CONTRAT / CONTRACT
SALON DES SPORTS RÉCRÉATIFS MOTORISÉS / MOTORIZED RECREATIONAL SPORTS SHOW
Compléter et retourner ce contrat de location d’espace avec votre dépôt Please complete and return this contract with your deposit.
INSCRIPTION ET CONTRAT Veuillez accepter notre demande de réservation d’espace en tant qu’exposant au Salon des sports récréatifs motorisés, sujette aux termes et règlements régissant l’exposition et sa production tels que décrits avec le présent contrat. (Voir au verso)
APPLICATION AND CONTRACT We, the undersigned, hereinafter referred to as exhibitor, do hereby submit our application for the reservation of display space as an exhibitor in The Motorized Recreational Sports Show, subject to all terms, conditions and regulations governing the show and its production as set forth on the reverse side of this contract.
Écrire en lettres moulées ou à la machine à écrire/ Please print clearly or type __________________________________________________Date_____________________________________
Compagnie / Company ___________________________________________________________________________________________ Adresse / Address ___________________________________________________________________________________________ Ville / City Province / State ___________________________________( Code Postal / Postal Code )____________________ Téléphone / Phone ( )_______________________ Fax
___________________________________________________________________________________________ Produit(s) exposé(s) / Products exhibited ___________________________________________________________________________________________ Personne ressource / Authorized by Titre / Title ___________________________________________________________________________________________ Signature de la personne ressource / Authorized signature
TARIFS DE LOCATION Un (1) kiosque (10’ x 10’)
Votre coût de location comprend : Votre espace de plancher Rideau arrière (8’x10’) Rideau de côté (8’x5’) IMPORTANT : AUCUN MOBILIER N’EST INCLUS Coût : 1 à 4 kiosques 5 à 9 kiosques 10 à 19 kiosques 20 et + kiosques 875 $ + T.P.S. + T.V.Q. 785 $ + T.P.S. + T.V.Q. 695 $ + T.P.S. + T.V.Q. 575 $ + T.P.S. + T.V.Q.
FEES AND REMITTANCE One (1) booth (10’ x 10’)
Your rental fees include : Your floor space Back drape (8’x10’) Side drapes (8’x 5’) PLEASE NOTE : NO FURNITURE IS INCLUDED Cost: 1 to 4 booths 5 to 9 booths 10 to 19 booths 20 and + booths $875 + G.S.T. + Q.S.T. $785 + G.S.T. + Q.S.T. $695 + G.S.T. + Q.S.T. $575 + G.S.T. + Q.S.T.
Réservez-moi _____ kiosque(s) au coût unitaire de ______+ T.P.S. (5%) _________ + T.V.Q. (7,5%) __________ Pour un total de _____________$ (incluant TPS et TVQ). Numéro(s) de kiosque(s) sélectionnés sur le plan : _______________________________ Un versement de 50% du coût total devra accompagner votre demande de réservation. Veuillez adresser vos chèques à l’ordre de la F.C.M.Q., 4545, Pierre De-Coubertin, C.P. 1000 Succ.M, Montréal, Québec, H1V 3R2. Les kiosques étant alloués sur la base du premier arrivé, premier servi, il est entendu que ma requête pourrait ne pas être satisfaite telle que stipulée. Je recevrai une confirmation des numéros de kiosques qui me seront alloués. Notre dépôt de 50%_______________$ du total est inclus. Le solde doit être remis avant le 15 septembre 2009. Voir au verso
Please reserve _______booth(s) at a unit cost of _________ + G.S.T. (5%) __________ + Q.S.T (7.5%) _______ For a total of $ _____________(GST & GST included). Number(s) of the booth (s) selected on the floor plan: _________________ A deposit of one-half of the total fees must accompany your application to confirm your reservation. Make your cheque payable to : F.C.M.Q., 4545, Pierre De-Coubertin ave, Montreal, Quebec, H1V 3R2 Booths are assigned on a first-come, first-served basis. It is understood that the booths allocated may not be those requested. I will receive a confirmation of the booth numbers allocated. Our 50% deposit is enclosed, in the amount of $_____________. The balance is payable by September 15, 2009. Please see reverse
Termes, conditions et règlements Terms, Conditions and Rules Attribution des espaces Les espaces seront attribués par la direction selon la date de réception des demandes. La direction se réserve le droit de relocaliser les espaces réservés, soit dans le but de faciliter la circulation, d’assurer une meilleure vision de tous les stands ou d’éviter que deux exposants en concurrence ne se retrouvent à proximité l’un de l’autre. Toute décision de la direction quant à l’attribution des espaces lie toutes les parties concernées. Mode de paiement de la location Un versement de 50% du prix total de votre réservation garantira celle-ci jusqu’au 15 septembre 2009, date à laquelle le paiement intégral devra être effectué faute de quoi votre réservation ne pourra être considérée. Résiliation Si l’exposant décide de retirer sa participation, la direction se réserve le droit de conserver, à titre de dommages et intérêts, le dépôt versé par l’exposant au moment de la résiliation. Sous-location L’exposant ne peut sous-louer, partager ou céder l’espace qui lui est attribué sans en avoir obtenu l’autorisation écrite de la direction. Carte d’exposants Chaque exposant est tenu de faire parvenir une liste de ses responsables ou agents à la direction. Les cartes d’exposants seront distribuées en nombre suffisant pour permettre à chaque exposant d’aménager son stand selon les règlements en vigueur. Sécurité Des gardiens assureront la sécurité durant toute la durée du Salon. Toutefois, la direction ne pourra être tenue responsable des dommages encourus par l’exposant pour des raisons indépendantes de sa volonté, telles que le feu, le vol, les accidents ou autres. Assemblage et démontage des stands Toute information concernant l’assemblage ou le démontage des stands sera transmise par la direction en temps opportun. L’exposant s’engage à n’enlever ou démonter aucune partie de ses produits exposés avant la clôture du Salon. La direction se fera rembourser toute somme qu’elle devra débourser par suite du retard de l’exposant ou de ses représentants à enlever ses biens de l’édifice après la clôture du Salon. Conduite des activités Chaque exposant est tenu d’exposer ses produits de manière convenable, de respecter les horaires du Salon et d’avoir en permanence du personnel compétent dans son stand. La direction se réserve le droit de limiter le bruit et d’exiger que les méthodes de fonctionnement et l’étalage des produits respectent les normes généralement admises. Si pour une quelconque raison, un stand ou son contenu sont jugés inacceptables par la direction, le stand sera enlevé. Ce règlement s’applique également aux exposants, à leurs comportements ou accoutrements et aux produits exposés ou imprimés, ainsi qu’à tout autre article qui, de l’avis de la direction, est contraire aux intérêts fondamentaux du Salon. Advenant l’application d’une telle restriction ou expulsion, la direction ne saurait être tenue de rembourser le montant de la location ou tout autre frais encouru par l’exposant. Décoration L’exposant ne doit utiliser que l’espace qui lui est attribué pour l’exposition de ses produits. Aucun clou, vis, crochet ou autre quincaillerie ne doivent être utilisés dans les murs ou planchers de l’édifice. Chaque exposant sera tenu responsable pour tout dommage causé par lui-même ou ses représentants. Règlement concernant les incendies. Chaque exposant s’engage à se conformer aux lois, ordonnances municipales ou provinciales, de même qu’au règlement interne de l’édifice en matière d’incendie, de sécurité, de santé ou autres. Tout matériau ou équipement utilisé pour l’exposition doit être disposé de façon à permettre une protection et une intervention adéquates par un responsable ou par un dispositif prévu à cette fin. Tout matériel utilisé pour la construction ou la décoration des stands doit être à l’épreuve du feu et les exposants doivent prendre eux-mêmes les précautions qui s’imposent pour leurs véhicules. Les réservoirs d’essence doivent être remplis jusqu’au 3/4, les bouchons attachés à l’aide de ruban adhésif, et les batteries débranchées. Espace libre La direction se réserve le droit advenant qu’une partie de l’espace loué demeure inoccupée par suite de rupture de contrat ou autre le jour de l’ouverture du Salon, de relouer le dit espace ou de l’utiliser à sa convenance. Assurance Les exposants doivent être couverts par une assurance générale de responsabilité civile pour toute la durée du Salon. Nettoyage et entretien Le nettoyage et l’entretien du stand sont laissés à la responsabilité des exposants. Du personnel qualifié sera présent dans les divers édifices. Empêchements Si la direction se voit forcée de contremander le Salon ou ne peut permettre à l’exposant de prendre possession de l’espace qu’il a loué, à cause d’impondérables tel que grève, incendie, désobéissance civile, conditions climatiques, lock-out, désastre naturels ou autre, elle remboursera à l’exposant le montant qu’il a payé pour la location moins une quote-part des frais du Salon et elle aura quittance complète et finale de toutes réclamations pour dommages et intérêts. Vente au détail La vente au détail de tout item, produit ou service est interdite au Salon sauf sur entente préalable avec le promoteur. Amendements La direction conserve tout pouvoir d’interprétation et de mise en application des présents règlements et se réserve le droit d’adopter tout amendement, ou tout autre règlement ou directive qu’elle jugera nécessaire ou utile à l’intérêt du Salon ou des exposants en général. Uniquement les produits se rapportant aux sports récréatifs motorisés seront acceptés, sauf sur entente préalable avec le promoteur.
Exhibit space assignment and allocations Exhibit space will be assigned by Show Management according to the date on which the application is received. Show management reserves the right to relocate space of exhibits which may be affected by a change in the floor plan or in the interest of optimum traffic control and exhibit exposure, or to avoid having competitive firms adjacent to or opposite each other. Show management’s decision with respect to assignment of exhibit space is to be binding on all parties. Payment of exhibit space A 50% deposit will hold space until September 15, 2009. The balance is due and payable September 15, 2009 and is a condition to the continued reservation of the space. Cancellation Should the exhibitor decide to withdraw his participation, Show Management shall have the right to retain as a cancellation fee any installment or partial payment by the exhibitor up to the time of cancellation. Subletting of space The exhibitor shall not assign, sublet, or apportion the whole or any part of the space assigned to him or have representatives, equipment or materials from other firms than his own in his assigned exhibit space without the written consent of Show Management. Exhibitor passes Each exhibitor will receive passes for a reasonable number of people to work the display as laid out in our supplementary regulations. Security Security guards will be on duty 24 hours a day for the duration of the show. However, Show Management does not assume responsibility for losses which might be incurred from pilfering or in any other manner. Installation and dismantling of exhibits Information on installation and dismantling of exhibits will be sent in ample time to prepare for these activities. Exhibitor shall not remove any part of his display until the show is officially closed. Exhibitor shall be responsible for any expenses incurred by Show Management and caused by exhibitor’s or his agent’s delay in removing exhibit material or equipment at the close of the show. General behavior Each exhibitor will exhibit his wares in a proper manner. The exhibitors will keep their exhibit open and staffed at all times during the show hours. Show Management reserves the right to restrict exhibits to a maximum noise level, and to suitable methods of operation and display of materials. If for any reason an exhibitor or its contents are deemed objectionable by Show Management, the exhibit will be subject to removal. This reservation includes persons, things, conduct, printed matter of any item of attire which Show management may consider objectionable to the show’s intent. In the event such an eviction or restriction is enforced, Show Management will not be liable for refunding rental fee or funds paid for exhibit equipment rental. Decoration The exhibitor is to make use of his exhibit space only. He will not insert nails, hooks, tacks, screws or other similar items in the walls or floors of the building. Each exhibitor will be held responsible for any damage caused by his employees or agents. Fire regulations Each exhibitor will agree to comply with local, city and provincial laws, ordinances and regulations and the regulations of the exhibition hall covering fire, safety, health and all others matters. All exhibit materials and equipment will be reasonably located and protected by safety guards and devices where necessary. Only fireproof materials shall be used in displays and the necessary fire precautions will be taken by exhibitors in regard to their vehicles. Gas tanks must be ¾ full and gas caps taped. Batteries must be disconnected. Unoccupied space Show Management reserves the right, should any part of an exhibitor’s space remain unoccupied on the opening day of the show, or should any space be forfeited due to failure to make proper payment, to rent said space to any other exhibitor or use said space in any other manner. Insurance Exhibitors must have insurance for liability. Please contact your agent and ensure that you are covered during the dates of the show. Cleaning and maintenance Cleaning is the responsibility of the exhibitor. Our show service people can handle your requirements. Inability to perform If Show Management should be prevented from holding the show by any cause beyond its control or if it cannot permit the exhibitor to occupy his rented space due to circumstances beyond its control including, but not limited to, strike, fire, civil disobedience, inclement weather, lock-out, acts of God, Show Management will refund to the exhibitor the amount of the rental paid by him, less a proportionate share of the show expenses and Show Management shall have no further obligation or liability towards the exhibitor. Retail Sale Retail sale of items, products or services, is forbidden unless an agreement is settled with the Show Management. Amendments Show Management shall have full power in the interpretation and enforcement of all rules contained herein and the power to make such amendments thereto and such further rules and regulations governing participation in the show as it shall consider necessary for the proper conduct of said show. Only products related to motorized recreational sports will be accepted, barring a prior agreement with the promoter.