Retur Jual
       Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows)
       Tombol Kembali digunakan apabila Anda ingin mengoreksi kembali jumlah barang retur sebelum disimpan
       Untuk membatalkan atau mengosongkan layar      klik tombol Batal




                                                                                               Hal 32 dari 42
                                                                    Panduan TRANSPOS 2011 Standard

4.3.3. Piutang
A. Daftar Piutang
    – menampilkan piutang berdasarkan              : klik pilihan Faktur      ketikkan no. faktur       Enter
      Faktur
    – menampilkan piutang berdasarkan              : klik pilihan Pelanggan   ketikkan nama pelanggan
      Pelanggan                                        Enter
    – mengurutkan daftar piutang                   : klik pada judul kolom pada grid/tabel

   – menavigasi data piutang                       : klik tombol panah pada bagian kanan bawah


B. Pelunasan Piutang
   – Klik menu Penjualan    klik submenu Daftar Piutang       klik tombol Pelunasan
   – Pilih Tanggal Pelunasan     pilih Pelanggan   lalu klik tombol Tampilkan
   – Ketikkan jumlah uang yang dibayarkan pembeli di kolom Uang Bayar
   – Pilih No Faktur mana yang akan dilunasi pada tabel sebelah kiri     lalu klik tombol
     atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk dilunasi)
   – Apabila No Faktur tidak jadi dibayarkan, pilih No Faktur pada tabel sebelah kanan                     klik
     tombol       atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk
     membatalkan)
   – Setelah yakin No. Faktur mana saja yang akan dilunasi   klik tombol Simpan                       klik OK
   – Klik tombol Close untuk menutup




    Catatan Pelunasan Piutang
       Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows)
       Gunakan fasilitas pencarian untuk memilih Pelanggan         klik tombol Cari
       Untuk membatalkan atau mengosongkan layar           klik tombol Batal
       Uang Bayar adalah jumlah uang bayar riil atau jumlah nominal uang yang diserahkan pelangan untuk
       membayar piutang
       Jumlah pembayaran piutang riil bisa dilihat di kolom Jumlah Dibayarkan
       Sisa Pembayaran bisa berarti juga Uang Kembalian (apabila jumlah uang yang dibayarkan lebih dari jumlah
       piutang)




                                                                                                  Hal 33 dari 42
                                                                 Panduan TRANSPOS 2011 Standard

4.4.   TRANSAKSI LAIN
       Transaksi lain adalah transaksi-transaksi yang berhubungan dengan Kasir namun selain
       transaksi penjualan. Berikut transaksi-transaksi tersebut:
       4.4.1. Modal Kasir
       Modal kasir adalah proses memasukkan sejumlah uang yang menjadi modal kasir berjualan
       yang ada di Cash Drawer. Modal kasir ini sebaiknya harus dicatat sebelum kasir bertugas,
       caranya:
       – Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard
       – Klik kanan pada tabel/grid       klik Laporan Kasir
       – Klik tab Modal & Pengeluaran di bagian kiri atas
       – Ketikkan jumlah uang di kotak jumlah & ketikkan keterangan di kotak keterangan (misal:
           "Modal Kasir A")   lalu klik tombol Modal    klik OK




       4.4.2. Pengeluaran Lain
       Pengeluaran lain adalah proses mencatat pengeluaran-pengeluaran lain yang diambilkan dari
       uang kasir (dalam Cash Drawer). Pengeluaran lain ini dicatat selama kasir bertugas, caranya:
       – Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard
       – Klik kanan pada tabel/grid     klik Laporan Kasir
       – Klik tab Modal & Pengeluaran di bagian kiri atas
       – Ketikkan jumlah uang di kotak jumlah & ketikkan keterangan di kotak keterangan (misal:
           "Sumbangan 17 Agustus")     lalu klik tombol Pengeluaran     klik OK




       4.4.3. Uang dalam Cash Drawer
       Fasilitas ini adalah untuk memberikan laporan mengenai transaksi-transaksi yang dilakukan
       oleh Kasir saat dia bertugas yang menggunakan Uang dalam Cash Drawer, caranya:
       – Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard
       – Klik kanan pada tabel/grid      klik Laporan Kasir
       – Klik tab Laporan Kasir di bagian kiri atas    pilih Tanggal  pilih Kasir
       – Ketikkan jumlah riil uang dalam cash drawer di kotak Uang dlm Cash Drawer (diisi
           sewaktu Kasir selesai bertugas)
       – Klik tombol Tampilkan
       – Klik tombol Print (bila ingin mencetak)




                                                                                         Hal 34 dari 42
                                                           Panduan TRANSPOS 2011 Standard




                                                    Catatan Uang dalam Cash Drawer
                                                        Laporan uang dalam cash
                                                        drawer dicetak menggunakan
                                                        Printer Mini, sehingga mudah
                                                        dilihat dan efisien.




4.4.4. Laporan Penjualan Kasir
Laporan Penjualan Kasir digunakan untuk mengetahui transaksi-transaksi yang dilakukan oleh
Kasir dalam periode tertentu dan lebih detail. Laporan ini dikelompokkan menjadi 2 (dua) yaitu
per Kasir atau Total, dan dibagi lagi berdasarkan seabagai berikut:
1. Laporan per Nota/struk
2. Laporan Keuangan (Net Sales)
3. Laporan per Kategori Barang
4. Laporan Pengeluaran Kasir

Cara mencetak Laporan Penjualan Kasir:
– Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard
– Klik kanan pada tabel/grid     klik Laporan Kasir
– Klik tab Laporan Kasir di bagian kiri atas     pilih periode Tanggal
– Pilih jenis Laporan Kasir yang ingin dicetak, klik di tombolnya




                                                    Catatan Laporan Penjualan Kasir
                                                     Laporan penjulan kasir dicetak
                                                     menggunakan Printer Mini (kertas 75mm),
                                                     sehingga mudah dilihat dan efisien.




                                                                                   Hal 35 dari 42
                                                                     Panduan TRANSPOS 2011 Standard

5. LAPORAN-LAPORAN
  5.1. JENIS LAPORAN
    TransPOS 2011 Standard menyediakan fasilitas Laporan untuk terutama untuk kepentingan
    manajemen. Dengan fasilitas ini, diharapkan akan dapat membantu dalam pengambilan
    keputusan oleh pihak manajemen. Berikut laporan-laporan yang dapat diakses:

    Jenis-jenis Laporan:
           1.    Persediaan                                     4.    Penjualan
                a. Nilai Persediaan Barang                           a. Penjualan Total
                b. Stok di bawah Limit                               b. Penjualan Detail
                c. Daftar Stok & Harga Jual                          c. Penjualan per Pelanggan
                d. Barang tidak laku                                 d. Penjualan per Kategori
                e. Stok Opname                                       e. Penjualan per Kasir
                f. Kartu Stok                                        f. Rangking Penjualan
                                                                     g. Retur Jual
           2.   Pembelian
                a. Pembelian Total                              5.   Piutang
                b. Pembelian Detail                                  a. Piutang per Pelanggan
                c. Pembelian per Supplier                            b. Pelunasan Piutang
                d. Pembelian per Kategori                            c. Analisa Umur Piutang
                e. Retur Beli
                                                                6.   Rugi Laba
           3.   Hutang                                               a. Laba Rugi Total
                a. Hutang per Supplier                               b. Laba Rugi per Kategori
                b. Pembayaran Hutang                                 c. Laba Rugi per Supplier
                c. Analisa Umur Hutang




  5.2. MENCETAK & MENYIMPAN LAPORAN KE EXCEL
        Untuk mencetak Laporan caranya sebagai berikut:
        – Klik menu Laporan
        – Pilih Laporan mana yang ingin di lihat atau ingin dicetak
        – Pilih kategori/filter pencarian (bisa per kategori atau semua) atau pilih Periode Tanggal
          dan atau pilih pilihan lainnya yang sesuai yang diinginan

        – Klik tombol Print Preview              untuk melihat laporan
        – Klik tombol Print       untuk mencetak laporan, sedangkan
          Untuk menyimpan/export ke Excel: Klik tombol Save                 ketik Nama File di File
          name    pilih Excel file OLE (*.xls) di Save as type         klik Simpan    klik Ok

        – Klik tombol Close           lalu klik tombol Close            satu lagi untuk menutup laporan


       Catatan Laporan
          Sebaiknya Laporan secara periodik (misal: per bulan/akhir bulan atau per tahun) disimpan/export
          ke Excel atau RTF.
          Apabila layout Laporan tidak sesuai dengan keinginan atau Laporan ingin diedit lagi, silahkan
          simpan ke Excel (.xls) dahulu, baru diedit/re-layout.




                                                                                                 Hal 36 dari 42
                                                              Panduan TRANSPOS 2011 Standard

6. BACKUP & BUKA FILE BACKUP
   Fasilitas Backup data adalah fasilitas yang sangat dianjurkan untuk menghidari hal-hal yang
   tidak diinginkan yang bisa berkibat akan rusaknya data. Rusaknya data bisa karena hardware
   rusak, kesalahan manusia (human error), virus, corrupt, dll. File backup data terkompresi
   dengan format ZIP. Caranya yaitu:
   1. Manual
      Cara backup ini bisa dilakukan sewaktu-waktu dan bisa dilakukan secara periodik sesuai
      keinginan yaitu melalui Tools Program.
      – Klik tombol Start di desktop Windows    All programs     TransPOS 2011 Standard
        pilih Tools Program     isikan Login   klik tombol Backup Data




     – Klik tombol     untuk memilih folder tempat file backup disimpan
     – Ketik nama file di kotak File name    klik tombol Save
     – Klik OK

   2. Semi Otomatis
      Dalam fasilitas semi otomatis ini setiap akan keluar/exit dari program TransPOS akan
      muncul Peringatan untuk membackup data. Sebaiknya peringatan tersebut dilakukan untuk
      menghindari hal-hal yang tidak diinginkan nantinya.
      – Setelah klik tombol Close program TransPOS atau klik menu File   klik Keluar
     – Klik tombol Backup     klik tombol     untuk memilih folder tempat file backup disimpan




     – Ketik nama file di kotak File name klik tombol Save
     – Klik OK (otomatis program TransPOS ditutup)


  B. MEMBUKA FILE BACKUP DATA (RESTORE)
     Fasilitas ini digunakan untuk membuka file yang sudah dibackup dengan cara meng-
     ekstrak/unzip ke dalam folder atau direktori yang ditentukan.
     – Sebelum buat folder baru dengan Windows Explorer di direktori dimana saja (untuk
       menempatkan hasil ekstrak/unzip file database)
     – Klik tombol Start di desktop Windows      All programs      TransPOS 2011 Standard
       pilih Tools Program      isikan Login   klik tombol Buka Data
     – Klik tombol     (disebelah kanan kotak Nama File) untuk memilih file backup yang akan
       dibuka
     – Klik tombol    (di sebelah kanan kotak Direktori) untuk memilih di folder mana file
       backup tersebut akan di tempatkan dan di ekstrak (unzip) untuk kemudian dibuka      Klik
       OK
     – Kemudian Close      buka program TransPOS      Silahkan Login




                                                                                      Hal 37 dari 42
                                                                 Panduan TRANSPOS 2011 Standard

7. DATA BARU
   Data Baru ini dimaksudkan untuk membuat file/data baru (New). Caranya yaitu:
   – Klik tombol Start di desktop Windows     All programs   TransPOS 2011 Standard                pilih
     Tools Program       isikan Login  klik tombol Data Baru
   – Klik tombol       di Nama data/folder (untuk membuat folder tempat file backup disimpan)
   – Ketik Nama file di kotak File name     klik tombol Save
   – Isikan Identitas Usaha/Toko (Nama, Alamat, Kota, Kode Pos & Telp)
   – Periode Pembukuan: Tahun (Default: Tahun berjalan/saat ini)
   – Klik tombol Buat Data Baru
   – Klik Ok     klik Ok lagi


       Catatan Data Baru (logo Usaha/Toko)
         Untuk setting/ganti logo: setting   setting program   browse (ganti logo)   pilih file image
            Ok




8. PERBAIKI DATA
   Fasilitas ini digunakan untuk memperbaiki data bilamana terjadi suatu hal mengakibatkan data
   corrupt atau rusak. Penyebab data corrupt atau rusak paling sering adalah karena listrik atau
   komputer mati secara mendadak tanpa prosedur shutdown. Biasanya data rusak karena mati
   listrik adalah data ketika sedang dipakai untuk transaksi. Cara memperbaiki data adalah
   sebagai berikut:
   – Klik tombol Start di desktop Windows         All programs     TransPOS 2011 Standard     pilih
      Tools Program          isikan Login  klik tombol Perbaiki Data
   – Klik tombol Connect
   – Pilih/select semua file data (.DAT) yang akan diperbaiki dengan mouse
      (Caranya: klik file barang.DAT      tekan & tahan tombol Shift keyboard   scroll mouse ke
      bawah      klik file X.DAT sehingga semua file terblok biru)




   – Pastikan Termasuk Perbaiki Index Data di beri tanda check
   – Klik tombol Perbaiki (tunggu sampai proses selesai 100%)
   – Klik tombol Close



      – Pastikan tidak ada komputer yang menjalankan TransPOS ketika Perbaiki Data
    – Untuk menghindari data rusak gunakan UPS atau sejenisnya, karena bila rusaknya
                         berat fitur ini tidak memberi menjamin 100%




                                                                                           Hal 38 dari 42
                                                                  Panduan TRANSPOS 2011 Standard

9.   JARINGAN (LAN)
     Jaringan ini dibutuhkan apabila pemakaian program TransPOS yang menggunakan lebih dari
     1 komputer. Prinsip kerja jaringan program TransPOS adalah Client Server, dimana salah satu
     komputer dijadikan Central atau pusat penyimpanan data dengan cara Sharing Folder. Berikut
     ini urutan langkah-langkahnya:

     1. BUAT IDENTITAS KOMPUTER & WORKGROUP
        Supaya antar komputer bisa saling berkomunikasi, maka perlu dibuat suatu “jalur” khusus.
        Jalur tersebut adalah Workgroup. Sebelum membuat workgroup terlebih dahulu setiap
        komputer harus punya nama untuk membedakan satu sama lain.
        – Klik kanan pada tombol Start    pilih Explore
        – Klik kanan My Computer     Properties
        – Klik tab Computer Name          ketikkan keterangan ttg komputer pada Computer
          description (misal: 'Komputer Server' utk server atau 'Komputer Client1' utk komputer
          client 1)




        – Klik tombol Change...         ketikkan nama komputer pada Computer name (misal:
          'Server' utk komputer server, atau 'Client1' untuk komputer client 1)




        – Ketikkan nama workgroup pada kotak Workgroup, misal: TransPOS. (baik komputer
          server maupun client nama workgroup harus sama)
        – Klik tombol OK    OK    OK    OK    Yes
          (Setelah tombol Yes ditekan maka komputer akan direstart secara otomatis)

     2. SETTING IP
        Selain punya nama, masing-masing komputer harus punya alamat yaitu berupa nomer IP.
        Baik komputer server maupun client harus disetting nomer IPnya. Umumnya setting IP
        komputer jaringan sebagai berikut:
        – IP Komputer Server         : 192.168.0.1
        – IP Komputer Client 1       : 192.168.0.2
          Apabila mempunyai komputer client 2 atau lebih maka IP Komputer Client 2 adalah
          192.168.0.3 dan seterusnya

        Berikut langkah-langkah pemberian nomer IP pada masing-masing komputer
        – Klik icon    pada taskbar (pojok kanan bawah desktop anda)             Properties atau klik
          Start     Control Panel   Network Connections

        – Klik kanan icon Local Area Connection               pilih Properties



                                                                                             Hal 39 dari 42
                                                                 Panduan TRANSPOS 2011 Standard
    – Klik Internet Protocol (TCP/IP)        klik tombol Properties




    – Pilih option Use the following IP address   ketikkan IP address dan Subnet mask
      OK (IP address sesuai ketentuan di atas, sedang isi Subnet mask adalah
      255.255.255.0)




    – Klik 2 (dua) option seperti gambar di bawah ini, lalu klik OK




3. SHARING FOLDER
   Sharing folder digunakan untuk mengijinkan komputer client untuk mengakses file
   database yg ada di folder komputer Server. Berikut ini adalah cara Sharing Folder di
   komputer Server:
   – Klik kanan pada folder db di direktori C:\Program Files\Software TransCODE\
       TransPOS 2011 Standard\
   – Klik Sharing atau Sharing and Security...        klik Properties
   – Klik Share this folder to the network      klik pula Allow network users to change
       my files
   – Klik tombol OK


Catatan Jaringan
  Untuk mendukung jaringan (LAN) komputer harus ada port RJ45/UTP (biasanya ada/onboard),
  apabila tidak ada bisa digunakan LAN Card.
  Selain itu dibutuhkan juga Kabel Jaringan bertipe RJ45/UTP dan konektor kabel di kedua sisi kabel.
  Apabila jaringan memakai lebih dari 2 komputer gunakan Switch/Hub.
  Bila ingin kualitas transfer data jaringan bagus, gunakan hardware jaringan yang berkualitas juga &
  panjang kabel perlu diperhatikan.
  Perangkat keras di atas (yang tidak onboard) dapat anda dapatkan di toko komputer.



            Setting Jaringan/Network (LAN) diatas dibuat di Windows XP
           untuk Windows lainnya silahkan disesuaikan (prinsipnya sama)




                                                                                            Hal 40 dari 42
                                                                            Panduan TRANSPOS 2011 Standard

10. PERANGKAS KERAS TRANSPOS
Perangkat keras Penjualan Retail (POS) ada banyak. Selain support jaringan, perangkat keras lain
yang disupport oleh program TransPOS adalah sebagai berikut:
1. PC Komputer
2. Printer Mini & Tipe LX (cetak Struk/Nota) atau Printer A4 (cetak Faktur & Laporan)
3. Barcode Scanner
4. Cash Drawer (laci uang)



      PC Komputer                     Printer Mini             Barcode Scanner                Cash Drawer
                                      & Printer A4

  Specs. PCKomputer:            Specs. Printer Mini (Driver   Specs. Barcode Scanner:     Specs. Cash Drawer:
    Windows                     atau Non Driver):               Menggunakan Port            Menggunakan Port
    Ada port UTP/LAN               Menggunakan Port             PS/2 atau USB               RJ11
    (RJ45)                         Parallel (LPT) atau                                      Bila Printer mini tidak
    Ada port Printer Parallel      Serial (RS232)             Merk Barcode Scanner          ada port RJ11
    (LPT) atau Serial              Ada port RJ11              yang telah di test dengan     gunakan converter
    (RS232)                        Ukuran kertas 75mm         TranPOS adalah:               card
    Ada port PS/2                                             – Inventor
    Ada port USB                Specs. Printer A4 (Driver):   – Argox                     Merk Printer yang telah di
                                  Menggunakan port            – TSC                       test dengan TranPOS
                                  Parallel atau USB           – Zebra                     adalah:
                                  Cash Drawer langsung        – Toshiba                   – Integral
                                  ke komputer                 – dll                       – Inventor
                                  Ukuran kertas 75mm                                      – TEC
                                                                                          – dll
                                Merk Printer mini yang
                                telah di test dengan
                                TranPOS adalah:
                                – Inventor, Epson, Star,
                                   Zonerich, dll




                                                                                                        Hal 41 dari 42
                                                                                                Panduan TRANSPOS 2011 Standard



                KONFIGURASI PERANGKAT KERAS & JARINGAN TRANSPOS




                  ------------------------------------------------------------------------------------------------------------
                 -      untuk Barcode Scanner dengan port PS/2 diparalel dengan kabel Keyboard
                 - untuk Barcode Scanner dengan port USB langsung ke PC Komputer




11. DUKUNGAN TEKNIS
TransPOS mempunyai fasilitas berupa Dukungan Teknis (technical support) dari pengembang
software TransPOS. Dukungan tersebut berupa bantuan teknis yang bisa diakses melalui:
1. Reseller/Agen : Kontak Reseller/Agen (bila membeli lewat Reseller/Agen atau Pihak Ketiga)
2. SMS           : 085 72972 0398

3. Email         : support@tokosoftwarekita.com

Apabila mengalami masalah dalam penggunaan software, silahkan beri penjelasan detail dan urut
kepada kami & akan lebih baik disertai dengan screenshot/capture image bagian yg bermasalah,
agar kami bisa menganalisa dengan benar & bisa memberikan solusinya.


Untuk menggunakan fasilitas Dukungan Teknis kami, silahkan sebutkan Serial Number terlebih
dahulu (sebagai identitas ID Anda atas pembelian software kami)


                                          www.tokosoftwarekita.com




                                                                                                                                 Hal 42 dari 42

				
DOCUMENT INFO
Tags: software, toko
Stats:
views:465
posted:6/24/2011
language:Malay
pages:45