Event Contract

							Event Contract                                                       
 
This  is  a  contract  to  secure  your  requested  date  at  ESTATE.    The  contract  constitutes  the  entire  agreement  between  the 
parties and may not be modified or amended except in writing by both parties.  If there are any questions, please call us at 
707.933.3667 ext.12 
 
 
Name/Host:                    ___________________________________                   Event Date:  ___________________________ 
 
 
Billing Address:              ___________________________________                   Phone:  ______________________________                     
 
 
                              ___________________________________                   Fax:    ______________________________ 
                     
 
Number of Guests:             ___________________________________                   Email:  ______________________________ 
 
 
Start Time:                   __________        End Time:     __________ 
 
 
In order to secure your requested date, we require a deposit and a credit card authorization.   
($250 wine room $500/$1000 lower east patio or west patio, $4000/$5000 buyout) 
 
Cancellation Policies:   
If cancellation occurs four weeks or more prior to the event, your deposit will be fully refunded. 
If cancellation occurs two weeks – four weeks prior to the event, a third of your deposit, will be non‐ refundable.  
( _______ initial)             
If  cancellation  occurs  less  than  two  weeks  prior  to  the  event,  your  deposit  will  be  non‐refundable.  In  addition,  a  $25  per 
person fee will be charged. (_______ initial)   
 
Menus and Counts: 
The menu pricing per person for the above party is: (please circle)   
Lunch $35                              Lunch $45                            Dinner $45                           Dinner $60 
 
The room rental fee for the above party is: $ __________.    
A final guest count and menu selections, (the number you are financially responsible for on the day of the event), is due 7 days 
prior to the event.    DUE: _____________     
If not, the management will select your menu for your event.  Per person payment and room rental fee is also due at this time.  
Unless a check is provided, your credit card will be charged. 
 




ESTATE Events – 2009
 
 
All beverages, (excluding coffee, hot tea and soft drinks) are a la carte and are not included in the food prices.  All prices do 
not  include  a  9%  sales  tax  and  20%  gratuity.      All  wine  not  purchased  through  ESTATE  will  have  a  $20  per  750  ml  bottle 
corkage fee.  There is a $4.50 per person fee for providing and serving outside desserts.  ESTATE will not be held liable for 
handling outside desserts.   
 
Payment in full is required at the end of the event for wine, liquor and extra items purchased (less the deposit).  
(______ initial) 
 
The management team is responsible for determining when a tent is necessary to cover the patio in inclement weather.   
If a tent is required for a patio event, the host is responsible for the rental and cost of the tent.  Tents must be ordered  
one week prior to the event and may not be cancelled once ordered.  Tent fees range start at $1500. (_______ initial) 
 
Customer will be held liable for all damages to the restaurant and rental property: any extraordinary cleaning charges and/or 
missing items, breakage and replacement costs.  Decorations may not be affixed to the walls or ceilings.   
 
There is to be no consumption of any wine, liquor or beer after 2 am on the premises.  
 
I have received and read ESTATE Event Guidelines and agree to these conditions and pricing.    (_______ initial) 
 
Please return a signed copy of this contract with your credit card number & expiration date to:  
                                                                            
                                                              ESTATE 
                                                        400 West Spain Street 
                                                         Sonoma, CA 95476 
                                                                       
                                                          or fax to 707‐933‐0330 
 
I, ___________________________________, do authorize ESTATE, LLC to charge the following: 
 
a)                                       on my credit card as a deposit to secure the date for the above listed event. 
 
b)      the remainder of the estimated costs seven days prior to my event.  
 
c)      wine, liquor and additional items, (less deposit) as well as the associated tax and gratuity, at the end  
        of the event. 
 
 
Credit Card # ___________________________________                                 Exp. Date:        ______________________________ 
 
 
Signature:             ___________________________________                        Date:             ______________________________ 
 
 
Manager:               ___________________________________                        Date:             ______________________________ 
 
 
                                                                               
            We look forward to working with you to provide a fantastic event for you and your guests. 
                                        Thank you for your business. 



ESTATE Events – 2009