Docstoc

COMPUTER EQUIPMENT DONATION PROGRAM Guidelines--PDF

Document Sample
COMPUTER EQUIPMENT DONATION PROGRAM  Guidelines--PDF Powered By Docstoc
					 




                             COMPUTER EQUIPMENT DONATION PROGRAM 
                                          Guidelines 
Program Overview 

In  an  effort  to  support  the  needs  of  the  communities  we  serve,  Padgett,  Stratemann  &  Co.  LLP  (the 
Firm), is donating its used computer equipment to local nonprofit organizations located in San Antonio, 
Austin  and  the  surrounding  areas.    Donations  are  intended  to  further  the  charitable  efforts  and/or 
internal operations of the nonprofit organizations selected to receive the computers. 

Donation Description & Process 

Computer equipment donated by the Firm is provided on an “as is” basis without warranties of any kind.  
Donated computers will only have Windows XP loaded on them and will have wireless capability.  Under 
no  circumstances,  including  negligence,  shall  the  Firm  be  liable  for  any  direct,  indirect,  incidental, 
special,  punitive,  or  consequential  damages  that  may  result  from  the  use  or  inability  to  use  donated 
equipment including without limitation use of or reliance on information available, interruptions, errors, 
defects,  mistakes,  omissions,  deletions  of  files,  delays  in  operation  or  transmission,  non‐delivery  of 
information, or any other failure of performance. 

    •   Donated equipment consists of Dell Latitude D630 Laptop 

    •   Maximum 3 computers per organization 
 
 
Eligibility Guidelines 

Organizations qualified to receive computer equipment donations must: 

    •   Have 501(c)(3) status from the Internal Revenue Service   

    •   Have been in business a minimum of 5 years 

    •   Use the computer equipment for their organization’s charitable purpose or for internal 
        operations 

    •   Not sell, trade, or auction the goods donated 

Past award recipients are ineligible to submit an application the session immediately following the one 
in which they received computer equipment. After that point they are once again eligible to participate 
in the program. 
 




Application Process 

    •   Complete application and submit, along with the required supporting documents, to the Firm by 
        May 15, 2011. Applications may be sent utilizing either of the following methods: 

            o   Email  
                ced@padgett‐cpa.com ‐ Must be received by 11:59 p.m. 

            o   U.S. Postal Service 
                Padgett, Stratemann & Co., LLP 
                c/o Maria Barrett 
                100 NE Loop 410, Suite 1100 
                San Antonio, TX 78216 
                Must be postmarked no later than May 15, 2011           

    •   Attachments to Application 

            o   IRS Exemption Letter 

            o   Most recent audited financial statements. Unaudited organizations should provide a 
                copy of their internal financial statements. 

            o   Form 990 

            o   Signed Computer Equipment Donation Program Agreement 

    •   Selection Process 

            o   Organizations will be notified within 60‐days of application deadline. 

            o   Applications will be evaluated by appropriate members of Padgett, Stratemann & Co., 
                LLP. Final donation decisions are at the sole discretion of the Firm. 

 

				
DOCUMENT INFO