Docstoc

SM Pro screen shots and functionality

Document Sample
SM Pro screen shots and functionality Powered By Docstoc
					SM Pro screen shots and functionality 
Contents 

The SM Pro workflow:................................................................................................................................... 3 
Putting Data into SM Pro .............................................................................................................................. 4 
Adding Suppliers to SM Pro .......................................................................................................................... 4 
Edit supplier details....................................................................................................................................... 5 
Entering Equipment ...................................................................................................................................... 6 
    Attachments.............................................................................................................................................. 7 
    Inventory................................................................................................................................................... 8 
    Lessons Learned........................................................................................................................................ 8 
Creating Tasks ............................................................................................................................................... 9 
Creating a new task....................................................................................................................................... 9 
Unscheduled Tasks...................................................................................................................................... 10 
Administration ............................................................................................................................................ 11 
User Dashboard .......................................................................................................................................... 12 
    The Dashboard Layout ............................................................................................................................ 12 
    User Details ............................................................................................................................................. 15 
    Password Change .................................................................................................................................... 15 
    Vacation Schedule................................................................................................................................... 16 
More functionality ...................................................................................................................................... 16 
 
      

                                                                   

                                                                  SM Pro is set up to allow users to log in 
                                                                  using individual user names and passwords. 
                                                                  This allows the administrator to set 
                                                                  permissions on items and screens within the 
                                                                  application.  
                                                                           A network security message can be 
                                                                  generated from within the application that 
                                                                  indicates the company’s policies regarding 
                                                                  this application or network policies 
                                                                  pertaining to equipment or networks. The 
                                                                  user must be an administrator to edit this 
                                                                  security message. 

Figure 1 SM Pro Login Screen including network security message   Once logged into the SM Pro application, 
                                                                  the user is shown their personal dashboard. 
     This dashboard is our main stage that shows the user tasks that are coming due, tasks that need to be 
     completed and tasks that have been completed recently. This dashboard also allows the user to change 
     their user details if necessary, change their password and even add their vacation schedule into the 
     application. The software allows tasks to be assigned to certain individuals, so knowing when the user is 
     on vacation will allow SM Pro the ability to forward any upcoming tasks to the person assigned as the 
     backup user.  This dashboard is very intuitive and easy to maneuver, even for computer challenged 
     individuals. 

     The screen shot below demonstrates the user’s dashboard with tasks awiting printing, tasks ready to be 
     completed and the last 5 tasks completed by this user. The tasks ready to be printed will show at the top 
     section of this screen while the tasks ready to be completed will display at the bottom. The items shown 
     on the right hand side are the tasks previously completed.  More is dicussed about the dashboard at the 
     end of this document. 
                                                                                                               
Figure 2 The user's Dashboard will be displayed when a user logs in 

When the application is opened and minimized, an automated reminder 
will display that the user has tasks that need to be printed as show to 
the right. 


                                                                            Figure 3 You have tasks due!



The SM Pro workflow: 
Equipment is added into the database using details discribed in the next section of this information 
sheet. Inventory may be added into the application as well as tasks and task items.  
A task is assigned to equipment and it is given a starting date and an interval. In the administration 
portion of SM Pro, you are asked to select the amount of days that you want to print your tasks ahead of 
the due date as well as how many days should pass before the task is marked as un‐printed. This allows 
the item to keep displaying to the user until it has been completed. The task must be printed before it 
can be completed. For the sake of “Paperless Offices” we have included a method to print the task to 
the screen, thus allowing it to be completed electronically.   

The task is completed by the service individual and entered back into the SM Pro application, where it is 
reassigned using the interval set in the initial assignment. Completing this task consists of the user 
entering in the times it took to perform each action listed inside the tasks, notes that the user may wish 
to include as well as the replacement parts that were removed from inventory when repairing the 
equipment. If inventory was used, the application will remove that item from the inventory count that it 
has in its database. 


Putting Data into SM Pro 
SM Pro allows you to include inventory to equipment as well as to list the supplier of the inventory. It 
also allows you to assign equipment to users as well as departments and locations. Due to these 
features, it is advisable to add Suppliers to the application before you add inventory items and input 
users and departments before beginning to add equipment to SM Pro.  Each of these departments has 
their own TAB at the top of the menu bar as shown below.  To add a supplier to the SM Pro application, 
simply click the Supplier tab from the menu bar 



                                                                                                           
Figure 4 Easy to use Department Selection Tabs on the menu bar 



Adding Suppliers to SM Pro 
The Supplier tab contains an icon for adding and editing supplier information. It will also list all the 
suppliers in the right‐hand panel and the details for the selected supplier in the left‐hand panel. When 
you select a supplier from the left‐hand side, the details will populate in the right‐hand panel as shown 
in Figure 5 below. To email a supplier or visit the supplier’s website, you can click the associated icons on 
the tool bar. For this feature to work, the supplier has to have an email address and website associated 
with it.  




                                            

To add a new supplier, click the “New” icon from the menu bar and enter in the details prompted by the 
screen shown in Figure 6 below. You may add additional information by including it into the notes 
section of this screen. Notes can hold up to 1,000 characters.  
Edit supplier details 
To make changes to a supplier, select that supplier from the left‐hand panel and click the “Edit” icon 
from the tool bar 




                                                                                                           
Figure 5 Suppliers Tab showing suppliers and supplier details 
 




                                                                   
Figure 6 Add Suppliers 



Entering Equipment  
To enter equipmet into the SM Pro application, the user selects  the equipment tab on the menu bar. If 
the user has the permissions, they will be able to add equipment into the application using the following 
information: 

Equipment Name, Equipment Number, Equipment Type, Purchase Date, Model, Task base date, 
location, Plant, Department, The user associated to this equipment, Active, purchased as new and notes.  
SMPro allows for each item of equiptment to have things associated with it. Attachments that may 
consist of blue prints, schematics, pictures or notes can be attached as well as replacement parts can be 
associated. Replacement parts can also list the critical stock level for ease of reordering parts.  SMPRo 
provides the ability to track parts down to suppliers as well as issolate parts by location and 
departments. 

SMPro has added a section for “Lessons Learned” when updating tasks. This section is shown on the 
main equipment tab so that user may review these prior to starting a repair task. These lessons are not 
only handy for review but can be searched easily. There may be a case where you have experienced a 
problem but don’t remember exactly what you did to solve it, or what equipment you were working on 
at the time. The “Lessons  Learned“ section will allow you to enter in keywords and search the entire 
database for results.  
 




                                                                                                            
Figure 7 Equipment screen shot where everything can be done from this interface 

Attachments 
The equipment may also have attachments assigned to it by using the attachment tab as show in the 
screen shot above. Attachments can be anything at all and will be saved to a networked share location 
accessable by the application. The application that will view this attachment must be installed on the 
workstations that wish to open the attachments. For instance, if you attach a CAD Drawing, then a cad 
viewer must be present on the workstation wishing to view the drawing. There is no known limit to the 
amount of attachments that a piece of equipment may have. 
Inventory 
The inventory tab shown in the screen shot below will list each inventory item (Replacement Parts) that 
is assigned to the equipment. Inventory can be added only if the user has the permission to do so. 
Inventory can be assigned to multiple pieces of equipment as well as to equipment in other locations. 
Critical inventory reording levels may be set so that you are notified when inventory (replacement parts) 
is reaching a low limit. SMPro also adds the functionality to add the lead time necessary for inventory. 
Sometimes the part may be a special order and could take 2 months to receive. SMPro takes that into 
consideration and a simple adjustment to the inventory part will notify the operator when the level is 
low and how long it will take to replenish the stock.  




                                                                                                              
Figure 8 Inventory Screen 

The inventory screen is designed to show the user what equipment is assigned to the item, how many 
items are in stock and what supplier they belong to as well as the transaction history of the part for 
statistical records.  

Lessons Learned 
Lessons learned is completed from within the task completion section but the results are listed on the 
equipment tab. This helps the maintenance personal the ability to see tricks or methods used in the past 
that made the repairs more efficient.  The lessons are broken down into levels such as beginner, 
intermediate, advanced and so fourth, but user may review all levels when searching for answers.  The 
lessons learned can be searched from within a particular piece of equipment or the entire equipment 
database.  These lessons are displayed in the equipment section under the “Lessons Learned” tab. As 
you can see from the screen shot below, the lessons are shown in an easy to read layout.  
                                                                                                                    
Figure 9 Lessons Learned 



Creating Tasks 
Tasks are the most important part of this application and they have been developed to be as easy as 
possible to create and assign. Tasks are created using the tasks tab from the menu bar as shown below.  




                                                                                                                
Figure 10 Task tab. Add a new tasks, edit an existing task, complete a task due or assign a task to an item 



Creating a new task  
After clicking on the task tab, select the icon to create a “New” task from the icon bar. Give the task a 
name that will identify the job that it will perform and simply start filling in the information that you are 
prompted for. Each time you create a task; the items are saved to the task as well as displayed in a list to 
the right of the screen. These may be dragged and dropped into a new task so that you may reuse items 
without having to type them all over again. 

Notice that each item inside a task needs a name, a description and a time that it would take the service 
technician to complete the tasks.  
                                                                                                              
Figure 11 Create a task using the drag and drop feature 

The total task time will be displayed at the bottom left hand corner of the task screen.  This helps keep 
track of how long a task should take to accomplish and how long it actually takes. Reporting tools help 
grasps the tasks and times for reviews or to make changes to the tasks times.  

 


Unscheduled Tasks 
 Sometimes a piece of equipment breaks and needs repairs outside of the schedule tasks. We have 
provided a screen that allows the user to add an unscheduled task to equipment.  

The Unscheduled Tasks screen allows the user to add attachments, use inventory, keep notes and 
search previous tasks for solutions to problems. Once this is saved it will become part of the history of 
that equipment.  Below is a screen shot of the Equipment memu bar with the unscheduled task icon 
selected. 




                                                                                             
Figure 12 Unscheduled Tasks Icon is found on Equipment, Fleet and Property tabs 
Administration 
Administrating the SMPro application does not have to take the skills of an IT professional. Our 
application was designed to allow administration to be accomplished from one or many individuals. 
Adding users, assigning equipments, adding/assigning and editing tasks are all individual security levels. 
One user may take on the complete application or job functions can be divided amongst many 
individuals. The administration tool bar shows the different types of functions available to 
administrative users.  




                                                                                                

This guide was written to simply show the many features and functions of the application so we are not 
going to review each aspect of this administration console.  What I would like to display is the 
permission screen that allows the administrator the ability to delegate administrative tasks to users.  

Clicking on the permission icon will display the screen shown in figure 13 below. Setting permissions is 
as easy as clicking on the user name and then clicking on the flag to change it green.  In this example we 
have allowed the user PCusick to help with editing suppliers, Settings, Administration, task additions, 
user maintenance and attachments. This user can also perform every level of inventory (Add, Edit, 
Delete and View) 
 




                                                                                                          
Figure 13 User Permission Settings 

  


User Dashboard 
Although we have shown you how powerful the application is and how easy it is to add items into the 
application and assign tasks, the real power is in how the end user manipulates the application. The user 
dashboard is where the end user will end up after logging into SMPro. From here the user can see only 
the equipment that is assigned to them as well as only the tasks that are due or coming due.  They have 
the ability to print the tasks, perform the repairs and enter the tasks back into the application.  

The Dashboard Layout 
The screen shot below shows the users dashboard from the users perspective.  The screen is split into 
three sections so that the user can view everything necessary to complete a task. For illustration 
reasons, each section is detached and enlarged for better viewing.  
                                                                                                            
Figure 14 User Dashboard 

The main section of the dashboard shows the items that are in need of attention. The equipment listed 
in this section needs to be printed and the tasks need to be completed. For the paperless office, we have 
added the feature to screen print the document thus sending the task into the completion phase.  




                                                                                                        
Figure 15 Dashboard Main section 

The bottom half of the dashboard displays the items that have been printed and need to be completed. 
This is where the user has to actually perform the task on the equipment and enter the results back into 
the application.  If the user chose to print the task from the main section then they would take that 
report with them to perform the repairs or maintenance review. If the user chose to screen print the 
task then they would open the task from this section and perform the maintenance review from here. 
Select the check box at the end of the task and click the “Complete” option just above.  
                                                                                                               
Figure 16 Task due for equipment 

This will open up the section of SMPro necessary to finalize the task performed and to enter in 
information necessary for future tasks. This interface shows the estimated times necessary to complete 
each line item as well as a section to enter notes and problems found when performing the task. These 
problems are where the “Lessons Learned” portion of SMPro is populated from.  




                                                                                                           

We may also use replacement parts (Inventory), display attachments for aid in repairs as well as to make 
simple notes that may be read by the supervisor at a later point. These notes may indicate issues with 
why the time was longer than expected or inventory had to be shipped from another location. 
                                               

                                              The right side of the user dashboard simply shows the last 
                                              tasks performed by this user. This is a visual representation 
                                              of the last tasks completed in the order that they have 
                                              been done. 

                                              This will continue to grow, showing the latest completed 
                                              tasks at the top of the interface and older tasks will be 
                                              removed as newer entries are added. 

                                               

                                               

                                               

 

User Details 
The dashboard is also the place where a user can update their details. In larger facilities with multiple 
locations, it may be necessary to add the maintenance personal’s photo to equipment so that security 
officers may validate the visit as well as to visually have a tool to help ID the repair/maintenance 
personal. Certain details may be updated from the user’s dashboard including a photo ID 




                                                   

Password Change 
The user may wish to change their password frequently. This used to be such a hassle for the IT staff or 
the administrator of the application, but we have included this feature within the user’s dashboard. Now 
the user may change their own password without having to waste another person’s time. Although the 
user may change this password, Administrative users can also change passwords and the ability to 
access the program from the administrative section of SMPro. 
Vacation Schedule 
Users go on vacation and equipment tasks need to wait for the user to return.  Perhaps you do not want 
this to happen in your facility and you want the ability to forward a task to another user. The user 
dashboard has a section to accommodate this. 




                                                                         

It is still up to the administrative user to decide who will take on the maintenance tasks for the period, 
but the user has the ability to list the times they will be away from the building.  

 


More functionality 
Although this guide displays some of features, screen shots and available options of SMPro, there are 
even more features listed below. Please join our members forum section on the website and add your 
comments, request features or ask questions.   

Key features of SMPro 

        Networked Application that allows user to share the application at the same time 
        Uses SQL 2005 or SQL 2008 Database 
        Easy to use interface with Office 2008 type of tool bar and menu 
        User permissions defined inside the application 
        Ability to set up a vacation schedule 
        Take equipment offline when a task or unscheduled task cannot be completed 
        Alert production manager when a machine is taken offline. 
        User may change their password within SMPro 
    User dashboard displays tasks due immediately upon login.  
    Schedule tasks for weekend completions 
    Attach files, prints, ‘How‐to’ documents, pictures or any file to equipment. There is no 
    limit to how many different types or how many files attached in total. 
    The ability to add repair notes into the system. These notes are searchable 
    Ability to display pending tasks using a date range 
    Users may attach a photo ID to their record for larger facilities 
    Quick view of past completed tasks from within the dashboard 
    Track failed login audit that displays the username and password used as well as the 
    machine name that attempted the login. 
    The ability to add departments and locations to identify equipment locations in multi‐
    location facilities 
    Customizable login message 
    The ability to provide inventory management for parts used in equipment repairs 
    Assign inventory to equipment 
    Inventory can be added to include the lead time it takes to replace the part 
    Set a critical count level on inventory so that SMPro alerts you when you have reached 
    the minimal quantity on hand.  
    Keep inventory in multiple locations and track shipping time between these locations.  
    Track inventory between multiple vendors by allow the use of internal part inventory 
    numbers 
    Order parts directly from within the application by clicking on the vendors email address 
    or web site address 
    Build tasks using a drag and drop method. 
    Track tasks times  
    Assign one task to multiple equipment items 
    Only select the items within a task that pertain to the item you associate it to 
    Show tasks, part history, attachments, inventory and lessons learned directly on the 
    equipment status when the item is selected. 
    when the user on vacation , SMPro will re‐assign a task automatically to the standby 
    user or manager 
    Managers may see all tasks due for all users 
    Administrators may assign certain admin duties to selected users without giving that 
    user full admin rights  
 

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Tags:
Stats:
views:4
posted:6/21/2011
language:Malay
pages:17