Docstoc

mempersiapkan rapat kerja

Document Sample
mempersiapkan rapat kerja Powered By Docstoc
					           Mempersiapkan Rapat Kerja, Efektif dan Efisien
                          Rapat kerja adalah hal penting dan harus dilakukan secara rutin demi
                          keberhasilan sebuah tugas. Bahkan mempersiapkan rapat kerja agar efektif
                          dan efisien juga sama pentingnya dalam sebuah rapat. Sebab rapat yang
                          terlalu lama tanpa solusi yang jelas, hanya akan membuat para pesertanya
                          terbebani. Lalu, bagaimana cara mengubahnya?
                          Rapat yang pembahasanya melantur kesana-kemari tanpa arah akan
menjadi suatu siksaan tersendiri bagi mereka yang menghadirinya. Pada garis besarnya, para pakar
menekankan agar pembicaraan pada rapat yang sering keluar konteks dan tidak terstruktur diubah
menjadi lebih terfokus dan terstruktur.
Menurut mereka, sebuah rapat yang efektif harus berlandaskan pada:
    1. Menggunakan waktu secukupnya dalam membuat keputusan.
    2. Hanya membicarakan hal-hal yang telah diagendakan.
    3. Menekankan objektifitas dan hasil yang diharapkan.
Pemimpin rapat dapat menciptakan rapat yang lebih efektif dengan menggunakan cara-cara praktis
yang telah mendapat rekomendasi dari para top manajer, pakar bisnis, dan buku-buku yang
membahas ini. Cara ini bahkan bisa langsung diterapkan untuk mendapatkan solusi yang lebih cepat
dan lebih efektif.
Agenda Rapat
Tidak mungkin terjadi suatu rapat yang efektif, jika rapat dilakukan tanpa agenda yang jelas. Buat
suatu agenda yang jelas dan mampu menghasilkan solusi yang tepat. Bukan hanya sketsa, tetapi
juga deskripsi dari apa yang akan dibicarakan. Sehingga mereka tahu hasil apa yang ingin didapat.
Peserta yang melakukan presentasi harus menyiapkan semua bahan dengan lengkap agar dapat
menyelesaikan presentasinya sesuai waktu yang telah ditentukan. Agar lebih jelas, berikan
lembaran agenda pada setiap peserta rapat. Tentu saja agenda yang ditulis secara detail, bukan
hanya berisi tema, karena hal ini sangat rentan melenceng.
Agenda rapat sebaikanya hanya berisi permasalahan yang memang tengah dialami saja. Sebab
kebanyakan rapat, bukan hanya membahas hal yang bermasalah, bahkan yang tidak bermasalah
juga dibicarakan. Sehingga, orang yang tidak bermasalah pun terpaksa harus bebicara di dalam
rapat.
Komunikasi
Komunikasikan agenda rapat dengan cara membaginya terlebih dahulu. Sehingga peserta rapat
dapat mempersiapkan materi tentang topik yang akan dibahas di dalam rapat.
Jadwal Rapat
Jadwal yang baku akan membantu para manajer mendapat laporan secara tepat waktu dan
mendisplinkan para karyawan untuk menghadiri rapat.
Perhatikan Situasi
Beberapa manajer mampu membuat rapat menjadi efektif dan efisien, tetapi juga ada manajer yang
memaksakan keputusannya pada peserta rapat agar rapat bisa cepat selesai. Rapat yang efektif
bukan dilihat dari waktu pelaksanaan yang singkat, tetapi bagaimana kita mempu mempertemukan
pendapat yang berbeda dengan situasi yang nyaman dan kondusif.
Pengambilan Suara
Pengambilan suara merupakan cara tersingkat untuk mendapatkan keputusan. Pengambilan suara
dapat diambil bila diskusi yang terjadi tidak memperlihatkan gambaran keputusan yang terang dan
tidak ada mayoritas mutlak. Sebelum melakukan proses pengambilan keputusan, voting akan lebih
mempercepat pengambilan keputusan, sehingga mereka harus siap menerima apapun keputusannya.
Batasi Masalah Diskusi
Para pakar menyarankan untuk membahas permasalahan berbeda di rapat yang berbeda pula. Saat
membuka rapat, jelaskan bahwa mereka hanya akan membahas permasalahan tertentu. Topik yang
memerlukan diskusi, dilakukan pada rapat yang khusus mendiskusikan masalah tersebut.
Untuk mendapat keputusan, maka diperlukan rapat khusus pengambilan suara. Pembatasan ini
memberikan anggotanya untuk lebih siap dalam mencari solusi dan menetapkan pilihan di luar
rapat, sehingga hasil yang didapat pun memuaskan. Dan rapat pun telah berjalan secara efektif dan
efisien.
Beberapa perangkat di bawah ini dapat membantu supaya rapat lebih efektif:
    1. Agenda Rapat
           Agenda rapat sebaiknya diberikan kepada peserta rapat sebelum rapat diadakan. Agenda
           bisa dibuat setelah objektif dari rapat serta pesertanya ditentukan. Item yang perlu
           dicantumkan dalam agenda rapat adalah:
           - Waktu/tanggal rapat dan perkiraan selesainya rapat.
           - Lokasi rapat
           - Topik (garis besar dan juga detailnya jika diperlukan)
           - Waktu yang diberikan untuk setiap topik
           Jika memungkinkan, mintalah saran dari peserta rapat mengenai objektif dan topik rapat
           yang tercantum dalam agenda untuk memastikan agar tidak ada yang tertinggal.
    2. Tetapkan Aturan Dasar Rapat
           Beberapa contoh aturan rapat:
           Waktu mulai dan selesai rapat
   Untuk memulai rapat pada waktunya, paling mudah dilakukan dengan menutup pintu ruang
   rapat (kalau ada). Jangan membuang waktu peserta rapat yang datang tepat pada waktunya
   dengan mengulang diskusi untuk peserta yang terlambat.
   Matikan telepon genggam atau set ke silent mode
   Gangguan dari suara telepon dikurangi atau ditiadakan sehingga tidak menyita waktu dari
   peserta rapat.
   Partisipasi setiap peserta dalam rapat
   Peserta rapat biasanya diundang untuk dapat memberikan masukan terhadap topik yang
   dibahas pada rapat. Peserta rapat yang bertugas sebagai Juru Kunci akan memastikan supaya
   setiap peserta berpartisipasi.
   Satu macam pembicaraan setiap saat
   Pembicaraan yang terpisah akan mengganggu peserta yang lain. Jika hal yang dibicarakan
   secara terpisah sangat penting, laporkan kepada pemimpin rapat untuk dibahas secara
   terbuka. Jika topiknya tidak relevan dengan topik rapat, tetapi cukup penting untuk
   dibicarakan, topik tersebut bisa diparkir di Tempat Parkir.
   Setiap ide adalah ide yang bagus.
   Jangan remehkan ide orang lain, tetapi jajaki kemungkinan penerapan dari ide yang
   disampaikan peserta. Setidaknya hal ini akan menghangatkan diskusi, partisipasi, dan
   antusiasme peserta.
   Bahas idenya, jangan orangnya.
   Kalau ada ide atau pernyataan yang tidak dapat diterima, pastikan supaya dilakukan secara
   konstruktif. Jika perlu klarifikasikan ide tersebut kepada pencetus ide untuk mencegah
   terjadinya kesalahpahaman.
3. Tentukan Petugas Rapat
   Petugas-petugas untuk mendukung rapat yang produktif adalah:
   Penjaga Waktu.
   Sesuai dengan namanya, penjaga waktu memastikan bahwa rapat berjalan seiring dengan
   durasi rapat yang sudah ditentukan di agenda. Jika ada topik rapat yang belum sepenuhnya
   dibahas di dalam rapat, peserta rapat harus menentukan apakah perlu diadakan rapat lanjutan
   atau dibahas secara off-line.
   Juru Kunci.
   Peran Juru Kunci adalah untuk memastikan bahwa semua peserta rapat berpartisipasi
   dengan memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengutarakan pendapat mereka
   atau dengan menanyakan komentar atau opini mereka.
   Penulis.
   Penulis bertugas untuk mencatat ide-ide yang dibahas dalam rapat, termasuk keputusan dan
   tindak lanjutnya. Notulen rapat dibuat oleh penulis untuk mencatat hal-hal tersebut di atas,
   terutama untuk memantau tindak lanjut dari keputusan yang diambil dalam rapat.
   Tukang parkir.
   Peran tukang parkir adalah untuk menangkap ide, komentar, atau isu yang ada hubungannya
   dengan topik rapat tetapi berada di luar cakupan rapat. Topik yang ada di luar cakupan rapat
   bisa membawa rapat keluar dari jalurnya sehingga tukang parkir perlu memantau rapat
   dengan cermat agar rapat bisa berjalan sesuai topik yang ada dalam agenda dan memastikan
   diskusi yang terarah.
4. Notulen Rapat
   Notulen rapat berisi informasi tentang diskusi yang dilakukan selama rapat dan juga
   keputusan yang diambil oleh peserta rapat. Notulen rapat juga berisi komitmen, langkah,
   dan tindak lanjut yang perlu dilakukan. Sedikitnya, notulen rapat harus berisi informasi
   tentang siapa, apa, kapan, bagaimana, dan mengapa. Penulis sebaiknya mengkaji ulang
   catatan-catatan yang ditulis sebelum rapat dibubarkan untuk memastikan point-point penting
   sudah tercatat
5. Tempat Parkir
   Tempat parkir yang dimaksud dalam rapat adalah tempat untuk menyimpan sementara topik,
   isu atau komentar yang berada di luar topik rapat. Biasanya tukang parkir menulis topik
   yang berada di luar topik rapat tersebut di selembar Post It atau selembar kertas dan
   ditempelkan di tempat parkir. Pada akhir rapat, tukang parkir akan kembali mengemukakan
   catatan-catatan tersebut dan peserta rapat bisa mengambil keputusan apakah perlu diadakan
   rapat terpisah untuk membahas topik tersebut atau bisa ditindak lanjuti oleh orang-orang
   yang terkait tanpa harus mengadakan rapat.
6. Meninjau kembali Keputusan/Tindak Lanjut/Langkah Berikutnya
   Sebelum rapat ditutup, pastikan bahwa tindak lanjut, keputusan, dan langkah lanjut utama
   yang disetujui selama rapat disimpulkan kembali. Penulis harusnya sudah menangkap hal-
   hal ini dalam catatannya. Dengan cara ini, diharapkan semua peserta rapat mendapat
   gambaran yang jelas tentang hal-hal tersebut di atas. Pemimpin rapat bertugas untuk
   memastikan bahwa komitmen bisa ditindak lanjuti dan diselesaikan.

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Stats:
views:1288
posted:6/22/2011
language:Indonesian
pages:4