Ohio State Corporate Travel Policy - PDF

Document Sample
Ohio State Corporate Travel Policy - PDF Powered By Docstoc
					                                                                                                “T” Number _____________________

                   The Ohio State University                                                    Chartfield:        (for after-the-fact travel entry)
                   Travel Reimbursement Worksheet                                                     __________ Fund: __________ 63401 Ohio Travel-Univ Employee
                                                                                                Org: 14527 - CAR                   __________

•    This worksheet is an optional internal departmental form for Travel System users and travelers to assist in processing a reimbursement.
•    The traveler is required to complete and sign the system-generated reimbursement.

TRAVELER AND TRIP INFORMATION: Date and return times are required.
Traveler Name:
Mailing Address:
Affiliation:                 Faculty / Staff - Employee ID                                               Student            Non-University
Departure Site:                                     ,
Destination Site(s):                                ,                                Depart Date:                            Depart Time:                                 AM / PM
                                                    ,                                Return Date:                            Return Time:                                 AM / PM
Purpose of Trip:

                                                                                                             Purchasing Card and/or                    Reimbursed/Paid by External
Transportation:                                                               Reimbursement Amount
                                                                                                              Travel Card Purchase                            Third Party
Airline:                                                                  $                               $                                        $
Rental Car Agency:                                                        $                               $                                        $
Personal Vehicle:        whole miles @ $0.505 per mile =                  $ $0.00                         $ NOT APPLICABLE                         $
Alternate Mode:    Rail & ferry only. Taxis and shuttles in “Other”.      $                               $                                        $

Conference Registration:                                                  $                               $                                        $
Hotel:          Itemize expenses below.                                   $                               $                                        $
Per Diem:       Depart:        AM/PM Return:                  AM/PM       $                               $ NOT APPLICABLE                         $
Other:          Itemize expenses below.                                   $                               $                                        $

                                                      Total Expenses:     $ $0.00                         $ $0.00                                  $         $0.00

Lodging and Meal Itemization – Lodging costs only to include nightly rate and taxes. Receipts not required if per diem is paid for meals. Receipts are required if
actual cost of meals is reimbursed. Attach additional sheets if hotel stay exceeds six nights.
                                                                                               Total Lodging per Night                               Per Diem
         Date                  Location (city, state or country)                                              Purchasing Card and/or      (not to exceed Federal City Rate)
                                                                                                                         Travel Card
                                                                               $                              $                                          $
                                                                               $                              $                                          $
                                                                               $                              $                                          $
                                                                               $                              $                                          $
                                                                               $                              $                                          $
                                                                               $                              $                                          $
                                                      Enter Totals above:      $ $0.00                        $      $0.00                               $ $0.00
“Other” (taxi / shuttle, rental car gasoline, etc.)
        Date                   Location (city, state or country)                      Description                                                            Purchasing Card and/or
                                                                                                                                                                  Travel Card
                                                                                                              $                                          $
                                                                                                              $                                          $
                                                                                                              $                                          $
                                                                                                              $                                          $
                                                                                                              $                                          $
                                                                                                              $                                          $
                                                                                     Enter Totals above:      $ $0.00                                    $      $0.00
                                                            OSU Travel Policy FAQs 
   Upon completion of the trip, and within 90 days, submit a travel reimbursement form and supporting documentation to obtain 
   reimbursement of expenses.               
Airfare:  Airfare may be prepaid through a designated travel agency: 
              Travel Designers (Uniglobe) 
              3471 East Broad Street 
              Columbus, OH 43213 
              614‐237‐4488 or 800‐966‐6512 
              614‐237‐4516 (fax) 
 If the airfare was not pre‐paid by the Travel Office, an original itemized receipt, original e‐ticket receipt/statement or Internet 
receipt/statement is required. The receipt must show the method of payment and marked that it was paid in full 
Conference Registration Fees:  Receipt required, if not prepaid by OSU. In lieu of receipt, traveler may provide cancelled check, credit card 
slip/statement as proof of payment.  If a meal is included in a conference registration fee the per diem allowance for that meal may not be 
Automobile (Rental Agencies):  Original, itemized receipt required.  National Car Rental and Enterprise offer the University corporate pricing 
discounts.  When it is not feasible to use National Car Rental or Enterprise documentation explaining the rationale must be provided.  The 
University strongly encourages travelers to purchase CDW and LDW coverage if the agency chosen does not include these insurance packages 
with the rental vehicle cost.  The University will reimburse the cost of CDW and LDW coverage – all other insurance reimbursements will be 
   1) National Car Rental:  Discount Number:  5000491, Customer Service 800‐227‐736; 
   2) Enterprise Rent‐A‐Car: Discount Numbers: XZ38OSU for Business Travel, XZ38OSP for Personal Travel, Customer   
       Service: 800‐736‐8222 
Automobile (Personally Owned):  OSU will reimburse mileage for a personal automobile as a primary mode of transportation providing the 
cost does not exceed the least expensive airfare or rental car.  Reimbursement is based on the Federal Mileage Rate which is currently (as of 
03/19/2008) $.505 per mile for automobiles, $.305 per mile for motorcycles. 
Meals (Per Diem): Receipts are not required for Per Diem allowances. Per Diem reimbursements are based on departure and return times 
over the entire 24‐hour day and prorated accordingly. The following links will direct you to the appropriate federal website that provides per 
diem allowances for specific cities, states and countries. Note: The University observes the federal “Meal and Incidental Expense” (M&IE) 
rates only.  Federal hotel/lodging rates are not used.  Please verify that when viewing the rate tables you are referencing only the columns 
titled “M&IE” rates.  
     Continental United States per diem rates ‐ cities and states located in the 48 contiguous states.  
     International per diem rates ‐ foreign cities and countries. 
If a meal is served on the plane, included in a conference registration fee, built into the standard, single hotel room rate or replaced by a 
legitimate business meal, the Per Diem allowance for that meal may not be claimed.   
Lodging:  will be reimbursed at reasonable, single occupancy or standard business room rates if the authorized travel is 45 miles or more 
from home or work. When the hotel or motel is the conference or convention site, reimbursement will be limited to the conference rate.  If 
the lodging receipt shows more than a single occupancy, the single room rate must be noted, the name of the second person, and the second 
person’s “T” number must be noted.  Each of the travelers should have an original bill from the hotel. At checkout, have them split the hotel 
nights stay onto two bills. Each of you should pay individually and retain your original itemized receipt showing proof of payment and a zero 
balance due on the bill for reimbursement.  
Parking – Original receipts are required for parking fees (including airport parking) totaling $25.00or more.   The lodging bill can be used as a 
receipt when charges are included as part of the overnight stay. 
Tolls – Original receipts are required for tolls totaling $25.00 or more. 
Miscellaneous Transportation – Original receipts are required for taxi, bus, subway, metro, ferry and other modes of transportation if costs 
are $25.00 or more for each occurrence. 
Travel Incentives:    Travelers may accrue frequent flyer miles in conjunction with University travel.  In accordance with the State Of Ohio 
Ethics Commission rulings, accrued miles must be used for University related business travel.  Accrual of hotel points, rental car incentives, 
and other inducements in connection with University travel is prohibited.  Frequent flyer miles may never be used to upgrade airline tickets 
(i.e., economy to business or first class) 

Description: Ohio State Corporate Travel Policy document sample